時(shí)間：2023-01-31 04:01:10
導(dǎo)語(yǔ)：在高校檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1檔案管理工作思路的創(chuàng)新是前提
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
【論文關(guān)鍵詞】高校;檔案工作;檔案管理;管理創(chuàng)新
【論文摘要】檔案管理工作是學(xué)校的重點(diǎn)工作之一,特別是高校的檔案管理錯(cuò)綜復(fù)雜，更要講究管理上的創(chuàng)新。文章分析了高校檔案管理思路、管理模式、管理機(jī)制的創(chuàng)新，以及運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔，使檔案工作具有生機(jī)和活力，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
（一）缺少完善的管理體系
如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的腳步，還未創(chuàng)建一個(gè)有效完整的電子信息管理的體系。雖然高校現(xiàn)在逐步建立了檔案管理體系，同時(shí)也對(duì)檔案進(jìn)行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對(duì)電子檔案這個(gè)新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準(zhǔn)備。
（二）?w檔存有分散性
高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個(gè)系或者某一個(gè)院里，散落在各個(gè)部門中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)電子文檔的歸檔太過隨意了。同時(shí)，由于設(shè)備不齊全導(dǎo)致各個(gè)部門不能更好保存好電子文檔的完整性。
（三）電子文檔丟失現(xiàn)象
信息化時(shí)代，也很容易出現(xiàn)電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個(gè)部門匯總而成的。但是，恰恰因?yàn)楦鱾€(gè)部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復(fù)存儲(chǔ)，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強(qiáng)了辦公軟件在教學(xué)和工作中的應(yīng)用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備不健全，所以導(dǎo)致了很多文檔的丟失，以及不能及時(shí)歸檔。
二、加強(qiáng)高校檔案中電子檔案的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)
隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。
（二）強(qiáng)化規(guī)范操作流程，完善管理機(jī)構(gòu)
首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強(qiáng)電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機(jī)構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。
（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能
檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運(yùn)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)，堅(jiān)持檔案管理便捷、快速、個(gè)性化，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲(chǔ)存在光盤里，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。
（四）為電子檔案創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
高校在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，必須嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。高校應(yīng)該安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，定期對(duì)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保證信息安全。相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對(duì)檔案信息進(jìn)行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來?yè)p失。高校在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的工作中，可以通過建立身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防和數(shù)字簽名等，對(duì)查詢和復(fù)制檔案信息的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，嚴(yán)格防止有人惡意拷貝文件。
（五）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度
隨著電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)，在信息技術(shù)時(shí)代，加大科技經(jīng)費(fèi)投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進(jìn)行。如何通過資金投入促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學(xué)，我們必須加大對(duì)現(xiàn)代設(shè)備的投資。例如，使用計(jì)算機(jī)檢索更方便，檔案數(shù)據(jù)可以通過縮微膠片、掃描技術(shù)等有效地加以保護(hù)。只有運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用效率，從而有效地克服過去檔案工作的落后。因此，增加現(xiàn)代化設(shè)備是十分必要的，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。
［關(guān)鍵詞］知識(shí)管理;高校;檔案管理
［中圖分類號(hào)］G640［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1671－5918(2016)06－0035－02
引言
高校檔案管理是高校從事學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的管理活動(dòng)中所形成的具有不同表現(xiàn)形式的歷史記錄，像紙質(zhì)文件、聲音、圖像等信息和資料，為學(xué)校以后活動(dòng)和發(fā)展提供歷史參考依據(jù)。高校的檔案管理工作是高校進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，對(duì)于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當(dāng)前很多高校檔案管理還是以實(shí)體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要表現(xiàn)形式，但是這種管理模式在高校實(shí)踐應(yīng)用過程中效果并不明顯，難以適應(yīng)高校的發(fā)展要求。知識(shí)管理通過將系統(tǒng)內(nèi)知識(shí)進(jìn)行循環(huán)應(yīng)用促進(jìn)知識(shí)的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學(xué)校事務(wù)的需求，推進(jìn)高校的傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，做好高校檔案管理以及整體的學(xué)校管理水平。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
(一)高校檔案管理工作的滯后性
隨著高校對(duì)于信息化建設(shè)的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現(xiàn)出多種形式，不僅包含了傳統(tǒng)的書面紙質(zhì)檔案，當(dāng)然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對(duì)于高校的檔案管理提出了更高的要求———如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進(jìn)行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對(duì)多種形式的檔案進(jìn)行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實(shí)際的高校檔案管理工作效果并不理想。
(二)高校檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，高校的檔案管理工作主要內(nèi)容還是對(duì)文件材料的簡(jiǎn)單分類和歸檔，由于當(dāng)前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對(duì)檔案的管理專業(yè)技術(shù)方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會(huì)經(jīng)常因?yàn)闅w檔不及時(shí)或者是存放位置的錯(cuò)誤使得資料文件出現(xiàn)積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時(shí)進(jìn)行歸檔，有時(shí)甚至還會(huì)出現(xiàn)文件資料丟失的情況。
二、高校檔案應(yīng)用知識(shí)管理的運(yùn)用程序
(一)知識(shí)獲取
獲取知識(shí)是高校檔案知識(shí)管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內(nèi)還是對(duì)外只有不斷獲取新鮮知識(shí)、實(shí)用的知識(shí)才能提升高校檔案知識(shí)化管理的水平。對(duì)于高校檔案管理知識(shí)獲取來說，一方面要吸收“實(shí)體”知識(shí)，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學(xué)條款等多種形式的檔案;另一方面要吸收“隱性”知識(shí)，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對(duì)高校教師的思維模式、教學(xué)特點(diǎn)等進(jìn)行通過實(shí)體的形式和狀態(tài)進(jìn)行保存，豐富檔案內(nèi)容儲(chǔ)備。
(二)知識(shí)共享
在高校檔案知識(shí)管理中，知識(shí)共享可以說是知識(shí)管理中最為重要的流程。知識(shí)的共享可以先從檔案的內(nèi)部分布進(jìn)行知識(shí)和信息實(shí)踐開始，逐步累積和轉(zhuǎn)化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴(kuò)大到整個(gè)學(xué)校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)個(gè)大家實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，進(jìn)一步加深檔案知識(shí)的積累。
(三)知識(shí)存儲(chǔ)
高校的檔案管理需要對(duì)檔案資料文件進(jìn)行存儲(chǔ)，由于資料信息具有海量數(shù)據(jù)，檔案管理對(duì)于海量數(shù)據(jù)信息不可能完全進(jìn)行“消化”，因而需要有選擇地對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選。高校檔案管理可以對(duì)有保留和存儲(chǔ)價(jià)值的資料和文件進(jìn)行保留，是作為永久保存、長(zhǎng)期保存還是短期保存需要通過知識(shí)存量分析做出決策，建立知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化存檔。像有的教學(xué)公開課，可以進(jìn)行過程實(shí)錄，制作成檔案文件，為以后教師學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供樣本。
三、基于知識(shí)管理提高高校檔案管理能力的策略
當(dāng)前，知識(shí)管理已然成為我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，知識(shí)管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運(yùn)用將會(huì)極大提升我國(guó)高校的檔案管理能力，滿足高校教學(xué)和學(xué)生以及社會(huì)人士的需求。以下將基于知識(shí)管理，對(duì)如何提高高校檔案管理能力提出相關(guān)策略:
(一)建立良好的高校檔案組織文化
高校檔案知識(shí)管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，吸收和獲取新知識(shí)，利用學(xué)?，F(xiàn)有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在為高校檔案建設(shè)和管理的奉獻(xiàn)中也能夠獲得更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，有利于加強(qiáng)彼此的合作交流，從而促進(jìn)檔案知識(shí)的更新。同時(shí)，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識(shí)共享平臺(tái)，為高校檔案管理人員知識(shí)管理技能的提高創(chuàng)造良好的條件。比如說，可以通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機(jī)上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案知識(shí)的實(shí)時(shí)信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對(duì)于高校接收的上級(jí)通知、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、高校藝術(shù)大賽等活動(dòng)信息在微信群以圖片或者是手機(jī)辦公軟件形式等進(jìn)行，從而讓高校檔案管理人員在準(zhǔn)備活動(dòng)或者活動(dòng)總結(jié)能夠有參考依據(jù)。
(二)構(gòu)建高校檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)
知識(shí)管理的目標(biāo)是為了更好提供服務(wù)，構(gòu)建高校知識(shí)管理信息系統(tǒng)則能夠?qū)W(xué)校的各部門、各班級(jí)的檔案創(chuàng)新成果進(jìn)行分享交流，降低知識(shí)管理成本。高?？梢越⒒谥R(shí)管理的檔案庫(kù)，將學(xué)校內(nèi)的教師和學(xué)生檔案信息、學(xué)校資金規(guī)模、學(xué)校部門介紹、學(xué)校重要活動(dòng)通知等可以通過模式識(shí)別、優(yōu)化算法和人工智能的方式對(duì)高校各類檔案信息和知識(shí)進(jìn)行保存，并且借助校園網(wǎng)減少部門層級(jí)之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識(shí)管理中，要充分利用檔案知識(shí)，對(duì)其潛在的價(jià)值進(jìn)行充分挖掘而后再轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源。高校作為知識(shí)產(chǎn)生和匯聚的重要“源泉”，為學(xué)生和教師學(xué)習(xí)和掌握各種知識(shí)信息打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。知識(shí)管理對(duì)于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學(xué)生和老師通過檔案的內(nèi)容和知識(shí)提升自身的教學(xué)水平和學(xué)習(xí)能力，更好地位廣大的教師和學(xué)生提供服務(wù)。同時(shí)，對(duì)于檔案知識(shí)還要及時(shí)進(jìn)行更新優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的二次利用，構(gòu)建更為齊全的高校檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)。
(三)推進(jìn)高校檔案知識(shí)管理服務(wù)升級(jí)
在高校檔案的知識(shí)管理過程中，不僅要加強(qiáng)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，還要進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，必須要加強(qiáng)高校檔案管理人員的建設(shè)，提高高校檔案知識(shí)管理服務(wù)水平。高校的檔案管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也相應(yīng)提出了更高的要求，為了適應(yīng)檔案管理知識(shí)的需求，檔案的知識(shí)管理的形式也在不斷發(fā)生變化。高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力在于教師的教學(xué)專業(yè)素養(yǎng)的提升，在對(duì)檔案知識(shí)管理的過程中，要結(jié)合管理形式的變化不斷進(jìn)行創(chuàng)新。盡管知識(shí)本身并不能創(chuàng)造價(jià)值，但是通過檔案的知識(shí)創(chuàng)新，能夠進(jìn)一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動(dòng)性，使得檔案管理能夠煥發(fā)出新的“生命力”。結(jié)語(yǔ)綜上所述，當(dāng)前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務(wù)水平低下、管理意識(shí)不強(qiáng)等，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，必須要通過知識(shí)管理在高校檔案管理的應(yīng)用，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養(yǎng)和管理技術(shù)，結(jié)合高校檔案管理的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的更大跨越。
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關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理；創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）28-001-01
近年來，隨著社會(huì)改革和建設(shè)的不斷發(fā)展，必然也要求學(xué)校及其檔案工作改革和發(fā)展， 學(xué)校檔案工作是學(xué)校科學(xué)管理的重要組成部分。學(xué)校的檔案室是學(xué)校檔案管理部門，擔(dān)負(fù)著學(xué)校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統(tǒng)計(jì)、保管、開發(fā)、利用等工作，而要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新，首先要從管理意識(shí)形態(tài)即管理思想上創(chuàng)新，繼而在具體的檔案管理全程各個(gè)環(huán)節(jié)上遵循創(chuàng)新思想。
一、高校檔案管理現(xiàn)狀概況
1、思想觀念守舊。許多高校對(duì)檔案工作不夠重視，國(guó)內(nèi)外檔案管理先進(jìn)的技術(shù)和手段無法在高校檔案管理中運(yùn)用。一些高校檔案工作人員安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，對(duì)檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的方法，日復(fù)一日，年復(fù)一年。思想觀念守舊，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業(yè)人才結(jié)構(gòu)單一。隨著檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展，面對(duì)縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算、海計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)模式建設(shè)、檔案館功能的拓展等方面的技術(shù)手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案學(xué)研究方面的人才。而實(shí)際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業(yè)水平、技術(shù)能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機(jī)構(gòu)的專職檔案工作人員在年齡、學(xué)歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢(shì)下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。我國(guó)目前的檔案管理方式多是采用傳統(tǒng)的手工操作，當(dāng)然，這與檔案信息的形式有很大的關(guān)系。檔案信息處理的復(fù)雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。在部分高校，信息數(shù)字化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學(xué)習(xí)的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計(jì)算機(jī)的輔助，進(jìn)行檔案管理工作，這樣嚴(yán)重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發(fā)展。
二、高校檔案管理創(chuàng)新的措施
1、轉(zhuǎn)變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理水平也在不斷地進(jìn)步，目前檔案管理工作人員的素質(zhì)相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時(shí)俱進(jìn)，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會(huì)遇到問題，檔案管理人員的水平就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，檔案管理工作人員必須跟上時(shí)代的步伐，審時(shí)度勢(shì)，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學(xué)習(xí)的過程中，轉(zhuǎn)變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務(wù)教師學(xué)生的態(tài)度，全面開展檔案管理的創(chuàng)新工作。
2、建立科學(xué)的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定檔案管理的實(shí)施細(xì)則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細(xì)節(jié)，努力把檔案管理工作落到實(shí)處，并按照《高校檔案管理辦法》認(rèn)真貫徹執(zhí)行。首先要提高認(rèn)識(shí)。要使檔案工作高效有序地貫徹落實(shí)，首先必須提高全校教職工對(duì)依法治檔重要性的正確認(rèn)識(shí)。為了保證檔案工作的順利開展，高校應(yīng)積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，并善于用檔案資料統(tǒng)籌學(xué)校的各項(xiàng)工作，是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。第二，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)與其他部門合作，聯(lián)合舉辦各種宣傳活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學(xué)校不同部門明白檔案管理工作對(duì)所在部門發(fā)展的重要作用，從而促使各部門在平時(shí)工作中加強(qiáng)收集相關(guān)的檔案信息，促進(jìn)學(xué)校檔案工作的順利發(fā)展。
3、技術(shù)手段的創(chuàng)新
長(zhǎng)期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一方面，檔案工作者將社會(huì)科技成果創(chuàng)造性的應(yīng)用于檔案管理與保護(hù)，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對(duì)檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。
現(xiàn)代的高校檔案管理還要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
4、人才和知識(shí)的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
知識(shí)創(chuàng)新就是檔案人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)知識(shí)的創(chuàng)新能力，并要認(rèn)真學(xué)習(xí)，較熟練的掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化與多媒體等先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)信息的處理能力以及信息技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用能力，有計(jì)劃的開展崗位培訓(xùn)，對(duì)檔案人員進(jìn)行在職繼續(xù)教育，把學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)考察、離職深造和學(xué)術(shù)交流等有機(jī)的結(jié)合起來，使檔案人員的知識(shí)不斷拓寬和創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)：
[1] 趙華偉.淺談高校檔案管理創(chuàng)新思維[J].文化論壇.2011（2）.
［關(guān)鍵詞］高校檔案管理創(chuàng)新
高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以創(chuàng)造和分配信息為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段，面臨著許多新情況新問題，必然要求我們與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新高校檔案管理，把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動(dòng)態(tài)的信息資源，更好地服務(wù)于社會(huì)。
一、適應(yīng)高等教育改革的新形勢(shì)，積極創(chuàng)新檔案管理的科學(xué)體系
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，《高等教育法》的實(shí)施要求高校面向市場(chǎng)自主辦學(xué)，走多元化投資主體的路子。與此相適應(yīng)，高等教育必須逐步建立起自主經(jīng)營(yíng)、效益至上、目標(biāo)管理、自我發(fā)展、公平競(jìng)爭(zhēng)、特色取勝的運(yùn)行機(jī)制，這就給高校檔案管理帶來了許多新問題。首先是高校的擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量的急劇膨脹給檔案管理造成了巨大的壓力。比如，僅1999年全國(guó)高校就擴(kuò)招了48萬(wàn)人，2003年江西省高校在校學(xué)生人數(shù)也達(dá)到了35萬(wàn)人，比1998年增加了兩倍，高校檔案管理任務(wù)十分繁重；其次，取消計(jì)劃分配以后，畢業(yè)生走向市場(chǎng)擇業(yè)，就業(yè)的不確定性增大，人員流動(dòng)速度加快。有的還參加考研、出國(guó)、留學(xué)、在職函授等形式多樣的繼續(xù)教育。這些新情況使高校學(xué)生檔案管理面臨許多新問題；再次，高校投資主體的多元化，地方民辦高校的迅速發(fā)展，導(dǎo)致高校畢業(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、層次不一樣。隨著時(shí)代的推移，人才培養(yǎng)方式也呈現(xiàn)多種面孔，讓人目不暇接，如統(tǒng)招、自費(fèi)、委培、成教、掛職代培、函授、雙學(xué)歷進(jìn)修、技術(shù)培訓(xùn)等，使學(xué)生檔案管理的內(nèi)容變得十分復(fù)雜；第四，由于學(xué)生自的釋放，加上單親子女增多和學(xué)生婚戀的限制取消，學(xué)生在校的經(jīng)歷變得復(fù)雜化，有的出現(xiàn)了原來不允許的婚戀關(guān)系，有的還出現(xiàn)參賭，吸毒等違法亂紀(jì)現(xiàn)象，給學(xué)生檔案管理帶來了新的課題；第五是社會(huì)許多行業(yè)從勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)向資本技術(shù)密集型，要求高校主動(dòng)向社會(huì)展示高校人才培養(yǎng)和科研方面的大量信息，這也要求高校創(chuàng)新檔案管理。一方面，人才是第一戰(zhàn)略資源，先進(jìn)的檔案管理要有利于人才脫穎而出；另一方面，高校的科研成果要盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，使技術(shù)優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，也需要科研檔案的跟蹤服務(wù)。高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化必須極早提上議事日程。因此，積極創(chuàng)新高校檔案管理，盡快建立完善檔案管理的科學(xué)體系，才能適應(yīng)高等教育改革新形勢(shì)的迫切要求。
建立檔案管理的科學(xué)體系，應(yīng)當(dāng)參照《干部檔案工作條例》和《歸檔文件整理規(guī)則》，從學(xué)生和用人單位、社會(huì)各層面的實(shí)際情況出發(fā)，不斷完善檔案內(nèi)容的指標(biāo)體系。歸檔材料應(yīng)以“件”為單位分類排列，進(jìn)行編號(hào)、編目、裝合、立卷。比如學(xué)生檔案除固有的自傳、履歷表、考察、學(xué)歷、體檢、獎(jiǎng)懲材料及黨團(tuán)組織材料外還應(yīng)補(bǔ)充：⑴婚戀情況；⑵性格特征和個(gè)人特長(zhǎng)，創(chuàng)造發(fā)明情況；⑶校外表現(xiàn)及主要社交圈；⑷學(xué)費(fèi)貸款返還情況；⑸就業(yè)崗位跟蹤等內(nèi)容，以便對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)作出客觀公正的評(píng)價(jià)，供用人單位選擇，進(jìn)而有針對(duì)性地進(jìn)行繼續(xù)再教育。
二、適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，建立高校檔案管理的延伸鏈條
隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加快開發(fā)人力技術(shù)資源是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迫切需要。人事檔案是合理用人、選人的基礎(chǔ)，技術(shù)項(xiàng)目檔案更是具有商品的一般屬性和經(jīng)濟(jì)性。檔案的力量雖然是潛在的，但其作用又無處不在。由于學(xué)生自主擇業(yè)（包括教師外流），就業(yè)的流向區(qū)域不盡相同；用人單位的雙向選擇，導(dǎo)致學(xué)生就業(yè)崗位的不穩(wěn)定性；為數(shù)眾多的民營(yíng)企業(yè)缺乏規(guī)范的檔案管理，高校檔案管理面臨著許多新問題。隨著人才市場(chǎng)的開放，人才的物質(zhì)利益欲望得到極大提升。一些地方和單位無法用有效的方法留住人才便卡住檔案不放；一些單位因急需人才，又對(duì)檔案不屑一顧，這就擾亂了檔案的正常有序管理，降低了檔案的使用效益，甚至可能引發(fā)一些意外的問題。
然而，檔案是社會(huì)各種人才信息、知識(shí)信息的重要載體和貯存形式。檔案雖然不是商品，但檔案信息和檔案部門的管理服務(wù)又確實(shí)具有一定的價(jià)值和使用價(jià)值。因此，必須更新觀念，創(chuàng)新體制、機(jī)制，采取各種措施建立高校檔案管理的延伸鏈條，充分發(fā)揮高校檔案信息在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
首先，國(guó)家檔案部門應(yīng)盡快制訂可操作性的個(gè)人檔案管理法規(guī)，同時(shí)要統(tǒng)一全國(guó)檔案機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系，編制序列，確立政府人事檔案管理部門的主體地位，建立各級(jí)人事部門人才交流服務(wù)中心的權(quán)威和相關(guān)的檔案管理鏈條；其次要加快對(duì)社會(huì)民營(yíng)、外資、合資企業(yè)檔案組織實(shí)施協(xié)調(diào)管理，推進(jìn)檔案信息的規(guī)范有序管理。凡是進(jìn)入民營(yíng)企業(yè)的學(xué)生檔案應(yīng)由當(dāng)?shù)卣瞬沤涣鞣?wù)中心統(tǒng)一存檔，并進(jìn)入人才信息網(wǎng)。再次，高校檔案管理部門要依據(jù)有關(guān)法規(guī)，加強(qiáng)與社會(huì)檔案管理組織的協(xié)作，使檔案管理方式向間接、服務(wù)、動(dòng)態(tài)的方式轉(zhuǎn)變。間接管理，即檔案管理部門要運(yùn)用法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核等方法對(duì)檔案工作進(jìn)行全面調(diào)控；服務(wù)管理，指應(yīng)依據(jù)檔案保管單位的需要，制訂措施，為之提供周到的服務(wù)；動(dòng)態(tài)管理，指應(yīng)密切關(guān)注社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展變化，及時(shí)作出應(yīng)對(duì)，如建立電子文件，計(jì)算機(jī)信息庫(kù)和檢索系統(tǒng)等。第四，要建立比較合理、寬松的人才流動(dòng)機(jī)制。要允許人才自主擇業(yè)，有關(guān)單位既不能卡住檔案，也不能不要檔案，應(yīng)由相關(guān)人才交流服務(wù)中心統(tǒng)一交接管理。人才交流服務(wù)中心對(duì)學(xué)校畢業(yè)生和企業(yè)聘用人員也要經(jīng)常進(jìn)行跟蹤考察，不斷更新補(bǔ)充檔案內(nèi)容，提高檔案的使用價(jià)值?？傊M快實(shí)現(xiàn)檔案信息由粗放型向科學(xué)規(guī)范管理的轉(zhuǎn)變；由封閉型向開放型的管理轉(zhuǎn)變，由靜態(tài)型向動(dòng)態(tài)型的管理轉(zhuǎn)變，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供全面先進(jìn)的服務(wù)。
三、適應(yīng)社會(huì)化服務(wù)的需要，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化
關(guān)鍵詞：高校；檔案工作；管理創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績(jī)，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新時(shí)期檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類人員對(duì)檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價(jià)值在于被利用，這需要通過人的勞動(dòng)，通過一定的科學(xué)的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象，以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)
（一）模式創(chuàng)新。目前，高校檔案館（室）雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，將對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。進(jìn)而注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、到位，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
（二）思路創(chuàng)新
1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識(shí)化、科技化、信息化、社會(huì)化作為檔案工作的管理目標(biāo)。
2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來確定，如單純地看檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備和館藏等。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
4、人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
（三）手段創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
（四）實(shí)踐創(chuàng)新
1、加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。
2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)、歸檔文件整理、相關(guān)檔案法律文件、保密知識(shí)等。
總之，檔案工作者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識(shí)，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。
（作者單位：南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）
主要參考文獻(xiàn)：
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學(xué)出版社，2002.
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；高校人事檔案；檔案管理
一、信息時(shí)代的特征
信息化的不斷發(fā)展，得益于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，以及世界上各個(gè)國(guó)家之間的聯(lián)系的不斷密切。信息化進(jìn)程的加深與時(shí)代的發(fā)展是一個(gè)相互促進(jìn)的關(guān)系，雙方是彼此前進(jìn)的有力支持。各個(gè)地區(qū)之間的聯(lián)系在不斷地加強(qiáng)。信息的傳遞速度也隨之在不斷地提高，在無形中提升了信息的價(jià)值。信息化正以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)得到越來越多的人的歡迎，信息化工程的建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行著。信息化正在被醫(yī)院、學(xué)校等各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用到自身的建設(shè)中。信息化程度的不斷加深，促進(jìn)了信息在不同地域之間的傳遞，方便了人們對(duì)信息的了解。在速度競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的時(shí)代中，信息化的發(fā)展在無形中提高了信息本身的價(jià)值。各個(gè)企業(yè)之間隨著信息化程度的不斷加深，交流與合作也變得更加的順暢和高效。
二、目前高校在人事檔案管理方面的工作現(xiàn)狀
在現(xiàn)階段我國(guó)的高校在建設(shè)的過程中，較為重視對(duì)教學(xué)、環(huán)境等方面的工作，但是人事檔案這個(gè)較小的部分，往往不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)者的重視。對(duì)于高校的人事檔案管理工作來說就缺乏了有效系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
（一）缺乏管理意識(shí)，管理方式單一
在很多高校中，沒有對(duì)人事檔案管理的工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，還停留在較為落后的階段，沒有注意到這項(xiàng)工作的重要性。在很多學(xué)校，因?yàn)槭艿焦ぷ魅藬?shù)等條件的限制，缺少專業(yè)的管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，往往只是由相關(guān)人員進(jìn)行兼職管理。很多管理者認(rèn)為人事檔案只要在需要的時(shí)候能夠查找得到就是完成了這份工作。就是這種較為落后的管理意識(shí)，導(dǎo)致目前我國(guó)有些高校的人事檔案管理工作沒有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和運(yùn)用。在現(xiàn)在很多的高校對(duì)人事檔案的管理一般還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)物形式，并沒有采用擁有跟多先進(jìn)優(yōu)勢(shì)的大數(shù)據(jù)方式。這樣的管理方式在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代顯得較難適應(yīng)時(shí)展的要求，有的時(shí)候會(huì)給一些需要進(jìn)行檔案查閱的工作帶來一些不必要的麻煩。
（二）缺少專業(yè)人才，管理系統(tǒng)不完善
專業(yè)化的技術(shù)型人才對(duì)于不斷發(fā)展的信息化高校人事檔案管理顯得尤為重要，但是目前我國(guó)在這方面的專業(yè)人才比較緊缺，這可能與檔案管理工作的枯燥性有一定的關(guān)系。此外，對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，導(dǎo)致目前我國(guó)具有較高能力的專業(yè)人才較少，目前只能尋找一些有一定工作能力的人員來進(jìn)行相關(guān)的管理。另一方面。由于資金、地域等的限制，我國(guó)高校目前的人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)有很大的不足，存在著系統(tǒng)建設(shè)不完善、管理不到位、技術(shù)應(yīng)用不過關(guān)等一些問題。只有不斷的建設(shè)和完善我國(guó)的高校人事檔案管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)我國(guó)高校人事檔案管理逐漸地走向正規(guī)化和合理化。
三、針對(duì)目前我國(guó)高校人事檔案管理中存在問題的解決辦法探究
信息化已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代的重要標(biāo)志，各個(gè)領(lǐng)域都要在不斷地將信息化應(yīng)用到實(shí)際的工作中，這樣才能跟緊時(shí)代前進(jìn)的步伐，不斷地前進(jìn)。雖然目前在我國(guó)高校人事檔案管理工作中仍存在著一些問題，但是我們要結(jié)合時(shí)展特色，來進(jìn)行有效的解決。
（一）重視檔案信息管理，提高檔案管理意識(shí)
在現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作還沒有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，我們要通過有效的宣傳手段，進(jìn)行關(guān)于高校人事檔案管理工作重要性的宣傳，提高人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)檔案管理工作的意識(shí)?；谛畔⒒牟粩喟l(fā)展，在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，要不斷地更新工作方式，適應(yīng)時(shí)展的要求。
（二）注重管理人才培養(yǎng)，完善檔案管理系統(tǒng)
在現(xiàn)如今人才競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的環(huán)境中，人才成為了一種重要的資源。在進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè)的過程中，也需要很多的專業(yè)人才的支持。為了能夠更好地培養(yǎng)人才和留住人才，高校要制定相關(guān)的制度，促進(jìn)內(nèi)部人才的培養(yǎng)。在管理的過程中要強(qiáng)調(diào)科學(xué)的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的資源不斷地加強(qiáng)和完善人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，這樣可以方便檔案信息的管理和運(yùn)用。
四、結(jié)語(yǔ)
在歷史的長(zhǎng)河中，人們通過每個(gè)時(shí)代特有的方式記錄下來重要的事件的發(fā)生。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的作用下，在新時(shí)代人們有了新的記錄信息的方式。我們要將這種先進(jìn)的方式應(yīng)用到實(shí)際的工作中，在進(jìn)行高校人事檔案管理工作中，就可以應(yīng)用新的大數(shù)據(jù)的思想，建立起能夠更好地保護(hù)信息、促進(jìn)交流的信息管理系統(tǒng)。讓先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正的為人民服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技,2013(28).
1.新生檔案內(nèi)容要求不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。新生檔案的主要來源為中學(xué)提供的檔案資料，主要反映學(xué)生在中學(xué)的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴(kuò)大，各種層次和方式的招錄手段增加，學(xué)生逐步實(shí)行網(wǎng)上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質(zhì)檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績(jī)表、入黨團(tuán)志愿書、中學(xué)期間獎(jiǎng)懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績(jī)、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。
2.新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。目前轉(zhuǎn)遞檔案主要存在有當(dāng)?shù)卣修k直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、中學(xué)直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，有的甚至違反相關(guān)的檔案管理規(guī)定，由學(xué)生自行帶檔案入學(xué)的方式。檔案轉(zhuǎn)遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實(shí)性難以得到保證，嚴(yán)重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實(shí)資料，使高校學(xué)生檔案的連續(xù)性嚴(yán)重脫節(jié)，使用人單位只能看到學(xué)生在大學(xué)期間的檔案，而不能了解到學(xué)生在高中時(shí)候的情況，造成由零開始重新建立個(gè)人檔案，無法保障高校學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的正常開展。
3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理由于長(zhǎng)期無明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學(xué)生處、招生處、檔案室、二級(jí)學(xué)院等在新生入學(xué)時(shí)都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統(tǒng)一，使檔案的內(nèi)容參差不齊，無法真正反映學(xué)生的全面情況，造成學(xué)生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對(duì)學(xué)生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學(xué)生檔案無法正常進(jìn)行管理，檔案質(zhì)量難以得到保障。
二、規(guī)范建立新生檔案的措施
1.規(guī)范和完善學(xué)生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的學(xué)生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實(shí)、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學(xué)生檔案管理制度，保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過程的連續(xù)性，從學(xué)生檔案的建立開始就按制度規(guī)范運(yùn)作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學(xué)生檔案立刻進(jìn)入正常流程，使工作事半功倍。如長(zhǎng)江師范學(xué)院就專門制定了學(xué)生檔案管理辦法，明確了學(xué)生檔案工作崗位責(zé)任制，制定了學(xué)生檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查詢等一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)生檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。
2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門。由于過去檔案?jìng)鬟f方式的多樣性和接收部門的不統(tǒng)一，使高校無法建立完善的新生入學(xué)檔案。為規(guī)范檔案?jìng)鬟f的歸口，應(yīng)該指定一個(gè)部門來接收學(xué)生入學(xué)后轉(zhuǎn)遞的檔案。如長(zhǎng)江師范學(xué)院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學(xué)郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉(zhuǎn)來的檔案，改變以前多個(gè)部門同時(shí)接收的現(xiàn)狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學(xué)通知書同時(shí)向新生提醒不準(zhǔn)個(gè)人私自攜帶檔案入學(xué)，如有新生自帶檔案入學(xué)的一律交予輔導(dǎo)員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。
3.明確新生檔案收集內(nèi)容。為使高校學(xué)生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個(gè)性品質(zhì)、興趣愛好、個(gè)人特長(zhǎng)等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內(nèi)容。除要求有高考填報(bào)志愿表、體檢表、高中學(xué)籍登記表、高中畢業(yè)生登記表、入黨團(tuán)材料等基本紙質(zhì)資料外，還應(yīng)把學(xué)生在中學(xué)時(shí)代體現(xiàn)出的綜合素質(zhì)，如專業(yè)特長(zhǎng)的獎(jiǎng)勵(lì)、中學(xué)對(duì)學(xué)生的個(gè)人評(píng)價(jià)等納入學(xué)生檔案里作為高校學(xué)生檔案建立的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理人員在收到轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案后，應(yīng)認(rèn)真核實(shí)檔案袋的資料內(nèi)容，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行逐一清理，規(guī)范建立起新生檔案，并以此為基礎(chǔ)，逐步收集和完善大學(xué)時(shí)期的各種材料，充實(shí)在基礎(chǔ)檔案中，形成完善的高校學(xué)生檔案。
4.加強(qiáng)檔案意識(shí)培訓(xùn)。有些高校檔案管理員和學(xué)生沒有意識(shí)到檔案的重要性，造成新生從入學(xué)起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學(xué)生往往是在畢業(yè)之后，找到工作需要用檔案時(shí)，才會(huì)關(guān)注自身檔案，因而使大量有利于自身就業(yè)和發(fā)展的檔案資料或中學(xué)檔案因?yàn)闆]有及時(shí)收集歸檔而白白喪失了大量的就業(yè)機(jī)會(huì)。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)，逐步提高全體師生對(duì)檔案形成的正確認(rèn)識(shí)，消除思想上的模糊性。還要通過與學(xué)生交流，讓學(xué)生清楚新生入學(xué)檔案的重要性，讓學(xué)生積極配合學(xué)校做好自身檔案的完善，形成學(xué)生與校方良性互動(dòng)的檔案完善機(jī)制。
三、總結(jié)
一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及成因
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位。
檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識(shí)，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，表現(xiàn)為對(duì)檔案工作不理不問，或?qū)訌?qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足的問題，上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集檔案證據(jù)不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。
（二）檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
檔案管理的專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中職學(xué)校無專職檔案管理人員，有的是臨時(shí)配備的。因此，既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員實(shí)在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)。檔案管理人員對(duì)分類、歸檔、整理、保管、利用等知識(shí)未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規(guī)范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。
（三）檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后
思想上的不重視，人員素質(zhì)的低下，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識(shí)談薄，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理。
目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等職業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。
（四）檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一
目前，檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄人、有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。
二、加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制
提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深人進(jìn)行檔案院法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢(shì)下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
（二）加強(qiáng)人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防設(shè)施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。
（三）加強(qiáng)檔案化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案化建設(shè)是社會(huì)化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，處理、傳遞檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
（四）加強(qiáng)檔案整理和研究