時(shí)間：2022-11-12 02:11:44
導(dǎo)語(yǔ)：在會(huì)計(jì)檔案管理辦法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國(guó)總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。
附表：1.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表(略)
關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理辦法里的第五條規(guī)定
第五條
單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
(一)客體要件
本罪的客體是會(huì)計(jì)檔案管理制度。
會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案具有以下主要的特點(diǎn)：
(1)會(huì)計(jì)檔案并非是人為故意制造的，而是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位等會(huì)計(jì)主體在會(huì)計(jì)活動(dòng)過程申自然形成的，是具有合法地位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員依法履行職務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物。
(2)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生的直接目的，不是為了故意形成會(huì)計(jì)檔案供人查閱，而是作為一種核算手段，為了處理會(huì)計(jì)事項(xiàng)的需要而產(chǎn)生的。
(3)會(huì)計(jì)檔案是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的史料，但又不同于一般的文獻(xiàn)資料，文獻(xiàn)資料通常是由特定的機(jī)構(gòu)組織制定的，而會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)人員和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的當(dāng)事人為體現(xiàn)，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦理會(huì)計(jì)手續(xù)所形成的。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料、是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的客觀記錄和描述，沒有經(jīng)過人為的修飾，可以比較客觀地反映當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。
(4)會(huì)計(jì)檔案是按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，不是隨意保留下來(lái)就自然形成會(huì)計(jì)檔案，而是必須按照一定的要求集中保存起來(lái)，才能形成會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案具有以下主要的作用，(1)會(huì)計(jì)檔案既是國(guó)家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。通過會(huì)計(jì)檔案，可以反映出各單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會(huì)計(jì)手續(xù)、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、執(zhí)行會(huì)計(jì)制度的情況
(2)會(huì)計(jì)檔案可以比較詳細(xì)地反映出一個(gè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范中的一些情況，如果一個(gè)單位存在會(huì)計(jì)帳目混亂、手續(xù)不清、資料散失等問題，可以清楚地從會(huì)計(jì)檔案中體現(xiàn)出來(lái);同時(shí)，如果一個(gè)單位存在弄虛作假、違法亂紀(jì)等活動(dòng)，也可以從會(huì)計(jì)檔案中反映和體現(xiàn)出來(lái)。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；經(jīng)濟(jì)資源集體采集利用
《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會(huì)計(jì)事務(wù)?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法真實(shí)、完整地辦理了會(huì)計(jì)事務(wù)，也就是說，會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會(huì)計(jì)檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會(huì)計(jì)檔案管理比較規(guī)范，有的單位會(huì)計(jì)檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會(huì)計(jì)核算年度終了，把會(huì)計(jì)檔案往庫(kù)里一堆了事。沒有專職檔案人員進(jìn)行管理，也沒有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰(shuí)需要資料誰(shuí)都可以查找，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)檔案管理辦法。
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來(lái)越重要。會(huì)計(jì)記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都?xì)w集在會(huì)計(jì)檔案中。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級(jí)政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)綜合的反映。
1.會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化
會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化，包括兩個(gè)層面的含義：既包括了會(huì)計(jì)檔案管理需要有專業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。
縣團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會(huì)計(jì)檔案管理人員。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)給出編制。國(guó)有大型企業(yè)配備專職會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)從會(huì)計(jì)人員選拔產(chǎn)生?？h團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個(gè)單位內(nèi)部，有不同的會(huì)計(jì)主體：即一級(jí)法人單位，還有二級(jí)會(huì)計(jì)核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級(jí)報(bào)賬制單位）。不論什么樣的會(huì)計(jì)主體，都有大量的會(huì)計(jì)檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)象也不同，客觀上也要求會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡(jiǎn)單地把會(huì)計(jì)檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時(shí)開發(fā)和利用。
無(wú)論是上述何種會(huì)計(jì)檔案的管理方式，都需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個(gè)方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，意識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會(huì)計(jì)檔案的收藏與保管需要一定的物理場(chǎng)地，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整也是提高會(huì)計(jì)檔案館里專業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對(duì)檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)檔案管理知識(shí)較為缺乏，或者是對(duì)專業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)，所以對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量和保存價(jià)值，又有利于提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案中蘊(yùn)藏的信息的開發(fā)與使用。
2.會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會(huì)計(jì)檔案保管期限和目的，就是要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)信息資源及時(shí)采集利用，可能會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有極大地推動(dòng)作用和促進(jìn)作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開發(fā)利用價(jià)值也就隨之終結(jié)。及時(shí)開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時(shí)代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。
會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個(gè)方面：第一，要建立制度保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，這是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是為了日后的對(duì)于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會(huì)計(jì)檔案是為了防止財(cái)會(huì)人員，但是會(huì)計(jì)檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要建立完整的鑒定制度，及時(shí)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀，同時(shí)也要對(duì)銷毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。
會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對(duì)各單位會(huì)計(jì)檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行一次大檢查，對(duì)沒有按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》管理會(huì)計(jì)檔案的單位進(jìn)行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時(shí)應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)?；?。使用多種手段和措施，促進(jìn)各單位會(huì)計(jì)檔案管理升級(jí)，：開展會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)；會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)有獎(jiǎng)?chuàng)尨鹳惢顒?dòng)；開展會(huì)計(jì)檔案管理學(xué)術(shù)活動(dòng)等等。依法促使本單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。
【摘要】本文根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)，分析了高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題，提出了加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策。
【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理
會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，具有不可再生的特點(diǎn)，它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息，會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源，具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí)，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個(gè)新課題，需要不斷深入地研究和總結(jié)。
一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題
(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整
目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，隨著時(shí)間的推移，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用，更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。
(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問題
1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等，但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證，內(nèi)容不完整，責(zé)任不明確。
2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員
會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn)，對(duì)檔案的管理不夠重視，有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付，檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求，也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。
(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善
目前，國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件，僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了，對(duì)環(huán)境的要求提高了，而很多高校沒有認(rèn)識(shí)到這些變化，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，沒有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé)，也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問題越來(lái)越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。
二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策
(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)
各類檔案設(shè)備的購(gòu)建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案
管理制度的出臺(tái)，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此，會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面，積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級(jí)軟件，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。
(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求，會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵，針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系
國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前高?？筛鶕?jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系，保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:
1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，并設(shè)立備份登記簿，登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?，并在存?chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào)，同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出，并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi)，即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，貼上封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址，以相互對(duì)照利用。
4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，必須持有單位正式介紹信，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下，使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制
度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí)，由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，均不得銷毀。
7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性，沒有國(guó)家政策的調(diào)整，一般不予變更。
8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長(zhǎng)發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會(huì)計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會(huì)計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國(guó)人民銀行銀發(fā)[20xx]374號(hào)《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案都已分類造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類檔案仍無(wú)法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會(huì)計(jì)資料歸檔，輕視無(wú)形會(huì)計(jì)檔案管理。近年來(lái)，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會(huì)計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡(jiǎn)單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來(lái)定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來(lái)看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級(jí)法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢(shì)必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級(jí)機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。
4、重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對(duì)網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來(lái)非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無(wú)從追責(zé)。
5、重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對(duì)已經(jīng)超過保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議
1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。
2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案各級(jí)財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對(duì)清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對(duì)超過保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。
3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無(wú)論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來(lái)執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級(jí)財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。
銷毀檔案請(qǐng)示一尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：
根據(jù)《傳染病疫情檔案管理制度》相關(guān)規(guī)定，傳染病報(bào)告卡資料保管期限為3年，到期應(yīng)銷毀?，F(xiàn)已將超過保管年限并確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的20XX-20XX傳染病卡整理出來(lái)，予以銷毀。請(qǐng)審批。
申請(qǐng)人：
審批人：
20XX年3月21日
銷毀檔案請(qǐng)示二××主任：
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，我們已將超過保管年限并確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案整理出來(lái)，經(jīng)過會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員共同復(fù)核鑒定，編制了《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》(附后)現(xiàn)隨文報(bào)上，請(qǐng)審批。
附：會(huì)計(jì)檔案銷毀清單(略)
××××分公司(蓋章)
××××年×月×日
銷毀檔案請(qǐng)示三*****：
根據(jù)《會(huì)計(jì)法》第二章第二十三條、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、十、十一條的相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿保管期限為20xx年，到期會(huì)計(jì)檔案應(yīng)銷毀?，F(xiàn)已將超過保管年限并確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的憑證和賬簿檔案整理出來(lái)，予以銷毀。
請(qǐng)審批。
一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
會(huì)計(jì)委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán) 管理 部門以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。
1）“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政 管理 權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。
目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
1）委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。
2）會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案 管理 辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：
1）有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。
2）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
3）會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。
4）財(cái)政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5）會(huì)計(jì)檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。
針對(duì)會(huì)計(jì) 管理 體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案 管理 ，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案 管理 及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
一、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
自《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來(lái)，我國(guó)有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會(huì)計(jì)以及基層國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來(lái)實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對(duì)賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對(duì)于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對(duì)于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動(dòng)化程度不高，難以對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對(duì)于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對(duì)于個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實(shí)施異地的存放等管理模式。
對(duì)于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查詢，會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會(huì)計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會(huì)計(jì)管理中，為保證會(huì)計(jì)檔案能夠在有效的時(shí)間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對(duì)郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對(duì)象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對(duì)于一些諸如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，沒有進(jìn)行及時(shí)的銷毀。
二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及原因探究
當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國(guó)人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》，這一管理制度并為專門對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對(duì)于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對(duì)于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。
(一)會(huì)計(jì)檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式
當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)，存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是由于內(nèi)部人員對(duì)于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來(lái)了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問題，就很容易帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無(wú)”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。
與此同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級(jí)沒有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對(duì)于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、更新，對(duì)于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率
所謂的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料（指合同、養(yǎng)老金繳納清冊(cè)、工資冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、原始始票據(jù)存檔等）所形成的資料，是一個(gè)單位收入、支出的重要憑證。
事業(yè)單位是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)獲取利潤(rùn)，而是提供公共服務(wù)，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強(qiáng)硬的賬務(wù)隊(duì)伍和可行的實(shí)施辦法。
一、目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在幾個(gè)問題
（一）制度的不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無(wú)處存放。無(wú)用的檔案、無(wú)序的堆放、無(wú)章法的整理給單位會(huì)計(jì)檔案的管理和利用帶來(lái)許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。
（二）正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會(huì)計(jì)檔案人員大多由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)；其次，沒有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，所謂的會(huì)計(jì)檔案只是一摞摞裝入箱子的會(huì)計(jì)憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。
（三）會(huì)計(jì)電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會(huì)計(jì)運(yùn)用在會(huì)計(jì)檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。
（四）單位從上到下對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況看來(lái)，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。
二、針對(duì)財(cái)務(wù)檔案中存在的幾個(gè)問題，提出如下建議
（一）建立健全完善的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案制度?！稒n案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是財(cái)務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識(shí)入手，充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會(huì)計(jì)檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理步入正規(guī)化管理。
（二）指定專業(yè)的高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人員。邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員，依據(jù)《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)財(cái)務(wù)檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識(shí)，又要精通財(cái)務(wù)知識(shí)，更要有過硬的法律意識(shí)，還要能熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)。
（三）對(duì)于會(huì)計(jì)電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時(shí)備份進(jìn)行保存，防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會(huì)計(jì)檔案、電腦磁盤一同保管；同時(shí)要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，并指定專業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。
（四）提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對(duì)會(huì)計(jì)檔案蒙上了一層神秘有面紗，認(rèn)為會(huì)計(jì)賬務(wù)有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案成為一堆死資料，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)指定專門財(cái)務(wù)檔案管理人員，明確崗位責(zé)任制，實(shí)行責(zé)任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。