時間：2022-06-04 04:44:18
導(dǎo)語：在檔案管理實踐的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、音序數(shù)字編號法的探索與實踐
音序數(shù)字編號法是音序編號法的拓展與延伸，它克服了傳統(tǒng)編號法的不足。是在音序編號的基礎(chǔ)上將不同音序賦予相對應(yīng)的2位數(shù)字，再按數(shù)字大小排序，這樣音序編號就轉(zhuǎn)換成了數(shù)字編號，一般情況下人們對數(shù)字比較敏感，直觀就能比較大小，音序數(shù)字編號正是利用這一特點完成編號的。使用音序數(shù)字編號法排列人事檔案一般按以下四步進行。1.編號。對照下表將全員檔案按姓名進行編號，姓名為2個字的中間用00補號。李杰的拼音首字母為LJ，對照下表轉(zhuǎn)換成數(shù)字編號為1210，姓名為2個字的中間用00補號，最后李杰檔案編號是120010；陳志峰的拼音首字母CHZHF，對照圖表其檔案數(shù)字編號210906；歐陽光東的拼音首字母OYGD，對照圖表其檔案數(shù)字編號為15250704等。對于同姓名的檔案，它的數(shù)字編號是完全一樣的，可以加標識碼如01、02、03等加以區(qū)分或以部門來區(qū)分（音序數(shù)字編碼表見右上表）。2.貼標簽。檔案編號完畢，按檔案編號填寫標簽。標簽一般由三部分組成：檔案號、姓名、部門。將書寫好的標簽對應(yīng)粘到檔案外殼上，完成標簽粘貼工作。這個過程要做到標簽姓名與檔案姓名一致，避免張冠李戴。3.排序。檔案用數(shù)字編號后，排序變得非常簡單，就是比較大小的過程。將檔案姓的編號是01的所有檔案集中在一起，再集中姓的編號是02的檔案，依此類推，這樣將全部檔案按姓分類共分成26份，完成排序第一步。第二步在每個姓下排名，比較大小，小號在前，大號在后，先比較名的第一個字大小，再比較名的第二個字大小。例如：李潔、劉龍飛、李健、劉楊、劉曉莉五人的檔案號排序為：12001001（李潔），12001002（李?。?20025（劉楊）121206（劉龍飛）122412（劉曉莉），這樣五卷檔案的排序完成，五卷檔案的架位也就固定下來了。其中李潔和李健的檔案編號完全相同，我們采用了標識碼01、02進行區(qū)分，或采用所在部門來區(qū)分，方便快捷。4.做標注。檔案排序上架后，每卷檔案在檔案柜中的位置就固定了。為了方便查找，我們需在每個檔案柜外的標簽上記下檔案柜中首卷檔案和末卷檔案編號，做上標注，這樣每個檔案柜中檔案起止編號就一目了然了。在檔案上架時需注意每節(jié)檔案柜要留有余地，方便新調(diào)入人員檔案隨時入庫[1]20。
二、音序數(shù)字編號的優(yōu)勢
干部人事檔案編號方法有多種，但均以干部的姓名為單位進行編號存放的。隨著干部人事檔案歸檔材料的不斷增多，人事檔案利用的頻繁，采用科學(xué)合理的檔案編號方法會起到事半功倍的效果。通過幾年的工作實踐，我校采用的音序數(shù)字編號法在工作中發(fā)揮了積極的作用，極能適應(yīng)檔案數(shù)量的任意增減，發(fā)揮了它應(yīng)有的優(yōu)勢：1.簡單易學(xué)、不易錯號。音序數(shù)字編號法只要熟悉漢語拼音就可以自如編號了，簡單易學(xué)，比其他編號法容易操作。筆形編號法和姓氏編號法中有些字有幾種編法，容易給檔案材料編號、查找檔案帶來不便。而音序數(shù)字編號方法唯一，它只用音序的首字母來排序，對照圖表做個數(shù)字轉(zhuǎn)換即可，不易錯號，熟練之后可直接按音序給出數(shù)字編號，方便易學(xué)[2]41。2.位置固定、不用倒架。采用音序數(shù)字編號的檔案不隨人員職務(wù)、職稱變動而改變位置，只要不調(diào)出或退休，每一卷檔案位置固定，不用倒架，避免部門編號法因部門改變而經(jīng)常倒架的弊端，減輕工作量，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，有精力做好檔案其他方面工作[1]19。3.簡化手續(xù)、提高效率。使用音序數(shù)字編號最明顯的優(yōu)勢就是查閱檔案、對新接收的材料編號不用再翻名冊，不用查庫存號，根據(jù)圖表就可以直接給出檔案數(shù)字編號，省去了查檔案名冊的環(huán)節(jié)，簡化查檔、編號手續(xù)，大大提高工作效率[2]41。總之，音序數(shù)字編號在我校人事檔案管理中發(fā)揮了它應(yīng)有的優(yōu)勢，改變我校過去以部門編號經(jīng)常倒架的弊端；同時在檔案利用、檔案材料編號中不用費時費力去翻名冊查號，節(jié)省大量時間，提高了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，在我校干部人事工作中發(fā)揮更大作用，為組織人事部門提供方便、快捷的信息服務(wù)。
作者：范燁 單位：哈爾濱商業(yè)大學(xué)人事處
檔案工作人員的高素質(zhì)是做好企業(yè)檔案工作的前提和保障。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)的工作效率、水平和質(zhì)量，對提高檔案管理工作有著舉足輕重的作用。檔案管理人員必須具備基礎(chǔ)知識、基本技能、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。要有國家檔案管理崗位資格證書，對于電力企業(yè)而言，特別是要有電力行業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗；檔案學(xué)、圖書館學(xué)、文秘、信息資源管理學(xué)、電氣類等相關(guān)專業(yè)；有全面的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，較強的溝通協(xié)調(diào)能力，有良好的綜合分析能力、高效的執(zhí)行能力；熟練掌握1～2種通用的檔案管理軟件，有一定的公文寫作能力；熟練運用辦公軟件、計算機網(wǎng)絡(luò)等；有較好的職業(yè)素質(zhì)、團隊合作意識，嚴謹細致，認真負責(zé)。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是人才成長的重要途徑。要加強對檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)代化管理知識的培訓(xùn)。企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進修學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員水平。崗位培訓(xùn)是提高檔案管理人員素質(zhì)的最主要途徑。企業(yè)檔案人員應(yīng)適時參加一些系統(tǒng)的、專業(yè)性較強的專題培訓(xùn)和研討，或者采取網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的方式，通過定期的教育培訓(xùn)不斷激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性、自覺性，提高其工作能力。還可以引進和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才，通過招聘懂檔案管理、法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才改變目前檔案管理部門知識結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況，提高人員整體素質(zhì)和檔案管理水平。目前，電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)章制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息化程度低、檔案人員素質(zhì)不能滿足信息化建設(shè)需要。電力企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中缺乏完善的體系，標準化建設(shè)滯后問題仍然比較突出，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的投入依舊相對于企業(yè)發(fā)展嚴重不足。檔案的信息化建設(shè)需要科學(xué)的思想和組織管理方法，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段對文件、檔案等信息進行逐步發(fā)掘、整合，實現(xiàn)資源共享，使信息的獲取、處理、傳輸和應(yīng)用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高利用效率。這是提高檔案的信息價值和促進電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)要求。檔案管理要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，這是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。要在企業(yè)內(nèi)部充分實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供快速、便捷、高效的服務(wù)。為達到這一目標，必須充分利用好信息化技術(shù)，加強檔案管理工作，實現(xiàn)信息資源共享，充分發(fā)揮信息資源價值，為企業(yè)服務(wù)。
電力企業(yè)要在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)信息化，發(fā)揮檔案的信息作用，這是新形勢下電力企業(yè)檔案管理面臨的新課題。新形勢下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等飛速發(fā)展，企業(yè)在面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息時要想提高檔案管理水平和質(zhì)量必須要加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。要通過借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理理念改革檔案管理中不合適的方法和手段。經(jīng)濟效益好、現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。要按照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作特點，制訂并完善檔案工作的各項規(guī)章制度。建立并貫徹落實責(zé)任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責(zé)任分工，規(guī)范過程管控，形成閉環(huán)管理。只有綱領(lǐng)性文件是不行的，必須對相關(guān)文件編制辦法進行細化，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來巨大的工作量。要將工程的過程管理和歸檔責(zé)任進一步明確和細化，使工程技術(shù)和檔案管理人員有明確的收集方向和標準，有助于提高檔案管理質(zhì)量。需要建立一整套科學(xué)、適用和操作性強的檔案管理制度，通過對文件材料的歸檔范圍、收集、整理、立卷歸檔、形成以及文件編制、交接驗收等提出具體要求，促進檔案工作的有序進行，并依據(jù)相關(guān)規(guī)定從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工等方面進行明確規(guī)定。要建立和落實各級檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，才能使檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。企業(yè)員工在工作過程中形成檔案，有義務(wù)將其在本職工作崗位上形成的有保存價值的文件材料歸檔保存，并逐步提高檔案意識。規(guī)范的檔案管理制度能夠使員工意識到檔案的形成至保存、利用不僅是檔案人員的職責(zé)，也是全體企業(yè)員工的責(zé)任。要確保檔案管理的完整、準確、系統(tǒng)，將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入程序管理，用規(guī)范的檔案管理行為推動檔案規(guī)范化管理。
本文作者：陶琨工作單位：國家電網(wǎng)公司直流建設(shè)分公司
關(guān)鍵詞： 城建檔案 ， 新模式 ， 管理探索
Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.
Keywords: members of the file, the new model, management exploration
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
新形勢下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化，城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進，逐步改變著我們的工作方式，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。
一、城建檔案館管理的現(xiàn)狀及原因
城建檔案館管理，早期只能對館藏檔案進行目錄管理并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后層面上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。主要體現(xiàn)在：
1、城建檔案館管理受到的沖擊。
20世紀90年代以來，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”在城市規(guī)劃管理建設(shè)過程中廣泛應(yīng)用，隨著新型載體文件-電子文件的出現(xiàn)，整個社會信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。電子文件的產(chǎn)生，標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場革命是紙張產(chǎn)生以來，是近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來，文書、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，將直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。
2、城建檔案館管理面臨著的挑戰(zhàn)
隨著政府管理機構(gòu)信息化建設(shè)的發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)逐步成為機關(guān)公文處理的平臺，成為政務(wù)信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務(wù)的建設(shè)者、以及實際工作者共同關(guān)注。
也就是說檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學(xué)的束縛，從傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，到將城市建設(shè)記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些新生檔案學(xué)理論，為城建檔案館管理提出的新的要求。
3、城建檔案管理急需觀念更新
電子文件不會在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將。因為城建檔案涉及行業(yè)眾多，信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而紙質(zhì)已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)載體，深深扎根與人類社會，同時具有穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。而電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性，面對實體檔案、電子檔案并存，社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要新的管理模式。
二、 城建檔案館管理的新模式
新的管理模式應(yīng)是一種以檔案實體、及其相關(guān)信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)、利用，對檔案實體達到有效保護的一種管理方式。
城建檔案館新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進城建檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。通過管理手段自動化，提高工作效率，簡化工作程序；通過管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護；通過服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，適應(yīng)市場需求，實現(xiàn)資源共享。
三、 城建檔案館管理探索與實踐
1、以法規(guī)、標準為依據(jù)，針對不同類別的城建檔案實體、信息的接收，實行多種方法的前端控制。新管理模式的實施也必須從源頭作起，確立實體與信息共同接收進館原則。 以標準的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關(guān)照片、錄像檔案的信息著錄工作納入建設(shè)單位歸檔整編要求之中。
實行電子文件檔案一體化，建立遠程電子文件歸檔系統(tǒng)，一是城市規(guī)劃、建設(shè)等管理部門形成的管理類檔案，二是新建工程檔案。我館根據(jù)不同類別城建檔案形成、管理的不同特點，采用兩種不同的前端控制手段。利用城建檔案館行政隸屬的優(yōu)勢，對城建管理類檔案采用提前介入，參與開發(fā)的手段，進行文件、信息前端控制。同時在辦公自動化管理的基礎(chǔ)上，利用業(yè)務(wù)管理和檔案管理有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了電子文件從登記、立卷到歸檔、著錄的一體化管理，實現(xiàn)了檔案的自動生成。加強了對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實。保證了檔案從源頭的規(guī)范，節(jié)余約了人力物力，提高了管理水平。為實現(xiàn)文件、檔案、信息一體化管理邁出堅實的一步。
實現(xiàn)信息管理的提前介入，這既促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案。
2、城市檔案管理信息處理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、編研專題信息的多元化處理方式，打破了傳統(tǒng)的分離式三級著錄方式，以建筑工程項目為主線，采用層次著錄法，保持工程項目、單項工程、案卷、文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，在檢索查詢時通過工程名稱、案卷、查詢到文件級，并可直觀地看到掃描后的文件和圖紙原貌，全面準確揭示了檔案的原始信息。
再可根據(jù)城建檔案的特性，通過建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，建立各類檔案的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)跨庫查詢的方式對特色檔案、利用率高的檔案進行信息加工，對檔案信息的深度開發(fā)利用，多項專題編研成果，為城市規(guī)劃、建設(shè)提供了超前服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息處理的多元化。
3、城建檔案開放服務(wù)方式的多元化
城建檔案開放力度的加大，到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關(guān)信息的方式，檔案館不在是簡單的實體保管員，而應(yīng)成為概念、知識的提供者。一是要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開發(fā)者和提供者；二是要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進程，編研出信息成果進行提供利用，要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務(wù)。三是要延續(xù)面對面的服務(wù)方式的同時，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為我們提供的得天獨厚的良好機遇，館藏信息資源的廣泛共享，更加快速、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)于社會的職能，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。
四、城建檔案館管理模式觀念更新
“市場經(jīng)濟社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負的社會使命出發(fā)，只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理模式。
【關(guān)鍵詞】 計算機 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 檔案管理
我校檔案室全面實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。電子化，自動化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢。其目的是利用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備提高檔案管理的工作效率，改善服務(wù)手段，更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為職工服務(wù)。通過幾年的實踐證明，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的效果是顯著的，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)勢是手工無法比擬的，它徹底改變了傳統(tǒng)工作模式，使檔案管理工作進入了自動化的新階段。下面我從以下幾方面進行論述：
1 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提高了檔案工作效率，減輕工作人員的勞動強度
我們學(xué)校從事檔案工作的有4人，大專部、中專部、教學(xué)、學(xué)生檔案的管理、學(xué)校人事、文件史料、信息等檔案的管理。這些檔案都要人手工登錄編目、裝訂成冊。用時先查目錄，逐項查找，然后到檔案庫找原件，特別是涉及人事哪怕一條信息，那也要把一個人的檔案找出來看一遍，方能找到所需的信息，費時、費工、費力。
實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理后，極大提高了工作速度和質(zhì)量，好處是檢索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、促進了管理水平和服務(wù)水平的提高，有利于掌握各種數(shù)據(jù)、信息等，也是檔案部門走向科學(xué)化、正規(guī)化管理的一個必然趨勢。
2 利用計算機檢索目錄，全面揭示檔案信息
檔案列入計算機管理還是近幾年的事。檔案管理除保管檔案實體，延長檔案保存壽命，維護歷史真實性外，其重要任務(wù)就是管理、開發(fā)檔案信息，提供檔案信息服務(wù)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計算機在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面具有一定的優(yōu)勢。
引入計算機網(wǎng)絡(luò)管理后，我們原有檔案目錄以及檔案的部分信息輸入了計算機，再檢索起來就方便快捷多了，與過去手工檢索比，有許多優(yōu)點：（1）提供了多途徑檢索，起到了揭示檔案的作用。一是分類檢索、二是序號檢索、三是主題檢索、四是題目檢索。（2）檢索速度快、省時、省力。（3）檔案去向查詢，改變了以往檔案傳借手工記錄的方式。
3 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立還有待于進一步的完善
目前我們運用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對檔案的管理，還只是粗淺的簡單的管理。從檔案管理的角度看，無論是檔案目錄計算機管理還是文書管理都是計算機在檔案中最基本的運用。從長遠看檔案管理還應(yīng)是多方面的，運用計算機的目的就是要對各類檔案進行綜合開發(fā)和利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢建立起橫向互聯(lián)、縱向貫通、全方位、多層次的檔案信息管理系統(tǒng)，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理方面的作用。
4 必須普及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用
計算機現(xiàn)在已進入生活的各個領(lǐng)域，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息開發(fā)注入了新的活力，為檔案信息建設(shè)開辟了廣闊的前景。普及計算機技術(shù)、實現(xiàn)檔案管理自動化是未來的趨勢。計算機技術(shù)是信息化先進技術(shù)手段的核心，它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動化管理中的應(yīng)用范圍廣泛，從一般業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目、編輯等，幾乎無所不能，從而能大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高信息開發(fā)利用的效率。
5 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案工作人員的素質(zhì)
檔案工作人員是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要因素，充分發(fā)揮主要因素的作用，是提高工作效率的有力保證?，F(xiàn)代化管理需要復(fù)合型人才，在傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)軌時期，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，強化檔案工作人員的素質(zhì)教育，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的首要任務(wù)。
5.1 創(chuàng)造條件，培養(yǎng)學(xué)科帶頭人
學(xué)校檔案也肩負著教育，情報職能，文獻檔案與各專業(yè)建設(shè)，專業(yè)發(fā)展聯(lián)系也越來越密，檔案管理也越來越需要更專業(yè)的人來承擔(dān)，這樣才能發(fā)揮檔案館的作用。要達到這一目的，應(yīng)必須有在專業(yè)知識，外語水平，文書文獻知識，自動化技術(shù)于一身的“復(fù)合型”人才，來帶動整體檔案館人員規(guī)范業(yè)務(wù)工作內(nèi)容程序，積極進行科學(xué)探討和研究，達到利用檔案學(xué)知識和現(xiàn)代化技術(shù)促進專業(yè)的發(fā)展，利用專業(yè)知識不斷完善和充實檔案管理工作，進一步促進計算機技術(shù)應(yīng)用的深度。目前檔案專業(yè)帶頭人尚未納入發(fā)展目標之內(nèi)，應(yīng)積極創(chuàng)造條件，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞膶W(xué)科帶頭人，使學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校專業(yè)發(fā)展同步進行，更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻。
5.2 注重工作人員素質(zhì)教育
檔案工作人員在提高職業(yè)道德的同時，首先要精通計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)知識。應(yīng)該結(jié)合其工作實際學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，拓寬知識領(lǐng)域。我們采用的方法是：（1）進行計算機技術(shù)教育，對50歲以下的檔案工作人員要求必須聽課或自學(xué)，并且要拿到計算機操作等級證書。對檔案管理軟件的使用、對工作中經(jīng)常用到的內(nèi)容要求必須掌握。（2）派出到外地院校對部門組織的學(xué)習(xí)班學(xué)習(xí)、專門就軟件使用進行培訓(xùn)。除此之外，還要求檔案人員養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、終生學(xué)習(xí)、時刻學(xué)習(xí)，以提高自身素質(zhì)。
當(dāng)然這些還遠遠不夠。還應(yīng)該完善繼續(xù)教育制度，避免以拿文憑為目的的所謂學(xué)習(xí)，認真規(guī)劃專業(yè)課程體系，完善管理制度，應(yīng)以掌握檔案學(xué)科，計算機學(xué)科為主，兼修中文，英語等知識。積極鼓勵自學(xué)，加強傳、幫、帶，在工作中由高級職稱人員帶動和輔導(dǎo)中、初級人員，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊提高。
關(guān)鍵詞：住院醫(yī)師;規(guī)范化培訓(xùn);檔案管理;現(xiàn)狀;實踐
2011年10月14日，浙江省衛(wèi)生廳網(wǎng)上了關(guān)于浙江省住院醫(yī)師規(guī)范化臨床培訓(xùn)基地（第一批）名單，確定全省116家住院醫(yī)師規(guī)范化臨床培訓(xùn)基地，我院名列其中。我院是浙江省首批住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，同時也是首批國家全科醫(yī)生規(guī)范化培訓(xùn)示范基地，浙江省中醫(yī)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地后備基地。這三年多來，我們經(jīng)過積極探索，形成較為完善并具有我院特色的培訓(xùn)檔案，對促進培訓(xùn)工作有一定的幫助，但同時也存在一些問題。現(xiàn)總結(jié)培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀及介紹我院培訓(xùn)檔案管理實踐工作。
一、培訓(xùn)檔案管理的現(xiàn)狀
（一）培訓(xùn)檔案管理制度尚不明確
目前住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)沒有一個明確的培訓(xùn)檔案管理制度，各培訓(xùn)單位主要根據(jù)省廳基地評審和年度考核指標為參考，自定義歸檔范圍和歸檔內(nèi)容，致使一些很有價值的資料未能及時整理歸檔，檔案的完整性和規(guī)范性有待商榷。
（二）檔案管理的方式和手段相對落后
管理培訓(xùn)檔案普遍固守舊模式，未能走出慣性思維和傳統(tǒng)理念。管理硬件各單位參差不齊，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集為主，各類數(shù)據(jù)庫錄入為輔。檔案管理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不合理、種類不齊全，因輸入工作量大、預(yù)處理工作繁雜等原因未能及時進行電腦輸入，使大量信息資源閑置并浪費，約束了住院醫(yī)師培訓(xùn)檔案管理工作的開展。
（三）培訓(xùn)檔案管理隊伍力量相對薄弱
培訓(xùn)單位對培訓(xùn)檔案管理缺乏內(nèi)需動力，思想上不重視。一般沒有設(shè)專門的培訓(xùn)檔案管理人員，而是由培訓(xùn)管理人員、教學(xué)秘書或醫(yī)教干事監(jiān)管。監(jiān)管人員不但檔案意識不足，而且缺乏檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識，在日常歸檔工作中存在缺項漏項、重點不突出、文字資料和圖表資料不符等現(xiàn)象。
（四）檔案經(jīng)費投入和工具配備不足
由于新模式住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)處于摸索階段，各培訓(xùn)單位的工作重心主要在培訓(xùn)管理和質(zhì)量改進上，未能充分認識到培訓(xùn)檔案管理的重要性，對檔案管理工作的經(jīng)費投入不足，缺乏專門的工具配備和專業(yè)的管理人員，導(dǎo)致培訓(xùn)檔案歸檔不全。
（五）培訓(xùn)檔案利用率較低
培訓(xùn)單位的大部分檔案管理僅僅是把住院醫(yī)師的檔案加以保存，并未進一步進行開發(fā)和利用，造成檔案資源的浪費。
二、我院培訓(xùn)檔案管理實踐
（一）?？顚Ｓ茫訌娪曹浖O(shè)施建設(shè)
住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地建成以來，我院設(shè)立專門賬戶，培訓(xùn)經(jīng)費的使用按?？顚Ｓ梅绞竭M行專項管理，主要用于基地建設(shè)、培訓(xùn)費用、培訓(xùn)對象的工資福利待遇或生活補貼等。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視培訓(xùn)檔案管理工作，推進培訓(xùn)過程中計算機的應(yīng)用，建立考試專用電教室，引進了醫(yī)學(xué)學(xué)習(xí)與考試系統(tǒng)、學(xué)習(xí)簽到與學(xué)分管理系統(tǒng)、帶教老師與學(xué)生匿名互評系統(tǒng)等，減輕了檔案管理人員的工作量，提高培訓(xùn)檔案管理效率。
（二）定期培訓(xùn)，加強檔案管理隊伍建設(shè)
為了規(guī)范我院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地建設(shè)，加強培訓(xùn)檔案管理，提高培訓(xùn)質(zhì)量和實效，我院特設(shè)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)辦公室，由兩名專職人員負責(zé)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的管理和考核工作，其中一名工作人員為助理檔案館員。13個培訓(xùn)學(xué)科的學(xué)科秘書及各科室的科主任秘書負責(zé)培訓(xùn)原始資料的收集和整理工作，定期交住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)辦公室審核與歸檔。定期召開科主任秘書會議，對科主任秘書進行檔案相關(guān)知識培訓(xùn)，建立秘書QQ群、微信群等網(wǎng)上交流平臺，讓科主任秘書分享檔案收集和歸檔的方法，以便取長補短，提高檔案管理水平。
（三）合理分類，加強培訓(xùn)檔案完整性
主要可概括為住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地檔案、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地師資培養(yǎng)檔案、住院醫(yī)師培訓(xùn)對象檔案?；貦n案包括：基地簡介、培訓(xùn)學(xué)科、制度建設(shè)、設(shè)備情況、經(jīng)費管理等。師資培養(yǎng)檔案包括：師資隊伍花名冊、進修計劃、關(guān)于規(guī)培帶教和管理的師資培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動記錄、學(xué)員對帶教老師的評價等。培訓(xùn)對象檔案包括：學(xué)員個人基本信息資料、輪轉(zhuǎn)計劃、考勤、出科考試理論和技能成績、參加學(xué)術(shù)活動情況、帶教老師對學(xué)員的評價、獎懲等。
（四）深入研究，加強培訓(xùn)檔案的利用
我院通過對培訓(xùn)檔案的研究與對比，如對帶教老師評估表、培訓(xùn)對象出科成績等的研究和對比，分析帶教老師教學(xué)水平和培訓(xùn)對象對培訓(xùn)內(nèi)容的接受能力等，從而采取措施改進培訓(xùn)方法，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。培訓(xùn)對象檔案翔實、客觀地體現(xiàn)了培訓(xùn)對象在培訓(xùn)中培訓(xùn)效果的動態(tài)變化，有利于對其開展針對性、個性化的培訓(xùn)，提高培訓(xùn)質(zhì)量。同時，培訓(xùn)對象檔案記錄了培訓(xùn)對象的平時表現(xiàn)、培訓(xùn)效果，為選送單位提供客觀數(shù)據(jù)，讓選送單位了解培訓(xùn)對象取得的培訓(xùn)成績、培訓(xùn)接受能力和獲獎情況等，便于共同加強對培訓(xùn)對象的管理，促進規(guī)范化培訓(xùn)管理工作的順利開展。
嘉興市第二醫(yī)院推行的新模式住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理實踐時間不長，還需要不斷探索。本著在“實踐中優(yōu)化，在優(yōu)化中提升”的理念，不斷加強住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理工作，從而促進住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)質(zhì)量的持續(xù)改進。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】火電工程；竣工檔案；過程控制；科學(xué)分類；創(chuàng)優(yōu)達標
1.前言
隨著火電工程機組達標工作的開展，火電工程竣工檔案被推至基建達標投產(chǎn)考核工作的前列，故愈來愈受到工程管理相關(guān)方的重視。竣工檔案主要由施工管理資料、施工質(zhì)量保證資料、施工技術(shù)記錄、施工質(zhì)量驗收評定資料等文件、圖表組成，并與工程建設(shè)過程同步進行?！痘痣姽こ踢_標投產(chǎn)考核標準》對大中型火電機組竣工檔案提出了嚴格的要求，如何貫徹這一標準以使竣工檔案達到標準的要求是工程檔案管理的難題。本人經(jīng)過嘉興電廠二期、鎮(zhèn)海燃機工程、上海漕涇電廠等幾個項目的竣工檔案管理實踐，總結(jié)了以下一些經(jīng)驗。
2.事前正確定位，力求達成共識
火電機組的竣工檔案是隨著建設(shè)項目的開始而產(chǎn)生，又隨著建設(shè)項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設(shè)進程同步。它既是電力工程建設(shè)全過程的綜合反映，也是對后續(xù)工程寶貴的工程建設(shè)資源。因此，無論是建設(shè)單位、還是監(jiān)理、施工單位，其宗旨是一致的，即希望工程竣工檔案不僅能夠順利通過機組達標投產(chǎn)的考核，而且還希望竣工檔案能在全國同類機組中達標考核質(zhì)量取得高分。這就需要在工程建設(shè)初期通過建設(shè)單位、監(jiān)理、施工單位相互溝通，理解標準的要求，并逐條加以細化，并根據(jù)工程的特點，找出最佳的檔案編制方案，并形成具體的實施細則。將需實施的細則及時發(fā)放到相關(guān)參建單位，使各項施工記錄在工程一開始就有一個統(tǒng)一的標準，使最后移交的竣工檔案符合達標投產(chǎn)的要求，避免日后不必要的返工。
3.加強過程控制、進行及時整改
工程檔案的形成是貫穿在整個工程建設(shè)過程中。因此，加強過程控制是提高工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的重要途徑。檔案資料編制人員應(yīng)及時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項驗收、評審活動。按檔案工作要求對工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時提出整改要求，有計劃、有步驟地開展工程檔案收集的工作。在火電機組的竣工檔案管理中推行文件包管理制度，收到了顯著的成效。
工程開始必須先確定單位工程的劃分，根據(jù)單位工程劃分一覽表，明確落實文件包的名稱。制定文件管理制度，對文件包的具體內(nèi)容進行規(guī)范化、格式化，確定各個文件包相對應(yīng)的責(zé)任人名單（技術(shù)人員）。一個文件包總目錄也是此單位工程竣工檔案的案卷目錄，文件包的卷內(nèi)目錄是每個文件的題名，文件包內(nèi)文件的排放順序按四大類進行排放，即工程概況、綜合管理文件（包括開工、停工、復(fù)工、竣工報告，圖紙會審記錄，施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)安全交底記錄，單位工程施工管理檢查記錄，單位工程質(zhì)量控制文件核查表，單位工程設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明材料登記表，單位工程設(shè)計更改登記表，單位工程所用計量器具登記表，中間交付驗收交接表，單位工程竣工驗收報告，工程總結(jié)）、施工記錄、驗評記錄（四大類前后順序可按建設(shè)單位具體要求編排）。制定完文件包的框架，還需進行過程跟蹤監(jiān)督檢查。跟蹤監(jiān)督檢查由項目總工牽頭，組織技術(shù)、質(zhì)量、檔案等相關(guān)專業(yè)人員，進行定期或不定期地檢查，每次檢查結(jié)束寫出書面整改的問題報告，要求在規(guī)定時間內(nèi)相關(guān)人員整改畢完，并再次進行復(fù)查關(guān)閉，獎優(yōu)罰劣。促使各專業(yè)施工單位之間取長補短，將不良弊端消除在萌芽狀態(tài)。
4.進行科學(xué)分類、合理組卷
DL/T 241-2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》，有效解決了施工單位資料按單位工程形成、管理、編制與建設(shè)單位分類表的矛盾，有利于施工單位利用文件包的形式進行管理，便于過程控制、跟蹤管理、責(zé)任到人，又保證了案卷內(nèi)容的有機聯(lián)系，有利于提高案卷質(zhì)量。
在執(zhí)行過程中組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。在貫穿“按單位工程組卷”這條主線的同時對以下幾種資料根據(jù)其形成特征及日后的提供利用的特點，進行了比較合理的分類并單獨組卷：
4.1 金屬檢驗報告按專業(yè)及檢驗項目單獨編制目錄裝訂成冊；
4.2 焊接、熱處理按鍋爐、汽機、電控三大項，并按單位工程竣工資料的模式進行組卷；
4.3 原材料出廠證件按原材料種類及出廠證件的編號順序單獨編制目錄裝訂成冊。在單位工程資料中增加“原材料使用跟蹤臺帳”，使原材料使用情況跟蹤到部位；
4.4 土建材料試驗報告按專業(yè)及檢驗項目單獨編制目錄裝訂成冊；
4.5 沉降觀測記錄按一個工程建設(shè)周期組成一卷；
4.6 設(shè)計變更按專業(yè)單獨組卷，在單位工程資料中增加“單位工程設(shè)計更改登記表”，以便于檢索；
4.7 設(shè)備缺陷按專業(yè)單獨組卷。
5.合理安排時間，按時移交
《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》中規(guī)定：技術(shù)資料移交工作“在機組投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）移交建設(shè)單位”。技術(shù)資料移交工作量相對較大，如何合理安排好這45天的時間，是保證竣工資料按期移交的關(guān)鍵。因此，在幾個工程的實踐中，把各項與檔案資料相關(guān)之事策劃在前，工程開始之初，就對相關(guān)責(zé)任人進行交底，要求文件包各責(zé)任人按文件包組卷順序?qū)こ淌┕ぶ挟a(chǎn)生的技術(shù)資料及時放進相對應(yīng)的文件包中，在過程中進行檢查、整改。在單位工程施工結(jié)束的前幾周發(fā)竣工資料系統(tǒng)檢查通知，內(nèi)部由施工技術(shù)、質(zhì)量控制部與檔案管理人員集中進行檢查3-5天，檢查完成后發(fā)整改通知單對有問題的文件包由責(zé)任人負責(zé)整改，整改時間為5天。監(jiān)理、建設(shè)單位的專業(yè)人員審查時間為7-10天，對審查出的問題整改時間為5天；整改完成后再次由監(jiān)理、業(yè)主單位的專業(yè)人員進行復(fù)查，時間為2天。檔案室最終整理、裝訂、掃描到正式移交為20天左右。這樣可以避免因某個環(huán)節(jié)的遲緩影響整體移交工作，同時使參與工作的各相關(guān)人員都有緊迫感。
6.抓住工作重點，避免重復(fù)勞動
《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》：竣工圖的編制單位由項目建設(shè)單位委托，宜由原施工圖設(shè)計單位負責(zé)編制本單位設(shè)計范圍內(nèi)的竣工圖。為了能使竣工圖做得更加完善，更加符合檔案信息數(shù)字化的需求，要達到這一目的，必須加強施工過程中設(shè)計修改、變更的管理工作。無論是設(shè)計單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須規(guī)范設(shè)計修改單或設(shè)計變更單的過程控制。施工過程中應(yīng)及時處理產(chǎn)生的聯(lián)系單，凡涉及圖紙修改、材料及設(shè)備變更的，最終均應(yīng)轉(zhuǎn)化為設(shè)計修改通知單。施工單位在施工過程中應(yīng)嚴格杜絕“無單自行修改”的現(xiàn)象。目前許多工程在竣工圖編制工作中采取折中的辦法，即由施工單位編制竣工草圖，再由設(shè)計單位根據(jù)竣工草圖編制最終的竣工圖。這種做法，其實弊多利少，首先，這是重復(fù)勞動，盡管這種重復(fù)勞動不是在同一個單位產(chǎn)生，但就這項工作來說，增加了雙倍的工作量及工作時間；其次，對竣工圖的責(zé)任單位應(yīng)按標準準確定位，從一而終，不宜人為分散，否則在竣工圖修改定稿過程中一旦出現(xiàn)問題，會互相扯皮推諉，影響辦事效率；再次，無論從機組達標考核對竣工圖移交進度的要求，還是機組投運后業(yè)主方對竣工圖的迫切需求來說，如果設(shè)計院等待施工單位把竣工草圖繪制出來后，再整理編成正式的竣工圖，在時間進度上無論如何都無法滿足在機組投產(chǎn)后45天內(nèi)移交竣工資料的要求。
7.結(jié)論
工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，隨著現(xiàn)代化辦公程度的提高，工程管理軟件的應(yīng)用，檔案資料的編制已從過去繁重的手工編制勞動中解脫出來?，F(xiàn)代化設(shè)備的利用已能編制出一卷卷標準、規(guī)范的竣工檔案，已能做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的同時移交。在案卷外觀美觀整齊的同時必須注重內(nèi)在質(zhì)量，對各章節(jié)內(nèi)容還需嚴格審核，“完整、準確、系統(tǒng)”乃是工程檔案的“精髓”。在工作中，應(yīng)當(dāng)抓住重點，盡量減少重復(fù)勞動，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。
近幾年，在機組達標與創(chuàng)優(yōu)活動的推動下，火電工程檔案工作取得了一定的成績，如何能達到更高境界，這需要工程建設(shè)中各級技術(shù)人員及檔案管理工作人員精誠合作及共同努力。
1 信息時代檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 何為信息時代檔案管理工作
信息時代檔案管理工作的工作原理同傳統(tǒng)的管理工作不同，其管理工作建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)之上開展的，并利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對不同的檔案進行細致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價值，杜絕了由于檢索復(fù)雜而導(dǎo)致檔案信息使用效率低的現(xiàn)象。
1.2 信息時代檔案管理工作的優(yōu)勢
信息化是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個突出的優(yōu)勢：第一，信息化檔案管理具有統(tǒng)一的法律法規(guī)；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實體檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現(xiàn)代化科技做支撐，可以實現(xiàn)檔案管理的自動化。
2 信息時代檔案管理工作的現(xiàn)存不足
2.1 實體檔案較多、分類檢索復(fù)雜
盡管我國的信息化檔案管理工作已經(jīng)在各行各業(yè)中國被廣泛的采用，但在實際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對檔案進行整理，實體檔案的存儲量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實體檔案的檢索十分復(fù)雜，導(dǎo)致大量的檔案資源遭到浪費，檔案的真正價值沒有得到很好的體現(xiàn)。
2.2 管理意識落后、服務(wù)理念不足
我國目前的檔案管理工作管理意識落后，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理工作難以取得很好的進展，并且檔案管理的服務(wù)理念不足，檔案管理服務(wù)存在很多的弊端，導(dǎo)致檔案管理工作很難取得進一步的發(fā)展。
2.3 管理不夠規(guī)范、管理效率低下
目前的檔案管理工作在國有企業(yè)中較為完善，而不同企業(yè)之間由于企業(yè)資金、工作領(lǐng)域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性差。并且由于我國目前的信息化檔案管理技術(shù)還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導(dǎo)致檔案的資源共享受到很大的阻礙。
2.4 缺乏對檔案管理的重視
檔案屬于事業(yè)單位的重要組成部分，對于單位的健康發(fā)展有著重要作用。近些年，我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，面臨著愈加嚴峻的市場競爭，事業(yè)單位在此背景下以追求經(jīng)濟利潤為目標，忽視開展檔案管理工作，不重視對檔案管理的資金投入，導(dǎo)致檔案管理依舊處于信息整理的初級階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展極為不利。
3 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新和實踐策略
3.1 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、提升管理效率
信息化檔案管理工作是基于計算機和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開展的，因此在實際的信息化檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對電子檔案進行管理。同時，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計算機將相關(guān)信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上通過身份認證之后對電子檔案內(nèi)容進行檢索和查看，實現(xiàn)檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價值。不僅如此，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動化檔案管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，對檔案的自動化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。
3.2 轉(zhuǎn)變管理觀念、提升服務(wù)質(zhì)量
信息化檔案管理工作的開展，首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，針對檔案管理的現(xiàn)存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價值作為工作重心，實現(xiàn)檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務(wù)質(zhì)量，進而提高檔案管理質(zhì)量。
3.3 做好檔案錄入、強化數(shù)據(jù)管理
信息數(shù)據(jù)庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數(shù)據(jù)的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強化數(shù)據(jù)管理，檔案管理人員要建立完善、細致的信息數(shù)據(jù)庫建立方案，并嚴格按照方案對信息數(shù)據(jù)庫進行加強。同時，管理人員還要充分將現(xiàn)代化技術(shù)引入到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提升檔案管理的質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 跨流域調(diào)水；檔案管理；實踐分析
跨流域調(diào)水工程量大、涉及單位多、時間跨度長，在工程銜接、項目決策、審計稽查、竣工驗收、運行維護等方面的工作中，工程檔案具有非常重要的作用。水利工程檔案管理內(nèi)容劃分非常的復(fù)雜，尤其是跨流域水利工程，劃分出多個標段的檔案，同時由于工作地點的不集中，在檔案管理上還需要采用分級化的管理方式，才能保證檔案管理的完整性、可用性和規(guī)范性。水利工程檔案管理首先要建立科學(xué)化的檔案管理體系，包括檔案人員體系、檔案收發(fā)體系、檔案歸類體系和分級化的監(jiān)理體系，各個環(huán)節(jié)都要通過流程銜接，制度約束，才能夠保證檔案管理工作的有效性。
1.跨流域調(diào)水工程檔案管理概念與特點
跨流域調(diào)水是對水資源合理應(yīng)用的重要手段之一，其空間尺度較大、調(diào)水距離遠、工期長、涉及單位多，所以建立跨流域調(diào)水工程檔案對于保證工程規(guī)范化實施，提高工程項目質(zhì)量，加強監(jiān)理水平和后期的使用與維護工作具有非常重要的作用?？缌饔蛘{(diào)水工程的檔案管理與一般的水利工程檔案管理不同，其更加復(fù)雜、多變，牽涉企業(yè)眾多，涉及環(huán)節(jié)繁雜，檔案的利用率也非常的頻繁。跨流域調(diào)水工程檔案管理的特點主要包括以下幾個方面。
第一，跨流域調(diào)水工程量巨大，單憑國家或者地方獨立投資建設(shè)難以保證資金上的充足，所以往往都是由國家、地方、銀行、投融資渠道等多方聯(lián)合籌款興建項目。而作為投資人對項目的效益尤為關(guān)注，這就要保證檔案管理中τ詼嘣化的投資方式和比例檔案管理到位，避免出現(xiàn)法律上的糾紛。
第二，在管理模式上采用項目負責(zé)制、招投標制、工程監(jiān)理制和合同制的管理方式，這就需要有制度、規(guī)范協(xié)調(diào)各參與方的利益，并且通過工程檔案的管理能夠為后進入的施工方找到工作的參考依據(jù)和建設(shè)規(guī)范及標準，協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，保證工程項目的有序進行。
第三，跨流域調(diào)水工程的檔案主要涉及到合同、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、指示文件和其他類文件，各部分文件類型又劃分出多種類型的子文件類型，如：設(shè)計文件包括設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、設(shè)計答疑等文件；合同文件包括采購合同、施工合同、監(jiān)理合同等，要做到文件的統(tǒng)一和有序管理必須根據(jù)工程整體項目的實施過程有序的劃分，才能做到檔案的科學(xué)利用。
第四，跨流域調(diào)水工程工期長，施工企業(yè)參與和準入的時間不同，這就會導(dǎo)致工程項目的整體質(zhì)量難以保證，所以工程檔案管理中的施工建設(shè)參數(shù)、材料參數(shù)等重要信息可以作為施工過程的重要參考。檔案管理人員不僅要熟悉水利工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的施工過程，而且要清楚的知道不同檔案資料對不同企業(yè)的用途，做到檔案的合理利用。
2.跨流域調(diào)水工程檔案管理實踐流程
跨流域調(diào)水工程檔案管理能夠為項目決策、項目建設(shè)、項目監(jiān)理、審計稽查、竣工驗收、投產(chǎn)運營、擴建改造、維修維護等提供全面可靠的資料支撐。檔案管理工作流程包括前期信息的收集、立項資料的管理、設(shè)計資料的管理、招投標資料的管理、施工資料的管理、監(jiān)理資料的管理和建設(shè)資料的管理等。根據(jù)跨流域調(diào)水工程的生命周期逐一的建立檔案，形成有序的檔案管理體制，在不同階段都應(yīng)制定及時有效的管理辦法和檔案管理細則，根據(jù)具體項目的建設(shè)內(nèi)容進行檔案的有序劃分，始終保證檔案的連續(xù)性和檔案管理的可控性。
跨流域調(diào)水工程的過程管理非常重要，而檔案管理內(nèi)容則涉及到每個環(huán)節(jié)銜接的重要參考和質(zhì)量控制標準。在檔案管理中，要強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理，對每個子項目的建設(shè)過程細節(jié)進行控制和管理，保證工程質(zhì)量和工程進度的順利實施。首先在對招投標文件進行管理時要明確提出應(yīng)歸檔材料的具體內(nèi)容、數(shù)量與規(guī)范，便于對項目的參與單位進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理；其次要在工程建設(shè)過程中，對工程建設(shè)數(shù)據(jù)和工程驗收數(shù)據(jù)進行整體把控，保證檔案信息與工程項目建設(shè)信息準確無誤。最后將檔案管理工作與工程建設(shè)的總目標聯(lián)系起來，建立規(guī)范的檔案使用制度，明確檔案使用章程，使檔案的使用更加規(guī)范化、科學(xué)化。
3.跨流域調(diào)水工程檔案管理實踐遇到的問題與解決方法
3.1檔案管理與工程建設(shè)進度不同步問題
跨流域調(diào)水工程工期長，一些檔案管理人員認為工作可以慢慢來，等一個子項目完成后再進行檔案的整理。這種想法是錯誤的，檔案管理工作是各工程有機的載體，只有保證檔案資料的采集、分類與工程建設(shè)同步才能夠做到準確無誤。所以，檔案的建設(shè)與管理必須要形成即時完成制度，各項目主管保證與檔案管理人員的實時溝通，實施施工前的介入、施工中的控制和施工后的驗收檔案管理模式，杜絕事后突擊整理檔案的工作做法，保證檔案信息的準確性。
3.2檔案管理人員被動接收各種資料的問題
在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理人員被動接收各種資料的問題非常普遍，這導(dǎo)致檔案的利用效率低，檔案存在滯后性的問題。所以要打破檔案管理的被動局面就必須要明確好檔案管理的工作方向，處理好檔案管理與工程建設(shè)之間的關(guān)系，使檔案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分體現(xiàn)檔案資料的價值和檔案管理工作的重要性。
3.3檔案管理與使用不規(guī)范問題
一些工程的檔案管理完全是將所有資料交由檔案管理員進行整理、分類和歸檔，這導(dǎo)致對跨流域調(diào)水工程檔案管理不熟悉的檔案管理員，將檔案分類和歸檔錯誤，導(dǎo)致使用起來很難快速找到，并且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的問題。此外，對于檔案的使用也是隨意調(diào)用，沒有嚴格的審核手續(xù)，導(dǎo)致重要信息被竊取，檔案的遺失等問題存在。所以在檔案管理和使用過程中，要建立檔案資料部門審核制度和檔案移交管理制度，一方面由各主管部門進行審核，確定檔案的分屬類別，便于檔案管理員進行分類管理，另一方面通過嚴格的檔案移交手續(xù)，保證檔案的使用途徑準確，有利于檔案管理員及時收回檔案，杜絕檔案的遺失問題。