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第1篇

關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化

高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)校基建處對基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。

一、抓住高校基建檔案的特點(diǎn)

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對于高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)?；n案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:

1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來源的廣泛性

基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計(jì)部門的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定過程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。

2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過程的完整性

基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。

3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性

基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。

4.基本建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對于工程進(jìn)度的滯后性

基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征，相對于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。

6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長久性和不可替代性

一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性

長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識(shí)”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個(gè)方面:

1.建檔質(zhì)量不高

有些檔案管理人員對基本建設(shè)工程信息的來龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。

2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新

是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式

基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:

1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。

5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。

總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。基建檔案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學(xué)?；n案管理的現(xiàn)代化問題，進(jìn)一步做好學(xué)?；n案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅(jiān).淺談高校基建檔案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅(jiān).論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.

參考文獻(xiàn)

1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.

第2篇

關(guān)鍵詞：電算化：會(huì)計(jì)檔案：新挑戰(zhàn)

一、電算化促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案內(nèi)涵的拓展

電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。電算化會(huì)計(jì)檔案除傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)檔案外，還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。其中系統(tǒng)軟件檔案又可分文字材料與計(jì)算機(jī)軟件程序兩部分。主要由下列內(nèi)容組成：（1）計(jì)算機(jī)硬件型號(hào)、存貯空間大小、外部設(shè)備類型；（2）計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)（或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)）型號(hào)；（3）財(cái)會(huì)電算化軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；（4）軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；（5）與財(cái)會(huì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊?？梢?，會(huì)計(jì)電算化條件下，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和會(huì)計(jì)信息的數(shù)據(jù)化和程序化，會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，還包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)文件，1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，在制度上確立了從電算化會(huì)計(jì)檔案是雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。

二、電算化提高了會(huì)計(jì)檔案的技術(shù)和知識(shí)含量

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的，由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能運(yùn)行，而且電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)，會(huì)計(jì)電子檔案必須在相應(yīng)的軟件環(huán)境支持下使用，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件也不斷升級(jí)，這說明會(huì)計(jì)檔案也在不斷技術(shù)化、知識(shí)化和信息化。

三、電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案的信息的真實(shí)性和安全性要求更高

準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會(huì)計(jì)檔案的生命所在，是對會(huì)計(jì)工作提出的最基本的要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算過程中通過設(shè)且賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄、計(jì)算、反映和監(jiān)督而形成的，要求較強(qiáng)的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

然而，在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性就難以保證；再者，電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。由于這種通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會(huì)危害性，相對手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言，發(fā)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案要求要高。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容。這就為會(huì)計(jì)檔案的管理提出了新的課題。

四、電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性要求更高

不論機(jī)關(guān)，還是各企事業(yè)單位，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算的，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。所形成的專業(yè)材料也是相同的，都是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。每個(gè)單位每天在處理會(huì)計(jì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會(huì)形成較多的會(huì)汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會(huì)計(jì)檔案更有存貯價(jià)值，電算化會(huì)計(jì)檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價(jià)值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和各企事業(yè)單位的財(cái)會(huì)部門在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中自然形成的，并按一定規(guī)律科學(xué)的集中保存?zhèn)洳榈膶I(yè)文件材料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和年終決算等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。這些專業(yè)材料內(nèi)犯了大量的有價(jià)值的信息。在經(jīng)濟(jì)預(yù)測和經(jīng)濟(jì)決策中有重要的作用。首先，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄。由于會(huì)計(jì)檔案與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)緊密相關(guān)它通過會(huì)計(jì)核算的專門方法，對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支，予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，具有連續(xù)性和制約性的特點(diǎn)。從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿，最終產(chǎn)生會(huì)計(jì)報(bào)表，構(gòu)成了一個(gè)完整的體系，直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種內(nèi)容的特殊性，賦予會(huì)計(jì)檔案較強(qiáng)的專業(yè)性。因此可以說會(huì)計(jì)檔案是總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)臉的重要資料。其次，會(huì)計(jì)檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展會(huì)計(jì)分析等項(xiàng)工作的不可缺少的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案完整地記載了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各項(xiàng)指標(biāo)，作為會(huì)計(jì)分析的工具，對貫徹黨和國家的財(cái)經(jīng)方針，編制預(yù)算、決算，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)管理等都具有重要作用。再次，會(huì)計(jì)檔案是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和落實(shí)黨的各項(xiàng)政策的重要的依據(jù)，是檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要工具。會(huì)計(jì)檔案客觀地記錄了會(huì)計(jì)各項(xiàng)活動(dòng)中的情況，在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)中會(huì)計(jì)檔案無可辯駁地揭穿了一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的事實(shí)。從而維護(hù)了財(cái)經(jīng)紀(jì)律保護(hù)了國家財(cái)產(chǎn)。會(huì)計(jì)檔案在落實(shí)黨的各項(xiàng)政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠史料。它記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過，記錄了經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，是有重要價(jià)值的史料。

會(huì)計(jì)檔案的作用是客觀存在的，而會(huì)計(jì)檔案作用能否發(fā)揮，取決于一定的條件下能否對會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)的管理。在會(huì)計(jì)電算化條件下，要管理好會(huì)計(jì)檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會(huì)計(jì)檔案信息源頭質(zhì)量。另外在利用會(huì)計(jì)信息時(shí)，要嚴(yán)格辦理利用手段。實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)就越多。需要科學(xué)地對不同版本的軟件和相應(yīng)的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、存儲(chǔ)、調(diào)用。檔案應(yīng)專人專室管理；應(yīng)制定嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，如硬盤數(shù)據(jù)保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、調(diào)閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會(huì)計(jì)檔案的收集工作來看，電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間內(nèi)，把計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件儲(chǔ)存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

從電算化會(huì)計(jì)檔案的各運(yùn)行環(huán)節(jié)的管理與保存來看，應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)電算化檔案管理崗位，專職負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔(dān)任會(huì)計(jì)電算化檔案的管理職務(wù)。會(huì)計(jì)電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機(jī)日志、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表（包括月度、季度、年度及不定期會(huì)計(jì)報(bào)表、附表）應(yīng)定期打印。其中，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會(huì)計(jì)資料必須按規(guī)定整理保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“ab備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，即對所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有所不同，就可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，筆者認(rèn)為電算化會(huì)計(jì)檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

從電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱來看，調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有兩種情況：（1）所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；（2）所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

從電算化會(huì)計(jì)檔案的移交因工作崗位調(diào)整而更換會(huì)計(jì)電算化檔案管理員時(shí)，要辦理移交手續(xù)。編制會(huì)計(jì)電算化檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交會(huì)計(jì)電算化檔案要由單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字。從電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀來看，保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，由檔案保管人員向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實(shí)施銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。

從電算化會(huì)計(jì)檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質(zhì)電算化會(huì)計(jì)檔案要裝入特制的軟件盒內(nèi)，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會(huì)計(jì)檔案的庫房一定要避開磁場，如遠(yuǎn)離大功率的發(fā)電機(jī)等，軟盤不要接觸永久磁鐵；電算化會(huì)計(jì)檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進(jìn)人庫房，還要配備有滅火設(shè)備；為使盤片不變形，庫內(nèi)溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應(yīng)配有溫、濕度測量儀器和空調(diào)器，嚴(yán)格監(jiān)測，及時(shí)調(diào)整；電算化會(huì)計(jì)檔案的庫房必須保證衛(wèi)生清潔，為此要配備吸塵設(shè)備，嚴(yán)防灰塵對磁性介質(zhì)的污染破壞。

參考文獻(xiàn)：

[1]張前。電算化環(huán)捷對會(huì)計(jì)檔案的影響及管理要求[j].交通財(cái)會(huì)，2001，（10）。

第3篇

關(guān)鍵詞 檔案 信息資源 開發(fā)

中圖分類號(hào)：G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1檔案信息資源開發(fā)的含義與內(nèi)容

1.1信息資源

信息資源是經(jīng)過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關(guān)的信息，信息資源是可利用的信息，是當(dāng)前生產(chǎn)力和研究水平下人類所開發(fā)與組織的信息；信息資源是通過人類的參與而獲取的信息， 人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用，特別是人類步入信息時(shí)代，科學(xué)的進(jìn)步、社會(huì)的繁榮已離不開信息，信息資源的貧富狀況和開發(fā)利用程度已成為衡量一個(gè)國家或地區(qū)文明水平的標(biāo)準(zhǔn)，是檢驗(yàn)其經(jīng)濟(jì)、文化、科技乃至綜合國力的重要指標(biāo)。 因此， 重視與加強(qiáng)信息資源建設(shè)已成為人類的共識(shí)。

1.2檔案信息資源開發(fā)

檔案信息資源的開發(fā)，簡單來說就是在檔案工作領(lǐng)域運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質(zhì)量的過程。開發(fā)屬于檔案管理工作范疇，是信息社會(huì)條件下檔案管理工作的重要變革和檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的重新組合。它是立足于豐富的檔案信息資源貯藏基礎(chǔ)上的一種信息的研究和再生產(chǎn)活動(dòng)。開發(fā)的任務(wù)是生成有用信息，通過信息的生產(chǎn)來確保信息的供給。在信息技術(shù)快速發(fā)展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，檔案信息資源開發(fā)又呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)：一是技術(shù)含量高，工作程序復(fù)雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復(fù)雜的技術(shù)手段；二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識(shí)的爆炸性增長，海量信息會(huì)造成工作量無限地?cái)U(kuò)大，無論是處理文書檔案數(shù)據(jù)還是科技、專門檔案數(shù)據(jù)，都是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

1.3檔案信息資源有效開發(fā)的內(nèi)容

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們不再重視對信息載體的獲得，而是注重對信息的有效吸收。為了適應(yīng)這種變化，檔案部門不能只局限于向利用者和訪問者提供本部門檔案，而應(yīng)本著檔案資源管理的特有屬性和原則，提供包括網(wǎng)絡(luò)信息在內(nèi)的所有可能得到的信息。因而檔案信息資源開發(fā)的對象不再僅僅是傳統(tǒng)的館藏，而應(yīng)是包括傳統(tǒng)館藏、文獻(xiàn)資料、電子出版物和網(wǎng)絡(luò)信息在內(nèi)的涵蓋范圍甚廣的信息資源。但目前，由于對檔案信息資源開發(fā)的概念還沒有統(tǒng)一說法，所以關(guān)于開發(fā)的具體工作內(nèi)容不免各持己見。比較突出的有兩種意見：一種認(rèn)為開發(fā)包括檔案業(yè)務(wù)工作的許多環(huán)節(jié)，即收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等；另一種認(rèn)為開發(fā)包括檔案信息加工和輸出兩部分，即編目、編研和提供利用、咨詢服務(wù)等。筆者認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息資源開發(fā)，應(yīng)該是檔案管理部門根據(jù)社會(huì)需要，采用專業(yè)方式和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從所收藏的檔案資料或網(wǎng)絡(luò)信息上發(fā)掘有用的信息材料，有選擇地進(jìn)行編目或制成檔案加工品，提供給檔案利用者使用。確切地說是以生產(chǎn)各種形式、不同層次的新型檔案信息產(chǎn)品為目標(biāo)，以累積的檔案資料上的信息資源貯藏為開發(fā)對象，以組織鑒別、引導(dǎo)交流、編纂研究等為主要手段，有效地傳遞信息，提高信息的利用程度。

2檔案信息資源有效開發(fā)的條件與原則

2.1檔案信息資源有效開發(fā)的條件

2.1.1檔案信息資源的合理配置

它是制約檔案信息資源開發(fā)的重要條件，關(guān)系著新型信息產(chǎn)品的質(zhì)量和信息服務(wù)的質(zhì)量。要搞好檔案信息資源的合理配置，首先要根據(jù)檔案館面對的利用者和訪問者對信息需求的范圍、未來需求的變化確定檔案信息資源的配置原則和館藏結(jié)構(gòu)模式，形成多載體、有層次、有重點(diǎn)、有特色的綜合性檔案信息資源體系。其次，要根據(jù)檔案的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對象的需求，有選擇地存貯一些相關(guān)學(xué)科或?qū)ｎ}的文獻(xiàn)資料、報(bào)刊等，并使之具有較強(qiáng)的針對性、系統(tǒng)性和完整性，增大文獻(xiàn)資料信息資源在檔案館藏中的比重，豐富檔案館藏內(nèi)涵。再次，根據(jù)信息來源渠道、檔案館自身的技術(shù)條件以及利用者的需求層次，引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的數(shù)據(jù)庫，存貯網(wǎng)上有用的信息。

2.1.2高智能的投入

開發(fā)人員智能是制約信息資源有效開發(fā)的關(guān)鍵，實(shí)現(xiàn)高智能的投入，是提高信息源和信息產(chǎn)品質(zhì)量及信息傳遞速度的根本保證。因此，有效地開發(fā)檔案信息資源需要聚集有較高素質(zhì)的開發(fā)和管理人才，即掌握檔案專業(yè)管理知識(shí)，熟悉館藏，有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能準(zhǔn)確判斷利用者現(xiàn)實(shí)和未淼男畔⑿棖螅具有較高的的信息研究、編纂和宣傳的能力。這些能力是指檔案部門的團(tuán)隊(duì)能力。有了這樣的人才隊(duì)伍，才能確保對檔案信息資源實(shí)施有效開發(fā)，提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

2.1.3高信息技術(shù)應(yīng)用水平

即利用現(xiàn)代化通信設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，及時(shí)準(zhǔn)確地獲取、處理、貯存和傳遞信息以及信息標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)水平。先進(jìn)的信息技術(shù)是提高信息資源開發(fā)效率、擴(kuò)大信息交流范圍、加速信息傳遞、提高信息資源再生產(chǎn)水平的根本保證。

2.2檔案信息資源有效開發(fā)應(yīng)遵循的原則

2.2.1針對性原則

規(guī)劃檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容和形式，應(yīng)緊緊圍繞利用者信息需求這個(gè)中心，深入基層調(diào)查研究，制定出當(dāng)前或階段性資源開發(fā)計(jì)劃，并根據(jù)利用者信息需求變化隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

2.2.2及時(shí)性原則

了解利用者現(xiàn)實(shí)信息需求，及時(shí)對相關(guān)信息資源進(jìn)行整序、研究，并在較短時(shí)間內(nèi)加工成利用者所需要的信息產(chǎn)品，使檔案信息的作用最快、最好地發(fā)揮出來。

2.2.3安全性原則

要依據(jù)《檔案法》制定檔案的解密和劃分使用范圍，開發(fā)出的信息產(chǎn)品必須真實(shí)可靠。保證檔案的完整與安全，使檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

2.2.4效益性原則

正確處理好社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益兩者之間的關(guān)系，把社會(huì)效益放在首位。注重研究把檔案信息資源盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，滿足黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的檔案信息需求。在此基礎(chǔ)上，合理收費(fèi)，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，借以改善檔案信息資源開發(fā)的條件。

3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效開發(fā)的策略

3.1深入開展檔案信息的增值服務(wù)，實(shí)行大膽嘗試

要解決滯后的檔案管理及利用工作與信息需求日益全球化、多樣化與及時(shí)性之間的矛盾，就要求我們面向社會(huì)，結(jié)合實(shí)際，積極主動(dòng)豐富館藏，開拓檔案信息社會(huì)化服務(wù)的新領(lǐng)域、新方式，拓展檔案信息的增值服務(wù)。目前，利用社會(huì)服務(wù)深入群眾這一特點(diǎn)，把檔案信息服務(wù)與社會(huì)服務(wù)緊密結(jié)合起來，在內(nèi)容上針對需求開展定向服務(wù)，方式上嘗試公眾展出、咨詢服務(wù)、宣傳教育等多種模式，時(shí)間上可以定期與隨機(jī)結(jié)合，范圍上則可采取定點(diǎn)或流動(dòng)性，真正做到走出檔案館的狹小空間，主動(dòng)出擊，深入群眾。

創(chuàng)建文件中心，也是一個(gè)有效的手段。目前檔案館與利用者之間的突出問題是檔案館保存的多數(shù)是10年前的文件材料，不是社會(huì)公眾所廣泛需要的，而社會(huì)公眾要查詢的現(xiàn)行文件材料卻保存在各單位的檔案室內(nèi)。一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業(yè)務(wù)繁忙，既沒有時(shí)間，也沒有面向社會(huì)提供利用的義務(wù)和條件。建立檔案文件服務(wù)中心，將各單位面向社會(huì)公布實(shí)施的有關(guān)文件，提前復(fù)制集中起來，面向社會(huì)統(tǒng)一提供利用。對未收集到中心的公開文件，負(fù)責(zé)提供代為查詢服務(wù)，不失為檔案部門提供社會(huì)化信息服務(wù)的一個(gè)好方法。

3.2積極開展智力型服務(wù)模式，實(shí)行信息服務(wù)

今世界，知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新的速度越來越快，高新技術(shù)對經(jīng)濟(jì)增長的貢獻(xiàn)率越來越大，世界范圍內(nèi)的信息產(chǎn)業(yè)化程度的增強(qiáng)，對檔案信息的要求和依賴也越來越大，從而帶來檔案信息服務(wù)方式的重大變革。因此應(yīng)該及時(shí)更新觀念，明確檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)條件下的服務(wù)導(dǎo)向和工作重點(diǎn)，牢固樹立以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想。在此基礎(chǔ)上，檔案部門要從實(shí)際出發(fā)，大膽改革現(xiàn)行管理體制和運(yùn)行機(jī)制，努力適應(yīng)市場對檔案要求的新特點(diǎn)，檔案部門應(yīng)及時(shí)了解檔案信息的需求，制定切實(shí)可行的檔案利用工作計(jì)劃，根據(jù)活動(dòng)的需要，檔案利用價(jià)值等有選擇、有目的地積極開展編研服務(wù)、定題服務(wù)、咨詢服務(wù)。向利用者提供指南，根據(jù)科技人員的研究課題，從檔案文獻(xiàn)中選擇有用的檔案資料、信息進(jìn)行加工編輯，把有用的檔案信息資源開發(fā)出來，主動(dòng)地為利用者提供服務(wù)，并充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)檢索手段，提高服務(wù)效率。

3.3完善檔案管理機(jī)制，實(shí)行前端控制

要提高檔案工作的“快速反應(yīng)能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時(shí)間提前，對一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時(shí)歸檔并提前收集進(jìn)館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使其及時(shí)發(fā)揮更大的作用。同時(shí)可以擴(kuò)大接收、征收的范圍，加強(qiáng)與經(jīng)濟(jì)、法律等聯(lián)系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。在方式上，可建立檔案征集信息員網(wǎng)絡(luò)等制度。在管理機(jī)制上，加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目建檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)和檢查，參加重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦組織機(jī)構(gòu)，做好重要會(huì)議、重大活動(dòng)建檔和檔案進(jìn)館的協(xié)調(diào)服務(wù)和監(jiān)督指導(dǎo)工作，重視黨建工作、機(jī)構(gòu)改革、民營企業(yè)發(fā)展和城鎮(zhèn)建設(shè)等方面建檔工作的指導(dǎo)和服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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