時(shí)間：2022-12-19 05:03:09
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1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想觀念跟不上時(shí)展的需要
西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，觀念守舊，認(rèn)為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務(wù)性工作，與科研教學(xué)沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時(shí)對(duì)檔案管理工作不聞不問；人財(cái)物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對(duì)學(xué)校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔(dān)任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)
高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對(duì)國(guó)家檔案日常管理八項(xiàng)制度都不清楚，僅僅將其作為一個(gè)工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代對(duì)高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。
1.3經(jīng)費(fèi)投入不足，場(chǎng)地不標(biāo)準(zhǔn)不健全
由于受辦學(xué)經(jīng)費(fèi)限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，缺少專門的檔案管理場(chǎng)地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)。
1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動(dòng)關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評(píng)定崗位技術(shù)、黨團(tuán)政審、獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個(gè)人基本信息，內(nèi)容很簡(jiǎn)單，對(duì)于更詳實(shí)材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎(jiǎng)等很難及時(shí)收集，不能反映個(gè)人全面信息和最新動(dòng)態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，個(gè)人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個(gè)人信息只容許上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動(dòng)輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對(duì)策
2.1西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高校快速發(fā)展起到保駕護(hù)航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績(jī)效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實(shí)力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認(rèn)識(shí)上要意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)出臺(tái)文件對(duì)各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費(fèi)；按照國(guó)家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進(jìn)修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場(chǎng)地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時(shí)定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對(duì)于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進(jìn)修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對(duì)于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時(shí)對(duì)其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進(jìn)人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時(shí)工作中還要不斷加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強(qiáng)的復(fù)合型專業(yè)人員。
2.3加大經(jīng)費(fèi)投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房
加大高校人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識(shí)到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費(fèi)，配足配全管理設(shè)備材料；按照國(guó)家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場(chǎng)地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實(shí)人事檔案管理信息化系統(tǒng)。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會(huì)等途徑，強(qiáng)化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個(gè)人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯(cuò)誤、證明、獎(jiǎng)勵(lì)、工資、黨團(tuán)和其他類）全面及時(shí)上交；同時(shí)，人事檔案除了個(gè)別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個(gè)人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時(shí)也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事檔案信息化建設(shè)步伐
（一）傳統(tǒng)人事檔案管理思想觀念陳舊
在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，都是由人工進(jìn)行管理，在實(shí)際的工作中，由于管理人員的思想觀念比較落后，也沒有接受新的檔案管理理念的思想，所以其工作的思維方式受到了很大的束縛，一直堅(jiān)持的是“重保護(hù)，輕利用”，檔案保存的很完整，但卻沒有發(fā)揮實(shí)際效益，很多管理員認(rèn)為只要按時(shí)收集，妥善保管，提供相應(yīng)的憑據(jù)就可以了，但是卻沒有人更加深刻的去思考這個(gè)問題，也沒有考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價(jià)值，以及怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等，這些傳統(tǒng)的思想觀念阻撓了檔案信息資源的開發(fā)和利用，同時(shí)也影響了人事檔案管理的發(fā)展。人事檔案管理人員的思想觀念對(duì)人事檔案管理模式的改革具有深遠(yuǎn)的影響。在信息時(shí)代，人們認(rèn)識(shí)到了開發(fā)利用信息資源的重要性，但在實(shí)際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢(shì)仍具有很大的束縛性，很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價(jià)值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因?yàn)檫@些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
當(dāng)前，信息化不斷發(fā)展，人事檔案管理為了滿足更多用戶的要求，所以檔案管理人員就要有更高水平的工作能力。檔案管理人員不具備現(xiàn)代技術(shù)管理水平，也沒有先進(jìn)的思想，這些對(duì)人事檔案管理工作有很大的阻礙作用。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務(wù)水平不高，缺乏檔案管理的利用意識(shí)，對(duì)檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平，先進(jìn)的思想觀念，還要有較高的知識(shí)層次和科學(xué)的技術(shù)水平。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。
（三）檔案管理的技術(shù)服務(wù)落后
傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)落后，尤其是很少借助計(jì)算機(jī)的幫助，計(jì)算機(jī)軟件一般只用在日常辦公中，然而，檔案信息的輸入，儲(chǔ)存和開發(fā)完全是用手工進(jìn)行操作，這樣工作效率不高又浪費(fèi)很多時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的封閉管理模式肯定不能適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，所以，要解決這個(gè)問題就要充分的發(fā)揮人事檔案在信息開發(fā)中的應(yīng)用，開發(fā)數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的管理系統(tǒng)，來適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。
二、信息時(shí)代下人事檔案管理的新探究
（一）人事檔案信息化管理觀念的更新
如今社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈，如何準(zhǔn)確的獲得信息是個(gè)人成功的關(guān)鍵。很多人認(rèn)為人事檔案是個(gè)人的隱私，不應(yīng)該當(dāng)眾公布。因此，我們要改變傳統(tǒng)的思想觀念，正確的對(duì)待人事檔案的保存性，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候完全可以將這些信息作為資源進(jìn)行有效利用，主動(dòng)為社會(huì)主義人才市場(chǎng)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。比如，人事制度的推行，讓許多“單位人”變成“社會(huì)人”。我們要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，擴(kuò)大歸檔范圍，借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，為決策機(jī)關(guān)和人事工作提供參考和服務(wù)。
（二）人事檔案信息化管理的模式優(yōu)化
想要優(yōu)化人事檔案管理模式，首先要做的工作就是建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會(huì)，完善委員會(huì)工作職能和檔案管理員的工作職責(zé)，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理體系，能夠做到及時(shí)有效地信息溝通，處理可能出現(xiàn)的問題和矛盾。除此之外，所有的檔案要進(jìn)行分類整理，比如說干部的檔案放在一起，普通職員的檔案進(jìn)行歸類，這樣就不會(huì)混為一談。想要使企業(yè)更好的運(yùn)轉(zhuǎn)，人事檔案管理工作是其中重要的環(huán)節(jié)。
（三）人事檔案信息化管理的技術(shù)革新
21世紀(jì)是信息的時(shí)代，也是技術(shù)的時(shí)代，所以要求我們的生產(chǎn)生活要更好的利用信息技術(shù)。對(duì)于人事檔案管理來說也不例外，需要進(jìn)行徹底的技術(shù)改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理很少借助計(jì)算機(jī)的幫助，現(xiàn)在，就需要我們充分利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能有效的完成人事檔案管理工作，建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系，檔案管理工作者要十分熟練的掌握如何操控計(jì)算機(jī)，使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。
（四）人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范
長(zhǎng)期以來，我國(guó)人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問題，制約著人事檔案管理工作的發(fā)展，為了更好的發(fā)展，所以我們要實(shí)施新的標(biāo)準(zhǔn)。將人事檔案管理真正納入整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)，接受國(guó)家檔案事業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)。人事檔案管理的規(guī)范化是根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)、系統(tǒng)的管理人事檔案，更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。只有將人事檔案管理納入整個(gè)檔案系統(tǒng)，才能發(fā)揮人事檔案管理的作用。
人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，更是事業(yè)單位以人為本、科學(xué)管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹立檔案信息服務(wù)理念，形成信息檔案、服務(wù)育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。它不僅有利于對(duì)人事檔案實(shí)體和信息的保護(hù)，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開發(fā)利用，提高人事檔案的利用價(jià)值，同時(shí)可節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，減輕各用人單位的負(fù)擔(dān)。人事檔案信息化管理是建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮人才信息資源的價(jià)值，從而真正為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導(dǎo)服務(wù)作用。
1.1傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬
屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時(shí)卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對(duì)檔案不重視，覺得和自己工作學(xué)習(xí)沒關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來造成的。
1.2檔案材料單一。
傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個(gè)人政治面貌為主，家庭出生、社會(huì)關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時(shí)工作表現(xiàn)、文化進(jìn)修程度、心理健康狀況、學(xué)生評(píng)分高低等方面的材料較少。
2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性
我國(guó)自改革開放以來，經(jīng)濟(jì)生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動(dòng)頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會(huì)人。人事檔案的重要性也減弱了，對(duì)人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對(duì)人事檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對(duì)人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價(jià)值的實(shí)用性，我國(guó)教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動(dòng)性更強(qiáng)，同時(shí)也對(duì)人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個(gè)人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個(gè)人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。
2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時(shí)教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)中形成的完整反映教師個(gè)人的勞動(dòng)成果和智慧及獎(jiǎng)懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評(píng)職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長(zhǎng)檔案。為每一位教師編制一份個(gè)人成長(zhǎng)檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎(jiǎng)情況、學(xué)生對(duì)教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。教師成長(zhǎng)目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長(zhǎng)、優(yōu)勢(shì)，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動(dòng)態(tài)形式公示。這樣教師對(duì)自己的狀況十分清晰，能夠及時(shí)糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長(zhǎng)、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實(shí)現(xiàn)“績(jī)效化”
傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績(jī)效”作用。現(xiàn)在我國(guó)高中以下義務(wù)教育階段實(shí)行績(jī)效工資改革，績(jī)效改革涉及教師的崗位工資核定、績(jī)效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們?cè)谝院蟮臋n案工作中必須突出檔案的“績(jī)效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實(shí)用性。
2.4強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案功能的多樣性
國(guó)家教委6號(hào)令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人的成長(zhǎng)歷史和業(yè)績(jī)，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對(duì)于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會(huì)單位對(duì)于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無，只要有個(gè)人專門保管即可。沒有對(duì)人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對(duì)人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴(kuò)大對(duì)教師人事信息的收集范圍，對(duì)學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對(duì)手里的人事檔案信息進(jìn)行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時(shí)效性和利用價(jià)值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動(dòng)態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對(duì)人事檔案形成信息化、集約化、動(dòng)態(tài)化管理。
2.5提高人事檔案管理方法，加強(qiáng)人事檔案信息化程度
隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢(shì)。信息化已貫穿我們生活的每個(gè)角落。我國(guó)把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點(diǎn)在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實(shí)情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢(shì)下，人事檔案信息化必須進(jìn)快實(shí)施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實(shí)現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。增強(qiáng)了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會(huì)單位服務(wù)。
2.6健全人事檔案的管理制度
健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對(duì)學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實(shí)現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項(xiàng)較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實(shí)際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展做貢獻(xiàn)。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進(jìn)一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
2.7提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
（一）人事檔案管理理念滯后、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高
人事檔案一直以來政治性比較強(qiáng)，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)思想上重保管輕利用，認(rèn)為只要做好檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案是重要的人力信息資源，是高?？茖W(xué)決策的重要依據(jù)，是提高工作質(zhì)量的重要保障。由于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案管理人員多數(shù)由組織人事部門的非專業(yè)人員兼任，專業(yè)不對(duì)口，對(duì)專業(yè)知識(shí)缺乏了解，自學(xué)動(dòng)力不足，培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，流動(dòng)性大等因素嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。
（二）人事檔案利用效率低，信息化管理水平亟待提高
高校人事檔案管理由其特殊性和投入經(jīng)費(fèi)等方面的原因，大部分處于手工和半手工狀態(tài)。大量的人事檔案沒有建立起分類信息數(shù)據(jù)庫，在需要對(duì)人事檔案進(jìn)行檢索、專項(xiàng)查詢和類別分析時(shí)主要靠查閱紙質(zhì)材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)加重了紙質(zhì)材料的磨損。此外，鑒于對(duì)檔案信息安全性的考慮，大多數(shù)單位的人事檔案信息都沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，不便于部分領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人對(duì)除憑證外基本信息的查詢，低利用率彰顯不出人事檔案的價(jià)值。
（三）人事檔案紙質(zhì)材料的加工裝訂形式有待改進(jìn)
多年以來，我們一直采用鞋帶穿孔式的方法裝訂人事檔案材料，鞋帶穿孔式裝訂材料的方法給人事檔案管理帶來了諸多不便。此方式的弊端一是不易拆裝，二是易造成打眼處材料的破損。按照上級(jí)檔案主管部門的要求，若孔距發(fā)生變化，檔案工作人員需要對(duì)所有人事檔案的材料重新進(jìn)行粘補(bǔ)打孔，重新粘補(bǔ)過的人事檔案材料不僅影響美觀，使用壽命也短。
二、高校人事檔案管理的創(chuàng)新探討
要想充分發(fā)揮人事檔案的指導(dǎo)作用，就必須創(chuàng)新。創(chuàng)新首先，要將檔案分散管理變?yōu)榧芯C合管理，豐富檔案內(nèi)容；其次，提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用；再次，推進(jìn)信息化管理，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平；最后，從細(xì)節(jié)著眼，在檔案美觀、耐用方面多研究。而要想實(shí)現(xiàn)這些創(chuàng)新，需要建立穩(wěn)定的、專業(yè)性強(qiáng)的高水平人事檔案管理人員隊(duì)伍，唯有如此，才能形成全面、實(shí)用、高效的人事檔案管理體系。本文將對(duì)以上四條措施進(jìn)行詳細(xì)地講解：
（一）變分散管理為集中管理，豐富檔案內(nèi)容
《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施后，從高校人事檔案科學(xué)管理的要求出發(fā)，許多高校建立了綜合檔案室。這種變分散管理為集中綜合的管理方式有利于高校人事檔案管理工作的發(fā)展。暢通收集渠道，建立人事檔案材料報(bào)送制度。在集中綜合管理的基礎(chǔ)上，在校屬各單位設(shè)立兼職檔案員，要求兼職檔案管理人員本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、腳勤”，經(jīng)常與高校組織人事處、教務(wù)處、科研處、工會(huì)團(tuán)委等形成檔案材料的源頭部門聯(lián)系，著重收集本單位人員的年度考核、業(yè)績(jī)測(cè)評(píng)、學(xué)術(shù)成果、榮譽(yù)證書、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)等材料。堅(jiān)持定期收集和集中收集相結(jié)合，確保高校人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性。
（二）提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用
如何提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)？筆者認(rèn)為：
1.要讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案工作是學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作；認(rèn)識(shí)到檔案工作是保證學(xué)?？茖W(xué)決策，事關(guān)工作全局的重要環(huán)節(jié)。只有領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)提高了，才能重視高校人事檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和人事檔案配套設(shè)備更新，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，讓“沉睡”中的人事檔案“覺醒”。
2.對(duì)高校教職工加強(qiáng)人事檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，消除人事檔案的神秘感。只有使個(gè)人意識(shí)到人事檔案是關(guān)系到他們組織鑒定、職稱評(píng)定、崗位變動(dòng)、離退休福利待遇等切身利益的重要憑證，才能督促個(gè)人認(rèn)真填寫組織人事部門下發(fā)的各類人事檔案材料，及時(shí)將在學(xué)歷學(xué)位證書、外派進(jìn)修材料、入黨審批表等相關(guān)檔案材料及時(shí)報(bào)送到人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
（三）推進(jìn)信息化管理，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平
網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)正在改變著我們的生活，特別是人事檔案開放化管理需求給檔案工作帶來了新的契機(jī)，這對(duì)檔案管理提出了新的和更高的要求。隨著檔案數(shù)量和種類的逐漸增多，改變舊有的模式，利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化變革，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和重要途徑。1.建立健全檔案信息化體系。人事檔案只是企業(yè)檔案的一部分，在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)也應(yīng)積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的全面改革，從意識(shí)入手，建立健全檔案信息化體系，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，同時(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，檔案管理人員可以及時(shí)跟蹤相關(guān)人事事務(wù)管理動(dòng)態(tài)，能更加主動(dòng)地抓取到有價(jià)值的檔案信息，改變檔案管理工作以往的被動(dòng)局面，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求。2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，從入學(xué)直到終生形成的材料是永久保存的，信息量非常龐大。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關(guān)的，變動(dòng)大且復(fù)雜，以往的紙質(zhì)檔案數(shù)量多，使得管理和查閱都很不方便。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立后，除了個(gè)人基本信息外，職稱評(píng)聘、工資晉升、干部考核等對(duì)于提拔、晉升職稱等方面具有證據(jù)性與法律意義的檔案信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，人員信息的變動(dòng)也可以及時(shí)得到更新，充分滿足參考利用的需求，使檔案信息查詢更快速，從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效。3.形成數(shù)字檔案，增加檔案的異質(zhì)存儲(chǔ)模式。紙質(zhì)人事檔案是最原始的證據(jù)材料，具有非常權(quán)威的客觀性，尤其一些重要的人物，他們的檔案更具有史料價(jià)值。初步統(tǒng)計(jì)每份檔案平均每年用于調(diào)工資、評(píng)職稱等信息查閱要被翻閱兩三次，人事工作中也經(jīng)常要翻閱查詢有關(guān)人員的信息，不利于紙質(zhì)檔案的保存，因此對(duì)紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)成為檔案管理的重點(diǎn)，而對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理便是最佳保護(hù)手段。對(duì)那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息，通過掃描等技術(shù)處理后形成檔案原始圖像數(shù)據(jù)，便于保存和提取，紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向電子化的轉(zhuǎn)變，有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。4.人事檔案信息化建設(shè)的作用。人事檔案的一個(gè)重要作用是干部選拔任用的考察憑證，管理好人事檔案有利于組織人事部門“選人用人”以及考核職工的工作。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)考察干部和組織人事部門考核企業(yè)職工的工作情況將變得直觀、快捷，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握干部隊(duì)伍狀況，考核現(xiàn)職干部在“德、能、勤、績(jī)、廉”方面的最新信息能夠起到無法估量的作用，能有效地提高人事檔案信息的利用和使用價(jià)值，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。
二、創(chuàng)新是人事檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求
檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理只有服務(wù)于社會(huì)，跟上未來發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。1.從服務(wù)方式上創(chuàng)新。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，人事檔案的密級(jí)定為“秘密”級(jí)以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設(shè)置了重重關(guān)卡，使人事檔案工作的服務(wù)內(nèi)容趨于閉塞?！耙匀藶楸尽?、“為人民服務(wù)”是檔案工作的中心所在，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發(fā)揮出來，檔案服務(wù)方式必須有所創(chuàng)新。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，能更多地體現(xiàn)出人事信息的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化與開放化。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，使人事檔案不再神秘，每個(gè)人都可以在權(quán)限范圍內(nèi)，自由查閱自己的基本信息和其他相關(guān)信息。檔案管理從閉塞走向開放，從以往的紙頁翻閱到如今的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，人事信息數(shù)據(jù)只需要一次錄入就可以多次反復(fù)利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對(duì)企業(yè)未來發(fā)展的作用。對(duì)人事檔案管理的形態(tài)要有所創(chuàng)新，不能始終局限在接收、整理、轉(zhuǎn)遞等傳統(tǒng)的工作形態(tài)，要發(fā)揮人事檔案的作用，主動(dòng)分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，并為企業(yè)和部門合理地推薦優(yōu)秀人才，使得各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短、在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮才能貢獻(xiàn)自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據(jù)，有助于企業(yè)開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無法清晰地了解企業(yè)整體的人才儲(chǔ)備情況，也就無法進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。由此可見，做好企業(yè)人事檔案工作，對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)是至關(guān)重要的。所以，企業(yè)人事部門要以企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)。
三、加強(qiáng)人事檔案法律法制的建設(shè)
目前，江蘇各高校人事檔案基本上都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理和信息化管理并重的管理模式。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，人事檔案信息化程度越來越高，檔案管理系統(tǒng)的功能日臻完善，以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我校2000年開始使用江蘇省委組織部研發(fā)的干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，2008年11月開始使用省委組織部與益康信達(dá)軟件技術(shù)有限公司聯(lián)合研發(fā)的新版系統(tǒng)組織（人事）管理信息系統(tǒng)（高校網(wǎng)絡(luò)版），該系統(tǒng)由四套組件構(gòu)成，即干部信息系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、干部檔案原件管理系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)，并根據(jù)需要不斷升級(jí)和完善。在組織人事部門內(nèi)部通過局域網(wǎng)連接，可以多個(gè)用戶在多臺(tái)電腦上同時(shí)操作，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。人事檔案管理已由從前的以手工管理為主轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)管理為主，實(shí)現(xiàn)了干部檔案日常工作計(jì)算機(jī)管理，可方便地完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出；檔案目錄的錄入、打印及零散材料管理；檔案“四統(tǒng)一”管理；各種規(guī)范登記簿生成及人員基本信息分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作。及時(shí)更新和維護(hù)，保證人事檔案信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)與人員數(shù)據(jù)庫及時(shí)聯(lián)動(dòng)，可以方便快捷地提供各種最新數(shù)據(jù)需求，可按性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等多角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；根據(jù)不同需求輸出圓餅圖、柱形圖、折線圖等多種格式統(tǒng)計(jì)圖和二維統(tǒng)計(jì)表，一目了然，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供翔實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還可以通過領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)全面了解全校所有機(jī)構(gòu)和人員的詳細(xì)情況，動(dòng)態(tài)掌握各種綜合統(tǒng)計(jì)信息。進(jìn)而總結(jié)學(xué)校已有的人力資源整體狀況，合理進(jìn)行人才配置，憑借動(dòng)態(tài)的人事檔案信息數(shù)據(jù)資源結(jié)合人才流動(dòng)的信息，預(yù)測(cè)人力資源的需求狀況，從而制定出科學(xué)、合理、有效的人力資源發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)高職院校的繁榮和發(fā)展。
2.開發(fā)人事檔案信息資源為師資隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)
我國(guó)職業(yè)教育的大發(fā)展即將到來。師資隊(duì)伍是教育發(fā)展的基礎(chǔ)條件，只有盡快培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、技能精良的師資隊(duì)伍，職業(yè)教育的跨越式發(fā)展才有可能實(shí)現(xiàn)。然而，與快速擴(kuò)張的職業(yè)教育規(guī)模相比，師資力量不足問題日益突出。在學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)的同時(shí)，師資隊(duì)伍卻相對(duì)發(fā)展緩慢。數(shù)據(jù)顯示，目前我國(guó)高職學(xué)校的生師比遠(yuǎn)未達(dá)到教育部規(guī)定的18∶1至15∶1的標(biāo)準(zhǔn)，而且還存在結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)技能要求不達(dá)標(biāo)等問題。按照職業(yè)教育發(fā)展規(guī)律，職業(yè)院校需要的主要是“雙師型”教師。這是指既有良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的教育教學(xué)能力，又有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的專業(yè)示范技能和較強(qiáng)科研能力的教師。由此可見，如何培養(yǎng)出高水平和高技能、能適應(yīng)高職教育的師資隊(duì)伍，是高職院校人力資源管理需要重點(diǎn)思考的新戰(zhàn)略。解決高職院校師資人才短缺、結(jié)構(gòu)不合理問題的有效途徑是培養(yǎng)與引進(jìn)相結(jié)合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析各專業(yè)現(xiàn)有教師的類型結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱級(jí)別、年齡結(jié)構(gòu)等，制訂出切實(shí)可行的人力資源培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)教師提升學(xué)歷學(xué)位，有計(jì)劃地輪流選派教師參加非學(xué)歷學(xué)位進(jìn)修培訓(xùn)，安排教師到企業(yè)掛職鍛煉，做訪問工程師等，促使教師盡快具備雙師素質(zhì)。另外，再引進(jìn)一批急需的高層次人才，以優(yōu)化師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)加快人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關(guān)信息，根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn)的不同，因事?lián)袢?，用人以治事，促進(jìn)人才在各部門之間合理有序地流動(dòng)，做到人盡其才，才盡其用。
3.創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)
人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開的范疇，應(yīng)取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機(jī)密性這一特點(diǎn)，為了確保人事檔案的保密和安全，現(xiàn)行的人事檔案管理制度明確規(guī)定“，任何個(gè)人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過程一直是完全保密的，人事檔案對(duì)個(gè)人一直蒙著一層神秘的面紗。其實(shí)人事檔案的很多材料都是由每個(gè)人自己填寫和簽字完成的，可以說每個(gè)人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對(duì)自己的檔案知之甚少?，F(xiàn)今人們對(duì)人事檔案信息的需求不斷增加，對(duì)人事檔案知情權(quán)的訴求欲加強(qiáng)烈。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識(shí)。在開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動(dòng)起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。如何在保證人事檔案機(jī)密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關(guān)部門合理適度公開人事檔案信息，這是每一個(gè)檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內(nèi)容可以開放，把握好這個(gè)度是關(guān)鍵。既要維護(hù)人事檔案的完整與安全，保護(hù)國(guó)家組織機(jī)密和個(gè)人的隱私權(quán)，又要盡量滿足個(gè)人和相關(guān)部門的知情權(quán),保持知情權(quán)和隱私權(quán)的統(tǒng)一?！叭g二歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡(jiǎn)歷）是人事檔案的核心內(nèi)容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進(jìn)行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認(rèn)，組織蓋章。筆者認(rèn)為這些基本信息對(duì)本人無密可保，可以向本人和有關(guān)部門適度公開，但是關(guān)于個(gè)人考察評(píng)價(jià)、處分及有關(guān)身心健康等隱私材料是要絕對(duì)保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權(quán)，又要保護(hù)個(gè)人的隱私權(quán)，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
4.創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享
一、含義
這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。
1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。
2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性
人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、特點(diǎn)
1人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2人事檔案社會(huì)化開放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理
由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。
流動(dòng)人員一般沒有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。
3社會(huì)化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)
即將到來的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時(shí)，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門分開管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開放式管理模式。
三、意義
論文摘要：我國(guó)人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內(nèi)容失真真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒有差錯(cuò)。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問題。
二、改革我國(guó)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。（三）采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
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同一所學(xué)校實(shí)行兩種不同的工資制度，不同的崗位實(shí)行不同的工資級(jí)別，學(xué)校就要實(shí)行完善的考核制度，根據(jù)教師、管理等技能崗位的不同特點(diǎn)，在分配中堅(jiān)持多勞多得、優(yōu)績(jī)優(yōu)酬的政策，重點(diǎn)向一線教師、骨干教師和做出突出成績(jī)的其他工作人員傾斜，隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步勢(shì)在必行。
檔案管理信息庫的重要性。人事檔案來源于人事、人力資源管理活動(dòng)，又反過來為人事、人力資源管理服務(wù)，它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事、人力資源管理活動(dòng)中形成的記錄和反映教師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人信用等內(nèi)容，以教師個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要依據(jù)，也是人事部門為各類人才提供服務(wù)的主要依據(jù)。隨著新的形勢(shì)下工資制度的出臺(tái)，健全每一個(gè)人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關(guān)重要，每一年的崗位變動(dòng)、崗變薪變，生動(dòng)地體現(xiàn)出了每一個(gè)教職工的成長(zhǎng)軌跡圖，也從中體現(xiàn)出人生的全部?jī)r(jià)值。
健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量。人事檔案最大的特點(diǎn)是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績(jī)效工資的實(shí)施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)，作出有效分析，針對(duì)每一個(gè)人每一組信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行合同時(shí)效分析、培訓(xùn)分析、獎(jiǎng)懲分析等。