時(shí)間：2024-03-10 10:12:31
導(dǎo)語：在檔案管理重點(diǎn)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵字：重點(diǎn)水利工程 檔案管理
水利工程是國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要基礎(chǔ)設(shè)施，與經(jīng)濟(jì)建設(shè)及人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全息息相關(guān)，關(guān)系到廣大人民群眾最現(xiàn)實(shí)最直接的利益。加強(qiáng)水利建設(shè)，提供安全的水環(huán)境，有利于社會(huì)環(huán)境的穩(wěn)定和發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。各級(jí)政府十分重視水利工程建設(shè)，不斷加大投入，興修水利設(shè)施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災(zāi)等級(jí)等，其在保障城市人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防及抵御自然災(zāi)害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點(diǎn)建設(shè)竹銀水源工程、白蕉聯(lián)圍、小林聯(lián)圍、乾務(wù)赤坎大聯(lián)圍和中珠聯(lián)圍等水利工程項(xiàng)目。竹銀水源工程是貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《保障澳門、珠海供水安全專項(xiàng)規(guī)劃報(bào)告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關(guān)鍵工程。
水利項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，其既是水利工程建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建的重要保障，又能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和水務(wù)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，所以，做好水利項(xiàng)目檔案工作對(duì)推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。由于水利項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案數(shù)量大、載體多樣、保存價(jià)值高。當(dāng)前，隨著國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面政策的變化，對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案工作有所裨益。筆者認(rèn)為做好水利項(xiàng)目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項(xiàng)目檔案管理組織架構(gòu)
項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)是項(xiàng)目檔案工作的重要保障，沒有相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設(shè)（籌備）處時(shí)的同時(shí)，就應(yīng)考慮設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組必須由單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室負(fù)責(zé)人和專職、兼職檔案管理員構(gòu)成，形成層層把關(guān)的體系。一般情況下，由單位領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，科室負(fù)責(zé)人任成員，專、兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作。建設(shè)單位在完善檔案管理組織的同時(shí)，要求勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點(diǎn)建設(shè)工程，其建設(shè)規(guī)模較大、時(shí)間較長(zhǎng)、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)抓總，沒有相關(guān)部門和施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能高質(zhì)量完成這些工作要求的。
二、加強(qiáng)與檔案行政管理部門的聯(lián)系，尋求密切的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
要使工程項(xiàng)目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強(qiáng)與檔案行政部門的聯(lián)系，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從工程建設(shè)一開始，建設(shè)單位就要及時(shí)取得當(dāng)?shù)貦n案局的支持，自覺將項(xiàng)目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的層面上展開，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，并由監(jiān)理形成書面意見報(bào)當(dāng)?shù)貦n案局和建設(shè)單位備案。當(dāng)然，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是雙重性的，作為工程建設(shè)單位，對(duì)上，要接受上級(jí)主管部門和檔案部門的指導(dǎo)與監(jiān)督，如省水利廳、省、市檔案局等；對(duì)下，則負(fù)有對(duì)各參建單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)之責(zé)。可以通過到各參建單位調(diào)研、實(shí)地指導(dǎo)、辦培訓(xùn)班和召開業(yè)務(wù)工作會(huì)議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進(jìn)各單位業(yè)務(wù)工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎(chǔ)上，制定適合本項(xiàng)目的檔案工作規(guī)劃。
三、項(xiàng)目檔案管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)同步
項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，項(xiàng)目檔案管理工作必須與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，這既是國(guó)家相關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時(shí)也是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進(jìn)行，做到項(xiàng)目檔案在形成的同時(shí)就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、工程結(jié)算、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，對(duì)各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料（含電子文件）進(jìn)行收集、積累、整理，對(duì)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工中形成的報(bào)告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料，在形成的同時(shí)悉數(shù)歸檔。如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建設(shè)單位對(duì)工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行綜合管理。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案人員負(fù)責(zé)工程檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作實(shí)行全程監(jiān)控。堅(jiān)持“誰產(chǎn)生，誰立卷”的原則，指導(dǎo)項(xiàng)目前期立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、合同勘察、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督指導(dǎo)，督促監(jiān)理人員對(duì)檔案質(zhì)量把關(guān)，提出整改意見，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)檢，并把復(fù)檢情況進(jìn)行通報(bào)。
四、項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項(xiàng)目建設(shè)單位必須在項(xiàng)目的招標(biāo)和簽訂設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工合同或協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等；明確檔案收集、整理、驗(yàn)收、考核、歸檔的份數(shù)、竣工圖的套數(shù)、電子文件的格式、檔案質(zhì)量等等方面的要求。同時(shí)，要在合同中明確檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，參建單位應(yīng)負(fù)有的責(zé)任，以及相關(guān)的處理措施。珠海市的水利工程在項(xiàng)目檔案同方面，主要規(guī)定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，暫不返還其工程質(zhì)量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設(shè)單位檔案室的預(yù)驗(yàn)收，不能進(jìn)行工程結(jié)算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設(shè)計(jì)費(fèi)尾款。通過將項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強(qiáng)化各參建單位的責(zé)任，同時(shí)采用經(jīng)濟(jì)手段實(shí)施監(jiān)控。
五、深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料
水利工程項(xiàng)目檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場(chǎng)，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場(chǎng)，收集資料。如果，建設(shè)單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和強(qiáng)調(diào)檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機(jī)會(huì)。因此，應(yīng)針對(duì)性地列出需收集的資料名目，根據(jù)工程進(jìn)度，與項(xiàng)目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系，爭(zhēng)取配合，做到該簽證的就現(xiàn)場(chǎng)簽證，該取樣的就現(xiàn)場(chǎng)取樣，該檢查的就現(xiàn)場(chǎng)檢查，該記錄的就現(xiàn)場(chǎng)記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檢查復(fù)核的主要內(nèi)容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測(cè)記錄是否準(zhǔn)確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細(xì)、準(zhǔn)確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告是否真實(shí)。
檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因?yàn)轳v地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對(duì)工程的進(jìn)度和施工人員的素質(zhì)最了解，對(duì)使用的原材料也最清楚，同時(shí)幾乎所有的進(jìn)場(chǎng)原材料和施工資料均需經(jīng)駐地監(jiān)理的檢驗(yàn)及簽證才有效。所以充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強(qiáng)化審查，嚴(yán)格驗(yàn)收項(xiàng)目檔案
根據(jù)《國(guó)家檔案局 國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)的通知》，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗(yàn)收要堅(jiān)持每個(gè)分部工程驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)進(jìn)行檔案驗(yàn)收。每個(gè)分部工程驗(yàn)收前，檔案人員、工程一線技術(shù)人員以及監(jiān)理、設(shè)計(jì)、運(yùn)行管理單位人員一起檢查有關(guān)施工檔案資料是否按竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)制備。檔案人員作為單位工程驗(yàn)收工作組成員，并在“單位工程完工驗(yàn)收鑒定書”上簽字確認(rèn)，無檔案室人員簽字，驗(yàn)收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對(duì)按規(guī)定應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行歸檔移交前的審核，并邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案局有關(guān)人員對(duì)全部擬接收的檔案資料進(jìn)行檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位核查后整改。在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，成立由建設(shè)單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗(yàn)收小組，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行抽查、聽取檔案管理工作的報(bào)告、質(zhì)疑答辯，形成自評(píng)意見和自評(píng)得分。
總之，重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過程，只有經(jīng)過不斷地實(shí)踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運(yùn)用它。同時(shí)，也只有經(jīng)過不斷地實(shí)踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、要對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行超前控制
重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)客觀存在的，要保持這種客觀性，就要在項(xiàng)目的提出、論證初始就對(duì)檔案管理工作進(jìn)行超前控制，超前控制包括管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)的建立，以及工作要求和標(biāo)準(zhǔn)的提出，使檔案管理工作從一開始就走到前臺(tái)。前者需要工程建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的重視關(guān)心，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，從組織上提供保證；后者則更多地需要檔案人員從整體考慮，編制工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編實(shí)施細(xì)則，對(duì)建設(shè)工程文件材料的責(zé)任部門提出要求，并將從文件的形成、積累、質(zhì)量要求到整理編目、移交歸檔及獎(jiǎng)懲要求寫入合同中。
二、要實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目單位多、施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)等情況，很多項(xiàng)目單位的檔案部門建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)。按照建設(shè)項(xiàng)目布局和檔案管理工作自身的特點(diǎn)，布網(wǎng)建點(diǎn)設(shè)人，以點(diǎn)接線，以線聯(lián)網(wǎng)，明確檔案人員的職責(zé)、歸檔范圍和歸檔時(shí)間。此網(wǎng)絡(luò)中包括項(xiàng)目建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)和監(jiān)理等單位的分管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員。項(xiàng)目主管部門和檔案行政管理部門要密切配合，認(rèn)真組織培訓(xùn)，幫助檔案工作人員了解國(guó)家關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)，掌握檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)和具體的操作方法以及國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求。二是重要檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)。對(duì)重要檔案資料的狀況及其流向追蹤管理，即使工程技術(shù)人員、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，也可以做到“人走檔案留”，實(shí)行對(duì)檔案資料的跟蹤管理、動(dòng)態(tài)管理。
三、要與工程管理、技術(shù)人員積極配合
重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理涉及工程管理的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目情況十分了解，大量的檔案材料產(chǎn)生于他們的手中，他們是重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要保證。這就要求檔案管理人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案管理工作在工程建設(shè)中的重要作用，讓其了解檔案在今后工作中有重要的憑證作用，使他們自覺地注意手中形成的檔案是否完整；另一方面檔案人員要參與工程建設(shè)工作，參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)、工程竣工驗(yàn)收會(huì)、設(shè)備開箱驗(yàn)收，主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)收集第一手材料。
四、要做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作
工程項(xiàng)目檔案是反映工程質(zhì)量的載體和憑證，在合同工程驗(yàn)收期間，要把檔案材料的驗(yàn)收、移交作為工程驗(yàn)收的重要組成部分嚴(yán)格把關(guān)。按照國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，開展檔案驗(yàn)收前的自查工作，認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，糾正錯(cuò)誤。要特別注意工程前期文件、隱蔽部位的檔案材料、聲像材料以及竣工圖的完整和準(zhǔn)確。
五、要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制
0引言
宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系
宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長(zhǎng)、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。
宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對(duì)焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道
近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力
重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。
首先，要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程的各個(gè)階段及各部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。
4注重實(shí)效，健全完善的保證措施
重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。
4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。
4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。
5開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理
前言
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，通過這個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫來記錄存儲(chǔ)學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡(jiǎn)化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對(duì)教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對(duì)電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡(jiǎn)單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對(duì)檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡(jiǎn)便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化。在這樣的形勢(shì)下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲(chǔ)存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲(chǔ)存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會(huì)在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個(gè)逐年攀升的趨勢(shì)。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢(shì)下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲(chǔ)存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲(chǔ)存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國(guó)當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲(chǔ)存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個(gè)屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對(duì)以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對(duì)高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對(duì)一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行建立、儲(chǔ)存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個(gè)過程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會(huì)對(duì)檔案的建立、儲(chǔ)存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對(duì)電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對(duì)高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對(duì)高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知作為信息知識(shí)以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識(shí)以及好處，將教職工對(duì)電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動(dòng)配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識(shí)以及技能知識(shí)，并且主動(dòng)參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對(duì)電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強(qiáng)安全管理對(duì)檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對(duì)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會(huì)被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對(duì)各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對(duì)自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級(jí)以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對(duì)電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級(jí)，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機(jī)制對(duì)于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個(gè)特定時(shí)間就要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對(duì)于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號(hào)分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊(duì)伍，將管理隊(duì)伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識(shí)以及專業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識(shí)、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，積極從社會(huì)中招賢納士，將電子檔案管理隊(duì)伍不斷地優(yōu)化、擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會(huì)以及道德培訓(xùn)大會(huì)，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現(xiàn)象，從而對(duì)學(xué)校的安全管理造成不利影響。
基于此，山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院從2005年開始建立大學(xué)生心理檔案的探索，并于2010年形成了獨(dú)具特色的以建立“重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案”為主的工作思路，很好地起到了為學(xué)生的健康成長(zhǎng)“保駕護(hù)航”的作用。
一、重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生的界定
重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生群體一般是心理問題的高發(fā)人群，心理困惑問題突出。在此，特指存在心理或行為異常的大學(xué)生。具體包括：性格孤僻或過于內(nèi)向者；對(duì)學(xué)習(xí)、生活等長(zhǎng)期不能適應(yīng)而出現(xiàn)情緒困擾，長(zhǎng)期與宿舍同學(xué)關(guān)系不和而影響學(xué)習(xí)及正常人際交往者；因患嚴(yán)重生理疾病、有生理缺陷、家境貧困、缺乏社會(huì)支持而深感自卑者；心理健康測(cè)評(píng)結(jié)果超常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)；遭遇意外重大事件刺激與打擊，使心理或行為出現(xiàn)異常者；受周圍環(huán)境或人群突發(fā)事件影響，產(chǎn)生過分恐慌、擔(dān)心和焦慮不安者；存在明顯的攻擊性行為或暴力傾向，可能對(duì)自身、他人、社會(huì)造成危害者；談?wù)撨^自殺及自殺方法，只言片語中流露死亡念頭，有自殺傾向或既往有自殺未遂史者；情緒突然明顯異常者。
二、建立科學(xué)心理檔案存在的問題
目前，各高校關(guān)于心理檔案的內(nèi)容沒有達(dá)成一致共識(shí)，結(jié)合以往的研究，我認(rèn)為胡映君關(guān)于心理檔案的定義比較科學(xué)。他認(rèn)為：學(xué)生心理檔案是指能夠比較全面地反映學(xué)生心理狀況的材料總和，是學(xué)生心理成長(zhǎng)軌跡的反映。一份完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的心理檔案至少應(yīng)當(dāng)包括靜態(tài)信息、動(dòng)態(tài)信息和預(yù)警信息三個(gè)方面的內(nèi)容；一是靜態(tài)信息：學(xué)生的基本信息、家庭及主要社會(huì)關(guān)系信息、個(gè)人心理特點(diǎn)、心理測(cè)驗(yàn)信息。二是動(dòng)態(tài)信息：學(xué)生的階段性自評(píng)、同學(xué)或老師的階段性評(píng)價(jià)、心理咨詢記錄（次數(shù)、主訴及癥狀、病因分析、疏導(dǎo)措施及效果）、心理健康階段性測(cè)評(píng)等。三是預(yù)警信息：由上述信息形成的分析報(bào)告、學(xué)生心理素質(zhì)發(fā)展報(bào)告以及心理偏常態(tài)的個(gè)體預(yù)警。
山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院于2005年購買了“心理測(cè)查系統(tǒng)”，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)新生進(jìn)行心理普查，建立心理檔案，其內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：一是個(gè)人基本信息；二是癥狀自評(píng)量表（SCL―90）和大學(xué)生人格問卷（UPI）兩個(gè)測(cè)查工具的普查結(jié)果。如果按照胡映君所定義的心理檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，以及其遵循的原則去建立，存在以下幾個(gè)方面的問題：
第一，心理檔案內(nèi)容單一，不夠全面。雖然，我們?cè)谛律雽W(xué)后都要進(jìn)行心理普查，以期建立大學(xué)生心理檔案，但內(nèi)容只包括學(xué)生的個(gè)人信息和采用心理測(cè)驗(yàn)取得心理狀況數(shù)據(jù)，無法收集到更多的有效信息，如：學(xué)生的職業(yè)興趣和個(gè)性心理特征，自我評(píng)價(jià)，同學(xué)評(píng)價(jià)等，不能起到心理檔案應(yīng)有的作用。
第二，缺乏專業(yè)的心理檔案工作人員。心理測(cè)驗(yàn)是心理檔案建立的重要手段之一，心理檔案中涉及學(xué)生的個(gè)性心理特征需要專業(yè)的心理測(cè)查量表進(jìn)行。而心理測(cè)驗(yàn)的實(shí)施、解釋需要具有心理學(xué)理論與技術(shù)，并經(jīng)過專業(yè)心理測(cè)驗(yàn)訓(xùn)練的工作人員來完成。目前，山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院一萬多名學(xué)生中只配有兩名專職心理老師，專業(yè)人員的不足，也是造成心理檔案內(nèi)容不完善、不能進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新的主要原因之一。
第三，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及率低，不利用經(jīng)常性地開展大規(guī)模的心理普查，心理檔案無法進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。目前，山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院在保證正常教學(xué)條件下，可供使用的計(jì)算機(jī)數(shù)量有限，不能每學(xué)期都對(duì)全體學(xué)生進(jìn)行心理普查，造成心理檔案無法保持動(dòng)態(tài)更新。
第四，心理檔案的管理不完善，不能充分發(fā)揮其應(yīng)用的作用。目前，山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院大學(xué)生的心理檔案由院心理健康教育中心負(fù)責(zé)管理，各系心理輔導(dǎo)站有查閱本系學(xué)生心理檔案的權(quán)限，而其他教師無法通過心理檔案管理系統(tǒng)了解學(xué)生的心理狀況，進(jìn)而因材施教。
針對(duì)上述出現(xiàn)的問題，結(jié)合實(shí)際工作，從2010年起山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院充分發(fā)揮院系兩級(jí)（院心理健康教育中心、系心理輔導(dǎo)站）的作用，在新生心理普查的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)廣大輔導(dǎo)員及各班心理委員的積極性，開始建立重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案。經(jīng)過近四年的實(shí)踐，我們認(rèn)為這是一個(gè)行之有效的方法，并取得了不錯(cuò)成效。
三、建立重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案的步驟、內(nèi)容和管理
1.重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案建立流程
第一步：心理健康教育中心于新生入學(xué)后組織開展心理普查。心理普查內(nèi)容包括個(gè)人基本信息和心理測(cè)驗(yàn)量表。測(cè)查量表使用大學(xué)生人格問卷（UPI）和癥狀自評(píng)量表（SCL-90）兩個(gè)測(cè)查工具，它們是目前高校用于測(cè)量大學(xué)生心理健康狀況、了解學(xué)生個(gè)性心理特點(diǎn)的最主要工具。測(cè)查結(jié)果保存在“學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)”，作為普通學(xué)生心理檔案，同時(shí)也將此作為重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案的一部分。
第二步：新生心理普查結(jié)果反饋。心理健康教育中心按照大學(xué)生人格問卷（UPI）和癥狀自評(píng)量表（SCL-90）的篩查標(biāo)準(zhǔn)，將篩查出的心理異常學(xué)生匯總制作成《學(xué)生心理普查訪談登記表》，并反饋給系級(jí)心理輔導(dǎo)站和輔導(dǎo)員。
第三步：開展訪談工作，建立重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案并上報(bào)備案。輔導(dǎo)員通過觀察、訪談、學(xué)生自評(píng)并結(jié)合“重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生分類及行為特征”將確系有心理問題的學(xué)生或心理普查雖未檢測(cè)出而輔導(dǎo)員或同學(xué)反映確有與重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生特征一致的學(xué)生作為重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生，建立重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案，并對(duì)這些同學(xué)開展追蹤訪談工作。之后，系級(jí)心理輔導(dǎo)站要將此匯總，并把系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在系書記簽署意見后報(bào)院心理健康教育中心。
第四步：心理健康教育中心匯總、診斷、咨詢。心理健康教育中心對(duì)各系心理輔導(dǎo)站報(bào)上來的重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生進(jìn)行匯總，逐一了解每個(gè)學(xué)生的情況，再次約談學(xué)生，進(jìn)行心理診斷，開展心理咨詢。必要時(shí)與輔導(dǎo)員、家長(zhǎng)共同商談治療方案，或轉(zhuǎn)介其它機(jī)構(gòu)。之后，心理健康教育中心處理結(jié)果反饋給系輔級(jí)心理輔導(dǎo)站負(fù)責(zé)人和輔導(dǎo)員。循環(huán)往復(fù)，為重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生建立一套嚴(yán)密的防護(hù)體系，保證重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生的健康成長(zhǎng)和學(xué)業(yè)。
第五步：重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案的追蹤與更新。輔導(dǎo)員在每學(xué)期末都要對(duì)重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，并報(bào)系心理輔導(dǎo)站、院心理健康教育中心備案。重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案一旦建立，學(xué)院一直跟蹤關(guān)注直到其畢業(yè)離校。在這期間，輔導(dǎo)員要重點(diǎn)關(guān)注此類學(xué)生，經(jīng)常約談，或通過班級(jí)心理委員了解他們的心理狀態(tài)，在每學(xué)期末要將該生心理狀況及采取過的措施填入心理檔案，并上報(bào)。之后，院心理健康教育中心再按第四步聚來處理。對(duì)于新近發(fā)現(xiàn)有心理異常的學(xué)生，單獨(dú)建立特殊心理檔案，并按以上步驟進(jìn)行處理。
通過這樣動(dòng)態(tài)更新，院心理健康教育中心、系級(jí)心理輔導(dǎo)站和輔導(dǎo)員就隨時(shí)掌握了全院學(xué)生心理狀況，特別是重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理狀況。
2.重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案的基本內(nèi)容
重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案為紙質(zhì)檔案，包括封皮、重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理狀態(tài)表和重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生追蹤訪談?dòng)涗洷砣糠帧?/p>
封皮要求注明學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、聯(lián)系方式、建檔人（輔導(dǎo)員）和建檔時(shí)間。
重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理狀態(tài)表包括心理普查結(jié)果、心理行為表現(xiàn)、輔導(dǎo)員已采取的措施、是否與家長(zhǎng)聯(lián)系、院系意見、心理健康健康中心意見。
重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生追蹤訪談?dòng)涗洷戆ㄔ撋壳靶睦硇袨闋顟B(tài)，本次追蹤訪談內(nèi)容、措施和效果，訪談時(shí)間、地點(diǎn)，輔導(dǎo)員簽名。針對(duì)重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生要求輔導(dǎo)員每學(xué)期至少訪談兩次并做記錄。
3.重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生心理檔案的管理
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；盲點(diǎn)；對(duì)策研究
【分類號(hào)】：TD3
0.引言
高校檔案簡(jiǎn)而言之就是把高?；顒?dòng)記錄在案，為高校的一系列教學(xué)活動(dòng)提供資料、依據(jù)。高校發(fā)展水平的高低與相應(yīng)的辦學(xué)特色均能夠從高校檔案的管理水平中體現(xiàn)，高校檔案的良好管理也能夠有效促進(jìn)高校的穩(wěn)健發(fā)展。現(xiàn)如今，高等教育事業(yè)繁榮發(fā)展，高校規(guī)模逐步擴(kuò)大，隨之而來的高校檔案日益增多，而高校檔案的管理工作難度也越發(fā)增大。高校檔案管理中的一些問題日益突出，急需得到解決。根據(jù)國(guó)家檔案法和有關(guān)規(guī)定，2008年9月1日教育部和國(guó)家檔案局正式制定實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》[1]，也給檔案管理工作提出了要求。
1.高校檔案管理中的“盲點(diǎn)”、問題
1.1 高校檔案資料不全
在高校檔案管理工作中，一些會(huì)議文件、記錄、黨群類檔案、人事管理行政檔案及學(xué)生的學(xué)籍檔案、入學(xué)畢業(yè)資料等都能夠做到及時(shí)有效的歸檔管理，檔案完整清晰。但對(duì)于一些教學(xué)、科研、設(shè)備類檔案，往往存在著資料不完整，歸檔不及時(shí)的問題，經(jīng)常出現(xiàn)資料部分丟失的現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)于非文件性材料，高校檔案管理部門不重視關(guān)注其積累與形成。高校的檔案管理工作效率偏低，常常會(huì)拖延建檔，而某些職能部門會(huì)拖延材料的移交時(shí)間，使檔案管理工作無法正常進(jìn)行。
1.2 對(duì)檔案管理工作的重視度偏低
高校領(lǐng)導(dǎo)或人員往往對(duì)高校檔案的管理工作不夠重視，在經(jīng)濟(jì)投入與人員配置上均沒有真正做到優(yōu)化重視，高校檔案管理工作的發(fā)展條件缺失，管理水平無法提高。近年來，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員逐步增多，但國(guó)家給予的幫扶投入有限無法滿足高校辦學(xué)所需。為了保證辦學(xué)效益，大部分高校從自身出發(fā)，把重點(diǎn)資金投入在：校區(qū)新建、增強(qiáng)師資力量等有關(guān)辦學(xué)的項(xiàng)目上，從而忽視了對(duì)于檔案管理等暫時(shí)無較大影響、收益甚微的部分工作，高校檔案工作的經(jīng)濟(jì)投入需求無法得到滿足。因此，高校檔案管理工作無法滿足社會(huì)要求，高校檔案管理工作無法良好發(fā)展，也無法促進(jìn)高校的穩(wěn)定發(fā)展建設(shè)。
而在某些檔案提供者眼里，對(duì)高校檔案管理工作抱著“事不關(guān)已，高高掛起”的心態(tài)，對(duì)于一些重要資料做不到及時(shí)保存，導(dǎo)致檔案無法做到安全化。
由此可見，對(duì)于檔案管理工作重視程度偏低，會(huì)嚴(yán)重影響高校檔案工作的正常發(fā)展，對(duì)高校發(fā)展帶來不利影響。
1.3 管理人員隊(duì)伍建設(shè)力度偏弱
高校檔案管理人員的整體素質(zhì)水平相差較大，無法滿足高校檔案管理人員的科學(xué)化要求。大部分高校對(duì)檔案管理部門重視度較低，隨意安排人員從事檔案管理工作，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，無法做好高校檔案管理工作；有些高校甚至沒有專門的檔案管理人員，檔案管理工作由其他工作人員兼任負(fù)責(zé)。部分高校的檔案管理人員沒有接受專業(yè)的素質(zhì)培訓(xùn)，管理人員的管理水平依舊較低，無法跟隨時(shí)展。
1.4 檔案管理信息化較低
現(xiàn)今經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科技也慢慢得到人們的親睞，高校的管理也逐步走上了現(xiàn)代化的道路，但是高校檔案管理依舊無法做到現(xiàn)代化。雖然大部分高校都為檔案管理部門配置了現(xiàn)代化的設(shè)備與相應(yīng)的管理軟件，但是信息化的技術(shù)只停留文件的基礎(chǔ)管理上，對(duì)于數(shù)字檔案還未做到真正的開發(fā)利用。
2.針對(duì)高校檔案管理問題的對(duì)策研究
2.1 全面收集檔案資料
在高校檔案收集工作中，應(yīng)全面、完整地收集檔案材料。對(duì)于上級(jí)部門發(fā)送的檔案材料，應(yīng)做到定期檢查、整理，保證檔案資料的完整、齊全；文件材料應(yīng)做到及時(shí)有效的歸檔、建檔，積極跟進(jìn)各部門有關(guān)檔案材料的移交工作，真正做到全面的系統(tǒng)管理。
2.2 充分重視檔案管理工作
高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視高校檔案管理工作，堅(jiān)決支持認(rèn)可高校檔案管理工作。在工作中，要完全從前把檔案工作當(dāng)作附屬性工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，并且應(yīng)積極鼓勵(lì)人員參與管理高校檔案。只有這樣，才會(huì)將檔案管理工作是為高校工作中不可或缺的一部分，要讓全校師生一起重視檔案工作，共同參與，搞好基礎(chǔ)，從而更好地為高校的進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)[3]。
2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)
要?jiǎng)?chuàng)新高校檔案管理，開創(chuàng)高校檔案工作新局面，建立一支具有合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，是第一重要的[2]?，F(xiàn)今高等教育逐步發(fā)展，高校規(guī)模越來越大，高校與社會(huì)的聯(lián)系也越發(fā)密切，高校管理日益艱辛。人們對(duì)檔案工作的需求也逐步增大。但現(xiàn)有的檔案管理方法已跟不上時(shí)代的需求，檔案管理工作不得不創(chuàng)新檔案管理的方式、思路，深化改革，依照當(dāng)今形勢(shì)改進(jìn)工作方法。因此，要優(yōu)化檔案管理工作人員配備，定期培訓(xùn)工作人員的整體技能，提高其整體素質(zhì)。
2.4 加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度
在檔案管理工作中，要積極地推進(jìn)現(xiàn)代化程度，將信息化落實(shí)貫徹到整個(gè)高校檔案管理工作中去，積極配備更新現(xiàn)代化設(shè)備與管理軟件，開發(fā)利用數(shù)字檔案。為高校師生提供便利、快速的信息服務(wù)。
3.結(jié)語
在當(dāng)今高校檔案管理工作中，依舊存在著一些難以避免的“盲點(diǎn)”與問題，文章通過對(duì)問題的分析提出了幾點(diǎn)措施，對(duì)策，以此幫助檔案管理工作健康發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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[2] 趙黎霞.新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].信息系統(tǒng)工程，2011（07）：152-158
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【關(guān)鍵詞】電子檔案；優(yōu)勢(shì)；保管；人才
0 引言
隨著計(jì)算機(jī)對(duì)檔案輔助管理的普及和辦公自動(dòng)化、各種網(wǎng)絡(luò)的相繼建成，電子時(shí)代的發(fā)展對(duì)于檔案信息的需求量越來越大，并要求獲得信息更快捷、方便、準(zhǔn)確。所以電子檔案信息與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合為檔案管理提出了一系列新的課題。
電子檔案室電子文件在計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)載體上進(jìn)行保存、分類、使用，并在計(jì)算機(jī)上做邏輯歸檔，而檔案信息全部在網(wǎng)絡(luò)中可檢索和顯示。電子文件不論生成什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。電子檔案的集中統(tǒng)一管理是通過有效地技術(shù)控制對(duì)電子文件的存取達(dá)到保管目的。當(dāng)然在電子文件的法律憑證問題尚未解決之前，可將具有憑證作用和法律效力的重要文件以紙質(zhì)介質(zhì)保存，而對(duì)參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案則采用光介質(zhì)歸檔為主。
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著完全不同的保管方式，如果按照紙質(zhì)檔案的管理方法去管理電子檔案，就會(huì)造成電子檔案的文件價(jià)值、利用價(jià)值的損失。又由于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和建立，檔案管理以電子檔案為發(fā)展趨向，檔案管理各項(xiàng)工作都將以科學(xué)、規(guī)范的計(jì)算機(jī)流程進(jìn)行處理，還圍繞網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、維護(hù)、使用、更新，積極開展相應(yīng)的科學(xué)化管理。探索電子檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合作為檔案管理方式，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作中具有積極的意義。
1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)
電子檔案的管理在載體形式上發(fā)生了根本性的變化，它體積小、容量大，使用方便，解決了紙質(zhì)檔案體積與庫房存貯空間的矛盾，可以利用相應(yīng)的軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總，在使用上具有復(fù)用性和共享性，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)調(diào)閱和使用同一檔案信息而不必動(dòng)用原件，使用次數(shù)再多也不會(huì)對(duì)原件有任何損壞。還可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，異地使用，利用因特網(wǎng)不受地域限制。電子檔案優(yōu)勢(shì)主要有：
第一，快捷地實(shí)現(xiàn)信息的輸入和存儲(chǔ)，而信息輸入方法的多樣化和快速化，為提高信息處理質(zhì)量和速度創(chuàng)造了良好的條件。
第二，電子檔案文件的系統(tǒng)中，文件形式是“數(shù)字化”形式存儲(chǔ)的，運(yùn)用多媒體技術(shù)，做到圖、文聲并茂、三維立體顯示，強(qiáng)化了多元化信息的記錄功能和顯示功能。還可被高速檢索，在計(jì)算機(jī)的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。
第三，可借助于通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳遞和交流以“數(shù)字化”和光盤生存方式，發(fā)揮著傳統(tǒng)文件和手工勞動(dòng)所不能比擬的優(yōu)勢(shì)和功能。
2 電子檔案的歸檔范圍
凡是反映本單位經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)所產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。其中包括上下級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)或非隸屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生的與本單位有關(guān)的文件材料。檔案管每年整理這些文件，需要花費(fèi)許多時(shí)間，并且經(jīng)過多年的紙質(zhì)檔案積累造成龐大的檔案庫存量。而電子檔案和網(wǎng)絡(luò)化功能，可以在文件起草打印的時(shí)候，就存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，在保證檔案的集中統(tǒng)一管理的前提下，重點(diǎn)在網(wǎng)上收集那些以本單位經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)行中產(chǎn)生的文件歸檔，包括上級(jí)及其他相關(guān)單位部門的文件，力求以存儲(chǔ)的形式科學(xué)合理的保管。除了快捷查閱速度以外，同時(shí)還可以隨時(shí)在相關(guān)網(wǎng)站中迅速查閱到檔案信息資料。減少日后的檔案鑒定和銷毀。這樣使檔案管理人員從繁瑣的具體操作中解放出來，用主要精力從事檔案信息資源開發(fā)和利用。
3 電子檔案的整理、保管和利用
電子檔案整理主要任務(wù)是對(duì)光盤的整理，電子文件保存系統(tǒng)中電子檔案制作備份同時(shí)進(jìn)行編目。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，通過計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)將電子檔案中的單份進(jìn)行科學(xué)合理的分類、組合，以達(dá)到最佳的方便利用。
電子檔案保管是電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置密碼，進(jìn)行信息互鎖控制。電子檔案多數(shù)為磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，會(huì)造成信息的損失，可用防磁性能好的優(yōu)質(zhì)光盤保存。脫機(jī)保存的電子檔案存放在專用的庫房中，除了對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制外，還應(yīng)配備高度防磁、電場(chǎng)的設(shè)施和防病毒卡，以便更好的保護(hù)電子檔案。
其中對(duì)工程藍(lán)圖進(jìn)行“數(shù)字化”批處理工作過程中，擬對(duì)藍(lán)圖掃描后得到的數(shù)字化圖像放在可擦寫關(guān)盤或磁盤上，經(jīng)銷藍(lán)和對(duì)斷線、模糊字符等問題特殊處理，檢驗(yàn)合格后再將全套藍(lán)圖的數(shù)字化圖像作為永久保存檔案套轉(zhuǎn)存到只讀光盤上。
電子檔案室是信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的產(chǎn)物，信息網(wǎng)絡(luò)集圖像、動(dòng)畫、聲音、數(shù)據(jù)和文本為一體的電子檔案，這增強(qiáng)了電子檔案的利用效果。檔案部門可以根據(jù)利用者提出的要求提供電子檔案的拷貝，提供電子文件的打印，體統(tǒng)電腦在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱電子檔案及電子檔案信息等，使檔案信息的傳輸、傳遞更迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，實(shí)現(xiàn)多方面、多途徑、更廣泛地開展電子檔案的利用工作。
4 電子檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享
網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)為檔案部門提供了一個(gè)廣闊的空間，為檔案部門收集電子檔案開辟了一條道路。以網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞，加上網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，特別是數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體和超文本等技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)據(jù)采集、異地查詢和文獻(xiàn)傳遞提供了技術(shù)支持，克服了因地域因素而導(dǎo)致的檔案信息資料共享的時(shí)空障礙。隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，各廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)的日臻完善，低于地域界限的信息存貯和檢索利用已經(jīng)打破，信息資源的全球交流與共享正在成為現(xiàn)實(shí)。要實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化，除了要求檔案材料具有完整性和有價(jià)值性外，還必須正確處理好檔案開放和保密，保存與防磁、防毒的關(guān)系，在不違反《檔案法》規(guī)定的前提下，保證電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，并有效的共享、利用全球范圍的檔案信息資源，開辟網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息利用新途徑。
【關(guān)鍵詞】：水利工程；檔案管理
中圖分類號(hào)：TV 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
近年來，我省緊抓國(guó)家加大水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入的歷史機(jī)遇，先后開工實(shí)施了灌區(qū)更新改造、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)、續(xù)建配套與節(jié)水改造及世行貸款改造項(xiàng)目等多個(gè)重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目，極大地改善了灌區(qū)工程設(shè)施老化失修面貌，增強(qiáng)了灌區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁。這些項(xiàng)目投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、工程項(xiàng)目眾多，形成了大量的工程檔案資料。這些工程檔案是灌區(qū)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、處理工程問題的重要依據(jù)，它既為水利工程項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為灌區(qū)長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)，做好其管理工作對(duì)推動(dòng)灌區(qū)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時(shí)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變革，對(duì)工程檔案的收集、管理、驗(yàn)收、歸檔等都提出了一些新的要求。如何加強(qiáng)對(duì)灌區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐進(jìn)行了初步的探討。
1 工程檔案的作用與管理要求
1.1 工程檔案的作用
工程檔案資料是工程建設(shè)全過程中制定、發(fā)生、收集、積累的各種文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)測(cè)試資料，并同步整編的管理資料、質(zhì)量保證資料、評(píng)定資料、技術(shù)資料、竣工圖等資料的總稱。工程檔案資料的作用，首先是為證明滿足建筑產(chǎn)品要求的程度或?yàn)楣芾眢w系的要素運(yùn)行的有效性提供的客觀證據(jù)，即證據(jù)功能，是實(shí)際工作和行為的記載和反應(yīng)。其次是工程評(píng)價(jià)、驗(yàn)收、移交以及后期運(yùn)行、科研等工作的依據(jù)。工程檔案資料是工程施工全過程的原始資料,是反映工程隱蔽后內(nèi)在的質(zhì)量憑證。如果資料不準(zhǔn)確不完整，就不能真實(shí)反映工程的施工情況，影響工程質(zhì)量等級(jí)的評(píng)定，影響工程如期交工和使用。同時(shí)也是參建單位進(jìn)行工程動(dòng)態(tài)管理，如進(jìn)度控制、成本核算等的依據(jù)。第三，可追溯性，即根據(jù)資料的標(biāo)識(shí)，追蹤實(shí)體的歷史、應(yīng)用情況和所處場(chǎng)所的能力。如一旦發(fā)生工程事故,可為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)；也是工程使用過程中維修、擴(kuò)建、改建等重要的參考資料。
1.2 工程檔案的基本要求
1.2.1 及時(shí)性
工程檔案資料是對(duì)建筑實(shí)物質(zhì)量情況的實(shí)時(shí)反映,因此要求各種資料必須按照工程施工的進(jìn)度同步收集、整理。
1.2.2 真實(shí)性
資料的形成必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確，必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法。特別是原材料、混凝土、砂漿強(qiáng)度等，是以隨機(jī)抽樣方法進(jìn)行取樣檢驗(yàn)評(píng)價(jià)的。取樣的科學(xué)性和真實(shí)性非常重要,絕對(duì)不允許對(duì)樣本“專門加工”。否則,不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而造成工程技術(shù)資料混亂。
1.2.3 準(zhǔn)確性
工程檔案資料的準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、計(jì)算正確、填寫規(guī)范、符合標(biāo)準(zhǔn)。
1.2.4 完整性
不完整的檔案資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解工程的實(shí)際狀況。
1.2.5 系統(tǒng)性
對(duì)參建單位的檔案資料，縱向上，應(yīng)該完整全面地反映施工的全過程；橫向上，對(duì)特殊事件，特別是對(duì)事故或可能引起工期、費(fèi)用重大變更的事件記載上，還應(yīng)與同批資料、或與其他參建單位的資料進(jìn)行對(duì)照，保證相關(guān)事項(xiàng)記載的對(duì)應(yīng)和統(tǒng)一。
1.2.6 可追溯性
可通過資料記載全面還原事件發(fā)生的整個(gè)過程。
2 工程檔案管理工作存在的問題
從灌區(qū)水利工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況看，目前，在工程檔案資料整編與管理方面主要存在以下問題:
2.1 重視不夠，組織機(jī)構(gòu)不健全
實(shí)踐中，部分工程參建單位存在重現(xiàn)場(chǎng)施工管理、輕內(nèi)業(yè)資料整編的問題，有的等到面臨驗(yàn)收了，才抽調(diào)人員，加班加點(diǎn)突擊整編資料。檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)不夠健全，有的職責(zé)不清，有的無專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設(shè)施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴(yán)重。加之水利工程建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線長(zhǎng)、施工流動(dòng)性強(qiáng)、建設(shè)周期長(zhǎng)、人員變動(dòng)較頻繁，人員變動(dòng)時(shí)資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質(zhì)量。
2.2 檔案資料整編管理規(guī)范性不夠
常見問題主要有：沒有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規(guī)范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時(shí)；部分資料不夠準(zhǔn)確和完整；在文件、技術(shù)指令、通知等的管理上編號(hào)不清；資料簽名手續(xù)不全、書寫不規(guī)范，資料紙張大小、紙質(zhì)不符合要求等。
2.3 檔案組織網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案專業(yè)人才缺乏
灌區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目類別多，管理部門各異，大多各自為政，自行其是，沒有建立起系統(tǒng)性的檔案組織網(wǎng)絡(luò)，缺乏對(duì)檔案管理工作總體性的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術(shù)人員居多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度、熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的專業(yè)人才更是奇缺。
3 對(duì)策及建議
3.1 建立健全檔案工作組織體系
各工程參建單位要切實(shí)重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設(shè)施的配備力度；遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集；完善資料管理制度，協(xié)調(diào)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)（技術(shù)、質(zhì)檢、材供等）與資料管理工作的關(guān)系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)各主管部門、各參建單位檔案管理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。
3.2 強(qiáng)化日常檔案資料管理工作
在工程實(shí)施過程中，平常在檔案資料管理方面雖然做了一定的工作，但主要是圍繞工程的實(shí)施，側(cè)重于滿足日常工作的需要，并未將
其與最后的整編歸檔有機(jī)結(jié)合起來，檔案資料的管理深度不夠，規(guī)范程度較低。很多檔案資料由于保存不當(dāng)，或是管理人員變動(dòng)，在竣工歸檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)資料不全、遺失。有些資料在生成時(shí)就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍(lán)色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張規(guī)格不符合要求等。在竣工整理時(shí)，補(bǔ)做、重做歸檔資料，造成時(shí)間、人力、物力浪費(fèi)。所以說，日常的檔案資管理工作好壞，對(duì)檔案資料的最后整編和歸檔有著非常大的影響。做好平時(shí)的工作，保證基礎(chǔ)資料規(guī)范、系統(tǒng)、完整，整編時(shí)就可以減少很多工作量。日常檔案資料管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)很多，如記錄按要求填寫，文件規(guī)格統(tǒng)一、分類存放，施工原始資料及時(shí)收集、專人保管，對(duì)設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)變更加強(qiáng)管理、做好登記等。
3.3 實(shí)施分階段檔案整編計(jì)劃
在工程開工前，根據(jù)施工進(jìn)度安排編制整個(gè)工程項(xiàng)目的資料整編計(jì)劃并分階段實(shí)施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設(shè)同步。工程建設(shè)進(jìn)展到一個(gè)階段，檔案資料集整編完成到一個(gè)階段；工程項(xiàng)目完工一個(gè)，檔案資料驗(yàn)收一個(gè)。
3.4 嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案驗(yàn)收
這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢
查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。
（南京藝術(shù)學(xué)院人事處，江蘇南京210013）
摘要：干部人事檔案是記錄干部成長(zhǎng)的重要史料，確保干部檔案信息客觀、準(zhǔn)確、齊整是干部檔案工作人員整理檔案工作的重點(diǎn)。而近年來，我們?cè)谡砀刹繖n案的過程中過分追求檔案的整齊、美觀，過多地進(jìn)行“裁”、“補(bǔ)”、“拆”、“托”、“折”，從而導(dǎo)致對(duì)檔案的破壞性巨大。如何才能既保持檔案的美觀大方，又不傷害檔案材料的原始性，是值得我們思考的重點(diǎn)問題。
關(guān)鍵詞 ：干部檔案；裁剪；目錄；整理時(shí)間；公開
DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063
中圖分類號(hào)：G962文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671—1580（2015）02—0144—02
收稿日期：2014—09—25
作者簡(jiǎn)介：張衛(wèi)軍（1981— ），男，江蘇南通人。南京藝術(shù)學(xué)院人事處，助理研究員，博士研究生，研究方向：人事檔案管理。
干部檔案是組織人事等有關(guān)部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、任用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。因此，管理好人事檔案，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)就起著至關(guān)重要的作用。
一、檔案該如何整理
近年來，不少組織人事部門按照上級(jí)的要求，紛紛將使用多年的檔案袋更新?lián)Q代成檔案盒，所有檔案材料必須統(tǒng)一裁剪成固定尺寸。檔案統(tǒng)一尺寸有其自身的優(yōu)點(diǎn)，所有材料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，配以目錄和封面，宛如漂亮的書籍，排列整齊，美觀大方，賞心悅目。而為了追求整齊劃一的效果，必須對(duì)檔案進(jìn)行“修飾”，主要包括“裁”、“補(bǔ)”、“拆”、“托”、“折”等五種做法?！安谩保瑱n案紙張超過規(guī)定尺寸的標(biāo)準(zhǔn)要裁切；“補(bǔ)”，紙張小于規(guī)定尺寸的，要補(bǔ)大；“拆”，原有裝訂好的要拆開；“托”，原有檔案紙張?zhí)〉囊郊堃r托；“折”，檔案紙張超過標(biāo)準(zhǔn)而又無法裁剪的只能折。不過，這些都是其外在的表現(xiàn)形式，萬物存在都有其自身的價(jià)值，檔案也不例外。檔案作為一種文件材料，有其自身的特殊性，它是歷史性、真實(shí)性、科學(xué)性的集合。保存好檔案是一件非常重要而有意義的事情，而近年來對(duì)檔案的整理提出了新的要求，所有檔案一律統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一尺寸、統(tǒng)一打孔、統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一裝盒，而檔案的整齊劃一往往是以犧牲檔案的原始性為前提的。所有檔案的大小是固定的，而“裁”、“補(bǔ)”、“拆”、“托”、“折”對(duì)檔案造成的損傷非常大，原始檔案的材料一經(jīng)剪切、拆粘、補(bǔ)邊、襯紙、折疊，檔案材料的真實(shí)性和可靠性便大大降低，“原汁原味”沒了，檔案存在的價(jià)值就隨之消失了。檔案的整理是必須的，但是，為了片面追求檔案的美觀和整齊劃一而犧牲檔案的珍貴價(jià)值是不科學(xué)的，也是不可取的。
二、檔案中要不要加目錄
檔案是一系列珍貴史料的集合，將檔案材料統(tǒng)一排序、編排目錄后可以給人清楚明了的感覺，也為我們查閱資料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目錄存在的弊端也是很明顯的。做一份漂亮的檔案目錄所需耗費(fèi)的時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)。正常情況下，一本干部的檔案材料從分類到編碼，再到錄入、裝訂，至少需要4個(gè)小時(shí)的時(shí)間，每所高校以新進(jìn)50份檔案計(jì)算，每年人事部門光花在編排目錄上的時(shí)間就是200個(gè)小時(shí)，每天按6個(gè)小時(shí)計(jì)算，就是33天。而根據(jù)每?jī)赡隁w檔一次的要求，每?jī)赡晁腥藛T的檔案就得重新更新，以1000份檔案為例，每份檔案花費(fèi)一個(gè)小時(shí)，平均一年就需要500個(gè)小時(shí)，每天按6個(gè)小時(shí)計(jì)算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在錄入目錄上，而按照一年大約250個(gè)工作日計(jì)算，約有46%的時(shí)間花在錄入使用效率不高的目錄上，而在高校，去除寒暑假，這一比例竟達(dá)到58%，接近6成?？上攵?，錄入目錄幾乎占據(jù)了檔案管理員絕大部分的工作時(shí)間，而由此產(chǎn)生的效率和價(jià)值卻微乎其微。
三、檔案的負(fù)重問題
隨著年代的遞增，干部檔案中的材料會(huì)逐年增加，干部檔案有時(shí)也會(huì)“不堪重負(fù)”。最明顯的就是人事干部的年度考核表以及工資變動(dòng)審批表，年度考核表每年一份，每年3～4張紙，以工作30年計(jì)算，就是120頁左右；工資變動(dòng)審批表每年至少一張，就有30張；再加上專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表，動(dòng)輒20多頁，評(píng)3次就有60多頁，僅這3項(xiàng)加起來就差不多有200多頁，足有一本書的厚度。這還不算每年新添加的其他材料，這3項(xiàng)信息也僅僅是提供干部年度考核、工資和職稱變化的信息，而為了儲(chǔ)存這3項(xiàng)信息，卻要保存200多頁紙張一輩子，多少有點(diǎn)“不劃算”。檔案盒不是個(gè)儲(chǔ)物箱，對(duì)所有東西來者不拒，檔案管理人員首先要學(xué)會(huì)甄別，其次要學(xué)會(huì)變通。像年度考核表除了記錄年度考核結(jié)果外，還記錄了一個(gè)人一年的工作總結(jié)，有存儲(chǔ)的價(jià)值，那就應(yīng)該精簡(jiǎn)紙張內(nèi)容，采用雙面印刷，這樣既可節(jié)省空間，又清楚明白。專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表也是一樣，能簡(jiǎn)化就簡(jiǎn)化。而工資表僅僅是記錄工資的變化，并無其他價(jià)值，像這一類材料，完全可以做一張登記表，把每年變化的信息登記在案即可，30年的變化一兩頁紙就可以記錄下來，這樣既保持了考核、工資變動(dòng)表原有的本質(zhì)含義，符合檔案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作變動(dòng)情況，又節(jié)省了很大的人力、物力，大大減輕了檔案的負(fù)擔(dān)。
四、人事檔案能否對(duì)本人公開
在我國(guó)，人事檔案是個(gè)神秘的東西，人人都有，卻人人都見不著。至于為何如此神秘，卻沒人能解釋清楚，說得明白，唯一的解釋就是上級(jí)的規(guī)定、法律的規(guī)定。根據(jù)材料形成的主體，可以將材料分成如下幾類：第一類是來源于當(dāng)事人；第二類是來源于當(dāng)事人和材料形成的主管部門，這些材料是當(dāng)事人填寫、主管部門審核鑒定的，主管部門有鑒定的結(jié)論或鑒定的結(jié)果；第三類是上級(jí)或組織部門直接形成的材料，這一類材料的形成往往是當(dāng)事人不曾了解的，也是檔案中最神秘的部分。而要公開檔案，問題主要集中在第二類和第三類材料上。第一類材料是由當(dāng)事人填寫的，本身沒有秘密可言。而針對(duì)第二類由個(gè)人填寫、主管部門鑒定的材料，早在20世紀(jì)七八十年代，國(guó)家就有明確的規(guī)定，凡是組織上鑒定的材料，組織在鑒定完給出明確結(jié)論后，必須交由當(dāng)事人簽字確認(rèn)，當(dāng)事人審閱后簽字確認(rèn)，再交組織存入個(gè)人檔案，當(dāng)事人沒有簽字或拒絕簽字的材料，組織部門是不能私自存入本人檔案的。因此，對(duì)行為的結(jié)果是有預(yù)知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是當(dāng)事人所不知情的，也就是第三類材料。比如，干部考察材料、政審材料，這一類材料往往都是組織部門形成的，具有一定的保密性和嚴(yán)肅性，一旦公開，有可能會(huì)給當(dāng)事人或者組織造成不良的影響。但是，從另外一個(gè)角度來說，為了干部的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，組織考察干部的信息也應(yīng)該向當(dāng)事人予以通報(bào)，組織獲得綜合反映干部表現(xiàn)的材料，如能及時(shí)向當(dāng)事人通報(bào)，將能起到很好的激勵(lì)和監(jiān)督作用。群眾反映好的，可以繼續(xù)加強(qiáng)；群眾反映不好的，應(yīng)該及時(shí)予以改正，而不是不聞不問，任其發(fā)展，這不是正確的組織原則。因此，從這個(gè)角度來說，這類信息不是不能公開，而是可以以適當(dāng)?shù)男问健⑦m當(dāng)?shù)姆绞焦_，這既有利于干部的成長(zhǎng)，同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了組織考察干部的價(jià)值和意義。
人事檔案作為一個(gè)特殊的東西，有其自身的特殊性，其價(jià)值不在于本身包裝得有多么漂亮、多么美觀，而是其原始的真實(shí)性、可靠性，其存在的價(jià)值就在于此。如果片面地追求檔案的美觀性，加強(qiáng)包裝，而忽視對(duì)檔案材料本身的要求，則毫無意義可言。當(dāng)然，我們也不能因噎廢食，對(duì)檔案“不修邊幅”，而應(yīng)在保證檔案原始真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的基礎(chǔ)上，及時(shí)對(duì)檔案的材料進(jìn)行整理?？傊?，一切工作都要圍繞檔案本身來開展，一切以檔案的價(jià)值為中心，任何離開檔案本身價(jià)值的形式主義的事情都要及時(shí)予以制止，從而保證以有限的時(shí)間和精力創(chuàng)造出最大的價(jià)值。
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