時(shí)間：2024-02-02 17:15:21
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理的問(wèn)題及措施的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;問(wèn)題;措施
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，隨著各項(xiàng)制度的改革，檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)展的要求，更新檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及檔案服務(wù)的對(duì)象等，是各級(jí)管理部門需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。現(xiàn)就檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析。
1.檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
1.1對(duì)檔案的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以不被看重。
1.2缺少專職人員
負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒(méi)時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。尤其在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。
1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
1.4檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
1.5人事檔案管理手段落后
在檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
2.提高檔案管理科學(xué)工作法的措施
2.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作
檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案工作重視到位、投入到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開(kāi)展提供必需的物質(zhì)條件。
2.2收集收齊歸檔文件材料
做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。
2.3建立健全企業(yè)檔案工作管理體制
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.4采用信息化管理手段
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多，實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
2.5強(qiáng)化檔案保管條件及措施
加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫(kù)房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。
2.6提高檔案人員素質(zhì)
作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
2.7做好檔案管理工作,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平是很有必要的
檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
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學(xué)生的學(xué)籍檔案是一個(gè)學(xué)生連接學(xué)校和社會(huì)的紐帶，它真實(shí)的反映了學(xué)生在校期間的情況，是每一個(gè)學(xué)生以后就業(yè)發(fā)展的一個(gè)保證，也是用人單位選用人才的一個(gè)重要依據(jù)，所以具有很重要的價(jià)值，目前，國(guó)內(nèi)學(xué)校的學(xué)生檔案管理普遍存在一些問(wèn)題，比如檔案管理人員的意識(shí)淡薄、缺乏先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)等等。下面本文簡(jiǎn)要分析幾點(diǎn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的問(wèn)題及措施研究。
1.學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 管理人員意識(shí)不到位。大部分檔案管理人員甚至是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視檔案管理，有的學(xué)校還將檔案管理工作從屬于別的部門，只看重教學(xué)過(guò)程的管理，不看重學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，這就使一些檔案管理人員出現(xiàn)消極的工作態(tài)度，散漫的工作狀態(tài)，產(chǎn)生上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不重視自己又何必認(rèn)真的思想，致使一些學(xué)生的學(xué)籍檔案資料的準(zhǔn)確性出現(xiàn)嚴(yán)重的偏差，這就直接影響到了學(xué)生以后的學(xué)習(xí)和就業(yè)等問(wèn)題。
1.2 管理不夠?qū)I(yè)規(guī)范。前面說(shuō)了，因?yàn)橐恍W(xué)校不夠重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，所以就沒(méi)有一套相對(duì)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了另一個(gè)問(wèn)題，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作不夠?qū)I(yè)規(guī)范，所以在收集、整理、保管等等這些過(guò)程中，管理人員也就隨心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，過(guò)程又比較繁瑣，時(shí)常出現(xiàn)混亂的局面，造成學(xué)生檔案管理的丟失等等。主要有以下幾個(gè)方面：
1.2.1 收集方面。目前，許多學(xué)校并不是單一的一種教學(xué)模式和教學(xué)課程，比如一些高校里面有研究生、本科、大專這些基本的教學(xué)形式，還有專升本、函授、培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等等形式，比較多樣，這種多樣的教學(xué)形式就給學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集工作大大的增加了復(fù)雜性，進(jìn)而影響到它的準(zhǔn)確性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是學(xué)生學(xué)籍檔案管理中至關(guān)重要的一環(huán)，所謂整理，顧名思義就是將前期收集來(lái)的學(xué)生學(xué)籍檔案的原始資料按照一定的類別進(jìn)行分類和排列，然后組卷。在這個(gè)過(guò)程中，一定要做到分類明確、編排要統(tǒng)一有序，如果有的按照年份編排、有的按照學(xué)生的專業(yè)編排、有的又按照系部編排，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就給以后的查找增加了難度。近年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)了一系列關(guān)于規(guī)范學(xué)校檔案管理方法的文件，但是具體針對(duì)學(xué)籍檔案管理的還是比較少，正是由于這樣，沒(méi)有法規(guī)約束，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員的個(gè)人隨意性就比較大，因此在整理方面就容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。
1.2.3 保管方面。由于一些學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺少專門的管理學(xué)生學(xué)籍檔案的檔案室和專業(yè)管理人員，只是像雜物一樣簡(jiǎn)單的堆放在一起，不僅給以后的查找造成了不便，而且在一定程度上會(huì)造成檔案資料的紙張發(fā)潮、泛黃、磨損。
2.應(yīng)對(duì)措施研究
2.1 轉(zhuǎn)變態(tài)度，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)。造成學(xué)生學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，最根本的一個(gè)原因就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生學(xué)籍檔案的管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以，首先就是要轉(zhuǎn)變態(tài)度、增強(qiáng)意識(shí)，讓從事相關(guān)工作的人員必須認(rèn)真的學(xué)習(xí)《檔案法》以及相關(guān)的法律法規(guī)，明白學(xué)籍檔案管理的重要性，；其次是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到學(xué)生學(xué)籍檔案管理是關(guān)系著學(xué)生前途的，不能敷衍了事，必須從行動(dòng)上支持，比如建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案室等。
2.2 制定學(xué)籍檔案管理制度、規(guī)范管理人員。
2.2.1 建立統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。由于一個(gè)學(xué)校存在多種教學(xué)形式，每個(gè)檔案管理都按照自己的標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)給檔案管理造成混亂，所以，這就要求一個(gè)學(xué)校應(yīng)該制定一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)院系部都能做到有章可循，并且嚴(yán)格要求執(zhí)行，這樣在極大的程度上減少了學(xué)籍檔案管理的混亂。
2.2.2 從傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為我們生活的絕大部分，學(xué)籍檔案管理利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化也是一個(gè)必然發(fā)展的趨勢(shì)，目前，部分學(xué)校的學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)還不夠完善，檔案管理人員的信息專業(yè)技術(shù)水平也還僅僅局限在簡(jiǎn)單的錄入、查詢、修改等，還不能很好的利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)學(xué)籍檔案管理進(jìn)行一個(gè)信息化得改造，使得數(shù)字化管理并沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 相關(guān)問(wèn)題 措施
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也對(duì)機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、行政體制與人事管理等多個(gè)方面進(jìn)行了升入的改革，也因此發(fā)現(xiàn)了單位內(nèi)部的檔案收集、歸檔、流向等管理工作存在著非常多的問(wèn)題，現(xiàn)就此對(duì)事業(yè)單位檔案管理軟件中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，尋找相應(yīng)的措施解決。
1.檔案管理概述
檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用服務(wù)的活動(dòng)總稱。
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進(jìn)行，事業(yè)單位期待通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組，重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。為此，對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來(lái)說(shuō)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度是非常必要的，其在事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展中具有極為重要的意義，它能有效的保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序的運(yùn)行。事業(yè)單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過(guò)查看檔案就可以得到相應(yīng)的信息，更便于下步工作的實(shí)施。
2.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
檔案管理基本性質(zhì)是一項(xiàng)包括管理性、服務(wù)性、政治性的工作，而事業(yè)單位的檔案管理還存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題不同程度地影響了事業(yè)單位工作的進(jìn)行與發(fā)展，同時(shí)也會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。當(dāng)前主要在以下幾個(gè)方面存在問(wèn)題：
2.1從思想意識(shí)上
很多單位對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，對(duì)國(guó)家頒布的《檔案法》及《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作僅是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，致使單位內(nèi)對(duì)與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)措施執(zhí)行不到位，檔案管理人員在工作過(guò)程中抱應(yīng)付態(tài)度、缺乏責(zé)任心、管理混亂。
2.2從人員管理上
檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但事實(shí)上，很多事業(yè)單位卻忽視了檔案工作的專業(yè)性，檔案管理的工作人員缺少專業(yè)知識(shí)，相當(dāng)多工作人員均未接受過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂等工作了解不多，檔案收集的意識(shí)薄弱。一人兼多職或者人員隊(duì)伍不穩(wěn)定變動(dòng)頻繁，這些都是直接影響檔案管理工作的持續(xù)性與穩(wěn)定性。
2.3從管理設(shè)施上
雖然科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展迅速，很多新近的技術(shù)手段已被逐漸應(yīng)用廣泛，但因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位的重視度不夠，檔案的更新緩慢，時(shí)代在變化、科技在發(fā)展，而檔案卻更不上時(shí)代的發(fā)展，長(zhǎng)期停留在一個(gè)階段。且在檔案管理工作上，計(jì)算機(jī)技術(shù)還未被完全運(yùn)用，很多單位僅僅只是利用計(jì)算機(jī)作錄入輸出的工作，還是采用老式紙質(zhì)閱檔的方式。甚至有的單位檔案室、辦公室、接待室均是同一間，檔案室環(huán)境簡(jiǎn)陋、辦公條件差、設(shè)備老化、缺乏檔案保護(hù)設(shè)備，很可能嚴(yán)重地?fù)p壞檔案，且不利于檔案的收集、整理與讀取，使其失去了提供利用服務(wù)的職責(zé)。
3.對(duì)當(dāng)前檔案管理的改進(jìn)措施
針對(duì)以上事業(yè)單位在檔案管理工作上存在的問(wèn)題，我們應(yīng)進(jìn)一步完善與強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作，并著重對(duì)以下四方面進(jìn)行改進(jìn)：
3.1強(qiáng)化人員管理、培訓(xùn)
首先，大力地宣傳做好檔案管理工作的好處，學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)及有關(guān)管理規(guī)定，提高員工的檔案意識(shí)，使之對(duì)檔案有充分的認(rèn)識(shí)；其次，穩(wěn)定檔案管理人員，做到管理人員專精于此，有豐富的時(shí)間工作經(jīng)驗(yàn)；最后，對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德修養(yǎng)、樹(shù)立正確的人生觀價(jià)值觀，同時(shí)也提高其專業(yè)知識(shí)水平，使其熟練掌握信息技術(shù)。
3.2做好檔案保護(hù)工作
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案的保管工作，加強(qiáng)工作人員的工作意識(shí)，定期檢查檔案的完好情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。檔案的保管其實(shí)是非常復(fù)雜，非常需要工作人員耐心細(xì)致地去工作，只有這樣才能做好檔案的保管。對(duì)于那些原先檔案保管條件相對(duì)較差的單位，應(yīng)向上級(jí)請(qǐng)示，申請(qǐng)給予經(jīng)費(fèi)支持，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作條件與設(shè)備進(jìn)行改善，逐步實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理。
3.3建全檔案管理制度
事業(yè)單位的檔案管理需要制定嚴(yán)格健全的工作制度。事業(yè)單位可以學(xué)習(xí)一些世界上先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合部門自身的特點(diǎn)，切實(shí)制定一套合理、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，并要求制度程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，有效落實(shí)檔案工作，保證工作有序進(jìn)行。并且，隨著時(shí)代的發(fā)展與當(dāng)下的工作需求，不斷對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行總結(jié)、完善、改進(jìn)。
3.4采用現(xiàn)代化的管理
檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)化的設(shè)備對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行處理，將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，并利用普及化的網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)信息共享。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源，盡可能地延長(zhǎng)檔案的使用壽命以及提高工作效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策[J].廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2010,9(1):1198-1200.
1 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）文書(shū)與檔案工作銜接不合理
在??前各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作的重要性不斷突顯出來(lái)。在實(shí)際工作中，文書(shū)工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書(shū)檔案管理工作中，需要正確處理好文書(shū)工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系，確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對(duì)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性帶來(lái)了一定的制約，不利于文書(shū)檔案管理水平的提升。
（二）文書(shū)檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高
近年來(lái)文書(shū)檔案管理工作的重要性越來(lái)越突顯出來(lái)，這也對(duì)文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前很大一部分單位文書(shū)檔案管理工作中，部分文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強(qiáng)的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢(shì)下，需要文書(shū)檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
（三）對(duì)文書(shū)檔案管理工作不重視
當(dāng)前在各行業(yè)中文書(shū)檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對(duì)文書(shū)檔案的重要性缺乏有效的認(rèn)識(shí)，因此在實(shí)際工作中，人力、物力和財(cái)力投入普遍不足，這就對(duì)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來(lái)了較大的影響，很難發(fā)揮出文書(shū)檔案的真正效率和價(jià)值。
2 提高文書(shū)檔案管理工作的強(qiáng)化措施
（一）重視文書(shū)與檔案工作的銜接效果
文書(shū)檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此在實(shí)際工作中，需要重視文書(shū)工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書(shū)檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書(shū)檔案的宣傳工作，使人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)知，準(zhǔn)確對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行歸檔和立卷，實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴(yán)格對(duì)文件進(jìn)行審核，及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行收集，為文書(shū)檔案工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度
強(qiáng)化文書(shū)檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書(shū)檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書(shū)檔案。建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書(shū)檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書(shū)檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書(shū)檔案制度的建立，能夠改變過(guò)往不合時(shí)宜的制度，為單位文書(shū)檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書(shū)檔案管理制度和體系，為文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書(shū)檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書(shū)檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書(shū)檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書(shū)檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書(shū)檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。
（三）采用現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理技術(shù)
在文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F(xiàn)代文書(shū)管理工作的高效開(kāi)展。因此在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書(shū)檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書(shū)檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書(shū)檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技?g的應(yīng)用，還能在文書(shū)檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過(guò)濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過(guò)后才能進(jìn)入系統(tǒng)。可見(jiàn)，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。
（四）打造高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍
在文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作中，對(duì)于檔案管理人員整體素質(zhì)提出了更高的要求，需要打造一支專業(yè)化和高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。因此在實(shí)際工作中，需要重視文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)專技能、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方法等多項(xiàng)針對(duì)性的培訓(xùn)有效的提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，努力提高文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。另外，還要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理人員樹(shù)立良好的服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，使喚其能夠更好的掌握各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面推動(dòng)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平。
一、電子檔案管理存在的問(wèn)題
第一，安全性問(wèn)題。
檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。
第二，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理問(wèn)題。
在多年的管理過(guò)程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實(shí)、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，因此絕對(duì)不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。
第三，辦公自動(dòng)化在電子檔案管理中的應(yīng)用。
在新的辦公模式下，辦公自動(dòng)化慢慢站主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能無(wú)縫結(jié)合，電子文件歸檔相對(duì)滯后，即使歸檔后文件的準(zhǔn)確性也無(wú)法保證。
二、電子檔案管理的措施
第一，加強(qiáng)電子檔案的保管。
電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫(xiě)入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲(chóng)、以及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等條件。
第二，做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。
備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。備份對(duì)象主要為文書(shū)、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實(shí)行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。
第三，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。
通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限，并對(duì)所利用的電子檔案進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。
第四，對(duì)文件進(jìn)行安全監(jiān)控。
在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會(huì)加以記錄，因此更改文件的動(dòng)作會(huì)不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無(wú)線索。因此有不要讓電腦詳細(xì)記錄在存取電子文件時(shí)候留下的所有異動(dòng)記錄。
第五，處理好檔案管理的投入問(wèn)題。
電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須又相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺(jué)投入超出以前一倍以上甚至幾倍。
第六，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。
隨著檔案信息進(jìn)程推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高，電子檔案在操作過(guò)程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹(shù)立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。同時(shí)電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過(guò)河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時(shí)期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。
三、結(jié)語(yǔ)
論文摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書(shū)檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要。本文針對(duì)目前中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)措施，便于更好地為圖書(shū)館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)與科研提供服務(wù)。
一、中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)重視不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對(duì)檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
(二)設(shè)備太落后
學(xué)校圖書(shū)館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書(shū)檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書(shū)檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。
(三)制度不健全
中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一祿準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理棍亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開(kāi)發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒(méi)有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學(xué)校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，是長(zhǎng)期日積月累形成的，沒(méi)有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個(gè)部門或個(gè)人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng);二是檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
(五)結(jié)構(gòu)不合理
中職學(xué)校圖書(shū)館的文書(shū)檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒(méi)有。
(六)利用不充分
圖書(shū)館是中職學(xué)校的窗口部門，圖書(shū)館的工作會(huì)產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識(shí)落后，許多學(xué)校的圖書(shū)館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書(shū)館檔案資源的浪費(fèi)。
二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作的措施
圖書(shū)館檔案是中職學(xué)校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著一個(gè)學(xué)校圖書(shū)館在每一個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。
(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)
學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。 (三)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備
硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。
在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書(shū)館的實(shí)際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡(jiǎn)明實(shí)用;第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
(五)科學(xué)分類
科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書(shū)館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理
(七)提高服務(wù)水平
【關(guān)鍵詞】疾控中心 檔案管理 信息化 問(wèn)題
疾控中心承擔(dān)著對(duì)殘疾、疾病和傷害的預(yù)防的重要使命，在創(chuàng)造健康環(huán)境、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、保障國(guó)家安全、促進(jìn)人民健康方面發(fā)揮著重要作用?？梢?jiàn)，疾控中心在我國(guó)疾病防控和保障人民健康的舉足輕重的作用。而各級(jí)疾病中心中所保管的檔案資料是疾病中心工作的基礎(chǔ)，雖然十分龐大但也十分珍貴。但由于我國(guó)檔案管理工作起步晚，欠發(fā)達(dá)地區(qū)設(shè)備、人才不足等問(wèn)題，疾控中心檔案管理工作有很多不如人意的地方。而這種種問(wèn)題正阻礙著檔案管理工作向信息化現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。
1疾控中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1缺乏對(duì)檔案管理的重視
盡管疾控中心每年都會(huì)向檔案管理投入一定資金，但由于受傳統(tǒng)思想的影響，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。雖然有專門的檔案管理室，但很多工作依然由辦公室來(lái)完成，對(duì)于相關(guān)工作人員的要求也不高，缺乏專業(yè)管理者，一般都由辦公室人員兼任。
1.2檔案管理人員素質(zhì)差
由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，也就沒(méi)有在檔案管理上投入過(guò)多精力，現(xiàn)有檔案管理人員多數(shù)都是醫(yī)療水平差，文化程度低的人員，即便是在檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的今天，檔案管理工作也沒(méi)有得到應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)有從業(yè)者不僅不能做好日常管理工作，更不懂得如何運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，很多工作人員都表現(xiàn)出難以勝任該工作的情況。此外，不少檔案管理人員工作積極性較差，對(duì)自己的工作也不能正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要檔案信息不丟失即可。
1.3檔案管理機(jī)制不健全
疾控中心的檔案管理中還存在管理機(jī)制缺乏的情況，很多檔案資料都不能及時(shí)歸檔，更沒(méi)有按照科室的不同劃分檔案，這樣一來(lái)就導(dǎo)致很多檔案資料不能被充分利用，如果要利用檔案就需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，大量人力查找。這樣一來(lái)就降低了檔案管理的作用。此外，由于信息化管理能力差，很多電子檔案出現(xiàn)了損壞，不能被利用。
1.4疾控中心檔案管理模式落后
我國(guó)檔案管理工作較西方發(fā)達(dá)國(guó)家起步較晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用著從前傳統(tǒng)的管理模式，檔案的保存、分類不科學(xué)，無(wú)法滿足現(xiàn)今信息化、現(xiàn)代化的要求。而近年來(lái)公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問(wèn)題的出現(xiàn)，又給疾病控制檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。使疾控中心檔案管理模式落后的問(wèn)題日益突出，無(wú)法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)研究、疾病控制等領(lǐng)域?qū)n案信息的需求。而現(xiàn)階段的檔案也多以文字，圖片等靜態(tài)資料為主，缺乏重要的聲像資料 ，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而現(xiàn)在多地基層疾控中心實(shí)驗(yàn)室的建立，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息。種種變化迫使疾控中心檔案管理模式進(jìn)行升級(jí)。
2解決疾控中心檔案管理工作問(wèn)題應(yīng)對(duì)措施
2.1強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視
為做好疾控中心檔案管理工作，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)部門重視檔案管理工作，了解檔案管理對(duì)疾控中心工作的作用，盡量為檔案管理部門提供一定的資金與人力，并在集體會(huì)議上宣傳與強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要作用，讓所有人正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，這也是為檔案管理部門在中心樹(shù)立威信的有效措施。
2.2提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作是疾控中心一項(xiàng)十分重要的工作，一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，將直接影響到疾控中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展。因此，一定要為檔案管理部門配備合適的管理人員，經(jīng)常為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高他們的管理能力，并從社會(huì)上招聘專業(yè)檔案管理人才，同時(shí)也要注意信息化技術(shù)的應(yīng)用。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要聯(lián)系實(shí)際情況，適當(dāng)提高檔案管理人員的薪資待遇，為其提供一定的晉升機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，讓檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)自己的工作，這樣他們就會(huì)在工作中展示自己的能力，創(chuàng)新管理模式。
2.3構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制
為保證檔案管理工作有序進(jìn)行，就需要構(gòu)建挖山的檔案管理機(jī)制，明確檔案管理人員的工作責(zé)任與工作范疇，將檔案管理工作落實(shí)到具體人員身上。同時(shí)，也要構(gòu)建完善的績(jī)效考核機(jī)制，將員工工資與工作情況聯(lián)系在一起，按照檔案的用途確定分類，逐步優(yōu)化檔案管理機(jī)制。此外，還要重視信息化管理，妥善保管電子檔案資料，經(jīng)常檢查電子檔案情況，如發(fā)現(xiàn)播放受影響應(yīng)立即重新刻錄，更要做好檔案資料的通風(fēng)工作，防止潮濕。
2.4改進(jìn)疾控中心檔案管理模式
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求。信息時(shí)代，疾控檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須要更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來(lái)源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新的管理模式勢(shì)在必行 。我們應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中充分應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備與思維，建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動(dòng)化地管理模式，以充分得發(fā)揮信息化管理地優(yōu)勢(shì)。
3結(jié)語(yǔ)
疾控中心的檔案管理工作十分重要，這就需要得到疾控中心上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并聯(lián)系實(shí)際情 況提出有效整改對(duì)策，只有這樣才能解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，真正做好檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].改革與開(kāi)放，2015，08：121-122.
一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理面臨著的難點(diǎn)問(wèn)題
（一）檔案管理流程的不明確
檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當(dāng)多的，而這些步驟的處理，對(duì)于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來(lái)說(shuō)，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅(jiān)定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標(biāo)引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過(guò)程。但是當(dāng)前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過(guò)程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對(duì)一些小細(xì)節(jié)的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開(kāi)展，最終也將影響到檔案資料的使用價(jià)值。
（二）檔案管理人員的重視程度不夠
就目前來(lái)說(shuō)，檔案的管理需要的更多的是專業(yè)人員能夠?qū)ο鄳?yīng)的資料進(jìn)行科學(xué)的整理。二就目前來(lái)說(shuō)，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會(huì)造成在資料的收集以及最終的整理過(guò)程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)上，為具備較高的專業(yè)素質(zhì)，未能夠?qū)n案資料的管理提供專業(yè)的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業(yè)能力未能夠達(dá)到時(shí)代的要求，這兩者情況的出現(xiàn)，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發(fā)揮。
（三）檔案管理方式的簡(jiǎn)單化
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)組織之間的各項(xiàng)活動(dòng)逐漸增多，所形成的檔案資料是相當(dāng)多的，而這對(duì)于檔案管理的壓力是相當(dāng)大的。所以說(shuō)，采用科學(xué)化的管理的方式，對(duì)于檔案資料的管理是相當(dāng)有意義的。其實(shí)就目前來(lái)說(shuō)，很多地方的而管理方式未能具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎(chǔ)檔案的工作效率。同時(shí)依靠人工進(jìn)行的檔案管理，對(duì)于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時(shí)他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經(jīng)忽視了檔案其他的參考價(jià)值。
二、提高我國(guó)檔案管理的解決措施
（一）進(jìn)一步完善檔案工作的制度建設(shè)
對(duì)于檔案工作的管理，首先應(yīng)該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個(gè)流程制度，去保證工作的的順利進(jìn)行。而在這其中，需要從業(yè)人員具備專業(yè)的素質(zhì)，能夠?qū)Ξ?dāng)前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)流程規(guī)范。與此同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現(xiàn)資料的錯(cuò)誤，也能夠及時(shí)的挽救，從而保證了資料的有效性。當(dāng)然要在這個(gè)過(guò)程中，仍舊是需要一定的監(jiān)督機(jī)制的。因?yàn)檫@是檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題追責(zé)機(jī)制的基礎(chǔ)，也能夠更好去規(guī)避在檔案管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。
（二）不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的管理方式受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，當(dāng)然了，檔案管理工作也不例外。就目前來(lái)說(shuō)，我們需要通過(guò)培訓(xùn)以及資料的宣導(dǎo)等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個(gè)高效的、專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡(jiǎn)單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說(shuō)資料的查閱、資料的總結(jié)等等，都是需要檔案管理從中發(fā)揮作用的。在思想上的重視，接下來(lái)便是需要提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，可以通過(guò)日常工作的總結(jié)，還有一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)。
（三）加快檔案管理工作的現(xiàn)代化
計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，能夠更好的幫助我們進(jìn)行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現(xiàn)代化，應(yīng)該積極推行以及使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，幫助在重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案等方面的作用，同時(shí)建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
【關(guān)鍵詞】建筑設(shè)計(jì)；檔案管理；地質(zhì)勘探報(bào)告；人員素質(zhì)
【 abstract 】 architectural design not only to the project file management of the use of late, decorate and expansion has a very realistic guidance significance, but also can is later the same type of engineering construction process to provide certain reference. The architecture design in the process of file management main existence filing work not comprehensive, classification process is not standard, the drawings damage phenomenon the common, backward management, related management personnel to change minds, the perfect system, using scanning technology prolong the service life of the map, USES the many kinds of architectural design file management, and then strengthen personnel training, improve the quality of the archives management, so as to ensure file management of the orderly.
【 key words 】 architectural design; File management; The geological prospecting report; Personnel quality
中圖分類號(hào)：TU2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
緒言
建筑設(shè)計(jì)是指在建筑者建造之前，建筑設(shè)計(jì)師根據(jù)相關(guān)的建設(shè)任務(wù)，對(duì)施工過(guò)程中可能遇到的一系列問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的考慮之后，所制定的解決問(wèn)題的辦法。這些辦法通常都會(huì)通過(guò)圖紙和文件集中的表達(dá)出來(lái)，同時(shí)為施工者施工組織活動(dòng)提供一定的參考，也可以作為各個(gè)工種在施工過(guò)程中相互配合的依據(jù)。一般的工程都有自身的投資限額和范圍，而建筑設(shè)計(jì)則可以保證整個(gè)工程能夠在這個(gè)范圍之內(nèi)，按照預(yù)定的方案順利穩(wěn)定的進(jìn)行，也能夠在很大程度上保障最后竣工并投入使用的建筑物能夠滿足使用者和社會(huì)期望的相關(guān)要求。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，建筑業(yè)也不斷發(fā)展，而隨之而來(lái)的就是建筑設(shè)計(jì)量的增加，如何加強(qiáng)對(duì)建筑設(shè)計(jì)檔案的有效管理，以求其能為以后的建筑設(shè)計(jì)提供一定的幫助，是擺在我們面前的一個(gè)重要問(wèn)題。本文根據(jù)現(xiàn)時(shí)建筑設(shè)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決方案，以供參考。
現(xiàn)時(shí)建筑設(shè)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
建筑設(shè)計(jì)檔案具體是指在工程建筑的全過(guò)程中所形成的有關(guān)工程規(guī)劃報(bào)建、設(shè)計(jì)直至竣工驗(yàn)收使用的具有保存價(jià)值的文件、圖紙等資料，作為工程建設(shè)過(guò)程中所不可或缺的依據(jù)，它對(duì)項(xiàng)目后期的使用、裝修和擴(kuò)建都有著非?，F(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義，更為重要的是，建筑設(shè)計(jì)檔案可以為以后同類型的工程建筑過(guò)程提供一定的參考。
建筑設(shè)計(jì)檔案主要由文件和圖紙兩部分組成。主要包含地質(zhì)勘探報(bào)告、立項(xiàng)批文、任務(wù)設(shè)計(jì)書(shū)等資料。設(shè)計(jì)檔案具備廣泛意義上的原始記錄性，它以單個(gè)的工程項(xiàng)目為一個(gè)單元，并且按照專業(yè)來(lái)進(jìn)行分類，使用率較為頻繁，而且數(shù)量龐大。正是由于建筑設(shè)計(jì)檔案的這些問(wèn)題，使它在保存的過(guò)程中遇到一定的障礙，加上很多項(xiàng)目的技術(shù)負(fù)責(zé)人不太重視對(duì)建筑設(shè)計(jì)檔案的保存，因此，雖然我國(guó)的建筑工程發(fā)展非常迅速，但在建筑設(shè)計(jì)檔案的保存方面，依然存在很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1 歸檔工作不夠全面
由于相關(guān)的設(shè)計(jì)人員歸檔意識(shí)不夠強(qiáng)烈，再加上歸檔制度不夠健全，而相關(guān)的制度在執(zhí)行力上也非常的差，檔案的歸類往往不夠全面。建筑設(shè)計(jì)檔案本來(lái)就包含許多內(nèi)容，比如地質(zhì)勘察報(bào)告、預(yù)算和計(jì)算書(shū)、項(xiàng)目的立項(xiàng)批文以及圖審意見(jiàn)書(shū)等等，收集和整理過(guò)程一般都非常繁瑣，也很難在很短的時(shí)間內(nèi)全部整理完成，所以，現(xiàn)時(shí)建筑設(shè)計(jì)檔案的整理過(guò)程中出現(xiàn)了很多少歸和漏歸的情況，這些情況的存在嚴(yán)重的影響了建筑設(shè)計(jì)檔案的完整性，對(duì)檔案在以后的再利用也非常的不利。
2.2 歸類過(guò)程不夠規(guī)范
由于工程建筑設(shè)計(jì)的特殊性，所以建筑設(shè)計(jì)檔案的歸類必須遵循一定的歷史聯(lián)系特征，歸類整理過(guò)程也要體現(xiàn)這種內(nèi)在的聯(lián)系性，絕不能僅僅只是按照偶然的需要進(jìn)行隨意的放置和歸類。建筑設(shè)計(jì)檔案的歸類必須考慮到它所體現(xiàn)的實(shí)際建筑過(guò)程中的固有聯(lián)系性，從而按照檔案形成的規(guī)律進(jìn)行劃分和歸類，這有這樣，檔案才會(huì)以一種科學(xué)有機(jī)的狀態(tài)存在著。事實(shí)上，在實(shí)際的建筑設(shè)計(jì)檔案整理過(guò)程中，圖紙和設(shè)計(jì)文件經(jīng)常會(huì)被隨意的分開(kāi)放置，而相關(guān)的設(shè)計(jì)文件則由于歸檔的混亂以及載體的不同被放置在密集架上，至于其他的一些紅頭文件，則由別的部門進(jìn)行歸類，使同一個(gè)項(xiàng)目的檔案被認(rèn)為的拆散開(kāi)來(lái)，極大的破壞了檔案之間的聯(lián)系性。[1]
2.3 圖紙損壞現(xiàn)象普遍
在檔案歸類的過(guò)程中還存在另一個(gè)較為普遍的問(wèn)題就是設(shè)計(jì)底圖的破損。底圖的破損主要是由兩個(gè)方面的原因?qū)е碌?，其一是由于圖紙和檔案抽屜的尺寸存在差異，需要對(duì)大的圖紙進(jìn)行折疊，在折疊的過(guò)程中很容易出現(xiàn)破損，而對(duì)圖紙進(jìn)行排列、搬運(yùn)和借閱的過(guò)程中，也很容易出現(xiàn)破損。其二則是由于自然因素，眾所周知的是，圖紙資料的長(zhǎng)期存放需要一定的溫度和濕度配合，但受庫(kù)房條件的影響，很多圖紙?jiān)诖娣诺倪^(guò)程中，溫度與濕度變化多端或者達(dá)不到存放要求，就會(huì)使圖紙出現(xiàn)老化以及發(fā)黃、發(fā)脆等極易破損的狀況，給圖紙的再度利用造成了很大的阻礙。
2.4 管理手段落后
隨著時(shí)代的發(fā)展，很多建筑設(shè)計(jì)單位都引入了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是在檔案管理的問(wèn)題上，很多單位還停留在手工操作的階段。這其中有體系方面的原因，更多的則是由于相關(guān)的檔案管理人員素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理的軟件不夠熟悉和了解，而市面上也缺乏一些實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理軟件，多種原因造成了當(dāng)下建筑設(shè)計(jì)的檔案管理手段的落后。[2]
3.提高建筑設(shè)計(jì)檔案管理水平的對(duì)策
3.1 轉(zhuǎn)變思想，健全制度
樹(shù)立正確、積極的檔案管理意識(shí)是保障檔案管理工作穩(wěn)定開(kāi)展的思想前提，如果沒(méi)有檔案管理意識(shí)，那么再好的檔案管理制度和條例都不可能得到有效的執(zhí)行，而只能算是一紙空文，因此，要從相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)做起，切實(shí)提高自身的檔案意識(shí)，繼而推動(dòng)相關(guān)檔案管理人員的意識(shí)的提高。其次，要建立完整、有效、執(zhí)行力強(qiáng)的檔案管理制度。首先，要明確歸檔內(nèi)容和歸檔日期。什么材料應(yīng)該歸檔，應(yīng)該在什么時(shí)候歸入檔案，都應(yīng)該有詳細(xì)的規(guī)定；其次，要明確相關(guān)的檔案歸類負(fù)責(zé)人，要責(zé)任到人，從而避免實(shí)際歸類過(guò)程中由于權(quán)責(zé)不明而出現(xiàn)的一系列問(wèn)題；再次，由于施工過(guò)程復(fù)雜，所以檔案的管理部門要切實(shí)做好檔案的催歸工作，將有關(guān)的歸類工作詳細(xì)記錄在案，使工作更具有針對(duì)性；最后，加大檔案歸類的行政介入強(qiáng)度，引入獎(jiǎng)金制度，從組織上保證檔案歸類人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的開(kāi)展工作。
3.2 利用掃描技術(shù)延長(zhǎng)底圖的使用壽命
由于底圖的重要性和難于保存性，所以管理人員應(yīng)該采用一定的措施來(lái)加強(qiáng)底圖的管理工作，在底圖移動(dòng)和使用的過(guò)程中盡量做到輕拿輕放，同時(shí)最大可能的避免底圖的折疊，對(duì)于一些常借不還的行為，要加緊催歸，避免底圖的破損與遺失，而在底圖的儲(chǔ)存過(guò)程中，要保障底圖儲(chǔ)存環(huán)境的干凈整潔，同時(shí)做好濕度以及溫度的控制，防止圖紙的老化與變色。除此之外，檔案管理部門還要積極的開(kāi)展底圖的掃描工作從而在一定程度上延長(zhǎng)底圖的使用壽命。底圖的掃描工作可以將紙質(zhì)的底圖轉(zhuǎn)換成便于儲(chǔ)存的電子信息，也能從根本上解決底圖在利用和保存過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題。[3]
3.3 采用多種建筑設(shè)計(jì)檔案的管理手段
辦公自動(dòng)化技術(shù)可以在很大程度上提高辦公效率，因此較為普遍的運(yùn)用在了現(xiàn)時(shí)企業(yè)管理的各個(gè)方面。在設(shè)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，也要積極的引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公自動(dòng)化技術(shù)，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)，從而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)靈活的進(jìn)行檔案的歸類和使用工作。
3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的保證，因此，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅僅包括上文中提到的計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，還應(yīng)該包括建筑設(shè)計(jì)檔案的相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與了解，最為重要的是，要培養(yǎng)他們的責(zé)任心，使他們以飽滿的熱情、正確的態(tài)度投入到日常的建筑設(shè)計(jì)檔案的整理活動(dòng)中去，從而保證建筑設(shè)計(jì)檔案管理活動(dòng)的順利開(kāi)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]高小惠.對(duì)建筑設(shè)計(jì)檔案管理的探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009，（9）