時(shí)間：2024-01-25 15:54:42
導(dǎo)語：在財(cái)務(wù)檔案室要求的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級(jí)管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)，并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標(biāo)題簡明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁號(hào)無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊(cè)。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全，保證檔案庫房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔，無非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè)，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。
（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對(duì)本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
（一）對(duì)遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人，給予表彰。
（二）對(duì)違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評(píng)為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第一章 總則
第一條為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的綜合管理，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案為學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，特制訂本細(xì)則。
第二條學(xué)校檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式載體的歷史記錄材料。
第三條學(xué)校檔案工作，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置及其檔案員要求
第四條學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)上接受省、市檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第五條學(xué)校檔案工作在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由院長分管。建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室。
第六條學(xué)校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，根據(jù)上級(jí)規(guī)定配備。
第七條學(xué)校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)。
第八條學(xué)校檔案工作人員，享受該專業(yè)技術(shù)人員待遇，按檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。
第三章 經(jīng)費(fèi)、庫房及設(shè)備
第九條學(xué)校檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌安排。
第十條學(xué)校要為檔案工作配備必要的、安全、適用的檔案庫房。庫房質(zhì)量要符合國家有關(guān)檔案館（室）庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求。
第十一條檔案庫房要配備必要的裝具及防盜、防火、防自然光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。庫房管理要求見附件一。
第四章 文件材料的歸檔
第十二條歸檔制度：本校各單位和人員在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的不同載體的文件材料，目前仍由形成單位負(fù)責(zé)收集、整理，按時(shí)移交綜合檔案室，由綜合檔案室立卷歸檔。在此基礎(chǔ)上逐步過渡到在綜合檔案室的指導(dǎo)下，由文件材料形成單位立卷歸檔，按時(shí)向綜合檔案室移交合格的案卷。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按《會(huì)計(jì)檔案管理制度》（見附件二）自行立好卷移交會(huì)計(jì)案卷。
第十三條歸檔文件材料要求：
（一）紙質(zhì)要好；
（二）字跡端正、清楚。最好用打印件。手抄件必須使用碳素黑墨水書寫。
（三）文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送單位。文稿要用方格稿紙寫，首頁要用發(fā)文稿紙。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容要填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要使用黑墨水書寫，文稿與正文同時(shí)存檔。
（四）材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料，統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。
第十四條檔案類別及各類檔案歸檔范圍詳見綜合檔案室印發(fā)的《MM學(xué)院各部門檔案材料歸檔內(nèi)容》。
第十五條案卷質(zhì)量要求?？偟囊笫牵鹤裱募牧系男纬梢?guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求是：
（一）卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映本校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料有利于長期保存。
（二）管理內(nèi)容的檔案，按問題、時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
（三）專題性、成套性檔案（包括教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案），按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。
（四）同一類別的案卷，可按永久、長期、短期先后排例。
（五）確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷。
凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管。
凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長期保管。 凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。
（六）卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列；
（七）立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝釘，一般不超過200頁；問題單一，文件較少、又不便于一起歸類的，可立薄卷。
（八）卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝釘?shù)陌妇頍o論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝釘線一側(cè)下角編頁號(hào)；不裝釘?shù)陌妇?，?yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫。
（九）每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡化。若原有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無標(biāo)題的，要重新擬定，并在前后加“［ ］”。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號(hào)。
（十）卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。若無說明，也應(yīng)將立卷人，檢查人姓名、時(shí)間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位的負(fù)責(zé)人。
（十一）案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。部份案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號(hào)及其組件、部份、階段的代號(hào)和名稱。一般寫在卷面，不超過50字。
（十二）要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝釘用三孔一線，不裝釘?shù)陌妇?，?yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝釘；
（十三）檔案的案卷格式、表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)按《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定制作使用。
第十六條歸檔時(shí)間和手續(xù)：
（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年6月底前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷；
（二）教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向檔案室移交合格的案卷；
（三）科研部門在科研項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，目前仍將科研檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由科研部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
科研項(xiàng)目鑒定、評(píng)審必須有綜合檔案室人員參加，對(duì)科研檔案文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收，并在成果登記表上簽字、蓋章。凡歸檔文件材料不完整、不齊全，綜合檔案室有權(quán)拒絕簽名蓋章，科研管理部門不得申報(bào)科研成果；
（四）基建部門在基建項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，目前仍將基建檔案文件材料，圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由基建部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
基建檔案如上級(jí)有規(guī)定由市基建主管部門保管時(shí)，本?；ú块T除按上級(jí)要求向市基建主管部門移交基建文件材料、圖紙，并辦理好移交手續(xù)外，同時(shí)要整理一套（原件移交市基建主管部門則用復(fù)印件）文件、材料、圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔保管，并同時(shí)將移交給市基建主管部門的檔案文件材料、圖紙的移交單移交綜合檔案室保管；
（五）有關(guān)部門購買5萬元以上的儀器設(shè)備使用時(shí)，購回后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，目前仍由使用單位將設(shè)備檔案文字材料，技術(shù)文件及圖紙交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡由使用單位立卷歸檔。設(shè)備檔案原則上由綜合檔案室保管，若使用單位經(jīng)常需要查閱使用時(shí)，可向綜合檔案室借出由使用單位存放使用；
對(duì)5萬元以上的重大儀器設(shè)備開箱使用時(shí)，必須有綜合檔案室人員參加清點(diǎn)，驗(yàn)收儀器設(shè)備文字材料、技術(shù)文件及圖紙，并在驗(yàn)收記錄上簽字、蓋章。對(duì)材料、文件、圖紙不全的，綜合檔案室有權(quán)拒絕簽字蓋章，并通知財(cái)務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備訂購部門辦理補(bǔ)齊材料、文件、圖紙后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)；
（六）會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)年度終了后，由本部門立好卷自行保管3年，期滿后的次年6月底前將案卷移交綜合檔案室保管；
（七）接收檔案文件材料必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式兩份，寫明文件材料或案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷或文件材料數(shù)量、移交時(shí)間等。交接雙方要簽名蓋章，各存一份。
第五章 檔案的管理
第十七條本校各類檔案是學(xué)校重要的財(cái)富，由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第十八條檔案管理工作要有計(jì)劃配置復(fù)印、錄音、錄像、照相、電腦及縮微等設(shè)備，使計(jì)算機(jī)檢索與全文縮微存儲(chǔ)利用結(jié)合起來，逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第十九條 案卷入庫時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。案卷應(yīng)按類別依檔號(hào)順序排放。庫房柜架應(yīng)編順序號(hào)。各柜和全室均應(yīng)有檔案存放示意圖。
第二十條綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，并記錄在案。發(fā)現(xiàn)問，及時(shí)解決。對(duì)破損、褪變的檔案及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。
第二十一條在主管檔案工作院長領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合檔案室與有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或延長保管期的意見，登記在冊(cè)，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀或續(xù)存。銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀冊(cè)上簽字。檔案材料的鑒定和銷毀有關(guān)規(guī)定見附件三、四。
第二十二條綜合檔案室每年年終對(duì)各類檔案的收入、移出、銷毀、庫存量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，登記在冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)主管部門的要求，及時(shí)報(bào)送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第六章 檔案的開放利用
第二十三條本校綜合檔案室要設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室，編制各種檢索工具，開展檔案編研工作，做好利用的指導(dǎo)，主動(dòng)提供利用，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第二十四條借閱檔案材料，必須按本校制定的《檔案材料借閱規(guī)定》（見附件五），辦理有關(guān)審批手續(xù)，遵守《檔案材料安全保密規(guī)定》（見附件六）規(guī)定，填寫《檔案借閱登記表》。對(duì)校外單位和有關(guān)人員利用的還應(yīng)按規(guī)定收費(fèi)。
第二十五條利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留室存查。
第二十六條對(duì)借出檔案，綜合檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告，學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十七條本校檔案工作應(yīng)建立檢查、考核制度，明確崗位職責(zé)。對(duì)在檔案工作中有如下突出成果和貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，學(xué)校應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：
（一）在收集、整理和提供利用做出顯著成績的；
（二）對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；
（三）對(duì)積極、主動(dòng)配合做好檔案工作，維護(hù)檔案完整與安全成績顯著的；
（四）對(duì)檔案工作有突出研究成果的；
（五）對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展提出合理建議，采納后取得明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的；
（六）向?qū)W校捐贈(zèng)對(duì)學(xué)校有重大歷史價(jià)值檔案材料的；
（七）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第二十八條在檔案工作中有下列行為之一的，學(xué)校應(yīng)根據(jù)錯(cuò)誤情節(jié)輕重，對(duì)直接負(fù)責(zé)主管人員或其他直接責(zé)任人員給予行政處分。構(gòu)成犯罪的，交由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）損毀、丟失屬于學(xué)校所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀學(xué)校所有的檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國人的；
（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期向綜合檔案室移交檔案或檔案材料的；
（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；
（八）檔案工作人員（包括專、兼職）玩忽職守，造成檔案損失的。
關(guān)鍵詞：農(nóng)經(jīng)檔案；經(jīng)濟(jì)發(fā)展；管理問題；解決對(duì)策
隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理過程中出現(xiàn)了很多全新的問題和趨勢(shì)。分析農(nóng)經(jīng)體系建設(shè)過程中存在的新問題，需要一個(gè)職能明確的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應(yīng)該針對(duì)實(shí)際的檔案管理過程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時(shí)間和操作都需要制定詳細(xì)的說明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟(jì)水平，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時(shí)也是見證農(nóng)經(jīng)工作開展過程的重要憑證，收集相應(yīng)的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對(duì)于農(nóng)經(jīng)工作開展借鑒過去的辦公經(jīng)驗(yàn)有著十分重要的作用和意義。但是在實(shí)際工作過程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重視程度不高，相應(yīng)材料的搜集積極性不足，沒有獨(dú)立的檔案存放室，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)了霉變和蟲蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實(shí)解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了全面建成小康社會(huì)的新時(shí)代，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問題?，F(xiàn)階段，農(nóng)村各項(xiàng)工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時(shí)期，對(duì)農(nóng)村各項(xiàng)工作提出了全新的要求和變化，在實(shí)際工作過程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項(xiàng)工作的管理制度，認(rèn)真做好農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過程做出的積極的努力，對(duì)推動(dòng)基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案進(jìn)行管理過程中一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，這是農(nóng)村管理過程中一個(gè)比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的真實(shí)記錄，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過各種途徑進(jìn)一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少從總體發(fā)展情況來看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲(chǔ)存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴(yán)重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒有更換過，上級(jí)部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對(duì)農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對(duì)于經(jīng)管理部門來說，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級(jí)的農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動(dòng)以及檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現(xiàn)了丟失和無處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會(huì)的發(fā)展的需求，其未能緊跟時(shí)展的潮流合理對(duì)制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學(xué)，立卷不規(guī)范。同時(shí)，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過程中，因?yàn)闆]有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行檔案存檔和管理，對(duì)整個(gè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機(jī)制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實(shí)際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來，依據(jù)國家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營和農(nóng)村集體財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，綜合各方面意見出臺(tái)關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實(shí)施意見，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識(shí)；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進(jìn)行一次檔案檢查和部門互相檢查，對(duì)合格的單位給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的，存在的問題的單位，應(yīng)該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理?xiàng)l件首先，要保證與獨(dú)立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進(jìn)具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項(xiàng)資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時(shí)明確檔案管理的范圍和時(shí)間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過程中，會(huì)形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學(xué)檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責(zé)。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]翁貞林，阮華.新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營主體：多元模式、內(nèi)在邏輯與區(qū)域案例分析[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015（，5）：32-39.
[2]張文彬，馬維志.新常態(tài)下西吉縣農(nóng)業(yè)合作社發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2015（，15）：315.
一、醫(yī)院管理類檔案的形成和收集
（一）醫(yī)院管理類檔案的形成
1.醫(yī)院文書檔案
醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要記錄。主要來源于上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件，文書檔案涉及領(lǐng)域?qū)?、種類多、綜合性強(qiáng)，能基本反映醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)情況，是醫(yī)院檔案室管理類檔案文件的主體。
2.醫(yī)院基建檔案
近十幾年來，醫(yī)療環(huán)境不斷改善，各地市三級(jí)甲等醫(yī)院的發(fā)展十分迅速。在醫(yī)院硬件建設(shè)的同時(shí)，隨之產(chǎn)生了大量的基建檔案，醫(yī)院的基建檔案，因具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、周期長的特點(diǎn)，在檔案形成初期，由基建部門進(jìn)行管理，直至基建項(xiàng)目完全竣工后，由相關(guān)部門將成套的基建檔案交由醫(yī)院檔案部門統(tǒng)一管理。
3.影像音像照片檔案
醫(yī)院的影像、音像、照片檔案，主要來源于醫(yī)院的宣傳部門。在當(dāng)前醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭激烈的大環(huán)境下，各大醫(yī)院都希望在社會(huì)中樹立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴(kuò)大醫(yī)院影響力并提升美譽(yù)度。醫(yī)院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現(xiàn)形式，關(guān)系醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展，點(diǎn)點(diǎn)滴滴以真實(shí)場(chǎng)景再現(xiàn)記錄，具有很強(qiáng)的保存查證與參考價(jià)值，在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著獨(dú)特的重要功能。
4.人事檔案
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員管理模式、人員流動(dòng)性的變化，給醫(yī)院人事檔案管理帶來多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強(qiáng)的人事檔案，方便利于醫(yī)院相關(guān)部門使用，是人事檔案管理部門必須思考的課題。
5.財(cái)務(wù)檔案
財(cái)務(wù)票據(jù)是醫(yī)院財(cái)務(wù)往來的憑證，財(cái)務(wù)憑證的管理主要以財(cái)務(wù)部門為主。
（二）醫(yī)院管理類檔案收集
醫(yī)院檔案室通過接收和征集等方法，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。
1.醫(yī)院文書檔案的收集
醫(yī)院檔案室保存大量的文書檔案，不是自身形成的，而是向醫(yī)院各部門以及個(gè)人接收或征集來的。收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，收集得是否齊全、系統(tǒng)、有價(jià)值，對(duì)醫(yī)院檔案工作其他環(huán)節(jié)的影響很大。在收集過程中并不是“有文必檔”，應(yīng)挑選有一定查考價(jià)值的文件，即對(duì)醫(yī)院及社會(huì)在當(dāng)前和長遠(yuǎn)都必須有利用價(jià)值的文件。在醫(yī)院文書檔案的收集過程中，應(yīng)須注意系統(tǒng)性、完整性，這樣更能夠反映出醫(yī)院的歷史面貌和工作特色。多加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，掌握醫(yī)院在職能活動(dòng)中的情況，檔案收集質(zhì)量的高低應(yīng)依靠建立健全嚴(yán)格的歸檔制度。
2.醫(yī)院基建檔案的收集
醫(yī)院基建檔案資料管理過程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時(shí)又是最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)樗鼱可婷鎻V、內(nèi)容繁雜、時(shí)間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎(chǔ)工作。我們醫(yī)院在2012年建設(shè)醫(yī)院門診、醫(yī)技、病房樓期間，在工程施工的各個(gè)階段，將工程中涉及的工程準(zhǔn)備階段文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件、施工階段文件、竣工驗(yàn)收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫(yī)院基建部門為主，設(shè)立文件收集清單，分級(jí)別落實(shí)到各施工監(jiān)理單位及相關(guān)部門，確保院方在施工竣工驗(yàn)收階段形成的大量文件資料收集齊全。
3.醫(yī)院影像音像照片檔案的收集
因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動(dòng)的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來，數(shù)字技術(shù)的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過程中，一般以照片加標(biāo)注事件名稱及時(shí)間和電子存儲(chǔ)相結(jié)合方式進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)。
4.醫(yī)院其他檔案的收集
在醫(yī)院各職能處室中，還存在著大量的專業(yè)性較強(qiáng)的管理類檔案，對(duì)于此類檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設(shè)立專人保管，分別進(jìn)行收集。
二、歸檔檔案的整理
整理工作是檔案提供利用的前提，對(duì)檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過整理可以進(jìn)一步了解檔案收集中的問題和質(zhì)量，并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向文書立卷部門提出要求。如一個(gè)會(huì)議文件，在整理中發(fā)現(xiàn)沒有會(huì)議總結(jié)，就可以進(jìn)一步收集，使得會(huì)議文件齊全；整理中發(fā)現(xiàn)文件有請(qǐng)示無批復(fù)、有打印本無底稿等，都可以有的放矢地進(jìn)行收集。其次，在整理過程中還可對(duì)某些不符合歸檔要求的文件材料進(jìn)行技術(shù)處理。如：對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印或描寫；對(duì)已經(jīng)破損嚴(yán)重的文件進(jìn)行裱糊修補(bǔ)，還要準(zhǔn)備若干復(fù)制件來代替原件提供利用。再者，對(duì)積存的文件材料一定要及時(shí)整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發(fā)現(xiàn)問題，如：是否去除訂書釘或曲別針，是否有被蟲害破壞或發(fā)生霉變等。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的管理類檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)憑證、設(shè)備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫(yī)院檔案室每年對(duì)相關(guān)科室的兼職檔案保管員進(jìn)行檔案收集整理知識(shí)的培訓(xùn)，規(guī)范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。
三、檔案的保管
（一）檔案的保管意義
檔案保管工作是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關(guān)系到維護(hù)檔案的完整與安全，檔案完好無損地保存下來，才能在其他部門檔案的使用上迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地提供利用。
（二）檔案的庫房建設(shè)
檔案庫房是檔案單位存放各類檔案的保密重地，檔案保存壽命的長與短與檔案庫房有直接的聯(lián)系，檔案庫房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫房應(yīng)盡量選擇自然條件影響小，又方便開展工作的地方，其選址應(yīng)綜合考慮以下幾點(diǎn)：
檔案存儲(chǔ)的（下轉(zhuǎn)第58頁） （上接第55頁）庫房最好選擇北向的房間，不宜被陽光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設(shè)時(shí)選擇的是西向，夏天陽光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補(bǔ)救措施，安裝防光窗簾。
檔案的庫房建設(shè)做到庫房、辦公、閱覽三分設(shè)，我院根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案室做了三分設(shè)，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫房面積能夠滿足保管20年以上檔案的需要。
（三）檔案的安全存儲(chǔ)
檔案保管不宜設(shè)在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災(zāi)。檔案室?guī)旆勘仨毰鋫淇照{(diào)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來頻繁的樓梯口，應(yīng)建在通道順暢的地方。檔案室應(yīng)落實(shí)“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監(jiān)控器。制作庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火、嚴(yán)禁堆放易燃物品或與檔案無關(guān)的物品的標(biāo)識(shí)標(biāo)牌，對(duì)電源、線路、開關(guān)插頭進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火情隱患情況應(yīng)立即報(bào)告并及時(shí)處理。
（四）健全規(guī)章制度
［關(guān)鍵詞］學(xué)校 財(cái)務(wù)檔案 優(yōu)化管理 服務(wù)能力
［中圖分類號(hào)］F276［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2011）07－0063－01
隨著教育市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)化發(fā)展和競(jìng)爭結(jié)構(gòu)的調(diào)整，學(xué)?？慷喾N渠道籌措來的有限資金顯得尤為珍貴。如何使用好來之不易的資金優(yōu)化學(xué)校財(cái)務(wù)管理，發(fā)揮校園資金的最大作用，成為學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作面臨的重要課題。
一、學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容探討
學(xué)校財(cái)務(wù)檔案應(yīng)該包括：1.報(bào)送的年度財(cái)務(wù)報(bào)告包括資產(chǎn)負(fù)債表、收支情況表、專用基金變動(dòng)情況表、有關(guān)附表及財(cái)務(wù)情況說明書。2.對(duì)歷年形成的債務(wù)的檔案登記管理，內(nèi)容要全面真實(shí)反映債務(wù)的形成原因、本金、利率、償還過程。3.財(cái)務(wù)情況說明檔案，主要包括學(xué)校收入及其支出、結(jié)余及其分配、資產(chǎn)負(fù)債變動(dòng)、專用基金變動(dòng)的情況，對(duì)有著重大財(cái)務(wù)影響的問題應(yīng)該在檔案中進(jìn)行具體說明。4.年度內(nèi)的各項(xiàng)報(bào)銷憑證 (有日期、內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、金額、大小寫、印章、收款人等)。憑證應(yīng)有事由、經(jīng)手人（制表人）、驗(yàn)收人（復(fù)核人）、證明人、審批人簽字。5.學(xué)校的年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表、支出總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表、收入總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專用基金變動(dòng)等整理性文件。對(duì)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容管理應(yīng)該明確分為微機(jī)存檔和書面材料存檔兩方面。微機(jī)存檔要保證內(nèi)容的完整性，書面存檔要保證分類明確，保存安全。對(duì)各項(xiàng)存檔內(nèi)容必須作出明確規(guī)定，年度內(nèi)不容許有任何的內(nèi)容缺失，如果出現(xiàn)空缺必須作出明確的書面說明，形成材料以便查證。
二、優(yōu)化管理與增強(qiáng)服務(wù)能力的對(duì)策
（一）強(qiáng)化學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的服務(wù)意識(shí)
學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理其本質(zhì)就是為了財(cái)務(wù)信息資源的處理服務(wù)。信息資源是新形勢(shì)下學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要影響因素，要使財(cái)務(wù)檔案管理在組織管理上進(jìn)一步得到主管領(lǐng)導(dǎo)或部門的認(rèn)可和重視，檔案管理部門首先要擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，確立服務(wù)意識(shí)，將校財(cái)務(wù)檔案的管理目標(biāo)定位于“服務(wù)”的高度，才能保證檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的財(cái)務(wù)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。首先學(xué)校必須轉(zhuǎn)變管理方式，將傳統(tǒng)的資料檔案與財(cái)務(wù)檔案合二為一的情況轉(zhuǎn)變?yōu)閷ｉT的財(cái)務(wù)檔案室管理，為財(cái)務(wù)檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。建立有一定規(guī)模的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)及查詢系統(tǒng)，保證檔案內(nèi)容形成網(wǎng)絡(luò)化管理，而且要隨時(shí)考慮到學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理情況安排檔案館庫房建設(shè)。
（二）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的及時(shí)性
對(duì)財(cái)務(wù)檔案的及時(shí)性控制首先要完善“歸檔制度”，要求各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)檔案的內(nèi)容將形成的有價(jià)值的材料及時(shí)送到檔案室。還有“檔案利用制度”“檔案鑒定銷毀制度”等等。為科學(xué)有效地管理檔案，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案利用者提供服務(wù)，財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)編制各門類的檢索工具。如：年度財(cái)務(wù)總結(jié)目錄索引、案卷文件名稱索引等。這樣能夠保證財(cái)務(wù)檔案管理能夠較快地提供案宗調(diào)出服務(wù)，保證檔案使用的及時(shí)快捷。當(dāng)然，為了實(shí)現(xiàn)這種快速調(diào)動(dòng)必須首先要在存檔前嚴(yán)格區(qū)分財(cái)務(wù)檔案收集范圍，根據(jù)財(cái)務(wù)收支項(xiàng)目、科目及財(cái)務(wù)檔案利用目標(biāo)等對(duì)歸檔資料內(nèi)容價(jià)值進(jìn)行技術(shù)鑒定，并加以有針對(duì)性地收集和整理。另外，除了要保證檔案內(nèi)容的輸出快捷之外，還必須要保證存入的快捷，要明確規(guī)定存檔的時(shí)間，最好要與財(cái)務(wù)賬目形成的同時(shí)進(jìn)行存檔（保證書面存檔與電子存檔），而且要按照時(shí)間順序進(jìn)行合理排序，保證存檔的有序性。同時(shí)，檔案管理不能單純地進(jìn)行材料整理，還要進(jìn)行現(xiàn)代化的公開聯(lián)絡(luò)，保證財(cái)務(wù)檔案的績效化，有方向性地開發(fā)財(cái)務(wù)檔案專題，并增加檢索、編制功能，以更好地方便學(xué)校單位參考和決策使用。
（三）優(yōu)化制度建設(shè)
優(yōu)化檔案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面內(nèi)容：存檔管理制度、保存管理制度、資料輸出管理制度。1.對(duì)于存檔管理制度要明確存檔內(nèi)容和存檔時(shí)間，對(duì)應(yīng)該重點(diǎn)說明的內(nèi)容必須進(jìn)行制度化規(guī)定，保證檔案情況的有序。2.對(duì)于保存管理制度要明確在每年度結(jié)尾對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，每3～5年完成一次全部檔案內(nèi)容整理。定期審議公用經(jīng)費(fèi)收支情況記錄、年報(bào)資料及各種報(bào)表裝訂成冊(cè)保管完整，各種輔助賬冊(cè)完備，從檔案信息出發(fā)提出財(cái)務(wù)管理意見，避免出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用效率高及浪費(fèi)現(xiàn)象。3.對(duì)于資料輸出管理制度必須嚴(yán)格實(shí)施財(cái)務(wù)公開制度，成立具有廣泛代表性的檔案管理小組，對(duì)財(cái)務(wù)公開體系進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。
自2020年11月來到設(shè)備科，到今為止已經(jīng)快滿一年。這一年來，在科長和各位老師們的幫助下，工作從不熟悉到逐漸上手，可以更好的熟悉科室的業(yè)務(wù)流程與運(yùn)轉(zhuǎn)。更好的投入到工作中。同時(shí)面對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)政策規(guī)定，積極參加醫(yī)院崗前培訓(xùn)，疫情防控會(huì)等。在日常業(yè)務(wù)工作中，按時(shí)出色地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)及迎接大型醫(yī)院巡查工作，自己在在思想、工作、學(xué)習(xí)方面都有了很大的提高。
一、思想方面
加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的的政治思想覺悟。認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)院下發(fā)的各種文件與參加醫(yī)院和科室的各種會(huì)議，了解醫(yī)院運(yùn)行狀況，同時(shí)認(rèn)真努力工作，不遲到、不早退。愛崗敬業(yè)，遵紀(jì)守法。積極落實(shí)醫(yī)院防控要求，每周一次核酸檢測(cè)，進(jìn)出門掃健康碼，出入院戴口罩。同時(shí)認(rèn)真整理檔案，并積極做好為臨床科室和工程師查詢檔案的需要。使他們的需求得到最大限度的滿足。同時(shí)認(rèn)真完成科長交代的其他工作。把精神文明建設(shè)同業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合起來。
二、工作方面
自己的崗位是檔案管理，醫(yī)療設(shè)備檔案收集了設(shè)備的論證材料、購買合同、技術(shù)資料等重要信息，它為設(shè)備的購買、使用與維修提供了必要的支持和保證。
因此自己日常工作是整理設(shè)備采購流程產(chǎn)生的各種檔案資料，從預(yù)算填報(bào)、科室填寫請(qǐng)購單、論證設(shè)備參數(shù)、院外招標(biāo)、驗(yàn)收這一流程涉及到的資料進(jìn)行整理歸檔，提交院檔案室以及滿足科室和臨床查詢服務(wù)的需要。在這一年里，對(duì)五萬元以上的設(shè)備檔案每一臺(tái)設(shè)備為一盒進(jìn)行整理。每一份檔案整理成一正一副兩套，正本移交檔案室保存，副本設(shè)備科留存。同時(shí)由于科室檔案柜數(shù)量較少，還對(duì)2014年到2015年的檔案進(jìn)行合并騰出空間。這一年里按期向醫(yī)院檔案室移交了五萬元以上的設(shè)備檔案共計(jì)132份。
20__年檔案管理工作總結(jié)
20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，加快推進(jìn)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標(biāo)，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
今年以來，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時(shí)調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費(fèi)，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計(jì)算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打?。晃募?、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財(cái)務(wù)檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計(jì)劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺(tái)藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚(yáng)崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級(jí)交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對(duì)檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。20__年上半年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識(shí)。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項(xiàng)措施落實(shí)到位，鎮(zhèn)黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮(zhèn)目標(biāo)管理考核之中，不斷強(qiáng)化管理，結(jié)合本單位的檔案管理工作實(shí)際情況，成立了由第一副書記任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌我鎮(zhèn)的檔案管理工作。配備了業(yè)務(wù)素質(zhì)高，管理水平強(qiáng)的專職檔案管理員，并在各鎮(zhèn)直部門中落實(shí)了兼職檔案管理員，在村級(jí)組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個(gè)嚴(yán)密的檔案管理網(wǎng)絡(luò);建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理和具體業(yè)務(wù)工作程序，把檔案工作與相關(guān)人員的年度考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，同時(shí)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)從強(qiáng)化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓(xùn)班，為檔案規(guī)范化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。
二、制度設(shè)施方面
檔案室內(nèi)建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)使用、重大活動(dòng)檔案登記等到內(nèi)容完整、操作性強(qiáng)的制度，同時(shí)作硬件設(shè)施建設(shè)，我鎮(zhèn)立足本鎮(zhèn)實(shí)際，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，整修了檔案專用庫房，面積達(dá)到40平方米;同時(shí)在檔案室內(nèi)落實(shí)了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足;計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)同黨政辦合用，同時(shí)有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺(tái)，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮(zhèn)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮(zhèn)2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始，根據(jù)整理歸檔的新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了集中分類。對(duì)收集整理照片、磁盤、光盤、實(shí)物等載體檔案，編寫文字說明、內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對(duì)擬修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對(duì)書寫不符合規(guī)定的文件及時(shí)改正，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊或退色文件進(jìn)行復(fù)制，檔案合格率達(dá)到80%以上，檔案內(nèi)容涵蓋文書、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、科研、照片、錄音、電子、實(shí)物等12個(gè)方面的內(nèi)容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發(fā)和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號(hào)索引、專題目錄等多種檢索項(xiàng)，便于隨時(shí)查閱，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營管理、資產(chǎn)保全等方面發(fā)揮了重要作用。
四、監(jiān)督指導(dǎo)方面
一、會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀及認(rèn)識(shí)誤區(qū)
基層機(jī)關(guān)如縣區(qū)級(jí)部門，以寧波市江東區(qū)各部門為例，原先因單位小，會(huì)計(jì)工作量小，無專業(yè)會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一由核算中心管理，大多數(shù)單位無會(huì)計(jì)檔案。但是近年，隨著機(jī)構(gòu)加大、人員增多及會(huì)計(jì)獨(dú)立性加強(qiáng)，各單位會(huì)計(jì)檔案工作普遍化，90%以上機(jī)關(guān)配備專兼職會(huì)計(jì)人員，僅個(gè)別部門由核算中心管理。
領(lǐng)導(dǎo)重視，人員專業(yè)，是會(huì)計(jì)檔案一大優(yōu)勢(shì)。相比文書，領(lǐng)導(dǎo)顯然更重視會(huì)計(jì)工作。配備專職的會(huì)計(jì)人員兼會(huì)計(jì)檔案，工作較單一，專業(yè)素質(zhì)高；人員穩(wěn)定性、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可度遠(yuǎn)高于文書檔案員。但會(huì)計(jì)檔案管理水平遠(yuǎn)不如文書檔案規(guī)范?；诙嗄陮?duì)基層機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)工作深入了解，筆者認(rèn)為相當(dāng)一部分原因是片面的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)人員等由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)較片面，不夠深刻，不免存在這樣或那樣的誤解，主要?dú)w結(jié)如下：
（一）收集越多即完整規(guī)范。文書檔案普遍存在收集過少的現(xiàn)象，這是由于很多資料掌握在他人手中，對(duì)于產(chǎn)生資料全面性認(rèn)知、把握有一定難度，收集較難。會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)、出納共同完成。會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)記帳，完成年報(bào)、賬本等整理，出納負(fù)責(zé)報(bào)銷完成憑證整理工作。會(huì)計(jì)材料全部掌握在自己手中，必須符合資料完整才可報(bào)賬入賬，因此收集相對(duì)容易。
會(huì)計(jì)人員因其職業(yè)特點(diǎn)，不僅仔細(xì)，責(zé)任心也強(qiáng)，往往認(rèn)為收集越多就越完整。會(huì)計(jì)人員收集檔案內(nèi)容多于會(huì)計(jì)檔案。1998年的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定決算、年報(bào)屬會(huì)計(jì)檔案，將預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料規(guī)定按文書檔案管理辦法執(zhí)行。而實(shí)際工作中，很多材料都由會(huì)計(jì)另外收藏未歸入文書，同時(shí)很多人事工資、重大固定資產(chǎn)買賣單據(jù)等都作為憑證類歸入會(huì)計(jì)檔案。但是，這些保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于會(huì)計(jì)憑證年限，因此，歸入相應(yīng)保管期限的文書更合適。既加強(qiáng)保管期限又免去了銷毀鑒定拆卷的麻煩。
（二）整理裝訂成冊(cè)即歸檔完畢。檔案員對(duì)文書檔案歸檔完畢都有大概的認(rèn)識(shí)。但會(huì)計(jì)檔案卻大不相同。領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)甚至綜合檔案室的檔案員都認(rèn)為檔案已整理裝訂成冊(cè)就是歸檔完畢。很多“歸檔完畢”的會(huì)計(jì)檔案整齊地排放在檔案柜內(nèi)，雖已分類造冊(cè)，但多數(shù)沒有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有常規(guī)的年、月、日及流水號(hào)。無編號(hào)、無目錄，因此無從清點(diǎn)、查找困難。由此帶來檔案容易缺失，利用不便等狀況。
（三）獨(dú)立保管即重視保密。與文書檔案、其他檔案相比，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案十分重視，甚至單設(shè)檔案室。但領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案具保密性、重要性，脫離綜合檔案室，完全由會(huì)計(jì)獨(dú)立管理，未能集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案存放往往各自為政，情況不一。有的存于獨(dú)立會(huì)計(jì)庫房，有的則置于辦公室，由會(huì)計(jì)自行管理，僅有部分由綜合檔案室管理。
（四）收進(jìn)即移交。所有檔案都應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交。綜合檔案室檔案員對(duì)文書檔案比較熟悉，接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)多；會(huì)計(jì)檔案接觸少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、具體標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，往往會(huì)片面認(rèn)為移交只負(fù)責(zé)收進(jìn)清點(diǎn)，而無視對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量把關(guān)。移交必須按會(huì)計(jì)檔案規(guī)定操作。若為獨(dú)立會(huì)計(jì)庫房可實(shí)現(xiàn)目錄移交，即綜合檔案室只收進(jìn)目錄進(jìn)行綜合管理。
（五）紙質(zhì)即全部檔案。文書檔案包括紙質(zhì)、電子檔案的意識(shí)形成已久。機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，只是將打印紙質(zhì)存檔。按規(guī)范化要求，除紙質(zhì)打印外，會(huì)計(jì)信息磁性介質(zhì)備份，會(huì)計(jì)軟件的版式與軟件系統(tǒng)應(yīng)一起保存，保證軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被調(diào)用。
（六）能存就不銷。會(huì)計(jì)檔案十分重要，萬一不慎銷毀，導(dǎo)致要用數(shù)據(jù)無從查找。不知怎么銷毀，檔案員怕麻煩，領(lǐng)導(dǎo)怕挑擔(dān)，這些都使領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)形成一個(gè)共識(shí)，即能存就決不銷毀。但機(jī)關(guān)檔案室用房緊張、空間有限，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大且年限短，年復(fù)一年，檔案室十分擁擠，保存眾多卻毫無價(jià)值，而且不方便查找、利用。
（七）查閱即全部利用。檔案人員常會(huì)根據(jù)文書檔案編寫有關(guān)材料以方便利用。與文書檔案相比，會(huì)計(jì)檔案這方面始終處于零開發(fā)狀態(tài)。檔案員、會(huì)計(jì)人員認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案僅用于會(huì)計(jì)查賬、領(lǐng)導(dǎo)查閱、單位審計(jì)等，沒有為領(lǐng)導(dǎo)做基礎(chǔ)匯編作參考的意識(shí)。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，積極開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，使檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和單位管理。
二、應(yīng)對(duì)措施
這些錯(cuò)誤意識(shí)究其原因很大程度是領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)、檔案人員未經(jīng)過會(huì)計(jì)檔案培訓(xùn)。當(dāng)然也有會(huì)計(jì)檔案宣傳力度不夠等原因造成的。
雖然會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀并不樂觀，但領(lǐng)導(dǎo)重視、人員穩(wěn)定，會(huì)計(jì)檔案加強(qiáng)不難，只要正確引導(dǎo)、宣傳，消除錯(cuò)誤意識(shí)，查缺補(bǔ)漏、規(guī)范管理，會(huì)計(jì)檔案很快就會(huì)上新臺(tái)階。
（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，樹立專業(yè)人員檔案意識(shí)。會(huì)計(jì)人員未參加會(huì)計(jì)檔案的培訓(xùn)，主要原因是未組織類似培訓(xùn)或培訓(xùn)中少有類似的內(nèi)容。會(huì)計(jì)部門與檔案部門溝通協(xié)作，填補(bǔ)會(huì)（下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第46頁）計(jì)檔案培訓(xùn)的真空。一方面會(huì)計(jì)人員接受檔案培訓(xùn)，另一方面檔案人員加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案學(xué)習(xí)。相關(guān)人員通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求及保管等內(nèi)容，特別是對(duì)歸檔范圍、案卷編號(hào)、編目等短項(xiàng)學(xué)習(xí)，達(dá)到全面掌握會(huì)計(jì)檔案知識(shí)，樹立正確檔案意識(shí)。
（二）強(qiáng)化宣傳，樹立領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。以專業(yè)人員在領(lǐng)導(dǎo)前宣傳會(huì)計(jì)檔案知識(shí)為主，以領(lǐng)導(dǎo)參加檔案培訓(xùn)、業(yè)務(wù)部門上門宣傳、檔案會(huì)議接受檔案意識(shí)等手段為附，逐步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。通過領(lǐng)導(dǎo)的正確檔案意識(shí)，如有意識(shí)地制定制度、改善保管條件等，繼而從宏觀上帶動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化。
（三）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，以制度補(bǔ)意識(shí)不足。制定一整套切實(shí)可行且符合標(biāo)準(zhǔn)的制度，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)及檔案數(shù)字化、電子檔案、數(shù)字備份等新內(nèi)容，明確具體做法，使人員在工作中做到有據(jù)可依，有章可循。從另一方面彌補(bǔ)檔案意識(shí)不足，使檔案業(yè)務(wù)得到規(guī)范。
（四）強(qiáng)化監(jiān)督，以檢促意識(shí)轉(zhuǎn)變。檔案局作為檔案業(yè)務(wù)主管部門，發(fā)揮指引作用。在基層機(jī)關(guān)做好從上到下的宣傳，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案員、會(huì)計(jì)人員層層宣傳，加強(qiáng)指導(dǎo)，以年檢、目標(biāo)管理為手段加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤意識(shí)，敦促改正、提高檔案管理水平。