時(shí)間：2023-11-29 17:30:40
導(dǎo)語：在檔案管理優(yōu)化的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對(duì)檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對(duì)性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。
二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理
良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對(duì)遼寧分公司經(jīng)營規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對(duì)具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。
三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理
公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對(duì)于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國公文格式相關(guān)要求，針對(duì)行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級(jí)別、文號(hào)、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對(duì)于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對(duì)于字號(hào)的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號(hào)虛位。對(duì)于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對(duì)于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號(hào)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。
四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)
現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對(duì)于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對(duì)龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。
五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。
六、結(jié)語
總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。
參考文獻(xiàn)：
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，較之以往傳統(tǒng)的檔案管理方式有著明顯的優(yōu)越性。隨著檔案管理工作的日益復(fù)雜，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理檔案已是大勢所趨。所謂檔案管理現(xiàn)代化，主要是指把計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關(guān)的檔案管理工作提供更為有效的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：
現(xiàn)代化信息技術(shù)；檔案管理；優(yōu)化
隨著計(jì)算機(jī)快速發(fā)展的腳步，現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然在此其中檔案管理也不例外?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高了工作效率，同時(shí)降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，更加方便了檔案信息的利用。在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足工作的需求，只有運(yùn)用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，才能真正滿足現(xiàn)代化辦公的需要，進(jìn)而適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢。
一、當(dāng)下的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要
我國傳統(tǒng)的檔案所采用的都是紙質(zhì)作業(yè)方式，在日常的收集與整理的過程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時(shí)耗力效率低下，還極易出錯(cuò)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的日常保管會(huì)受到許多外在因素的制約，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案的保管過程中，對(duì)其所涉及到的具體辦公用品和相關(guān)設(shè)施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過相關(guān)工作的人都知道，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢和利用等，在工作流程上極為復(fù)雜且任務(wù)繁重，根本無法滿足現(xiàn)代化的快節(jié)奏辦公的需求，從而也就不能完全發(fā)揮出檔案內(nèi)在的真正價(jià)值。
二、應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作實(shí)施優(yōu)化
（一）現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中的可行性
現(xiàn)代化信息技術(shù)在日常檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的歸納、自動(dòng)完成檔案信息的分類以及進(jìn)行分析等工作內(nèi)容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個(gè)高效的選擇，通過大量的實(shí)踐表明信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是可行的，在檔案管理工作過程中的各個(gè)方面都起到了巨大的作用，從根本上對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化。
（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理的必要性
檔案作為一個(gè)單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來源，有助于幫助單位各項(xiàng)工作的順利開展。與此同時(shí)，對(duì)以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，這也充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，首先應(yīng)該將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，也就是把原本的紙質(zhì)檔案文件生成為電子文件，在這一過程中要對(duì)大量的信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入作業(yè)，實(shí)體照片等一系列的實(shí)物資料也要掃描成電子照片，從而來建立檔案資料的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而做到資源的有效整合以及統(tǒng)一的體系化管理。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫的建立，不僅解決了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問題，同時(shí)在日后也可對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存處理，從而更好地對(duì)源文件進(jìn)行保管，有效地避免了反復(fù)使用過程中對(duì)檔案原件的損毀，也就大大延長了檔案的使用壽命。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)也方便了檔案的查閱，極大地簡化了檔案使用的流程。
（三）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義
先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個(gè)單位的整體管理水平，同時(shí)其也是一個(gè)單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)一個(gè)單位而言至關(guān)重要。充分結(jié)合現(xiàn)有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺(tái)的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進(jìn)的信息化技術(shù)的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個(gè)單位的工作效率。
三、現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作過程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機(jī)制
無規(guī)矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進(jìn)行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴(yán)格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進(jìn)行資料交接和保管過程中，建立嚴(yán)格的問責(zé)制度，保證人在崗、責(zé)在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對(duì)執(zhí)行能力的考核，各檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加強(qiáng)自身管理執(zhí)行能力建設(shè)。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能調(diào)動(dòng)管理員工的積極性和能動(dòng)性，在主觀上加強(qiáng)自身的創(chuàng)造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡化經(jīng)費(fèi)申報(bào)程序，推進(jìn)檔案管理建設(shè)
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在政策上給予支持，在經(jīng)濟(jì)上給予扶持，在財(cái)政預(yù)算中建立起檔案管理專項(xiàng)資金，以保證檔案管理工作的日常經(jīng)費(fèi)支出。同時(shí)簡化申報(bào)程序，讓檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷減少必要的申報(bào)流程，讓工作人員能及時(shí)報(bào)銷支出經(jīng)費(fèi)，解決財(cái)政不足的問題。與此同時(shí)，優(yōu)化資源配置，設(shè)立專項(xiàng)基金，及時(shí)修繕保管的庫室，積極購進(jìn)專業(yè)設(shè)備，緩解庫室資源緊張、設(shè)備陳舊落后的難題。積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，逐步引進(jìn)電子信息保管技術(shù)，建立獨(dú)立系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)電子文檔資料的保存，實(shí)現(xiàn)資料保管方式的多元化與多樣性，以適應(yīng)現(xiàn)階段政治、經(jīng)濟(jì)、文化條件下的檔案資源環(huán)境。
（三）加強(qiáng)規(guī)范、服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)和聘用專業(yè)技術(shù)人才
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理工作的質(zhì)量。因此，注重引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實(shí)地提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對(duì)于各級(jí)管理層來說，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識(shí)，積極營造良好的職業(yè)氛圍，加強(qiáng)員工的基層服務(wù)意識(shí)，組織和聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工從開始熟悉業(yè)務(wù)流程到積極創(chuàng)造新思路，為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。
隨著當(dāng)下現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，在進(jìn)行相關(guān)技術(shù)優(yōu)化的同時(shí)，還要充分進(jìn)行管理思想現(xiàn)代化方面的學(xué)習(xí)。只有對(duì)其有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，才能在具體檔案管理的工作中做到系統(tǒng)且高效。在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)強(qiáng)化管理現(xiàn)代化意識(shí)也是必不可少的，現(xiàn)代化的信息技術(shù)檔案管理絕不是單純的配備計(jì)算機(jī)而已，有了計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入與實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化兩者之間有著本質(zhì)的區(qū)別。在運(yùn)用信息化技術(shù)的同時(shí)進(jìn)行不斷的技術(shù)優(yōu)化是日常工作當(dāng)中必不可少的一步，同時(shí)也是檔案有效管理中重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
[1]趙飛.用現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)人事管理檔案[J].人力管理，2014(8).
關(guān)鍵詞：人才市場；檔案管理；有效策略
一、人才市場檔案管理的現(xiàn)狀
1.1收費(fèi)不合理。人才市場對(duì)檔案的保管、傳遞等業(yè)務(wù)都需要支付一定的費(fèi)用，來作為人才市場的主要收入來源，支撐人才市場的正常工作[1]。例如，2013年開始人才市場個(gè)人檔案的托管年費(fèi)的國家標(biāo)準(zhǔn)需要120元[2]，而有些城市的收費(fèi)高于國家標(biāo)準(zhǔn)，這并不統(tǒng)一的收費(fèi)使得流動(dòng)人員的負(fù)擔(dān)加重。1.2檔案功能遭到弱化。由于社會(huì)人員在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中有著快速的特點(diǎn)，檔案個(gè)人履歷的記載功能的靈動(dòng)速度不如真實(shí)人員流動(dòng)快速，這導(dǎo)致了檔案并不能真正反映流動(dòng)人員的真實(shí)經(jīng)歷和對(duì)社會(huì)的有效貢獻(xiàn)，不僅僅阻礙了流動(dòng)人員的發(fā)展，也削弱了人才市場的誠信，使得檔案的實(shí)際功能進(jìn)一步弱化。必須通過科學(xué)的思想體系以及有效的方法，保證檔案管理工作的有效性[3]。1.3歸屬關(guān)系不明確1.3.1檔案的管理歸屬關(guān)系不明確。用人單位和人才市場對(duì)有關(guān)流動(dòng)人員資料的一系列責(zé)任，如收集、整理、歸檔，傳遞、審核等事務(wù)互相推脫，責(zé)任不明確，無法有應(yīng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急措施，犧牲的是流動(dòng)人員的時(shí)間和精力。1.3.2檔案管理手續(xù)繁雜。對(duì)于在單位產(chǎn)生的一系列活動(dòng)中，員工的績效考核、工資核定，各種等級(jí)證書等資料的收集、整理和移交工作都會(huì)順利在單位進(jìn)行再交接給人才市場檔案管理部門。而其余事項(xiàng)則需要通過反復(fù)在雙方間確認(rèn)和查閱，檔案的管理手續(xù)復(fù)雜，這樣不僅給經(jīng)手手續(xù)的工作人員和檔案所屬人帶來麻煩，也降低了工作效率。1.3.3缺乏時(shí)效性。由于個(gè)人與所屬單位不能理解檔案工作的重要性，導(dǎo)致在處理檔案文件時(shí)，不能專業(yè)科學(xué)地進(jìn)行，導(dǎo)致了檔案和真實(shí)的個(gè)人經(jīng)歷相錯(cuò)亂，不能全面反映一個(gè)人對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，不利于檔案的核對(duì)和未來就業(yè)的準(zhǔn)備。1.3.4管理手段待更新。由于市場經(jīng)濟(jì)的活躍，流動(dòng)人員的流動(dòng)頻率明顯增加，需要人才市場檔案管理部門在管理檔案的時(shí)候不能滯后于目前狀況。而舊時(shí)管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)時(shí)需求，只能在基礎(chǔ)設(shè)施、資金投入、管理人員上加強(qiáng)投入，才能提高總體服務(wù)水平。
二、優(yōu)化人才市場檔案管理的有效策略
2.1 完善檔案管理制度。只有在優(yōu)秀的制度下進(jìn)行管理，人才市場檔案管理才能凸顯它的作用。有好的檔案管理制度才能合理地錄入和安排流動(dòng)人員的信息，建立有效的檔案，避免因制度不明確而導(dǎo)致的權(quán)責(zé)糾紛等問題。人才市場檔案管理制度應(yīng)該簡明有力，考慮到和各個(gè)部門的結(jié)合度，不需要過于繁瑣的流程，對(duì)接方便。這樣既可以在檔案的錄入、管理、審核、查閱等過程中降低成本，提高服務(wù)質(zhì)量，也有效的約束了整個(gè)流動(dòng)人員的檔案管理。由于市場競爭的激烈，提升檔案管理的有效性保證了公平和公正，讓流動(dòng)人員以及內(nèi)部管理人員處理事務(wù)方便快捷，在與其他人才市場中的競爭得到突出。2.2提升管理人員素養(yǎng)。由于檔案管理的主要經(jīng)手人為檔案管理的工作人員，若要使得人才市場的檔案管理有規(guī)矩又行之有效，重心都在工作人員處理檔案的基本能力上。傳統(tǒng)的管理逐漸被淘汰，這則要求管理人員不僅僅有檔案管理的相應(yīng)專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理內(nèi)容的熟知，還需要跟隨時(shí)代腳步，培養(yǎng)信息化技能，如軟件的使用以及相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)。人才市場可以通過固定的培訓(xùn)來對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行素質(zhì)上的提升，強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)的重要性。2.3現(xiàn)代信息化應(yīng)用。信息時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)在人才市場進(jìn)行有關(guān)檔案的錄入、移交、查閱等內(nèi)容時(shí)，必須要從專業(yè)的網(wǎng)站上，通過查詢獲得權(quán)限有效權(quán)利，并獲準(zhǔn)合法利用。并且在信息技術(shù)的支持下，電子數(shù)字檔案可以有相關(guān)法律證明真實(shí)性。如果不更新新型的檔案管理制度，則直接制約了流動(dòng)人員檔案信息傳遞的速度和共享的便捷性。
三、結(jié)論
綜上所述，由于市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代社會(huì)信息化的完善，人才市場的檔案管理工作在面臨各種新時(shí)代、新環(huán)境問題時(shí)需要通過完善制度、優(yōu)化功能、提高素質(zhì)等策略優(yōu)化自身，使得人才市場檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用，實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。
作者:葉龍峰 單位:黑龍江省黑河市五大連池風(fēng)景區(qū)人才交流服務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
[1]程超.芻議新形勢下人才市場人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(5).
（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。
（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識(shí)薄弱
長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對(duì)于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書檔案沒有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
二、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接
實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)
醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結(jié)束語
一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題
（一）缺乏對(duì)綜合檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財(cái)，是盲目追新的項(xiàng)目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在綜合檔案管理中的社會(huì)職責(zé)，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，再加之缺乏具體經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致多種管理行為問題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對(duì)自身的檔案管理職能認(rèn)識(shí)不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識(shí)與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無法做到一一對(duì)應(yīng)，這勢必會(huì)影響到對(duì)醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識(shí)
提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會(huì)接軌。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)通過會(huì)議、宣傳、活動(dòng)等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動(dòng)性與積極性。
（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計(jì)劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項(xiàng)檔案管理工作的開展有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊(cè)的編制，針對(duì)性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實(shí)性的基礎(chǔ)上，方便對(duì)檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實(shí)事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會(huì)各界意見，增強(qiáng)信息立法的公開性與透明度。
（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度
對(duì)于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級(jí)檔案部門必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強(qiáng)與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。
在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，強(qiáng)化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值。在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作并形成長效運(yùn)行機(jī)制。
1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題
1.1 忽?檔案管理的重要性
醫(yī)院在檔案收集、歸置等方面重視程度不足，對(duì)于檔案資源對(duì)醫(yī)院規(guī)范管理、業(yè)務(wù)發(fā)展的作用缺乏有效認(rèn)識(shí)。醫(yī)院將醫(yī)療設(shè)施升級(jí)、人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)作為管理核心，檔案管理則被邊緣化，甚至有些醫(yī)院尚未建立獨(dú)立的檔案部門，將全部檔案資料推擠一室，缺乏規(guī)范管理。由于院方重視程度不足，造成檔案管理積極性不高、隨意性較強(qiáng)。
1.2 老舊檔案保存管理不當(dāng)
在檔案管理方式上難以跟進(jìn)時(shí)展。當(dāng)前，不少醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備全面升級(jí)，但是檔案管理仍采取傳統(tǒng)方式，不少老舊檔案仍以紙質(zhì)資料方式存在。隨著歸檔時(shí)間的延長，陳舊檔案可能發(fā)生紙質(zhì)霉變、字跡模糊甚至腐爛等問題，為后續(xù)檔案適應(yīng)帶來很大不便，檔案安全性、完整性受到嚴(yán)重威脅。尤其是紙質(zhì)檔案在搬動(dòng)、轉(zhuǎn)移過程中容易損壞丟失，進(jìn)一步影響了檔案的完整規(guī)范性。
1.3 檔案管理制度缺失
雖然不少醫(yī)院在檔案管理中制定了相應(yīng)制度，但是在實(shí)際管理中這些制度往往難以落到實(shí)處。管理者對(duì)于醫(yī)院的職能定位于“治病救人”上，認(rèn)為在檔案管理中投入人力物力屬于資源“浪費(fèi)”，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度難以真正落到實(shí)處。檔案管理難以發(fā)揮應(yīng)有成效。在醫(yī)院整體管理日系內(nèi)普遍存在一種“怪相”，就是醫(yī)務(wù)人員異常繁忙，而檔案管理崗位則分外清閑，形成鮮明對(duì)比。而檔案管理也被視為醫(yī)院的“閑差”不受重視，工作人員積極性不足，工作態(tài)度被動(dòng)消極。
1.4 管理人員素質(zhì)偏低
由于醫(yī)院對(duì)檔案管理不夠重視，制度不是不嚴(yán)、日常管理散漫，造成檔案管理缺乏專業(yè)性，而且在人員配置上多為非專業(yè)人員。甚至有些醫(yī)院將閑置人員調(diào)到檔案室進(jìn)行管理工作，工作內(nèi)容僅限于清潔和保管。這些人員對(duì)檔案管理缺乏有效認(rèn)識(shí)，而且對(duì)檔案管理作用認(rèn)識(shí)不清，管理技能落實(shí)，這些都影響檔案的服務(wù)質(zhì)量和應(yīng)用效率。
2 醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略
2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念
作為醫(yī)院管理者，需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理與醫(yī)院發(fā)展的密切聯(lián)系，檔案不僅是醫(yī)療業(yè)務(wù)的記錄和發(fā)展，同時(shí)也關(guān)系到醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)步和應(yīng)用。通過檔案能夠了解具體醫(yī)療案例的救治細(xì)節(jié)，并且能夠和更多同類案例進(jìn)行比對(duì)和參考分析，從而制定更科學(xué)的治療方案，減少臨床病癥診斷排除時(shí)間，提高診斷準(zhǔn)確率和治療有效率。通過醫(yī)院檔案資料增加與同行和專業(yè)研討會(huì)的交流探討，實(shí)現(xiàn)有效資源共享，促進(jìn)醫(yī)療水平的進(jìn)一步提高。
2.2 優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式
上世紀(jì)八、九十年代，醫(yī)院積累了大量紙質(zhì)檔案。隨著時(shí)間不斷積累，這些檔案變得字跡模糊，甚至有些文本已經(jīng)腐爛，進(jìn)而造成檔案數(shù)據(jù)不全，尤其是一些珍貴檔案的丟失和損壞，其價(jià)值損失難以衡量。雖然醫(yī)學(xué)技術(shù)一直在進(jìn)步，但是珍貴的案例資料仍有其價(jià)值，無論專業(yè)性檔案還是行政性檔案，都是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，記載著醫(yī)院的發(fā)展。尤其是一些醫(yī)學(xué)檔案對(duì)于各種病患類型、治療手段的記錄，能夠?yàn)楹笕颂峁┙梃b和參考，有利于醫(yī)療工作者根據(jù)現(xiàn)有條件開展科研。尤其是在信息化環(huán)境下，檔案也要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化為電子檔案，不但有利于數(shù)據(jù)的保管存儲(chǔ)，同時(shí)還能建立起清晰的檔案管理體系，方便工作人員進(jìn)行查閱。而且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)術(shù)檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，將一些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行匯總，能夠形成系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)術(shù)價(jià)值。在信息化管理模式下，檔案管理將節(jié)約大量人力物力，管理效率將進(jìn)一步提高。
2.3 強(qiáng)化管理制度
制度是組織管理中不可獲取的約束基礎(chǔ)，只有制度科學(xué)嚴(yán)明，才能起到有效的激勵(lì)和約束作用。隨著醫(yī)改步伐不斷加快，醫(yī)院需要在檔案管理中引入嚴(yán)格的監(jiān)管制度，并將制度落實(shí)在工作第一線，形成從上到下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)作用。每一個(gè)科室都需要對(duì)科室內(nèi)醫(yī)療、管理檔案進(jìn)行及時(shí)匯總，由專人整理審核后遞交醫(yī)院檔案管理部門。在檔案管理中引入專項(xiàng)管理制度，如果條件具備，醫(yī)院則要設(shè)立專項(xiàng)檔案管理人員，提高檔案管理的針對(duì)性和實(shí)效性。在全院樹立起檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理制度執(zhí)行的重要性和必要性，強(qiáng)化檔案部門管理和績效監(jiān)督，從而明確制度管理重心。
2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。改變以往將檔案管理視為閑差的片面認(rèn)識(shí)，增加檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。針對(duì)檔案管理需求制定培訓(xùn)計(jì)劃，確定培訓(xùn)內(nèi)容，從而提高管理人員對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過專業(yè)知識(shí)講解，提高其管理能力。只有具備人才優(yōu)勢才能促進(jìn)檔案管理能效的發(fā)揮，在檔案專業(yè)知識(shí)講解中結(jié)合信息技術(shù)知識(shí)，著力培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬、信息素養(yǎng)良好的檔案管理人員，以此提高檔案管理質(zhì)量。
2.5 各部門之間相互協(xié)作
檔案管理并非孤立的管理體系，而是需要多部門聯(lián)合協(xié)作，利用信息技術(shù)構(gòu)建獨(dú)立的檔案信息庫，各科室也要建立起單元式檔案管理體系。為了減少檔案人員工作量，科室人員需要對(duì)本科室檔案進(jìn)行提前梳理，做好檔案跟蹤記錄。如掛號(hào)處是建立患者檔案的第一個(gè)環(huán)節(jié)，其后患者在不同科室間的就診記錄都能在檔案中有所反應(yīng)。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下部門間信息得到聯(lián)通，檔案管理人員能通過醫(yī)院后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)整理，有利于較少存檔負(fù)擔(dān)?？剖议g的協(xié)調(diào)合作能夠形成更完備的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。合理的人員配置有利于提升檔案跟蹤質(zhì)量和記錄效率，增加了檔案管理的規(guī)范性和針對(duì)性。
一、水務(wù)局檔案管理特點(diǎn)
水務(wù)局屬于政府的水行政主管部門，主要負(fù)責(zé)水利工程建設(shè)管理、防汛抗旱、水資源管理等工作。水務(wù)局檔案管理特點(diǎn)主要表現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是周期長，就以水利工程建設(shè)為例，受技術(shù)、資金、施工條件等因素的影響，水利工程從初始規(guī)劃到竣工驗(yàn)收，周期為幾年到幾十年不等，有的工程還可能受地質(zhì)條件影響，需要重新規(guī)劃設(shè)計(jì)，這無疑就使得建設(shè)周期更長了。二是檔案種類繁多，水務(wù)局涉及的檔案種類繁多，單水利工程而言就包含了現(xiàn)場勘察、測量、規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案等環(huán)節(jié)的檔案資料，再加上防汛抗旱、水資源管理等工作形成的檔案資料，不僅形成的檔案種類繁多，數(shù)量也是極其龐大的[1]。
近幾年來，水利工程的建設(shè)、各地洪澇災(zāi)害的發(fā)生、水資源短缺等使得水務(wù)局不得不面臨更多的工作壓力，需要解決的問題和難題也層出不窮，同時(shí)形成的檔案資料也越發(fā)多元化，數(shù)量也越來越多。加之，水務(wù)局檔案管理工作本就存在不足之處，因此，水務(wù)局有必要積極探索檔案管理工作的優(yōu)化策略，確保檔案管理工作能順利、高效開展，能夠?yàn)樗畡?wù)局各項(xiàng)工作的開展提供可靠、真實(shí)、完整的信息支撐。
二、新時(shí)期水務(wù)局檔案管理工作優(yōu)化策略
1.優(yōu)化檔案管理意識(shí)。良好的檔案管理意識(shí)是開展檔案管理工作的前提。水務(wù)局一方面應(yīng)優(yōu)化檔案部門工作人員的檔案管理意識(shí)，讓他們明確自身崗位職責(zé)，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規(guī)劃；另一方面應(yīng)優(yōu)化其他部門人員的檔案管理意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責(zé)任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。只有雙管齊下，才能真正創(chuàng)建一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能為檔案管理工作的后續(xù)開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.優(yōu)化檔案管理制度。完善的制度是檔案管理工作的保護(hù)屏障。水務(wù)局有必要結(jié)合實(shí)際工作和檔案管理需求，優(yōu)化檔案管理制度，提高檔案管理工作的效率。具體而言，在設(shè)置內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)時(shí)，有必要強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的獨(dú)立性，給檔案管理部門提供足夠資源；在內(nèi)部管理時(shí)，檔案管理部門也必須嚴(yán)格進(jìn)行自我監(jiān)督，完善并落實(shí)檔案歸檔制度、整理制度、崗位人員責(zé)任制度、考核制度、檔案保管制度、借閱制度、保密制度等相關(guān)制度。只有這樣，才能確保優(yōu)化的檔案管理制度能真正發(fā)揮作用，進(jìn)而確保任何一項(xiàng)檔案管理工作的開展都能有相應(yīng)的制度作支撐。
3.優(yōu)化檔案管理人員。即便在新時(shí)期各行各業(yè)在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術(shù)和設(shè)備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術(shù)的使用及設(shè)備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優(yōu)化是檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。具體而言，檔案管理人員必須明確檔案管理工作的重要性，不斷警示自己要實(shí)事求是、盡職盡責(zé)；熟練掌握部門職責(zé)、規(guī)章制度、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等；積極參與相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高自身專業(yè)知識(shí)、技能和素養(yǎng)；敢于正視自身不足，不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)。此外，水務(wù)局還可定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，通過者才能繼續(xù)從事原崗位工作，確保檔案管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。
4.優(yōu)化檔案管理設(shè)施。在新時(shí)期水務(wù)局必須不斷優(yōu)化檔案管理設(shè)施設(shè)備才能滿足檔案管理工作需求。如檔案管理室應(yīng)避免陽光直射，若需人工照明也應(yīng)使用防爆燈，以免長時(shí)間用電造成火災(zāi)；檔案管理部門應(yīng)配備專門的庫房、閱覽室和辦公區(qū)，同時(shí)安裝必須的設(shè)備與器具；相關(guān)區(qū)域必須定期清潔打掃，保持干燥整潔；定期檢查和維護(hù)設(shè)施設(shè)備，及時(shí)修理或更換損壞零件或設(shè)備等。此外，檔案管理室的濕度、溫度、通風(fēng)也應(yīng)有所保障，做好通風(fēng)措施，溫度應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45-60%，最好安裝濕度測量儀器，以便實(shí)時(shí)掌握檔案管理室的濕度變化，及時(shí)做好調(diào)節(jié)[2]。
5.優(yōu)化檔案管理模式。在新時(shí)期信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展促使各行各業(yè)的檔案管理工作都逐漸步入信息化建設(shè)軌道，水務(wù)局檔案管理工作也不例外。要優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須認(rèn)清電子檔案管理的發(fā)展趨勢；然后著重培養(yǎng)和引進(jìn)信息化管理人才，以及信息化設(shè)備的購進(jìn)，但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設(shè)置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等；最后要緊密結(jié)合實(shí)際情況和需求，及時(shí)更新檔案資料，提高檔案資料的利用率，確保檔案資料能更好地為水務(wù)局工作的開展提供服務(wù)[3]。
關(guān)鍵詞：任職教育；教學(xué)檔案管理；流程優(yōu)化；全壽命周期
一、任職教育教學(xué)檔案管理需求分析
（一）任職教育教學(xué)檔案特點(diǎn)
任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓(xùn)對(duì)象具有明顯的層次性，施訓(xùn)周期具有明顯的階段性，施訓(xùn)模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓(xùn)教學(xué)形式靈活、內(nèi)容豐富、方法創(chuàng)新，常運(yùn)用案例式、研討式、想定式、啟發(fā)式、任務(wù)驅(qū)動(dòng)式、理實(shí)一體化等多種創(chuàng)新教學(xué)方式。因此，任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生周期短、內(nèi)容豐富多樣、形式種類廣、參考價(jià)值高、收集范圍大，這對(duì)教學(xué)檔案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任職教育教學(xué)檔案管理問題
教學(xué)檔案管理是任職教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)教學(xué)單位設(shè)有檔案管理員，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學(xué)檔案管理存在的主要問題有：一是歸檔不及時(shí)、不完整、不規(guī)范。由于某些教學(xué)活動(dòng)組織參與者檔案管理意識(shí)不高，教學(xué)檔案選取范圍不準(zhǔn)確，教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，教學(xué)檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)造成檔案遺漏、遺失、質(zhì)量不高等問題，影響了檔案完整性、實(shí)時(shí)性、可信性。二是檔案管理工作任務(wù)量大、效率低。任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生的源泉多，大多院校教學(xué)檔案保存采用臨時(shí)案卷和定期案卷形式，臨時(shí)案卷主要收集平時(shí)產(chǎn)生教學(xué)檔案，實(shí)時(shí)的放置在文件盒內(nèi)。待學(xué)期或?qū)W年結(jié)束再進(jìn)行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉(zhuǎn)為定期案卷。檔案員進(jìn)行檔案收集和整理時(shí)，持續(xù)周期時(shí)間長，檔案篩選、補(bǔ)交、修改工作多，部門間檔案管理協(xié)同程度低，一個(gè)檔案可能存在多種格式和重復(fù)收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費(fèi)時(shí)費(fèi)力工作。三是不滿足數(shù)字化建設(shè)要求。目前大多院校教學(xué)檔案存檔采用紙質(zhì)版，紙質(zhì)文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)監(jiān)察或和各種評(píng)比競賽活動(dòng)中需要提供教學(xué)檔案電子版，則需要對(duì)紙質(zhì)版進(jìn)行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數(shù)字校園推廣使用與大型教學(xué)活動(dòng)數(shù)字化程度普及，傳統(tǒng)教學(xué)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。
（三）教學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀
傳統(tǒng)檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學(xué)檔案管理者對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了研究，提出了多種數(shù)字化檔案管理模式，開發(fā)了不同技術(shù)類型的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，解決了教學(xué)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案檢索、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用等問題。這些檔案管理系統(tǒng)檔案處理流程如圖1所示，教學(xué)檔案管理中的產(chǎn)生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統(tǒng)中，不能滿足數(shù)字化檔案管理自動(dòng)化、簡潔化、系統(tǒng)化的要求。
二、教學(xué)檔案全壽命周期管理
（一）全壽命周期管理思想
在教學(xué)檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨(dú)立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環(huán)，越是前端的環(huán)節(jié)，起到的決定性作用越強(qiáng)，它不但要管理好本環(huán)節(jié)，還要全面系統(tǒng)地為下一環(huán)節(jié)的管理著想，直至末端環(huán)節(jié)。而下一環(huán)節(jié)則須承襲上一環(huán)節(jié)的原則和設(shè)想，根據(jù)本環(huán)節(jié)在全壽命周期內(nèi)的功能制定更有效的更符合實(shí)際的管理方案和措施。只有如此，一環(huán)扣一環(huán)地延續(xù)下去才能達(dá)到周期內(nèi)管理目標(biāo)的最大化。
（二）教學(xué)檔案全壽命周期系統(tǒng)
教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)是指覆蓋檔案產(chǎn)生、篩選、收集、編存、修改、流轉(zhuǎn)、刪除等全壽命過程，以高質(zhì)量檔案內(nèi)容和高效化管理模式為目標(biāo)的檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。全壽命檔案管理系統(tǒng)檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)在由系統(tǒng)引導(dǎo)用戶進(jìn)行，也就是用戶建立文檔時(shí)就已經(jīng)納入到了檔案管理流程，解決了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)教學(xué)文檔產(chǎn)生、收集、錄入等工作脫離系統(tǒng)單獨(dú)進(jìn)行工作繁雜的問題。
三、教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想
1.全壽命管理流程優(yōu)化采用全壽命流程化處理設(shè)計(jì)，對(duì)教學(xué)檔案全壽命周期中的“產(chǎn)生、分類、編號(hào)、傳遞、編排、借閱”等環(huán)節(jié)，基于流程管理方式進(jìn)行協(xié)同優(yōu)化，避免了傳統(tǒng)檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協(xié)同問題，保證了檔案質(zhì)量，提高檔案管理效率。2.編程易實(shí)現(xiàn)、操作簡單構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)采用B/S互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)，基于SQLServer數(shù)據(jù)庫開發(fā)系統(tǒng)與ASP.NRT網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)系統(tǒng)編程實(shí)現(xiàn)，人機(jī)交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔的編寫、收發(fā)、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數(shù)據(jù)處理等復(fù)雜環(huán)節(jié)則系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。3.數(shù)字化推廣實(shí)用性好建立了一種全面、全員、網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時(shí)，教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也可以嵌入到數(shù)字校園系統(tǒng)中去，推廣實(shí)用性好。
（二）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應(yīng)用程序應(yīng)用，建立或上傳各類格式的教學(xué)文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺(tái)的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所建立、上傳、接收的文檔進(jìn)行是否屬于教學(xué)檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進(jìn)一步判斷屬于哪類教學(xué)檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統(tǒng)根據(jù)檔案類別和日期，依據(jù)數(shù)據(jù)庫和檢索要求進(jìn)行文件編號(hào)和命名后保存到檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理主要是修改檔案內(nèi)容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對(duì)檔案進(jìn)行刪除；檔案流傳主要是系統(tǒng)不同用戶之間進(jìn)行檔案傳遞、接收。
（三）用戶與職能設(shè)計(jì)
系統(tǒng)用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進(jìn)行教學(xué)檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權(quán)限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權(quán)限與職能外，還承擔(dān)著對(duì)被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進(jìn)行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權(quán)限。
四、教學(xué)檔案全壽命管理流程優(yōu)化
教學(xué)檔案數(shù)字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統(tǒng)采用“全員參與、協(xié)同合作、優(yōu)化流程、自動(dòng)處理”設(shè)計(jì)思路，根據(jù)不同用戶職責(zé)規(guī)劃系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化不同功能模塊之間處理流程，保證教學(xué)檔案收集范圍大、歸檔專業(yè)強(qiáng)、管理自動(dòng)化、使用效率高。所有教學(xué)文檔在建立時(shí)必須先進(jìn)行教學(xué)檔案判定，若屬于教學(xué)檔案進(jìn)行檔案編號(hào)、保存、數(shù)據(jù)生產(chǎn)等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學(xué)檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性；基于數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)訪問技術(shù)的設(shè)計(jì)，人人可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學(xué)檔案的利用率。系統(tǒng)功能框架與處理流程圖設(shè)計(jì)如圖4所示。系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下
（一）檔案建立流程
系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立時(shí)主要進(jìn)行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號(hào)、入庫保存。
（二）檔案管理流程
檔案管理主要進(jìn)行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時(shí)還有可以進(jìn)行檔案刪除以及對(duì)系統(tǒng)普通文檔庫檔案再次檔案判斷選取。
（三）檔案傳閱流程
檔案傳閱流程主要包含檔案傳遞和檔案接收兩部分工作，
五、檔案全壽命管理系統(tǒng)使用制度
（一）用戶端使用控制
院校機(jī)關(guān)出臺(tái)系統(tǒng)使用管理規(guī)定，強(qiáng)制要求所有教學(xué)活動(dòng)參與者必須通過該系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔處理。信息管理部門則對(duì)辦公計(jì)算機(jī)進(jìn)行office等辦公軟件的限制使用，同時(shí)視情將該系統(tǒng)融入到數(shù)字校園管理系統(tǒng)中，培養(yǎng)用戶的良好使用習(xí)慣，避免脫離檔案管理系統(tǒng)處理教學(xué)文檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）制定檔案參考標(biāo)準(zhǔn)
院校級(jí)教學(xué)檔案管理部門，制訂出各部門教學(xué)檔案收集范圍、檔案格式等標(biāo)準(zhǔn)，為用戶在進(jìn)行檔案選取和檔案編制提供指導(dǎo)，提高檔案質(zhì)量。
（三）定期組織檔案數(shù)據(jù)評(píng)比
定期組織對(duì)各部門系統(tǒng)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行公示與評(píng)比，重點(diǎn)是檔案內(nèi)容、用戶使用、檔案數(shù)量、查閱次數(shù)等方面內(nèi)容，配套相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，提高全員檔案管理規(guī)范化、自覺化意識(shí)。
參考文獻(xiàn)
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[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識(shí)，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
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