時(shí)間：2023-10-17 16:20:36
導(dǎo)語：在高校治安管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多高職院校采用會(huì)計(jì)電算化的方式進(jìn)行日常工作，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外延都產(chǎn)生了深刻的變化，而新的會(huì)計(jì)檔案形式仍然沒有規(guī)范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會(huì)計(jì)檔案管理混亂的原因之一。而我國現(xiàn)階段高職院校多數(shù)由中專學(xué)校升格合并，多校合并時(shí)沒有對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，也極易造成管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。
會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料具體包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類會(huì)計(jì)核算資料，而這四大類資料就構(gòu)成了會(huì)計(jì)檔案的全部范圍。眾所周知，會(huì)計(jì)檔案不僅僅是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，同時(shí)也是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會(huì)計(jì)檔案可以方便在必要的時(shí)候進(jìn)行查閱和審計(jì)。而在高職院校當(dāng)中的會(huì)計(jì)檔案有以下幾類：
會(huì)計(jì)憑證：是一種記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并且按一定格式編制的據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書面證明。會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生時(shí)就馬上填寫的書面證明，包括如飛機(jī)票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發(fā)放明細(xì)表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個(gè)分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。
會(huì)計(jì)賬簿：會(huì)計(jì)賬簿具有一定格式并且由相互聯(lián)系賬頁所組成，是通過序時(shí)、分類等方式全面的記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案。連接會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表的中間環(huán)節(jié)就是設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿，做好會(huì)計(jì)賬簿的工作對(duì)于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理具有非常重要的意義。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：是指高職院校對(duì)國家上級(jí)主管部門提供的反映單位某一特定日期財(cái)務(wù)狀況的書面文件。包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、財(cái)政補(bǔ)助收入支出表和附注等。
其他：包括上級(jí)主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)會(huì)文件，高職院校內(nèi)部制定的有關(guān)財(cái)會(huì)部門的制度文件和銀行存款對(duì)賬單、y行存款余額調(diào)整表、國庫統(tǒng)一支付對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清單和會(huì)計(jì)系統(tǒng)支持軟件及密碼等。其他類會(huì)計(jì)檔案也是高職院校會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，而這部分會(huì)計(jì)檔案也常常與文書檔案相混淆。
會(huì)計(jì)檔案的重要性
會(huì)計(jì)檔案是單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、確定責(zé)任事故、分析和判斷事故原因、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的重要依據(jù)之一。單位可以通過會(huì)計(jì)檔案所提供的過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)史料。對(duì)本單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測，并由此預(yù)測作出實(shí)際經(jīng)營決策，進(jìn)一步編制相關(guān)財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃。鑒于會(huì)計(jì)檔案的重要性，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和。
會(huì)計(jì)檔案管理問題
對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。有領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理混亂的首要原因。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的忽視容易造成會(huì)計(jì)檔案管理人員在管理會(huì)計(jì)檔案時(shí)疏忽大意，沒有做好相應(yīng)的管理和保密工作，使會(huì)計(jì)檔案的管理雪上加霜。
會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不及時(shí)。目前，全國高職院校所存放的會(huì)計(jì)檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過法律規(guī)定的存放年限，應(yīng)給予銷毀的會(huì)計(jì)檔案大量堆積，而沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期清理不僅造成了大量陳年會(huì)計(jì)檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當(dāng)大的儲(chǔ)存空間。造成該現(xiàn)狀的原因有以下幾點(diǎn)：責(zé)任意識(shí)缺失和執(zhí)行力度的不強(qiáng)，大部分高職院校在會(huì)計(jì)檔案的管理過程中不愿意銷毀到達(dá)存放期限的會(huì)計(jì)檔案，擔(dān)心承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；現(xiàn)階段大多高職院校由中專學(xué)校升格合并而成，但在合并時(shí)大量會(huì)計(jì)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會(huì)計(jì)檔案搬到一起作為合并；上級(jí)主管部門和財(cái)務(wù)部門缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，致使會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不能如期進(jìn)行；高職院校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會(huì)計(jì)檔案不僅要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，也需要消耗大量人力物力財(cái)力，而有點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為不能銷毀上個(gè)領(lǐng)導(dǎo)任期所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，避免承擔(dān)責(zé)任耗時(shí)耗力。
會(huì)計(jì)檔案管理問題的解決措施
會(huì)計(jì)檔案管理人員方面：會(huì)計(jì)檔案管理人員平時(shí)應(yīng)積極主動(dòng)宣傳相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)，通過潛移默化的宣傳加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度，盡早將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入工作指標(biāo)當(dāng)中。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極提升自身職業(yè)修養(yǎng)素質(zhì)，參與培訓(xùn)，做好對(duì)會(huì)計(jì)檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員，從全單位和領(lǐng)導(dǎo)的角度上來看，也應(yīng)當(dāng)自上而下的加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理重視，設(shè)置專門管理會(huì)計(jì)檔案的崗位，劃撥固定的會(huì)計(jì)檔案室，做好檔案室的設(shè)施工作，包括防潮防蟲等。
加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學(xué)習(xí)提升財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的理解和認(rèn)識(shí)。多舉辦培訓(xùn)班，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)和財(cái)務(wù)人員職業(yè)能力，確保會(huì)計(jì)檔案的正確管理。
完善相關(guān)管理制度和責(zé)任辦法，明文列出會(huì)計(jì)檔案銷毀的責(zé)任歸屬，明確各會(huì)計(jì)人員的職權(quán)范圍，定期銷毀會(huì)計(jì)檔案。
[關(guān)鍵詞]高職院校 檔案管理 人員素質(zhì)
[中圖分類號(hào)] G715 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2013）19-0151-02
我國高職教育的發(fā)展歷史較短，但其發(fā)展速度卻異常迅猛。近年來隨著高校的擴(kuò)招，高職院校的數(shù)量和在校生數(shù)量已經(jīng)占據(jù)了高等教育的很大比例。隨著多數(shù)高職院校規(guī)模的迅速擴(kuò)大，其檔案管理建設(shè)與發(fā)展的重要性日益凸顯。
高職院校檔案管理是指高職院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它對(duì)高職院校的教育、科研和教學(xué)改革全過程進(jìn)行了原始的記錄。做好檔案的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員的工作素養(yǎng)是關(guān)鍵。在當(dāng)今，科技比較發(fā)達(dá)，如何提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是高職院校順利開展檔案管理工作的關(guān)鍵，也是高職院校開展其他各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)之一。
一、高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀
（一）缺少專業(yè)人才
高職院校檔案管理人員多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或臨聘人員，都屬半路出家，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，甚至出現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案管理的內(nèi)容和要求是什么都不清楚的狀況。計(jì)算機(jī)技術(shù)和外語知識(shí)更是匱乏，管理水平低下，無法運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備提供基本服務(wù)，更談不上對(duì)檔案進(jìn)行高層次的研究和開發(fā)。這大大地阻礙了高職院校檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息的利用價(jià)值較低，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。
（二）法律意識(shí)薄弱
檔案管理工作的政策性很強(qiáng)，高職院校也不例外。檔案管理人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí)，并嚴(yán)格按照國家《檔案法》的規(guī)定，對(duì)高職院校的檔案進(jìn)行開發(fā)、利用。目前，高職院校的檔案管理人員理論水平、思想覺悟普遍不高、鑒別檔案的能力有限、工作責(zé)任心不強(qiáng)，這些因素直接影響了檔案工作的順利開展。部分檔案管理人員檔案意識(shí)、法制觀念淡薄，依法行檔、依法辦事的自覺性不強(qiáng)，沒有把依法行檔工作落到實(shí)處，影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
（三） 工作權(quán)責(zé)模糊
目前，受人員編制、經(jīng)費(fèi)等多方面限制，高職院校通常會(huì)安排檔案管理員同時(shí)身兼數(shù)職，由于工作業(yè)務(wù)繁雜，很少有機(jī)會(huì)參加系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在這種工作方式的影響下，學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)很難提高。
（四） 知識(shí)結(jié)構(gòu)單一
在日常辦公日趨信息化的大趨勢下，高職院校檔案管理人員的知識(shí)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加速更新。然而，目前許多檔案管理人員還難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，即使能熟練掌握自身專業(yè)知識(shí)，但檔案知識(shí)陳舊且自身知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，無法更好地發(fā)揮運(yùn)用檔案的實(shí)際功能。對(duì)一些新興的自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)的掌握也只是簡單的文字錄入，或者雖能進(jìn)行簡單的程序編制卻無法熟練運(yùn)用于工作實(shí)踐中。這從根本上制約了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
（五）檔案意識(shí)欠缺
大多數(shù)高職院校在建校初期大力開拓基礎(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)，注重領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍、師資隊(duì)伍及其他方面的建設(shè)，而在檔案管理工作方面的建設(shè)相對(duì)滯后。甚至有部分高職院校沒有將檔案管理建設(shè)工作提到相應(yīng)的高度，未意識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，或未設(shè)置與學(xué)校發(fā)展、學(xué)校規(guī)模相應(yīng)的檔案管理部門，檔案管理工作長期被忽視，得不到上級(jí)檔案管理部門的肯定，直接導(dǎo)致了工作人員潛意識(shí)里檔案意識(shí)的欠缺，對(duì)檔案管理工作的重要性沒有正確的認(rèn)識(shí)。
二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養(yǎng)的建議
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，健全檔案制度
中國的管理大多情況下是靠紅頭文件和領(lǐng)導(dǎo)講話來推行的，沒有紅頭文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，似乎制度難以落實(shí)，人治的色彩比較明顯，即使在高職院校亦不能免俗。因此，要提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)的重視不可或缺。
首先，設(shè)置檔案管理部門，明確分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。各層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，依據(jù)本校檔案管理發(fā)展情況，建立檔案管理部門，設(shè)立負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)崗。把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展議程，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發(fā)展的管理制度。根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法和上級(jí)有關(guān)檔案工作規(guī)定，制定適合本校檔案管理工作的規(guī)章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數(shù)高職院校建校歷史較短，學(xué)校除了要組織檔案管理人員進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)、培訓(xùn)外，還需要對(duì)在校的教職工、學(xué)生積極進(jìn)行《檔案法》的宣傳，以增強(qiáng)其法律意識(shí)。再次，檔案工作者應(yīng)就自身工作的要求，把握有利時(shí)機(jī)，平時(shí)主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)關(guān)于檔案工作方面的法律法規(guī)、方針政策，建言獻(xiàn)策，加深主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，加強(qiáng)其對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，及時(shí)解決工作中的實(shí)際問題。
（二）加大資金投入，提升管理技術(shù)
目前，許多高職院校對(duì)檔案管理人力物力的投入，往往滯后于其他處室的建設(shè)。而基礎(chǔ)建設(shè)都離不開資金的投入，因此，高職院校在制定年度預(yù)算時(shí)，不僅要列出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，還應(yīng)加大檔案管理信息化的資金投入，以適應(yīng)時(shí)展要求。
1.保證檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。就檔案庫房建設(shè)而言，應(yīng)配備報(bào)警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設(shè)備等設(shè)施，落實(shí)“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設(shè)備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現(xiàn)代化管理設(shè)備及檔案管理軟件，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、專用錄入設(shè)備、打印機(jī)等設(shè)備，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2.提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現(xiàn)代化設(shè)備的利用率的高低。因此，高職院校一方面要注意引進(jìn)檔案管理工作的專業(yè)人才；另一方面，在根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況，加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的投入的同時(shí)，還要持續(xù)投入資金培養(yǎng)一批能夠充分運(yùn)用這些設(shè)備的工作人員，使其不僅能進(jìn)行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據(jù)高職院校檔案管理的規(guī)定，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發(fā)需要的檢索工具，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。
3.積極參與評(píng)估工作，以評(píng)促建、以評(píng)促進(jìn)。高職教育的發(fā)展歷史較短，未進(jìn)行檔案目標(biāo)管理升級(jí)考評(píng)的高職院校，應(yīng)以檔案目標(biāo)管理評(píng)估為契機(jī)，以評(píng)估促進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)與科學(xué)管理整體水平的提高；對(duì)已獲得檔案目標(biāo)管理工作的院校，應(yīng)以復(fù)評(píng)為契機(jī)，針對(duì)檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時(shí)做好檔案目標(biāo)管理復(fù)評(píng)工作，隨時(shí)做好上級(jí)主管部門的不定時(shí)抽檢工作。以評(píng)估為動(dòng)力，不斷規(guī)范檔案管理工作。
4.注重自我學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時(shí)代所淘汰，必須增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新。同時(shí)還要努力提高自身綜合素質(zhì)，做到一專多能。
一方面，不斷更新專業(yè)知識(shí)，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。目前，高職院校檔案管理辦公自動(dòng)化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關(guān)的現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)更新自己所掌握的專業(yè)知識(shí)，并把終身學(xué)習(xí)作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)從單一專業(yè)型人才向多樣復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。
另一方面，全面提高綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理學(xué)是一項(xiàng)綜合性學(xué)科，它的學(xué)科性質(zhì)要求從業(yè)人員不僅要及時(shí)熟練掌握專業(yè)知識(shí)，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)。從事科技檔案的人員還需要掌握一些識(shí)圖、制圖、工程、建筑學(xué)的知識(shí)。此外，檔案管理人員還必須具備全心全意為教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，更好地發(fā)揮檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的作用，以自身的工作實(shí)效改變?nèi)藗儗?duì)檔案的消極看法，不斷提高人們對(duì)檔案的重視程度。
綜上所述，在信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事這項(xiàng)工作不僅要有極大的耐心、責(zé)任心，還要不斷更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)，認(rèn)真做好高職院校檔案管理工作，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障。
[ 參 考 文 獻(xiàn) ]
[1] 高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號(hào)[Z].2008.8.
[2] 賀麗娜.論高職院校檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2001（12）.
【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新
目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對(duì)高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認(rèn)識(shí)不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠(yuǎn)的方向發(fā)展，影響檔案管理效果?；诖?，加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。
一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點(diǎn)探析
(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會(huì)有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時(shí)電子文件損壞，也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的原因［1］。在當(dāng)今高校，檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對(duì)電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實(shí)際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時(shí)，都不應(yīng)當(dāng)放松對(duì)紙質(zhì)文件的管理，檔案歸檔時(shí)必須保持同步，同時(shí)立卷。控制兩者相互歸檔時(shí)紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對(duì)應(yīng)，在數(shù)據(jù)庫中能找到每一頁的詳細(xì)內(nèi)容。
(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理，一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識(shí)。從數(shù)據(jù)庫安全方面，軟硬件能否穩(wěn)定運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全，是否存在數(shù)據(jù)庫漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實(shí)際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度，要認(rèn)識(shí)到檔案泄露后對(duì)于高校對(duì)于社會(huì)的影響，能夠從工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)，強(qiáng)化流程管理［2］。安全技術(shù)維度，定期開展對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制，用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶無訪問檔案權(quán)利，獲得部分訪問權(quán)限的用戶僅可開放一定權(quán)限;同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸途中，能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截，數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點(diǎn)，檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn)，其在內(nèi)容與形式上很容易被改動(dòng)，不論是出于有意或是無意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面，應(yīng)對(duì)具備檔案修改權(quán)限的用戶層層限制，最大程度的做到無權(quán)限的用戶難以進(jìn)入，看不見，改不了。通過措施干預(yù)保證電子檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神，對(duì)電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對(duì)重要程度較高的，且需長時(shí)間持續(xù)保存的文件，人事任命文件等，辦理權(quán)限需交由專人，并單獨(dú)設(shè)置一監(jiān)督人員，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開展工作。從設(shè)備配備的安全角度來看，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一處理電子檔案的電腦，且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨(dú)支線的校園內(nèi)部網(wǎng)，最大限度地提升專用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時(shí)，在電子檔案準(zhǔn)入制度方面，則應(yīng)用用戶口令予以約束，定期更換統(tǒng)一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對(duì)于存在檔案管理人員人動(dòng)的情況，也不會(huì)發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲(chǔ)安全的角度看，部分高校存在多個(gè)校區(qū)，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時(shí)，檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門設(shè)置，選擇是否需要異地存儲(chǔ)，多套備份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲(chǔ)存完整性受到多方面因素限制，詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲(chǔ)存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實(shí)際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項(xiàng):首先，能否開展對(duì)電子檔案的有效維護(hù)與檢測?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質(zhì)有著些許差異，不能按照統(tǒng)一的保管模式管理，同時(shí)加之以儲(chǔ)存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控，則無形中增加了信息儲(chǔ)存的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)對(duì)電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗(yàn)收與檢測的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質(zhì)存儲(chǔ)的硬盤等載體，均專人、專地儲(chǔ)存，且不得外借。同時(shí)建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志，為日后復(fù)核工作的開展提供便利。
二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對(duì)策與管理干預(yù)
(一)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對(duì)于特殊類型檔案來說，如保密級(jí)別較高的、僅具有一份檔案，對(duì)安全保存要求較高的檔案，應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案密級(jí)，設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，保證僅有特定人群可對(duì)檔案內(nèi)容予以查看。針對(duì)部門間的檔案，其他與之無關(guān)的人或部門調(diào)取需通過審批，并對(duì)調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說明，只有被授予使用權(quán)限的用戶才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分，有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi)，安全的查閱。對(duì)于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對(duì)于管理者而言，通過在檔案信息庫中應(yīng)用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。
(二)上級(jí)管理部門應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視，增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對(duì)系統(tǒng)，設(shè)備實(shí)時(shí)更新。有條件的高校，應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況，制定相關(guān)預(yù)算，用足夠的資金保障來更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業(yè)人員具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿足工作需要的計(jì)算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期，高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員，與本校的信息技術(shù)教師，共同探討出適宜學(xué)校實(shí)際情況的信息化管理方式。對(duì)于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié)，高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量，外部軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。
(三)應(yīng)用更為簡潔底層編碼語言，充實(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長時(shí)間的人才資源積累的成果，如若對(duì)檔案內(nèi)容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸，從而強(qiáng)化其人才信息資源庫的作用［4］。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實(shí)際需要，研發(fā)更多的，滿足實(shí)際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期，應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項(xiàng)目著重體現(xiàn)，在擴(kuò)大檔案信息資源庫的同時(shí)，錄入更多高質(zhì)量的人才信息。
(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)予以全面更新，詳細(xì)為:信息資源開發(fā)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識(shí)素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯(cuò)誤率高，且耗費(fèi)的時(shí)間較長，對(duì)于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準(zhǔn)確且便捷完成，不必?fù)?dān)心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)緊密融合，充分挖掘檔案的價(jià)值，才能更好地開展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài)，開展實(shí)際工作，還應(yīng)對(duì)檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值予以充分挖掘，總結(jié)規(guī)律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時(shí)，頭腦中的知識(shí)也可以不斷更新，這類人才是新時(shí)代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核［5］。根據(jù)考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c(diǎn)予以識(shí)別，展開針對(duì)性地工作訓(xùn)練。
三、結(jié)語
綜上，無紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢，更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴計(jì)算機(jī)，無紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲(chǔ)存、管理的人事檔案越來越多，傳統(tǒng)的純手工工作方式將會(huì)帶來巨大的工作量。因此，高職院校應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展信息化的腳步，結(jié)合發(fā)展實(shí)際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊(yùn)含之價(jià)值，為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗，為部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動(dòng)化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動(dòng)化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對(duì)學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個(gè)性，既不能反映市場對(duì)人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個(gè)方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個(gè)學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績單》，各個(gè)系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對(duì)大學(xué)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動(dòng)態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔(dān)的。
三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策思考
加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識(shí)。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對(duì)檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對(duì)檔案知識(shí)的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對(duì)檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對(duì)自己的個(gè)人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。
真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。
加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。
有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時(shí)代，對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時(shí)，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時(shí)學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時(shí)必須及時(shí)維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動(dòng)態(tài)地記錄每個(gè)大學(xué)生的成長歷程。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高職院校；消防安全管理
前言
消防安全作為高等職業(yè)教育安全工作的重要組成部分之一，一直以來都受到各界的關(guān)注，但是其現(xiàn)狀卻不容樂觀，目前各大高職院校開始出現(xiàn)招生過剩、設(shè)施陳舊、管理效率低下等問題，高職院校學(xué)生們也由于應(yīng)試教育的原因缺乏生活經(jīng)驗(yàn)與消防意識(shí)，尤其是缺乏關(guān)于避難自救等方面的知識(shí)，這一切都使得高職院校的消防安全管理工作的進(jìn)行非常困難。
一、新時(shí)期高職院校消防安全管理現(xiàn)狀
（一）高職院校的消防隱患
高職院校消防安全管理的重點(diǎn)在于對(duì)學(xué)生密集區(qū)的保護(hù)，這也是高職院校消防工作的難點(diǎn)所在。學(xué)生出于各種原因，會(huì)在易發(fā)生火災(zāi)區(qū)域，尤其是宿舍、圖書館以及自習(xí)室，留下安全隱患。其中以宿舍的火災(zāi)頻率為最，大部分學(xué)生缺乏消防安全知識(shí)，不理解學(xué)校宿舍規(guī)章制度，經(jīng)常私下違背制度，如使用高功率電器，如電熱毯、電吹風(fēng)或電飯鍋等電器，這些電器都容易引發(fā)電線過載，是宿舍火災(zāi)的隱患。隨著科技進(jìn)步，電子設(shè)備普及到千家萬戶，基本每一個(gè)學(xué)生都有一臺(tái)電腦，有些學(xué)生甚至同時(shí)還有掌上電腦，這就大大加重了宿舍電線的壓力，經(jīng)常造成停電，有些學(xué)生甚至為了使用這些電器私自改接電線，又為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)購買便宜的劣質(zhì)電線，這些電線極容易老化過熱，引發(fā)火災(zāi)。如果說學(xué)生宿舍的火災(zāi)隱患是由于學(xué)生缺乏消防意識(shí)，那么電教室的火災(zāi)隱患就是由于學(xué)校的經(jīng)費(fèi)緊張，高職院校不同于本科院校，有足夠的撥款進(jìn)行各項(xiàng)建設(shè)，其使用的電子教學(xué)設(shè)備大多都是陳舊的老設(shè)備，除非在新建校區(qū)，否則電線也多半是已經(jīng)老化的電線，而由于電教室等地的電子設(shè)備密度大且線路多，一旦有學(xué)生上課，就對(duì)電線造成極大的壓力，容易產(chǎn)生電路過載甚至短路斷路的問題，嚴(yán)重情況下會(huì)引起火災(zāi)，而且由于電教室電子設(shè)備眾多，火勢過大甚至可能會(huì)引發(fā)爆炸。
（二）高職院校消防安全管理存在的問題
就目前我國高職院校發(fā)展?fàn)顩r來看，大多數(shù)院校都是以政府為主導(dǎo)，但是依靠企業(yè)的力量，走公辦與民辦共同出資的路，這就導(dǎo)致相當(dāng)一部分院校缺少經(jīng)費(fèi)，因此大部分的消防安全管理工作難以展開。尤其是由于經(jīng)費(fèi)短缺造成無法及時(shí)更新教學(xué)設(shè)備和學(xué)校公共基礎(chǔ)設(shè)施，這一方面的消防安全隱患難以得到降低。經(jīng)費(fèi)短缺一直是我國高職院校發(fā)展難以回避的問題，直至今日仍然沒有一個(gè)良好的解決方法。目前高職院校尚未形成一個(gè)系統(tǒng)健全的消防安全體制。關(guān)于學(xué)生消防演習(xí)，只有在新生軍訓(xùn)時(shí)才組織進(jìn)行一些簡易的疏散演練，部分學(xué)校只是組織學(xué)生進(jìn)行觀摩滅火示范，學(xué)生根本沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過如何操作滅火器，完成不了消防教育的預(yù)期目的。學(xué)校某些部門對(duì)于消防安全管理的認(rèn)識(shí)不到位，除非真正出現(xiàn)事故，否則就一直將消防安全高高掛起，偶爾進(jìn)行的消防安全教育也流于形式。
二、如何加強(qiáng)高職院校安全管理
（一）加大消防經(jīng)費(fèi)投入
現(xiàn)階段我國高職院校原本就缺少經(jīng)費(fèi)，還有一部分經(jīng)費(fèi)在其他建設(shè)上被浪費(fèi)掉，導(dǎo)致高職院校大多克扣消防經(jīng)費(fèi)，這一現(xiàn)象必須要加以整治，徹底杜絕，保障高職院校原本消防經(jīng)費(fèi)的合理有效支出，同時(shí)還要加大對(duì)消防安全管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，及時(shí)更新學(xué)校公共基礎(chǔ)設(shè)施以及共用電子設(shè)備。
（二）建立校內(nèi)消防安全管理部門
目前我國大多數(shù)高職院校沒有一個(gè)專門負(fù)責(zé)制定消防安全管理工作的組織，消防安全往往和后勤等部門合作一處，因此無論是在制定消防安全管理制度的時(shí)候，還是在具體實(shí)行消防安全管理工作的時(shí)候，都會(huì)出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象。因此必須要組織專業(yè)的消防團(tuán)隊(duì)，建立專門負(fù)責(zé)校內(nèi)各處消防安全的責(zé)任部門，落實(shí)每一份責(zé)任到每一位負(fù)責(zé)人身上，必要時(shí)可計(jì)入工作考核，加強(qiáng)辦公人員的責(zé)任意識(shí)與對(duì)消防安全管理工作的重視。
（三）建立健全的消防安全管理制度
在高職學(xué)校消防安全管理中，還有一點(diǎn)十分重要的就是要建立健全的消防安全管理制度，加強(qiáng)消防安全管理工作的效率，真正地將消防安全管理落實(shí)到校內(nèi)生活的每一處。與此同時(shí)制定緊急消防安全預(yù)案，形成平時(shí)防治，災(zāi)時(shí)救治的消防安全管理模式，盡可能地避免火災(zāi)或?qū)⑵湄?fù)面影響縮減到最小。
（四）加強(qiáng)消防教育宣傳
學(xué)生是校內(nèi)生活的主體，校內(nèi)消防安全管理說到底是為了學(xué)生的身心安全，消防安全管理工作若得不到學(xué)生的支持和理解，就難以順利進(jìn)行。這就要求高職院校要充分利用校園媒體開展定期消防知識(shí)普及教育，定期舉辦消防演習(xí)，教育學(xué)生逃生以及滅火技能，并讓學(xué)生熟悉校內(nèi)逃生通道、安全區(qū)域以及消防設(shè)備的位置。結(jié)論就新時(shí)期我國高職院校發(fā)展現(xiàn)狀來看，必須要盡快落實(shí)消防安全管理工作到實(shí)處，建立健全的校園消防安全制度，大力科普校園消防知識(shí)，經(jīng)常組織學(xué)生進(jìn)行消防演練，將消防意識(shí)普及到每一個(gè)學(xué)生，這樣才能為維護(hù)學(xué)校政安全，保障學(xué)生生命安全提供令人信賴的保證。
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1.高職院校檔案管理目前存在的普遍問題
1.1對(duì)檔案工作重視程度不夠
很多高職院校沒有意識(shí)到檔案工作是高職院校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，檔案建設(shè)意識(shí)欠缺。一些高職院校的檔案工作仍停留在初級(jí)階段，對(duì)檔案的收集、整理、存檔程序模糊，甚至有些高職院校根本沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，連兼職檔案管理人員都沒有配置，這些情況在新建和中職轉(zhuǎn)型的高職院校中較為明顯。
1.2缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員
目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力不足。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對(duì)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對(duì)檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.3檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)
一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來的使用查找也存在諸多不便。
1.4檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。
1.5檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：
2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門提供檔案服務(wù)。
2.2人員配備
檔案室要配備專業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國家規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。
（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。
（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。
（3）檔案室按照部門分類實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。
（4）除部門檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。
（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷毀。
2.5獎(jiǎng)懲措施
要按照十精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。
為了徹底了解淮安本地的幾所高職院校圖書館的具體情況，筆者實(shí)地走訪了幾家高校圖書館，在不同的特色書庫對(duì)高職院校圖書館的館舍情況、信息服務(wù)模式、讀者特征、工作人員業(yè)務(wù)水平等各方面進(jìn)行了調(diào)查研究。研究發(fā)現(xiàn)，雖然如今的高職院校圖書館順應(yīng)時(shí)展要求，穩(wěn)居校園文獻(xiàn)信息的中心之位，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊下也適時(shí)調(diào)整管理模式和服務(wù)理念，極大地發(fā)揮著高校文化陣地的作用，但由于資金不足、體制陳舊、人員管理等種種原因，淮安地區(qū)的高職院校圖書館在發(fā)展中也存在一定的問題。筆者從以上幾個(gè)方面入手，淺析高職院校圖書館的管理模式的創(chuàng)新及改進(jìn)。
1.著力建設(shè)特色館藏，發(fā)揮創(chuàng)新優(yōu)勢，突出學(xué)科特色，滿足讀者的多元化要求
首先，要突出技術(shù)性、實(shí)用性圖書的訂購，并且把這類圖書定位在傳授和掌握最基本和最新技術(shù)知識(shí)的檔次上，以適應(yīng)學(xué)生閱讀的需要。其次，應(yīng)根據(jù)學(xué)校開設(shè)的學(xué)科專業(yè)建設(shè)特色館藏，將圖書采購及期刊選訂都向這方面傾斜，以便逐步形成藏書特色。再次，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境，在圖書館建設(shè)上，學(xué)校如果能將這些資源高效整合起來，有計(jì)劃地轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，建立特色數(shù)據(jù)庫，提供優(yōu)質(zhì)特色服務(wù)，就能實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足讀者多方位、多層次、多元化的信息需求。最后，有條件的學(xué)校還可以將普通的館藏服務(wù)延伸至課題跟蹤服務(wù)、深度咨詢服務(wù)、信息輿情服務(wù)等。
2.引進(jìn)并運(yùn)用績效評(píng)價(jià)和激勵(lì)管理機(jī)制，提升管理水平
服務(wù)質(zhì)量的提升還有賴于科學(xué)合理的評(píng)價(jià)管理體制的建立。對(duì)此，高職院校圖書館需要引進(jìn)績效評(píng)價(jià)和激勵(lì)管理機(jī)制，加快管理制度建設(shè)?？冃гu(píng)價(jià)，是考查考核職員對(duì)崗位所規(guī)定的職責(zé)的執(zhí)行情況、完成程度，從而評(píng)價(jià)職員的工作成績和效果。
激勵(lì)即激發(fā)、鼓勵(lì)，是指通過運(yùn)用一定的手段和方式去激發(fā)人的內(nèi)在動(dòng)機(jī)，充分調(diào)動(dòng)人的積極性。高職院校的圖書館激勵(lì)工作，應(yīng)該遵循精神激勵(lì)和物質(zhì)激勵(lì)相結(jié)合、正面激勵(lì)和反面激勵(lì)相結(jié)合、內(nèi)部激勵(lì)和外部激勵(lì)相結(jié)合三項(xiàng)原則，靈活采用成就激勵(lì)、能力激勵(lì)、獎(jiǎng)賞激勵(lì)、關(guān)懷激勵(lì)、環(huán)境激勵(lì)等多種激勵(lì)方式。
3.建立長效學(xué)習(xí)機(jī)制，加大人才引進(jìn)力度，提升人員素質(zhì)
服務(wù)質(zhì)量的提升首先依賴于人員素質(zhì)的提高。一方面，圖書館領(lǐng)導(dǎo)要爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為館員提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和對(duì)外交流機(jī)會(huì)，促使館員通過定期培訓(xùn)、校際交流、進(jìn)修等方式提高自己的知識(shí)文化水平和業(yè)務(wù)水平。另一方面，要引進(jìn)專業(yè)人才，尤其是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)人才作為未來圖書館發(fā)展的核心人才，要有計(jì)劃地建構(gòu)圖書館人才結(jié)構(gòu)，做到既能順利地開展基礎(chǔ)工作，又利于推進(jìn)深層次工作；既能滿足目前的工作要求，又利于圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展。
4.利用學(xué)生讀者優(yōu)勢，加強(qiáng)宣傳力度
【摘要】心理檔案一定程度上記錄了學(xué)生的心理成長軌跡，高職院校為學(xué)生建立心理檔案，是開展學(xué)生心理健康教育的基本前提，是學(xué)生了解自我的客觀需要，也是高職院校實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)要求。高職院校學(xué)生心理檔案的建立，應(yīng)遵循保密性與整體性原則、客觀性與真實(shí)性原則、動(dòng)態(tài)性與發(fā)展性原則，應(yīng)包含靜態(tài)信息、動(dòng)態(tài)信息、預(yù)警信息三方面的內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】高職院校；心理檔案；建設(shè)
經(jīng)過多年的研究探索，目前我國高校學(xué)生心理健康教育工作已步入規(guī)范化、專業(yè)化的軌道。心理檔案是掌握學(xué)生心理健康狀況，進(jìn)而有針對(duì)性地實(shí)施心理健康教育的重要基礎(chǔ)性資料，高職院校學(xué)生心理健康教育首先要從建立學(xué)生心理檔案著手。
1高職院校建立學(xué)生心理檔案的重要意義
1．1是開展學(xué)生心理健康教育的基本前提
心理檔案作為能反映大學(xué)生心理發(fā)展變化特點(diǎn)和大學(xué)生心理健康狀況的心理測試結(jié)果、心理咨詢輔導(dǎo)記錄等材料的集合體。高職院校為學(xué)生建立心理檔案，是進(jìn)行學(xué)生心理健康教育的前提與基礎(chǔ)，學(xué)生心理檔案具有動(dòng)態(tài)監(jiān)測學(xué)生心理狀態(tài)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生心理問題的功能，能夠?yàn)閷W(xué)校的學(xué)生管理工作以及學(xué)生心理咨詢、治療工作提供依據(jù)，有助于學(xué)校及時(shí)進(jìn)行有效干預(yù)與控制，提高心理教育工作的實(shí)效性。
1．2是高職院校學(xué)生了解自我的客觀需要
近年來，高校畢業(yè)生就業(yè)競爭越來越激烈，高職學(xué)生與普通高校學(xué)生相比，面臨的就業(yè)壓力更大，這要求高職學(xué)生具有較高的心理素質(zhì)，而學(xué)生對(duì)自己的心理素質(zhì)是否了解，很大程度上決定著學(xué)生是否能夠按照社會(huì)的需求以及自身發(fā)展的需要更好地調(diào)節(jié)個(gè)性特點(diǎn)以及個(gè)性心理特征。為高職院校學(xué)生建立心理檔案，有助于學(xué)生準(zhǔn)確地了解自己的心理狀況，正確認(rèn)識(shí)自己的劣勢和長處，合理進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃。
1．3是高職院校實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)要求
高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，這要求高職院校學(xué)生擁有健康的心態(tài)和良好的心理素質(zhì)。目前高職院校在校生中獨(dú)生子女所占比例較大，且90后普遍自我意識(shí)較強(qiáng)，學(xué)生中不同程度地存在合作精神淡薄、團(tuán)隊(duì)意識(shí)較弱、功利主義濃厚等問題。建立心理檔案可以讓學(xué)校更好地識(shí)別學(xué)生的心理問題并對(duì)其進(jìn)行必要的心理干預(yù)與疏導(dǎo)，貫徹落實(shí)心理健康教育要以預(yù)防為主的原則。
2高職院校學(xué)生心理檔案建設(shè)應(yīng)遵循的原則
學(xué)生心理檔案的建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，高職院校在學(xué)生心理檔案建設(shè)中應(yīng)遵循以下原則:2．1保密性與整體性原則心理檔案是為學(xué)生個(gè)人建立的檔案，是學(xué)生個(gè)人心理歷程的原始記錄，具有隱私性，首先需要遵循保密性原則。在收集學(xué)生檔案資料的過程中，工作人員還必須樹立整體觀念，不僅要為全校每位學(xué)生建立檔案，還需關(guān)注心理活動(dòng)各要素的之間的聯(lián)系，考慮其他因素，如生活、社會(huì)因素的影響與制約。
2．2客觀性與真實(shí)性原則
建立心理檔案要確保心理檔案材料的客觀性與真實(shí)性，要基于學(xué)生的客觀心理事實(shí)，盡可能克服各類主觀因素的影響，客觀地記錄檔案建設(shè)過程中所采集的所有信息，不主觀臆斷、不妄下結(jié)論。同時(shí)，慎重使用心理量表，測量結(jié)果由專業(yè)人員進(jìn)行解釋。
2．3動(dòng)態(tài)性與發(fā)展性原則
學(xué)生的心理時(shí)刻處于發(fā)展變化的狀態(tài)，要系統(tǒng)、真實(shí)地反映高職學(xué)生的心理狀況，就必須動(dòng)態(tài)地來看待學(xué)生，隨時(shí)關(guān)注學(xué)生的心理動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集相關(guān)信息，補(bǔ)充、修改心理健康檔案。同時(shí)還要牢固樹立發(fā)展的觀點(diǎn)，用發(fā)展的眼光看待學(xué)生成長中的不同心理歷程，積極幫助學(xué)生樹立健康陽光的心態(tài)。
3高職院校學(xué)生心理檔案建設(shè)應(yīng)包含的內(nèi)容
與普通高校學(xué)生心理檔案一樣，高職學(xué)生心理檔案的內(nèi)容，也要盡可能客觀、全面地反映高職學(xué)生的心理特點(diǎn)，從而為學(xué)生管理及心理健康教育工作的開展提供有效的依據(jù)。高職院校學(xué)生心理檔案的建設(shè)應(yīng)包含以下內(nèi)容:
3．1靜態(tài)信息
由學(xué)生基本情況、生活環(huán)境、學(xué)習(xí)生活情況、重大社會(huì)生活事件以及心理測驗(yàn)信息等幾部分組成，也是學(xué)生心理檔案的主體?；厩闆r是學(xué)生的一些基本信息，包括姓名、性別、年齡、籍貫、民族、所學(xué)專業(yè)、政治面貌、參加學(xué)生社團(tuán)情況、、興趣愛好等;生活環(huán)境主要指學(xué)生家庭生活環(huán)境，即家庭結(jié)構(gòu)、居住環(huán)境、經(jīng)濟(jì)狀況、家庭氣氛、家庭成員的文化程度、父母職業(yè)、家長的教育方式、親子關(guān)系、是否獨(dú)生子女、在家庭各種的行為表現(xiàn)等;學(xué)校學(xué)習(xí)生活情況包括學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)，學(xué)習(xí)興趣、思想表現(xiàn)、行為習(xí)慣以及與師生的關(guān)系、社會(huì)實(shí)踐情況、獲獎(jiǎng)情況等;重大社會(huì)生活事件主要是指為學(xué)生本人的學(xué)習(xí)、生活造成重大影響的事件，如父母離異、家庭成員亡故、家庭突遭天災(zāi)人禍、人際關(guān)系緊張、遭受重大挫折等;心理測驗(yàn)信息主要是學(xué)生參加諸如智力測驗(yàn)、人格測驗(yàn)、心理健康測驗(yàn)、職業(yè)測驗(yàn)等一些測驗(yàn)量表的日期、結(jié)果及分析等。
3．2動(dòng)態(tài)信息
主要是一些階段性的信息，是反映學(xué)生心理變化的材料，包括學(xué)生的階段性自評(píng)、同學(xué)或老師的階段性評(píng)價(jià)、心理健康階段性測評(píng)、是否進(jìn)行過心理咨詢及咨詢記錄等，用于對(duì)學(xué)生的心理健康檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修改。
3．3預(yù)警信息
包括靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息綜合起來形成的分析報(bào)告、學(xué)生心理素質(zhì)發(fā)展報(bào)告及偏離常態(tài)學(xué)生的個(gè)體預(yù)警信息等，這部分信息是學(xué)生心理檔案建設(shè)中尤其要關(guān)注的部分，偏離常態(tài)的學(xué)生是高職院校學(xué)生心理健康教育工作的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。
總之，為高職院校學(xué)生建立心理檔案是推進(jìn)心理健康教育工作發(fā)展的重要措施，可以為學(xué)生的心理咨詢輔導(dǎo)工作以及學(xué)生管理工作、教育教學(xué)工作等的順利開展提供有效依據(jù)，能夠動(dòng)態(tài)監(jiān)測學(xué)生的身心健康發(fā)展情況，積極幫助學(xué)生樹立健康向上的陽光心態(tài)，不斷促進(jìn)學(xué)校心理健康教育工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化
一、加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理的必要性
伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)在我們?nèi)粘５墓ぷ魃钪腥找嫫占?，并且發(fā)揮著越來越重要的積極作用，對(duì)于高職院校的人事檔案管理來說更是如此。筆者認(rèn)為，在高職院校人事檔案管理過程中加強(qiáng)信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求
將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，不僅能夠使高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者以及相關(guān)部門直觀、迅速的對(duì)本校人力資源狀況進(jìn)行掌握，為院校人力資源決策提供有效的信息支持，而且還能夠極大的提升高職院校人事檔案的綜合利用效率，有效實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門與人員之間的信息共享，是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求。
（二）是提升高職院校人事檔案管理工作者綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要基礎(chǔ)
在高職院校傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，通常都是以手工操作為主來開展工作的，在這種工作模式下的工作效率很低，工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度很大。但是將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，就能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作者從繁重的工作任務(wù)中解脫出來，從而有更加充分的時(shí)間與精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理理論與實(shí)踐方法，從而有效的提升高職院校人事檔案管理工作者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二、我國當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題
就我國當(dāng)前高職院校人事檔案管理的實(shí)踐來看，信息化管理雖然已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。筆者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為我國當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題主要包括以下幾個(gè)方面：
（一）資金籌集存在困難
在高職院校中開展人事檔案管理的信息化，往往會(huì)受到諸多因素的影響。其中，資金問題往往成為高職院校人事檔案管理信息化工作的重要制約因素。開展高職院校人事檔案管理的信息化，不僅需要購買電腦、掃描儀等硬件設(shè)備，鋪設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，而且還需要購買人事檔案管理軟件以及安全防護(hù)軟件等，這些都需要進(jìn)行大量的資金投入。除此之外，由人事檔案信息管理系統(tǒng)快速更新所帶來的維護(hù)費(fèi)用也是不容小覷的。但是，就我國當(dāng)前高職院校發(fā)展的普遍狀況來看，往往存在資金緊張的普遍現(xiàn)象，各高職院校能夠用于人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入非常緊張，成為制約高職院校人事檔案信息化管理的首要瓶頸。
（二）相關(guān)工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低
在高職院校開展人事檔案的信息化建設(shè)，要求檔案管理工作者具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅需要掌握檔案管理的相關(guān)理論，而且還應(yīng)當(dāng)通曉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是，就我國當(dāng)前高職院校人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)來看，相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，開展工作的積極性也沒有得以充分的發(fā)揮，給高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展設(shè)置了一定的障礙。
（三）開展檔案管理信息化建設(shè)工作量大
在開展高職院校人事檔案的信息化管理過程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五個(gè)方面的工作：首先，應(yīng)當(dāng)開展針對(duì)現(xiàn)存人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，采用掃描、縮微等技術(shù)手段將已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)；其次，利用檔案管理軟件的相關(guān)模塊將數(shù)據(jù)化檔案進(jìn)行分類歸集，以便于投入使用后的檢索應(yīng)用；再次，通過物理隔離、設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)備份等手段，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全；第四，及時(shí)開展檔案信息化管理系統(tǒng)的更新完善，保持其一直處于可用的狀況下，避免產(chǎn)生由于信息技術(shù)更新?lián)Q代而帶來的效用喪失；最后，要雙管齊下，在高職院校人事檔案信息化完成之前，實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求建立檔案數(shù)據(jù)庫工作。
三、提升高職院校人事檔案信息化管理水平的對(duì)策措施
針對(duì)上述我國當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題，筆者提出以下幾個(gè)方面的對(duì)策措施，以期能夠?qū)ξ覈?dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)開展提供一點(diǎn)可借鑒之處：
（一）要樹立科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理理念
對(duì)于高職院校人事檔案信息化管理建設(shè)來說，首先應(yīng)當(dāng)在思想觀念上由落后的封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的開放型。在當(dāng)代信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)日益普及的大環(huán)境下，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的科技化意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理人事檔案意識(shí)，加快人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理的轉(zhuǎn)變，主動(dòng)面向社會(huì)實(shí)際需要，把人事檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)變?yōu)榉仙鐣?huì)實(shí)際需要和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和高效率的服務(wù)。
（二）要加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全意識(shí)
盡管現(xiàn)代信息技術(shù)為高職院校人事檔案的高效管理提供了先進(jìn)便捷的管理方式與手段，但是也給人事檔案管理工作帶來了一定的安全隱患，在實(shí)際工作中，有的單位在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)由于安全意識(shí)往往不夠或者客觀原因，造成人事檔案信息的泄密和丟失，給當(dāng)事人和單位帶來重大的損失；有的電子文件在保存中無法更新版本造成不可識(shí)讀性和不可兼容性，使存儲(chǔ)材料及載體容易損毀等問題產(chǎn)生人事檔案信息資源丟失?；谏鲜龇治隹梢钥吹剑诟呗氃盒５娜耸聶n案管理工作中，一定要正確處理好人事檔案信息的保密與利用的關(guān)系，對(duì)各種資料信息進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分和界定，正確使用好計(jì)算機(jī)的加密功能，提高安全意識(shí)。
（三）要不斷提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)
伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷深入推進(jìn)，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高。就目前高職院校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要來看，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支檔案專業(yè)化知識(shí)化技能化的干部隊(duì)伍。伴隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每位檔案工作人員在工作技能上、業(yè)務(wù)素質(zhì)上、政治思想上提出了更高的要求，因此，檔案工作人員必須要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，提高計(jì)算機(jī)使用能力、人事檔案管理能力以及綜合分析判斷能力，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力做到既熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
四、結(jié)束語
通過上述幾個(gè)部分的分析與論述，我們可以看到，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。但是我們還應(yīng)當(dāng)看到高職院校人事檔案信息化管理過程中存在的種種不足，并積極采取相應(yīng)對(duì)策措施進(jìn)行解決。只有這樣，才能夠推動(dòng)我國當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)健康發(fā)展。
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