時(shí)間：2023-09-07 17:40:09
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關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；人事檔案；檔案管理
一、煤炭企業(yè)人事檔案管理的作用
1、為企業(yè)選拔人才。在當(dāng)今各個(gè)企業(yè)激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，起核心作用的就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。而在企業(yè)的人事檔案管理工作中，人事檔案管理不僅是人事管理工作中的重要組成部分，同時(shí)它也是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。因此，煤炭企業(yè)人事檔案的管理，能為企業(yè)提供了人才的信息，還對(duì)今后企業(yè)的發(fā)展有著重要作用。
2、有利于企業(yè)的管理。在煤炭企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中，企業(yè)的工作人員由于工作的性質(zhì)，人員的流動(dòng)性大，同時(shí)企業(yè)人員交替頻繁，因此，就要求企業(yè)的人事檔案管理部門能充分的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，對(duì)各個(gè)崗位上的工作人員，都應(yīng)仔細(xì)的對(duì)其檔案進(jìn)行核對(duì)、管理。以便在今后企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，能及時(shí)的對(duì)工作人員的詳細(xì)信息進(jìn)行核實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)人才的挖掘，在有利于企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，還能保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)行，還有利于企業(yè)在生產(chǎn)管理的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行有序的管理，為今后企業(yè)的發(fā)展奠定結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、煤炭企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
1、煤炭企業(yè)人事檔案模式單一。在我國(guó)大部分的煤炭企業(yè)人事管理中，人事檔案管理的模式比較單一，這樣不符合企業(yè)職工層次的多樣性，例如：固定工、合同工的檔案管理；干部檔案與技術(shù)人員檔案管理等都混為一體，使檔案管理出現(xiàn)混亂，不利于人才的管理與資料的查找。同時(shí)在管理的過(guò)程中，單一的檔案管理，僅僅限于本機(jī)構(gòu)的人員，方便查找和使用，但由于檔案涉及的面比較狹窄，在一定程度上有利于檔案的保密。然而在很大程度上，煤炭企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)職工類型的多樣性。
2、煤炭企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完整。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大的改變，而煤炭企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行招聘的過(guò)程中，只會(huì)過(guò)多的注重人員的能力，因此企業(yè)在對(duì)其進(jìn)行管理、束縛的過(guò)程中，主要依靠的就是所簽訂的合同、協(xié)議，而不是人事檔案。因此在對(duì)檔案的管理中，就會(huì)造成檔案的不完整，由于煤炭員工的流動(dòng)性比較大，很多人為追求自己的利益，不斷的跳槽，因此就會(huì)在一定程度上出現(xiàn)“死檔棄檔”以及“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象的發(fā)生。
3、檔案管理人員素質(zhì)薄弱。在煤炭企業(yè)人事檔案管理所存在的問(wèn)題中，檔案管理人員的素質(zhì)薄弱也是其中之一。由于檔案管理人員的素質(zhì)薄弱，因此認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，沒(méi)有充分的重視檔案管理工作，甚至在一些企業(yè)中還會(huì)出現(xiàn)檔案人員的頻繁更換，因此就造成了檔案內(nèi)容脫節(jié)、丟失、損壞等。同時(shí)隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)員工的不斷增多，與此同時(shí)檔案數(shù)量也在不斷的增加，因此就需要管理者在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中，制定完善的管理措施。
三、針對(duì)所存在的問(wèn)題提出的策略
1、建立完善的人事檔案管理制度。在人事檔案管理的過(guò)程中，建立完善的人事檔案管理制度尤為重要。因此在建立制度的過(guò)程中，就要求檔案的管理人員能及時(shí)的收集、整理相關(guān)人員的檔案，同時(shí)在管理的過(guò)程中要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的規(guī)律。同時(shí)，在檔案的整理歸檔中，管理人員要嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，同時(shí)也要認(rèn)真仔細(xì)的核實(shí)檔案的真實(shí)性。最后在管理的過(guò)程中，要注意檔案的安全，同時(shí)對(duì)檔案的資料要及時(shí)的更新、補(bǔ)充、整理，從而使人事檔案的管理工作更加規(guī)范。
論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。本文通過(guò)分析企業(yè)機(jī)制變革過(guò)程中人事檔案管理存在的問(wèn)題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對(duì)策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。
1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結(jié)為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價(jià)值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策
2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。
2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
2.6建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)
1.醫(yī)院人事檔案管理模式
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案管理的整體管理水平。
增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)和提高檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人才資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的速度傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)在各類人吊掛合配、人力資源的合理利用以及行政醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
首先，建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：
基礎(chǔ)材料：個(gè)人基本情況、學(xué)歷、學(xué)位證明、繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)，參加支邊、支家和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。
專業(yè)技術(shù)資格任職材料：創(chuàng)作專題研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文（分級(jí)），專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。
其它材料：“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料，參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明，優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人中提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
其次，建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。建立有效的人力資源信息管理系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分析系統(tǒng)。
2.轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式
提高檔案管理人吊掛服務(wù)能力積極主動(dòng)地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，是新時(shí)期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。對(duì)此應(yīng)注重強(qiáng)化三個(gè)意識(shí)。首先，強(qiáng)化檔案管理工作發(fā)展的方向。對(duì)此應(yīng)注重強(qiáng)化三個(gè)意識(shí)。首先，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開(kāi)發(fā)和利用，醫(yī)院檔案室應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強(qiáng)化開(kāi)放意識(shí)，將編研材料整理成冊(cè)，并將一些文件通過(guò)計(jì)算機(jī)整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)將被動(dòng)服務(wù)改為主動(dòng)服務(wù)，隨時(shí)了解工作動(dòng)向，及時(shí)呢關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動(dòng)存放、保管變?yōu)橹鲃?dòng)提供利用，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。
加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責(zé)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會(huì)議的議事日程，對(duì)人事檔案中存在的問(wèn)題，要及時(shí)研究及時(shí)解決，要明確管理人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)在職學(xué)習(xí)，短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，醫(yī)院的專職檔案人員應(yīng)有檔案管理專業(yè)的技術(shù)職稱資格。
加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)不斷改善檔案保管條件，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，就必須滿足檔案室的辦公用房，有相對(duì)充足的資金作保障，為檔案管理工作提供便利的條件。醫(yī)院人事檔案室應(yīng)配備掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量。擴(kuò)充檔案的各類，使醫(yī)院發(fā)生的重大事件，都有方字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。
一、加強(qiáng)管理力度，建立完善規(guī)章制度
建立完善的管理規(guī)章制度是事業(yè)單位進(jìn)行信息化人事檔案管理的基礎(chǔ)保障，這也是人事管理人員在這一工作中必須完成的工作需要。目前中央相關(guān)部門已經(jīng)下發(fā)了《干部檔案整理工作細(xì)則》并頒布了七項(xiàng)制度，分析了檔案管理人員的主要職責(zé)、對(duì)于職工材料的信息收集、鑒別檔案、核對(duì)檔案、保密工作和轉(zhuǎn)移查閱等等方面都進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。這就要求檔案管理工作者在整個(gè)工作過(guò)程中都必須要恪守中央頒布的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律。管理人員在進(jìn)行針對(duì)人事檔案的管理和核對(duì)工作過(guò)程中，必須要建立登記和統(tǒng)計(jì)的制度，將各個(gè)類別的檔案記名成冊(cè)，并且固定周期的進(jìn)行核查，必須要做到每個(gè)檔案都由相應(yīng)的編號(hào)，并且檔案與記錄的名冊(cè)中編號(hào)一致，在篩查的過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決。在管理的過(guò)程中，必須要嚴(yán)格遵守保密制度，以確保每一份檔案都十分安全、準(zhǔn)確，檔案的卷皮、目錄、只帶等等都按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行操作，按照中央下發(fā)的《工作細(xì)則》文件執(zhí)行。事業(yè)單位必須要出臺(tái)相關(guān)的制度，確保不會(huì)以個(gè)人的名義私自保管單位職工的人事檔案或是人事資料，在工作過(guò)程中如果要查檔，必須要出臺(tái)相應(yīng)的文件，并填寫“處理登記表”，經(jīng)過(guò)相關(guān)管理部門的負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字審核之后，才可以進(jìn)行查閱。對(duì)于待處理的材料來(lái)說(shuō)，要定期由人事檔案的工作人員銷毀，如果遇到人事檔案的轉(zhuǎn)接問(wèn)題，必須要等收到相關(guān)單位發(fā)送的“干部檔案調(diào)度單”之后，才可以進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)接，并且這一過(guò)程不得通過(guò)個(gè)人進(jìn)行攜帶活體區(qū)，必須要按照機(jī)要交通渠道。若是當(dāng)事人要求派送檔案，則應(yīng)該由人事檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行配送，并且等待轉(zhuǎn)接單位在“檔案通知單”上簽字蓋章，親手送達(dá)該單位人事管理部門負(fù)責(zé)人手中后方可離開(kāi)。
二、加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，鍛煉培養(yǎng)專業(yè)人才
要想將事業(yè)單位的人事檔案信息化管理，各個(gè)事業(yè)單位必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，鍛煉出檔案管理人才，人事檔案管理的信息化程度高低與否，最終的決定因素還是在于管理人員，因此人事檔案的管理人員必須完全經(jīng)過(guò)人事檔案管理負(fù)責(zé)人與信息管理人員、信息人員三者之間的角色轉(zhuǎn)換和培養(yǎng)，并且要從人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力、信息化數(shù)字化管理手段等方面進(jìn)行針對(duì)性的管理技能培訓(xùn)。管理人員可以從兩個(gè)方面入手，一方面是針對(duì)人事檔案基礎(chǔ)管理理論和管理業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員必須要具備堅(jiān)實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還必須要懂得各個(gè)文件與不同類型檔案的管理原則，并且熟悉各個(gè)單位的分類規(guī)律以及方法，掌握相關(guān)的技術(shù)。另一方面是進(jìn)行現(xiàn)代化的信息技術(shù)培訓(xùn)，在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)該著重關(guān)注與書覺(jué)得規(guī)范采集方法，學(xué)習(xí)一些數(shù)據(jù)采集軟件的正確運(yùn)用技術(shù)，并且還要掌握相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用技術(shù)。通過(guò)這樣的針對(duì)性培訓(xùn)，不僅僅能夠幫助檔案人員掌握較好的信息技術(shù)水平，學(xué)會(huì)檔案管理中可以運(yùn)用到的軟件的多樣的功能，以確保在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，管理人員可以安全正常、平穩(wěn)的運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，只有培養(yǎng)了高素質(zhì)的職業(yè)人才，才可以做到充分培養(yǎng)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案發(fā)展的工作，更加有效地帶領(lǐng)人事檔案信息管理朝著電子化、信息化的方向發(fā)展。
三、落實(shí)突出重點(diǎn)，全面建立資料收集網(wǎng)絡(luò)
關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 思考
人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等信息，使企業(yè)的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個(gè)人的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.
Key words: personnel file management thinking
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
一、分析人事檔案的特征
人事檔案工作經(jīng)過(guò)幾千年歷史進(jìn)程的總結(jié)提高，已形成了自己獨(dú)立的體系和規(guī)律，有專門的法規(guī)和管理方法，有獨(dú)立的范圍和任務(wù)。人事檔案的主要有四個(gè)特點(diǎn)：一是機(jī)密性，人事檔案中記載了個(gè)人的自然情況、健康、婚姻狀況、政治面貌、業(yè)務(wù)成果等方面的情況，其中有些涉及個(gè)人隱私，在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)是保密的。不能對(duì)外開(kāi)放，一般只能由單位人事部門掌握。在成為歷史檔案死亡解密之前，具有機(jī)密性，這是由人事檔案的內(nèi)容特點(diǎn)決定的。二是主體性，人事檔案是以個(gè)人為單位，按內(nèi)容分類整理立卷的，這與人事管理工作的實(shí)踐相適應(yīng)，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事檔案工作的基本原則，是切實(shí)可行的。三是動(dòng)態(tài)性，人事檔案立卷之后， 不是一成不變的，其內(nèi)容將隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的增加而不斷豐富增加。因此，人事檔案的歸檔不可能一次完成。需要不斷收集和追加材料，直至一個(gè)人死亡，才停止歸檔材料的收集。四是派生性，各級(jí)組織人事部門在工作中形成的有關(guān)人員的履歷、工資、黨團(tuán)材料，考核、任免、學(xué)習(xí)進(jìn)修、思想政治表現(xiàn)等方面的人事材料匯集起來(lái)，共同形成人事檔案。所以，人事檔案是依附于組織人事部門產(chǎn)生的，是組織人事部門工作的衍生物。
二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）人事檔案信息資源利用率低。歷來(lái)人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作，人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，是黨和國(guó)家的機(jī)密，這給人事檔案披上了神秘的面紗。“還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來(lái)查閱， 缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料、落實(shí)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開(kāi)發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒(méi)有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用?！绷硗?，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。相對(duì)于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動(dòng)較少，使人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。
（二） 人事檔案內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性。 隨著我國(guó)改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各企事業(yè)單位紛紛涌入市場(chǎng)，流動(dòng)人口增多，再加上一些單位和個(gè)人對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足，我國(guó)人事檔案出現(xiàn)了 “分散多頭” 管理現(xiàn)象。 其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 一是保管分散， 人事檔案有的保存在當(dāng)前的用人單位， 有的保存在過(guò)去的單位， 還有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一個(gè)單位的人事檔案處于一種“分散” 的管理狀態(tài)； 二是隸屬混亂， 參加主管人事檔案的有組織部門、 人事部門、 勞動(dòng)部門等， 甚至一些無(wú)權(quán)保存或管理人事檔案的科室、 部門和單位也來(lái)保存和管理人事檔案， 人事檔案出現(xiàn) “多頭” 管理狀態(tài)， 常常導(dǎo)致在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候各個(gè)部門之間權(quán)責(zé)不明， 相互推諉。也有些基層單位檔案意識(shí)淡薄， 檔案材料收集不齊， 不能做到及時(shí)補(bǔ)充新材料， 導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整， 不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化， 給工作帶來(lái)諸多不便。不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門管理，大都沒(méi)有專職人員分管人事檔案工作， 人事檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理， 沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查， 材料是否真實(shí)無(wú)人監(jiān)督， 根本做不到“歸檔齊全完整、 鑒別認(rèn)真、 分類準(zhǔn)確、 編排有序、目錄清楚、 裝訂整齊” 的要求， 嚴(yán)重存在零亂無(wú)序和丟失部分檔案內(nèi)容的問(wèn)題。
（三） 人事檔案管理手段落后， 信息化程度低。相比較當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的高速發(fā)展，我國(guó)干部人事檔案管理方法， 僅局限于 “看堆式” 的管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。重管理， 輕服務(wù)， 方法繁瑣， 不易操作， 反應(yīng)較慢，信息化、 現(xiàn)代化管理水平不高， 檔案的功能沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，使用起來(lái)很不方便。 特別是在基層單位、 邊遠(yuǎn)地區(qū)， 基本上還停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作的階段， 這越來(lái)越滿足不了現(xiàn)實(shí)工作的要求。
三、人事檔案的收集方法
（一） 定向收集。 就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門收集。 因?yàn)閭€(gè)人工作的現(xiàn)單位、 原單位、上級(jí)主管部門(含職稱評(píng)定和科技成果評(píng)定、 獎(jiǎng)勵(lì)部門)可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏， 可根據(jù)有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)變化情況．列出有關(guān)單位和部門的名單， 逐一進(jìn)行收集。
（二）按時(shí)收集。由于人事檔案的形成具有持續(xù)性的特點(diǎn)， 其收集工作必須堅(jiān)持經(jīng)?；?所謂按時(shí)收集， 包括隨時(shí)收集、 定期收集和不定期收集幾種情況。隨時(shí)收集，是根據(jù)形成人事檔案的時(shí)間特點(diǎn)和掌握的信息，及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行收集。 定期收集，是根據(jù)本單位工作的實(shí)際情況， 確定每個(gè)季度或每半年與有關(guān)部門聯(lián)系， 收集在一定階段內(nèi)形成的人事材料。 不定期收集， 就是從人事檔案管理和利用的實(shí)際需要出發(fā)， 不確定收集的具體時(shí)間。這三種收集方法相互配合、 相互補(bǔ)充， 在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)靈活掌握，使收集工作能夠持續(xù)有效地開(kāi)展。
（三） 追蹤收集。這種方法是根據(jù)人事檔案內(nèi)容的需要， 沿著人事檔案在清理、 核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和線索進(jìn)行的收集， 它是幫助拾遺補(bǔ)闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據(jù)不同情況采取其他一些方法， 例如， 對(duì)于人事檔案管理基礎(chǔ)差、 存在問(wèn)題較多的單位， 就需要集中一定的時(shí)間。集中人力， 廣泛動(dòng)員， 突擊進(jìn)行收集工作； 對(duì)于人事檔案管理較好、 制度健全、 內(nèi)部分工責(zé)任明確的單位， 有關(guān)部門和人員能主動(dòng)、及時(shí)地向人事檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔， 就此簡(jiǎn)化了收集的方法和形式。 總之， 人事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)立足單位實(shí)際， 尊循其形成規(guī)律， 以收集齊全、 完整，能夠適應(yīng)人事管理工作的需要為原則，積極主動(dòng)地為人事管理工作服務(wù)。
四、 加強(qiáng)人事檔案管理的建議
（一） 合理選拔配備人員， 提高人事檔案管理水平。人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的高低，對(duì)提高人事檔案管理水平， 推動(dòng)人事改革步伐， 有著極為重要的作用： 一是要合理配備人員。 按照有關(guān)規(guī)定， 管理千卷以上檔案的單位， 需配備一名專職檔案工作人員， 千卷以下的要有兼職工作人員， 并且主要精力從事人事檔案工作。二是要嚴(yán)格挑選檔案管理人員。檔案工作是一項(xiàng)政策性、 保密性很強(qiáng)的工作， 要注重選拔事業(yè)心強(qiáng)、 作風(fēng)正、 守紀(jì)律、 守機(jī)密、 具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。三是要加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度， 或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能多為從事人事檔案工作人員創(chuàng)造培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)， 走出去開(kāi)闊視野， 向兄弟單位檔案工作先進(jìn)單位去學(xué)習(xí)他們的新鮮經(jīng)驗(yàn)， 吸取營(yíng)養(yǎng)， 充實(shí)思想、 提高認(rèn)識(shí)。
（二） 創(chuàng)新人事檔案管理方式，使管理工作現(xiàn)代化、 信息化。雖然紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人們流動(dòng)性增強(qiáng)的情況下， 紙質(zhì)檔案的弊端也更加明顯。這就要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案， 從實(shí)際情況來(lái)看， 沿用幾十年的人事檔案具有偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過(guò)去時(shí)的記錄、 不具公共性和共享性， 不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信息狀況等缺陷，這樣的人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具備市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。加之紙質(zhì)型人事檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的人為性， 也可能導(dǎo)致因磨損而毀壞乃至個(gè)人信息失真的現(xiàn)象。 倘若實(shí)行人事檔案電子化， 查閱檔案人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸紙質(zhì)檔案的前提下就可以看見(jiàn)檔案原件， 既可以提高檔案的查閱速度， 節(jié)約人力、 物力， 也可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，有利于人事檔案的保密和安全。
（三） 創(chuàng)新人事檔案的管理制度， 實(shí)行人事檔案管理社會(huì)化。人事檔案管理社會(huì)化就是要求圍繞人事檔案工作所開(kāi)展的人事認(rèn)定、 人事?tīng)?zhēng)議、 人事流動(dòng)、 檔案保管等必須讓渡給擬建或已有的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)―― ―人事事務(wù)所、 人才交流中心、 公民文件中心等，讓公共權(quán)力機(jī)構(gòu)或公共事業(yè)單位與公共雇員 “袖手旁觀” ， 從而充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)的 “人事” 和公共管理。例如， 人事工作的認(rèn)定與仲裁可以交給人事事務(wù)所， 人才的開(kāi)發(fā)與流動(dòng)可以由專門的人才交流中心完成，人事檔案可以由專門建立的公民文件中心保管。
人事檔案管理社會(huì)化的意義在于，一方面通過(guò)規(guī)范人事工作、 嚴(yán)肅人事檔案內(nèi)容，可以有效杜絕因人事檔案產(chǎn)生的種種失真現(xiàn)象， 克服現(xiàn)行人事檔案制度所出現(xiàn)的種種弊端，使人事檔案制度走向公平、 公正； 另一方面也極大地節(jié)約各種社會(huì)成本， 減少各個(gè)單位瑣碎的、 復(fù)雜的 “人事臃腫” ， 從而把更多的時(shí)間、 精力用于其本職工作。 當(dāng)然， 其社會(huì)化的意義還在于打破城鄉(xiāng)、 區(qū)域、 部門、 行業(yè)、 身份和所有制的限制， 推動(dòng)人力資源逐步實(shí)現(xiàn)由 “單位所有”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)所有” 這一遠(yuǎn)景目標(biāo)。
所謂軍休干部主要是指一些由曾經(jīng)在軍隊(duì)，通過(guò)軍隊(duì)向各地的地方政府定向轉(zhuǎn)移的退休干部，移交過(guò)程中，軍休干部的人事檔案相關(guān)信息等資料也需要一同進(jìn)行轉(zhuǎn)移，因此，軍休干部人事管理的相關(guān)工作不容忽視，做好管理工作可以更好的使軍休干部繼續(xù)為社會(huì)發(fā)揮余熱，同時(shí)也能最大程度上為軍休干部的退休生活提供一定的保障。
一、軍休干部人事檔案信息化管理的重要性
當(dāng)前我國(guó)的軍休干部人事檔案管理部門缺乏一定的科學(xué)性和規(guī)范性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天，很多軍休干部管理部門依然沒(méi)有應(yīng)用信息化管理模式進(jìn)行管理，這在一定程度上不僅制約了整個(gè)軍休干部檔案管理的發(fā)展，同時(shí)也不利于對(duì)于軍休干部相關(guān)信息的查詢和在處理，筆者認(rèn)為軍休干部人事檔案信息化管理工作是十分重要的，未來(lái)軍休干部人事檔案管理相關(guān)工作部門可以從三個(gè)方面進(jìn)行完善，首先要擁有專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)人才，掌握對(duì)軍休干部管理的相關(guān)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，并且具備創(chuàng)新精神，擁有良好的責(zé)任心和工作態(tài)度；其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中軍休干部檔案管理工作需要融合信息技術(shù)，建立一套完善的信息系統(tǒng)來(lái)改變以往的傳統(tǒng)管理模式，更好的為軍休干部提供服務(wù)；最后，對(duì)于軍休干部的資料的整理工作不能馬虎，要融合大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有軍休干部的相關(guān)數(shù)據(jù)的研究挖掘出軍休干部的真實(shí)需求，更好的完善自身服務(wù)。
二、軍休干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀
1.投入的資金不多，重視程度不夠
因?yàn)閭鹘y(tǒng)的思維已經(jīng)根深蒂固，因此相關(guān)部門的資金投入有限，并且很多檔案管理的工作人員對(duì)于軍休干部人事檔案管理工作并不重視，工作內(nèi)容也只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的整理和錄入，絲毫沒(méi)有創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)。
2.管理缺乏規(guī)范性
當(dāng)前很多地方的軍休干部人事管理部門都缺乏一定的規(guī)范性，對(duì)于干部的檔案搜集和整理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，所提供的咨詢和查詢服務(wù)品質(zhì)隨之下降，同時(shí)對(duì)于軍休人事檔案管理部門的相關(guān)管理制度和法規(guī)也并不完善，很多檔案在整理過(guò)程中遺失了也不會(huì)對(duì)工作人員采取任何的問(wèn)責(zé)措施，因此管理方面十分疏松。
3.人事檔案資料完整度不高
由于檔案管理部門本身存在很多缺點(diǎn)和不完善的地方，再加上很多干部在退休后會(huì)出現(xiàn)頻繁調(diào)動(dòng)的情況，因此在人事檔案資料的完整性方面很難做到盡善盡美，但是作為檔案管理部門，保障人事檔案的完整度是其工作職責(zé)之一，很多人事檔案資料丟失了會(huì)造成很大的損失，其造成的損失是不可逆轉(zhuǎn)的。
4.服務(wù)不完善且效率低下
由于當(dāng)前軍休干部人事檔案管理工作的制度比較滯后，因此造成了其提供的相應(yīng)服務(wù)的效率很低，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天很多管理部門仍然沒(méi)能將信息技術(shù)融入到人事管理中，可以說(shuō)與時(shí)代嚴(yán)重的脫節(jié)，而效率低下也是必然的結(jié)果。
三、軍休干部人事檔案管理的信息化發(fā)展對(duì)策
1.加快檔案管理信息化進(jìn)程
相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展軍休人事檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，開(kāi)發(fā)一套專屬于軍休干部的個(gè)性化人事檔案管理信息系統(tǒng)，并加以推廣，對(duì)于退休干部的檔案信息做好電子存檔和備份工作，并設(shè)立國(guó)家級(jí)的公共服務(wù)器，將各地的零散的檔案信息資源工頭匯集到國(guó)家的公共服務(wù)器上，供管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)還要搭建一個(gè)全國(guó)范圍內(nèi)的軍休干部信息化網(wǎng)絡(luò)，方便各個(gè)地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)共享和傳遞資源，逐步的將軍休干部的人事化管理帶入正規(guī)化信息化的道路上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊觀點(diǎn)，使之更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化的發(fā)展和完善。此外這樣一來(lái)還會(huì)使軍休干部人事管理部門提供的服務(wù)質(zhì)量得到一定的提升。
2.管理部門要統(tǒng)籌兼顧，尋求長(zhǎng)久發(fā)展
檔案管理部門所管理的檔案信息屬于歷史資料，軍休人事檔案的管理也是如此，其檔案管理中體現(xiàn)的數(shù)據(jù)和干部地區(qū)分布等資料都是未來(lái)研究軍休干部的最有價(jià)值的參考資料，因此檔案管理部門需要統(tǒng)籌兼顧，明確檔案工作的主導(dǎo)思想，針對(duì)軍休干部檔案這種特色資源要給于一定的重視，爭(zhēng)取將其對(duì)未來(lái)發(fā)展的作用發(fā)揮到最大化的程度。此外人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)放眼未來(lái)，將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，制定出適合長(zhǎng)久發(fā)展的戰(zhàn)略策略，充分的對(duì)不同時(shí)期出現(xiàn)的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加以應(yīng)用，盡可能的融入到軍休人事檔案的管理工作中，提高軍休干部檔案管理部門的工作效率。這樣一來(lái)還能夠?qū)娦莞刹咳耸聶n案管理部門未來(lái)的發(fā)展提供一定的指導(dǎo)。
3.制定相關(guān)法規(guī)，完善管理制度
當(dāng)前我國(guó)的軍休干部人事檔案管理制度并不完善，或多或少的都存在一些問(wèn)題，然而我國(guó)對(duì)于這方面出臺(tái)的法律法規(guī)政策也很好，這在一定程度上無(wú)法促進(jìn)其制度的完善，筆者認(rèn)為當(dāng)下最重要的就是有關(guān)部門制定出一套相對(duì)全面的法規(guī)，在這個(gè)法規(guī)的指導(dǎo)下，軍休干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)研究出一套適合軍休干部人事檔案管理的規(guī)章制度，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，使軍休干部人事檔案的管理有法可依，有規(guī)可循。只有這樣才能最大限度的保障管理部門的工作效果和軍休干部的利益。
4.提高管理人員的專業(yè)化水平
一個(gè)機(jī)構(gòu)的好壞很大程度上取決去工作人員的能力和水平，軍休檔案管理部門一直都不受到足夠的重視，因此其工作人員的專業(yè)化水平也十分有限，知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，甚至有很多工作人員無(wú)法熟練的掌握信息化軟件的使用，這些對(duì)于未來(lái)軍休檔案管理部門的發(fā)展是十分不利的，因此筆者認(rèn)為提高管理人員的專業(yè)化水平是很重要的，針對(duì)于招聘方面，可以將準(zhǔn)入門檻提高，盡量招聘一些技術(shù)性強(qiáng)的工作人員，此外還可以重點(diǎn)招聘一些跨專業(yè)的復(fù)合型人才，而針對(duì)于在職人員相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)舉辦適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使其能掌握信息化辦公軟件的使用，只有人才的配備得到了滿足，才能使整個(gè)軍休干部人事檔案管理部門得到發(fā)展，工作得到優(yōu)化，適應(yīng)時(shí)代的腳步和發(fā)展的要求。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院 內(nèi)部人員檔案 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策
醫(yī)院人事檔案是人事管理活動(dòng)的一個(gè)專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實(shí)記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院管理部門客觀、真實(shí)地考察了解和使用選拔人員具有重要的參考意義。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)人事檔案管理制度不健全
在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點(diǎn)和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對(duì)人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評(píng)缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項(xiàng)管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時(shí),缺少有效的核對(duì),特別是對(duì)部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時(shí)間等基本資料前后不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時(shí)完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。
(二)人事檔案管理方式和手段落后
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對(duì)落后，還存在諸多問(wèn)題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過(guò)這些檔案材料很難真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展對(duì)人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進(jìn)行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對(duì)人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機(jī)結(jié)合。
(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對(duì)從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對(duì)醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的維護(hù)保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。
二、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策
(一)加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度
人員檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要組成部分，人事檔案資料的合理使用將對(duì)醫(yī)院的人才考核、選拔、使用提供可靠的依據(jù)和有效的參考。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)內(nèi)部人員檔案管理工作高度重視，把檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展和管理的重要工作來(lái)抓，要下大力氣宣傳人事檔案管理工作的重要性，使醫(yī)院各類人員，尤其是檔案管理人員提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使其具有良好的檔案意識(shí)。
(二)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使人員檔案管理工作有章可循
完善健全的制度是各項(xiàng)管理工作的核心。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理制度的制定，建立行之有效的檔案管理體制，對(duì)醫(yī)院人員檔案管理工作具有非常重要的意義。檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強(qiáng)、點(diǎn)多面廣、保密要求高，因此，各醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際情況，并依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，建立嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際情況的人事檔案管理制度,在檔案的收集、整理、保管、維護(hù)保養(yǎng)、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都要有詳細(xì)的管理規(guī)定，使人員檔案管理工作有章可循、有法可依、規(guī)范操作、有序進(jìn)行。
(三)加大培養(yǎng)力度，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接影響到人事檔案管理的水平和檔案利用率，影響到醫(yī)院人才的培養(yǎng)、選拔、使用，甚至影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，各個(gè)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按規(guī)定配備專職檔案管理人員,并把人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才的宏觀培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、在職交流、考察進(jìn)修等方式多措并舉抓培養(yǎng)，建立一支長(zhǎng)期穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)技能過(guò)硬的人事檔案管理人才隊(duì)伍，使醫(yī)院人事檔案管理人員的能力素質(zhì)能夠適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作需要。另外，還要檔案人員事業(yè)心責(zé)任感教育，只有具有了強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，才會(huì)有全身心投入工作的熱情，才能勤于觀察、善于思考、刻苦鉆研，不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高人事檔案管理工作的效率和檔案的利用率。
三、結(jié)束語(yǔ)
部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。盡管當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題和弊端，但只要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能高度重視，不斷改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)、建立健全一套行之有效的規(guī)章制度，人事檔案管理工作必將更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高校 人事 檔案 管理 創(chuàng)新
前言：
隨著我國(guó)高校教學(xué)還有人事管理知道在不斷改革，高校人事檔案管理工作已經(jīng)有了很多新的內(nèi)涵，一些舊的高校人事檔案管理模式還有方法已經(jīng)是不能夠適應(yīng)當(dāng)時(shí)時(shí)代的發(fā)展。對(duì)于當(dāng)前新形勢(shì)下的高校人事管理模式以及信息資源的開(kāi)發(fā)還有利用等，都是對(duì)人事管理工作者的自身素質(zhì)提出了更高要求。
1.高校人事檔案管理創(chuàng)新的重要性，高校人事檔案是對(duì)全校人力資源狀況的濃縮，這主要是傳承了高校中人才成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴經(jīng)歷以及還有德能勤績(jī)的具體表現(xiàn)能力等，同時(shí)也是在我們高校人才建設(shè)隊(duì)伍中一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，是高校在選人以及用人還有工資調(diào)整等等工作中重要依據(jù)。高校人事檔案管理創(chuàng)新是對(duì)于我們高等院校來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，是能夠合理、及時(shí)、科學(xué)有效的進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)還有建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，這將是會(huì)推動(dòng)教學(xué)科研工作水平的提高有著重要意義。
2.高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的必要性隨著我國(guó)的科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中信息化已經(jīng)是成為了重要的環(huán)節(jié)。高校人事檔案管理的創(chuàng)新工作這是為了能夠適應(yīng)我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中對(duì)高校檔案管理提出的新要求，這是由于以往傳統(tǒng)的手工操作還有紙質(zhì)檔案的收集也是已經(jīng)是逐步的過(guò)渡到了用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理模式。充分將當(dāng)代科學(xué)技術(shù)給運(yùn)用到檔案的管理中去，這樣才能夠使我們的人事檔案管理的工作更好的服務(wù)高校沒(méi)一項(xiàng)的工作。
2.1高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是時(shí)展的必然趨勢(shì)由于教職工隊(duì)伍不斷壯大，人才流動(dòng)不斷增加，檔案信息管理更加復(fù)雜化。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計(jì)方式已經(jīng)滿足不了時(shí)展的要求，高校人事檔案信息化后，將實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和人事部門能夠直觀快捷地了解和掌握高校教職工各項(xiàng)情況，如反映教職工的業(yè)務(wù)能力進(jìn)展、教師從事教育及科研成果等方面的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，從而提高人事檔案信息的使用價(jià)值和利用率。
2.2高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是實(shí)際工作的需要。目前很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。
3.高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的改進(jìn)措施
3.1加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于時(shí)代的發(fā)展， 遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們對(duì)信息的需求， 具體表現(xiàn)在檔案工作人員的信息意識(shí)淡漠， 觀念陳舊， 抱殘守缺， 缺乏開(kāi)拓與創(chuàng)新精神， 以至于出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后不協(xié)調(diào)的局面。因此， 要加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)的提高， 以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要?？傊?， 隨著時(shí)代的發(fā)展， 社會(huì)的進(jìn)步， 網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來(lái)的社會(huì)中占主導(dǎo)地位， 只要我們勇于開(kāi)拓， 不斷進(jìn)取， 與時(shí)俱進(jìn)， 做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用， 才能在社會(huì)主義建設(shè)中增強(qiáng)自己的吸引力和競(jìng)爭(zhēng)力， 才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地， 才能在信息社會(huì)的發(fā)展中不斷進(jìn)步。
3.2加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量要實(shí)現(xiàn)高效人事檔案管理工作的創(chuàng)新，我們檔案管理的工作人員要對(duì)自身的服務(wù)意識(shí)還有最基本的業(yè)務(wù)水平有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)還有管理的水平。首先，自己要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中的地位，不能認(rèn)為檔案的管理工作是可有可無(wú)的，這樣我們的工作人員就會(huì)產(chǎn)生消極的情緒，而是要充分意識(shí)到本職工作的重要性。在鑒別整理檔案過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格審核，防止不真實(shí)材料入檔，避免錯(cuò)漏，做到手續(xù)不全的材料不歸檔、不經(jīng)審查的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔、與政策不符的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔。簡(jiǎn)言之，實(shí)現(xiàn)檔案材料的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性。高校人事檔案管理員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用人才信息，為學(xué)校的人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息。
3.3加快學(xué)院人事檔案管理信息化建設(shè)高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。首先，具有高科技含量的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案管理部門應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)力量支持，并做好日常故障處理和安全維護(hù)工作。其次，應(yīng)該建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)。利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化的高效管理。
結(jié)語(yǔ)：
綜上所述，在人事檔案工作管理的過(guò)程中的一項(xiàng)非常重要的工程就是信息資源管理，在知人以及用人的過(guò)程中人事檔案起到著重要的依據(jù)，是人才開(kāi)發(fā)過(guò)程中一項(xiàng)重要的工程。在高校中人事檔案的管理是應(yīng)該不斷的創(chuàng)新，要用科學(xué)化以及信息化來(lái)為重要的依托，積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷的提高自身的認(rèn)識(shí)、積極的整合資源，這樣人事檔案的管理工作就會(huì)做到合理化、科學(xué)化，進(jìn)而為我們更好的服務(wù)人事工作還有經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這姜更好的促進(jìn)高校和社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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內(nèi)容摘要：人事檔案管理作為國(guó)有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來(lái)越多的重視。然而，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進(jìn)一步發(fā)展與完善。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè) 人事檔案管理
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。國(guó)有企業(yè)普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷售、樹(shù)立企業(yè)形象上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，利用率低，且仍有很多國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營(yíng)管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡(jiǎn)單。目前，有不少國(guó)有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。檔案記載的個(gè)人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會(huì)影響到國(guó)企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料卻沒(méi)有收集進(jìn)來(lái)，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。隨著我國(guó)社會(huì)主義人才市場(chǎng)的完善，國(guó)有企業(yè)的用人機(jī)制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會(huì)中，國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來(lái)人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個(gè)人工作的發(fā)展，也不利于國(guó)有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。
國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展
（一）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理
傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。將國(guó)有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存，對(duì)于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進(jìn)行編號(hào)并且管理，從而方便查找。
（二）對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
在人事檔案的收集上要及時(shí)、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對(duì)人事檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫(kù)，對(duì)于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫(kù)中，這樣使國(guó)有企業(yè)在選拔和任用員工的時(shí)候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。
（三）電子文件的整理與歸檔工作
做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機(jī)遇。電子文件的運(yùn)用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進(jìn)程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。
（四）加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)
要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理者和者的角色轉(zhuǎn)換，要提供人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。