時間：2023-08-31 16:37:17
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一、系部教務(wù)檔案的產(chǎn)生
說到系部教務(wù)檔案的形成，我首先要談到系部教務(wù)管理過程。一般在一個學(xué)期里，我們要經(jīng)歷開課計劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計劃、實驗計劃、補考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集等等教學(xué)管理過程，而在教學(xué)管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務(wù)檔案，系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學(xué)活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標(biāo)志。因此學(xué)院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。
二、系部教務(wù)檔案在管理過程中存在的問題
1.學(xué)院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施
教務(wù)檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務(wù)處負責(zé)。教務(wù)處是學(xué)院教務(wù)管理的中心，它統(tǒng)管著學(xué)院所有系部的教學(xué)管理，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統(tǒng)的制定出專門針對系部檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革等所需數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。
2.系部檔案管理沒有指定有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗的人員進行管理
在系部教務(wù)管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務(wù)管理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料進行管理，這跟學(xué)院的人事管理體制指定的系部教務(wù)人員配備人數(shù)有關(guān)。因此，系部工作過程中產(chǎn)生的資料一般是誰產(chǎn)生的誰就負責(zé)，而這些教務(wù)人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，他們只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，沒有積極認真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就難以發(fā)現(xiàn)在教務(wù)管理過程中存在的不足，更談不上提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路了。
3.系部教務(wù)管理人員更換頻繁對系部教務(wù)檔案管理不利
系部教務(wù)管理人員處于學(xué)院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責(zé)任重。而學(xué)院配備的系部教務(wù)管理人員人數(shù)有限，待遇也沒有提高，系部一些教務(wù)管理人員身心不堪重負，紛紛要求調(diào)換工作崗位，致使系部教務(wù)管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務(wù)管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務(wù)管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現(xiàn)象嚴重。
4.系部檔案管理的條件有限
開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：
（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護提供了最基本的物質(zhì)條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護條件。
（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。
（3）包裝材料:檔案經(jīng)過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機械磨損。事實上除學(xué)院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。
三、不良的檔案管理可能造成的后果
一般，一個系部通過一個學(xué)期的教學(xué)管理過程會產(chǎn)生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數(shù)量眾多，而且內(nèi)容和成份復(fù)雜。不同的時間，不同的內(nèi)容，不同的來源，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務(wù)性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉(zhuǎn)化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，文件資料要轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉(zhuǎn)化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學(xué)的方法，對檔案進行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴重時會影響到系部以及學(xué)院正常的教學(xué)管理。
四、系部教務(wù)檔案管理的重要性
1.系部教務(wù)檔案是院系教務(wù)管理工作的依據(jù)
教務(wù)檔案文件是進行教學(xué)分析的重要數(shù)據(jù)來源。教師和教務(wù)工作者如能充分利用教務(wù)檔案資源，則可以及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的不足，從而提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路。適時的查詢教務(wù)檔案資料對于任課老師或是教務(wù)管理人員制定新學(xué)期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。
2.系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)評估的參考依據(jù)
如果系部進行某項專業(yè)教學(xué)質(zhì)量評估，對教學(xué)質(zhì)量進行跟蹤調(diào)查和分析，而教務(wù)檔案就可以為此提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學(xué)質(zhì)量的有用信息、各種數(shù)據(jù)等等。
3.教務(wù)檔案是專家組作出符合實際評價的依據(jù)
專家組進?？疾煸u估，除了看、聽到現(xiàn)實情況之外。大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學(xué)校的情況。比如要衡量一個系的教學(xué)管理水平，我們就要對被評估單位所提供的教學(xué)文件，如教學(xué)大綱、課程、實綱、課程安排、教學(xué)指導(dǎo)、參考書目、試題與試卷分析學(xué)生成績以及學(xué)籍、學(xué)位管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)等各方面的材料進行分析。如果一個單位能夠完整無缺地提供這些檔案材料，我們通過對這些檔案材料進行分析，輔之以調(diào)查走訪、民意測驗等，就可以對這個系的教學(xué)管理水平做出基本的估價。反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔而遺失掉了，那么做出符合實際的評價是難以辦到的。
五、如何管理好系部教務(wù)檔案的幾點思考
1.系部領(lǐng)導(dǎo)要對系部檔案管理高度重視
要想在單位做好一件事情，如果沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，是很難成功的。系部教務(wù)檔案管理也不例外，要想管理好系部教務(wù)檔案，系部主管負責(zé)人首先必需指定專門的領(lǐng)導(dǎo)參入管理，并經(jīng)常檢查并具體指導(dǎo)檔案工作。
2.建立一套適合系部教務(wù)檔案管理的制度
俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要想管理好系部教務(wù)檔案必須建立一套完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理制度，教務(wù)檔案管理完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化主要是以相關(guān)的檔案管理法律、法規(guī)為依據(jù)，制定嚴格的檔案管理制度或?qū)嵤┘殑t，明文規(guī)定教務(wù)檔案管理范疇、檔案管理人員責(zé)任制、科學(xué)整理文檔資料的方法等。
3.加強系部檔案管理人員檔案管理水平的培養(yǎng)
從目前的情況來看，學(xué)院剛剛升本，正處在建設(shè)和完善階段，財力、人力欠缺，要想指定專門的人來管理系部檔案那還是后話，因此，系部的教務(wù)檔案管理工作自然落在教務(wù)管理人員身上，這就要求系部教管人員除了應(yīng)具備良好的教務(wù)管理能力外，對檔案管理工作也應(yīng)具備一定的專業(yè)知識。
【關(guān)鍵詞】 建筑業(yè);檔案管理
一、建筑企業(yè)檔案管理的意義
第一、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑業(yè)基本建設(shè)發(fā)展提供有效機制?；n案真實地反映了基建工程內(nèi)容、過程和特征,是進行規(guī)劃建設(shè)和管理學(xué)校的重要依據(jù)和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工進程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數(shù)據(jù)等都有系統(tǒng)的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學(xué)依據(jù)。
第二、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑企業(yè)科學(xué)發(fā)展提供劫機。建筑企業(yè)檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質(zhì)資料和施工設(shè)計圖紙是工程改建、擴建,或?qū)ζ茐暮笾匦禄謴?fù)的重要依據(jù)。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準(zhǔn)確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術(shù)人員便可根據(jù)相關(guān)檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節(jié)約時間,也可以節(jié)約經(jīng)費,提高工作效率。
第三、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑業(yè)維權(quán)提供佐證?；n案真實地記載了學(xué)校房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的全過程,是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)和法定根據(jù),用好基建檔案可以避免和解決不少產(chǎn)權(quán)糾紛。
二、建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一、我國建筑業(yè)基建檔案管理意識有待提高。長期以來,建筑業(yè)對基建檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化有待加強,存在對基建檔案管理認識不足,抓得不夠緊,管理不夠嚴的現(xiàn)象。使得一些人在工作中,存在著“重建設(shè),輕檔案”的意識,“就地取材”忽視了對基建資料的紙張大小、書寫規(guī)范、項目建設(shè)跟蹤、資料成套整理等方面的要求,有的學(xué)校甚至借用檔案資料缺乏嚴格的審批登記制度,導(dǎo)致基建資料參差不齊,甚至散失。
第二、我國建筑也基建檔案收集難度較大?；n案收集難是普遍存在的問題。首先由于基建檔案具有涉及面廣、時間跨度大、成套性強的特點,在客觀上使基建檔案的收集工作具有相當(dāng)大的難度。其次基建檔案相對應(yīng)的建筑物除了地面上的以外,還包括隱蔽工程、地下管網(wǎng)等。這些工程多隱藏于地下或墻體內(nèi),具有不可見性,這種不可見性往往導(dǎo)致對相關(guān)檔案收集的疏漏或缺失。再次檔案部門與基建部門缺乏有效的溝通與合作,使一些已經(jīng)竣工的配套項目資料或者工程變更、變增資料等未能及時整理歸檔。
第三、我國建筑業(yè)基建檔案管理質(zhì)量有待提高。我國建筑業(yè)檔案管理專職人員嚴重不足,還缺乏基建專業(yè)知識,沒有直接參與工程項目的建設(shè),而是被動地接收建筑業(yè)基建部門移交的工程項目材料。基建部門又沒有專職檔案人員,一般都是兼職做檔案工作,他們中的多數(shù)人對檔案知識和技能不甚熟悉,未接受過培訓(xùn)或進行過短期培訓(xùn),達不到檔案管理崗位技能的要求,嚴重影響了基建檔案的成套性、完整性,影響了基建檔案管理的質(zhì)量。
三、建筑企業(yè)檔案管理的思路與對策
第一、提高檔案管理意識,完善基建檔案管理制度。實踐證明,搞好建筑企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。如建筑業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作,就會把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規(guī)劃、計劃、管理制度之中;就會在基建工程的目標(biāo)中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中;就會明確專人負責(zé)、統(tǒng)一管理、健全制度,管理好基建檔案。
第二、加強技能培訓(xùn)工作,提高基建檔案管理水平。無論是建筑業(yè)專職檔案人員還是兼職檔案人員,都要樹立與時俱進的思想,加強學(xué)習(xí),更新知識結(jié)構(gòu),特別要認真學(xué)習(xí)國家檔案局、國家計委制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》及《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》等法律法規(guī),積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建筑業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要為這些人的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)創(chuàng)造良好的條件,通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和開展業(yè)務(wù)交流促進基建檔案管理水平的提高。
第三、加強規(guī)范化建設(shè),保證基建檔案規(guī)范完整。建筑企業(yè)檔案的內(nèi)容多、種類多,收集時間長,牽扯的部門又多,要保障基建檔案的規(guī)范完整,就必須建立健全相關(guān)制度,明確責(zé)任。
第四、提高思想意識,實現(xiàn)基建檔案計算化管理。建筑企業(yè)檔案的管理已經(jīng)進入科學(xué)管理時代,由人工管理向計算機化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變的階段。必須提高思想意識,轉(zhuǎn)變思想觀念,順應(yīng)歷史潮流,使用現(xiàn)代化管理方法、利用現(xiàn)代化計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù),來提高檔案管理的水平,提高檔案管理的效率。
參考文獻
一、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中存在的問題
（一）醫(yī)院檔案管理人員的管理意識不強。醫(yī)院檔案管理中包含醫(yī)院工作開展的重要信息，也是現(xiàn)代醫(yī)院開展醫(yī)療管理的主要途徑，新醫(yī)改后，醫(yī)院檔案信息管理一體化運行，是推進現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生體系轉(zhuǎn)變的重要舉措，而部分醫(yī)院檔案管理人員對醫(yī)院檔案管理的重要性認識不足，在日常工作開展中依舊存在粗放式管理，不僅導(dǎo)致醫(yī)院管理缺乏科學(xué)性，同時也嚴重影響了新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院信息的整體應(yīng)用，對我國新型醫(yī)院檔案管理帶來思想上的阻礙。
（二）醫(yī)院檔案管理體系不健全。我國實施新的醫(yī)療管理措施，是為了實現(xiàn)現(xiàn)代社會以醫(yī)療為代表的社會福利機構(gòu)能夠發(fā)揮實際作用，完善社會保障體系，但從我國醫(yī)院檔案管理的實際出發(fā)進行分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理體系不健全，醫(yī)院的信息管理一般主要是醫(yī)院所有信息集中管理，由于管理的信息內(nèi)容較為龐雜，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)劃性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息混亂。一方面，醫(yī)院內(nèi)部人力資源檔案管理的困難較大，甚至出現(xiàn)部分人力資源信息丟失，對醫(yī)院工作者的個人發(fā)展帶來較大的負面影響；另一方面，醫(yī)院患者檔案信息的保留時間參差不齊。
（三）醫(yī)院檔案管理的技術(shù)落后。我國現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中，檔案信息管理的技術(shù)應(yīng)用落后，也是影響現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理水平的重要問題。例如：我國實施新醫(yī)改后，逐步實施醫(yī)院檔案管理信息電子管理，但由于醫(yī)院檔案管理的信息量較大，無法在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)全面自動化；另一方面，醫(yī)院檔案管理技術(shù)的自動化系統(tǒng)的應(yīng)用僅僅局限于城市醫(yī)院內(nèi)部檔案信息管理，在我國農(nóng)村小型醫(yī)院信息檔案管理中應(yīng)用比率較低，依然堅持人工管理為主的醫(yī)院檔案管理措施，而從我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展水平?砜矗?我國農(nóng)村小型醫(yī)院所占的比重較大，對實現(xiàn)新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的技術(shù)水平的全面性改革具有較大的阻礙作用。
（四）醫(yī)院檔案管理的信息審查性低。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作順利開展的保障，對醫(yī)院工作的開展具有直接影響。結(jié)合我國現(xiàn)代醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)體系的發(fā)展情況分析，小型醫(yī)院檔案管理中存在的不足表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理的信息審核效率低，信息管理的準(zhǔn)確率低，同時各醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的情況是各個科室信息管理獨立存在，醫(yī)院全局性檔案管理的實際作用小。
二、實現(xiàn)新醫(yī)改檔案管理的改進方法
（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理工作人員的思想認識。為了實現(xiàn)我國社會公共服務(wù)體系的逐步優(yōu)化，新醫(yī)改中應(yīng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的一體化運行，打破城鄉(xiāng)醫(yī)療信息管理界限。在實際實施中，醫(yī)院檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提升對醫(yī)院檔案管理重要性的認識。例如：采取醫(yī)院檔案管理信息的科學(xué)規(guī)劃，結(jié)合新醫(yī)改中相關(guān)規(guī)定，對城鄉(xiāng)信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃進行合理的預(yù)算對比，為醫(yī)生提供完整的病人病理信息，同時也為醫(yī)院財務(wù)支出管理提供完善的經(jīng)濟報銷數(shù)據(jù)，從醫(yī)院檔案管理角度，對社會醫(yī)療事業(yè)的完善提供支持。
（二）完善醫(yī)院檔案管理體系。我國實施全面性醫(yī)療管理結(jié)構(gòu)體系的改革發(fā)展，新型醫(yī)院信息管理離不開完善的醫(yī)院檔案管理體系，一方面，醫(yī)院檔案管理體系的完善必須具有流暢的信息管理流程，醫(yī)院管理者結(jié)合新醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，進一步完善與落實近代醫(yī)院檔案信息管理流程中的不足，例如：某醫(yī)院為了積極實現(xiàn)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理體系的優(yōu)化與完善，實現(xiàn)了內(nèi)部信息管理的流程完美對接。另一方面，實施醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)，建立一套具有實際意義的醫(yī)院檔案管理制度，例如：某醫(yī)院為了打破傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中醫(yī)院人力資源管理信息與患者信息混合無序局面，實施醫(yī)院檔案管理的分裂管理，將醫(yī)院人力資源檔案管理轉(zhuǎn)移到醫(yī)院內(nèi)行政管理部門進行管理，而病人的檔案管理實施患者信息整體管理，實現(xiàn)了該醫(yī)院信息管理的清晰化發(fā)展，這種醫(yī)院檔案管理措施能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院病人信息的快速查找，提升醫(yī)院的工作效率，是解決社會醫(yī)患關(guān)系緊張的有效途徑。
（三）醫(yī)院檔案管理技術(shù)的完善對接。醫(yī)院檔案管理技術(shù)的完善對接是提升醫(yī)院檔案管理效率的有效技術(shù)支持，新型技術(shù)的應(yīng)用必須解決我國現(xiàn)代大部分農(nóng)村醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后的局面，政府針對這一問題可以實施農(nóng)村醫(yī)院檔案管理技術(shù)的支持，另一方面，可以開展城市醫(yī)院與鄉(xiāng)村醫(yī)院互動就醫(yī)的形式，逐步引導(dǎo)我國醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)醫(yī)療技術(shù)水平的均衡發(fā)展。例如我國新醫(yī)改中，對建立農(nóng)村城市醫(yī)院的檔案對接提出相應(yīng)的管理措施，優(yōu)化現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理結(jié)構(gòu)，打破傳統(tǒng)人工檔案管理中存在的信息不完整、農(nóng)村醫(yī)院檔案管理與城市醫(yī)療檔案管理對接性低的問題，大大提升了現(xiàn)代社會醫(yī)療管理結(jié)構(gòu)體系的信息完整性。
此外，基于新醫(yī)改環(huán)境下，實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的時間性科學(xué)管理，也是提高醫(yī)院檔案管理效率的有效措施。目前，我國醫(yī)療檔案的系統(tǒng)信息設(shè)定一般為患者病例信息管理5年制，可以為醫(yī)療檔案的儲存提供較為寬闊的空間，同時，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化存儲可以依托計算機系統(tǒng)保障醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的安全性，保障患者信息的保密性，是提升新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理發(fā)揮社會醫(yī)療信息整體性和優(yōu)化性發(fā)展的必然選擇。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)療糾紛檔案；管理；作用；方法
隨著社會的不斷進步，國家對衛(wèi)士、醫(yī)療事業(yè)的改制改革和完善相關(guān)的法律規(guī)則行動，全面建設(shè)法治社會，人們的法律維權(quán)意識逐步提高。醫(yī)療糾紛事件頻發(fā)，從而醫(yī)療糾紛檔案管理工作越來越受到重視。這些檔案不僅能夠促使醫(yī)療糾紛事件的順利解決，還能為后人提高處理此類事件的經(jīng)驗和參考案例，減少工作的事物，減輕雙發(fā)損失。越來越多的人開始對醫(yī)療糾紛檔案管理工作進行研究。
1 醫(yī)療糾紛檔案管理的作用
1.1 有利于加強醫(yī)院的管理工作和順利的處理醫(yī)療糾紛事件 在醫(yī)療糾紛事件發(fā)生時，醫(yī)院可以通過搜索相關(guān)醫(yī)療糾紛檔案，全面的去了解、看待事件，清楚的把握事件中的重點，找出事件發(fā)生的原因。通過與患者一方共同的協(xié)商，明白在事件中各方所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，促進事件得到良好的圓滿的解決，減少雙方的損失。在醫(yī)療糾紛事件結(jié)束后，醫(yī)院通過對檔案的分析和管理，根據(jù)材料實事求是的分析原因，找到自身存在的失誤與不足，完善管理制度和責(zé)任制度，適時地更新管理方法和機制，從而是醫(yī)院得到更好的發(fā)展和更大的進步。
1.2 警示和借鑒作用 在醫(yī)療糾紛事件中，很多原因是因為醫(yī)務(wù)人員的責(zé)任心不夠強，工作沒有做到位造成的。對于醫(yī)療糾紛檔案進行管理，等同于給了醫(yī)務(wù)人員警示，深深地教育了他們，促使醫(yī)務(wù)人員主動的對事件進行分析和整理，找出前人的成功經(jīng)驗或者失敗的原因，從而充實自己，提高素質(zhì)，謹慎工作，減少甚至避免醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。另一方面，醫(yī)療糾紛檔案的管理對于再次發(fā)生醫(yī)療糾紛事件處理上有著重要的借鑒作用。通過對醫(yī)療糾紛檔案梳理，找到相似的事件，參考處理方法并結(jié)合實際情況，對于正確處理好當(dāng)下正在發(fā)生的醫(yī)療糾紛事件有著重要的作用。
1.3 良好的教材 當(dāng)下醫(yī)療糾紛問題已經(jīng)收到了全社會的廣泛關(guān)注，為了更好的、更順利的解決醫(yī)療糾紛事件，越來越多的有識之士投入了此種問題的研究和學(xué)習(xí)探索中。醫(yī)療糾紛檔案的管理，可以為這些人提供十分全面的、豐富的研究材料，每一起醫(yī)療糾紛事件都是一個鮮活的事例，使得研究和學(xué)習(xí)探索更加具體，探索出的內(nèi)容更加具有實用價值。
2 醫(yī)療糾紛檔案的管理方法
醫(yī)療糾紛檔案特點突出，專業(yè)性比較強，材料繁多，產(chǎn)生的周期長，在管理這些檔案的過程中要特別注意方法。避免檔案的缺失不全，事件敘述不清晰，給日后的應(yīng)用帶來不便。
2.1 要十分重視醫(yī)療糾紛檔案的材料收集工作 醫(yī)療糾紛事件的材料收集工作是醫(yī)療糾紛檔案管理的重要環(huán)節(jié)，本工作應(yīng)從事件發(fā)生開始直到事件的全面解決，全方位、多層次的收集材料。因為每件醫(yī)療糾紛事件都有著自己的特點，因此在處理的過程中，有一部分相對復(fù)雜的事件不能及時的、快速得到解決處理而隔年處理的事件也時有發(fā)生，所以這就為材料收集提出了要求。要求工作人員隨時保持收集工作，在收集的過程中要本著公開、公正、求真、務(wù)實的工作態(tài)度，保證檔案材料的全面和完整。
2.2 及時分析歸類，形成系統(tǒng) 在醫(yī)療糾紛材料收集工作結(jié)束后必須及時的進行歸納分析，按照每件事件的特點，及時的歸類總結(jié)，讓檔案整齊化、系統(tǒng)化。將每一案例材料按照時間和事情的發(fā)展順序整理好放在一起；將每一案例具體的分析歸類，案例相似的檔案放在一起。當(dāng)然，所有的檔案都要獨立裝袋并標(biāo)出序號，有所記錄，方便日后查找。對于檔案的結(jié)案與否一定要標(biāo)示清楚，如：2013年內(nèi)科李某，已經(jīng)結(jié)案（或者未結(jié)案）。將正在辦理的時間檔案單獨的放在臨時地點，結(jié)案后按規(guī)則歸類存放。
3 總 結(jié)
經(jīng)濟在發(fā)展，社會在進步，人們的溫飽問題早已經(jīng)得到的解決，正在向著全面小康目標(biāo)奮斗，法治社會的建設(shè)工作如火如荼，觀念深入人心，所以現(xiàn)代人的維權(quán)意識也就不斷的提高。而醫(yī)院中工作的失誤，服務(wù)不到位，讓患者一方感到不滿意，從而導(dǎo)致了醫(yī)療事件糾紛發(fā)生。如何妥善處理這些事件，被人們所關(guān)注，這樣醫(yī)療糾紛檔案的管理工作也就被重視起來。完整的醫(yī)療糾紛檔案既能提供事件解決方法，又能做為學(xué)習(xí)材料為學(xué)習(xí)研究這提供參考，是解決糾紛事件、促進和諧的重要因素。因此，做好醫(yī)療糾紛檔案管理工作有助于為醫(yī)院和患者雙方減少損失、有助于提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量、促進社會和諧。
參考文獻
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[2] 姜秋英，何曉虹.做好醫(yī)院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，1998（04）.
前言：事業(yè)單位是我國行政機構(gòu)的重要組成部分。檔案資料管理在事業(yè)單位工作中占據(jù)著重要的位置，它關(guān)系到每個工作人員的切身利益，是領(lǐng)導(dǎo)考察，選拔干部的主要依據(jù)。但由于事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作體系不健全，檔案管理技術(shù)水平不高，使如今，在檔案管理工作過程中存在許多遺留的問題，如何規(guī)范檔案管理管理工作，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的工作重點。因此，事業(yè)單位要完善檔案管理體系，提高人事管理人員的業(yè)務(wù)水平，深刻意識到檔案管理的重要性。
一、檔案管理人員處理工作時存在的現(xiàn)象
1.管理人員對檔案管理工作的忽視
現(xiàn)事業(yè)單位普遍存在一種現(xiàn)象，檔案管理工作得不到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)足夠充分的重視，管理人員對檔案管理不重視，管理水平不到位。這造成事業(yè)單位檔案管理體系不夠完善，檔案管理人員在人事管理體系中不能充分地發(fā)揮作用，給事業(yè)單位的人事管理工作帶來不可避免的損失。
2.檔案管理人員的專業(yè)技能水平不強
由于檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的忽視，檔案管理人員自身素質(zhì)能力有限，沒有專業(yè)，統(tǒng)一系統(tǒng)化的管理方法，使得人事檔案管理制度不規(guī)范，因此導(dǎo)致檔案資料的丟失，整理混亂等問題。要健全事?I單位檔案管理體制，需強化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平，進一步學(xué)習(xí)和掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，不斷總結(jié)，認真做好自己的本職工作[1]。
3.檔案管理體制缺乏創(chuàng)新
檔案管理工作無法給單位帶來直觀的效益，同時，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，需要投入足夠的時間和人力資源，因此，得不到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致管理體制不健全。要完善檔案管理體制，需嚴格落實管理工作人員的職責(zé)任務(wù)，分工合理，充分發(fā)揮利用各個職責(zé)人員將工作內(nèi)容落實到每個人頭上，科學(xué)地布置任務(wù)，將管理進行網(wǎng)絡(luò)化，將所涉及的各個資料進行準(zhǔn)確的管理，嚴格遵守事業(yè)單位檔案管理制度，創(chuàng)新健全檔案管理工作體系，提升檔案管理水平。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)根據(jù)自身是實際情況，制定出符合自身發(fā)展需求的管理體系，要求管理人員嚴格地依據(jù)管理制度進行檔案管理工作，不得擅自違背其規(guī)章制度，統(tǒng)一遵守檔案管理部門制定的任務(wù)，制定明確的工作計劃，實施高效的管理措施，全方位地健全事業(yè)單位檔案管理制度，能夠合理，有效的開展今后的工作。
二、創(chuàng)新事業(yè)單位在檔案管理工作的制度管理
1.提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度
由于事業(yè)單位現(xiàn)存條件有限，沒有完善的檔案管理設(shè)施，使得原有檔案資料存在缺失，沒有統(tǒng)一的歸納整理，資料分散。隨著社會發(fā)展的不斷需求，檔案資料逐漸體現(xiàn)其重要性，它記載著事業(yè)單位的工作內(nèi)容，主要事件，對以后工作的發(fā)展起到借鑒、促進和指導(dǎo)作用。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度關(guān)系到檔案管理工作的開展進度，因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理引起必要的重視，才能夠在時間和人力資源上得到充分的支持，激勵人事管理人員對工作的熱情和積極的態(tài)度。
2.增化管理人員的自身素質(zhì)、提升管理技能水平
為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的高效性，管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平勢必成為重要條件。創(chuàng)建擁有高學(xué)歷和專業(yè)化的管理團隊力量，提高整個管理團隊的綜合素質(zhì)。相對于檔案管理者來說，事業(yè)單位檔案資料管理不僅僅是簡單對資料進行整理封存，檔案管理員應(yīng)進行專業(yè)素質(zhì)教育的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)水平，能夠結(jié)合本單位的自身性質(zhì)進行歸納總結(jié)和整理。同時，需要加強經(jīng)濟投入，引進先進的設(shè)備，不斷增強提高職員的操作水平和專業(yè)技能。規(guī)劃資料管理人員的職責(zé)權(quán)限，強化管理人員對檔案管理的意識，充分了解檔案資料現(xiàn)有的收集、記錄和整理情況，進而能夠和其他部門進行有效的準(zhǔn)確的溝通與交流[2]。
3.進一步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化、系統(tǒng)化
全球一體化發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛的運用，有效避免了因紙張丟失，管理漏洞而引起的信息不完善，資料不準(zhǔn)確等問題，從而加快了檔案管理工作的進展。要想對現(xiàn)有的問題得以充分的改善，需要進行專業(yè)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理理念?，F(xiàn)如今，電腦是實用性很高的工具設(shè)備，可充分利用電腦軟件系統(tǒng)來提高工作效率，實現(xiàn)信息化管理。要加快檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化進程，需不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和操作技能水平，增強檔案信息化觀念的意識。檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，對事業(yè)單位的發(fā)展起到積極發(fā)展的作用，加快檔案管理建設(shè)的步伐使檔案管理得到充分的開發(fā)利用是現(xiàn)檔案資料管理工作者的工作重點[3]。
企業(yè)檔案管理知識管理
一、何為知識管理
知識管理是管理科學(xué)更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內(nèi)外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應(yīng)用活動進行管理和利用，以達到提高組織創(chuàng)造價值的能力。
知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業(yè)管理相結(jié)合才用其生命力。筆者認為，相對于企業(yè)而言，知識管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結(jié)合，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，推動企業(yè)整體向前發(fā)展。
二、知識管理與檔案管理的關(guān)系
檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數(shù)據(jù)、知識、經(jīng)驗、教訓(xùn)等，是知識的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案留存歷史，服務(wù)當(dāng)下的價值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。
檔案管理與知識管理的關(guān)系，有學(xué)者認為，知識管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發(fā)利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對于檔案來說大致經(jīng)歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標(biāo)志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權(quán)宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術(shù)革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。
或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內(nèi)容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。
三、企業(yè)檔案知識管理的開展需要哪些基礎(chǔ)工作
可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應(yīng)用知識管理的模式更是一個創(chuàng)新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結(jié)構(gòu)的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對的對錯之分。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，應(yīng)根據(jù)實際情況，實事求是，量力而行。
企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識管理，需要做好以下幾個方面：
第一，企業(yè)檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達的基礎(chǔ)上?？梢哉f檔案信息化是檔案知識管理的基礎(chǔ)。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎(chǔ)上，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上開展檔案知識管理，效率低、質(zhì)量差。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術(shù)。
第二，企業(yè)檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關(guān)系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。
在信息技術(shù)尚未廣泛運用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運營模塊之間是一種單程的點對點關(guān)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運營和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。
第三，企業(yè)檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時負責(zé)收、管、存、用等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負責(zé)人人數(shù)基本都是很少，在應(yīng)付基本的檔案管理工作已經(jīng)顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業(yè)有如此的先進之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責(zé)企業(yè)檔案知識開發(fā)和提供利用工作。
第四，應(yīng)作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識管理體系。不同的企業(yè)對知識管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業(yè)實際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設(shè)的水平。并梳理各業(yè)務(wù)在檔案利用中的具體需求，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導(dǎo)向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長遠發(fā)展檔案知識管理系統(tǒng)。參考文獻：
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關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法
中圖分類號：G276 文獻標(biāo)識碼：A
當(dāng)前，廣泛運用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學(xué)化、簡單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應(yīng)這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認識
首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫中增添、改動、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認證和身份驗證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。
其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數(shù)已達到上千種。據(jù)悉，我國 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。
最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應(yīng)用技能。因此，對檔案管理人員進行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責(zé)制度，進行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統(tǒng)設(shè)計階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進行，一般是以年度、組織機構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強對電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯，職責(zé)難以區(qū)分，所以對電子文件要指定專門機構(gòu)和專人負責(zé)，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項工作正常進行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。
2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應(yīng)達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復(fù)雜的過程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術(shù)與方法有差異的特點。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對電子檔案載體經(jīng)常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;問題;改進措施
隨著人們疾病發(fā)生率的升高和對身體健康的愈加重視，使得當(dāng)前的醫(yī)院工作已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢下的人們醫(yī)療需求，從而促進了醫(yī)療改革的發(fā)展。但是，在醫(yī)療改革過程中，作為醫(yī)院重點工作之一的檔案管理，卻沒有得到相應(yīng)的重視，依然遵循著傳統(tǒng)的管理方法，存在著一定的問題，影響了醫(yī)療改革的效果。
一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題
（一）檔案管理意識淡薄
在許多醫(yī)院中，都存在著對檔案管理認識不足，管理意識淡薄的現(xiàn)象。首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層只重視醫(yī)院的經(jīng)濟效益，而忽略了檔案管理對于醫(yī)院未來發(fā)展、科研技術(shù)支持等的重要作用，導(dǎo)致其對檔案管理投入的精力與費用較少;其次，由于受到領(lǐng)導(dǎo)層的影響，造成醫(yī)院檔案管理人員對自身工作的重要性認識不夠，導(dǎo)致對工作的責(zé)任心、積極性嚴重缺乏，使得檔案管理流于表面，檔案室形同虛設(shè)。
（二）管理制度不健全
醫(yī)院檔案管理制度的不健全主要體現(xiàn)在管理機構(gòu)設(shè)置的不合理和不同職能部門之間的協(xié)調(diào)性較差。檔案管理工作會涉及到各個職能科室、使用科室和檔案室等許多部門，在實際執(zhí)行中，由于部門之間的責(zé)任劃分不明確，彼此之間不能有效地進行協(xié)調(diào)配合。同時，由于醫(yī)院設(shè)置的醫(yī)院管理機構(gòu)較為混亂和分散，不同的部門都有各自的管理人員，彼此之間沒有明確的附屬關(guān)系，會造成檔案信息收集的重復(fù)或者疏漏，既影響了檔案資料的完整性和連續(xù)性，也造成人力物力財力等資源的大量浪費[1]。
（三）管理人員水平較低
許多醫(yī)院檔案管理人員并不是具備專業(yè)的管理知識，有許多都是由護理、影像、行政等專業(yè)轉(zhuǎn)行從事管理工作的，這就造成了整個檔案管理隊伍的人員流動性較大，管理人員水平參差不一。如此以來，就導(dǎo)致了水平不夠的人員在管理工作中不能及時完成其本身工作，影響了檔案管理的效果。
（四）檔案重管輕用
“重管理，輕使用”的許多醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象，致使檔案管理更像是一種應(yīng)付相關(guān)管理部門而存在的工作。如此以來，就造成了檔案在建立了之后，就會很少被再次利用，浪費了其本應(yīng)對教育、科研和醫(yī)療應(yīng)有的作用，失去了檔案管理本身的意義，成為一項流于形式的工作。
二、提升醫(yī)院檔案管理效益的方法
（一）加強對檔案管理工作的重視
首先，利用其他醫(yī)院檔案管理的成效，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層進行檔案管理重要性教育，使其從根本上改變對檔案管理工作的認識，從而使其加強在日常工作中對于檔案管理的重視，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自身情況對檔案管理工作采取相應(yīng)的改進措施;其次，加強對檔案管理人員的意識培訓(xùn)，并通過建立明確的獎懲機制，來改變其實際工作中存在的敷衍了事的現(xiàn)狀，并可以通過建立詳細獎懲制度，來激發(fā)管理人員工作的積極性。
（二）健全醫(yī)院檔案管理制度
健全醫(yī)院檔案管理制度需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題來進行，首先，要對檔案管理機構(gòu)和管理人員搭配進行合理設(shè)置，保證部門之間、上下級之間的溝通暢通與工作協(xié)調(diào);其次對不同崗位管理人員的責(zé)任進行明確，保證責(zé)任分配到人，使得檔案管理工作中的歸檔調(diào)檔、庫存管理和銷毀等工作不會發(fā)生脫節(jié)，做到有據(jù)可依。通過完善的管理工作機制與責(zé)任機制，實現(xiàn)檔案管理工作流程的明晰與執(zhí)行的有效[2]。
（三）提高檔案管理隊伍綜合素質(zhì)
打造一支高素質(zhì)的管理隊伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過社會招聘、競爭上崗等方式，來提升管理隊伍的專業(yè)化水平，保證檔案管理的規(guī)范化;其次，對工作隊伍進行檔案管理技能和職業(yè)道德培訓(xùn)，并引進績效機制，來提高管理隊伍的工作能力與責(zé)任心，加強管理人員的實際工作執(zhí)行能力，提高檔案管理的質(zhì)量。
（四）加強檔案管理的使用效率
檔案管理不僅僅是簡單的檔案建設(shè)，更重要的是對檔案資源的充分利用，開發(fā)其具備的經(jīng)濟價值與借鑒意義。首先，可以通過設(shè)立專門的獎勵基金，在醫(yī)院開展醫(yī)療檔案創(chuàng)效工作，從而實現(xiàn)醫(yī)療人員通過醫(yī)療檔案學(xué)習(xí)相關(guān)的經(jīng)驗，檔案管理人員加強對檔案信息的了解來進行醫(yī)療活動的跟蹤和超前服務(wù)等;其次，還可以通過對醫(yī)院檔案的總結(jié)與匯編，在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站上，實現(xiàn)醫(yī)院資源的資源共享，為醫(yī)院的人動、職稱評定和科研機構(gòu)研究等提供準(zhǔn)確詳實的資料。
結(jié)語：醫(yī)院檔案管理對于提升醫(yī)院運行水平有著重要作用，因此，必須積極面對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的眾多問題，通過加強管理意識、健全管理制度、提高管理人員水平等的措施來解決這些問題，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理效益的整體提升。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理制度；信息化管理
醫(yī)院檔案是對從事醫(yī)療、研究、臨床教學(xué)、行政管理等所有活動的記錄，是對醫(yī)院在不同時期發(fā)展情況的真實寫照，有非常重要的價值，不僅為醫(yī)療工作提供參考依據(jù)，也為醫(yī)院管理工作提供借鑒經(jīng)驗。但是很多醫(yī)院并未將檔案管理工作放在重要的位置上，檔案資源的利用率不高[1]。在新時期，醫(yī)院檔案管理必須要與信息時代特點緊密結(jié)合，實施檔案現(xiàn)代化管理。1實施醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的必要性
醫(yī)院檔案管理的根本目的是為了加強對醫(yī)院各種文獻資源的開發(fā)和利用，在新時期實施醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理主要基于以下幾點的考慮：①是社會信息化的需求。醫(yī)院檔案在醫(yī)院成長和發(fā)展中屬于非常重要的資源，能為醫(yī)院管理活動和醫(yī)療活動服務(wù)。在信息化高速發(fā)展的時候，人們不僅對醫(yī)院檔案資源的需求量增加，而且逐漸重視醫(yī)院檔案資源的時效性。②是醫(yī)院管理水平提高的必然要求。當(dāng)前很多醫(yī)院對醫(yī)療技術(shù)水平的提高較為重視，但是管理意識缺乏，管理設(shè)備和手段落后，整體的管理水平較低。而醫(yī)院要想在醫(yī)療改革中保持長久的生命力必須要不斷加強管理水平，檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，所以通過對檔案管理模式的調(diào)整促進整體管理水平的提高。③是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求。醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展依賴于高水平的人才，而醫(yī)院高水平人才的造就則需要以豐富的檔案資料為基礎(chǔ)，不斷吸收以往經(jīng)驗，進行創(chuàng)新，才能獲得先進的理論成果[2]。2加強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的途徑
2.1運用現(xiàn)代化理念培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作的重要性全面審視，將醫(yī)院的發(fā)展與檔案管理工作聯(lián)系起來，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識。醫(yī)院在檔案管理人員任用中不僅要保證他們具備專業(yè)的檔案管理知識，而且要對醫(yī)學(xué)專業(yè)知識以及醫(yī)院的運行特點有一定的了解，不僅要掌握紙質(zhì)文檔的管理，還要成為電子文檔的保管者。同時要加強對檔案管理人員的后期繼續(xù)教育，為他們制定培訓(xùn)計劃，根據(jù)醫(yī)院內(nèi)外形式的變化情況不斷學(xué)習(xí)新的管理知識和技術(shù)，開闊思維，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。
2.2制定醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理制度制定現(xiàn)代化的檔案管理制度能保證檔案管理的規(guī)范性，減少管理的隨意性。①要制定各類檔案的管理辦法。以《檔案法》為基礎(chǔ)，制定各項規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循。對建檔、歸檔、保管、借用等制度進一步細化，形成科學(xué)的管理體系。②完善檔案管理責(zé)任制度。確定檔案管理部門的職責(zé)，明確各個崗位工作人員的責(zé)任。③建立多媒體檔案管理制度。針對電子檔案，要對保管和利用制定相關(guān)的制度，尤其要加強安全管理制度，避免電子檔案被不法分子竊取、破壞等。
2.3完善檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)軟硬件設(shè)備是保證檔案管理工作順利實施的基本要求，醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，按照國家檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建立專門的檔案管理室，配備專門的檔案管理人員，同時要配備高性能的計算機系統(tǒng)、通信系統(tǒng)以及服務(wù)管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)檔案管理方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化管理。另外為了加強檔案的管理和利用必須要采用先進的檔案管理軟件，醫(yī)院不僅要從自身需求方面出發(fā)采用適宜的管理軟件，而且要加強與其他醫(yī)院之間的聯(lián)系。所以醫(yī)院檔案管理軟件應(yīng)該由衛(wèi)生部門統(tǒng)一研發(fā)，在全國范圍內(nèi)形成龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便醫(yī)療研究人員的應(yīng)用[3]。
2.4加大醫(yī)院檔案開發(fā)利用率醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)是為利用服務(wù)，因此檔案管理中還應(yīng)該重視對檔案信息的開發(fā)和利用。①擴大醫(yī)院檔案資源的開發(fā)力度，加強對檔案資源的后期處理，組織專門人員進行檔案資源整理加工和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。②編制科學(xué)的檢索工具。對檔案信息使用者進行分類，了解不同類別人群的使用習(xí)慣，以此編制相應(yīng)的檢索工具，方便他們使用。③樹立服務(wù)意識，擴大醫(yī)院檔案管理服務(wù)主體。3結(jié)語
綜上所述，雖然醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展意義重大，但是目前檔案管理工作與當(dāng)前醫(yī)療環(huán)境并不適應(yīng)，管理制度不健全、人員素質(zhì)不高、檔案資源開發(fā)力度不夠是醫(yī)院檔案管理工作中最主要的問題。要切實提高醫(yī)院檔案管理水平需要加強重視，完善制度，培養(yǎng)專業(yè)化的管理隊伍，加強資源的開發(fā)和利用。
參考文獻
[1]孫奇，孫富國，張斌.醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理之淺析[J].白求恩軍醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2011，9（3）：220-221.