時(shí)間：2023-08-17 17:51:35
導(dǎo)語：在學(xué)校人事檔案的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞] 人事檔案管理；創(chuàng)新；路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02
人事檔案是學(xué)校在人事管理活動(dòng)中所形成的重要文件材料，真實(shí)記錄了教職員工的基本情況、學(xué)歷、資歷、工作能力、職業(yè)背景等各項(xiàng)歷史資料，是學(xué)校極其重要的人才信息源。人事檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，為學(xué)校進(jìn)行人才選拔、人才培養(yǎng)、人才建設(shè)、提升教學(xué)科研水平提供重要參考，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部管理可持續(xù)發(fā)展的載體及重要依據(jù)。
學(xué)校人事檔案管理具體包括對學(xué)校人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，其工作對象不僅針對紙質(zhì)檔案及電子檔案等材料，而且針對學(xué)校教職工，工作屬性既要主動(dòng)性，也有被動(dòng)性，工作要求既要遵循有關(guān)規(guī)定及流程，也要與時(shí)俱進(jìn)，引入現(xiàn)代化管理方式。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，時(shí)代對學(xué)校人事檔案管理提出了新的要求，而現(xiàn)代社會的信息化也使學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的情況及新的問題。
當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理中“人檔分離”、管理機(jī)制僵化、制度不健全，規(guī)范化程度不高、檔案材料收集內(nèi)容參差不齊，材料歸檔不完善不齊全、內(nèi)容形式化較重，顯得空洞無物，w檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現(xiàn)象比比皆是，沒能充分反映教師的教育教學(xué)水平及其科研成果，不僅極大地影響了人事檔案的質(zhì)量，使其參考價(jià)值大打折扣，大大降低了學(xué)校人事檔案的利用率，而且不利于學(xué)校的人才資源開發(fā)、人才的選拔任用及人才培養(yǎng)質(zhì)量，制約著學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新，不僅是時(shí)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2 學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑
2.1 完善學(xué)校人事檔案管理制度
現(xiàn)代社會中，學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的變化，因此需要不斷完善學(xué)校人事檔案管理制度，才能適應(yīng)新時(shí)代的新要求。
各學(xué)?？筛鶕?jù)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定，充分借鑒同行業(yè)其他單位成功的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合學(xué)校人事管理的實(shí)際情況，構(gòu)建起完整、科學(xué)且行之有效的學(xué)校人事檔案管理制度，對原有的管理制度進(jìn)行必要的補(bǔ)充及創(chuàng)新。
一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎(chǔ)上，把握重點(diǎn)，對不同崗位人員的檔案進(jìn)行分門別類地管理，對不同級別管理人員的檔案進(jìn)行分層次管理，與此同時(shí)，對流動(dòng)性強(qiáng)的人員進(jìn)行靈活管理，保證學(xué)校人事檔案管理工作在依法開展的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有側(cè)重、有層次、靈活性地開展，使學(xué)校人事檔案材料能真實(shí)且全面地反映職工的情況，為人才選用提供有效依據(jù)。
二是完善學(xué)校人事檔案審核制度，嚴(yán)格要求管理人員仔細(xì)鑒別轉(zhuǎn)入的檔案材料，把好材料入口關(guān)，對于手續(xù)不齊的，應(yīng)予以補(bǔ)齊，對于信息不準(zhǔn)、不規(guī)范、有缺漏、涂改的，應(yīng)予以分類登記并按要求重辦、補(bǔ)辦，直至審核合格后再整理歸檔。
三是完善學(xué)校人事檔案整理制度，對學(xué)校人事檔案的鑒別、分類及審核進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續(xù)完備、目錄明晰。
四是完善學(xué)校人事檔案借閱制度，需要查閱利用人事檔案的人員應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在查閱時(shí)提供相關(guān)證明，與此同時(shí)，還應(yīng)不斷研究檔案服務(wù)的服務(wù)新方法，以提升人事檔案管理的效率，增強(qiáng)人事檔案的利用率。
合理、科學(xué)、靈活的人事檔案管理機(jī)制不但為人事檔案管理工作提供切實(shí)有效的依據(jù)及參考，而且也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
2.2 加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)
學(xué)校人事檔案為學(xué)校選人用人提供真實(shí)可靠的參考資料及信息，是難能可貴的戰(zhàn)略資源，為加速學(xué)校的人力資源開發(fā)、人才競爭及全面發(fā)展提供了資源儲備。
當(dāng)前社會對人才的使用更關(guān)注的是其顯示表現(xiàn)，而以往的“重歷史結(jié)論，輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)”的人事檔案管理思想已然不適用，因此應(yīng)不斷創(chuàng)新人事檔案管理，加強(qiáng)人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理的內(nèi)容不應(yīng)局限于收集教職員工的歷史材料，應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上不斷完善拓展檔案資料的范圍和內(nèi)容，不僅要注重收集教職工學(xué)歷、職稱、思想、工作表現(xiàn)等傳統(tǒng)內(nèi)容，而且還需動(dòng)態(tài)性地收集教職工的工作業(yè)績、教學(xué)科研成果等方面的內(nèi)容，不僅要全面仔細(xì)地收集可以反映職工現(xiàn)實(shí)業(yè)績及近期表現(xiàn)的各項(xiàng)材料，包括教職員工的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)、個(gè)人職業(yè)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、發(fā)展?jié)撃?、工作態(tài)度、思想道德狀況等，同時(shí)也應(yīng)如實(shí)地收集并記載教職員工的缺點(diǎn)，諸如在工作中出現(xiàn)的失誤及違法亂紀(jì)現(xiàn)象等問題。
在檔案材料收集的過程中，需要嚴(yán)格查閱各項(xiàng)材料的收集歸檔是否齊全，對于普通性材料進(jìn)行集中收集，對于階段性材料則通過統(tǒng)一布置、統(tǒng)一收集的方法進(jìn)行收集，對于特殊材料，則采取由相關(guān)部門提供及本人查找有效結(jié)合的辦法予以收集，確保檔案材料不漏一份，以真實(shí)記錄職工的勤、能、績、德等全部經(jīng)歷，通過全面客觀的人事檔案管理內(nèi)容反映人才的全貌及職工的實(shí)際情況，為學(xué)校進(jìn)行人才選用、人才培養(yǎng)、人才管理提供科學(xué)全面的參考，也能有效地促進(jìn)了優(yōu)秀人才的自由流動(dòng)。
2.3 運(yùn)用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式
運(yùn)用現(xiàn)代化人事檔案管理方式是實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新、提高檔案使用價(jià)值的重要舉措。
各單位可以根據(jù)自身實(shí)際情況及行業(yè)特點(diǎn)，借鑒行業(yè)相關(guān)單位的成功案例，充分整合并利用優(yōu)勢資源，積極引入并開發(fā)符合學(xué)校人事檔案管理工作點(diǎn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，并構(gòu)建與之相符的信息化管理平臺，開發(fā)并利用人事檔案信息資源，進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)、素質(zhì)上的準(zhǔn)確定位、分析、加工、整理，從而為人才管理及培養(yǎng)提供科學(xué)的依據(jù)。
利用信息化管理平臺進(jìn)行相關(guān)的電子檔案資料收集管理工作，建立人事檔案信息資源庫，將教職工的基本情況、職務(wù)職稱情況、教學(xué)表現(xiàn)情況、學(xué)校培訓(xùn)情況以及其他情況上傳至信息資源庫中，切實(shí)將學(xué)校人事檔案中的現(xiàn)實(shí)記錄轉(zhuǎn)化為活的信息，實(shí)現(xiàn)教職工的個(gè)人檔案信息內(nèi)容及類別標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化，有效施行動(dòng)態(tài)管理，有利于實(shí)現(xiàn)人才信息資源的有效共性，便于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)并定量分析學(xué)校人才隊(duì)伍，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高有力依據(jù)，為學(xué)校人事部門提供可靠人才信息，從而提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。與此同時(shí)，通過平臺開設(shè)檔案信息內(nèi)容展示及查詢服務(wù)，使檔案信息得以實(shí)現(xiàn)收、管、用的有機(jī)結(jié)合。
升級檔案信息集成管理模式，將學(xué)校人事檔案信息資源整合、重組，優(yōu)化人事檔案信息的服務(wù)結(jié)構(gòu)，利用人事檔案信息系統(tǒng)對教職員工的信息、薪酬、保險(xiǎn)等各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、錄入、分析、提取、查詢等各項(xiàng)工作，并根據(jù)內(nèi)容及要求形成相應(yīng)的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，不斷升級并完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升學(xué)校人事檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度，以更為多樣化的人事檔案系統(tǒng)功能，更具個(gè)性化的檔案服務(wù)全面提升人事檔案管理的水平，為學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新提供路徑。
3 結(jié) 語
科學(xué)合理且真實(shí)完整的學(xué)校人事檔案，能全面、準(zhǔn)確地反映學(xué)校教職工的教學(xué)能力、品德素質(zhì)、業(yè)績等，是學(xué)校開展人才資源開發(fā)、人才的選拔任用、人才培養(yǎng)及各項(xiàng)工作的有用依據(jù)?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理應(yīng)積極探索，大膽創(chuàng)新，通過完善學(xué)校人事檔案管理制度，加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式等，將人事檔案管理推上新的臺階。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；學(xué)校；人力資源管理；作用
人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用有：
一、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供和保存相關(guān)的信息
人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用首先體現(xiàn)在人事檔案管理為學(xué)校的人力資源提供記錄、保存和相應(yīng)的基本信息。學(xué)校的人事檔案記錄學(xué)校教師和職工的相關(guān)個(gè)人信息，包括年齡、學(xué)歷、履歷情況、科研成果、職位的變動(dòng)情況等詳細(xì)的信息。這些信息的記錄能夠有效地讓學(xué)校對教師有客觀的評價(jià)和較為公正地進(jìn)行行政職務(wù)和科研職務(wù)的綜合審視，有效促進(jìn)學(xué)校對教師資源的了解和合理的開發(fā)和應(yīng)用。學(xué)校的人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了可信度較高、科學(xué)性較強(qiáng)的人力資源管理
信息。
二、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了可靠的人事關(guān)系變更的憑據(jù)
人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用還體現(xiàn)在為學(xué)校的人員流動(dòng)提供重要的較為可靠的憑證。學(xué)校教職工的人事檔案決定著流動(dòng)人員的工資和獎(jiǎng)金等重大的問題，學(xué)校的職工出現(xiàn)流動(dòng)和變更時(shí)，人事檔案就成了主要的憑證。教職工工作變動(dòng)時(shí)都需要將自己的人事檔案帶到新的工作單位。人事檔案所記錄的工作單位、工作年限、年齡、科研成果等都會成為決定教職工在新單位的待遇好壞情況。由此可見，人事檔案管理在學(xué)校的人力資源管理中有著突出性作用，是關(guān)系到學(xué)校教職工切身利益的關(guān)鍵性文件資料。學(xué)校必須對人事檔案管理工作投以足夠的重視。
三、人事檔案管理為學(xué)校的人力資源管理提供了較為客觀的人員素質(zhì)證明
學(xué)校的人力資源管理工作是一項(xiàng)較為特殊而且復(fù)雜性的工作，學(xué)校的人力資源管理工作包括普通教師的招聘、高等教師的招聘、學(xué)校校長的招聘、技術(shù)性專業(yè)教師的招聘等工作。學(xué)校的招聘勢必會相應(yīng)地依據(jù)人事檔案所記錄的年齡、學(xué)歷、科研成果、以前的工作表現(xiàn)等來考慮應(yīng)聘者。雖然，不可否認(rèn)，人事檔案會存在一定的主觀性和作假成分，但是在招聘時(shí)一些難以短期考察的特質(zhì)，如，教師的責(zé)任心和合作精神方面的問題還是要依據(jù)人事檔案記錄的。這就充分地說明了人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的又一重要作用。
四、人事檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源管理進(jìn)行教職工信息的簡要核實(shí)
學(xué)校的人力管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的牽涉利益較多的工作。學(xué)校每年都會對教師進(jìn)行相應(yīng)的教學(xué)和科研的考察評估，這樣的考察活動(dòng)不僅會影響教師的獎(jiǎng)金、工資和名譽(yù)等，最重要的還會影響教職工的升遷。這些考察都會從教師的學(xué)歷、科研成果、年齡、工齡等進(jìn)行評判，而人事檔案就成了記錄這些內(nèi)容的主要載體，因此，人事檔案管理在學(xué)校的人力資源管理中有著重要的作用。要想使得學(xué)校的人力資源管理工作順利開展，科學(xué)化、合理化有效進(jìn)行就必須重視人事檔案管理的重要作用，在進(jìn)行人事檔案信息的錄入和保存時(shí)，也要注重相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和可靠性，只有這樣才能夠讓學(xué)校的人事檔案管理工作更好地服務(wù)于學(xué)校的人力資源管理。
五、人事檔案管理能夠推進(jìn)學(xué)校的人力資源管理，進(jìn)行人力資源科學(xué)化的預(yù)測
人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用還體現(xiàn)在能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源情況提供科學(xué)化合理性的預(yù)測。人事檔案管理主要記錄了學(xué)校教職工的具體信息，學(xué)校可以根據(jù)人事檔案進(jìn)行人力資源結(jié)構(gòu)是否合理化的分析和研究。人事檔案能夠較為系統(tǒng)和較為客觀地提供相應(yīng)人力資源配置方面的信息，有效地對人才需求情況進(jìn)行較為合理的預(yù)測。通過人事檔案的分析，能夠較快、較合理分析學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)，找出人才空缺，制定有效的人才招聘和利用的計(jì)劃，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展做出突出性的貢獻(xiàn)。
綜上所述，可以看出人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中有著突出性的作用，能夠有效推進(jìn)學(xué)校的人才結(jié)構(gòu)合理化，學(xué)校必須重視人事檔案管理工作，積極推進(jìn)和開展人事檔案管理。
總之，人事檔案管理的科學(xué)化和合理化能夠有效推進(jìn)學(xué)校人力資源的開發(fā)和利用，學(xué)校的人事檔案管理工作必須與學(xué)校的其他改革同步推進(jìn)。只有將學(xué)校的人事檔案管理工作做好做精才能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源管理工作做出突出性的貢獻(xiàn)。本文僅結(jié)合了個(gè)人的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對學(xué)校的人事檔案管理進(jìn)行了簡要的分析，希望能夠引起學(xué)校后勤工作者對人事檔案管理工作的重視，讓學(xué)校的人事檔案管理工作更好地服務(wù)于人力資源管理。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：人事制度改革 人事檔案管理 人事檔案工作 人事檔案改革 高校檔案改革
一、高等學(xué)校人事管理制度及人事檔案管理制度改革的背景
隨著我國的改革開放進(jìn)程，社會的方方面面都在積極地進(jìn)行著改革的嘗試，發(fā)生著顯著的變化，人事制度改革也不例外，也在積極地嘗試、探索和不斷深化。在現(xiàn)代社會里，人的社會屬性越來越重要，即人是從屬于社會，是社會人。在此理念下，人事制度改革就應(yīng)該積極地考慮人的社會屬性，使人在社會中交流，發(fā)揮人的更大作用。高等學(xué)校人事制度改革也要充分考慮人的社會屬性，使人事檔案能夠全面、準(zhǔn)確的反映一個(gè)人的全貌。為此高等學(xué)校檔案管理要適應(yīng)改革發(fā)展的新形勢、新特點(diǎn)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類管理，即可公開內(nèi)容與不可公開內(nèi)容。對可公開的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理，可以進(jìn)行宣傳、為利用者提供便捷的利用服務(wù)。尤其是對高等學(xué)校的專家、學(xué)者、教授及教師等積極進(jìn)行宣傳，使社會、本校、外校及學(xué)生充分了解他們，為他們的教學(xué)、社會活動(dòng)及學(xué)生在選擇導(dǎo)師、選擇專業(yè)上提供完整、充實(shí)、可靠、可信任的檔案信息資源。
當(dāng)前高等學(xué)校的人事制度改革步伐和速度與高等學(xué)校的發(fā)展、社會對高等學(xué)校的要求、高等學(xué)校在現(xiàn)代社會里應(yīng)發(fā)揮的作用等還有一定的距離。為了更好的發(fā)揮高等學(xué)校的功能和作用，就必須根據(jù)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求進(jìn)行改革，合理配置人力資源，使高等學(xué)校較好的完成為國家、社會培養(yǎng)人才，提升公民素質(zhì)，為國家、社會及公眾服務(wù)的責(zé)任和使命。
1985年進(jìn)行了教育體制改革，在教育體制改革過程中高等學(xué)校一直走在改革開放的最前沿，高等學(xué)校在改革開放過程中，改革了人事制度，給高等學(xué)校的教學(xué)和科研帶來了生機(jī)和活力，也給高等學(xué)校教師自身的發(fā)展和提高提供了機(jī)會。雖然高等學(xué)校在人事制度上進(jìn)行了改革，但是，人事制度的改革，需要高等學(xué)校中其他制度的改革與之匹配及適應(yīng)，其中人事檔案管理制度的改革，就是一項(xiàng)與人事制度改革相匹配、相適應(yīng)的重要改革內(nèi)容。
高等學(xué)校目前在人事檔案管理制度中，沒有充分體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，作為保密材料，檔案的查閱和利用必須是相關(guān)人員按著嚴(yán)格的人事檔案管理制度的規(guī)定，嚴(yán)格履行人事檔案管理制度中相關(guān)的借閱手續(xù)。使人事檔案的利用價(jià)值大大降低，使人事檔案管理工作嚴(yán)重滯后于時(shí)代的發(fā)展需求。限制了高等學(xué)校人才的流動(dòng)、作用的發(fā)揮和人才的使用等，不利于高等學(xué)校的教學(xué)、科研及更好的服務(wù)社會的高等學(xué)校的管理理念。
要想充分發(fā)揮和利用人事檔案的使用價(jià)值和作用，就必須結(jié)合高等學(xué)校人事制度改革對高等學(xué)校的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，在新形勢下怎樣結(jié)合高等學(xué)校人事制度改革對高等學(xué)校人事檔案管理制度進(jìn)行改革是本文探討的主要目的。
二、高等學(xué)校人事管理制度及人事檔案管理制度改革的內(nèi)容
目前我國的高等學(xué)校是由教師、管理人員及教學(xué)輔助人員三部分構(gòu)成。伴隨著我國改革開放的推進(jìn)和深入，我國的各級各類單位的人事制度改革都在積極地推進(jìn)，改革人事制度，作為事業(yè)單位的高等學(xué)校，因其性質(zhì)和特點(diǎn)，一直走在事業(yè)單位人事制度改革的最前沿，到目前為止幾乎所有的高等學(xué)校都已實(shí)施了全員聘任制。從根本上打破了崗位終身制制度。對新增人員施行了“崗位招聘和聘用制度”。打破了傳統(tǒng)的一經(jīng)高等學(xué)校錄用就終身取得國家干部身份的模式。在人事制度改革過程中，有的高等學(xué)校還采用了“老人老辦法，新人新辦法”的人事改革管理制度和聘用原則，還針對到高等學(xué)校工作的新錄用人員采用了聘用制、兼職制、人事制等多種多樣形式的人事改革管理制度。到目前為止高等學(xué)校的全體人員的工作身份發(fā)生了根本性的改變，高等學(xué)校工作人員身份多元化的局面已經(jīng)形成。
在用人制度上高等學(xué)校采取了穩(wěn)定教師隊(duì)伍、鼓勵(lì)合理流動(dòng)、專兼職相結(jié)合、教育資源共享的原則和方針。為此，各高等學(xué)校對教師采取了積極的培養(yǎng)、培訓(xùn)等工作，以提高教師的教學(xué)能力和專業(yè)知識水平。另外為了提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和提升學(xué)校的社會知名度，多數(shù)高等學(xué)校還有選擇的向國外廣攬賢才，同時(shí)也在國內(nèi)、國外的高等學(xué)校之間進(jìn)行教師和科研人員的交流與合作。這樣大大的提高了高等學(xué)校教師隊(duì)伍的教學(xué)和科研能力，使高等學(xué)校能夠更好的發(fā)揮服務(wù)社會的作用。但是，高等學(xué)校目前的人事檔案管理工作還沒有與人事制度改革同步進(jìn)行，對高等學(xué)校人事制度改革的推進(jìn)產(chǎn)生了不良影響。目前在高等學(xué)校人事檔案管理過程中還出現(xiàn)了許多新情況，如：人檔分離的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，即人在檔案不在、檔案在人不在、甚至是存在著一人多檔的現(xiàn)象，不僅影響著高等學(xué)校的人事檔案管理工作，也對國家的人事檔案管理制度和工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。
隨著國家改革開放的繼續(xù)和深化，人事、勞動(dòng)、收入及分配制度的改革也在不斷的深入，現(xiàn)在多數(shù)高等學(xué)校都實(shí)施了崗位工資、績效工資、崗位津貼等工資分配形式和分配制度，每個(gè)人按貢獻(xiàn)度等因素決定工資報(bào)酬。另外，在高等學(xué)校的教師及科研隊(duì)伍中還存在著一個(gè)現(xiàn)象，就是“檔案工資”與實(shí)際收入不一致，人事檔案中工資的記載狀況與實(shí)際情況嚴(yán)重不符的現(xiàn)象普遍存在。
關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理
學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評價(jià)基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。
一、學(xué)歷檔案存在的主要問題
學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個(gè)：
（一）學(xué)歷檔案失真
部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時(shí)間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報(bào)職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。
（二）學(xué)歷檔案短缺
一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時(shí)間等。
（三）學(xué)歷檔案無序
學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料。
（四）檔案分裝失誤
在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯(cuò)誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個(gè)人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時(shí)經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。
（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、規(guī)范
由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒有檔案意識，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒有及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。
二、問題成因與根源追溯
（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因
學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別；五是學(xué)生檔案具有暫時(shí)性、流動(dòng)性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時(shí)間較短，不必花費(fèi)過多時(shí)間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。
（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施
教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個(gè)學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。
（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠
目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。
（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠
高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。
三、建議與改進(jìn)設(shè)想
（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。
（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理
教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時(shí)，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時(shí)。
（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)
一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認(rèn)識；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。
（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制
首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時(shí)，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識和經(jīng)驗(yàn)，對可疑材料，及時(shí)前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。
（五）強(qiáng)化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定
強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。
（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個(gè)問題：
1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)
在建立學(xué)生電子檔案時(shí)工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲等環(huán)節(jié)如有一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。
2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)
學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。
3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞
檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報(bào)送、接收電子個(gè)人檔案的無縫鏈接。
綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞： 學(xué)校檔案 科學(xué)發(fā)展觀 以人為本
科學(xué)發(fā)展觀是指導(dǎo)我國各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的思想原則，同樣，也是指導(dǎo)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的思想原則?？茖W(xué)發(fā)展觀的核心是“以人為本”，學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的核心也同樣是“以人為本”?！耙匀藶楸尽痹趯W(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中核心作用具體表現(xiàn)在思想指導(dǎo)、基本動(dòng)力、工作方法、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等方面。
1.“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有指導(dǎo)思想的作用
任何事業(yè)的發(fā)展都離不開指導(dǎo)思想，我國學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展也不能沒有指導(dǎo)思想。我國學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想與某一歷史階段的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會環(huán)境密切相關(guān)的，受教育事業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展指導(dǎo)思想的直接影響。學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想要解決的是為什么要發(fā)展，為誰發(fā)展和怎樣發(fā)展學(xué)校檔案事業(yè)的問題。
把“以人為本”為核心的科學(xué)發(fā)展觀作為學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想也是學(xué)校檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)在需要。“以人為本”為核心的科學(xué)發(fā)展觀其科學(xué)性不僅是理論的創(chuàng)造，而且對我國各項(xiàng)事業(yè)包括學(xué)校檔案事業(yè)的指導(dǎo)作用已被實(shí)踐所證實(shí)，樹立和落實(shí)“以人為本”為核心的科學(xué)發(fā)展觀是學(xué)校檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)在需要。抓住“以人為本”的核心，就是抓住科學(xué)發(fā)展觀的精髓，堅(jiān)持以人為本就是堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀。就學(xué)校檔案事業(yè)而言，“以人為本”首先是指與學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展密切相關(guān)的學(xué)校檔案形成者、學(xué)校檔案工作者、學(xué)校檔案利用者等，其次包括與學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展有間接關(guān)系的人?！耙匀藶楸尽本褪乔袑?shí)推進(jìn)學(xué)校檔案工作開拓創(chuàng)新，為廣大人民群眾的根本大法利益服務(wù)，為人的全面發(fā)展服務(wù)。
2.“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有基本動(dòng)力作用
當(dāng)前，我國學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展中存在著許多非人性化、與“以人為本”要求有一段距離的問題。比如說，學(xué)校檔案的利用限制與利用者的知情權(quán)保護(hù)問題，學(xué)校檔案的開發(fā)、開放與當(dāng)事人的隱私權(quán)保護(hù)問題，學(xué)校檔案整理方法繁瑣和減輕檔案人員負(fù)擔(dān)過重的問題等都需要盡快加以解決。而在這些具體問題的解決中，“以人為本”應(yīng)作為一種工作的境界，一種努力的目標(biāo)去實(shí)現(xiàn)。合理的目標(biāo)能夠激發(fā)人的創(chuàng)新思維，能夠產(chǎn)生工作的巨大動(dòng)力?！耙匀藶楸尽边@一目標(biāo)是符合廣大人民群眾根本利益的，它要求我們對學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中不符合人本要求、不利于人的全面發(fā)展的地方進(jìn)行合理改革，在服務(wù)學(xué)校教育事業(yè)中心工作的同時(shí)，提升學(xué)校檔案事業(yè)的整體水平，使之順應(yīng)歷史的潮流，保證學(xué)校檔案事業(yè)與學(xué)校整體教育事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，最終保障人民群眾的利益，有利于人的全面發(fā)展。從這個(gè)方面講，“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有目標(biāo)動(dòng)力作用。
學(xué)校檔案事業(yè)自身要獲得發(fā)展也必須堅(jiān)持“以人為本”。在處理“有為與有位”、“思路與出路”這類問題時(shí)，這種內(nèi)在需要就容易轉(zhuǎn)化為內(nèi)在力量，就會將目標(biāo)問題內(nèi)化，自發(fā)地尋找自身存在的不符合“以人為本”的現(xiàn)象，主動(dòng)解決不符合“以人為本”的問題。對學(xué)校檔案形成者的尊重和理解是“以人為本”的體現(xiàn)，可以激發(fā)他們歸檔的熱情，可以從文件的源頭上方便地規(guī)范檔案的形成過程，有效地從前端控制學(xué)校檔案形成的質(zhì)量和數(shù)量。對學(xué)校檔案工作者的人文關(guān)懷是對他們工作的支持、勞動(dòng)的尊重，可以激發(fā)他們創(chuàng)造性地開展工作，直接提高學(xué)校檔案管理水平。對學(xué)校檔案利用者的尊重和關(guān)心，處處為他們著想，不僅可以直接發(fā)揮學(xué)校的檔案作用，而且可以把潛在的檔案信息需求向現(xiàn)實(shí)的檔案信息需求轉(zhuǎn)化，最大限度地實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的價(jià)值。而對學(xué)校檔案捐贈(zèng)者的尊重，則肯定有利于獲取珍貴檔案，豐富學(xué)校檔案的館藏。從這個(gè)方面講，“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展又具有內(nèi)驅(qū)動(dòng)力作用。
3.“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有工作方法作用
“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展而言，不只是指導(dǎo)思想、基本動(dòng)力，還是一種實(shí)實(shí)在在的工作方法。這因?yàn)樵俸玫闹笇?dǎo)思想也要靠相應(yīng)的工作方法去實(shí)施和體現(xiàn)，否則就有存在“說”與“做”不一致的現(xiàn)象。所以，將“以人為本”為核心的指導(dǎo)思想與“以人為本”的具體工作方法統(tǒng)一起來是解決在學(xué)校檔案工作的實(shí)踐中遇到許多具體的問題的有效途徑?！耙匀藶楸尽钡墓ぷ鞣椒ú皇强斩吹目谔?，不是貼在墻上的擺設(shè)，它需要我們結(jié)合自身實(shí)際，在學(xué)校檔案工作的細(xì)節(jié)之處創(chuàng)造性地實(shí)施。比如說，一項(xiàng)學(xué)校檔案管理法規(guī)的制定與頒布執(zhí)行，有關(guān)教育行政主管部門不能是簡單地委托起草、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、蓋印下發(fā)的問題，要考慮到各所學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況和學(xué)校檔案人員執(zhí)行難度，必須經(jīng)過與廣泛地調(diào)研和征求意見，多次修訂完善后方可下發(fā)，并要告知解釋部門和聯(lián)系方式。這其實(shí)就是一種“以人為本”的工作方法。
雖然在過去的學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中，我們并沒有明確地提出“以人為本”的要求，但是這并非說我們過去就沒有“以人為本”的工作方法。我國學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展到今天，所取得的成績特別是高校檔案事業(yè)所取得的成績是有目共睹的，很大程度上是自覺貫徹落實(shí)“以人為本”的結(jié)果。事實(shí)上，在學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)踐中，我們已經(jīng)摸索出許多“以人為本”的方法。高校檔案館（室）在其利用工作環(huán)節(jié)中“以人為本”的方法是比較令人滿意的。例如，某些高校檔案館在門廳里設(shè)置咨詢臺，供應(yīng)茶水和一次性紙杯，將檔案館指南和查檔流程圖公布在門廳的墻上，為前來利用檔案的利用者提供檔案咨詢和查檔輔導(dǎo)。這就是從大多數(shù)利用者不熟悉學(xué)校檔案館的情況考慮的，此舉有助于利用者少跑冤枉路，節(jié)省檔案查閱時(shí)間，也贏得了利用者的稱贊。再如，有些高校檔案館則實(shí)行了首問負(fù)責(zé)制，即第一次接受檔案利用者咨詢的檔案人員需要全程跟蹤本次檔案利用，直到利用者查完相關(guān)檔案為止。而另有些高校的檔案館則得用館藏檔案，主動(dòng)承辦校史展覽館或者校史博物館的建設(shè)任務(wù)，并將它建設(shè)成為愛國主義教育基地，在學(xué)校素質(zhì)教育中發(fā)揮了巨大作用，這就是在為人的全面發(fā)展服務(wù)，就是高校檔案事業(yè)“以人為本”工作方法的體現(xiàn)。在這樣的基礎(chǔ)上，明確將“以人為本”作為學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中工作方法的需求，便于我們梳理、繼承學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中已有的“以人為本”的工作方法，以及提出新的遵循學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的“以人為本”的工作方法。如何在學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展中，全面推行“以人為本”的工作方法，并形成一定的體系，值得我們進(jìn)一步地去研究和探索。
4.“以人為本”對學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)作用
【關(guān)鍵詞】教育；檔案；素質(zhì)
中小學(xué)檔案是學(xué)?；顒?dòng)的直接記錄，是學(xué)?？茖W(xué)研究、教學(xué)評價(jià)、教師晉升、教代會、學(xué)代會、畢業(yè)生報(bào)考等教學(xué)活動(dòng)直接的信息資料來源。隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，中小學(xué)檔案管理已成為學(xué)校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。作為中小學(xué)檔案管理人員，面對新的形勢，必須站在時(shí)代的前沿。針對新形勢下學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)，應(yīng)該不斷的探討新的管理模式和工作方法，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。所以全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢下中小學(xué)發(fā)展的客觀要求，也是中小學(xué)檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。
1.新時(shí)期中小學(xué)檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀
檔案是一種重要的文化信息資源，檔案人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁。但是目前有相當(dāng)一部分中小學(xué)檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。這主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
1.1業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
（1）專業(yè)技術(shù)人員偏少。中小學(xué)專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低，社會的發(fā)展對檔案工作的專業(yè)文化程度提出了更高的要求，專業(yè)技術(shù)人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問題。
（2）檔案專業(yè)人員貧乏。幾年來，中小學(xué)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業(yè)人員卻極其貧乏，包括檔案專業(yè)職業(yè)高中畢業(yè)生在內(nèi)，畢業(yè)于檔案專業(yè)學(xué)校的寥寥無幾。
（3）復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，極大地影響了學(xué)校檔案的信息開發(fā)和編研工作。
1.2思維調(diào)整速度不快
由于知識和信息的大量產(chǎn)生和社會對信息和知識的大量需求，使檔案部門傳統(tǒng)的檔案管理理念受到強(qiáng)烈的沖擊，對檔案人員的管理水平更是一個(gè)挑戰(zhàn)。然而，由于檔案隊(duì)伍存在著專業(yè)知識老化，信息開發(fā)形式陳舊等問題，影響了檔案信息開發(fā)的力度和深度。具體表現(xiàn)在：一是信息開發(fā)單一，僅局限于開發(fā)檢索性、介紹性、匯編性的內(nèi)部檔案參考材料，缺少系統(tǒng)性、綜合性、專題性的檔案信息開發(fā)材料，從而無法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要；二是開發(fā)方式落后，表現(xiàn)為從開發(fā)檔案信息的選題到手段仍十分原始和公式化，沒有更好地廣泛利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)，開發(fā)帶有通用性、可轉(zhuǎn)換性的檔案信息，從而無法滿足利用者對檔案信息的需求；三是編研選題的封閉性，從編研選題到信息開發(fā)的內(nèi)容缺乏現(xiàn)實(shí)針對性，缺少對利用者的吸引力。
1.3現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)
一是掌握計(jì)算機(jī)操作技能欠佳，常常出現(xiàn)“望機(jī)興嘆”或上機(jī)不能得心應(yīng)手的情況，影響了信息快速傳播的效果。
二是對信息化的設(shè)備功能了解掌握不全。計(jì)算機(jī)管理檔案具有快速檢索、自動(dòng)分類組合和多樣化展示等功能，但由于檔案人員大多對計(jì)算機(jī)應(yīng)用知之不多，故無法使用這些信息設(shè)備的功能，對其僅僅停留在一些簡單的操作階段，從而也就無法展示檔案的魅力。
三是接受信息能力手段落后。信息時(shí)代是跨國數(shù)據(jù)的交流時(shí)代，檔案人員要想更好地開發(fā)信息，就必須廣征博采地接受信息，就必須具備良好的英語水平和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能。否則在國際互聯(lián)網(wǎng)上將步履維艱，而目前中小學(xué)檔案隊(duì)伍恰恰缺乏這方面的人才。
2.中小學(xué)檔案人員素質(zhì)的基本要求
面對新形勢，中小學(xué)檔案工作者必須具備以下的基本素質(zhì)：
2.1中小學(xué)檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)
中小學(xué)檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)，還特別要求檔案專業(yè)工作人員具有良好的為人民服務(wù)的精神。
2.2中小學(xué)檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)
中小學(xué)檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其它專業(yè)知識靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
2.3中小學(xué)檔案專業(yè)工作人員的知識素質(zhì)
扎實(shí)的知識功底和熟練的業(yè)務(wù)技能。檔案工作是事務(wù)性工作與知識密集性工作的聚合體，只有培養(yǎng)出扎實(shí)的知識功底，才能對工作得心應(yīng)手。中小學(xué)檔案人員的知識素質(zhì)包括全面的檔案基礎(chǔ)理論知識，科學(xué)技術(shù)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文獻(xiàn)編纂學(xué)、歷史學(xué)、地理學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、自動(dòng)化管理、專門檔案管理、寫作等專業(yè)知識、外語功底和由此拓展的諸如行政管理、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)管理、基建管理、企業(yè)管理等管理技能。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識，才能更好地從事檔案工作。為了吸收先進(jìn)國家的檔案工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)與方法，有條件的檔案專業(yè)工作者還應(yīng)掌握外國語言知識。
2.4中小學(xué)檔案專業(yè)人員應(yīng)具用現(xiàn)代化手段素質(zhì)
近幾年，由于現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具，它替代了傳統(tǒng)的手工操作。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文檔。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進(jìn)庫取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息予以數(shù)字化，并通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，能促進(jìn)檔案人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息、最大程度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)跨地域、跨時(shí)間、跨學(xué)科、跨內(nèi)容地尋找到所需的信息。
3.提高中小學(xué)檔案工作者職業(yè)素質(zhì)的有效途徑
在新形勢下，為適應(yīng)檔案事業(yè)的需要，做好檔案工作，必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高中小學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)。
3.1強(qiáng)化檔案意識，提高職業(yè)信息素養(yǎng)
隨著信息技術(shù)和信息手段的不斷發(fā)展，文件檔案信息的產(chǎn)生數(shù)量驚人，有的也是稍縱即逝的。檔案工作者如果缺乏強(qiáng)烈的信息意識，將很難確保檔案信息的完整收集。
檔案產(chǎn)生于人類社會的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)。其涉及面非常之廣，因此檔案工作者的信息意識應(yīng)建立在寬厚的知識背景的基礎(chǔ)上，只有不斷擴(kuò)展自己的知識領(lǐng)域，掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識，才能使檔案信息收集變得輕松，并具備更多的信息收集途徑。
檔案信息能否順利進(jìn)入社會信息交流系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)服務(wù)于一定的社會目標(biāo)，關(guān)鍵在于檔案信息質(zhì)量以及檔案信息服務(wù)質(zhì)量。而這有賴于建立一支高素質(zhì)檔案信息隊(duì)伍。這是做好檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的根本。這就要不斷提高其工作人員自身的政治素質(zhì)、理論水平和駕馭檔案工作發(fā)展趨勢的能力以及檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，從檔案意識的提高入手，增強(qiáng)責(zé)任感，為檔案信息化的建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。
3.2學(xué)習(xí)相關(guān)知識，提高業(yè)務(wù)能力
學(xué)校檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要學(xué)習(xí)了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)的學(xué)科知識，鍛煉提高以下幾個(gè)方面的能力：
一是積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中，中小學(xué)檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員為了切實(shí)做好檔案工作，不可避免地要和有關(guān)部門和有關(guān)人員打交道。如何得到各方面的支持，加強(qiáng)溝通聯(lián)絡(luò)，除靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
二是組織文字材料的寫作能力。中小學(xué)檔案人員直接與文字打交道，要有較高文字概括能力和較強(qiáng)的文字書寫能力。有了一定的文字修養(yǎng)水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料編纂成黨政管理，教學(xué)活動(dòng)，科研生產(chǎn)等活動(dòng)中需要的信息材料，直接為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。
三是應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。近幾年，由于現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成為中小學(xué)檔案管理工作非常重要的工具。因此，以后檔案部門提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而且有大量的電子文檔。
檔案管理人員不再只是忙于收集、整理紙介檔案資料，而且同時(shí)還要負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息予以數(shù)字化，并通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。
掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，能促進(jìn)檔案人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化控制與管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，最大程度地運(yùn)用信息。
3.3建立中小學(xué)檔案工作者終身學(xué)習(xí)制度
關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析
1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認(rèn)識，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時(shí)對人事檔案管理的相關(guān)知識進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).
大數(shù)據(jù)源于信息技術(shù)革命。隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)成為繼物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算之后信息技術(shù)行業(yè)又一大顛覆性的技術(shù)革命，對許多組織的管理方式方法帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來了很多挑戰(zhàn)。2011年5月，全球著名的管理咨詢公司麥肯錫咨詢公司了名為《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競爭和生產(chǎn)力的下一個(gè)前沿領(lǐng)域》的研究報(bào)告，報(bào)告指出，分析“大數(shù)據(jù)”將成為競爭的關(guān)鍵。如果再輔以正確的政策和有利條件，“大數(shù)據(jù)”將引發(fā)新一輪的生產(chǎn)力增長與創(chuàng)新。麥肯錫研究報(bào)告的內(nèi)容促進(jìn)了美國在“大數(shù)據(jù)”方面開展一系列實(shí)際行動(dòng)。2012年3月22日，美國總統(tǒng)奧巴馬宣布啟動(dòng)“大數(shù)據(jù)研究與發(fā)展計(jì)劃”，在研發(fā)計(jì)劃中，美國政府并投資2億美元來促進(jìn)這個(gè)計(jì)劃的實(shí)施，把對大數(shù)據(jù)的研究上升為美國國家戰(zhàn)略部署總體藍(lán)圖，其重要性不言而喻。那么，什么是大數(shù)據(jù)？目前，學(xué)術(shù)界對于大數(shù)據(jù)并沒有給出一個(gè)統(tǒng)一的定義。有定義認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數(shù)據(jù)所耗時(shí)間超過可容忍時(shí)間的數(shù)據(jù)集。也有研究認(rèn)為，大數(shù)據(jù)技術(shù)定義作為新一代的技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)，通過使用高速捕獲、發(fā)現(xiàn)和分析手段從海量數(shù)據(jù)中獲取價(jià)值。我國數(shù)據(jù)信息權(quán)威李國杰院士則認(rèn)為“大數(shù)據(jù)是指在可容忍的時(shí)間內(nèi)無法用傳統(tǒng)IT技術(shù)和軟硬件工具對其進(jìn)行感知、獲取、管理、處理和服務(wù)的數(shù)據(jù)集合?！彪m然目前對于大數(shù)據(jù)沒有絕對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)定義，但是，大數(shù)據(jù)自身卻具有一些共性特征。目前，學(xué)術(shù)界比較統(tǒng)一的認(rèn)識是大數(shù)據(jù)具有四個(gè)基本特征：第一，數(shù)據(jù)量大。這是指數(shù)據(jù)在量的方面的累計(jì)，也是大數(shù)據(jù)的核心特征。數(shù)據(jù)量大的主要原因是互聯(lián)網(wǎng)的普及，通過互聯(lián)網(wǎng)，人們在獲得信息的同時(shí)，也產(chǎn)生了大量的信息。第二，數(shù)據(jù)種類多。這指的是數(shù)據(jù)本身的外在表現(xiàn)形式。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型簡單，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈現(xiàn)并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，除了普通的表格形式、文本等形式外，還有微博、視頻、圖片、二維碼等形式的大量的半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。面對龐大的數(shù)據(jù)量，人們也能很快在互聯(lián)網(wǎng)上獲得自己需要的信息。第三，價(jià)值密度低。指的是大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)因?yàn)閿?shù)據(jù)基數(shù)大，較以前的少量數(shù)據(jù)而言，數(shù)據(jù)的價(jià)值與數(shù)據(jù)的總量呈反比例關(guān)系。換言之，分母大，分子小，因而得到的價(jià)值小。這是它的基本屬性。因此如何從大量的數(shù)據(jù)中搜索出實(shí)用的數(shù)據(jù)是需要研究的重點(diǎn)。隨著信息數(shù)據(jù)的無限增值，信息數(shù)據(jù)的價(jià)值密度反而趨小。第四，處理速度快。指的是大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)處理效率。這是它的重要特性。隨著數(shù)據(jù)量越來越多，數(shù)據(jù)信息傳播速度加快，必然要求數(shù)據(jù)的處理速度也越來越快，否則大量的數(shù)據(jù)根本無法得到有效處理，從而引發(fā)數(shù)據(jù)處理技術(shù)創(chuàng)新。從以上特征可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)的本質(zhì)并非表面的“大容量”，其概念內(nèi)涵是“大價(jià)值”。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正內(nèi)涵是，它不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對這些含有不同價(jià)值和意義的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、專業(yè)化處理和運(yùn)用，才是標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
我國高校人事檔案傳統(tǒng)的管理模式是收集、管理、利用三環(huán)節(jié)。但是，隨著我國人事管理制度的不斷深化，加上大數(shù)據(jù)時(shí)代的出現(xiàn)，對高校傳統(tǒng)的人事檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。
1.高校人事檔案信息資源收集的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國高校人事檔案管理主要包括三個(gè)方面：第一是在編教職員工的檔案。這是高校人事檔案的主體部分；第二是已經(jīng)退休人員的檔案。第三是離職人員未提走的檔案。由于高校教師學(xué)歷比較高，因此流動(dòng)性也較為頻繁。很多教師離開學(xué)校去另外一家單位工作后，由于種種原因，檔案還沒有轉(zhuǎn)走而仍然留在學(xué)校的。從學(xué)院學(xué)科發(fā)展情況來看，高校人事檔案管理更是錯(cuò)綜復(fù)雜。如果按照學(xué)科門類進(jìn)行人事檔案管理的話，那么需要?dú)w檔的人事檔案數(shù)據(jù)龐大且形式多樣。而且，這些檔案大都是紙質(zhì)檔案，檔案管理信息化程度較低。因此，面對大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何有效收集高校人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案從紙質(zhì)檔案管理到檔案數(shù)字信息化管理，是高校人事檔案信息資源收集面臨的挑戰(zhàn)。
2.高校人事檔案管理業(yè)務(wù)的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式下，“收”是各學(xué)院和處室向人事管理部門或者檔案管理部門移交部門職工的工作信息，或者由教職工本人向檔案管理部門或者人事管理部門提供工作檔案信息?！肮堋钡囊馑贾饕鞘止す芾怼．?dāng)前，我國高校人事檔案管理還是傳統(tǒng)管理模式，教職工人事檔案管理都是通過手工翻閱查詢教職工的檔案信息，由于紙質(zhì)人事檔案的保存時(shí)間有一定的局限性，人事檔案的查閱次數(shù)越多，那么人事檔案的破損率就越高，因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何對高校人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，以電腦信息化管理程序代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞動(dòng)，采用云平臺存儲、計(jì)算和分析高校人事檔案，使得紛繁復(fù)雜的高校教師人事檔案管理程序化和規(guī)律化，這對當(dāng)前高校人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)。
3.高校人事檔案服務(wù)人事管理的挑戰(zhàn)。在我國高校，傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏開發(fā)和服務(wù)理念，管理設(shè)備和技術(shù)比較陳舊，管理權(quán)限歸屬部門不統(tǒng)一，傳統(tǒng)的人事檔案管理以紙質(zhì)文檔管理為主，要查找教師的檔案信息，必須去保管檔案的部門申請查找，程序還比較負(fù)責(zé)，使得高校教師的人事檔案整年處于被動(dòng)利用狀態(tài)。這些情況影響了高校人事檔案管理的規(guī)范化和合理利用。然而，高校人事檔案的主要作用是對人事檔案建立數(shù)據(jù)庫，通過高校人事管理人員對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，將原來沉淀在庫的“死檔案”變成高校人事管理的“活信息”，為學(xué)校高層進(jìn)行人事決策提供參考，從而提高檔案價(jià)值。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理創(chuàng)新策略
從高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理到人事檔案數(shù)字信息化管理，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，用現(xiàn)有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息資源管理。這就需要充分研究當(dāng)前高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀，改革創(chuàng)新管理模式，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢將其管理走向數(shù)據(jù)化和信息化，才能有效發(fā)揮高校人事檔案服務(wù)教學(xué)、科研和社會服務(wù)的功能。
1.樹立“大數(shù)據(jù)”的人事檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源有效融合。高校人事檔案是高校人才信息的基礎(chǔ)，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、職務(wù)職稱、業(yè)績成果、專業(yè)特長等基本信息。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，對于高校人事管理工作者來說，需要更新傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，樹立敏銳的數(shù)據(jù)信息管理意識，將大數(shù)據(jù)中的教職工信息與現(xiàn)實(shí)中的具體的人有效結(jié)合起來，通過調(diào)動(dòng)教職工數(shù)據(jù)信息，能夠結(jié)合現(xiàn)實(shí)中的教學(xué)、科研等具體工作，進(jìn)行資源分配。舉例來說，如果需要針對全校學(xué)生開出一門管理倫理學(xué)課程，在確定哪位教師最適合上這門課的時(shí)候，可以通過人事檔案管理數(shù)據(jù)，進(jìn)行信息搜索，將具有管理學(xué)和倫理學(xué)學(xué)科背景的教師全部找出來，接下來一個(gè)一個(gè)進(jìn)行分析，最后通過面談，確定合適的任課教師人選。由此看來，需要對這些人事檔案的基本信息進(jìn)行數(shù)字化管理，以便為高校人力資源管理提供有效的科學(xué)依據(jù)。
2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理可視化。數(shù)據(jù)開放和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)據(jù)資源融合的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。對于高校人事檔案管理部門來說，將不同部門、不同院系的教職工個(gè)人信息在學(xué)校層面上運(yùn)行，就需要構(gòu)建一個(gè)多中心多層級的學(xué)校數(shù)據(jù)平臺，分別存放各個(gè)學(xué)院、系部、處室等數(shù)據(jù)主體和學(xué)校外部各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)。在這個(gè)學(xué)校層面的數(shù)據(jù)平臺上，通過對學(xué)校的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整合、共享及利用后，能夠通過當(dāng)今的高科技數(shù)據(jù)處理技術(shù)將教職工人事檔案信息實(shí)現(xiàn)可視化。例如，學(xué)校教師中教授、副教授、博士的比例，通過數(shù)據(jù)圖一目了然。與外校同等層次的高校相比，學(xué)校學(xué)科發(fā)展的優(yōu)勢和弱勢，通過數(shù)據(jù)分析對比形成圖形，對比效果簡單明了。這就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。而且，在大數(shù)據(jù)管理平臺上，有利于將學(xué)校科研處、教務(wù)處、人事處關(guān)于教職工的人事檔案信息進(jìn)行有效整合，教職工的所有信息都在學(xué)校這個(gè)大平臺上拉通，有利于人文社科、理工科院系發(fā)展進(jìn)行不同層次的比較，使得整個(gè)學(xué)校發(fā)展情況實(shí)現(xiàn)可視化。
關(guān)鍵詞： 人事檔案 管理工作 思考與建議
一、引言
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，學(xué)校的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，而人事檔案管理作為其中的重要一員，當(dāng)然也不能落后，制約學(xué)校的管理建設(shè)水平，不能保障學(xué)校的權(quán)益不被損害。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理建設(shè)的快速增長，我們需要逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化等，讓檔案管理進(jìn)行一體化發(fā)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案材料的歸檔、存放、保存、備份等，不能把人事檔案管理分開討論。為此，我們需要構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案進(jìn)行安全存放、合理歸檔。
二、新時(shí)期人事檔案管理的簡單敘述
人事管理是學(xué)校教職工信息的重要載體，全面記載教職工的基本情況，反映他們的個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)，是學(xué)校全面考察了解、正確評價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會各方面的快速發(fā)展，人事檔案管理不斷向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展。
三、新時(shí)期人事檔案管理的重要作用
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，以期適應(yīng)逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄。企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強(qiáng)對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。
四、研究與分析人事檔案管理的優(yōu)化方法
1.把人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理。
學(xué)校檔案管理人員對檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，需要對學(xué)校的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，使用不同的檔案管理箱對他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障學(xué)校的權(quán)益。
2.對人事檔案需要采取備份管理，以備不時(shí)之需。
對人事檔案需要采取備份管理，針對紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時(shí)的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時(shí)準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時(shí)使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案管理，可以有效減少資源的損耗、丟失。
3.對人事檔案需要進(jìn)行不定時(shí)檢查，對人力資源循環(huán)了解。
對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對學(xué)校的人事檔案進(jìn)行不定時(shí)檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價(jià)值的人力資源材料等，做到對人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量保護(hù)學(xué)校的人力檔案資源完整而沒有外泄，以免引發(fā)一些損害學(xué)校利益的事情。
4.對人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源體系。
對人事檔案需要進(jìn)行定期修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進(jìn)行檢查、查看；對電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時(shí)地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源檔案管理體系。
5.對于不同類別的人事檔案，需要分門別類進(jìn)行安全存放。
學(xué)校在發(fā)展過程中，需要分門別類，將不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價(jià)值的檔案，進(jìn)行特別保護(hù)。一定要嚴(yán)格地保存完整，并保證時(shí)間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失，處理起來就會相當(dāng)麻煩。在此過程中，還需要逐步地建立較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類管理，便于工作需要資源的時(shí)候順手拿出來，使得學(xué)校的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。
6.對于一些特別珍貴的人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)與儲存。
學(xué)校在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價(jià)值和意義的檔案，并對這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別保護(hù)，專門設(shè)置一個(gè)特別的檔案管理中心，對他們實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)與儲存，以防在需要資料的時(shí)候，翻遍所有資料庫都找不到需要的資料。那樣的話，既浪費(fèi)了不必要的時(shí)間，又浪費(fèi)了人力資源，更不能達(dá)到預(yù)期效果，得不償失。
五、結(jié)語
在學(xué)校的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源安全、不外泄，我們需要對人事檔案進(jìn)行管理，對檔案實(shí)行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為學(xué)校的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而確保學(xué)校的正常開展而不被影響。
參考文獻(xiàn)：