時間：2022-11-24 01:40:30
導(dǎo)語：在檔案數(shù)字化論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）數(shù)字化管理能夠適用國土資源的復(fù)雜性特點
國土資源檔案具有較高的專業(yè)性，而且檔案種類之間本身具有相對復(fù)雜的關(guān)系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復(fù)雜性特點來說，數(shù)字化管理能夠?qū)?shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化成知識庫，利用智能化系統(tǒng)進行專家分析，因此，能夠?qū)?fù)雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現(xiàn)流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。
（二）數(shù)字化管理能夠適用國土資源易變更性特點
國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國經(jīng)濟快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會出現(xiàn)改變。如采用傳統(tǒng)的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對國土資源信息容易變更的問題。
（三）數(shù)字化管理能夠適用國土資源完整性特點
國土資源檔案是一個系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現(xiàn)某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關(guān)性信息，并對此進行修改。但是在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。
二、推進國土資源檔案數(shù)字化管理的主要措施
（一）改變觀念充分認識數(shù)字化管理的重要作用
只有充分認識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進行推動才能夠?qū)嵤?，因為國土資源本身的復(fù)雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識庫，從而實現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。
（二）制定實施計劃分步實施
首先要明白國土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行嚴格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。
（三）搞好安全性建設(shè)
1.1便于檔案資料存儲
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質(zhì)檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關(guān)原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進行存儲，不僅可極大節(jié)省存儲空間和成本，還可最大限度地實現(xiàn)永久保存。
1.2實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)對本單位檔案數(shù)字資源進行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡(luò)進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應(yīng)的開放檔案，可更大限度地實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。
1.3節(jié)約大量人力財力資源
傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)之后可一次投入重復(fù)利用，不用再重復(fù)進行紙質(zhì)檔案保存和復(fù)印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網(wǎng)絡(luò)的潛能充分利用和發(fā)揮出來，有效避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。
2高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
2.1對檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視
隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來越多的高校師生已經(jīng)開始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但由于數(shù)字化建設(shè)尚屬于初始發(fā)展階段，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。
2.2缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才
高校檔案數(shù)字化建設(shè)對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識單一且嚴重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識，難以適應(yīng)信息化時代下高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要。
2.3檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費投入不足
高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設(shè)施，如果沒有這些作為基礎(chǔ)的話，就難以對現(xiàn)有原始檔案進行數(shù)字化管理和處理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)只能是紙上談兵。在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。
3新形勢下推進高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略
3.1提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認識
隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務(wù)。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認識到提高檔案數(shù)字化建設(shè)對高校各項事業(yè)發(fā)展的促進作用，明確職責(zé)，加強對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，有力推進高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進程。
3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平
高校數(shù)字化建設(shè)作為一項長期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應(yīng)加強對事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，針對不同對象的不同需求，開設(shè)系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容供檔案工作人員學(xué)習(xí)。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，主動進行繼續(xù)教育，從自身實際出發(fā)，采取自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。
3.3加大對高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入
由于我國的許多高校對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性沒有足夠認識，在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，在資金預(yù)算、人才引進種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費，盡可能保證這項工作可順利實現(xiàn)。與此同時，應(yīng)將資金投入納入到單位經(jīng)費規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設(shè)的長期開展。
3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠
隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作不斷發(fā)展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應(yīng)采用較為先進成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機制，將相關(guān)責(zé)任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監(jiān)控機制，引入切實有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對“病毒”和“黑客”等行為進行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。
4結(jié)語
由于公路工程項目建設(shè)周期長、參建單位雜、檔案數(shù)量多，人工整理可能出現(xiàn)一定的偏差。檔案數(shù)字化前處理階段是對檔案進行仔細清點核對的最佳時機。為此，在前處理流程上更應(yīng)該制定嚴格的操作流程。一是檔案出入庫中必須登記，辦理出入庫手續(xù)，責(zé)任到人。一個批次的出庫檔案不能過多；二是在清點檔案的過程中，要清點到頁。對漏編頁號的檔案，要補打頁碼，并在備考表中注明；三是核對檔案目錄，確保目錄與文件內(nèi)容的一致。對單份文件無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容的，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”號。三是確保檔案號的唯一性。同時一個機關(guān)檔案室室藏檔號必須指代單一，保持穩(wěn)定，并留有適當(dāng)?shù)倪f增容量。
二、提前修復(fù)受損的公路工程檔案
公路工程檔案是在項目建設(shè)過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變在所難免。在開展檔案前處理工作之時，應(yīng)當(dāng)對這些受損的檔案進行搶救性修復(fù)。一是對破損嚴重的卷皮、卷盒進行更換，對發(fā)生蟲蛀、霉變的檔案要進行標注并及時進行修復(fù)處理，修復(fù)完成后再進行數(shù)字化；二是對案卷內(nèi)小于A4或16開的紙張，如票據(jù)、存根、回執(zhí)等文件資料，要粘貼到A4或16開紙上，方便檔案的裝訂；三是對大尺寸、形狀不規(guī)則的圖紙要進行標注并使用工程圖紙掃描儀進行掃描。對褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進行掃描。
三、確保公路工程檔案的信息安全
轉(zhuǎn)變觀念
數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進檔案管理和服務(wù)工作的順利開展。
轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標
在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應(yīng)發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當(dāng)前城建檔案館的工作目標。
保障技術(shù)人員的需求
數(shù)字化管理需要大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質(zhì)人才機制，從根本上保證數(shù)字化的管理的順利實施。紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并行是走向數(shù)字化管理必經(jīng)的一個階段，全國城建檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅速，但仍是針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關(guān)鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發(fā)展完善。城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現(xiàn)提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護。通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，達到適應(yīng)市場需求，實現(xiàn)資源共享的目的。
（一）館藏城市建設(shè)檔案數(shù)字化。
在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理，主要是通過對多媒體技術(shù)、計算機技術(shù)進行融合和利用，協(xié)調(diào)處理傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資料，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，從而使所有館藏的城市建設(shè)檔案信息都用數(shù)字化的形式來存儲。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設(shè)檔案館實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化最核心的基本點。
（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。
城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現(xiàn)辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個基本點。
（三）檔案資源的利用共享化。
當(dāng)下，城市建設(shè)的步伐越來越快，各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當(dāng)中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實現(xiàn)資源共享，數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化，完成城市建設(shè)檔案為社會服務(wù)的根本目的。
二、實現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。
我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對檔案實行集中管理，具體體現(xiàn)在兩個方面：一方面，對館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢在于：對檔案管理進行整體規(guī)劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白，能促進統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時對城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別，還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個專業(yè)、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。
（二）檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，并提供支持。
城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)涉及到各方面的工作，不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織，還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理，得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結(jié)果來看，我國大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節(jié)點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工，專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實現(xiàn)。
（三）建立健全實現(xiàn)數(shù)字化管理的組織網(wǎng)絡(luò)。
1.1管理工作缺乏全面性，管理質(zhì)量不高從現(xiàn)狀看來，縣級供電企業(yè)對于檔案資料的收集整理工作缺乏全面性、規(guī)范性，尤其體現(xiàn)在對建設(shè)項目檔案的整理、排列、編目、裝訂等環(huán)節(jié)中。有的建設(shè)項目工程竣工后，工作人員容易忽略對工程各階段檔案資料的收集和整理，待到項目投產(chǎn)達標檢查時，才進行應(yīng)付式的檔案收集和整理工作，很大程度上造成了文件資料真實性和整體性的缺失，影響了工程竣工的檔案質(zhì)量，更影響到后期對檔案資料的開發(fā)利用效率。
1.2管理者忽視檔案管理，員工缺乏管理意識檔案管理是供電企業(yè)的重要組成部分，但是管理者往往忽視檔案管理。當(dāng)前許多縣級供電企業(yè)中，管理者與員工都缺乏足夠科學(xué)的檔案意識，思想認識較為落后，對檔案管理工作的作用缺乏了解，未認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性等現(xiàn)象。因此對于檔案管理工作沒有嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各職能部門各自檔案各自保管，且較為分散，缺少集中規(guī)范的檔案管理。在部分縣級供電企業(yè)中，其檔案工作也并未列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，檔案管理工作滯后于企業(yè)的發(fā)展進程。
2提高縣級供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的措施
2.1創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊伍，提高檔案管理水平針對檔案員更換頻繁、檔案業(yè)務(wù)知識缺乏的問題，供電公司應(yīng)加強檔案管理人員培訓(xùn)，將檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)和電力系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)相結(jié)合。一方面邀請市檔案局專家和電力系統(tǒng)檔案老專家對員工開展文書檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案等方面的培訓(xùn)；組織學(xué)習(xí)《縣級供電企業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書》，在具體工作中進一步規(guī)范檔案管理，全面提高檔案員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。另一方面走出去學(xué)習(xí)考察，取長補短。例如：某市級供電企業(yè)組織10個縣公司檔案員到其他公司或單位參觀學(xué)習(xí)，使其開拓眼界、增長知識。檔案達標升級工作的開展，使該供電公司市、縣公司檔案管理基本實現(xiàn)了檔案庫房標準化、案卷量規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化，并向現(xiàn)代化管理的方向邁進，檔案管理工作水平有了質(zhì)的飛躍，為公司又好又快發(fā)展，加快“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司建設(shè)進程奠定了堅實的基礎(chǔ)。
2.2明確檔案管理目標，緊抓管理質(zhì)量以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設(shè)施落后，檔案員素質(zhì)參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標管理達到省級標準的單位只有5個，達標升級率在全省系統(tǒng)排名靠后。為扭轉(zhuǎn)被動局面，改變落后狀況，公司制定工作方案和工作進程表，明確了檔案工作目標，成立以黨政主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，形成了黨政主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常抓、辦公室具體抓的工作機制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴格監(jiān)控檔案收集、整理、保管、質(zhì)量及指導(dǎo)，做到管在質(zhì)量、細在過程、重在利用，為檔案工作的提高提供了堅強的組織保障。
2.3健全管理制度，實施統(tǒng)一的管理模式電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)要在上級單位統(tǒng)一組織下進行，其優(yōu)勢有：①統(tǒng)一電子文檔的格式質(zhì)量，為電力系統(tǒng)各單位間檔案共享打好基礎(chǔ)，避免由于各單位數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商水平差異，而產(chǎn)生電子文檔錄入質(zhì)量參差不齊。②各單位統(tǒng)一招標，增加談判砝碼，有利于節(jié)約資金。③文書檔案數(shù)字化要全局一盤棋，合理規(guī)劃，由上至下有序推廣，這樣可以避免多次重復(fù)勞動，節(jié)省人力、物力。各單位需要長期執(zhí)行的上級發(fā)文數(shù)量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進行數(shù)字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，出現(xiàn)大量重復(fù)勞動。上級單位可對需下發(fā)的文件先進行數(shù)字化，同時對應(yīng)到檔案管理系統(tǒng)中，不用費時費力，多次重復(fù)掃描，又可以實現(xiàn)文書檔案共享。
2.4確保數(shù)字化檔案優(yōu)質(zhì)規(guī)范，提高檔案整理質(zhì)量確保數(shù)字化檔案優(yōu)質(zhì)規(guī)范，為快捷利用打好基礎(chǔ)，要求加工方登記每卷錄入者信息，明確責(zé)任，據(jù)此追溯對錄入信息做出明確規(guī)定，區(qū)別不同種類檔案，固定顏色，固定像素，畫面糾正和凈化處理。歷史久遠的檔案普遍存在文件題名不規(guī)范，責(zé)任者不明確，卷內(nèi)目錄過于簡單等不利于日常檔案查詢利用的問題。比如手寫文書檔案，年代久遠的科技檔案、實物檔案，加工方要依據(jù)有關(guān)檔案整理規(guī)范，對這些檔案提取科學(xué)恰當(dāng)?shù)奈募祟}、收文單位、收文時間、發(fā)文時間等檢索字段。對科技檔案圖紙部分大小不一，大型圖紙和藍圖錄入有一定難度的，要求加工方在圖紙輸入精度、圖紙拼接、藍圖消藍、數(shù)據(jù)壓縮規(guī)格方面有明確要求。數(shù)字化成果驗收中，要做到對大量數(shù)字信息一一校驗，現(xiàn)有檔案人員數(shù)量和有限的時間顯然是不允許的。檔案人員一方面要責(zé)成加工方指定專人負責(zé)校驗，一方面選擇抽查，數(shù)字化信息的抽檢率不宜低于5%，抽檢發(fā)現(xiàn)問題，立即將問題件退回加工人員整改。通過追溯，識別差錯率較高的錄入，適當(dāng)提高對其錄入成品的抽檢率總結(jié)差錯共性，找出易發(fā)生同類問題的文檔，適當(dāng)加大抽檢率。
3結(jié)束語
[
關(guān)鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機自動化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ?、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應(yīng)具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套，異地保存。
（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在?？梢灶A(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。
1.1落后的基礎(chǔ)設(shè)施與先進的數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾
數(shù)字化高校檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎(chǔ)上，借助廣泛普及的計算機與通暢無阻的網(wǎng)絡(luò)，充分應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數(shù)字化建設(shè)通過將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)引入檔案領(lǐng)域，實現(xiàn)了檔案資源的科學(xué)保護與資源共享。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須依托于空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò).而現(xiàn)行高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施遠遠不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。
（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏
許多學(xué)校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實質(zhì)的作用。
（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
許多擁有豐富館藏資源的學(xué)校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。
（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴大資源共享面的初衷。
1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾
人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。
1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用
但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學(xué)校的數(shù)字化檔案館中對于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學(xué)們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時因為缺乏專人負責(zé)對數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。
2反饋機制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾
高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。
3.針對高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對策
3.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費。經(jīng)費的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應(yīng)注重數(shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。
3.2加大人才培養(yǎng)力度
檔案館工作人員不僅承擔(dān)者檔案館的建設(shè)、更新、維護與升級，更承擔(dān)著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關(guān)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結(jié)構(gòu)，定期對相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進外來人才，為檔案館建設(shè)補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。
3.3強化使用推廣
高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學(xué)員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設(shè)的同時，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強信息化建設(shè)對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。
3.4加強反饋機制的建立
只有通過與用戶的及時溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數(shù)字化建設(shè)。而其反饋機制的建立就要借助于有效的溝通平臺的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調(diào)配相關(guān)人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機、郵箱等有效聯(lián)系方式，以最醒目地方式標注在檔案館網(wǎng)頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進行數(shù)據(jù)庫使用方法的咨詢、對檔案館進行測評或針對有關(guān)問題提出意見與建議。針對用戶提出的問題，管理員需在最短的時間內(nèi)認真予以解答，并將重要問題進行及時的整理與匯總，并向檔案館匯報。接到問題后，各檔案館需通過會議討論等方式及時提出解決方案并認真組織落實，進行改進。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理，數(shù)字化，知識管理
1、前言知識經(jīng)濟的到來在廣泛影響人們物質(zhì)文化生活的同時，也引發(fā)了人們對于企業(yè)經(jīng)營管理的思考，引起了企業(yè)競爭行為和態(tài)勢的革命性變化。在經(jīng)濟全球化、知識普及化的今天，知識管理成為提高企業(yè)核心競爭力及可持續(xù)發(fā)展力的關(guān)鍵。面對著無限的發(fā)展機遇，企業(yè)管理者只有充分的利用知識來武裝自己才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，使企業(yè)科學(xué)管理之樹常青。那么，如何實現(xiàn)企業(yè)管理的全面知識化從而增強企業(yè)的綜合競爭力使之利于不敗之林，首要目標就是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化。這是由于企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)的最真實的寫照。它便于企業(yè)各方面的利用，為企業(yè)的各類活動提供檔案服務(wù)，是企業(yè)維護自身經(jīng)濟利益和再現(xiàn)歷史面貌的重要依據(jù)。論文格式，知識管理。企業(yè)經(jīng)營管理者及員工通過檔案展開對企業(yè)經(jīng)營文化、歷史的追憶和回顧，在追古意今的思緒中明確企業(yè)的發(fā)展方向，制定企業(yè)的改革政策，為員工及企業(yè)提供了前進的動力。企業(yè)檔案是企業(yè)豐富知識資源的象征，是一種無形的資產(chǎn)，因此實現(xiàn)企業(yè)管理的知識化首要任務(wù)即是對企業(yè)檔案的全面管理。
2、企業(yè)檔案管理的數(shù)字化趨勢信息化的社會決定了高科技的廣泛應(yīng)用與快速發(fā)展。這種應(yīng)用同樣體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理中。它們多樣化、復(fù)雜化、細致化、信息化的管理流程決定了高科技手段的廣泛應(yīng)用和全面數(shù)字化的發(fā)展進程。在眾多檔案中快速查詢到需要的內(nèi)容，對檔案進行年代的編排與錄入，檔案的全面分類管理、檔案的借還、歸檔、檔案的查詢及共享管理均需要數(shù)字化的檔案管理方式。論文格式，知識管理。同時，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式的自動化、智能化也給企業(yè)檔案管理的數(shù)字化帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理的數(shù)字化有利于企業(yè)提高檔案管理效率，降低管理成本，促進信息資源的共享與流通，增強企業(yè)綜合競爭力。因此，便捷、高效、有序、統(tǒng)一的自動化、共享化管理是企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢。
3、企業(yè)知識管理概述企業(yè)知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識的價值，為此知識管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R在最恰當(dāng)?shù)臅r間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們做出最好的決策。因此企業(yè)知識管理對檔案管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理有著科學(xué)的導(dǎo)向作用。論文格式，知識管理。知識管理對企業(yè)信息、資訊進行全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運用，并通過促進知識的共享、創(chuàng)新來實現(xiàn)知識的增殖，從而達到企業(yè)全面升華的目的。市場分析、經(jīng)營戰(zhàn)略等特有的經(jīng)驗和成熟的方法需要知識的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進而優(yōu)化為全面的企業(yè)知識體系，成為企業(yè)最薄厚悠遠的戰(zhàn)略資源。
4、知識管理對檔案管理的要求知識管理是目標，檔案管理是手段，因此，知識管理對企業(yè)戰(zhàn)略目標、經(jīng)營理念、管理方式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信系管理等方面的不同程度的要求決定著企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變方式。論文格式，知識管理。即從注重檔案實體管理轉(zhuǎn)向注重檔案內(nèi)容即知識的管理，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施智能化、科技化、一體化的檔案管理服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識的資源共享。這種角色的轉(zhuǎn)變，要求檔案管理人員應(yīng)將工作重心向信息、知識的綜合管理轉(zhuǎn)變，而非對文檔、案件的具體管理，是一種由表及里、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由機械到自動化的管理轉(zhuǎn)變，為企業(yè)管理全面數(shù)字化，高質(zhì)量的提供信息資源提供了必要保證。
5、企業(yè)檔案管理與知識管理功能的結(jié)合企業(yè)檔案管理與知識管理的結(jié)合主要包括：采集與轉(zhuǎn)換、挖掘與發(fā)現(xiàn)、分類與建模、反饋與推薦等。采集與轉(zhuǎn)換從檔案中采集各類數(shù)字信息，并按知識管理的要求對信息進行加工處理，這包括信息整理、格式轉(zhuǎn)換、信息錄入、信息集成等環(huán)節(jié)。經(jīng)過這些環(huán)節(jié)的加工從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字信息向知識管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。挖掘與發(fā)現(xiàn)則通過建立檔案信息資源體系，數(shù)據(jù)庫和相關(guān)鏈接實現(xiàn)信息資源的編輯、集成、存儲與修改。同時將原始數(shù)據(jù)和信息作統(tǒng)一分析并總結(jié)出隱含的規(guī)律，挖掘出知識的聯(lián)系。分類與建模中的分類通常按照數(shù)字檔案分類標準構(gòu)建分類體系，形成資源分類庫，從而為知識管理服務(wù)提供便捷、高效、自動化的分類方式及有序的信息基礎(chǔ)。建模則是在用戶信息獲取、描述和反饋的基礎(chǔ)上，進行需求分析，建立用戶需求偏好模型。論文格式，知識管理。分類與建模更好的實現(xiàn)了數(shù)字檔案信息向知識管理服務(wù)的切實轉(zhuǎn)變，為其提供了規(guī)范、科學(xué)的模型和算法支持，具有很好的導(dǎo)向作用。反饋與推薦從前者所得的用戶的需求分析、操作記錄、對系統(tǒng)的建議及反饋入手，進行用戶信息的編輯與量化，為用戶需求模型的優(yōu)化及整改提供反饋與支持。論文格式，知識管理。同時，針對用戶的習(xí)慣性需求還可向用戶推薦適合自身的知識系統(tǒng)。
6、結(jié)語為適應(yīng)未來的競爭環(huán)境，企業(yè)必須加快實施檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)進程，促進檔案信息管理與知識管理的結(jié)合，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理的資源配置，使之向高科技、規(guī)范化、科學(xué)化、自動化的現(xiàn)代企業(yè)管理模式邁進。只有這樣才能實現(xiàn)檔案資源、知識信息的全面共享，使企業(yè)經(jīng)久不衰，常勝、常青。
[參考文獻]
[1]張濤.知識管理對企業(yè)檔案管理的要求[J].沿海企業(yè)與科技，2008(5):12-13.
[2]劉水.數(shù)字檔案答理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù)[J].檔案學(xué)研究,2009(4):23-24.
[3]馮惠玲.拓展職能—“夾縫時代”檔案職業(yè)的生存之策[M].中國人民大學(xué)出版社,2009:89-90.