時間：2023-07-23 09:24:46
導(dǎo)語：在檔案文獻(xiàn)管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個整體，通過對整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中每一個工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項(xiàng)內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統(tǒng)管理理論的基礎(chǔ)上，對檔案管理整體的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，對檔案管理工作人員進(jìn)行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項(xiàng)工作內(nèi)容的負(fù)責(zé)人，針對他們不同的職責(zé)義務(wù)分派不同的資源和權(quán)利，制定不同的任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)這些分項(xiàng)任務(wù)的完成來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作整體任務(wù)目標(biāo)的達(dá)成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標(biāo)以及完成的過程進(jìn)行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，來制定相應(yīng)的改善措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進(jìn)步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強(qiáng)對檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計(jì)算機(jī)科技和其它科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用密不可分，檔案工作人員必須加強(qiáng)對相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備的掌握和應(yīng)用能力，達(dá)到能夠熟練運(yùn)用各種科技設(shè)備和技術(shù)完成檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容和目標(biāo)。對此，檔案管理單位和部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使其能夠以對檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度為基礎(chǔ)，以熟練掌握科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門分派的任務(wù)目標(biāo)為目標(biāo)，使用各種檔案管理技術(shù)完成檔案管理工作的內(nèi)容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，保證檔案管理工作的順利實(shí)施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻(xiàn)自身的力量。
2.加強(qiáng)對紙質(zhì)資料的保護(hù)
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)資料的保護(hù)，首先檔案管理單位應(yīng)該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對紙質(zhì)資料記載的檔案信息實(shí)現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護(hù)和管理；其次，檔案管理單位應(yīng)該建立紙質(zhì)資料的管理?xiàng)l例和保護(hù)原則，對紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價值性作出相關(guān)的約束和責(zé)任，對紙質(zhì)資料管理過程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的監(jiān)控與保護(hù)工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的保護(hù)工作，對能夠影響到紙質(zhì)資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強(qiáng)電子檔案資料的保護(hù)
對電子檔案資料的保護(hù)工作首先應(yīng)該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應(yīng)該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護(hù)工作，保證其清潔性和實(shí)用性，對磁盤和光盤的存放位置應(yīng)該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)空間上的電子檔案資料應(yīng)該設(shè)置好相應(yīng)的控制密碼，擁有更加先進(jìn)設(shè)備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護(hù)工作；最后，檔案管理單位應(yīng)該定期對磁盤和光盤內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問題。
三、結(jié)語
醫(yī)療保險檔案管理工作量大、內(nèi)容繁多、手續(xù)復(fù)雜。對醫(yī)療保險檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化醫(yī)療保險工作的重要保障。加強(qiáng)醫(yī)療保險的檔案管理首先是深化國家社會保險改革的需要。醫(yī)療保險是我國社會保險五大險種中覆蓋范圍最廣、涉及的人員類別最多的險種，它不僅涵蓋城鎮(zhèn)所有用人單位及在職職工，同時還包含離退休人員與靈活就業(yè)人員。對城鎮(zhèn)在職職工而言，醫(yī)療保險需要履行保障責(zé)任；對離退休人員而言，醫(yī)療保險還要履行社會化服務(wù)和管理職能。若缺少完整的檔案管理，不僅阻礙醫(yī)保部門的工作，甚至影響社會保險改革的推進(jìn)。其次可以充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的實(shí)用價值。建立規(guī)范化的醫(yī)療保險檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和醫(yī)?；鸸芾硖峁┰攲?shí)的第一手資料，為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持。此外，規(guī)范化的醫(yī)療保險檔案，準(zhǔn)確記錄了參保單位和個人的參保情況、費(fèi)用記錄等信息，在方便參保人員查閱的同時，普及醫(yī)保知識、了解醫(yī)保信息、維護(hù)自身權(quán)益。
二、縣域醫(yī)療保險檔案管理的現(xiàn)狀
（一）醫(yī)保檔案管理制度不健全
由于醫(yī)療保險檔案數(shù)量巨大，種類繁多，從門類上來說，包括文書文件類、業(yè)務(wù)財務(wù)類、設(shè)備聲像類等，每個門類中包含多種資料，醫(yī)療保險檔案信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒有與之相匹配的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。同時，醫(yī)療保險檔案因涉及“醫(yī)、保、患、藥”四個方面，涉及面廣，各縣域醫(yī)療保險檔案歸屬的管理科室不盡相同，同一人的保險檔案保存于不同機(jī)構(gòu)，同一類檔案分屬于不同部門。
（二）醫(yī)保檔案資料收集不完整
由于醫(yī)療保險服務(wù)人員對醫(yī)保檔案管理工作認(rèn)識不足，重視度不夠，而醫(yī)療保險檔案管理工作本身較枯燥，很容易致使工作人員產(chǎn)生厭倦的情緒，無法調(diào)動工作積極性，造成醫(yī)療保險檔案在最初的收集環(huán)節(jié)不順暢，檔案信息不完整。特別是在縣域范圍內(nèi)，部分醫(yī)療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，對醫(yī)保檔案的保管不善，收集不齊全，歸檔不及時，應(yīng)歸檔的檔案分散在各科室和個人手中，造成參保單位檔案信息不完整。醫(yī)療保險原始檔案涉及面廣，信息分散，收集起來耗時長，時效性不突出，同時對檔案信息的準(zhǔn)確性把握較困難，無法為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持，實(shí)效性小。
三、規(guī)范縣域醫(yī)保檔案管理的對策
（一）健全制度建設(shè)
根據(jù)我國《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，在省級層面制定醫(yī)療保險檔案管理辦法，統(tǒng)一醫(yī)保檔案分類大綱和保管期限；在市、縣域范圍內(nèi)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，統(tǒng)一醫(yī)保檔案管理科室，并將醫(yī)保檔案管理納入科室綜合考核范疇，規(guī)范檔案管理人員職責(zé)，從制度上健全醫(yī)保檔案管理工作。從而構(gòu)建一個完整的制度體系，讓醫(yī)療保險相關(guān)人員有章可循，照章辦事。同時，針對不同門類檔案，從其收集、整理、保管、移交到存檔，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。
（二）完善檔案收集
做好醫(yī)療保險檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，使各類檔案系統(tǒng)完整，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提。做好醫(yī)療保險檔案的收集，首先要在“醫(yī)、保、患、藥”四個方面達(dá)成共識，從思想層面重視和支持檔案管理工作，尤其是在醫(yī)保管理當(dāng)局，應(yīng)利用各種宣傳手段和渠道，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高醫(yī)保工作全員認(rèn)識，統(tǒng)一檔案管理思想，增強(qiáng)醫(yī)保檔案資料收集工作的積極性，加大對醫(yī)療保險檔案工作的重視程度；其次，加強(qiáng)醫(yī)療保險檔案收集工作的實(shí)效性。由于醫(yī)療保險檔案信息分散，涉及面廣，具有隱蔽性，有時很難判斷信息的準(zhǔn)確程度。在醫(yī)療保險檔案收集的過程中，要及時根據(jù)反饋的信息對原來的信息進(jìn)行判斷、調(diào)整，以期達(dá)到最佳實(shí)效。
（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)存問題 改革探究
中圖分類號： R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2016）07（b）-0000-00
醫(yī)院檔案管理工作的重要核心內(nèi)容是檔案，醫(yī)院檔案是用來記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程的，對醫(yī)院的發(fā)展有著根本性的影響。對于檔案管理中尤其重要的是患者的病例，病例中記載的是患者就醫(yī)的整個過程和階段，從病人的基本信息到最終的治療結(jié)果都是記錄的重點(diǎn)內(nèi)容，這是醫(yī)院的檔案中最應(yīng)該受到重視的[1]。對于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情。同時也會提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢。為了強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識，需要對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，首先分析出醫(yī)院檔案的存在問題及現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)狀總結(jié)出問題的導(dǎo)致因素，最后提出針對醫(yī)院檔案管理的改革和對策。
1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題
1.1檔案管理工作人員的管理意識淡薄
由于部分醫(yī)院的檔案管理工作人員缺乏對醫(yī)院檔案的重要性的認(rèn)識，也沒有完善的考核制度，因此對于檔案管理的工作存在著不同程度的誤解，認(rèn)為它不重要，這就使得管理人員的管理意識淡薄[2]。此外，目前很多醫(yī)院都有檔案的管理人員，但是部分醫(yī)院卻沒有專門的管理人員，再加上醫(yī)院對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，使得一些檔案的后期管理受到影響，失去檔案的存在價值。
1.2檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高
很多醫(yī)院的檔案工作人員并不夠?qū)I(yè)，缺少專業(yè)管理人員，這是很多醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)普遍存在的人才匱乏問題。一方面，醫(yī)院的檔案管理是由非檔案專業(yè)的人來進(jìn)行擔(dān)任的，這里的從業(yè)人員，很多都是從別的專業(yè)轉(zhuǎn)過來，或者從一些不知名的中專學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)校畢業(yè)的，并沒有非常專業(yè)的管理知識面。缺乏工作責(zé)任意識，也沒有及時的更新管理知識。另一方面，醫(yī)院由于對檔案管理不是很重視，所以在檔案管理人員的培訓(xùn)方面做得也比較少，這就導(dǎo)致檔案管理人員的知識水平和相關(guān)技能跟不上時展的節(jié)奏，從而引起檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高。
1.3 醫(yī)院的檔案在分類比較混亂
大多數(shù)醫(yī)院檔案的管理是憑借著經(jīng)驗(yàn)來掌管，沒有相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案的分類缺乏科學(xué)性，界定不明確[3]。檔案的分類范圍界定不清楚，使許多重要內(nèi)容或者應(yīng)該記錄下來的內(nèi)容缺失。造成檔案的完整性與可靠性下降。使檔案管理混亂分散，使檔案的利用價值下降。
1.4檔案管理逐漸呈現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理的趨勢
隨著信息化的發(fā)展，檔案管理跟不上信息的發(fā)展，沒有合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，缺乏動態(tài)性管理，缺乏專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化造成滯后。從而無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享。
2對于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究
2.1提高醫(yī)院檔案管理人員的管理意識和工作責(zé)任感
醫(yī)院檔案管理工作人員加強(qiáng)對檔案的重要性的認(rèn)識，完善管理的考核制度，使得管理人員的管理意識增加，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用。同時醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)中也增加專門的管理人員，建設(shè)專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，有效地規(guī)劃，促進(jìn)衛(wèi)生服務(wù)水平的提高[4]。加大管理規(guī)范意識的宣傳力度，提高工作人員的思想意識。各部門要正確有力的貫徹落實(shí)關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，使醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的廣大工作人員充分認(rèn)識到管理檔案的重要性。這份工作不僅僅是關(guān)系到個人，還關(guān)系到整個社會。
2.2有效而廣泛的開展關(guān)于檔案管理工作的培訓(xùn)
通過有效地培訓(xùn)工作，要增加管理專業(yè)人員的隊(duì)伍，加強(qiáng)醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)的高度，提高工作人員的整體素質(zhì)。使得每個工作人員都能勝任所在的崗位，很好地承擔(dān)崗位上的工作。這需要我們積極豐富培訓(xùn)的形式，擴(kuò)充培訓(xùn)的內(nèi)容，同時注意加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流和溝通，并幫助他們樹立自學(xué)的意識，切實(shí)形成自學(xué)的習(xí)慣，在工作崗位上不斷提高自己，充實(shí)自己，這就需要我們進(jìn)一步促進(jìn)各政策的落實(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作制度化并有章可循。
2.3 創(chuàng)新檔案管理的模式
由于傳統(tǒng)的檔案管理不能保證檔案的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，所以我們要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)和借鑒，并根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際，創(chuàng)建一種新的檔案管理模式，為真正提高檔案管理質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。一般情況下來說，新的檔案管理模式需要工作人員重視病例等的整理和交接，劃分檔案的界限要明顯，使每個檔案都有其應(yīng)有的價值。嚴(yán)格分類存檔，使檔案管理完善化。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫(yī)生治療患者的效率。
2.4加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)劃
建立合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，加強(qiáng)動態(tài)性管理，招聘專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化資源進(jìn)行高效利用。要各部門互相配合，共同做好醫(yī)院的的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享[5]。培訓(xùn)高技術(shù)高素質(zhì)的專業(yè)人才，從而提高醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識，促進(jìn)醫(yī)療的全面發(fā)展。
3討論
社會的快速發(fā)展帶動著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，這對于醫(yī)院來說是一種機(jī)遇，同時也是一種挑戰(zhàn)。此時若是把握好機(jī)遇就可以提高醫(yī)院的服務(wù)水平，適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新管理，檔案的管理模式和理念都要及時更新，遵循以人為本的原則，最大程度的調(diào)動工作人員的積極性，更好地為患者服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作的好壞影響著患者的就醫(yī)，也涉及到工作人員是否有責(zé)任感。對于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情[6]。同時也會提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢。所以強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識，對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理就成為一項(xiàng)很必要的工作。
4結(jié)語
對于醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)存的問題，找出其根源，并適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行創(chuàng)新改革，把握住機(jī)遇，不斷地加強(qiáng)工作人員對于檔案管理工作的意識，加強(qiáng)其服務(wù)意識和責(zé)任意識。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫(yī)生治療患者的效率。醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來是檔案電子化。最終提高人民的健康水平和健康質(zhì)量，這才是進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的真正意義所在。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書管理；創(chuàng)新
文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項(xiàng)工作的具體事項(xiàng)，可以反映出企業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發(fā)展，老一派的管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現(xiàn)存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業(yè)對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，及時對文書管理工作的創(chuàng)新，使其提供的檔案信息更加準(zhǔn)確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當(dāng)今形式的需要。
一、企業(yè)文書檔案管理工作及意義
企業(yè)文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發(fā)展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進(jìn)行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關(guān)系，可以將文書檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發(fā)現(xiàn)文書處理部分的不足，可以及時調(diào)整。
隨著科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現(xiàn)在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等都可以運(yùn)用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書檔案管理工作中的現(xiàn)狀及分析
（1）文書檔案管理工作中的滯后表現(xiàn)：緊跟時展的步伐，企業(yè)的各項(xiàng)制度都在慢慢創(chuàng)新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進(jìn)。比如說企業(yè)中許多部門和企業(yè)已經(jīng)整改重編，在新的制度下進(jìn)行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應(yīng)。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。
（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，檔案進(jìn)行歸類整理后基本處于放置狀態(tài)，只有當(dāng)真正需要的時候才進(jìn)行相應(yīng)的查詢。以目前的企業(yè)查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進(jìn)行分類整理和編碼，當(dāng)需要尋找指定的檔案時可以很快的進(jìn)行查找。但隨著檔案的數(shù)量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計(jì)算機(jī)檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內(nèi)容在計(jì)算機(jī)中輸入，并進(jìn)行特定的編碼，這需要耗費(fèi)大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應(yīng)的技術(shù)的支持。
（3）檔案管理人員專業(yè)知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應(yīng)的重視，所以在各個企業(yè)單位缺少在文書檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，也沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質(zhì)量都相應(yīng)的降低。特別是在當(dāng)前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業(yè)技能，還需要熟練各種計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。只有在檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。
三、文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
（1）管理理念的創(chuàng)新：文書檔案管理理念的創(chuàng)新是在文書檔案管理工作的關(guān)鍵。擁有創(chuàng)新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應(yīng)該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)與不足，時刻報以學(xué)習(xí)的狀態(tài)，學(xué)習(xí)新的管理模式運(yùn)用到文書檔案管理工作中去，以不斷學(xué)習(xí)的姿態(tài)對文書檔案管理工作進(jìn)行新的創(chuàng)新[2]。同時文書檔案管理在創(chuàng)新的同時，應(yīng)該遵守以大局出發(fā)的原則，堅(jiān)持以單位企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。
（2）管理形式的創(chuàng)新：文書檔案管理的創(chuàng)新可以是對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。所謂數(shù)字化的管理就是將所有檔案都輸入至計(jì)算機(jī)中，使紙質(zhì)稿在計(jì)算機(jī)中備份，這樣更方便進(jìn)行查詢工作。因此，在輸入過程中應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統(tǒng)，只需要用戶的賬號和密碼就可以進(jìn)行該檔案的調(diào)用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。
（3）協(xié)調(diào)各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時與各部門進(jìn)行聯(lián)系。同時企業(yè)也要加強(qiáng)各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進(jìn)行。
四、結(jié)語
綜上所述，各單位企業(yè)應(yīng)該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部門間的交流合作。同時運(yùn)用新型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，緊跟時代的發(fā)展，提高文書檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，達(dá)到更好的標(biāo)準(zhǔn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李玲.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].山西檔案，2009，51
關(guān)鍵詞：發(fā)展中高校 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 對策
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914（2012）07-276-02
近十年來，發(fā)展中高校隊(duì)伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學(xué)生數(shù)量、教學(xué)設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。從檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備、從硬件設(shè)備和資金投入都制約著發(fā)展中高校檔案工作的發(fā)展，隨之出現(xiàn)的檔案管理上的問題也值得我們思考和研究。
一、發(fā)展中高校檔案工作中存在的問題
1.對檔案工作重視不夠，檔案意識淡薄。發(fā)展中高校從教師隊(duì)伍到行政人員大部分檔案工作人員檔案意識淡薄,對檔案工作和檔案的重要性、意義缺乏認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用。近幾年來，發(fā)展中本科院校為提高競爭力，將發(fā)展重點(diǎn)都放在了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,而學(xué)校檔案工作的發(fā)展則嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種發(fā)展影響下，再加上檔案部門的宣傳力度不夠，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和指導(dǎo)，各級領(lǐng)導(dǎo)、院系、處室和管理部門往往都忽視了檔案管理工作的重要性。從而導(dǎo)致各部門為了自身利用方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致檔案材料采集困難、不齊全、不完整。
2.檔案管理制度亟待完善。發(fā)展中高校雖然也有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但整體來講檔案管理制度不健全、貫徹力度不夠。發(fā)展中高校檔案制度只有《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《國家檔案局第8號令》等國家對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),沒有校本特色的相關(guān)檔案管理制度，有的雖然制定了一些檔案管理制度，但執(zhí)行起來不嚴(yán)格，缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，檔案管理基本處于失控狀態(tài)。在這種背景下，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)不明確、材料歸檔不及時、分類不規(guī)范、管理混亂，最終難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
3.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位。大多數(shù)發(fā)展中高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏甚至于沒有，大多數(shù)兼職檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng),工作意識落后。檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識不足，對檔案工作只停留在常規(guī)管理上，對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考，嚴(yán)重影響到檔案的利用和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。
4.檔案立卷質(zhì)量差。發(fā)展中高校在檔案的立卷上質(zhì)量差，使檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性。在檔案原始材料的收集過程中，有的部門兼職檔案員鑒別能力差、缺少經(jīng)驗(yàn)，造成一些檔案材料的原件缺失，在今后的檔案利用中出現(xiàn)不完整性、不連續(xù)性，使檔案的利用價值失去了意義。
5.硬件設(shè)備條件差。發(fā)展中高校的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，使得一些硬件設(shè)備達(dá)不到要求，在檔案工作中處處捉襟見肘，使得檔案工作不能更好地向前發(fā)展。例如檔案庫房的規(guī)劃不到位、保存檔案的環(huán)境條件不達(dá)標(biāo)、檔案安全性得不到保障；空調(diào)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、電腦、掃描儀等必備硬件短缺等等。
6.數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐緩慢。隨著近幾年的科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案館建設(shè)迅速成為了高校檔案發(fā)展的新趨勢，而發(fā)展中高校的數(shù)字化檔案館建設(shè)卻顯得有心無力遙不可及。主要有三方面的原因：第一，數(shù)據(jù)庫建設(shè)難度大。目前發(fā)展中高校甚至于好多老牌高校只是簡單的檔案數(shù)子化，并沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館。第二，檔案利用共享目的難以實(shí)現(xiàn)。目前大多數(shù)高校的數(shù)字化檔案館建成后數(shù)據(jù)庫只在本校局域網(wǎng)使用，不敢共享給外界，影響了數(shù)子化檔案的利用率。第三，數(shù)字化檔案館建設(shè)所需的資金不到位，阻礙著數(shù)字化檔案館的發(fā)展進(jìn)程。數(shù)子化檔案館的建設(shè)需要大量資金，而發(fā)展中高校的主要資金流向還不能兼顧到檔案部門。
二、發(fā)展中高校檔案工作中存在問題的對策研究
1.加強(qiáng)檔案管理意識，擴(kuò)大宣傳。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校日常工作計(jì)劃，增加資金投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題。及時調(diào)整檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，各管理部門實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)責(zé)任制。增強(qiáng)全校師生檔案意識，增強(qiáng)兼職檔案員的檔案責(zé)任意識，建立檔案分室，兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門檔案材料，按期向?qū)W校檔案科移交檔案，組織定期或不定期檢查或抽查，并在年終實(shí)行考核機(jī)制和績效掛鉤。學(xué)校檔案部門要利用各種場合和機(jī)會深入宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高大家的檔案法制觀念，使大家逐步認(rèn)識到檔案工作的重要性，從根本上理解、支持、參與檔案工作。
論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內(nèi)容失真真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場機(jī)制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動的頻率，這是一個具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程特點(diǎn)電子媒介
一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案的特點(diǎn)
遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案由于教學(xué)、教務(wù)管理形式上的特殊性,因而具有以下特點(diǎn):
1.復(fù)雜性：遠(yuǎn)程教育采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段組織教學(xué)和管理,學(xué)生與老師見面少,學(xué)籍管理分層次、分級別進(jìn)行,管理涉及各層級之間的關(guān)系,管理難度較大。而且遠(yuǎn)程教育學(xué)生是成年人,來源復(fù)雜,基礎(chǔ)參差不齊,工學(xué)矛盾突出,實(shí)行完全學(xué)分制,8年內(nèi)學(xué)分有效,時間跨度大,教學(xué)計(jì)劃變動大,學(xué)分替換情況多,畢業(yè)審核內(nèi)容龐雜。這些決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性。2.形式不統(tǒng)一、利用率低遠(yuǎn)程教育辦學(xué)點(diǎn)由中央向省、市、縣輻射,教學(xué)點(diǎn)多,學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、形式不一,現(xiàn)在大多為電子檔案,但也存在紙質(zhì)化檔案,或無檔案現(xiàn)象,有的即使有檔案,但有些點(diǎn)開辦遠(yuǎn)程教育過分追求經(jīng)濟(jì)效益,忽視社會效益,不注重學(xué)生學(xué)籍檔案的建設(shè)和利用,檔案利用率低,形同虛設(shè)。3.動態(tài)性遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一個非常靈活的、動態(tài)的管理過程,學(xué)生的成績和操行評定處于不斷的變化之中,教學(xué)點(diǎn)必須通過一級一級向上報送學(xué)籍管理信息,成績異動、補(bǔ)考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動開設(shè),可變性大,使得遠(yuǎn)程教育檔案管理隨時處于動態(tài)的變化中。4.周期性學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到在校學(xué)習(xí)再到畢業(yè)的整個過程,要持續(xù)3~8年的時間,因而具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)。
二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理的現(xiàn)狀
隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計(jì)算機(jī)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)生與普通高等教育學(xué)生一樣經(jīng)過高層次的培養(yǎng)教育后,將承擔(dān)起社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重任。但我國現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育還存在以下幾個問題：首先，檔案管理觀念落后：遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識淡薄,對學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識,導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng),給學(xué)員填寫歸檔材料時不積極主動,材料不完整、不規(guī)范等,給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內(nèi)容不完善：1，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下,大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報名表、審核表、入學(xué)通知、注冊表、花名冊、成績冊、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料,沒有形成電子檔案。2，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍,比如,學(xué)員在校期間,許多評先評優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如,因?yàn)榫蜆I(yè)壓力較大,某些部門為了學(xué)員能順利就業(yè),一些處分文件就沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此,檔案材料無法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。3，有些學(xué)員在填寫檔案材料時不認(rèn)真、不仔細(xì),有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫,使用圓珠筆,有的項(xiàng)目填寫不全、不準(zhǔn)確,有的基于連名字都寫錯或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大,學(xué)員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn),層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發(fā)利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊(duì)伍薄弱：高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分,檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng),高等遠(yuǎn)程教育這方面的問題更為突
出。據(jù)調(diào)查,由于人力、物力所限,許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求:有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應(yīng)付,沒有時間也無力探討研究學(xué)籍電子檔案工作,有時甚至影響了檔案管理工作。
三、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育的契機(jī)——充分利用電子媒介的技術(shù)平臺
電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。由于計(jì)算機(jī)
應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的教學(xué)和教學(xué)管理過程中，將產(chǎn)生大量的電子檔案，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)實(shí)施方案、教學(xué)管理文件、教學(xué)課件、輔導(dǎo)網(wǎng)頁、學(xué)生基本情況檔案、課程注冊信息、考試成績、畢業(yè)生基本情況等等。從文件格式來看，有文本格式文件、數(shù)據(jù)庫格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育和我們的工作帶來巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識，把這項(xiàng)工作作為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一個重要的組成部分來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件歸檔管理的規(guī)章制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應(yīng)會同教學(xué)教務(wù)管理部門及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法，明確各部門在電子檔案管理中應(yīng)負(fù)的職責(zé)，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由教學(xué)教務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé);各級檔案行政管理部門應(yīng)指定專門機(jī)構(gòu)或人員，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。
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1 獻(xiàn)血者檔案安全管理的重要作用
1.1 血液質(zhì)量安全的保障
血液工作性質(zhì)和血站工作流程環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)決定了血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問題。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
1.2 獻(xiàn)血信息的真實(shí)記錄
血站是一個對法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的依據(jù)之一。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)、完備可查作為一個歷史的記載與見證具有長期甚至永久性的保存價值。
1.3 兌現(xiàn)獻(xiàn)血優(yōu)惠政策時的依據(jù)
根據(jù)《獻(xiàn)血法》對獻(xiàn)血者獎勵的有關(guān)規(guī)定，我市中心血站和市獻(xiàn)血辦執(zhí)行“本人自獻(xiàn)血之日起，5年內(nèi)5倍量免費(fèi)用血，5年后等量用血；直系親屬自獻(xiàn)血30日之后等量免費(fèi)用血?！钡膬?yōu)惠政策。用血時以獻(xiàn)血證、身份證及獻(xiàn)血檔案信息為憑據(jù)。
2 獻(xiàn)血者檔案材料歸檔范圍
無償獻(xiàn)血的整個流程包括血源科、采血科、成分科、檢驗(yàn)科、供血科5個科室。應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、地點(diǎn)、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、出入庫記錄，用血記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3 安全管理獻(xiàn)血者檔案的主要方面
3.1 數(shù)據(jù)信息形成的安全管理
血液數(shù)據(jù)的正確采集是保障獻(xiàn)血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)；同時，各部門（環(huán)節(jié)）間做好交接，下一部門（環(huán)節(jié)）必須對上一部門（環(huán)節(jié)）的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對，雙方確認(rèn)無誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。
3.2 數(shù)據(jù)信息錄入查詢的安全管理
加強(qiáng)對信息錄入人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其熟練信息數(shù)據(jù)的錄入。利用條形碼讀出速度快、準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)，用條形碼技術(shù)進(jìn)行管理。實(shí)行“誰操作、誰錄入、誰負(fù)責(zé)”的工作原則。堅(jiān)持核對制度，特別是對一些關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，要由不同的工作人員錄入兩次，且堅(jiān)持對姓名、對條碼、對原始登記的“三對原則”，并經(jīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對兩次結(jié)果自行核對。
由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)專職管理人員設(shè)定各部門用戶終端的使用權(quán)限，并實(shí)行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權(quán)登錄、修改或查詢，以確保數(shù)據(jù)錄入和查詢的準(zhǔn)確、安全。
3.3 檔案保存的安全管理
3.3.1 紙質(zhì)檔管管理
把好收集關(guān)，抓好整理立卷質(zhì)量。原則上由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責(zé)任追溯。其中，《獻(xiàn)血者健康征詢表》以400張為一卷，其它資料以月為單位立卷歸檔，按要求編目、裝訂后于每年的一定時間內(nèi)交站綜合檔案室，簽字辦理交接。綜合檔案室的專職檔案管理人員按檔案“八防”的要求負(fù)責(zé)對案卷的管理。
3.3.2 電子檔案管理
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員定期將各部門用戶終端的數(shù)據(jù)保存到服務(wù)器管理機(jī)上，并進(jìn)行光盤和硬盤備份。以防計(jì)算機(jī)病毒侵襲及系統(tǒng)故障時造成大量數(shù)據(jù)丟失。
3.3.3 檔案資料的保密管理
對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。
摘 要 隨著企業(yè)職工養(yǎng)老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理工作日益繁重，原有的養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，需要加強(qiáng)養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及規(guī)范化，不斷提高養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的水平，因此本文針對企業(yè)職工養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關(guān)鍵詞 養(yǎng)老保險財務(wù) 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關(guān)系到改革、發(fā)展、穩(wěn)定的重大問題，養(yǎng)老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，建成能夠體現(xiàn)出社會公平的新型財務(wù)檔案管理體系。養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理水平的提高有助于養(yǎng)老保險機(jī)制的有效運(yùn)行，因此，需要及時解決養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理中存在的諸多問題。
一、養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在的問題
（一） 財務(wù)檔案管理信息化有待加強(qiáng)
隨著科技的進(jìn)步，財務(wù)檔案管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展之中，電子財務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)也面臨著諸多的問題，紙質(zhì)化的會計(jì)財務(wù)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的財務(wù)發(fā)展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務(wù)檔案的管理帶來了不便，另外，財務(wù)檔案管理信息的透明化以及科學(xué)化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數(shù)據(jù)的篡改以及隨意操作，違反財務(wù)檔案管理的規(guī)定，這給財務(wù)檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計(jì)憑證、財務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)核算專業(yè)資料的會計(jì)檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據(jù)，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映，因此會計(jì)檔案的信息化管理，要始終核查是否財務(wù)活動遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。
（二） 財務(wù)檔案管理工作管理力量薄弱
財務(wù)檔案工作管理力量的薄弱主要表現(xiàn)在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務(wù)檔案管理硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施落后，工作環(huán)境較差，由于管理資金的限制，在財務(wù)檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統(tǒng)化的管理缺乏，現(xiàn)代化的管理設(shè)備還沒有投入到使用，這給數(shù)量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計(jì)憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計(jì)檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務(wù)檔案管理的制度是規(guī)范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責(zé)任劃定，工作職責(zé)范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細(xì)的規(guī)定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找?guī)聿槐悖坏谌?，管理機(jī)構(gòu)不健全，財務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的健全對于加強(qiáng)檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴(yán)格落實(shí)與執(zhí)行，另一方面是管理機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)督，缺一不可，同時，管理機(jī)構(gòu)在考核機(jī)制方面還要繼續(xù)完善，對于檔案管理的若干指標(biāo)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格核查會計(jì)憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據(jù)，對于工作中存在的問題要穩(wěn)妥的解決，管理機(jī)構(gòu)在協(xié)調(diào)溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
財務(wù)檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應(yīng)該具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德，目前有的財務(wù)檔案管理人員只是為了應(yīng)付財務(wù)檔案管理的大量工作從其他部門調(diào)配過來的，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓(xùn)時間也就一再縮短，給養(yǎng)老保險財務(wù)檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理問題的對策
（一） 加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化管理建設(shè)
財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以從數(shù)據(jù)庫的建立以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩方面進(jìn)行，第一，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，檔案信息化是財務(wù)會計(jì)順利進(jìn)行工作的基礎(chǔ)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務(wù)工作者的工作，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫要從數(shù)據(jù)的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務(wù)工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進(jìn)一步的挖掘與管理，由于信息化建設(shè)人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計(jì)原始憑證、會計(jì)憑證的真實(shí)完整，妥善保管檔案信息；第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，財務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務(wù)檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸再經(jīng)過財務(wù)人員的處理，就可以進(jìn)入財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務(wù)檔案重復(fù)錄入的工作量，方便會計(jì)原始憑證、會計(jì)憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財務(wù)檔案工作的管理
財務(wù)檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)等方面做起，第一，信息化管理，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，采用信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化，增加硬件設(shè)施，投入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計(jì)憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務(wù)檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據(jù)，嚴(yán)格管理，明確檔案管理的工作責(zé)任與職責(zé)范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化，使得會計(jì)檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據(jù)可依，保證會計(jì)憑證以及資料的完整性以及真實(shí)性；第三，增強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，財務(wù)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)有賴于管理的考核，通過考核加強(qiáng)管理的積極性、發(fā)現(xiàn)工作中的不足，另外還可以建立專門的財務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進(jìn)、考核獎勵等活動，激發(fā)員工的工作熱情。
（三） 提高財務(wù)工作人員素質(zhì)
提高工作人員素質(zhì)需要從職業(yè)道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務(wù)的觀念，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，以良好的精神風(fēng)貌對待每一位參保人，強(qiáng)化財務(wù)檔案工作者的職業(yè)道德觀念，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔的作風(fēng)，另外還要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，利用講座培訓(xùn)財務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)實(shí)踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進(jìn)的管理理念。積極引進(jìn)專業(yè)人才，打造高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，聘請專業(yè)教授進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。
參考文獻(xiàn)：