時(shí)間：2023-07-10 16:29:06
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理機(jī)制的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
進(jìn)入新世紀(jì)后，我國(guó)社會(huì)保障制度很快步入了走上了改革之路，養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)化管理與服務(wù)進(jìn)程不斷加快，社保覆蓋群體、面積也不斷擴(kuò)大。數(shù)據(jù)調(diào)查現(xiàn)實(shí)，2015年全國(guó)參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為85833萬(wàn)人，國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)高達(dá)8.58億。社會(huì)參保人數(shù)不斷上升，使得社保檔案數(shù)量急劇增多，社保檔案管理工作的難度不斷加大。傳統(tǒng)的社保檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，創(chuàng)新社會(huì)檔案管理機(jī)制刻不容緩。與此同時(shí)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，各企事業(yè)單位紛紛走進(jìn)市場(chǎng)，嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)壓力，多樣化的自主創(chuàng)業(yè)渠道，使人才流動(dòng)頻率也隨之加快。參保人員跨地區(qū)流動(dòng)、異地就醫(yī)、異地養(yǎng)老的情況大量出現(xiàn)，社保檔案變動(dòng)更加頻繁，社保檔案的利用率也越來越高。依靠傳統(tǒng)的分散式檔案管理方法，很難再為參保人員提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。這些，都要求社保檔案管理單位順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制。
二、創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制的建議
（一）提高服務(wù)意識(shí)
社保檔案管理工作的最終目的是資政惠民，為民服務(wù)。因此，在“以人為本”的工作理念指導(dǎo)下，社保檔案管理單位要提高社保檔案管理與服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)出擊，深入企事業(yè)單位開展調(diào)研，針對(duì)企事業(yè)單位養(yǎng)老、醫(yī)療和失業(yè)保險(xiǎn)檔案特點(diǎn)，了解社保相關(guān)業(yè)務(wù)、職能分工、工作流程等社保檔案形成工作的規(guī)律。找出社保檔案形成過程中普遍存在的問題，如許多單位由于經(jīng)費(fèi)和人手不足，都沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，社保檔案基礎(chǔ)薄弱，檔案管理松懈。然后，找出解決相關(guān)問題的辦法，培育相關(guān)的專職人員，提高社保檔案管理整體水平。在此基礎(chǔ)上，與各部門展開座談，深入探討社保檔案形成中需要注意的問題，如原始資料收集與管理方法，檔案利用問題等，并就相關(guān)問題的解決措施與企事業(yè)單位達(dá)成協(xié)議，共建社保檔案共享平臺(tái)，完善社保檔案，使企事業(yè)單位提高檔案管理意識(shí)，理清思路，明確方向，爭(zhēng)取為參保人員提供優(yōu)質(zhì)而完善的服務(wù)。
（二）完善管理章程，規(guī)范檔案管理
社保檔案管理工作的順利實(shí)施，需要建立在檔案管理章程完善的基礎(chǔ)上。近年來，在社會(huì)保障管理方面，我國(guó)政府對(duì)社保事業(yè)進(jìn)行了綜合規(guī)劃，同時(shí)成立了國(guó)家社會(huì)保障委員會(huì)，由其負(fù)責(zé)社保領(lǐng)導(dǎo)、決策和發(fā)展規(guī)劃工作，社會(huì)保障管理制度也日漸完善。但是，社保檔案管理始終是社保管理實(shí)務(wù)中極其薄弱的一環(huán)。這就要求有關(guān)部門進(jìn)一步完善社保檔案管理章程，規(guī)范社保檔案管理制度，根據(jù)社保人群特點(diǎn)建立對(duì)應(yīng)的社保檔案管理體系，明確社保檔案管理工作程序，構(gòu)建科學(xué)的社保檔案組織框架，避免在同一業(yè)務(wù)上造成資源浪費(fèi)。如省市檔案檔案局可在調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，出臺(tái)社保檔案管理辦法，就社保檔案管理體制、經(jīng)費(fèi)、適用范圍、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保管利用等作出明確規(guī)定，要求各級(jí)檔案部門嚴(yán)格按照管理章程來辦事，以確保社保檔案管理工作的規(guī)范性。
（三）利用信息技術(shù)提高檔案管理水平
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案資源；機(jī)制
隨著科技社會(huì)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)已實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的各個(gè)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)無疑成了無紙化辦公的重要支撐。在這些業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)里會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，如何將這些種類繁多、形式多樣的檔案資源進(jìn)行收集、整理、歸檔？運(yùn)用何種手段進(jìn)行整合？是每一位企業(yè)檔案工作者所要思考的問題。檔案是社會(huì)精神及物質(zhì)文明建設(shè)的重要依據(jù)，是人類工作和研究的珍貴資料，是人類智慧的結(jié)晶。因此，建立并完善適應(yīng)企業(yè)檔案資源管理的歸檔機(jī)制顯得非常重要。
一、企業(yè)檔案資源的種類和形成規(guī)律
企業(yè)檔案資源是隨企業(yè)的發(fā)展而不斷變化的，其種類也是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中所產(chǎn)生的，目前，企業(yè)檔案資源的種類主要包括：文書檔案、合同檔案、職工檔案、工程項(xiàng)目檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及與其相對(duì)應(yīng)的電子檔案。檔案資源的形成有它特有的規(guī)律性，我們可以從它的來源、結(jié)構(gòu)和范圍來了解。
首先看檔案資源的來源。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，在機(jī)關(guān)不同的部門由不同的崗位工作人員之間會(huì)形成各種資料，有益于保存的也就是我們常說的檔案資料，我們平時(shí)通過接收、征集、復(fù)制等方法來整理。檔案的來源隨著社會(huì)發(fā)展變化也在不斷變化著，它的變化主要表現(xiàn)在兩個(gè)地方：一者，檔案的來源隨著科技進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，不再僅僅是以往的單純的接收，現(xiàn)今還可以通過征集和復(fù)制等形式實(shí)現(xiàn)；二者，檔案的來源從單一手段演變成多種手段，我們要用動(dòng)態(tài)的、全面的的方法去對(duì)待檔案的不同來源，要采取多樣的手段，盡量運(yùn)用規(guī)律去處理這些來源經(jīng)常變動(dòng)，具有不穩(wěn)定性、零散性的檔案資料。
其次看檔案資源結(jié)構(gòu)。檔案在構(gòu)成過程其資源種類的分布情況稱之為結(jié)構(gòu)。從古代的甲骨檔案到以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，再到而今紙質(zhì)與電子并存的檔案，這是檔案的形成過程，同時(shí)也是檔案結(jié)構(gòu)的發(fā)展歷程，它標(biāo)志著檔案的發(fā)展是從簡(jiǎn)單邁向復(fù)雜、從單一邁向豐富，這樣的結(jié)果演變和發(fā)展規(guī)律，對(duì)檔案工作者也提出了新的要求，要求檔案員不僅要順應(yīng)規(guī)律的做好檔案工作，還要與時(shí)俱進(jìn)的掌握好各種方式、方法和手段了解和熟悉新的檔案管理業(yè)務(wù)。
再則看檔案的范圍，從橫向來說，檔案的范圍將隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，物質(zhì)和精神生活的豐富，社會(huì)分工的細(xì)化而變得越來越寬泛。從縱向來說，雖然各類檔案都有各自不同的檔案保管機(jī)構(gòu)和相關(guān)的責(zé)任部門，但是卻隨著新的分支出現(xiàn)以及社會(huì)分工的細(xì)化而不斷互相滲透和交叉。這橫向和縱向的變化導(dǎo)致檔案范圍也開始不斷擴(kuò)張和深入，隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，附著在了不同的載體之上。
二、現(xiàn)行檔案資源管理歸檔機(jī)制存在的主要問題
在企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)管理及項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，檔案資源的重要性日漸突出，檔案資源管理歸檔機(jī)制在一定程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。但是，在平常工作實(shí)踐中，檔案資源管理歸檔機(jī)制依然有不少問題，主要呈現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
（一）檔案資源歸檔管理機(jī)制相對(duì)滯后
檔案資源歸檔管理機(jī)制滯后造成檔案資源的歸集不全，利用價(jià)值不大。檔案對(duì)于任何企業(yè)都是一筆豐富而又有價(jià)值的財(cái)富，其重要程度也是不言而喻。企業(yè)的檔案資源來源于OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，來源于各部門日常經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的文件資料和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、電子、聲像等資料數(shù)據(jù)。其涉及面寬而廣，稍有不慎則造成檔案資源的缺失和歸集不全。就拿OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來講，文件經(jīng)過主辦人辦理環(huán)節(jié)需要將辦理件最終上報(bào)相關(guān)資料數(shù)據(jù)以附件的方式上傳至OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中去，這是檔案資源采集的方式之一，但在實(shí)際操作和運(yùn)用當(dāng)中，企業(yè)員工即文件主辦人就忽視這一點(diǎn)，往往不掛入附件就直接返回部門負(fù)責(zé)人作辦結(jié)處理，給檔案人員歸檔工作帶來了很大不便，最終造成歸檔數(shù)據(jù)資料的不完整，參考價(jià)值不大的問題。一系列的聯(lián)鎖反應(yīng)歸根結(jié)底在于檔案資源管理機(jī)制滯后，給企業(yè)員工帶來誤識(shí)，認(rèn)為電子化的數(shù)據(jù)都不是檔案，并且是自己形成的資料只要自己知曉就行了，沒有必要上傳到OA辦公平臺(tái)共享給大家看。這就要求檔案工作者要有檔案資源歸檔機(jī)制創(chuàng)新理念。
（二）檔案資源管理歸檔制度不健全
檔案資源管理歸檔制度不健全，歸檔范圍責(zé)任主體不明確造成企業(yè)檔案管理水平落后。近兩年，筆者參與了上級(jí)單位組織的檔案工作評(píng)價(jià)服務(wù)檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理水平落后的單位均存在檔案資源管理歸檔制度不全，歸檔范圍責(zé)任主體不明等問題。其檔案管理制度和歸檔范圍均是早5年前甚至10年前制訂的，早已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理歸檔需要。究其原因，均屬觀念性不強(qiáng)所為。檔案人員普遍認(rèn)為，檔案制度、整理規(guī)則和歸檔范圍一旦發(fā)生變化則造成單位檔案全宗及其檔號(hào)規(guī)則的無連續(xù)性，由于上級(jí)單位沒有硬性要求整改，則保持原來的編制規(guī)則為好。反之，如果一發(fā)生變動(dòng)，則給檔案人員增加很大的工作量和整改壓力，同時(shí)也帶來了不少的麻煩，又因近些年精減編制和人員等因素，造成企業(yè)屈指可數(shù)的檔案人員力不從心。
1 中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的作用
一般情況下，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有：上級(jí)教育部門下達(dá)的相關(guān)規(guī)定、政策等；由教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)程、試題庫(kù)和參考資料等組成的師生教材；由教學(xué)規(guī)劃、總結(jié)等組成的教學(xué)材料；由教研計(jì)劃、教研成果和教研刊物等組成的教學(xué)研究資料；由學(xué)生檔案、教師評(píng)價(jià)資料和學(xué)生成績(jī)等組成的學(xué)籍資料；以及與教學(xué)教材、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)設(shè)備等相關(guān)的材料，貫穿整個(gè)中職衛(wèi)校的教育過程，在中職衛(wèi)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。
由此可知，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的作用有如下幾點(diǎn)：
1.1 促進(jìn)教學(xué)秩序規(guī)范化發(fā)展
在中職衛(wèi)校的日常管理中，教學(xué)檔案根據(jù)不同情況將各種資料歸類，使教師教學(xué)計(jì)劃更加全面，可以對(duì)學(xué)校整體運(yùn)行情況進(jìn)行有效分析，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行詳細(xì)跟蹤，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量不斷提高，給中職衛(wèi)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提高可靠保障。中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的有效管理，為中職衛(wèi)校領(lǐng)導(dǎo)層作重要決策提供了可靠依據(jù)，使教學(xué)程序得到優(yōu)化，促進(jìn)教學(xué)秩序規(guī)范化發(fā)展，有利于中職衛(wèi)校教學(xué)水平不斷提高。
1.2 促進(jìn)教學(xué)水平不斷提高
中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的整理、歸類，有利于教師總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中存在的問題，并制定相應(yīng)的解決方案，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)中職衛(wèi)校學(xué)生全面發(fā)展具有重要作用。在不斷的總結(jié)和創(chuàng)新中，教師的綜合素質(zhì)可以得到提高，教師的工作熱情得到不斷增強(qiáng)，使教師在教學(xué)改革中變得更加積極和主動(dòng)，促進(jìn)中職衛(wèi)校教學(xué)水平不斷提高。
1.3 促進(jìn)中職衛(wèi)?？沙掷m(xù)發(fā)展
隨著經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，中職衛(wèi)校面臨著巨大的社會(huì)壓力，教學(xué)檔案的有效管理，是提高中職衛(wèi)校教學(xué)質(zhì)量的可靠保障，對(duì)于促進(jìn)中職衛(wèi)?？沙掷m(xù)發(fā)展起著重要推動(dòng)作用?，F(xiàn)代化建設(shè)中，國(guó)家對(duì)中職衛(wèi)校教學(xué)改革給予了高度重視，制定了相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，因此，在實(shí)踐教學(xué)過程中，加強(qiáng)中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理，對(duì)于提高中職衛(wèi)校教學(xué)水平具有重要意義。
2 中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
根據(jù)中職衛(wèi)校的發(fā)展情況來看，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案具有的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：
2.1 專業(yè)性
在中職衛(wèi)校的教學(xué)過程中，教學(xué)檔案的整理和管理是根據(jù)各個(gè)專業(yè)來進(jìn)行分類的，不同的檔案內(nèi)容需要按照實(shí)際專業(yè)情況進(jìn)行歸納，由于專業(yè)較多，教學(xué)方法、教學(xué)模式等都不一樣，因此，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，以對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有效管理，維持中職衛(wèi)校的正常教學(xué)秩序。
2.2 時(shí)間性
在進(jìn)行中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的管理時(shí)，要根據(jù)檔案的實(shí)踐進(jìn)行合理的排序，便于對(duì)不同時(shí)期的教學(xué)情況進(jìn)行分析和總結(jié)。只有根據(jù)各個(gè)專業(yè)進(jìn)行不同時(shí)期的教學(xué)檔案分類整理，才能在短時(shí)間內(nèi)對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教案材料和學(xué)生成績(jī)等進(jìn)行快速查閱，提高教師的工作效率，使整個(gè)中職衛(wèi)校的教學(xué)檔案更加完整、有效。
2.3 憑證性
中職衛(wèi)校從成立開始到現(xiàn)在的發(fā)展期間，代表學(xué)校實(shí)力的憑證、教學(xué)水平的憑證和管理質(zhì)量的憑證等，都在中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的范圍內(nèi)，因此，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案具有憑證性，是中職衛(wèi)校整個(gè)發(fā)展過程的有利鑒證。其中，具有較高價(jià)值的資料包括教師長(zhǎng)期的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、學(xué)校辦學(xué)方針政策等，是衡量中職衛(wèi)校教學(xué)水平的重要憑證。
2.4 多樣性
在中職衛(wèi)校的教學(xué)檔案管理中，教學(xué)檔案的內(nèi)容較多，包括的方面比較全面，檔案分類的形式較多，檔案的載體包括電子、實(shí)物等幾種，因此，中職衛(wèi)校教學(xué)檔案具有多樣性。在實(shí)際管理中，需要根據(jù)不同的時(shí)間、不同的作用和價(jià)值的高低等來進(jìn)行不同形式整理和儲(chǔ)存，以保證中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的時(shí)效性。
3 加強(qiáng)中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理的有效策略
3.1 增強(qiáng)意識(shí)，完善檔案管理機(jī)制
我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中，中職衛(wèi)校必須提高對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作有效性不斷提高，與此同時(shí)，不斷完善教學(xué)檔案管理機(jī)制，制定教學(xué)檔案管理管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，在日常管理工作過中，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在實(shí)踐過程中，快速提升檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，確保中職衛(wèi)校教學(xué)檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性，促進(jìn)中職衛(wèi)校教學(xué)質(zhì)量不斷提高。
例如：在中職衛(wèi)校的日常管理中，教學(xué)檔案管理的有效性直接關(guān)系著教學(xué)檔案信息的安全，與中職衛(wèi)校未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著密切聯(lián)系，因此，學(xué)校管理人員必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督，制定責(zé)任制，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作人員的責(zé)任感，促進(jìn)中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理水平不斷提升。
3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，注重專業(yè)人才培養(yǎng)
在中職衛(wèi)校的教學(xué)檔案管理中，工作人員的工作技能和專業(yè)水平都有待提升，因此，中職衛(wèi)校領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，招聘懂檔案管理知識(shí)的工作人員，吸收優(yōu)秀信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，以提高中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理的有效性，防止檔案盜竊事件發(fā)生，確保檔案信息的完整性。例如，在檔案管理培訓(xùn)的過程中，組織檔案管理工作人員參加技能比拼大賽，有利于提高檔案管理工作人員的自我提升意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促進(jìn)中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理有效性不斷提高。
3.3 加強(qiáng)管理，促進(jìn)管理信息化發(fā)展
在不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的同時(shí)，中職衛(wèi)校要注重全體檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的提升，在實(shí)踐過程中，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，促進(jìn)中職衛(wèi)校教學(xué)檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和運(yùn)用，在進(jìn)行中職衛(wèi)校教學(xué)檔案的管理時(shí)，要特別注意電子檔案信息的管理，以保障中職衛(wèi)校教學(xué)檔案電子信息在網(wǎng)絡(luò)上的安全。
本文在介紹知識(shí)管理是勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，分析行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題，認(rèn)為知識(shí)管理的實(shí)施對(duì)于促進(jìn)檔案信息化管理和開發(fā)檔案信息資源具有積極意義，并提出如何構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系。
【關(guān)鍵詞】
檔案；檔案信息化；知識(shí)管理；勘察設(shè)計(jì)
一、勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢(shì)
目前我國(guó)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)大部分單位對(duì)知識(shí)管理僅處于收集、積累的起步階段，例如，正在逐步建設(shè)以設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理為核心的應(yīng)用平臺(tái)，可根據(jù)需求擴(kuò)展其知識(shí)庫(kù)的分類，將設(shè)計(jì)成品、科研成果轉(zhuǎn)化為分類專題知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源整合共享。而行業(yè)內(nèi)有的企業(yè)在知識(shí)收集、融合、利用和創(chuàng)新方面的建設(shè)取得了顯著成果，構(gòu)建了項(xiàng)目工程檔案數(shù)據(jù)模型，集成管理檔案、圖書、情報(bào)資源，開發(fā)了以檔案信息資源為核心的多元化數(shù)據(jù)中心、高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和智能的知識(shí)利用平臺(tái)，建立知識(shí)管理實(shí)施體系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源統(tǒng)一整合和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，并智能推送，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)組織化，組織知識(shí)個(gè)人化，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力?？辈煸O(shè)計(jì)行業(yè)信息化發(fā)展從以數(shù)據(jù)管理為核心，到現(xiàn)在大部分以信息管理為核心，最終必將提升到以知識(shí)管理為核心。行業(yè)的發(fā)展決定了知識(shí)管理的必然性，而行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，必將深刻地影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。
二、勘察設(shè)計(jì)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
檔案管理大多經(jīng)歷了手工管理階段、計(jì)算機(jī)輔助管理階段、檔案信息資源管理階段三個(gè)階段，部分行業(yè)領(lǐng)先的企業(yè)已經(jīng)開始探索知識(shí)管理。隨著行業(yè)內(nèi)越來越多企業(yè)使用協(xié)同設(shè)計(jì)、出圖管理等系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)“從管理紙質(zhì)檔案向管理電子檔案轉(zhuǎn)變，從管理靜態(tài)文檔向動(dòng)態(tài)電子文檔過程管理轉(zhuǎn)變，從只管理終版文件向工程全生命周期的文件管理轉(zhuǎn)變”，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的存儲(chǔ)、查詢、共享、權(quán)限、版本控制等管理，從而奠定了實(shí)現(xiàn)工程電子檔案全生命周期管理和進(jìn)而開展知識(shí)管理的良好基礎(chǔ)。推進(jìn)檔案信息化有利于推動(dòng)實(shí)施知識(shí)管理，促進(jìn)資源共享，但現(xiàn)階段行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設(shè)中仍普遍存在以下問題：一是檔案管理人員容易安于現(xiàn)狀，忙于傳統(tǒng)的檔案整理和調(diào)閱圖紙這些繁瑣的常規(guī)性業(yè)務(wù)工作，管理理念和工作方式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，缺乏開展檔案收集工作的多維視角，尚未樹立前端化、全過程管理的理念，沒有主動(dòng)地參與設(shè)計(jì)過程的管理和控制，僅靠管理手段難以驗(yàn)證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。二是由于單位的設(shè)計(jì)成果、科研成果分散在各設(shè)計(jì)部門，出于自己查閱方便、保護(hù)本部門知識(shí)產(chǎn)權(quán)的思想，這些部門歸檔意識(shí)和共享意識(shí)不足，大大增加了檔案部門檔案收集及時(shí)、齊全完整和資源共享最大化利用的難度。工程檔案歸檔范圍廣，文件內(nèi)容較多，時(shí)間跨度大，歸檔工作在后端，檔案部門難以判斷歸檔內(nèi)容是否齊全完整，十分被動(dòng)。
三、構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系
作為知識(shí)型企業(yè)，勘察設(shè)計(jì)單位歷年積累的設(shè)計(jì)成果和科研成果豐碩，可挖掘利用的知識(shí)資源豐富，若這些資源不能規(guī)范積累和有效利用，無疑是對(duì)企業(yè)知識(shí)資源的巨大浪費(fèi)，而豐富的檔案信息資源正是顯性知識(shí)的主體，因此，借助知識(shí)管理的發(fā)展趨勢(shì)，做好信息化中長(zhǎng)期規(guī)劃，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)極其重要。檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，“它不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程，也不能簡(jiǎn)單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來”，它要求檔案部門將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，“以檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障”。當(dāng)前，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，員工對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)可度低，信息化層次和使用效率低，尚未具備全面鋪開開展知識(shí)管理的條件，為此，知識(shí)管理需分三步走，第一步是夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)，推動(dòng)知識(shí)管理的實(shí)施；第二步是分步建設(shè)知識(shí)體系，優(yōu)化資源利用；第三步是優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機(jī)制。而對(duì)于檔案管理部門來說，在這過程中構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系可大有作為。
（一）夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)，推動(dòng)知識(shí)管理的實(shí)施。
以檔案信息化作為知識(shí)管理的基礎(chǔ)是勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的必然選擇，一是設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)人員的直接成果，是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最多、價(jià)值最高、利用最頻繁的信息資源；二是檔案管理已有比較完善的基礎(chǔ)，同時(shí)也已積累了大量的經(jīng)過系統(tǒng)整理的信息資源。因此，實(shí)施知識(shí)管理，首先就要開展以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理，進(jìn)而是以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理。針對(duì)行業(yè)內(nèi)檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出以下三點(diǎn)：第一，增強(qiáng)共享意識(shí)。知識(shí)管理不是某個(gè)部門、某部分人的事，需要每個(gè)部門、每個(gè)員工的共同參與，共建、共享知識(shí)資源。保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以激勵(lì)信息資源的創(chuàng)造與產(chǎn)生，但知識(shí)產(chǎn)權(quán)的過度保護(hù)，在一定程度上又會(huì)抑制信息資源的共享與使用。知識(shí)產(chǎn)權(quán)代表了智力成果創(chuàng)造者與投資者的利益，屬于個(gè)體利益，而資源共享代表的是單位集體利益，即代表了所有員工共同使用信息資源的權(quán)利，如何平衡兩者利益，增強(qiáng)共享意識(shí)和共建動(dòng)力，是實(shí)施知識(shí)管理首要解決的問題。第二，豐富知識(shí)資源。一方面，開展數(shù)字化工作，尤其是圖紙檔案，將歷年來大量的紙質(zhì)圖紙轉(zhuǎn)化為電子圖紙，上傳到檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行圖紙信息著錄，便于設(shè)計(jì)人員在線檢索、預(yù)覽圖紙，促進(jìn)檔案信息資源的高效利用；另一方面，樹立以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理意識(shí)，明確依據(jù)利用需求，擴(kuò)寬資源收集范圍，為專項(xiàng)知識(shí)庫(kù)建設(shè)打好基礎(chǔ)。第三，加強(qiáng)各管理環(huán)節(jié)的無縫對(duì)接。以檔案信息化為基礎(chǔ)的知識(shí)管理，并不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到技術(shù)管理、項(xiàng)目管理等多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)部門，是一個(gè)綜合管理控制過程，從信息資源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部門的有力支持和配合，不同系統(tǒng)間的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)接和整合對(duì)于實(shí)施知識(shí)管理至關(guān)重要。知識(shí)管理需要建立在完善的標(biāo)準(zhǔn)管理、過程管理和成果管理的基礎(chǔ)上，所以首先需要通過各種過程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)過程的全程管理和對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理的全面管理，這正是獲取知識(shí)資源的基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)已有的過程數(shù)據(jù)和成果數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)梳理，從中提取有效知識(shí)，深入挖掘，形成知識(shí)地圖，便于檢索利用、智能推送。
（二）分步建設(shè)知識(shí)體系，優(yōu)化資源利用。
知識(shí)管理的基礎(chǔ)和核心是資源建設(shè)，目標(biāo)和導(dǎo)向是知識(shí)服務(wù)。首先必須明確知識(shí)的來源、結(jié)構(gòu)和價(jià)值，深化分析核心知識(shí)和知識(shí)服務(wù)應(yīng)用的需求，從戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行總體規(guī)劃，制訂目標(biāo)和實(shí)施策略，然后分步建設(shè)知識(shí)庫(kù)，建立知識(shí)管理系統(tǒng)或平臺(tái)，深化數(shù)據(jù)的組織，優(yōu)化數(shù)據(jù)的利用，解決各類知識(shí)資源的收、存、管、用問題，提供資源整合共享、交流指導(dǎo)、多維度展示及檢索利用的平臺(tái)，方便利用者自如地獲取知識(shí)和分享知識(shí)。依據(jù)企業(yè)自身需求分步建立專題知識(shí)庫(kù)是構(gòu)建知識(shí)體系的基礎(chǔ)，如建立包括行業(yè)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)圖集等的基礎(chǔ)庫(kù)，包括方案、圖紙、設(shè)計(jì)資料、圖片視頻等的工程庫(kù)，包括標(biāo)準(zhǔn)流程庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品庫(kù)、論文庫(kù)、科研成果庫(kù)、專利庫(kù)等的成果庫(kù)，等等。
（三）優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機(jī)制。
無論是檔案信息化建設(shè)還是實(shí)施知識(shí)管理，都不僅僅是建立系統(tǒng)、集中數(shù)據(jù)，更重要的是要為有效的資源獲取、分享和利用創(chuàng)造條件，需要技術(shù)、管理和文化三重體系的支持。因此，為確保知識(shí)管理平臺(tái)的及時(shí)更新、長(zhǎng)效運(yùn)行，需要優(yōu)化內(nèi)部管理，完善知識(shí)管理機(jī)制，包括知識(shí)管理崗位制度、知識(shí)和更新制度、知識(shí)使用規(guī)范、知識(shí)考評(píng)制度等，充分調(diào)動(dòng)設(shè)計(jì)人員的積極性和主動(dòng)性，引導(dǎo)他們改變觀念，把知識(shí)管理工作納入崗位職責(zé)，同時(shí)盡量不增加他們的工作負(fù)擔(dān)。雖然知識(shí)管理在勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的應(yīng)用還處于探索階段，但其重要性和緊迫性已逐漸成為行業(yè)共識(shí)，若能長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，確立知識(shí)管理發(fā)展戰(zhàn)略，推動(dòng)信息化建設(shè)，必將推動(dòng)企業(yè)在科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的道路上更快地前進(jìn)。無論是信息化建設(shè)還是知識(shí)管理，都不是個(gè)別部門的事情，需要多個(gè)部門合作、全員參與，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，在做好檔案實(shí)體、信息利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式和服務(wù)方式，促進(jìn)檔案信息資源更好地發(fā)揮其憑證價(jià)值和參考價(jià)值。
作者：葉琳芳 單位：廣東省建筑設(shè)計(jì)研究院
【參考文獻(xiàn)】
[1]中國(guó)勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)，關(guān)于印發(fā)《“十二五”工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化工作指導(dǎo)意見》的通知[Z]，中設(shè)協(xié)字〔2011〕30號(hào).
企業(yè)要建立現(xiàn)代企業(yè)制度，對(duì)檔案工作是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。企業(yè)檔案工作者都要抓住機(jī)遇，勇敢地面對(duì)挑戰(zhàn)，積極尋找為企業(yè)服務(wù)的新途徑、新方法，不斷發(fā)展企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。
一、要深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的意義與現(xiàn)狀
企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，它的重要性主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。因檔案真實(shí)記錄著企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據(jù)。二是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌。檔案是在企業(yè)發(fā)展中積累和形成的，是企業(yè)歷史的真實(shí)記錄，它見證了企業(yè)的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。三是提高企業(yè)管理水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在作出某項(xiàng)決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據(jù)；企業(yè)總結(jié)工作、制訂計(jì)劃；處理問題時(shí)，也需要了解情況和熟悉政策；正確指揮生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，更要靠有關(guān)的經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字和市場(chǎng)信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級(jí)管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。
當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在著不少不盡如人意的地方。首先是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理投入不足，如檔案室往往是企業(yè)里辦公環(huán)境最差的位置；專(兼)職檔案管理干部由于人員流動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟悉；檔案管理手段和工具跟不上時(shí)代需要，檔案的開發(fā)利用尚待大力發(fā)掘；檔案管理制度執(zhí)行力度差等問題。這與企業(yè)發(fā)展的需要和檔案管理的現(xiàn)代化總體要求形成較大差距。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的措施，不斷促進(jìn)檔案管理升級(jí)
1.加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動(dòng)化程度高的檔案柜組。應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購(gòu)買必要的書柜書架，專存圖書，實(shí)行檔案、圖書一體化管理；購(gòu)買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購(gòu)買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。
2.明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
3．不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營(yíng)客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
4．增強(qiáng)檔案的利用功能。檔案的目的在于利用。要充分利用檔案的資源優(yōu)勢(shì)，及時(shí)為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、技改、研發(fā)以及改革、對(duì)外交往提供直接參考服務(wù)；要因地制宜利用資料編輯一些資料冊(cè)、圖片展，宣傳企業(yè)文化，方便業(yè)務(wù)操作。
5．穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍。檔案管理是一門專業(yè)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)，是一門科學(xué)，做好檔案管理，主要在于檔案專業(yè)人才。要從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，有意識(shí)地培養(yǎng)一批檔案專兼職人才，逐步提高檔案專業(yè)人才的待遇，使專業(yè)人才能長(zhǎng)期扎根，為企業(yè)服務(wù)。要教育和引導(dǎo)檔案人才熱愛檔案工作，為檔案工作獻(xiàn)青春。
三、積極探索企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新方法和理念
1.管理的創(chuàng)新。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。
⑴信息管理。在信息時(shí)代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。
⑵信息工作人員管理。信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，是非?，F(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ?，加?qiáng)人員的管理。
2．制度的創(chuàng)新。如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
3．服務(wù)的創(chuàng)新。信息化時(shí)代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。
關(guān)鍵詞:高校檔案信息資源共享;管理機(jī)制;構(gòu)建;思考
要保障高校檔案的管理的高效率和高質(zhì)量，就要注重現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用。高校檔案信息資源建設(shè)，把書面檔案資料進(jìn)行適當(dāng)加工成為電子文本資料，建立網(wǎng)上檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，建立健全檔案信息共享機(jī)制，建立健全各部門的檔案信息聯(lián)動(dòng)機(jī)制，同時(shí)推動(dòng)高中學(xué)校檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案資料管理信息化與自動(dòng)化。但是，在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案信息資源共享還存在一些列的問題，諸如檔案管理人員的缺失、重視程度不夠、各部么不配合等問題。只有將這些問題加以解決才能保證高校檔案的可持續(xù)發(fā)展，
一、高校檔案信息資源共享的管理存在的問題
1.檔案資料難以收集，高校的重視程度嚴(yán)重不足
檔案作為高校各種文件的集合體，是高校建設(shè)和發(fā)展的有力憑證。但是在實(shí)踐中，高校對(duì)于檔案管理的重視程度不高，主要經(jīng)費(fèi)側(cè)重于高校建設(shè)和學(xué)科建設(shè)，對(duì)于內(nèi)部管理制度的建設(shè)一筆帶過。從檔案管理工作實(shí)踐中，可以看著學(xué)校管理層比較注重教學(xué)管理和高校建設(shè)，學(xué)科管理和校園建設(shè)的文件較多，而對(duì)于檔案管理的相關(guān)文件非常至少，同時(shí)忽視檔案管理對(duì)教學(xué)管理的輔助作用，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作就是純屬于保管事務(wù)，而沒有探知檔案的歷史性價(jià)值、指導(dǎo)性價(jià)值等，導(dǎo)致高校沒有投入過多的人力物力。管理層普遍認(rèn)為保證方案不丟失、不損壞、不泄密，能夠用于外調(diào)、查檔、分配等工作便可。由于高校不重視檔案管理工作，所以檔案管理工作人員多為兼職，專業(yè)人才缺乏，兼職人員要么來自校內(nèi)的任課教師要么來自于校外大學(xué)生，學(xué)校的任課教師在承擔(dān)大工作量教學(xué)后，難以投入精力于檔案管理工作中，而校外大學(xué)生自身經(jīng)驗(yàn)不多，對(duì)該學(xué)校也不熟悉，所以才會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展不順。
2.信息化管理系統(tǒng)不完善，各部門配合度較低
由于管理人員信息化系統(tǒng)不完善、缺乏現(xiàn)代計(jì)算機(jī)知識(shí)以及缺少管理制度的約束，導(dǎo)致檔案管理工作的效率及安全性在不同程度上受到制約。此外，受學(xué)校資金的限制，學(xué)校資金投入主要集中在教學(xué)管理上，對(duì)檔案室的資金投入少之又少，導(dǎo)致檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。檔案管理部門配備的掃描儀、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備非常有限，而且經(jīng)久未更換，導(dǎo)致一些設(shè)備超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)重影響工作效率和質(zhì)量。在以往的工作中，高校管理層主要將將檔案管理工作全權(quán)交由檔案管理部門進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案管理的相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作不上心，不注重對(duì)檔案管理工作的配合。事實(shí)上，檔案管理工作的系統(tǒng)性很強(qiáng)，需要學(xué)校各部門間通力合作、密切溝通才行。
二、高校檔案信息資源共享的管理對(duì)策
1.提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，建立專業(yè)化的檔案工作隊(duì)伍
做檔案管理工作，不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，涉及到檔案收集、檔案修訂、檔案整理、等各項(xiàng)工作。為了提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校就應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)注重定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，激發(fā)檔案管理人員的工作興趣，保證檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。通過培訓(xùn)，讓每一個(gè)檔案管理人員能夠熟悉地掌握校史檔案、了解學(xué)校檔案的內(nèi)容和開放策略、掌握學(xué)校的歷史和文化名人、熟悉已有的檔案編研成果等。培訓(xùn)的方式應(yīng)該要多種，既可以邀請(qǐng)相應(yīng)的專家進(jìn)行專業(yè)講座，也可以將相應(yīng)的檔案管理人員送到專門的學(xué)校去學(xué)習(xí)，還可以由內(nèi)部組織形成相應(yīng)的培訓(xùn)小組，從而幫助檔案管理人員具有較好的業(yè)務(wù)技巧和職業(yè)能力。管理人員能夠利用培訓(xùn)所學(xué)的技能技巧，運(yùn)用到檔案管理工作中，能夠更好地對(duì)各種檔案檔案進(jìn)行整理、分類、排序、補(bǔ)充等，保證檔案材料更加真實(shí)、可靠、全面，使得檔案管理工作有條理、全面、系統(tǒng)。
2.推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，打造檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入進(jìn)各行各業(yè)。為了檔案管理工作更加先進(jìn)、科學(xué)，就應(yīng)該注重運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。要推動(dòng)現(xiàn)代化的檔案管理工作改革，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的目標(biāo)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不可或缺。在檔案儲(chǔ)存方面，需要借助海量存儲(chǔ)，保證檔案信息的安全，諸如數(shù)字光盤、移動(dòng)硬盤、芯片等現(xiàn)代信息載體在檔案管理中已經(jīng)被普遍運(yùn)用。在檔案查詢和登記方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以更加便捷、快速。在檔案?jìng)浞莘矫?，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算能夠解決檔案的遺失所帶來的一些問題，從而有效地維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性。在檔案聯(lián)系方面，檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)不同領(lǐng)域、不同部門之間的信息溝通。在高校檔案信息服務(wù)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)，可以有效地實(shí)現(xiàn)在想查詢、網(wǎng)上等。由此可見，在檔案管理工作中，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠使得工作更加有序、合理、科學(xué)。
3.建立健全收集工作的聯(lián)系制度，使檔案材料更加齊全
檔案整理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，是對(duì)高校各種工作的文件管理工作，因而就決定了檔案管理工作不只是局限在檔案管理部門之中，強(qiáng)調(diào)檔案管理部門與其他部門之間聯(lián)系。因而，高校的管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案材料收集聯(lián)系制度的建設(shè)。根據(jù)檔案管理的自己需求，建立健全統(tǒng)一性的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門的文件管理和收集。、建立健全各個(gè)部門之間的檔案聯(lián)系制度的同時(shí)，還應(yīng)該要嚴(yán)格做好檔案材料審查工作，對(duì)不符合歸檔要求的材料絕對(duì)禁止歸檔。對(duì)于需要?dú)w檔的材料應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔要求操作，注重對(duì)畢業(yè)證書、學(xué)歷證明等關(guān)鍵材料的復(fù)印件的管理。同時(shí)，對(duì)材料書寫的規(guī)范性進(jìn)行審查，避免墨跡不規(guī)范影響檔案保存的年限。
三、結(jié)束語(yǔ)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，建立健全信息化的高校檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案分享是智能化、高效化、現(xiàn)代化高校建設(shè)的重要指標(biāo)。所以在檔案管理工作中，高校管理人員應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，重視檔案管理的作用，建立健全檔案信息管理制度，加大檔案管理人才的培養(yǎng)，注重信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院職稱檔案；建設(shè)；思考；管理
醫(yī)院職稱檔案是醫(yī)院人事檔案工作的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員和管理人員學(xué)術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力及工作業(yè)績(jī)等方面的原始記錄。作為知識(shí)型、技術(shù)型密集的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，每一位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員都十分看重職稱晉升，以體現(xiàn)自身的專業(yè)實(shí)踐能力，另外職稱檔案能為醫(yī)院知人、用人提供重要依據(jù)。
1 醫(yī)院職稱檔案的構(gòu)成
醫(yī)院職稱檔案一般由各類職稱文件、個(gè)人申報(bào)材料及各類申報(bào)表格構(gòu)成，是醫(yī)院在各項(xiàng)職稱評(píng)審活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等歷史記錄。具體為：
1.1 各類職稱文件
包括來自上級(jí)主管部門，如國(guó)家衛(wèi)計(jì)委、省衛(wèi)計(jì)委及人社廳等部門下發(fā)的有關(guān)職稱管理的文件和各種資格審批通知，醫(yī)院內(nèi)部職稱工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如關(guān)于醫(yī)院職稱評(píng)審及聘任的相關(guān)規(guī)定、職稱評(píng)審?fù)ㄟ^人員獲得資格名單和聘任文件，申報(bào)晉升職稱人員公示、答辯記錄，各級(jí)評(píng)委會(huì)會(huì)議記錄和投票結(jié)果，兄弟單位之間參觀、交流的經(jīng)驗(yàn)材料等。
1.2 個(gè)人申報(bào)材料
主要指專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作及科研業(yè)績(jī)。業(yè)務(wù)能力包括任職期間所完成的工作量統(tǒng)計(jì)，學(xué)術(shù)水平和科研業(yè)績(jī)包括科研成果、論文、論著，送審代表作評(píng)價(jià)意見，主持或參與科研課題數(shù)量和到位經(jīng)費(fèi)，專利申報(bào)，成果推廣和所獲獎(jiǎng)項(xiàng)。另外還有各種學(xué)歷、學(xué)位證書，專業(yè)技術(shù)資格證、聘任書、年度考核表、全國(guó)或省職稱外語(yǔ)統(tǒng)一考試成績(jī)單、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試成績(jī)單、繼續(xù)教育證，各類獲獎(jiǎng)榮譽(yù)證書等。
1.3 各類申報(bào)表格
包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)評(píng)審表、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)資格考試合格登記表、大中專畢業(yè)生初次認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)認(rèn)定表、專家對(duì)晉升人員代表作的評(píng)價(jià)意見、專業(yè)技術(shù)資格審批表、專業(yè)技術(shù)任職考核表等。
2 醫(yī)院職稱檔案與人事檔案的區(qū)別
2.1 醫(yī)院職稱檔案特點(diǎn)
醫(yī)院職稱檔案除了和人事檔案具有重要性、真實(shí)性、多樣性、連續(xù)性、實(shí)用性、保密性等共同特點(diǎn)外，也有自己的特征。一是專業(yè)性強(qiáng)：醫(yī)院職稱檔案涉及的職稱系列范圍有衛(wèi)生系列、會(huì)計(jì)系列、經(jīng)濟(jì)系列、工程系列、檔案系列、社科系列等諸多職稱類別。二是階段性明顯：醫(yī)院職稱檔案是每個(gè)具有專業(yè)技術(shù)職稱的職工，從進(jìn)入醫(yī)院工作后，試用期滿后，經(jīng)過初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱晉升，晉升為高級(jí)職稱以后，其檔案材料移交醫(yī)院管理，管理工作的階段性明顯。三是復(fù)雜性較突出：醫(yī)院不但有大量衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員和輔系列專業(yè)技術(shù)人員，也聚集了不少行政管理和工勤人員，涉及的職稱系列如前所述復(fù)雜多樣，由于申報(bào)不同系列職稱有不同的學(xué)歷、資歷、工作業(yè)績(jī)、科研學(xué)術(shù)水平的要求，所以提交的職稱晉升材料也因人而異。
2.2 相同點(diǎn)
醫(yī)院職稱檔案與人事檔案都是以個(gè)人為立檔單位，二者間存在相互聯(lián)系、交叉和滲透的關(guān)系，并有內(nèi)容上的部分重復(fù)和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真實(shí)、精確和濃縮的方式記載。
2.3 不同點(diǎn)
人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治歷史、工作業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)及專業(yè)特長(zhǎng)、職稱及職務(wù)、政治面貌、獎(jiǎng)懲、工資、離休和退休等情況，全面展示和概括個(gè)人各階段、各方面的具體狀況。而職稱檔案具有一定局限性，主要是針對(duì)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)工作、科研情況以及與科研、論文有關(guān)的一切業(yè)務(wù)情況的記載材料，較多材料和內(nèi)容都來自業(yè)務(wù)和科研檔案，可直接反映醫(yī)院的業(yè)務(wù)能力、科研及管理的動(dòng)態(tài)、實(shí)力和水平。
3 建立醫(yī)院職稱檔案的重要性
醫(yī)院職稱檔案主要反映了專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)和科研能力，個(gè)人職稱申報(bào)及評(píng)定材料的收集及建立，科研成果、論文、論著，新技術(shù)新項(xiàng)目的申報(bào)等材料都是個(gè)人工作、科研情況的真實(shí)寫照。具體表現(xiàn)在以下四方面：
3.1 評(píng)價(jià)性
客觀、公正的評(píng)價(jià)每一位醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院實(shí)施科學(xué)管理的前提。醫(yī)院職稱檔案能真實(shí)地反映醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力，依據(jù)完整的醫(yī)院職稱檔案材料就能比較客觀、準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)出一個(gè)醫(yī)務(wù)人員工作能力的大小、學(xué)識(shí)水平的高低、科研能力的強(qiáng)弱。
3.2 信息性
醫(yī)院職稱檔案是醫(yī)院完整的或重要的人才信息庫(kù)，即可為醫(yī)院正確評(píng)估醫(yī)務(wù)人員隊(duì)伍，嚴(yán)格醫(yī)療管理，尋找辦院路子，明確辦院方向提供能力和教學(xué)水平信息支持。同時(shí)，目前醫(yī)院實(shí)行崗位聘任制，也需要這些檔案提供可靠信息。
3.3 依據(jù)性
衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員生活和工作都離不開檔案，職稱材料是他們合理流動(dòng)的“通行證”和“身份證”。辦理工作調(diào)動(dòng)、申請(qǐng)出國(guó)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、攻讀學(xué)位、工資調(diào)整、晉升職務(wù)、醫(yī)療保險(xiǎn)、退休等手續(xù)時(shí)都離不開職稱證明。
3.4 參考性
醫(yī)院職稱檔案的建立與管理，能為單位選拔人才提供可靠依據(jù)。通過調(diào)閱他們的職稱檔案，可以全面了解他們學(xué)習(xí)、工作情況，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。
4 建立醫(yī)院職稱檔案的措施
4.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全運(yùn)行機(jī)制
首先，要從建立醫(yī)院職稱檔案的管理機(jī)制入手，明確一名人事部門領(lǐng)導(dǎo)分管醫(yī)院職稱的業(yè)務(wù)工作，并在條件許可的情況下，建立醫(yī)院職稱檔案室，實(shí)行專人專管。宣傳建立醫(yī)院職稱檔案的重要性，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，在全院范圍內(nèi)形成主動(dòng)收集、自覺上交應(yīng)歸檔材料的良好氛圍和科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制；其次，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理軌道。
4.2 提高檔案管理人員素質(zhì)
人員素質(zhì)的高低直接影響醫(yī)院職稱檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣，因此要求檔案人員既要有檔案管理方面的知識(shí)，又要有職稱管理方面的專業(yè)知識(shí)，并要掌握較先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)。這就需要現(xiàn)有工作人員通過培訓(xùn)、自學(xué)或與兄弟單位同行之間相互交流等方式，增強(qiáng)其理論知識(shí)和實(shí)踐能力，提高綜合素質(zhì)培養(yǎng)。應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，需要有扎扎實(shí)實(shí)、任勞任怨的工作作風(fēng)和默默無聞的奉獻(xiàn)精神。
4.3 加強(qiáng)規(guī)范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事檔案中的專業(yè)技術(shù)資格申報(bào)評(píng)審表，大中專畢業(yè)生初次認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)認(rèn)定表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，上級(jí)部門和醫(yī)院下發(fā)的職稱文件，以及各種各級(jí)職稱會(huì)議記錄，醫(yī)院、學(xué)術(shù)委員會(huì)、高評(píng)委投票統(tǒng)計(jì)表等材料是非常重要的。檔案管理人員在收集整理時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查，一旦發(fā)現(xiàn)歸檔材料有所遺漏，應(yīng)及時(shí)尋找，以確保檔案完整。
4.3.2注重整理工作。按專業(yè)或科目分類、整理、歸檔，力求以客觀事實(shí)為依據(jù)，做到客觀、公正、公平，有目的地進(jìn)行篩選，去粗取精。
4.3.3加強(qiáng)保管工作。近幾年隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，流動(dòng)人員日益增多，職工數(shù)量迅速增長(zhǎng)，人事檔案等各類檔案的轉(zhuǎn)遞也日趨頻繁。對(duì)檔案的借閱、調(diào)檔等要建立相應(yīng)的制度，嚴(yán)格履行手續(xù)，做好檔案的保管工作。
4.4采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段。要開發(fā)醫(yī)院職稱檔案的管理軟件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)將醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員按年齡、學(xué)歷、工作業(yè)績(jī)等諸方面進(jìn)行結(jié)構(gòu)比例分析，作出表格或圖表，為醫(yī)院搞好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核利用做準(zhǔn)備，為專業(yè)技術(shù)人員的管理提供保障，同時(shí)也為業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的開發(fā)利用做準(zhǔn)備。
參考文獻(xiàn)
（一）檔案管理職務(wù)在高職院校的地位低
很多年以來，高等職業(yè)院校對(duì)于檔案管理職務(wù)是高等職業(yè)院校的一種基礎(chǔ)性的管理職務(wù)已達(dá)成一致意見，然而，因?yàn)闄n案管理職務(wù)同時(shí)也是一種服務(wù)類型的職務(wù)，所以許多高等職業(yè)院校表示檔案管理職能較難發(fā)生所謂的能直接凸顯的辦學(xué)功效，因此，導(dǎo)致了高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)目前所處位置的狀況：在高等職業(yè)院校許多的管理職務(wù)中，檔案管理職務(wù)不能凸顯教師才能，是陪襯高職院校其它職務(wù)的綠葉，是別類管理職務(wù)的儲(chǔ)存庫(kù)與奠基石。許多高等職業(yè)院校在理念上意識(shí)到了檔案管理職務(wù)的顯要性，然而在現(xiàn)實(shí)工作中沒有產(chǎn)生對(duì)檔案管理職務(wù)的注重，特別是某些高等職業(yè)院校以院校機(jī)構(gòu)變革為托詞，有意識(shí)地弱化檔案管理機(jī)構(gòu)的管理職務(wù)功能與地位，使檔案管理機(jī)構(gòu)沒有發(fā)揮其價(jià)值。所以，在高等職業(yè)院校的所有檢查評(píng)析中大家通常會(huì)察覺到如下狀況：急需的資料數(shù)據(jù)缺失或匱乏，現(xiàn)存的或完善的資料數(shù)據(jù)大部分是臨時(shí)抱佛腳編造出來的。
（二）檔案管理任職人員專業(yè)素質(zhì)低下
現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍都不高。高等職業(yè)院校檔案管理人員大多都并非專業(yè)人士，并未受過檔案管理專業(yè)的訓(xùn)練，也缺乏相關(guān)專業(yè)的高等學(xué)歷：某些高等職業(yè)院校為了吸收或留下引薦的教授、博士后等高端人才，而將他們的親屬分配到檔案管理機(jī)構(gòu)任職；甚至某些高等職業(yè)院校為了拉攏關(guān)系而聘任臨時(shí)工來進(jìn)行檔案管理工作。此類的任職人員隊(duì)伍，導(dǎo)致高職院校檔案管理員工對(duì)檔案管理職務(wù)的地位與顯要性注重不足甚至完全忽視。而且檔案管理機(jī)構(gòu)和其它管理的職務(wù)部門溝通很少，匱乏檔案訊息的獲取渠道，其職務(wù)人員匱乏電腦操作能力，檔案管理職務(wù)的變革更新很難實(shí)施，這便使得高等職業(yè)院校的檔案管理職務(wù)顯得僵硬呆板，很大程度上阻礙了高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)水平的提升。
（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備陳舊落后
現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理機(jī)構(gòu)已初步配置了計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)施，然而計(jì)算機(jī)的應(yīng)用領(lǐng)域僅僅局限在檔案條目等文字的輸入，檔案應(yīng)用的無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)電子化程度十分低。某些檔案管理機(jī)構(gòu)并未配置相應(yīng)的設(shè)施，甚至連計(jì)算機(jī)都并非現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)，其中有的是其他系部或處室棄用的計(jì)算機(jī)，通過維修改裝后設(shè)置的，難以配置現(xiàn)代化的管理軟件系統(tǒng)。更加突出的，是直到今天某些高等職業(yè)院校檔案的采集、記錄、編排、分門別類等各項(xiàng)工作都靠人工手寫，并非采取現(xiàn)代化的訊息技術(shù)。因?yàn)槿斯な謱懰俾实汀⒊鲥e(cuò)率高、工作量異常巨大，當(dāng)面臨檢查評(píng)析時(shí)，此類高職院校的檔案管理人員必需頻繁地深夜趕工突擊編輯，致使檔案訊息出錯(cuò)率高漲、漏洞頻現(xiàn)，非常大地削弱了檔案管理卷宗的品質(zhì)與可信度。
（四）高職院校檔案應(yīng)用率低
現(xiàn)今，許多高等職業(yè)院校檔案管理的內(nèi)容依然是以基礎(chǔ)建設(shè)、黨員職務(wù)、行政教學(xué)、財(cái)務(wù)類檔案為主，其它科目的檔案內(nèi)容幾乎沒有。例如圖片檔案、語(yǔ)音檔案、錄像檔案、實(shí)體物檔案等十分缺乏，本院校的特色檔案更是所剩無幾，即使有一些也由于保存不當(dāng)之類的因素而陳舊損傷。如此就使檔案管理職務(wù)全方位為教學(xué)研究、用人機(jī)構(gòu)和檢查評(píng)析服務(wù)的職能作用弱化，檔案應(yīng)用面也變得十分狹窄。并且因?yàn)殛惻f思想理念的影響和脫離時(shí)代的檔案管理規(guī)章制度的限制，導(dǎo)致一些高等職業(yè)院校的檔案管理職員匱乏服務(wù)意識(shí)、工作效益低下，致使檔案主體的需求通常需辦理許多紛繁復(fù)雜的手續(xù)才可以滿足，如此就很大地減少了檔案的利用效率。
二、高等職業(yè)院校檔案管理職務(wù)的發(fā)展對(duì)策
（一）提高高職院校檔案的認(rèn)識(shí)水平
必需充足理解高等職業(yè)院校檔案的內(nèi)涵價(jià)值、地位以及功效意義。眾人皆知，高等職業(yè)院校的檔案內(nèi)容是別類管理職務(wù)的重要訊息源頭之一，是高等職業(yè)院校的財(cái)富庫(kù)藏。其對(duì)于推進(jìn)高等職業(yè)院校的教育教學(xué)創(chuàng)新變革、科學(xué)化管理院校、提升教育教學(xué)品質(zhì)、拓展科學(xué)研究、提升工作效益、維護(hù)院校各項(xiàng)權(quán)益、展覽院校各項(xiàng)特色以及發(fā)展流程具有至關(guān)重要的作用價(jià)值。
（二）提升高職院校規(guī)范化檔案管理水準(zhǔn)
高職院校規(guī)章體制是實(shí)現(xiàn)檔案管理職能規(guī)范化的行事準(zhǔn)則。高等職業(yè)院校必需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)的檔案法規(guī)，綜合本院校的客觀狀況，制訂相應(yīng)的可操作的規(guī)章制度與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)此類規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)與履行狀況進(jìn)行周期性檢驗(yàn)、獎(jiǎng)罰評(píng)析，依據(jù)法律法規(guī)實(shí)行治理檔案、維護(hù)檔案、使用檔案。建設(shè)有成效且井然有序的管理機(jī)制。強(qiáng)化檔案監(jiān)管職務(wù)部門的責(zé)任意識(shí)，建設(shè)出一個(gè)知法守法的高素養(yǎng)的檔案管理專業(yè)化人才單位，在職務(wù)工作中強(qiáng)調(diào)按章處事，堅(jiān)決履行堅(jiān)持原則不動(dòng)搖的要求，履行職務(wù)水準(zhǔn)不走樣，執(zhí)行程序不投機(jī)取巧，嚴(yán)格遵規(guī)守紀(jì)。如此方能保障高等職業(yè)院校檔案管理職能規(guī)范化、高水平。
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)
檔案是人類從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對(duì)各類檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場(chǎng)的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬(wàn)元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識(shí)，用戶遇到問題很難自行解決，對(duì)開發(fā)商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡(jiǎn)單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。
下面簡(jiǎn)要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
1、需求分析
為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對(duì)畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對(duì)錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。
2、用戶身份級(jí)別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。
系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。
3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置
具體操作：對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。
（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對(duì)人事信息的添加
操作對(duì)象：管理員
瀏覽對(duì)象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫(kù)里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；
（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對(duì)象：管理員和一般用戶
瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息；
（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對(duì)象：管理員和一般用戶
瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對(duì)象：管理員
瀏覽對(duì)象：管理員
具體功能：管理員可以將庫(kù)中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對(duì)其信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對(duì)象：管理員
瀏覽對(duì)象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對(duì)其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。
（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對(duì)其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置
操作對(duì)象：管理員
瀏覽對(duì)象：管理員
具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級(jí)用戶指定的，高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對(duì)畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面
在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時(shí)間先開發(fā)出 一個(gè)比較簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)。讓幾個(gè)管理員先試用，然后提出各種修改意見。對(duì)這些意見進(jìn)行篩選和論證，之后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改、測(cè)試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過一段時(shí)間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時(shí)也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。