時(shí)間：2023-07-02 09:42:42
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理分類方法的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對(duì)企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡(jiǎn)單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒(méi)有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無(wú)形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無(wú)序的缺點(diǎn)和問(wèn)題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對(duì)合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來(lái)看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對(duì)企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無(wú)序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)，利用分類管理
在對(duì)企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號(hào)加以區(qū)分，確定好不同的類別號(hào)，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號(hào)，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對(duì)企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過(guò)程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對(duì)合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對(duì)于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過(guò)程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問(wèn)題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)于文書(shū)檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對(duì)合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過(guò)程中，年度、分類號(hào)、件號(hào)是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對(duì)應(yīng)的分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在同類的合同檔案分類中的流水號(hào)。這三個(gè)要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實(shí)現(xiàn)同庫(kù)保管，利于整理和查閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
[關(guān)鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對(duì)檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個(gè)以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書(shū)管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說(shuō)建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯(cuò)。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫(kù)的整體傳播能力較差，沒(méi)有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說(shuō)只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)過(guò)的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書(shū)館中，常常會(huì)用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書(shū)進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書(shū)信息工作變得簡(jiǎn)單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過(guò)程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲(chǔ)之后一旦需要哪個(gè)檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過(guò)程中的效率，這些都是在檔案整理過(guò)程中應(yīng)該提高和注意的地方?？偠灾?，說(shuō)到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過(guò)程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個(gè)關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個(gè)高校有很多的學(xué)院，每一個(gè)學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說(shuō)在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問(wèn)題也都要在檔案整理的過(guò)程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對(duì)檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯(cuò)編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查
說(shuō)到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來(lái)就是一個(gè)大集體，這一個(gè)集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個(gè)大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個(gè)重要前提。另外，教職工人員也是一個(gè)很重要的群體。對(duì)教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問(wèn)詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問(wèn)題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會(huì)有一定的根據(jù)性。還能對(duì)整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測(cè)。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會(huì)從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動(dòng)化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^(guò)去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書(shū)寫(xiě)整理，在整理過(guò)程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡(jiǎn)化了原本繁瑣的過(guò)程。自動(dòng)化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動(dòng)化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會(huì)自動(dòng)生成，一旦出現(xiàn)波動(dòng)計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)通過(guò)比對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說(shuō)是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性?，F(xiàn)在社會(huì)中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動(dòng)化，因?yàn)樽詣?dòng)化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會(huì)忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來(lái)的工作過(guò)程中，高校也會(huì)不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性
在自動(dòng)化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)工作過(guò)程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會(huì)出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對(duì)不上，無(wú)法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動(dòng)化的管理手段，一樣不會(huì)有速率上的提升。相反，要在工作的過(guò)程中尋找簡(jiǎn)潔的工作方法。在工作的過(guò)程中，應(yīng)該在檔案管理的過(guò)程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過(guò)程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問(wèn)題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因所在，還有在檔案管理過(guò)程中，一定要確定安全性，不能在管理過(guò)程中出現(xiàn)安全性的問(wèn)題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫(kù)的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過(guò)程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實(shí)主要應(yīng)用的方法就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，利用計(jì)算機(jī)的特殊軟件進(jìn)行檔案管理，另外，必要時(shí)還能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因?yàn)樵合刀加胁煌奶攸c(diǎn)，所以會(huì)根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類，然后根據(jù)分類進(jìn)行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時(shí)候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時(shí)間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點(diǎn)，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒(méi)有的特點(diǎn)，其一就是在整理過(guò)程中將信息統(tǒng)一進(jìn)行匯總總結(jié)可以建立一個(gè)關(guān)系網(wǎng)，增加高校中各大學(xué)院之間的聯(lián)系性，這個(gè)方法還能將學(xué)院之間進(jìn)行對(duì)比，找到各個(gè)學(xué)院之間檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和不足，這樣可以便于學(xué)院之間的學(xué)習(xí)和改正。第二就是可以在高校工作的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性。因?yàn)樵跈n案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)要進(jìn)行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來(lái)，就會(huì)在整體的歸納過(guò)程中有了一個(gè)簡(jiǎn)單的控制過(guò)程，可以通過(guò)數(shù)字的比對(duì)檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團(tuán)結(jié)性和信任感。因?yàn)?，檔案管理信息一體化，同學(xué)和教職工人員都會(huì)統(tǒng)一積極的進(jìn)行培訓(xùn)，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會(huì)得到更好的發(fā)揮。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒(méi)有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫(xiě)，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過(guò)程中，要根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫(xiě)檢索題名過(guò)程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過(guò)科學(xué)分類，便于檔案查找利用
五是實(shí)施電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校在案管理中，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
應(yīng)該說(shuō)，進(jìn)入21世紀(jì)，人們處于一個(gè)紙質(zhì)與電子、模擬與數(shù)字共存的狀態(tài)，處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的過(guò)渡轉(zhuǎn)型期：檔案館內(nèi)部存有大量的紙質(zhì)檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實(shí)體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質(zhì)檔案。在這個(gè)特殊時(shí)期，檔案載體形式多元化、管理工作復(fù)雜化、技術(shù)手段多樣化、服務(wù)利用個(gè)性化成了現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)，而檔案管理的組織和隊(duì)伍卻很難隨之更新和發(fā)展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息的管理問(wèn)題勢(shì)必引起社會(huì)的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統(tǒng)籌管理。
一、檔案管理傳統(tǒng)理論面臨的機(jī)遇
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)檔案資料的需求呈現(xiàn)出全方位、多元化、高效率的趨勢(shì)，檔案館目前的單一館藏結(jié)構(gòu)、有限館藏內(nèi)容很難滿足人們的這種需求。挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，困難與發(fā)展同在；現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案管理傳統(tǒng)理論的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也意味著檔案管理傳統(tǒng)理論面臨著絕佳的更新和發(fā)展機(jī)遇。
1、社會(huì)環(huán)境的巨大變化。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)安定團(tuán)結(jié)、經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步快速發(fā)展、民主政治建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，全社會(huì)正在堅(jiān)持以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的和諧發(fā)展，努力構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。這就為檔案管理理論的更新與發(fā)展提供了較好的社會(huì)大環(huán)境。
2、國(guó)際交流與合作不斷開(kāi)展。檔案管理傳統(tǒng)理論所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)具有全局性、廣泛性和全球性的特點(diǎn)，這必然會(huì)增強(qiáng)世界范圍內(nèi)的廣大檔案界人士發(fā)展更新檔案管理理論的緊迫感，促進(jìn)他們不斷進(jìn)行創(chuàng)新性思考與探索，不斷加強(qiáng)區(qū)域之間、國(guó)家之間、學(xué)科之間、行業(yè)之間的交流與合作，從而有效推動(dòng)檔案管理傳統(tǒng)理論的革新。
3、檔案科學(xué)研究工作日益深入?，F(xiàn)代檔案學(xué)教育層次多種多樣，同時(shí)為了適應(yīng)時(shí)代和實(shí)踐需要，現(xiàn)代檔案學(xué)教育往往注重培養(yǎng)和造就掌握現(xiàn)代信本文由收集整理息技術(shù)、具有廣博管理知識(shí)的檔案專業(yè)人才，這些人才較少受到傳統(tǒng)觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進(jìn)檔案學(xué)理論的發(fā)展與進(jìn)步。
4、現(xiàn)代信息機(jī)數(shù)飛速發(fā)展。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理實(shí)踐必然會(huì)逐步積累起許多成功的經(jīng)驗(yàn)或者失敗的教訓(xùn)，通過(guò)對(duì)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的概況總結(jié)、抽象升華，必然會(huì)形成適應(yīng)新的信息技術(shù)、新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的行之有效的現(xiàn)代檔案管理的新理論。
二、檔案管理理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響
1、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用。
從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。
在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。
歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。
2、全宗原則及其理論發(fā)展。
對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。
首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的
轉(zhuǎn)貼于
是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。
其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。
3、電子文件管理理論。
為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供營(yíng)養(yǎng)電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過(guò)程和業(yè)務(wù)成果的真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常重要的意義。
電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，包括對(duì)其運(yùn)動(dòng)全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。
與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個(gè)文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可能進(jìn)行整合。這就要求對(duì)文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個(gè)文件管理活動(dòng)的需要，實(shí)時(shí)收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀提供保障。
換言之，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開(kāi)始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時(shí)間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，將各個(gè)環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供信息。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志,建立能夠進(jìn)行相關(guān)的存儲(chǔ)處理,檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻(xiàn)信息,能夠?qū)n案保護(hù)與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時(shí),為達(dá)到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會(huì)資源的目的,各級(jí)檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備,尤其在針對(duì)檔案管理升級(jí)工作中,各級(jí)檔案管理單位都配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入,在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實(shí)際情況,為檔案信息管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。
1 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)
現(xiàn)代檔案管理,應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí):檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò),這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確,就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ),應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施,才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達(dá)到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來(lái)說(shuō),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
(1)對(duì)于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理;(2)對(duì)于不同形式的的文字以及音像材料,應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來(lái)具體分類,針對(duì)不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔;(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容,制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn),便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。
2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才
科技以人為本,時(shí)代的振興和社會(huì)的進(jìn)步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國(guó)的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識(shí),僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡(jiǎn)單的重復(fù)操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無(wú)策。因此,如何做好新時(shí)期檔案管理工作人才,各級(jí)檔案管理單位必須面對(duì)的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí),能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對(duì)相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點(diǎn):(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn),要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還培養(yǎng)其開(kāi)拓進(jìn)取的意識(shí),掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)水平和操作技能,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。
3 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
總的來(lái)說(shuō),實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作,學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實(shí)踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系,提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí),改變只提供上門查閱的被動(dòng)服務(wù)方式;(5)及時(shí)總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律,找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會(huì)服務(wù)的新途徑。
4 制定檔案管理一體化體系
由于歷史原因,過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi),檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài),所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國(guó)家的檔案管理經(jīng)驗(yàn),集合自身特點(diǎn)總結(jié)出來(lái)的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點(diǎn),保護(hù)檔案文件之間聯(lián)系,便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢(shì),但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù),這種固有的方法和要求就過(guò)于繁雜,應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進(jìn)行取代,其主要內(nèi)容就是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成這方面的工作。而且,由于文書(shū)和檔案是由不同的獨(dú)立部門分別管理,導(dǎo)致檔案部門不能及時(shí)的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案,不能及時(shí)投入開(kāi)發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系,就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有機(jī)地聯(lián)系,依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進(jìn)行處理,制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時(shí)效,利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù),提高立卷方法改革的可行性。同時(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案文件,既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達(dá)到查閱時(shí)不需要調(diào)動(dòng)原件,不需要進(jìn)入庫(kù)房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點(diǎn):(1)利用計(jì)算機(jī)加工已形成的各種文獻(xiàn),建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?實(shí)現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便;(2)利用現(xiàn)有的辦公條件,發(fā)展檔案管理的對(duì)象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展;(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時(shí),也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集,實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案共管,將工作重點(diǎn)逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲(chǔ)存和開(kāi)發(fā)上。
關(guān)鍵詞：檔案管理 工作要點(diǎn)
前言：隨著信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)由工業(yè)化轉(zhuǎn)型為信息化已經(jīng)基本明確。知識(shí)產(chǎn)業(yè)也已經(jīng)逐步形成，作為一種新的經(jīng)濟(jì)形式，已經(jīng)日漸成為新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。在新世紀(jì)新形勢(shì)下，檔案管理工作既面臨著新的機(jī)遇，也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。作為重要的社會(huì)信息資源，檔案資源也應(yīng)采用更高效的信息技術(shù)進(jìn)行管理。作者認(rèn)為，要做好當(dāng)代檔案資源的管理工作，應(yīng)做好以下內(nèi)容。
1、檔案管理工作應(yīng)采取管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的管理思想
當(dāng)代的檔案管理工作，不僅要確立管理現(xiàn)代化的中心思想，更要確立管理標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的管理思想：
1.1檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義
檔案管理工作，確立管理現(xiàn)代化的中心思想，就是要建立當(dāng)代檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)，確立以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確，就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)，應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂，系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn)，這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施，才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求，減少相關(guān)資源的投入，以達(dá)到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。
1.2實(shí)施檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的措施
具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：⑴對(duì)于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案，應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理；⑵應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容，制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn)，便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)；⑶對(duì)于不同形式的的文字以及音像材料，應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來(lái)具體分類，針對(duì)不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔。
2、檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化的管理效果
2.1實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息資源數(shù)字化的意義
隨著當(dāng)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)，這不僅是新世紀(jì)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也對(duì)今后的檔案信息資源的管理工作有著十分深遠(yuǎn)的影響。相關(guān)的檔案管理單位，可以采取將檔案信息資源以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并提供相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，也可提供其他各種形式的遠(yuǎn)程信息查詢，提高檔案信息資源的傳輸速度，最大限度地滿足各類人群對(duì)檔案信息資源的需求，提供高效有序的資源共享環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案公里工作的信息資源的數(shù)字化管理效果。
2.2實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息資源數(shù)字化的措施
為確保檔案管理工作信息資源數(shù)字化的順利實(shí)施，可以采取以下的措施：檔案管理的相關(guān)部門首先應(yīng)建立高效保密的局域網(wǎng)系統(tǒng)，各相關(guān)科室應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容與形式的不同，分門別類的將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，然后對(duì)形成的電子檔案信息資源進(jìn)行建檔儲(chǔ)存，之后，檔案部門再將所有的資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，完成數(shù)字化的核心工程系統(tǒng)建設(shè)。這樣，不僅可以節(jié)省大量的人力物力資源，提高了用戶檢索查閱的效率，快速有效的完成從全宗但案卷目錄之后到具體文件內(nèi)容的快速查閱，同時(shí)，在對(duì)原有的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中，也保持了原檔案文件的的原貌，對(duì)檔案原件進(jìn)行了有效的保護(hù)。
3、檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化的管理內(nèi)容
3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的意義
由于歷史原因，過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài)，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國(guó)家的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，集合自身特點(diǎn)總結(jié)出來(lái)的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點(diǎn)，保護(hù)檔案文件之間聯(lián)系，便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢(shì)，但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù)，這種固有的方法和要求就過(guò)于繁雜，應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進(jìn)行取代，其主要內(nèi)容就是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成這方面的工作。而且，由于文書(shū)和檔案是由不同的獨(dú)立部門分別管理，導(dǎo)致檔案部門不能及時(shí)的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案，不能及時(shí)投入開(kāi)發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系，就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有機(jī)地聯(lián)系，依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進(jìn)行處理，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此，只有制定檔案管理工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，才能有效地提高檔案利用時(shí)效，利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù)，提高立卷方法改革的可行性。
3.2實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的措施
運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案文件，既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達(dá)到查閱時(shí)不需要調(diào)動(dòng)原件，不需要進(jìn)入庫(kù)房的效果。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，就要做到以下幾點(diǎn)：⑴檔案管理部門在收集信息資源的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案資源傳導(dǎo)，將工作重點(diǎn)逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲(chǔ)存和開(kāi)發(fā)上；⑵利用計(jì)算機(jī)加工已形成的各種文獻(xiàn)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?，?shí)現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便；⑶利用現(xiàn)有的辦公條件，發(fā)展檔案管理的對(duì)象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問(wèn)題 解決方法
整個(gè)社會(huì)在進(jìn)步，人類通過(guò)創(chuàng)新生產(chǎn)技術(shù)、創(chuàng)造基本的建設(shè)以及研究自然科學(xué)等來(lái)促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，并將這些活動(dòng)產(chǎn)生的有價(jià)值的知識(shí)成果通過(guò)各種形式保存起來(lái)，這是人類社會(huì)發(fā)展過(guò)程的結(jié)晶，也是社會(huì)進(jìn)步的證明，這些被保存下來(lái)的文件材料被定義為科技檔案。
一、管理檔案中存在的問(wèn)題
科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認(rèn)為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對(duì)科技研究過(guò)程中留存的檔案棄之如履，出現(xiàn)檔案混亂、丟失的現(xiàn)狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，走走形勢(shì)而已，臨時(shí)檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒(méi)有，長(zhǎng)此以往就導(dǎo)致了檔案管理者對(duì)檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責(zé)任感，繼而導(dǎo)致檔案的利用率和開(kāi)發(fā)率大大降低。
管理工作人員素質(zhì)偏低，由于我國(guó)現(xiàn)今的基礎(chǔ)科技檔案管理人員的專業(yè)限制，他們?cè)?jīng)所選的專業(yè)一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識(shí)以及對(duì)檔案管理的水平有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)將檔案分類歸檔出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對(duì)檔案管理工作不熟悉導(dǎo)致工作效率低下，在很長(zhǎng)的時(shí)間里只能完成很少的任務(wù)量，長(zhǎng)此以往這樣下來(lái)會(huì)嚴(yán)重阻礙我國(guó)科技檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。
二、加強(qiáng)基層檔案管理方法
（一）擴(kuò)大信息的收集面以及儲(chǔ)存量
我們都知道對(duì)于基層科技檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首要的是進(jìn)行信息的收集，由于科技關(guān)乎很多方面，比如說(shuō)：自然科學(xué)、天文、氣象、生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)等等方面，關(guān)乎地理、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、天文等等諸多方面，這就導(dǎo)致了科技檔案的數(shù)量繁多，種類錯(cuò)綜復(fù)雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質(zhì)就是有著強(qiáng)烈的責(zé)任感，其次是要心細(xì)，有耐心，主動(dòng)積極的深入各個(gè)行業(yè)，吃苦耐勞，積極收集各個(gè)行業(yè)的信息并加以整合最后分類，以此來(lái)擴(kuò)大收集面。
另一方面檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)與相關(guān)的科研單位進(jìn)行合作，利用自己的專業(yè)知識(shí)幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關(guān)于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加以分類，以便之后可以迅速地對(duì)找尋相關(guān)的檔案以此開(kāi)發(fā)和利用該檔案。
（二）科學(xué)的整理檔案
上一小節(jié)我們已經(jīng)提到過(guò)了科技檔案種類繁多，來(lái)源復(fù)雜的特點(diǎn)，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學(xué)的整理檔案就顯得尤為重要，只有經(jīng)過(guò)檔案管理者將檔案經(jīng)過(guò)科學(xué)的整理，將相似的科技檔案進(jìn)行整理歸納才會(huì)體現(xiàn)這些檔案的價(jià)值。
我們可以將從各部門收集來(lái)的資料按照制定好的規(guī)章制度進(jìn)行分類，相同類別的檔案按照時(shí)間順序依次進(jìn)行編制，然后登記在相關(guān)的工作簿中，以便之后進(jìn)行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點(diǎn)原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯(lián)系，要遵守科技檔案的形成規(guī)律，二是要充分利用現(xiàn)有的檔案管理資源，三是最為重要的一點(diǎn)，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開(kāi)發(fā)和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點(diǎn)要求來(lái)約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。
（三）保障檔案的完整與安全
對(duì)于新形勢(shì)下基層科技檔案管理來(lái)說(shuō)，收集并整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還有對(duì)科技檔案進(jìn)行一系列的保護(hù)措施，保障我們收集來(lái)的科技檔案達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：檔案完整；連續(xù)有致；安全可靠；整體完好，要根據(jù)之前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)檔案損壞的原因，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施一定的具有針對(duì)性的保護(hù)工作，采用有技術(shù)含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。
在保管檔案的同時(shí)也需要延長(zhǎng)檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價(jià)值，采取措施從根本上延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間，比如說(shuō)一些防潮、防腐措施，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，不僅要延長(zhǎng)檔案被自然損壞的時(shí)間，也要在閱讀檔案的時(shí)候盡量減少人為的損壞。
科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們?cè)诠芾淼臅r(shí)候必須要建立嚴(yán)苛的制度，杜絕因管理者的保管不當(dāng)而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現(xiàn)，對(duì)于需要借閱查詢相關(guān)的科技檔案的人，必須要讓他們?cè)诮栝喼斑M(jìn)行登記，簽名等等措施，并要求他們?cè)谝欢ǖ臅r(shí)間歸還，并制定一些措施禁止他們進(jìn)行檔案的外借，亂借，對(duì)于那些已經(jīng)過(guò)期了沒(méi)有價(jià)值的科技檔案來(lái)說(shuō)，也不能隨便丟棄，要按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行處理。
（四）實(shí)現(xiàn)資源共享
由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)今人類的生活以及學(xué)習(xí)方式中都充斥著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，所以對(duì)于新形勢(shì)下的基層檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們?nèi)缃窦毙枰鉀Q的問(wèn)題就是通過(guò)利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)檔案資源的共享，在我看來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲(chǔ)，對(duì)于那些資料繁雜，年代久遠(yuǎn)，損壞有些嚴(yán)重的科技檔案可以從紙質(zhì)版變成電子版，在降低存儲(chǔ)量的同時(shí)以另一種方式延長(zhǎng)使用壽命。
通過(guò)增加相關(guān)的資金投入力度，給基礎(chǔ)科技檔管理者配備一些硬件設(shè)施，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)、掃面儀，復(fù)印機(jī)等等，政府等相關(guān)部門對(duì)于科技檔案管理者提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化，電子化，加強(qiáng)科技檔案的信息共享。
三、總結(jié)
科技檔案的管理對(duì)于基層檔案管理來(lái)說(shuō)十分重要，新形勢(shì)下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，基層檔案的管理工作會(huì)不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]樸立平.對(duì)基層科技檔案管理工作的探討[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)，2012.
一、檔案學(xué)專業(yè)實(shí)踐技能教學(xué)內(nèi)容的重新認(rèn)識(shí)與教學(xué)體系的新構(gòu)建
傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)立足于紙質(zhì)檔案等的實(shí)體管理，其教學(xué)設(shè)施與方法也圍繞著紙質(zhì)等檔案實(shí)體的管理進(jìn)行。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，這就需要重新構(gòu)建檔案學(xué)專業(yè)實(shí)踐技能培養(yǎng)的教學(xué)體系。具體而言，新的檔案學(xué)實(shí)踐技能培養(yǎng)體系應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1、傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)。傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)立足于物性檔案實(shí)體的管理，實(shí)踐技能包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、檢索和信息資源的提供利用等環(huán)節(jié)；從整理方面涉及區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷排列、案卷編目和案卷上架等方面。由于我國(guó)保存著數(shù)量極其豐富的紙質(zhì)檔案，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案還將大量產(chǎn)生，因此傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)還將是檔案學(xué)專業(yè)實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的基本構(gòu)成部分。
2、現(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)。隨著我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，產(chǎn)生了許多與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不同的新型檔案文件，尤其是在社會(huì)信息化發(fā)展的背景下，數(shù)字化檔案大量增加，大有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之勢(shì)?，F(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)，就是要研究新型載體材料和不同記錄方式檔案信息的管理問(wèn)題，尤其是數(shù)字化檔案的管理問(wèn)題，培養(yǎng)學(xué)生管理現(xiàn)代檔案的實(shí)踐技能，以適應(yīng)社會(huì)檔案現(xiàn)代化、信息化管理的實(shí)際需求。
二、檔案?jìng)鹘y(tǒng)實(shí)踐技能的培養(yǎng)
1、檔案管理實(shí)踐教學(xué)的理論準(zhǔn)備。針對(duì)現(xiàn)行檔案種類繁多、形成情況復(fù)雜的特點(diǎn)，我們?cè)谡n堂上講授理論知識(shí)的同時(shí)，結(jié)合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，闡明檔案實(shí)體管理工作的基本內(nèi)容。如將檔案整理工作劃分為區(qū)分全宗、檔案分類、組織保管單位、案卷排列、案卷編目和上架管理等基本環(huán)節(jié)，闡述每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作方法，并設(shè)定大量的數(shù)據(jù)和案例讓同學(xué)進(jìn)行練習(xí)，這樣，同學(xué)在檔案整理實(shí)操之前就能全面認(rèn)識(shí)與學(xué)習(xí)檔案整理工作的理論知識(shí)與實(shí)際工作技能。
2、設(shè)立檔案模擬管理試驗(yàn)室。為設(shè)立檔案模擬管理試驗(yàn)室，我們和云南省檔案局相聯(lián)系，由他們專門下發(fā)《關(guān)于挑選部分過(guò)期檔案移交云大檔案專業(yè)作教學(xué)之用的通知》，將一些已超過(guò)保管期限的檔案移交給我們，供學(xué)生實(shí)際整理檔案之用。在收集檔案時(shí)，應(yīng)注意將各種類型的檔案收集齊全。在收集同一類檔案時(shí)，則把各個(gè)階段形成的檔案文件收集完整，使學(xué)生能夠正確認(rèn)識(shí)檔案的形成過(guò)程和內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系，并根據(jù)內(nèi)容和形式特征對(duì)檔案文件材料進(jìn)行科學(xué)的分類與整理。
3、建立實(shí)習(xí)基地。我國(guó)檔案內(nèi)容豐富、種類繁多，各種檔案都有自己的特定管理方法。為彌補(bǔ)檔案模擬管理試驗(yàn)室檔案數(shù)量少、種類不齊全的缺陷，我們和省內(nèi)多家檔案館(室)建立了長(zhǎng)期合作關(guān)系，建立實(shí)習(xí)基地讓學(xué)生定期進(jìn)行實(shí)習(xí)。目前，我們建立的實(shí)習(xí)基地有如下兩種類型：
綜合型實(shí)習(xí)基地。所建立的綜合型實(shí)習(xí)基地主要有云南省檔案館、昆明市檔案館和云南大學(xué)檔案館等，這類檔案館保存的檔案具有數(shù)量多、種類齊全、整理規(guī)范的特點(diǎn)，而且每年移交的檔案都經(jīng)過(guò)了初步整理。在這類檔案館實(shí)習(xí)可以使學(xué)生對(duì)各種檔案進(jìn)行綜合分類、案卷排列及編寫(xiě)案卷目錄和撰寫(xiě)全宗介紹和專題指南等，增加他們的實(shí)習(xí)內(nèi)容，提高管理各種檔案的綜合能力。
專業(yè)型實(shí)習(xí)基地?，F(xiàn)存檔案，尤其是科技檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在各種科技、生產(chǎn)部門的檔案管理機(jī)構(gòu)建立實(shí)習(xí)基地，可以使學(xué)生對(duì)檔案產(chǎn)生的各個(gè)環(huán)節(jié)，以及形成的文件類型做深入了解，掌握科技生產(chǎn)工作的具體環(huán)節(jié)與檔案產(chǎn)生的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，更好地鍛煉同學(xué)管理科技檔案的實(shí)踐技能。目前所建立的專業(yè)型實(shí)習(xí)基地有昆鋼檔案館、昆明市城建檔案館、昆明市規(guī)劃設(shè)計(jì)院檔案室等。
三、現(xiàn)代檔案管理實(shí)踐技能培養(yǎng)的學(xué)習(xí)
檔案管理的現(xiàn)代化就是把檔案管理納入檔案現(xiàn)代化管理的整體規(guī)劃和實(shí)施計(jì)劃，有步驟地使檔案管理從理論到方法、從技術(shù)手段到管理措施等，由傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變到以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的現(xiàn)代化信息管理模式，為社會(huì)提供信息服務(wù)。為了培養(yǎng)學(xué)生管理聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等新型檔案的實(shí)踐技能，我們通過(guò)以下方式進(jìn)行針對(duì)性教學(xué)：
(一)建立新型檔案管理試驗(yàn)室。新型檔案管理試驗(yàn)室和傳統(tǒng)的不同，傳統(tǒng)檔案模擬管理試驗(yàn)室主要以模擬管理紙質(zhì)檔案文件和圖紙為主；而新型載體材料檔案管理試驗(yàn)室則以模擬管理照片、錄音磁帶、錄像帶、影片、光盤(pán)，縮微膠片檔案，以及數(shù)字化檔案的物化形式――軟盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)和光盤(pán)等電子檔案為主。建立新型檔案管理試驗(yàn)室，讓學(xué)生學(xué)會(huì)各種現(xiàn)代檔案的管理方法與技能，對(duì)他們今后從事檔案現(xiàn)代化管理工作有較好的現(xiàn)實(shí)意義。
(二)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐技能的教學(xué)。主要方法如下：
1、闡述原理，讓學(xué)生自己設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理的具體模式就是實(shí)現(xiàn)檔案館(室)檔案信息收集、處理和開(kāi)發(fā)利用的數(shù)字化，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，則是培養(yǎng)學(xué)生數(shù)字化檔案管理實(shí)踐技能的核心。為此，我們以圖示的方法展示檔案數(shù)字化管理的原理，讓學(xué)生利用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件自己設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)?；静襟E如下：
(1)新建項(xiàng)目，建立×××檔案管理系統(tǒng)。(2)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，如黨群檔案、行政檔案、基建檔案等檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。(3)在每一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之下，依據(jù)不同的需要和分類方法建立檔案信息存儲(chǔ)表。(4)對(duì)每一個(gè)檔案信息存儲(chǔ)表建立相應(yīng)的查詢表單，通過(guò)時(shí)間、題名等檢索途徑查詢檔案文件。
以上只是一個(gè)基本的操作步驟，在教學(xué)中更為具體和復(fù)雜，通過(guò)這種方式，讓學(xué)生對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)原理有一個(gè)基本的了解。
2、學(xué)習(xí)與運(yùn)用現(xiàn)行檔案信息管理軟件。數(shù)字化檔案信息的管理就是要設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)出可使用的檔案信息管理軟件，將輸入計(jì)算機(jī)的檔案信息進(jìn)行分類、排列、編目和輸出利用，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理的有序化和利用的快捷化。目前，許多檔案管理部門都在開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化、通用化程度較高的檔案管理軟件。我們除了對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行介紹外，主要讓學(xué)生學(xué)習(xí)與運(yùn)用云南南天網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程有限公司、云南省檔案局(館)、國(guó)家檔案局科研所開(kāi)發(fā)的《檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)(AMIS)》，昆明理工大學(xué)檔案館研發(fā)的《檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)》等檔案信息管理軟件，以適應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的實(shí)際需求。
四、檔案學(xué)專業(yè)實(shí)踐技能教學(xué)發(fā)展的展望與思考
1、檔案信息化管理實(shí)踐技能的培養(yǎng)問(wèn)題。伴隨著新時(shí)期國(guó)家信息化、檔案信息化進(jìn)程的全面發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案專業(yè)人才的需求發(fā)生了重大變化。檔案信息化課程的設(shè)計(jì)與建設(shè)，對(duì)于培養(yǎng)具備合理知識(shí)結(jié)構(gòu)、良好的專業(yè)技能，適應(yīng)時(shí)代需要的新型檔案專業(yè)人才具有十分重要的意義。因此，在加強(qiáng)檔案信息化課程理論教學(xué)的同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化實(shí)踐技能學(xué)習(xí)模塊的設(shè)計(jì)與教學(xué)，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理應(yīng)用型、復(fù)合型人才的需求。
房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，促使人們對(duì)其所提供的服務(wù)要求也越來(lái)越高。房地產(chǎn)檔案作為服務(wù)房地產(chǎn)項(xiàng)目的重要依據(jù)，如何高效、快速利用房地產(chǎn)檔案來(lái)為人們提供更好的服務(wù)已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理工作中重點(diǎn)所在。通過(guò)研究表明，選擇科學(xué)的方法將房地產(chǎn)檔案進(jìn)行合理分類，能夠有效滿足社會(huì)各層面的服務(wù)要求。然而這就要求房地產(chǎn)檔案管理人員必須掌握房地產(chǎn)檔案分類方法，從而為做好房地產(chǎn)檔案管理工作提供可靠的保障?；诖?，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就此展開(kāi)以下幾點(diǎn)僅供同行參考與交流的淺見(jiàn)。
1.房地產(chǎn)檔案概述
1.1房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)檔案主要由三種檔案組成，包括房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、使用管理檔案和建設(shè)工程檔案。房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，法律憑據(jù)性。房地產(chǎn)檔案是一份證明房地產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)權(quán)益的，具有法律憑據(jù)的文件。其是基于當(dāng)前國(guó)家實(shí)際國(guó)情及相關(guān)法律法規(guī)下而形成的，并由政府相關(guān)職能部門對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)登記、確認(rèn)和規(guī)范，是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的物質(zhì)體現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)權(quán)力人與房地產(chǎn)權(quán)力之間的關(guān)系提供重要的、最原始的憑證，進(jìn)而為房地產(chǎn)權(quán)管理與保障提供合法、可靠的法律憑據(jù)。第二，動(dòng)態(tài)性。房地產(chǎn)的動(dòng)態(tài)性主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面是房地產(chǎn)自身出現(xiàn)了變化，例如城市規(guī)劃、舊屋拆除、舊屋翻修導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)滅失等；另外一方面則是房地產(chǎn)受外部條件影響而發(fā)生的變化，例如房屋買賣、饋贈(zèng)、繼承、轉(zhuǎn)讓等原因?qū)е路康禺a(chǎn)權(quán)屬發(fā)生變更。為了確保房地產(chǎn)權(quán)利的現(xiàn)勢(shì)性與一致性，就必須對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。第三，區(qū)域性。我國(guó)法律明確規(guī)定在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)只能有一家房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)關(guān)。屬地管理是房地產(chǎn)檔案管理的基本原則，每一處房地產(chǎn)權(quán)屬的記錄與管理在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)都是唯一的，因而房地產(chǎn)檔案管理是否具有科學(xué)性、合理性，將對(duì)該行政區(qū)的房地產(chǎn)管理秩序與進(jìn)程產(chǎn)生直接的影響。
1.2房地產(chǎn)檔案作用
一是能夠有效解決群眾糾紛。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，房地產(chǎn)糾紛問(wèn)題也在不斷增加。而具有法律效應(yīng)的房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)糾紛問(wèn)題提供重要的原始憑據(jù)，從而有效解決房地產(chǎn)糾紛。
二是能夠?yàn)槌菂^(qū)改建項(xiàng)目工程及房地產(chǎn)企業(yè)的投資決策提供可靠的依據(jù)。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，大量的棚戶區(qū)得到大規(guī)模改建，但是在棚戶區(qū)改建拆遷過(guò)程中，仍存在較多急需解決的問(wèn)題，例如拆遷的房屋是否具備合法的權(quán)屬、拆遷的面積大小、拆遷范圍內(nèi)的人口多少等等。而房地產(chǎn)檔案能為這些問(wèn)題提供最為原始的依據(jù)，通過(guò)仔細(xì)核實(shí)，從而有效解決這些問(wèn)題。
三是能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)權(quán)屬仲裁提供重要依據(jù)，并為房地產(chǎn)交易提供重要的信息服務(wù)。隨著當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，二手房的交易情況也在逐漸增多，由于購(gòu)房者對(duì)于所購(gòu)房產(chǎn)信息沒(méi)有一個(gè)全面仔細(xì)的了解，導(dǎo)致出現(xiàn)民事糾紛，這類情況也在逐漸增加。房地產(chǎn)檔案能為購(gòu)房者提供所購(gòu)房屋的原始信息，幫助購(gòu)房者進(jìn)一步了解所購(gòu)房屋的具體情況，核實(shí)產(chǎn)權(quán)證真假，從而避免民事糾紛的出現(xiàn)[1]。
2.房地產(chǎn)檔案的分類方法探析
2.1根據(jù)主題分類方法
每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目都是由多個(gè)不同的項(xiàng)目組成，且不同的房地產(chǎn)項(xiàng)目之間存在一定的差異性，例如地域、規(guī)模等，所以根據(jù)主題分類方法進(jìn)行分類，其實(shí)就是按照房地產(chǎn)項(xiàng)目的不同進(jìn)行分類。每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目從啟動(dòng)到建成銷售，都會(huì)產(chǎn)生大量不同的檔案，例如將房地產(chǎn)項(xiàng)目上報(bào)政府進(jìn)行批示，聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)各種工程建設(shè)圖紙，建成后銷售等都會(huì)產(chǎn)生大量不同的檔案，不同需求的人群會(huì)形成不同的使用檔案，這是每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目所獨(dú)有的特點(diǎn)，是其他房地產(chǎn)項(xiàng)目無(wú)法復(fù)制的。每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目都具有獨(dú)特的、強(qiáng)烈的項(xiàng)目特征，因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案分類時(shí)，必須對(duì)這些項(xiàng)目特征進(jìn)行充分考慮，并且有效地在各個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目中建立有機(jī)聯(lián)系，便于房地產(chǎn)檔案查考利用工作的進(jìn)行[2]。
2.2根據(jù)種類分類方法
房地產(chǎn)檔案種類分類方法就是將房地產(chǎn)檔案按照權(quán)屬檔、使用管理檔案和建設(shè)工程檔案來(lái)進(jìn)行分類。種類分類方法是房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類中最為常用的方法。其中房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的主要作用就是能夠清楚證明房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬，具有法律系、證據(jù)性、嚴(yán)肅性的特點(diǎn)。房地產(chǎn)使用管理檔案主要是指房地產(chǎn)日常管理中所形成的檔案，同時(shí)也是廣大人民群眾使用最廣泛的房地產(chǎn)檔案類型。而房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案主要是指房地產(chǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中所形成的檔案，是對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程的一個(gè)相關(guān)記錄，例如房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程圖紙、施工計(jì)劃、施工周期、竣工檔案等。此外，相較于其他兩種檔案，房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案具有較高參考價(jià)值。根據(jù)種類分類的方法對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行合理分類，不僅能夠讓房地產(chǎn)企業(yè)中不同部門明確自己的職責(zé)，還能為房地產(chǎn)檔案管理工作提供便利。
2.3根據(jù)時(shí)間分類方法
相較于其他行業(yè)，房地產(chǎn)行業(yè)受影響因素較多，例如國(guó)家政策、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等因素，加上房地產(chǎn)行業(yè)自身具有一定的政策性和時(shí)效性，這就決定了其具有極強(qiáng)的時(shí)間性。因此，房地產(chǎn)檔案還能夠根據(jù)時(shí)間的順序進(jìn)行分類，例如將房地產(chǎn)檔案分為月度、季度、年度的分類方法。使得一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目的所有檔案聚集在一起，這樣有助于房地產(chǎn)企業(yè)明確把握房地產(chǎn)項(xiàng)目情況，并根據(jù)情況制定后續(xù)計(jì)劃。采用這種分類方法具有以下幾點(diǎn)好處：第一，按照月度分類的方法，周期較短，能夠在短期內(nèi)為房地產(chǎn)企業(yè)的市場(chǎng)發(fā)展給予有效的指導(dǎo)，但是不適應(yīng)長(zhǎng)期發(fā)展需要。第二，按季度分類的方法，時(shí)間周期相對(duì)適宜，能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)企業(yè)的發(fā)展給予很大幫助。房地產(chǎn)行業(yè)具有投入大、風(fēng)險(xiǎn)高的特點(diǎn)，因此，房地產(chǎn)企業(yè)的任何一步發(fā)展方向的制定都是至關(guān)重要的，而采用按季度分類的方法是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展中勢(shì)在必行的一步。第三，按年度分類的方法，該方法主要就是對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)一年活動(dòng)的總結(jié)提供重要的依據(jù)，這樣能夠更好的符合政府對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行宏觀調(diào)控政策，從而幫助房地產(chǎn)企業(yè)更好的發(fā)展。
3.做好房地產(chǎn)檔案管理工作
房地產(chǎn)檔案分類是房地產(chǎn)檔案管理工作中的核心所在，因此，采用科學(xué)方法對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類的同時(shí)，應(yīng)不斷強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案管理工作，具體應(yīng)從以下幾方面著手：第一，提高房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；人員是房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類和管理的具體執(zhí)行者，起著至關(guān)重要的作用，因此，提高房地產(chǎn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)非常有必要。第二，建立統(tǒng)一規(guī)范的房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；房地產(chǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能很好的適應(yīng)現(xiàn)代化房地產(chǎn)檔案管理工作的需要。第三，建設(shè)房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理體系的建設(shè)，這樣不僅能夠大大提高房地產(chǎn)檔案信息的準(zhǔn)確性、安全性，還能為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[3]。