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2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會計檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案，要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀，須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會計與財務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”?！皶嫏n案銷毀清冊”要長期保存。
4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續(xù)。并由財務(wù)經(jīng)理或主管會計監(jiān)交，填寫移交清冊，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計須設(shè)置會計檔案管理記錄簿，檔案收發(fā)調(diào)閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。
6、會計憑證是記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面憑證，是記帳的依據(jù)。會計帳簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍，是編制會計報表的依據(jù)，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計核算方法中不可缺少的兩項內(nèi)容。
7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關(guān)會計人員對公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨填制，也可根據(jù)原始憑證匯總表填制，每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細(xì)帳、明細(xì)分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、有根據(jù)，并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查核。
摘要：本文將針對我國企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并提出了提高我國財務(wù)檔案管理水平的一些措施和建議，以求能提高我國財務(wù)檔案管理工作的水平。
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；現(xiàn)狀；工作要點
檔案管理工作對于機關(guān)和企事業(yè)單位工作的延續(xù)性和繼承性有著至關(guān)重要的作用，而財務(wù)檔案管理作為機關(guān)和企事業(yè)單位經(jīng)濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分，對于企事業(yè)單位的整體發(fā)展有著重要影響。
一、我國財務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀
近年來，伴隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷進步，盡管我國的檔案管理水平取得了長足的發(fā)展，但是作為檔案管理重要組成部分的財務(wù)檔案管理工作卻沒有取得相應(yīng)的進步。救我顧某前的狀況而言，除了一些大型企業(yè)招聘了專門的財務(wù)檔案管理工作人員外，大部分的企事業(yè)單位都缺乏對財務(wù)檔案管理工作的重視和正確認(rèn)識，從而使得財務(wù)檔案不能得到及時的歸檔和鑒定，進一步造成了檔案資源的嚴(yán)重浪費。概括而言，我國現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作存在以下幾個問題：
首先是財務(wù)檔案的整理工作不到位。財務(wù)檔案中的一些單據(jù)憑證、賬簿、報表等，其審計程序一般都是比較程序化的，所以財務(wù)檔案確切的說是一個非常完整的系統(tǒng)。但是在真正的工作中，大多數(shù)的企事業(yè)單位并沒有將財務(wù)檔案按時序整理成冊，這就使得財務(wù)檔案整理工作的不到位，進而造成了財務(wù)檔案編號的混亂，不利于對財務(wù)檔案的使用。
其次是財務(wù)檔案的保管責(zé)任不明確。大部分的現(xiàn)代企事業(yè)單位都設(shè)立了專門的財務(wù)部門和檔案管理部門，但是分工細(xì)化在帶來了工作上的便利的同時，也造成了對財務(wù)檔案管理責(zé)任分工的不明確，多數(shù)單位對于財務(wù)檔案是由檔案部門管理還是財務(wù)部門管理并沒有做出明確的規(guī)定，甚至出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象，從而影響了財務(wù)檔案系統(tǒng)化管理。
再就是我國現(xiàn)階段的財務(wù)檔案管理的制度不健全。我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)在還處于一個逐步完善的階段，在這一過程中，肯定會出現(xiàn)一些制度化的難題，而伴隨著這些制度化問題的解決，我國的社會主義市場經(jīng)濟才會獲得持續(xù)穩(wěn)定健康的發(fā)展。作為財務(wù)檔案管理工作而言，現(xiàn)在的制度化建設(shè)也處于初級階段，多數(shù)企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理部門并沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，從而造成了企業(yè)內(nèi)部日常性的檔案管理工作無章可循，只能是依靠著經(jīng)驗來辦事，這樣就容易破壞檔案管理工作的完整性。
最后就是財務(wù)檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。我國的財務(wù)檔案管理工作還處在一個不斷完善的過程中，現(xiàn)階段我國的財務(wù)檔案管理工作人員一般不是專業(yè)出身，這些工作人員可能既沒有專業(yè)的檔案知識，也沒有必須具備的財務(wù)知識，這就使得他們的檔案管理能力低下，容易在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤。其實，伴隨著我國市場化程度的不斷提高，這個問題也在逐步的得到解決。
二、 做好財務(wù)檔案管理工作的要點分析
財務(wù)檔案的管理工作事關(guān)企業(yè)的健康發(fā)展和整個社會經(jīng)濟的健康運行，因此相關(guān)的單位應(yīng)該對財務(wù)檔案的管理工作高度的重視。要做好財務(wù)檔案的管理工作，主要應(yīng)該從以下幾個要點出發(fā)。
1。提高對財務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)識
要提高企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，首先得從認(rèn)識上著手，應(yīng)該在全社會形成一種氛圍，讓企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理人員以及企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作對于整個單位持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層了解財務(wù)檔案對單位經(jīng)濟活動和生產(chǎn)經(jīng)營的積極影響，進而能夠?qū)⒇攧?wù)檔案的管理工作納入到財務(wù)管理工作的議事日程當(dāng)中，不僅如此，財務(wù)檔案的管理人員也要注意提升自身的檔案意識，要深刻的認(rèn)識到財務(wù)檔案管理人員不僅僅是檔案的管理者，更應(yīng)該成為財務(wù)工作的監(jiān)督者，從而真正的發(fā)揮好自己的職能。
2。提高對財務(wù)檔案管理人員的要求
企事業(yè)單位在實際的工作中，要切實的根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況，結(jié)合財務(wù)檔案管理工作的工作性質(zhì)和工作量來對財務(wù)檔案管理工作崗位的設(shè)置、人員的多少以及對工作人員的要求等做出合理的規(guī)劃。在財務(wù)檔案的具體管理中，要堅持規(guī)劃既有利于財務(wù)檔案的管理，又有利于人際資源成本的節(jié)約這兩個基本的原則，確定最優(yōu)化的財務(wù)檔案管理人員。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注意把好財務(wù)檔案管理工作人員的素質(zhì)關(guān)。財務(wù)檔案的管理人員首先要具備財務(wù)人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格的雙重標(biāo)準(zhǔn)，這樣才會具備展示的財務(wù)檔案管理能力。同時，公司要定期的組織財務(wù)檔案管理人員參加由財政部門或者是檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷的提高財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，從而適應(yīng)不斷發(fā)展的財務(wù)檔案管理工作。
3。完善相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度
我國的《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)對于依法加強企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作提出了明確的目標(biāo)和要求。為了做好財務(wù)檔案的管理工作，企事業(yè)單位要建立和完善財務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理納入到整個企業(yè)的整體工作中去，確保財務(wù)檔案管理的工作人員在實際工作中能夠嚴(yán)格的按照有關(guān)的制度來進行工作，確保財務(wù)檔案管理工作有章可循。
4。結(jié)合新技術(shù)的發(fā)展推動財務(wù)檔案管理工作的不斷進步
可以首先從改善財務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)開始，逐步實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，從而可以不斷的提高財務(wù)檔案工作者的工作效率，同時還將會有助于改善財務(wù)檔案利用的便捷性。其再就是針對我國的財務(wù)檔案管理工作而言，可以借鑒和引進一些西方的先進管理手段，以此來取長補短，學(xué)習(xí)西方先進的管理手段來彌補我國財務(wù)檔案管理工作中的不足。
三、結(jié)論
通過以上的分析我們可以看出，財務(wù)檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，是一項系統(tǒng)化程度很高的工作。因此，在實際的工作中，加強對財務(wù)檔案的管理不僅是檔案管理工作的重點，更是企業(yè)財務(wù)工作不斷取得進步的有力保證。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷進步與發(fā)展，我們只有把握住財務(wù)檔案管理工作的特點，正視我國財務(wù)檔案管理工作中存在的問題和不足，并積極的尋求解決這些問題的對策和策略，那么必然會做好財務(wù)檔案的管理工作，從而為我國國民經(jīng)濟的持續(xù)穩(wěn)定和健康發(fā)展保駕護航。
參考文獻：
[1]黃宏杰，電算化會計檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J]南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版), 2007,(02)
[2]李欣榮，淺談會計檔案的特點與管理[J]山東檔案, 2003,(05)
一、高校財務(wù)檔案管理存在的問題
雖然財務(wù)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，高校在管理財務(wù)檔案方面存在一系列亟待解決的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點：
（一）對財務(wù)檔案管理重視不足。財務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實的重要工作，但是由于高校財務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對財務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價值性的財務(wù)檔案損毀、缺失，無法發(fā)揮真正的功能。
（二）高校財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，基本是會計人員兼任的，他們沒有接受過專門的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗，所以對財務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來的財務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會導(dǎo)致財務(wù)檔案隨著其他無用資料被一起銷毀。
（三）財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財務(wù)檔案管理機構(gòu)是實施財務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒有設(shè)置此機構(gòu)，所以導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會計人員完成會計檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。
二、提升高校財務(wù)檔案管理效率的策略
針對已經(jīng)存在的一系列問題，高?？梢圆扇∫韵聨c方法予以解決：
（一）提高對財務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對財務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會對其投入人力、物力和財力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實際情況設(shè)置專職人員管理財務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義。
（二）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項工作的人員必須素質(zhì)高、能力強，還要具備一定的法律知識，因為部分財務(wù)檔案涉及學(xué)校機密。在安排財務(wù)檔案管理工作人員時，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進單位進行參觀，引導(dǎo)他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長見識、開拓視野。并對他們進行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、腳踏實地的工作作風(fēng)。
（三）設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員隊伍，還應(yīng)該設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機構(gòu)，并落實目標(biāo)管理責(zé)任制，將財務(wù)檔案管理業(yè)績作為工作人員參加晉升、評比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過獎優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動性。（四）加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)。進入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會各個領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實現(xiàn)與時俱進，高校必須提高財務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并實現(xiàn)財務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實現(xiàn)高校財務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：會計檔案；檔案管理；醫(yī)療保險
引言
財務(wù)會計檔案能夠記錄和反映事業(yè)單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，財務(wù)檔案的真實性，準(zhǔn)確性完整性，直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展。社會主義市場經(jīng)濟時代背景下，會計檔案會出現(xiàn)一定的新問題。需要在社會主義市場經(jīng)濟條件下進一步發(fā)展。積極的采取相對應(yīng)的措施進行完善和改進。特別是醫(yī)療保險等檔案管理工作，更需要進行逐步的完善和加強管理。
一、我國財務(wù)會計檔案管理的特點
財務(wù)會計答案是日常經(jīng)濟活動的記錄和完善。其記錄數(shù)據(jù)具有一定的使用價值和利用價值。并且相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容具有重要性。我國財務(wù)會計檔案管理，存在著一定的專業(yè)性、普遍性和嚴(yán)密性，檔案管理的信息內(nèi)容具有一定的真實性。在工作過程中，檔案的裝訂和保管有著自己獨特性。針對單位的檔案管理具有普遍性。數(shù)據(jù)的形成過程中要具有一定的嚴(yán)密性。這樣的財務(wù)會計檔案管理特點，才能幫助經(jīng)營者進行準(zhǔn)確的計算和綜合分析。
二、探析財務(wù)會計檔案管理存在的問題
（一）檔案管理的觀念意識淡薄
會計財務(wù)檔案是最基礎(chǔ)的信息資料，很多領(lǐng)導(dǎo)難以對其進行充分的認(rèn)識相關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)人會計檔案意識淡薄。主觀認(rèn)識上存在一定的偏差。認(rèn)為財務(wù)檔案管理工作僅僅是收集歸檔和日常管理。缺乏對其經(jīng)濟效益和運行機制的全面認(rèn)識。只注重內(nèi)部財務(wù)項目的管理，認(rèn)識上的不到位就會導(dǎo)致誠信危機。
（二）財務(wù)會計檔案管理缺乏完善的管理制度
會計檔案管理制度不健全，信息時代的沖擊下，單位的經(jīng)營機制需要不斷的轉(zhuǎn)變。很多相關(guān)的配套措施難以有效地建立起來。例如缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。檔案管理制度不規(guī)范，存在著制度缺陷。例如針對醫(yī)療保險的檔案管理，沒有形成監(jiān)督機制，管理手段較為落后。很多管理機制與操作規(guī)范不符合實際。責(zé)任落實難以明確。
（三）財務(wù)會計檔案缺乏完整性保管模式保護
很多財務(wù)會計答案，由于存在這種上管理不規(guī)范的現(xiàn)象。導(dǎo)致缺乏完整性保管。很多信息存在著數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。完整性難以準(zhǔn)確地落實，針對檔案的管理及憑證的裝訂，往往缺乏完整性保管。很多檔案規(guī)范和使用執(zhí)行過程中存在著一定的零散性。檔案資料裝訂松散，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一現(xiàn)象普遍存在。
（四）針對財務(wù)檔案管理缺乏認(rèn)識—忽視醫(yī)療保險檔案
財務(wù)檔案管理過程中信息的真實性有一定的重要意義，缺乏對檔案管理的認(rèn)識，就會導(dǎo)致檔案的缺失。例如醫(yī)療保險檔案的管理工作沒有認(rèn)識到位，檔案的數(shù)據(jù)處理沒有及時完整系統(tǒng)地進行管理。保險業(yè)務(wù)檔案是個人信息數(shù)據(jù)的真實體現(xiàn)，檔案管理的好壞，直接關(guān)系到參保人員的醫(yī)療保障水平。關(guān)系保險制度改革的內(nèi)容。管理過程中忽視醫(yī)療保險檔案的建設(shè)，使得相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容得不到有效的保護，因此會造成一定的影響。
三、財務(wù)會計檔案管理應(yīng)對措施
（一）提高會計檔案管理意識
財務(wù)會計檔案管理要全面的開展，需要增強領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員的管理意識。從思想上提高認(rèn)識，加強專業(yè)人員的檔案法制建設(shè)。全面加強專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強管理意識。增強責(zé)任心，加強檔案管理。特別在思想認(rèn)識上進行全面的提高，通過落實責(zé)任的方式增強其責(zé)任心。建立檢查報告制度，防范違法現(xiàn)象的發(fā)生。特別是醫(yī)保檔案的管理工作，要在認(rèn)識上，將其制度化，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。
（二）完善會計檔案管理規(guī)章制度
多元化時代背景下，要建立一套完善的財務(wù)檔案管理制度。綜合企業(yè)發(fā)展的實際，健全企業(yè)財務(wù)檔案管理監(jiān)督機制。新時代背景下，要完善財務(wù)檔案制度，運用新技術(shù)手段，建立完善的規(guī)章制度。例如針對醫(yī)療保險檔案管理要加強信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督，建立責(zé)任落實制。進一步明確會計基礎(chǔ)工作規(guī)范內(nèi)容。嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，遵守相應(yīng)的原則，才能保證會計檔案的質(zhì)量。
（三）運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，服務(wù)醫(yī)療保險建設(shè)
加強現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用，特別是針對醫(yī)療保險制度建設(shè)，要進行全面的數(shù)據(jù)維護，制定詳細(xì)的檔案數(shù)據(jù)信息，運用新技術(shù)手段進行加密處理，才能防范信息數(shù)據(jù)的錯誤，對檔案進行信息化和現(xiàn)代化處理，才能確保醫(yī)療保險數(shù)據(jù)的真實性。信息建設(shè)上實施信息儲存設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備、信息安全加密設(shè)備的運用，保證醫(yī)療保險檔案的安全性、真實性與完整性。
（四）與時俱進，提高信息化認(rèn)識
運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高信息化認(rèn)識。統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局信息內(nèi)容，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息資源，加強醫(yī)療檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的能力。健全的醫(yī)療保險檔案信息資源管理制度，可以充分的運用現(xiàn)代化的計算數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，進行科技的管理，尤其是在數(shù)據(jù)的整理和存檔的管理，要迅速的建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，進一步完善電子檔案，實現(xiàn)公開化建設(shè)，順應(yīng)民意，將檔案信息實行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。
四、結(jié)束語
總之，探析財務(wù)會計檔案管理過程中的問題，采取積極的防范措施，能夠幫助事業(yè)單位進行全面的優(yōu)化建設(shè)，保證信息資源的開發(fā)和利用，積極探索相關(guān)內(nèi)容的發(fā)展，關(guān)乎到人們的切身利益，幫助社會和諧發(fā)展，只有這樣才能保障人民的基本利益，推動社會更健康的全面發(fā)展。
參考文獻
[1]田海艷.行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理問題及對策[J].網(wǎng)友世界云教育,2014(15).
關(guān)鍵詞：電算化；財務(wù)；檔案；管理
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了人們生活中不可缺少的一部分，也在不斷的改變?nèi)藗兊纳?，特別是網(wǎng)上的淘寶網(wǎng)，京東等網(wǎng)上購物成為人們的生活常態(tài)以后，每年在網(wǎng)絡(luò)上都會出現(xiàn)上億元的財務(wù)帳單，這些帳單都是電子帳單，而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上交易和網(wǎng)上購物的流行，財務(wù)檔案也是電子化，如何的對這些電子化的財務(wù)檔案進行管理是人們應(yīng)該研究的課題。
一、電算化財務(wù)檔案管理特點
電算化財務(wù)檔案管理就是把計算機技術(shù)能夠應(yīng)用到財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，電算化的財務(wù)檔案是指把財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)報表等以電子化的模式保存。電算化財務(wù)管理和以往的財務(wù)檔案管理不同，有一些新的特點。1電算化財務(wù)檔案的優(yōu)勢第一，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，電算化財務(wù)檔案管理的第一個特點就是網(wǎng)絡(luò)化。財務(wù)檔案管理利用網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)一些遠(yuǎn)程的財務(wù)處理，比如遠(yuǎn)程的財務(wù)報賬，財務(wù)的查帳，財務(wù)的審計等。第二，而網(wǎng)絡(luò)化帶來的優(yōu)勢不僅僅使可以遠(yuǎn)程財務(wù)管理，也可以節(jié)省時間，節(jié)省費用，不受空間和距離的限制。第三，電算化財務(wù)檔案儲存的空間的范圍也比以往增大。以往一些非常復(fù)雜的財務(wù)報表可以快速清楚的查找出來。并且可以快速的對財務(wù)進行總結(jié)和分析。節(jié)約了工作人員的時間，減輕了工作任務(wù)。2電算化財務(wù)檔案的缺點第一，由于電算化的財務(wù)檔案需要在電腦上才可以觀看，所以需要一定的技術(shù)支持。第二，電算化財務(wù)檔案最好打印出來，這就需要數(shù)據(jù)和機器的支持。第三，電算化財務(wù)檔案容易受到破壞，而且受到破壞以后不容易恢復(fù)，對于財務(wù)檔案的完整性和正確性不能保障。3電算化財務(wù)檔案管理的必要性在黨校的工作中，財務(wù)檔案管理工作是非常必要的一部分工作。為了對財務(wù)檔案管理工作進行改革，必須與時俱進。電算化財務(wù)檔案管理工作可以提高財務(wù)工作的效率，可以促進財務(wù)工作的現(xiàn)代化。更為重要的是，電算化財務(wù)檔案管理更為重視利用，在信息化的今天，可以提供更多的信息為黨校的建設(shè)。
二、電算化財務(wù)檔案管理存在的問題
電算化財務(wù)檔案給工作帶來了方便，大部分的工作單位都采取了適合自己單位的財務(wù)軟件，但是由于電算化財務(wù)檔案在中國發(fā)展不久，其中存在著一些問題。1對于電算化財務(wù)檔案管理認(rèn)識不夠電算化財務(wù)檔案最關(guān)鍵的部分就是需要合適的硬件和軟件，大部分單位都沒有認(rèn)識到這一點，對于硬件和軟件等需要準(zhǔn)備的設(shè)施都不完善，對于電算化的認(rèn)識也不夠，沒有認(rèn)識到電算化的優(yōu)勢和缺點，不能及時的對財務(wù)工作做出備份。在工作中的態(tài)度不認(rèn)真。2工作人員的素質(zhì)不高電算化的財務(wù)檔案管理對于工作人員有著超高的要求，需要有著檔案管理的經(jīng)驗，更重要的是需要對于電腦技術(shù)有一定的了解。但是在現(xiàn)在的電算化財務(wù)工作中很少具有綜合素質(zhì)非常高的工作人員。一些工作人員是血財務(wù)出身，對于財務(wù)檔案的整理，收集和利用等工作沒有系統(tǒng)的認(rèn)識。3沒有統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理規(guī)定由于財務(wù)檔案管理工作關(guān)系到一個單位的的錢財?shù)膶嶋H運用，需要有保密性，這就需要制定完善的規(guī)章制度。在財務(wù)檔案的歸檔，保管和借閱等制度都應(yīng)該制定完善的管理制度。還有相應(yīng)的監(jiān)管制度。
三、電算化財務(wù)檔案管理策略
1完善電算化財務(wù)檔案管理法規(guī)和制度電算化財務(wù)檔案管理工作不斷的豐富和發(fā)展，我們需要制定完善的相關(guān)的法規(guī)和制度。首先，因該考慮一樣保存制度，是按照雙套制度，把財務(wù)檔案都保存兩套，分別存在不同的設(shè)施中。還是應(yīng)該實行雙軌制度在電腦中保存一份財務(wù)檔案，再打印出來保存一份。其次，針對財務(wù)檔案保密制定規(guī)定。在財務(wù)出現(xiàn)破壞和損失之后，不同的情況應(yīng)該有不同的部門負(fù)責(zé)。是計算機技術(shù)部門還是財務(wù)部門。還有，針對財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)定統(tǒng)一的格式，如果出現(xiàn)格式不同的情況，按照規(guī)定的格式進行修給，最后，對工作人員的工作流程修訂細(xì)則，對監(jiān)督工作做出安排。最重要的是如何協(xié)調(diào)財務(wù)部門和檔案管理部門，應(yīng)該針對每個部門的工作做出相應(yīng)的工作范圍。建立電算化財務(wù)檔案管理的歸檔制度，保管制度，借閱制度，定期備份制度和電算化財務(wù)檔案管理用戶以及權(quán)限制度。2做好硬件和軟件建設(shè)首先，在電腦軟件方面，應(yīng)該設(shè)置一個安全的防范制度，每天在統(tǒng)一的時間進行電腦安全的檢查。對于財務(wù)檔案的出入建立一個簽到制度。做到每份財務(wù)報表的去處可以查找。其次，及時做到軟件的升級，保證財務(wù)檔案的連續(xù)性和一致性。在升級前做好保存工作，防止數(shù)據(jù)丟失。最后，為了保證財務(wù)檔案的安全，對于每一個電子財務(wù)帳單的去處進行IP追溯。而最重要的是選擇一個合適的軟件，能夠滿足黨校財務(wù)工作的需求。3提高工作人員的綜合素質(zhì)首先，和傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理相比，電算化財務(wù)檔案管理工作人員需要精通計算機技術(shù)，財務(wù)管理以及檔案管理。尤其是計算機技術(shù)，要熟悉軟件和硬件，平時可以維護計算機，因此，在錄取的時候，要選擇綜合素質(zhì)較高的人才。然后，需要對工作人員進行業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強工作人員的工作態(tài)度和工作素質(zhì)。尤其是道德品質(zhì)需要過關(guān)，才能保證財務(wù)的保密性。最后，要根據(jù)每個工作人員不同的特點進行不同的培訓(xùn)，財務(wù)人員和維護人員培訓(xùn)的內(nèi)容相同，但是每個人的側(cè)重點不同。在培訓(xùn)的時候注重加強實用性。
四、結(jié)束語
總之，在新時代的背景下，財務(wù)檔案管理工作需要順應(yīng)時代的發(fā)展，積極的改革財務(wù)檔案管理新模式，利用電算化財務(wù)檔案管理工作，建立信息化的工作模式，為黨校的信息化添磚加瓦，更好為黨校提供信息，為黨校發(fā)展做出貢獻。
參考文獻:
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關(guān)鍵詞:高校財務(wù)檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強高校財務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務(wù)檔案管理的特點,當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進財務(wù)檔案管理的幾個措施。
一、高校財務(wù)檔案管理的特點
1.高校的財務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸集,一般是先在財務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財務(wù)實務(wù)中,財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財務(wù)檔案構(gòu)成了高校財務(wù)日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財務(wù)狀況。
4.隨著高校財務(wù)會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務(wù)檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員,在意識上普遍地對財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,在高校財務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)?！稌嫹ā芬?guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務(wù)的內(nèi)部控制的實施,防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。
3.財務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務(wù)辦公室,有的財務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務(wù)人員隨意查閱。有的財務(wù)部門因辦公條件有限,存放財務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務(wù)檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務(wù)檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識,把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強財務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強財務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口,財務(wù)辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強財務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴大,各種科研經(jīng)費的增多,會計核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進行管理,負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護,以及財務(wù)部門的日常查賬工作,確保財務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務(wù)數(shù)據(jù)日常要進行備份保存,財務(wù)系統(tǒng)要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時,保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強,并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財務(wù)部門的職責(zé),會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進的機會,多提供創(chuàng)新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務(wù)檔案管理是加強高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面,在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務(wù)檔案管理的特點,改進管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整。
參考文獻:
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關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；信息化管理；國有企業(yè)
中圖分類號：C93 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3198(2011)04-0205-01
1、財務(wù)檔案信息化管理的迫切性
國有企業(yè)的財務(wù)檔案不僅包括在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算資料，還包括上級部門下發(fā)的會計文件、制度、法規(guī)等財務(wù)管理資料，具有重要的經(jīng)濟意義和法律意義。目前，國有企業(yè)在財務(wù)檔案管理信息化管理方面主要存在以下幾方面問題：
一是干部職工的財務(wù)檔案管理信息化管理意識淡薄，對財務(wù)檔案信息化管理的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對財務(wù)檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為財務(wù)檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。大多數(shù)財務(wù)檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。
二是國有企業(yè)財務(wù)檔案快速發(fā)展，對傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國家和財政經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展；財務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，各種會計賬簿、報表、決算每年都有不同的內(nèi)容，信息采集的工作量日益增大。這些都給財務(wù)檔案管理工作增加了難度，需要大量人力和財力進行整理。
三是財務(wù)檔案的信息化管理手段比較落后，對國有企業(yè)實施會計核算電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體沒有很好的保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，同時缺乏專門的電算化財務(wù)檔案保護制度，會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、財務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容
財務(wù)檔案信息化是將先進的信息技術(shù)應(yīng)用到財務(wù)檔案管理工作之中，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，使檔案信息高度共享，檔案管理更加有效、快捷、科學(xué)。
(1)構(gòu)建財務(wù)檔案信息平臺。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。信息系統(tǒng)應(yīng)及時采集動態(tài)財務(wù)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)和管理文件的信息生成和整理出來，使各類信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，最后進行數(shù)字化。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，可以按財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計帳簿、指標(biāo)文件、工作資料等。
(2)財務(wù)檔案信息智能化應(yīng)用。檔案的最大價值在于利用，財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)將為財務(wù)檔案信息的充分利用提供廣闊天地。財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，定量、定性分析，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。實時、動態(tài)的財務(wù)數(shù)據(jù)便于各級領(lǐng)導(dǎo)迅速了解本單位財務(wù)狀況和財經(jīng)政策，最大限度地保障國有企業(yè)的決策水平和決策質(zhì)量。
(3)建立財務(wù)檔案安全信息系統(tǒng)。隨著信息化程度的發(fā)展，信息系統(tǒng)安全的重要性也越來越突出。國有企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)涉及范圍廣，信息量大，信息安全工作至關(guān)重要。實現(xiàn)財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化后，應(yīng)防止存放在服務(wù)器、磁盤陣列等設(shè)備上的數(shù)據(jù)被盜取、修改、破壞。進一步加強安全監(jiān)控體系、密匙管理體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、應(yīng)急反應(yīng)體系等信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立完善信息安全等級保護、風(fēng)險評估制度，信息安全制度建設(shè)。努力做到未雨綢繆、防范于未然。
3、財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)
財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。
(1)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對財務(wù)數(shù)據(jù)電子文件的形成、歸檔和電子財務(wù)檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，完善信息化下財務(wù)檔案管理各項制度是財務(wù)檔案信息化建設(shè)的需要，它相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，提高工作質(zhì)量和效率具有十分重大的意義。
(2)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。財務(wù)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和軟件環(huán)境建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是財務(wù)檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)。信息化的實施首先要從硬件上入手，配備好相關(guān)的硬件設(shè)備，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用。
(3)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，財務(wù)部門和檔案部門人員應(yīng)共同協(xié)商，分別從國有企業(yè)的財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益，避免系統(tǒng)在運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊。
【關(guān)鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理
中圖分類號：F230 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02
會計法是以處理會計事務(wù)的各種經(jīng)濟關(guān)系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經(jīng)濟活動和財務(wù)收支進行分析、檢查等經(jīng)濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責(zé)任，評價高校社會責(zé)任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎(chǔ)
任何一個經(jīng)濟組織和團體都離不開經(jīng)濟活動和經(jīng)濟責(zé)任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔(dān)者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。
（一）會計檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量
會計資料是高校會計檔案的重要構(gòu)成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務(wù)狀況和各項預(yù)算資金運用的合規(guī)性。現(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機關(guān)事后考評的依據(jù)。低質(zhì)量的會計資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高?？冃Э己?。
（二）會計檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器
會計的基本職能是通過核算行使財務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項進行的檢查與控制，實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機構(gòu)提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。
（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會計法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對確保會計資料質(zhì)量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務(wù)管理效率及穩(wěn)定財經(jīng)秩序保駕護航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對業(yè)務(wù)流程進行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴(yán)密性和技術(shù)支持平臺的安全性。
（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細(xì)致
當(dāng)前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標(biāo)的高校會計管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準(zhǔn)則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導(dǎo)致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風(fēng)險。
（二）利益驅(qū)動導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位
當(dāng)前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。
（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠(yuǎn)高于手工會計系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式
會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設(shè)上實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理
要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式。建議進一步細(xì)化、同級財政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機關(guān)報案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報表格式
會計文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）各項準(zhǔn)備和試運行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標(biāo)準(zhǔn)語言后，可對信息進行分類并加上標(biāo)簽，就使得這些信息在經(jīng)濟組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務(wù)信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當(dāng)前單一的通用財務(wù)報告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財務(wù)報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)
要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當(dāng)成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實堅持履行職責(zé)，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業(yè)務(wù)、計算機、網(wǎng)絡(luò)安全、會計電算化等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加大檔案管理者對前臺財務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻】
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在醫(yī)院科學(xué)管理中，財務(wù)管理占據(jù)著舉足若輕的地位，其是重要組成部分。在醫(yī)院展開相關(guān)財務(wù)管理工作能夠?qū)⑨t(yī)院整體的管理工作質(zhì)量以及醫(yī)療服務(wù)水平大大提高，該項工作具體的涉及范圍為醫(yī)院資金管理、科研、行政管理、教學(xué)、工作調(diào)動以及資金運轉(zhuǎn)等內(nèi)容，其工作的健全與否與今后發(fā)展?fàn)顩r均將會對醫(yī)院資金的使用效率產(chǎn)生影響，因此在醫(yī)院科學(xué)管理中具有重要的保存作用與價值。只有正確加強醫(yī)院財務(wù)管理工作，才能夠使其很好地適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r，最終達(dá)到社會、醫(yī)院相平衡與穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，本文就醫(yī)院相關(guān)財務(wù)管理工作存在的部分不足進行探討，并給出相應(yīng)的有效對策，以為醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效幫助。
二、醫(yī)院財務(wù)管理簡介
自改革開放以來我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，醫(yī)療體系改革也在逐漸加快步伐，其改革效果已經(jīng)有了質(zhì)的發(fā)展與進步。在我國醫(yī)療方面上，雖然各大醫(yī)院已經(jīng)將大量的經(jīng)費投入到了醫(yī)院日常管理中，醫(yī)院將會獲得越來越多的市場，但是在醫(yī)院的財務(wù)管理工作上卻沒有得到良好的實際發(fā)展，難以保障醫(yī)院今后能夠良好運作與長久發(fā)展。就醫(yī)院的本質(zhì)而言，其屬于公益性質(zhì)單位，因此，醫(yī)院財務(wù)管理工作內(nèi)容與性質(zhì)較企業(yè)其他單位財務(wù)管理存在較多差異，將其細(xì)化可理解為，該項工作涉及的范圍為醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作人員管理、醫(yī)療器械設(shè)備的管理以及對醫(yī)院內(nèi)部資產(chǎn)的管理與投資。在醫(yī)院管理工作過程中，財務(wù)管理作為醫(yī)院核心部分起到舉足若輕的作用。在醫(yī)院進行有效的財務(wù)管理工作能夠提升醫(yī)院管理效率和質(zhì)量，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與管理質(zhì)量得到有力保障，并推動醫(yī)院順利發(fā)展。
三、醫(yī)院財務(wù)管理的作用
首先，醫(yī)院財務(wù)管理是所有管理的基礎(chǔ)，而財務(wù)檔案管理是財務(wù)管理的重要組成部分，是財務(wù)工作的最具體的體現(xiàn)和最終憑證。因此只要將相關(guān)財務(wù)管理工作處理妥當(dāng)，才能夠使財務(wù)管理工作在今后的發(fā)展道路上更加順利。財務(wù)檔案管理在醫(yī)院管理中不僅是檔案管理的重要組成部分，還是醫(yī)院從發(fā)展之初乃至今后的成長記錄筆記。醫(yī)院財務(wù)檔案管理能夠?qū)⑨t(yī)院成長發(fā)展道路上的大小事情真實地記錄下來，以便人們能夠在今后清楚的了解醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r。從中我們可以了解到，醫(yī)院在進行財務(wù)管理工作時，其主要是圍繞著醫(yī)院展開工作的，將醫(yī)院作為其工作重心。醫(yī)院財務(wù)管理為醫(yī)院今后順利運營與發(fā)展提供了堅實基礎(chǔ)，同時也對醫(yī)院的順利發(fā)展與成長具有重要作用。
四、醫(yī)院財務(wù)管理存在的問題
(一)管理人員意識淡薄。醫(yī)院檔案管理工作是一項十分重要的工作，其起到一個樞紐作用，即對檔案歷史起到保存作用，還對當(dāng)下的服務(wù)工作負(fù)起責(zé)任，具有承前啟后的重要作用。雖然醫(yī)院財務(wù)管理工作與醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r密不可分，但是卻未被醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視，并且檔案財務(wù)管理也未被財務(wù)負(fù)責(zé)人重點對待。最終，該種現(xiàn)象造成檔案管理工作只是做做形式，而不切實落實到工作中，對付工作的成分十分的濃重。與此同時，由于管理人員具有十分強烈的該種觀念，便會對醫(yī)院資金投入產(chǎn)生影響，最終使醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作在管理經(jīng)費方面、管理設(shè)備方面以及人員管理方面存在不足。醫(yī)院財務(wù)檔案管理長期處于如此極端的情況下，將使其無法進行正常工作并對其今后的發(fā)展與成長產(chǎn)生了限制，進而將醫(yī)院財務(wù)管理工作推入到不良的狀況中，長此以往，最終會進入惡性循環(huán)。
(二)檔案使用率較低。所謂財務(wù)檔案管理，既是對財務(wù)工作的流程進行管理，也是對檔案進行管理，所以其在醫(yī)院管理工作中具有重要作用與意義。但是由于醫(yī)院不經(jīng)常使用相關(guān)檔案，因此，其較易被人們忽視，不易記住其存在，出現(xiàn)該種現(xiàn)象的原因具體有以下幾點。首先，醫(yī)院未對財務(wù)檔案管理手段進行規(guī)范化，沒有將財務(wù)檔案管理收集方法進行整合并歸類成一個方便存取的體系。在進行工作時，檔案的歸類與使用無法有效對應(yīng)。在醫(yī)院中，雖然不同類別的檔案應(yīng)由與之相對應(yīng)的部門進行檔案管理，但是由于工作性質(zhì)等原因使各個部門之間溝通交流的機會較少，因此，在各個部門對檔案進行收集與整理之后，不能及時告知醫(yī)院中的其他部門，最終將會造成檔案利用率較低的現(xiàn)象。其次，由于傳統(tǒng)思想在管理人員的意識里根深蒂固，使其未樹立起服務(wù)意識，對工作缺乏熱情，最終對醫(yī)院財務(wù)檔案使用效率造成影響。
(三)管理人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院中工作的財務(wù)檔案管理人員并非是由該專業(yè)畢業(yè)的，其大部分人員是由護理、醫(yī)師以及行政等部門轉(zhuǎn)調(diào)過來任職的。這些人員不但具有較低的財務(wù)管理水平與理論基礎(chǔ)，并且該類配備人員思想無法及時跟上管理工作標(biāo)準(zhǔn)的更新速度，知識涉獵不廣泛。如此一來，該種現(xiàn)象將會大大降低醫(yī)院管理人員在財務(wù)管理專業(yè)方面素質(zhì)水平，在工作態(tài)度上過于隨意、散漫并且易造成人員流動現(xiàn)象。由其他崗位調(diào)任過來的管理人員與更新發(fā)展的管理要求準(zhǔn)則具有較大的差別，因此，其無法及時適應(yīng)到全新的財務(wù)管理工作要求標(biāo)準(zhǔn)，從而對醫(yī)院財務(wù)檔案管理事業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。
(四)部分醫(yī)院不重視財務(wù)檔案管理工作。當(dāng)前部分醫(yī)院的管理者，對醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作不夠重視，醫(yī)院缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致在現(xiàn)實財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)各種問題，財務(wù)人員在管理當(dāng)中無章可循，僅僅憑借自身的經(jīng)驗進行財務(wù)檔案管理工作，長此以往，會出現(xiàn)嚴(yán)重的財務(wù)漏洞，為醫(yī)院造成嚴(yán)重的財務(wù)損失，同時，財務(wù)檔案分類不科學(xué)，財務(wù)人員沒有按照規(guī)章進行財務(wù)檔案的整理工作，導(dǎo)致財務(wù)檔案混亂，當(dāng)財務(wù)管理人員休息或者請假時，其他使用者不能夠準(zhǔn)確地找到檔案，影響了醫(yī)院工作的正常運行。目前許多醫(yī)院都存在這種重醫(yī)療、輕管理的理念，導(dǎo)致醫(yī)院在提高醫(yī)療質(zhì)量方面缺乏一定的經(jīng)濟基礎(chǔ)，不能對財務(wù)管理核算進行重視，那么就會造成財務(wù)管理中的各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致醫(yī)院不能健康、良性的發(fā)展下去。
(五)信息化管理水平較低?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，為當(dāng)今醫(yī)院檔案的信息化管理提出了挑戰(zhàn)，醫(yī)院財務(wù)檔案信息化發(fā)張早已成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。但目前仍有多數(shù)醫(yī)院不能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)檔案的信息化管理，財務(wù)檔案管理仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理模式，造成一定的人力、物力的資源浪費。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式存在檔案損毀、丟失或者被人擅自篡改的現(xiàn)象，部分財務(wù)管理人員認(rèn)為財務(wù)管理只不過是對數(shù)據(jù)進行處理，不會出現(xiàn)較大的問題，但這種不負(fù)責(zé)任的意識，會在工作中出現(xiàn)不必要的錯誤，為醫(yī)院帶來一定的損失，同時也導(dǎo)致醫(yī)院財務(wù)檔案管理出現(xiàn)不真實的現(xiàn)象，長此以往，醫(yī)院會出現(xiàn)財務(wù)信息失真的現(xiàn)象，影響了醫(yī)院管理者的判斷力和掌控力，制約了醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展，因此，提高醫(yī)院財務(wù)檔案信息化管理，是構(gòu)建完善的財務(wù)管理制度的重中之重。
五、醫(yī)院財務(wù)管理的有效對策
(一)增強財務(wù)檔案管理人員的管理意識。伴隨著社會不斷地發(fā)展與更新，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與財務(wù)管理人員應(yīng)該對財務(wù)檔案管理工作的發(fā)展方向進行審查并及時將醫(yī)院財務(wù)管理工作的重要性了解清楚。醫(yī)院管理人員應(yīng)找出醫(yī)院的自身發(fā)展特點，并根據(jù)其發(fā)展特點有效加強財務(wù)檔案管理力度，從而為醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。在進行檔案管理工作時，首先需要做到有檔案可供授權(quán)使用人員查找?？蓪⑵浼?xì)化為，管理人員所建立的檔案要將醫(yī)院每一項的財務(wù)包括在內(nèi)，使其具有與之相對應(yīng)的、詳細(xì)的財務(wù)管理檔案，建檔內(nèi)容需要將物品的來源時間與存放位置包含在內(nèi)，以此能夠為物品盡可能發(fā)揮最大的功效提供有力保障。其次，管理人員在建立財務(wù)檔案時需要確保所建成檔案具有較高的準(zhǔn)確性以及完整性。對醫(yī)院財務(wù)相關(guān)資料進行準(zhǔn)確收集與建立檔案，能夠保證醫(yī)院財務(wù)在今后將其功能使用率達(dá)到最大值，進而從根本上將醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的服務(wù)功能體現(xiàn)出來。最后，在職管理人員需要將醫(yī)院財務(wù)管理部門的宣傳力度加大，使醫(yī)院各位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視財管理部門的作用與發(fā)展?fàn)顩r，進而對員工產(chǎn)生積極的影響，使每一位工作人員甚至工作部門能夠積極地對財務(wù)管理部門的相關(guān)工作進行監(jiān)督與幫助。
(二)將檔案管理使用率提高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅需要對醫(yī)院財務(wù)檔案管理資料的收集與管理進行重視，還需要將財務(wù)管理工作、醫(yī)院相關(guān)建設(shè)以及醫(yī)療服務(wù)發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，在如何將醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作水平與用途增加的方面進行積極思考，以達(dá)到將醫(yī)院的服務(wù)狀況改善的目的。如何做到這一點，以下將給出具體有效措施以解決醫(yī)院檔案使用率較低的問題。首先，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作管理人員應(yīng)在服務(wù)觀念方面上進行及時更新與學(xué)習(xí)，其需要將從前被動的服務(wù)方式如坐等上門、被動談話等問題改掉，以全新的面貌積極主動的開發(fā)醫(yī)院財務(wù)管理檔案的信息資源，為提高財務(wù)檔案管理的利用效率盡職盡責(zé)的拓展其可使用的路徑，并大力推動電算化的進程，最終使醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作能夠向著信息化管理水平不斷邁進。
(三)提升管理人員素質(zhì)。管理人員專業(yè)技能與道德素養(yǎng)將直接影響醫(yī)院財務(wù)管理工作質(zhì)量的高低。想要將財務(wù)檔案管理工作做好，首先要將確保財務(wù)管理信息的準(zhǔn)確性與真實性基本要點。雖然該項工作聽起來十分簡單，但是醫(yī)院財務(wù)管理人員真正實行起來卻并不是一件簡單的事情，管理工作人員需要具備十分優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德水平。一方面，醫(yī)院需要建立起有關(guān)約束制度，可通過激勵員工的方式為員工提供一個良好的道德環(huán)境，其約束方式與對應(yīng)的獎懲制度相結(jié)合使用，最終可達(dá)到良好的效果;另一方面，引導(dǎo)并鼓勵員工進行自我約束，使其能夠?qū)ψ陨淼穆殬I(yè)生涯負(fù)責(zé)并進行規(guī)劃，對自身的特點與差異進行細(xì)致考慮，使醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員能夠在日常工作中對自身的問題進行反省，并根據(jù)問題不斷完善不足，最終使醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平得到逐漸提高。
(四)做好檔案保密工作。醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員應(yīng)在日常工作過程中將檔案保密工作的相關(guān)規(guī)定、制度貫徹落實。醫(yī)院相關(guān)財務(wù)檔案管理庫的建設(shè)地點應(yīng)該是按照我國具體財務(wù)管理相關(guān)法律、法規(guī)而專門為其設(shè)立的。但是由于較多的外界與內(nèi)部因素致使部分醫(yī)院無法達(dá)到法律要求建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，因此醫(yī)院無法專門為醫(yī)院財務(wù)檔案管理部門建設(shè)檔案管理地點。就醫(yī)院財務(wù)檔案管理保密的角度而言，醫(yī)院應(yīng)為其設(shè)立檔案庫房，以免造成財務(wù)檔案被棄之一旁甚至丟失的現(xiàn)象的發(fā)生，從根本上將財務(wù)檔案管理工作的保密性加強。
(五)強化管理方法。財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)將醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的方式進行優(yōu)化，以達(dá)到將財務(wù)管理水平提高的目的。在未來的發(fā)展過程中，醫(yī)院財務(wù)檔案信息化將會成為發(fā)展趨勢的一大主流，成為一種必不可少的檔案管理方式。因此，財務(wù)負(fù)責(zé)人想要將財務(wù)檔案進行完善與健全，首先需要將進行財務(wù)管理的一系列硬件設(shè)施如防盜窗、滅火器等設(shè)備進行更新。另一方面，管理人員需要將檔案管理進行完善，如計算機、打印機以及復(fù)印機等電子設(shè)備也需要及時更新，促進其現(xiàn)代化進程不斷加快，與時展同步。除此之外，管理人員還需要對財務(wù)檔案進行實時存儲，以此方便對檔案進行調(diào)出等管理。