時(shí)間：2023-06-16 16:37:59
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案整理服務(wù)要求的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
當(dāng)前，在相當(dāng)一部分檔案部門(mén)及其工作人員中，對(duì)于關(guān)注改善民生、強(qiáng)化“民生檔案”管理的實(shí)際舉措存在著模糊認(rèn)識(shí)，甚至主張將“民生檔案”作為專(zhuān)門(mén)檔案的屬類(lèi)去認(rèn)識(shí)與管理，極易造成對(duì)“民生檔案”管理實(shí)踐工作的混亂。究其原因，主要在于對(duì)“民生檔案”內(nèi)涵與“民生檔案”管理實(shí)質(zhì)存在著認(rèn)識(shí)偏差。檔案部門(mén)在關(guān)注改善民生，強(qiáng)化“民生檔案”管理，參與和諧社會(huì)建設(shè)的實(shí)踐中，分析研究“民生檔案”的內(nèi)涵、進(jìn)而準(zhǔn)確把握“民生檔案”管理的實(shí)質(zhì)，對(duì)于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、探求檔案工作與社會(huì)發(fā)展需要的結(jié)合點(diǎn)、更好地開(kāi)展“民生檔案”管理實(shí)踐具有重要作用。
“民生檔案”既是一個(gè)非實(shí)體表述性的概念，也是一個(gè)整體集合的概念。這是由社會(huì)實(shí)踐中“民生問(wèn)題”本身的特點(diǎn)與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：
從檔案管理實(shí)踐的特殊業(yè)務(wù)要求分析：所謂“專(zhuān)門(mén)檔案”是指在某些專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，具有比較穩(wěn)定的文件名稱(chēng)、格式與形成規(guī)律，具有各自不同的整理與管理方法的各種門(mén)類(lèi)檔案的總稱(chēng)。也就是說(shuō)能否成為“專(zhuān)門(mén)檔案”的一種屬類(lèi)，是有著具體專(zhuān)業(yè)要求的。在此我們拋開(kāi)“具有比較穩(wěn)定的文件名稱(chēng)、格式與形成規(guī)律，具有各自不同的整理與管理方法”等業(yè)務(wù)管理要求，僅從社會(huì)發(fā)展實(shí)踐中“民生問(wèn)題”本身諸多因素的影響分析，記錄、反映“民生問(wèn)題”的“民生檔案”必將面臨記錄對(duì)象復(fù)雜、涉及領(lǐng)域?qū)挿?、材料整理失衡等?shí)際困難的制約。因此，強(qiáng)求將“民生檔案”按照“專(zhuān)門(mén)檔案”的屬類(lèi)進(jìn)行管理與建設(shè)，在理論上難以確立、實(shí)踐上阻力甚多，還必將擾亂檔案管理實(shí)踐的有序進(jìn)行，也難以達(dá)到對(duì)“民生檔案”進(jìn)行科學(xué)管理、開(kāi)發(fā)利用與信息服務(wù)的目的。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;公積金檔案;規(guī)范;基數(shù);歸檔
中圖分類(lèi)號(hào):F83文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)28-0088-02
中國(guó)住房公積金起步晚,規(guī)范管理更晚,全國(guó)至今沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度,與之相對(duì)應(yīng)的公積金檔案管理,更沒(méi)有明確的規(guī)定。各地市住房公積金管理中心憑經(jīng)驗(yàn),制定了一些簡(jiǎn)要的檔案管理方面的制度,既缺乏全面性、系統(tǒng)性,也缺乏約束力。
近年來(lái),隨著衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展和人才流動(dòng),在房地產(chǎn)不斷升溫的社會(huì)大背景下,公積金檔案管理成為醫(yī)院不可忽視的一項(xiàng)重要工作,各醫(yī)院每年新職工公積金開(kāi)戶(hù)、職工調(diào)進(jìn)調(diào)出、職工退休等公積金匯繳以及公積金提取等,形成了大量公積金檔案。本文結(jié)合醫(yī)院公積金檔案管理的業(yè)務(wù)特征,就公積金檔案管理的現(xiàn)狀及如何規(guī)范管理談些認(rèn)識(shí),以促進(jìn)醫(yī)療系統(tǒng)公積金檔案管理的健康、有序發(fā)展。
一、醫(yī)院公積金檔案管理的現(xiàn)狀
1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,檔案管理存在安全隱患。一些醫(yī)院,尤其是綜合性醫(yī)院分科細(xì),病員多,醫(yī)療用房非常緊張。本著一切為醫(yī)療讓步的原則,公積金檔案庫(kù)房無(wú)法保證,設(shè)施及其簡(jiǎn)陋不規(guī)范,或是閣樓或是地下,根本達(dá)不到各種材質(zhì)檔案對(duì)光線、溫度、濕度、氣體、灰塵的控制要求,使得部分檔案在自然作用下出現(xiàn)老化、退色和信息失真。
2.檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)化。醫(yī)院住房公積金檔案管理往往是本單位從事管理的人員來(lái)做,鮮有專(zhuān)職檔案員。且公積金檔案管理者常身兼數(shù)職,既管理檔案又是單位的公積金經(jīng)辦人,進(jìn)行業(yè)務(wù)憑證及檔案的整理歸集存檔中缺乏檔案管理的基本理論和工作經(jīng)驗(yàn),難以對(duì)檔案實(shí)施有效的管理和利用。
3.住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范,難以保證其準(zhǔn)確性完整性。當(dāng)前,各醫(yī)院除對(duì)組織人事、財(cái)務(wù)審計(jì)等檔案資料有專(zhuān)人重點(diǎn)保存外,對(duì)住房公積金日常業(yè)務(wù)檔案的歸檔和保管隨意性較大,只是大體將各項(xiàng)業(yè)務(wù)憑證按日期順序歸檔裝訂成冊(cè)存放,沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的立卷和專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)整理,造成資源浪費(fèi)和工作效率低下。
二、如何規(guī)范管理醫(yī)院住房公積金檔案
(一)公積金檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)要過(guò)硬
1.思想素質(zhì)過(guò)硬。要進(jìn)一步解放思想,提高對(duì)住房公積金檔案地位和作用的認(rèn)識(shí),依法進(jìn)行管理,變被動(dòng)為主動(dòng),積極為廣大職工服務(wù)。加強(qiáng)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《住房公積金管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)的宣傳,讓職工了解住房公積金檔案工作,并把有關(guān)資料及時(shí)傳遞到廣大職工手中,方便職工了解有關(guān)公積金方面的信息。
2.業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬。一般來(lái)說(shuō)醫(yī)院職工住房公積金經(jīng)辦人也就是公積金檔案管理人員,不但要了解庫(kù)藏檔案內(nèi)容,清楚檔案成分的構(gòu)成,檔案的門(mén)類(lèi)、檔案的分類(lèi)、保管期限、存放位置及多種查找方法,還要有科學(xué)的工作態(tài)度、高度的工作責(zé)任心和熟練掌握住房公積金的有關(guān)法律法規(guī),以便在盡可能短的時(shí)間內(nèi)向人們提供最佳服務(wù),以提高工作效率。比如:職工提取公積金,需要了解是公積金貸款、商業(yè)貸款還是組合貸款;是住宅還是商用;房產(chǎn)共有人情況等等,根據(jù)不同的類(lèi)型提交不同的檔案材料,準(zhǔn)確填寫(xiě)住房公積金提取申請(qǐng)審核表,順利完成每一筆公積金的提取。檔案人員必須堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí),除需要了解公積金信貸檔案外,還要熟悉計(jì)算機(jī)的知識(shí)與使用技能,掌握復(fù)制、縮微、監(jiān)測(cè)等現(xiàn)代技術(shù),不斷適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案人員的要求,做一名合格的公積金檔案管理人員。
(二)公積金管理要規(guī)范化
1.公積金檔案存放要規(guī)范:安排防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防曬的設(shè)施;對(duì)住房公積金檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。根據(jù)職工公積金繳交、補(bǔ)繳、變更、轉(zhuǎn)移、基數(shù)調(diào)整以及公積金提取等業(yè)務(wù),設(shè)置檔案類(lèi)別、門(mén)目、卷號(hào);收集、整理、裝訂檔案資料,以便開(kāi)展材料文獻(xiàn)檢索和咨詢(xún)服務(wù)。
2.公積金辦理程序要規(guī)范:(1)加強(qiáng)檔案管理,防止憑證遺失,確保信息數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)人事部門(mén)下達(dá)的工資通知單要逐一逐筆予以核實(shí)計(jì)算,并復(fù)印保留,確保每一位職工每一筆公積金數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。(2)公積金文件材料及時(shí)整理歸檔,做好數(shù)據(jù)整理和備份工作。住房公積金業(yè)務(wù)要日清月結(jié),及時(shí)做好業(yè)務(wù)憑證及檔案的整理歸檔和交接手續(xù),在條件允許的情況下,基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)要按日做好多項(xiàng)備份以防止信息丟失。(3)建立健全公積金檔案借閱制度、公積金領(lǐng)取雙簽字制度,公積金查詢(xún)制度,保證業(yè)務(wù)檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、安全性。如醫(yī)院職工較多,每月因退休、購(gòu)房提取公積金的業(yè)務(wù)量較大,為保障職工所提交材料的安全性,應(yīng)分別建立退休職工公積金領(lǐng)取登記表和在職職工公積金領(lǐng)取登記表,內(nèi)含相關(guān)材料簽收明細(xì),實(shí)行雙簽字,按年度裝訂成冊(cè)存檔,方便職工查詢(xún),杜絕管理隱患。
(三)公積金檔案管理要科學(xué)化
1.明確住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的目的,明確公積金業(yè)務(wù)檔案的保存期限,銷(xiāo)毀程序。住房公積金業(yè)務(wù)檔案數(shù)量多,時(shí)效性強(qiáng)。及時(shí)、準(zhǔn)確地銷(xiāo)毀無(wú)效檔案,是有效管理、利用好有效檔案的有效措施。
2.采取住房公積金業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理模式,將住房公積金業(yè)務(wù)檔案資料全部制作成電子檔案,利用電子檔案存儲(chǔ)量大、便于備份、利于檢索、隨時(shí)上傳、下載的優(yōu)勢(shì)和可還原性,實(shí)現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案資料的永久性保管。應(yīng)開(kāi)辟公積金管理中心的網(wǎng)上電子平臺(tái),擁有公積金繳存管理系統(tǒng),隨時(shí)記錄存儲(chǔ)職工的公積金匯繳變更、公積金基數(shù)調(diào)整和公積金繳存比例變更資料,以提高工作效率和管理質(zhì)量。
3.公積金檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn),加深對(duì)有關(guān)法律法規(guī)的了解,熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,做到收集的檔案材料“數(shù)量足、門(mén)類(lèi)齊、內(nèi)容全、質(zhì)量好”;保管檔案材料“不壞、不丟、不散、不亂”;服務(wù)職工“應(yīng)其所需,無(wú)所不能”。新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成,這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。作為檔案工作主體的檔案管理人員,面對(duì)高科技浪潮、全面信息化,要不斷更新管理意識(shí)和知識(shí),不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài),運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn):
[1]王焱.淺談公積金檔案的特點(diǎn)[J].蘭臺(tái)世界,2008,(7):24.
一、經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主要標(biāo)志
（一）收集要完整、準(zhǔn)確
一切單位保管的經(jīng)濟(jì)科技檔案，能反映出本單位技術(shù)活動(dòng)的基本歷史面貌，經(jīng)濟(jì)科技檔案完整、準(zhǔn)確就能保證本單位生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動(dòng)的正常運(yùn)行。為保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整、準(zhǔn)確，必須從經(jīng)濟(jì)科技文件材料的形成和積累做起，把需要?dú)w檔的收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，達(dá)到完整歸檔。
（二）整理要科學(xué)、系統(tǒng)
經(jīng)濟(jì)科技檔案整理的科學(xué)、系統(tǒng)就是指經(jīng)濟(jì)科技檔案的分類(lèi)系統(tǒng)化，符合檔案學(xué)的基本原理，符合學(xué)科的分類(lèi)規(guī)律，保持經(jīng)濟(jì)科技檔案的內(nèi)在聯(lián)系，反映本單位工作特點(diǎn)，使經(jīng)濟(jì)科技檔案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、條理
保管安全是指通過(guò)科學(xué)的管理，必要的設(shè)施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時(shí)采用檔案科學(xué)保護(hù)技術(shù)，防止自然破壞，最大限度地延長(zhǎng)檔案的“壽命”。重點(diǎn)保護(hù)價(jià)值大的重要經(jīng)濟(jì)科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責(zé)任制落實(shí)到個(gè)人。條理是指經(jīng)濟(jì)科技檔案保管存放有科學(xué)規(guī)律，便于調(diào)卷、回卷、檢查、核對(duì)，并要保持檔案、檔案庫(kù)房、檔案設(shè)備的整潔、美觀，以及保持二個(gè)優(yōu)美的環(huán)境和良好的秩序。
（四）統(tǒng)計(jì)要簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確
對(duì)檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（歸檔數(shù)、移出數(shù)、銷(xiāo)毀數(shù)、實(shí)存數(shù)等）和保管期、密級(jí)的統(tǒng)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)便、迅速，對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應(yīng)全面、及時(shí)，并根據(jù)不同利用者的要求，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字與成果進(jìn)行分析研究，從中找出規(guī)律，不斷改進(jìn)和提高統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。為保證統(tǒng)計(jì)精確性，需建立統(tǒng)計(jì)制度，編制必要的、切實(shí)可行的檢索工具，包括登記簿、統(tǒng)計(jì)簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。
（五）鑒定要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化
制度化就是要配備專(zhuān)人，定期進(jìn)行檔案的鑒定工作，對(duì)失效檔案文件必須嚴(yán)格履行銷(xiāo)毀審批制度；標(biāo)準(zhǔn)化就是必須根據(jù)國(guó)家制定的經(jīng)濟(jì)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，鑒別經(jīng)濟(jì)科技檔案的保存價(jià)值，把有效檔案和無(wú)效檔案分開(kāi)。
（六）服務(wù)要迅速、有效
利用者查閱經(jīng)濟(jì)科技檔案時(shí)，無(wú)論從什么角度查找（按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等），都能迅速而準(zhǔn)確地查到其所需的經(jīng)濟(jì)科技檔案。
（七）設(shè)備要先進(jìn)、配置合理
“廣、快、精、準(zhǔn)”是信息化社會(huì)人們對(duì)經(jīng)濟(jì)科技檔案信息需求的特點(diǎn)，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，即運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息保存無(wú)紙化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案檢索的自動(dòng)化。
二、經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主要措施
（一）必須有一支過(guò)硬的科技檔案干部隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主導(dǎo)因素
科學(xué)管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，所以，經(jīng)濟(jì)科技檔案的科學(xué)管理，必須有一定數(shù)量懂科學(xué)技術(shù)的科技人才，必須努力學(xué)習(xí)和研究檔案管理知識(shí)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，結(jié)合本單位工作性質(zhì)和專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身的素質(zhì)和檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。要培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)科技檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的應(yīng)變能力，以適應(yīng)錯(cuò)綜復(fù)雜的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境對(duì)經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的影響。另外，還要?jiǎng)?chuàng)造條件提高經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員的待遇和地位，調(diào)動(dòng)他們的積極性和主動(dòng)性，保證經(jīng)濟(jì)科技檔案干部隊(duì)伍充滿活力，從而最大限度地發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
（二）建立健全經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的重要保證
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使經(jīng)濟(jì)科技檔案工作有章可循，才能保障經(jīng)濟(jì)科技檔案的管理工作按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致的發(fā)展。建立健全一套合理的經(jīng)濟(jì)科技檔案工作規(guī)章制度，是一項(xiàng)原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，它也是經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理工作中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。其內(nèi)容應(yīng)包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等，其中收集、整理和利用應(yīng)視為是經(jīng)濟(jì)科技檔案管理制度的重點(diǎn)。在執(zhí)行制度過(guò)程中，還應(yīng)注意積累經(jīng)驗(yàn)，以便修改、完善，保證科技檔案工作朝著良性的方向發(fā)展。
在現(xiàn)代的檔案管理過(guò)程中推進(jìn)檔案信息化管理體系構(gòu)建就要深入分析檔案管理機(jī)制，依據(jù)檔案管理模式來(lái)構(gòu)建信息化檔案服務(wù)體系。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理體系的建設(shè)，一方面要建立多元化的信息管理機(jī)制，另外一方面要開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)來(lái)提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)平臺(tái)，依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立多元化的檔案信息共享機(jī)制。既可以依據(jù)微信、QQ等社交平臺(tái)來(lái)開(kāi)發(fā)移動(dòng)檔案信息客戶(hù)端滿足社會(huì)各領(lǐng)域檔案信息的使用要求，也可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)符合檔案信息管理特點(diǎn)的固定網(wǎng)站，讓使用者通過(guò)網(wǎng)站來(lái)查詢(xún)自己所需要的檔案信息，滿足檔案信息多元化使用的要求。
2 推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)要突出服務(wù)職能
在信息技術(shù)的影響下，推進(jìn)檔案管理體系信息化建設(shè)，還要注重突出檔案管理體系的信息服務(wù)職能，檔案信息管理體系的信息服務(wù)職能是針對(duì)檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統(tǒng)籌規(guī)劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運(yùn)用到檔案服務(wù)管理當(dāng)中，建立高效化的服務(wù)模式才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)建設(shè)者要根據(jù)信息技術(shù)和檔案服務(wù)要求來(lái)建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將各種檔案信息資源有效地納入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中方便用戶(hù)的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變自身的工作思路，還要對(duì)各種檔案信息詳細(xì)的分類(lèi)整理，并建立無(wú)紙化檔案信息存儲(chǔ)機(jī)制，對(duì)各種紙質(zhì)檔案信息要進(jìn)行電子化處理，將電子化檔案信息存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，及時(shí)地滿足使用者對(duì)檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時(shí)共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，因?yàn)榘殡S著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)威脅出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中，檔案管理人員只有緊隨技術(shù)的發(fā)展，跟隨技術(shù)的潮流，掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，才能保障檔案信息的安全，對(duì)檔案信息管理體系進(jìn)行有效的維護(hù)方便社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域檔案查詢(xún)需求。
3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要注重電子文件的運(yùn)用
在現(xiàn)代的檔案管理過(guò)程中推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)，要注重檔案信息管理體系的數(shù)字化建設(shè)以及軟件開(kāi)發(fā)。因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)是保障檔案高度共享、及時(shí)存儲(chǔ)的關(guān)鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心。所以在現(xiàn)代檔案信息管理體系的建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)者要依據(jù)檔案信息高效管理的需求開(kāi)發(fā)出符合檔案綜合處理的系統(tǒng)軟件，滿足信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。同時(shí)，檔案信息管理體系建設(shè)的重點(diǎn)要放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個(gè)單位和社會(huì)各領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件，也要對(duì)以前所收集的電子文件進(jìn)行科學(xué)化的分類(lèi)和系統(tǒng)存儲(chǔ)，與檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系進(jìn)行信息交互，方便檔案信息的及時(shí)存儲(chǔ)。
4 檔案管理人員要將創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理
在檔案管理過(guò)程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設(shè)之外，作為檔案管理人員還要將創(chuàng)新的思維融入到檔案服務(wù)的過(guò)程中。創(chuàng)新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會(huì)檔案信息服務(wù)的前提下，充分提升檔案信息的附加價(jià)值，注重檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的軟件建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過(guò)對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行合理的劃分來(lái)促進(jìn)檔案信息的合理使用?？梢酝ㄟ^(guò)建立移動(dòng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)來(lái)促進(jìn)移動(dòng)檔案信息共享機(jī)制的形成，最大程度上突破時(shí)間和空間的限制，讓廣大用戶(hù)可以隨時(shí)隨地查詢(xún)和使用檔案信息。同時(shí)作為檔案信息管理人員，還要對(duì)各種檔案信息，進(jìn)行有效的分類(lèi)，加工，整理，不僅要在檔案工作過(guò)程中對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合，推進(jìn)用計(jì)算機(jī)管理控制系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。
5 建立檔案信息規(guī)范管理機(jī)制
在檔案信息綜合管理體系的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員還要依據(jù)電子檔案信息的綜合使用需求，建立規(guī)范的信息管理機(jī)制。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息服務(wù)理念，新的設(shè)備，新的方法來(lái)規(guī)范對(duì)業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理，要對(duì)原有的檔案信息管理模式從根本上進(jìn)行改變，所以檔案管理人員要調(diào)整檔案管理工作方法，運(yùn)用創(chuàng)新性信息服務(wù)理念來(lái)提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時(shí)檔案管理部門(mén)也應(yīng)該根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要制定相應(yīng)的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范檔案管理流程，制定新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，新的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門(mén)還要依據(jù)檔案信息化服務(wù)體系建?O招聘具有檔案管理和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專(zhuān)業(yè)技能推進(jìn)一體化檔案信息管理體系的建設(shè)，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。對(duì)于一些已經(jīng)從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)要注重其專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，既要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也要根據(jù)檔案信息服務(wù)規(guī)范來(lái)提升人員的專(zhuān)業(yè)技能，能夠讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)以及工作新模式，轉(zhuǎn)變其原有的工作思路，能夠以互聯(lián)網(wǎng)思維來(lái)看待檔案工作模式產(chǎn)生的變革，學(xué)會(huì)用信息化檔案管理系統(tǒng)來(lái)處理各種檔案信息，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，提升檔案信息的共享效率。
6 建立檔案信息共享機(jī)制
在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理也要依據(jù)自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機(jī)制。因?yàn)闄n案信息作為集中性的信息使用模式，對(duì)各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲(chǔ)就是在滿足社會(huì)各單位對(duì)以往事件記錄查詢(xún)的需求上衍生出的信息保存機(jī)制，所以在檔案館要依據(jù)檔案服務(wù)特點(diǎn)來(lái)建立有效的檔案數(shù)據(jù)交互體系，要以集中性的信息共享為基礎(chǔ)，通過(guò)將各種檔案信息資源進(jìn)行有效的整合來(lái)提升信息系統(tǒng)的交互效率，滿足檔案信息及時(shí)傳播，快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數(shù)據(jù)化管理體系實(shí)現(xiàn)高效率精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)圖書(shū)信息輸出服務(wù)，其數(shù)據(jù)化管理模式的主要思路是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)與信息使用端口進(jìn)行數(shù)據(jù)化對(duì)接，在保障數(shù)據(jù)化信息共享的前提下將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化模型分析，及時(shí)的了解檔案信息的使用狀態(tài)，以此來(lái)保障檔案信息的高度共享。
關(guān)鍵詞：檔案；文件中心；管理模式
Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.
keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern
一小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重
市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。
二市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案局不加強(qiáng)培訓(xùn)和具體的指導(dǎo)就無(wú)法開(kāi)展工作。因此基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)擠占了檔案局絕大部分時(shí)間，使他們無(wú)法深入開(kāi)展業(yè)務(wù)工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，很大一部分重復(fù)和價(jià)值不大的檔案被劃定為進(jìn)館范圍，因此，檔案館在接收進(jìn)館檔案時(shí)工作壓力非常大。
三工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)、重視程度和檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作是-門(mén)專(zhuān)業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無(wú)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，雖經(jīng)多次專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，但距工作要求仍相差甚遠(yuǎn)，工作人員經(jīng)常調(diào)換，每年調(diào)換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現(xiàn)代化管理是檔案工作的必然趨勢(shì)，但目前狀況對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理阻力很大。
四現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢
文件、檔案現(xiàn)代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統(tǒng)一才能達(dá)到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達(dá)到資源共享難度非常大，且需要的時(shí)間也很長(zhǎng)。
五文件社會(huì)化難度大
隨著社會(huì)不斷前進(jìn)，人們的檔案意識(shí)不斷加強(qiáng)，自我保護(hù)意識(shí)不斷加深，這些都會(huì)促進(jìn)文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會(huì)利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達(dá)到科學(xué)管理的要求，因而不能滿足利用者優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)要求。
建立文件中心，半現(xiàn)行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專(zhuān)業(yè)化、經(jīng)費(fèi)專(zhuān)項(xiàng)化、設(shè)備專(zhuān)門(mén)化、管理科學(xué)化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節(jié)省人力、物力、財(cái)力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開(kāi)展；既能實(shí)施科學(xué)的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質(zhì)量，將管理活動(dòng)真正按其規(guī)律納入科學(xué)管理軌道。文件中心突出的優(yōu)勢(shì)是符合高效、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，能將松散的“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學(xué)化、社會(huì)化、規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，大大提高工作質(zhì)量，為檔案工作更廣泛地為社會(huì)服務(wù)創(chuàng)造了條件。文件中心還可以通過(guò)各市域網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到資源共享，并可為今后電子文件網(wǎng)絡(luò)傳輸做好準(zhǔn)備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)需要，就應(yīng)該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發(fā)展方向。
二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應(yīng)為政府職能。當(dāng)初美國(guó)建立文件中心的目的是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應(yīng)為政府行為，這也與當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應(yīng)是政府直屬機(jī)構(gòu)，在市縣政府的領(lǐng)導(dǎo)下，接受市縣檔案局的監(jiān)督與指導(dǎo)。
二文件中心的職能
文件中心負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、向檔案館移交等項(xiàng)工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對(duì)的是全社會(huì)，不僅包括黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、事業(yè)單位等立檔單位，還應(yīng)包括不同所有制企業(yè)及個(gè)人所形成的不同門(mén)類(lèi)、不同載體的現(xiàn)行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負(fù)責(zé)將接收的文件進(jìn)行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理?xiàng)l件和要求應(yīng)與檔案館的要求一致。
3、文件中心的鑒定和銷(xiāo)毀工作
鑒定和銷(xiāo)毀工作指對(duì)已到保管期限的文件進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，其鑒定和銷(xiāo)毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
4、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應(yīng)面對(duì)全社會(huì)，遵守我國(guó)文件、檔案利用的規(guī)定和要求，面對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人。利用的形式也應(yīng)是多樣的，但主要取決于文件中心發(fā)展的規(guī)模和工作水平。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務(wù)，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據(jù)文件中心的發(fā)展和社會(huì)的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說(shuō)是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個(gè)過(guò)程，我認(rèn)為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢五套班子的檔案室，開(kāi)展市首腦機(jī)關(guān)的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務(wù)。
第三步：面向社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人，開(kāi)展全方位的服務(wù)，并考慮有償服務(wù)。
任何改革都會(huì)有一個(gè)痛苦的過(guò)程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過(guò)去是各單位分散投資，現(xiàn)在將分散資金、多方位投資變?yōu)榻y(tǒng)一投資，看似一筆大投入，而實(shí)際上比分散投資要節(jié)約得多。
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒(méi)有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統(tǒng)籌安排?？傊ぷ鲗?zhuān)一了，質(zhì)量提高了，工作面更廣了，現(xiàn)代化水平高了。
引 言
現(xiàn)階段，我國(guó)大部分事業(yè)單位正推行各項(xiàng)改革，對(duì)原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高人事檔案的真實(shí)性和可靠性，為用人單位提供可靠地人才資源，這是管理人事檔案需要注意的問(wèn)題，而我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在著較多問(wèn)題，人事檔案管理情況不甚樂(lè)觀。
1.人事檔案管理制度現(xiàn)存問(wèn)題
1.1對(duì)人事檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)
很多事業(yè)單位輕視人事檔案的管理，大部分管理員只認(rèn)為員工其它方面的表現(xiàn)重于個(gè)人檔案的收集，所以不重視了人事檔案工作的開(kāi)展，盡管有進(jìn)行管理，也只是形式上的，沒(méi)有落到實(shí)處。在應(yīng)付相關(guān)部門(mén)檢查和員工調(diào)動(dòng)中能過(guò)得了關(guān)就行，因此，人事檔案管理自然而然就不能為事業(yè)單位的建設(shè)起到很好地推動(dòng)作用。
1.2檔案管理人員水平有所欠缺
檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜繁瑣的管理本文由收集整理工作。如果沒(méi)有一定的人力、物力、財(cái)力投入，檔案管理難以順利進(jìn)行。我國(guó)目前檔案管理人員整體水平較低，在檔案管理事宜上保留著傳統(tǒng)的思想和落后的方法，沒(méi)有進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的改革和創(chuàng)新。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)就直接上崗，對(duì)檔案的重要性、管檔要求不太了解。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作往往心有余而力不足，造成大部分員工檔案流失，嚴(yán)重地影響了事業(yè)單位檔案管理水平。
1.3檔案管理缺乏科學(xué)性和時(shí)代性
隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理體系已經(jīng)相當(dāng)普及，人事檔案信息管理系統(tǒng)也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進(jìn)的信息技術(shù)沒(méi)有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個(gè)人信息，調(diào)動(dòng)資料等人工錄入，沒(méi)有使用電腦進(jìn)行資料檢索或閱讀檔案，而無(wú)紙化閱檔更是無(wú)法實(shí)施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。
1.4人事檔案利用率低
檔案管理者收集人員檔案，無(wú)非就是要給人事部門(mén)在決策時(shí)提供參考，一些檔案管理員對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)、利用僅停留在一些簡(jiǎn)單信息的使用，例如職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、受教育情況、技術(shù)職稱(chēng)、工作經(jīng)歷等，檔案管理人員往往只是在有需要的人找上門(mén)來(lái)才提供人事檔案的服務(wù)，處于較被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)，沒(méi)有真正的服務(wù)于人事。導(dǎo)致檔案沒(méi)有發(fā)揮出真正的作用。
2.人事檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度
不斷完善人事檔案管理的制度建設(shè) 為使檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，建立人事檔案收集、鑒別與歸檔、整理、查找、檢查與核對(duì)、查閱、轉(zhuǎn)遞、保密等各項(xiàng)制度，人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決人事檔案工作中的困難和問(wèn)題。完善人事處內(nèi)部人事檔案管理的崗位、人員和工作職責(zé)，并將人事檔案工作列入工作計(jì)劃，定期提出任務(wù)要求，使人事檔案管理工作始終擺在重要的議事日程。
2.2提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
首先加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍自身素質(zhì)建設(shè)，各級(jí)在聘用檔案管理人員時(shí)需再三篩選，只有思想政治覺(jué)悟高、有較高職業(yè)道德、富有責(zé)任心、耐心、細(xì)心的人才能從事檔案管理工作。同時(shí)，要制定培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案管理人員深入了解這項(xiàng)工作的性質(zhì)和意義，并具備一定的現(xiàn)代教育技術(shù)及創(chuàng)新理念，各級(jí)還需要建立一定的激勵(lì)政策，提高檔案管理員的積極性和行動(dòng)力。腳踏實(shí)地、做好各項(xiàng)工作，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用電腦、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料整理、錄入，通過(guò)一番技術(shù)處理后，原來(lái)的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)更新信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，最大限度地減輕檔案工作的工作量。不僅有利于檔案工作效率的提高，也提升了檔案的利用率。
2.4完善檔案信息量
為了使檔案發(fā)揮真正的作用，要重新界定檔案的功能。首先，對(duì)于機(jī)密、重要檔案加以保留；其次檔案的范圍要不斷擴(kuò)大?？梢愿鶕?jù)需要增設(shè)一些如獎(jiǎng)懲情況、獲得的技能證書(shū)、個(gè)人特長(zhǎng)等材料，豐富的檔案資料有助于用人單位選拔人才；最后還可以針對(duì)一些用人單位以及求職者的特殊需要，不斷完善檔案的功能，從而提高檔案的利用率，盡可能減少?gòu)U檔現(xiàn)象。
一、圍繞中心政務(wù)，完善信息建設(shè)
今年以來(lái)，黨政辦緊緊圍繞中心任務(wù)，突出重點(diǎn)亮點(diǎn)工作，及時(shí)有效報(bào)送有價(jià)值的信息，尤其注重輿情預(yù)警類(lèi)、苗頭類(lèi)等信息的上報(bào)工作，為下情上達(dá)、讓區(qū)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握我街道工作，以及區(qū)、街道聯(lián)動(dòng)做好維穩(wěn)工作發(fā)揮了積極的作用。一季度（注：二季度錄用情況尚未公布），我街道區(qū)政府信息錄用112分，提前超額完成全年目標(biāo)任務(wù)的112%；區(qū)委信息錄用62分，完成全年目標(biāo)任務(wù)的41%。下半年，我們將更注重信息的深度開(kāi)發(fā)和提煉加工，主動(dòng)走出就信息抓信息，編信息純粹為了上報(bào)信息的習(xí)慣作法，讓信息工作的定位重新回歸到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為決策服務(wù)、為發(fā)展服務(wù)上來(lái)。構(gòu)建上下貫通、縱橫交織、傳遞快捷的信息網(wǎng)絡(luò)。堅(jiān)持全方位、多視角報(bào)送信息，使信息得到升華利用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)推廣。
二、把握中心，提高工作效率和質(zhì)量
黨政辦的實(shí)質(zhì)就是街道的服務(wù)中樞，工作的核心就是服務(wù)。
1、做好日常工作，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在下步工作中，要自覺(jué)找準(zhǔn)工作定位，把服務(wù)作為自己的情感所系、職責(zé)所在、事業(yè)所求，寓服務(wù)于工作，寓工作于服務(wù)，不斷提高服務(wù)水平，把優(yōu)化服務(wù)作為自身工作的主攻方向和根本要求。在辦事上力求做到快捷、高效、無(wú)誤，做到上傳下達(dá)快捷有序，在全年各類(lèi)指示、通知等信息傳遞中，做到無(wú)一差錯(cuò)。不斷增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力，在工作中做到忙而不亂，根據(jù)不同階段的工作需要，分清主次先后和輕重緩急，一項(xiàng)一項(xiàng)地把各項(xiàng)任務(wù)抓落實(shí)。搞好與同級(jí)部門(mén)的協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)工作；注重辦公室內(nèi)部的配合，相互合作完成任務(wù)。工作中要認(rèn)真細(xì)致，時(shí)時(shí)處處多留心，多思考，不忽視每一個(gè)細(xì)節(jié)，不輕視每一件小事。堅(jiān)決杜絕“門(mén)難進(jìn)，臉難看，話難聽(tīng)，事難辦”的不良作風(fēng)，以良好的精神面貌和熱情周到的服務(wù)使領(lǐng)導(dǎo)和群眾滿意。
2、做好會(huì)議和活動(dòng)的組織保障工作。組織好各類(lèi)會(huì)議的召開(kāi)是黨政辦重要工作之一。要嚴(yán)格按照會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)和要求，從會(huì)務(wù)安排、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等方面做到嚴(yán)謹(jǐn)有效、周密細(xì)致，為黨委政府及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神、順利開(kāi)展工作提供保障。力爭(zhēng)做到對(duì)重要公務(wù)活動(dòng)提前協(xié)調(diào)，努力把工作做到前頭；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)及時(shí)協(xié)調(diào)，隨叫隨辦，對(duì)重要活動(dòng)安排統(tǒng)一協(xié)調(diào)，綜合權(quán)衡，統(tǒng)盤(pán)考慮。
3、做好文件的上傳和下達(dá)。傳閱文件是黨政辦最基本的職能之一。今年以來(lái)，黨政辦共處理上級(jí)來(lái)文共計(jì)1700余份，接收和下達(dá)電話通知上千次。及時(shí)對(duì)上級(jí)文件進(jìn)行收取、登記、傳閱、存檔，凡上級(jí)來(lái)文，及時(shí)交由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱，做到急件急辦，特件特辦，密件專(zhuān)辦。嚴(yán)格按照行文規(guī)定制發(fā)文件，所有文件均能及時(shí)送到有關(guān)單位或有關(guān)人員。在收文、辦文、制文、發(fā)文上做到程序化、規(guī)范化、時(shí)效化。
對(duì)于當(dāng)前檔案的管理制度來(lái)說(shuō)，最主要的是加強(qiáng)對(duì)檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來(lái)源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開(kāi)發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題做了簡(jiǎn)單的敘述，并就問(wèn)題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。
一、檔案管理的重要性
檔案是人類(lèi)從出生到發(fā)展成為社會(huì)上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類(lèi)記憶的存檔器。中國(guó)五千多年的文化史是借助檔案?jìng)鞒邢聛?lái)的，所以說(shuō)做好檔案的管理工作對(duì)于人類(lèi)發(fā)展的文明史來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過(guò)對(duì)檔案的查詢(xún)知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國(guó)博大精深的文化發(fā)展過(guò)程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來(lái)說(shuō)，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，或者說(shuō)主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來(lái)說(shuō)，檔案存在的本身就是一部簡(jiǎn)史，記錄時(shí)代變遷的過(guò)程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來(lái)說(shuō)最為寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。作為無(wú)形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。
檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專(zhuān)業(yè)性等。對(duì)于各級(jí)的檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案的管理不僅要合理還要有意識(shí)到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會(huì)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的力量是無(wú)窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動(dòng)、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動(dòng)的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識(shí)自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。
二、檔案管理工作中存在的困境
當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說(shuō)人力資源市場(chǎng)檔案管理部的人才多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說(shuō)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的管理人員，對(duì)待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒(méi)有對(duì)檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。
第二、部分地區(qū)和企業(yè)對(duì)檔案的管理重視度不夠高。長(zhǎng)久以來(lái)，部分地區(qū)對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，企業(yè)對(duì)檔案部門(mén)的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡(jiǎn)單的記錄、保管、抄寫(xiě)等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識(shí)也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對(duì)外的查檔、外調(diào)行動(dòng)了。
第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對(duì)檔案的管理工作并沒(méi)有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒(méi)有配備齊全。有些單位甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。
三、檔案管理中解決問(wèn)題的方法
1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對(duì)干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來(lái)從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，再就是對(duì)他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對(duì)自身專(zhuān)業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過(guò)不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。
2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對(duì)檔案的功能做了全新的定位。一是要對(duì)檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對(duì)檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。
3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問(wèn)題。首先有關(guān)部門(mén)要對(duì)制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見(jiàn)性。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來(lái)規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對(duì)檔案管理簡(jiǎn)約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。
4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)迅猛而來(lái)，我們?cè)趯?duì)檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來(lái)越盛行，所以說(shuō)當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。
5、有檔案的管理意識(shí)。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對(duì)工作人員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)。
結(jié)語(yǔ)
總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案建設(shè)的工作勢(shì)在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。
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1.1 改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境提高工作效率。
首先，網(wǎng)絡(luò)檔案以新的技術(shù)與手段改變了文件寫(xiě)作、傳輸、接收、存儲(chǔ)、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網(wǎng)絡(luò)與各單位聯(lián)結(jié)，為檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化提供高速、便利的信息通道，實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)間與地域獲取資料。檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，改善了傳統(tǒng)的管理手段，提高了管理質(zhì)量和效率。其次，檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，全部檔案信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，大大節(jié)省了時(shí)間，極大提高了工作效率。
1.2 為企業(yè)組織實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)創(chuàng)新提供了機(jī)遇。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變遷，組織的傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式發(fā)生了巨大改變，環(huán)境對(duì)組織的影響也日益擴(kuò)大，為生存于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的企業(yè)帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是由技術(shù)層面和社會(huì)層面構(gòu)成。技術(shù)層面是由信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)將企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)各成員企業(yè)或相互聯(lián)系的不同企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)組之間的流動(dòng)；社會(huì)層面是企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)獲取信息、資源及社會(huì)支持的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，各種資源是聯(lián)結(jié)成員企業(yè)之間、系統(tǒng)和環(huán)境之間的紐帶。所以，企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)也是一個(gè)由多種關(guān)系聯(lián)接交織而成的多重復(fù)雜的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。這兩個(gè)層面相互依賴(lài)、相互影響，技術(shù)層面是社會(huì)層面的依托和基礎(chǔ)，社會(huì)層面是技術(shù)層面的升華。技術(shù)層面的變革，使企業(yè)組織間信息高效流動(dòng)，進(jìn)而促使企業(yè)組織向更具有動(dòng)態(tài)性、開(kāi)放性和自學(xué)習(xí)性的方向演進(jìn)，最終帶動(dòng)社會(huì)層面的變革。其中，網(wǎng)絡(luò)信息流是重要的作用力，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將對(duì)企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)的價(jià)值鏈、資源配置方式、組織結(jié)構(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略和運(yùn)作方式等產(chǎn)生巨大的影響。
1.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為企業(yè)提供了更為先進(jìn)的硬件技術(shù)平臺(tái)。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)方式和手段的轉(zhuǎn)變成為可能。同時(shí)，基于網(wǎng)絡(luò)外部性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又使得企業(yè)必然轉(zhuǎn)變競(jìng)爭(zhēng)方式，以求得在激烈環(huán)境中生存與發(fā)展。企業(yè)順應(yīng)信息的網(wǎng)絡(luò)化已成必然趨勢(shì)，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見(jiàn)，知識(shí)的流淌與外溢效應(yīng)愈加顯著，關(guān)鍵是如何正確地判斷和應(yīng)用；技術(shù)進(jìn)步日益加速，新技術(shù)產(chǎn)生越來(lái)越快，大大增加了企業(yè)間的相互依賴(lài)性；技術(shù)更具有的可獲取性，技術(shù)的交流渠道多樣化，只有不斷地創(chuàng)新、合作，才能保持優(yōu)勢(shì)；全球經(jīng)濟(jì)一體化，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)成為全球市場(chǎng)的一部分，中國(guó)企業(yè)也可以利用全球市場(chǎng)；受環(huán)境和資源限制，增強(qiáng)資源的有效利用，擴(kuò)大可利用資源的來(lái)源，從資源依賴(lài)型向知識(shí)依賴(lài)型轉(zhuǎn)移成為迫在眉睫的問(wèn)題；日益增加的服務(wù)期望，個(gè)性化的產(chǎn)品與個(gè)性化的服務(wù)不斷增長(zhǎng)的要求，擴(kuò)大了企業(yè)與客戶(hù)關(guān)系的內(nèi)涵；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)具有高度的開(kāi)放性、可靠性和可縮放性；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有以不同服務(wù)質(zhì)量傳輸不同數(shù)據(jù)類(lèi)型的集成服務(wù)能力，在其上傳輸?shù)男畔⒑蛿?shù)據(jù)具有良好的操作性和一致性語(yǔ)義。
1.4 帶動(dòng)企業(yè)組織變革，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式變革。
首先，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)正在改變著每一個(gè)企業(yè)與外部聯(lián)系和交往的方式，同時(shí)也對(duì)企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)和組織形態(tài)提出了挑戰(zhàn)。知識(shí)和信息改變著企業(yè)管理的理念，拓寬了企業(yè)管理的范圍和內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必將改變企業(yè)管理的環(huán)境，創(chuàng)造一種新的共同工作的方式方法。而所有這些都將從根本上影響和改變著未來(lái)的企業(yè)組織。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)將趨于扁平，企業(yè)組織規(guī)模將趨向兩個(gè)極端，企業(yè)組織的邊界將趨于模糊和虛擬，企業(yè)組織的職務(wù)設(shè)計(jì)將趨于團(tuán)隊(duì)任務(wù)。其次，企業(yè)組織利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，跨越不同企業(yè)之間存在的空間障礙，通過(guò)企業(yè)之間的信息集成、業(yè)務(wù)過(guò)程集成、資源共享，對(duì)企業(yè)開(kāi)展異地協(xié)同的設(shè)計(jì)制造、網(wǎng)上營(yíng)銷(xiāo)、供應(yīng)鏈管理等提供技術(shù)支撐環(huán)境和手段。為實(shí)現(xiàn)敏捷制造和虛擬企業(yè)的運(yùn)作提供支持，形成具有數(shù)字化、柔性化、敏捷化等基本特征的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的協(xié)同企業(yè)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)間信息、過(guò)程、資源的集成，實(shí)現(xiàn)協(xié)同制造過(guò)程中物流、信息流、資金流、工作流的優(yōu)化運(yùn)行，使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的制造企業(yè)群體以較低的成本和較短的開(kāi)發(fā)周期，制造出符合市場(chǎng)需求的高質(zhì)量產(chǎn)品。
2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化措施提升創(chuàng)新是提高檔案管理的動(dòng)力源泉
2.1 更新服務(wù)理念。在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要。
傳統(tǒng)的檔案管理在對(duì)待為企業(yè)服務(wù)、為社區(qū)服務(wù)、為“三農(nóng)”服務(wù)方面沒(méi)有主動(dòng)去思考、去聯(lián)系、去實(shí)踐，而是等著別人找上門(mén)，或者是上級(jí)下的硬任務(wù)。這種不積極、不主動(dòng)的做法，已經(jīng)不適應(yīng)提倡信息化高速度、高質(zhì)量的信息服務(wù)要求，勢(shì)必造成公眾對(duì)檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，管理人員首先要有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的創(chuàng)新思想，要跟上時(shí)展，防止思維定式，克服一切按習(xí)慣做事、經(jīng)驗(yàn)來(lái)想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術(shù)、新方法。在這個(gè)基礎(chǔ)上樹(shù)立現(xiàn)代服務(wù)理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往傳統(tǒng)的服務(wù)思想，開(kāi)拓新思路。注重服務(wù)的現(xiàn)實(shí)性，通過(guò)了解需求來(lái)確定服務(wù)方向；擴(kuò)大服務(wù)范圍，把本單位、本系統(tǒng)外的所有潛在用戶(hù)也作為服務(wù)對(duì)象，要考慮為解決利用者的現(xiàn)實(shí)需求提供服務(wù)。同時(shí)，要把握服務(wù)的規(guī)律性。要研究近年現(xiàn)行文件利用者的情況；分析利用現(xiàn)行文件目的，提供多種途徑為他們利用本單位檔案提供便利，做到引導(dǎo)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)，而不是傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)。
2.2 創(chuàng)新服務(wù)手段。
網(wǎng)絡(luò)化化的建設(shè)為我們的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)在檔案管理信息化過(guò)程中處于主導(dǎo)地位，其信息存儲(chǔ)量大，信息檢索迅速、準(zhǔn)確，尤其是其網(wǎng)絡(luò)化功能，使計(jì)算機(jī)在整理、檢索、開(kāi)發(fā)利用等方面發(fā)揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國(guó)檔案、信息資源共享（不公開(kāi)的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，而且加快了檔案歸檔進(jìn)度和服務(wù)效率，并能確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性，避免了人為在檔案整理、服務(wù)過(guò)程中造成的失誤。因此我們必須充分利用信息化的優(yōu)勢(shì)創(chuàng)新我們的服務(wù)手段。