時(shí)間：2023-06-15 17:04:05
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案知識(shí)管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類(lèi)的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱(chēng)為工具價(jià)值；后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱(chēng)為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性?xún)r(jià)值；工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識(shí)資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長(zhǎng)的意義在于：檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。
1.1知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開(kāi)發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過(guò)吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。
1.2知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無(wú)愧為人類(lèi)社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶(hù)提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶(hù)千方百計(jì)地提供解決問(wèn)題的答案(知識(shí))。正如麗貝卡•巴克利所說(shuō)：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無(wú)疑問(wèn)，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問(wèn)題，它將是檔案專(zhuān)業(yè)職能定位的新起點(diǎn)?！钡诙?，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書(shū)中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫(kù)。可以說(shuō)，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問(wèn)題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競(jìng)爭(zhēng)性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。
2競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)
從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來(lái)說(shuō)是人類(lèi)對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用；“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類(lèi)借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征；“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開(kāi)發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的語(yǔ)境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競(jìng)爭(zhēng)性問(wèn)題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿(mǎn)足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說(shuō)，對(duì)檔案知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門(mén)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)并沒(méi)有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。
3緩解競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議
供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)，可以說(shuō)，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。對(duì)于檔案知識(shí)開(kāi)發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開(kāi)發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。
3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會(huì)需要。知識(shí)管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識(shí)管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開(kāi)發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢(shì)使檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開(kāi)發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識(shí)，不僅具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來(lái)動(dòng)向以及其他組織的發(fā)展動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會(huì)需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。
3.2重視檔案知識(shí)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源供給。知識(shí)開(kāi)發(fā)是利用多種處理技術(shù)對(duì)所獲取的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過(guò)程，使無(wú)序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系。對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)一方面要注重知識(shí)的采集，一方面注重知識(shí)的開(kāi)發(fā)。對(duì)檔案知識(shí)的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會(huì)所需要的信息知識(shí)，這需要知識(shí)開(kāi)發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺(jué)去采集知識(shí)，找到社會(huì)需要的檔案知識(shí)；知識(shí)開(kāi)發(fā)則是對(duì)采集到的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過(guò)程，使無(wú)序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值，運(yùn)用于社會(huì)。這就要求檔案管理人員緊跟時(shí)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開(kāi)發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿(mǎn)足社會(huì)需求，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。
1.高校檔案館知識(shí)管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)
高校檔案館是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，所從事的是與知識(shí)相關(guān)的業(yè)務(wù)。因此知識(shí)管理背景下的高校檔案館管理是以知識(shí)管理的理念和方法為指導(dǎo)思想，有效組織、整合、記錄、挖掘、創(chuàng)新檔案館內(nèi)、外知識(shí)資源，將知識(shí)與技術(shù)密切結(jié)合，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的重組、再造、共享，最終實(shí)施開(kāi)放型、針對(duì)型、多樣型、知識(shí)密集型服務(wù)的過(guò)程。由此看來(lái)，高校檔案館知識(shí)管理囊括了檔案信息知識(shí)資源、人力資源、檔案館設(shè)施、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)資源。其特點(diǎn)概括如下：檔案館知識(shí)管理以檔案信息管理為基礎(chǔ)，是檔案信息管理的繼續(xù)和延伸;檔案館知識(shí)管理是使知識(shí)增值、創(chuàng)造新知識(shí)并逐漸向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的管理;檔案館知識(shí)管理通過(guò)人的行為能力使信息資源與技術(shù)結(jié)合達(dá)到最佳狀態(tài);檔案館知識(shí)管理以用戶(hù)滿(mǎn)意為根本宗旨，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)配送、知識(shí)共享為最終目標(biāo)。
2.高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理的現(xiàn)實(shí)意義
傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體的管理，實(shí)體檔案數(shù)量大、種類(lèi)多、載體多樣、內(nèi)容分散，多以孤本形式存于檔案庫(kù)房，不利于檔案的有效利用。高校檔案館開(kāi)展知識(shí)管理能把信息與信息、信息與人聯(lián)系起來(lái)，從而進(jìn)一步把握知識(shí)之間的內(nèi)在關(guān)系，形成完整的檔案信息知識(shí)系統(tǒng)。
（1）知識(shí)管理有利于促進(jìn)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展
知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，包括顯性知識(shí)管理和隱性知識(shí)管理。檔案館顯性知識(shí)管理是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)現(xiàn)有實(shí)體資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化和有序化的處理，建立起內(nèi)容豐富全面、調(diào)用便利快捷的信息知識(shí)庫(kù)的過(guò)程，強(qiáng)調(diào)人與文檔、人與工作之間的關(guān)系。檔案館隱性知識(shí)管理是以“人”的知識(shí)和智慧為工具，通過(guò)個(gè)體之間相互交流、討論，充分表現(xiàn)員工的聰明才智，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，強(qiáng)調(diào)人與人之間的關(guān)系。知識(shí)管理為檔案館內(nèi)、外互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享創(chuàng)造了新途徑，有利于建立學(xué)習(xí)型的檔案組織，能夠使檔案館隱性知識(shí)最大程度地顯化，不斷創(chuàng)新知識(shí)和傳播知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，有效提升檔案館的生存發(fā)展、服務(wù)能力，推動(dòng)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展。
（2）知識(shí)管理有利于提升高校檔案館的組織應(yīng)變能力
傳統(tǒng)的高校檔案館管理是以館藏檔案實(shí)體為中心的管理，服務(wù)是坐等用戶(hù)、被動(dòng)的、手工式的服務(wù)，這使得檔案館缺乏現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)力，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代用戶(hù)多樣化信息需求。知識(shí)管理背景下的用戶(hù)需求由信息單元向知識(shí)單元轉(zhuǎn)變，這要求檔案館必須改變傳統(tǒng)的管理方法和服務(wù)模式，將用戶(hù)需求同信息資源結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)檔案館的整體應(yīng)變能力和組織協(xié)調(diào)能力的管理。首先，知識(shí)管理能提升高校檔案館的管理功能。高校檔案館知識(shí)管理將管理中的“人與人”“、人與物”結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)組織內(nèi)部人與人、人與信息之間關(guān)系，使組織內(nèi)部協(xié)調(diào)更加有效，信息交流更加及時(shí)，對(duì)外界的反應(yīng)更加靈敏。其次，知識(shí)管理促使高校檔案館服務(wù)主動(dòng)化。高校是人才濟(jì)濟(jì)的殿堂，這對(duì)檔案館管理和服務(wù)提出更深層次的要求，要求高校檔案館在深入研究用戶(hù)需求，分析用戶(hù)需求傾向基礎(chǔ)上，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)項(xiàng)目，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使偶爾用戶(hù)變?yōu)榻?jīng)常用戶(hù)，潛在用戶(hù)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)用戶(hù)，真正實(shí)現(xiàn)“以用戶(hù)為中心”的知識(shí)服務(wù)。再次，知識(shí)管理保障了檔案信息資源共享。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和知識(shí)傳播手段的日趨成熟，高校檔案館努力營(yíng)造知識(shí)共享環(huán)境，利用現(xiàn)代信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能傳輸技術(shù)等，實(shí)施信息知識(shí)轉(zhuǎn)移，擴(kuò)大了知識(shí)共享范圍，深化了知識(shí)共享的深度。
（3）知識(shí)管理有利于提升高校檔案館的核心競(jìng)爭(zhēng)力
高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理既是知識(shí)創(chuàng)新管理又是知識(shí)服務(wù)管理。檔案管理的單位向檔案知識(shí)元轉(zhuǎn)變，通過(guò)對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行組織、存儲(chǔ)、共享和創(chuàng)新，構(gòu)建以滿(mǎn)足用戶(hù)知識(shí)需求為目標(biāo)的靈活的檔案知識(shí)服務(wù)體系。高校檔案館通過(guò)館員為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有效提升檔案館的信譽(yù)度和知名度，形成高校檔案館獨(dú)特的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
二、高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理的策略
1.構(gòu)建基于知識(shí)管理的檔案館管理機(jī)制
知識(shí)管理理論為現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)構(gòu)建了全新的理論平臺(tái)。構(gòu)建基于知識(shí)管理的檔案館管理機(jī)制是高校檔案館開(kāi)展知識(shí)管理保障。首先，建立有效的學(xué)習(xí)機(jī)制，構(gòu)建知識(shí)型檔案館。基于知識(shí)管理的檔案館學(xué)習(xí)機(jī)制，將促使檔案館成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過(guò)程學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)為特征的學(xué)習(xí)型組織，館員之間，館員和用戶(hù)之間互相學(xué)習(xí)和交流，使學(xué)習(xí)成為日常的、自覺(jué)的事情。其次，構(gòu)建有效、健全的溝通機(jī)制，促進(jìn)知識(shí)交流。良好的工作氛圍和人際關(guān)系，有利于部門(mén)之間、上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系的形成。檔案館要結(jié)合本館實(shí)際情況，豐富溝通方式，營(yíng)造良好的溝通氛圍。一方面要充分發(fā)揮傳統(tǒng)交流形式的作用，如檔案館開(kāi)展定期培訓(xùn)、座談、檔案知識(shí)競(jìng)賽、檔案櫥窗等，實(shí)施定制式的溝通交流；另一方面通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)保證館員自由溝通，如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ聊天、微博、微信等形式促進(jìn)館員之間的溝通。再次，建立有效的信息服務(wù)反饋機(jī)制。用戶(hù)和檔案館之間是相互依賴(lài)、利益共存的共同體，檔案館及時(shí)捕捉用戶(hù)需求心理傾向，分析檔案利用中存在的問(wèn)題，采納用戶(hù)意見(jiàn)，調(diào)整檔案管理方向，有助于及時(shí)解決問(wèn)題，彌補(bǔ)工作中的失誤。
2.重視檔案信息資源知識(shí)管理，創(chuàng)設(shè)有效的知識(shí)管理內(nèi)容
知識(shí)管理背景下的檔案信息資源須有序化、數(shù)字化、知識(shí)化，因此檔案館重視檔案信息資源的知識(shí)管理，創(chuàng)建有效的知識(shí)管理內(nèi)容是檔案館實(shí)施知識(shí)管理的關(guān)鍵。首先，重視館藏檔案信息知識(shí)管理，促進(jìn)顯性知識(shí)系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化。對(duì)數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、內(nèi)容分散的館藏檔案信息有針對(duì)性地加工、提煉，使無(wú)序的信息變得有序，使固化的信息變得活化，形成特有的檔案館精品信息，促進(jìn)信息知識(shí)的形成。為更好地為學(xué)校師生服務(wù)，南京信息工程大學(xué)檔案館重視檔案信息資源的知識(shí)管理，精心提煉館藏信息，構(gòu)建了學(xué)校歷年機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、歷年畢業(yè)生基本信息、歷年畢業(yè)生學(xué)位論文信息等精品信息，為檔案館實(shí)施知識(shí)管理奠定了良好的基礎(chǔ)。其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，構(gòu)建知識(shí)化的數(shù)字檔案產(chǎn)品。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)施知識(shí)服務(wù)，檔案數(shù)字化產(chǎn)品是知識(shí)服務(wù)的實(shí)施對(duì)象，因此高校檔案館應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，形成具有知識(shí)價(jià)值的數(shù)字化檔案產(chǎn)品。再次，挖掘特色檔案信息資源，構(gòu)建個(gè)性化、定制化的知識(shí)產(chǎn)品。特色檔案信息資源體現(xiàn)鮮明的館藏特色和學(xué)科、專(zhuān)業(yè)特色，將特色檔案編撰成為系統(tǒng)性、知識(shí)性強(qiáng)的專(zhuān)題，形成適合用戶(hù)需求的、量身定做的知識(shí)產(chǎn)品。
3.重視人力資源管理，培養(yǎng)知識(shí)型館員
【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；視角；檔案管理；構(gòu)建
不管是在哪一個(gè)行業(yè)，開(kāi)展知識(shí)管理最直接的效用就是能夠?qū)⒏嗟闹腔奂衅饋?lái)，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)以及顯性知識(shí)之間的互通共享，最終達(dá)到增強(qiáng)某一個(gè)組織反應(yīng)能力以及創(chuàng)新能力的目的。一般來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理的內(nèi)容主要有以下幾方面的內(nèi)容：一是知識(shí)庫(kù)的建立，二是內(nèi)部知識(shí)環(huán)境的建立，三是職員之間進(jìn)行知識(shí)的溝通交流，四是知識(shí)資產(chǎn)管理。筆者在文中以企業(yè)為分析對(duì)象，闡述了知識(shí)管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建。
一、知識(shí)管理和檔案管理兩者間存在的差異
首先是兩者之間管理對(duì)象上的差異。知識(shí)就是知識(shí)管理的對(duì)象，除了我們經(jīng)常接觸的顯性知識(shí)外，還包括隱性知識(shí)。這兩種知識(shí)在企業(yè)中并不是一個(gè)很多、一個(gè)很少的狀態(tài)，而是相對(duì)平衡的，因此都應(yīng)該被重視。而實(shí)物以及文檔則是檔案管理的對(duì)象，這兩個(gè)對(duì)象都?xì)w納為顯性知識(shí)的其中一部分內(nèi)容。其次是兩者使用工具上的差異。檔案管理通常是工作人員根據(jù)類(lèi)別進(jìn)行歸檔以及提供利用，而知識(shí)管理的實(shí)用工具則種類(lèi)更多。再次是兩者間IT應(yīng)用的側(cè)重方面的差異性。IT在檔案管理中的應(yīng)用，是為了歸檔存儲(chǔ)更加規(guī)范，管理起來(lái)更加簡(jiǎn)便。而IT在知識(shí)管理中的應(yīng)用，突出的則是知識(shí)的使用功能，可以說(shuō)是對(duì)知識(shí)的信息化進(jìn)行了更高層次的升華。此外，兩者間的管理的特點(diǎn)以及管理的手段也存在較大的差異。
二、知識(shí)管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建的建議
（一）對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化管理。公司運(yùn)行過(guò)程中新出現(xiàn)的文件，比如投資經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的重要的來(lái)往文件等，都要進(jìn)行分類(lèi)整理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一歸檔存到控制平臺(tái)信息系統(tǒng)里。要注意糾正一些員工以往形成的開(kāi)展工作時(shí)不注意歸檔文件或者不注意將文件存到文控系統(tǒng)中的做法，做到將所有具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行數(shù)字化管理。對(duì)于存量文件，比如一些非數(shù)字化的文件，這類(lèi)文件無(wú)法通過(guò)內(nèi)容進(jìn)行檢索，我們可以對(duì)其進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行存檔。對(duì)所有數(shù)字化的文件都要進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的編碼儲(chǔ)存，將一些重要的屬性信息標(biāo)記好，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。
（二）創(chuàng)建智能搜索引擎。為了方便企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)員工有效利用存儲(chǔ)的文件資料，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，我們可以再組織內(nèi)部建立一個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工專(zhuān)用的搜索引擎，可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行“百度”，這樣用戶(hù)就可以迅速通過(guò)搜索引擎獲取知識(shí)或者檔案。有了搜索引擎功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)組織整理歸檔的大量數(shù)據(jù)開(kāi)展檢索，特別是對(duì)一些掃描檔案以及非結(jié)構(gòu)化文件的內(nèi)容進(jìn)行搜索，這些前人積累下來(lái)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)就可以被更多人重復(fù)利用。
（三）建立知識(shí)庫(kù)。一是解決核心知識(shí)是什么的問(wèn)題。通常來(lái)說(shuō)，每個(gè)組織都會(huì)有自己的不同種類(lèi)的知識(shí)，我們將這些知識(shí)根據(jù)內(nèi)涵進(jìn)行分類(lèi)可以分為一般類(lèi)知識(shí)與核心類(lèi)知識(shí)。若是根據(jù)類(lèi)型進(jìn)行區(qū)分，則分為三大類(lèi)，即專(zhuān)門(mén)類(lèi)、文書(shū)類(lèi)以及特種類(lèi)。若是根據(jù)知識(shí)形態(tài)可以分為兩類(lèi)，若是根據(jù)企業(yè)層次也有明晰的五種分類(lèi)。但是我們?cè)趯?shí)際的知識(shí)管理工作中，并不需要對(duì)所有種類(lèi)的知識(shí)都進(jìn)行管理。因此，在構(gòu)建知識(shí)庫(kù)的時(shí)候一定要首先認(rèn)識(shí)到要管理的知識(shí)類(lèi)型以及價(jià)值是在哪方面，有所側(cè)重。第二是合理控制知識(shí)產(chǎn)出，牢牢掌握產(chǎn)出知識(shí)結(jié)構(gòu)。若是做不到結(jié)合組織中的所有的流程與崗位進(jìn)行分析，則想實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享是存在很大難度的。做不到這一步，即使是有知識(shí)“產(chǎn)出”，這些知識(shí)的質(zhì)量也難以保證。第三是科學(xué)組織知識(shí)，多方式展示知識(shí)。通常來(lái)說(shuō)，工作中產(chǎn)生的知識(shí)量很多，但是也非常零散，所以我們要對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化整理。開(kāi)展知識(shí)庫(kù)構(gòu)建工作的時(shí)候，要對(duì)這些知識(shí)開(kāi)展初步的收集、整理，再進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，緊接著還要將知識(shí)入庫(kù)，由相關(guān)的管理人員對(duì)它們進(jìn)行進(jìn)一步的審核與標(biāo)準(zhǔn)化處理才能成為知識(shí)庫(kù)的資源。第四是提高知識(shí)的利用率，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的合理評(píng)估。知識(shí)雖然是一種資源，但是從知識(shí)自身的屬性來(lái)分析，它實(shí)際上是沒(méi)有使用價(jià)值的。只有當(dāng)我們把知識(shí)加以利用，這些知識(shí)才擁有了使用價(jià)值。反觀我們現(xiàn)在很多組織雖然建立了知識(shí)庫(kù)，但是知識(shí)庫(kù)的價(jià)值卻并沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，造成這種情況主要是由于這些知識(shí)和組織具體的業(yè)務(wù)之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)，我們要做的是從一個(gè)知識(shí)使用者的角度出發(fā)，對(duì)用戶(hù)的實(shí)際需求開(kāi)展全面的、綜合的分析，比如我們要求某些崗位的員工達(dá)到某種水平的工作能力，他應(yīng)當(dāng)具備什么方面的知識(shí)，另一方面還要對(duì)這些知識(shí)的表達(dá)手段一并考慮。第五是以創(chuàng)新提升知識(shí)質(zhì)量。要更好地管理檔案，最大程度地利用這些知識(shí)，不僅需要組織的重視，更需要員工的參與。因此，有必要建立一套激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)、鼓勵(lì)員工參與到知識(shí)的整合和提煉活動(dòng)中，我們要做的至關(guān)重要的一項(xiàng)工作就是讓員工明白共享知識(shí)的必要性和意義。有了一個(gè)完善的工作機(jī)制，在機(jī)制運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)慢慢培養(yǎng)出知識(shí)共享的認(rèn)識(shí)和文化形態(tài)，如此一來(lái)，組織的知識(shí)管理就更容易形成常態(tài)化。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，組織只有將檔案管理當(dāng)成知識(shí)利用的重要途徑，以知識(shí)管理的視角開(kāi)展檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)更大程度的利用。
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[論文提要]探討知識(shí)管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類(lèi)社會(huì)正在全面朝著知識(shí)時(shí)代邁進(jìn)，知識(shí)作為一種具有無(wú)限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識(shí)，并且得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的浪潮中，檔案工作者必須對(duì)知識(shí)管理理論有清晰、明確的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線(xiàn)性的、動(dòng)態(tài)性的、過(guò)程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們?cè)谶@樣的背景中無(wú)法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過(guò)程中，形成自己的新見(jiàn)解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過(guò)渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。
1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇
“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對(duì)知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來(lái)的一種管理活動(dòng)或者說(shuō)是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來(lái)越高，在以提高競(jìng)爭(zhēng)力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類(lèi)“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對(duì)呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開(kāi)放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類(lèi)智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿(mǎn)足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來(lái)指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來(lái)越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門(mén)有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門(mén)的趨勢(shì)。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿(mǎn)意。檔案信息資源并沒(méi)有被充分開(kāi)發(fā)?，F(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析
檔案信息管理工作從總體上來(lái)說(shuō)偏重于“內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用則專(zhuān)門(mén)指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無(wú)疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。
檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅是開(kāi)發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無(wú)疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷(xiāo)體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢(xún)者。
2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線(xiàn)型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴(lài)和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識(shí)管理對(duì)檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。
四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門(mén)與其他部門(mén)和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢(xún)等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對(duì)于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶(hù)、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶(hù)可以直接訪(fǎng)問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的用戶(hù)則可以通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁(yè)或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。
五、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
關(guān)鍵詞：檔案管理；知識(shí)管理；應(yīng)用；分析與闡述
檔案管理在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，因此企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該保存各項(xiàng)信息，周?chē)心莻€(gè)才能方便及時(shí)的查閱以及相關(guān)提取等，這樣能夠在真正意義上促進(jìn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是一種新型的管理模式，不僅我們提供了信息管理模式，而且還能促進(jìn)檔案管理自身效率的提高。另外，針對(duì)知識(shí)管理以及檔案管理內(nèi)涵進(jìn)行深入研究，這樣才能真正提高檔案管理效率。本文將針對(duì)檔案管理中知識(shí)管理應(yīng)用進(jìn)行針對(duì)性的分析。
一、知識(shí)管理內(nèi)涵概述
伴隨著知識(shí)不斷發(fā)展當(dāng)前已經(jīng)逐漸成為一種價(jià)值性的資源為主體的管理方式，在知識(shí)社會(huì)體系發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于知識(shí)本身來(lái)說(shuō)具有價(jià)值性的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)良好發(fā)展具有決定性意義，在當(dāng)前形勢(shì)下?lián)碛休^多的知識(shí)對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展至關(guān)重要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代的社會(huì)，要想在激烈競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，企業(yè)就應(yīng)擁有較多知識(shí)，知識(shí)自身也應(yīng)得到及時(shí)的更新。因此，企業(yè)發(fā)展中知識(shí)成為了關(guān)鍵性因素，知識(shí)管理應(yīng)該以知識(shí)為核心，通過(guò)整合知識(shí)這種資源和利用，才能在激烈競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，真正促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展?？偠灾R(shí)管理來(lái)說(shuō)在很大程度上是伴隨著社會(huì)發(fā)展演化來(lái)的，在新的形勢(shì)下，應(yīng)該將知識(shí)管理進(jìn)行有效利用，這樣才能促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高。
二、檔案管理中知識(shí)管理發(fā)揮的重要作用
對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)主要是人們?cè)趯?shí)踐中以及過(guò)程中沉淀具有價(jià)值意義的一種信息符號(hào)，在整體上主要是將知識(shí)信息得到傳播的一種主要形式，同時(shí)也是顯示知識(shí)的一種代表，具有權(quán)威性。但是在實(shí)際管理中還是較為落后，大多數(shù)是使用立卷式保存，這樣傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，最終逐漸會(huì)被淘汰。
三、檔案管理中面臨的現(xiàn)狀
（一）檔案管理中的電子化
在信息時(shí)代不斷發(fā)展的今天，在新的形勢(shì)下，檔案管理真正實(shí)質(zhì)上與電子化存在較大的相同之處。將原存中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化儲(chǔ)存，這樣的方式不僅能實(shí)現(xiàn)檔案信息中的真正共享，還能保證信息自身存在的真實(shí)性，對(duì)于檔案閱讀以及提取也是較為方便的。這樣能夠使檔案管理在管理內(nèi)容對(duì)社會(huì)大眾提供服務(wù)發(fā)揮著重要的作用。積極構(gòu)造信息化檔案管理系統(tǒng)，不僅能提高檔案管理真正效率，還能使檔案管理發(fā)揮自身科學(xué)化的特點(diǎn)，同時(shí)還能為人們所采用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理為社會(huì)服務(wù)這種目的。
（二）檔案工作管理中面臨著一些實(shí)際問(wèn)題在檔案實(shí)
際管理中一些工作人員實(shí)際素質(zhì)較低，在信息時(shí)代不斷發(fā)展的今天，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)以及管理具有一定的要求，但是在實(shí)際管理中一些實(shí)際檔案管理人員中會(huì)存在年齡較大的人群，這類(lèi)人群自身沒(méi)有經(jīng)過(guò)較為全面的培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)電子檔案系統(tǒng)也是比較陌生的，最終不能對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。其次在具體管理中存在著檔案工作設(shè)備較差這種現(xiàn)象的發(fā)生，檔案工作設(shè)備沒(méi)有更新，最終導(dǎo)致實(shí)際中的設(shè)備呈現(xiàn)出老舊的狀態(tài)，同時(shí)工作效率較差，這樣的形式最終會(huì)導(dǎo)致工作容易出現(xiàn)故障。最后對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)存在著錯(cuò)誤的認(rèn)知觀念，缺乏相應(yīng)意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際工作較為粗糙，這樣的方式是不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案保護(hù)的。
四、在檔案管理中知識(shí)管理具體應(yīng)用
（一）在檔案管理中知識(shí)管理能夠更加的細(xì)化
在傳統(tǒng)檔案管理中將檔案卷宗進(jìn)行管理，實(shí)際中的管理對(duì)象主要是以卷宗內(nèi)容為主體。將知識(shí)管理運(yùn)用在實(shí)際檔案管理中，可以進(jìn)行篩選信息，這樣的方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案中知識(shí)元的管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的細(xì)化。在整體上消除了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時(shí)也解決了實(shí)際中檔案資料查詢(xún)以及利用較為困難的狀況，進(jìn)而提高了實(shí)際檔案管理的效率。
（二）提高實(shí)際中的檔案知識(shí)服務(wù)
在整體上通過(guò)將知識(shí)管理運(yùn)用在檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)將知識(shí)管理以及信息技術(shù)相結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)將檔案知識(shí)存儲(chǔ)以及閱讀結(jié)合開(kāi)來(lái)，這樣能夠使得檔案知識(shí)服務(wù)智能化，能夠滿(mǎn)足用戶(hù)多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。
（三）提高實(shí)際檔案管理的重要意義
在實(shí)際檔案管理中將知識(shí)管理注入其中發(fā)揮著重要的作用，這種方式對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)不僅是知識(shí)管理中較為詳細(xì)的內(nèi)容，而且還能將傳統(tǒng)中檔案存儲(chǔ)為重點(diǎn)專(zhuān)向?yàn)闄n案知識(shí)為主體的檔案管理。這樣檔案管理思維方式下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理中的實(shí)際意義，在整體上通過(guò)將檔案知識(shí)進(jìn)行整合，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理自身價(jià)值的提升，提高實(shí)際檔案管理發(fā)揮的意義。
（四）積極推進(jìn)檔案管理人員基本素質(zhì)的不斷提高
在當(dāng)前信息時(shí)代不斷發(fā)展?fàn)顩r下，只有將檔案管理人員基本素質(zhì)提高上去，才能積極利用檔案知識(shí)，能夠在整體上實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理意義。在實(shí)際檔案管理中工作人員應(yīng)該進(jìn)行積極培訓(xùn)，這樣的方式不僅能夠有效提高管理人員自身專(zhuān)業(yè)水平，還能有效的將知識(shí)管理靈活運(yùn)用在檔案管理知識(shí)體系中。另外，檔案管理人員在服務(wù)意識(shí)這一環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行培訓(xùn)，這樣能夠在工作中積極轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)。最后積極鼓勵(lì)檔案管理人員在工作中多學(xué)習(xí)他人身上的長(zhǎng)處，進(jìn)而彌補(bǔ)自身存在的不足，這樣才能獲得自身成長(zhǎng)以及良好發(fā)展。
五、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，對(duì)于知識(shí)管理是一種新型的資源管理理念，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中應(yīng)該把握知識(shí)管理中的內(nèi)涵以及意義等，這樣才能掌握知識(shí)管理發(fā)揮的重要作用，在真正意義上使知識(shí)管理應(yīng)用在檔案管理中，同時(shí)也促使檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題得到徹底的解決，將檔案管理變?yōu)闄n案知識(shí)管理，進(jìn)而使得檔案管理工作內(nèi)容發(fā)揮出真正的意義，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T所利用，而且還能提高檔案管理的效率，為大眾所服務(wù)。
作者:唐行俊 單位:青州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局
參考文獻(xiàn)
[1]陳松樺.知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].才智,2010,26:312.
一、傳統(tǒng)檔案管理的局限性
（一）對(duì)人才需求大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。檔案的來(lái)源極其廣泛，加之企業(yè)人員規(guī)模較大，使得傳統(tǒng)檔案管理變得異常困難。傳統(tǒng)的檔案管理需要數(shù)量較多的專(zhuān)業(yè)人才來(lái)進(jìn)行一一操作，因而既需要大量的人才，同時(shí)也需要大量的時(shí)間，這給檔案管理帶來(lái)極大的不便，嚴(yán)重影響檔案管理的效率。
（二）空間占據(jù)較大，長(zhǎng)期存放有限。檔案材料數(shù)量較多，對(duì)空間的占用較大。加之近幾年來(lái)國(guó)家對(duì)個(gè)人檔案的重視，使得檔案資料數(shù)量規(guī)模不斷加大。幾十年的檔案也經(jīng)過(guò)一定的積累，造成“檔案爆炸”,在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠繼續(xù)適用。
（三）查閱不夠便捷，檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案由于數(shù)量多，年代久遠(yuǎn)，在查閱起來(lái)需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。往往需要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間去找一份資料。這就造成了企業(yè)管理效率低下、人員編輯效率低的情況。
（四）安全性能較低，不利于秘密管理。傳統(tǒng)的檔案僅僅是用紙來(lái)記錄的，時(shí)間長(zhǎng)了，字跡也會(huì)退化，容易造成資料缺失，不利于安全保存。
二、信息化時(shí)代檔案管理
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也進(jìn)入到信息化管理模式。由于電子技術(shù)、信息手段的不斷革新，使得檔案資料可以經(jīng)過(guò)數(shù)字化的處理進(jìn)行保存。這在一定程度上為管理人員提供了方便。但是信息化時(shí)代檔案管理仍舊存在很多缺點(diǎn)。
（一）需要專(zhuān)業(yè)人才錄入，涉及事項(xiàng)較多。信息化的背景下檔案管理仍舊需要專(zhuān)業(yè)人員去錄入信息，雖然減少了對(duì)紙質(zhì)材料的依存，但是在錄入保存方面依舊需要固定的人員來(lái)操作管理。信息化下檔案信息得不到及時(shí)有效的應(yīng)用與處理，檔案管理的質(zhì)量等都受到一定的影響。
（二）分類(lèi)原則沒(méi)有改變，脫離實(shí)際工作。在分類(lèi)的原則上，信息化檔案管理仍舊按照傳統(tǒng)的規(guī)則來(lái)分配，造成分類(lèi)混雜，尋找起來(lái)不太方便，脫離實(shí)際檢索的要求。有些分類(lèi)依舊采用傳統(tǒng)的方式，只是在輸入手段上有了相當(dāng)大的改變。這樣，不僅沒(méi)有方便管理者查詢(xún)，而且還造成與實(shí)際工作脫節(jié)，不適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)。
（三）類(lèi)別型號(hào)較多，造成知識(shí)管理抵效。檔案信息中涵蓋的材料是各不相同的，按照其類(lèi)別不同，本應(yīng)當(dāng)將其規(guī)劃成不同的類(lèi)別。但是在信息化檔案管理下，它們都被用一致的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定位了，這樣造成檔案信息不夠明確，管理效率底下，質(zhì)量得不到保證。
三、基于知識(shí)管理的檔案信息化建設(shè)
（一）知識(shí)時(shí)代檔案管理就是對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行管理。企業(yè)文化中，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行深入管理，不僅僅是知識(shí)的傳遞、規(guī)范、應(yīng)用，更是職員快速掌握工作能力，領(lǐng)略企業(yè)文化，促進(jìn)企業(yè)工作效率提高和質(zhì)量得以保證的重要前提。知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)來(lái)講，是需要通過(guò)專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行參與管理的，它們有一部分更是企業(yè)多年來(lái)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和成果的堆積，它們?cè)诤艽蟪潭壬洗砹似髽I(yè)多年的發(fā)展變化趨勢(shì)和理論成果要求。從這種情況下來(lái)看，知識(shí)管理就是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)和人員資料的管理，而企業(yè)文化占據(jù)首要。
（二）檔案知識(shí)要上升到資源管理的進(jìn)程。檔案知識(shí)是隱形的財(cái)富，需要經(jīng)過(guò)必要的程序和一定程度的規(guī)范將其上升到資源管理的進(jìn)程方面。檔案知識(shí)是規(guī)范化后的知識(shí)，企業(yè)可以從中汲取到新的理念的文化，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。只有對(duì)企業(yè)檔案深化處理，才有可能將其實(shí)質(zhì)作用發(fā)揮到實(shí)處。將隱形的手段運(yùn)用到實(shí)際，有助于檔案建設(shè)迸發(fā)出新的活力，促進(jìn)檔案建設(shè)穩(wěn)定前行。
（三）知識(shí)管理會(huì)給企業(yè)帶來(lái)新的變化。知識(shí)管理下檔案管理信息化，可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的決策效率和質(zhì)量保證，提高員工的工作積極性，加快人力的調(diào)動(dòng)和分配，促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)固發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理信息化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)新的價(jià)值，能夠在很大程度上加快企業(yè)自身的戰(zhàn)略調(diào)整，積極推進(jìn)改革和創(chuàng)新，在新的時(shí)代潮流下勇敢的面對(duì)挫折與挑戰(zhàn)。
四、基于知識(shí)管理的檔案信息化管理
（一）提高知識(shí)觀念，構(gòu)建資源共享理念。在知識(shí)信息化的時(shí)代，要建立起真正的檔案管理體系，需要提高管理人員的知識(shí)理念，加快資源共享意識(shí)的培養(yǎng)。將學(xué)習(xí)知識(shí)作為檔案管理的一個(gè)積極因素，有助于促進(jìn)人員自身素質(zhì)的提高和個(gè)人能力的增強(qiáng)。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢(shì)下，需要企業(yè)加快知識(shí)理念轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)資源共享機(jī)制的建立與完善。
（二）提高人員素質(zhì)，理論指導(dǎo)實(shí)踐。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)和指導(dǎo)，通過(guò)采用帶薪學(xué)習(xí)、科研互換培訓(xùn)方式來(lái)幫助企業(yè)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)。在企業(yè)內(nèi)部，要加強(qiáng)構(gòu)建自主交流平臺(tái)。企業(yè)可以通過(guò)運(yùn)用新興的手段，比如電腦網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)館、通報(bào)會(huì)等方式定時(shí)開(kāi)展知識(shí)交流平臺(tái)運(yùn)用在線(xiàn)會(huì)與、電子公告來(lái)幫助學(xué)員進(jìn)行自主交流與指導(dǎo)。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；知識(shí)管理；啟示
引言
經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸步入自動(dòng)化、現(xiàn)代化階段，充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，同時(shí)隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來(lái)臨，知識(shí)管理又被廣泛分析，結(jié)合該方面，以知識(shí)管理為視角，具體分析因知識(shí)管理影響下事業(yè)單位檔案管理的諸多策略。
1.知識(shí)管理下事業(yè)單位檔案管理面臨的問(wèn)題
首先，在知識(shí)管理下，檔案管理面臨著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低等問(wèn)題，就事業(yè)單位檔案管理工作而言，其前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。然而，在當(dāng)前的知識(shí)時(shí)代下，檔案管理的基礎(chǔ)工作卻并未體現(xiàn)出這一前提，檔案建設(shè)的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規(guī)范性、服務(wù)性、開(kāi)發(fā)性以及共享性相對(duì)較差，無(wú)法適應(yīng)知識(shí)時(shí)代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識(shí)管理過(guò)程中事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提升成為重要問(wèn)題，必須給予重視。檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主導(dǎo)力量?，F(xiàn)階段，大部分各級(jí)各類(lèi)檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案工作者是檔案專(zhuān)業(yè)人員，雖然他們具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，但是卻缺乏知識(shí)時(shí)代下應(yīng)當(dāng)具備的信息素質(zhì)，甚至有些檔案管理人員尚未適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境和計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。
2.知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系
從知識(shí)管理的廣義定義上看，包括了社會(huì)知識(shí)管理，科學(xué)知識(shí)管理以及組織知識(shí)管理等幾方面，基于此，作為事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理在事業(yè)單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識(shí)管理帶來(lái)的啟示也十分必要，在政府部門(mén)、以及事業(yè)單位中進(jìn)行知識(shí)管理的案例不多，所以，有必要進(jìn)行相應(yīng)的簡(jiǎn)明分析，也正是因?yàn)槿绱?，兩者之間的關(guān)系變得更為微妙，事業(yè)單位的檔案知識(shí)管理有著特有的內(nèi)容，在管理階段更應(yīng)該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，以此推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)一步完善，提高檔案管理工作的實(shí)際效率。
3.知識(shí)管理對(duì)事業(yè)單位檔案工作的啟示
3.1樹(shù)立“大檔案”觀
從知識(shí)管理相關(guān)方面看必須要考慮知識(shí)工作本身的改進(jìn)與提高。通常事業(yè)單位的檔案管理包括對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，但因傳統(tǒng)檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識(shí)層面，再此范圍內(nèi)往往只是簡(jiǎn)單的歷史記錄，那么如何通過(guò)明確部分隱性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)其顯性化、也實(shí)現(xiàn)檔案化，達(dá)到有效的存儲(chǔ)效果，這需要結(jié)合實(shí)踐，有效分析，也需要進(jìn)一步樹(shù)立“大檔案”觀，事業(yè)單位檔案管理要放到重要位置，與市場(chǎng)環(huán)境因素等等相關(guān)的因素要有機(jī)結(jié)合，同時(shí)，也應(yīng)該重視事業(yè)單位外部環(huán)境因素，明確在實(shí)際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的知識(shí)與信息化，這樣能夠推進(jìn)事業(yè)單位檔案知識(shí)化管理效率，也能夠樹(shù)立健全的檔案管理模式，進(jìn)一步分析，是為了構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理的新思想，改變傳統(tǒng)狹隘的觀念，按事業(yè)單位要求與知識(shí)的內(nèi)容進(jìn)行大檔案的外延。
3.2創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率
相關(guān)的事業(yè)單位檔案部門(mén)，應(yīng)該重視從知識(shí)管理內(nèi)涵，通過(guò)明確檔案管理的利用體現(xiàn)，進(jìn)一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創(chuàng)新管理，尤其在知識(shí)管理的前提下，人才競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈。在這種多變的信息經(jīng)濟(jì)下，檔案管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)該使用更多的措施進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理的效率。首先，應(yīng)該建立健全檔案管理機(jī)制，同時(shí)建立一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的激勵(lì)制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對(duì)應(yīng)，進(jìn)而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應(yīng)該具有自主學(xué)習(xí)的能力，及時(shí)更新自己的管理水平和技術(shù)。檔案管理部門(mén)還應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和技術(shù)能力；豐富自身的管理知識(shí)，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識(shí)管理下應(yīng)該重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷引入和應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)該不斷的總結(jié)自己工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步為利用者提供多方位的知識(shí)服務(wù)，也進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享。
3.3重在知識(shí)的共享與創(chuàng)新
事業(yè)單位檔案管理基本核心是實(shí)行知識(shí)的共享與創(chuàng)新，這樣能夠提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也能充分體現(xiàn)出檔案資料作為事業(yè)單位知識(shí)的一種表現(xiàn)形式，在此過(guò)程中事業(yè)單位在實(shí)施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識(shí)的有序上，包括事業(yè)單位各種檔案類(lèi)型的知識(shí)分類(lèi)，也要分析其中各種相互的聯(lián)系，同時(shí)，更要從知識(shí)庫(kù)中找出與其相關(guān)的知識(shí)利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊(yùn)含的知識(shí)，努力把檔案中的知識(shí)運(yùn)用到事業(yè)單位管理之中。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在知識(shí)管理時(shí)代背景下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的發(fā)展形勢(shì)還是非常嚴(yán)峻的，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率，也顯得更加緊迫。事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)該積極借助知識(shí)管理理念與相關(guān)的優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，切實(shí)落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)要求和原則，如此才能夠在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，又能夠保障檔案管理等的規(guī)范化，使其更好的為社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟強(qiáng).大數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)管理對(duì)檔案管理的啟示[J].蘭臺(tái)世界,2016,(11):39-42.
（一）檔案意識(shí)普遍缺乏
首先體現(xiàn)在大多數(shù)檔案工作人員不同程度地存在知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，滿(mǎn)足于簡(jiǎn)單的檔案處理，嚴(yán)重制約檔案管理水平的提高。其次是檔案部門(mén)往往以保管為宗旨，檔案資源更多的用于接收和靜態(tài)的被動(dòng)管理，缺乏檔案資源的開(kāi)發(fā)利用以及創(chuàng)新。此外，由于組織長(zhǎng)期忽視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對(duì)檔案的認(rèn)知以及缺少對(duì)檔案發(fā)展的支持。
（二）檔案管理機(jī)制不健全
實(shí)際上，在組織中知識(shí)管理不僅支持檔案管理，而且還包括對(duì)內(nèi)在信息的挖掘和延伸，設(shè)法與組織的發(fā)展宗旨想相呼應(yīng)和匹配，為組織創(chuàng)造出更大的價(jià)值。可惜的是大多數(shù)組織仍然停留在實(shí)體的檔案管理，對(duì)檔案只停留在利用檔案信息本身，對(duì)共享隱性知識(shí)，挖掘和整合知識(shí)的工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對(duì)知識(shí)資源的利用不深入，缺乏對(duì)知識(shí)資源的有效利用，在檔案部門(mén)知識(shí)資源的浪費(fèi)非常普遍。
（三）檔案管理缺乏信息共享
從目前來(lái)看，信息文件集中存儲(chǔ)在檔案部門(mén)的情況并不多，仍分散在組織的不同地方，沒(méi)有意識(shí)到所有文件應(yīng)該集中管理。大多數(shù)組織沒(méi)有建立良好的知識(shí)資源管理的機(jī)制用以分享檔案的知識(shí)，檔案部門(mén)收集到的知識(shí)和信息也沒(méi)有用來(lái)不斷創(chuàng)新和利用，并且沒(méi)能順暢有效的傳達(dá)到每個(gè)部門(mén)和個(gè)人，當(dāng)然也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他資源的共享，更加沒(méi)有辦法使整個(gè)組織的知識(shí)資源有效的整合統(tǒng)一。
二、知識(shí)管理對(duì)檔案工作的啟示
（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思想
首先檔案工作者不能死守舊往的工作經(jīng)驗(yàn)，一定要學(xué)習(xí)知識(shí)管理的理念并融會(huì)貫通應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中。還要系統(tǒng)的學(xué)習(xí)知識(shí)管理的應(yīng)用工具，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、搜索引擎和數(shù)據(jù)建模等，特別是客戶(hù)資源建設(shè)與管理方面的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）、客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）。總之要運(yùn)用知識(shí)管理的體系通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化，智能化的方式來(lái)達(dá)到改造檔案管理流程的目的。其次就是提升檔案工作服務(wù)意識(shí)，不僅僅是要把服務(wù)對(duì)象從檔案文件本身轉(zhuǎn)換為檔案利用者，更重要的是要深刻領(lǐng)悟到服務(wù)兩字的精髓，必須時(shí)刻從利用者的角度考慮，向廣大公眾提供專(zhuān)業(yè)性的檔案知識(shí)。最后組織經(jīng)營(yíng)者必須擁有把檔案視為能夠增強(qiáng)組織競(jìng)爭(zhēng)力的重要戰(zhàn)略資源的信念，這樣才能發(fā)揮檔案工作的潛力，充分利用檔案資源。
（二）注重挖掘檔案的隱性知識(shí)
隱性知識(shí)是知識(shí)管理中一個(gè)相當(dāng)重要的概念，組織只有掌握隱性知識(shí)的精髓，使其能夠顯性化才能夠在如今瞬息萬(wàn)變的信息時(shí)代立于不敗之地。同樣在平時(shí)的檔案工作中，也可以運(yùn)用隱形知識(shí)的原理深入挖掘檔案資源，擴(kuò)展檔案的用處。雖然隱性知識(shí)一般存在于人的思維之中，很難捕捉也難以具現(xiàn)，但是隨著知識(shí)管理理論的不斷發(fā)展和成熟，通過(guò)建立良好的組織內(nèi)部知識(shí)分享制度以及借助高科技的技術(shù)手段，相信只要檔案工作人員平時(shí)多留意，多與其他部門(mén)溝通交流，深入挖掘檔案隱藏于字面背后的實(shí)際參考價(jià)值，檔案工作必然會(huì)對(duì)組織的發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生極大的作用。
（三）加強(qiáng)檔案工作與組織內(nèi)其他部門(mén)的協(xié)同合作
知識(shí)管理中不僅強(qiáng)調(diào)知識(shí)上下級(jí)的縱向流通，也關(guān)注組織內(nèi)的橫向協(xié)作，在這一點(diǎn)上檔案部門(mén)似乎除了收集和接收相關(guān)部門(mén)的檔案外，就再也沒(méi)有與其它部門(mén)發(fā)生交集。如果能夠遵循知識(shí)管理中知識(shí)流動(dòng)分享的原則，多參與到其他經(jīng)營(yíng)部門(mén)，市場(chǎng)部門(mén)甚至是決策部門(mén)的工作中，利用原有以及搜集到的檔案，發(fā)掘分析出組織競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)，產(chǎn)品的資料以及市場(chǎng)的走向，就能讓組織做到知己知彼，百戰(zhàn)不殆，還可以協(xié)助組織開(kāi)發(fā)，制定策略，進(jìn)而讓組織在市場(chǎng)上具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
（四）促進(jìn)檔案知識(shí)的分享
在組織內(nèi)部，檔案工作者默默無(wú)聞，檔案部門(mén)也沒(méi)有存在感。其實(shí)檔案從業(yè)人員平時(shí)做了很多辛苦的工作，積累了數(shù)量可觀的知識(shí)，只可惜苦于無(wú)法分享，只能孤芳自賞，這真是何其浪費(fèi)。若組織可以借助網(wǎng)絡(luò)化，智能化的知識(shí)管理系統(tǒng)大力宣傳檔案部門(mén)，甚至可以單獨(dú)構(gòu)建一個(gè)檔案知識(shí)的傳播平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)上教學(xué)，線(xiàn)下培訓(xùn)的方式分享檔案工作的成果，員工們就可以結(jié)合自身背景創(chuàng)造出屬于自己的個(gè)性化知識(shí)，為組織的進(jìn)步添磚加瓦。
（五）向知識(shí)管理取經(jīng)，拓寬檔案工作的領(lǐng)域
傳統(tǒng)的檔案工作僅僅局限于檔案本身這一塊，與其他行業(yè)并沒(méi)有過(guò)多的交集，但從如今的趨勢(shì)來(lái)看，這種“各人自?huà)唛T(mén)前雪，不管他人瓦上霜”的局面是不能滿(mǎn)足于利用者的，也是落后于時(shí)代的。隨著服務(wù)對(duì)象的要求越來(lái)越高，需要檔案工作人員把各種相關(guān)學(xué)科和行業(yè)背景的知識(shí)融合在一起呈現(xiàn)在顧客面前，而知識(shí)管理正是這樣一種挖掘知識(shí)，創(chuàng)造知識(shí)，分享知識(shí)，進(jìn)而利用知識(shí)的綜合框架體系，通過(guò)借鑒知識(shí)管理的相關(guān)理論，相信檔案的服務(wù)領(lǐng)域?qū)?huì)呈現(xiàn)出一片新天地。
企業(yè)檔案設(shè)計(jì)內(nèi)容非常多，主要包含了財(cái)務(wù)、技術(shù)以及員工人事等信息，這些資料因?yàn)樯婕安糠植煌彩怯筛鞑块T(mén)分別進(jìn)行保管，有的資料甚至還經(jīng)由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)的管理模式，處在一個(gè)零散的狀態(tài)，不能夠真正落實(shí)信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無(wú)法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強(qiáng)的信息服務(wù)。這勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)非常的問(wèn)題，例如：新員工進(jìn)入企業(yè)后在熟悉企業(yè)的過(guò)程中，只能夠通過(guò)老員工對(duì)企業(yè)文化和工作技能等進(jìn)行描述，無(wú)法形成供其自主學(xué)習(xí)的信息資料；企業(yè)內(nèi)的部門(mén)只是以及員工所形成的知識(shí)、技能等資源無(wú)法進(jìn)行共享，不能夠形成流通的智慧來(lái)源；各部門(mén)的操作模式出現(xiàn)差異，不能夠形成固定的操作模式，同類(lèi)型的事務(wù)處理過(guò)程也大不相同，在處理相似問(wèn)題時(shí)，各個(gè)員工均是憑著自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行操作，使得工作效率受到嚴(yán)重的阻礙，甚至還出現(xiàn)了各部門(mén)不團(tuán)結(jié)相互推卸責(zé)任的情況?？偠灾?，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理有了新的要求，使其面臨著巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)唯有審時(shí)度勢(shì)，結(jié)合新時(shí)期新要求全面改革檔案管理，使其與企業(yè)制度更加匹配，將檔案信息的效用充分發(fā)揮出來(lái)，使企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力再上臺(tái)階。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案管理中引入知識(shí)管理，能夠加快企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。
二、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的新模式
將企業(yè)知識(shí)管理融入到檔案管理，就意味著企業(yè)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。同時(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代也推動(dòng)檔案管理朝著新方向前進(jìn)，筆者認(rèn)為可以概括為“市場(chǎng)取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)以及知識(shí)共享”四方面。市場(chǎng)取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來(lái)，因?yàn)椋梢杂行岣咂髽I(yè)利潤(rùn)；信息先導(dǎo)則能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來(lái)，它可以說(shuō)是企業(yè)建設(shè)的重頭戲；協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)則主要是有效調(diào)節(jié)企業(yè)檔案管理以及知識(shí)管理，使其達(dá)到一致性；知識(shí)共享則主要展現(xiàn)了檔案管理的目的性。
（一）市場(chǎng)取向
伴隨企業(yè)不斷對(duì)制度進(jìn)行改革發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)，企業(yè)提出了“自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧”的運(yùn)作模式，企業(yè)也將企業(yè)發(fā)展壯大作為活動(dòng)重心，將提高核心競(jìng)爭(zhēng)力作為活動(dòng)的關(guān)鍵。檔案管理必須從傳統(tǒng)思維中走出來(lái)，丟開(kāi)因循守舊的思維模式和管理方式，充分發(fā)揮其作用，使其成為企業(yè)知識(shí)資源的脊梁支柱，不斷為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供充足的智力和法律保障[2]。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己的知識(shí)基礎(chǔ)，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業(yè)解決法律糾紛以及產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、提升利潤(rùn)。唯有堅(jiān)持將企業(yè)檔案管理向市場(chǎng)化走向發(fā)展，才能夠使檔案管理工作成為企業(yè)的信息支撐，避免出現(xiàn)邊緣化的情況，獲得企業(yè)的重視。
（二）信息先導(dǎo)
不管是紙質(zhì)檔案，亦或者是電子檔案，都能夠?qū)⑺鶅?chǔ)備的信息來(lái)發(fā)揮其價(jià)值。檔案信息開(kāi)發(fā)，主要是指檔案部門(mén)根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，在保障檔案機(jī)密安全的條件下，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘，并將其提供給需要者使用的過(guò)程。信息先導(dǎo)能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來(lái)，同時(shí)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著承前啟后的作用。將客戶(hù)的需求作為信息開(kāi)發(fā)的重心，通過(guò)“挖掘信息”使檔案能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。與此同時(shí)，檔案管理人員在面對(duì)無(wú)經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)的情況下，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，結(jié)合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可利用的資源，并積極投入到信息的開(kāi)發(fā)中。
（三）協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)
企業(yè)內(nèi)的各部門(mén)可以說(shuō)是企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)的中的各子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)相互連接交互存在，通過(guò)物質(zhì)、能量以及信息的交互，使各個(gè)子系統(tǒng)中的協(xié)同效應(yīng)能夠充分發(fā)揮出來(lái)，使知識(shí)系統(tǒng)得到有效的整合，發(fā)揮其最大效用。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息開(kāi)發(fā)以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統(tǒng)之間的協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，唯有如此才能夠使企業(yè)信息得到有效的整合，使知識(shí)管理的作用被最大化。協(xié)同主要包含了目標(biāo)、技術(shù)以及資源的協(xié)同。