時(shí)間：2023-06-07 16:19:20
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案的現(xiàn)代化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、現(xiàn)代化檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。就目前形勢(shì)來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理還處于一個(gè)比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復(fù)雜，管理比較分散，所以使得整個(gè)管理水平比較低。此外，在管理過(guò)程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導(dǎo)致很多資料管理不齊全，很多有價(jià)值的檔案沒(méi)有得到真正的利用。再加上缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中問(wèn)題不斷出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提升緩慢。
（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)低。目前我國(guó)很多的檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少管理方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的概念也沒(méi)有明確認(rèn)識(shí)。在管理過(guò)程中，由于沒(méi)有現(xiàn)代化的管理理念，導(dǎo)致很多管理資料不能及時(shí)整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業(yè)的技能，但是缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案在一定程度上混亂沒(méi)有規(guī)律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業(yè)已經(jīng)采用了現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)，如數(shù)據(jù)庫(kù) E6系統(tǒng)，但是管理人員的專業(yè)技能并不能對(duì)此進(jìn)行熟練操作。
（三）檔案管理方式落后。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中往往采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，無(wú)論是在知識(shí)上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會(huì)使很多重要的檔案難以被發(fā)現(xiàn)。其次，在管理的手段和方式上也存在著問(wèn)題，很難實(shí)現(xiàn)資源共享，比如業(yè)務(wù)交叉時(shí)，相同內(nèi)容的電子檔案對(duì)接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動(dòng)檢查、添加，增大了工作量，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理操作需要。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施
（一）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首要目標(biāo)就是提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有提高了人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理得到進(jìn)一步地發(fā)展。首先，從理論與技能方面加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的基本技能。同時(shí)也要提升管理人員的計(jì)算機(jī)技能，熟練的操作計(jì)算機(jī)能夠運(yùn)用科學(xué)化的手段進(jìn)行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。要定期的開(kāi)展政治理論和職業(yè)道德理論的相關(guān)培訓(xùn)，在潛移默化中提升他們的自身素質(zhì)；最后，要結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際工作水平和部門特點(diǎn)，適時(shí)對(duì)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行教育培訓(xùn)，以科學(xué)化、現(xiàn)代化為目標(biāo)，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
（二）明確檔案管理目標(biāo)。要想有效的提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要在管理過(guò)程中明確檔案管理的目標(biāo)，以實(shí)際的管理目標(biāo)為依據(jù)，開(kāi)展相關(guān)的管理工作，其定位可以針對(duì)本企業(yè)的檔案管理，也可以針對(duì)整個(gè)社會(huì)工作有序運(yùn)行提供高效檔案信息服務(wù)。在進(jìn)行管理檔案工作時(shí)，要始終明確自己的目?碩ㄎ唬?與時(shí)展相結(jié)合，科學(xué)合理的運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，這是當(dāng)前提升檔案管理工作水平的要求，只有這樣才能夠?yàn)樯鐣?huì)以及民眾提供更全面、更高品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展，各種檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大，財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益，對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法來(lái)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理，以使財(cái)政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。
1.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的必要性
1.1是傳統(tǒng)檔案管理方式需要改變的要求
財(cái)政檔案管理與其他領(lǐng)域的檔案管理過(guò)程基本一致，主要包括檔案資料的收集、篩選、分類、校核、傳遞、存儲(chǔ)、利用等過(guò)程，在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，由于檔案資料的主要載體為紙質(zhì)，并且從收集到使用的整個(gè)過(guò)程大部分工作都是人工操作，具有勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低、檔案管理人員眾多、浪費(fèi)存儲(chǔ)空間、保養(yǎng)費(fèi)用高、使用不方便等缺點(diǎn)，因此無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)性還是從實(shí)用性的角度出發(fā)，當(dāng)前傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理方式都已經(jīng)相當(dāng)落后，要想使財(cái)政檔案在國(guó)民生產(chǎn)中發(fā)揮參考的作用，其管理設(shè)施和管理方法都必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
1.2是時(shí)展的要求
當(dāng)今是一個(gè)信息化的時(shí)代，隨著信息量的不斷增大，使得檔案的存儲(chǔ)空間面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給檔案的分類、整理等工作帶來(lái)了巨大的工作量，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)各領(lǐng)域得到了普遍的應(yīng)用，而一些信息的載體已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與電子載體并存的局面，并且檔案的管理工作不再局限于基本的保存和保養(yǎng)，而是要促進(jìn)檔案信息利用率的增加，使檔案保管與信息開(kāi)發(fā)并行，很顯然用傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的要求，因此實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化成為必然趨勢(shì)。
2.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)措施
2.1財(cái)政檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化
財(cái)政檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先就要升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等，并采用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行管理。
2.1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)技術(shù)可為財(cái)政檔案的管理提供巨大的便利，如可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、硬件技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案分類、編制目錄的自動(dòng)化，并且可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)對(duì)館藏檔案進(jìn)行檢索和跟蹤管理，一方面解放了大量的人力，節(jié)省了檔案管理開(kāi)支，另一方面也增加了檔案使用的科學(xué)性。因此，財(cái)政局應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，如足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設(shè)施。并要加快檔案管理配套的軟件建設(shè)，如先進(jìn)的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等等；最后，為順應(yīng)信息時(shí)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的無(wú)紙化管理，并對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險(xiǎn)的存檔方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。
2.1.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
財(cái)政檔案的檢索與使用要實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的進(jìn)行，因此就需要在財(cái)政檔案管理中引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，使人們不用再親自到檔案室查詢、取用檔案，而是隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成對(duì)館藏檔案的檢索，在線使用等，極大促進(jìn)了檔案的利用效率。
其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的財(cái)政檔案信息網(wǎng)站可以方便與其他部門的檔案之間實(shí)現(xiàn)共享，有利于各部門的密切合作，共同為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
再次，無(wú)論是互聯(lián)網(wǎng)還是局域網(wǎng)內(nèi)，為了保障檔案信息的安全性，必須要在檔案信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)增加檔案的保密性，根據(jù)檔案的密級(jí)程度來(lái)分別對(duì)各個(gè)級(jí)別的檔案采取不同的加密技術(shù)，一方面可以很大程度上保證檔案信息不被黑客竊取，另一方面由于加密技術(shù)越復(fù)雜投資也越大，因此通過(guò)分級(jí)對(duì)待也降低了檔案管理的成本。
2.1.3縮微技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
由于原始紙質(zhì)財(cái)政檔案占用空間較大，因此可利用如今已經(jīng)相對(duì)成熟的縮微技術(shù)對(duì)原件進(jìn)行現(xiàn)代化信息處理，將其信息用攝影的形式記錄在感光材料上，然后加工制作成縮微產(chǎn)品。經(jīng)過(guò)縮微后的財(cái)政檔案材料體積要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于原件，幾萬(wàn)卷的檔案往往只需要一兩個(gè)檔案柜就可以存放，在使用的時(shí)候可以通過(guò)放大閱讀技術(shù)或者放大復(fù)印來(lái)進(jìn)行使用，非常方便快捷，縮微品的好處在于可以完全保持檔案信息的原貌，并且記錄壽命長(zhǎng)，也可采用數(shù)字化處理將其信息保存在光盤等介質(zhì)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)直接放大使用。
2.2財(cái)政檔案管理觀念現(xiàn)代化
在對(duì)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，不能一味依靠高科技手段，更應(yīng)當(dāng)從管理觀念上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，首先要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化管理不只是現(xiàn)代化的儀器的管理，更應(yīng)當(dāng)是人的管理，人是財(cái)政檔案管理的核心，要在檔案管理過(guò)程中形成檔案管理的開(kāi)放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，并變被動(dòng)服務(wù)為面向社會(huì)的主動(dòng)服務(wù)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，并用前瞻性的眼光看待財(cái)政檔案管理的未來(lái)發(fā)展，不斷與時(shí)俱進(jìn)，才能真正促進(jìn)財(cái)政檔案管理的現(xiàn)代化。
1增強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)在檔案管理的優(yōu)化過(guò)程中,尤其是要突出對(duì)整個(gè)現(xiàn)代化技術(shù)的綜合平衡運(yùn)用,要從多方面加強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,在全面認(rèn)同檔案管理重要性的基礎(chǔ)上,聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的分類指導(dǎo),鼓勵(lì)管理人員參加各種檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),從提升自我學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)處理能力等,提高管理者的各項(xiàng)綜合素質(zhì),規(guī)范檔案管理的整個(gè)管理過(guò)程。2規(guī)范檔案管理機(jī)制單位檔案管理是一項(xiàng)綜合管理的技術(shù)運(yùn)用,同時(shí)要依托強(qiáng)有力的規(guī)章制度,建立科學(xué)有效、系統(tǒng)化的管理體系,管理手段上也要進(jìn)行及時(shí)的更新,在嚴(yán)格各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上,明確管理人員的職責(zé),進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在全面形成規(guī)范化的業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上,進(jìn)行各種技術(shù)的培養(yǎng),進(jìn)行統(tǒng)一管理,保證檔案管理工作與事業(yè)單位的考核和發(fā)展同步。
2探討檔案管理的現(xiàn)代化路徑
1規(guī)范化管理的統(tǒng)一運(yùn)用模式檔案管理要是綜合的管理方法,就需要健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制,從多方面細(xì)化管理渠道,形成綜合性的運(yùn)用。一是健全制度規(guī)范管理。參照先進(jìn)檔案管理的做法,健全檔案轉(zhuǎn)遞、借(查)閱、實(shí)時(shí)登記、保密等有關(guān)制度,做到統(tǒng)一檔案袋,統(tǒng)一檔案材料目錄,統(tǒng)一建立花名冊(cè)、檔案登記簿、接收檔案登記簿。并督促單位實(shí)行專人專管、專柜專存,檔案管理步入規(guī)范化軌道。二是落實(shí)責(zé)任鞏固成效。將檔案管理工作納入工作年度考核,要求把檔案的科學(xué)保管作為一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,在人力、財(cái)力上給予保障。明確第一責(zé)任人、具體責(zé)任人。對(duì)違反閱檔規(guī)定和保密制度,利用檔案材料營(yíng)私舞弊者,視情節(jié)嚴(yán)格追究責(zé)任。同時(shí),成立合督察組,全面督查指導(dǎo)檔案管理工作,對(duì)工作不力,問(wèn)題較多的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2檔案目錄與檢索的現(xiàn)代化模式建立相應(yīng)的檔案目錄是檔案管理工作中是一個(gè)重點(diǎn)。如今計(jì)算機(jī)普及事業(yè)單位的各個(gè)角落,檔案目錄也完成了手寫向計(jì)算機(jī)打印的轉(zhuǎn)變。在檔案目錄的管理中,我們可以利用專門的檔案管理軟件,對(duì)檔案目錄和目錄下的相關(guān)資料分門別類,然后輸入計(jì)算機(jī),用軟件對(duì)錄入的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。如果要調(diào)用某個(gè)檔案,只要輸入相關(guān)名稱,那么檔案管理軟件就會(huì)顯示檔案的具體目錄位置和簡(jiǎn)要概括,這無(wú)疑大大縮短了檔案檢索的時(shí)間。事業(yè)單位的檔案管理人員在分析各類檔案的同時(shí),應(yīng)劃分不同的目錄與之對(duì)應(yīng),以提升檢索的準(zhǔn)確率。3軟件輔助的現(xiàn)代化管理模式在當(dāng)前的檔案管理中,要通過(guò)建立各種軟件輔助系統(tǒng),尤其是在檔案信息不斷規(guī)范化的大背景下,對(duì)于出現(xiàn)的各種全新信息,要利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行輔助管理,在這樣的情況下,能形成綜合的管理模式,從當(dāng)前的現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用技術(shù)來(lái)看,比較廣泛的檔案軟件包括有檔案歸還、借閱系統(tǒng)等,在此基礎(chǔ)上可以更好的實(shí)現(xiàn)管理上的突破,形成優(yōu)化的路徑。現(xiàn)代化技術(shù)主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),文檔分離問(wèn)題和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題比較嚴(yán)重。因此，在當(dāng)前的檔案管理中,一方面內(nèi)部應(yīng)該保證文檔的一體化,讓檔案與文件統(tǒng)一；另一方面,對(duì)網(wǎng)絡(luò)要實(shí)施密碼控制,及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測(cè)評(píng)和安裝殺毒軟件等來(lái)保證檔案的安全。并通過(guò)“查、補(bǔ)、健、固”四步曲,進(jìn)一步規(guī)范檔案管理,有效扭轉(zhuǎn)檔案“臟、亂、雜”等現(xiàn)象,發(fā)揮出檔案的有效作用。
3結(jié)語(yǔ)
一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性
檔案管理現(xiàn)代化是要用科學(xué)的思想、組織方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案管理現(xiàn)代化包括三個(gè)要素(1)檔案管理中運(yùn)用了現(xiàn)代化技術(shù)，即計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)(2)檔案管理者掌握了現(xiàn)代科技知識(shí)(3)建立起了科學(xué)的管理機(jī)制。
檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)質(zhì)是檔案管理領(lǐng)域中的技術(shù)革命，或技術(shù)變革。這種變革將會(huì)在檔案管理中突出技術(shù)的作用，但是這種技術(shù)又必然受著同時(shí)代所提供的信息處理技術(shù)及相關(guān)技術(shù)的制約和影響。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)，正在深入到檔案管理中，在我國(guó)，檔案管理以手工為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向采用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)管理手段過(guò)渡。
檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。即檔案計(jì)算機(jī)管理，除此之外，還包括音像技術(shù)，縮微技術(shù)以及現(xiàn)代化庫(kù)房和保護(hù)技術(shù)運(yùn)用，新型載體檔案管理等。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化可以解決檔案管理中迫切需要解決而用傳統(tǒng)手段難以解決的問(wèn)題。如，可以自動(dòng)控制庫(kù)房溫濕度，改善檔案的保管條件，防止檔案受到蟲蛀、老化的危害，減緩檔案制成材料的老化，字跡的褪變等由化學(xué)侵蝕和物理因素造成的影響，以利于檔案的長(zhǎng)久保管，實(shí)現(xiàn)高密度存儲(chǔ)，節(jié)省庫(kù)房造價(jià)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索和遠(yuǎn)距離信息傳遞，做到快速而準(zhǔn)確地利用檔案，對(duì)檔案借閱管理工作進(jìn)行自動(dòng)化管理。提高工作效率，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。
二、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵
信息化從理論方式到技術(shù)手段，都不斷豐富和發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容。
1 其手段是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。檔案信息自動(dòng)化包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施，推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化。因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。就是要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的手工檢索查檔方法，以智能化的計(jì)算機(jī)管理檔案，以數(shù)字化的信息技術(shù)提供利用服務(wù)，提高檔案現(xiàn)代化的管理的整體水平。
2 其優(yōu)勢(shì)是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一種重要基礎(chǔ)檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)技術(shù)，嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效手段。
3 其核心是檔案資源信息化。21世紀(jì)，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新和實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程。通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序，有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源地社會(huì)共享，因此信息化是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。
4 其開(kāi)放性使檔案利用也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)。
三、檔案管理現(xiàn)代化存在的相關(guān)問(wèn)題分析
現(xiàn)階段存在的若干問(wèn)題概括如下，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平滯后，系統(tǒng)的整體水平參差不齊，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐較慢，管理體制滯后，系統(tǒng)建設(shè)資金投入不足，人才培養(yǎng)滯后。
1 我國(guó)檔案管理工作基礎(chǔ)工作的不足。(1)總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多，時(shí)間跨度大，且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。(2)檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。(3)案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容，或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。(4)大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。(5)許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼。如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；(6)組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的。(7)案卷厚薄不一，有的一二頁(yè)紙一類一卷。
四、加快檔案管理現(xiàn)狀化的對(duì)策
1 要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分準(zhǔn)備。
2 要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
3 要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，因此要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
4 要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理，輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)。主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。
關(guān)鍵詞：n案管理；現(xiàn)代化；信息化；有效策略
檔案管理信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下的產(chǎn)物，其使檔案管理部門的工作走向現(xiàn)代化的領(lǐng)域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變是其在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，因此在檔案管理工作中需要根據(jù)實(shí)際的需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，依靠信息技術(shù)及管理內(nèi)容等方面提高檔案管理質(zhì)量及水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式
為了實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需要從以下幾個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行改革。
1.1 將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，主要保管內(nèi)容包括紙質(zhì)、圖片、錄像等形式的資料，對(duì)這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進(jìn)行，越來(lái)越多的檔案資料使管理人員的工作內(nèi)容更加繁瑣，并且這些實(shí)質(zhì)資料還會(huì)占據(jù)一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。
因此需要將原有的實(shí)質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率，并且電子存儲(chǔ)的方式更利于對(duì)檔案的存儲(chǔ)及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發(fā)展。
1.2 實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變
新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲(chǔ)的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場(chǎng)地的支持。新的存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)較多內(nèi)容的存儲(chǔ)，對(duì)于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。
2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)
檔案信息管理系統(tǒng)是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，通過(guò)信息管理系統(tǒng)的使用，提高檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化的程度，在建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中需要注意以下內(nèi)容。
2.1 建立科學(xué)的管理程序
計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對(duì)于未來(lái)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開(kāi)展。
2.2 建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)
檔案中包含著許多機(jī)密資料及數(shù)據(jù)，一旦泄露所產(chǎn)生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行定期的檢查，做好日常的信息平臺(tái)維護(hù)工作，防止系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)泄露，保證檔案資料的機(jī)密性。
3 完善檔案管理體制
在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求，因此需要依據(jù)現(xiàn)代化管理手段對(duì)原有的檔案管理體制進(jìn)行改革，其可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行管理體制的完善。
3.1 強(qiáng)化檔案管理體制的作用
相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開(kāi)展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。
3.2 加強(qiáng)各檔案館對(duì)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視
當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。
4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)該方面內(nèi)容的管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：
4.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)積累
現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開(kāi)展。為此，要求相關(guān)部門通過(guò)培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專業(yè)知識(shí)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺(jué)的對(duì)當(dāng)前新的知識(shí)與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)自身素質(zhì)的完善。
4.2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)
檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)水平并且可以使用相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備，因此需要對(duì)其管理技術(shù)及專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)管理人員自身的素質(zhì)水平及檔案管理工作中的需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而使其可以更有效的開(kāi)展檔案管理工作。
4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)
由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對(duì)檔案管理有一定的安全意識(shí)。首先，通過(guò)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)與安全意識(shí)的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識(shí)。并且通過(guò)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議的方式，利用法律效力來(lái)約束其行為，從而達(dá)到保證檔案管理工作安全性的目的。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化，需要從改革管理模式、建立管理系統(tǒng)、完善管理體制、加強(qiáng)人員素質(zhì)幾個(gè)方面入手，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息化時(shí)代，檔案管理工作只有走向信息化與現(xiàn)代化才符合時(shí)展的要求，因此需要協(xié)調(diào)好二者之間的關(guān)系，從而保證檔案管理工作的有效展開(kāi)。
參考文獻(xiàn)
摘要:檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。
關(guān)鍵詞:檔案 管理 現(xiàn)代化
隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求,以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
近年來(lái),雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國(guó)際國(guó)內(nèi)的動(dòng)態(tài),了解過(guò)去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢(shì),才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn),就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無(wú)法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時(shí)間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時(shí)提供利用。所以,實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。
實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng),給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí),利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用,能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
(一)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái),實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作,并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái),將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
(二)檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo),運(yùn)用管理科學(xué)的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問(wèn)題,可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法,形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論,這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合,不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐,在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。
(三)檔案干部知識(shí)化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神,還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能,能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí),這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
(四)檔案資源信息化
在信息時(shí)代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo),以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程,通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用,建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預(yù)見(jiàn),在未來(lái)20年,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。(五)檔案保護(hù)現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求,因此,以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
三、檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計(jì)算機(jī)檢索檔案,將極大地提高檔案的查找速度,有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間,提高服務(wù)質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]辦公檔案；現(xiàn)代化管理；應(yīng)用分析
中圖分類號(hào)：G26 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）19-0325-01
辦公檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步具有總結(jié)與引導(dǎo)性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在過(guò)去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進(jìn)行改善[1]。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度，容易發(fā)生檔案丟失或損壞的不良現(xiàn)象。辦公檔案現(xiàn)代化管理制度的應(yīng)用，極大的提升了檔案管理水平，確保了檔案的安全。
一、 辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)
1. 顯著提高辦公檔案的健全性
在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會(huì)丟失或者損壞，需要進(jìn)行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會(huì)采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)時(shí)間過(guò)久時(shí)，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強(qiáng)的管理優(yōu)勢(shì)，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會(huì)導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進(jìn)的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。
2. 提高查找效率
采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時(shí)間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與經(jīng)歷進(jìn)行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行搜索，極大的降低了尋找檔案的時(shí)間。不僅如此，還能對(duì)企業(yè)的辦公檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，按照不同類型的辦公檔案進(jìn)行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。
3. 現(xiàn)代化辦公檔案管理更具規(guī)范化
現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項(xiàng)原則再對(duì)辦公檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進(jìn)行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進(jìn)行辦公檔案管理時(shí)，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，避免出現(xiàn)交叉狀況[3]。
二、 辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性
現(xiàn)代社會(huì)不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進(jìn)步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個(gè)新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進(jìn)行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問(wèn)題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對(duì)企業(yè)過(guò)去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。
現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動(dòng)著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對(duì)于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)也有著推動(dòng)作用[4]。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法?？茖W(xué)、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。
三、 辦公檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用
1. 充分實(shí)現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化
選擇現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以充分體現(xiàn)出辦公檔案的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)自身的特色，對(duì)企業(yè)辦公檔案進(jìn)行規(guī)律性、規(guī)范性的整理。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化的管理方法，不僅僅需要結(jié)合現(xiàn)代科技設(shè)備，還需要將現(xiàn)代化辦公檔案管理理念進(jìn)行充分的宣傳，讓現(xiàn)代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于辦公檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于企業(yè)辦公檔案的發(fā)展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。
2. 加強(qiáng)對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)
現(xiàn)代化辦公檔案管理的實(shí)施，離不開(kāi)專業(yè)人才的建設(shè)。在選擇辦公檔案管理人員時(shí)，需要綜合多方面進(jìn)行思考與選擇。首先，進(jìn)行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠熟練的操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，并且具有科學(xué)、合理的管理觀念。其次，應(yīng)當(dāng)盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員。由于現(xiàn)代化辦公檔案管理工作與傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作內(nèi)容相差較遠(yuǎn)，除了需要將檔案進(jìn)行保存外，還需要具有分析與統(tǒng)計(jì)的能力[5]。而經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進(jìn)行分析與整理，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在過(guò)程發(fā)展中的不足之處，盡早解決，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在這個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代化管理具有較快的發(fā)展速度。為了能夠獲得最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期設(shè)立現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)，避免工作人員出現(xiàn)滯后的狀況。只有保證了現(xiàn)代化辦公檔案管理人員具有專業(yè)的管理技術(shù)水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。
3. 加大對(duì)現(xiàn)代化辦公檔案管理的投入力度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)辦公檔案現(xiàn)代化管理的重視度，加大對(duì)其的投入力度。不論是財(cái)力還是物力，為了能夠更好的完成現(xiàn)代化辦公檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全方位的加大投入力度。通過(guò)完善現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公檔案管理的建設(shè)，才能確保辦公檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)指引正確的前進(jìn)方向，讓企業(yè)能夠朝著健康的方向發(fā)展。
結(jié)束語(yǔ)：
辦公檔案現(xiàn)代化管理制度是一項(xiàng)較為復(fù)雜的管理制度，與傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度內(nèi)容相差甚遠(yuǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，將現(xiàn)代化管理制度充分應(yīng)用到企業(yè)的日常運(yùn)作當(dāng)中，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，抓住適合企業(yè)大力發(fā)展的機(jī)會(huì)。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，能夠最大程度的減少工作人員的工作量，提高辦公檔案管理工作效率。同時(shí)，在應(yīng)用辦公檔案現(xiàn)代化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇專業(yè)能力較強(qiáng)的人才進(jìn)行管理，才能夠使現(xiàn)代化辦公檔案工作獲得更佳的效果。綜上所述，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度能夠幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展，展現(xiàn)出辦公檔案工作所有的價(jià)值，發(fā)揮出檔案管理人員自身的潛力，是一項(xiàng)優(yōu)質(zhì)的管理制度。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；現(xiàn)代化
新形勢(shì)下，檔案管理工作的開(kāi)展深受信息化浪潮的影響，從理論方式到技術(shù)手段發(fā)生巨大變化，企業(yè)只有正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確把握新時(shí)期檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)、新要求，方能實(shí)現(xiàn)以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基本內(nèi)容
新形勢(shì)下，檔案管理現(xiàn)代化要適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案管理工作的新要求，使檔案管理逐步達(dá)到當(dāng)前國(guó)際的領(lǐng)先水平，并能發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。概括來(lái)講，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展主要包括以下幾方面的內(nèi)容：
（一）檔案管理工作運(yùn)行的市場(chǎng)化與科學(xué)化發(fā)展
一方面，要破除計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的觀念，將市場(chǎng)機(jī)制引入檔案管理中，使競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)入檔案管理工作。與此同時(shí)，由市場(chǎng)來(lái)確定檔案管理信息的價(jià)值，推動(dòng)其有償化使用，以減少其對(duì)財(cái)政或單位的經(jīng)濟(jì)效益過(guò)分依賴。同時(shí)，大力開(kāi)拓檔案的應(yīng)用市場(chǎng)，以完善檔案管理工作和推動(dòng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，市場(chǎng)化運(yùn)行將給檔案管理工作注入運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)活力，使檔案管理工作其得到良性發(fā)展。
另一方面，科學(xué)化作為檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，主要是管理方法的科學(xué)化。在檔案管理工作中，積極引入科學(xué)的方式方法，制定并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而使整個(gè)工作能高效進(jìn)行。
（二）檔案管理實(shí)現(xiàn)其技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化發(fā)展
技術(shù)與設(shè)備關(guān)系密切，現(xiàn)代化的技術(shù)需要先進(jìn)設(shè)備作為載體來(lái)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，現(xiàn)代化的設(shè)備需要配套的先進(jìn)設(shè)備來(lái)完成高效運(yùn)營(yíng)。技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化就是使檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工操作逐步發(fā)展為以計(jì)算機(jī)為主的自動(dòng)化管理。當(dāng)前，結(jié)合我國(guó)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展水平，手工操作與自動(dòng)化還將。
二、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不順的原因分析
由于檔案管理工作一直未能得到相關(guān)人員應(yīng)有的重視，使得檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展一直不順，究其原因，可從以下幾方面來(lái)講：
首先，在客觀上，條件落后使得檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不順。
沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備是發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的硬傷。檔案部門的性質(zhì)決定其自身既無(wú)多大權(quán)力，也無(wú)多大財(cái)力，在實(shí)際工作中，它極易受到領(lǐng)導(dǎo)忽視，進(jìn)而造成檔案管理無(wú)法市場(chǎng)化，檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，也就無(wú)法引入競(jìng)爭(zhēng)、風(fēng)險(xiǎn)和激勵(lì)機(jī)制。這些問(wèn)題使檔案管理對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的研發(fā)引進(jìn)困難重重，使檔案管理現(xiàn)代化陷入乏力的狀態(tài)。
其次，在主觀上，認(rèn)識(shí)落后與管理混亂造成了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展緩慢。
一方面，由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的長(zhǎng)期影響，加上大眾對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不多，使得人們對(duì)檔案管理工作沒(méi)有深入的了解與學(xué)習(xí)，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的不夠重視，直接導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。認(rèn)識(shí)落后主要表現(xiàn)為：第一，觀念僵化。人們對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不多，不能將其與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需求相結(jié)合，不清楚檔案管理工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行中發(fā)揮的巨大作用，僅僅視檔案管理為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的負(fù)擔(dān)，而非不可或缺的信息資源。第二，看法片面。大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作只是與一些紙質(zhì)片片打交道，與單位的經(jīng)濟(jì)、人事等工作相比，完全不重要，只能居于次要地位。
另一方面，在實(shí)際工作中檔案管理工作不受重視，往往導(dǎo)致相關(guān)人員在管理上對(duì)檔案工作的忽視。比如，經(jīng)費(fèi)短缺與待遇不佳使得檔案管理工作者剛剛獲得一些經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)又由于種種原因而很快離崗。更為嚴(yán)重的是，一些單位對(duì)檔案管理人員的基本配備不齊全，既加重相關(guān)人員的工作量，又使檔案管理的安全性得不到保障。
三、新形勢(shì)下加快實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的措施
首先，加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案所提供的信息是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要信息資源，有關(guān)部門需要建立健全檔案管理相關(guān)的法律與規(guī)章制度，以保證各行各業(yè)順利開(kāi)展對(duì)信息資源的收集、整理、管理與服務(wù)等工作，為檔案管理現(xiàn)代化提供良好的制度支撐。
其次，加大技術(shù)與設(shè)備的研發(fā)引進(jìn)。各單位若要使其檔案管理工作取得突破性進(jìn)展，加入檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的大隊(duì)伍中，就需積極研發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備。
再次，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理觀念的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化首先體現(xiàn)在其觀念現(xiàn)代化（即以現(xiàn)代的管理科學(xué)觀念與成果來(lái)評(píng)價(jià)人事檔案工作的地位與作用）。檔案管理需在在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，遵循檔案盒檔案工作的客觀規(guī)律，勇于創(chuàng)新，變更原有陳舊的管理方式方法，進(jìn)行科學(xué)管理。同時(shí)，積極引入檔案管理運(yùn)行的市場(chǎng)化機(jī)制，以擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)觀念的束縛，從而幫助檔案管理取得自己的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，經(jīng)濟(jì)全球化使現(xiàn)代企業(yè)制度開(kāi)始在全球范圍內(nèi)廣泛建立起來(lái)。檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)行政管理工作的順利開(kāi)展意義非凡。但是，檔案管理工作的特殊性使其極易造成它與企業(yè)發(fā)展的其他方面脫節(jié)，進(jìn)而影響到企業(yè)的順利運(yùn)行。因此，新形勢(shì)下，尋求企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是解決檔案管理工作滯后問(wèn)題的重點(diǎn)，加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，能夠有效提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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一、人事檔案管理的現(xiàn)代化是形勢(shì)發(fā)展所要求的
現(xiàn)代社會(huì)以飛快的速度發(fā)展著，相對(duì)應(yīng)的就需要更為高效的管理模式及方法來(lái)銜接，而勞動(dòng)人事檔案是我國(guó)社會(huì)人才管理的重要形式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效化是未來(lái)人事檔案管理工作的主流發(fā)展趨勢(shì)，也是新形勢(shì)下的必然選擇。
（一）人事檔案管理的現(xiàn)代化是科技發(fā)展的動(dòng)力因素
在建設(shè)和管理兩個(gè)方面，隨著科技發(fā)展的日新月異，在當(dāng)今社會(huì)的很多領(lǐng)域都將高科技的管理工具以及手段運(yùn)用到其中，這樣能夠使生產(chǎn)力得到極大的解放，相應(yīng)也能使生產(chǎn)效率得到了提高。人事檔案工作是人事管理工作的重中之重，也應(yīng)該有著相應(yīng)的社會(huì)化的內(nèi)涵。信息技術(shù)的傳播也在相應(yīng)地帶動(dòng)起來(lái)檔案的管理方式，手法以及管理方面的思想和組織上的新的變革。
（二）人事檔案管理是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)
隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)的專業(yè)化轉(zhuǎn)變以及現(xiàn)代化的水平的巨大力量也逐漸顯露出來(lái)，而作為管理工作，也應(yīng)該相應(yīng)提高水平來(lái)與之相適應(yīng)。而人事檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，直接決定了人事檔案管理來(lái)源的普遍的特征，內(nèi)容的多樣性以及結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。
（三）人事檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟(jì)效益得以提升的關(guān)鍵因素之一
多年以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理辦法還是處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體的階段，并不是十分符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求，沒(méi)有將人才資源有效的利用起來(lái)，并沒(méi)有起到勞動(dòng)人事檔案的真正作用。而我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)要求不斷的發(fā)展，這就需人足夠的人才隊(duì)伍來(lái)做為支撐，因此提高人事檔案的利用率是提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的必然前提。勞動(dòng)人員檔案管理工作可以有效的實(shí)現(xiàn)人才檔案的全面了解，并對(duì)人才的選拔、聘用等提供最基礎(chǔ)的參考，同時(shí)也可以為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)部門的人員選調(diào)等提供原始參考依據(jù)等，故對(duì)人事檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)十分的必要。
二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的措施
（一）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理
電子檔案比紙質(zhì)檔案管理起來(lái)更容易，而且一個(gè)最大的特點(diǎn)就是能用最小的空間存放最大量的信息，電子檔案館能夠完成很多紙質(zhì)檔案無(wú)法或者短時(shí)間內(nèi)無(wú)法完成的工作。因此，建議單位盡快將計(jì)算機(jī)引進(jìn)到檔案管理中，也建議國(guó)家盡快完善相關(guān)方面的法律法規(guī)。在全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)電子檔案之前，單位檔案部門要采用現(xiàn)代手段掃描等方式將以前紙質(zhì)的材料電子化，收集整理這些材料，完成電子檔案和紙質(zhì)檔案同步保管。電子檔案里不可缺少圖片、音頻、視頻等信息，還要包括人事記錄，為人才技能數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善提供信息支持。
（二）健全人事檔案管理制度
健全人事檔案管理制度需要結(jié)合單位實(shí)際人事檔案管理情況和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需求情況，進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，狠抓落實(shí)。人事檔案管理人員要及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，并及時(shí)進(jìn)行科學(xué)合理的處理，對(duì)手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進(jìn)行補(bǔ)辦和完善，確保材料的完整和準(zhǔn)確。
（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
在進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理時(shí)，通常要遵循相關(guān)的政策及業(yè)務(wù)流程開(kāi)展工作，該工作的性質(zhì)具有保密性及服務(wù)性，各檔案管理機(jī)構(gòu)及單位的人事管理部門中的工作人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，且態(tài)度端正，思想政治素質(zhì)過(guò)硬，這就需要對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的提高。與此同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，要涉及到相關(guān)技術(shù)操作的使用，這就要求檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并有一定的操作基礎(chǔ)，且在工作中不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，各單位也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)及教育，從而全面的提高勞動(dòng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
（四）提高人事檔案利用率
單位要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要充分利用計(jì)算機(jī)，建立和完善人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)信息的動(dòng)態(tài)化。編制檔案檢索帳、案卷目錄、總目錄、分目錄、專題目錄等檢索關(guān)鍵詞。