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[關(guān)鍵詞]檔案信息化;檔案管理;建設(shè)措施
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)08-0217-01
1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中,軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件,只有具備了這些條件,才可以更好地開發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中,核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò),它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此,需要提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率,大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。
1.2 檔案信息資源建設(shè)
要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫科學(xué)建設(shè),涵蓋館藏案卷級目錄和其他一些重要目錄;建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫,按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件,數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案,促使檔案信息資源類型得到豐富,提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
要積極、大力開發(fā)檔案信息管理軟件,大力推廣通用性和適用性較強(qiáng)的軟件系統(tǒng),保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿足。
1.4 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,明確規(guī)定檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié),如資源描述、存儲、查詢、使用等,對電子文件歸檔和電子檔案管理等進(jìn)行規(guī)范,促使檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化得到實(shí)現(xiàn)。
1.5 安全保障體系建設(shè)
檔案中會存在一些比較重要的信息內(nèi)容,這些信息如果泄露,就會出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果,因此,在檔案信息化建設(shè)過程中,安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分,需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機(jī)制,提高人們的檔案信息安全意識。
1.6 人才隊(duì)伍建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中,還有非常重要的一個(gè)方面是人才隊(duì)伍,那么就需要采取科學(xué)的措施,建設(shè)一支具有較高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍,,具體包括這些內(nèi)容:大力培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員,促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握;普及信息技術(shù)知識等。
2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系,才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講,要明確管理體制,完善運(yùn)行機(jī)制,貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定,同時(shí),構(gòu)建電子文件管理機(jī)制,以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法,賦予檔案局相應(yīng)管理職能,在信息化建設(shè)中,檔案部門積極協(xié)調(diào),對工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外,在電子政務(wù)建設(shè)中,也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重,以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進(jìn)行完善,規(guī)范工作行為,編制檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等,明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等;在此基礎(chǔ)上,完善現(xiàn)有法律法規(guī),強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容,要結(jié)合這個(gè)中心開展其他工作,要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先,逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),按照相應(yīng)原則,科學(xué)編制工作計(jì)劃,強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作,以便順利開展檔案數(shù)字化工作;同時(shí),在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上,還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄,投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源,各部門協(xié)同工作。此外,實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度,并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件,實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次,要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享,結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng),有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng),在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率,需要采取一系列的措施,不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段;可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力,結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定,科學(xué)設(shè)定檔案公開級別,并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系,主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息,各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源,逐步完善檔案信息資源網(wǎng),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案,可以應(yīng)用政府信息申請公開程序,對使用者身份信息確認(rèn)之后,提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù),借助于網(wǎng)絡(luò)檢索,相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設(shè)也需要引起重視,要及時(shí)升級各種殺毒軟件,應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù),同時(shí)強(qiáng)化訪問控制,對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建,明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件,保證檔案信息安全。
3 結(jié) 語
在檔案信息化建設(shè)過程中,有許多方面需要引起人們重視;在具體實(shí)踐中,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予一定的支持,投入足夠人力、物力和財(cái)力資源,采取一系列完善措施,嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)要求和規(guī)定開展檔案信息化建設(shè),促使檔案工作水平和服務(wù)效率得到提升。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理 創(chuàng)新 建設(shè)
前言:檔案管理要想體現(xiàn)出自身價(jià)值,適應(yīng)主義市場體制的需要,就必須在管理上作進(jìn)一步的創(chuàng)新建設(shè),從檔案管理的模式創(chuàng)新,到檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新,管理手段的創(chuàng)新,提升檔案管理的品位,只有做到與時(shí)俱進(jìn),才能跟上時(shí)代的發(fā)展。
一、檔案建設(shè)中的問題
1、觀念問題
雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門,但檔案管理工作并沒有改變實(shí)質(zhì),沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,用于檔案管理的資金較為缺乏,投入不足,導(dǎo)致檔案管理工作流于形式,不能真正提高管理水平,工作效率得不到提高。
2、技術(shù)層面的問題
(1)在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息,而利用數(shù)據(jù)庫不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系,因此要根據(jù)實(shí)際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。
(2)互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限,可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性,但當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)安全還不能完全保障,傳輸速度也受到較大影響,這些現(xiàn)狀都嚴(yán)重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。
(3)要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室,首先要具備系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn),但當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)還不完善,還存在一定的漏洞,不利于在實(shí)際中應(yīng)用。
(4)建立數(shù)字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源,但當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達(dá)到人們的滿意。
二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)
1、管理觀念的創(chuàng)新
盲目追求“小而全”“大而全”,以藏為主,重藏輕用,被動服務(wù),各自攻破,封閉自導(dǎo),勢必造成檔案資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想,觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立化管理意識,特別是檔案管理知識化、化、社會化,把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念,把滿足全社會用戶的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向,以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。
2、管理的創(chuàng)新
檔案部門雖然收藏有檔案資源多,但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會感到檔案資源的不足。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源,并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式的創(chuàng)新
檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價(jià)來確定。根據(jù)發(fā)展的需要,對檔案館管理水平的評價(jià)不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶,走向用戶,想用戶之所想,急用戶有之所急,館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。
4、人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想,克服“見物不見人”和“重使用,輕培養(yǎng)”的傾向,要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn),努力營造一種尊重個(gè)性,鼓勵創(chuàng)新,信息理解的良好環(huán)境,努力造就一支強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系,不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量,提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度,切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)解決實(shí)際的能力,特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度,加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè),注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
3、手段的創(chuàng)新
要用化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理,盡快做好庫藏條目錄入工作,實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動化,以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此,檔案部門要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè),提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。采取多種形式,主動地把檔案工作重點(diǎn)與檔案管理結(jié)合起來,為走上主導(dǎo)地位,實(shí)現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)職?;?。
三、檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐
1、引進(jìn)人本管理理念
加強(qiáng)知識管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動性,內(nèi)凝外聯(lián),改革創(chuàng)新,整體推進(jìn)。要強(qiáng)化宣傳,取得各方面的理解和支持,不斷把檔案工作推想新層次、新臺階。
2、加強(qiáng)信息資源建設(shè),開展資源整合
(1)館藏優(yōu)化組合,提高檔案利用率。
(2)強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購買檔案管理軟件,擴(kuò)大對于及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用,設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、人才資源管理
(1)全員聘任競爭上崗,通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級,調(diào)動不同工作人員的積極性。
(2)建立的激勵機(jī)制。鼓勵館員輪崗,帶動知識在館內(nèi)流動,在工作中、成長。對那些通過寫作、出版、講座,或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。
(3)在職培訓(xùn)與繼續(xù)。加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育,以保證專業(yè)知識的更新和擴(kuò)充,防止其老化或停滯不前。同時(shí),鼓勵館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí),如機(jī)課程培訓(xùn),歸檔文件整理等。
結(jié)語:創(chuàng)新是一個(gè)國家發(fā)展的核心,是各種社會形態(tài)前進(jìn)的不竭動力,是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂。檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的基礎(chǔ),涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內(nèi)容,意義重大,做好檔案管理工作時(shí)保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ),企業(yè)發(fā)展同樣離不開檔案管理的創(chuàng)新。
【參考文獻(xiàn)】
一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景
進(jìn)入21世紀(jì)以來,由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展,對于科技檔案管理而言,不再只停留在保存原有資料的功能上,更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源,利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺,從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力,增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力。由此可見,信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者,務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識,以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作,把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化,當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重,無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊,低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重,軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷,無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此,急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標(biāo)
檔案管理信息平臺以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo),確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時(shí)間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計(jì)劃的實(shí)施,對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后,將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能,注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用,為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
注重文件運(yùn)動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此,必須做到對于文件檔案,明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任。
因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能:
第一,數(shù)據(jù)資源全覆蓋,對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍,但具有知識價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。
第二,服務(wù)手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中,用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三,服務(wù)技術(shù)智能化,在基本的數(shù)據(jù)采集后,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析,構(gòu)建資源內(nèi)容平臺,為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
四、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后的效果和問題
[關(guān)鍵詞]信息化 檔案管理
中圖分類號:G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)17-0164-01
隨著信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要,電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上,并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
一、目前檔案信息化管理存在的問題
1.檔案軟件缺乏通用性
檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一,規(guī)格各異,開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.檔案管理缺乏規(guī)范
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新
檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
二、信息化發(fā)展下如何做好檔案管理工作
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理,就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體,以手工操作為主完成檔案的管理過程,工作量巨大,步驟繁瑣。因?yàn)榇鎯α看螅瑱n案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料,進(jìn)行信息的提煉和加工處理,檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn),現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前,檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要,從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理,以信息為管理對象,對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源,檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值,它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2.建立有效的信息系統(tǒng),充分、合理、安全地使用電子檔案
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化,就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),為此,檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作:首先,改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程,使之適應(yīng)檔案信息管理的需要;其次,依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次,在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度,確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中,首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展,數(shù)量也急劇增加,特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊,確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中,由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng),不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接,目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔,多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因,影響了檔案的完整性、可靠性,從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題,通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定,電子檔案由于沒有固定的載體,所以,制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難,這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
3.提高檔案工作者的信息安全素質(zhì),實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化
對于信息社會環(huán)境中的檔案管理工作者,信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線,研究檔案管理者的素質(zhì),有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究;完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
隨著信息化時(shí)代的到來,新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn),給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求。檔案管理工作歷來是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性,要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來,深化服務(wù)意識,樹立以服務(wù)促管理,以管理完善服務(wù)的觀念,充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能,更新服務(wù)觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,改革服務(wù)方式,大膽探索,努力實(shí)踐,使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會全面進(jìn)步的重要保證。
4.轉(zhuǎn)變檔案管理方式
第一,數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成,公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作,繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;第二,檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動分類、自動標(biāo)引、自動編目及自動檢索等工作,多數(shù)檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對外提供服務(wù);第三,檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境,傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程,管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢,所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu),從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組,以適應(yīng)變革的要求。
5.提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作,檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。因此,建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。檔案管理者必須具多元化的知識結(jié)構(gòu),現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用,迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識,其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識,它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握檔案專業(yè)知識,如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及檔案自動化管理等有關(guān)專業(yè)知識和基本技能
三、結(jié)束語
總之,隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此,每一位檔案工作者都要有緊迫感,努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識,把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。
參考文獻(xiàn):
[1]楊春香.科技信息化發(fā)展下如何做好檔案管理工作[J].吉林畫報(bào):教育百家 B,2014(2).
[關(guān)鍵詞]檔案管理人員 綜合素質(zhì) 技能 信息技術(shù)
中圖分類號:C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-914X(2015)23-0187-01
一、概述
檔案管理人員的綜合素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各基本素養(yǎng)的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的知識、基本技能,職業(yè)素養(yǎng)、政治素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。在新形勢下,檔案事業(yè)被賦予了新的內(nèi)容和管理方式,由此便要求檔案管理人員全面提高自身的綜合素質(zhì),以適應(yīng)時(shí)展的需要。隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新,檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用日益突出,檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng),這些實(shí)際情況都要求檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。
二、檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)
1、政治素質(zhì)
所謂的政治素質(zhì)就是指愛國家、愛黨,并堅(jiān)持社會主義路線,執(zhí)行黨的各項(xiàng)方針政策,遵紀(jì)守法。在思想上、行動上,要與黨保持一致,樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,在工作中能堅(jiān)持真理,積極主動地投身到檔案工作中去,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的自我價(jià)值。此外,檔案管理工作還要求檔案專業(yè)工作人員具有良好的為人民服務(wù)的精神,不計(jì)較個(gè)人利益,有獻(xiàn)身精神。
2、職業(yè)素質(zhì)
信息時(shí)代的到來給檔案工作提出了更高的要求,即檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn),開拓進(jìn)取,大膽創(chuàng)新,不斷提高職業(yè)素養(yǎng)。第一,檔案管理人員要有創(chuàng)新意識,開拓進(jìn)取的精神。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中,各種門類、載體的檔案將逐漸呈現(xiàn)多樣化的趨勢,檔案管理人員要想在為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間,得到更大的發(fā)展,就要勇于探索、敢于創(chuàng)新,善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題,分析問題,并能找出解決問題的辦法。第二,檔案管理工作的服務(wù)性很強(qiáng),服務(wù)是檔案管理人員的宗旨,所以檔案人員必須要樹立起服務(wù)思想,明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。這才是我們思想和行為的準(zhǔn)則,也是我們追求自身價(jià)值的根本目的。在新形勢下,做為檔案管理人員要充分發(fā)揮出檔案這一信息資源的作用,使其能夠?yàn)樯鐣髁x現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),這是每一個(gè)檔案管理人員不可推卸的責(zé)任。
3、業(yè)務(wù)素質(zhì)
總體來說,檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。要求檔案管理人員熱愛檔案事業(yè),掌握檔案學(xué)的基本知識,包括檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等,也要熟悉相關(guān)的法律法規(guī),熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。在平時(shí),檔案管理人員要重點(diǎn)學(xué)習(xí)《檔案學(xué)概論》、《檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》等相關(guān)的書籍,不斷提升自身的理論修養(yǎng),并將這些知識運(yùn)用到實(shí)際中去,熟練地完成自己的業(yè)務(wù)工作。
4、知識素質(zhì)
檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基本知識,還要具備文秘學(xué)、歷史學(xué)、目錄學(xué)等多個(gè)相關(guān)學(xué)科的知識。由于檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁,只有掌握更全面的知識,才能在現(xiàn)實(shí)的工作中能夠更好地進(jìn)行分析、?歸檔,提高檔案資源的使用率和開發(fā)率,使得檔案資源不僅被很好地保存和管理,而且能得到有效的開發(fā)和利用,真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的具體要求
1、營造一個(gè)良好的競爭氛圍
過去檔案管理工作中出現(xiàn)的最大問題就是缺乏競爭,檔案管理部門與單位其他部門之間沒有相互對比,檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭,這樣就制約了檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。所以,要營造一個(gè)良好的競爭氛圍。第一,單位要改變對檔案管理部門的認(rèn)識,樹立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門同等重要的地位;第二,部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍,引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;第三,要制定一系列相關(guān)的政策和措施,使競爭理念得以實(shí)施。
2、建立一支檔案專業(yè)復(fù)合型人才
(1)檔案管理人員要有良好的服務(wù)意識。檔案管理工作是比較瑣碎的,檔案管理人員就要樹立起較強(qiáng)的愛崗敬業(yè),樂于奉獻(xiàn)精神,對煩瑣的檔案工作有足夠的耐心,經(jīng)得住外界的干擾和誘惑,從而提高求知興趣,安心做好檔案管理事業(yè)。管理人員通過自己的辛勤勞動,不僅能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值,同時(shí)也能更好的利用現(xiàn)代科學(xué)的一些技術(shù)手段更好的服務(wù)于檔案管理工作。
(2)檔案管理人員應(yīng)提高計(jì)算機(jī)操作技能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理工作中比不可少的要應(yīng)用到現(xiàn)代信息技術(shù),計(jì)算機(jī)成為了非常重要的工具。也就是說,檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作都將用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成。這些變化就要求檔案管理人員必須要具備基本的操作技能,對其相應(yīng)的素質(zhì)提出了較高的要求。所以,檔案管理人員應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代管理技術(shù),具備基本的操作技能,適應(yīng)今后的檔案管理工作。
(3)檔案管理人員還要具備其他多方面能力。一是協(xié)調(diào)能力。檔案管理工作涉及到多個(gè)部門,需要大家的支持。以此,檔案管理人員就需經(jīng)常和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道,為得到各方面的支持檔案管理人員要發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力。二是寫作能力。檔案管理人員直接與文字打交道,這就要求檔案管理人員必須有較高的文字功底,換而言之就是要有書寫能力和較強(qiáng)的系統(tǒng)性概括能力。
3、有意識的實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理
檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)施首先就要注意的是實(shí)現(xiàn)文檔一體化。此外,還要配備專業(yè)人才,以利于檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)完善、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理、電子文件歸檔等。還有重要的一點(diǎn)就是要更新觀念,以大膽、新穎的方式來把握檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)的方向,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。檔案管理工作的開展迫切需要檔案信息化建設(shè),廣大檔案管理工作者要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識,做好工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案是歷史的實(shí)據(jù),只有作為工作“真跡”的檔案才具有無可置辯的證據(jù)作用。所以,我們要嘗試著努力為檔案管理工作營造一個(gè)良好的環(huán)境,提升管理水平。
四、結(jié)束語
綜上所述,在新形勢下,檔案管理工作還有很多新的挑戰(zhàn)。所以檔案管理人員就要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底。檔案管理人員要樹立起三大意識、打造三類能力,這樣才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。
參考文獻(xiàn)
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在現(xiàn)代的檔案管理過程中推進(jìn)檔案信息化管理體系構(gòu)建就要深入分析檔案管理機(jī)制,依據(jù)檔案管理模式來構(gòu)建信息化檔案服務(wù)體系。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理體系的建設(shè),一方面要建立多元化的信息管理機(jī)制,另外一方面要開發(fā)相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)來提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術(shù)來開發(fā)檔案信息服務(wù)平臺,依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立多元化的檔案信息共享機(jī)制。既可以依據(jù)微信、QQ等社交平臺來開發(fā)移動檔案信息客戶端滿足社會各領(lǐng)域檔案信息的使用要求,也可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來開發(fā)符合檔案信息管理特點(diǎn)的固定網(wǎng)站,讓使用者通過網(wǎng)站來查詢自己所需要的檔案信息,滿足檔案信息多元化使用的要求。
2 推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)要突出服務(wù)職能
在信息技術(shù)的影響下,推進(jìn)檔案管理體系信息化建設(shè),還要注重突出檔案管理體系的信息服務(wù)職能,檔案信息管理體系的信息服務(wù)職能是針對檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統(tǒng)籌規(guī)劃,只有合理搭配各種信息資源,將各種信息檔案資源運(yùn)用到檔案服務(wù)管理當(dāng)中,建立高效化的服務(wù)模式才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè),同時(shí)建設(shè)者要根據(jù)信息技術(shù)和檔案服務(wù)要求來建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,將各種檔案信息資源有效地納入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中方便用戶的檢索和信息收集。另外,作為檔案信息管理人員,不僅要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識,轉(zhuǎn)變自身的工作思路,還要對各種檔案信息詳細(xì)的分類整理,并建立無紙化檔案信息存儲機(jī)制,對各種紙質(zhì)檔案信息要進(jìn)行電子化處理,將電子化檔案信息存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,及時(shí)地滿足使用者對檔案信息使用的需求,保證檔案信息的及時(shí)共享。最后,作為檔案管理人員也要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),因?yàn)榘殡S著信息技術(shù)的快速發(fā)展,各種各樣的網(wǎng)絡(luò)威脅出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中,檔案管理人員只有緊隨技術(shù)的發(fā)展,跟隨技術(shù)的潮流,掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),才能保障檔案信息的安全,對檔案信息管理體系進(jìn)行有效的維護(hù)方便社會各個(gè)領(lǐng)域檔案查詢需求。
3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要注重電子文件的運(yùn)用
在現(xiàn)代的檔案管理過程中推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè),要注重檔案信息管理體系的數(shù)字化建設(shè)以及軟件開發(fā)。因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)是保障檔案高度共享、及時(shí)存儲的關(guān)鍵所在,而信息管理軟件是保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心。所以在現(xiàn)代檔案信息管理體系的建設(shè)過程中,建設(shè)者要依據(jù)檔案信息高效管理的需求開發(fā)出符合檔案綜合處理的系統(tǒng)軟件,滿足信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。同時(shí),檔案信息管理體系建設(shè)的重點(diǎn)要放在對電子文件的收集歸檔與管理上,既要努力地收集各個(gè)單位和社會各領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件,也要對以前所收集的電子文件進(jìn)行科學(xué)化的分類和系統(tǒng)存儲,與檔案信息數(shù)據(jù)庫系進(jìn)行信息交互,方便檔案信息的及時(shí)存儲。
4 檔案管理人員要將創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理
在檔案管理過程中,除了要注重檔案管理體系的信息化建設(shè)之外,作為檔案管理人員還要將創(chuàng)新的思維融入到檔案服務(wù)的過程中。創(chuàng)新性的檔案利用辦法,要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務(wù)的前提下,充分提升檔案信息的附加價(jià)值,注重檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的軟件建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),通過對各種檔案信息資源進(jìn)行合理的劃分來促進(jìn)檔案信息的合理使用。可以通過建立移動化的檔案信息服務(wù)平臺來促進(jìn)移動檔案信息共享機(jī)制的形成,最大程度上突破時(shí)間和空間的限制,讓廣大用戶可以隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息。同時(shí)作為檔案信息管理人員,還要對各種檔案信息,進(jìn)行有效的分類,加工,整理,不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進(jìn)行綜合,推進(jìn)用計(jì)算機(jī)管理控制系統(tǒng)來對檔案信息進(jìn)行綜合管理,提升檔案管理的信息化水平。
5 建立檔案信息規(guī)范管理機(jī)制
在檔案信息綜合管理體系的建設(shè)過程中,檔案管理人員還要依據(jù)電子檔案信息的綜合使用需求,建立規(guī)范的信息管理機(jī)制。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息服務(wù)理念,新的設(shè)備,新的方法來規(guī)范對業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理,要對原有的檔案信息管理模式從根本上進(jìn)行改變,所以檔案管理人員要調(diào)整檔案管理工作方法,運(yùn)用創(chuàng)新性信息服務(wù)理念來提升檔案管理效率,滿足檔案信息多元使用的需求。同時(shí)檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要制定相應(yīng)的管理制度,標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范檔案管理流程,制定新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),新的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案信息的使用,確保檔案信息高效使用。另外,檔案信息管理部門還要依據(jù)檔案信息化服務(wù)體系建?O招聘具有檔案管理和信息技術(shù)專業(yè)能力的人才從事檔案信息化工作,利用人才的專業(yè)技能推進(jìn)一體化檔案信息管理體系的建設(shè),滿足檔案信息化建設(shè)的需要。對于一些已經(jīng)從事檔案工作的人員來說,檔案管理部門要注重其專業(yè)技能的培養(yǎng),既要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí),也要根據(jù)檔案信息服務(wù)規(guī)范來提升人員的專業(yè)技能,能夠讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理的信息化發(fā)展趨勢以及工作新模式,轉(zhuǎn)變其原有的工作思路,能夠以互聯(lián)網(wǎng)思維來看待檔案工作模式產(chǎn)生的變革,學(xué)會用信息化檔案管理系統(tǒng)來處理各種檔案信息,對各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔,提升檔案信息的共享效率。
6 建立檔案信息共享機(jī)制
在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過程中,檔案管理也要依據(jù)自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機(jī)制。因?yàn)闄n案信息作為集中性的信息使用模式,對各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲就是在滿足社會各單位對以往事件記錄查詢的需求上衍生出的信息保存機(jī)制,所以在檔案館要依據(jù)檔案服務(wù)特點(diǎn)來建立有效的檔案數(shù)據(jù)交互體系,要以集中性的信息共享為基礎(chǔ),通過將各種檔案信息資源進(jìn)行有效的整合來提升信息系統(tǒng)的交互效率,滿足檔案信息及時(shí)傳播,快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數(shù)據(jù)化管理體系實(shí)現(xiàn)高效率精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)圖書信息輸出服務(wù),其數(shù)據(jù)化管理模式的主要思路是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺優(yōu)勢與信息使用端口進(jìn)行數(shù)據(jù)化對接,在保障數(shù)據(jù)化信息共享的前提下將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化模型分析,及時(shí)的了解檔案信息的使用狀態(tài),以此來保障檔案信息的高度共享。
關(guān)鍵詞:廣播電視;創(chuàng)新舉措;檔案管理
1 廣播電視檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 人員在檔案管理中存在的問題
很多單位沒有意識設(shè)置管理崗位給廣播電視行業(yè),他們不認(rèn)為管理檔案對廣播電視的重要性,管理工作是由辦公室部分員工負(fù)責(zé);現(xiàn)階段看來,檔案管理沒有創(chuàng)新性,員工的懶惰性,對管理檔案工作沒有意識,所以在做這項(xiàng)工作的時(shí)候,思路并不清晰,做起來并不得心應(yīng)手,整個(gè)管理檔案的工作也沒有發(fā)揮出員工真正的才能,物品上也會造成不必要的浪費(fèi),無法推動工作對市場的競爭力,效益也達(dá)不到上升效果。
1.2 忽視檔案的管理
國家相關(guān)法指出,實(shí)際工作的檔案管理很重要,企業(yè)要加大力度重視起來并落實(shí)下去,但是實(shí)際情況是,廣電系統(tǒng)內(nèi)部管理中,根本忽視了檔案管理這項(xiàng)工作,并沒有將其作為一項(xiàng)必須執(zhí)行的工作列出,員工的法律意識不強(qiáng),大部分行內(nèi)人員所認(rèn)識的檔案管理就是簡單的文件處理,沒有形成規(guī)范的檔案管理,更沒有相應(yīng)的制度約束。
1.3 不完善的檔案管理制度
沒有健全的管理制度就無法更好的把管理問題執(zhí)行下去,就目前我國廣播電視行業(yè)來看,就存在此類問題。檔案有項(xiàng)基本原則是單位所形成的管理中,要集中管理檔案內(nèi)容,這項(xiàng)基本原則保證單位工作的有序有量進(jìn)行。經(jīng)濟(jì)不斷在發(fā)展,行業(yè)內(nèi)部對檔案管理也要隨時(shí)更新,而廣電行業(yè)在這種情況下并沒有相關(guān)制度約束對檔案的合理化管理。制度不健全或是人員的疏忽、不重視、不按規(guī)章辦事是廣電行業(yè)內(nèi)部人員的弊病。
2 廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措
2.1 完善廣電檔案管理制度
(1)提出工作重點(diǎn),提高信息化管理
廣電檔案和文書檔案的管理不同,廣電的業(yè)務(wù)性要強(qiáng)一些,結(jié)合實(shí)際,內(nèi)容被利用的廣泛,形象鮮活,有一定的靈活性,所以更要緊抓廣電的檔案管理,把廣電檔案管理視為一項(xiàng)重要管理任務(wù)。管理廣電檔案要結(jié)合國家規(guī)定,進(jìn)行全面集中管理。更要盡快完善信息化檔案管理,對內(nèi)部嚴(yán)于管控,提升人員技術(shù),檔案管理一定要有規(guī)劃性,整合各個(gè)渠道的電子文件,合理利用各類媒體所提供的資源,取其長處,舍其不足加以整改,在服務(wù)方向加大力度,合理并高效率的利用這些資源提升檔案管理。
(2)加大力度培養(yǎng)能夠管理檔案的人員
堅(jiān)持以人為本,重點(diǎn)培養(yǎng)一類人才能夠管理廣電檔案,因?yàn)閺V電最核心部分就是檔案的管理,提升個(gè)人素質(zhì)才能提高管理的效率。跟國家管理制度同步,給專職配專人,專人管專職,檔案管理要有固定的管理人員,穩(wěn)定這些管理人員是首要任務(wù)。文件的數(shù)量決定人員的配備,專職和兼職人員如何管理也要分工明確。廣電的檔案管理特點(diǎn)是種類不是單一的,所以管理方式跟傳統(tǒng)的方式有所不同,首先建立一個(gè)強(qiáng)大的管理團(tuán)隊(duì),人員對檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化共同管理,有序有質(zhì)的提高廣電行業(yè)檔案管理素質(zhì),從而提高行業(yè)發(fā)展。
2.2 創(chuàng)新廣電檔案管理
(1)創(chuàng)新管理體制
檔案管理要有一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃,檔案管理機(jī)制是要建立的,而且要不斷的完善,首先規(guī)章制度體系要健全,要建立期限表格,檔案管理工作要有專門人員定期檢查。檔案管理要求要規(guī)范,如有不按規(guī)章制度辦事的要嚴(yán)肅處理。檔案管理內(nèi)部人員要定期開會研討,更完善自身的管理素質(zhì),對待檔案管理內(nèi)容是否負(fù)責(zé),是否盡全力,同時(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)和員工的認(rèn)識,在此條件下,所有人員要為廣電開發(fā)制定檔案的管理制度盡全部責(zé)任,出全部力量。
(2)創(chuàng)新服務(wù)理念
廣電行業(yè)服務(wù)宗旨是客戶,所做的檔案管理的工作目的是為提高服務(wù)質(zhì)量,所以檔案管理工作需要不斷的創(chuàng)新,節(jié)目質(zhì)量也需要不斷的提高,為廣電事業(yè)更好的發(fā)展做基礎(chǔ)。工作中要細(xì)致每一個(gè)環(huán)節(jié),不能有閃失,否則會有巨大的損失在經(jīng)濟(jì)和品牌上。如果廣電檔案有外借情況,相關(guān)人員要第一時(shí)間做好登記,并確認(rèn)何時(shí)歸還,避免不歸還或者丟失的情況給企業(yè)造成不必要的麻煩。管理辦法可采用電子管理,利用掃描二維碼的方式進(jìn)行系統(tǒng)的管理。為提高工作人員對檔案管理的積極性和認(rèn)識都,要大力全面宣傳檔案法,宣傳方式可以根據(jù)實(shí)際情況而定,方法可以多樣,以大到效果為目的,全面發(fā)展檔案管理的工作。
2.3 提升員工創(chuàng)新意識
為和市場更好的銜接和發(fā)展需要,在管理檔案的過程中,廣電人員要持續(xù)不斷提升自我素質(zhì),過去的檔案管理會有很多不足,要丟掉的不科學(xué)舊觀念,緊跟發(fā)展熱潮,不斷創(chuàng)新管理理念,在科學(xué)管理檔案中,積極發(fā)現(xiàn)存在的不足和問題并第一時(shí)間解決。管理過程中,管理人員的職能很重要,管理人員要不斷提升自身素質(zhì),并與市場接軌,要有危機(jī)意識和創(chuàng)新精神,充實(shí)自己,擴(kuò)大知識范圍,管理過程要在人性化的同時(shí)細(xì)節(jié)化、專業(yè)化、全面化。根據(jù)市場制定完善的檔案管理制度,對于管理方面要進(jìn)行定期考核,考核過程要嚴(yán)格、專業(yè)、科學(xué)、通過之后才可以發(fā)放上崗證,上崗制度也要持續(xù)完善。管理人員要有自己的專業(yè)水平技能,并要不斷學(xué)習(xí)、更新知識技能和業(yè)務(wù)水平,企業(yè)應(yīng)不斷注入新鮮血液,給管理檔案的環(huán)境帶來活力,而工作人員應(yīng)做到加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)技能,對基本內(nèi)容學(xué)習(xí)扎實(shí)的同時(shí)學(xué)習(xí)創(chuàng)新技能,對服務(wù)的提升有不斷的更高的要求。
3 展望和結(jié)論
廣播電視現(xiàn)在正在向著此方向一步一步努力前行,廣電的檔案管理工作也在逐步進(jìn)入正軌。在軟件不斷跟新的環(huán)節(jié)上也要跟進(jìn)腳步,使管理更專業(yè)、更有信服度。在管理團(tuán)隊(duì)中,不斷加大建設(shè)力度,重視崗位建設(shè),不斷、有效的提高全體員工的自身素質(zhì)和能力。廣電管理過程一定要以人為本,檔案管理的工作要讓每個(gè)員工得到重視,不要再用老舊的管理方式來延續(xù)到發(fā)展中的模式,因?yàn)檫^去的理念對于發(fā)展中的檔案管理不會有幫助,無法帶來財(cái)富。檔案管理的目標(biāo)是為后續(xù)的所有工作提供有序、有可依據(jù)的資源,所以檔案工作的管理依然是以人為本,落實(shí)創(chuàng)新的工作理念,服務(wù)客戶為主導(dǎo),在檔案工作的內(nèi)容中,基礎(chǔ)的管理體系要完全體現(xiàn)出來,出發(fā)點(diǎn)和目的也要完全在檔案管理過程中體現(xiàn)。
通過上述而言,廣播電視的檔案工作既是一份非常基礎(chǔ)的工作,又是廣播電視發(fā)展的重要環(huán)節(jié),它是貫穿歷史和發(fā)展連接的鏈條,所以所有廣播電視工作人員要時(shí)刻謹(jǐn)記從自我做起,緊抓檔案管理工作,奠定良好基礎(chǔ),才能更好的發(fā)展廣播電視的明天。
參考文獻(xiàn)
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衛(wèi)生部1988年頒布了《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德規(guī)范及實(shí)施辦法》,首次提出為每位醫(yī)務(wù)人員建立醫(yī)德檔案,2007年又出臺了《關(guān)于建立醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評制度的指導(dǎo)意見(試行)》,對醫(yī)德檔案的內(nèi)容、建設(shè)和管理提出明確要求。為了適應(yīng)十后醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)的新特點(diǎn)新要求,2013年河北省衛(wèi)計(jì)委頒布了新版醫(yī)德檔案管理規(guī)定。圍繞如何解讀和執(zhí)行新規(guī)定,做好新版醫(yī)德檔案建設(shè)和管理工作,我們對全省26家醫(yī)院進(jìn)行了調(diào)研。
一、新版醫(yī)德檔案的特點(diǎn)
被調(diào)研醫(yī)院從事醫(yī)德檔案的管理者一致認(rèn)為,做好醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評,是醫(yī)德檔案管理工作的核心和關(guān)鍵。原規(guī)定醫(yī)德考評內(nèi)容和方式比較簡單,較易操作,而新規(guī)定與之相比,有四項(xiàng)明顯特點(diǎn):
1、醫(yī)德檔案內(nèi)容更加豐富和詳盡。規(guī)定了醫(yī)德考評內(nèi)容涉及文明禮貌、因病施治、廉潔行醫(yī)、患者評價(jià)、爭做先進(jìn)等8個(gè)部分,25項(xiàng)考核內(nèi)容,還有25項(xiàng)加分項(xiàng),39項(xiàng)扣分項(xiàng)和13項(xiàng)一票否決項(xiàng)。
2、考評方法更加科學(xué)規(guī)范。由過去每年考評一次,改為季度統(tǒng)計(jì)、半年考核、年終總評。每個(gè)季度各科室需統(tǒng)計(jì)和記錄本科醫(yī)務(wù)人員日常醫(yī)德表現(xiàn)的材料和患者滿意度。管理部門每半年要根據(jù)日常各種考核情況和科室統(tǒng)計(jì)的材料,依照評分標(biāo)準(zhǔn)量化打分。年終總評是醫(yī)院根據(jù)全年得分和自我評價(jià)、科室評價(jià),核定醫(yī)務(wù)人員的年度醫(yī)德考評成績,并確定等級,在院內(nèi)公示后記入醫(yī)德檔案。
3、把醫(yī)德考評全面融入醫(yī)院管理,成為行風(fēng)建設(shè)的有力措施。考評涉及到醫(yī)院所有管理部門,內(nèi)容豐富,涵蓋了行風(fēng)、醫(yī)務(wù)、科研、門診、護(hù)理、人事、藥劑、滿意度調(diào)查、志愿服務(wù)的管理工作。
4、注重醫(yī)德檔案的應(yīng)用。醫(yī)德考評結(jié)果與醫(yī)務(wù)人員年度考核、評先評優(yōu)、定期考核、晉職晉級、崗位聘用、績效工資、獎金等直接掛鉤。
二、三級綜合醫(yī)院醫(yī)德檔案工作現(xiàn)狀
三級綜合醫(yī)院規(guī)模大、實(shí)力強(qiáng)、管理較規(guī)范,醫(yī)德檔案工作也走在前列,發(fā)揮著引領(lǐng)和示范作用。因此,我們把三級綜合醫(yī)院新版醫(yī)德檔案的建設(shè)和管理工作作為研究對象,為全省衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)德檔案工作提供借鑒和參考。
2014年初,我們對河北省的26家三級綜合醫(yī)院進(jìn)行了調(diào)研。其中8家醫(yī)院完全按照新規(guī)定量化評分表開展考評和檔案建設(shè),2013年度考核工作尚未完成。6家醫(yī)院還是沿用了原來模式進(jìn)行檔案管理。6家醫(yī)院嘗試了使用權(quán)力監(jiān)控系統(tǒng)醫(yī)德檔案管理模塊進(jìn)行醫(yī)德檔案的電子化管理。4家醫(yī)院依據(jù)新規(guī)定精神和要求,制定了符合本院實(shí)際情況的實(shí)施方案,完成了考評和檔案管理工作。還有2家醫(yī)院在按照新規(guī)定開展了一段時(shí)間的工作后,由于工作協(xié)調(diào)難度大,轉(zhuǎn)而又采用原來的模式進(jìn)行醫(yī)德考評。
由于是落實(shí)新規(guī)定第一年,各家醫(yī)院還都在摸索,在醫(yī)德檔案的建設(shè)和管理工作中,還存在著一些亟待解決問題:
1、工作量大,耗費(fèi)時(shí)間長。和以前相比,新規(guī)定醫(yī)德考評和檔案管理工作量大增,需要很多人力、精力和較長時(shí)間。有的醫(yī)院三個(gè)月也不能完成一次考評工作,影響了考評時(shí)效性和考評結(jié)果應(yīng)用。
2、協(xié)調(diào)工作多、難度大。由于考評內(nèi)容十分豐富,涉及到全院所有一線科室和各個(gè)管理部門,不是每項(xiàng)考核項(xiàng)目與單個(gè)管理部門一一對應(yīng),有的一項(xiàng)內(nèi)容的考核,需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)配合才能完成。協(xié)調(diào)各個(gè)管理部門在較短時(shí)間內(nèi)一起完成考評工作,非常棘手。
3、需要配備專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。鑒于此項(xiàng)工作實(shí)際情況,應(yīng)配備專人負(fù)責(zé),但26家中只有6家醫(yī)院設(shè)專人負(fù)責(zé),其他醫(yī)院都由黨辦室或行風(fēng)辦工作人員兼管。
4、考評結(jié)果的應(yīng)用有待進(jìn)一步加強(qiáng)。新規(guī)定明確要求考評結(jié)果與醫(yī)務(wù)人員年度考核等直接掛鉤,但有的醫(yī)院沒有具體落實(shí)措施,尤其缺乏與績效工資和獎金掛鉤的措施。
三、醫(yī)德檔案的建設(shè)和管理
通過調(diào)研發(fā)現(xiàn),新版醫(yī)德檔案包含內(nèi)容多,要求高,政策性強(qiáng),工作難度較大。那應(yīng)該如何做好此項(xiàng)工作呢?在調(diào)研中,我們發(fā)現(xiàn)某家省直醫(yī)院緊密結(jié)合醫(yī)院實(shí)際,全面貫徹落實(shí)新規(guī)定的各項(xiàng)要求,制定出切實(shí)可行的實(shí)施方案,工作開展得規(guī)范有序,取得較好效果。對該院的做法進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)和研究,可以為其他醫(yī)院提供借鑒和啟發(fā)。
1、制訂本院的量化評分表。該院對新規(guī)定的考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真研究,厘清每項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)考核的部門,對全部考核內(nèi)容進(jìn)行了拆分、歸類、合并,重新整合成了“爭做先進(jìn)”、“杜絕差錯”、“規(guī)范診療”、“提高技術(shù)”、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”、“患者評價(jià)”、“注重科研”和“廉潔行醫(yī)”等八部分考核內(nèi)容,賦予相應(yīng)基礎(chǔ)分值。明確了每部分內(nèi)容牽頭負(fù)責(zé)考核的部門。該院的量化評分表,考核標(biāo)準(zhǔn)和方法簡潔明了,科室和部門職責(zé)分明。一份評分表,就能完成對一個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員的考核工作。
2、科學(xué)合理的設(shè)定分值。科學(xué)合理的設(shè)定每個(gè)項(xiàng)目的分值,平衡好加分、減分項(xiàng)目權(quán)重,是確保考評結(jié)果公平公正的前提。該院的量化評分表,突出醫(yī)德醫(yī)風(fēng),兼顧醫(yī)療和科研。八部分考核內(nèi)容總基礎(chǔ)分為100分,基礎(chǔ)分值最高的是“患者評價(jià)”20分和“廉潔行醫(yī)”15分,基礎(chǔ)分值最低的為“提高技術(shù)”10分和“注重科研”8分。按照上級規(guī)定,承擔(dān)高層次科研課題、發(fā)表高水平論文、獲得科研獎項(xiàng)和開展新技術(shù)項(xiàng)目,均可獲得很高加分。這樣可能出現(xiàn)即使醫(yī)德醫(yī)風(fēng)得分較低,也可能獲得較高的整體分?jǐn)?shù)。為了避免這種情況,該院規(guī)定了“提高技術(shù)”20分封頂,“注重科研”最高得分16分封頂?shù)霓k法。同時(shí),為了杜絕醫(yī)務(wù)人員誘導(dǎo)患者贈送錦旗、表揚(yáng)信現(xiàn)象的發(fā)生,“患者評價(jià)”35分封頂。
3、制定簡潔明快的考評程序。建立了較為完善的醫(yī)德考評工作機(jī)制,在醫(yī)德考評委員會之下,由各管理部門負(fù)責(zé)人組成了辦公室,日常工作由黨辦室負(fù)責(zé)。各臨床、醫(yī)技科室和相關(guān)管理部門成立了考評小組,明確一名考核員。對每項(xiàng)考評內(nèi)容,在科室日常記錄、考核的基礎(chǔ)上,由職能部門對科室記錄和考核情況進(jìn)行考核和復(fù)核,確保準(zhǔn)確和公平。
實(shí)行科室考核與管理部門考核相結(jié)合辦法。每個(gè)季度結(jié)束后,科室考核員收集整理本科人員日常醫(yī)德表現(xiàn)資料,把患者滿意度記入醫(yī)德檔案。每半年結(jié)束后,科室考評小組根據(jù)本科人員日常醫(yī)德表現(xiàn),按照考評標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算得分,填寫“量化評分表”,經(jīng)科主任審訂簽字后上報(bào)黨辦室。再由黨辦室協(xié)調(diào)相關(guān)管理部門集中“流水作業(yè)”,進(jìn)行考核。有的項(xiàng)目由科室負(fù)責(zé)打分,主管部門審核原始資料后予以修正分值。有的考核內(nèi)容,由牽頭部門會同相關(guān)部門依據(jù)日常檢查和考核情況給出得分。各牽頭部門對每個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德情況進(jìn)行考核和復(fù)核,負(fù)責(zé)人簽字后,交給黨辦室。黨辦室統(tǒng)計(jì)全院醫(yī)務(wù)人員考核總分,填寫醫(yī)院評價(jià),并劃定出優(yōu)秀、良好、一般、較差四個(gè)考評等級,在院內(nèi)進(jìn)行公示,接受監(jiān)督和申訴,一周后記入醫(yī)德檔案。
4、醫(yī)德檔案統(tǒng)一管理。該院有醫(yī)、護(hù)、藥、檢等近2000名醫(yī)務(wù)人員,每人一卷醫(yī)德檔案,一個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德檔案集中存放到一個(gè)檔案盒中,由黨辦室統(tǒng)一存檔和保管,執(zhí)行檔案借閱制度。
5、充分發(fā)揮醫(yī)德檔案的引導(dǎo)、激勵、監(jiān)督和懲戒作用。該院把醫(yī)德考核結(jié)果與個(gè)人利益直接掛鉤。一是與年度考核掛鉤。只有醫(yī)德考評結(jié)果為優(yōu)秀或良好的,年度考核才有評優(yōu)資格,才能參評各種先進(jìn),醫(yī)德考評結(jié)果為較差的,年度考核不合格。二是與職稱晉升掛鉤。上年度考評結(jié)果為較差或本年度有一票否決項(xiàng)目的,不得晉職晉級。三是與崗位聘用掛鉤。在崗位聘用時(shí),要把上年度考評結(jié)果或本年度考評得分作為重要依據(jù)。四是與獎金發(fā)放掛鉤,列出5%的獎金作為醫(yī)德獎懲基金,根據(jù)醫(yī)德考評情況對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行獎懲。五是與醫(yī)師定期考核掛鉤。醫(yī)師定期考核中的職業(yè)道德評定,以醫(yī)德考評結(jié)果為依據(jù)??己酥芷趦?nèi),有一次醫(yī)德考評結(jié)果為較差的,該考核周期即定為不合格。
四、啟發(fā)和思考
新版醫(yī)德檔案的建設(shè)與管理,需要吃透新規(guī)定的精神和要求,緊緊結(jié)合本院實(shí)際情況,制定切實(shí)可行的實(shí)施方案。該院對新規(guī)定的考評標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新拆分、整合和歸類,制作了符合醫(yī)院實(shí)際、職責(zé)分工明確、操作性實(shí)用性強(qiáng)的量化評分表。這是一個(gè)很大膽和實(shí)用的創(chuàng)新,是做好醫(yī)德考評和檔案工作的重要基礎(chǔ)。
事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作,隨著社會信息化程度的加深,檔案管理工作對管理者的要求也在不斷提高。本文分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀,并針對檔案管理者面臨的新形勢提出了相關(guān)舉措。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位;檔案管理;新形勢
0 引言
檔案管理工作具有管理性和服務(wù)性,事業(yè)單位通過對檔案資料的科學(xué)管理,不僅能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供依據(jù),使單位處于高效有序的發(fā)展之中,而且能幫助單位鞏固管理、樹立良好形象。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展,事業(yè)單位改革也提上日程,事業(yè)單位檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作也面臨越來越來的新問題,雖然事業(yè)單位正努力完善檔案管理工作,可是仍然存在許多不足。本文重點(diǎn)分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀,針對檔案管理者面臨的一些新形勢提出了相關(guān)改革策略。
1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
隨著我國網(wǎng)絡(luò)化、信息化的不斷深入,當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題,主要體現(xiàn)在:
1.1 檔案管理制度不健全
常言道:“無規(guī)矩不成方圓”,完善的規(guī)章制度是檔案管理工作高效運(yùn)行的基本保障。當(dāng)前一些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視,檔案管理制度不健全,甚至部分單位根本沒有形成一套正規(guī)的檔案管理制度。在這種情況下,檔案管理工作無章可循,管理方式、管理標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一,檔案管理者往往認(rèn)為只要保證檔案不泄露、不丟失便完成了工作,結(jié)果造成檔案管理混亂、工作效率低下等一系列問題。
1.2 檔案管理技術(shù)和手段缺乏創(chuàng)新
“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”,科技的發(fā)展對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而,當(dāng)前我國在事業(yè)單位檔案管理方面的手段和方法仍然很陳舊,尤其是信息技術(shù)引入不足,還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主,隨著事業(yè)單位信息量的不斷增加,傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅效率低下,而且出錯率高、安全性差,嚴(yán)重制約著檔案管理工作的提高。
1.3 檔案管理人員素質(zhì)相對薄弱
事業(yè)單位擁有一批專業(yè)的檔案管理人員是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。然而當(dāng)前事業(yè)單位檔案意識淡漠,認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)普通的材料整理工作,通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負(fù)責(zé)。而且在事業(yè)單位改革過程中崗位的變動較大,許多有經(jīng)驗(yàn)的員工被調(diào)走,上任的人員大多是新手,沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),工作中管理意識和管理能力都不強(qiáng)。實(shí)際上檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng),需要有專業(yè)知識和專業(yè)修養(yǎng)的檔案管理者來完成,檔案管理者的綜合素質(zhì)也將直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。例如有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視,讓普通文職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作,造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態(tài)度,工作積極性差、工作效率低下,檔案管理極其混亂。
2 完善事業(yè)單位檔案管理工作的新舉措
面對檔案管理中出現(xiàn)的新問題,檔案管理者應(yīng)積極應(yīng)對,努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。具體做到以下幾點(diǎn):
2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)
隨著事業(yè)單位檔案管理工作對管理者的要求不斷提高,檔案管理者要樹立終身學(xué)習(xí)理念,加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),不斷提高自身綜合素質(zhì),從而適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求,力求成為具有高水平的檔案管理人才。檔案管理者一方面要繼續(xù)鞏固檔案管理基礎(chǔ)理論和知識,同時(shí)要加強(qiáng)對檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí),掌握檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)手段,學(xué)會將電子信息技術(shù)和信息檢索工具運(yùn)用到檔案管理之中。此外,檔案管理者還要注重相互之間的經(jīng)驗(yàn)交流,通過交流實(shí)現(xiàn)取長補(bǔ)短。
2.2 強(qiáng)化檔案管理意識
檔案管理不是一項(xiàng)無足輕重的工作,而是具有很強(qiáng)的服務(wù)性,在事業(yè)單位發(fā)展中承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)的重任。檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,切實(shí)從工作態(tài)度和工作質(zhì)量上改善自身的不足。面對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,檔案管理者要樹立檔案管理意識,提高自身職業(yè)道德水平,增強(qiáng)服務(wù)意識、改善服務(wù)質(zhì)量,并在做好本職工作的基礎(chǔ)上力求改革創(chuàng)新,利用新的技術(shù)手段加大對信息資源的開發(fā),使得檔案信息資源的價(jià)值盡可能的發(fā)揮出來,力求成為一名高素質(zhì)的檔案管理者。
2.3 學(xué)會科學(xué)管理檔案
事業(yè)單位檔案管理者要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求,學(xué)會科學(xué)管理檔案資料。對此,檔案管理者首先要定期審查單位檔案,對于過期無效的資料及時(shí)整理清除,以免占用存儲空間,而對于重要部分予以妥善保留。其次,目前仍有許多事業(yè)單位的檔案管理部門只有少量的計(jì)算機(jī)及落后的軟件設(shè)備,這與現(xiàn)代化的發(fā)展水平是不相符合的,落后的技術(shù)水平導(dǎo)致了檔案檢索效率低下,因此事業(yè)單位檔案管理部門要跟上信息時(shí)代的步伐,利用計(jì)算機(jī)、光盤、數(shù)碼相機(jī)等輔的技術(shù)手段提升檔案管理質(zhì)量,及時(shí)更新檔案信息和內(nèi)容,盡可能的為單位提供充實(shí)豐富的新信息,從而促進(jìn)單位的科學(xué)發(fā)展。
3 結(jié)語
總之,隨著事業(yè)單位對檔案管理的不斷重視和完善,檔案管理工作有了一定突破,但是信息技術(shù)的發(fā)展使得愈來愈多的檔案信息資源需要有效管理,于是對事業(yè)單位檔案管理者提出了新的要求。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有重要的意義,檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn),不斷提高自身綜合素質(zhì),努力做好事業(yè)單位檔案管理工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]常秀云.芻議事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2013(17)