時(shí)間：2023-06-06 15:35:05
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信息時(shí)代對(duì)人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)的影響廣泛而深遠(yuǎn)，各行各業(yè)都在適應(yīng)它、利用它，檔案的管理也不例外。筆者就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案如何管理進(jìn)行了探討。
【關(guān)鍵詞】信息資源檔案管理
信息時(shí)代對(duì)人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)的影響廣泛而深遠(yuǎn)，然而從全球互聯(lián)網(wǎng)的誕生到現(xiàn)在，不到20年的時(shí)間。因此，世界各國(guó)，各行各業(yè)都還在努力認(rèn)識(shí)這一新時(shí)代的特征，盡早適應(yīng)它，利用它。我國(guó)從1994年接入互聯(lián)網(wǎng)以來(lái)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，國(guó)家級(jí)4大骨干網(wǎng)絡(luò)即中國(guó)公眾多媒體互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科學(xué)網(wǎng)、中國(guó)金橋信息網(wǎng)先后建成，并通過(guò)電信部門(mén)的4個(gè)出口與互聯(lián)網(wǎng)連接。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要特征的信息時(shí)代，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面、各行各業(yè)都帶來(lái)很大沖擊，而作為人類(lèi)社會(huì)信息資源的檔案也不例外。
1.信息時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇
由于互聯(lián)網(wǎng)具有全球性、開(kāi)放型、交互性、即時(shí)性、綜合性等特點(diǎn)，所以它給檔案室工作帶來(lái)前所未有的機(jī)遇。
1.1實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。資源共享是包括檔案工作在內(nèi)的整個(gè)社會(huì)信息存貯、傳播事業(yè)的理想境界，它將給檔案事業(yè)帶來(lái)深刻影響。經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化與全球化，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的崛起，社會(huì)的信息化和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，勢(shì)必使電子文件與電子檔案在檔案家族中的地位日漸顯赫，使檔案管理的信息化、文獻(xiàn)信息管理的一體化成為時(shí)代的潮流?；ヂ?lián)網(wǎng)作為超越地域和時(shí)空界限的人類(lèi)信息傳播交往空間，隨著檔案館聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，人們都可以利用這種信息資源使得館藏檔案無(wú)形中得到擴(kuò)展，極大地優(yōu)化了館藏資源配置，方便了利用者。
1.2實(shí)現(xiàn)檔案館的職能延伸。館藏檔案信息資源是檔案館利用工作的基礎(chǔ)，檔案工作必須強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能。為此，檔案工作的重心必然向兩個(gè)方向偏移。其一，為了保證檔案資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，檔案工作的信息化必然促使立檔單位自覺(jué)控制文件材料的形成與積累，向科技或文件管理延伸；其二，將檔案信息咨詢(xún)、檔案信息編研、檔案定向服務(wù)和檔案信息傳播作為利用工作的重點(diǎn)，向檔案信息的智能控制延伸。
1.3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化。在我國(guó)信息化的過(guò)程中，各行業(yè)主管部門(mén)和各地區(qū)已經(jīng)建立起各種信息平臺(tái)，它們像“信息高速公路”上奔馳的“汽車(chē)”；為各種信息交流創(chuàng)造了條件。在檔案領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展不僅提供了融多媒體技術(shù)、遠(yuǎn)程傳播和虛擬現(xiàn)實(shí)等在內(nèi)的新型檔案管理手段，并且在很大程度上克服了因檔案信息資源的有限性而造成的信息資源浪費(fèi)等現(xiàn)象，從而為人們更多地獲取信息機(jī)會(huì)和權(quán)力提供了極大的發(fā)展空間。
1.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化。在各種信息管理方面，以各種文件的制作、審簽、運(yùn)轉(zhuǎn)，到檔案的整理與加工，都可以再網(wǎng)絡(luò)上完成，虛擬的檔案管理系統(tǒng)和檔案館已經(jīng)顯示出其綜合、高效、快捷的優(yōu)勢(shì)和強(qiáng)大的信息管理能力，促使檔案工作在檔案管理信息化的同時(shí)，納入現(xiàn)代社會(huì)信息管理系統(tǒng)，形成信息的集成優(yōu)勢(shì)。如果在互聯(lián)網(wǎng)上建成虛擬的檔案館，各檔案館之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享，形成合力，使館藏信息資源配置得到優(yōu)化，不搞重復(fù)建設(shè)，且利用范圍更廣，速度更快，容量更大，而且資金上的投入還可通過(guò)網(wǎng)上廣告燈獲取回報(bào)，有利于解決檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.信息時(shí)代對(duì)檔案管理的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，是一把雙刃劍。它在給檔案工作帶來(lái)難得機(jī)遇的同時(shí)，也使檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
2.1對(duì)檔案工作傳統(tǒng)的文化取向地位構(gòu)成了挑戰(zhàn)。眾所周知，檔案部門(mén)是一個(gè)比較封閉的部門(mén)，長(zhǎng)期以來(lái)受傳統(tǒng)文化取向的制約，形成了固有的服務(wù)模式，原有的繁瑣的手工借還工作方式根本不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要。特別是隨著電子檔案信息的日益豐富，尤其是多媒體檔案信息檢索技術(shù)的應(yīng)用，用戶(hù)快速、全面的查找利用檔案信息對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求。檔案工作在這樣的社會(huì)環(huán)境中要得以發(fā)展，就取決于檔案人員是否能掌握先進(jìn)的信息傳輸技術(shù)，用戶(hù)的檔案信息需求向縱深發(fā)展，便可在信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)終端查詢(xún)巨大的檔案信息資源，并迅速準(zhǔn)確地獲取各種檔案信息。
2.2對(duì)檔案保管利用技術(shù)方面帶來(lái)了挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)向信息深層次的加工處理和信息處理的開(kāi)發(fā)與研究，傳統(tǒng)的文件材料分類(lèi)、組卷，以及卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的抄寫(xiě)被計(jì)算機(jī)技術(shù)所代替。就目前而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)已為檔案的編目和檢索工作帶來(lái)了方便，為利用者提供了快捷、高效的現(xiàn)代化手段。檔案工作要適應(yīng)利用者的需求，就必須轉(zhuǎn)向檔案信息的深層次加工處理，而我們現(xiàn)在所能做的僅是將著錄卡片輸入計(jì)算機(jī)建立了1個(gè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)而已，根本不能解決廣大利用者獲取檔案信息資源的需求。
2.3互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性對(duì)檔案工作傳統(tǒng)的保密方式構(gòu)成了挑戰(zhàn)。建立開(kāi)放的、公眾的檔案信息利用制度是信息時(shí)代的必然。由于檔案文件材料內(nèi)容廣泛，涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等諸方面，在上網(wǎng)過(guò)程中不可避免地觸及諸多的法律問(wèn)題和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的問(wèn)題，較之傳統(tǒng)的管理方式難度要大得多，而檔案保密法規(guī)的不健全，使之保密與控制使用范圍難以掌握，對(duì)如何控制使用范圍缺乏必要的法律依據(jù)和技術(shù)手段。
2.4給檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。搶占制高點(diǎn)是當(dāng)今社會(huì)獲得生存發(fā)展的重要手段。從檔案管理看，由于新技術(shù)的介入，使傳統(tǒng)的檔案工作發(fā)生了深刻變化，這種變化體現(xiàn)在檔案人員的認(rèn)識(shí)上，主要表現(xiàn)在新的技術(shù)手段與落后的管理手段的矛盾。目前，我們?nèi)曰ㄙM(fèi)大量的時(shí)間、精力用于案卷的整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等一系列繁雜的工作中，而對(duì)深層次的檔案信息無(wú)能力、無(wú)時(shí)間去挖掘、加工整理，因此檔案工作人員新知識(shí)新技術(shù)的缺乏成為當(dāng)前急需解決的首要任務(wù)。
3.信息時(shí)代做好檔案工作的對(duì)策
在當(dāng)今時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化和人民生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為人們生活中不可缺少的一部分，檔案工作必須準(zhǔn)確把握這一時(shí)代特征，正視互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，積極尋求合理的對(duì)策。
3.1要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立正確的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)。互聯(lián)網(wǎng)的到來(lái)是現(xiàn)實(shí)，其影響是不可避免的。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)的知識(shí)，認(rèn)清它給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，盡可能熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描與加工等現(xiàn)代化技術(shù)，并在檔案信息加工及傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)方面有所側(cè)重，為檔案工作服務(wù)。只有這樣，檔案工作人員才能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，成為掌握先進(jìn)檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)的有用人才。
3.2檔案工作自身要進(jìn)行調(diào)查，使之不斷適應(yīng)發(fā)展中的信息社會(huì)。在事業(yè)發(fā)展上，應(yīng)按照信息時(shí)代的要求，加大對(duì)檔案工作的投入。在利用服務(wù)方面，應(yīng)突出滿(mǎn)足國(guó)民經(jīng)濟(jì)的需要，從信息資源、信息傳遞等方面進(jìn)行調(diào)查，以提高檔案工作信息服務(wù)的有效性；同時(shí)，不放松基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建設(shè)，以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。在信息日益一體化的今天，更要加強(qiáng)各種類(lèi)型、各個(gè)層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。
3.3加快檔案館信息化進(jìn)程，為檔案工作現(xiàn)代化奠定技術(shù)基礎(chǔ)。重點(diǎn)是抓好檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)化兩大建設(shè)。建庫(kù)應(yīng)結(jié)合檔案信息開(kāi)發(fā)，進(jìn)行合理配制，提高規(guī)范化程度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)使用；應(yīng)立足檔案館群體，開(kāi)展社會(huì)協(xié)作，為社會(huì)提供便捷的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。
3.4加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證網(wǎng)絡(luò)健康發(fā)展。要抓緊制定檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展規(guī)劃和政策，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督和引導(dǎo)。要加快制定網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)，確保依法、規(guī)范發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]黃項(xiàng)飛.對(duì)我國(guó)檔案館特藏建設(shè)的若干思考. 載于《湖北檔案》2004年第七期
一、檔案工作創(chuàng)新面臨的問(wèn)題
1.創(chuàng)新與基礎(chǔ)。工作創(chuàng)新不是憑空想象,創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展,形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn),檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展,形成了獨(dú)具特色的工作體系,這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義,是創(chuàng)新的根基,因此,創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ),要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上,分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì),在發(fā)展中尋求新的突破。
2.創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前,檔案工作仍處于發(fā)展階段,在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中,許多問(wèn)題沒(méi)有解決好,檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門(mén)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí),面向未來(lái),從實(shí)際出發(fā),圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題,在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
3.創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ),借鑒是創(chuàng)新的階梯,創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力,也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí),借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法,又要學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)、其他行業(yè)知識(shí),借鑒其他行業(yè)和專(zhuān)業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則,運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念,在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。
4.創(chuàng)新與實(shí)踐。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力,但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)縹緲的創(chuàng)新,理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn),凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新,都要大力推廣,在實(shí)踐中不斷完善。
二、服務(wù)的創(chuàng)新
1.建立檔案網(wǎng)頁(yè),開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案的內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè),積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。
2.建立“電子文檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合,建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室,是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。
3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了,因此,檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口,在第一時(shí)間將其收集到,并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。
4.開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式,在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
5.開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后,公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域
1.信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜,越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
2.興辦服務(wù)實(shí)體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天,從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者;檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu),還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶(hù)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
1信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容
1.1檔案管理機(jī)制的全面協(xié)調(diào)性創(chuàng)新
在信息化時(shí)代，工作機(jī)制創(chuàng)新應(yīng)該是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時(shí)代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機(jī)關(guān)單位建設(shè)有利于檔案開(kāi)發(fā)和利用的運(yùn)行機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制。由于信息化時(shí)代檔案信息量與以前相比內(nèi)容更加豐富，傳統(tǒng)的檔案工作方法很難全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效收集整理，所以必須全面協(xié)調(diào)地調(diào)動(dòng)相關(guān)單位力量，形成檔案管理工作的有效互動(dòng)機(jī)制。
1.2檔案管理理論與模式的服務(wù)性創(chuàng)新
理論對(duì)于實(shí)踐有重要的指導(dǎo)作用，在工作機(jī)制創(chuàng)新的同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的理論建設(shè)與管理模式的創(chuàng)新研究這項(xiàng)工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用，顛覆了以往傳統(tǒng)的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，這就要求機(jī)關(guān)單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理理論的研究與模式創(chuàng)新的研究。以創(chuàng)新的理論指導(dǎo)實(shí)踐，用檔案工作的理論創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作的有力開(kāi)展，使檔案工作向更高的層級(jí)邁進(jìn)。
1.3檔案管理技術(shù)平臺(tái)創(chuàng)新
要提高信息化時(shí)代檔案管理的工作效率與服務(wù)水平，還要在技術(shù)層面進(jìn)行建設(shè)。以檔案信息資源共享為目標(biāo)的檔案管理工作建設(shè)是一個(gè)有效途徑。不但要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)與理論方面的建設(shè)，還要積極推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以提供一個(gè)開(kāi)放式、全天候、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)為最終目的，這也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的技術(shù)要求。檔案平臺(tái)的建設(shè)真正實(shí)現(xiàn)了資源的共享，簡(jiǎn)化了工作流程。這也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展重要途徑。
2創(chuàng)新檔案管理的策略
雖然信息時(shí)代的到來(lái)大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時(shí)代的特性都對(duì)檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。所以，檔案管理工作人員在應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時(shí)，要以安全性、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)性作為信息時(shí)代檔案管理工作的基本準(zhǔn)則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務(wù)方式都產(chǎn)生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對(duì)常規(guī)的檔案管理運(yùn)作方式進(jìn)行改進(jìn)，在探索和掌握一套適應(yīng)信息技術(shù)的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。
2.1切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式
長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時(shí)代與深化改革的轉(zhuǎn)型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變是的要求愈發(fā)迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域：檔案管理部門(mén)除了要面向?qū)n案有剛性需求的單位與個(gè)人外，還要將服務(wù)受眾細(xì)化，更多更好地提供個(gè)性化的服務(wù)；其次，檔案管理工作要對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，這表現(xiàn)在：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案上線(xiàn)，從而簡(jiǎn)化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門(mén)要積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線(xiàn)收集并有效開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)，以最大限度地縮短數(shù)據(jù)的收集與周期。
2.2創(chuàng)新檔案管理工作流程
在檔案收集層面，要利用多種載體實(shí)現(xiàn)檔案收集。信息化時(shí)代的檔案種類(lèi)、數(shù)量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發(fā)由于檔案形式的變化也發(fā)生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，更多地以縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式保存；在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應(yīng)的檔案管理加工機(jī)制，開(kāi)發(fā)與信息化相適應(yīng)的檔案管理技術(shù)。隨著信息化時(shí)代檔案的保管方法、分類(lèi)方式和傳輸方式發(fā)生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立；在檔案利用方面要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)提高機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)水平與服務(wù)能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強(qiáng)，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用應(yīng)形成完整的供應(yīng)與利用體系，特別是信息時(shí)代大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，為形成一套完整的檔案數(shù)據(jù)利用體系提供了可能。
【關(guān)鍵詞】 信息時(shí)代 高職院校 檔案管理
檔案管理屬于高職院校管理工作的重要內(nèi)容，也是評(píng)估高職院校人才培養(yǎng)水平的重要標(biāo)志。因此，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，做好高職院校檔案管理工作以充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值，對(duì)于提升高職院校的教學(xué)質(zhì)量有著積極的效果。如果從社會(huì)整體來(lái)看，檔案管理工作也是現(xiàn)代社會(huì)不可或缺的一個(gè)部分，高職院校的檔案管理工作是社會(huì)檔案管理的重要組成元素，為了促進(jìn)高校院校檔案管理工作朝著規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展，必須要做好檔案信息化建設(shè)工作。
一、信息時(shí)代對(duì)于高職院校檔案管理工作的影響分析
信息時(shí)代的到來(lái)，為高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了更多的機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性和先進(jìn)性，具體的講，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的意義在于：
1.1可以幫助高職院校更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展
開(kāi)展高職教育工作的主要目的就是為社會(huì)培養(yǎng)出一線(xiàn)技能人才，在社會(huì)的發(fā)展之下，各個(gè)企業(yè)對(duì)于技能型人才也提出了更高的要求，為了滿(mǎn)足企業(yè)需求，國(guó)家也不斷增加相關(guān)的投入，高職院校的建校規(guī)模得到了有效的發(fā)展。高職院校的職業(yè)教育規(guī)模得到了顯著的擴(kuò)大，對(duì)于檔案信息也提出了更為嚴(yán)格的要求。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高職院校的發(fā)展需求了，利用信息技術(shù)提升檔案管理水平可以為高職院校的發(fā)展提供良好的資源支持。
1.2是保證檔案完整性的必然需求
對(duì)于高職院校而言，檔案資料包括科研檔案、學(xué)生檔案、人事管理檔案等，是學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中的寶貴資源，對(duì)于高職院校各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著重大的參考價(jià)值。在傳統(tǒng)工作模式下，有相當(dāng)一部分的檔案采用紙質(zhì)模式來(lái)保存，不僅占據(jù)較大的空間，也很容易出現(xiàn)老化、磨損和丟失問(wèn)題。如果采用信息化檔案即提升了檔案工作的效率，還可以有效保障檔案資源的完整性。
1.3可以滿(mǎn)足檔案開(kāi)發(fā)的需求
傳統(tǒng)檔案管理模式工作的重點(diǎn)是檔案收集和檔案保管，并不關(guān)注檔案的開(kāi)發(fā)和利用，以往的檔案資料在歸檔之后，很少進(jìn)行二次利用，且查找起來(lái)也是十分麻煩的，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，更加無(wú)法充分發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。尤其是人事檔案，這些檔案關(guān)系著人事任免、考核評(píng)定等重要工作，如果全部依靠人工進(jìn)行查找，不僅容易出錯(cuò)，也增加了工作人員的工作壓力。在信息化時(shí)代下，可以將多元化的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，建立起完善的檔案信息資源庫(kù)，這就可以在短時(shí)間內(nèi)檢索出需要的信息，有效提高了檔案管理工作的效率。
二、高職院校檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題
近年來(lái)，各個(gè)高職院校開(kāi)始借鑒高校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作也開(kāi)始朝著制度化和規(guī)范化的趨勢(shì)發(fā)展，但是依然還存在一些問(wèn)題，這表現(xiàn)在幾個(gè)方面：
2.1信息化設(shè)備不健全
在科技水平的發(fā)展之下，各個(gè)高職院校中開(kāi)始普及電腦等設(shè)備，但是，檔案部門(mén)的設(shè)備卻未跟上時(shí)代的發(fā)展速度，部分高職院校依然是采用人工法來(lái)歸納檔案，在人為因素的影響下，很容易出現(xiàn)失誤，影響檔案信息管理工作的系統(tǒng)性。
2.2管理人員水平參差不齊
很多高職院校不重視檔案工作，沒(méi)有嚴(yán)格的把好招聘關(guān)，致使檔案管理人員綜合水平參差不齊，還有部分高職院校為了留住人才，會(huì)安排他們的子女、配偶到學(xué)校的檔案部門(mén)，由于這些人員未接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不全，也不了解檔案管理工作的意義。
2.3服務(wù)觀念落后
通常情況下，檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的溝通聯(lián)系很少，高職院校的檔案管理部門(mén)非常的封閉，與其他部門(mén)之間的溝通嚴(yán)重不足，檔案管理人員思想保守、陳舊，不注重創(chuàng)新，這顯然是不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求的。如果缺乏必備的應(yīng)變能力，是無(wú)法真正為檔案使用者提供支持的。
2.4檔案管理制度不完善
由于部分高職院校辦學(xué)規(guī)模較小，管理模式落后，信息技術(shù)的使用狀況不佳，一直都采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，既沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的先進(jìn)設(shè)備管理檔案，又沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作而針對(duì)性的制定出完善的管理制度，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量也沒(méi)有進(jìn)行特別的規(guī)范要求，致使檔案信息化管理工作的開(kāi)展困難重重。
三、信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑
在信息時(shí)代，各個(gè)高職院校需要改變自身傳統(tǒng)的思想觀念，建立起現(xiàn)代化的管理理念，緊緊抓住信息時(shí)代的發(fā)展步伐，積極應(yīng)用各類(lèi)現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的效果，這可以采用如下的措施：
3.1做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是高職檔案全面實(shí)施信息化的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的第一步，應(yīng)該加以足夠的重視。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)于檔案信息技術(shù)和設(shè)備的要求并不高，但是在信息時(shí)代，這種要求就完全不同了。種種實(shí)踐顯示，在信息時(shí)代，檔案管理工作也變得更加繁瑣與復(fù)雜，需要借助專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)才能夠順利開(kāi)展，這種平臺(tái)包括硬件、軟件兩個(gè)方面，如電腦、掃描儀、應(yīng)用軟件等等，只有配備好足夠的設(shè)備和軟件，才能夠合理的保管、利用和開(kāi)發(fā)檔案信息。鑒于此，各個(gè)高職院校需要增加資金投入，在檔案部門(mén)增添必備的設(shè)備，建設(shè)校園網(wǎng)站與檔案信息平臺(tái)，讓檔案資源可以發(fā)揮出其應(yīng)用的價(jià)值。
3.2加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)
高職院校檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案工作的順利開(kāi)展，目前，很多高職院校的檔案工作人員都不是科班出身，對(duì)于檔案管理知識(shí)缺乏系統(tǒng)、全面的了解，不知道應(yīng)該怎樣的開(kāi)發(fā)與管理檔案，這顯然是無(wú)法提升檔案管理水平的。在信息化時(shí)代，檔案人員不僅要掌握必備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，因此，學(xué)校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，提升他們的信息化意識(shí)，讓他們掌握扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)，提升檔案工作人員的管理水平。
3.3積極利用檔案資源
在信息化背景下，高職院校需要重視檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)，讓檔案資源可以在人事管理、教學(xué)管理上發(fā)揮出更大的作用。在條件許可的情況下，可以建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理網(wǎng)站來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展不同類(lèi)型的服務(wù)，還要及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，在網(wǎng)站中保存，這樣，檔案信息資源的利用就不會(huì)受到外界因素的影響。此外，高職院校還需要制定出辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，加強(qiáng)與其他高職院校之間的合作和交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，加強(qiáng)信息的共享和交換，充分發(fā)揮出每一類(lèi)型檔案的利用價(jià)值。
此外，在信息化時(shí)代，高職院校檔案資源的變化速度是非?？斓模虼?，檔案人員需要及時(shí)的更新和維護(hù)檔案，準(zhǔn)確、完整的錄入各類(lèi)數(shù)據(jù)，重視后續(xù)的檔案更新和維護(hù)，讓檔案工作真正的為高職院校的發(fā)展來(lái)服務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，我國(guó)高職院校檔案古管理為促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展提供了重要資源，應(yīng)將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中來(lái)，促進(jìn)檔案工作建設(shè)與學(xué)校其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展。高職院校作為培養(yǎng)高技能型人才的搖籃，保存了大量、豐富的教育、教學(xué)、科研、管理等不同種類(lèi)的館藏檔案，這些檔案資源只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，高職院校還要大力推動(dòng)檔案管理和服務(wù)模式的創(chuàng)新，更好地為實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)和服務(wù)地方社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]黃夢(mèng)華.淺析信息時(shí)代高職院校檔案管理工作創(chuàng)新[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2012（06）
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；信息化
檔案是記錄人類(lèi)歷史和社會(huì)發(fā)展的寶貴資源，具有重要的保存和研究?jī)r(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)的普及，現(xiàn)代檔案管理也必須改革傳統(tǒng)的手工操作模式，創(chuàng)新管理體制和服務(wù)方式，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案信息的安全可靠。
一、信息時(shí)代我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。根據(jù)調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)造成我國(guó)檔案管理工作信息規(guī)劃設(shè)計(jì)滯后的原因是多方面的：第一，我國(guó)檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權(quán)限等因素?zé)o法在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一設(shè)計(jì)和規(guī)劃?rùn)n案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因?yàn)闄n案的數(shù)字化信息化正在建設(shè)中，處在不斷的發(fā)展變化過(guò)程中，這樣就不好設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，所以導(dǎo)致信息化檔案不夠全面和真實(shí)。對(duì)于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實(shí)現(xiàn)信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當(dāng)?shù)匦姓块T(mén)職能轉(zhuǎn)變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統(tǒng)。
（二）檔案管理服務(wù)手段落后。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)我國(guó)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設(shè)信息高速公路，大背景下我國(guó)檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會(huì)的需要還有很大的距離。我國(guó)檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢(xún)和對(duì)接方面技術(shù)落后，無(wú)法達(dá)到用戶(hù)的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料不按時(shí)歸還的現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和安全性。
（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡(jiǎn)單的工作，但是它需要強(qiáng)烈的責(zé)任心，因?yàn)闄n案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來(lái)支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專(zhuān)業(yè)性，需要檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)才能勝任，目前我國(guó)檔案管理人員很少是科班出身，缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作。
（四）檔案管信息化創(chuàng)新缺少制度保障。檔案資料復(fù)雜、繁多，檔案管理需要科學(xué)制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國(guó)檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化的制度保障，同時(shí)部門(mén)溝通不暢，導(dǎo)致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、信息時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新策略
（一）檔案管理體制要?jiǎng)?chuàng)新。要充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，最重要的是對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源的全面共享。但是目前我國(guó)檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國(guó)檔案信息分割管理造成的，每個(gè)機(jī)構(gòu)在檔案管理上各自為政，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。所以檔案管理創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急是檔案管理體制的創(chuàng)新，對(duì)不同地區(qū)不同結(jié)構(gòu)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。
（二）檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新。首先在檔案收集和上傳方面要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。信息時(shí)代檔案管理的重要一環(huán)是收集和錄入信息，和紙質(zhì)檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題就影響了檔案信息的真實(shí)性，所以工作人員必須充分利用信息技術(shù)，利用程序軟件實(shí)現(xiàn)資源的自動(dòng)化管理，確保檔案信息的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線(xiàn)查詢(xún)服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴(lài)信息技術(shù)帶來(lái)的便捷性和時(shí)效性。傳統(tǒng)檔案管理必須去檔案館室查閱文獻(xiàn)，耗費(fèi)時(shí)間，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新就是要利用信息技術(shù)開(kāi)放檔案查詢(xún)端口，讓人們隨時(shí)隨地使用檔案資源。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。第一，每個(gè)勞動(dòng)者都需要具備一定的職業(yè)道德，檔案管理人員也不例外，愛(ài)崗敬業(yè)、一定的事業(yè)心和責(zé)任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業(yè)道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題并研究解決辦法，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第二，檔案管理有一定專(zhuān)業(yè)性，管理人員必須具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)，關(guān)注社會(huì)變遷和檔案工作的發(fā)展，這樣才能勝任新時(shí)代的檔案管理工作，才能有創(chuàng)新管理的能力。另外，現(xiàn)代社會(huì)各界普遍對(duì)人才提出了創(chuàng)新要求，檔案管理人員也要有一定創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，破除陳舊觀念和成規(guī)，用創(chuàng)新的方式解決工作中遇到的各種問(wèn)題。
（四）加強(qiáng)制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因?yàn)橹贫炔煌晟?，管理不?guī)范，容易造成檔案機(jī)密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進(jìn)行檔案信息化管理創(chuàng)新的同時(shí)必須高度重視檔案資源的安全問(wèn)題。相關(guān)部門(mén)要建立科學(xué)嚴(yán)密的管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全建設(shè)，確保我國(guó)檔案信息的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
在現(xiàn)代社會(huì)信息成為重要的社會(huì)資源，人們對(duì)信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)的重要資料。各級(jí)檔案館室要順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，利用信息技術(shù)帶來(lái)的巨大的基于創(chuàng)新檔案管理，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。
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[關(guān)鍵詞] 檔案管理；創(chuàng)新；信息時(shí)代
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062
[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03
0 前 言
檔案是單位工作的第一手參考材料，真實(shí)記錄了工作及歷史的情況，為單位的各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供備查的依據(jù)，是管理工作的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)得以普及應(yīng)用，極大地改變了知識(shí)信息的傳播與交流方式，社會(huì)已然進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息化時(shí)代中，人們的生活發(fā)生了巨大改變，人們獲取信息與知識(shí)的途徑也得以不斷拓展，檔案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息時(shí)代的沖擊，面臨著較大的挑戰(zhàn)，只有與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，才能順應(yīng)時(shí)代的要求，充分發(fā)揮出其本身應(yīng)有的作用。隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的一個(gè)必然方向，因此對(duì)案管理信息化建設(shè)的價(jià)值意義進(jìn)行首要的分析是關(guān)鍵，只有在一定程度上提高人們對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)，提高人們的關(guān)注度，才可以讓人們不斷去認(rèn)識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題，以糾正其存在的不足。本文將對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)一步分析，并深入研究當(dāng)前我國(guó)實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，以從根本上提高對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理。
1 信息化時(shí)代下檔案管理的價(jià)值
檔案管理的信息化建設(shè)主要指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，讓檔案的生成速度得到非常顯著地提高，在不同類(lèi)檔案中實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的檔案、資料實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理，讓使用者可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查詢(xún)或者更好的對(duì)檔案使用，以此全面發(fā)揮好檔案作用的目的。在企事業(yè)單位中，實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)信息化，也是實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的必然發(fā)趨勢(shì)，讓其檔案的管理工作內(nèi)容信息量變得更大、事實(shí)性增強(qiáng)，以及提高了更新的速度等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。但是在企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程下，最關(guān)鍵性工作就是要保證檔案內(nèi)容的完整性和安全性，以便于相關(guān)部門(mén)可以快速便捷地使用與查詢(xún)檔案。這樣的管理方式比以往的檔案管理有了一個(gè)質(zhì)的飛躍?？梢哉f(shuō)以后的檔案管理將會(huì)是更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與科學(xué)化。
信息化時(shí)代下檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，一方面通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)信息的二次加工，可以有效的縮短檔案的加工時(shí)間，以此提高信息的有效性。尤其是對(duì)原始檔案資料的保護(hù)更加有利，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行掃描，以電子文檔的形式做好保存工作，方便工作人員以極快的時(shí)間進(jìn)行調(diào)閱使用。這與以往傳統(tǒng)檔案管理模式相比，杜絕了過(guò)去檔案原件過(guò)多被借閱而可能出現(xiàn)的損壞或丟失的情況發(fā)生，從而更好的保護(hù)原始檔案資料。尤其近年來(lái)，計(jì)算機(jī)的發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)出來(lái)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的著錄、分類(lèi)整理與調(diào)整，從勞動(dòng)強(qiáng)度與難度方面都大大減少檔案管理人員的工作，還提高了對(duì)檔案管理工作的效率，大大改善了檔案的歸檔方式。另一方面檔案管理的信息化建設(shè)是一次性投入資金就可以完成的，而達(dá)到的目的就是無(wú)數(shù)次的獲得結(jié)果。采取信息加工的方式，可以補(bǔ)檔案管理過(guò)程中存在的資金缺乏的問(wèn)題。同時(shí)進(jìn)行信息化的建設(shè)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出的一些不足，尤其是利用計(jì)算機(jī)軟件可以把檔案信息更加快速及時(shí)的錄入、檢索和提取，最顯著的改變就是省去了大量存儲(chǔ)空間、以及縮短了對(duì)檔案檢索查閱時(shí)間等，讓檔案資料的利用率與檔案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立檔案的信息化的優(yōu)勢(shì)就是利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，把信息成果及時(shí)在相關(guān)網(wǎng)站中公布，讓人們可以隨時(shí)關(guān)注一些新情況，新變化。
2 信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀
首先，在長(zhǎng)期思想理念的影響下，檔案管理的管理理念仍比較落后，仍存在重保管、輕利用的思想，檔案管理還是以保管為目的、以案卷不丟失為思想意識(shí)，比較安于現(xiàn)狀的思想意識(shí)較深，檔案管理工作停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開(kāi)放意識(shí)淡薄，創(chuàng)新意識(shí)不足，思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代的步伐。
其次，檔案管理機(jī)制較為陳舊。大多數(shù)單位的檔案管理工作的內(nèi)容較為單一，檔案管理內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制不盡合理，工作人員的工資福利待遇不高，其工資分配與實(shí)際工作量、工作能力、工作方法、管理人員的素質(zhì)不對(duì)稱(chēng)，也沒(méi)有建立起行之有效富有針對(duì)性的考核制度，致使檔案管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)及市場(chǎng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)自身的工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，工作積極性不高，責(zé)任感不強(qiáng)，工作中表現(xiàn)散漫，敷衍了事，缺乏創(chuàng)造性，管理工作低效被動(dòng)。
再次，檔案的利用率不高。檔案管理工作在單位各項(xiàng)工作中起著重要的輔助作用，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分發(fā)揮檔案的作用，為單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。而當(dāng)前大多數(shù)單位由于對(duì)檔案工作重視不足，意識(shí)不高，導(dǎo)致檔案工作的主動(dòng)性、針對(duì)性和時(shí)效性不強(qiáng)，甚至?xí)r有發(fā)生檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔移交不及時(shí)等狀況，檔案利用率不高。
3 信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新路徑
檔案事業(yè)的發(fā)展出路關(guān)鍵在于創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個(gè)民族發(fā)展的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是推動(dòng)檔案工作發(fā)展的原動(dòng)力。在當(dāng)今信息化社會(huì)環(huán)境下，社會(huì)衍生的信息和社會(huì)對(duì)信息的需求呈幾何數(shù)量的增加，這對(duì)要利用檔案信息為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的檔案工作提出了一個(gè)非常殘酷的考驗(yàn)，只有全面l揮好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理與傳輸信息速度快、自動(dòng)化程度高、可控性強(qiáng)、信息共享面廣等優(yōu)勢(shì)，才可以全面的滿(mǎn)足社會(huì)需要。尤其是隨著各種高科技出現(xiàn)的層出不窮，如內(nèi)存盤(pán)，光盤(pán)、芯片等新型記錄載體、介質(zhì)的出現(xiàn)，讓檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)變得更加的多樣化，這樣以前以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面被弱化了。而電子文檔的出現(xiàn)，也改變了對(duì)文件的存檔，歸檔，提取方式，也意味著檔案的管理和利用，以及服務(wù)的理念、機(jī)制、手段和模式等要跟著當(dāng)前最前沿的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時(shí)創(chuàng)新。
3.1 管理理念的創(chuàng)新
在全球化與信息化時(shí)代下，知識(shí)以爆炸性的形式增長(zhǎng)，人們對(duì)檔案資料及信息的需求越來(lái)越高，要求檔案信息的種類(lèi)更為豐富，提升獲取檔案的速度更快等，檔案管理只有不斷創(chuàng)新管理理念，才能順應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要。
首先，要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)組織學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案文件，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作這項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作的重要意義，并根據(jù)單位實(shí)際，制定出切實(shí)可行的檔案制度，從上到下加強(qiáng)落實(shí)，保證檔案形成的各項(xiàng)環(huán)節(jié)都能順利開(kāi)展。
其次，改變以往“等、靠、要”、安于現(xiàn)狀的思想意識(shí)，以服務(wù)的理念來(lái)指導(dǎo)工作，改變以往等待用戶(hù)上門(mén)查詢(xún)的狀況，以主動(dòng)、公開(kāi)、直接、超前的服務(wù)工作主動(dòng)地貼近用戶(hù)，關(guān)注用戶(hù)的需求，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的落后觀念，以滿(mǎn)足用戶(hù)的需求作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，圍繞用戶(hù)需求進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用、編研等工作的創(chuàng)新和重構(gòu)。
再次，信息時(shí)代下，檔案管理工作人員應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，不斷擴(kuò)展檔案工作服務(wù)的視野，提升服務(wù)創(chuàng)新的能力，更新服務(wù)方式，豐富服務(wù)的手段，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用服務(wù)功能。
3.2 管理機(jī)制的創(chuàng)新
信息時(shí)代下，檔案管理應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，不斷創(chuàng)新管理體制，以充分發(fā)揮檔案的利用率，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)于社會(huì)、單位業(yè)務(wù)的功能。
首先要?jiǎng)?chuàng)新人才機(jī)制。人才是檔案管理工作創(chuàng)新的核心資源，是檔案管理工作的行為主體，信息時(shí)代對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍提出了更高的要求，而檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)也對(duì)檔案工作的創(chuàng)新起著關(guān)鍵的作用。人才機(jī)制的創(chuàng)新需要檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案工作實(shí)踐的發(fā)展，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)教育，完善人才培養(yǎng)機(jī)制，提升人才培養(yǎng)的實(shí)踐性及前瞻性。與此同時(shí)，在部門(mén)內(nèi)部營(yíng)造人盡其才的創(chuàng)新氛圍，不以資歷論成敗，重視人才的潛力，促進(jìn)人才的發(fā)展。
其次，要?jiǎng)?chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入到檔案管理部門(mén)當(dāng)中，為部門(mén)的用人管理注入生機(jī)，在檔案管理的各項(xiàng)關(guān)節(jié)中開(kāi)展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，以充滿(mǎn)生機(jī)與活力的競(jìng)爭(zhēng)協(xié)調(diào)氛圍，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的效率，促使檔案管理人員不斷進(jìn)取，努力提升自身的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以順應(yīng)信息時(shí)代的需要。
再次，創(chuàng)新懲獎(jiǎng)機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理與考核，考察檔案管理人員在工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著且具有創(chuàng)造性的工作人員以積極正向的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些工作態(tài)度、責(zé)任感一般的人員以適當(dāng)?shù)亩酱?，?gòu)建檔案部門(mén)內(nèi)部良好的工作氛圍，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展，全面提升檔案管理的水平。
3.3 管理手段的創(chuàng)新
信息時(shí)代下，檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新管理的手段，從而提升檔案管理的工作效率、管理水平及服務(wù)質(zhì)量。
首先，充分借鑒并利用現(xiàn)當(dāng)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)，發(fā)展，形成科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。
其次，充分利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)手段、設(shè)備、技術(shù)成果、管理工具，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水準(zhǔn)，為檔案管理工作注入先進(jìn)的技術(shù)力量。例如充分單位內(nèi)部網(wǎng)站制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，或是利用現(xiàn)代技術(shù)歸檔電子文件，在網(wǎng)頁(yè)上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，匯編相關(guān)檔案管理專(zhuān)題，開(kāi)展供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)、在線(xiàn)咨詢(xún)、信息交流等多種服務(wù)方式，提升檔案的利用率。充分利用現(xiàn)代化及多樣化的服務(wù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作及服務(wù)的全面性，促進(jìn)檔案管理走向更高的層次、水平，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的自我價(jià)值，增加檔案部門(mén)的信息容納量，有效提升檔案管理工作的效率。
4 結(jié) 語(yǔ)
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的一大趨勢(shì)，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。也可以說(shuō)檔案信息化建設(shè)是新世紀(jì)檔案工作賦于的嶄新內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。面對(duì)落后的檔案管理理念，重保管、輕利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，]架借閱的層次上，開(kāi)放意識(shí)淡薄，創(chuàng)新意識(shí)不足，思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代的步伐，這些都會(huì)阻礙檔案管理的健康發(fā)展，因此需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與意義進(jìn)行分析，同時(shí)對(duì)于存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，并研究探討當(dāng)前我國(guó)實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，從根本上提高信息時(shí)代檔案管理工作的效率與效困。
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[中圖分類(lèi)號(hào)]：G25 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A
[文章編號(hào)]：1002-2139（2014）-06--01
高校圖書(shū)館檔案管理的作用檔案管理是圖書(shū)館工作與服務(wù)的基礎(chǔ)和保證。在圖書(shū)館的檔案中，保存著各項(xiàng)工作的原始記錄，是最真實(shí)可靠的信息，為高校的發(fā)展做了最清晰的記錄，同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案的數(shù)量激增，檔案的數(shù)量也是巨大的，有很多高校的檔案管理工作還存在著很多的問(wèn)題。在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，要更加重視高校圖書(shū)館的檔案建設(shè)工作。
一、高校圖書(shū)館檔案的特點(diǎn)
高校的圖書(shū)館中的文檔主要分為二大類(lèi)一個(gè)是文件檔案，一個(gè)是文書(shū)檔案。對(duì)這兩類(lèi)不同的檔案要進(jìn)行分別的管理，這樣才能適應(yīng)在信息化時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理。我們先來(lái)了解這兩類(lèi)檔案的特點(diǎn)，然后再根據(jù)其特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的管理工作。
首先是文件檔案的特點(diǎn)，文件檔案主要是指，由學(xué)校的上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的關(guān)于圖書(shū)館的日常事務(wù)以及管理方面的相關(guān)政策性的文件，這些文件具有相當(dāng)?shù)闹匾?，和針?duì)性，另外還具有一定的保密性。
第二是文書(shū)檔案的特點(diǎn)，文書(shū)檔案來(lái)源于高校的圖書(shū)館，是自身的一種文件。是人們?cè)趫D書(shū)館開(kāi)展的提倡工作和各種活動(dòng)中形成的文書(shū)的記錄，由于一定的目的需要保存下來(lái)，比如會(huì)議的記錄，會(huì)以的相關(guān)決定，人事方面的材料，財(cái)產(chǎn)的相關(guān)記錄文檔，以及收發(fā)的文集，照片錄音等各種具有保留價(jià)值的文件等。這些文檔檔案內(nèi)容比較豐富，涉及高校工作的方方面面，比如有圖書(shū)館的文獻(xiàn)典籍，珍貴的歷史遺留物，以及借閱登記的記錄等等；另外，這些資源保留的時(shí)間較長(zhǎng)，有些檔案的內(nèi)容甚至是永久保存的。這些也體現(xiàn)的圖書(shū)館檔案價(jià)值的珍貴性。
在信息化時(shí)代，高校圖書(shū)館的管理工作也要跟上時(shí)代的發(fā)展，在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的管理需要精細(xì)化的管理，需要對(duì)這些檔案資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，把這些檔案要建立起索引系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)要落實(shí)在信息化的系統(tǒng)中。同時(shí)還需要相關(guān)的人員來(lái)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，要有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)管理的工作。
二、高校圖書(shū)館檔案存在的問(wèn)題
目前階段，我國(guó)的高校圖書(shū)館檔案管理工作還很之后，在數(shù)字化建設(shè)方面還有很多工作需要改進(jìn)。信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。
首先是圖書(shū)館檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢。很多高校的圖書(shū)館檔案管理工作還停留在紙質(zhì)化辦公階段。很多的資料還是紙質(zhì)的文檔，沒(méi)有進(jìn)行電子化的處理，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。這樣就造成了數(shù)據(jù)的丟失風(fēng)險(xiǎn)加大了，也不利于資料的查找工作。更嚴(yán)重的是很多高校還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，這些學(xué)校多半是基礎(chǔ)設(shè)施還不完善，關(guān)于圖書(shū)館檔案的管理工作就更沒(méi)有多余的精力來(lái)治理。還有些學(xué)校的圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，沒(méi)有充分利用起來(lái)這些系統(tǒng)，主要表現(xiàn)是基礎(chǔ)資料沒(méi)有在系統(tǒng)中落實(shí)，系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)工作沒(méi)有做到位，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，另外就是人員素質(zhì)沒(méi)有跟上數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展，人員與系統(tǒng)的配備情況不吻合。這些方面的問(wèn)題對(duì)信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書(shū)館檔案管理工作的進(jìn)行。
第二是圖書(shū)館檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)。有些高校的圖書(shū)館檔案進(jìn)行了數(shù)字化的建設(shè)，其成果也是顯著的。這些圖書(shū)館檔案資源是極其豐富和寶貴的，他們本應(yīng)該為在校師生的科研和教學(xué)工作提供更多的便利，但是實(shí)際情況卻讓人不容樂(lè)觀。由于學(xué)校對(duì)這些資源沒(méi)有進(jìn)行必要的宣傳工作，導(dǎo)致很多師生對(duì)自己學(xué)校的圖書(shū)館檔案資源不甚了解，他們還在苦苦尋找資料，而這些資料就在自己學(xué)校的圖書(shū)館里面被深深地埋藏。對(duì)圖書(shū)館檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)，這樣就造成了很大的資源浪費(fèi)。
三、信息化時(shí)代高校圖書(shū)館管理工作的創(chuàng)新措施
在數(shù)字化的信息時(shí)代，根據(jù)高校圖書(shū)館檔案的這些特點(diǎn)，要改進(jìn)對(duì)其的管理工作。這些改進(jìn)和創(chuàng)新的工作對(duì)信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作是十分必要的。主要有以下幾個(gè)方面的創(chuàng)新措施：
首先是加速高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；對(duì)于一些還沒(méi)有對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的學(xué)校來(lái)說(shuō)，其當(dāng)務(wù)之急是要進(jìn)行高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)自身的數(shù)字化建設(shè)工作，努力完善圖書(shū)館檔案管理的信息化系統(tǒng)。這是對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有這個(gè)圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，就無(wú)從談起對(duì)圖書(shū)館檔案的信息化管理。
第二是加強(qiáng)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的人員配備；有了這個(gè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)，還要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的配備和培訓(xùn)。要有與系統(tǒng)相匹配的人員來(lái)對(duì)高校的圖書(shū)館檔案系統(tǒng)進(jìn)行良好的管理，這樣才能充分發(fā)揮高校圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)的作用，為師生提供更多更好的服務(wù)。其中對(duì)人員的培訓(xùn)工作尤為重要。
第三是完善檔案信息的安全管理。在信息化時(shí)代，信息的安全工作要引起學(xué)校的足夠重視。既然這些圖書(shū)館檔案資料是寶貴的，就要注重對(duì)這些資源安全性的保障工作。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；創(chuàng)新路徑
檔案管理現(xiàn)代化有利于突出其服務(wù)功能，為檔案需求者提供更快捷、更精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)，是促進(jìn)檔案資源高效應(yīng)用的重要途徑。檔案通過(guò)文字、圖像等記錄了歷史資料，這些珍貴的資料有著不可估量的價(jià)值。通過(guò)檔案那個(gè)了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化、政策制度的演變，社會(huì)發(fā)展的過(guò)程等，是完善組織管理、優(yōu)化人事制度、制定發(fā)展決策中不可或缺的信息支持。在現(xiàn)代化檔案管理中，需要進(jìn)一步體現(xiàn)其便捷性、客觀性、完善性特點(diǎn)，為現(xiàn)代化檔案管理探索新途徑。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵與構(gòu)成要素
（一）檔案管理現(xiàn)代化的含義
現(xiàn)代化的檔案管理以現(xiàn)代管理理論為基礎(chǔ)，依托高科技元素和現(xiàn)代化管理手段，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，激發(fā)檔案從業(yè)人員的崗位積極性。利用現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理逐漸向智能化方向發(fā)展，增加管理效益。在現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中，能夠體現(xiàn)出超大信息量、超小使用空間的理念，針對(duì)海量信息實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，一改長(zhǎng)期以來(lái)紙質(zhì)檔案管理模式，增加管理的準(zhǔn)確性和便捷性。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，融合現(xiàn)代管理模式，有利于檔案管理質(zhì)量邁上新臺(tái)階。
（二）檔案管理現(xiàn)代化的構(gòu)成要素
現(xiàn)代化的檔案管理需要具備五項(xiàng)要素。①全國(guó)性的檔案管理平臺(tái)，對(duì)管理硬件進(jìn)行升級(jí)，從而為檔案的信息化管理創(chuàng)造良好條件。②管理模式需要進(jìn)一步規(guī)范，根據(jù)市場(chǎng)需要、行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀等進(jìn)行充分調(diào)研，針對(duì)調(diào)研結(jié)果對(duì)管理模式做出改革創(chuàng)新。③針對(duì)檔案資源進(jìn)行補(bǔ)充和完善，充分發(fā)揮其決策依據(jù)的重要價(jià)值。④在信息系統(tǒng)建設(shè)中持續(xù)完善，加強(qiáng)不同區(qū)域檔案系統(tǒng)的兼容性能。⑤優(yōu)化檔案管理人才機(jī)制，建設(shè)高水平、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。
二、現(xiàn)代化檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
早在二十世紀(jì)八十年代，就已經(jīng)開(kāi)始對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，時(shí)至今日，已經(jīng)形成了完善的行業(yè)管理體系。但是，檔案管理相對(duì)復(fù)雜，內(nèi)部管理呈現(xiàn)分散、多頭特點(diǎn)，這些問(wèn)題為在一定程度上增加了檔案管理的難度。一些單位在檔案管理當(dāng)中各自封閉，尚未形成檔案信息的交互共享。雖然近年來(lái)檔案管理逐漸與國(guó)際管理模式接軌，但是綜合功能仍較為單一，尚未建立統(tǒng)一的管理和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)不夠完整，檔案信息尚未實(shí)現(xiàn)共享機(jī)制。政府對(duì)于檔案管理尚未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就是管理過(guò)程中盲目性增加，上述問(wèn)題造成了檔案管理能效下降、質(zhì)量不佳。
（二）缺乏高級(jí)管理專(zhuān)業(yè)人員
當(dāng)前，在檔案管理人員當(dāng)中主要有三種類(lèi)型，普通管理者、輔助管理者、高級(jí)管理者。檔案現(xiàn)代化管理模式的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于更多高級(jí)管理者投入帶管理事業(yè)當(dāng)中，這些高素質(zhì)的管理人員除專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬外，還具有先進(jìn)的政治覺(jué)悟，對(duì)國(guó)家政策有良好的領(lǐng)悟力，在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域表現(xiàn)突出。從當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)情況來(lái)看，不少管理人員學(xué)歷較低，綜合素質(zhì)還有待進(jìn)一步提高。由于人才限制，導(dǎo)致不少檔案管理的新理念、新技術(shù)不能及時(shí)引入工作當(dāng)中，不利于檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。
（三）檔案管理投入不足
經(jīng)費(fèi)不足已經(jīng)成為制約現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的主要因素。一些主觀領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理改革的必要性認(rèn)識(shí)不足，在資金支持方面缺乏持續(xù)性和穩(wěn)定性，現(xiàn)代辦公設(shè)施未能及時(shí)引進(jìn)到位。硬件投入不足造成工作效率難以提高，在工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題不能得到及時(shí)解決，進(jìn)而影響了檔案管理改革的可持續(xù)發(fā)展。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議
（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
在現(xiàn)代檔案管理中，需要構(gòu)建起完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，依托現(xiàn)代科技支持，實(shí)現(xiàn)行業(yè)管理的細(xì)化分工。在現(xiàn)代信息技術(shù)支持下，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，在信息管理當(dāng)中體現(xiàn)出協(xié)調(diào)一致特點(diǎn)。在檔案數(shù)據(jù)管理、信息共享、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中，構(gòu)建起統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理走向科學(xué)化和規(guī)范化。檔案管理者要積極轉(zhuǎn)變管理理念，盡快落實(shí)各項(xiàng)管理指標(biāo)，進(jìn)而形成統(tǒng)一發(fā)展、協(xié)調(diào)共進(jìn)的良好發(fā)展格局。
（二）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代化檔案管理需要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，需要在日常工作中強(qiáng)化現(xiàn)代意識(shí)，引入科學(xué)發(fā)展觀，利用先進(jìn)的現(xiàn)代科技探索更有效率的管理手段，積極改變陳舊的管理模式，在檔案管理當(dāng)中凸顯服務(wù)意識(shí)，將服務(wù)作為檔案管理改革的重要內(nèi)容，體現(xiàn)出人性化管理特點(diǎn)。在工作中將理論與實(shí)踐相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理向現(xiàn)代信息化方向發(fā)展。
（三）加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要有高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，作為檔案管理人員，需要結(jié)合工作創(chuàng)新需要不斷自我提升，實(shí)現(xiàn)管理人才的進(jìn)一步優(yōu)化。同時(shí)還需要積極引入外部人才，尤其是復(fù)合型人才。提供培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)等方式，促使檔案管理工作者不斷提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其吃苦耐勞的職業(yè)精神，在工作中體現(xiàn)出銳意進(jìn)取、服務(wù)創(chuàng)新的新理念，進(jìn)一步優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，構(gòu)建起綜合素質(zhì)過(guò)硬、專(zhuān)業(yè)能力突出的檔案管理團(tuán)隊(duì)。
結(jié)語(yǔ)
在現(xiàn)代科技與管理技術(shù)不斷優(yōu)化的大環(huán)境下，檔案管理逐漸走向現(xiàn)代化。在檔案管理工作中需要緊跟時(shí)代步伐，積極學(xué)習(xí)、主動(dòng)實(shí)踐，在工作中融合管理意識(shí)和安全意識(shí)，提高工作效率。在各級(jí)政府主導(dǎo)下建立起覆蓋全國(guó)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，依托信息平臺(tái)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)傳遞，促進(jìn)管理隊(duì)伍的優(yōu)化升級(jí)，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)不斷探索實(shí)踐。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國(guó)家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動(dòng)，檔案數(shù)量隨之也增長(zhǎng)非?？?， 檔案的變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對(duì)高職院校的檔案信息資源進(jìn)行高效的管理？如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化建設(shè)？我認(rèn)為計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)代檔案管理是大勢(shì)所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個(gè)學(xué)生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。在這些高職院?？磥?lái)，學(xué)生數(shù)量，以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才是第一位的，在他們的意識(shí)形態(tài)中根本沒(méi)有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會(huì)對(duì)學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到任何的影響，進(jìn)而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認(rèn)識(shí)主要體現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面，同時(shí)在學(xué)校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)檔案管理工作具有比較強(qiáng)的意識(shí)，這些員工對(duì)檔案管理工作都有明確的認(rèn)識(shí)。因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時(shí)也是默默無(wú)聞的工作，根本沒(méi)有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認(rèn)為，檔案管理員的工作就是進(jìn)行檔案管理，而與自己沒(méi)有任何關(guān)系；有的同志對(duì)檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實(shí)際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。
1.2 檔案管理機(jī)制和方法比較落后。學(xué)院的檔案分為：干部人事檔案、文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案等幾大類(lèi)。按理說(shuō)這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學(xué)校，都沒(méi)有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個(gè)教師的人事檔案要在組織部門(mén)或人事部門(mén)或辦公室去查詢(xún)；查這個(gè)教師的教學(xué)情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲的材料，又要在教務(wù)處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實(shí)性。檔案材料形式單一，未實(shí)現(xiàn)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價(jià)值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進(jìn)行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實(shí)現(xiàn)。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動(dòng)比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動(dòng)等，另外，對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財(cái)力等。
1.4 有待實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會(huì)受到嚴(yán)重的沖擊。電子化檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，其在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)還沒(méi)有得到充分的展示。當(dāng)前學(xué)校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書(shū)寫(xiě)速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。在高校數(shù)據(jù)庫(kù)中，如果現(xiàn)代化設(shè)備和電子信息技術(shù)沒(méi)有應(yīng)用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱(chēng)謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當(dāng)前，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對(duì)于自動(dòng)化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒(méi)有真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。
2 檔案管理工作建設(shè)中的對(duì)策
2.1 對(duì)檔案工作加強(qiáng)管理，強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度對(duì)檔案館進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進(jìn)而使檔案工作為學(xué)院發(fā)展提供服務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建設(shè)檔案的意識(shí)，對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)工作通過(guò)檔案資料進(jìn)行處理和規(guī)劃，進(jìn)而為檔案工作奠定基礎(chǔ)；在檔案管理工作的過(guò)程中，需要全體教職工積極配合，進(jìn)而使檔案管理工作落到實(shí)處，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，進(jìn)而滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要。最大限度地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持，真正意識(shí)到檔案工作的重要性，同時(shí)將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進(jìn)行同時(shí)布置，同時(shí)檢查，同時(shí)驗(yàn)收。另外，要不斷鞏固和強(qiáng)化教職工的檔案管理意識(shí)，從思想和行動(dòng)兩個(gè)方面，讓他們真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)院和個(gè)人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進(jìn)而在實(shí)際行動(dòng)中，主動(dòng)配合檔案部門(mén)的各項(xiàng)工作，積極的參與到學(xué)院檔案建設(shè)中去。
2.2 建立和完善規(guī)章制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，同時(shí)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開(kāi)展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過(guò)制度進(jìn)行管理，那么就會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔處理，實(shí)施檔案管理細(xì)則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進(jìn)而為檔案資料的長(zhǎng)期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂(lè)于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務(wù)、有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以及使用計(jì)算機(jī)的能力等。學(xué)院通過(guò)不定期的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理知識(shí)、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學(xué)院的檔案管理水平。
2.3 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機(jī)構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開(kāi)展工作。原來(lái)的手寫(xiě)、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，而且還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應(yīng)的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)。管理人員必須努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個(gè)信息化的社會(huì)，這不僅提高了辦事效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱、對(duì)于距離較遠(yuǎn)的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、搜索、排序、過(guò)濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲(chǔ)方式多種多樣，如光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等環(huán)保、存儲(chǔ)量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性和可靠性。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理知識(shí)、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，才能使學(xué)院檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
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