時(shí)間：2023-06-02 15:38:58
導(dǎo)語：在檔案管理的分類的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 地勘單位 檔案管理
隨著我國(guó)逐漸進(jìn)入到社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價(jià)值越來越高，所需要管理的檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，從而對(duì)地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現(xiàn)遺失等問題，促進(jìn)檔案管理能夠充分的發(fā)揮出智能化以及科技化等優(yōu)勢(shì)。
1 信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點(diǎn)
信息技術(shù)對(duì)于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具有快速傳遞以及簡(jiǎn)單操作等優(yōu)點(diǎn)，電子視圖具有其無法超越的優(yōu)勢(shì)逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機(jī)結(jié)合，還能夠保障相互之間的獨(dú)立性，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位檔案系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，充分的體現(xiàn)出信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。地勘單位在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候也往往會(huì)分成傳統(tǒng)的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠?qū)Ω鱾€(gè)管理模塊和流程逐漸的取代，計(jì)算機(jī)能夠結(jié)合不同類型進(jìn)行分類，保障檔案管理工作能夠適應(yīng)地勘單位的發(fā)展和管理狀況，保障其能夠科學(xué)、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過系統(tǒng)文檔的一體化管理最終實(shí)現(xiàn)信息的共享機(jī)制，從根本上提高檔案信息的利用率。
2 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1 信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化
信息技術(shù)對(duì)于檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理具有較大的差異性，信息技術(shù)更多的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容，從而通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)軟件等對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，實(shí)現(xiàn)檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化以及虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理往往以實(shí)物為準(zhǔn)，從而會(huì)受到空間和時(shí)間等諸多方面的影響，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)的集成能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和交換之間的功能，避免其會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。信息新時(shí)代的快速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實(shí)現(xiàn)了一次革命化發(fā)展。
2.2 信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化
我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式主要就是對(duì)文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進(jìn)行分類，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性的變化，逐漸的演變?yōu)楦鶕?jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以結(jié)合人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。地勘單位必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，最終才能夠保障其實(shí)現(xiàn)針對(duì)性以及規(guī)范性的分類管理。
3 信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
3.1 充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復(fù)雜化，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴(kuò)大。必須要通過先進(jìn)的信息技術(shù)才能夠進(jìn)一步解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)的重要性。
3.2 對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃
檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工程，必須要做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。比如對(duì)地勘單位檔案的館藏進(jìn)行科學(xué)、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結(jié)合原有的n案資料的實(shí)際情況選擇合理的信息技術(shù)手段，尤其要善于應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀以及攝影機(jī)等設(shè)備。檔案信息化過程主要就是一個(gè)數(shù)字化的過程，為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化，其本身就是一項(xiàng)比較漫長(zhǎng)的階段，必須要保障原有檔案的真實(shí)性以及原始性，對(duì)地勘單位比較重要的檔案資料首先進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)于特殊性的檔案資料應(yīng)該區(qū)別對(duì)待。
3.3 加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用
檔案管理數(shù)字化主要就是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體體現(xiàn)，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理十分的重要，但是必須要堅(jiān)持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。地勘單位檔案管理的數(shù)字化能夠從根本上提高檔案本身的價(jià)值和高利用率，能夠更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化必須要針對(duì)好相應(yīng)的參數(shù)做出優(yōu)化設(shè)置，在進(jìn)行掃描的時(shí)候，其本身的掃描參數(shù)設(shè)定會(huì)直接影響到圖像的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3.4 做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置
掃描系統(tǒng)在進(jìn)行掃描參數(shù)選擇和確定的時(shí)候會(huì)直接影響到影像的質(zhì)量，分辨率會(huì)直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間還會(huì)進(jìn)一步的增加。必須要結(jié)合實(shí)際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；知識(shí)管理；檔案管理
中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）04-00-01
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要特征
一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識(shí)的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識(shí)的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對(duì)面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn)；五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)，而掌握和擁有知識(shí)的過程就是知識(shí)管理過程。
二、企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題
傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實(shí)物存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。
（二）信息時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
二是網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)?，在信息?jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時(shí)間等待檔案員那漫長(zhǎng)的整理過程。只有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求。目前就我國(guó)各級(jí)檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
三、企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系
企業(yè)知識(shí)管理就是通過一定手段，把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤(rùn)。
1.知識(shí)資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。
2.檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號(hào)）得知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。
（1）企業(yè)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將應(yīng)用到工作中，并創(chuàng)新知識(shí)、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)走到盡頭。
（2）企業(yè)檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的。因?yàn)橥ㄟ^上升，檔案知識(shí)不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識(shí)的知識(shí)資源規(guī)范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實(shí)際工作，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用的問題；三是檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來進(jìn)行，避免了知識(shí)類檔案還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。綜上所述，檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是可能的，也是必要的。
1 檔案管理在醫(yī)院行業(yè)的意義及內(nèi)容
檔案管理在醫(yī)院行業(yè)具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區(qū)別于其他行業(yè)的地方體現(xiàn)在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對(duì)醫(yī)院起著有效的監(jiān)控作用；第三方面，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息庫資源進(jìn)行分析比對(duì)，調(diào)取各個(gè)單位的資料，進(jìn)行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效預(yù)測(cè)，規(guī)避不必要的浪費(fèi)。
既然檔案管理在醫(yī)院行業(yè)如此重要，那么一般來說醫(yī)院行業(yè)的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫(yī)院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎(chǔ)建設(shè)、人事檔案、其他發(fā)展資料等，以及發(fā)展過程中的各種信息的收集整理，是醫(yī)院要進(jìn)行有效管理的必須基礎(chǔ)信息資料。
2 當(dāng)今檔案管理在醫(yī)院行業(yè)存在的弊端
醫(yī)院行業(yè)檔案管理現(xiàn)階段錯(cuò)在的弊端主要體現(xiàn)在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面。
2.1 管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
每個(gè)行業(yè)根據(jù)自身的特點(diǎn)應(yīng)該設(shè)立不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立不同的檔案管理方法。醫(yī)院行業(yè)區(qū)別于其他行業(yè)的特點(diǎn)在于它有病歷檔案。早期醫(yī)院檔案管理沒有意識(shí)到檔案管理的重要意義，比如沒有意識(shí)到檔案管理除了對(duì)歷史信息的收集搜索外，還可以進(jìn)行分析對(duì)比。這就造成了醫(yī)院行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒有進(jìn)行分類整理，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行收集整理。現(xiàn)如今要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析的時(shí)候，就需要重新分類整理，再進(jìn)行分析，這就造成醫(yī)院的重復(fù)工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺專業(yè)知識(shí)
由于歷史原因，醫(yī)院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫(yī)生的專業(yè)能力，而對(duì)于關(guān)于醫(yī)院管理方面沒有引起重視，未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。而醫(yī)院行業(yè)的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個(gè)方面，一般的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理未免知識(shí)不足，不能進(jìn)行正確的分類整理管理，沒有應(yīng)有的檔案管理邏輯，這就會(huì)在進(jìn)行信息比對(duì)分析的時(shí)候出現(xiàn)差錯(cuò)，需要重新分類整理，加重醫(yī)院檔案管理負(fù)擔(dān)，重復(fù)工作，不能提高工作效率。
2.3 未統(tǒng)一檔案信息管理形式
雖然醫(yī)院進(jìn)行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個(gè)問題，沒有正確的進(jìn)行分類，只是簡(jiǎn)單的按照科室進(jìn)行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進(jìn)行綜合分析。比如有一個(gè)患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個(gè)科室去調(diào)用，然后進(jìn)行分析。這樣工作量大，不能及時(shí)找到相關(guān)病歷，不利于對(duì)病患進(jìn)行快速診斷治療，不利于醫(yī)院的發(fā)展。第二個(gè)問題，沒有深刻應(yīng)用信息技術(shù)。由于歷史原因，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒有進(jìn)行應(yīng)有的分類，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息收集，只能提供簡(jiǎn)單的查詢、查閱功能，沒有相應(yīng)的分析功能。而電子信息要體現(xiàn)優(yōu)勢(shì)作用主要依靠的是他的分析比對(duì)功能，由于醫(yī)院沒有真正體會(huì)到檔案管理的重要性，沒有進(jìn)行分類，沒有設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理。造成檔案管理無法進(jìn)行分析比對(duì)，沒有利用價(jià)值。
2.4 檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
主要由于醫(yī)院沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，既沒有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，只是由相關(guān)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單收集。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)指派要求，相關(guān)人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動(dòng)的檔案服務(wù)意識(shí)。
3 檔案管理改革的主要方式
既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對(duì)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現(xiàn)或是更少的幾率出現(xiàn)。首先要從意識(shí)上提高，其次要從手段上提高，再次進(jìn)行人才培養(yǎng)，最后要建立有效的管理機(jī)構(gòu)。
3.1 從意識(shí)上提高檔案管理
只有從意識(shí)上提高檔案管理，才能從根本上提高醫(yī)院的檔案管理。提高意識(shí)從高層到基層的順序進(jìn)行，只有高層的意識(shí)上來了，基層才會(huì)行動(dòng)起來，變被動(dòng)為主動(dòng)。第一，提高高層的檔案管理的意識(shí)。相信很多管理者已經(jīng)知道檔案管理的重要性，在意識(shí)上已經(jīng)知道了，那么下面就是行動(dòng)上的提高，幫助基層提高意識(shí)，高層可以通過會(huì)議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫(yī)院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識(shí)。管理者應(yīng)該分塊告知基層檔案管理人員應(yīng)該分類整理的內(nèi)容，避免各個(gè)科室部門重復(fù)工作，并培養(yǎng)基層人員分類整理意識(shí)，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。
3.2 在手段上提高檔案管理
在手段上提高檔案管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，要建立統(tǒng)一的資源庫。以前醫(yī)院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統(tǒng)一的資源庫后，按照類別進(jìn)行分類，醫(yī)院的所有信息都在里面，全醫(yī)院共享。也有利于進(jìn)行分析比對(duì)，所有信息在一起后，利用大數(shù)據(jù)可以分析公司歷史發(fā)展的利弊，對(duì)公司未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)警，規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。二是，要建立各大醫(yī)院的資源共享。建立同行業(yè)資源共享后，可以看到其他醫(yī)院的資料資源，也可以看到自己所在醫(yī)院的發(fā)展地位，更能有利于判斷行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，有諸多有利的方面。
3.3 進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高檔案管理效率
人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，由于早期醫(yī)院在檔案管理方面的意識(shí)不強(qiáng)，沒有培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，為了未來醫(yī)院在檔案管理方面有所突破，需要進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。培養(yǎng)的方式主要有下面兩個(gè)，一個(gè)是對(duì)專門進(jìn)行檔案管理的人員進(jìn)行培養(yǎng)，定期或者不定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使進(jìn)行檔案管理的人員在知識(shí)上知道如何進(jìn)行檔案管理，知道如何進(jìn)行信息的整理分類。第二個(gè)是對(duì)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，也是定期不定期的進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，主要指導(dǎo)病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的人員的素質(zhì)。
3.4 建立有效的管理機(jī)構(gòu)、機(jī)制
檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫(yī)院應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范。一般來說先是收集信息，然后進(jìn)行整理，后來進(jìn)行鑒定，最后進(jìn)行分析。在收集信息方面，應(yīng)該進(jìn)行分類收集，收集到醫(yī)院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。在整理方面，收集的信息要進(jìn)行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個(gè)部門的檔案，然后產(chǎn)生分析報(bào)告。在分析方面，分析對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成影像的因素有哪些，然后對(duì)未來發(fā)展提出建議。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
PDCA循環(huán)是美國(guó)管理學(xué)專家戴明提出的著名理論，P(Plan計(jì)劃):根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃;D(Do執(zhí)行):進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計(jì)劃;C(Check檢查):對(duì)管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評(píng)價(jià):A(Action行動(dòng)):在結(jié)果評(píng)估時(shí)總會(huì)出現(xiàn)各種問題，必須采取有關(guān)的措施進(jìn)行改進(jìn)。在每一次的循環(huán)過程中舊的內(nèi)容都會(huì)被新的所替代，逐漸一些問題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實(shí)質(zhì)上來說，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進(jìn)中優(yōu)化、升級(jí)，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運(yùn)轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運(yùn)轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補(bǔ)充，因此PDCA循環(huán)又稱為質(zhì)量環(huán)。
2、醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)涵
醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在日常行政往來、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的價(jià)值。就醫(yī)院本身來說檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。
3、醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論
P———計(jì)劃階段:1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理的有關(guān)情況，對(duì)于這些文件需要進(jìn)行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。2、對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理過程中來說，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的工作就是對(duì)各種文案進(jìn)行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎(chǔ)。在實(shí)際管理過程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進(jìn)管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。(1)設(shè)定歸檔方針。在文書檔案的管理過程中需要確立一個(gè)合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點(diǎn)。實(shí)踐中各個(gè)科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時(shí)還要加強(qiáng)不同科室間的交流，從而不斷對(duì)歸檔范圍進(jìn)行修繕。(2)文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進(jìn)行文書檔案的收集工作，在收集的過程中管理的人員一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行。在收集的過程中一定要將各個(gè)科室的資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類統(tǒng)計(jì)，還要保證資料不能有缺失。(3)合理確定分類。之所以進(jìn)行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行檔案的分類過程中一定要依據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況進(jìn)行。由于部分科室之間的文書檔案會(huì)存在交集，對(duì)于這類文書檔案要合理地進(jìn)行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書檔案的使用。3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。
4、最后再確定引進(jìn)專業(yè)設(shè)備計(jì)劃，完善現(xiàn)有辦公自動(dòng)化程序，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施
1 信息時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 何為信息時(shí)代檔案管理工作
信息時(shí)代檔案管理工作的工作原理同傳統(tǒng)的管理工作不同，其管理工作建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)之上開展的，并利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實(shí)體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對(duì)不同的檔案進(jìn)行細(xì)致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價(jià)值，杜絕了由于檢索復(fù)雜而導(dǎo)致檔案信息使用效率低的現(xiàn)象。
1.2 信息時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)
信息化是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個(gè)突出的優(yōu)勢(shì)：第一，信息化檔案管理具有統(tǒng)一的法律法規(guī)；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實(shí)體檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現(xiàn)代化科技做支撐，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。
2 信息時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)存不足
2.1 實(shí)體檔案較多、分類檢索復(fù)雜
盡管我國(guó)的信息化檔案管理工作已經(jīng)在各行各業(yè)中國(guó)被廣泛的采用，但在實(shí)際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實(shí)體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對(duì)檔案進(jìn)行整理，實(shí)體檔案的存儲(chǔ)量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實(shí)體檔案的檢索十分復(fù)雜，導(dǎo)致大量的檔案資源遭到浪費(fèi)，檔案的真正價(jià)值沒有得到很好的體現(xiàn)。
2.2 管理意識(shí)落后、服務(wù)理念不足
我國(guó)目前的檔案管理工作管理意識(shí)落后，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理工作難以取得很好的進(jìn)展，并且檔案管理的服務(wù)理念不足，檔案管理服務(wù)存在很多的弊端，導(dǎo)致檔案管理工作很難取得進(jìn)一步的發(fā)展。
2.3 管理不夠規(guī)范、管理效率低下
目前的檔案管理工作在國(guó)有企業(yè)中較為完善，而不同企業(yè)之間由于企業(yè)資金、工作領(lǐng)域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性差。并且由于我國(guó)目前的信息化檔案管理技術(shù)還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導(dǎo)致檔案的資源共享受到很大的阻礙。
2.4 缺乏對(duì)檔案管理的重視
檔案屬于事業(yè)單位的重要組成部分，對(duì)于單位的健康發(fā)展有著重要作用。近些年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，面臨著愈加嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，事業(yè)單位在此背景下以追求經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)為目標(biāo)，忽視開展檔案管理工作，不重視對(duì)檔案管理的資金投入，導(dǎo)致檔案管理依舊處于信息整理的初級(jí)階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲(chǔ)檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為不利。
3 信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新和實(shí)踐策略
3.1 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、提升管理效率
信息化檔案管理工作是基于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開展的，因此在實(shí)際的信息化檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計(jì)算機(jī)將相關(guān)信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上通過身份認(rèn)證之后對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索和查看，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價(jià)值。不僅如此，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動(dòng)化檔案管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案的自動(dòng)化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。
3.2 轉(zhuǎn)變管理觀念、提升服務(wù)質(zhì)量
信息化檔案管理工作的開展，首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，針對(duì)檔案管理的現(xiàn)存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價(jià)值作為工作重心，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量。
3.3 做好檔案錄入、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理
信息數(shù)據(jù)庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數(shù)據(jù)的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理，檔案管理人員要建立完善、細(xì)致的信息數(shù)據(jù)庫建立方案，并嚴(yán)格按照方案對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加強(qiáng)。同時(shí)，管理人員還要充分將現(xiàn)代化技術(shù)引入到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提升檔案管理的質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析
中圖分類號(hào)：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統(tǒng)計(jì)原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對(duì)其提供有效管理以及各項(xiàng)服務(wù)的總稱，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國(guó)的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對(duì)建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個(gè)部分進(jìn)行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時(shí)都會(huì)參考相關(guān)檔案，檔案能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會(huì)給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊(duì)的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對(duì)公司發(fā)展具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，這也對(duì)檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競(jìng)爭(zhēng)力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個(gè)更高的平臺(tái)。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。
二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時(shí)的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個(gè)非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個(gè)問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時(shí)代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時(shí)代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，一定會(huì)逐漸失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，被時(shí)代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對(duì)檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個(gè)重要的位置，人為檔案的管理只是一項(xiàng)微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎(jiǎng)懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下
檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識(shí)，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對(duì)整個(gè)公司的發(fā)展都會(huì)造成不良影響。
三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制
公司應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起重視，意識(shí)到檔案對(duì)公司發(fā)展的重要作用。另外，針對(duì)檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要?？茖W(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個(gè)公司如果沒有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，那么整個(gè)公司的管理工作都會(huì)亂套。另外，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可一維護(hù)公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個(gè)人，不會(huì)出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對(duì)員工起到威懾作用，讓員工對(duì)自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對(duì)本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí)。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動(dòng)性
為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時(shí)應(yīng)該在對(duì)檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個(gè)問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對(duì)公司來說就是一堆廢紙。實(shí)際上，檔案的使用價(jià)值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時(shí)，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。
（三） 以績(jī)效管理促檔案管理
績(jī)效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績(jī)效管理制度，對(duì)員工工作績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績(jī)效評(píng)估工作更具透明化、公正化，績(jī)效管理者應(yīng)對(duì)績(jī)效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時(shí)效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時(shí)做出調(diào)整，同時(shí)針對(duì)不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對(duì)員工工作進(jìn)行有效反饋?？?jī)效管理的一項(xiàng)重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報(bào)表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績(jī)效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績(jī)效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績(jī)效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績(jī)效管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)績(jī)效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對(duì)多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命。
四. 結(jié)束語
檔案管理對(duì)于我國(guó)建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國(guó)建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；發(fā)展；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）06-00-01
會(huì)計(jì)檔案主要是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)原始憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)材料，完整的會(huì)計(jì)檔案可以原汁原味的反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史畫面和會(huì)計(jì)操作過程，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供一定的依據(jù)。筆者認(rèn)為，隨著會(huì)計(jì)檔案管理改革的深入推進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案管理在企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中將發(fā)揮越來越重要的作用，因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研判其發(fā)展趨勢(shì)及問題，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化、科學(xué)化道路。
一、會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)及重要性
1.會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案管理具有整體性、專業(yè)性和連續(xù)性等特點(diǎn)。整體性是指企事業(yè)單位在一個(gè)會(huì)計(jì)年度里產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)和報(bào)表等具有密不可分的關(guān)聯(lián)，是一個(gè)不可分割的整體，從而成為會(huì)計(jì)檔案管理的重要基礎(chǔ)。專業(yè)性是指會(huì)計(jì)檔案通過會(huì)計(jì)核算這種特有的專業(yè)手段完成，以數(shù)字記錄和反應(yīng)企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)和報(bào)表有特定的格式及項(xiàng)目，檔案的裝訂和保管也有相應(yīng)的專業(yè)要求。連續(xù)性體現(xiàn)在一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，可以利用會(huì)計(jì)核算的方式，連續(xù)不斷對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行完整的記錄、反映和監(jiān)督。
2.會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。首先，會(huì)計(jì)檔案管理是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史面貌，為企事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的財(cái)務(wù)信息。其次，會(huì)計(jì)檔案是證明經(jīng)濟(jì)單位合法經(jīng)營(yíng)的憑據(jù)，也是監(jiān)督企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效手段和工具。第三，良好的會(huì)計(jì)檔案管理有助于成本控制，特別是在會(huì)計(jì)電算化背景下，可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)分析和趨勢(shì)研判，為企事業(yè)單位壓縮成本、編制預(yù)算提供依據(jù)。
二、會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)狀
1.會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理面臨一系列創(chuàng)新和改革，主要體現(xiàn)在從紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，從人工管理向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變，從單一部門管理向跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)檔案管理轉(zhuǎn)變等等。現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理就是要用現(xiàn)代管理的理念對(duì)會(huì)計(jì)檔案理論研究、聲像檔案采集、檔案編研利用、檔案信息化建設(shè)等，提出新的內(nèi)容和要求。由此，以信息化為載體的會(huì)計(jì)檔案管理相比傳統(tǒng)的人工檔案管理也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，如存儲(chǔ)內(nèi)容信息量大、查閱速度大大提高、檔案管理更加高效便捷等。
2.會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀。經(jīng)過數(shù)十年發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)成就顯著，但是不同單位、行業(yè)、地區(qū)間還不平衡，不少單位在工作中仍存在一些問題。
一是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)有偏差，認(rèn)為會(huì)計(jì)工作僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)人員上崗前也缺少必要的檔案管理培訓(xùn)，重核算、輕管理現(xiàn)象較為突出。
二是會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善。不少單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、移交等問題沒有做出明確的規(guī)定，直接影響會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化操作。
三是會(huì)計(jì)檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱。缺乏專業(yè)人員管理和知識(shí)儲(chǔ)備，會(huì)計(jì)檔案存在填寫內(nèi)容不全、裝訂不分類、排序不規(guī)范、目錄不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，造成會(huì)計(jì)檔案管理水平低下。
四是會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度偏低。受傳統(tǒng)檔案管理的影響，當(dāng)前仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，無法形成完備的檔案信息庫，或者存在紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案信息不匹配、不能實(shí)現(xiàn)同步歸檔等情況。
五是人為破壞因素嚴(yán)重。會(huì)計(jì)人員將檔案存放在陰暗、潮濕的庫房，引發(fā)變質(zhì)毀壞，個(gè)別人員甚至私自篡改和銷毀數(shù)據(jù)，造成經(jīng)濟(jì)責(zé)任無處追查。企事業(yè)單位改制重組中，由于會(huì)計(jì)檔案資料不全，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。
六是社會(huì)機(jī)構(gòu)的介入弱化了會(huì)計(jì)檔案管理工作。很多單位委派第三方的審計(jì)、會(huì)計(jì)事務(wù)所對(duì)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)情況進(jìn)行核算分析，從而忽視會(huì)計(jì)信息檔案的保存及管理。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
1.提升對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理是企事業(yè)單位管理不可或缺的組成部分。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)好相關(guān)法律知識(shí)，統(tǒng)一思想，加強(qiáng)宣傳，加大投入，改變會(huì)計(jì)檔案工作長(zhǎng)期以來投入不足、設(shè)備老化、人員缺乏等狀況，全面提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的軟硬件水平。
2.強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和流程化管理。制定會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，做到會(huì)計(jì)檔案完整收集、準(zhǔn)確立卷、科學(xué)立卷和方便檢索。收集工作是檔案管理的起點(diǎn)，收集后將會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)，保持收集資料和立卷的完整性和關(guān)聯(lián)性，繼而按照其內(nèi)在特點(diǎn)和規(guī)律對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，最后規(guī)范編制目錄，細(xì)化為流水登記目錄、案卷目錄、專題目錄等。
3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。多層次、多渠道開展會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和法律法規(guī)培訓(xùn)，使在職在崗培訓(xùn)成為常態(tài)，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)技能和安全意識(shí)，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，有效規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員的行為。
4.建立會(huì)計(jì)檔案信息化管理平臺(tái)。推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化和檔案管理數(shù)字化的有機(jī)融合，將會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理作為企事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分。建立信息化的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，改善會(huì)計(jì)檔案管理的軟硬件環(huán)境，借助局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)各部門及外界的溝通，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的高效管理。
5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部監(jiān)管。進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，定期開展會(huì)計(jì)檔案管理制度落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，制定嚴(yán)格的審核和借閱制度。
四、結(jié)論
會(huì)計(jì)檔案是反映企事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的一面鏡子，各單位應(yīng)積極深化會(huì)計(jì)檔案管理改革，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)專業(yè)人員的引導(dǎo)和培訓(xùn)，充分借助數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，多途徑管理和利用好會(huì)計(jì)檔案資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，最大程度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
[1]張愛鳳.淺談深化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2013（16）：3.