時間：2023-05-28 09:44:12
導(dǎo)語：在檔案規(guī)范化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
Abstract Hospital archives management of hospital development has very important significance， in the current management process as there are still some non-standard problems in the management of hospital archives， and therefore need a strengthen to solve these problems， in order to improve the level of hospital archives management， for the development of the hospital to provide more useful file information. On the importance of the standardized management of hospital archives and the archives administration of the hospital in the common problem of analysis， and put forward the strategies in the management of hospital archives， in order to provide a theoretical basis for the archives management of hospital.
Key words hospital； archives management； standardized management； strategy
0 引言
檔案管理是為醫(yī)院發(fā)展提供充足的信息材料的重要過程，尤其是對于醫(yī)院而言，一些病癥檔案對于醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究有重要幫助，可以促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著信息時代的不斷發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容控制以及方法的創(chuàng)新，有助于對醫(yī)院的檔案管理水平進(jìn)行提升，使得醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的各項資料能夠得到有效的保存，防止出現(xiàn)信息缺乏的現(xiàn)象。我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，醫(yī)院的檔案管理過程中還有一些問題存在，比如很多醫(yī)院的管理體制存在問題，沒有對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，因此使得檔案管理過程中也存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，比如亂涂亂畫、檔案保存不規(guī)范等，不利于檔案資源的查詢和利用。在未來的發(fā)展過程中，必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的改善，加強(qiáng)對檔案管理制度的完善，從而使得檔案管理過程中的各項工作可以得到有效的落實，為醫(yī)院的發(fā)展提供更多資源。
1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義
在醫(yī)院的內(nèi)部管理中，檔案管理是其中不可或缺的一個部分，檔案信息包括很多方面，比如人力資源檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等，這些都是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，這些檔案的收集與保存，對于醫(yī)院的各項經(jīng)濟(jì)活動的開展有很大的幫助，為醫(yī)院的科研提供更多有用的材料。具體說來，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院的發(fā)展有以下幾個重要的作用。第一，第一，有助于規(guī)范醫(yī)院檔案活動，在醫(yī)院的檔案管理過程中，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以對各種資源進(jìn)行有條不紊的收集和整理，并且對檔案進(jìn)行合理地保存，從而使得檔案管理工作水平不斷提升，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二，有助于對檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)。在檔案管理過程中，由于各種不規(guī)范的行為導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象時常發(fā)生，比如對檔案保存時不進(jìn)行存檔記錄，因此很容易導(dǎo)致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中，信息化檔案管理成為一個必然趨勢，但是信息化過程中面臨的一個嚴(yán)重問題就是安全隱患，對此必須要積極加強(qiáng)對各種安全問題的防范，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)檔案信息安全的有效途徑，可以防止一些非法的行為對檔案進(jìn)行利用，從而確保檔案資料的齊全。
2 醫(yī)院檔案管理常見問題
醫(yī)院檔案管理對整個醫(yī)院的發(fā)展都有十分重要的意義，當(dāng)前有的醫(yī)院在發(fā)展過程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一，管理理念比較陳舊，因此使得很多醫(yī)院的檔案管理工作停滯不前，最終使得很多醫(yī)院的資料出現(xiàn)缺失，甚至對醫(yī)療機(jī)構(gòu)樹立良好的社會形象，建立和諧的醫(yī)患關(guān)系都可能帶來不良的影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理都還停留在傳統(tǒng)的人工管理基礎(chǔ)上，對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，對人力物力的消耗都比較大，而且當(dāng)前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了信息化發(fā)展，對各種信息化的應(yīng)用比較多，產(chǎn)生的電子檔案也比較多，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。另外，由于很多醫(yī)院在發(fā)展過程中，都更傾向于進(jìn)行醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、藥物等各種與醫(yī)療相關(guān)的材料的配備，對從事醫(yī)療服務(wù)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量等方面加強(qiáng)培訓(xùn)，忽視了檔案管理的重要性，無從談起檔案管理的創(chuàng)新。
3 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略
3.1 提高檔案管理人員自身素質(zhì)
檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員，對檔案管理的規(guī)范化程度以及管理水平有很大影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行管理，其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對此必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的綜合能力水平的提升，以提高檔案管理質(zhì)量。要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，比如醫(yī)院可以為檔案管理人員提供一些深造學(xué)習(xí)的機(jī)會，在醫(yī)院內(nèi)部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等，讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維，將新的管理理念應(yīng)用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應(yīng)該要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識的培養(yǎng)，在日常的工作過程中應(yīng)該要積極結(jié)合信息時代的檔案管理特征，加強(qiáng)對各種新媒體以及新技術(shù)的認(rèn)識，學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的使用方法，使用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強(qiáng)與其他檔案管理人員的溝通和交流，就檔案管理過程中的經(jīng)驗進(jìn)行分享，將自己對檔案管理的看法講出來，暢所欲言，通過這種方式進(jìn)行交流，檔案管理人員取長補(bǔ)短，對自己的檔案管理問題進(jìn)行反思，累積更多的檔案管理經(jīng)驗和檔案管理方法，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。
3.2 完善檔案管理制度
在檔案管理過程中，應(yīng)該要對管理制度進(jìn)行完善，從而使得檔案管理過程可以更加規(guī)范化。首先，應(yīng)該要對檔案工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確，使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內(nèi)容，同時要建立完善的獎懲制度，對在檔案工作中出現(xiàn)問題的人員要進(jìn)行懲罰，使得檔案管理人員能夠帶著責(zé)任感去工作，減少工作中的出錯率。此外，還應(yīng)該要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督制度的完善。醫(yī)院的檔案工作要想實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，則必須要在日常工作中加強(qiáng)對其的監(jiān)督管理，使得醫(yī)院的檔案管理可以受到監(jiān)督，對一些重要的檔案要加強(qiáng)分類和保存。最后，應(yīng)該要對醫(yī)院檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如對檔案管理的方式、檔案文件的格式等，都要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有助于檔案管理人員對檔案管理工作進(jìn)行完善，促使醫(yī)院各種檔案能夠得到有效的保存。
3.3 不斷提高檔案管理的信息化水平
醫(yī)院檔案管理包括多方面內(nèi)容，比如對醫(yī)院發(fā)展過程中的各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以幫助醫(yī)院的管理者可以實現(xiàn)正確的決策，比如根據(jù)醫(yī)院的人事檔案，確定醫(yī)院新招聘人員的數(shù)量、專業(yè)等，可以為醫(yī)院的人力資源工作提供必要的依據(jù)。在實現(xiàn)信息化管理的過程中，應(yīng)該要確保檔案管理在完成的過程中可以實現(xiàn)自動化辦公。首先需要更新傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念，在潛移默化過程中促進(jìn)人員思想逐漸實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院檔案工作信息資源的整合奠定堅實的基礎(chǔ)。另外，在發(fā)展的過程中，還應(yīng)該要為檔案信息化管理提供必要的硬件條件，比如各種計算機(jī)的配備、軟件的安裝等，要建立相對獨(dú)立的檔案工作室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)保密措施的應(yīng)用，確保各種信息的安全性。
3.4 加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識
新醫(yī)改是當(dāng)前醫(yī)療系統(tǒng)轉(zhuǎn)型發(fā)展的一個重要契機(jī)，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院以及醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新改革都在不斷進(jìn)行，醫(yī)院的檔案管理為了要適應(yīng)新醫(yī)改的時代特征，就必須要不斷進(jìn)行創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院的管理層，應(yīng)該要注重對檔案管理的創(chuàng)新，因此能夠使得醫(yī)院發(fā)展過程中的各個部門的檔案管理工作都能受到重視，能夠結(jié)合時代的特征進(jìn)行改革。另外要將這種創(chuàng)新落實到基層，醫(yī)院的檔案管理服務(wù)要實現(xiàn)創(chuàng)新，比如醫(yī)院的檔案管理人員要加強(qiáng)對各種新技術(shù)的學(xué)習(xí)，保持一種創(chuàng)新的理念，淘汰傳統(tǒng)的保守陳舊的觀念，將檔案管理工作的創(chuàng)新當(dāng)做日常工作的一項重要內(nèi)容。
3.5 積極調(diào)研，合作共享
在當(dāng)前的時代背景下，醫(yī)院的檔案管理人員在轉(zhuǎn)變檔案管理意識的基礎(chǔ)上，應(yīng)該要做好整個行業(yè)的調(diào)研，同時可以與其他醫(yī)院之間建立聯(lián)系，到一些檔案管理創(chuàng)新工作做得較好的醫(yī)院進(jìn)行調(diào)研，掌握更多先進(jìn)優(yōu)秀的管理方法和手段，同時與自己所在醫(yī)院的實際情況進(jìn)行對比分析，將這些新技術(shù)和新方法進(jìn)行變通利用。另外，在醫(yī)療行業(yè)中，可以建立一種合作共贏的發(fā)展機(jī)制，將檔案管理水平的提升當(dāng)做各個醫(yī)院的一個目標(biāo)，通過共同的分享和學(xué)習(xí)，不斷提高醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。
隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關(guān)于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當(dāng)其沖的就是對我國的旅游行業(yè)的發(fā)展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫(yī)社會文明的不斷提高和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的全民旅游的思維已經(jīng)逐漸得到人們的認(rèn)可，這也使得我國的旅游行業(yè)檔案的管理在旅游行業(yè)健康發(fā)展中占據(jù)的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業(yè)政策的全面實施，以及人們物質(zhì)生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業(yè)范圍擴(kuò)大同時，旅游行業(yè)的參與人數(shù)劇增，這就勢必導(dǎo)致我國旅游行業(yè)檔案大量產(chǎn)生。不僅如此，由于我旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業(yè)人員具有流動性等特點(diǎn)，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業(yè)檔案加以規(guī)范化管理，這也是我國旅游行業(yè)發(fā)展的需要
一、我國的旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題
（一）我國旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
我國的旅游行業(yè)檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進(jìn)展的不同步。由于地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展問題，我國在各地的旅游行業(yè)進(jìn)程不統(tǒng)一，同時由于經(jīng)濟(jì)地域的問題我國各地區(qū)的旅游行業(yè)人員的旅游行業(yè)檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在旅游行業(yè)檔案管理的工作進(jìn)展是沒有達(dá)到同步平衡的。其二就是旅游行業(yè)檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對旅游行業(yè)檔案的認(rèn)識不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把旅游行業(yè)的檔案管理當(dāng)做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業(yè)的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業(yè)檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對旅游行業(yè)的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業(yè)檔案檔案的管理要進(jìn)行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認(rèn)識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業(yè)檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業(yè)政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進(jìn)安全的計算機(jī)系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)旅游行業(yè)檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化的四個方面
我國的旅游行業(yè)檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理。對我國的旅游行業(yè)檔案信息化那就是要利用計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的旅游行業(yè)檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機(jī)信息庫，這樣又能做到旅游行業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確旅游行業(yè)檔案職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國的全民旅游行業(yè)檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國的旅游行業(yè)檔案價值作用。因此，我國的政府以及旅游行業(yè)的相關(guān)單位必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對相關(guān)單位對我國的的旅游行業(yè)檔案工作的監(jiān)管，而能夠為我國的旅游行業(yè)檔案工作服務(wù)以及為我國的和諧社會建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。這也就是說在旅游行業(yè)檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業(yè)檔案的職責(zé)的任務(wù)，其次就是強(qiáng)化我國的旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的建設(shè)，去做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第三，堅持面向“三個服務(wù)”，做好旅游行業(yè)檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務(wù)那就是第一要堅持為旅行社和旅客服務(wù)。這是作為旅游行業(yè)檔案規(guī)范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為決策服務(wù)。這是旅游行業(yè)檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點(diǎn)。第三那就是堅持為旅游行業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。這個是旅游行業(yè)檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅持這三個服務(wù)，做好我國的旅游行業(yè)檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化。
第四，加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。旅游行業(yè)檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個重要點(diǎn)構(gòu)成。為此，首先我國的旅游行業(yè)中檔案的管理部門在旅游行業(yè)檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國的旅游行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國的旅游行業(yè)檔案工作其專業(yè)性強(qiáng)而且對旅游行業(yè)的業(yè)務(wù)要求高特點(diǎn)，所以，在我國的旅游行業(yè)工作方面，那么就應(yīng)該要加強(qiáng)我國的旅游行業(yè)檔案人員隊伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國旅游行業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)旅游行業(yè)檔案管理道德干部隊伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國日漸昌盛的旅游行業(yè)檔案管理的新的要求
三、結(jié)術(shù)語
當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理作為其管理工作的一個重要組成部分對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的影響，它在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的各個方面起著重要的作用。尤其隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的逐步進(jìn)步，如何更加科學(xué)合理的開發(fā)并利用檔案資源，使它更好的服務(wù)社會大眾也越來越受到我們的重視。因此，如何有效的做好醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，是當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展中亟待解決的一個重要問題。
一、檔案規(guī)范化管理的重要性
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在各種職能活動過程中逐漸形成的，這些檔案具有保存的價值的多種文字和圖表等各種形式的歷史記錄。這些記錄基本上在工作活動中由于客觀需要而逐漸形成的，因此，不管是在形式上或者是在內(nèi)容上，這些檔案都有著明顯的確鑿性。除此之外，由于檔案在一定程度上能夠真實地反映醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀，因而有著無可替代的見證作用。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理離不開科學(xué)完整的檔案資料，這很好的體現(xiàn)出了檔案信息的借鑒以及科研價值。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的保存價值以及科研價值決定了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案實施規(guī)范化管理的必要性以及重要性。
二、檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，這是由于目前一些在職的檔案管理人員是從其他的崗位通過工作輪換或者轉(zhuǎn)崗過來的，在專業(yè)技能方面比較欠缺，這批人的文化水平不高、專業(yè)知識掌握不扎實，因而專業(yè)的管理人才非常少，這致使當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的構(gòu)成結(jié)構(gòu)趨于老化，知識面較為狹窄，管理觀念和管理模式存在滯后性，這給醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理但來了消極的影響醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的格局凌亂，管理機(jī)構(gòu)不夠健全。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理主要是由檔案室來負(fù)責(zé)。由于一些歷史性的原因以及醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理主要要求，檔案室只是管理文字、會計、音像檔案等，而醫(yī)療的文書、病理切片結(jié)果以及各種檢查的影像檔案等則是分屬到各個部門進(jìn)行管理，這就形成在單位內(nèi)有多個部門重復(fù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象。雖然目前大多數(shù)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)都形成了較為健全的檔案管理制度，但是有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度、考核標(biāo)準(zhǔn)缺是少之又少。由于檔案管理在制度上的嚴(yán)重缺失，造成檔案的收集效率偏低，管理出現(xiàn)分散化，信息資源嚴(yán)重缺乏整體性。而醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信息資源如果缺乏整合性，將跟嚴(yán)重滯后于新形勢發(fā)展的需要，將對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化的管理產(chǎn)生阻礙。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)認(rèn)識。當(dāng)前的實際情況是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部和部分的管理人員在執(zhí)行具體的檔案管理時，嚴(yán)重忽視檔案管理工作，這就造成了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息的利用率不高，不利于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的長期健康發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理硬件落后。在新形勢下，隨著人民對醫(yī)療衛(wèi)生工作重視程度越來越高，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)快速發(fā)展給醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理增加了許多的負(fù)擔(dān)，由于一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理室很簡陋，檔案管理設(shè)施太過陳舊，達(dá)不到規(guī)范化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的不斷更新，計算機(jī)管理已普遍應(yīng)用到了我們的日常管理中，但是一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作仍舊停留在手工操作上，且大多數(shù)的檔案管理工作人員對計算機(jī)技術(shù)了解不夠，使得醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理水平停留在傳統(tǒng)的水平上，難以有較快的提升。
三、規(guī)范化管理的具體措施
強(qiáng)化對檔案規(guī)范化管理的重視性的認(rèn)識。提高對檔案工作重要性認(rèn)識是有效實施檔案規(guī)范化管理的前提條件，對這一管理的重視是工作人員信心的來源。必須意識到醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理作為管理的一個重要組成部分對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展有著極其重要的作用，是非常重要的信息資源。應(yīng)該及時掌握全局的狀況，在決策時作出科學(xué)的分析，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有效的依據(jù)，進(jìn)而促使業(yè)務(wù)人員的工作效率不斷提高。通過各項檔案資料為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的科研教學(xué)以及醫(yī)療預(yù)防工作提供服務(wù)，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，才能做好檔案管理工作。提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大對于硬件的投入。不斷提高檔案管理人員的者的素質(zhì)并加大隊硬件設(shè)施的資金投入是有效實施檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)條件。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員是檔案規(guī)范化管理的真正執(zhí)行者，是檔案規(guī)范化管理的決定性因素，這就要求不斷提高這類工作人員的的各項素質(zhì)?！稒n案法》中作出了明確的規(guī)定“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守各項紀(jì)律，不斷充實自己的專業(yè)知識”。應(yīng)該對檔案的工作人員進(jìn)行有關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)教育，通過恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)工作逐漸提高他們學(xué)習(xí)具體檔案管理業(yè)務(wù)的熱情，熟悉相關(guān)的知識，熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)程序和方法，推行檔案管理崗位的責(zé)任制，加強(qiáng)工作業(yè)績考核，以此來檔案管理工作的完整與持續(xù)性。檔案管理硬件資金投入以及建設(shè)水平是否合理，對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理的效果有著直接的關(guān)系，能夠在一定程度上反映了當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平。當(dāng)前，現(xiàn)代化的檔案室是應(yīng)該符合防盜、防火、防潮等多種要求的檔案專用庫房。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)從自己的實際情況出發(fā)，逐步配齊計算機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)以及預(yù)警系統(tǒng)等設(shè)備，并為檔案的規(guī)范化管理提供所必需的硬件支持，檔案管理經(jīng)費(fèi)支出方面提供較為寬松的環(huán)境。意愿檔案規(guī)范化管理發(fā)展的總體趨勢應(yīng)該是實現(xiàn)檔案辦公的現(xiàn)代化。建立并健全意愿的檔案管理體系。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作有著明顯的條理性和嚴(yán)肅性，因此要想不斷提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的水平，就應(yīng)該建立一套較為全面的而且是與之相匹配的檔案管理的規(guī)章紀(jì)律。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真開展調(diào)研并建立起檔案管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，將醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部以不同載體存儲的檔案統(tǒng)一起來進(jìn)行監(jiān)管，進(jìn)而降低檔案管理的主觀隨意性，有效確保檔案管理的健康有序發(fā)展，這樣做也能夠提高對于檔案資源的開發(fā)和利用。有效提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作本身的復(fù)雜性要求需要有專業(yè)技能的工作人員來實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視對具有專用知識和專業(yè)技能的人才隊伍的建設(shè)。與此同時，要強(qiáng)化對在職工作人員的培訓(xùn)教育，采取開辦輔導(dǎo)班、專家講座等多種形式，并積極引進(jìn)相關(guān)的高素質(zhì)人才，并鼓勵工作人員主動自學(xué)，將他們的學(xué)習(xí)情況與其晉升以及聘任相掛鉤，進(jìn)而為檔案的規(guī)范化管理儲備更多的專業(yè)技能型人才。
1 抓好檔案管理制度落實
檔案規(guī)范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度，才能保證檔案工作規(guī)范化的有效實施。檔案管理制度首先應(yīng)做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補(bǔ)充，對新增工作內(nèi)容的制度配套。不斷制定和完善檔案規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執(zhí)行力。規(guī)章制度不應(yīng)束之高閣，檔案工作各個環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。最后，要構(gòu)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。
2 加強(qiáng)公文制發(fā)流程管理
檔案大部分是由公文轉(zhuǎn)化而來，公文制發(fā)的質(zhì)量直接影響檔案的規(guī)范化水平。加強(qiáng)公文制發(fā)流程管理，能有效提高公文的整體質(zhì)量。公文制發(fā)流程管理應(yīng)把握三個方面：一是公文簽發(fā)手續(xù)要齊全。發(fā)文手續(xù)需經(jīng)相關(guān)人員審批簽字，發(fā)文稿簽的內(nèi)容填寫要齊全完整。二是公文格式要規(guī)范。制作公文時不能自降標(biāo)準(zhǔn)或“差不多”就行，每個細(xì)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的公文格式規(guī)范執(zhí)行。三是歸檔前要嚴(yán)格檢查公文細(xì)節(jié)。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規(guī)范、有無破損等，確保歸檔公文的質(zhì)量，提高檔案的規(guī)范化水平。
3 嚴(yán)格遵守立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作規(guī)范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應(yīng)遵循 “以我為主”原則。另外，還要把握三個特性：一是時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)是立卷歸檔的前提，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把入口關(guān)，更要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，要做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。三是實用性。立卷過程中，把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料放在一起，保持同一問題的完整性和連續(xù)性，使歸檔后的檔案既完整又不重復(fù)，以提高檔案的利用效率。
4 強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督和考核機(jī)制
檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)，首先要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理作保障。檔案行政管理部門要依法依規(guī)加強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查，監(jiān)督檔案制度的實施，確保各項檔案制度落到實處。其次，要嚴(yán)格推進(jìn)考核制度的落實。制定科學(xué)、實用的檔案管理考核辦法，注意對反饋結(jié)果的搜集，同時輔以激勵約束機(jī)制，保障考核實效。
5 通過檔案升級達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作逐步規(guī)范
《河南省機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》涵蓋檔案管理體制、檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案提供利用等四大類、四十小項內(nèi)容，是對檔案工作全方位的檢驗和考核。創(chuàng)建單位需要按照認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求，逐條解讀和對照，逐項自查整改，不斷完善。認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的完善過程，既是不斷補(bǔ)充、創(chuàng)新的過程，也是檔案工作不斷規(guī)范、提升的過程。通過晉升達(dá)標(biāo)創(chuàng)建活動，檔案的硬件設(shè)施和軟件水平都會得到很大改善和提升。
6 注重檔案資源的深度開發(fā)
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，其根本目的就是要實現(xiàn)檔案利用價值的最大化。搞好檔案資源的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值的最直接手段。對檔案資源的深度開發(fā)，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規(guī)范。在一般檔案編目的基礎(chǔ)上，及時編制新增檔案類別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準(zhǔn)確，實現(xiàn)多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學(xué)實用。通過先進(jìn)的檔案軟件，將龐雜、零散的數(shù)據(jù)信息整理、精煉和歸類，使其更加準(zhǔn)確、系統(tǒng)；將內(nèi)容一致、有規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息有機(jī)地結(jié)合，集中編目成冊，形成科學(xué)實用的專題編研資料。
關(guān)鍵詞：高校實驗室 檔案 管理 規(guī)范化
0 引言
高校實驗室檔案管理是高校實驗管理中的重要組成部分，它真實記載了高校實驗室的建設(shè)和發(fā)展歷程，記載了高校的實驗教學(xué)、科研情況以及管理經(jīng)驗，是對高校教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)研究以及管理水平的真實反映。只有不斷完善高校實驗室檔案管理，使其成為高校日常管理的基礎(chǔ)性工作，實現(xiàn)高校實驗室檔案的規(guī)范化管理，才能有效提高高校的教學(xué)質(zhì)量和科研管理水平，從而更好的發(fā)揮其在高校的實驗教學(xué)和科研工作中的作用。
1 高校實驗室檔案管理的范圍
1.1 高校實驗室建設(shè)與管理檔案。具體包括：實驗室的具置、面積大小以及內(nèi)部設(shè)置等基本信息；實驗室工作計劃；校級以及相關(guān)主管部門下發(fā)的與實驗室工作和實驗教學(xué)相關(guān)的文件；批準(zhǔn)建立、撤銷、合并、調(diào)整實驗室的文件；與實驗室相關(guān)的考核評估資料；與實驗室教學(xué)和工作相關(guān)的評優(yōu)及獲獎材料和證書；各項實驗室規(guī)章制度。
1.2 高校實驗室儀器設(shè)備管理檔案。具體包括：實驗教學(xué)儀器設(shè)備的購置計劃、驗收單、入庫單、固定資產(chǎn)備查簿、使用和維修記錄等單據(jù)；大型儀器設(shè)備的安裝驗收報告、說明書、技術(shù)資料、使用和維修記錄以及樣品測試的相關(guān)數(shù)據(jù)及其分析記錄等；實驗材料以及低值消耗品領(lǐng)用記錄。
1.3 高校實驗教學(xué)管理檔案。具體包括：實驗教學(xué)計劃、實驗課程表、實驗教材、實驗指導(dǎo)手冊、實驗教學(xué)考核評估辦法等相關(guān)記錄；科研實驗研究成果；申請開設(shè)新實驗報告、自制教學(xué)實驗儀器設(shè)備及相關(guān)鑒定報告。
1.4 高校實驗室管理人員檔案。具體包括：實驗室工作人員的崗位責(zé)任制、組織分工以及管理制度；實驗室工作人員日志；實驗室科研活動記錄；專業(yè)論文、科研成果鑒定證書；自制教學(xué)實驗儀器設(shè)備的驗收報告；實驗室工作人員的專業(yè)培訓(xùn)情況記錄、實驗室工作人員的考核評估資料等。
1.5 高校實驗室經(jīng)費(fèi)管理檔案。具體包括：申請經(jīng)費(fèi)項目立項報告、經(jīng)費(fèi)使用情況及使用效益報告；年度購置儀器設(shè)備預(yù)算；實驗用品消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計；實驗室年度科研項目、對外培訓(xùn)、專業(yè)測試、業(yè)務(wù)協(xié)作以及勞務(wù)收入情況統(tǒng)計等。
1.6 科研項目管理檔案。具體包括：科研項目的立項報告、合同及委托協(xié)議書、科研項目完成情況的鑒定報告；專利申請相關(guān)資料、科研成果轉(zhuǎn)讓等。
2 高校實驗室檔案規(guī)范化管理的必要性
2.1 為高校實驗室的管理和決策提供有效的依據(jù)和支撐。完備的高校實驗室檔案準(zhǔn)確記錄了實驗室建設(shè)和發(fā)展的全過程，也準(zhǔn)確記錄了實驗室現(xiàn)有的儀器設(shè)備以及實驗教學(xué)等與實驗室相關(guān)的工作，它能為高校實驗室的管理和決策提供真實、可靠、完整、及時的信息，為高校實驗室的科學(xué)規(guī)劃和正確決策提供有效的依據(jù)和支撐。
2.2 提升高校實驗室管理水平的重要手段。隨著我國高校教育體制改革的不斷深入，高校實驗室在人才培養(yǎng)中起著越來越重要的作用。高校實驗室的數(shù)量越來越多，規(guī)模也逐漸壯大，實驗室的等級和層次也越來越高。高水平的實驗室是建立在長期的實驗室工作和管理所積累的豐富經(jīng)驗的基礎(chǔ)上的，并以此來不斷改進(jìn)和提高高校實驗室的管理水平。高校實驗室檔案真實記錄和反映了高校實驗室的建設(shè)、發(fā)展、工作和管理等方面的情況，這對提高高校實驗室的管理水平起著重要的作用。
2.3 為搞好高校實驗教學(xué)、科研實驗和實驗室的建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。高校實驗室是高校的教學(xué)科研人員進(jìn)行實驗教學(xué)和科研實驗的主要場所，高校實驗室的建設(shè)與實驗教學(xué)質(zhì)量和科研水平的高低密切相關(guān)。高校實驗室檔案真實記錄了高校實驗教學(xué)、科研實驗以及實驗室建設(shè)等方面的內(nèi)容、存在的問題以及取得的成果。只有對高校實驗室檔案規(guī)范化管理，才能為搞好高校的實驗教學(xué)、科研實驗和實驗室建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。
2.4 為組織開展高校實驗室的考核評估提供基礎(chǔ)材料。高校實驗室檔案記錄了與實驗室工作相關(guān)的實驗教學(xué)和科研成果，真實反映了高校實驗室的管理水平。只有對高校實驗室檔案規(guī)范化管理，才能保證高校實驗室檔案所記錄的各項內(nèi)容的完整性，從而真實準(zhǔn)確的反映了高校實驗室的發(fā)展歷程，這也為組織開展高校實驗室的考核評估提供了可靠的基礎(chǔ)材料，保證了高校實驗室考核評估的客觀性和公正性。
2.5 為高校實驗室儀器設(shè)備的購置和管理提供參考。目前，高校實驗室絕大部分的儀器設(shè)備具有高度的綜合性和復(fù)雜性。很多專業(yè)技術(shù)人員受其專業(yè)知識的限制，需要有關(guān)部門提供相關(guān)的技術(shù)信息咨詢服務(wù)。高校實驗室檔案則可以提供包括設(shè)備的品種、型號、價格、功能用途、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、使用維修保養(yǎng)情況以及生產(chǎn)廠商等一系列資料，這就為專業(yè)技術(shù)人員在對相關(guān)儀器設(shè)備的選擇、使用、維護(hù)以及保養(yǎng)等方面提供了一定的參考。
2.6 為改進(jìn)和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。為了改進(jìn)和完善高校實驗室工作，需要充分利用高校實驗室檔案，因為高校實驗室檔案記載了實驗室改革和發(fā)展過程中積累的寶貴經(jīng)驗和汲取的教訓(xùn)，這些高校實驗室檔案為改進(jìn)和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。
3 實現(xiàn)高校實驗室檔案規(guī)范化管理的對策
3.1 建立健全高校實驗室檔案管理制度。規(guī)范化管理必須有有效的規(guī)章制度作為保證，高校實驗室檔案的管理涉及到很多方面，具有一定的復(fù)雜性和綜合性。有效的規(guī)章制度能夠改變高校實驗室檔案管理的隨意性，實現(xiàn)高校實驗室檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。因此，高校應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查實驗室檔案的管理工作，并認(rèn)真的分析研究，了解目前高校實驗室檔案管理中存在的問題，結(jié)合本校的實際情況，制定一套切合實際、操作性強(qiáng)的高校實驗室檔案管理制度，實現(xiàn)高校實驗室檔案的規(guī)范化管理。
3.2 加強(qiáng)高校實驗室檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視高校實驗室檔案管理工作，加強(qiáng)高校實驗室檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，特別是要重視高校實驗室日常工作檔案的收集、整理、分類、匯總和管理過程中所涉及的經(jīng)費(fèi)以及設(shè)備和檔案用品等問題，不斷改善高校實驗室檔案的工作環(huán)境和條件，構(gòu)建覆蓋全校的實驗室檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，將高校實驗室檔案管理工作列入高校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍，引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，列入高校的檔案和實驗室工作計劃，并對歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔類型、檔案保管和使用制度等做出具體詳細(xì)的規(guī)定。
3.3 建立一支專業(yè)素質(zhì)高的高校實驗室檔案管理人才隊伍。隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校實驗室檔案的數(shù)量將會越來越多，其管理手段和利用途徑也將越來越先進(jìn)。為了適應(yīng)這一變化，高校必須加強(qiáng)對高校實驗室檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，激發(fā)他們的工作熱情，提高他們的責(zé)任心，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。此外，要繼續(xù)加強(qiáng)高校實驗室檔案管理隊伍的建設(shè)，打造一支責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的高校實驗室檔案管理隊伍，通過引進(jìn)人才、評定職稱、發(fā)放津貼以及獎懲評優(yōu)等方面保證高校實驗室檔案管理人才隊伍的持續(xù)發(fā)展，改變目前高校實驗室檔案管理人員不足、年齡結(jié)構(gòu)不合理和業(yè)務(wù)水平低的現(xiàn)狀。
3.4 加大經(jīng)費(fèi)投入，做好高校實驗室檔案的信息化建設(shè)。高校實驗室檔案的收集、整理、歸檔和保存必須有一定場所和設(shè)備條件，因此，高校必須投入必要的經(jīng)費(fèi)，才能保證高校實驗室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。此外，隨著現(xiàn)代電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校實驗室檔案管理工作的重點(diǎn)已經(jīng)從原先的檔案收集、整理、歸檔和保存轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的檔案開發(fā)、利用和服務(wù)上來，原先的人工服務(wù)和手工查詢方式已經(jīng)不利于更好的發(fā)揮高校實驗室檔案的作用。隨著大學(xué)校園電腦和校園網(wǎng)的普及，這就為高校實驗室檔案的信息化建設(shè)提供了一個良好的平臺。因此，應(yīng)當(dāng)盡快利用現(xiàn)代電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)高校實驗室檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立高校實驗室檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足不同層次用戶的需要，從而更好的發(fā)揮高校實驗室檔案的作用和功能。
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關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護(hù)社會保險檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。**市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為**市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開**去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到**市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到**社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。**市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
二、社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在**市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，**市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。**市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費(fèi)多。改制時，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費(fèi)，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費(fèi)、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，**市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化
一、引言
文書檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書檔案管理中，分類和歸檔是核心部分。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使文書檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
二、企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)前，我國企事業(yè)文書檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作并不重視，也沒有結(jié)合企事業(yè)單位實際情況健全和完善文書檔案管理制度，導(dǎo)致企事業(yè)單位文書檔案工作無法滿足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因，無論是人員配置還是設(shè)備配置，都無法滿足企事業(yè)單位實際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書檔案部門人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導(dǎo)裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門的關(guān)系人員，兼職人員專業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書檔案管理部門應(yīng)有的作用和效益。
三、加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的具體對策
（一）以人為本。隨著國家的進(jìn)步和社會的不斷發(fā)展，以人為本思想逐步被推廣和應(yīng)用至各行各業(yè)。將以人為本思想引入企事業(yè)單位文書檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強(qiáng)對工作人員的關(guān)注，從而使工作人員充分認(rèn)識到文書檔案管理工作在單位內(nèi)部管理體系的重要性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極加強(qiáng)與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內(nèi)部，了解工作人員的實際需求和心理情緒，并引導(dǎo)各部門之間加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的順利實施，并促使文書檔案工作引起各部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，實現(xiàn)提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極創(chuàng)設(shè)有利條件，增加工作人員學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會，進(jìn)而提高工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進(jìn)而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實現(xiàn)其自身價值。對于培訓(xùn)活動的安排與展開，應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而在提升工作人員綜合能力的同時提高他們的責(zé)任意識，為企事業(yè)單位建立一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊伍奠定堅實的基礎(chǔ)。（二）引入現(xiàn)代化技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)改變落后單一的文書檔案管理方式，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促使文書檔案管理方式逐步向現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入企事業(yè)單位文書檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書檔案管理工作的真實性和完整性，對于構(gòu)建新型管理模式具有積極的促進(jìn)作用。1.健全和完善各項管理制度，促使管理制度的規(guī)范性和科學(xué)性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開，并確保管理工作規(guī)范化，進(jìn)而滿足單位發(fā)展所需。單位應(yīng)配置專門的檔案室負(fù)責(zé)管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負(fù)責(zé)人的同意才能執(zhí)行。2.提高工作人員的計算機(jī)操作能力。在構(gòu)建現(xiàn)代化和數(shù)字化管理模式的同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極引入計算機(jī)，將計算機(jī)作為培養(yǎng)管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計算機(jī)建立資料檔案，將文書檔案資料及時錄入數(shù)據(jù)庫，利用計算機(jī)進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級領(lǐng)導(dǎo)檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門需要文書檔案資料時，可以直接用電腦將資料發(fā)送至部門主要負(fù)責(zé)人處。由此可見，利用計算機(jī)管理企事業(yè)單位文書檔案工作，既可以提高文獻(xiàn)檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書檔案資料的完整性和真實性。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作取得了不錯的成效。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導(dǎo)致單位文書檔案管理工作不夠規(guī)范化。針對以上問題，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并結(jié)合單位實際情況健全和完善管理制度，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)提高文書檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障。
作者:畢彩云 單位:威海通明照明工程有限公司
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉世英.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(15):100.
【關(guān)鍵詞】 房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 服務(wù)質(zhì)量
1. 房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
1.1專業(yè)性
房產(chǎn)地檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理是依法進(jìn)行的，是其它任何部門都不能代替的工作，房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理工作面廣量大，政策性強(qiáng)，形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況和房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式，填寫式。
1.2動態(tài)性
房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的買賣，交換，繼續(xù)，贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷，翻建，滅失，土地分割與合并等房地變更不可避免。因而，房產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動態(tài)性，房產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房產(chǎn)檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。
1.3城區(qū)壟斷性
房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理，因此，房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理過程中處于對本地區(qū)對本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果開發(fā)利用工作不到位，將直接導(dǎo)致本地區(qū)房地產(chǎn)市場的混亂，產(chǎn)權(quán)管理的無序和房地產(chǎn)信息的匱乏。
2. 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的有效措施
2.1切實做好房產(chǎn)檔案的收集工作
收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門切實做好房產(chǎn)檔案材料的收集工作。首先，要制定房產(chǎn)文件材料歸檔范圍及分類方案、各類房產(chǎn)檔案歸檔制度及各類專兼職檔案員的崗位目標(biāo)責(zé)任制。其次，要選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員深入相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 幫助收集整理房產(chǎn)資料，并協(xié)商有關(guān)房產(chǎn)檔案的移交問題。其三，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。認(rèn)真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量。對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范的要求重新整理，以保證歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。
2.2認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作
房產(chǎn)檔案的整理工作是將收集來的房產(chǎn)材料進(jìn)一步條理化、系統(tǒng)化，進(jìn)行分類、排列，形成有序體系的過程。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對所收集的文件資料進(jìn)行篩選整理，嚴(yán)格把關(guān)，并對重要的材料進(jìn)行妥善保管。其次，房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴(yán)格按檔案管理規(guī)則，對所收集的文件資料科學(xué)分類，合理排列，整齊裝訂。另外，為了把房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實、更直觀地表現(xiàn)出來。房產(chǎn)檔案中最好附加房屋照片，與房產(chǎn)材料放在一起保存。
2.3加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理
房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編且是否科學(xué)，直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是房產(chǎn)檔案編目科學(xué)、管理動而不亂的問題，建設(shè)部明確指出“檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序”，這是有利于房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的科學(xué)方法。因為在同一地號的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下。其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實際情況進(jìn)行科學(xué)編目管理?？砂凑战值?、辦事處、路、巷門牌號進(jìn)行檢索，以檢索目錄的形式進(jìn)行登記，如遇產(chǎn)權(quán)變更時，檔號不變，把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在原產(chǎn)權(quán)人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權(quán)人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。
2.4加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)
選擇一個比較通用的且能熟練掌握的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，作為房產(chǎn)檔案信息化管理的軟件平臺，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的存儲、分析及運(yùn)算。同時，要正確處理好檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的關(guān)系。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房產(chǎn)身份的唯一合法證明，不能因為計算機(jī)的普及應(yīng)用就忽視對原始檔案的管理。計算機(jī)的應(yīng)用只是為檔案的查閱利用提供一種方便快捷的手段。而不能最終替代原始檔案的地位。因此，筆者認(rèn)為，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一要建立產(chǎn)權(quán)交易信息管理系統(tǒng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，設(shè)有產(chǎn)權(quán)初始登記、變更登記、換證登記、抵押登記和交易管理等模塊， 徹底改變傳統(tǒng)的手工模式，實現(xiàn)由登記收件、初審、復(fù)審、繕證、發(fā)證、歸檔等各個工作環(huán)節(jié)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理， 實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源共享，同時設(shè)立抵押庫和查封庫。有效地避免重復(fù)抵押和查封房產(chǎn)的登記、交易、抵押等違法行為的發(fā)生。二要研發(fā)銀行抵押貸款風(fēng)險防范系統(tǒng)。通過城市金融網(wǎng)，與市各級商業(yè)銀行局域網(wǎng)互聯(lián)，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)抵押數(shù)據(jù)共享。該系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了銀行辦理抵押貸款業(yè)務(wù)的工作效率。提升了客戶的滿意度。還進(jìn)一步加強(qiáng)了抵押貸款風(fēng)險的防范，杜絕了各種騙貸行為的發(fā)生，同時也減輕了檔案工作人員的壓力，縮短了工作時間，提高了房產(chǎn)檔案利用工作質(zhì)量和效率。
2.5創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的利用方式
逐步實現(xiàn)開發(fā)利用方式從被動到主動。形式從單一到多樣的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用不應(yīng)停留在為產(chǎn)權(quán)服務(wù)一個層面上。要突破“產(chǎn)權(quán)管理——房產(chǎn)檔案——產(chǎn)權(quán)管理”這一簡單的線狀輪回結(jié)構(gòu)，房產(chǎn)檔案信息應(yīng)從“產(chǎn)權(quán)管理——材料匯報——咨詢服務(wù)——政策依據(jù)——市場預(yù)測”等方面進(jìn)行開發(fā)整合。以便更好地為房產(chǎn)管理提供依據(jù)。
2.6建立房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式
房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項的服務(wù)，而應(yīng)是所有信息的全部披露．是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)多元化服務(wù)的有效手段。房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認(rèn)查看信息。一方面，可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落、平面圖等公布在網(wǎng)上， 對于有條件利用資料的各級用戶可根據(jù)自身的用戶級別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案；另一方面，利用者也可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上。檔案管理人員可及時了解使用者的需求，解答問題，實現(xiàn)管理者與使用者的互動互惠。
結(jié)束語
總之，城市房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動的真實記錄，是城市面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究城市的發(fā)展歷史、研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房產(chǎn)檔案工作的管理和發(fā)展，不只是房產(chǎn)管理部門的重要工作，而且是現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中應(yīng)有內(nèi)容。在檔案管理工作中，不僅要真實地記錄和留取材料，保證檔案的真實性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為改革、發(fā)展提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]柳葉.《房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理方式與目標(biāo)》.檔案管理技術(shù).2010.9.
1 充分認(rèn)識會計檔案的重要性,加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案的規(guī)范化管理工作
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),加強(qiáng)會計檔案管理對于一個單位乃至整個社會來說都是非常重要的。首先,加強(qiáng)會計檔案管理可以推動檔案管理工作的發(fā)展。會計檔案是一個單位檔案的重要組成部分,只有會計檔案管理工作做好了,整個檔案管理工作才有可能做好。其次,加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)一個單位財務(wù)管理工作的提高。會計檔案管理工作是財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接影響整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。第三,加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)會計人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一門學(xué)問,里面有很多新的東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個學(xué)習(xí)和探索的過程,自覺不自覺地就提高了會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。
2 加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
2.1 會計檔案的收集整理
會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。
2.2 會計檔案的歸檔
會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
2.2.1 會計憑證的歸檔
會計憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂,裝訂的順序以憑證排列先后次序為準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。
2.2.2 會計賬簿的歸檔
賬簿是由帳頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著單位的資金運(yùn)動的發(fā)生。它是將單位的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入帳內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關(guān)的總賬,另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)帳。賬簿記錄中的日期,應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。單位的會計賬簿與會計記賬憑證應(yīng)同時歸檔。
2.2.3 會計報表的歸檔
會計人員都必須全面熟練地操作單位的會計報表處理方法。單位的會計報表應(yīng)按月、季、年上報及時歸檔。
2.2.4 其他相關(guān)會計資料的歸檔
單位會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等,這都是單位會計資料歸檔中不可缺少的。
2.3 會計檔案的保管
<會計檔案管理辦法>規(guī)定,當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
2.3.1 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
2.3.2 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
2.3.3 會計檔案的期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
2.4 會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案,由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
會計檔案管理工作也與其他工作一樣,領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入,搞好會計檔案管理必備的設(shè)施建設(shè)。三是應(yīng)把會計檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核之中,與其他工作一樣明確獎懲。