時間：2023-05-15 16:31:57
導語：在檔案管理的分類方法的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學校規(guī)模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發(fā)展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
關鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基礎 做起
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。
一、高校檔案管理基礎工作情況現(xiàn)狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象；二是案卷標題不規(guī)范。有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
高等學校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現(xiàn)高校檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結合學校館藏實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。
四要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優(yōu)勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。
五要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發(fā)生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)材料準備，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力，又提高了著錄效率。
三要分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。
文獻標識碼：A
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
隨著中國改革開放，加速了中國的經(jīng)濟發(fā)展，檔案不僅要具有一定的社會效益，更要體現(xiàn)出對國民經(jīng)濟發(fā)展的重要性。而對財政檔案實施現(xiàn)代化的管理，不僅是為了提升財政檔案的工作水平，也是為了跟緊現(xiàn)代化社會的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財政檔案工作真正達到高效率、高水平、高質(zhì)量的狀態(tài)。
1 檔案現(xiàn)代化管理的重要性
隨著信息數(shù)字化逐漸普及，信息已經(jīng)不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡潔的數(shù)據(jù)形式存在。?@一改革對各個行業(yè)都有很深遠的影響，而檔案作為一種基礎的信息存在方式，在大環(huán)境影響下也應該作出相應的改變。財政檔案作為幫助企業(yè)記錄財政活動的重要憑據(jù)，在傳統(tǒng)的管理工作中已經(jīng)出現(xiàn)了許多的問題，比如大量的信息導致檔案分類工作量過大，傳統(tǒng)的記錄方法致使工作時間過長，收錄過程較困難等。但如果將計算機技術運用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結合，就會使整個檔案工作變得輕松得多，也會變得更加高效。但與此同時，就需要提高檔案管理人員對現(xiàn)代化電子設備的掌握程度，以及熟練程度。
2 當今財政檔案管理中的問題
近年來，為了迎合國家的發(fā)展以及現(xiàn)在的盛行創(chuàng)新意識，財政檔案的工作也需要進行創(chuàng)新，想要創(chuàng)新首要的工作應該是找到現(xiàn)在財政工作中存在的問題，有針對性的進行改進、完善。在改進過后才能看到創(chuàng)新的具體點，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，因此，總結出以下幾點財政檔案中存在的問題。
2.1 財政檔案很難實現(xiàn)全部電子化
財政檔案電子化工作進行起來難度系數(shù)大，且要求工作者能夠熟練地掌握計算機的相關軟件，但是現(xiàn)在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對電子文件和文檔的概念十分模糊，導致檔案存檔工作進行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因為工作量大而不愿意實施電子化存檔。
2.2 相關工作者對現(xiàn)代化管理存在抵觸心理
所謂現(xiàn)代化管理，就是利用電子設備快速有效的完成檔案相關工作，但其中的老員工對于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，對新的工作方式需要時間去學習與適應，而在這一過程中很容易產(chǎn)生煩躁情緒。
2.3 相關操作沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理操作沒有得到統(tǒng)一，使得工作人員的具體操作五花八門，雖然工作人員根據(jù)具體的工作環(huán)境使用了一些軟件開展工作，但真正使用時，難免會遇到操作不規(guī)范等的問題，使得財政檔案管理工作雖然實施了現(xiàn)代化，但實質(zhì)上實施得并不徹底，依舊沒有起到相應的作用。
2.4 無法完整得收集財政檔案
財政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業(yè)務檔案，會計檔案也會非常多，因涉及的部門較多，而每個部門都會有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個部門的檔案都統(tǒng)一，而業(yè)務部門又事務繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數(shù)。
3 實現(xiàn)財政檔案現(xiàn)代化管理的方法
3.1 制定統(tǒng)一的檔案管理準則
檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀就是雜亂無章，因為其使用軟件、管理手段都得不到統(tǒng)一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現(xiàn)代化遲遲得不到提升，因此，首先應該改進檔案管理的硬件設施，如互聯(lián)網(wǎng)提升、相關軟件的進一步升級等。現(xiàn)在真正影響檔案工作順利開展的，不是計算機設備的缺乏，而是沒有相關規(guī)范的使用方法，使得計算機設備無法發(fā)揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統(tǒng)一的管理準則，并根據(jù)時代變化及時進行更新?lián)Q代，為相關的檔案管理工作人員提供統(tǒng)一的行動依據(jù)。管理人員通過計算機技術對檔案進行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節(jié)省了大量的人力以及物力，還實現(xiàn)了檔案存檔的電子化。而針對一些館藏資料應該加強管理，實施跟蹤管理，了解這些資料的動向十分重要，并且在電子存檔的基礎上，依舊保管好相應的紙質(zhì)資料，對其進行雙重保管，推進檔案管理的現(xiàn)代化。
3.2 建立合適的財政檔案管理制度
財政檔案的管理工作雖然要求進一步的實現(xiàn)其現(xiàn)代化，但我們在完善管理系統(tǒng)的時候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費，但不代表我們會完全放棄對人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時，我們也應該建立起合適的財政檔案管理制度，也就是對檔案管理工作人員提出一些要求。對于財政檔案管理這一個工作的工作特性，要求工作人員嚴謹、細心，并且在真正的工作過程中，時刻要求自己保持開拓創(chuàng)新的精神，并且能夠主動地去完成自己的本職任務，在服務其他部門的工作時保持謙遜的態(tài)度，以進步式眼光看待日后的財政檔案管理工作，做到與時俱進。
3.3 細化檔案管理工作分配
常見的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲這三個步驟。對財政檔案管理工作同樣不夠重視，導致在工作分配上不夠合理，經(jīng)常出現(xiàn)一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒有事情可做，因此，應該進一步細化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進行資料采集工作時，負責檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實時工作的方式，對每一份采集上來的資料，及時進行整理分類，使工作效率大幅度提升。
3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
檔案管理的現(xiàn)代化要求硬件投入、軟件開發(fā)，但一切的設備升級最終都要靠管理人來進行支配，但是現(xiàn)在的管理人員資歷深卻缺乏電子軟件使用能力，因此，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要招募更多的新型人才，來支配先進的管理軟件技術，使其發(fā)揮真正的作用。合理選拔人才，讓檔案管理工作可以適應現(xiàn)在瞬息萬變的環(huán)境，不斷進行自我完善、創(chuàng)新，為國家的發(fā)展做出貢獻。
【關鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系
隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。
其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術，從而導致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。
2.相關的規(guī)章制度不夠完善
現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規(guī)范指導，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。
3.檔案管理條件比較簡陋
檔案室簡陋已經(jīng)嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路
檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：
1.檔案分類的采標
就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標準，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進行適當?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責分析、業(yè)務調(diào)研為基礎，進而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡化
在檔案分類進行調(diào)整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。
4.依法科學管理
提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。
5.建設高質(zhì)量的檔案工作隊伍
檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進、聘用高級人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。
其次，時代的發(fā)展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。
最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業(yè)的學生向更深層次的方向?qū)W習和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻。
四、結語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調(diào)查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現(xiàn)科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。
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關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議
伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現(xiàn)代化管理的進程。
1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標準規(guī)范
n案的標準，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現(xiàn)分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業(yè)的檔案管理基礎工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性
檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內(nèi)容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。
2 檔案管理基礎工作現(xiàn)狀
2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高
現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應檔案現(xiàn)代化管理對員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統(tǒng)落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應現(xiàn)代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內(nèi)容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現(xiàn)分類不準的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無法更好的為人們提供服務。
2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術普及度較低
現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現(xiàn)代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進程。
2.4 檔案保管不當造成缺失
現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實現(xiàn)實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業(yè)知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠?qū)n案進行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現(xiàn)代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進檔案管理基礎工作向現(xiàn)代化邁進
要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現(xiàn)代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現(xiàn)代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現(xiàn)代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現(xiàn)代化技術對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡環(huán)境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。
3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監(jiān)督力度
檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯。
3.5 提升員工的檔案意識和服務意識
首先對檔案管理工作人員進行經(jīng)常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優(yōu)質(zhì)的服務保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進行重新整理
現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結語
綜上所述，檔案管理基礎工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現(xiàn)代化管理的進程。
⒖嘉南
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應該說，進入21世紀，人們處于一個紙質(zhì)與電子、模擬與數(shù)字共存的狀態(tài)，處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉變的過渡轉型期：檔案館內(nèi)部存有大量的紙質(zhì)檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質(zhì)檔案。在這個特殊時期，檔案載體形式多元化、管理工作復雜化、技術手段多樣化、服務利用個性化成了現(xiàn)實的挑戰(zhàn)，而檔案管理的組織和隊伍卻很難隨之更新和發(fā)展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規(guī)模的不斷擴大，檔案信息的管理問題勢必引起社會的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統(tǒng)籌管理。
一、檔案管理傳統(tǒng)理論面臨的機遇
在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，人們對檔案資料的需求呈現(xiàn)出全方位、多元化、高效率的趨勢，檔案館目前的單一館藏結構、有限館藏內(nèi)容很難滿足人們的這種需求。挑戰(zhàn)與機遇并存，困難與發(fā)展同在；現(xiàn)代信息社會對檔案管理傳統(tǒng)理論的嚴峻挑戰(zhàn)，同時也意味著檔案管理傳統(tǒng)理論面臨著絕佳的更新和發(fā)展機遇。
1、社會環(huán)境的巨大變化。當前我國社會安定團結、經(jīng)濟穩(wěn)步快速發(fā)展、民主政治建設穩(wěn)步推進，全社會正在堅持以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學發(fā)展觀，推動物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的和諧發(fā)展，努力構建社會主義和諧社會。這就為檔案管理理論的更新與發(fā)展提供了較好的社會大環(huán)境。
2、國際交流與合作不斷開展。檔案管理傳統(tǒng)理論所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)具有全局性、廣泛性和全球性的特點，這必然會增強世界范圍內(nèi)的廣大檔案界人士發(fā)展更新檔案管理理論的緊迫感，促進他們不斷進行創(chuàng)新性思考與探索，不斷加強區(qū)域之間、國家之間、學科之間、行業(yè)之間的交流與合作，從而有效推動檔案管理傳統(tǒng)理論的革新。
3、檔案科學研究工作日益深入。現(xiàn)代檔案學教育層次多種多樣，同時為了適應時代和實踐需要，現(xiàn)代檔案學教育往往注重培養(yǎng)和造就掌握現(xiàn)代信本文由收集整理息技術、具有廣博管理知識的檔案專業(yè)人才，這些人才較少受到傳統(tǒng)觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進檔案學理論的發(fā)展與進步。
4、現(xiàn)代信息機數(shù)飛速發(fā)展。運用現(xiàn)代信息技術的檔案管理實踐必然會逐步積累起許多成功的經(jīng)驗或者失敗的教訓，通過對經(jīng)驗和教訓的概況總結、抽象升華，必然會形成適應新的信息技術、新的網(wǎng)絡環(huán)境的行之有效的現(xiàn)代檔案管理的新理論。
二、檔案管理理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設的影響
1、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設起著導向作用。
從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。
在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標準和依據(jù)，根據(jù)嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。
歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實存在狀態(tài)與界線對事物進行區(qū)分的，強調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。
2、全宗原則及其理論發(fā)展。
對檔案數(shù)據(jù)庫建設發(fā)揮指導作用檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設具有重要的指導作用。
首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗。以全宗為基本單位建設檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的
轉貼于
是一個現(xiàn)實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。
其次，采用全宗原則指導建設檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。
3、電子文件管理理論。
為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務過程和業(yè)務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。
電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應當前置到電子文件管理系統(tǒng)的設計之中，包括對其運動全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。
與傳統(tǒng)檔案進行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規(guī)則等進行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實現(xiàn)的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數(shù)據(jù)結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。
換言之，檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數(shù)據(jù)建設，而是要在第一時間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態(tài)跟蹤，將各個環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構成一個完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。
【關鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問題 解決方法
整個社會在進步，人類通過創(chuàng)新生產(chǎn)技術、創(chuàng)造基本的建設以及研究自然科學等來促進社會進步，并將這些活動產(chǎn)生的有價值的知識成果通過各種形式保存起來，這是人類社會發(fā)展過程的結晶，也是社會進步的證明，這些被保存下來的文件材料被定義為科技檔案。
一、管理檔案中存在的問題
科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對科技研究過程中留存的檔案棄之如履，出現(xiàn)檔案混亂、丟失的現(xiàn)狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應付上級的檢查，走走形勢而已，臨時檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒有，長此以往就導致了檔案管理者對檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責任感，繼而導致檔案的利用率和開發(fā)率大大降低。
管理工作人員素質(zhì)偏低，由于我國現(xiàn)今的基礎科技檔案管理人員的專業(yè)限制，他們曾經(jīng)所選的專業(yè)一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識以及對檔案管理的水平有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)將檔案分類歸檔出現(xiàn)錯誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對檔案管理工作不熟悉導致工作效率低下，在很長的時間里只能完成很少的任務量，長此以往這樣下來會嚴重阻礙我國科技檔案管理的進步與發(fā)展。
二、加強基層檔案管理方法
（一）擴大信息的收集面以及儲存量
我們都知道對于基層科技檔案管理工作來說，首要的是進行信息的收集，由于科技關乎很多方面，比如說：自然科學、天文、氣象、生產(chǎn)技術、地質(zhì)等等方面，關乎地理、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、天文等等諸多方面，這就導致了科技檔案的數(shù)量繁多，種類錯綜復雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質(zhì)就是有著強烈的責任感，其次是要心細，有耐心，主動積極的深入各個行業(yè)，吃苦耐勞，積極收集各個行業(yè)的信息并加以整合最后分類，以此來擴大收集面。
另一方面檔案管理者應該加強與相關的科研單位進行合作，利用自己的專業(yè)知識幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進的科學技術，擴大數(shù)據(jù)庫的容量，并對數(shù)據(jù)庫加以分類，以便之后可以迅速地對找尋相關的檔案以此開發(fā)和利用該檔案。
（二）科學的整理檔案
上一小節(jié)我們已經(jīng)提到過了科技檔案種類繁多，來源復雜的特點，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學的整理檔案就顯得尤為重要，只有經(jīng)過檔案管理者將檔案經(jīng)過科學的整理，將相似的科技檔案進行整理歸納才會體現(xiàn)這些檔案的價值。
我們可以將從各部門收集來的資料按照制定好的規(guī)章制度進行分類，相同類別的檔案按照時間順序依次進行編制，然后登記在相關的工作簿中，以便之后進行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯(lián)系，要遵守科技檔案的形成規(guī)律，二是要充分利用現(xiàn)有的檔案管理資源，三是最為重要的一點，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開發(fā)和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點要求來約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。
（三）保障檔案的完整與安全
對于新形勢下基層科技檔案管理來說，收集并整理檔案是遠遠不夠的，還有對科技檔案進行一系列的保護措施，保障我們收集來的科技檔案達到以下標準：檔案完整；連續(xù)有致；安全可靠；整體完好，要根據(jù)之前的經(jīng)驗教訓總結檔案損壞的原因，并在此基礎上實施一定的具有針對性的保護工作，采用有技術含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。
在保管檔案的同時也需要延長檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價值，采取措施從根本上延長檔案的使用時間，比如說一些防潮、防腐措施，優(yōu)化檔案存儲的環(huán)境，不僅要延長檔案被自然損壞的時間，也要在閱讀檔案的時候盡量減少人為的損壞。
科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們在管理的時候必須要建立嚴苛的制度，杜絕因管理者的保管不當而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現(xiàn)，對于需要借閱查詢相關的科技檔案的人，必須要讓他們在借閱之前進行登記，簽名等等措施，并要求他們在一定的時間歸還，并制定一些措施禁止他們進行檔案的外借，亂借，對于那些已經(jīng)過期了沒有價值的科技檔案來說，也不能隨便丟棄，要按照相關的規(guī)章制度進行處理。
（四）實現(xiàn)資源共享
由于科學技術的進步，現(xiàn)今人類的生活以及學習方式中都充斥著計算機與網(wǎng)絡，所以對于新形勢下的基層檔案管理人員來說，他們?nèi)缃窦毙枰鉀Q的問題就是通過利用先進的科學技術實現(xiàn)科學檔案資源的共享，在我看來，實現(xiàn)資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲，對于那些資料繁雜，年代久遠，損壞有些嚴重的科技檔案可以從紙質(zhì)版變成電子版，在降低存儲量的同時以另一種方式延長使用壽命。
通過增加相關的資金投入力度，給基礎科技檔管理者配備一些硬件設施，比如說計算機、掃面儀，復印機等等，政府等相關部門對于科技檔案管理者提高計算機和網(wǎng)絡技術的培訓，實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡化，電子化，加強科技檔案的信息共享。
三、總結
科技檔案的管理對于基層檔案管理來說十分重要，新形勢下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術的帶動下，基層檔案的管理工作會不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。
參考文獻：
[1]樸立平.對基層科技檔案管理工作的探討[J].科技情報開發(fā)和經(jīng)濟，2012.
關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程 文獻標識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復雜度高，地質(zhì)條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業(yè)務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節(jié)點目標。檔案管理經(jīng)費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質(zhì)量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設的內(nèi)容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點設置考核辦法，保證完成各節(jié)點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統(tǒng)計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據(jù)目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內(nèi)容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數(shù)
指標系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數(shù)標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數(shù)對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數(shù)G=0.92，評價為優(yōu)良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優(yōu)良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻
[1] 嚴杰.淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.