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導(dǎo)語：在檔案信息化論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）多媒體技術(shù)的概述
電子文件信息就是多媒體信息的本質(zhì)含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現(xiàn)出來的信息。計算機系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術(shù)包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現(xiàn)完全的、開放性的計算機管理。
（二）多媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的關(guān)系
當前，檔案建設(shè)面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟建設(shè)的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會發(fā)展需要。而多媒體技術(shù)擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點，可以為檔案信息化的建設(shè)帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設(shè)提供先進的技術(shù)和科學(xué)的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。
二、多媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的難題
（一）檔案信息傳輸中的知識產(chǎn)權(quán)
實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以及網(wǎng)絡(luò)資源的共享是檔案建設(shè)的最終目的。然而，網(wǎng)絡(luò)傳輸這種新的信息傳播技術(shù)雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數(shù)字化產(chǎn)品帶來了侵權(quán)的風險。檔案是知識產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)形式之一，是受到版權(quán)保護的。社會的發(fā)展讓人們逐漸開始重視知識產(chǎn)權(quán)，所以檔案信息化管理工作務(wù)必要注重對著作權(quán)的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權(quán)和所有權(quán)人，作品在網(wǎng)絡(luò)上進行傳播之前必須取得著作人的授權(quán)，否則未經(jīng)著作權(quán)所有人同意任意使用檔案便屬于侵權(quán)行為。
（二）檔案規(guī)范化管理的原則
只有制定和實施檔案管理的工作規(guī)范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化目的的現(xiàn)實需要。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，必須堅持管理規(guī)范化的原則，按照相關(guān)的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質(zhì)建設(shè)，實現(xiàn)部門、崗位與個人之間的權(quán)責關(guān)系明確，避免出現(xiàn)檔案保管不完整、不規(guī)范及其價值被浪費的情況。
（三）檔案信息安全保障體系的建立
安全保障體系對于檔案信息化的建設(shè)有著關(guān)鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關(guān)的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現(xiàn)缺乏有效的安全技術(shù)，健全的管理體制等，給檔案信息化建設(shè)帶來不便。而隨著設(shè)備和技術(shù)軟件的發(fā)展，從事黑客等網(wǎng)絡(luò)不法事業(yè)的相關(guān)組織技術(shù)也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態(tài)的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應(yīng)該時刻保持警醒，不斷的升級網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質(zhì)，以確保信息數(shù)據(jù)的安全、保證檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定的前行。
三、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用
（一）建立檔案信息庫
以現(xiàn)有館藏為基礎(chǔ)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息庫，對信息和數(shù)據(jù)進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關(guān)準備：構(gòu)建一個檔案管理的多媒體平臺。建設(shè)子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲子系統(tǒng)以及數(shù)字化處理和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統(tǒng)應(yīng)該滿足操作界面的生成、數(shù)據(jù)庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的運行，提供安全的運行環(huán)境。還需要對數(shù)字化信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數(shù)據(jù)庫存儲和處理信息數(shù)據(jù)的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。
（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制
檔案信息數(shù)字化的首要要求就是目錄信息的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在數(shù)據(jù)庫中的條理性，是整個數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本。首先，要建設(shè)一個目錄信息的倉庫，完善相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)以及各類資料文獻的目錄數(shù)據(jù)的輸入、媒體制作和檢索體系，實現(xiàn)準確快速的查找信息數(shù)據(jù)。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現(xiàn)檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數(shù)據(jù)，以檔案著錄表現(xiàn)出相關(guān)信息數(shù)據(jù)的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現(xiàn)狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現(xiàn)用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標準錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數(shù)據(jù)管理提供相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】民政檔案；信息化；服務(wù)水平
民政檔案的管理過程中，信息化管理目標的實現(xiàn)比較關(guān)鍵，這也是民政檔案管理發(fā)展的重要趨勢。信息化檔案管理服務(wù)水平的提高，是當前民政檔案管理發(fā)展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務(wù)的研究，對實際發(fā)展就能起到積極促進作用。
一、民政檔案信息化的服務(wù)特征以及存在的問題分析
（一）民政檔案信息化的服務(wù)特征體現(xiàn)分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務(wù)方面已經(jīng)有了新的特征體現(xiàn)，在民政檔案管理信息化服務(wù)對象的大眾化的特征上比較突出。當前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務(wù)人才的應(yīng)用，才能提升檔案信息的服務(wù)水平，在檔案信息的大眾化服務(wù)目標方面才能實現(xiàn)。再有就是在民政檔案信息化服務(wù)的需求熱點生活化的特征上有著體現(xiàn)，在社會保障的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內(nèi)容。注重民政檔案信息化服務(wù)的內(nèi)容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務(wù)問題分析。民政檔案信息化服務(wù)的發(fā)展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在對民政檔案信息化服務(wù)的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應(yīng)的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務(wù)方面產(chǎn)生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務(wù)發(fā)展過程中，對一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面還沒有加強，在相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)上存在著不足。例如檔案信息化服務(wù)中的基礎(chǔ)設(shè)備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎(chǔ)設(shè)施。從實際的民政檔案信息化建設(shè)的情況來看，在這些設(shè)備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務(wù)的水平提高產(chǎn)生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務(wù)過程中的方式比較單一化，在人性化的服務(wù)目標方面還沒有實現(xiàn)。我們要對這些層面的問題進行詳細的分析，然后找到針對性的措施進行應(yīng)對，保障民政檔案信息化服務(wù)水平的提高。
二、民政檔案信息化服務(wù)提升的策略探究
為促進民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，就要注重科學(xué)措施的實施。筆者結(jié)合實際對民政檔案信息化服務(wù)水平提升的方法進行了探究，在這些方法的應(yīng)用下，就能對民政檔案信息化服務(wù)質(zhì)量的提升起到保障作用。（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要完善。民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，所以在這一基礎(chǔ)層面要能滿足實際要求。民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要對民政檔案管理的工作有充分的認識，能夠和時展的要求相結(jié)合，對民政檔案事業(yè)的發(fā)展重要性能得以重視。在檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)質(zhì)量層面進行提高也要有相應(yīng)設(shè)備支持，所以在資金的投入上要充足，注重數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在新的設(shè)備應(yīng)用方面加強培訓(xùn)等。只有在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作上得到了加強，才能真正有利于檔案服務(wù)水平的提高。（二）做好宣傳工作。在對信息化民政檔案服務(wù)的加強過程中，對大眾媒體要充分的利用，做好宣傳工作，將電視以及網(wǎng)絡(luò)和微信、微博等媒體綜合性的應(yīng)用，加強民政檔案服務(wù)的重要性宣傳工作。在有條件的援助服務(wù)開展方面也比較重要，通過加強宣傳，就能讓檔案管理服務(wù)人員的責任意識得以強化，在實際工作中提升工作效率。（三）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，在咨詢服務(wù)方面要積極的拓寬，在計算機的檢索工作目標上要能得以有效實現(xiàn)。檔案咨詢服務(wù)工作的實施，主要是將檔案作為依據(jù)，然后對個別問題的解答向需求者提供服務(wù)的方式，在咨詢服務(wù)水平的提高方面，就要注重方式的選擇。通過QQ以及微信平臺或網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用等，都比較有利。只有在服務(wù)水平上得到了提高，才能進一步的加強民政檔案信息化的良好發(fā)展。（四）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，要注重相應(yīng)制度的完善建立。在制度上進行建立就要和實際情況結(jié)合，在制度的制定中要充分考慮制度的可行性，以及在信息服務(wù)的安全性方面得以保障。注重檔案信息的完整性校驗以及安全審計和入侵監(jiān)控等，只有在這些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化檔案服務(wù)水平的提高。
三、結(jié)語
總而言之，民政檔案服務(wù)水平的提高，要注重信息化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在信息技術(shù)的應(yīng)用上提高檔案服務(wù)的水平。面對新的發(fā)展環(huán)境，民政檔案信息化服務(wù)的要求會不斷提高，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)就要能從多方面詳細分析，注重檔案信息化服務(wù)的精細化，這樣才能有助于服務(wù)目標的實現(xiàn)，呈現(xiàn)良好的服務(wù)品牌。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻】
[1]蘇曉云.創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式的研究[J].機電兵船檔案,2016(04).
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機、數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標準規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內(nèi)容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案排架進行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結(jié)束語
1.工作人員整體水平低當前計劃生育工作中檔案管理人員普遍存在著文化水平低的問題，很少有高校畢業(yè)的大學(xué)生在基層從事檔案管理工作。這些專業(yè)素質(zhì)不是很高的工作人員在檔案信息化的處理上明顯不夠熟練，相關(guān)的專業(yè)知識等都不夠全面和完善，不能很好的適應(yīng)新時代的要求，缺乏應(yīng)有的開拓精神。
2.缺少資金投入在信息化時代的今天，計劃生育工作的檔案信息化管理少不了一大批硬件設(shè)備的支持，然而，當前基層計生單位的資金主要來源于政府的撥款，但是在這些款項中，并沒有關(guān)于檔案信息化管理的專項基金，無法進行應(yīng)有的硬件改革，導(dǎo)致檔案信息化管理缺少必要的工作設(shè)備，影響計劃生育中檔案信息化管理工作的進行。
二、對檔案信息化管理提出的建議
1.改變傳統(tǒng)的管理模式應(yīng)該把當今檔案管理中存在的分散管理現(xiàn)象進行重新整合，進行集中的管理，這樣更加有利于信息的共享和查閱。
2.提升工作人員的整體素質(zhì)在傳統(tǒng)的手工管理檔案的時代，相關(guān)工作人員只要對檔案進行細心的整理再加以保護就夠了。而在當今時代，檔案信息化要求工作人員必須提高自己的知識水平和整體素質(zhì)，在新的工作要求之下努力的學(xué)習(xí)新的操作手法和共享手段，只有這樣才能不斷的提高和進步，促進計劃生育檔案管理工作的正常進行。
3.投入資金進行硬件改革檔案信息化能否順利的開展，得益于工作環(huán)境中硬件設(shè)施是否完善?；鶎佑嬌块T應(yīng)該努力向領(lǐng)導(dǎo)提出檔案信息化工作中出現(xiàn)的問題，積極申請得到重視和解決，得到應(yīng)有的硬件設(shè)施配備。只有硬件設(shè)施得到了完善，才能順利的開展信息檔案的整理工作，才能保證向大眾提供更加準確的檔案信息服務(wù)。
4.重視管理人員的隊伍質(zhì)量檔案信息化管理雖然職位不大，但是作用不小。在當今這個科技爆炸的時代，掌同時握信息技術(shù)，擁有熟練計算機操作水平，和善于進行檔案管理，有著良好的信息處理能力的工作人員，是在時代浪潮下最符合檔案管理人員標準的人才。所以，這就要求我們將檔案管理人員的培訓(xùn)工作重視起來，將管理上和技術(shù)上的只是通通對未來的管理人員進行教授，培養(yǎng)出越來越多的人才，服務(wù)于檔案信息化管理的領(lǐng)域，為計劃生育工作作出長足貢獻。
三、結(jié)語
【摘要】當前,計算機管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對醫(yī)院檔案管理的信息化進行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應(yīng)的策略。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化
1何為檔案的信息化管理
1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵
檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進管理創(chuàng)新。
1.2檔案信息化管理的內(nèi)容
(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機,以備處理。
(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
1.3檔案信息化管理的條件
一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。
二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。
三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。
2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性
2.1適應(yīng)社會發(fā)展的需要
現(xiàn)代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要
檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。
3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題
3.1需要大量資金投入
醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復(fù)印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
3.2任務(wù)繁雜,工作量大
醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。
3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式
傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
4正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)
4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在
(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準。
(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.2醫(yī)院檔案信息化的措施
(1)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機器設(shè)備、各種檔案自動化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。
(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強,要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制,引入科學(xué)實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略,加強監(jiān)控。
參考文獻:
[1]程潔.醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探[J].實用全科醫(yī)學(xué),2007,(05).
［關(guān)鍵詞］食品檢驗；檔案信息化管理；人才培養(yǎng)
疾病預(yù)防控制中心的主要職責是保障人民群眾的身體健康，維護社會穩(wěn)定，可是近年來發(fā)生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對人民群眾的健康造成了嚴重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責任和使命對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)進行嚴格監(jiān)管，在強調(diào)食品生產(chǎn)經(jīng)營者必須保證食品安全、承擔社會責任的同時，要了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的重要性，因為它是食品監(jiān)管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進行規(guī)范化管理，能為食品安全監(jiān)管工作的正常、有效運行提供有力的保障。
1食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作，是指過去和現(xiàn)在的食品安全監(jiān)管部門在從事食品安全監(jiān)督檢查、監(jiān)測、許可等活動中直接形成的對監(jiān)督機關(guān)和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用包括以下三個方面。
1．1了解食品生產(chǎn)經(jīng)營狀況
完整、規(guī)范的食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作包含了食品生產(chǎn)經(jīng)營者的單位名稱、地址、負責人、經(jīng)營項目、聯(lián)系方式、許可辦理情況、從業(yè)人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監(jiān)督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等內(nèi)容。利用這些檔案資料有利于監(jiān)管者了解食品生產(chǎn)經(jīng)營者的經(jīng)營狀況，以便及時、準確食品安全相關(guān)信息，引導(dǎo)社會公眾進行安全、健康的飲食消費。
1．2掌握食品安全監(jiān)管概況
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作詳細記載了日常監(jiān)管工作中的各種信息，是日常監(jiān)管工作的真實記錄。通過研究食品安全監(jiān)管工作檔案，可以獲知區(qū)域食品安全監(jiān)督覆蓋率、監(jiān)督頻率、食品相關(guān)產(chǎn)品的抽檢合格率等指標，有利于掌握區(qū)域食品安全監(jiān)管情況，從而指導(dǎo)食品安全監(jiān)督機構(gòu)高效開展食品安全監(jiān)督。
1．3提供食品安全措施實施依據(jù)
隨著社會的發(fā)展，科學(xué)管理和有效利用檔案已成為食品安全監(jiān)管工作的重要環(huán)節(jié)。通過分析食品安全監(jiān)管工作檔案，監(jiān)管部門能對一些食品安全風險進行預(yù)測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監(jiān)測，由此制定預(yù)警工作計劃，采取有效的食品安全防控措施。
2食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化建設(shè)存在的問題和困難
2．1制度不健全
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作制度建設(shè)不健全，沒有針對食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的規(guī)范制度，使得食品安全監(jiān)管檔案工作無法做到標準化、規(guī)范化，其工作開展也得不到有力保證。
2．2歸檔意識不強
一些同志對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案重要性認識不深，忽視食品安全監(jiān)管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導(dǎo)致食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作歸檔材料內(nèi)容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現(xiàn)象時有發(fā)生。
2．3管理水平不高
目前，監(jiān)督員隊伍的專業(yè)素質(zhì)和工作能力參差不齊，部分人員專業(yè)知識老化，對新知識學(xué)習(xí)能力不強，計算機操作水平跟不上時展的需要；加之近年來由于機構(gòu)改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理水平不高，食品安全監(jiān)管工作檔案的延續(xù)性受到了嚴重影響。許多評先評優(yōu)、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能及時歸檔，使食品生產(chǎn)經(jīng)營單位的食品安全信息不能全面、準確地顯示出來。
2．4信息化建設(shè)不夠
當前，人民群眾對自我保健高度重視，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質(zhì)檔案的收集階段，面對不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認識不上去，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進的科學(xué)技術(shù)，開發(fā)食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理軟件數(shù)據(jù)庫，利用計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)進行食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調(diào)閱，才能迅速、準確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。
2．5資金投入力度不夠
加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化、信息化建設(shè)，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計算機、路由器、掃描儀、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等等，這些建設(shè)都需要大量的資金投入。而當前大部分區(qū)級疾控中心沒有投入資金和人員開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎(chǔ)上，這樣就使得食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的信息資源不能充分利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
3食品安全監(jiān)管工作檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的對策
3．1完善制度，加強管理
健全的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障。因此，應(yīng)建立食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案管理與收集、整理、保護和利用等方面的制度，加強對工作檔案轉(zhuǎn)遞、歸檔、存檔、保管等各項工作的規(guī)范管理，加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案現(xiàn)代化的步伐。
3．2提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)
至今仍有不少食品監(jiān)督員，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理意識還較淡薄。認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。讓全體職工都能充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，同時，將檔案管理工作納入目標管理，從而促進全員檔案意識格局的形成。使中心的檔案為衛(wèi)生防病工作充分發(fā)揮其社會效益。
3．3更新知識，加強培訓(xùn)
要加強對食品監(jiān)督員檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，使其了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監(jiān)管中哪些資料屬于有保存價值的材料，以及如何進行整理、歸檔等等。同時，食品安全監(jiān)管工作人員要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化社會的需要。
3．4加強檔案信息化人才的培養(yǎng)
檔案信息化管理以計算機技術(shù)為載體，需要有檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，縱使有一流的管理設(shè)施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應(yīng)會計算機操作技能，更要懂得科學(xué)的管理方法。所以，要加強培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設(shè)備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計算機知識、檔案專業(yè)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力；學(xué)習(xí)探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，對骨干人才進行重點培訓(xùn)和繼續(xù)教育。同時，推廣食品安全監(jiān)管及食品檢驗管理系統(tǒng)的運用，推進食品安全監(jiān)管工作檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)日常監(jiān)管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應(yīng)用管理軟件管理好本單位的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。
4結(jié)語
總之，我們食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作人員要肩負起保障人民群眾身體健康、維護社會穩(wěn)定的重任，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)完善食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理信息系統(tǒng)，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這是保證食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作正常、有效運行的根本對策。
作者:姚春華 單位:長春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心
參考文獻
首先，各大醫(yī)院應(yīng)該充分地做好電子病歷檔案的歸檔工作。對需要保存的電子病歷主要內(nèi)容的結(jié)構(gòu)化信息建立詳細的索引，以便于醫(yī)務(wù)人員檢索和醫(yī)院的管理分析。其中檢索的條件，包括患者的住址、姓名、性別、出生日期、住院科室、出院診斷等。
其次，相關(guān)人員要及時地反饋信息，補充電子病歷檔案數(shù)據(jù)信息。比如，醫(yī)院應(yīng)該保證電子病歷和紙質(zhì)病歷的同步，實現(xiàn)病歷的雙軌制管理。當患者出院時，系統(tǒng)會自動地將患者的電子病歷進行轉(zhuǎn)換，傳輸?shù)讲v歸檔服務(wù)器，并且進行保存。同時，工作人員還應(yīng)該做好信息登記工作。
最后，醫(yī)院還應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的管理部門，加強對電子病歷檔案的管理，定期對電子病歷進行檢查，以保障電子病歷信息系統(tǒng)的安全。如果出現(xiàn)病毒，要及時上報有關(guān)部門，采取相應(yīng)的措施。還應(yīng)不斷完善電子病歷檔案的內(nèi)容，以更好地實現(xiàn)病歷檔案的利用價值，為提高醫(yī)院的管理水平服務(wù)。
二、提升醫(yī)院病歷檔案管理人員的信息化水平
信息病歷檔案系統(tǒng)的建設(shè)還需要不斷地提高管理人員的信息化水平。
第一，醫(yī)院應(yīng)該定期對病歷檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)。比如檔案管理的專業(yè)知識、計算機實際應(yīng)用操作知識等，通過不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其信息化管理水平。
第二，病歷檔案信息化管理的相關(guān)工作人員還應(yīng)該不斷地提升自身的職業(yè)道德素質(zhì)，嚴格地保護好患者的個人隱私，并且及時地防止病歷檔案信息泄漏等。
第三，病歷檔案管理人員還應(yīng)該具備強烈的責任心，養(yǎng)成認真、負責的工作態(tài)度。對患者的個人信息和病歷信息輸入，要正確及時，核對無誤，以保證病歷信息的準確性。
三、結(jié)語
所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計算機、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運用信息化管理理念，對企業(yè)科技信息資源進行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用?？梢姡髽I(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計算機存儲設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計算機等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫；四是計算機網(wǎng)絡(luò)管理平臺建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標準化建設(shè)，即制定和實施統(tǒng)一的技術(shù)標準、業(yè)務(wù)標準和管理規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題
隨著我國檔案信息化建設(shè)的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。
1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱
由于大型企業(yè)或企業(yè)集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當、部分二級類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國標《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。
2．缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范
企業(yè)科技檔案專業(yè)性強、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標準和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。
4．信息化建設(shè)人才極度匱乏
企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標準和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。
三、推進企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施
針對上述面臨的問題，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
1．加快信息化標準體系建設(shè)
信息化標準體系建設(shè)不僅是社會信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國家有關(guān)部門應(yīng)加強信息化標準體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標準規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標準、規(guī)范，加強信息化建設(shè)的通用標準體系建設(shè)。二是國家檔案行政管理部門應(yīng)會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標準、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標準、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。
2．加強企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作
企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點，加強科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。
3．整合信息資源進行科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業(yè)性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強各專業(yè)、各項目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。
4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)
適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。
1.1檔案工作標準不統(tǒng)一我國電力行業(yè)一直屬于國有體制，在電力企業(yè)內(nèi)部受計劃經(jīng)濟體制影響，各個電力企業(yè)自成一體，沒有使電力企業(yè)檔案形成統(tǒng)一的標準，不能適應(yīng)當前電力行業(yè)的快速發(fā)展需要和市場競爭的需要，在內(nèi)部管理上忽視檔案管理和檔案建設(shè)，造成檔案工作標準不統(tǒng)一，影響了電力企業(yè)健康發(fā)展。
1.2檔案信息化建設(shè)認識不足在電力企業(yè)內(nèi)部還存在一些對檔案信息化建設(shè)認識不到位的現(xiàn)象，認為只要發(fā)好電、輸好電就可以了，沒有認識到檔案信息化對電力企業(yè)向現(xiàn)代化企業(yè)邁進的重要作用，沒有看到檔案信息化給企業(yè)帶來的巨大收獲，因此對檔案信息化建設(shè)認識不足已經(jīng)成為制約電力企業(yè)檔案建設(shè)的障礙之一。
1.3專業(yè)人員缺失電力企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作一直是較為薄弱的環(huán)節(jié)，其主要原因是檔案管理專業(yè)人員缺失，特別是電力工程建設(shè)過程中的檔案管理，更是漏洞很多，由于電力項目施工時間長，區(qū)域跨度大、工程量大、缺乏專業(yè)檔案管理人員，以致于具體資料收集和整理過程中，專業(yè)度不夠，常出現(xiàn)漏登、漏收等現(xiàn)象，為文件材料的收集、整理、歸檔增加了難度，可見電力企業(yè)檔案專業(yè)管理人員的缺失也是制約檔案信息化建設(shè)不可忽視的原因之一。
2電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究
2.1統(tǒng)一思想認識在企業(yè)內(nèi)部要大力宣傳檔案信息化建設(shè)對電力企業(yè)發(fā)展的重要作用，讓企業(yè)干部職工都能夠清楚的了解到檔案是為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。電力企業(yè)作為大型企業(yè)每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了電力企業(yè)的發(fā)展歷史，對今后的發(fā)展提供有利的借鑒依據(jù)。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。以及檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)市場需求，不斷完善企業(yè)管理的手段之一，大力開展檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)，形成企業(yè)上下齊抓共管的良好氛圍，同時要積極爭取電力管理部門、使用單位、用電企業(yè)和居民對檔案信息化建設(shè)的支持，從而為電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出優(yōu)良的內(nèi)外部環(huán)境。
2.2加大檔案信息化建設(shè)投入電力企業(yè)要與國際接軌就必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，增加對檔案信息化建設(shè)資金投入，從硬件設(shè)施到軟件設(shè)計都要進行配置，完善檔案管理存儲模式、查詢模式、信息檢索等電子化進程，實現(xiàn)全文檢索、在線OCR、Web查詢等功能，同時要確保電力數(shù)據(jù)平臺與檔案信息平網(wǎng)，徹底解決過多的紙質(zhì)信息檔案的使用與保管問題，實現(xiàn)高效、快捷的網(wǎng)上數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理、檔案信息檢索查詢、內(nèi)部管理信息自動生成等功能，形成一個高效快捷的電子信息資源庫，最終實現(xiàn)電力企業(yè)數(shù)字化虛擬檔案館，使檔案信息化成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。
2.3培植檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才要完成電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就離不開專業(yè)人才，一方面是科技發(fā)展硬件設(shè)施運轉(zhuǎn)的需要，另一方面是檔案專業(yè)需要有內(nèi)行進行管理，因此電力企業(yè)要注重培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才、電子信息化建設(shè)人才，為實現(xiàn)整個檔案管理業(yè)務(wù)流程的全面信息化提供可靠的保障，通過檔案管理與業(yè)務(wù)流、信息流的有機結(jié)合，建立起電力企業(yè)完整統(tǒng)一的文檔信息一體化管理體系。
2.4加強業(yè)務(wù)建設(shè)和信息資源共享電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須要加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，要成立專門的檔案管理部門，加大對各部門檔案管理工作的督導(dǎo)和培訓(xùn)，使檔案管理信息化和專業(yè)化，同時要建立電力企業(yè)上下級、企業(yè)內(nèi)部部門之間以及相關(guān)聯(lián)企業(yè)、單位、客戶等網(wǎng)絡(luò)對接，實現(xiàn)信息資源共享，為電力企業(yè)可以在第一時間獲得有價值的信息資料提供保障，如：電力施工項目單位通過檔案信息化離線客戶端就可以隨時隨地輕松的把有關(guān)施工資料進行歸檔上傳，同時還可以及時獲得上級有關(guān)部門的信息資源，從而實現(xiàn)信息資源共享。
3電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)實施要點
3.1檔案實現(xiàn)數(shù)字化、標準化管理，可永久保存統(tǒng)一建設(shè)以電力公司總部為核心，以各下屬企業(yè)公司為分支的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系，按照國家電網(wǎng)信息化建設(shè)要求，構(gòu)筑企業(yè)級一體化信息集成平臺，能夠有效實現(xiàn)對歷史紙質(zhì)檔案的有效轉(zhuǎn)換、保存，進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)對現(xiàn)行文件的有效管理、實現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。在電力企業(yè)內(nèi)部形成標準統(tǒng)一的數(shù)字化檔案，并能夠永久保存，如：可存儲的圖像信息，音頻、視頻等音像信息都可以完整的記錄在同一份文件中，比傳統(tǒng)的音像檔案存儲具有無法比擬的優(yōu)勢，不但可以保證資料不失真，而且為防止丟失可以進行備份，實現(xiàn)永久保存。
3.2豐富數(shù)據(jù)庫資源檔案信息化建設(shè)后使數(shù)字檔案存儲空間加大，電力企業(yè)各個部門都可以通過統(tǒng)一的界面查閱檔案信息資源。這就要求數(shù)字化檔案要更加的豐富，要將可以歸檔的數(shù)據(jù)存儲在各個系統(tǒng)中，因此檔案管理人員不但要積極挖掘信息資料、數(shù)據(jù)，而且還要對這些數(shù)據(jù)、資料進行甄別，把有價值的數(shù)據(jù)、資料分類按照各自的系統(tǒng)進行存儲，可以通過存儲的分級管理，重要數(shù)據(jù)的備份管理，永久性數(shù)據(jù)的存儲保護以及存儲設(shè)備安全預(yù)警等主要功能的完善來完成。
3.3歸檔及時方便查閱在電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，要在檔案信息化系統(tǒng)中對歸檔時間、范圍必須進行固化設(shè)定，通過系統(tǒng)及時提醒檔案管理人員進行催交確保應(yīng)按時歸檔的文件資料齊全完整，方便查閱，因此檔案信息化建設(shè)要立足檔案應(yīng)用的方便快捷上來。電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)還要完善信息檢索功能數(shù)字化，實現(xiàn)智能檢索，對有關(guān)文件資料可以通過檢索相關(guān)詞組就可以對找到需要的文件資料，對同類資料可以通過檢索結(jié)果進行排序，以提高檢索效率，縮短檢索時間。
3.4提高檔案的實用性電力企業(yè)檔案管理的目的就是為管理提供可靠的信息資源，為電力事業(yè)服務(wù)，因此檔案信息化建設(shè)必須要落實到實用上來，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，增加統(tǒng)計和分析功能，統(tǒng)一統(tǒng)計報表格式、填寫方式，同時提供檔案分類查詢功能，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析查詢，由電腦提供詳實的匯總報告，把數(shù)字化檔案變成電力管理專家，更好地服務(wù)于用戶。如在電力企業(yè)統(tǒng)計報表核算過程中，通過計算機軟件的智能化應(yīng)用，操作人員只要點擊統(tǒng)計功能，計算機就會自動生成對報表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，自動生成小計、合計等。
4結(jié)語