時間：2023-03-17 17:59:25
導(dǎo)語：在電子檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質(zhì)及計算機磁盤來實現(xiàn)對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進(jìn)行查詢和使用。
1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶崿F(xiàn)了對檔案資料的整理、統(tǒng)計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對檔案進(jìn)行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲比較穩(wěn)定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩(wěn)定性。
1.4 實現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以實現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對應(yīng)的檔案，然后對其進(jìn)行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識，提高對檔案的利用效率。
2 當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內(nèi)企業(yè)中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運用的很少。即使有些企業(yè)運用了電子計算機技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲存方式比較復(fù)雜，一旦儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實處，使之名副其實。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動化的不斷發(fā)展，維護電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其更好的掌握信息技術(shù)和計算機技術(shù)和，從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。
企業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作的大力支持。隨著企業(yè)工作量的逐漸增多，形成了越來越多的電子檔案信息。因此，針對現(xiàn)有情況，對企業(yè)電子檔案進(jìn)行及時的治理，有其非?，F(xiàn)實的價值和意義。
（一）電子檔案信息管理是提升檔案責(zé)任意識的有效途徑。具備高度的責(zé)任意識才能勝任企業(yè)電子檔案管理工作，才能使檔案信息真正成為企業(yè)發(fā)展過程中的重要角色。因此，提升檔案責(zé)任意識首先要從檔案信息的真實性抓起，堅決杜絕虛假檔案信息的出現(xiàn)。如此，才能使檔案管理人員牢記自己的工作職責(zé)，權(quán)衡好自身行為與工作的關(guān)系。一旦對虛假檔案信息進(jìn)行及時的治理，工作人員的責(zé)任意識必然得到有效提升。
（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質(zhì)量的強大動力。檔案工作往往與企業(yè)的人事、財產(chǎn)、薪酬、文件等等發(fā)生密切的聯(lián)系。檔案管理人員的職業(yè)操守必須過硬，才能更好的保障工作質(zhì)量目標(biāo)。否則，他們在工作中背離目標(biāo)，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導(dǎo)致工作行為上的違法違紀(jì)。可見，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質(zhì)量，使檔案工作更好的跟緊企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，形成正確的工作方向。
（三）電子檔案信息管理是提升人員協(xié)作意識的綠色通道。企業(yè)各個部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學(xué)高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理部門不可能“關(guān)起門來過日子”，反而與其他部門會發(fā)生各種工作上的聯(lián)系。同時，檔案部門內(nèi)部工作也需要協(xié)作才能更好的完成工作目標(biāo)，從而提升整體工作的效率?？梢姡娮訖n案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養(yǎng)部門內(nèi)部的團結(jié)協(xié)作意識。
二、電子檔案管理的原則
企業(yè)電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關(guān)系到很多細(xì)節(jié)問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質(zhì)量。
（一）真實性原則。企業(yè)發(fā)展過程中形成的各種有益信息都應(yīng)當(dāng)以真實客觀的狀態(tài)加以保存，而不應(yīng)出現(xiàn)虛假信息，否則，會貽誤企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。因此，電子檔案信息一定要實現(xiàn)真實性，通過真實性的信息來反映企業(yè)的成長、發(fā)展及工作效果。可見，信息的真實性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實性，檔案管理便喪失了管理的基礎(chǔ)和意義。
（二）及時性原則。及時性原則主要針對檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價值的檔案信息形成后，就要通過及時的歸檔加以保存，以備企業(yè)發(fā)展需要加以隨時的調(diào)取，為企業(yè)提供有益的參考。一旦歸檔不及時，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對檔案管理的及時性加以重視。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
企業(yè)電子檔案管理意義重大，我們在遵循相應(yīng)的原則基礎(chǔ)之上，還要針對電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發(fā)揮的更加充分。
（一）嚴(yán)格把握歸檔關(guān)，確保檔案信息的真實性。檔案信息的歸檔是非常關(guān)鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會被保持起來，以備日后工作中隨時調(diào)取利用。因此，在歸檔階段，對于檔案信息的真實性、保存形式、電子文件格式、文件內(nèi)容等等方面東歐要進(jìn)行細(xì)致入微的檢查，避免因細(xì)節(jié)問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時，工作人員要對檔案信息的內(nèi)容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內(nèi)容定位檔案信息時，可能會有較大的幫助。
（二）建立各種管理系統(tǒng)，保障檔案信息的利用價值1、要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。在現(xiàn)實工作中，可能存在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)兼容的現(xiàn)象，從而無法形成網(wǎng)絡(luò)體系，一些軟件的數(shù)據(jù)無法及時實現(xiàn)互相轉(zhuǎn)換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統(tǒng)一的體系，強化信息提供者與接收者之間的協(xié)作意識，是信息符合傳輸要求，并強化工作人員的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，使網(wǎng)絡(luò)體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機制。這就要求，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會被外界熟知或利用，企業(yè)的檔案信息成果就會變得毫無價值，很多工作的努力結(jié)果就會被浪費。因此，管理人員要針對檔案信息的安全防護、密級設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)及及時維護等方面做足文章。
（三）及時更新硬件設(shè)備設(shè)施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業(yè)電子檔案信息管理工作提供硬件設(shè)備設(shè)施方面的保障。同時，在需要資金投入時，確保資金投入及時，力度到位。當(dāng)然，還要對資金運行情況進(jìn)行全面的跟蹤核查，堅決杜絕職務(wù)違法犯罪行為的出現(xiàn)。如此，硬件設(shè)備設(shè)施更新的資金有所保障，企業(yè)電子檔案信息管理工作才能朝向預(yù)期目標(biāo)推進(jìn)。
四、結(jié)語
隨著計算機的普及和電子信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個全新信息交換的時代。作為收集信息的檔案部門，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)歷史潮流，對檔案進(jìn)行數(shù)字化改革，既實現(xiàn)檔案電子化。電子檔案是具有查考利用價值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，是電子文件的轉(zhuǎn)化物，具有電子文件的所有技術(shù)特性，因此，在管理上它與傳統(tǒng)檔案有著很大的區(qū)別。
1 電子文件的定義及特點
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
與紙質(zhì)文件比較電子文件有以下幾個特點：
1.1 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代化設(shè)備才能閱讀利用；
1.2 電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；
1.3 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
1.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等的要求很高。
2 電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作 查考利用價值或藝術(shù)保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。
電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。
鑒定后需要歸檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡(luò)中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是通過四通打字機的文件軟盤或未聯(lián)網(wǎng)的計算機文件軟盤。這些軟盤要進(jìn)行編號，以便于雙方查驗。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通知網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝出軟盤備份。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負(fù)責(zé)。
3 電子檔案的管理
3.1 電子文件對檔案管理工作的影響
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
3.2 檔案管理人員應(yīng)采取的對策
3.2.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.2.2 解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因此它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
3.2.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。
關(guān)鍵詞：電子文件電子檔案管理
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節(jié)省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節(jié)約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創(chuàng)新了管理模式，提高了管理質(zhì)量。
一、電子文件與電子檔案的特點
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經(jīng)過以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統(tǒng)的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力及發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)。
二、電子文件與電子檔案的管理
綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質(zhì)量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：
1.建立電子文件管理制度
建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監(jiān)控，同時還確保管理工作能有條不紊的進(jìn)行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關(guān)條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，同時還能對計算機的相關(guān)軟件及格式等進(jìn)行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質(zhì)量。
2.明確電子文件歸檔范圍及方式
首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由此可見，電子文件的產(chǎn)生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質(zhì)量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應(yīng)對其進(jìn)行相應(yīng)的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應(yīng)的保障。
3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理
在歸檔電子文件技術(shù)處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠?qū)ζ溥M(jìn)行詳細(xì)的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，在處理的過程中，還應(yīng)結(jié)合著文件選擇相應(yīng)的識別結(jié)構(gòu)，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進(jìn)行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應(yīng)對其進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善電子檔案的保存
在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環(huán)境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行管理，使其各方面達(dá)到所規(guī)定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠(yuǎn)離磁場，同時還應(yīng)遠(yuǎn)離有毒物質(zhì)。最后，在管理的過程中，應(yīng)認(rèn)真核對每一個檔案數(shù)據(jù)，并及時對其進(jìn)行更改、調(diào)整。
5.電子檔案的利用和更改
在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復(fù)制出相應(yīng)的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復(fù)制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應(yīng)由設(shè)計師填寫“更改通知單”，并經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案人員根據(jù)“更改通知單”的要求，復(fù)制出修改用盤交設(shè)計師以改寫的方式進(jìn)行修改，經(jīng)評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件也應(yīng)同時更改。
6.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理水平
在電子文件與電子檔案管理的過程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過程中，能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的計算機操作培訓(xùn)。使其能夠在管理的過程中，使用正確的操作方法對其進(jìn)行操作，同時，還應(yīng)加強管理人員對網(wǎng)絡(luò)的維護及管理意識，使其能夠正確的認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)管理的重要性。此外，管理人員也應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結(jié)實的基礎(chǔ)。
[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合
中圖分類號：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、紙質(zhì)檔案管理概況
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進(jìn)行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進(jìn)行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：信息化；電子文檔；醫(yī)院檔案；影響；對策
自我國進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國電子信息技術(shù)發(fā)展迅猛。在醫(yī)院的信息化建設(shè)中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規(guī)范化、虛擬化方向改進(jìn)完善，現(xiàn)已成為檔案管理和信息化建設(shè)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫(yī)院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫(yī)院的使用現(xiàn)狀及影響進(jìn)行具體分析，然后提出相應(yīng)的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產(chǎn)生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進(jìn)行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其所具有的優(yōu)點有以下幾個方面：檢索便捷，可網(wǎng)絡(luò)傳輸；流通方面，能最大限度的實現(xiàn)資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象；占地面積小，節(jié)能環(huán)保。
二、電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質(zhì)檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設(shè)備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務(wù)方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達(dá)到熟練應(yīng)用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現(xiàn)對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環(huán)境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質(zhì)存放與保存便對環(huán)境有一定的要求，首先要控制環(huán)境的溫濕度，其次是存放環(huán)境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現(xiàn)電子文件的有效管理與保存，需要根據(jù)電子文件的性質(zhì)及先關(guān)要求來采取相應(yīng)的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進(jìn)行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復(fù)制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更難；其次，紙質(zhì)檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術(shù)的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發(fā)展環(huán)境，同時也解決了紙質(zhì)檔案管理中的各種不便。
（四）對服務(wù)方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務(wù)提供了巨大的便利，在電子信息技術(shù)的支持下，相比于傳統(tǒng)的檢索服務(wù)，電子檔案的建立給檢索服務(wù)帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務(wù)對象一定的適應(yīng)期，同時也要在服務(wù)模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進(jìn)行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現(xiàn)信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質(zhì)的保障帶來巨大影響，這也是當(dāng)下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)都是由局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設(shè)備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產(chǎn)生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進(jìn)行研究是非常有必要的。
（一）檔案學(xué)理論研究角度
筆者根據(jù)多年從事相關(guān)工作的經(jīng)驗，在檔案學(xué)理論研究角度中，總結(jié)了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學(xué)科的領(lǐng)域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進(jìn)行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫(yī)院辦公自動化、數(shù)字檔案庫和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先，在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中，首先需要加強團隊建設(shè)。檔案管理工作需要檔案業(yè)務(wù)能力強且掌握一定的計算機技術(shù)和信息化技術(shù)的管理人才，但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理的綜合素質(zhì)水平普遍偏低，且專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力還有待加強，這與信息化建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)存在一定的落差。為了更好的建設(shè)信息化檔案，各大醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理人員的培訓(xùn)，同時積極開展相應(yīng)的競賽與培訓(xùn)活動，從而更好的幫助團隊提升專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量
就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來說，改進(jìn)并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環(huán)節(jié)中，針對其中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，制定完善的機制，加強員工專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識的培訓(xùn)，這樣不能有效的提升服務(wù)質(zhì)量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應(yīng)用與研究，結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應(yīng)用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發(fā)達(dá)地區(qū)組織機構(gòu)答案管理模式的優(yōu)點，然后在根據(jù)自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結(jié)語
檔案管理工作的優(yōu)化，首先要從管理團隊的建設(shè)中出發(fā)，其次是管理模式與管理流程的改進(jìn)與優(yōu)化。其次，也要注重科學(xué)理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫(yī)院的檔案管理模式與流程適應(yīng)時代的腳步。
參考文獻(xiàn)
[1] 何麗.電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：54.
關(guān)鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)單位在檔案的管理上以子管理方式為主，此種情況下促進(jìn)了電子檔案的形成。電子檔案實際上就是將一些存在相應(yīng)價值的數(shù)據(jù)亦或是文件做好詳細(xì)的歸類，存儲而形成的電子文件。隨著我國國民經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)水平也得到了突飛猛進(jìn)的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對此，本文主要從以下幾方面對電子檔案在檔案管理中的重要性進(jìn)行研究，筆者結(jié)合自身積累的經(jīng)驗論述了電子檔案所產(chǎn)生的作用，并提出了自己的一些觀點，希望提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
1 電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)
1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率
相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進(jìn)行繁重的手工操作，只需用計算機處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準(zhǔn)確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。
1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失
傳統(tǒng)檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給管理者增加了不小的負(fù)擔(dān)和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現(xiàn)，本來進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時補漏增缺，可以多復(fù)制幾份進(jìn)行存檔，就不會出現(xiàn)文件丟失等問題。
1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現(xiàn)這樣的問題，它能夠?qū)n案長久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。
2 加強電子檔案管理的策略
即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規(guī)章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據(jù)此類現(xiàn)象進(jìn)行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
2.1 提高電子檔案存放空間的安全性
電子檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子檔案管理首先應(yīng)該強化對電子檔案存放環(huán)境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環(huán)境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進(jìn)行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發(fā)生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。
2.2 完善電子檔案管理制度
相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理的時候，為了文件亦或是相應(yīng)數(shù)據(jù)達(dá)到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對管理制度設(shè)計工作的力度，建立一支積極進(jìn)取的隊伍，并培養(yǎng)所有員工的專業(yè)能力和文化素養(yǎng)，對電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編制作業(yè)，在實際編制的過程中還需要遵循文件真實的工作理念，并且相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)以檔案自身的等級當(dāng)作劃分的依據(jù)，在第一時間對檔案做好認(rèn)真的歸納、存儲等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關(guān)人員檢查，從而確保存儲數(shù)據(jù)實現(xiàn)精準(zhǔn)的目的。比如，依據(jù)某館藏的具體情況做好科學(xué)的整理，依據(jù)檔案的具體狀況來選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯π问?，包含照相機、光盤的應(yīng)用，進(jìn)而建立出相應(yīng)的管理制度。
2.3 加強電子檔案系統(tǒng)管理設(shè)計
相關(guān)單位處理要進(jìn)一步將儲存的安全性能加以提升以及不斷優(yōu)化檔案管理制度之外，還應(yīng)當(dāng)加大檔案系統(tǒng)管理設(shè)計工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統(tǒng)，那么就會對信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據(jù)此類情況，就要求相關(guān)設(shè)計人員在對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計的時候采取加密的設(shè)計手段，并在特定的情況下更換相應(yīng)的密碼，而且還應(yīng)當(dāng)設(shè)置有效的訪問權(quán)限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會對檔案信息造成破壞的情況出現(xiàn)。與此同時，在特定的時間段，相關(guān)人員還需要對管理系統(tǒng)做好相應(yīng)的維護工作，避免病毒進(jìn)入而出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而最大程度確保電子檔案體系實現(xiàn)安全的目的。
2.4 提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平
總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發(fā)展中，會節(jié)省大量的人力，然而這不能表現(xiàn)所有的工作都不需要使用人力來促使系統(tǒng)的運行，在實際的操作中，相關(guān)人員自身所具備的能力就會對系統(tǒng)是否順利運作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)加大培養(yǎng)員工的力度，不斷的掌握專業(yè)技能，從而為我國的檔案事業(yè)奉獻(xiàn)出一份力量。
結(jié)束語
總而言之，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代的不斷發(fā)展，無論是生產(chǎn)還是生活都會涉及到電子科學(xué)技術(shù)，而相關(guān)單位將電子檔案使用到相關(guān)領(lǐng)域中，采取智能化的設(shè)備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發(fā)展趨勢。顯而易見的是，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要將相關(guān)硬件和軟件技術(shù)完美的結(jié)合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養(yǎng)復(fù)合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經(jīng)濟建設(shè)做出一份貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息，對于以存儲載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件相應(yīng)的分類號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。
（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理。
【關(guān)鍵詞】流程管理；電子檔案；管理系統(tǒng)；運用
檔案資源是目前各領(lǐng)域中的重要資源，隨著時代變遷，檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發(fā)生了一定的變化，電子檔案得到了大量的運用。很多檔案館開始將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案形式，再加上以電子檔案形式產(chǎn)生的新檔案不斷出現(xiàn)，使電子檔案的管理工作難度隨之增大，電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理也愈發(fā)受到管理人員的重視。
一、電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理簡述
電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理是一種較為科學(xué)的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的，將電子檔案的輸入轉(zhuǎn)變成有價值的輸出活動。通過流程管理，能夠促進(jìn)電子檔案輸入、輸出流程的優(yōu)化和規(guī)范化，以便實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。一般來講，流程主要包含用戶、價值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、活動等要素。為了進(jìn)一步推動山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運行，山東省檔案局下發(fā)了關(guān)于印發(fā)《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》的通知（以下簡稱《辦法》）。并規(guī)定此《辦法》與2016年6月1日正式實施，有效期至2021年5月31日，要求各單位嚴(yán)格落實。
二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運用
電子檔案流程管理運用對于電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)意義重大，因而，其運用需要工作人員尤為重視。在系統(tǒng)的建設(shè)中，工作人員需要將更新傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程作為首要任務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案資源收集、對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理、開發(fā)運用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵循《辦法》規(guī)定，在檔案資源收集方面，省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理方面，應(yīng)保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發(fā)利用方面，為保證其能夠充分滿足使用者需求，在電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格遵照人性化要求，根據(jù)使用者需求實現(xiàn)系統(tǒng)的有序建設(shè)，并隨著使用者需求的變化，不斷調(diào)整業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步優(yōu)化，規(guī)范電子檔案資源建設(shè)。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本和風(fēng)險。在建設(shè)過程中，需要將電子檔案按照《辦法》要求進(jìn)行安全儲存，以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號作為儲存后電子檔案的唯一標(biāo)識符。檔號按照全宗號、門類代碼、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時，不同類型的電子檔案應(yīng)按照不同的格式進(jìn)行保存，例如照片類電子檔案在保存時，需要采用JPEG、TIFF格式，像素數(shù)應(yīng)為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時，需要采用MP3、WAV格式，且其采樣率應(yīng)在44.1kHz及以上。同時，應(yīng)利用流程管理對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，以增強管理有效性，盡可能地減少建設(shè)成本。最后，工作人員還應(yīng)結(jié)合流程管理理論，建立電子檔案管理系統(tǒng)模型。根據(jù)模型，遵循《辦法》要求，按照電子檔案的種類、歸檔時間等，對檔案進(jìn)行收集，并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)輸入信息，對檔案自行歸類。隨后，由檔案館組建專家小組，對檔案進(jìn)行鑒定，將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進(jìn)行明確，并由專門人員對所收集檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并對處理后的電子檔案進(jìn)行整理，例如按照《辦法》對電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引、加密等。隨后，檔案館進(jìn)行電子檔案的開發(fā)運用，對庫存信息資源解密，對擬公開的內(nèi)容等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、篩選，避免出現(xiàn)不可公開電子檔案被公開的情況。最后，檔案館需要設(shè)置電子檔案的訪問權(quán)限，做好更新維護工作以及電子檔案的備份工作。同時，為了更加符合流程管理精細(xì)、高效的特點，可以將整個系統(tǒng)細(xì)分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、編研出版、公布前篩選、數(shù)據(jù)庫備份維護等七個流程。
三、結(jié)論
電子檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的核心部分，而流程管理學(xué)能夠優(yōu)化檔案館業(yè)務(wù)流程，降低系統(tǒng)建設(shè)成本及風(fēng)險，促進(jìn)系統(tǒng)的可持續(xù)開發(fā)。因而，在當(dāng)前信息技術(shù)普遍運用的形勢下，為促進(jìn)檔案館信息化建設(shè)，提升檔案的完整性與真實性，增加檔案管理的有效性，檔案館還需要積極運用流程管理，規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格控制從檔案收集到檔案開發(fā)運用的全過程，遵循《辦法》要求，實現(xiàn)對電子檔案的安全管理和運用，以促進(jìn)檔案館的持續(xù)、健康發(fā)展。
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