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第1篇

[關(guān)鍵詞]　現(xiàn)代圖書館　管理工作　機(jī)構(gòu)重組　人員定編　組織落實(shí)

圖書館的管理關(guān)系到其生存與發(fā)展。近年來有關(guān)管理的理論、方法以及為讀者服務(wù)的觀點(diǎn)比較多，解決的思路多樣，結(jié)合各自的情況收到了不同的效果，但最重要的是用什么理念來行使管理的，以什么形式來組織調(diào)動(dòng)全館人員的積極性，監(jiān)督管理者和被管理者各自的行為，這是現(xiàn)代圖書館管理中要解決的主要問題。信息化為管理提供決策和自動(dòng)化平臺(tái)，在企業(yè)管理中開創(chuàng)了許多成功模式，在圖書館中的運(yùn)用也收到不同的效果，并同時(shí)創(chuàng)造出更加有效、切合實(shí)際的方法來進(jìn)行內(nèi)部的管理，發(fā)揮出圖書館真正的作用，現(xiàn)就南京郵電大學(xué)圖書館(以下簡稱“我館”)的一些做法與大家共同商討。

1　館內(nèi)機(jī)構(gòu)重組的原則

現(xiàn)代圖書館是信息時(shí)代的產(chǎn)物，由單純的收集、整理文獻(xiàn)和利用文獻(xiàn)相對(duì)比較封閉的系統(tǒng)，發(fā)展到以傳遞文獻(xiàn)信息為主的、全面開放的信息系統(tǒng)，機(jī)構(gòu)的設(shè)置是根據(jù)工作流程的需要來編制的。圖書館一般根據(jù)其館藏業(yè)務(wù)和服務(wù)流程設(shè)定管理部門，特別是20世紀(jì)末和2l世紀(jì)初西方的企業(yè)管理學(xué)者提出了各種管理理念，影響了中國的企業(yè)。一些圖書館也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)化管理，以提高效率、降低成本為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)行部門重組。

各個(gè)圖書館的基本業(yè)務(wù)工作雖然相同，但機(jī)構(gòu)設(shè)置卻存在許多差別。高校館與公共館、專業(yè)館相比要簡單得多，沒有那么多行政管理部門，但也存在由于信息技術(shù)的引入、電子出版物的入藏等，業(yè)務(wù)的開展所引起的問題。部門設(shè)置過多，二級(jí)管理干部脫離具體業(yè)務(wù)，二級(jí)部門之間人數(shù)、收入、工作量不相等，這些問題需要有一整套的管理方案來解決。以往圖書館管理的一個(gè)重要特征是強(qiáng)調(diào)對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化整合，忽視了對(duì)過程的管理，特別是需要從對(duì)資源的優(yōu)化配置過渡到對(duì)過程的優(yōu)化重組從流程的重組延伸到管理機(jī)構(gòu)的重組、人力資源的重組；管理理念的更新到實(shí)際行動(dòng)的創(chuàng)新。重組雖然不能解決所有的問題，但是可以打破原有的習(xí)慣勢(shì)力和根深蒂固的人際關(guān)系，使愿意干工作的人能夠在新的崗位上發(fā)揮作用。

重組機(jī)構(gòu)除了按照過程進(jìn)行組織外，還要堅(jiān)持以下幾條原則：

1.1　決策層的人數(shù)要少，組織層不宜多

決策層主要指領(lǐng)導(dǎo)層，各個(gè)部門都有或多或少的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)太多決策的意見不容易集中，容易拖延決策，失去機(jī)會(huì)；組織層太多，使上層意見的貫徹容易走樣，下層的意見和建議得不到反饋。

1.2　部門不宜太多，分工不宜太細(xì)

平級(jí)部門不宜設(shè)置太多，如把閱覽室分成幾個(gè)部，這樣不便于人員和工作之間的協(xié)調(diào)與調(diào)動(dòng)，更容易形成小團(tuán)體；分工太細(xì)，使許多新出現(xiàn)的問題得不到過問和落實(shí)。

1.3　部門的名稱要與工作內(nèi)容一致

傳統(tǒng)圖書館設(shè)置的部門名稱近乎是統(tǒng)一的，隨著服務(wù)的拓展和網(wǎng)絡(luò)信息的加強(qiáng)，許多部門的設(shè)置與計(jì)算機(jī)所屬的專業(yè)相近，使讀者在遇到問題時(shí)不知應(yīng)該向哪個(gè)部門咨詢或處理。

1.4　要因人而設(shè)，但不要為人而設(shè)

機(jī)構(gòu)的設(shè)立是需要人來組織實(shí)施的，沒有人，再好的機(jī)構(gòu)名稱和服務(wù)內(nèi)容也沒用。有專長的人要盡力發(fā)揮其長處，把他們放在過程中的主要位置或?qū)ｉT的機(jī)構(gòu)中，要注意避免利用人際關(guān)系來進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置。這里所指的人是指在圖書館管理過程中有專長的人才，根據(jù)他們的特長設(shè)定必要的崗位。

2　定編的崗位要求

傳統(tǒng)圖書館管理的組織形式是建立在以手工勞動(dòng)為主要流程的基礎(chǔ)上，已不適合以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和電子資源架構(gòu)起來的現(xiàn)代圖書館管理。企業(yè)的管理模式同樣也不適合現(xiàn)代圖書館的管理，高校圖書館不需要建立諸如人力資源、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、安全保衛(wèi)、勞資統(tǒng)計(jì)等行改部門。大量的讀者服務(wù)業(yè)務(wù)必然造成一線崗位的員工占有絕對(duì)多數(shù)的比重，二線人員從工作性質(zhì)、勞動(dòng)量以及人員素質(zhì)都超出一線員工。進(jìn)行重組就是要按照平衡工作量原理，根據(jù)管理過程來實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的定編設(shè)置和崗位要求。

2.1　缺額定編與超額定編

對(duì)面向讀者的各個(gè)閱覽(借)室實(shí)行缺額定編，其它崗位則為超額定編，超額人員必須輪流到缺額崗位頂崗。形成閱覽室的絕對(duì)人數(shù)是增加的，相對(duì)數(shù)是減少的，超額崗位則反過來。由此可以解決工作量忙閑不均，服務(wù)質(zhì)量和效率低的現(xiàn)象。對(duì)一線采用缺額定編，減少編制便于管理，而二線則采用超額定編，業(yè)務(wù)骨干和重要崗位人員輪流到一線頂崗，以熟悉一線崗位來提高服務(wù)質(zhì)量。這樣可以提升一線人員的素質(zhì)，又由二線為一線服務(wù)研究出服務(wù)辦法，形成相互制約、相互監(jiān)督、又相互合作的管理模式。

2.2　二級(jí)與三級(jí)管理

管理實(shí)行扁平結(jié)構(gòu)，即減少部主任并半脫產(chǎn)，有40～60％的業(yè)務(wù)工作，增設(shè)組長級(jí)的三級(jí)管理，組按3～7人設(shè)置，不以自然閱覽室劃分。各組之間的工作量大致相近，避免形成忙閑不均的現(xiàn)象。

2.3　人人熟悉流通崗

圖書館業(yè)務(wù)的開展關(guān)鍵要看流通，其它工作做得再好而書刊借不出去，閱覽室沒有人來，網(wǎng)站無人登錄也沒用。人人熟悉流通崗就是要定期有二線的各個(gè)崗位的人到流通部去頂崗，掌握如何做好為一線服務(wù)的辦法，以此提高借閱室的服務(wù)水平，也使采編工作得以改進(jìn)。

2.4　學(xué)習(xí)型向研究型工作深入

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展和教育信息化的實(shí)現(xiàn)，使圖書館的服務(wù)靈活多樣，不受時(shí)間、空間和地域的限制，因此圖書館的工作要從學(xué)習(xí)型向研究型工作深入，要把讀者與工作步驟結(jié)合起來，想讀者所想，為讀者所為。

2.5　規(guī)章制度與應(yīng)知應(yīng)會(huì)

隨著管理的轉(zhuǎn)變和服務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，規(guī)章制度也需要有所修改和添加。應(yīng)知應(yīng)會(huì)是崗位必備的技能，特別是管理系統(tǒng)中的各種功能項(xiàng)的操作，對(duì)于工作分析和研究十分有幫助。采用口試答辯的考核方法，對(duì)不能回答或回答不準(zhǔn)確的，則進(jìn)行解釋和提示，把正確的方法告訴應(yīng)試人員，使他們?cè)诳荚囍袑W(xué)會(huì)使用正確的方法。讓工作人員養(yǎng)成遵章辦事的習(xí)慣，遇到問題知道從何處著手解決，是需要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)考核的。

3　平衡工作量原理

工作量是人力資源管理的主要內(nèi)容，是以勞動(dòng)者付出的勞動(dòng)時(shí)間或生產(chǎn)產(chǎn)品的量來衡量的。在整個(gè)生產(chǎn)鏈中即使業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)十分合理，而每一個(gè)業(yè)務(wù)鏈環(huán)上的工作量不平衡，還是容易發(fā)生斷裂，造成工作堵塞，需要人為調(diào)整工作量或自動(dòng)調(diào)整工作量。所以業(yè)務(wù)流程是考慮整體質(zhì)的過程，而平衡工作是考慮具體量的實(shí)施，這就是平衡工作量的基本現(xiàn)象。

平衡工作量認(rèn)為工作量分為可計(jì)量和非計(jì)量，它是動(dòng)態(tài)流動(dòng)的，由高到低或由低向高，并達(dá)到平均工作量。而工作量的流動(dòng)性可以是自動(dòng)的，也可以是強(qiáng)制干預(yù)的。整體的平

均工作量是由各個(gè)不同部門的平均工作量組成，而各個(gè)相同部門的工作量是平衡工作量的基礎(chǔ)。工作量最終是要達(dá)到平衡的，它的流動(dòng)性是指可計(jì)量工作量會(huì)向不可計(jì)量工作量流動(dòng)，或者不可計(jì)量工作量向可計(jì)量工作量流動(dòng)，高可計(jì)量工作量向低可計(jì)量工作量流動(dòng)，或低可計(jì)量工作量向高不可計(jì)量工作量流動(dòng)。通過強(qiáng)制的人為干預(yù)可以實(shí)現(xiàn)真實(shí)的工作量平衡，從而形成工作量平衡的真象，相反如果出現(xiàn)自動(dòng)調(diào)節(jié)的情況就形成工作量平衡的假象。相同工作部門工作量存在可比性，能夠發(fā)生自動(dòng)平衡，不同工作部門之間的工作量缺乏可比性，能夠發(fā)生強(qiáng)制干預(yù)平衡。

平衡工作量可以達(dá)到：

?調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。只有相互之間不存在工作量的差異，工作人員的積極性才會(huì)發(fā)揮得最高。

?防止不必要的勞動(dòng)消耗。由于工作量的不滿，通過自動(dòng)的調(diào)節(jié)造成滿工作量的假象，出現(xiàn)重復(fù)工作、超范圍工作、無效工作等現(xiàn)象。

?提高勞動(dòng)效率。通過強(qiáng)制干預(yù)可以使工作量不滿的工作崗位與超工作量的崗位進(jìn)行重新組合，對(duì)輔工作崗位加強(qiáng)計(jì)量考核，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化崗位設(shè)置。

?創(chuàng)造新崗位和分流富余工作人員。平衡工作量是以平均工作量為平衡點(diǎn)，勞動(dòng)效率的提高使總的平均工作量增大，在強(qiáng)制干預(yù)下，會(huì)分流一些富余工作人員，這樣又會(huì)使總的平均工作量下降，通過創(chuàng)造新崗位來安排分流人員，使工作量達(dá)到新的平衡。

4　通過技能競賽作為定編的依據(jù)

圖書館歷來存在人員結(jié)構(gòu)不合理、人員缺編嚴(yán)重、人才流失過多等人力資源管理上的問題。要進(jìn)一步重視圖書館的工作，為圖書館創(chuàng)造人事管理改革的優(yōu)良大環(huán)境，尤其要采取措施保證圖書館人員的待遇不低于學(xué)校平均水平，還需要做更多的工作。目前上級(jí)管理部門還沒能對(duì)圖書館進(jìn)行編制的確定，無法核準(zhǔn)具體需要配備的人數(shù)，執(zhí)行“總量控制，按需設(shè)崗，公開招聘，競爭擇優(yōu)”的原則。圖書館的定編在1987年7月25日國家教委下達(dá)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第二十四條中規(guī)定：(一)以學(xué)生1000人，藏書5萬冊(cè)配備15名專業(yè)人員為基數(shù)；(二)在此基礎(chǔ)上，每增加100名學(xué)生、50名研究生各增加1名專業(yè)人員；每增加5萬冊(cè)藏書增加1名專業(yè)人員；年平均進(jìn)書量1萬冊(cè)配備3名專業(yè)人員。圖書館內(nèi)的黨政干部、研究和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段(計(jì)算機(jī)、縮微、復(fù)制等)的技術(shù)人員、從事設(shè)備維修、裝訂等的技術(shù)工人、公勤人員，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要另列編制。2002年2月21日教育部印發(fā)了《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》第二十八條提出：“高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)讀者人數(shù)、資源數(shù)量、服務(wù)項(xiàng)目與時(shí)間、設(shè)備設(shè)施維護(hù)的要求、館舍分布等因素，配備相應(yīng)的圖書館工作人員?！薄镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書館評(píng)估指標(biāo)(征求意見稿)》的具體項(xiàng)目和評(píng)分辦法中：A21“有定編且符合教育部關(guān)于師生比的要求”，A22“符合定編的情況(在編數(shù)不大于或小于10％定編數(shù))”。

假設(shè)在有1萬名在校學(xué)生人數(shù)規(guī)模的高校，按工科、農(nóng)、林院校生師比18，生均圖書80冊(cè)、生均年進(jìn)書量3冊(cè)的要求，圖書館應(yīng)該達(dá)到基本館藏80萬冊(cè)，年進(jìn)書3萬冊(cè)。參照已經(jīng)被廢止的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》，15(基數(shù))+15+90+9=129(人)的定編人數(shù)，這么多的定編人數(shù)是根本不可能落實(shí)的。有文獻(xiàn)指出按照全省總館員人數(shù)與總館藏?cái)?shù)之比，按1:180～200員生比，圖書館人員配置應(yīng)在50～55人之間，這個(gè)人數(shù)也缺乏科學(xué)性，與實(shí)際工作量相比人員過于短缺。隨著圖書館從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過渡，封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)實(shí)現(xiàn)。從人員、經(jīng)費(fèi)的爭取數(shù)量到經(jīng)費(fèi)的使用效率、人員的素質(zhì)都發(fā)生著根本的變化。購置文獻(xiàn)的經(jīng)費(fèi)比例由以紙質(zhì)為主，發(fā)展到以文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫為主的電子資源。開館模式由閉架跑庫過渡到借閱一體的借閱室，繼而實(shí)現(xiàn)了總臺(tái)借還的全開放模式。人員的專業(yè)要求越來越高，整理架位的勞動(dòng)強(qiáng)度越來越大，咨詢服務(wù)的內(nèi)容越來越廣泛，技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)使用和檢索能力的要求越來越高。對(duì)這些工作崗位的核定不能因?yàn)閷I(yè)要求高，就要求人人都具備技術(shù)素質(zhì)、多專業(yè)素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)智能素質(zhì)、英語素質(zhì)和咨詢素質(zhì)。現(xiàn)代圖書館的管理考慮的是為讀者服務(wù)的管理，技術(shù)要求、個(gè)性化服務(wù)要處處得到體現(xiàn)，對(duì)崗位的要求高，定編要有科學(xué)依據(jù)。

對(duì)借閱室的人員定編要與崗位工作量相結(jié)合，通過技能比賽來核定可能承受的勞動(dòng)強(qiáng)度。如我館進(jìn)行了借閱室的整書上架比賽，具體方法是：選取經(jīng)常借出的、有代表性分類號(hào)(TP)的圖書200冊(cè)，打亂放置在閱覽桌上，計(jì)算完成按分類號(hào)點(diǎn)前有序排列的時(shí)間，再計(jì)算將這些書擺到書架上按索書號(hào)細(xì)排的時(shí)間。每三人一組，差錯(cuò)4本以下不扣成績，每增加1本扣0.5秒，兩項(xiàng)合計(jì)產(chǎn)生最快的一名。最快的用時(shí)33'53.60"，最慢的57'22.90"，九組平均速度為37'28.76"。這樣可以核定采用集中整架上書2個(gè)組2個(gè)小時(shí)可以處理1260多冊(cè)圖書。同樣可以進(jìn)行跑庫索書、應(yīng)知應(yīng)會(huì)、圖書加工等比賽；只要網(wǎng)絡(luò)和后端數(shù)據(jù)庫不受操作速度的影響，還可以進(jìn)行借還、充消磁操作、編目操作、專題檢索的比賽。在增加趣味性的同時(shí)，通過工作量的計(jì)算來核定人員編制也許更具科學(xué)性。

5　我館組織實(shí)施的做法

我館有兩個(gè)分館，藏書125.83萬冊(cè)，在崗人數(shù)75人(不含門衛(wèi)和保潔工)，原有6個(gè)部即辦公室、采編部、技術(shù)部、信息服務(wù)部、流通一部和流通二部。不設(shè)立三級(jí)部門，部主任也不脫產(chǎn)。每年一次小的人動(dòng)，兩年一次全館聘任。各個(gè)部門人數(shù)最少為2～3人，最多的流通部門有20多人，占全館總?cè)藬?shù)2／3強(qiáng)。2005年底我館對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了重組，設(shè)立了綜合辦公室、文獻(xiàn)流通服務(wù)部和文獻(xiàn)資源建設(shè)部，下設(shè)18個(gè)三級(jí)責(zé)任室(以后又增加和撤并了一個(gè)室)。即綜合辦公室下設(shè)：秘書室、多種服務(wù)室、技術(shù)室、文獻(xiàn)查新與教研室；文獻(xiàn)資源建設(shè)部下設(shè)：采訪室、編目室、文獻(xiàn)加工室；余下的就是文獻(xiàn)流通服務(wù)部，按照工作量來進(jìn)行組合，把工作量少的與工作量多的兩個(gè)借閱室組合成一個(gè)責(zé)任室，實(shí)現(xiàn)相互支援。

借閱室周日到周五從8:00到21:30開放借還，周六只閱覽不借還，平均日借出圖書1500冊(cè)，接待讀者閱覽3000人次，設(shè)定開架圖書7萬冊(cè)，后備書庫5萬冊(cè)，閱覽桌20張，閱覽椅120把。定編5人承包，每人每天工作7小時(shí)，高峰時(shí)兩個(gè)工作人員負(fù)責(zé)借還操作，早上10點(diǎn)以前，下午5點(diǎn)以后由一個(gè)工作人員負(fù)責(zé)，晚上專門有4位學(xué)生工作2個(gè)小時(shí)負(fù)責(zé)上書排架。這樣的借閱工作量就是飽和。

一般人認(rèn)為，流通部門的工作就是簡單的借借還還，沒有什么知識(shí)和技術(shù)含量，在人員安排上只要經(jīng)過簡單的培訓(xùn)就可上崗，這樣的觀念造成了一線人員文化素質(zhì)低、服務(wù)質(zhì)量上不去的現(xiàn)象。二線人員都是從事服務(wù)支撐工作，文化、知識(shí)、技術(shù)相對(duì)都比較高，但他們?nèi)狈?duì)流通部門和讀者需求的了解，在進(jìn)行資源配置、人員考核方面常常脫離實(shí)際，產(chǎn)生矛盾。為了使各部門的管理人數(shù)相對(duì)平等，又為了加強(qiáng)一

線為讀者服務(wù)的力量，對(duì)一線部門采取缺額定編，對(duì)二線部門采取超額定編。超編人員到缺編部門頂崗，實(shí)行頂崗輪流制度。工作量由頂崗部門核定，獎(jiǎng)懲由頂崗部門提出建議，不參加頂崗部門的任何獎(jiǎng)勵(lì)分配。超編部門必須將頂崗人員工作量留出，人員按一月、三月或半年排出，確保每年都能輪到。管理活動(dòng)完全歸超編部門，在業(yè)務(wù)需要時(shí)可以通過部主任之間協(xié)商，輪換頂崗人員或在閑時(shí)抽出頂崗人員加班。

頂崗主要是讓業(yè)務(wù)骨干去頂崗，對(duì)采編部來講要考慮：采購的圖書到底有沒有人來借閱，有多少人借出，讀者的反映是什么；你編目的類別是否方便排架，分類過細(xì)對(duì)排架和需要預(yù)留的架位將產(chǎn)生多少浪費(fèi)，多卷書、復(fù)分書是否對(duì)讀者查閱有利或方便。技術(shù)部門在安放計(jì)算機(jī)時(shí)是否考慮操作人員的位置、借還流程，是否了解操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)使用的要求和進(jìn)行簡單的維護(hù)。辦公室對(duì)文件管理和傳閱是否能夠及時(shí)下達(dá)到有切身利益的人員，對(duì)考勤是否達(dá)到真實(shí)，對(duì)物品的發(fā)放是否保證物盡其用等等。通過頂崗能夠深入到一線，實(shí)際體驗(yàn)一線的需求，在為一線服務(wù)時(shí)改進(jìn)工作。更需要的是通過把二線骨干抽調(diào)到一線，可以提高借閱室人員的業(yè)務(wù)水平，提高對(duì)讀者的服務(wù)質(zhì)量，有利于進(jìn)一步開展知識(shí)性導(dǎo)讀。在平衡工作量方面，如對(duì)電子閱覽室與聲像放映、借還隨書附盤管理結(jié)合在一起，以后又在擴(kuò)大工作場地的情況下增加了A-E大類的圖書借還，達(dá)到了與其它借閱室相當(dāng)?shù)墓ぷ髁俊?/p>