時(shí)間：2022-08-02 02:15:39
導(dǎo)語：在檔案館工作計(jì)劃的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實(shí)基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理、提高服務(wù)水平”為主導(dǎo)思想，全面強(qiáng)化檔案管理各項(xiàng)工作，使檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為進(jìn)一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應(yīng)公司內(nèi)外形勢(shì)要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計(jì)劃。
一、年度目標(biāo)：
增強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)人員的責(zé)任感，有序推動(dòng)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的提升，規(guī)范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關(guān)配套設(shè)施的補(bǔ)充完善工作，要超前主動(dòng)工作，將創(chuàng)建省檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)工作提上日程，堅(jiān)持相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展，全面適應(yīng)公司在新形勢(shì)下的各項(xiàng)工作需要。
二、工作計(jì)劃：
（一）細(xì)化領(lǐng)導(dǎo)分公司，健全規(guī)章制度
調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)保障等問題，特別是明確基層一名科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)口負(fù)責(zé)檔案工作，進(jìn)一步明確基層檔案責(zé)任人，切實(shí)將建設(shè)省級(jí)檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)檔案工作提上日程。
（二）對(duì)標(biāo)省級(jí)檔案室AA級(jí)管理要求查漏補(bǔ)缺
1、切實(shí)將建設(shè)省級(jí)AA級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)列入年度主要工作計(jì)劃。切實(shí)做到“三?！薄鞍朔馈薄笆粶?zhǔn)”?！叭龑！保簩９窈蛯Ｊ?；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準(zhǔn)”即不準(zhǔn)檔案手續(xù)不全者查檔，不準(zhǔn)借閱手續(xù)不全者借閱，不準(zhǔn)翻看與查閱范圍無關(guān)的內(nèi)容，不準(zhǔn)私自抄寫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)在明碼電話上傳遞檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)公開郵寄檔案或檔案材料，不準(zhǔn)涂改檔案材料，不準(zhǔn)攜帶檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對(duì)照省AA級(jí)檔案室管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，在上半年努力完成各級(jí)短板查找整改工作，要在落實(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)、人員設(shè)置“八防”設(shè)施各項(xiàng)配套設(shè)備是否符合省級(jí)檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)上一一查看，進(jìn)行整改完善、檔案密集架、除濕機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、移動(dòng)硬盤、煙霧報(bào)警器等設(shè)施要提前申請(qǐng)配備，密集架不能使用的要及時(shí)更換。
（三）繼續(xù)加強(qiáng)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
1、發(fā)揮公司內(nèi)網(wǎng)的作用，以發(fā)供電分公司一站式辦公系統(tǒng)為依托，加強(qiáng)公司檔案專欄網(wǎng)頁的建設(shè)，豐富網(wǎng)頁內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團(tuán)公司檔案工作要求，利用好現(xiàn)有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，逐步實(shí)現(xiàn)電子公實(shí)時(shí)歸檔，科學(xué)保管和有效利用。
（四）做好年度綜合開發(fā)利用提升工作
一、總體目標(biāo)
全面完善規(guī)范脫貧攻堅(jiān)以來產(chǎn)生的所有檔案資料，做到以事實(shí)為根據(jù)，以精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎(chǔ)，以印證性資料為要件，確保各項(xiàng)資料齊全真實(shí)，實(shí)現(xiàn)貧困戶進(jìn)出軌跡隨時(shí)可查、隨時(shí)追蹤，檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)中的村戶數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容真實(shí)、過程真實(shí)、數(shù)據(jù)真實(shí)，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實(shí)可信、經(jīng)得起檢驗(yàn)。
二、主要內(nèi)容
（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內(nèi)。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯(lián)系電話、家庭住址、脫貧狀態(tài)，并根據(jù)戶內(nèi)實(shí)際情況對(duì)清單目錄進(jìn)行如實(shí)勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項(xiàng)。
1.基礎(chǔ)工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊(cè)》、分年度家庭收入測(cè)算表。
2.精準(zhǔn)幫扶方面：包括“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計(jì)劃（需上墻），義務(wù)教育階段適齡人口接受義務(wù)教育情況證明，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)（代繳）憑證，基本醫(yī)療保險(xiǎn)繳費(fèi)票據(jù)，住房安全等級(jí)認(rèn)（鑒）定表（或竣工驗(yàn)收表），住房安全達(dá)標(biāo)認(rèn)定書。
3.精準(zhǔn)退出方面：包括貧困戶退出驗(yàn)收達(dá)標(biāo)證明。
4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報(bào)銷憑證（或醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷明白卡），精準(zhǔn)扶貧專項(xiàng)貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協(xié)議），合作社帶動(dòng)協(xié)議，入股配股帶貧協(xié)議（或入股分紅憑證），入股協(xié)議書、股權(quán)證及分紅記錄表，農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)或就業(yè)技能培訓(xùn)證書，扶貧政策到戶到人明白冊(cè)。
（二）村級(jí)檔案資料。村級(jí)檔案資料要體現(xiàn)精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標(biāo)簽要醒目清楚，便于查閱；村級(jí)檔案資料重點(diǎn)包含4類9項(xiàng)內(nèi)容。
1.基礎(chǔ)工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅(jiān)規(guī)劃。村級(jí)常住人口花名冊(cè)、駐村幫扶和結(jié)隊(duì)幫扶花名冊(cè)。
2.貧困人口動(dòng)態(tài)管理資料（按年度規(guī)范）：貧困人口識(shí)別、退出程序性資料。
3.精準(zhǔn)幫扶資料：農(nóng)村飲水安全花名冊(cè)，義務(wù)教育階段適齡人口接受教育情況花名冊(cè)，基本醫(yī)療保險(xiǎn)和享受參保資助花名冊(cè)，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺(tái)帳，產(chǎn)業(yè)和就業(yè)扶貧臺(tái)帳。
4.貧困識(shí)別退出資料：貧困村退出程序性資料。
（三）駐村幫扶工作隊(duì)資料。工作隊(duì)要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅(jiān)檔案資料的基礎(chǔ)上，及時(shí)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)駐村幫扶工作隊(duì)各項(xiàng)臺(tái)賬資料；駐村幫扶工作隊(duì)資料主要包括8項(xiàng)內(nèi)容。
1.文件類檔案資料：省、市、縣印發(fā)的脫貧攻堅(jiān)文件資料。
2.出勤請(qǐng)休假資料：考勤簽到簿、請(qǐng)銷假記錄、工作隊(duì)職責(zé)分工、輪流值班計(jì)劃表。
3.學(xué)習(xí)會(huì)議類資料：學(xué)習(xí)計(jì)劃、會(huì)議記錄、黨小組會(huì)議記錄、工作日志。
4.工作臺(tái)賬、花名冊(cè)：駐村工作隊(duì)工作臺(tái)賬、幫辦實(shí)事好事臺(tái)帳、幫扶干部進(jìn)村入戶臺(tái)帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責(zé)任人與幫扶戶結(jié)對(duì)幫扶花名冊(cè)。
5.公示公開臺(tái)帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項(xiàng)目公示公開臺(tái)賬、工作交接清單、工作隊(duì)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)銷臺(tái)賬。
6.總結(jié)整改類臺(tái)帳資料：工作隊(duì)工作總結(jié)、季報(bào)表、幫扶單位臺(tái)賬、問題整改臺(tái)帳。
7.上墻張貼資料：駐村工作隊(duì)員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊(duì)工作職責(zé)、隊(duì)內(nèi)分工，扶貧政策宣傳材料等。
8.其他資料：“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計(jì)劃村內(nèi)留存?zhèn)浞?，工作亮點(diǎn)，其他階段性工作臺(tái)帳資料等。
（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料。按照《省<精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》文件和村級(jí)脫貧攻堅(jiān)檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范管理。
三、工作要求
脫貧攻堅(jiān)檔案資料規(guī)范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對(duì)全鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有貧困人口的村實(shí)行村村過、戶戶清、項(xiàng)項(xiàng)核。由鎮(zhèn)扶貧站進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格對(duì)照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行脫貧攻堅(jiān)檔案規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類清晰、信息真實(shí)準(zhǔn)確、填寫規(guī)范詳細(xì)。
（一）提高思想認(rèn)識(shí)。檔案資料是精準(zhǔn)扶貧工作的重要組成部分，是“踏石有印，抓鐵留痕”的體現(xiàn)，更是開展精準(zhǔn)幫扶的基礎(chǔ)；各村要充分認(rèn)識(shí)脫貧攻堅(jiān)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化目標(biāo)責(zé)任，采取有力措施，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)、精準(zhǔn)意識(shí)，要深入村戶，與群眾“面對(duì)面、心貼心”算細(xì)賬、核準(zhǔn)賬，確保脫貧攻堅(jiān)檔案資料收集齊全、信息準(zhǔn)確、利用高效。
這不僅是客觀要求，更能有效保護(hù)原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。
抓緊做好的幾項(xiàng)工作
機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項(xiàng)工作：
一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機(jī)關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲(chǔ)陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進(jìn)行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。
二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會(huì)議活動(dòng)錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護(hù)、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。
三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。
需處理好的幾個(gè)問題
一是檔案信息化與機(jī)關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實(shí)黨和政府加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見精神的重要舉措；機(jī)關(guān)電子政務(wù)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接，提高歸檔工作效率，形成機(jī)關(guān)檔案知識(shí)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。
二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機(jī)關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。
關(guān)鍵詞：檔案征集；規(guī)范化；管理
作者簡(jiǎn)介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了如何對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個(gè)國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對(duì)檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個(gè)方面開展，大致的流程可以分為五個(gè)部分，其中又可以細(xì)化為多個(gè)步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計(jì)劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對(duì)檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的規(guī)劃進(jìn)行評(píng)估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會(huì)議，對(duì)檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價(jià)值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時(shí)要對(duì)檔案的捐贈(zèng)者進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時(shí)，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對(duì)檔案進(jìn)行查找。
三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討
檔案的征集工作每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對(duì)其中的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。
1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對(duì)檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個(gè)方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因?yàn)槠浜w了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對(duì)檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
2、“召開專家鑒定會(huì)”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜?duì)象的真?zhèn)位蛘邇r(jià)值存在爭(zhēng)議的時(shí)候，才由檔案館或者征集對(duì)象持有人提請(qǐng)召開專家鑒定會(huì)。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時(shí)交到檔案館，及時(shí)完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時(shí)期的管理，更為穩(wěn)妥。
3、“獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)”。獎(jiǎng)勵(lì)僅適用于持有人無償向檔案館捐贈(zèng)檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。
四、規(guī)范檔案征集人員行為
1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí)，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
2、征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對(duì)待征集對(duì)象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對(duì)象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對(duì)象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動(dòng)；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級(jí)各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺(tái)，對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的?！稒n案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對(duì)檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺(tái)的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。
五、結(jié)語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價(jià)值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學(xué)報(bào).2007(03)
一、廣泛宣傳、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)新規(guī)則的實(shí)施不僅僅是對(duì)傳統(tǒng)立卷方法的改變，更是對(duì)目前檔案管理方式和思想觀念的變革。為保證改革工作的順利進(jìn)行，首先必須讓廣大檔案工作人員對(duì)這次改革有清醒的、統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。因此我們最早從去年下半年始就利用開會(huì)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和創(chuàng)先評(píng)優(yōu)等各種機(jī)會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作者進(jìn)行宣傳。并把此項(xiàng)工作作為今年*區(qū)檔案工作創(chuàng)新的一項(xiàng)重要年度目標(biāo)加以部署與落實(shí)。通過廣泛的宣傳，不僅統(tǒng)一了廣大檔案工作者的思想，還增強(qiáng)了他們實(shí)施改革的自覺性，為改革工作的順利進(jìn)行提供了良好的思想保障。
二、充分調(diào)研、制訂方案為讓改革工作少走彎路，我們?cè)诜磸?fù)學(xué)習(xí)國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省檔案局印發(fā)的《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施辦法》的同時(shí)，還組織部分業(yè)務(wù)骨干赴深圳、南通等地參觀學(xué)習(xí)。尤其是參加省局組織的歸檔整理培訓(xùn)班后，使我們對(duì)如何開展改革工作有了比較清晰的思路。在深入領(lǐng)會(huì)“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”十六字方針的前提下，我們結(jié)合*區(qū)的實(shí)際情況，制訂了*區(qū)貫徹實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》的詳細(xì)方案。為保證積極穩(wěn)妥地推行立卷改革，我們?cè)诔浞终{(diào)研的基礎(chǔ)上又?jǐn)?shù)易其稿，力求完善。由于前期準(zhǔn)備工作充分，同時(shí)也是為了爭(zhēng)取時(shí)間，我們大膽提出“縮短進(jìn)程、雙管齊下、一步到位”的設(shè)想（即不搞試點(diǎn)，直接面上推廣和實(shí)體整理指導(dǎo)與軟件升級(jí)同步進(jìn)行），這一想法很快得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。另外鑒于今年是立卷改革的第一年，且絕大多數(shù)單位歸檔文件采用了集中收集方式，所以在這次改革中我們確立了“新老銜接、平穩(wěn)過渡”的工作思路，即雖然歸檔文件統(tǒng)一采用“年度——保管期限”的分類方法，但在同一保管期限內(nèi)，文件材料適當(dāng)兼顧問題或部門集中排列，這樣不僅符合多數(shù)檔案人員按問題或部門分類的習(xí)慣，從一定程度上也方便了目錄的手工檢索，給檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變和整理方法的改變一個(gè)“緩沖區(qū)”。我區(qū)立卷改革工作能在短短四個(gè)月內(nèi)取得成效正是對(duì)這一實(shí)施方案的最好證明。
三、強(qiáng)化服務(wù)、措施落實(shí)今年是實(shí)施文書立卷改革的第一年，本來困難就很多，又適逢“非典”，真是難上加難。但是我們沒有畏懼，而是按照既定方案，強(qiáng)化服務(wù)，采取多種積極有效的措施，確保了我區(qū)機(jī)關(guān)立卷改革工作的順利進(jìn)行。
1、培訓(xùn)及時(shí)為了讓廣大檔案工作者及時(shí)了解掌握新的歸檔整理方法，我們排除一切困難，在三月底舉辦了機(jī)關(guān)文書立卷改革培訓(xùn)班，培訓(xùn)班上我們不僅講解一般整理方法、具體操作程序，還現(xiàn)場(chǎng)演示升級(jí)檔案管理軟件，強(qiáng)化檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)和軟件的應(yīng)用能力。我區(qū)絕大多數(shù)單位的文秘檔案人員和檔案目錄輸入人員參加了培訓(xùn)，為新規(guī)則的順利實(shí)施打下了扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。
2、指導(dǎo)深入作為實(shí)施改革的第一年，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量是相當(dāng)艱巨的。為了讓有困難的單位及時(shí)得到指導(dǎo)，我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)科一方面內(nèi)部作適當(dāng)分工，另一方面對(duì)全區(qū)的重點(diǎn)、難點(diǎn)部門和新手單位進(jìn)行排查摸底，認(rèn)真制定指導(dǎo)計(jì)劃，進(jìn)行上門指導(dǎo)。對(duì)其它單位，我們也通過電話及時(shí)了解進(jìn)展情況，必要時(shí)進(jìn)行口頭指導(dǎo)和督促。在指導(dǎo)中我們重點(diǎn)對(duì)各單位的部門歸檔率、文件完整率及歸檔目錄著錄的規(guī)范化程度進(jìn)行檢查，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整和電子歸檔目錄的準(zhǔn)確性。為增強(qiáng)有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，保證整理歸檔質(zhì)量，我們根據(jù)國家檔案局1987年制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》，結(jié)合我區(qū)各鎮(zhèn)實(shí)際情況，修訂了《*區(qū)鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》。由于深入的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，今年我區(qū)各單位歸檔工作的完成質(zhì)量有了很大提高。
3、服務(wù)到位我們一直堅(jiān)持“以服務(wù)樹形象”，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。只要基層有困難，隨叫隨到，有問必答，答無不盡。我們?cè)谀托募?xì)致地做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，還積極主動(dòng)的幫助基層檔案部門做好方方面面的協(xié)調(diào)工作。如有的檔案人員在材料收集中遇到困難，我們就向該單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳、爭(zhēng)取他們的支持或讓檔案人員帶著我們一個(gè)部門一個(gè)部門的跑，取得他們的理解和幫助。根據(jù)調(diào)查和有關(guān)反映，有的檔案部門計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備不能到位，影響了整理歸檔工作的順利開展，對(duì)此我局領(lǐng)導(dǎo)專門向區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由“兩辦”專門發(fā)文，要求各單位為檔案工作配置專用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。
四、加強(qiáng)監(jiān)督、鞏固成果全區(qū)機(jī)關(guān)立卷改革的工作雖然取得了階段性勝利，但為了及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、克服不足，不斷完善改革方案和擴(kuò)大新規(guī)則的實(shí)施范圍，我們沒有止步，而是加大了對(duì)各單位檔案管理情況監(jiān)督檢查的力度，主要是從三個(gè)方面來完善鞏固已取得的成果。一是繼續(xù)執(zhí)行歸檔目錄報(bào)送審核制度，即各單位完成本單位20*年度文書檔案歸檔工作后要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把這次整理歸檔工作中形成的紙質(zhì)和電子版的歸檔文件目錄各報(bào)送一份給*區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，以便在檢查統(tǒng)計(jì)各單位歸檔完成情況的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題反饋整改；二是實(shí)行歸檔完成情況通報(bào)制度，即定期對(duì)各單位歸檔工作中存在的問題和未按時(shí)完成歸檔工作的單位進(jìn)行通報(bào)，增強(qiáng)單位和檔案人員完成整理歸檔工作的緊迫感和責(zé)任感。三是開展自查、互查和抽查活動(dòng)，即各單位先根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的歸檔工作完成質(zhì)量和整個(gè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行自查自糾，接著由各協(xié)作組長組織互查，在這個(gè)基礎(chǔ)上*區(qū)檔案局再組織抽查。通過三個(gè)層次的檢查，不僅可以提高各單位歸檔工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案人員的相互交流，也讓我們及時(shí)了解掌握到各單位改革實(shí)踐中的各種反饋信息，為下一步廣泛深入的推行新規(guī)則提供了參考。
五、存在問題及今后設(shè)想辯證唯物主義認(rèn)為對(duì)新事物的認(rèn)知是有一個(gè)“從認(rèn)識(shí)到實(shí)踐、再認(rèn)識(shí)再實(shí)踐”的客觀過程。立卷改革對(duì)于我們來說是一個(gè)新事物，在認(rèn)識(shí)、實(shí)踐的過程中筆者也發(fā)現(xiàn)了一些問題，對(duì)今后的再實(shí)踐也有一些初步的設(shè)想。
1、加強(qiáng)溝通、實(shí)施監(jiān)管。在新規(guī)則的推廣實(shí)施過程中，我們遇到的最大阻力來自某些垂直管理部門。上級(jí)垂直管理部門對(duì)檔案工作重視從總體上看是促進(jìn)檔案工作發(fā)展的，但由于他們?nèi)鄙俸蜋n案主管部門的溝通，造成他們制定的部分檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)存在不規(guī)范、甚至錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這給基層檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)帶來很大負(fù)面影響。如某一金融機(jī)構(gòu)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門從去年就要求下支機(jī)構(gòu)實(shí)行文書立卷改革，本為好事，但由于其標(biāo)準(zhǔn)過于繁瑣且存在明顯錯(cuò)誤，缺乏實(shí)際操作性。我們?cè)啻握?qǐng)示和協(xié)調(diào)，終因上級(jí)行堅(jiān)持而不了了之。因此筆者在此呼吁上級(jí)檔案行政管理部門要主動(dòng)加強(qiáng)與其它專業(yè)主管部門的溝通和聯(lián)系，強(qiáng)化檔案部門在檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和行政規(guī)章制定方面的監(jiān)管力度。
2、完善配套制度、強(qiáng)化后續(xù)管理。新規(guī)則實(shí)施后，絕大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為文書檔案的整理方法簡(jiǎn)化了，但同時(shí)也有部分檔案人員擔(dān)心今后檢索不方便、檔案利用不安全。這種現(xiàn)象正好驗(yàn)證了新規(guī)則的實(shí)施不僅僅是檔案整理方法的改變，更是一次思想觀念和檔案管理方式的變革。新規(guī)則強(qiáng)化了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式提出了更新更高的要求。這些也敦促著檔案人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，提高現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的發(fā)展要求。而檔案的統(tǒng)計(jì)、庫房管理和提供借閱等檔案管理制度也要相應(yīng)修改和完善，檔案整理的后續(xù)管理要強(qiáng)化，只有這樣才能使改革不致于“功虧一簣”。
3、規(guī)范電子歸檔、推進(jìn)文檔一體化。隨著時(shí)代的變遷、科技的發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的普及，日常工作中形成的電子文件越來越多，如何整理、保管電子檔案已擺在廣大檔案工作者面前。新規(guī)則是為了適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展而應(yīng)運(yùn)而生的，但筆者發(fā)現(xiàn)新規(guī)則對(duì)電子文件整理歸檔只字未提，因此在此建議上級(jí)檔案管理部門進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子文件整理歸檔工作的研究，盡快制定完善這方面的方法和標(biāo)準(zhǔn)。另外新的歸檔文件整理方法為實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”提供了實(shí)踐可能，因此我們已對(duì)各單位2003年度文件歸檔整理工作提出“隨辦隨歸”的要求，以加快我區(qū)“文檔一體化”建設(shè)的進(jìn)程。
關(guān)鍵詞 計(jì)生 檔案管理 細(xì)化 研究
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
人口計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)人口計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
人口計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于《中外教研期刊》上以《加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策研究》為題闡述過自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十多個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了人口計(jì)生檔案工作在人口和計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了人口計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地促進(jìn)了人口計(jì)生工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的人口計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。比如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在從事檔案管理工作近幾年來的所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確人口計(jì)生檔案管理工作的目的與任務(wù)
確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他科室，聯(lián)絡(luò)其他部門，聯(lián)絡(luò)上級(jí)指導(dǎo)機(jī)關(guān)和管理部門辦公室，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院?，要規(guī)范人口計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證人口計(jì)生檔案準(zhǔn)確無誤、萬無一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束
檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。多年來的實(shí)踐告訴我們，要保證人口計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好各級(jí)、各部門人口計(jì)生統(tǒng)計(jì)專干和檔案管理人員等業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，各級(jí)的人口計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，人口計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持人口計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
四、提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平
檔案工作者掌握知識(shí)和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。要重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和檔案人員的在職培訓(xùn)，積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累。
信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。
總而言之，人口計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)、每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
（作者單位：湖南省永州市計(jì)劃生育干部培訓(xùn)中心）
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作 檔案管理 現(xiàn)代化
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
1、檔號(hào)不規(guī)范，一卷多冊(cè)且沒有目錄號(hào)現(xiàn)象較多。
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標(biāo)注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進(jìn)行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對(duì)于綜合性檔案館來由于說很少進(jìn)行全面的清查，難免存在許多無查考價(jià)值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。
2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
對(duì)于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時(shí)對(duì)那些無頁碼、無案卷標(biāo)題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時(shí)還可提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段。
3、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個(gè)問題：
（1）要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進(jìn)行立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
4、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細(xì)則。在分類的過程中還應(yīng)及時(shí)校正分類人員的某些錯(cuò)誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任心，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)是檢索查全率的保證，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。要做到即保證查全率又保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時(shí)出現(xiàn)文不對(duì)題、含混不清的情況發(fā)生。
三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案為社會(huì)所用是檔案管理的一個(gè)重要目。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和使用，大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，分清主次和輕重緩急，對(duì)于可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會(huì)利用率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
著錄時(shí)要分類標(biāo)引，對(duì)特殊形式的檔案可用計(jì)算機(jī)程序直接錄入人名、地址、時(shí)間及使用案卷目錄，然后分類號(hào)用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出。這樣可以使著錄環(huán)節(jié)減少，使著錄速度明顯地提高。
關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基礎(chǔ) 做起
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計(jì)算機(jī)在高校檔案管理工作中的全面普及，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，否則，再先進(jìn)的管理工具也不能達(dá)到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。
一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀
從我校檔案管理的實(shí)際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時(shí)間跨度較長等特點(diǎn)，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時(shí)期對(duì)檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面，一是存在檔號(hào)不規(guī)范、沒有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標(biāo)頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊鳛楦咝n案管理部門，建校時(shí)間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴(yán)重。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠(yuǎn)，時(shí)間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢(shì)必存在部分檔案過期、重復(fù)保存、或無查考價(jià)值的文獻(xiàn)等情況，所以，在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新整合，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
三要結(jié)合學(xué)校館藏實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，信息錄入要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實(shí)際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。
四要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的主要優(yōu)勢(shì)就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正各種分類錯(cuò)誤，保證檔案檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。
五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題或計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。實(shí)際著錄工作中，我們要結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)材料準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)著錄是一項(xiàng)繁瑣工作，也是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，尤其是對(duì)于那些建校時(shí)間較長的綜合性大學(xué)的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會(huì)影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。因此，要保證計(jì)算機(jī)著錄工作多、快、好，就要從以下幾個(gè)方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為人所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低等情況進(jìn)行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
二要分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力，又提高了著錄效率。
三要分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間、用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
一、什么是家庭檔案？
家庭檔案，就是一個(gè)家庭的各個(gè)成員，在從事家庭事務(wù)和某些社會(huì)活動(dòng)的過程中，記錄并保存起來以備日后查找使用的各種資料。如日記、書信、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、證件、發(fā)票、憑據(jù)、各種文件等等。
二、建立家庭檔案的作用和意義
在社會(huì)生活中，把在家庭生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案材料，分類妥善整理保存，對(duì)增加家庭經(jīng)濟(jì)收入、提高家庭生活質(zhì)量有著十分重要的作用：一、家庭檔案是社會(huì)檔案財(cái)富的組成部份二、家庭檔案是落實(shí)政策、處理糾紛的重要依據(jù)三、家庭檔案是家庭日常生活的得力助手四、家庭檔案是休閑文化的一個(gè)重要組成部份五、家庭檔案能夠反映時(shí)代背景，社會(huì)變遷的真實(shí)情況…
三、我是怎樣建立家庭檔案的？
每個(gè)人每時(shí)每刻都與檔案聯(lián)系在一起，家庭雖小，但家庭是社會(huì)的細(xì)胞，建立家庭檔案，讓檔案貼近生活，會(huì)給我們帶來諸多方便和快樂。那么，家庭究竟建立哪些檔案呢，根據(jù)我家實(shí)際情況我分為了以下幾種：
（一）我的榮譽(yù)檔案。自從我從事社區(qū)工作以來，經(jīng)歷了第五次全國人口普查,獲得了秦皇島市優(yōu)秀普查員、秦皇島市xx區(qū)優(yōu)秀普查員榮譽(yù)證書；全國第一次經(jīng)濟(jì)普查,獲得了國務(wù)院頒發(fā)的國家級(jí)先進(jìn)個(gè)人榮譽(yù)證書；河北省第一次經(jīng)濟(jì)普查先進(jìn)個(gè)人榮譽(yù)稱號(hào)；連續(xù)四年優(yōu)秀人大代表榮譽(yù)稱號(hào)以及各種榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)證書、各種聘書。我的各種獲獎(jiǎng)證書以及有紀(jì)念意義的獎(jiǎng)品有幾十本、幾十樣，有時(shí)翻閱這些榮譽(yù)證書重溫獲獎(jiǎng)經(jīng)歷時(shí)的場(chǎng)面，不但能夠回味那光彩的時(shí)刻，又能激勵(lì)自己以后的人生。
（二）我家的理財(cái)檔案。我的家庭人口多，孩子們都很成才，我的家庭收入很高，每月的收入、支出、存款單、債券、發(fā)票、借條、合同、協(xié)議、保險(xiǎn)單、工資卡、收據(jù)、各種交費(fèi)的憑證、家庭各種家用電器的發(fā)票、合格證、保修卡、維修單、電路圖及維修點(diǎn)地址、聯(lián)系電話等。有時(shí)家電壞了，卻因找不到購物發(fā)票而無法享受保修待遇;買的東西不好用，卻因沒有發(fā)票而無法退換，因此，建立家庭檔案方便了我的生活。
（三）健康檔案。家庭成員的病歷、診斷書、化驗(yàn)單、心電圖、b超、血型報(bào)告、住院記錄以及醫(yī)院處方、體檢表等，還有我孫女的出生證實(shí)和預(yù)防接種卡。
（四）照片、底片、聲像檔案：我一生愛好照相，我老公是遠(yuǎn)洋船員，我保留著他在世界各國游覽的照片，各個(gè)時(shí)期的照片，我三個(gè)兒子，孩子們的結(jié)婚照、全家旅游觀光照片、各種聚會(huì)保險(xiǎn)等活動(dòng)的照片、錄像帶、保險(xiǎn)光盤等資料。并按照日期進(jìn)行了排列，底片和像片分別保管，我還制作成虛擬影集和幻燈片保存在保險(xiǎn)里，分類制作成光盤，標(biāo)寫上簡(jiǎn)單的文字說明，歸檔后裝入檔案盒。這樣給自己多點(diǎn)回味及增添人生的風(fēng)采，閑暇時(shí)翻閱欣賞一番，能夠引起美好的回憶。
（五）證件檔案。包括家庭保險(xiǎn)證、戶口簿、家庭成員的學(xué)歷證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、退休證、結(jié)婚證、身份證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證、技術(shù)資格等級(jí)證書。學(xué)習(xí)成績(jī)單、錄取通知書、糧證、代表證、等一些參與社會(huì)活動(dòng)的證件。
（六）學(xué)習(xí)檔案。包括家庭成員在各個(gè)時(shí)期的日記、旅游記載、手稿、/article/dangtuan/" target="_blank">事跡材料，工作總結(jié)，述職報(bào)告，演講稿，媒體刊登的文字、照片，各種活動(dòng)的照片，工作照片，并制作成了電子相冊(cè)保存。
四、家庭檔案的保管：
我的家庭檔案由我保管，并有專用的小柜櫥，專門放置家庭檔案，所有照片都裝入相冊(cè)。做到了檔案的妥善保存，并告訴我的家人注重防火、防塵、防霉、防蟲、防曬。