時間：2022-02-01 22:33:39
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1.人才緊缺
由于企業(yè)檔案信息安全保障技術是近年來才被廣泛應用的，對于企業(yè)檔案館來說，檔案人員的信息安全意識和技術水平有限，加之各個檔案分室的人員年紀偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業(yè)目前亟需解決的問題。人才是檔案信息安全保障建設的重要因素，檔案管理人員信息安全意識的強弱，現代化設備操作水平的高低，責任感的強弱等都會對檔案信息安全產生影響?？梢韵胂?，一個專業(yè)技能匱乏、責任感缺失、安全意識淡薄的檔案管理人員，無疑會使檔案信息安全如同置于一個無人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。
2.法制不健全
對于本企業(yè)來說，檔案信息安全建設剛剛起步，企業(yè)檔案信息安全方面的管理制度相對比較少，還需要在工作中不斷加強管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實施檔案信息安全管理。
二、企業(yè)檔案信息安全保障體系建設的措施
檔案信息安全簡單地說就是檔案信息內容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實物信息安全和檔案信息管理系統(tǒng)安全兩個方面。
1.保證檔案信息的物理安全
物理安全策略的目的是保護電子檔案存放介質、計算機系統(tǒng)、網絡服務器、打印機等硬件實體和通信鏈路免受自然災害、人為破壞和搭線攻擊。首先，通常情況下，電子檔案存儲在磁、光介質上，這樣就必須創(chuàng)造一個適合于磁、光介質保存的溫濕度環(huán)境。其次，確保電子檔案內容具有嚴謹的邏輯性。采用最新技術與方法，保證電子檔案內容、格式、編排上的一致，并采用先進技術加以轉換，保證電子檔案的原始性。再次，要保證保存電子檔案的計算機系統(tǒng)有一個良好的電磁兼容環(huán)境，建立完備的安全管理制度防止非法進入計算機控制室和各種偷竊、破壞活動的發(fā)生。物理安全策略是電子檔案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整個檔案信息安全也就無法實現。
2.密切關注計算機技術的發(fā)展方向，確保檔案信息管理系統(tǒng)安全
(1)檔案信息管理系統(tǒng)軟件要安全可靠系統(tǒng)軟件必須要通過測評與審批方可投入使用。要學會運用多種先進的信息安全技術，檔案信息安全技術不僅涉及到傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術，而且已經擴展到網絡安全技術和數據安全技術等多種現代信息新技術。要學會運用網絡安全技術，如訪問控制技術、防治病毒技術和安全檢測技術等。一是在防控技術方面可以設置入網訪問控制和網絡的權限控制，使內部網與互聯(lián)網之間物理隔網，可以對訪問者進行身份鑒別，主要是用戶名的識別與驗證、用戶口令的識別與驗證、用戶賬號的缺省限制檢查，同時也可以很好地控制網絡非法操作。二是運用防治病毒技術，及時在電腦上安裝殺毒軟件，定期升級殺毒軟件，定期查殺病毒，不使用來歷不明的U盤、光盤，不安裝不明軟件，以控制病毒的入侵。三是運用安全檢測技術，對計算機網絡所接入的服務器進行監(jiān)視，同時在計算機中安裝入侵檢測系統(tǒng)，對電子檔案信息進行監(jiān)控和保護。
(2)運用數據安全技術檔案信息安全最重要的是數據安全，這樣才能保證檔案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企業(yè)應建立數據信息網絡存儲中心，采取數據集中或雙機備份等方式規(guī)避風險，提高數據存儲安全度。一是采用數據備份管理制度，確保數據的安全?？赏ㄟ^在線備份管理的方式，并根據實際情況采取近線存儲與離線存儲相結合的方式進行數據備份。為計算機系統(tǒng)配置多個磁盤、硬盤、硬盤陣列等，組成海量存儲器，用以解決容量不足的問題。服務器端應及時安裝操作系統(tǒng)及數據庫系統(tǒng)補丁程序，修補系統(tǒng)安全漏洞，提高系統(tǒng)安全性。二是采用密碼技術，對所有電子文件進行歸檔管理時應設置相應的密碼。對于有密級限制的電子檔案，為防止泄密，應該使用加密技術，防止被他人截獲或篡改。
(3)保證網絡安全網絡安全保護主要是針對計算機網絡及其節(jié)點面臨的威脅和網絡的脆弱性而采取的防護措施。網絡安全保護是檔案信息安全保護的重要內容。電子檔案信息的優(yōu)越性之一表現在它能實時通過網絡暢通地提供給在線異地用戶使用。因此，網絡安全成為保障用戶真實有效地利用電子檔案信息的關鍵所在。確保網絡安全的主要方法是采取物理隔離、防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現同外網隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟也是最行之有效的措施之一。
(4)對檔案信息載體實行異地備份制度對重要的檔案信息載體實施檔案備份制度，是提高抵御各種突發(fā)事件影響能力的一項重要舉措。俗話說，“雞蛋不能只放在一個籃子里”。我國較早就有對重要檔案實行多套異地備份的制度，在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災害頻發(fā)的今天，我們必須進一步強化風險防范意識，更加重視實施重要檔案異地備份制度，提高災害應對能力。
隨著市場經濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談談這種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業(yè)績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產、兼并出現之后，企業(yè)干部任用上出現招聘廠長、經理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
導致各部門間管理水平存在不同程度的差異，造成不少管理效率較低的檔案資源需要重新進行錄入，嚴重降低了檔案管理工作的質量與效率。此外，企事業(yè)單位內部在運用檔案管理軟時，還存在某些質量方面的問題，嚴重阻礙了檔案管理信息平臺的有效應用。當前，不少企事業(yè)單位內部的檔案管理制度存在不合時宜的情況，主要體現在檔案管理方式不靈活，管理效率較企事業(yè)單位檔案機構的調整稍有滯后，導致檔案管理無法很好地滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。
2）檔案管理軟件及設備難以滿足現代化需求
而且軟件管理系統(tǒng)智能化、數字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應機構調整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應用水平較差，實際管理過程中極易導致重要的檔案信息數據丟失。
3）管理軟件現代化程度不高
導致檔案查詢及使用軟件過程中出現難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應用，加快構建統(tǒng)一、標準的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。
4）進一步明確應用需求及目標
檔案管理的根本目的在于檔案利用要加強檔案的開發(fā)利用，實現信息資源的共享。檔案的利用的高效準確的基礎一定需要做好檔案的基礎管理。因此，檔案人員要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫，同時，做好檔案的編目、檢索、編研工作，健全檔案文件的資料，為檢索工具提供完整的信息。此外，在做好信息完善的基礎上，強化檔案保管工作，隨時為需要者及時提供需要的信息。對于一些重要的檔案，要要備有微縮或復制件。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。檔案管理工作是在做好基礎工作的基礎上適應社會發(fā)展變化進行新途徑的改革，改革意在提高檔案管理的水平，將傳統(tǒng)的方式方法不能適應社會的部分摒棄，充分發(fā)揮檔案管理的作用。全面做好檔案管理工作，不僅提高單位的管理水平，還能為社會的進步和經濟的發(fā)展做些貢獻。
2.檔案管理檔案信息管理
2.1管理對象不是所有的文件都要進行檔案管理，下面幾個情況就不能成為檔案管理資源：第一，一些不值得保存的檔案，統(tǒng)一起來沒有形成資源；第二，一份或是多份信息或是館藏信息同樣不能作為檔案管理資源；第三，對于一些沒有組織、沒有順序的檔案；檔案信息包括內延和外延信息內容，以及和其相關的設備、人員、資金等，由此可以看出，檔案信息資源的概念要更加綜合化，比起檔案的概念來說。因此，檔案資源管理要從長遠的眼光和角度去看，重視所包含信息的揭示與開發(fā)，并且要打破傳統(tǒng)的管理模式，走出單一檔案管理部門各自為政的局面。
2.2管理手段檔案管理的手段呈現著多元化、集成化的發(fā)展特點，管理手段有行政手段、經濟手段、法律手段、教育手段、技術手段等。運用信息技術進行檔案管理，并且取得很好的效果，主要由于：
首先，由信息技術自身的特點決定。信息技術是先導科學技術中新興的技術領域，是高技術中的先導技術。它的發(fā)展與信息要素的作用在人類社會中日益突現是分不開的。為了開發(fā)信息資源，人們利用科學技術廣泛地采集分析、處理、利用來自自然界及社會的信息，并積累形成了信息技術。信息技術也就是指運用信息科學的原理和方法研究信息的產生、獲取、變換、傳輸、存儲、處理和利用的工程技術，又稱信息工程。閉其中主要包括微電子技術、計算機技術、多媒體技術、通信技術、網絡技術等。這些技術使得人們在處理信息時得心應手，再加上信息又與人們的生產活動、經濟社會生活密不可分，因而信息技術具有極為廣泛的適應性和極強的滲透性。它廣泛地應用于生產制造、產品設計、辦公業(yè)務、家庭生活、教育、科研、金融、氣象、軍事、大眾傳播等領域。作為與信息要素有直接聯(lián)系的檔案信息資源管理更會受到信息技術的深刻影響和滲透。
其次，由檔案信息資源管理的內在要求決定。檔案管理是可操控性。檔案信息是可以加工和利用的，這也是檔案信息資源管理的特征。由于檔案信息資源是記錄人類生產活動而產生的，人類也可以利用或是加工它。隨著信息化社會的到來，科學技術在日新月異的發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展都在借助科技的順風船進行改革創(chuàng)新，檔案管理也不列外。正因此檔案信息資源管理利用信息技術的手段進行加工利用，才能將大量的、有利用價值的信息動態(tài)的為人所用，豐富了人類資源的財富。建立檔案資源信息管理就是為了實現檔案信息資源的共享，對所有的資源信息進行整體、統(tǒng)一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，檔案信息資源管理改革要圍繞這一目標進行。實現這一管理目標就要應用大量的計算機技術、多媒體技術、互聯(lián)網技術，新型技術是實現檔案資源信息管理的有效途徑，能使信息檢索更加的高效，而且信息的儲存量大。檔案信息資源管理需要利用信息技術，再加上信息技術的適應性和滲透性使得檔案信息資源管理與現代信息技術緊密地結合在一起。這將會使檔案事業(yè)發(fā)生根本性的轉變，越來越處于無法替代的地位。這是傳統(tǒng)檔案管理單一化、手工為主的管理手段無法做到的。
3.結語
關鍵詞：檔案信息化；理論體系建設；時機；措施
檔案事業(yè)的發(fā)展，為了能夠科學管理，則信息化建設作為其重要的前提條件，同時也是檔案功能進一步拓展的重要路徑。特別是在當前踐行科學發(fā)展觀的新形勢下，通過加快推動檔案管理信息化，有利于促進社會主義和諧社會的建設進程，為檔案事業(yè)的快速發(fā)展奠定良好的基礎。目前我國檔案信息化建設還處于較低的水平，這就需要我們在檔案工作中要不斷的強化理論和實踐研究，以科學性作為重要依據，從而確立檔案信息化建設的目標、任務和方法，確保更好的推動我國檔案信息化建設的健康、有序發(fā)展。
1檔案信息化理論體系建設的時機
當前檔案信息化建設過程中會受到較多因素的影響，從而導致檔案信息化建設過程中存在著各種各樣的問題及矛盾，這就需要不斷的積累經驗，以科學性作為重要依據，進一步對檔案建設工作進行完善。特別是當前檔案信息化建設的時機和條件越來越成熟，構建檔案信息化理論體系具備了多種發(fā)展機遇，因此需要抓住這一有利時機，更好的推動我國檔案信息化建設的進程。
1.1需要具備條豐富的經驗，同時還要明確檔案建設的目標、任務及標準
在構建檔案信息化理論體系過程中，各級檔案管理部門需要加強工作經驗的積累，制定完善的檔案信息建設的目標、任務和標準，進一步明確檔案信息系統(tǒng)的內容。在國家信息建設工程中，需要相關建設部門能夠給予更明確的引導，確定檔案信息化建設的主要方向和基本目的，只有這樣才能確保檔案信息建設理論系統(tǒng)的科學性和合理性。
1.2各級檔案管理部門具備技術推廣與人才技術優(yōu)勢
各級檔案管理部門在不斷發(fā)展過程中，充分的與自身的實際情況進行結合，在檔案信息技術及人才培養(yǎng)方面積累了豐富的經驗，檔案管理人員隊伍整體素質有了較大程度的提升，這為檔案信息化理論體系建設提供了重要的人才保障，檔案信息化理論體系建設有了人才和技術上的優(yōu)勢，有利于建設工作的順利推進。
1.3檔案信息資源的綜合利用
隨著社會的快速發(fā)展，在當前檔案信息化體系構建過程中，不僅具備了寬松的環(huán)境空間，而且信息技術十分成熟，發(fā)展速度較快，這在一定程度上促進了電子政務的發(fā)展，檔案信息資源綜合利用的能力不斷增強，這對檔案信息化理論體系的建設的未來的發(fā)展起到了非常好的促進作用。
1.4檔案信息化體系建設模式創(chuàng)新與發(fā)展
在當前社會和經濟快速發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案信息建設模式越來越無法跟上我國信息化建設的步伐，不利于當前各級檔案館業(yè)務能力的鞏固，因此需要進一步加強檔案信息化理論體系建設，加快開發(fā)與檔案信息資源有效的能力，對信息建設過程中的服務渠道建設內容進行拓寬，努力提升檔案信息服務水平，確保檔案信息化體系建設模式的創(chuàng)新，使其保持良好的靈活性，為其長遠發(fā)展注入新的活力。
2檔案信息化理論體系建設的措施
2.1將檔案信息化實證研究與檔案信息化理論研究有效的結合
目前,學術界對建立檔案信息化理論體系的總體闡述過于單薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,顯得零散雜亂、單薄乏力、歧義頻出、難以把握。事實上,建立與完善檔案信息化理論體系,必將受到我國現階段的基本國情與檔案信息化實踐發(fā)展兩方面因素的制約影響,也決定了建立檔案信息化理論體系將面臨著兩條不同的研究途徑:一是側重于我國檔案信息化實踐過程中存在問題的實證研究;二是側重于我國檔案信息化發(fā)展前景的理論研究。對此,在檔案信息化理論體系建設過程中,應當有明晰認識與基本抉擇:必須從檔案信息化理論體系與檔案信息化作用實效相結合的思維角度出發(fā),兼顧二者的有機結合,以我國基本國情實際為主。
2.2需要檔案理論和業(yè)務方面的工作人員和信息技術專家的共同努力
在檔案信息化理論體系建設過程中，由于對技術具有較高的要求，因此需要檔案理論工作者要在工作中與檔案業(yè)務工作者及信息技術專家有效的進行合作，充分的體現出檔案信息技術專家的主導地位，特別果對信息技術專家的聰明才智及主動精神進行突出，并將其作為檔案信息化理論體系建設的重要內容之一，因此需要加大力度培養(yǎng)檔案復合型人才，使其能夠更好的勝任檔案信息化理論體系建設工作，更好的促進檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。
2.3需要各級政府部門的大力支持
國家需要在制定信息化政策時給予檔案信息化理論體系建設給予必要的傾斜，同時還要加大人力、物力及財力上的投入力度，各級政府需要為檔案理論和業(yè)務工作者及檔案信息技術專家提供良好的工作環(huán)境，為檔案信息化理論研究提供經受實踐檢驗的機會。建立健全信息化建設的基本方針，使其不僅能夠與當前我國的國情相符合，而且能夠與發(fā)達國家檔案信息化理論成果具有良好的銜接，確保檔案信息化理論體系具備良好的導向性、綜合性和可操作性，在各級政府部門的大力支持下更好的推動檔案信息理論體系的建設和發(fā)展。
2.4進一步完善組織體制和決策機制
在建立檔案信息化理論體系的實踐過程中,各級政府業(yè)務主管部門,要注意逐步培育在檔案信息化理論指導下進行檔案信息化實踐的組織體制和決策環(huán)境:一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化建設要有新認識、檔案信息化規(guī)劃要有新思路。結合檔案信息化管理、業(yè)務、技術等規(guī)范的制定與實施,堅持用檔案信息化理論指導檔案信息化實踐。另一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化推進要有新體制、檔案信息化執(zhí)行要有新舉措。
在當前新形勢下，建立健全檔案信息化理論體系建設，這不僅是檔案事業(yè)建設過程中的一項重要內容，而且是促進我國科學發(fā)展的重要保障，因此各級政府及相關主管部門需要在檔案信息化理論體系建設上要具有全局性觀念，從戰(zhàn)略角度出發(fā)，充分的調動各方面的資源和有利條件，進一步提高檔案工作者的綜合素質，為我國檔案信息化建設水平的提升起到積極的推動作用，確保我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
作者:李丹 單位:齊齊哈爾市公共資源交易中心
參考文獻
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關鍵詞：檔案知識發(fā)現公安數據庫
在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩(wěn)定的過程中，發(fā)揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發(fā)生了根本變化，由紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監(jiān)管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統(tǒng)建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統(tǒng)計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務數據庫彼此缺乏聯(lián)系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業(yè)務需要。表現在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟，功能比較單一、運行不穩(wěn)定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業(yè)務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統(tǒng)的運行效率很低。
2知識發(fā)現技術對公安檔案信息化建設的意義
不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發(fā)現技術應用于警務數據庫系統(tǒng)，則能從海量的檔案數據中自動發(fā)現令人感興趣的知識，如自動發(fā)現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發(fā)現技術的作用具體體現在以下幾個方面：
2．1在案件偵破方面，總結各類案件的發(fā)生規(guī)律，預測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監(jiān)測路面狀況和交通流量，總結交通事故的發(fā)生規(guī)律，及時制定對策，有效疏導交通，以及減少交通事故的發(fā)生。
2，3在警力配置方面，科學、合理地安排警力，以應對突發(fā)事件：在消防調度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識發(fā)現技術發(fā)展與應用概況
數據庫中的知識發(fā)現(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數據挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數據中提取出需要的知識的技術，當今的世界正處于一個“數據爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數據中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數據淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數據庫中的知識發(fā)現(KDD)技術應運而生。KDD一詞首次出現在1989年8月由美國人工智能協(xié)會組織的第11屆國際人工智能聯(lián)合學術會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機構競相投入大量資金以推動KDD的理論和應用研究，眾多企業(yè)也正在或將要實施以知識發(fā)現為基礎的商務智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數據進行數據挖掘，結果發(fā)現購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經進一步調查發(fā)現，這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進行貨架調整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務領域，美國警方使用通用或商務數據挖掘工具，已實現了對知識發(fā)現技術的初步應用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺的報表及分析軟件應用于反恐及調查工作，以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結合，從中發(fā)現犯罪線索、總結發(fā)案規(guī)律和進行犯罪預防等。
我國警方現已初步建成了一些警務檔案信息系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識發(fā)現任務，國內在警務領域對知識發(fā)現技術的研究離實際應用尚有相當遠的距離。
4實現警務領域知識發(fā)現所要解決的關鍵技術問題
知識發(fā)現研究的發(fā)展趨勢是強調面向領域、面向最終用戶和面向實際應用，在警務領域應重點研究解決以下問題：
4．1數據倉庫和元數據技術。通過運用數據倉庫技術來集中各個孤立的數據庫中的數據資源：通過元數據來管理異構的數據，最終可實現各部門的數據共享。
4．2適合警務應用的數據挖掘技術和算法。特別是能夠適應不同數據質量和融合語義的知識發(fā)現算法，在知識發(fā)現中對新技術的應用，以及分布、并行算法的設計與實現等是決定知識發(fā)現質量的關鍵。
如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應信息時代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問題。
一、醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內容特征上，都表現這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫(yī)院工作的歷史和現狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫(yī)院檔案的保存價值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫(yī)院檔案實現規(guī)范化管理的必要性。
二、現階段醫(yī)院檔案信息化的現狀
（一）對醫(yī)院檔案信息化建設重視不夠
目前在國內的醫(yī)院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(tǒng)(MIS)和財務系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)、影像存檔和通訊系統(tǒng)(PACS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、實驗室信息系統(tǒng)(LIS)以及局域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫(yī)院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。
（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后
目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。
（三）檔案管理標準化程度低
關鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。
所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響是深遠的。
在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設的發(fā)展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
1、可充分利用和發(fā)揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。
2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎。
鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
在檔案信息自動化系統(tǒng)運行的過程中，沒有一個統(tǒng)一的操作標準，同時在管理軟件的應用上也存在著很大的差異，管理的結果也產生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統(tǒng)的管理質量，在系統(tǒng)使用的過程中，硬件本身的質量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發(fā)揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術的推廣，有效的對管理工作進行規(guī)范，這要求管理人員要提高自身的業(yè)務水平，尤其是計算機應用技術，同時也要建立健全管理的機制。
2自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
在自動化建設的過程中，系統(tǒng)的整體性高低對功能的發(fā)揮有著十分關鍵的影響，提高系統(tǒng)的整體性也就是提高計算機網絡系統(tǒng)的管理質量，從而使系統(tǒng)的優(yōu)勢能夠得以充分的發(fā)揮，從而也提高了系統(tǒng)自身的軟硬件性能。但是在系統(tǒng)運行的過程中，一部分節(jié)點非常容易出現故障，這些故障的產生也嚴重影響到了系統(tǒng)的正常運行，所以在使用該系統(tǒng)的過程中一定要采取相應的措施，不斷加強對故障的處理，使其發(fā)揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統(tǒng)的綜合運行質量。
3有重點的抓好數據庫的建設
在近幾年的檔案信息自動化系統(tǒng)發(fā)展中，對文件處理技術的開發(fā)和系統(tǒng)應用技術的創(chuàng)新還處在一個適應和過渡的階段，因此在檔案信息數據庫的建設過程中還存在著很大的不足，這些問題的產生也會使得數據庫在使用時無法發(fā)揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統(tǒng)的過程中，要根據每個檔案管理部門自身的具體情況進行數據庫的創(chuàng)建和完善。從另一個角度來看，數據庫的建設和完善需要很長的時間，同時其相應的工作也是有一定的發(fā)展規(guī)律的，所以在數據庫建設的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統(tǒng)運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術還在不斷的發(fā)展，新的思想和理念還會不斷的應用到檔案信息自動化系統(tǒng)的運行中，所以檔案信息自動化系統(tǒng)還會不斷的發(fā)展和完善。
4慎重選定技術路線
信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網絡技術的發(fā)展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。
5實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。檔案信息自動化系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。
6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。
7重視人才管理
檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂。
8結語