時(shí)間：2022-12-12 20:23:08
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一、監(jiān)督檔案的職能和主要內(nèi)容
監(jiān)督檔案屬工程技術(shù)檔案，是對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程立卷歸檔，其職能是為工程質(zhì)量監(jiān)督站監(jiān)督工作服務(wù)。根據(jù)國(guó)務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和建設(shè)部《關(guān)于建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)深化改革的指導(dǎo)意見(jiàn)》的精神，工程質(zhì)量監(jiān)督站的職責(zé)、監(jiān)督程序和內(nèi)容，主要監(jiān)督方式都有轉(zhuǎn)大的轉(zhuǎn)變:即按照政府賦予的監(jiān)督管理職能，加大建設(shè)工程質(zhì)量的監(jiān)督力度，確保工程質(zhì)量。監(jiān)督工作必須包括如下程序和內(nèi)容:辦理工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記手續(xù);制定質(zhì)量監(jiān)督工作方案(或制定質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃及質(zhì)量“控制點(diǎn)”);對(duì)工程參建的建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等各方主體質(zhì)量行為進(jìn)行監(jiān)督;以抽查為主，輔以科學(xué)的測(cè)試手段，對(duì)建設(shè)工程的實(shí)體質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督;工程竣工驗(yàn)收的監(jiān)督;工程竣工驗(yàn)收后出具工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;受建設(shè)行政主管部門委托實(shí)施工程竣工驗(yàn)收備案;建立建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案。由此可見(jiàn)，工程質(zhì)量監(jiān)督站的職責(zé)決定了監(jiān)督檔案內(nèi)容。監(jiān)督檔案圍繞工程質(zhì)量監(jiān)督站的工作程序和內(nèi)容而建立，其意義深遠(yuǎn)，在新形勢(shì)下的質(zhì)量監(jiān)督工作中，只有充分發(fā)揮監(jiān)督檔案的信息資源、咨詢意識(shí)和監(jiān)督作用，使之顯示整體效應(yīng)，才能充分體現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作在工程質(zhì)量管理系統(tǒng)中的地位和作用。
根據(jù)工程質(zhì)量監(jiān)督工作程序的要求，監(jiān)督檔案包括以下三個(gè)方面:
(一)基本要求
1.建設(shè)工程應(yīng)按單位工程建立監(jiān)督檔案，檔案應(yīng)及時(shí)、真實(shí)、完整。字跡工整，用檔案要求用筆書寫。
2.監(jiān)督檔案統(tǒng)一用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用紙A4號(hào)(或統(tǒng)一表格)，按檔案管理規(guī)定裝訂。
3.監(jiān)督檔案應(yīng)按工程重要程度保存，保存年限按有關(guān)檔案管理要求。
(二)主要內(nèi)容:1.監(jiān)督檔案封頁(yè):標(biāo)明工程名稱、建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位名稱，開竣工日期及檔案編號(hào);2.檔案目錄;3.工程項(xiàng)目報(bào)監(jiān)資料，包括:①委托工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記表;②工程質(zhì)量監(jiān)督書;③施工單位、監(jiān)理單位中標(biāo)通知書;④施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見(jiàn);⑤施工合同、監(jiān)理合同的副本;4.工程參建各方責(zé)任主體單位的資質(zhì)和有關(guān)責(zé)任人員資格審理登記表及簽署的質(zhì)量責(zé)任書，工程質(zhì)量保證體系審查表;5.質(zhì)量監(jiān)督記錄:①單位工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃及質(zhì)量“控制點(diǎn)”;②工程質(zhì)量監(jiān)督交底會(huì)議紀(jì)要;③工程質(zhì)量整改通知書及整改報(bào)告;④歷次監(jiān)督抽查記錄;6.結(jié)構(gòu)(地基與基礎(chǔ)、主體)工程報(bào)告;7.地基與基礎(chǔ)、主體及單位工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;8.工程質(zhì)量事故報(bào)告(或質(zhì)量鑒定報(bào)告);9.工程竣工驗(yàn)收備案表(房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程);10.竣工圖紙;11.其它內(nèi)容:①委托見(jiàn)證人員授權(quán)書;②重新組織竣工驗(yàn)收通知單。
(三)質(zhì)量監(jiān)督工程師認(rèn)為應(yīng)歸檔的必要內(nèi)容:包括結(jié)構(gòu)檢測(cè)記錄功能性質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)論，涉及結(jié)構(gòu)安全質(zhì)量問(wèn)題的有關(guān)文字記載、設(shè)計(jì)變更手續(xù)及圖片、光盤、錄象帶等實(shí)物性見(jiàn)證材料。
二、監(jiān)督檔案的建立和歸檔要求
監(jiān)督檔案的建立要抓住施工現(xiàn)場(chǎng)和材料整理兩個(gè)環(huán)節(jié):前者是真實(shí)而客觀地說(shuō)明工程實(shí)體和環(huán)境質(zhì)量控制的過(guò)程，是監(jiān)督檔案的基礎(chǔ);后者是完善監(jiān)督檔案的重要手段。建立監(jiān)督檔案的重要是要確保地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、竣工驗(yàn)收“三到位”的同時(shí)，對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量的抽查、巡檢，然后向?qū)こ虆⒔ǜ鞣降馁|(zhì)量保證體系的監(jiān)督上指導(dǎo)延伸。如果某一住宅樓工程，結(jié)構(gòu)類型為磚混六層。按照 監(jiān)督計(jì)劃要求:首層砌體(樣板墻)為“質(zhì)量控制點(diǎn)”。一層砌體設(shè)計(jì)標(biāo)號(hào)為M10水泥砂漿砌筑，二層以上為M7.5水泥砂漿砌筑。當(dāng)一層砌體(樣板墻)施工時(shí)，經(jīng)施工現(xiàn)場(chǎng)檢查實(shí)體質(zhì)量符合規(guī)范要求，參建各方質(zhì)量行為合法，制作M10水泥砂漿試塊一組。質(zhì)量監(jiān)督工程師重點(diǎn)記錄了試塊制作情況和質(zhì)量控制過(guò)程后轉(zhuǎn)入下道工序施工。在工程進(jìn)入二層砌體砌筑時(shí)，經(jīng)查M10水泥砂漿強(qiáng)度值僅達(dá)到設(shè)計(jì)標(biāo)號(hào)的92%，經(jīng)設(shè)計(jì)單位演算可滿足使用要求及時(shí)完善了手續(xù)，但仍造成了該工程的質(zhì)量缺陷。為確保主體結(jié)構(gòu)砌體質(zhì)量，質(zhì)量監(jiān)督工程師及時(shí)會(huì)同施工單位和有關(guān)參建各方人員，加強(qiáng)了砌體砂漿的質(zhì)量控制，從原材料和施工方法上進(jìn)行了調(diào)整。在后期主體工程施工中，砌體強(qiáng)度都達(dá)到設(shè)計(jì)要求。因此，掌握第一手材料，跟蹤工程質(zhì)量及時(shí)處理質(zhì)量問(wèn)題，積累成果，變事后彌補(bǔ)為事前控制和事中控制，是每一項(xiàng)工程質(zhì)量監(jiān)督的重點(diǎn)，也是完善監(jiān)督檔案的方法。要把這兩個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來(lái)，是作好監(jiān)督檔案工作的基本保證。
監(jiān)督檔案應(yīng)實(shí)行以質(zhì)量監(jiān)督工程師為主的立卷歸檔責(zé)任制，分房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施兩類，按單位工程建檔(市政工程為市政道路、橋梁和排水工程分別建檔)，從實(shí)施質(zhì)量監(jiān)督起止時(shí)間，在每項(xiàng)工程完成后要系統(tǒng)整理監(jiān)督檔案，內(nèi)容上要有一定的技術(shù)含量和深度，具有專業(yè)性和綜合性，并簽字蓋章齊全，前后一致，交圈完整，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查驗(yàn)收后歸檔。
正確的歸檔程序很重要。工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、點(diǎn)面多，質(zhì)量監(jiān)督工程師重實(shí)際工作輕檔案管理的意識(shí)存在，影響了監(jiān)督檔案及時(shí)歸檔。因此，在制定工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃的同時(shí)，也要作好監(jiān)督檔案的歸檔計(jì)劃，對(duì)不同類型的工程項(xiàng)目，建立不同的歸檔計(jì)劃。對(duì)于建設(shè)周期長(zhǎng)的大型項(xiàng)目，高層建筑和市政工程，可按照單位工程，建檔立卷，或由質(zhì)量監(jiān)督工程師根據(jù)工程實(shí)施階段的監(jiān)督工作情況進(jìn)行歸檔。
歸檔手續(xù)應(yīng)該是在單位工程(或子單位工程)監(jiān)督任務(wù)完成后，工程竣工驗(yàn)收合格后十個(gè)工作日內(nèi)，由質(zhì)量監(jiān)督工程師填寫“單位工程質(zhì)量監(jiān)督檔案歸檔說(shuō)明書”經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后，向工程質(zhì)量監(jiān)督站檔案室移交。檔案室檔案管理人員驗(yàn)收合格后，由質(zhì)量監(jiān)督工程師和檔案管理人員在“監(jiān)督檔案歸檔移交單”上共同簽字。
三、加強(qiáng)監(jiān)督檔案管理應(yīng)采取的措施
(一)更新領(lǐng)導(dǎo)觀念。加強(qiáng)新時(shí)期監(jiān)督檔案工作的管理，在加大監(jiān)督力度，狠抓工程質(zhì)量的同時(shí)，注重監(jiān)督檔案的管理質(zhì)量，把監(jiān)督檔案工作擺在議事日程，在人員配置、資金運(yùn)用和管理?xiàng)l件上給予支持，提高工程質(zhì)量監(jiān)督站的綜合管理水平。
(二)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。要采取不間斷、全方位的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式，提高質(zhì)量監(jiān)督工程師隊(duì)伍的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)。正確運(yùn)用條例、法規(guī)和強(qiáng)制性條文，掌握新形式下工程質(zhì)量監(jiān)督工作的重點(diǎn)，做到工程質(zhì)量監(jiān)督與監(jiān)督檔案歸檔并重，使監(jiān)督檔案的作用和價(jià)值得到充分和發(fā)揮，從而更好地保證建設(shè)工程的質(zhì)量管理。
第二條本市行政區(qū)域內(nèi)檔案的收集、整理、保管、利用、中介服務(wù)及相關(guān)的管理活動(dòng)，適用本細(xì)則。
第三條本細(xì)則所稱檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)，直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。其物質(zhì)形態(tài)包括紙質(zhì)文件、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、獎(jiǎng)牌、證書、印章等紙張材料、感光材料、磁性材料及各種實(shí)物。
第四條檔案事業(yè)建設(shè)應(yīng)當(dāng)列入同級(jí)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并隨著檔案事業(yè)發(fā)展和財(cái)政預(yù)算支出水平逐步增加。
第五條本市及各縣市區(qū)檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)檔案工作，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和社會(huì)化，依法查處檔案違法行為。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條本市各級(jí)各類國(guó)家檔案館，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定收集、接收、整理和保管檔案，采取各種形式開發(fā)檔案資源，為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。
第七條各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下簡(jiǎn)稱立檔單位），應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定加強(qiáng)檔案工作，設(shè)立與檔案工作相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備檔案工作人員，依法履行保護(hù)檔案的義務(wù)，自覺(jué)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。
第八條立檔單位應(yīng)當(dāng)自成立或注冊(cè)之日起30日內(nèi)，到同級(jí)或所在地的檔案行政管理部門辦理檔案登記手續(xù)。已設(shè)立但未辦理檔案登記的立檔單位，應(yīng)當(dāng)在檔案行政管理部門規(guī)定的期限內(nèi)補(bǔ)辦登記手續(xù)。
第九條立檔單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，收集、整理本單位形成的各類檔案，并予以妥善保管。中小型企業(yè)、事業(yè)單位可以將其檔案的收集、整理、保管等事務(wù)，委托給國(guó)家檔案館或檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，但委托收集、整理、保管涉及國(guó)家秘密的檔案應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的規(guī)定。
第十條下列檔案屬國(guó)家所有，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年，即按規(guī)定的范圍向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交：
（一）國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體的檔案；
（二）國(guó)有獨(dú)資企業(yè)、事業(yè)單位的檔案；
（三）國(guó)有控股企業(yè)及其他非國(guó)有企業(yè)的黨群機(jī)構(gòu)的檔案。
公開發(fā)行的報(bào)紙、期刊、年鑒等出版物，編輯單位應(yīng)當(dāng)在出版發(fā)行的3個(gè)月內(nèi)向市、縣國(guó)家檔案館移交正式出版物。
第十一條立檔單位分立、合并時(shí)，繼承其權(quán)利義務(wù)的單位應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管原立檔單位的檔案；立檔單位被宣告破產(chǎn)、解散、撤銷時(shí)，負(fù)責(zé)處理其善后事宜的單位，應(yīng)當(dāng)收集、整理、保管原立檔單位的檔案，并向同級(jí)國(guó)家檔案館移交。
第十二條市、縣級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)批準(zhǔn)舉辦的紀(jì)念、慶祝、招商、比賽、表演、展覽等重大活動(dòng)和重大接待活動(dòng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)確定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)收集、整理活動(dòng)中形成的檔案，并在活動(dòng)結(jié)束之日起60日內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
承辦單位無(wú)法獨(dú)立履行前款規(guī)定義務(wù)的，應(yīng)當(dāng)提前5日向同級(jí)檔案行政管理部門申請(qǐng)，并提供必要的便利條件，由同級(jí)檔案行政管理部門指派人員協(xié)同收集、整理檔案。
第十三條立檔單位向各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定的技術(shù)要求進(jìn)行整理、編目和消毒除塵。
第十四條各級(jí)各類檔案館和立檔單位的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)配置適宜保管檔案的庫(kù)房和設(shè)施，建立健全檔案管理制度，防止檔案損毀、散失或泄密。積極采用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
各級(jí)國(guó)家檔案館庫(kù)及關(guān)鍵設(shè)備的建設(shè)、改造、維修的經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算；其他各類檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)納入本部門本單位基建計(jì)劃。
第十五條各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)定期檢查館藏檔案，及時(shí)搶救發(fā)生褪變的檔案，所需經(jīng)費(fèi)由檔案行政管理部門報(bào)同級(jí)財(cái)政部門予以安排。
第十六條各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向社會(huì)公布開放檔案目錄。立檔單位或個(gè)人可以優(yōu)先和無(wú)償利用其移交、捐贈(zèng)的檔案。已經(jīng)向社會(huì)開放的檔案，單位或個(gè)人憑合法證明均可利用；各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)為利用檔案者提供便利，并嚴(yán)格按價(jià)格主管部門核定的標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。
第十七條申請(qǐng)從事檔案中介服務(wù)的，必須經(jīng)市檔案行政管理部門初審后，報(bào)省檔案行政管理部門進(jìn)行資格認(rèn)定。各級(jí)國(guó)家檔案館、檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以依法開展檔案事務(wù)咨詢、檔案人員培訓(xùn)、檔案價(jià)值評(píng)估、管理方案設(shè)計(jì)、技術(shù)指導(dǎo)及檔案收集、整理、保管等服務(wù)。
第十八條本市各級(jí)檔案行政管理部門，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各類檔案館、立檔單位、檔案事務(wù)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)檔案違法行為依法給予行政處罰。
第十九條當(dāng)事人對(duì)檔案行政管理部門的具體行政行為不服的，可依法申請(qǐng)行政復(fù)議或向人民法院。
第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)地下管線工程檔案的管理。
第三條本辦法所稱城市地下管線工程,是指城市新建、擴(kuò)建、改建的各種地下管線，包括給水、排水、電信、電力、燃?xì)?、熱力、人防、輸油、廣播電視、公安和工業(yè)管道等地下管線工程及其附屬設(shè)施。
第四條市規(guī)劃行政部門是本市城市地下管線工程檔案管理的行政主管部門。市城建檔案館具體負(fù)責(zé)城市地下管線工程檔案的收集、管理、利用和監(jiān)督工作。
第五條市城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的管理制度，依法做好檔案的接收、管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密工作，積極開發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供服務(wù)。
第六條建設(shè)單位在向規(guī)劃行政部門申請(qǐng)辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)在申請(qǐng)書中附有在城建檔案館取得的施工地段的有關(guān)技術(shù)資料和施工地段現(xiàn)狀地下管線、管位地形圖。
第七條地下管線工程的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)與市城建檔案館簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。
第八條經(jīng)市規(guī)劃行政部門批準(zhǔn)的管線工程建設(shè)，必須由具有城市規(guī)劃測(cè)繪資質(zhì)的單位進(jìn)行開工前的放線定位，并在地下管線覆土前，按照《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》（CJJ61）進(jìn)行竣工測(cè)量。
第九條施工單位在施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過(guò)建設(shè)單位向市規(guī)劃行政部門報(bào)告。
市規(guī)劃行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)查明未建檔的管線性質(zhì)、權(quán)屬，責(zé)令地下管線產(chǎn)權(quán)單位測(cè)定其坐標(biāo)、標(biāo)高及走向，地下管線產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將測(cè)量的材料向市城建檔案館報(bào)送。
第十條地下管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)市城建檔案館進(jìn)行地下管線工程檔案預(yù)驗(yàn)收。地下管線工程驗(yàn)收所形成的鑒定材料應(yīng)當(dāng)包括地下管線工程檔案驗(yàn)收結(jié)論。
第十一條建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗(yàn)收備案前，應(yīng)當(dāng)向市城建檔案館移交下列檔案材料：
（一）地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；
（二）地下管線竣工測(cè)量成果；
（三）其它應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）。
城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電訊等地下管線專業(yè)管理單位（以下簡(jiǎn)稱地下管線專業(yè)管理單位）應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市城建檔案館移交地下專業(yè)管線圖。
第十二條建設(shè)單位向市城建檔案館移交的檔案資料應(yīng)當(dāng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）的要求。
第十三條地下管線投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對(duì)地下管線進(jìn)行維修、搶修，需要改變?cè)O(shè)計(jì)的，建設(shè)單位和施工單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況修改竣工圖，并于竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向市城建檔案館報(bào)送修改部分的工程竣工檔案。
第十四條地下管線工程竣工檔案必須完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、清晰、反映現(xiàn)狀。
第十五條市城建檔案館應(yīng)繪制全市地下管線綜合圖，并根據(jù)地下管線工程檔案和專業(yè)管線圖及時(shí)修改，并輸入地下管線信息系統(tǒng)，對(duì)地下管線工程檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
第十六條專業(yè)管線管理部門應(yīng)當(dāng)向市城建檔案館提供專業(yè)管線圖和有關(guān)資料，并將更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線工程檔案，及時(shí)修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖及有關(guān)資料向市城建檔案館移交。
第十七條市規(guī)劃行政部門應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)城市地下管線進(jìn)行普查和補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪。普查和補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪所形成的地下管線檔案成果，由市城建檔案館統(tǒng)一接收和管理。
第十八條違反本辦法規(guī)定，建設(shè)單位未向市城建檔案館移交地下管線工程檔案的，由市規(guī)劃行政主管部門責(zé)令改正，并處以1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以下的罰款。
第十九條因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第二十條建設(shè)單位和施工單位未按規(guī)定查清施工地段的地下管線情況而擅自施工，造成地下管線損失的，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
為完善我院實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理，提高實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的利用率，適應(yīng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革和發(fā)展，特制定本制度。
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室教學(xué)文件：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱，實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目，每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)實(shí)際開出記錄，實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核辦法及實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄、報(bào)表。
2.實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、低值品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)賬卡、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄、使用記錄、說(shuō)明書；消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室管理制度和工作記錄：學(xué)院和主管部門下發(fā)有關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室工作的文件；實(shí)驗(yàn)室制定的各項(xiàng)崗位責(zé)任制、分工細(xì)則及管理制度；實(shí)驗(yàn)室工作日志；實(shí)驗(yàn)室研究活動(dòng)記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況；實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃；研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；實(shí)驗(yàn)室改造情況等資料。
4.實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗(yàn)室年度儀器設(shè)備購(gòu)置、實(shí)驗(yàn)消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)；實(shí)驗(yàn)室年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測(cè)試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)等。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理
1.實(shí)驗(yàn)室檔案建立和管理由實(shí)驗(yàn)科和設(shè)備處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各中心、實(shí)驗(yàn)室要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。新建實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立工作檔案。
2.專兼職人員、教師應(yīng)根據(jù)各中心、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容，有責(zé)任有義務(wù)做好有關(guān)事項(xiàng)的記錄，并將有關(guān)資料提供給負(fù)責(zé)檔案工作的人員。
3.各部門根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。
論文摘要：在我國(guó)社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過(guò)程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見(jiàn)和建議。
檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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本市行政區(qū)域內(nèi)法人、其他組織和個(gè)人的數(shù)碼照片檔案管理適用本規(guī)范。
1引用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
DA／T22歸檔文件整理規(guī)則
GB／T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB／T11821照片檔案管理規(guī)范
2定義
本規(guī)范采用下列定義：
2．1數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
2．2數(shù)碼照片檔案：法入、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對(duì)該照片的文字說(shuō)明兩部分組成。
3歸檔
3．1歸檔范圍：凡是反映各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集歸檔范圍。數(shù)碼照片按照采集渠道可以分為：
3．1．1數(shù)碼件：指利用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件。
3．1．2掃描件：指利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件。
3．2收集歸檔要求：
3．2．1數(shù)碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數(shù)碼照片歸檔的時(shí)間、范圍、格式等要求，保證歸檔數(shù)碼照片的質(zhì)量，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
3．2．2數(shù)碼照片的形成部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求填寫文字說(shuō)明后及時(shí)向檔案室移交，或隨其他載體檔案一起歸檔。
3．2．3數(shù)碼照片及其文字說(shuō)明應(yīng)同時(shí)歸檔。
3．2．4歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對(duì)于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。
3．2．5對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。紙質(zhì)照片的檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/Tl1821—2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。
4整理
4．1．鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。照片經(jīng)過(guò)修改的不能作為檔案歸檔。
4．2歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)主題內(nèi)容明確，易于辨認(rèn)。
4．3數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應(yīng)有簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確的文字說(shuō)明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。應(yīng)按著錄項(xiàng)目要求填寫規(guī)范、齊全。
4．3．1著錄項(xiàng)目填寫包含照片號(hào)、底片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級(jí)等項(xiàng)。
4．3．1．1照片號(hào)：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即年度+4位流水順序號(hào)。使用軟件輔助管理時(shí)可在著錄時(shí)由軟件自動(dòng)生成。
4．3．1．2底片號(hào)：為掃描數(shù)碼照片而設(shè)。指原照片的底片號(hào)。
4．3．1．3參見(jiàn)號(hào)：與本張數(shù)碼照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。
4．3．1．4照片題名：題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。
4．3．1．5拍攝時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字按年月日順序表示。
4．3．1．6類別：照片分類。
4．3．1．7攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加填單位。
4．3．1．8保管期限：按照國(guó)家照片檔案管理規(guī)范要求分為永久、長(zhǎng)期和短期。
4．3．1．9采集渠道：根據(jù)數(shù)碼圖形文件來(lái)源標(biāo)注“數(shù)碼件”、“掃描件”。
4．3．1．10備注：其他需要補(bǔ)充和說(shuō)明的內(nèi)容。
4．3．1．1l密級(jí)：指為的數(shù)碼照片檔案確定的密級(jí)。
4．4數(shù)碼照片檔案的分類：數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。形成數(shù)碼照片比較多的單位也可按年度——問(wèn)題進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)科學(xué)合理。
4．5排列：數(shù)碼照片檔案應(yīng)排列有序，反映同一主題活動(dòng)的照片應(yīng)排列在一起。
4．6編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤目錄和盤內(nèi)照片目錄。
4．6．1光盤目錄應(yīng)逐張編制。項(xiàng)目應(yīng)包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注等。
4．6．1．1全宗號(hào)：：同級(jí)檔案館給盤檔單位編制的代號(hào)。
4．6．1．2光盤號(hào)：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號(hào)。
4．6．1．3題名：全宗名稱+年度+問(wèn)題+數(shù)碼照片文件。
4．6．1．4起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月。
4．6．1．5終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的終止年月。
4．6．1．6張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù)。
4．6．2盤內(nèi)照片應(yīng)逐張編制目錄。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、照片號(hào)、照片題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、類別、備注等。
4．6．2．1責(zé)任者：立檔單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱。
4．6．3光盤按形成時(shí)間為序。光盤上應(yīng)注明盤號(hào)，設(shè)置光盤封面，填寫相關(guān)內(nèi)容說(shuō)明(應(yīng)包括：全宗號(hào)、光盤號(hào)、全宗名稱、保管期限、題名、形成時(shí)間、張數(shù)、類別、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等)，光盤封面內(nèi)容與盤內(nèi)內(nèi)容要保持一致。
4．6．3．1全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡(jiǎn)稱。
4．6．3．2形成時(shí)間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案的起始年月和終止年月。
4．6．3．3套別：用漢字表示，填寫“封存”、“利用"和“異地保存"三種。
4．6．3．4制作人：制作數(shù)碼照片檔案光盤的人員姓名。
4．6．3．5審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片檔案光盤質(zhì)量的人員姓名。
4．6．3．6制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片檔案光盤的時(shí)間。
5存儲(chǔ)
5．1數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲(chǔ)載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲(chǔ)載體。
5．2同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤中。
5．3數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
6移交
數(shù)碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數(shù)碼照片檔案的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但必須履行移交手續(xù)。
7保管
數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。
7．1數(shù)碼照片檔案光盤在刻錄時(shí)應(yīng)做封盤處理，以防止覆蓋和擦寫。
7．2數(shù)碼照片檔案光盤在使用中要避免對(duì)盤體的擦、劃現(xiàn)象。
7．3存放時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17—20C；相對(duì)濕度選定范圍為35％一一45％。
7．4每張光盤應(yīng)有堅(jiān)硬的塑料包裝盒并豎立存放，不得堆疊存放，避免擠壓和彎折。
7．5要建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施。
8利用
8．1數(shù)碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├茫?yīng)登記。利用者不得超出權(quán)限規(guī)定范圍，不得私自復(fù)制、修改或轉(zhuǎn)送他人。
8．2利用具有保密要求的數(shù)碼照片檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。
9本規(guī)范由南京市檔案局負(fù)責(zé)解釋
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，我國(guó)人事檔案管理相對(duì)不足，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足市場(chǎng)需求。如果企事業(yè)單位想在市場(chǎng)中保持長(zhǎng)久的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須根據(jù)市場(chǎng)變化，改善管理模式，抓住機(jī)遇應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)的新型管理模式，不僅促進(jìn)了與行業(yè)間的交流協(xié)作，還實(shí)現(xiàn)了交流互動(dòng)、傳遞信息、實(shí)現(xiàn)多元化的發(fā)展，這樣對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有很大幫助，同時(shí)提高了事業(yè)單位管理的運(yùn)營(yíng)模式。
2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性
人事檔案信息失真，是我國(guó)人事檔案工作面臨的問(wèn)題之一。比如說(shuō)，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機(jī)構(gòu)分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數(shù)據(jù)顯示，目前全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心有大概50/60萬(wàn)流動(dòng)人員的人事檔案無(wú)人理會(huì)。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。
然而，在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補(bǔ)充不及時(shí)的情況，這無(wú)法反映出一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌。組織評(píng)價(jià)又流于形式化并不能客觀真實(shí)反映一個(gè)人的情況。關(guān)于個(gè)人政治品德、家庭歷史和社會(huì)關(guān)系方面的內(nèi)容居多， 反而體現(xiàn)一個(gè)人的能力水平和特長(zhǎng)信息量卻非常少。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學(xué)歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。
3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則
3.1 服務(wù)原則
人事檔案首先要從每個(gè)人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應(yīng)市場(chǎng)化需求，優(yōu)化人才流動(dòng)及管理，讓人才的使用、管理、流動(dòng)得以實(shí)現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個(gè)人整體素質(zhì)的履歷資料，也是每個(gè)單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當(dāng)求職者去應(yīng)聘工作時(shí)，這個(gè)檔案是應(yīng)聘者向招聘單位說(shuō)明自身素質(zhì)的重要依據(jù) 。
3.2 準(zhǔn)確原則
人事檔案信息儲(chǔ)存需要做到信息準(zhǔn)確全面，要做到內(nèi)容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個(gè)人的真實(shí)面貌， 不能存在核實(shí)不準(zhǔn)確的消息就歸檔，比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個(gè)人的整體素質(zhì)和履歷情況，突顯出一個(gè)人最有價(jià)值的信息以及他的具體情況。
3.3 通用原則
某個(gè)人因?yàn)閾Q工作的原因，想把自己的人事檔案從原來(lái)的工作單位換到另一個(gè)單位，這就需要從個(gè)案的編制到系統(tǒng)的建設(shè)都要完整，做到通用原則。第一要做到標(biāo)準(zhǔn)化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)通用原則服務(wù)的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務(wù)理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)性和公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會(huì)穩(wěn)定。
4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法
4.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
檔案管理應(yīng)拋棄傳統(tǒng)方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時(shí)間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長(zhǎng)了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤中，他們對(duì)環(huán)境并沒(méi)有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲(chǔ)的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書館。數(shù)字化檔案可以復(fù)制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。
4.2 建立檔案管理機(jī)構(gòu)
檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多問(wèn)題，要建立開放化的管理模式，首先要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化 ，要建立具備社會(huì)性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒(méi)有檔案的人員的檔案問(wèn)題。在過(guò)去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒(méi)有工作或者是退休的人員檔案就沒(méi)有機(jī)構(gòu)在收錄，就造成了無(wú)人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開放型和社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮管理機(jī)構(gòu)的最大作用。
4.3 借鑒國(guó)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)
各個(gè)國(guó)家、各個(gè)區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的管理工作，它是和人事有關(guān)系，需要調(diào)動(dòng)和流動(dòng)?？傊?，我們需要借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升我們的檔案管理工作。
【摘要】隨著政府和用人單位對(duì)人事制度的改革，人事制度面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在人事活動(dòng)中非常重要的檔案管理制度也存在著一定的問(wèn)題。就此，筆者針對(duì)人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響進(jìn)行了分析和探討。
關(guān)鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)的人才需求量急劇增加，用人單位進(jìn)行了大量的人員招聘活動(dòng)，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強(qiáng)，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關(guān)的問(wèn)題。
一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點(diǎn)
（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過(guò)各種人事活動(dòng)記錄個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過(guò)程，這些檔案是以個(gè)人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過(guò)程中的一系列過(guò)程——個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因?yàn)闆](méi)有工作或工作不穩(wěn)定等問(wèn)題，往往是沒(méi)有人事檔案的。在過(guò)去，人事檔案決定個(gè)人的社會(huì)身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個(gè)人的晉升、調(diào)動(dòng)工作、招工、公費(fèi)醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關(guān)系到員工子女工作等問(wèn)題，人事檔案不僅是個(gè)人身份的象征，還極大程度的與個(gè)人切身利益相關(guān)。
（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個(gè)人進(jìn)行保管的，它由用人單位進(jìn)行管理，一般來(lái)說(shuō)，能調(diào)動(dòng)人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無(wú)權(quán)調(diào)用的。我國(guó)的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作地點(diǎn)而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個(gè)人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個(gè)人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進(jìn)行管理，個(gè)人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動(dòng)，使得用人單位和人員的關(guān)系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會(huì)阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。
二、人事檔案管理制度隨社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新特征
（一） 國(guó)有企業(yè)員工可以“無(wú)檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過(guò)去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對(duì)企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無(wú)人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價(jià)值已經(jīng)不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那么強(qiáng)烈。
（二）個(gè)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無(wú)檔擇業(yè)”。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐步發(fā)展，對(duì)人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機(jī)制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關(guān)系，為員工與用人單位所采用，過(guò)去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)，也使得人員的工作更加自由民主。
三、 人事檔案管理的相關(guān)問(wèn)題
（一）人事檔案信息反映問(wèn)題。原有的人事檔案中非常注重個(gè)人的政治行為，個(gè)人的政治歷史、組織鑒定、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，個(gè)人具體專業(yè)能力、特長(zhǎng)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個(gè)人的全貌在人事檔案中無(wú)法體現(xiàn)，有效的信息無(wú)法從部分使用者或有針對(duì)性的使用者中體現(xiàn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下對(duì)相關(guān)人才的需求無(wú)法滿足，人事檔案的使用效率無(wú)法體現(xiàn)。
（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權(quán)，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權(quán)的權(quán)利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒(méi)有具體的處理辦法，健全建立相關(guān)制度是現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展模式下必須加強(qiáng)的任務(wù)之一。
（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏進(jìn)取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級(jí)檔案管理水平不足，檔案管理?xiàng)l件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時(shí)，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來(lái)了便利，但由于人事檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無(wú)法有具體規(guī)定，專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務(wù)人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進(jìn)取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進(jìn)程緩慢。
（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國(guó)企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財(cái)富和資源。一些人因?qū)W習(xí)、生活或工作興趣等緣故需要進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，用人單位常常通過(guò)強(qiáng)壓個(gè)人人事檔案來(lái)阻礙人員流動(dòng)，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽(yù)和地位會(huì)受到一些不良影響。同時(shí)，這也制約了社會(huì)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置。用人單位在對(duì)人才進(jìn)行評(píng)定時(shí)，缺乏科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻(xiàn)情況、業(yè)績(jī)水平并沒(méi)有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評(píng)定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。
（五）社會(huì)轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂?，F(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才的重視程度越來(lái)越高，很多用人單位通過(guò)大量的手段和優(yōu)惠政策來(lái)吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動(dòng)是通過(guò)截留人事檔案的方式進(jìn)行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來(lái)吸引人才，太過(guò)急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場(chǎng)管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動(dòng)合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒(méi)有交接到位，給原單位經(jīng)濟(jì)效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，不惜出賣原單位的商業(yè)機(jī)密，這些可恥行為就是因?yàn)槿耸聶n案管理制度不規(guī)范不健全造成的。
四、人事檔案管理的改革措施
現(xiàn)在，社會(huì)各方都在尋求好的辦法來(lái)解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會(huì)化管理制度，就是進(jìn)行社會(huì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事制度協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會(huì)外部解決，提出科學(xué)合理的人事制度改革，在兩種理念的結(jié)合下，開展良好和諧的人事管理制度。
（一） 減低人事檔案對(duì)人的制約限制?，F(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實(shí)施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場(chǎng)作用下對(duì)人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)觀念，減少過(guò)去用人機(jī)制的終身聘任制，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域進(jìn)行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。
（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)個(gè)人身份劃定太過(guò)具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學(xué)的分類，現(xiàn)在制度下強(qiáng)制打破原有機(jī)制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。
（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下越發(fā)強(qiáng)烈，在此情況下，人事檔案管理應(yīng)該順勢(shì)發(fā)展，及時(shí)收集個(gè)人有效人事檔案信息，避免信息重復(fù)或陳舊，在記錄過(guò)程中做到真實(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)，反映個(gè)人全貌需要全面具體真實(shí)，不造假。
（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立。社會(huì)人員流動(dòng)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中越來(lái)越快，原有的人事檔案管理無(wú)法保證正常的人員檔案管理?？梢钥紤]新成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學(xué)的一系列問(wèn)題。
參考文獻(xiàn)：
[1]王曉.人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2013（2）.
關(guān)鍵詞：人事；人事檔案；問(wèn)題；對(duì)策
人事制度是隨著社會(huì)需求發(fā)展而出現(xiàn)的一種人事管理模式，是通過(guò)工作者依照相關(guān)法律法規(guī)對(duì)認(rèn)識(shí)檔案、納稅管理、社保繳納能人事服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)統(tǒng)一管理，而這一管理方式主要是以委托的形式進(jìn)行。醫(yī)院中使用這種人事管理方式對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行管理能夠提高檔案管理質(zhì)量，使檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，使醫(yī)院的人才資源配置結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，對(duì)醫(yī)院人才管理效果增強(qiáng)及檔案管理水平提高具有非常重要的意義，對(duì)這種方式下的人事檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化能在推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的同時(shí)為我國(guó)醫(yī)院體系的發(fā)展建設(shè)做出貢獻(xiàn)。
1 人事檔案管理方面存在一些問(wèn)題
1.1 醫(yī)院和機(jī)構(gòu)之間職責(zé)不清
醫(yī)院在推行人事制度時(shí)，與人事機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議時(shí)，沒(méi)有詳細(xì)明確雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，缺乏操作性強(qiáng)的具體措施。從目前我院人事人員的檔案管理情況來(lái)看，在的初期，當(dāng)事人的檔案存放在人才交流中心，在以后工作中，由醫(yī)院人事部門對(duì)其陸續(xù)形成的檔案材料進(jìn)行鑒別、收集、整理和上交。醫(yī)院和人事結(jié)構(gòu)的關(guān)系僅僅停留在“收”和“存”的層面上，人事制度未能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1.2 人事檔案的開發(fā)和利用存在困難
人事檔案的利用是人事檔案工作賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)，在人事檔案工作中占有舉足輕重的地位。但目前的狀況是“人檔分離”，即人事的當(dāng)事人口常事務(wù)由醫(yī)院管理，人事檔案則由人事機(jī)構(gòu)管理。實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，在對(duì)人員進(jìn)行職稱晉升、職務(wù)提拔、考核定級(jí)、工資調(diào)整、政審函調(diào)等工作需要查閱檔案時(shí)，必須要聯(lián)系人事機(jī)構(gòu)，將當(dāng)事人的檔案借回查閱，或是在人事機(jī)構(gòu)查閱，這給工作帶來(lái)極大的不便，同時(shí)也嚴(yán)重地影響了工作效率。
1.3 人事檔案管理手段落后，管理水平低
目前的人事檔案管理方法落后，通常依靠傳統(tǒng)的手工操作，檔案的保管和整理?xiàng)l件簡(jiǎn)陋，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，人事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化所需的計(jì)算機(jī)和其他的辦公自動(dòng)化設(shè)備，以及所需的專業(yè)管理軟件配置不全。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)護(hù)隊(duì)伍不斷壯大，人事人員數(shù)量不斷增加，加上人才流動(dòng)的口益頻繁，提高人事檔案的利用效能迫在眉睫，而現(xiàn)有的管理手段和管理水平已不能適應(yīng)口趨繁重的工作需要。
2 針對(duì)人事檔案管理中存在問(wèn)題采取的對(duì)策和建議
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平
人事制度的檔案管理是為了高效、有序地利用檔案材料，社會(huì)要求高。這就需要檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，時(shí)刻樹立以人為本的觀念，明確服務(wù)方向，增強(qiáng)服務(wù)他人、方便他人的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。要積極學(xué)習(xí)和掌握人事政策、運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法和管理措施，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，為檔案利用者提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.2 制定符合人員人事檔案管理實(shí)際的管理流程
隨著醫(yī)院人事制度改革的不斷深入，原有在編職工逐步達(dá)齡退休，以及醫(yī)院發(fā)展的需要，人事的覆蓋范圍在逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量在快速增長(zhǎng)。這就需要我們?cè)谌耸聶n案材料收集、整理、暫存、鑒定、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、和利用等方面，建立人事機(jī)構(gòu)和用人單位各自職責(zé)范圍內(nèi)可行的人事檔案工作制度，使人事工作有章可循、有法可依。通過(guò)制定嚴(yán)格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作流程等，使人事檔案管理符合醫(yī)院人事制度更深次層改革的需要。
2.3 建立一支高素質(zhì)、復(fù)合型的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)
檔案管理人員是檔案管理的主體，所以檔案管理工作者的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的水平而言是非常重要的。如果檔案管理工作的專業(yè)水平不高、技能不成熟、專業(yè)知識(shí)掌握不牢固、那么檔案管理的效率和質(zhì)量都不會(huì)很高。因此，要求醫(yī)院的檔案管理委托部門建立高素質(zhì)、高專業(yè)性的檔案管理隊(duì)伍，要求該隊(duì)伍中的檔案管理人員都擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和較高的職業(yè)道德，最重要的是要求改隊(duì)伍中的所有檔案管理人員都能夠具備全面的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和較高的職業(yè)技能水平，這樣才能使人事檔案管理的效率得到最大程度提升，為醫(yī)院認(rèn)識(shí)體制轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化
隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理工作逐漸向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為一個(gè)非常重要的途徑，對(duì)檔案管理的質(zhì)量提升及效率增強(qiáng)非常重要。醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案是對(duì)醫(yī)院工作人員的主要信息進(jìn)行記載的主體，是對(duì)醫(yī)務(wù)人才進(jìn)行全面了解的重要途徑。傳統(tǒng)的檔案管理方式在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)重點(diǎn)是對(duì)檔案進(jìn)行保準(zhǔn)及管理，確保檔案管理的安全程度和完整程度，而對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用并不是十分重視。
然而，檔案管理工作是有檔案保存及資源利用共同組成的，二者缺一不可，如果只重保管不中利用，那么檔案的管理水平將始終不能得到提高。而電子信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用可以加大提高檔案管理工作的效率，通過(guò)建立信息化、數(shù)字化的認(rèn)識(shí)檔案可以減少檔案管理工作中的多種不安全因素，使得紙質(zhì)檔案管理中的一些不足之處得到了彌補(bǔ)。
另外，工作人員還可以對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理，然后將檔案進(jìn)行管理，根據(jù)檔案的世界分類情況將檔案信息錄入電子管理系統(tǒng)中，建立統(tǒng)一的醫(yī)院人事資源信息庫(kù)，這樣也能夠節(jié)約很多檔案查找的時(shí)間，使紙質(zhì)檔案管理及利用的效率得到提高，這樣可以解決傳統(tǒng)檔案管理工作中人檔分離的不足。通過(guò)電子信息化管理，檔案管理的效率能夠得到增強(qiáng)，而對(duì)檔案資源開發(fā)利用的客觀性具有積極性意義，促進(jìn)人事資源管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著社會(huì)發(fā)展需求改變，將人事制度引入到醫(yī)院人事檔案管理工作中是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。使用模式對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理能夠在很大程度上增強(qiáng)檔案管理的靈活性，對(duì)醫(yī)院系統(tǒng)人才資源優(yōu)化配置具有十分重要的意義。采用這種方式進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作能夠使得檔案價(jià)值得到充分發(fā)掘和利用，同時(shí)也能提高檔案管理效率，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，為我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)一步穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造了前提，對(duì)我國(guó)醫(yī)院體制改革具有至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn)