時間：2022-05-21 05:12:37
導(dǎo)語：在檔案管理工作論文的撰寫旅程中，學(xué)習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1檔案管理工作思路的創(chuàng)新是前提
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關(guān)部門，但大多屬于非獨立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調(diào)動積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。還要加強館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應(yīng)抓住機遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進技術(shù)和手段，進一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
一、做好檔案管理工作的重要意義
為什么要在做好檔案管理工作呢？這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問題。本文認為：
做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
3.1立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
3.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。
3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用
檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；創(chuàng)新
創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。
1檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關(guān)系問題
1.1創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系
工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。
1.2創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系
工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
1.3創(chuàng)新與學(xué)習、借鑒的關(guān)系
學(xué)習是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習的動力，也是學(xué)習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習、借鑒中創(chuàng)新。
1.4創(chuàng)新與實踐的關(guān)系
創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
2服務(wù)手段創(chuàng)新
2.1建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
2.2建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
2.3電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
2.4開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
2.5開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。3拓展服務(wù)領(lǐng)域
3.1信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
3.2興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。
3.3加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。
3.4注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進行自我調(diào)節(jié)，評判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進的目標是否已達到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。
摘要：二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)、公民活動中產(chǎn)生的有保存價值的信息資料。因此，檔案工作者必須認清形勢的變化，緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
摘要:在實施科學(xué)化微機管理的今天,對計生檔案進行合理地細化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當務(wù)之急.文章結(jié)合當前的現(xiàn)狀,從職責明化，制度細化，管理強化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學(xué)化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學(xué)化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導(dǎo)，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
摘要：聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
關(guān)鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作
前言
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
【摘要】
在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過認真、細致的分析，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)規(guī)范；淺析。
科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。
一、做好檔案管理工作的重要意義
為什么要在做好檔案管理工作呢？這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問題。本文認為：
做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
3.1立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
3.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。
3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用
檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
論文關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化進程
論文摘要：檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學(xué)習科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。
計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。
第三，知識經(jīng)濟將為擔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質(zhì)教育加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標準化為基礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。
6、要強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。
7、培養(yǎng)一批包層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經(jīng)濟的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經(jīng)濟的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計人員去學(xué)習、去探索。通過學(xué)習和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟體制改革的需要。
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。
1.會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮大中型原始憑證等應(yīng)折疊擺放；銀行存款對賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。
2.會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總帳、明細賬等應(yīng)單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。
3.會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。
4.其他會計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
1.上述會計檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內(nèi)容。這些的會計檔案收集整理應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案，可暫如會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
3.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起?？傎~、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。
4.保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人到指定地點監(jiān)銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
1.會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
2.會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。四、解決會計檔案管理存在問題的措施
1.規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。
2.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。
3.規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
4.規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。
5.加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
6.加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務(wù)管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實提高財務(wù)管理工作水平，更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)。
摘要:從人事檔案工作必須適應(yīng)社會人事制度變革和社會文明進步的要求,在當前我國高校人事制度發(fā)生重大改革的形勢下,根據(jù)變化了的情況及時調(diào)整自己的工作內(nèi)容和工作方法,這應(yīng)該是當前高校人事檔案工作改革的重要方向。
關(guān)鍵詞:高校;人事檔案;管理;改革
人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄。人事檔案的歸集和立卷要按照一定的規(guī)范和程序進行,這種一定的規(guī)范和程序就是一定時期的人事檔案制度。人事檔案制度必須符合國家人事制度變革和社會文明進步的要求。
一、高校人事管理出現(xiàn)的新情況
人事檔案工作從屬于社會人事制度,人事檔案工作必須及時服務(wù)于社會人事制度的變革。改革開放以來,我國高校的人事制度發(fā)生了重大變化,而且這種變化正在向不斷深化的方向發(fā)展。在這些變革的帶動下,高校的人事工作出現(xiàn)了許多新情況:
(一)人員身份出現(xiàn)新變化。中共中央辦公廳2000年的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業(yè)單位目前實際存在的干部身份終身制,全面推行聘用制度”,從根本上打破“大中專畢業(yè)生一律取得國家干部身份”的傳統(tǒng)觀念。一些高校采取“老人老辦法,新人新辦法”,對新招聘進入學(xué)校的人員采用聘用制、兼職制、人事制等多種方式,開始突破傳統(tǒng)的人事編制限制,逐步轉(zhuǎn)變高校教師的國家干部身份,使高校中從業(yè)人員的身份形成了多元化的局面。
(二)用人制度出現(xiàn)新機制。中組部、國家人事部、國家教育部2000年聯(lián)合《關(guān)于深化高等學(xué)校人事制度改革的實施意見》提出“相對穩(wěn)定、合理流動、專兼結(jié)合、資源共享”后,許多高校打破統(tǒng)一接受國家分配畢業(yè)生的傳統(tǒng)做法,自主向國內(nèi)外廣攬賢才,國內(nèi)高校之間、國內(nèi)國外高校之間人員流動活躍,來去相當自由。這種機制促進了高校教師的校際合理流動,有利于提高教師隊伍的教學(xué)和科研水平,但與此同時由于人事管理措施的滯后,高校中人在檔案不在、檔案在人不在、一個人在兩所以上高校分別建立檔案的現(xiàn)象比比皆是。
(三)工資制度出現(xiàn)新突破。隨著社會分配制度改革的發(fā)展,各高校采取按崗定薪、工資浮動、確立崗位津貼、實行目標管理等多種分配方式,從根本上突破了事業(yè)單位傳統(tǒng)的工資總額控制制度。高校工作人員“檔案工資”與實際收入不符,甚至實際收入遠遠高于檔案工資,人事檔案中的記載與實際情況嚴重脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在。
(四)人事關(guān)系出現(xiàn)新內(nèi)容。1995年國家施行《勞動法》和2008年國家施行《勞動合同法》后,事業(yè)單位中與其建立勞動關(guān)系的勞動者與事業(yè)單位之間的關(guān)系被明確為勞動關(guān)系,加之聘用制的全面推行,已從根本上打破了幾十年來事業(yè)單位的從業(yè)人員統(tǒng)一按人事編制管理的傳統(tǒng)做法,高校教職工與學(xué)校之間的關(guān)系除事業(yè)單位的人事關(guān)系外,又增加了聘用關(guān)系、勞動關(guān)系、勞務(wù)關(guān)系等多種形式,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已遠不能適應(yīng)新情況的需要。二、改革高校人事檔案管理的新思考
高校人事制度的變革給人事檔案管理工作提出了許多新課題,與高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事檔案工作有許多問題需要盡快解決:
(一)調(diào)整高校人事檔案工作的定位。目前我國高校人事檔案管理方式基本上沿用著傳統(tǒng)的干部檔案管理模式,1991年中組部和國家檔案局下發(fā)《干部檔案工作條例》后,一些高校依據(jù)該條例規(guī)范了本校的人事檔案管理工作,規(guī)范后的檔案管理自然更屬于干部檔案管理的范疇。人事檔案管理應(yīng)該不同于干部檔案管理,尤其是現(xiàn)代意義的人事檔案管理,要強調(diào)檔案的信息服務(wù)功能,強調(diào)檔案的人力資源寫實功能,強調(diào)檔案對工作人員合法權(quán)益的保護功能。在高?，F(xiàn)代人事檔案工作的定位中,上述三個方面的功能應(yīng)該是不能缺少的。
(二)調(diào)整檔案材料的選取和歸集內(nèi)容。中組部和國家檔案局在《干部檔案工作條例》中對干部檔案材料規(guī)定了十類內(nèi)容,這些內(nèi)容對于反映一個人的基本面貌有些是必不可少的,應(yīng)該認真收集和歸檔。但與此同時,針對當前高校人事管理的新發(fā)展所形成的新材料,如反映教職工個人素質(zhì)和業(yè)績變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、訪問研究、學(xué)歷提高的證書和證明材料,反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動等相關(guān)材料,反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動材料等,都應(yīng)該及時歸集存檔。
(三)調(diào)整人事檔案的保管和查閱辦法。傳統(tǒng)的人事檔案管理具有嚴格的保密性,這種嚴格保密性應(yīng)該是從干部檔案管理的要求中派生出來的。如1991年中組部和國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》中,就有查閱干部檔案“應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》”,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等明確規(guī)定。但是如果把人事檔案與干部檔案明確區(qū)分開來,則現(xiàn)代意義上的人事檔案不僅應(yīng)該適當“解禁”,而且應(yīng)該適度向本人開放?！懊绹械娜耸聶n案只對本人或經(jīng)過本人授權(quán)的他人開放。每個雇員都可以上網(wǎng)查詢自己的某些人事檔案?！边@樣做不但可以保證檔案記載的真實性,而且在保障教職工的知情權(quán)及其他合法權(quán)益方面更有其重要意義。
(四)調(diào)整人事檔案管理的隸屬關(guān)系。在傳統(tǒng)人事檔案管理理念和干部制度的影響下,高校中大中專院校畢業(yè)的人員都具有干部身份,其人事檔案管理一直視同為干部檔案管理,所以學(xué)校的人事檔案管理機構(gòu)多隸屬于黨委的組織部門。前已述及,事業(yè)單位人事制度改革后,高校的人事管理已經(jīng)明顯區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的干部管理,現(xiàn)代高校人事管理的內(nèi)涵已經(jīng)逐漸趨向于人力資源管理。從這個意義上說,結(jié)合高校人事制度改革的推進,重新清理和健全現(xiàn)代意義的高校人事檔案,逐步把高校人事檔案管理機構(gòu)從黨委的組織部門轉(zhuǎn)移到學(xué)校的人事(人力資源)管理部門,這應(yīng)該是高校人事檔案管理改革的一項重要任務(wù)。
聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
摘要:在實施科學(xué)化微機管理的今天,對計生檔案進行合理地細化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當務(wù)之急.文章結(jié)合當前的現(xiàn)狀,從職責明化，制度細化，管理強化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學(xué)化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學(xué)化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導(dǎo)，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
摘要：水利檔案是水利部門在水利建設(shè)、管理等日?；顒又行纬傻木哂胁榭純r值的，應(yīng)當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利單位在工作活動過程中形成的檔案，對以后的水利工作及經(jīng)濟建設(shè)有著越來越重要的作用。
關(guān)鍵詞：水利；檔案；管理
1水利檔案的特點
水利檔案除與其他專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，還有其固有的特點。
1.1綜合性強
水利是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，為社會和國民經(jīng)濟的發(fā)展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生態(tài)保障，涉及到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、電力、通信、交通、市政、環(huán)保等各個方面，水利專業(yè)本身又與電力、機械、建筑、水文、地質(zhì)、氣象緊密聯(lián)系，涉及多專業(yè)、多學(xué)科，工作面廣，內(nèi)容繁雜，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性，他不僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。
1.2原始數(shù)據(jù)價值永不衰減
人們在同水的長期斗爭中積累了大量的原始數(shù)據(jù)，如水文資料、地質(zhì)資料、氣象資料等。水文與氣象隨機性很強，年際、年內(nèi)變化很大，規(guī)劃、設(shè)計、施工管理等需要很多年的水文氣象資料，要在原始積累的基礎(chǔ)上逐年延續(xù)，因此這些資料年代越長，價值越大，越原始，價值就越大，一旦遺失將無法再生。
1.3地域性強
水廣泛存在于自然界之中，然而，不同的地區(qū)水的循環(huán)規(guī)律各有不同。每一條河流的特點各不相同，而且同一條河流上下游的情況也不相同。因此，水利檔案具有很強的地域性。
2水利檔案的價值和意義
水利檔案的開發(fā)，是水利工作中最關(guān)鍵最有活力的一個環(huán)節(jié)，是水利工作服務(wù)社會實踐的直接體現(xiàn)，開發(fā)水利檔案對社會發(fā)展具有重要意義。
2.1充分認識水利單位建檔工作的意義
建國以來，孝義市興建了一大批水利工程，初步建成了防洪、排澇、灌溉、供水等工程體系，在抗御水旱災(zāi)害，保障經(jīng)濟社會安全，促進工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，保護水土資源和改善生態(tài)環(huán)境等方面發(fā)揮了重要作用。尤其近年來，孝義市開展了大規(guī)模的水利工程安全達標建設(shè)，對現(xiàn)有的水利工程進行了一次較全面的除險加固、達標建設(shè)，全市水利工程面貌煥然一新。為了更好地抓好水利工程的管理工作，水利單位要抓好自身的管理工作，而做好水利資料的整理起著關(guān)鍵的作用。首先，檔案的利用同其他事物一樣，有其自身的特點和規(guī)律，只有準確把握和自覺遵循，才能科學(xué)有效地提供服務(wù)。實踐證明，檔案的利用大多是查找資料性、憑證性的內(nèi)容，主要用以維護單位的
合法權(quán)益和經(jīng)濟利益，而且數(shù)量大、時間跨度長。其次，檔案工作是工程建設(shè)的重要組成部分，它不但關(guān)系到工程的完整性，而且對領(lǐng)導(dǎo)決策、科技人員借鑒、質(zhì)量評定以及廉政監(jiān)督等方面都有著十分現(xiàn)實的作用。
2.2水利檔案的價值
水利單位是第一手水利資料的記載單位，所掌握的水利資料是最原始的。水利單位在自身的建設(shè)、管理活動過程中，必然會產(chǎn)生和形成一些值得供后人查考和取證的各種內(nèi)容和形式的材料。這些材料是其他單位難以全面掌握和了解的。因而，水利單位掌握了第一手水利資料后，并把這些資料整理保存起來，就會成為該單位最齊備、最寶貴的水利資料。我們必須緊緊圍繞檔案工作的重心，在搞好資料收集、整理的基礎(chǔ)上，特別要重視這方面資料的鑒定、加工，并調(diào)整收藏結(jié)構(gòu)，提高歸檔質(zhì)量，為開發(fā)利用創(chuàng)造重要條件。同時，水利單位的檔案具有多方面的作用。一是對水利單位日常工作起查考作用。水利單位可借助檔案，在擬訂計劃、總結(jié)工作、水行政執(zhí)法、水利工程設(shè)計等方面作查考憑據(jù)。二是在防汛搶險時期，可借助檔案，詳細了解歷年來的水情、雨情及水利工程的狀況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供考慮。三是在進行水利方面的學(xué)術(shù)研究時，可借助水利檔案，參考前人所記載的豐富的歷史資料，可更好、更快地取得研究成果。四是通過查找檔案，不但能掌握準確可靠的資料，而且可以節(jié)約開支，減少不必要的支出，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟價值。五是水利檔案不僅可以真實地記錄水利工程建設(shè)的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的依據(jù)，更可為后人在工程使用、維護、改擴建方面提供必不可少的依據(jù)。
3目前水利檔案管理工作中存在的問題
3.1對檔案不夠重視
水利檔案管理工作是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作，需要給予高度重視，但個別單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作是檔案管理人員的事，雖然制定了相關(guān)的責任制，但大多卻流于形式。同時，部分檔案管理人員對工作興趣不大，對檔案業(yè)務(wù)知識了解較少，有的甚至不了解檔案整理標準，對檔案工作缺乏及時、有效、準確的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致了工作的被動性和盲目性。
3.2檔案管理制度不健全
由于資金、辦公條件等影響，有些單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度；有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中不能嚴格按章辦事。同時，某些檔案室缺乏嚴格的管理制度，缺乏科學(xué)的行之有效的檢驗工作標準，沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規(guī)章制度做保障，工作的隨意性很大，導(dǎo)致了部分檔案不能及時存檔，同時管理人員在工作中相互推諉，敷衍塞責，也影響了檔案管理工作質(zhì)量的進一步提高。
3.3存在“重物輕人”觀念
對檔案館藏量、設(shè)備以及技術(shù)手段給予了足夠的重視，卻忽視了人的主宰作用，許多人以為檔案工作就是看守文件，誰都能干，因此有的地方把僅有小學(xué)文化程度的人、其它崗位淘汰下來的人安排在檔案室工作，這在一定程度上擴大了檔案室的人員編制，造成人浮于事，同時制約了工作人員的積極性和創(chuàng)造性，不利于把檔案工作搞好。
4搞好水利檔案管理工作的幾點建議
4.1建立健全水利檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責任制
各單位的檔案管理工作，要建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負責，有人員、有經(jīng)費、有設(shè)施完善的保密環(huán)境。對專門從事檔案管理的人員，不但要在政治上、工作上給予支持，還要在生活上、待遇上給予傾斜和照顧。
4.2建立健全檔案管理制度
檔案制度是水利事業(yè)順利發(fā)展的重要保障，必須建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責任制》等，大型水利工程建設(shè)要建立檔案室，落實檔案專職人員，負責集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的全部檔案資料。
4.3提高水利檔案工作人員的綜合素質(zhì)上級有關(guān)部門應(yīng)加強檔案管理工作人員的專業(yè)
培訓(xùn)；檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強業(yè)務(wù)學(xué)習，拓寬知識面，不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)知識，更要加強對水利專業(yè)知識的學(xué)習，還要認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中要做到“三懂”即懂業(yè)務(wù)、懂法津、懂有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，切實擔負起水利檔案的管理職責。
4.4強化全系統(tǒng)檔案意識
水利檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員的工作，很難完整、系統(tǒng)地搞好水利檔案工作。有必要在本系統(tǒng)乃至全社會深入宣傳《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，普及檔案工作知識，在檔案系統(tǒng)內(nèi)乃至全社會形成一種強烈的檔案宣傳氛圍，增強全民水利檔案意識，讓有關(guān)單位主動上交歷史積累資料等重要文獻，集中統(tǒng)一歸檔，逐步使檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。
4.5切實做好水利檔案的開發(fā)
利用工作檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，水利檔案資料為水利事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)，就可轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大地經(jīng)濟效益和社會效益。因此，只有把它作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能體現(xiàn)它的潛力和價值。
聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。