時間：2023-02-14 16:04:46
導(dǎo)語：在檔案信息的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1.規(guī)范性原則。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財?因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化,提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說,特色就是優(yōu)勢,特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時,要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計,在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路,是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和 機網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用,最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。
2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅持協(xié)作的原則,加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
一 提出信息素養(yǎng)要求的必然性
信息技術(shù)的發(fā)展致使傳播方式、傳播效果等方面都產(chǎn)生了很大的變化，而檔對案工作者的職業(yè)要求對信息傳播工作的展開與發(fā)展有著必須的因果關(guān)系。從檔案信息傳播角度來講，檔案職業(yè)的信息素養(yǎng)問題是決定檔案信息傳播工作深度關(guān)鍵因素。
1、檔案信息開放性增強。社會的進步，提高了人民群眾的知情權(quán)。檔案信息的開發(fā)更多地指大眾的需要，以此來強化開放性的利用率。在開發(fā)并進行選題時，檔案工作者應(yīng)強化信息意識，具備對信息虛實進行準確分析的思維能力。
2、檔案信息傳播形式發(fā)生變化?，F(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展致使檔案信息的傳播形式也隨之發(fā)生了很大的變換，曾經(jīng)的工作方式與信息傳播及其應(yīng)用速度已不能同日而語，新的傳播方式下對檔案工作者的工作能力也提出了新的要求，有效檢索、使用和傳播的工作能力被提上日程。
3、檔案信息傳播手段的變化。如今的傳播方式為檔案信息傳播提供了有力的保障，但網(wǎng)絡(luò)安全問題也為信息的傳播設(shè)置了極大的障礙。檔案工作者需要具有極強的安全意識，在傳播活動時，要做好本身工作的安全防范，更要注意信息遺漏而給人以可乘之機。
4、檔案信息傳播客體數(shù)量發(fā)生了變化。隨著社會科學(xué)化進度的強化，利用檔案信息的用戶也包括了社會的各行各業(yè)的人群，因此信息傳播內(nèi)容需具有實用與廣泛的特性。
二 檔案工作者在檔案信息傳播中需具備的信息素養(yǎng)
檔案工作者的信息素養(yǎng)，是應(yīng)該具備的一種基本的職業(yè)素質(zhì)。從傳播學(xué)角度進行論述，檔案工作者是傳播的有效載體。傳播者的職業(yè)素質(zhì)傳播工作有著重要的意義。下面我們從信息道德、信息技能和信息意識幾方面來檔案工作者需具備信息素養(yǎng)問題進行探討。
1、信息道德道德是指檔案工作者在對信息進行獲取的活動中，所要的遵循道德規(guī)范。要尊重別人的勞動成果，如知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私方面等，信息道德建設(shè)是工作人員素質(zhì)的完善與培養(yǎng)。媒體的多樣性使信息在傳播過程主觀性色彩濃厚，虛擬空間交流的隱蔽性會強化無機制狀態(tài)的生成，如果缺乏了道德的約束，就很容易產(chǎn)生不良、偏激的現(xiàn)象產(chǎn)生。
2、信息意識現(xiàn)代檔案工作者的信息意識具體表現(xiàn)能否具有對信息獨到的、靈敏的感知能力及給予長久的關(guān)注。簡單地說，就是檔案工作者的一種思維反映?，F(xiàn)代檔案工作者的信息意識已經(jīng)有了很大程度的提高，他們已經(jīng)敏感地對檔案工作所產(chǎn)生的各方面的影響有了客觀的認知，當(dāng)然其中包括有利的和不利于自身發(fā)展的因素。檔案人員有了客觀的信息認知，就會產(chǎn)生積極的工作熱情及對信息領(lǐng)域的深入研究欲望，做到早發(fā)現(xiàn)、廣開展、深探討。另外要對經(jīng)濟建設(shè)信息和檔案信息的關(guān)注引起足夠的重視。
3、信息觀念信息觀對檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)也有著重要的影響，它是對本職工作產(chǎn)生理解的關(guān)鍵因素。從心理學(xué)角度分析，信息觀念是工作意識的具體表現(xiàn)?，F(xiàn)代檔案工作者的信息觀念，是指檔案人員對信息的理性思考和進行工作實踐活動時形成的對信息價值的理性認知。比如，面對信息環(huán)境，檔案工作者是如何看待環(huán)境對觀念的影響，如何引導(dǎo)信息觀念在環(huán)境影響的情況下的主動思維，這就是考察信息觀念重要性的主要手段。
[關(guān)鍵詞]檔案信息建設(shè)';信息開發(fā);經(jīng)濟建設(shè);服務(wù)
信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機，也給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，國家檔案在全國第十個五年發(fā)展計劃期間，提出要堅持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進程?？梢哉f，加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，對于在新的歷史時期發(fā)展檔案事業(yè)具有重要意義。因此，努力學(xué)習(xí)和運用當(dāng)代先進的科學(xué)知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，推進信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)和整個有中國特色的社會主義事業(yè)一起實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
一、檔案信息化建設(shè)的重要意義
檔案工作在新形勢下如何與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展，關(guān)鍵是要在進一步加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、加強檔案信息資源建設(shè)的同時，進一步開拓創(chuàng)新，與時俱進，加強推進檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享、應(yīng)用信息技術(shù)提高檔案利用服務(wù)水平。信息技術(shù)發(fā)展帶來的手段和技術(shù)方法，使檔案部門可以用更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這是檔案部門全面貫徹“三個代表”重要思想的具體措施，是我國迅速發(fā)展政務(wù)信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要。隨著政務(wù)信息化的發(fā)展，要求檔案工作進行相應(yīng)變革，推出配套措施，如果不加快檔案信息化的步伐，檔案工作就難以在政務(wù)信息化建設(shè)過程中有一席之地，就會錯失發(fā)展良機。因此，充分認識檔案信息化建設(shè)的重要意義，緊密結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟和社會發(fā)展實際，加快推進檔案信息化建設(shè)，對于逐步提高檔案建設(shè)水平，努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步，充分運用各種現(xiàn)代化技術(shù)，在服務(wù)手段、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容上大大突破傳統(tǒng)檔案工作的局限，提升傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，從而最大限度地滿足廣大人民群眾日益增長的對檔案信息的利用需求，都具有相當(dāng)大的現(xiàn)實意義和深遠影響。
二、加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的原則和重點
檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案工作的方方面面，能否與各項檔案工作相融合，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。推進檔案信息化建設(shè)，要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，整體推進，力求取得實效。
第一，要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要爭取把檔案信息化建設(shè)納入到本地區(qū)、本部門信息化建設(shè)的總格局中，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配置適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件。加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程，建立完善內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)館藏檔案目錄的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務(wù)。具體而言，一是要積極做好數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。二是要建設(shè)好文件管理中心，確保能夠在線或離線接收文件管理中心和有關(guān)立檔單位的電子文件和電子檔案。三是要積極采集未列入進館范圍的檔案信息資源，如通過網(wǎng)絡(luò)在線采集或鏈接各種關(guān)系國計民生、與群眾生活密切相關(guān)的信息，建立專題資源庫等。
第二，要切實加強對電子文件和電子檔案的管理。這是具備現(xiàn)代化的管理條件的重要體現(xiàn)，檔案部門要積極介入本地區(qū)、本部門電子文件的形成過程，加強對電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，加強對電子檔案的管理。同時要積極探索電子檔案接收方式和管理、保護、利用的方法，了解發(fā)達國家在電子文件領(lǐng)域的管理現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，借鑒他們的經(jīng)驗為我們所用，推動檔案信息化建設(shè)步伐，為今后電子檔案的進館做好充分的技術(shù)和人員準備。
第三，加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)與教育。檔案信息是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。檔案信息化建設(shè)的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會各界的需求。檔案學(xué)理論就是信息化建設(shè)的理論基礎(chǔ)。更何況在加快信息化建設(shè)過程中仍然需要對檔案實體的管理。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理念，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進的管理方法。檔案信息存取自動化、檔案信息管理智能化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化則是檔案信息化的基本特征。為此必須創(chuàng)新思維，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，并有機地與檔案工作結(jié)合起來，這是加強檔案信息的關(guān)鍵。從檔案信息化建設(shè)所需要的人才結(jié)構(gòu)上看，一是需要研究型人才。這部分人才是信息化建設(shè)的生力軍，去完成架構(gòu)信息化建設(shè)的理論，研究電子文件歸檔管理辦法、電子檔案保管、遠程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證等突出問題，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，研究、開發(fā)經(jīng)濟的、適用的、兼容的檔案管理軟件等工作。二是需要管理人才。這部分人需要掌握國內(nèi)外、省內(nèi)外信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題、制定各自范圍電子文件、電子檔案管理規(guī)劃，制定有關(guān)電子文件和電子檔案管理辦法和標準。三是需要實用操作性人才。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。需要一大批懂得現(xiàn)代化管理的基本知識，熟練操作微機，了解網(wǎng)絡(luò)知識，靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。
三、加大對檔案信息資源的開發(fā)力度
關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；檔案編研；利用服務(wù)；工作模式；管理策略
1檔案信息化對檔案工作各環(huán)節(jié)的影響
1.1對檔案收集工作的影響。檔案信息化對檔案收集工作的影響，主要體現(xiàn)在新型載體檔案收集方面。信息技術(shù)的不斷進步和檔案信息化工作的不斷推進，各種新型載體檔案不斷出現(xiàn)，數(shù)量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統(tǒng)載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，呈現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。1.2對檔案整理工作的影響。檔案信息化對檔案整理工作的影響，主要體現(xiàn)在檔案的分類和組卷上。傳統(tǒng)的檔案分類，是把立檔單位形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式等特征的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。檔案分類的目的是將一個全宗內(nèi)互有聯(lián)系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯(lián)系的文件材料編立成案卷的過程，是文件處理和檔案管理中的一項重要工作。檔案分類和組卷的目的和意義都是“便于檔案的查找和提供利用”。[1]檔案信息化條件下，特別是檔案全文檢索功能的全面實現(xiàn)，需要什么檔案，只用從檔案管理軟件系統(tǒng)中檢索、打印出來即可，不用再頻繁地利用檔案原件，檔案原件的保管只是為了保存立檔單位的“原始記憶”。有的檔案管理軟件還有輔助立卷的功能，實現(xiàn)自動立卷，檔案分類、組卷工作將不再是檔案工作中的重點，甚至?xí)强捎锌蔁o的存在，不進行檔案的分類和組卷，檔案只要有編號，就能快速地從檔案管理軟件系統(tǒng)中查找到，檔案整理工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案條目的輸入和檔案的數(shù)字化、信息化處理工作上來。1.3對檔案保管工作的影響。檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現(xiàn)，檔案保管工作將實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變。一是由重檔案實體安全，向重檔案實體安全和檔案信息安全雙重保護轉(zhuǎn)變；二是由保護傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全，向保護傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護轉(zhuǎn)變。1.4對檔案檢索工作的影響。檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級目錄來進行的，并且可以通過各種條件的不同組合來精確查找檔案。1.5對檔案編研工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，立檔單位通常會做一些常規(guī)性的編研工作，如發(fā)文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規(guī)性的編研成果不再需要專門編制，通過檔案管理軟件直接查詢打印即可。1.6對檔案利用工作的影響。檔案信息化條件下，檔案的利用完全可以通過網(wǎng)上進行，利用人員足不出戶就能利用到所需的檔案，檔案借閱的審批手續(xù)也可在網(wǎng)上辦理，檔案利用更多是采用電子的形式，既給利用者提供了方便，也保護了檔案原件的安全。1.7對檔案統(tǒng)計工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的統(tǒng)計需要對一本目錄和臺賬進行手工計算，統(tǒng)計工作任務(wù)量巨大且易錯。檔案信息化條件下，強大的檔案管理軟件系統(tǒng)可以完成檔案數(shù)據(jù)的自動化統(tǒng)計。有些檔案管理軟件甚至可以實現(xiàn)與國家檔案局檔案統(tǒng)計年報的無縫鏈接，只要檔案信息化工作做到位了，庫存檔案條目、人員、設(shè)備等信息都同步輸入檔案管理系統(tǒng)，檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)就自動生成了，無需再單獨進行人工統(tǒng)計。檔案管理軟件的統(tǒng)計功能還可以根據(jù)需要自主設(shè)計統(tǒng)計項目進行自動統(tǒng)計，完全可以替代繁瑣的手工統(tǒng)計。
2檔案信息化轉(zhuǎn)型應(yīng)對策略
2.1加大檔案信息化投入。相比于傳統(tǒng)檔案工作，檔案信息化的投入大，無論在資金、技術(shù)、人才等方面都要很大的投入。要投入資金買硬件設(shè)備和軟件，要相關(guān)技術(shù)部門的配合支持，要安排具有一定檔案專業(yè)知識和電腦專業(yè)技術(shù)的專業(yè)人才，這些都是檔案信息化工作開展的必要條件，需要各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。[2]2.2強化現(xiàn)代管理理念。檔案人員要實現(xiàn)從傳統(tǒng)觀念到現(xiàn)代觀念的轉(zhuǎn)變，在實際工作中，緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，積極迎接檔案信息化對檔案工作的沖擊和挑戰(zhàn)，將檔案信息化作為日常檔案工作的重要內(nèi)容和努力方向，努力提高重要檔案、常用檔案的信息化率，盡快提高檔案信息化水平。2.3提高信息技術(shù)應(yīng)用能力。對檔案信息化條件下遇到的新技術(shù)、新情況、新問題，檔案人員要善于學(xué)習(xí)、勇于挑戰(zhàn)，通過各種途徑，認真學(xué)習(xí)計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識，學(xué)會安裝使用檔案信息化常用軟件，尤其是文字處理、表格制作、演示文稿、掃描軟件、檔案管理軟件的熟練使用，學(xué)會復(fù)印機、打印機、掃描儀、刻錄機等檔案信息化硬件設(shè)備的安裝和使用。此外，要認真學(xué)習(xí)國家、省市檔案主管部門關(guān)于電子文件歸檔和電子檔案管理的相關(guān)知識和要求，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。這在檔案信息化工作中是個極為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案信息化不能只停留在原有檔案的數(shù)字化上，要從根本上真正實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，而不是再耗費大量的人力、物力和財力，去進行紙質(zhì)檔案歸檔后的數(shù)字化處理，這才是檔案信息化建設(shè)的方向，是能真正減輕檔案人員工作量、提高檔案工作效率的檔案信息化。[3]檔案信息化對檔案管理人員來說，不能只停留在粗淺的表面認識上，要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維現(xiàn)狀，就要讓檔案人員從表入里熟悉檔案信息化工作方方面面的知識和工作流程方法，只有對檔案信息化工作更熟悉，才能把信息化思維當(dāng)作習(xí)慣性思維，才能擯棄傳統(tǒng)的檔案思維模式，樹立信息化思維和工作新模式。因此各級檔案主管部門要從信化建設(shè)的方方面面對檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案信息化培訓(xùn)不能只講理論，更要結(jié)合實踐；不能只是泛泛而談，蜻蜓點水，一帶而過，而要深入細致地講解。2.4建立信息化工作新模式。檔案信息化使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了前所未有的變化，檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編研、利用、統(tǒng)計等工作都發(fā)生了很大改變。各級領(lǐng)導(dǎo)要接納這種新變化，對檔案的數(shù)字化掃描、檔案信息共享、檔案信息網(wǎng)上傳輸?shù)炔灰羞^多安全方面的顧慮，檔案信息化過程中有各種安全制度和措施來保障，只要照章辦事、按制度辦事，就不易出現(xiàn)檔案實體和檔案信息安全的問題。各部門人員也要迅速適應(yīng)這種新變化，盡快接受新的檔案信息化工作和管理模式，同心協(xié)力提高檔案信息化水平。
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（一）檔案管理制度不完善。在檔案收集、分類、歸檔、利用等過程中，相應(yīng)制度不完善，難以確保檔案的完整性和真實性，加之，工作人員風(fēng)險意識薄弱，未能認識到電子檔案的重要性，所以要全面實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)還有很大困難。
（二）缺乏信息化建設(shè)的投入力度。要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，就必須要有相應(yīng)的信息化設(shè)備，但購買設(shè)備需要一大筆資金，對于本就資金缺乏的縣級檔案館而言，顯然就十分困難了，很難一次性將所需設(shè)備配置齊全。此外，對已有信息化設(shè)備未能做好定期的保養(yǎng)和維修工作，使得設(shè)備在使用過程中容易出現(xiàn)故障，而且也縮短了設(shè)備的使用壽命。
（三）未能突出重點工作。在檔案信息化建設(shè)進程中，縣級檔案館的工作沒有輕重緩急之分，對于檔案信息的收集也沒有明文規(guī)定，導(dǎo)致很多單位提交檔案信息的時候既有紙質(zhì)檔案又有電子檔案，檔案館收集起來之后還要對檔案進行全面性的整理，從而耽誤了工作進程，影響了工作質(zhì)量。
（四）對人員管理松懈?？h級檔案館對工作人員的管理過于松懈，使得很多制度和規(guī)定都流于形式，未能全面落實。一方面，對各個崗位工作人員的責(zé)任和權(quán)限沒有十分明確的界定，在工作中遇到問題或困難有互相推諉的現(xiàn)象，工作中的失誤也不能第一時間追究到相應(yīng)的責(zé)任人，致使職責(zé)不清，工作效率低下；另一方面，缺乏對工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，導(dǎo)致一些工作人員存在懶惰、安于現(xiàn)狀、不思進取等消極的思想，或是在工作中還會出現(xiàn)懶散的行為，有甚者還搞形式主義、個人主義等，工作能力和綜合素質(zhì)難以得到有效提升。
二、縣級檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路
（一）創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案管理制度。在信息化時代里，制定文件及檔案的管理制度和辦公業(yè)務(wù)的信息化管理兩者之間是緊密相連的，因此要確保檔案信息化建設(shè)的順利、高效、安全、規(guī)范，就必須要創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案信息化管理制度。如《檔案信息化工作操作制度》、《電子檔案管理制度》、《辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用章程》等，但在創(chuàng)建制度的時候必須要確保跟檔案工作的新標準及新要求相吻合。
（二）強化縣級信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。電子檔案管理雖然方便、快捷，但必須要依賴于計算機，因此，要強化縣級檔案館檔案的信息化建設(shè)，就必須要強化信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。結(jié)合檔案館的實際需求，配備相應(yīng)的計算機軟件設(shè)備、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，采取最科學(xué)、最先進的信息化技術(shù)，切忌過于追求高級但跟實際不符的技術(shù)。此外，還要強化縣級檔案館檔案管理軟件的水準。管理軟件不僅能有效完成事務(wù)、業(yè)務(wù)的管理以及檔案利用服務(wù)的工作，還能跟資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有效結(jié)合成為有機整體，構(gòu)成從數(shù)據(jù)錄入———數(shù)據(jù)管理———數(shù)據(jù)處理———數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要實現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，把各種檔案資料和信息經(jīng)過處理再傳輸，確保檔案信息得到最科學(xué)地配置和最充分地開發(fā)與利用，盡可能實現(xiàn)信息資源的共享。
（三）緊抓重點工作，強化針對性管理?？h級檔案館在開展檔案信息化建設(shè)的時候，應(yīng)該緊抓重點工作，對重點工作進行有針對性的管理?？h級檔案館首先要求各個單位在提交紙質(zhì)檔案的時候必須提交相應(yīng)的電子文件歸檔，對于辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件，要落實辦公自動化系統(tǒng)跟數(shù)字檔案室的有效銜接。檔案部門也要遵循檔案管理有關(guān)標準和要求，強化對電子文件的鑒定、歸檔等有關(guān)工作的監(jiān)管和指導(dǎo)，確保電子文件的完整性、真實性和實用性。其次，要不斷研究電子檔案接收、保管及利用的新技術(shù)和新方式，創(chuàng)建完善、合理的電子檔案管理方式；強化對電子檔案的接收工作，從根源上解決各種問題，充分發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，并對檔案需求者做好服務(wù)工作；要充分借助計算機對檔案信息進行處理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化儲存，以及信息采集和信息服務(wù)的科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。
檔案信息作為社會的重要信息資源形態(tài),逐漸受到人們的重視,而信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的全面推進,給人們提供了從網(wǎng)絡(luò)形態(tài)中獲取檔案信息提供了條件,檔案管理者也由檔案的實體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息提供者、檔案信息導(dǎo)航者。從現(xiàn)階段看,我國雖已具備了檔案資源信息社會共享的氛圍與基礎(chǔ),但檔案資源社會共享仍處于起步階段,難以充分發(fā)揮檔案資源的社會功能。因此,我們必須以檔案管理觀念更新為前提,以檔案資源建設(shè)、整合為條件,以符合檔案工作發(fā)展規(guī)律的現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用為手段,以盡快實現(xiàn)檔案信息資源社會功能的充分利用與社會共享。
從現(xiàn)實看,影響檔案信息資源共享發(fā)展有這樣幾個方面的因素:一是資金投入制約影響,使檔案信息資源共享難以形成規(guī)模;二是由于信息量不足,共享程度不高;三是受自身技術(shù)限制及法律保障,難以實現(xiàn)信息的完全、安全共享;四是檔案信息資源建設(shè)發(fā)展狀況不平衡,缺乏檔案資源信息化建設(shè)方面的專業(yè)人才。
針對檔案信息化建設(shè)與社會要求相距甚遠的現(xiàn)狀,應(yīng)采取怎樣的對策與措施,以加快檔案信息化建設(shè),盡快實現(xiàn)檔案信息資源社會共享,筆者以為,以下諸項乃有效途徑,現(xiàn)分述之。
一、加強領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)籌規(guī)劃
檔案信息資源共享應(yīng)置于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的戰(zhàn)略高度來考慮,在國家檔案館網(wǎng)絡(luò)布局環(huán)境下,通過示范工程積累經(jīng)驗,在規(guī)劃與設(shè)計、配套工程、組織機構(gòu)與人員、資金投入等方面,有步驟、分階段推進信息化建設(shè),通過廣域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源共享。其重點是建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)與開發(fā)檔案信息資源的各種標準,以實現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)與共享的良性發(fā)展。
二、走共建共享之路,以整體互補優(yōu)勢實現(xiàn)共享
檔案信息資源共享工程不是一項孤立的工程,是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。在檔案信息化進程中,涉及諸多方面的政策、法律及技術(shù)、方法等問題,特別是計算機、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全等方面的高新技術(shù)及信息管理技術(shù),更不是一朝一夕能夠解決的。要實施這樣的工程,僅靠檔案部門的力量是不夠的,可選擇信息技術(shù)部門特別是圖書文獻領(lǐng)域協(xié)作共建,不僅會使檔案信息資源與協(xié)作共建系統(tǒng)成為同一體系,建立綜合的數(shù)據(jù)庫運行系統(tǒng),增強檔案信息資源共享性,使共享范圍更加廣泛,而且,會彌補檔案部門自身存在的諸多資金缺乏、設(shè)備落后、技術(shù)力量不足、網(wǎng)絡(luò)通訊建設(shè)滯后等問題,并減少不必要的重復(fù)建設(shè)和浪費。
三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共享范疇
檔案部門可借政府政務(wù)信息公開的東風(fēng),抓緊落實電子文件歸檔及電子檔案管理工作,盡快將電子文件納入本職管理范圍,并將電子檔案歸入檔案信息資源共享領(lǐng)域。把檔案工作的領(lǐng)域向前延伸,形成文檔一體化格局。將檔案信息資源的要求貫穿到電子文件處理的各個環(huán)節(jié),以電子文件管理制度化、標準化、程序化來實行前端控制和全程管理,并注意保留背景信息,保障信息資源真實性的目標。
四、重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)
要實現(xiàn)檔案信息資源共享,需要建立極為豐富的各類數(shù)據(jù)庫作堅實基礎(chǔ),館藏數(shù)字化越有特色就越有利用價值。在建立自己特色的館藏數(shù)字化的基礎(chǔ)上,各級檔案部門共同建立并享有一個或多個獨具特色的規(guī)模數(shù)據(jù)庫群,就可以為用戶提供高效的跨庫無縫鏈接信息服務(wù)。檔案部門將各地獨具特色的專題數(shù)據(jù)庫共享,將是我國數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的特色所在,畢竟資源建設(shè)還是檔案信息資源的重中之重。
照片檔案的現(xiàn)代信息化趨勢
信息時代的到來，使照片檔案的傳統(tǒng)管理方式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。加強信息時代照片檔案數(shù)字化管理及電子照片檔案的規(guī)范化建設(shè)，是當(dāng)前照片檔案管理者的首要任務(wù)。
《照片檔案管理規(guī)范》中確定的照片檔案構(gòu)成元素一照片，底片和文字說明。隨著檔案信息化的到來，以數(shù)據(jù)為保存形式，以光盤、磁盤為存儲介質(zhì)的文檔一體化電子檔案，漸漸成為管理工作的中心。
檔案信息的形式即是信息內(nèi)容記錄與表達的手段與方式，與信息記錄技術(shù)直接相關(guān)。不同的檔案載體與不同的記錄技術(shù)相應(yīng)。照片檔案是模擬記錄對應(yīng)的檔案形式，照片檔案數(shù)字信息具有相對獨立性。它可以與載體實現(xiàn)分離，因此沒有固定的物質(zhì)形式，可以由多種載體來承載。我們通過數(shù)據(jù)庫看到的照片數(shù)字檔案，即是它的輸出形態(tài)。照片檔案信息數(shù)字化的實質(zhì)是記錄方式的變換，是記錄載體的變換。檔案信息化使檔案的收集、整理、檢索、利用等通過計算機網(wǎng)絡(luò)即可完成。而且借助網(wǎng)絡(luò)，整個社會可共享館藏檔案的資源。照片檔案的現(xiàn)代化管理，對擴大照片檔案的利用范圍和提高利用率，起著非常重要的作用。圖片數(shù)據(jù)庫的建立和使用，不僅滿足了用戶對照片檔案信息資源日益增長的需要，而且真正實現(xiàn)了照片檔案信息資源的共享，也為廣大使用者提供了靈活便捷的檢索方式，解決了過去完全依靠手工查找照片檔案的落后方法。
照片檔案信息數(shù)字化的道路
20世紀80年代，隨著高新科技的迅猛發(fā)展，數(shù)字攝影出現(xiàn)，它對傳統(tǒng)攝影帶來巨大沖擊。數(shù)字攝影與傳統(tǒng)攝影的區(qū)別是：照相機把影像成像在不同的載體上，也就是用圖像數(shù)據(jù)取代了照片的原始底片。其特點：無須傳統(tǒng)攝影的后期膠片沖洗和照片制作；傳輸速度快――可通過計算機網(wǎng)絡(luò)或其他數(shù)據(jù)通訊方式進行圖像數(shù)據(jù)的傳送；數(shù)字攝影的圖像數(shù)據(jù)可以直接輸入圖像數(shù)據(jù)庫，便于照片使用者查找，提高了照片提供利用的速度；便于儲存，攜帶方便，占空間小；可重復(fù)使用，數(shù)字圖像數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)變質(zhì)、褪色的情況；污染少，有利于環(huán)境的保護，等等。如今，數(shù)字攝影已被廣大新聞工作者廣泛使用，從而大大提高新聞報道的時效性。面對數(shù)字攝影形成的電子照片檔案，要求照片檔案管理者要對傳統(tǒng)的照片檔案管理方式進行全面變革――將現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段貫穿檔案的采集、整理、定位、排架、檢索、顯示、利用、傳送、統(tǒng)計的全過程，實現(xiàn)新聞報道與檔案管理一體化。
2000年，新華社啟動多媒體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，其子庫――圖片數(shù)據(jù)庫同時開始建設(shè)，到2001年年初，中國照片檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)正式錄入并投入使用。
圖片數(shù)據(jù)庫所存圖片數(shù)據(jù)內(nèi)容主要是新華社攝影部每日新聞攝影發(fā)稿照片和留存資料照片，以及中國照片檔案館的館藏照片。因此，可將其稱之為中國照片檔案館的照片檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。
新華社數(shù)據(jù)庫圖片庫對圖片數(shù)據(jù)錄入分為人工錄人數(shù)據(jù)和移植數(shù)據(jù)。對歷史照片檔案進行人工圖像和文字錄入后成為圖片數(shù)據(jù)，以每年30多萬張照片進入數(shù)據(jù)庫。當(dāng)日新聞發(fā)稿照片的圖像和文字數(shù)據(jù)由系統(tǒng)24小時隨時自動移植到數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。目前，該系統(tǒng)存儲照片400萬張，日增加千余張。該系統(tǒng)具有強大的處理海量圖像數(shù)據(jù)的能力，具有足夠的擴展空間和便捷高效的全文檢索能力，具有獨特的圖像處理手段和標準的圖像處理格式，具有支持多語種輸入、檢索和的能力，具有靈活的流程配置，完善的流程管理和嚴格的權(quán)限控制等技術(shù)。
照片檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢
目前，中國照片檔案館每天入庫的新華社發(fā)稿照片全部為數(shù)據(jù)形式。照片檔案管理的信息化可以最大限度地克服檔案管理的缺點：1.信息化管理檔案降低了對照片檔案保存條件的限制，通過電腦、網(wǎng)絡(luò)查找利用照片檔案，既方便省時，又避免了對照片、底片的損壞。2.一張薄薄的光盤可以保存上百張照片數(shù)據(jù)，避免了日益增長的入庫檔案對庫房面積不斷增加的要求。而且從理論上，可以無限復(fù)制的光盤能夠使照片檔案保存千秋萬代。3.減少了檔案整理的繁瑣過程，從定位、入庫、檢索、打印都可以通過計算機完成。具體表現(xiàn)為：首先，將新華社攝影部每日新聞發(fā)稿的圖片和文字數(shù)據(jù)由發(fā)稿系統(tǒng)自動移植到數(shù)據(jù)庫成為圖片數(shù)據(jù)。同時，照片檔案管理者將當(dāng)日發(fā)稿的圖片輸出，打印成紙質(zhì)數(shù)碼圖片整理歸檔。簡化了照片檔案的整理手續(xù)，縮短了歸檔時間，提高了辦公效率。其次，發(fā)揮數(shù)字攝影的特點，把記錄在數(shù)碼相機儲存卡上的原始數(shù)據(jù)刻錄在光盤上，確保照片檔案載體數(shù)據(jù)化的需要，將刻錄完的原始數(shù)據(jù)放置光盤庫中保存。
中國照片檔案館依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，進館照片檔案實現(xiàn)自動對接自動移植，加工照片檔案實現(xiàn)自動合成自動打印，整理照片檔案實現(xiàn)自動定位自動歸檔，查找照片檔案實現(xiàn)數(shù)字檢索網(wǎng)絡(luò)傳遞?，F(xiàn)代化的管理大大簡化了工作程序，提高了工作效率，使中國照片檔案館能夠從容應(yīng)對撲面而來的成倍增長的海量照片檔案數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)已成為中國照片檔案館主體業(yè)務(wù)工作的應(yīng)用平臺，實現(xiàn)了照片檔案管理一體化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。一方面使照片檔案管理從依靠人腦手進行單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理模式，跨越到依靠電子技術(shù)進行全方位、多角度、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理模式；另―方面最大限度地減少了原底片和原數(shù)碼數(shù)據(jù)的使用次數(shù)，盡可能地延長原底片和原數(shù)碼數(shù)據(jù)的壽命，保護了照片檔案的安全和完整。
照片檔案的現(xiàn)代化管理和信息安全
照片檔案的現(xiàn)代化管理是指：在檔案的管理工作中采用先進的新技術(shù)、新設(shè)備、新思想，不斷地使人的一部分業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機交互信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分利用信息資源、提高生產(chǎn)率、工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量、提供輔助決策、求得更好的經(jīng)濟效果，以達到既定目標。
在加快照片檔案信息化進程中，要明確檔案館在電子文件管理中的法律地位，明確檔案館是唯一保存、處理原始檔案數(shù)據(jù)的機構(gòu)。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，確立符合檔案實際情況的可操作的照片檔案現(xiàn)代化、信息化的國家標準。統(tǒng)一的圖片數(shù)據(jù)處理標準有利于在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。要用前瞻的發(fā)展的眼光進行照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案的增擴容留足空間。檔案部門應(yīng)把保證檔案信息安全同檔案信息化建設(shè)擺在同等重要的地位。在照片檔案電子化生成過程中，檔案部門需要利用其他社會資源并與其他部門協(xié)作完成，這使得保護檔案信息安全工作變得十分復(fù)雜。檔案信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法，數(shù)字時間印章法等。但保護
電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷地發(fā)展因。因此，對檔案信息最有效的保護就是積極開發(fā)和利用，積極探索檔案信息利用與開發(fā)的新模式、新途徑和新品種。
照片檔案信息化建設(shè)是以檔案信息存儲的海量化為技術(shù)特征的，數(shù)據(jù)高度集中，一方面為檔案的收集、保管、檢索、利用提供了便利，另一方面也為檔案安全埋下隱患。數(shù)據(jù)集中帶來了風(fēng)險的集中和災(zāi)難的放大，高度集中的照片檔案數(shù)據(jù)一旦丟失、毀壞，其危害不亞于―場自然災(zāi)害。《2006―2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中提出；“重視災(zāi)難備份建設(shè)，增強信息基礎(chǔ)設(shè)施和重要信息系統(tǒng)的抗毀能力的恢復(fù)能力。”表明了信息化發(fā)展與抗災(zāi)工作的相輔相成關(guān)系。
中國照片檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)具有隨機雙備份功能。提高數(shù)據(jù)系統(tǒng)可用性的工作統(tǒng)稱為容災(zāi)，照片檔案信息的容災(zāi)可從管理和技術(shù)兩方面考慮：
1.加強管理
照片檔案信息安全是―項系統(tǒng)工程，管理制度體系和操作程序上的漏洞有時比技術(shù)問題更為嚴重。在已發(fā)生的災(zāi)難中，人為事故占了很大比重，因此管理工作要常抓不懈。要處理好檔案數(shù)據(jù)集中與分散，開放與保密的關(guān)系，對數(shù)據(jù)管理要有明確的責(zé)、權(quán)條例，嚴格系統(tǒng)權(quán)限管理，對違反操作規(guī)程造成的數(shù)據(jù)損壞責(zé)任人要按章處理，加強人員培訓(xùn)。工作人員不僅應(yīng)熟悉照片檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，還要了解、掌握一些計算機、網(wǎng)絡(luò)知識，能夠解決一些日常使用中的常見問題。
2.建立容災(zāi)系統(tǒng)
在相隔較遠的異地，建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng)，互相之間進行健康狀態(tài)監(jiān)視和功能切換，當(dāng)一處系統(tǒng)停止工作時，整個應(yīng)用系統(tǒng)可以切換到另一處。容災(zāi)系統(tǒng)可分為數(shù)據(jù)容災(zāi)和應(yīng)用容災(zāi)。數(shù)據(jù)容災(zāi)是指在異地建立本地關(guān)鍵數(shù)據(jù)實時復(fù)制的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。應(yīng)用容災(zāi)是在數(shù)據(jù)容災(zāi)的基礎(chǔ)上，在異地建立一套完整的與本地應(yīng)用系統(tǒng)相當(dāng)?shù)膫浞輵?yīng)用系統(tǒng)(可以互為備份)，在災(zāi)難發(fā)生后，遠程系統(tǒng)迅速接管業(yè)務(wù)運行。
一、檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展進程
（一）館藏建設(shè)階段
檔案信息資源建設(shè)孕育于各館（室）自發(fā)的館藏建設(shè)及實踐中。各檔案館（室）在收集、利用等工作中，以自然發(fā)展的方式去服務(wù)和滿足讀者的需要。
（二）地區(qū)協(xié)作階段
隨著檔案數(shù)量的增長和利用需求的日益多樣化。各館（室）之間開始有了協(xié)調(diào)與合作。包括編制聯(lián)合目錄，協(xié)調(diào)收集范圍，館際互借等，形成了地區(qū)范圍的小規(guī)模配合，大大提高了檔案利用的滿足程度。
（三）國家布局階段
面對檔案數(shù)量的急劇增長和對檔案信息的廣泛、迫切需要，國家通過各種手段，如行政、經(jīng)濟、技術(shù)手段等在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，對國家檔案信息資源的收藏與分布進行宏觀控制，從而形成一種多層次、多功能的檔案信息資源保障體系。
（四）國際協(xié)調(diào)階段
隨著計算機技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)化信息領(lǐng)域得以廣泛運用的這種大背景下，各國檔案界也著手討論如何在全球范圍內(nèi)對檔案信息資源進行合理布局和有效配置，以實現(xiàn)檔案信息資源共享，取得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。
從上述發(fā)展進程中，我們可以看出檔案信息資源建設(shè)是館藏建設(shè)從微觀走向宏觀，從局部納入整體的必然結(jié)果，同時也是社會信息化的必然要求。合理布局和有效配置作為檔案信息資源保障系統(tǒng)的龍頭部分，是傳遞于系統(tǒng)和利用子系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)。
二、檔案信息資源有效配置的基本內(nèi)容
檔案信息資源有效配置包括檔案信息在時間、空間和數(shù)量三個方面的配置。
（一）時間配置
所謂檔案信息資源的時間配置是指在不同的時態(tài)上對不同種類的檔案信息資源進行合理的時效分布。目前在我國現(xiàn)存的檔案館網(wǎng)中，網(wǎng)點之間的時間配置只有中央一級真正做到，如第一歷史檔案館、第二歷史檔案館就分別收集保管明清檔案、民國檔案和建國后檔案。省市一級為避免館（室）機構(gòu)的設(shè)置過多，時間配置一般在各網(wǎng)點之間進行，即對館藏中不同歷史時期形成的檔案進行量的控制。
（二）空間配置
空間配置是指檔案信息資源在不同地區(qū)、不同行業(yè)之間的分布，實質(zhì)上是在不同使用方向上的分配。由于檔案的形成機關(guān)具有一定的區(qū)域性和等級性，檔案不可避免地帶有自然形成的區(qū)域性和等級性。因此，對檔案信息資源進行布局和配置時就應(yīng)該充分利用和遵從這種特點，各網(wǎng)點以區(qū)域和等級為基礎(chǔ)，收集保存本地區(qū)、本級的檔案，減少不必要的重復(fù)和浪費。我國檔案信息資源的空間配置在網(wǎng)點之間，具體表現(xiàn)為兩個方面的結(jié)合，即綜合性檔案
館以行政區(qū)劃來劃分，專業(yè)檔案館則按行業(yè)系統(tǒng)來劃分。
（二）數(shù)量配置
檔案信息資源的數(shù)量配置通常是與時間配置或空間配置相結(jié)合的，即特定時間或特定空間內(nèi)對檔案信息進行量的控制和協(xié)調(diào)，這種數(shù)量配置既包括總量配置，也包括個量配置?？偭颗渲?，如一定時期內(nèi)，對國家全部檔案和檔案機構(gòu)進行計劃、統(tǒng)計和控制工作。個量配置則是指各個網(wǎng)點機構(gòu)之間，對不同類型、不同時期以及不同保管期限的檔案進行控制和協(xié)調(diào)。
三、影響檔案信息資源有效配置的主要因素
檔案信息資源的配置是十分復(fù)雜的，因為資源的配置不僅僅是檔案信息本身的配置，還包括與這些信息資源相配套的技術(shù)設(shè)備、人力、財力的配置。影響配置的因素是多方面的，且各因素在影響的角度、程度上也不盡相同。概而言之，這些因素主要包括在人文、經(jīng)濟和技術(shù)三個方面中。
（一）人文因素
一切社會活動最終都是人的實踐活動，作為活動中主體因素的人總是起著至關(guān)重要的作用。影響檔案信息資源有效配置的人文因素主要包括兩方面：一是活動主體檔案管理者及其所創(chuàng)造的管理環(huán)境?？茖W(xué)的管理體制是進行信息資源有效配置不可缺少的手段。檔案信息資源的科學(xué)管理就是運用現(xiàn)代化管理方法來研究檔案信息資源在社會實踐活動中利用的規(guī)律，對檔案信息資源配置過程中的種種矛盾進行規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，以求得最優(yōu)化的經(jīng)濟效益和社會效益。
二是檔案利用者的情況。利用者的職業(yè)狀況決定了他們對某一檔案信息資源的需求程度和使用能力的不同，這種不同必然會反映到利用效果實現(xiàn)程度的不同。利用者受教育的程度也決定了他們在表達需求上的差異。因此在檔案信息資源配置過程中應(yīng)加強對檔案利用者和檔案工作者的管理和服務(wù).注重體現(xiàn)對他們應(yīng)有的人文關(guān)懷。
（二）經(jīng)濟因素
資源配置的主要手段之一就是市場。但是由于檔案部門不是社會財富的直接創(chuàng)造者，因此受市場機制的影響較其他信息資源要小。但這并不等于檔案信息資源的配置完全不受市場機制的作用影響。檔案的種類和范圍十分廣泛，其中有些部分如科技檔案是可以進入信息市場的，并通過市場和價格體系實現(xiàn)科技檔案信息資源的最適度配置。
（三）技術(shù)條件
影響檔案信息資源有效配置的技術(shù)因素主要有兩方面：一是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息資源實現(xiàn)共享的必要條件和物質(zhì)基礎(chǔ)，也是它的最終發(fā)展目標。而檔案信息資源的有效配置與共享是一個問題的兩個方面。隨著電子計算機和通訊技術(shù)在檔案部門的廣泛運用，各種數(shù)據(jù)高密度的存儲和遠距離傳輸，使檔案事業(yè)發(fā)生了深刻的變化。二是檔案信息轉(zhuǎn)移技術(shù)。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的共享網(wǎng)絡(luò)并不能解決檔案部門內(nèi)的一切問題，不能完全替代傳統(tǒng)的服務(wù)。所以在拓展共享網(wǎng)絡(luò)，縮減傳統(tǒng)合作的同時，應(yīng)保持一定的傳統(tǒng)檔案機構(gòu)之間的合作。
1 電子檔案歸檔現(xiàn)存問題分析
電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內(nèi)容之一，但是當(dāng)前仍然存在一些問題，下面對幾種常見問題進行說明：其一，電子檔案獨立性較差。當(dāng)前多數(shù)企?I的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進行判斷，之后對其進行拷貝，進而實現(xiàn)長期存儲的目標，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴格按照相關(guān)流程進行，例如：未對電子檔案真實性和屬性等進行判斷便直接進行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業(yè)水平有限。電子檔案歸檔工作對工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員在專業(yè)水平上存在較低的問題，在實際工作過程中會出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。
2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施
第一，構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對電子檔案歸檔的合理性進行提升，檔案管理部門需要根據(jù)實際情況對歸檔管理體系進行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進行歸檔；其二，制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測工作，此工作由文件形成部門負責(zé)；其三，對電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進行明確規(guī)定，讓各部門對待歸檔文件按照規(guī)定要求進行調(diào)整；其四，制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項工作均有直接負責(zé)人，保證每項工作可以落實到實處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。
第二，對電子檔案的真實性和完整性進行嚴格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實性及完整性進行嚴格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進行判斷，進而為其真實性提供更多保障。為了實現(xiàn)上述目標工作人員可以從如下幾點著手：其一，在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實性檢查工作提供便利條件；其二，對一些新式的設(shè)備和軟件進行合理應(yīng)用，使用其對電子檔案中數(shù)據(jù)計算是否準確進行檢驗，在發(fā)現(xiàn)問題后可依及時進行調(diào)整，從而對其準確性進行提升。
第三，對電子檔案歸檔方法進行合理選擇。現(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，其在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時進行歸檔，此種方法能夠?qū)﹄娮訖n案丟失后造成的影響進行規(guī)避，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對歸檔方法進行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。
3 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施
第一，構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)。為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，利用此系統(tǒng)可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快建設(shè)速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。
第二，對檔案信息化技術(shù)水平進行提升。通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實際情況對計算機，路由器，掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。
第三，對電子檔案工作人員進行培訓(xùn)。當(dāng)前從事電子檔案管理工作的人員在專業(yè)水平和素質(zhì)等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對此項工作內(nèi)容和相關(guān)標準的了解較為粗淺，無法更好的進行工作。為了對上述問題進行解決檔案管理部門需要對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)過程讓其對電子檔案工作產(chǎn)生更多的了解和認識，并且能夠?qū)ψ陨碇R和技術(shù)進行豐富，為后期實際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時在引進先進的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對工作人員進行培訓(xùn)，讓其對設(shè)備和技術(shù)的使用技巧進行掌握，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動檔案信息化建設(shè)步伐。