時間：2022-03-04 02:46:06
導(dǎo)語：在檔案信息化工作計劃的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。
抓緊做好的幾項工作
機關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項工作：
一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。
二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會議活動錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。
三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。
需處理好的幾個問題
一是檔案信息化與機關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關(guān)電子政務(wù)各個應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對接，提高歸檔工作效率，形成機關(guān)檔案知識庫系統(tǒng)，實現(xiàn)機關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。
二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數(shù)字化管理
1 工程設(shè)計單位檔案工作的特點
檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設(shè)活動的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務(wù)。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團沈陽設(shè)計研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級設(shè)計資質(zhì)的綜合型工程設(shè)計單位。這樣一個歷史悠久、多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的科研設(shè)計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影?？萍紮n案內(nèi)容涵蓋了建院以來幾十年的生產(chǎn)、設(shè)計等活動形成的所有文件，例如工程設(shè)計文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設(shè)計人員的設(shè)計思想、設(shè)計理念與方法，是廣大設(shè)計人員智慧的結(jié)晶，真實地記錄了設(shè)計及生產(chǎn)實踐活動的整個歷史過程。
科研設(shè)計單位的生產(chǎn)活動具有創(chuàng)新與繼承并存的特點。一項完美的設(shè)計除需要有獨到的創(chuàng)造性外，更離不開對前人設(shè)計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設(shè)計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設(shè)項目外，還可用于其他工程項目的設(shè)計工作中，在其他設(shè)計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設(shè)計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設(shè)計工作發(fā)揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應(yīng)該考慮的問題。
2 做好基礎(chǔ)工作，加快檔案數(shù)字化管理進程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學(xué)的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入到社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志?？萍紮n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是新世紀檔案工作發(fā)展的必然趨勢。有局域網(wǎng)作依托，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于設(shè)計、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。
實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎(chǔ)工作。
2.1 制度約束與部門合作
數(shù)字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關(guān)部門的通力合作。計算機管理部門是數(shù)字化文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理數(shù)字化信息的專業(yè)技術(shù)部門，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機構(gòu)，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設(shè)工作的發(fā)展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數(shù)字化
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準(zhǔn)備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優(yōu)勢，自行開發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標(biāo)的實現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準(zhǔn)確，大大縮短了設(shè)計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎(chǔ)。
2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管
科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設(shè)計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設(shè)計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責(zé)人對該部門形成的數(shù)字檔案進行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測技術(shù)。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環(huán)境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進程
有了檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，繼之檔案信息化建設(shè)是檔案管理和發(fā)展的必然趨勢，只有在現(xiàn)代化的管理手段前提下，檔案才能真正發(fā)揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產(chǎn)、服務(wù)生產(chǎn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。建設(shè)檔案信息化管理，首先是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我院投入人力物力建設(shè)了局域網(wǎng)，購置了電子檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)就了檔案信息化假設(shè)的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓(xùn)。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質(zhì)也必須適應(yīng)相應(yīng)的變革。最后，進一步建設(shè)完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術(shù)上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。
[關(guān)鍵詞]信息時代;科技檔案;現(xiàn)代化管理
科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱?？萍紮n案是人類在科學(xué)技術(shù)活動中形成的，在國家建設(shè)中起著重要的作用，是國家生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要代表。而隨著時代進步和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)逐漸不適用載體和形式越來越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)迫在眉睫。
一、傳統(tǒng)科技檔案管理存在的問題及其原因
傳統(tǒng)科技檔案管理存在著各種誤區(qū)和缺陷，而這些現(xiàn)象又是由于多種原因所引起的。如：人們在科技檔案管理方面存在觀念誤區(qū)，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質(zhì)方面的不足，管理方式方法的問題。多媒體計算發(fā)展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀客觀的原因都阻礙了知識的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問題，我們必須實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。
二、實現(xiàn)傳統(tǒng)科技檔案管理現(xiàn)代化的途徑
在實現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化之前，我們應(yīng)該知道什么是檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是運用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代先進管理技術(shù)和設(shè)施，通過檔案管理手段現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作、儲藏保護、提供利用等，進而提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地為國家建設(shè)服務(wù)。而如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化則應(yīng)該從多方面進行。
首先，改變觀念。這里改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領(lǐng)導(dǎo)以及整個社會成員的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)是公司的決策者，只有領(lǐng)導(dǎo)有了檔案管理現(xiàn)代化的觀念，公司才能在經(jīng)濟上對檔案管理工作進行投入，才能讓檔案工作人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)并最終提高檔案工作的素質(zhì);才能引進先進的檔案管理工具和管理理念，適用于現(xiàn)代復(fù)雜檔案的管理;才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進檔案管理的現(xiàn)代化。檔案工作不受重視現(xiàn)在已經(jīng)是一種社會現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的根源在于社會成員沒有良好的檔案意識。提高社會成員的檔案意識也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會的支持和關(guān)注之后，科技檔案管理現(xiàn)代化才能真正得到社會的支持和幫助，同時也能更好為社會建設(shè)服務(wù)。使全社會充分認識到科技檔案的作用，為科技檔案管理現(xiàn)代化解決某些問題。改變檔案工作人員的觀念就是要提升他們對檔案管理現(xiàn)代化的認同，讓他們充分了解檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢，了解檔案管理現(xiàn)代化的理念，并且在自己工作過程中堅持這些理念，中而不是日復(fù)一日抄錄登記保管入庫。
其次，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才?？萍紮n案檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，是現(xiàn)代化管理中不容忽視的問題。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理人員的素質(zhì)包括知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學(xué)歷、知識的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現(xiàn)代社會中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計算機水平、組織協(xié)調(diào)能力等?？萍紮n案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業(yè)知識。同時還要不斷學(xué)習(xí)與檔案事業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識，建立起合理的知識結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的運用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段――檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進行電子文件的制作、使用和維護。我們只有通過不斷地學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷地加強自身的科學(xué)文化教育，努力提高自己的綜合素質(zhì)特別是科技素質(zhì)，才能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進行，科學(xué)地管理好現(xiàn)代檔案。
再次，采用現(xiàn)代的科技檔案管理方式和方法。隨著計算機的普及，越來越多的社會活動和科技生產(chǎn)活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中，電子文件的形成，使檔案載體形態(tài)發(fā)生很大變化，出現(xiàn)了電子材料、磁性材料、光電材料、光學(xué)材料等載體。無論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能適應(yīng)對新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能保證科技檔案的真實性和完整性;現(xiàn)代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，網(wǎng)絡(luò)安全問題、在傳輸?shù)倪^程中及存檔后的保密問題也是傳統(tǒng)管理方式無法解決的問題;紙質(zhì)科技檔案數(shù)量大、種類繁多，利用傳統(tǒng)手工方式輸入數(shù)據(jù)庫困難;新載體科技檔案又缺乏國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環(huán)節(jié)都需要用新的管理方法，即現(xiàn)代化的檔案管理方法。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息化；方法
[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113
一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動的時候，會將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景起到極其有效的作用。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規(guī)范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務(wù)意識。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進步。
1醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀
通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征有四個方面：第一，文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關(guān)鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴格篩查。以此確保規(guī)范。第二，文件的標(biāo)準(zhǔn)性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)嚴格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。
目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：第一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調(diào)過來的，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。第四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。
2醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略
21材料的歸納整合工作
我們在進行文書檔案管理的任務(wù)時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產(chǎn)生過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時分發(fā)，在上情下達的實現(xiàn)上做一個好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達成文件內(nèi)容要求。
22對于檔案立卷歸檔分清主次
分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。
23提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進檔案的開發(fā)使用
促進整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示了整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含等級醫(yī)院評審、資質(zhì)認定、資質(zhì)認定等級、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達。
目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進步，使得檔案的使用率持續(xù)地被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進程里，相關(guān)檔案人員需要主動依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內(nèi)容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理
文書檔案的信息化主要是說使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度?？偟膩碚f這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享；②醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時效性更強；④檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。
3結(jié)論
醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規(guī)則進行深入的改進，并對文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯地表達。中國的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進步，落后的管理方法已經(jīng)不能達到新的社會標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次，更好地做好醫(yī)院文書工作。
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為推動我市檔案信息化又好有快的發(fā)展，現(xiàn)根據(jù)當(dāng)前我市檔案信息化工作情況，對改進我市檔案信息化工作提出如下意見：
一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認識和定位檔案信息化，以檔案信息化建設(shè)為龍頭帶動檔案事業(yè)的發(fā)展
以檔案信息化建設(shè)為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會信息化的重要內(nèi)容，通過信息化建設(shè)帶動和促進檔案資源建設(shè)和檔案信息開發(fā)服務(wù)工作。在國家信息化的大環(huán)境下，把檔案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動力，是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式發(fā)展的主要抓手。
作為國家基礎(chǔ)性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過信息化技術(shù)進行數(shù)字化改造、管理和資源整合，建立起規(guī)范化、可共享的分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫體系，依托國家政務(wù)信息網(wǎng)，實現(xiàn)面向各級機關(guān)、面向大眾的社會化服務(wù)，才能充分發(fā)揮檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災(zāi)難備份體系，才能確保在任何條件、任何環(huán)境下檔案信息的安全，確保在各種災(zāi)難發(fā)生時提供檔案信息的及時恢復(fù)與應(yīng)用服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。
檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進，科學(xué)規(guī)劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標(biāo)，才能真正實現(xiàn)檔案資源的信息化，實現(xiàn)檔案工作的地位和價值。
二、檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展
檔案信息化是一項全局性、長期性的系統(tǒng)工程，在檔案信息化建設(shè)中，必須牢固樹立和認真落實科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動檔案信息化建設(shè)。
1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等問題，要結(jié)合國民經(jīng)濟信息化計劃，進行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，共同發(fā)展，穩(wěn)步推進檔案信息化的進程。要結(jié)合國家和地方國民經(jīng)濟信息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長期發(fā)展的要求，確定檔案信息化的目標(biāo)、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)為重點的工程項目建設(shè)計劃，并且積極爭取將計劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項目建設(shè)具體工作計劃，以項目建設(shè)帶動事業(yè)發(fā)展，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。
2、質(zhì)量是檔案信息化建設(shè)的核心。要嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和信息共享等。要繼續(xù)貫徹執(zhí)行《*市機讀檔案目錄數(shù)據(jù)著錄格式》、《*市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法》和《*市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加信息化技術(shù)培訓(xùn)。要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。
三、檔案信息化建設(shè)要以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開發(fā)與利用程度。只有通過檔案數(shù)字化手段，建立起各級各類、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。
當(dāng)前著重建設(shè)四個檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“*”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設(shè)和資源建設(shè)，逐步完善檔案館的計算機檢索體系，提高各級國家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。（2）以開放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門為核心的電子政務(wù)文件數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的集中管理。（3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。（4）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫、錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫。
四、檔案信息化建設(shè)要以人為本，服務(wù)社會為目的
要以構(gòu)建全市檔案信息資源共享體系、資政決策和公眾需求為出發(fā)點，以人為本，立足服務(wù)，建立了兩個信息服務(wù)平臺：一是基于政務(wù)網(wǎng)推廣應(yīng)用“電子文件檔案信息管理系統(tǒng)”，面向黨政機關(guān)提供檔案信息資源內(nèi)部共享服務(wù)和有條件的公眾服務(wù)，發(fā)揮文件檔案的資政作用。二是基于因特網(wǎng)，建成了分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)，面向廣大公眾提供全市檔案（目錄）查詢和現(xiàn)行文件利用服務(wù)?，F(xiàn)行電子文件查閱中心真正納入政府信息公開體系之中，爭取黨委、政府的支持，納入政府相關(guān)計劃，承擔(dān)政府信息公開目錄編制、工作，參加政府信息公開的檢查督促工作等，使現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心向政府信息查詢服務(wù)中心轉(zhuǎn)變。
一、工作目標(biāo)
按照省交通運輸廳和省廳公路局統(tǒng)一部署，力爭通過公路信息化建設(shè)年活動開展，在應(yīng)急指揮、信息采集、公眾出行、建設(shè)管理、規(guī)劃計劃管理、養(yǎng)護管理、人才管理、財務(wù)征收管理、路政執(zhí)法、高速公路管理、經(jīng)營管理等方面取得突破性進展，全面提升公路信息化管理和服務(wù)水平。
二、主要工作
（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，健全完善機構(gòu)。為加強對公路信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，市局成立以主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長、機關(guān)各科室和局屬單位主要負責(zé)人為成員的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負責(zé)本系統(tǒng)信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)工作。全系統(tǒng)各單位也要成立相應(yīng)組織機構(gòu)，明確具體責(zé)任部門和責(zé)任人，全面抓好本單位的公路信息化建設(shè)工作。同時，要切實結(jié)合各自實際，認真查找薄弱環(huán)節(jié)，制訂具體的年度實施計劃，突出工作重點，強化措施落實，確保有計劃、有步驟地推進實施。
（二）規(guī)范程序流程，嚴格信息處理。按照省交通運輸廳信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系要求，進一步有效整合全系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源，建立嚴格規(guī)范的信息處置流程，確保省、市、縣、基層公路站四級聯(lián)接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及時接收、實時更新、規(guī)范處理。以辦公平臺運營、路況信息、收費監(jiān)控管理、應(yīng)急指揮調(diào)度等為重點，健全完善各類信息系統(tǒng)管理制度，理順工作程序，明確崗位職責(zé)、嚴肅工作紀律，確保各類信息及時收集、調(diào)度、處理，保障各項工作正常運行。
（三）完善平臺建設(shè)，強化應(yīng)急管理。按照省局統(tǒng)一部署，結(jié)合“兩保兩樹”活動開展，積極配合在2012年年底前完成省市兩級應(yīng)急指揮系統(tǒng)建設(shè)。充分利用現(xiàn)有設(shè)施，進一步加強96660應(yīng)急指揮調(diào)度中心建設(shè)和管理，強化接線人員技能培訓(xùn)，以高速公路為重點，針對雨雪霧等惡劣天氣，適時做好路況咨詢、解答和信息，為公眾出行提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。本著節(jié)約資源、提高效率的原則，加快推進96660應(yīng)急指揮調(diào)度中心和市局夜間值班室整合步伐，嚴格值班管理，并制定嚴格規(guī)范的文件、電話通知接收處理流程，實行責(zé)任追究制度，確保遇有突發(fā)事件第一時間及時妥善處置。
（四）加強網(wǎng)站建設(shè)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。進一步加大資金投入，突出加強公路門戶網(wǎng)站建設(shè)，堅持以公眾為中心，逐步豐富欄目、充實內(nèi)容，做到圖文并茂、信息及時、富有特色，并定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備、軟件設(shè)施進行維護和檢測，確保正常運行，為社會群眾了解公路工作、獲取公路資訊、辦理公路業(yè)務(wù)提供橋梁和紐帶。同時，要扎實做好市政府門戶網(wǎng)站“網(wǎng)上民聲”欄目的回復(fù)工作，確保答復(fù)率和滿意率為100%，樹立公路部門良好形象。
（五）整合信息化資源，提高整體效能。按照省局統(tǒng)一部署，突出加強工程施工質(zhì)量過程監(jiān)控系統(tǒng)、日常養(yǎng)護信息管理系統(tǒng)、高速公路機電設(shè)備管理系統(tǒng)、路政執(zhí)法系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、公路檔案管理系統(tǒng)、統(tǒng)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，加快高速公路全程監(jiān)控實施步伐，全面抓好業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級改造，整合信息資源，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加大推廣的深度與廣度。同時，結(jié)合實際，充分發(fā)揮高速公路ETC客服中心職能，積極做好高速公路不停車收費和非現(xiàn)金結(jié)算續(xù)建工作，全面加快東港高速集賢站、港站及榮烏高速陳莊站ETC車道升級改造步伐，著力提高公眾出行服務(wù)能力和水平。
（六）加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)，提供智力支撐。針對目前信息技術(shù)的發(fā)展情況，各單位要有計劃地引進和吸納專業(yè)技術(shù)人才，制訂以人為本的培訓(xùn)機制，建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化人才隊伍。并建立人才管理數(shù)據(jù)庫，及時準(zhǔn)確掌握單位人才數(shù)量、結(jié)構(gòu)和分布情況，提高人才動態(tài)管理水平。同時，市局將結(jié)合實際，適時組織全系統(tǒng)信息技術(shù)人員舉辦專項培訓(xùn)班，逐步提升從業(yè)人員素質(zhì)，提高信息化建設(shè)水平提供人才支撐。
三、工作要求
（一）切實提高認識。全系統(tǒng)各單位要高度重視，將信息化建設(shè)工作作為重要的基礎(chǔ)工作來抓，列入議事日程和工作計劃，推進全系統(tǒng)信息化工作進程，更好地發(fā)揮信息化為公路事業(yè)發(fā)展的保障作用。
關(guān)鍵詞：檔案； 信息化建設(shè)
中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）09-167-001
一、檔案信息化建設(shè)的重要性
1.加強檔案信息化建設(shè)，是提高檔案服務(wù)社會的必然要求
隨著時展和人民對檔案信息需求量的不斷增長，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下人民群眾對檔案工作需求，檔案管理體制機制存在著的問題凸顯，例如社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業(yè)不深，檔案人員考核激勵機制不健全，檔案現(xiàn)代化管理滯后等問題。在實施檔案信息化之后，通過對創(chuàng)新意識的強化，根據(jù)信息化所帶來的改變，創(chuàng)新檔案工作的發(fā)展途徑，逐漸的建立起歸屬明晰、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的檔案資源管理利用新模式。檔案信息化對于解決檔案服務(wù)中意識不強、范圍不廣、形式單一、手段落后等問題有著十分重要的作用。
二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
1.檔案信息化資源建設(shè)
檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容為：將現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。
2.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并指導(dǎo)實施的過程。
3.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。
4.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
5.檔案信息化人才隊伍建設(shè)
檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識外，還要有一個結(jié)構(gòu)合理的人才群體，要加強檔案信息化管理人才、檔案信息化技術(shù)應(yīng)用型人才和青年檔案信息化人才的培養(yǎng)，堅持以人為本，始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，這是檔案信息化的成功之本。
三、檔案信息化建設(shè)的保障措施
3.1加強與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。
3.2制定信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程。
3.3建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，加強檔案信息資源建設(shè)。檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。只有做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計算機檢索系統(tǒng)實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發(fā)出來，使檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。
3.4進一步加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，為此要進一步增強對檔案信息化建設(shè)的重視和支持，加大投入，購置設(shè)備。
3.5加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強檔案信息化建設(shè)的同時，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
3.6優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強人材隊伍建設(shè)。培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。
四、使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實處，還應(yīng)注意以下四個方面
4.1制定計劃，避免重復(fù)建設(shè)。在信息化實施過程中，在極其有限的財力前提下，要深入調(diào)研，科學(xué)論證，制訂完善的工作計劃，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)轉(zhuǎn)換等現(xiàn)象發(fā)生，盡可能避免資源的浪費，有計劃分步驟地分期實施。
4.2突出重點，提高工作效率。在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化，只有這樣，才能突出重點，提高效率，增加效益。
4.3加強協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。無論是檔案人員或計算機技術(shù)人員，獨立完成這些項目都存在相當(dāng)大的難度。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。
4.4注重實用，滿足利用需求。檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)堅持實用的原則。
檔案信息化建設(shè)是一項長期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認識檔案信息化建設(shè)的重大意義，提高檔案管理人員素質(zhì)，加強部門間合作，有計劃分步驟組織實施，加快推進檔案的信息化建設(shè)步伐，促進檔案工作邁向新的臺階，為新時期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻。
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摘要：企業(yè)檔案信息管理對于企業(yè)而言是非常重要的，它能為企業(yè)檔案信息的開發(fā)提供有效的支持和保障?，F(xiàn)階段企業(yè)及單位檔案管理要逐步實現(xiàn)信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務(wù)水平就會大幅度提高。本文將從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)為著手點，深入分析其中的問題，并提出更新、更能適應(yīng)時展的相關(guān)措施。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；問題；創(chuàng)新
1導(dǎo)言
企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進行、高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時代的高速發(fā)展和迅速變化。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)決定了企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是否建立妥善，對企業(yè)的發(fā)展也有一定的影響。不同的企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的方式也應(yīng)該不同，不能一味照搬其他企業(yè)的方式，需要根據(jù)自身的特點進行建設(shè)。
2什么是檔案室的“四精”一流的思考
實現(xiàn)“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標(biāo)準(zhǔn)和要求，一流的業(yè)績和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設(shè)，管理實現(xiàn)“聚是一團火，散是滿天星”。創(chuàng)建“四精”一流企業(yè)的成效主要不在于局部的突破進步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個人都達到“四精”一流，一個都不能少。具體到檔案室，我認為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經(jīng)得起考驗、耐得住寂寞、受得了怨氣；認真學(xué)習(xí)法律法規(guī)和管理制度，遵章守紀“零考核”；立足崗位加強學(xué)習(xí)，掌握真本領(lǐng)、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質(zhì)有效提升，爭當(dāng)技術(shù)能手；積極投身品牌建設(shè)，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風(fēng)建設(shè)，認真落實機關(guān)“十不準(zhǔn)”要求，發(fā)揮好機關(guān)的示范引領(lǐng)作用；年度新增檔案數(shù)字化率達到95%；工作中實現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務(wù)質(zhì)量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準(zhǔn)確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達到100%；有效開發(fā)企業(yè)檔案知識信息資源，檔案工作的價值得到充分體現(xiàn)。
3企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題
3.1企業(yè)檔案信息化認識不足
目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵二級單位積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認識。
3.2檔案管理工作缺少專業(yè)人員
我國目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時代，他們很難適應(yīng)時代的發(fā)展潮流，嚴重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責(zé)任心和工作激情，導(dǎo)致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設(shè)，并不能起到應(yīng)有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項工作，才能加快我國企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。
3.3信息化設(shè)備利用率低
企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進企業(yè)檔案信息化的重要工作點。
4企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新措施
4.1善于學(xué)習(xí)
檔案管理以安全管理為基礎(chǔ)，以確保安全為底線，以信息化建設(shè)為重點，推進協(xié)同發(fā)展。面對檔案種類繁多、現(xiàn)代信息化技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力方面要求越來越高的今天，要開展終身學(xué)習(xí)模式。一個合格的檔案管理人員：一是不僅要學(xué)好檔案管理技能，要對檔案法、目錄學(xué)和檔案保護學(xué)等學(xué)科有詳細了解，同時也需要廣博的知識體系，能夠看懂檔案里面的內(nèi)容，并將各方面繁雜的信息進行區(qū)分和整理。二是結(jié)合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數(shù)字化各種軟件運用，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識（靈活運用檔案管理信息系統(tǒng)、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導(dǎo)航者”的職能轉(zhuǎn)變。
4.2加大檔案收集力度
著力重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目資料的收集，確保電子文件與紙質(zhì)及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動中形成的有保存價值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對我廠運維檢修、技改和小型基建項目管理實際，自覺學(xué)習(xí)工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)知識，做好與項目管理部門、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，及時了解工程建設(shè)動態(tài)，將各階段形成的檔案及時收集整理直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。
4.3提升服務(wù)
服務(wù)是檔案工作的永恒主題。一是創(chuàng)新服務(wù)形式。依法做好檔案查閱服務(wù)，改進查閱方式，簡化利用手續(xù)，提供最快捷、最完善、最范的服務(wù)，最大限度滿足利用者需求，拓展服務(wù)渠道，圍繞工作需要，主動開發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)。做到檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達到100%。二是加大檔案開發(fā)力度。加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為全廠各項工作提供參考。三是加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。
4.4建立檔案信息化建設(shè)工作組
企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。
結(jié)束語
綜上所述，企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)是時展的必然要求，各單位要重視這項隱秘的工作，學(xué)會用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去管理和監(jiān)督，實現(xiàn)檔案管理的安全性和隱秘性目標(biāo)。檔案管理信息化建設(shè)工作是一項十分復(fù)雜的工作，它并不是在短時間內(nèi)就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實踐中更新自身的服務(wù)理念與創(chuàng)新意識。
參考文獻：
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在國內(nèi)各事業(yè)單位辦公自動化的全面普及得追溯到2000年前，在2000年之前，每個事業(yè)單位都有自己的檔案室，各城市的地方政府設(shè)立負責(zé)全市的檔案室，各事業(yè)單位需要其他部門的資料時要派人去查檔，查檔的程序很復(fù)雜，需要雙方各負責(zé)單位的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字，每查一次檔案沒有幾天的時間和十幾位領(lǐng)導(dǎo)的簽字是辦不成的，因此極繁瑣效率又低，同時負責(zé)檔案管理的人員人數(shù)既多工作又累，因為全部是手工操作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普級，使各事業(yè)單位達到辦公自動化，為了增加辦公效率，各地方政府要求事業(yè)單位檔案管理信息自動化，由政府檔案室為中心構(gòu)建信息局域網(wǎng)信息共享。經(jīng)過幾年的努力，但目前為止，各地方事業(yè)單位的檔案管理基本達到了信息自動化信息共享，不僅使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，而且精簡了部分人員，同時使大部分信息足不出戶就可以查到，大大提高了工作效率。
二、事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理信息自動化存在的問題
（一）檔案管理信息自動化的前提是管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前各地事業(yè)部門的管理與規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理還存在一定的差距，主要原因是計劃沒有變化快，還存在一陣風(fēng)式的管理，有些上級領(lǐng)導(dǎo)，對各事業(yè)單位年末總結(jié)不重視，年初的計劃落實的不認真，全聽上級領(lǐng)導(dǎo)的臨時安排，使一些事業(yè)單位對具體的計劃還沒有做完，上級新的任務(wù)就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理很難形成良好的習(xí)慣，因此推進檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作是搞好檔案工作信息自動化的前提，失去這個基本的前提就失去檔案工作自動化信息管理的根本。
（二）對計算機硬件資源的開發(fā)程度不夠，使計算機沒有得到充分利用。檔案信息管理系統(tǒng)采用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實現(xiàn)檔案自動編目和檢索,對檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)測和控制,以及對檔案行政管理數(shù)據(jù)進行處理等等。主要設(shè)備是具有文字、圖像處理功能的計算機系統(tǒng)，包括根據(jù)系統(tǒng)的不同規(guī)模、不同目標(biāo)配置的數(shù)據(jù)貯存、通訊、檢索和環(huán)境監(jiān)測、控制等設(shè)備。因此需要掌握多學(xué)科、多專業(yè)、多部門人員相配合才能達到目的。而目前許多事業(yè)單位在這方面存在差距，沒有把計算機的硬件功能進行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲、輸出，遠遠沒有達到計算機所具有的功能，具體地講，每個設(shè)計的軟件都是按照使用者的要求進行設(shè)計，還要根據(jù)使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設(shè)計，同時也反映出設(shè)計者自身的能力，目前計算機對檔案自動化系統(tǒng)硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進步，使用者能力的不斷提高，設(shè)計者才能不斷對檔案管理系統(tǒng)的軟件進行挖潛，使檔案自動化軟件更加符合時代的要求。
（三）數(shù)據(jù)庫的建設(shè)沒有長期發(fā)展的計劃。事業(yè)單位的檔案信息自動化管理是一個長期系統(tǒng)的管理，首先要將原有的有價值的檔案進行存儲，再把現(xiàn)在發(fā)生的事件輸入儲存，這些都涉及到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，當(dāng)前一些事業(yè)單位只重視當(dāng)下發(fā)生的事件，對過去檔案卻不聞不問，同時對本單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立不重視，或者應(yīng)付了事，造成有些過去的事件很難查找，當(dāng)今發(fā)生的事件記錄不全，失去了檔案存儲的目的。
（四）數(shù)據(jù)庫軟硬件水平有待提高。各單位的計算機設(shè)備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯(lián)合。
三、采取的對策
（一）各事業(yè)單位在采用檔案信息化管理之前，首先要做好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。對各部門都要制定相應(yīng)的管理制度，制定工作范圍、工作職責(zé)和工作目標(biāo)，同時對每年的工作計劃要進行詳盡的安排和部署，使每個職員都明確自身的責(zé)任和工作方向，使檔案管理人員按照各部門的工作程序進行工作，這樣在信息管理時才能有條不紊，循序漸進。