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企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現(xiàn)行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應用計算機技術是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現(xiàn)和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業(yè)第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術開發(fā)人員的有機結合和共同努力。
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質(zhì)疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學生的擇業(yè)提供了雙向的機會
我國教育模式與就業(yè)機制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業(yè)成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學校針對學生在校表現(xiàn)進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業(yè)有關的證書等放入檔案內(nèi)，導致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴重的混亂現(xiàn)象
高校學生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉(zhuǎn)接部門適當?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對招聘人員進行職位表現(xiàn)的直接反饋，學?；蛘呦嚓P部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養(yǎng)方案進行適當?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據(jù)學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結
關鍵詞：檔案；創(chuàng)新；管理；對策
一、前言
近年來，城市建設迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經(jīng)驗，進一步提升企業(yè)核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內(nèi)向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實現(xiàn)。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數(shù)不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經(jīng)對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統(tǒng)計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟利益的維護。
3.歸檔文件質(zhì)量有待提高
移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現(xiàn)上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現(xiàn)象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態(tài)，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經(jīng)濟利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個別企業(yè)領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)場資料員缺少必要的業(yè)務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識，但缺乏檔案管理業(yè)務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經(jīng)濟效益為企業(yè)的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實體的質(zhì)量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業(yè)經(jīng)濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應根據(jù)國家對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，結合企業(yè)自身特點，制定與企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理制度，實現(xiàn)制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現(xiàn)大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規(guī)模、進展，資料員變動等，經(jīng)常與項目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產(chǎn)生效應遠遠大于管理本身，企業(yè)可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養(yǎng)復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務能力、高責任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業(yè)知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業(yè)知識，有豐富現(xiàn)場項目資料收集經(jīng)驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強化管理，還需要現(xiàn)場資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
參考文獻:
[關鍵詞]企業(yè)；聲像檔案；問題；建議
企業(yè)聲像檔案是企業(yè)音像檔案和照片檔案的統(tǒng)稱，是指企業(yè)各部門或個人在從事各種活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的照片(包括底片、反轉(zhuǎn)片)、影片、唱片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。它一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主。是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案，聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。
一、企業(yè)聲像檔案管理工作存在的問題
1.思想認識上的模糊。企業(yè)在思想認識上存在兩大誤區(qū)：一種是在日常工作中，部分領導和有關人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級來文和紅頭文件才是檔案，在各種公務活動中形成的照片、光盤、磁帶首先在思想認識上就未引起重視，所以在完成公務活動后，不進行歸檔保存。第二種是一部分攝錄人員認為在公務活動中誰拍的照片就歸誰，是自己的“知識產(chǎn)權”，應用完畢后怎樣處理屬于個人行為。由于思想上的模糊，導致部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，隨著人員的變動和機構的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。
2.檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案具有較強的實效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說明組成。如不及時歸檔。隨著時間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準確。一張照片如果沒有文字說明材料，其使用價值就大為遜色，甚至失去利用價值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點部分。但是企業(yè)有積存照片未歸檔，且多數(shù)照片、底片已分家或無底片，文字說明更難說清。
3.管理制度不健全，聲像檔案未實行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責任感，使部分聲像檔案在借閱過程中丟失。
4.保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案。因而其保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高更嚴格，但一些企業(yè)不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質(zhì)，失去了應有的保存價值和利用價值。
這些問題的存在，很大程度上影響了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用，甚至會給企業(yè)造成不必要的損失。
二、加強企業(yè)聲像檔案管理工作的建議
1.提高認識，加強對企業(yè)聲像檔案管理工作的宣傳。企業(yè)聲像檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實記錄，具有很強的原始性和記錄性，同時聲像檔案又具有其他檔案無法替代的生動、形象的歷史記錄。完整的、規(guī)范的企業(yè)聲像檔案對提升企業(yè)形象、反映企業(yè)文化，更好地促進企業(yè)的良性發(fā)展具有重要意義。所以，企業(yè)要加強對《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》的宣傳，提高對企業(yè)聲像檔案管理工作重要性的認識。一要向企業(yè)領導宣傳。抓住一切有利時機向領導宣傳有關法律法規(guī)和生動的企業(yè)聲像檔案的利用事例，爭取企業(yè)領導的重視和支持。二要向企業(yè)聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業(yè)聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長久保存。
2.依法治檔，建立健全企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度。許多企業(yè)因管理制度不健全，致使企業(yè)聲像檔案沒能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理；有些企業(yè)雖然制定了相應的企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度，但仍處于無章可循的管理狀態(tài)。我們知道，企業(yè)聲像檔案不同于傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案，聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。如照片的底片要和照片一起歸檔，并且和影像膠片、光盤等需輔以文字說明后及時歸檔，以免日后難以追憶齊全和準確。要改變企業(yè)聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，保證此項工作的正常運行，就必須對企業(yè)聲像檔案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的規(guī)章制度，如建立企業(yè)聲像檔案的形成、收集、整理、移交、保管、借閱、提供利用等規(guī)章制度，對企業(yè)聲像檔案管理的每個環(huán)節(jié)都要作出明確規(guī)定，使之有較強的制約作用，做到有章可循、有法必依，規(guī)范企業(yè)聲像檔案工作，同時還要建立企業(yè)聲像檔案管理人員崗位責任制和工作標準。二要企業(yè)各部門凡是能形成聲像檔案的都必須執(zhí)行企業(yè)聲像檔案管理制度，以確保企業(yè)聲像檔案及時、齊全、完整地歸檔，由企業(yè)檔案部門集中統(tǒng)一管理企業(yè)聲像檔案。
關鍵詞：檔案管理; 路橋施工;安全文化 ;作用Abstract: The enterprise safety culture construction is an important part of the Luqiao construction safety management, file management can be better in terms of safety culture construction accident analysis, provide training, education to clarify the basic data of enterprise safety management behavior, analysis the insecurity of unsafe human behavior risk factors such as pregnancy, the database for enterprise security management.
Keywords: file management; Luqiao construction; safety culture; role
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、引言：
企業(yè)安全生產(chǎn)文化建設是企業(yè)安全生產(chǎn)管理的形而上的工作，建立完善的安全生產(chǎn)檔案管理機制對于企業(yè)安全文化建設有不可估量的作用。
怎樣通過檔案管理工作為企業(yè)安全文化建設的服務，作為檔案管理人員，這些年我通過具體實踐，取得了一些管理體會和經(jīng)驗。
二、為建立企業(yè)安全文化理念收集必要的檔案文獻資料
1、通過整理收集廣東省高速公路建設過程中的安全事故案例和統(tǒng)計數(shù)據(jù)說明安全生產(chǎn)形式依然嚴峻
廣東省高速公路的建設已經(jīng)由最初的線狀的發(fā)展到網(wǎng)狀，至2012年底，全省高速公路總里程已超過5000多公里.但是，在高速公路的施工過程中，盡管裝備了大型的先進施工設備，建立了完善的安全生產(chǎn)管理制度，采取了優(yōu)化的施工技術措施，但安全生產(chǎn)事故仍有發(fā)生，例如2012年韶贛高速公路施工過程中發(fā)生整體支架坍塌造成7人死亡的較大等級安全生產(chǎn)事故。近五年來，廣東省公路建設工程主要發(fā)生的較大以上安全生產(chǎn)事故傷害主要在架橋機作業(yè)、滿堂支架、起重作業(yè)、高空作業(yè)等方面。
通過對事故的分析，形成的資料顯示：安全生產(chǎn)不僅與機制、管理、機械設備施工技術措施有關，更主要的與人的安全思想、觀念、態(tài)度、行為、習慣及人的素質(zhì)有關。
人在施工中起著主導性作用。人是社會性的，社會性的人在勞動中創(chuàng)造了文化，也產(chǎn)生了安全問題，這就形成了一個特殊的文化范圍：安全文化。顯然，安全文化包括了精神安全文化和物質(zhì)安全文化。企業(yè)狹義的安全文化，則是指人們在安全方面的知識和運用這種知識的能力、素養(yǎng)。
2、及時收集企業(yè)文化概念的資料
作為一種從全新視角參與安全生產(chǎn)研究并解決安全生產(chǎn)問題的本質(zhì)論，安全文化的提出在高速公路建設的特定施工領域具有重要意義，安全文化的積累、推廣和普及對于我們進行超前安全生產(chǎn)管理，預防、杜絕各類安全事故的發(fā)生有積極的作用。
三、通過檔案資料分析企業(yè)安全文化在高速公路施工企業(yè)安全生產(chǎn)中的地位。
1、運用檔案資料，分析引起事故的直接原因一般分為兩大類：即物的不安全狀態(tài)和人的不安全狀態(tài)。
橋梁、隧道施工及高邊坡開挖等主要是勞動對象存在著不安全狀態(tài)；而攤鋪機、平地機、壓路機作業(yè)等主要是勞動工具存在不安全狀態(tài)；這些不安全狀態(tài)是事故發(fā)生的根源。
人的安全行為由兩個方面組織：一是人為了減少、控制、消除物的不安全狀態(tài)而采取的合乎規(guī)則、要求的操作行為，另一方面是為了控制、改善人的不安全行為，對人的行為采用的管理方法，在結果上，兩者的目的一致。
2、通過檔案分析證明企業(yè)安全文化之所以能彌補安全生產(chǎn)管理的不足
因為安全文化注重人的觀念、道德、理論、態(tài)度、情感、品行等深層次的人文因素，是安全生產(chǎn)的人文關懷。企業(yè)安全文化是要通過教育、宣傳、獎懲、創(chuàng)建群體氛圍等手段，不斷提高企業(yè)職工的安全修養(yǎng)和素質(zhì)，改進其安全意識和行為，從而使職工從不得不服從管理制度的被動執(zhí)行狀態(tài)，轉(zhuǎn)變成為主動自覺地按安全要求采取行動。
四、從檔案收集應用角度談企業(yè)安全文化的建設。
建立企業(yè)安全文化，應從高速公路施工企業(yè)的特點出發(fā)，從企業(yè)安全文化賴之以生存的基礎抓起，堅持企業(yè)安全文化的明確目標。
1尋早企業(yè)安全文化建設先進性材料
企業(yè)安全文化是企業(yè)文化暨社會進步文化的有機組成，是結合著社會歷史的發(fā)展而發(fā)展的，其發(fā)生、發(fā)展的條件是科學技術進步和人們對安全生產(chǎn)規(guī)律的認識，雖然企業(yè)安全文化提出的時間不長，但其合理內(nèi)核在相當長的一段時間內(nèi)都作為企業(yè)管理手段當中的目的組成，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營者所運用，早先各個時期所形成的安全價值觀、安全行為模式等，都會對企業(yè)安全文化形成烙印，并影響著我們認知能力。我們應該總結經(jīng)驗，從被動承受型、事后補牢的經(jīng)驗型的安全文化觀念轉(zhuǎn)向效益、超前、預防的本質(zhì)安全文化論的安全文化觀念，并在行動中體驗、實踐。
2 建立技術檔案資料，運用安全技術措施
創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)高效工程，就必須配備配套合理的現(xiàn)代化施工設備，完善機械配置及安全技術規(guī)程，既保證了施工質(zhì)量，又為企業(yè)安全文化提供了物質(zhì)載體?，F(xiàn)代化大型機械作業(yè)現(xiàn)場造就了一種可觀的創(chuàng)造力氛圍，使參與作業(yè)的員工產(chǎn)生了責任感、成就感，這是建立企業(yè)安全文化的重要物質(zhì)基礎，管理者必須意識到利用這種創(chuàng)造力氛圍可能提升出職工的積極向上的精神，并使其轉(zhuǎn)化成職工努力工作、認真負責的能動性。
3建立健全安全管理的制度、規(guī)范、規(guī)程檔案資料，為創(chuàng)造提高安全素養(yǎng)的氛圍與環(huán)境服務。
企業(yè)職工個人安全素養(yǎng)的提高，除了自身的努力外，往往還要依靠群體的引導，這與人的從眾心理有關，企業(yè)領導者應該為職工創(chuàng)造一種“員工必須堅持企業(yè)安全規(guī)范，遵守安全制度是就業(yè)的一個基本條件”的觀念、環(huán)境，對違反安全生產(chǎn)的任何小事，不能因其小而聽之任之，對造成安全事故的當事人，即使其受傷也不例外地按章處罰，只有這樣持之以恒，才能使職工將遵守安全制度、規(guī)程的行為規(guī)范變成自覺自愿的行動。而不遵守安全行為規(guī)范的舉動變得格格不入，并遭到集體排斥。職工整體的安全修養(yǎng)必然大大提高。
4 運用檔案資料使企業(yè)安全文化應融合于企業(yè)總體文化和各項工作之中
企業(yè)安全文化的建設從來不是特立獨行的，事實上在企業(yè)中進行安全文化建設，也根本無法獨立進行。企業(yè)安全文化建設的方法均乘載于企業(yè)總體理念、形象識別、工作目標與規(guī)劃、崗位責任制制定、施工過程控制及監(jiān)督反饋等各個方面的工作內(nèi)容之中，正象培養(yǎng)一個學生一樣，需要循序漸進地對其施以綜合知識的教育，才能使其成為具有專業(yè)才能并具備文化素質(zhì)的優(yōu)秀人才。
5運用全面的安全生產(chǎn)檔案資料，加強各類宣傳、教育、培訓工作，提高職工綜合知識與技能。
企業(yè)安全文化建設是企業(yè)進行安全生產(chǎn)的宣傳、教育、培訓、檢查、監(jiān)督工作的直接目的的延伸。企業(yè)安全文化建設的土壤是企業(yè)員工，員工受教育的程度、認知水平、技術水平、操作能力與安全文化工作的實施密切相關。堅持按計劃、按規(guī)定對企業(yè)員工進行安全宣傳、教育、培訓、檢查、監(jiān)督工作，重視安全生產(chǎn)標示、標志的設置，建立起一系列安全生產(chǎn)形象識別系統(tǒng)（VI體系），必定能有效地促進企業(yè)安全文化建設的發(fā)展。
6收集整理安全生產(chǎn)的檢查、監(jiān)督資料，促進企業(yè)安全文化的建設
條件反射原理告訴我們，當反復就某一個行為或觀念對具體的人實施訓練后，就會產(chǎn)生下意識的行為和觀念，從而形成自覺的行動，這也是使安全文化扎根于具體員工身心的重要方法。企業(yè)安全文化的建設是一項長期、細致的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，常規(guī)安全生產(chǎn)管理中的定期、不定期安全生產(chǎn)檢查、監(jiān)督活動，客觀上會時時在員工中敲起安全生產(chǎn)的警鐘，增強員工的安全意識，這種連續(xù)的、強制性的安全生產(chǎn)管理機制的運用，對于企業(yè)員工安全文化觀念的培養(yǎng)具有積極意義。
7 建立員工職業(yè)健康檔案庫
《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》對企業(yè)職工職業(yè)健康和勞動保護工作提出了明確的要求。作為高速公路的施工企業(yè)，關注職工的職業(yè)健康，重視勞動保護工作不僅僅是依法辦事，更重要的是通過這一行為，營造出關注健康、關愛生命的企業(yè)安全文化的氛圍，使員工真正體會到現(xiàn)代社會對人的尊重，增強員工的自我尊嚴，培養(yǎng)員工的健康向上的人格。
五、結語。
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；企業(yè)管理；階段
中圖分類號：G27文獻標識碼：A
根據(jù)計算機技術在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現(xiàn)行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應用計算機技術是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現(xiàn)和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術開發(fā)人員的有機結合和共同努力。
4 結語
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術為基礎的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。
參考文獻
【關鍵詞】電子文件檔案；優(yōu)越性；風險性；管理舉措
說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)移，同時也體現(xiàn)在相應技術手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項工作的進一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。
1.電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性
相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現(xiàn)更長時間的保存。
其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現(xiàn)對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。
第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。
最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發(fā)的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發(fā)揮出來。
2.電子檔案存在的風險
雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。
2.1 計算機和網(wǎng)絡技術方面存在著不安全因素
由于網(wǎng)絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網(wǎng)絡，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。
2.2 制度管理方面的不安全因素
電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。
2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定
電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。
3.風險防控措施
3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理
首先，要進行使用權限的審核，根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實性。
3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制
首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進行鑒定。
3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
4.結束語
電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。
參考文獻：
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）.
摘 要：文書檔案的收集就是相關人員按照工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關、部門、個人手中的資料，集中到單位檔案科室以進行科學的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，主要針對檔案收集歸檔工作內(nèi)容要求進行分析，并提出檔案收集歸檔的有效管理策略。
關鍵詞：檔案；收集歸檔；有效管理；策略
在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關注其完整性，并監(jiān)督文件管理的全過程。如果發(fā)現(xiàn)了問題，則應盡快通過有關的領導建立、健全制度，幫助本單位文書部門、承辦部門和相關人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過程中出現(xiàn)的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。
1 檔案收集歸檔工作內(nèi)容
文件材料的收集歸檔工作是檔案工作的起點和基礎，一個單位的歸檔文件是否齊全完整，根能避免文件的散失，才能保證本單位檔案的齊全完整。因此，我們一定要認真做好文件材料本的因素取決于文件材料的收集是否齊全。只有及時地、有針對性地收集各類文件材料，才的收集歸檔工作，半點也不能馬虎。文件材料的收集工作，應該由文書工作人員負責，在收集過程中充分發(fā)揮主觀能動性，采取各種有效措施，多渠道地把應該歸檔的文件全部收集起來。檔案收集歸檔的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強檔案室外工作的調(diào)查和指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。
2 檔案文件的收集歸檔存在的問題
檔案文件的收集歸檔是檔案管理中的一個復雜的工作，現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務，歸檔工作更沒有得到有效重視，極大影響了單位內(nèi)各部門對各類檔案的利用需求。而在我國，林業(yè)檔案管理方面的經(jīng)驗還不是很豐富，所以在實際中存在很多問題：
2.1 檔案材料不完整
歸檔文件的收集是檔案工作的第一步，同時也是最為關鍵的一個環(huán)節(jié)。有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，有些歸檔文件材料的門類收的不齊，一些單位檔案室門類很少，有的只收集文件材料，有文書檔案、聲像、專業(yè)、科技檔案卻收不上來。檔案文件的收集，不僅要保證歸檔文件材料的收集工作要收集材料的完整，同時也包括每一份文件材料本身、文件材料的門類也要齊全完整。
2.2 缺乏完善的文書檔案資料管理設施
當前現(xiàn)有的檔案管理部門在基礎設施的建設方面存在一些不足之處，如資料的收集與歸檔仍然以人工操作為主，計算機信息技術的應用十分有限，這也拖慢了檔案管理的信息化進程。另外，由于檔案管理技術手段的滯后，使得很多檔案信息都不能及時進行評估和歸檔，時常發(fā)生文書檔案資料丟失的現(xiàn)象，無法保證檔案信息的完整性與真實性，這些問題都對檔案管理工作造成很大影響。
2.3 缺乏復合型檔案管理人員
近幾年，檔案文件的收集w檔管理人才缺乏，大多數(shù)檔案文件收集歸檔人員沒有接受過專業(yè)知識以及業(yè)務培訓，缺失檔案管理經(jīng)驗，在檔案文件收集歸檔過程中難以適應工作需要，使得收集的檔案水平低、素質(zhì)差，所以優(yōu)秀的檔案文件收集歸檔人員對于檔案管理工作的順利進行是非常重要的。
3 檔案收集歸檔的有效管理策略
檔案收集歸檔工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過程中，工作人員要本著認真負責的態(tài)度，對不合乎要求的文書檔案應予以剔除，對于文書中的缺項記錄應及時退回補齊。
3.1 強化檔案管理人員的培訓
作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有強烈的檔案管理意識，還應具備專業(yè)管理知識及管理能力。通過培訓，培養(yǎng)檔案管理人員對檔案資料的敏感性并增強其管理意識，這樣才能保證文書檔案收集及歸檔工作高效進行。對于部分管理能力不強的人員，應進行有針對性的知識及技能強化培訓，并對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳教育，從而有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，進而達到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。
3.2 加強檔案管理基礎設施建設
基礎設施的建設與完善是提高檔案管理效率的重要途徑，通過引進先進的信息技術，可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進檔案管理效率的提升。同時，需要為檔案管理部門工作的有效開展提供必要的設施，包括管理技術、管理設備等，要對檔案管理工作的順利開展提供足夠的支持和配合，各個管理部門要配合檔案管理工作的需要，構建檔案管理信息的共享平臺，促進檔案管理效率的提升。
3.3 加強創(chuàng)新意識培養(yǎng)
檔案管理工作人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，作為優(yōu)秀的檔案管理工作人員的重要因素之一，就是現(xiàn)代的社會發(fā)展和檔案管理工作人員的思想素質(zhì)上有接軌，我國社會的發(fā)展日新月異，在適應發(fā)展的新形式上就對檔案管理人員有所要求，包括在業(yè)務能力上有所創(chuàng)新。檔案收集的信息化管理是目前的社會發(fā)展的主要趨勢，檔案信息的有效化控制在需要建立檔案電子化，由此可見培養(yǎng)出新型網(wǎng)絡型的人才是極為重要的，有著高素質(zhì)的檔案管理人員團隊則具備與時俱進的特點。培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，不僅可以提高檔案管理工作的效率，在檔案資源為社會提供服務的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了顯著效果。檔案管理工作人員整體素質(zhì)的提高，不僅體現(xiàn)在思維習慣上的改變做到真抓實干，在更新已有知識上的畏難情緒的克服上也有所體現(xiàn)，檔案管理工作人員需做到與時俱進，在工作中開拓創(chuàng)新。
結束語
隨著社會的發(fā)展和科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應當下社會的發(fā)展。新時期檔案管理工作必須緊跟時展的需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。采取科學有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發(fā)揮出檔案材料的重要價值，才能夠促進整個林業(yè)發(fā)展健康發(fā)展。
參考文獻
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現(xiàn)代企業(yè)的文件與數(shù)據(jù)
從總體上我們可以將現(xiàn)代企業(yè)檔案從內(nèi)容上分為兩大類。
第一類就是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所形成的并主要以獨立形式表達的文件。如企業(yè)中某部門發(fā)的一份通知，無論是紙質(zhì)還是電子形態(tài)，我們只要讀到這份文件就可以明白通知的內(nèi)容和含義。某機器設備的圖紙或基建工程的圖紙，無論是紙質(zhì)的還是電子的，雖然總體是由許多張圖紙構成的，但每一張圖紙或者多張圖紙的組合仍然能夠直接表示出具體的內(nèi)容?；旧衔覀儌鹘y(tǒng)檔案意義上的文件材料都屬于此類，為了比較的方便，在此稱之為“文件”。
第二類是現(xiàn)代企業(yè)在信息管理系統(tǒng)中所形成的，以數(shù)據(jù)庫形式存在的數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)幾乎產(chǎn)生于實施自動化或信息化管理的每一個環(huán)節(jié)，主要通過信息采集設備和信息管理系統(tǒng)自動產(chǎn)生和形成，并以各種數(shù)據(jù)結構的數(shù)據(jù)庫存在。如銀行系統(tǒng)中的銀行卡數(shù)據(jù)、證券系統(tǒng)中的交易結算數(shù)據(jù)、超市銷售系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)，以及各種各樣的監(jiān)測數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)雖然也可以獨立地表現(xiàn)出一些內(nèi)容，如銀行客戶的某一具體的存取款操作、超市客戶的某一次購買情況、企業(yè)生產(chǎn)出的某一件產(chǎn)品等，但對于企業(yè)管理者來說，這種數(shù)據(jù)是如此的龐大，以至于不可能也不需要對這些具體的數(shù)據(jù)文件來單個地進行核實查考。同樣為了比較的方便，在此稱之為“數(shù)據(jù)”。
文件與數(shù)據(jù)的特性比較
當我們開始對文件與數(shù)據(jù)進行比較時，我們會很容易發(fā)現(xiàn)其中的巨大差別。
1.文件的“有限”性和數(shù)據(jù)的“無限”性。雖然隨著辦公自動化的普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，使企業(yè)檔案管理人員感到文件數(shù)量增長的巨大壓力，但文件與數(shù)據(jù)相比仍然是“有限”的。這種有限性是因為文件的產(chǎn)生總是與人的活動和工作相關的，離開了人參與的活動和工作也就產(chǎn)生不了文件。而且在文件價值鑒定理論中，所有的文件中也只有一少部分轉(zhuǎn)化為具有保存價值的檔案。在一個現(xiàn)代企業(yè)中，即使每天都召開會議，也只有幾百個會議文件，真正存檔的會議文件就更少。而現(xiàn)代企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)幾乎都是由數(shù)據(jù)采集設備或系統(tǒng)自動生成的，如產(chǎn)品的條碼數(shù)據(jù)、庫存管理數(shù)據(jù)、客戶關系與銷售數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)“毫不費勁”地日積月累，無限增長。數(shù)據(jù)管理所面臨的麻煩，不是因為數(shù)據(jù)過少而是由于數(shù)據(jù)過多。
2.文件的“獨立”性和數(shù)據(jù)的“關聯(lián)”性。文件中的一份或幾份就可以獨立地表現(xiàn)事件的內(nèi)容，如會議文件、通知、講話、簡報、紀要、會議照片、錄音錄像等相關文件就可以較完整表現(xiàn)會議的內(nèi)容；企業(yè)一間廠房的幾百張設計或施工圖紙以及相關輔助文件也能完整地表現(xiàn)廠房的結構構造。而單個的數(shù)據(jù)卻不能直接地表現(xiàn)出數(shù)據(jù)代表的含義，如一客戶在商場用銀行卡購買了一件100元的衣服，所表現(xiàn)出來的數(shù)據(jù)將分解為銀行卡賬戶數(shù)額減少100，商場在某銀行開設的活期存款賬戶余額增加100，商場某一服裝代碼下的庫存減少1，某一銷售員的銷售額增加100等不同的數(shù)據(jù)，而這些單獨的數(shù)據(jù)卻表現(xiàn)不出購買衣服這一事件，但這些數(shù)據(jù)卻存在一系列的關聯(lián)性，只有將這些數(shù)據(jù)相互關聯(lián)起來才能表現(xiàn)出數(shù)據(jù)之間的關系。正因為數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，數(shù)據(jù)一般都保存在結構化或非結構化的數(shù)據(jù)庫中。
3.文件管理的“高”邊際成本與數(shù)據(jù)管理的“零”邊際成本。對于文件來說，文件數(shù)量的增長并不能帶來文件管理成本的降低，在紙質(zhì)形態(tài)下，文件的增長帶來的是檔案工作人員收集歸檔、檔案整理工作量的增大，檔案保管庫房的膨脹，檔案管理費用的相應增加。在電子狀態(tài)下，檔案工作者的人力勞動大大簡化，文件管理的成本雖然顯著降低，但依然需要通過檔案工作人員來進行鑒定、識別，每一份文件的增長都會帶來相應的成本增長，而且隨著文件保管時間的延長，費用還會繼續(xù)增加。而數(shù)據(jù)存儲于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，一旦數(shù)據(jù)庫建立起來，每增加一個數(shù)據(jù)相應地就會攤薄單位成本，而不會帶來費用的增長，隨著現(xiàn)代信息技術和存儲設備的不斷進步，數(shù)據(jù)管理的成本將更為低廉。
4.文件與數(shù)據(jù)存在不同的利用價值和利用需求。企業(yè)在對文件的利用更關注其憑證作用，而對數(shù)據(jù)利用主要是數(shù)據(jù)所體現(xiàn)的信息；對文件的利用需求表現(xiàn)為對具體的某份文件的價值利用，對數(shù)據(jù)的利用則主要表現(xiàn)在對數(shù)據(jù)信息的分析和挖掘，對單個數(shù)據(jù)的憑證查詢的需求較低。
數(shù)據(jù)的價值與體現(xiàn)方式
文件的價值已被我們熟知，但數(shù)據(jù)的價值以及體現(xiàn)方式還未被廣泛了解。因為按照我們一般傳統(tǒng)的檔案文件價值鑒定原則來判斷，數(shù)據(jù)的價值并不是很大，甚至都夠不上歸檔保存的價值標準。但在現(xiàn)代企業(yè)管理中，這些數(shù)據(jù)對科學管理，提高核心競爭力起到了非常重要的作用。讓我們從下面幾個事例來認識數(shù)據(jù)的作用。
事例一是大家都知道的尿布和啤酒的故事。就是美國零售業(yè)巨頭沃爾瑪早年對一年多時間顧客購買的詳細原始數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)處理軟件進行了分析和挖掘，結果意外地發(fā)現(xiàn)跟尿布一起購買最多的商品竟是啤酒。原來美國的太太們常叮囑她們的丈夫下班后為小孩買尿布，而丈夫們在買尿布后又隨手帶回了兩瓶啤酒。沃爾瑪公司于是決定在它的所有商店里將尿布和啤酒擺放在一起，結果是尿布與啤酒的銷售量雙雙增長。
事例二是北京市對公交月票改革的決策。北京公交月票是關系到大多數(shù)居民出行的公交福利政策，對公交月票的改革必然涉及大多數(shù)人的利益，對于首善之區(qū)的北京來說必須慎之又慎，由于之前北京市政府和公交公司并不掌握公交月票具體的使用情況，難以估計月票改革對居民的影響，難以決策。2006年4月，北京市開始推行公交IC卡和IC卡月票，到12月的時候，已發(fā)行公交月票卡105萬張。對公交月票卡的使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計表明，成人月票的平均刷卡次數(shù)為每月86次，學生月票卡的平均刷卡次數(shù)為每月60次，公交月票刷卡滿140次的只有2.6％，公交地鐵聯(lián)合月票刷卡滿140次的只有1.8％。正是由于有了公交月票居民出行的基本數(shù)據(jù)，北京市政府果斷決策從2007年起取消公交月票，并將持交通一卡通乘車的折扣降低至4折。
這些事例與我們關于對文件的利用事例具有顯著的區(qū)別：第一是數(shù)據(jù)利用者并沒有關注個體的數(shù)據(jù)，而是數(shù)據(jù)的整體及其關聯(lián)性。而文件的利用者大部分表現(xiàn)為對單份的文件的查詢和利用。第二是數(shù)據(jù)利用表現(xiàn)為一種間接的利用，即利用的是數(shù)據(jù)研究得出的研究結果，而不是數(shù)據(jù)本身。第三是對數(shù)據(jù)的利用能否得到有價值的信息很大程度取決于數(shù)據(jù)分析方法和數(shù)據(jù)挖掘軟件的智能水平，也取決于數(shù)據(jù)處理人員的素質(zhì)和能力。相同的數(shù)據(jù)，有的可能會得到有價值的信息，有的則不一定會得到。
現(xiàn)代企業(yè)對文件與數(shù)據(jù)的管理
基于文件與數(shù)據(jù)本身特點以及價值體現(xiàn)方式的顯著不同，企業(yè)檔案工作人員應根據(jù)文件和數(shù)據(jù)的特點和規(guī)律來制定不同的管理方法和標準。
對文件的管理來說，我們可能需要更多地堅持傳統(tǒng)檔案管理的基本規(guī)律和原則，注重對每一具體的文件或文件類別的管理，如企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限的劃定、對具體的企業(yè)文件材料的鑒定、文件實體與信息的管理、檔案檢索工具的編制、檔案利用權限的規(guī)定等，在此基礎上來探索企業(yè)文件檔案對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理服務水平的提升。
對數(shù)據(jù)的管理來說，則應根據(jù)數(shù)據(jù)的規(guī)律來制定對策。第一，企業(yè)可以對數(shù)據(jù)不制定歸檔范圍與保管期限表，而是在技術可能的條件下對所有的數(shù)據(jù)全部保存下來。第二，盡可能地保持數(shù)據(jù)產(chǎn)生的原始形態(tài)。第三，不必苛求對數(shù)據(jù)的個體真實性進行刻意鑒定，主要通過數(shù)據(jù)的關聯(lián)性進行檢驗。第四，數(shù)據(jù)管理必須保持數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性。第五，數(shù)據(jù)的存儲優(yōu)先考慮以最低的成本來存儲更多的數(shù)據(jù)。第六，充分重視對數(shù)據(jù)的分析與挖掘技術，從不同層面充分挖掘數(shù)據(jù)的價值。