時間：2023-07-23 09:24:52
導(dǎo)語：在檔案管理基本要求的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；路徑探討
在現(xiàn)代信息社會的背景下，事業(yè)單位檔案是社會公益事業(yè)的寶貴資源，發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的實用價值對促進(jìn)社會事業(yè)發(fā)展有重要的意義。但是事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在著問題，需要采用有效措施予以解決。本文在分析事業(yè)單位檔案管理問題的基礎(chǔ)上，探討檔案管理現(xiàn)代化的路徑。
一、事業(yè)單位檔案管理的主要問題
（一）缺乏科學(xué)的檔案管理制度。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題就是沒能建立起適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作需要的制度。這不僅影響檔案使用效率，而且影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量。首先，沒能建立起符合現(xiàn)代信息化社會需要的檔案管理模式，檔案管理工作制作標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不統(tǒng)一，事業(yè)單位檔案管理方式方法隨意，浪費查詢時間且工作成本較高。其次，檔案管理在收集、保護(hù)、借閱方面缺乏嚴(yán)格的管理制度，制約了檔案作用的發(fā)揮，沒能為事業(yè)單位和公益事業(yè)的開展起到有效的助推作用。第三，檔案管理制度執(zhí)行的較為松散，制度執(zhí)行普遍停留在表面，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的可靠性。（二）檔案利用率相對較低。事業(yè)單位檔案利用率相對較低，目前還沒有實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的向社會免費開放，檔案管理、查閱、使用和指導(dǎo)作用沒能有效地發(fā)揮出來，嚴(yán)重地浪費了檔案資源。首先，事業(yè)單位檔案的查閱程序較為煩瑣，需要大量的申請和長時間等待才能查閱到相關(guān)檔案，沒能體現(xiàn)出信息傳遞的有效性和時效性。其次，檔案檢索工作較為落后，事業(yè)單位檔案管理仍以紙制檔案為主，沒能體現(xiàn)出信息技術(shù)在檔案查閱中的實際作用，缺乏科學(xué)現(xiàn)代化的信息檢索工具，影響了事業(yè)單位檔案的作用效率。第三，事業(yè)單位檔案沒能在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展建設(shè)中貢獻(xiàn)力量，大量珍貴的社會信息被淹沒在檔案當(dāng)中，事業(yè)單位沒能有效地對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用。
二、檔案管理現(xiàn)代化的基本要求
（一）無紙化管理?，F(xiàn)代化的檔案管理具有鮮明的時代特點，充分反映了現(xiàn)代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展趨勢，要求檔案管理工作與現(xiàn)代社會接軌，與現(xiàn)代信息傳遞方式接軌。首先，檔案管理要求有效運用計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的多媒介形式保存，可以提供文字、圖處、視頻等多種形式的檔案信息資源。其次，現(xiàn)代檔案管理與保存更依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，紙制檔案慢慢退出歷史舞臺，文字存儲無紙化是檔案管理的主要發(fā)展方向，力求發(fā)揮出無紙信息的快捷性優(yōu)勢。第三，把檔案資源以鏈接形式融入互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，形成虛擬化的檔案管理，這將成為未來檔案管理發(fā)展的主流趨勢。（二）數(shù)字化管理?，F(xiàn)代數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理方式意味著信息質(zhì)量的大幅提升。提高檔案管理工作的質(zhì)量同樣需要引進(jìn)數(shù)字化的概念。首先，要求檔案管理借助標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式對基礎(chǔ)檔案進(jìn)行加工制作，使原始檔案符合數(shù)字化傳輸?shù)幕疽蟆Ｆ浯?，?qiáng)調(diào)運用現(xiàn)代攝影技術(shù)把檔案制作成可以高效傳播的數(shù)碼資料，微縮技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、電子檔案技術(shù)成為時代對檔案管理的主流方式。第三，現(xiàn)代檔案管理工作追求的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)將最終取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時有效避免了檔案被蛀蝕等傳統(tǒng)管理時代的問題。三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代路徑（一）創(chuàng)新檔案管理理念。事業(yè)單位受到技術(shù)、資源和經(jīng)費等種種條件的制約，使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的步伐發(fā)展的較為緩慢。為了能夠加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐，需要事業(yè)單位圍繞實際情況制訂科學(xué)的檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃。首先，明確事業(yè)單位檔案管理的近期與遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)和工作步驟，在全面審視現(xiàn)實水平的基礎(chǔ)上，制訂出科學(xué)且符合實際的發(fā)展規(guī)劃。其次，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，圍繞檔案管理工作法律法規(guī)，制訂本單位的檔案管理工作制度，在工作制度中要體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理方式方法。（二）使用現(xiàn)代化管理方法。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)，就必須長期堅持貫徹使用現(xiàn)代化的管理方法，力求日常管理操作上全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。首先，建立符合現(xiàn)代檔案管理工作需要的事業(yè)單位檔案管理工作操作標(biāo)準(zhǔn)，提升事業(yè)單位基礎(chǔ)檔案的制作質(zhì)量，使事業(yè)單位檔案更符合現(xiàn)代化的要求，為迎接信息時代的到來，做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。其次，利用信息技術(shù)手段全面提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作的效率，同時加強(qiáng)檔案管理的安全性、可靠性和真實性，加強(qiáng)電子檔案的糾錯能力，提高對事業(yè)單位檔案的保護(hù)力度，為發(fā)揮事業(yè)檔案單位作用做好準(zhǔn)備。（三）提升檔案服務(wù)工作水平。以開放促進(jìn)服務(wù)水平的提高，以開放促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作的不斷前進(jìn)，只有實現(xiàn)事業(yè)單位檔案向公眾免費開放，才能加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐。首先，提出事業(yè)單位檔案向社會開放的基本要求，在上級主管部門的主持下，加快推進(jìn)事業(yè)單位的開放力度和開放水平，完善事業(yè)單位檔案免費開放的具體措施。其次，普及提高事業(yè)單位信息化水平，全面提高事業(yè)單位檔案電子化的應(yīng)用，力求發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，在配齊基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上，由地方檔案部門主持通用的基礎(chǔ)性事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化。
三、結(jié)束語
檔案管理現(xiàn)代化是時代對事業(yè)單位提出的新要求，也是事業(yè)單位應(yīng)對未來工作的重要使命。只有不斷的改進(jìn)檔案管理的方法和手段，逐步引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和人才，加強(qiáng)對檔案管理操作辦法的全面改革，才能發(fā)揮出基層事業(yè)單位檔案的作用，使事業(yè)單位檔案管理跟上時代步伐。
作者:周霞 單位:山東省泰安市供銷培訓(xùn)中心
【參考文獻(xiàn)】
一、加強(qiáng)場所建設(shè)。各農(nóng)村（社區(qū)）應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用檔案庫房或檔案專柜集中管理檔案，要按照防火、防盜、防水（潮）等“八防”要求配備設(shè)施。各村、社區(qū)要高度重視，確保檔案存放條件達(dá)到基本要求——專人保管、專用鐵柜存放，以保證檔案的完整與安全。
二、加強(qiáng)人員配備。各農(nóng)村（社區(qū)）應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，可以給予適當(dāng)補助。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，學(xué)習(xí)并具備相應(yīng)的檔案管理知識，明確崗位職責(zé)，遵紀(jì)守法，忠于職守，以確保檔案長期延續(xù)安全。檔案工作人員離任時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。
三、加強(qiáng)制度建設(shè)。各農(nóng)村（社區(qū)）管理檔案要按照祁辦字〔2020〕1號文件中的《村級檔案管理制度》執(zhí)行。違反國家有關(guān)規(guī)定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。將《檔案管理基本制度》（附件1）《檔案人員崗位職責(zé)》（附件2）制作版面上墻。
四、落實資金投入。各農(nóng)村（社區(qū)）檔案工作經(jīng)費從村、社區(qū)辦公經(jīng)費中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實際工作的需要，確保檔案管理規(guī)范安全?？h政府將以以獎代補方式，給予各村、社區(qū)適當(dāng)經(jīng)費補助。
促進(jìn)文化水平的提升。檔案管理的水平代表著我國的文化素質(zhì)建設(shè)，檔案的管理有多種方式，在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面都有所涉及，并且也體現(xiàn)了我國優(yōu)秀的文化。檔案記載了我國悠久的歷史文化，并且為檔案的未來管理也提供了新的方向，并且檔案中記載的文化也更加可靠。采用科學(xué)化的管理檔案能夠促進(jìn)我國的文化水平建設(shè)，使得檔案的價值得以彰顯。
二、提升檔案科學(xué)化管理水平的路徑
（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計算機(jī)來整理檔案，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時需要對管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；構(gòu)建
1 高校檔案信息化管理體系構(gòu)建的意義
1.1 高校檔案信息化管理能大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率
體系的構(gòu)建使得高校檔案管理的各個環(huán)節(jié)得以簡化，包括檔案資料的收集、歸檔、保存階段，還包括在使用階段對檔案的檢索、查詢階段等。不再局限于紙質(zhì)版資料的查詢，而是將檔案電子化，簡化工作流程的同時提升了相關(guān)人員的工作效率。
1.2 使高校檔案資料中的科研成果實現(xiàn)共享
高校檔案中含有大量的學(xué)術(shù)、科研等成果。建立高校檔案信息化管理體系后，通過建立學(xué)術(shù)、科研研究成果的平臺，使資料共享，同時網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸亦方便教師及學(xué)生查閱、檢索，促進(jìn)高校學(xué)術(shù)科研活動的發(fā)展。
1.3 降低了高校檔案管理的工作量
高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建，通過使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將原有的工作模式改良為通過應(yīng)用簡單的操作系統(tǒng)而進(jìn)行檔案資料的管理，使檔案電子化，通過網(wǎng)絡(luò)檢索平臺快速的找尋到所需資料，因此檔案管理的工作人員最重要的任務(wù)就是將檔案資料的信息錄入正確，減少了原有的冗余的工作程序，降低高校檔案管理的工作量。
1.4 構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會的基本要求之一
檔案管理的信息化，不僅降低了工作人員的勞動量使檔案資料的電子化極大的節(jié)約了紙張，保護(hù)了環(huán)境，同時虛擬化的存儲方式為高校節(jié)省了大量空間，縮減了檔案管理的各項開支，因此高校檔案信息化管理體系平臺的建設(shè)是構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會的基本要求之一。
2 高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
近些年，雖然我國高校在檔案管理信息化平臺的建設(shè)上有長足的發(fā)展，但相比于高校信息化的程度依然差距較大，建設(shè)的過程中仍然存在一些問題。
2.1 高校檔案管理之間具有差異性，檔案管理系統(tǒng)未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使信息化平臺的可用范圍降低
各高校間管理方式有差異導(dǎo)致了檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，因此建設(shè)高校共享的統(tǒng)一平臺的難度較大。同時，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險也隨之而生，有些高校往往忽視了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全會給高校的檔案管理帶來巨大的問題。此外，系統(tǒng)升級所需的技術(shù)要求較大，必然的要求高校投入更多的資金給予支持。
2.2 受傳統(tǒng)案案管理模式束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)
高校檔案管理工作普遍由年齡較大的教師擔(dān)任，這類教師的思想受傳統(tǒng)檔案管理模式所束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)的使用，使原本簡單的工作程序變復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校構(gòu)建檔案信息化管理的平臺就是為了轉(zhuǎn)變原有檔案管理的工作模式，隨著時間的推移，高校學(xué)術(shù)工作的開展，使得檔案管理工作的難度增加，檔案的數(shù)量增加，檔案的材質(zhì)等為檔案管理工作都提出了新的要求，因此相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的檔案管理模向信息化的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理工作要求。
2.3 片面追求檔案資料數(shù)量會間接造成檔案信息化管理系統(tǒng)的浪費
高校檔案信息化管理為了應(yīng)對學(xué)?；蛏霞壷鞴軝C(jī)關(guān)的檢查，通常會追求檔案的數(shù)量而忽視其質(zhì)量，對高校檔案信息管理系統(tǒng)缺少分析和研究，這樣就會造成學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息資源的浪費，應(yīng)用較高的檔案管理系統(tǒng)卻未真正的將其效能發(fā)揮出來，是一種間接資源浪費。
2.4 檢索功能未落到實處
即使高校檔案信息管理系統(tǒng)投入到日常工作中，但是多數(shù)高校僅僅是實現(xiàn)了檔案資料的電子化，將目錄、內(nèi)容進(jìn)行掃描和上傳，重要的檢索功能卻未落到實處，在查找使用方面還未處分的體現(xiàn)出高校檔案信息化的管理。實際上如果檢索功能未落到實處，在人們使用該檔案管理系統(tǒng)時，亦不便捷、易操作。
2.5 當(dāng)今社會處在風(fēng)險社會，高校的檔案信息管理系統(tǒng)也受到威脅
系統(tǒng)的設(shè)計并非毫無漏洞，若一旦被不法分子識別或被人進(jìn)行惡意操作，那么高校的檔案將會面臨巨大的破壞危險，且這種破壞很難補救，因為檔案資料上傳后由于其的電子屬性，代碼被篡改或數(shù)據(jù)被改變，那么該檔案資料就很難進(jìn)行修復(fù)，因此如何對高校的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)是風(fēng)險社會對體系構(gòu)建提出的又一難題。
3 高校檔案管理體系信息化建設(shè)措施研究
3.1 強(qiáng)化高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是構(gòu)建高校檔案管理信息化體系的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施是：計算機(jī)、顯示器、顯示屏、存儲器、復(fù)印、掃描等。軟件設(shè)施包括：編程、代碼的維護(hù)、系統(tǒng)的升級等。不論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)施，都需要高校投入大量的人力、物力、財力。
3.2 完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
高校檔案管理系統(tǒng)的信息化的最終目的是簡化檔案工作流程，便于檔案資料的查閱，實現(xiàn)檔案資料的共享。因此，為了提高高校檔案資料的使用以及實現(xiàn)資源的共享，就應(yīng)當(dāng)不斷的完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。具體而言，將高校檔案管理系統(tǒng)主要分為三個部分：檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，檔案查詢（檢索）系統(tǒng)，檔案管理維護(hù)系統(tǒng)。這三個部分就是綜合了存儲、查詢、維護(hù)于一體的高校信息化管理體系。
3.3 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化
工作的開展應(yīng)當(dāng)履行一定的規(guī)范，管理系統(tǒng)的建設(shè)亦不能例外，高校的檔案資料管理，國家檔案局制定了相應(yīng)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》以及《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等規(guī)范，各高校都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行，其次高校收集的科研、學(xué)術(shù)類的檔案資料較多，也應(yīng)當(dāng)遵守教育部對電子檔案管理而制定的相關(guān)規(guī)范，以實現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案資料的共享。
3.4 加強(qiáng)高校檔案信息化管理的師資隊伍，對高校檔案管理的教師進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)
檔案管理信息化意味著相關(guān)的工作人員既能負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理，又能熟練的使用信息化管理系統(tǒng)，在面對系統(tǒng)的漏洞時，能作出及時而必要的維護(hù)，從而防止高校電子檔案的不可挽回的損失，因此在檔案信息化管理體系下，對檔案工作管理人員提出了更高的要求，在上崗之前進(jìn)行必要的培訓(xùn)是不可或缺的。
4 結(jié)束語
高校檔案信息化管理體系構(gòu)建是實現(xiàn)檔案資料共享的關(guān)鍵，各高校應(yīng)當(dāng)給予充分的重視，實踐中，高校檔案信息化管理體系還存在一些問題，針對相對應(yīng)的問題，做好檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險做好必要的預(yù)防措施，按照相關(guān)部門的規(guī)定履行檔案管理工作從而實現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。提高檔案信息化管理的師資隊伍建設(shè)，上崗前進(jìn)行必要的培訓(xùn)等等，以此來不斷地加快高校檔案信息化管理體系構(gòu)建的進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
[1]劉薇.淺議信息技術(shù)與中職會計教學(xué)整合[J].教育學(xué)研究，2013（6）.
[2]劉常鵬.信息技術(shù)與高職會計課程的整合[J].群文天地，2012（22）.
企業(yè)電子文件的組織結(jié)構(gòu)
1.電子文件的管理已成為衡量各企業(yè)信息管理水平的標(biāo)志，而在檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)中存在的異質(zhì)平臺、異質(zhì)環(huán)境、異質(zhì)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一存取等問題是急需研究和解決的問題。應(yīng)該看到，信息技術(shù)為企業(yè)構(gòu)筑了技術(shù)創(chuàng)新的神經(jīng)系統(tǒng)，數(shù)字檔案和電子文件新載體材質(zhì)的變化，已引發(fā)了現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理的深刻變革。信息技術(shù)下的電子文件管理，無論是本質(zhì)上還是形式上都要發(fā)生程度不同的改變?，F(xiàn)代企業(yè)的組織變化已朝著以信息為基礎(chǔ)，結(jié)構(gòu)扁平化，管理層次少的模式轉(zhuǎn)變。所以，企業(yè)電子文件的組織管理相應(yīng)可分為歸檔管理和保管利用兩層。
歸檔管理層實現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了確保電子文件隨時歸檔的運行機(jī)制及技術(shù)措施；建立了嚴(yán)密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗技術(shù)；建立了電子文件歸檔組織實施環(huán)境、處理技術(shù)；創(chuàng)建入庫檔案的原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術(shù)。
保管利用層實現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了一套電子檔案數(shù)據(jù)原始性、完整性檢驗報告，即《電子文件生命周期表》；建立了接收檔案原始性、完整性的驗收技術(shù)；建立了嚴(yán)密的檔案數(shù)據(jù)遷移、入庫控制技術(shù)；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術(shù)。
2.在目前實踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業(yè)計算機(jī)管理部門來管，二是由檔案部門來管。兩者都有優(yōu)勢也都存在缺陷；一般計算機(jī)管理部門是控制著單位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或多終端系統(tǒng)的主機(jī)及單位數(shù)字設(shè)備的管理，有利于對歸檔電子文件進(jìn)行登錄、轉(zhuǎn)儲、共享等技術(shù)處理。同時計算機(jī)管理部門都配有專業(yè)的計算機(jī)人員，有利于解決計算機(jī)應(yīng)用中復(fù)雜的技術(shù)問題，有更多的機(jī)會接觸、跟蹤、應(yīng)用計算機(jī)的最新技術(shù)。當(dāng)然，歸檔電子文件管理有著復(fù)雜的技術(shù)問題，但同時也存在著方法問題和檔案的集中統(tǒng)一管理原則，這正是計算機(jī)管理部門缺少的專業(yè)知識。所以一種互補型的管理模式成為最佳方案――信息中心下的兩個部門。
3.電子文件的組織是以信息的流向為基礎(chǔ)的，要實現(xiàn)電子文件流向過程的控制與管理，貫穿其整個生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會有一定的難度。所以，在一單位和企業(yè)必須編制一個規(guī)定，來正確全面地進(jìn)行劃定電子文件格式和內(nèi)容，也是當(dāng)前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關(guān)鍵。電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內(nèi)容。檔案部門應(yīng)根據(jù)電子文件的生命周期的不同而采取必要的技術(shù)、規(guī)范標(biāo)程及保護(hù)措施?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已實現(xiàn)了對掃描、光盤刻錄、模擬數(shù)字合成、模擬影像與數(shù)字影像的雙向轉(zhuǎn)換技術(shù)。
4.電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制管理。企業(yè)電子文件的雙軌制管理，使IT技術(shù)的發(fā)展沒有形成相對穩(wěn)定的過渡時期。電子文件至少在以下三個方面是未知的：一是電子文件載體的保管壽命；二是電子文件格式的通用性還沒有定論；三是對軟硬件環(huán)境的依賴性。
電子文件的管理方式及技術(shù)支撐
雖然電子文件從根本上改變了企業(yè)內(nèi)、企業(yè)間及企業(yè)與市場之間的溝通方式，但電子文件管理的基本原理、職能任務(wù)與責(zé)任并沒有改變。
電子文件的管理應(yīng)與企業(yè)信息化發(fā)展同步。整個企業(yè)信息化的進(jìn)程中，很少有檔案部門參與企業(yè)信息化工作，至于電子文件管理工作被動，這就要求檔案部門要利用自身在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要作用，充分認(rèn)識自己的優(yōu)勢和實力，去爭取自己應(yīng)有的地位，發(fā)揮行業(yè)專家優(yōu)勢，積極為企業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定及相關(guān)軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業(yè)信息化總體建設(shè)中，應(yīng)推廣在檔案部門設(shè)立現(xiàn)代化技術(shù)室，參與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和大型的數(shù)據(jù)庫選購，做好咨詢服務(wù)和促進(jìn)工作。
研究分析本單位計算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)狀，由檔案部門會同計算機(jī)中心和各業(yè)務(wù)部門，按照本單位計算機(jī)應(yīng)用的范圍，具體確定各部門電子文件的歸檔類目，凡目前尚未應(yīng)用計算機(jī)管理的信息，暫不列入歸檔類目。隨著本單位計算機(jī)應(yīng)用的不斷擴(kuò)展，對該歸檔類目逐步修訂和補充，直至較為完善。
建立電子文件的“無卷”歸檔組織實施環(huán)境、處理技術(shù)。制定一個科學(xué)合理及符合我國企業(yè)實際情況的統(tǒng)一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，是目前企業(yè)全面實施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。例如，檔案管理位于辦公自動化管理系統(tǒng)中的一個支系統(tǒng)，和本單位辦公自動化系統(tǒng)處于相同的工作平臺及軟件環(huán)境時，如何符合文檔一體化要求。
加強(qiáng)對電子文件的前端控制。對電子文件的形成流轉(zhuǎn)、處置加強(qiáng)監(jiān)控，確保電子文件信息的完整性、真實性，為發(fā)揮數(shù)字檔案庫作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源庫的作用打下基礎(chǔ)，檔案部門必須由過去被動接收、保管各部門的各類電子文件，為實施參與、控制、監(jiān)督電子文件的誕生、流轉(zhuǎn)和移交。
檔案管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的辦公自動化建設(shè)。目前，各用戶單位辦公自動化的水平不同，對檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統(tǒng)只是把檔案管理作為一個單一的模塊“嵌入”辦公系統(tǒng)中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到辦公自動化系統(tǒng)中，實現(xiàn)文檔一體化的管理；有的系統(tǒng)在編制檔案管理的模塊時，沒有充分考慮到檔案管理在無紙辦公的環(huán)境下如何開展，因此使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統(tǒng)連接，這是一個復(fù)雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對的問題。隨著電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使檔案工作貫穿于整個辦公系統(tǒng)中的問題，這也使傳統(tǒng)的檔案工作理念發(fā)生變化。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
（一）管理載體傳統(tǒng)老舊
“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強(qiáng)調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。
（二）管理路徑不夠通暢
檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。
（三）管理意識稍顯薄弱
人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。
（四）管理人員素質(zhì)較低
首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。
（五）管理效率嚴(yán)重低下
綜合以上幾點，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。
二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求
21世紀(jì)是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。
（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化
俗話說“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會開機(jī)、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。
（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化
與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。
（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化
數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。
三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑
（一）打開思想，改變思路，高度重視
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。
（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才
老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)?？赏ㄟ^專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。
（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬
硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。
（四）隊伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定
建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊實屬不易。隊伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團(tuán)隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。
四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新
現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。
（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫
《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。
（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系
以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。
（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法
信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項工作的信息化進(jìn)程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。
五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題
（一）與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)步
利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長期不斷的與時俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。
（二）牢記根本，不忘初心
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案的保管工作也獲得了長遠(yuǎn)的發(fā)展，各種先進(jìn)的保管模式應(yīng)運而生。傳統(tǒng)的檔案保管模式已不適應(yīng)檔案的發(fā)展要求，其在檔案管理中的問題越來越突出，影響了檔案管理水平的不斷提高。合理的檔案保管模式能夠提高檔案保管工作的效率，并且還能夠在檔案管理工作中充分的運用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)，推動我國檔案管理水平的不斷提升。
檔案保管模式的基本內(nèi)涵
檔案保管是指按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，對重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，并進(jìn)行儲存保管工作，進(jìn)而為以后工作的順利開展提供資料支持。在實際的檔案管理工作中，必須要堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的基本檔案管理原則，這是進(jìn)行保管工作規(guī)范化的基本要求。不同單位的檔案保管工作不盡相同，要根據(jù)單位檔案的具體情況，制定有針對性的檔案管理模式和設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu)，才能將單位的檔案管理工作做好，進(jìn)而推動單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。我國目前主要的檔案管理機(jī)構(gòu)主要有：各政府機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位等；并建有完善的專業(yè)檔案館和國家檔案館等；新型的檔案管理機(jī)構(gòu)有檔案中介、檔案事務(wù)所以及文件中心等。隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的不斷深化，高科技信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于檔案的管理工作中，各種新型的檔案保管模式如雨后春筍般出現(xiàn)，促進(jìn)了我國檔案管理水平的不斷提高，從而推動了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
檔案保管模式的主要特征
通過對檔案保管模式進(jìn)行細(xì)致的分析，發(fā)現(xiàn)其主要特征主要有以下兩個：
進(jìn)行文件與檔案的分階段管理。文件管理與檔案管理是不同的兩個具有獨立性的運行系統(tǒng)，在運行過程中具有各自的特征。在文件與檔案的實際管理工作中，管理目標(biāo)要按照一定的規(guī)則分解到各個管理階段，并在工作中逐步實現(xiàn)各個階段的小目標(biāo)，從而完成文件與檔案管理的管理目標(biāo)。單位的各項活動一般都會以文件的形式進(jìn)行記錄，通過記錄可以對單位以后活動的順利推行提供依據(jù)。文件管理與檔案管理都存在保管時間與實用價值的問題，雖然實用價值可能在保管過程中降低，但是仍具有一定的參考價值，為工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)。因此，被保存的文件和檔案一般都是具有一定參考價值的，隨著社會的發(fā)展，對文件與檔案的保管要求也不同，使檔案保管模式具有階段性的特征。
文件來源較唯一。一般情況下，檔案資料都是以實體的形式進(jìn)行保存的，因此，檔案資料與保管機(jī)關(guān)具有唯一性，與檔案保管工作的性質(zhì)相一致。通過一定的分析得出，檔案保管模式的首要聯(lián)系是關(guān)于形成者與檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。因此，只有對檔案形成者有了全面的了解之后，才能明確檔案資料的真實價值。
檔案后保管模式的基本內(nèi)涵
隨著社會的不斷發(fā)展，后現(xiàn)代主義在西方國家中快速傳播，檔案管理也在后現(xiàn)代主義的潮流中獲得了不小的發(fā)展。后現(xiàn)代主義在西方檔案管理界產(chǎn)生了巨大的影響，極大地改變了西方檔案界的思維慣性，從而為檔案學(xué)的研究提供了良好的發(fā)展機(jī)會。隨著電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)這種新式的檔案資料，促使檔案管理進(jìn)入了后保管時代，為檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動作用。
檔案后保管模式超越了標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案管理，以對文件進(jìn)行永久保存為前提，適應(yīng)了社會發(fā)展對檔案管理的要求，具有科學(xué)性和先進(jìn)性。在實際的檔案后保管模式中，仍然依靠檔案管理工作人員進(jìn)行各項操作，但是對檔案管理工作人員的要求較高，需要有非常強(qiáng)的專業(yè)性。后保管模式關(guān)注的主要是文件的內(nèi)容、格式、文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、智能等，其中，對電子文件進(jìn)行適宜的管理是檔案后保管模式的重要工作之一。
檔案后保管模式的主要特征
檔案后保管模式主要是由新來源觀、宏觀鑒定、知識服務(wù)組成，其主要特征主要有以下兩個：
文件與檔案不可分離。隨著電子文件的迅速崛起，文檔一體化得到了更進(jìn)一步的完善，促使了對文檔進(jìn)行一體化的管理變?yōu)楝F(xiàn)實。雖然文件與檔案出現(xiàn)的時間各不相同，但是其所包含的社會內(nèi)涵、物質(zhì)狀態(tài)和有關(guān)信息等是相同的。傳統(tǒng)的檔案管理模式通過對文件進(jìn)行歸檔用來區(qū)分文件與檔案，因此，對兩者可以進(jìn)行分別管理。而對電子檔案的管理卻并非如此，資料都是通過電腦進(jìn)行起草、整理、歸檔以及再利用等，促成了文件與檔案的一體化管理。在檔案的后保管模式中，將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行深層次的結(jié)合，能夠最大限度的提高檔案管理工作的效率和對檔案資料的利用程度，這是后保管模式存在的真正意義。
【關(guān)鍵詞】計算機(jī)；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)時代；創(chuàng)新體系
1.前言
隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)被廣泛運用到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、科技、國防以及社會生活地各個領(lǐng)域。人類的記憶工程便是檔案事業(yè)，檔案管理攬括了極為豐富的信息資源，在社會信息系統(tǒng)中有著極為重要作用和特殊的意義。為適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要和信息處理的基本要求，必須提高信息時代的檔案管理水平，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案信息管理中去，以進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理水平。
2.網(wǎng)絡(luò)時代中檔案管理存在的問題
2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)
運行機(jī)制和管理體制的相對落后使檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，造成了各自為政、各成系統(tǒng)、自給自足、自我發(fā)展及條塊分割的不良局面。即使某些檔案管理部門已經(jīng)發(fā)現(xiàn)資源共享是十分必要的，但還是缺乏實際的合作及管理行動。而我國目前也缺少一個權(quán)威性的組織機(jī)構(gòu)，來協(xié)調(diào)規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作，也沒能實現(xiàn)資源的共享。絕大部分的檔案館依然采用的是封閉式的辦館模式，不管是在軟硬件的配置，還是在數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建上，都處于相對分裂的原始狀態(tài)，這不僅給人力物力帶來了巨大的浪費,也制約了我國檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，使其與檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化的國際管理水平還存在著一定的差距。
2.2數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后
雖然經(jīng)過一段時間的改進(jìn)，我國的信息化檔案管理已取得了一定的成效，部分檔案館都開始構(gòu)建一個相對規(guī)模的檔案管理數(shù)據(jù)庫，但因為某些檔案室存在各自為政的弊端，數(shù)據(jù)庫的建立在極大程度上是自建自用的。構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫類型單一、規(guī)模狹小、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理，而且極大程度上是處于低水平的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范化的管理和控制，服務(wù)水平也較差，很多的數(shù)據(jù)庫只提供給單位內(nèi)部使用，嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)庫的使用效率。
3.網(wǎng)絡(luò)時代建立檔案信息管理系統(tǒng)的必要性
3.1符合新時期的檔案管理需要
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，目前的社會已經(jīng)邁入了高水平的信息時代，人們對信息、對網(wǎng)絡(luò)也越來越依賴，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)完全融入了人們的生活，成為人們教學(xué)、生活、服務(wù)、科研及生產(chǎn)等提升效率的重要手段。用科學(xué)化、現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好當(dāng)代的檔案管理工作，這是新時期檔案管理工作的發(fā)展需要，也是我國信息化工程的必然選擇，也可以更好地符合社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展要求。
3.2符合檔案管理信息規(guī)范化的基本要求
日常的檔案管理工作承載了極多的個人信息，例如：人事檔案、人事統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工資計算、工作績效考核等，這些信息的保管和儲存耗時力且繁瑣，加上是人工處理，就造成信息的分隔，不同的管理部門之間信息不能得到及時的匯總和整合，加上不科學(xué)的信息流程導(dǎo)致信息內(nèi)容也極不規(guī)范，這種沿用式的手工操作已經(jīng)適應(yīng)不了新時代的發(fā)展趨勢，難以滿足人們對檔案管理的基本需求。要改變這種不合理的現(xiàn)狀，就必須采用現(xiàn)代化的工具去管理個人信息，就必須得構(gòu)建一套完整的信息管理系統(tǒng)，從而改善信息的規(guī)范程度，提高信息的利用價值。
3.3提升現(xiàn)代化辦公效率的基本需要
目前大多數(shù)企業(yè)都采用了計算機(jī)及其它的先進(jìn)辦公自動化設(shè)備，計算機(jī)也得到了更為廣泛的運用，信息化工程也得到了進(jìn)一步的發(fā)展，但同時也存在著很多問題。如：信息資源不能得到共享，軟件的使用率較低，現(xiàn)有的設(shè)備不能充分發(fā)揮它的價值等，這就要求我們必須建立一套完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的使用價值，提高檔案管理工作的工作效率，從而不斷提高企業(yè)的辦公自動化管理水平。
4.應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的基本方法
4.1思維革新，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識
當(dāng)今的社會已經(jīng)步入了信息化的網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作也隨即進(jìn)入到了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展階段。利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)對信息進(jìn)行采集和管理，已成為檔案管理信息化的必然趨勢。要進(jìn)行檔案的信息化管理就必須摒棄以往的陳舊觀念,樹立現(xiàn)代化的管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式,樹立以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的創(chuàng)新思維模式，充分理解電子檔案管理的現(xiàn)實意義，加速提升電子檔案管理的效果和質(zhì)量。
4.2建立一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)構(gòu)
要建立一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，就必須由某個權(quán)威組織進(jìn)行牽頭，然后組織協(xié)調(diào)各檔案管理機(jī)構(gòu)的加入，從行政和技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督，制定出一整套切實可行、具有約束力的行為準(zhǔn)則和規(guī)范，特別是應(yīng)該具體制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的各個階段性目標(biāo)，以加強(qiáng)對整個地區(qū)的檔案部門進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的實質(zhì)性引導(dǎo),思想統(tǒng)一，行動協(xié)調(diào)，開發(fā)研制出高水平的應(yīng)用軟件,集中人力、物力、財力建設(shè)一個大型的多媒體數(shù)據(jù)庫、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫，改變那些條塊分割、各自為政及自成一統(tǒng)的不良局面。
4.3有計劃、分階段的建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理系統(tǒng)
首先，確定系統(tǒng)的基本架構(gòu)，包括軟件應(yīng)用設(shè)備的選用及開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立及維護(hù)、信息資源的搜集和錄入等。三者可同時開展，其中采集信息是基礎(chǔ)和重點工作，檔案數(shù)據(jù)的采集與錄入必須實行制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的操作。其次，提高、改進(jìn)和完善整個應(yīng)用系統(tǒng)，并將可取的經(jīng)驗進(jìn)行普及和推廣，不斷改善系統(tǒng)的應(yīng)用水平。再則，進(jìn)一步加大對這方面的投入，不斷對整個系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和完善，使其適應(yīng)檔案管理工作的全面發(fā)展需要。
4.4加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
隨著檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程不斷向前發(fā)展，檔案管理所面對的對象已擴(kuò)展到多媒體數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，其功能和性質(zhì)都將有所改變。也就是說現(xiàn)代化的檔案管理對數(shù)據(jù)庫的容量、功能和安全性的要求會更高。因此，需要在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行革新,更為廣泛的應(yīng)用 SQL- server及O racle數(shù)據(jù)環(huán)境，以提高網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)
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（一）在思想上缺乏對檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識都存在這樣一些錯誤認(rèn)識：所謂的檔案工作就是將相關(guān)材料進(jìn)行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術(shù)性和科學(xué)性，相對于教學(xué)、教務(wù)管理等工作來講，只是一項簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能帶來社會效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內(nèi)容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現(xiàn)了一部分人對檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領(lǐng)導(dǎo)對這項工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規(guī)范?；鶎与姶蠊ぷ鳂I(yè)務(wù)多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識不強(qiáng)。比如大多數(shù)班主任對帶班資料、教學(xué)管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當(dāng)多年后因?qū)W生學(xué)歷認(rèn)證時卻難以找到相關(guān)佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時，常常出現(xiàn)資料、文件的附件找不到的情況，導(dǎo)致該份文件無法歸檔。（三）檔案借閱制度落實不嚴(yán)格。檔案室雖然制定了查借閱、移交等多項制度，但這些管理制度并沒能嚴(yán)格執(zhí)行，在違反制度造成檔案資料丟失時不能及時追究責(zé)任。還有，檔案借閱管理制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，致使有些借出檔案不能在規(guī)定期限內(nèi)歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細(xì)，遺失檔案后不能及時追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴(yán)重的是，出現(xiàn)私下轉(zhuǎn)借、無借閱手續(xù)等現(xiàn)象。（四）檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對落后。基層電大大部分檔案管理人員人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄。而且，大多數(shù)基層電大的檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時整理歸檔，從而嚴(yán)重影響了基層電大的檔案管理水平。（五）檔案室相關(guān)設(shè)施不齊全、不配套，導(dǎo)致檔案保存存在諸多問題。個別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設(shè)置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。（六）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著計算機(jī)以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了改天換地的變化，從以往的全是紙質(zhì)檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質(zhì)檔案共同存在的方向發(fā)展，有些基層電大在檔案管理的現(xiàn)代化方面的工作仍然不能趕上時代要求，沒有購買、引進(jìn)檔案管理中必須使用的現(xiàn)代化的管理軟件，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
二、基層電大檔案管理工作的對策
（一）基層電大要提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的優(yōu)或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關(guān)環(huán)節(jié)和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，多學(xué)習(xí)檔案管理理論，通過實踐來提升檔案管理水平?；鶎与姶髾n案管理人員要積極探索與電大實際相結(jié)合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生、社會的要求，為開放教育的進(jìn)一步發(fā)展做好服務(wù)。（二）基層電大要健全檔案管理的相關(guān)制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學(xué)生、老師的切身利益，如果工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)將導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果。因此，必須建立相關(guān)的制度來保證各項工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規(guī)章制度要與電大的實際相結(jié)合。第二，制度的操作性必須強(qiáng)。制度的建立應(yīng)該實用、簡便容易操作，從而可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，制定制度應(yīng)體現(xiàn)多面性。建立的制度不僅能約束領(lǐng)導(dǎo)又能規(guī)范一般職工。第四，建立的制度在執(zhí)行時必須嚴(yán)肅。既然是制度、規(guī)章，就必須要求檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生嚴(yán)格遵守，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有錯必糾、有錯必罰，要充分體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性。（三）要采用現(xiàn)代化管理手段來進(jìn)行基層電大的檔案管理工作。利用計算機(jī)、多媒體進(jìn)行檔案管理是當(dāng)今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運用計算機(jī)、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質(zhì)量和水平，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。（四）要強(qiáng)化基層電大管理人員的服務(wù)意識、責(zé)任意識?；鶎与姶髾n案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務(wù)工作的觀念。要把增強(qiáng)服務(wù)意識作為工作的出發(fā)點和動力。要明確服務(wù)對象，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。（五）基層電大要不斷加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)。一是要不定期開展檔案管理知識的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，努力提高基層電大檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學(xué)習(xí)，以此來提高自身素質(zhì)；二是要培養(yǎng)基層電大檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神。通過國家法律法規(guī)政策的學(xué)習(xí)，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律,以及愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時，為老師、學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的、最方便的檔案服務(wù)；三是要充實檔案管理工作隊伍。除檔案室配足專職人員外，各業(yè)務(wù)科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。
在新的時代背景下，基層電大應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。
作者:劉玉華 單位:遼寧廣播電視大學(xué)東港學(xué)院
【參考文獻(xiàn)】