時(shí)間：2023-07-14 16:35:45
導(dǎo)語：在施工檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評價(jià)指標(biāo)；管理流程
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長5.848km（樁號4＋085～9＋909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1檔案管理工作的內(nèi)容
1.1檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時(shí)對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。
2檔案管理評價(jià)
2.1評價(jià)方法
檔案管理評價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系，擬定評價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法進(jìn)行綜合評價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j＝1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
3結(jié)語
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1]嚴(yán)杰．淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J]．工業(yè)b，2015，（31）.
的真實(shí)記錄，為礦井新建、改擴(kuò)建項(xiàng)目以及與項(xiàng)目相關(guān)的建筑技術(shù)科學(xué)研究等提供了參考依據(jù)。本文從井巷工程檔案對于其作為井巷工程檔案是井巷工程產(chǎn)品質(zhì)量等級評定的依據(jù)，井巷工程建設(shè)全過程真實(shí)反映的記錄，直接關(guān)系著施工單位所承建工程的經(jīng)濟(jì)效益，也是檢驗(yàn)和衡量施工單位資質(zhì)和信譽(yù)的依據(jù)等四個(gè)方面詳細(xì)闡述了井巷工程檔案管理的重要性，進(jìn)而提出了相應(yīng)的管理措施。
關(guān)鍵詞：礦建施工單位 井巷工程檔案 重要性 解決措施
隨著我國礦建工程行業(yè)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，井巷工程檔案對于礦井、礦井建設(shè)、礦井工程后續(xù)的改建、擴(kuò)建等項(xiàng)目的重要性已為人們所普遍關(guān)注，但對于檔案基本形成單位即礦建施工單位來說，如何建立健全井巷工程檔案，確保井巷工程檔案完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效還沒有引起行業(yè)內(nèi)的相關(guān)單位足夠認(rèn)識。為了引起施工單位能夠高度重視每個(gè)井巷的工程竣工檔案，本人根據(jù)多年的工作實(shí)踐對此展開探討，同時(shí)與國家相關(guān)的建設(shè)主管部門以及建設(shè)單位等共同收集并采編工程竣工檔案，不斷地提高工程竣工檔案的質(zhì)量水平，并形成了一套完整的基礎(chǔ)材料收集管理的辦法。
1 井巷工程檔案的概念
井巷工程檔案是具有歸檔保存價(jià)值的施工圖表、文字資料以及隱蔽工程的聲像等各種形式的歷史記錄，它是在井巷工程的建設(shè)活動(dòng)過程中直接形成的。井巷工程檔案主要包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更、竣工檔案以及聲像檔案等相關(guān)資料。由于井巷工程資料檔案能夠真實(shí)準(zhǔn)確地反映礦井建設(shè)完整周期內(nèi)工程施工的實(shí)際情況，因此可以作為礦井改建、擴(kuò)建以及相關(guān)科學(xué)技術(shù)研究等的參考依據(jù)。
2 礦建施工單位井巷工程檔案管理的重要性
2.1 井巷工程檔案是井巷工程產(chǎn)品質(zhì)量等級評定的依據(jù)
由于井巷工程檔案是在施工過程中及時(shí)并真實(shí)地記錄當(dāng)時(shí)的情況，這樣就形成了完整的員工工程的建設(shè)資料，同時(shí)經(jīng)過施工單位檔案管理人員的整理存檔，就能在交付整個(gè)工程驗(yàn)收時(shí)準(zhǔn)確無誤地根據(jù)這些原始的憑證來評定該井巷產(chǎn)品質(zhì)量是否合格。除了竣工實(shí)測可以檢測施工單位承建的某項(xiàng)功能是不是合格，能否交付建設(shè)單位使用外，最關(guān)鍵的還是要依靠施工過程中形成的質(zhì)量保證以及分部分項(xiàng)工程的檢驗(yàn)評定資料，以及監(jiān)理工作和有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督部門的原始記錄和測評資料。并按照要求評定等級。如果一個(gè)井巷工程的總評定是優(yōu)良的話還可以參加“魯班獎(jiǎng)”、“太陽杯”等國家和行業(yè)工程評定。否則，不管建設(shè)的工程質(zhì)量有多好，如果沒有現(xiàn)場檢測測評的激勵(lì)作為原始資料的依據(jù)就無法得到相關(guān)部門的工程評定等級甚至無法交付業(yè)主使用，即社會或業(yè)主不認(rèn)可或不接納所建造的產(chǎn)品，就會造成很大的經(jīng)濟(jì)損失以及社會信譽(yù)的損失，帶來的后果不堪設(shè)想。因此，為了確保工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性，施工單位必須在井巷工程的開始建設(shè)中就建立健全完整的科學(xué)的工程檔案的管理辦法，并且做好整理造冊予以歸檔保存的工作。
2.2 井巷工程項(xiàng)目檔案是作為記錄井巷工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映
將井巷工程交付到建設(shè)單位使用以后也難免會出現(xiàn)一些這樣或那樣的問題，雖然出現(xiàn)這些問題很普遍，但是一定要分清楚出現(xiàn)的問題是屬于正常現(xiàn)象還是屬于施工的質(zhì)量問題，如果一個(gè)問題被確定為質(zhì)量問題，就必須找出造成這個(gè)問題的原因以及問題的根本是什么等，這時(shí)井巷工程的竣工檔案資料就起到了這個(gè)解決問題的作用。尤其當(dāng)隱蔽工程出現(xiàn)問題的時(shí)候，不可能將建好的井巷工程剝開再進(jìn)行檢驗(yàn)，只有通過工程檔案資料來查看問題所在。如果原始工程的檔案資料沒有詳盡的記載，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題就無法提供相關(guān)的依據(jù)來解釋清除，嚴(yán)重時(shí)還可以涉及到法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及名譽(yù)責(zé)任等，因此，完成的真實(shí)的檔案資料對施工單位的重要程度不言而喻。比如：前幾年有個(gè)建設(shè)單位新建投入使用不久的主井筒出現(xiàn)淋水過大直接影響到箕斗提升，一時(shí)爭議紛起，建設(shè)單位說是施工單位在井壁澆筑過程中偷工減料，導(dǎo)致井壁質(zhì)量有問題，才會出現(xiàn)涌水，要他們索賠。但真正的事實(shí)是什么呢？為了弄清問題的緣由，建設(shè)主管部門專門組織的事故處理領(lǐng)導(dǎo)小組并召集相關(guān)專家以及專業(yè)人員實(shí)地調(diào)查該工程，通過剖析、考證以及核查平時(shí)積累的原始竣工資料檔案，終于弄清楚了是設(shè)計(jì)原因造成了改井筒的井壁淋水過大。因?yàn)樵摱尉诖┻^的圍巖中有含水層，需要對井壁結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上做必要的處理，并且需要進(jìn)行壁后注漿進(jìn)行涌水封堵，可是這些都沒有做從而導(dǎo)致了井筒交付使用后出現(xiàn)這一問題。由此可見，如果沒有詳盡的原始工程檔案作為事實(shí)依據(jù)，就無法洗清施工單位的不白之冤。因此井巷施工單位加強(qiáng)工程檔案管理非常重要和必要。
2.3 工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經(jīng)濟(jì)效益有直接關(guān)系。
井巷工程竣工檔案的齊全程度直接影響工程質(zhì)量的等級評定。與其他產(chǎn)品一樣，井巷工程的建設(shè)產(chǎn)品只有合格后才能夠交付使用，才能體現(xiàn)產(chǎn)品的價(jià)值以及使用價(jià)值，否則，其勞動(dòng)或成果就得不到相關(guān)的承認(rèn)。此外，與其他產(chǎn)品一樣，井巷工程也有優(yōu)良優(yōu)價(jià)的問題。按照工程結(jié)算的相關(guān)文件的規(guī)定，如果施工單位所承建的井巷工程能夠多次獲得“太陽杯”及“魯班獎(jiǎng)”，可以按照一定比例的工程造價(jià)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。特別是對于取得“太陽杯”及“魯班獎(jiǎng)”的工程都是在交付使用一兩年以后再進(jìn)行評定的，如果一兩年后的工程在使用過程中沒有出現(xiàn)明顯的質(zhì)量問題，主要依據(jù)井巷工程竣工資料檔案對其進(jìn)行評定。這樣以來施工單位不僅取得了直接的經(jīng)濟(jì)效益，更重要的是該施工單位還取得了應(yīng)有的社會效益和企業(yè)形象效益，其內(nèi)涵和外延的意義是不可忽視的。此外，施工單位形成的資料是否齊全、是否按時(shí)按照要求進(jìn)行歸檔十分重要，這是由于施工單位形成的資料占據(jù)整個(gè)竣工檔案的大部分。目前很多的建設(shè)單位都采取扣押部分工程款的制度來保證竣工資料歸檔的工作，如果施工單位不按照竣工資料的要求進(jìn)行歸檔，建設(shè)單位就不會全額支付工程款，實(shí)際上扣押的部分是施工單位的純利潤。因此，施工單位的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益以及企業(yè)形象效益與施工單位能否完整準(zhǔn)確地做好施工過程中的原始資料并予以及時(shí)無誤的歸檔有很大的關(guān)系。如由我單位施工的某主副斜井井筒工程，原始資料齊全，歸檔整理完好，評選依據(jù)充分，2012年被評為國家“魯班獎(jiǎng)”工程，極大地提高了企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的知名度，企業(yè)也得到了可觀的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，也進(jìn)一步激發(fā)和調(diào)動(dòng)了職工的積極性，這也是重視原始檔案工作的結(jié)果。
2.4 工程竣工檔案是檢驗(yàn)和衡量施工單位資質(zhì)和信譽(yù)的依據(jù)。
施工單位每年在進(jìn)行資審的時(shí)候除了看單位的技術(shù)人員和設(shè)備外，更重要的是要看單位承建了哪些與資格等級相符的工程以及所建工程的質(zhì)量等級等，由于評價(jià)工程等級所需要的資料在工程竣工檔案中都有，因此，工程竣工檔案可以作為衡量建筑施工企業(yè)等級的依據(jù)。比如，施工單位在參加投標(biāo)時(shí)，招標(biāo)單位都會對施工單位做資格審查，其中就要求施工單位曾經(jīng)承建過哪些較大規(guī)模的項(xiàng)目以及工程質(zhì)量如何的內(nèi)容，而竣工檔案資料就是其很好的憑證。再如，某些井巷項(xiàng)目在招標(biāo)前都會考察該公司原來承建的工程項(xiàng)目的相關(guān)資料，通過考察結(jié)果再確定他們是否可以參加招投標(biāo)以選擇施工單位。在工程招投標(biāo)對項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行預(yù)選資格審查時(shí)，也要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具備一定的項(xiàng)目承建能力，需要項(xiàng)目經(jīng)理提供承建項(xiàng)目、工程規(guī)模以及質(zhì)量等級等證明資料。所以這些資料都是通過工程竣工檔案資料中獲得的，因此，工程竣工檔案資料對施工單位的作用和意義重大。
3 礦建施工單位井巷工程檔案管理的措施
3.1 企業(yè)建立健全井巷工程檔案管理的組織體系和規(guī)章制度是做好工程檔案工作的重要保障。
3.2 堅(jiān)持井巷工程檔案工作與井巷工程施工同步進(jìn)行，避免事后資料不全。同時(shí)確保各項(xiàng)資料記錄的真實(shí)性、科學(xué)性、有效性和完整性。
3.3 井巷工程技術(shù)人員和檔案管理人員之間的及時(shí)溝通和良好配合是做好檔案工作的基礎(chǔ)。
3.4 加強(qiáng)電子文檔管理，確保其數(shù)據(jù)齊全。
綜上所述，做好井巷工程竣工檔案的管理工作不但可以有效地提高承建工程的經(jīng)濟(jì)效益，更能夠有效地提高企業(yè)的信譽(yù)。因此，施工單位一定要做好工程竣工檔案的管理，積極主動(dòng)地配合建設(shè)單位做好工程竣工檔案工作。
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檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn)的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。
2規(guī)范管理
建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。
3信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對檔案資料的需求。
5結(jié)束語
1工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
工程項(xiàng)目的獨(dú)特性、整體性、多方參與性、周期性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)。
1.1專業(yè)性強(qiáng)
每一項(xiàng)工程項(xiàng)目都有自身的獨(dú)特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。就鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)主要是建筑施工活動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、基建、科研、設(shè)備安裝等活動(dòng)。因而，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。
1.2成套性強(qiáng)
成套性是工程項(xiàng)目檔案的重要特點(diǎn)，因而在項(xiàng)目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)是由建設(shè)項(xiàng)目的整體性決定的。對于一個(gè)具體的建設(shè)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目從最初的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一個(gè)完整的過程。項(xiàng)目文檔真實(shí)地記錄了這個(gè)過程，具有成套性。具體來說，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項(xiàng)目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目中主要作為施工方參與，在施工活動(dòng)中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時(shí)所產(chǎn)生的施工文件也是項(xiàng)目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套性。
1.3形成分散
建設(shè)項(xiàng)目本身也是一個(gè)龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項(xiàng)目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項(xiàng)目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實(shí)施部門，如行政部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點(diǎn)對項(xiàng)目文檔的管理是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強(qiáng)
建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間跨度長，具有一定的生命周期，整個(gè)項(xiàng)目的開展包括施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項(xiàng)目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項(xiàng)目文檔具有階段性的特點(diǎn)。只有在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，有針對性地同步管理好項(xiàng)目文檔，才能避免因建設(shè)項(xiàng)目周期長、項(xiàng)目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項(xiàng)目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點(diǎn)，同時(shí)相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進(jìn)行整理分類，同時(shí)保持不同階段的文檔間的有機(jī)聯(lián)系。
1.5變更頻繁
建設(shè)項(xiàng)目從提出到開工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動(dòng)態(tài)之中。項(xiàng)目文檔因項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性而具有可變性。如在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求；在項(xiàng)目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項(xiàng)目文檔的變化?？勺冃允墙ㄔO(shè)項(xiàng)目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目的同步變化，才能確保項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)確與完整。
1.6種類多樣
建設(shè)項(xiàng)目文檔具有多樣性的特點(diǎn)。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項(xiàng)目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的開展，而建設(shè)項(xiàng)目的開展涉及到行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會計(jì)、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項(xiàng)目文檔的多樣性，反映了項(xiàng)目文檔管理工作的繁雜性。項(xiàng)目文檔管理工作應(yīng)注重對各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。
2傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理方式存在的問題
由于建設(shè)項(xiàng)目文檔的專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)，對建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔管理，這在一定程度上影響了項(xiàng)目的實(shí)施與維護(hù)。具體來說，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個(gè)方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差
傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項(xiàng)目文檔數(shù)量巨大，又受人、財(cái)、物方面的限制，這無疑是對建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設(shè)項(xiàng)目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質(zhì)、筆墨、計(jì)算、簽名、報(bào)表順序、保管等造成的錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項(xiàng)目存在施工員或測量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測測量的現(xiàn)場記錄進(jìn)行填表，如分項(xiàng)工程驗(yàn)收評定表的數(shù)據(jù)與測量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對就隨意簽名過關(guān)的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)一些建設(shè)項(xiàng)目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個(gè)別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實(shí)驗(yàn)與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。
2.2項(xiàng)目文檔收集不全
建設(shè)項(xiàng)目涉及的責(zé)任者眾多，周期長，因而，項(xiàng)目文檔工作無論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時(shí)間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項(xiàng)目文檔的收集不全。從橫向來看，建設(shè)項(xiàng)目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對于項(xiàng)目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項(xiàng)目建設(shè)，平時(shí)不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗(yàn)收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識，對各種內(nèi)容和各種載體的項(xiàng)目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設(shè)項(xiàng)目不是一蹴而就的，項(xiàng)目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個(gè)漫長的過程，與之同時(shí)，項(xiàng)目文檔工作也有了很長的時(shí)間跨度。在這個(gè)漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實(shí)踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實(shí)際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實(shí)性難以保證。由于建設(shè)項(xiàng)目從開工到竣工驗(yàn)收的時(shí)間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時(shí)間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個(gè)別項(xiàng)目甚至發(fā)生過因?yàn)楣こ炭罴m紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項(xiàng)目建設(shè)的一致性，才具有真實(shí)性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項(xiàng)目文檔的“真實(shí)性和可追溯性”帶來了嚴(yán)重的影響。在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)的情況，項(xiàng)目文檔管理人員只是被動(dòng)地接收和埋頭整理，無法對建設(shè)項(xiàng)目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無法了解項(xiàng)目的變更情況，不能及時(shí)對相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，從而導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。
2.4項(xiàng)目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大
建設(shè)項(xiàng)目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。多方參與，對于項(xiàng)目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對于項(xiàng)目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項(xiàng)目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項(xiàng)目完工后臨時(shí)抽調(diào)人員整理項(xiàng)目文檔，這就無法保障項(xiàng)目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報(bào)驗(yàn)監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評定的二次填表與計(jì)算也增加了評定工作中的錯(cuò)誤，質(zhì)量評定的滯后反過來又影響了建設(shè)單位對施工質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實(shí)施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實(shí)記錄與實(shí)際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，還將長期成為項(xiàng)目后評價(jià)乃至應(yīng)急搶險(xiǎn)時(shí)最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法無法滿足項(xiàng)目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來彌補(bǔ)其不足，針對項(xiàng)目文檔的特點(diǎn)，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項(xiàng)目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。
3建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求
根據(jù)上述的問題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項(xiàng)目分析管理的現(xiàn)狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗(yàn)收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項(xiàng)目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場記錄管理、項(xiàng)目文檔全過程管理、項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理、項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理。
3.1高效智能的現(xiàn)場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實(shí)反映，由施工員在施工現(xiàn)場據(jù)實(shí)填記，不得追記補(bǔ)改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動(dòng)自動(dòng)化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
3.2項(xiàng)目文檔全過程管理
為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實(shí)行全過程管理。對大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、工程監(jiān)理、驗(yàn)收評定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等均可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。
3.3項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理
應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動(dòng)解決所有問題，還必須建立在工程項(xiàng)目自身的全程動(dòng)態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項(xiàng)目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、評定工程項(xiàng)目與驗(yàn)收、評定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理
【關(guān)鍵詞】檔案管理；施工企業(yè)；問題；對策
我國施工企業(yè)檔案事業(yè)歷經(jīng)四個(gè)關(guān)鍵階段，逐步發(fā)展起來。1980年全國檔案工作會議后，一些企業(yè)才建立起檔案機(jī)構(gòu)。1988年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，并普遍開展了企業(yè)檔案管理升級活動(dòng)；90年代初推行的ISO9000管理體系認(rèn)證制度，檔案管理是列入企業(yè)管理重要一環(huán)。推動(dòng)了企業(yè)檔案管理規(guī)范、化標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程；2011年建設(shè)部進(jìn)行施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)就位檢查，將企業(yè)檔案管理信息化列入了檢查內(nèi)容，從而再次推動(dòng)施工企業(yè)檔案管理向信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展。盡管企業(yè)檔案管理發(fā)展取得了長足的進(jìn)步，但其與企業(yè)的其他方面的管理水平相比較還是有較大的差距，提升檔案管理水平，并不是靠幾次升級、認(rèn)證、檢查活動(dòng)就可以辦到。要保持檔案工作的勃勃生機(jī)使之在企業(yè)中更好地、長久地發(fā)揮作用，還需做大量工作，下面筆者就當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀談幾點(diǎn)看法。
一、施工企業(yè)檔案工作存在的問題
1、升級和認(rèn)證、資質(zhì)就位檢查活動(dòng)帶有一定的強(qiáng)制性、突擊性，企業(yè)有“服從”的成分。部分領(lǐng)導(dǎo)和同志并未真正認(rèn)識到檔案的重要性，對于搞好檔案工作可以產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)、社會效益缺乏更多的感性認(rèn)識和親身體會，所以對其不夠重視，缺乏長久的熱情，應(yīng)付過檢查之后，就將檔案工作放在一邊，不聞不問。因有突擊性，基礎(chǔ)工作做得不扎實(shí)，不僅影響到檔案的利用，而且對檔案工作的發(fā)展帶來一定困難。
2、部分檔案人員文化水平偏低、業(yè)務(wù)知識不熟。在檔案工作人員中，學(xué)過檔案專業(yè)的少，大多只經(jīng)過中、短期培訓(xùn)或未經(jīng)過培訓(xùn)，且對本企業(yè)的基本專業(yè)知識也知之不多，這樣就不可能有效、全面地完成資料的收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計(jì)，利用等整套檔案基本業(yè)務(wù)。特別是檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代，對檔案人員的素質(zhì)和技能要求更加嚴(yán)格。
3、企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)，檔案人員縮編，而現(xiàn)代化的管理設(shè)備與手段又跟不上。檔案管理工作在企業(yè)中常常被看成一項(xiàng)輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調(diào)動(dòng)頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應(yīng)付日常工作，無力進(jìn)行深層次的檔案管理。
4、不能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，導(dǎo)致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價(jià)值。
二、做好施工企業(yè)檔案工作的建議
1、領(lǐng)導(dǎo)重視為檔案工作提供有力的保障
檔案工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)今、利在千秋的事業(yè)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從全局和戰(zhàn)略的高度深刻認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)合各自的具體情況，找準(zhǔn)本單位的定位，進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，把檔案工作納入本單位的年度工作計(jì)劃中，納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，及時(shí)研究解決工作中出現(xiàn)的重大問題，為檔案工作的順利開展，提供強(qiáng)有力保障，使檔案工作與單位其他工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。要切實(shí)加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和滿足信息化建設(shè)中的資金需求。
2、加大檔案工作宣傳力度提高認(rèn)識
檔案主管部門應(yīng)注重宣傳教育，提高群體意識，使更多的人理解，支持檔案工作。讓大家充分認(rèn)識到檔案是企業(yè)開展各項(xiàng)工作不可缺少的憑證和依據(jù)，它能維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，合法權(quán)益和歷史面貌，是企業(yè)的軟財(cái)產(chǎn)，不可棄之不要；文件材料的收集，保管是全體職工的事，需要人人重視。為此檔案人員必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供檔案信息，采用提供電子檔案、紙質(zhì)檔案原件，影印件，編研成果等多種形式，方便大家利用，使之在利用過程中認(rèn)識檔案的價(jià)值，體會檔案的重要性，關(guān)心、支持檔案工作。
3、完善并實(shí)施檔案的規(guī)章制度
施工企業(yè)要根據(jù)自身特點(diǎn)及各類檔案形成規(guī)律，制定出一整套檔案規(guī)章制度，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展和工作實(shí)際定期進(jìn)行制度的修正和逐步完善。從制度上為檔案工作提供保證。企業(yè)要將制度落實(shí)到位，每年對檔案制度執(zhí)行情況進(jìn)行督促，檢查。這樣才能使檔案工作有條不紊，慌而不亂，循序漸進(jìn)，保證檔案齊全，完整，安全達(dá)到利用目的，發(fā)揮應(yīng)有作用
4、提倡愛崗敬業(yè)，保持檔案人員隊(duì)伍相對穩(wěn)定
應(yīng)倡導(dǎo)檔案人員更好地樹立敬業(yè)精神和主動(dòng)服務(wù)意識。加強(qiáng)思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使之安心本職工作。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，需要進(jìn)行較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)，熟悉。同時(shí)它還是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)又繁瑣細(xì)致的工作，除要求檔案員有一定文化素質(zhì)和專業(yè)知識外，還要細(xì)心，耐心，有責(zé)任心，因此在選人員時(shí)既要考慮工作能力，以免影響到檔案工作的連續(xù)性。另外檔案員不能兼職過多。檔案管理升級要求科技檔案，文書檔案分別專人管理，而現(xiàn)在有些單位將二人壓縮為一人，統(tǒng)管科技和文書檔案，有的還將文書和收發(fā)工作交給檔案員去管。由于兼職過多，工作起來是什么急就干什么，無形之中，就將檔案工作擠到一邊，抽空干一點(diǎn)兒也常常是錯(cuò)誤很多，質(zhì)量很差。因此，應(yīng)減少檔案員兼職工作，使其有更多的精力用于檔案管理。
5、加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
關(guān)鍵詞:盾構(gòu); 施工文件; 檔案管理
中圖分類號:U455.43
文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)03-0120-02
1引言
盾構(gòu)是掘進(jìn)機(jī)的簡稱,它是在鋼殼體的保護(hù)下完成隧道掘進(jìn)、拼裝作業(yè)的集機(jī)、電、液、控為一體的大型設(shè)備。由于盾構(gòu)法隧道施工具有機(jī)械化、自動(dòng)化、效率高、安裝性強(qiáng)、對地面環(huán)境干擾小等優(yōu)點(diǎn),因而迅速在世界范圍內(nèi)得到了廣泛的應(yīng)用。盾構(gòu)法是隧道工程的一種主要修建方法,是軟土隧道的標(biāo)準(zhǔn)和首選的修建方法。
2我國目前是世界上使用盾構(gòu)數(shù)量最多、發(fā)展最快、未來需求最大的市場。已是世界上的隧道第一大國
我國經(jīng)過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續(xù)建設(shè),我國在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數(shù)量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀(jì)是我國隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專家預(yù)測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進(jìn)機(jī)、盾構(gòu)機(jī)約180臺(不包括微型機(jī)),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺次。
2.1城市地鐵快速發(fā)展,對盾構(gòu)需求最多。我國城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數(shù)量僅占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。
2.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長。至今有10個(gè)城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計(jì)劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。
2.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預(yù)測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進(jìn)機(jī)的需求量也相當(dāng)大。
2.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進(jìn)機(jī)需求增加。
3盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個(gè)。
二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來實(shí)施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監(jiān)理隊(duì)伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點(diǎn)不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過40家,分布于多個(gè)地區(qū)、多個(gè)行業(yè),并且還在增加。
四是更新型的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國使用的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時(shí)列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項(xiàng)目中,平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級檢查,就搞突擊,臨時(shí)補(bǔ)資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。對于工程項(xiàng)目部來講,一般都未配專職人員,而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時(shí)、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達(dá)到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
4盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項(xiàng)目實(shí)施中階段形成的有保存價(jià)值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目確保工程質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分,更是城建檔案的一個(gè)重要組成部分。同時(shí),盾構(gòu)施工是高度機(jī)械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。
一是明確規(guī)范,嚴(yán)格實(shí)施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實(shí)施。因此,盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴(yán)格按此《規(guī)范》實(shí)施。其次,要主動(dòng)參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評定項(xiàng)目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點(diǎn),制定每一項(xiàng)目的《工序質(zhì)量評定表》。
二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格管理。
按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗(yàn)收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對盾構(gòu)法隧道施工一般只實(shí)施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號文件的規(guī)定要求進(jìn)行管理。同時(shí),建議中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實(shí)施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認(rèn)識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
第一是要充分認(rèn)識盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強(qiáng)化設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識,使他們認(rèn)識到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲備,充分開發(fā)、利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源,可以為促進(jìn)社會的技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制,加強(qiáng)檔案職能部門對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。
四是科學(xué)收集,嚴(yán)格要求。
其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗(yàn)對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會發(fā)生一些沒有預(yù)計(jì)的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強(qiáng)施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開工前,議定項(xiàng)目施工文件與檔案管理工作的具體詳細(xì)的實(shí)施方案。針對盾構(gòu)法施工中的特點(diǎn),對工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實(shí)時(shí)記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構(gòu)機(jī)安裝、盾構(gòu)進(jìn)出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來記錄,并將拍攝內(nèi)容、時(shí)間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。
其二,檔案工作與工程同步進(jìn)行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時(shí)間相對較長,需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會,參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗(yàn)收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,無擅自修改、偽造和后補(bǔ)現(xiàn)象,達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài),及時(shí)收集、整理原始檔案資料。
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元壩氣田是西南油氣分公司響應(yīng)國家“西部大開發(fā)”、貫徹落實(shí)“中部崛起”的重大舉措。有利于優(yōu)化能源結(jié)構(gòu)，改善大氣環(huán)境，實(shí)現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。通過川東北-川西聯(lián)絡(luò)線進(jìn)入川氣東送管道，加大國內(nèi)天然氣供應(yīng)力度，減少管道氣和進(jìn)口LNG的壓力。為沿線提供優(yōu)質(zhì)原料和燃料，是提高天然氣上下游一體化效益的重要舉措。本項(xiàng)目實(shí)施后，可將元壩地區(qū)豐富的天然氣資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢，促進(jìn)西南油氣分公司的跨越式發(fā)展。但是，西南油氣分公司在石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理上才開始起步，正處于摸索期，存在的問題比較多。分析其原因，西南油氣分公司石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體制不健全；石油工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施周期長、項(xiàng)目跨越種類繁雜、項(xiàng)目涉及部門多，管理頭緒容易混亂，基本上從項(xiàng)目實(shí)施的開始就一直處于趕工期搶進(jìn)度的狀態(tài)；受社會環(huán)境、工期等客觀因素影響，項(xiàng)目參與者急于運(yùn)營或終結(jié)的心理也很普遍，所有的一切都可能深切影響到項(xiàng)目檔案管理工作的正常開展。隨著元壩氣田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行，西南油氣分公司擁有的石油工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量劇增，但基層單位對石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識還不夠到位；石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、驗(yàn)收制度還不健全；石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管設(shè)施、保存方式還不系統(tǒng)不完善；加上石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理意識還比較薄弱，導(dǎo)致石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案利用意識尚欠缺，造成無專人系統(tǒng)建立、保管石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，無專用石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案庫房，石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息無法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享等一系列問題產(chǎn)生。
二、現(xiàn)階段搞好石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作建議
由于石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、保管、利用條件與成果地質(zhì)資料有很大的不同，筆者認(rèn)為現(xiàn)階段分公司石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理急需做好以下工作：
1.石油工程建設(shè)項(xiàng)目管理者，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識必須提前建立。從石油工程建設(shè)項(xiàng)目開始的設(shè)計(jì)階段起，項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人就要積極部署建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，這是做好石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
2.檔案管理部門的檔案管理人員要提前介入項(xiàng)目管理中。加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的源頭環(huán)節(jié)控制，強(qiáng)化檔案服務(wù)生產(chǎn)、服務(wù)科研的意識。檔案管理部門的檔案管理人員要以主人翁的姿態(tài)，履行好自己的管理職責(zé)，參與項(xiàng)目的質(zhì)量控制過程，及時(shí)配合協(xié)助相關(guān)部門解決工程中出現(xiàn)的問題。
3.要統(tǒng)一項(xiàng)目資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，積極與相關(guān)部門協(xié)商，嚴(yán)格執(zhí)行國家項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。
4.在項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購、施工及運(yùn)行中，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)項(xiàng)目驗(yàn)收規(guī)范和質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，熟悉項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，在工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施前，資料管理部門開展的歸檔培訓(xùn)也很有必要，提前強(qiáng)化工程建設(shè)項(xiàng)目參與人員對石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的認(rèn)識，明確按時(shí)按質(zhì)歸檔是項(xiàng)目工作人員必須履行的義務(wù)和法定的職責(zé)，同時(shí)也為施工單位交付技術(shù)文件提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。其次，邀請檔案管理專家對項(xiàng)目歸檔、工程質(zhì)量以及重要環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，從項(xiàng)目實(shí)施起就牢固地樹立“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的觀念，以強(qiáng)化項(xiàng)目參與者的文件管理意識和質(zhì)量意識，在思想上為后期項(xiàng)目歸檔做好思想準(zhǔn)備。石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案形成、收集保管的質(zhì)量，往往取決工程建設(shè)過程中石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案文件的形成、積累的質(zhì)量。石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案及時(shí)性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性都要求從工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)文件起，把涉及工程建設(shè)用地文件、征地文件、拆遷文件、勘察測繪設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、建設(shè)施工監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人文件、監(jiān)理文件、施工文件、土建建筑與結(jié)構(gòu)工程文件、地基處理記錄文件、工程圖紙變更記錄文件、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)記錄、隱蔽工程檢查記錄文件、施工記錄文件、工程質(zhì)量事故處理記錄文件、工程質(zhì)量檢查記錄文件、電氣-給排水-消防-采暖-通風(fēng)-空調(diào)-燃?xì)?建筑智能化-電梯工程文件、設(shè)備-產(chǎn)品質(zhì)量檢查-安裝記錄文件、隱蔽工程檢查記錄、施工實(shí)驗(yàn)記錄文件、工程質(zhì)量事故處理記錄文件、室外安裝文件、室外建筑環(huán)境文件、竣工圖、室外專業(yè)圖建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、裝修工程竣工圖、電氣工程（智能化工程）竣工圖、給排水工程（消防工程）竣工圖、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖、燃?xì)夤こ炭⒐D、竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目聲像檔案等尤其是有完整并經(jīng)過權(quán)威部門簽署的工程竣工相關(guān)資料，收集齊全，作為石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的依據(jù)。
5.勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽署確認(rèn)的工程質(zhì)量合格文件，是在漫長的項(xiàng)目實(shí)施不同階段檔案管理工作重點(diǎn)收集的材料，也必須要管理好它們；項(xiàng)目使用的主要建筑材料、設(shè)備進(jìn)場的資質(zhì)證明及試驗(yàn)報(bào)告都是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要依據(jù)，在日后的工程項(xiàng)目建設(shè)檔案利用中至關(guān)重要。
6.施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書和設(shè)備經(jīng)銷商簽署的設(shè)備保修文件，也是在工程建設(shè)項(xiàng)目竣工時(shí)，檔案部門按規(guī)定接收并保管的重要文件。以便在項(xiàng)目工程設(shè)施使用和維護(hù)過程中，及時(shí)與施工單位與設(shè)備廠家取得聯(lián)系并及時(shí)得到對應(yīng)的幫助。當(dāng)項(xiàng)目運(yùn)營中產(chǎn)生的諸多索賠、糾紛時(shí)，都會反復(fù)用到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中的這部分重要檔案，所以我們必須高度重視。
三、總結(jié)
1.基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理體系的構(gòu)建。
基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實(shí)施全過程的動(dòng)態(tài)管理，也對其質(zhì)量控制提出了一定的標(biāo)準(zhǔn)，簡單的說就是以項(xiàng)目施工計(jì)劃及其進(jìn)度紐帶，按照檔案規(guī)范及時(shí)收集每個(gè)環(huán)節(jié)的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實(shí)現(xiàn)檔案真實(shí)、完整、高效。具體可從下述幾點(diǎn)著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項(xiàng)目的施工計(jì)劃明確文件的收集時(shí)間，強(qiáng)化薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案收集，同時(shí)應(yīng)就工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、征地安置、施工過程、竣工驗(yàn)收等各階段的文件進(jìn)行分類收集；二是強(qiáng)化控制工程檔案質(zhì)量，這就要求應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學(xué)分析、主動(dòng)挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.基于工程檔案管理的項(xiàng)目管理體系的構(gòu)建。
因項(xiàng)目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應(yīng)基于檔案管理促進(jìn)兩者的共同發(fā)展。具體應(yīng)以記錄的工程財(cái)務(wù)信息為參考，掌握并分析費(fèi)用收支，結(jié)合工程的實(shí)際進(jìn)度，有效控制工程造價(jià)；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規(guī)定的日期內(nèi)完成項(xiàng)目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質(zhì)量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質(zhì)保量完成工程建設(shè)。
二、系統(tǒng)運(yùn)行保障
1.制定統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案標(biāo)準(zhǔn)。
通常工程項(xiàng)目規(guī)模浩大，涉及面廣，其檔案必然數(shù)量眾多，種類繁雜，因此制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案完整、真實(shí)、有效的基礎(chǔ)保障，具體應(yīng)注意下述幾個(gè)方面：工程施工組織設(shè)計(jì)文件中應(yīng)具備編織者、技術(shù)主管、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等參建各方的簽名、審批，其內(nèi)容應(yīng)明晰、具體；圖紙會審文件中應(yīng)涵蓋工程名稱、地點(diǎn)、參建人員、會審內(nèi)容、時(shí)間等信息及相關(guān)部門的簽字蓋章；材料合格證、質(zhì)檢報(bào)告等文件應(yīng)合法、齊全；合同、協(xié)議等內(nèi)容應(yīng)公平，嚴(yán)謹(jǐn)，全面，不存在漏洞；技術(shù)交底文件應(yīng)符合質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范，如管道安裝應(yīng)詳細(xì)記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗(yàn)收描述要詳細(xì)；分項(xiàng)、分部等資料劃分應(yīng)明確且正確，內(nèi)容真實(shí)不存在重項(xiàng)、漏項(xiàng)，施工日記應(yīng)真實(shí)、全面等；此外針對檔案信息管理系統(tǒng)中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應(yīng)予以分類管理，其規(guī)范應(yīng)以相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫要求為重要依據(jù)。
2.構(gòu)建完善的工程檔案管理系統(tǒng)。
合理的工程檔案管理信息系統(tǒng)對于提高其管理績效具有重要的推動(dòng)作用，在此筆者認(rèn)為應(yīng)以核心服務(wù)器為中心，為建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及其他單位的溝通與合作提供一個(gè)公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應(yīng)以統(tǒng)一文件格式、設(shè)置工作流程、定義訪問權(quán)限、完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)、規(guī)范數(shù)據(jù)接口等為前提，建立數(shù)據(jù)、項(xiàng)目、服務(wù)集成的管理系統(tǒng)，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應(yīng)用工程檔案信息，如可以切實(shí)掌握待復(fù)核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息、施工材料等賬目，查詢設(shè)計(jì)變更等重大事項(xiàng)，以此為控制工程造價(jià)、質(zhì)量、進(jìn)度提供服務(wù)平臺，尤其利于順利完成工程驗(yàn)收，以及合理解決經(jīng)濟(jì)糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報(bào)總結(jié)等豐富的信息反饋渠道，挖掘價(jià)值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權(quán)責(zé)。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項(xiàng)易事，僅靠單方力量顯然難以實(shí)現(xiàn)，因此必須強(qiáng)化工程參建各方的聯(lián)系，明晰其權(quán)責(zé)，以此促進(jìn)工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責(zé)任歸屬奠定基礎(chǔ)。如建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目申請，獲取土地、建設(shè)、規(guī)劃審批書、許可證等資質(zhì)，可行性報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、招投標(biāo)文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應(yīng)負(fù)責(zé)提交準(zhǔn)確、可靠的工程勘察報(bào)告；設(shè)計(jì)單位應(yīng)提交合理的施工圖以及技術(shù)方案；監(jiān)理單位主要負(fù)責(zé)對施工現(xiàn)場的管理監(jiān)督，并提交現(xiàn)場簽證、施工進(jìn)度等相關(guān)文件；施工單位則主要負(fù)責(zé)工程質(zhì)量，即提交材料、配件、機(jī)械、隱蔽工程等質(zhì)檢報(bào)告。為進(jìn)一步規(guī)范工程檔案管理活動(dòng)，還應(yīng)基于單位實(shí)況選擇項(xiàng)目式、強(qiáng)/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項(xiàng)目組織文化。
為切實(shí)推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化、高效化，工程參建各方都應(yīng)提高對工程檔案管理的認(rèn)知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應(yīng)身先士卒，認(rèn)真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應(yīng)立足于工程項(xiàng)目和工作需求，明確工程檔案管理目標(biāo)，并在管理制度和檔案規(guī)范的約束下，加強(qiáng)部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進(jìn)一步完善檔案數(shù)量、種類、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等；檔案管理者應(yīng)切實(shí)強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，掌握科學(xué)、實(shí)用、先進(jìn)的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案操作，保證其完整、真實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結(jié)，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時(shí)效性。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；施工；檔案資料；管理；措施
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
在世界以進(jìn)入信息時(shí)代的今天，作為重要的信息資源，檔案以成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。建筑施工企業(yè)的檔案管理人員必須了解項(xiàng)目工程建設(shè)施工的具體操作程序和工作流程，掌握每一施工階段可能形成的檔案資料。
一、工程項(xiàng)目施工檔案資料管理的意義
1、資料的收集整理工作為追究責(zé)任提供了保證
施工企業(yè)項(xiàng)目管理如果沒有相應(yīng)文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數(shù)據(jù)，發(fā)生問題時(shí)不能為查明原因、解決問題，及時(shí)、準(zhǔn)確、有條理地提供分析資料和證據(jù)，從而導(dǎo)致各部門這問互相推諉、扯皮，爭執(zhí)得不到及時(shí)解決，責(zé)任難以追究。
2、資料管理工作，是項(xiàng)目考核的基礎(chǔ)
施工企業(yè)建立以工程項(xiàng)目為核心的生產(chǎn)經(jīng)營管理體制，確定了項(xiàng)目管理目標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn)，要使責(zé)任制真正落實(shí)下去，約束人們的行為必須有嚴(yán)格的考核制度、完善的監(jiān)督手段、公平的獎(jiǎng)罰措施。技術(shù)資料就是制訂這些制度的最根本依據(jù)，是進(jìn)行考核評比、給項(xiàng)目打分的第一數(shù)據(jù)，最有說服力。
3、資料管理是目標(biāo)控制的基礎(chǔ)
由于工程施工受外部環(huán)境以及各協(xié)作部門和單位的影響，常使工程實(shí)施過程偏離目標(biāo)要求，因此必須對工程實(shí)施過程進(jìn)行目標(biāo)控制。要進(jìn)行目標(biāo)控制，首先必須依據(jù)目標(biāo)要求確定各計(jì)劃，并按計(jì)劃進(jìn)行工程施工；其次必須全面了解工程實(shí)施的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況與目標(biāo)要求的對比，判定目標(biāo)偏離程序，制定相應(yīng)對策，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項(xiàng)工程進(jìn)度、各種材料進(jìn)場檢驗(yàn)情況、質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄、試驗(yàn)報(bào)告等，若對工程實(shí)施過程中文檔資料不及時(shí)準(zhǔn)確收集、整理、分析，則項(xiàng)目經(jīng)理、企業(yè)負(fù)責(zé)人無法全面了解工程實(shí)際情況，難以判定目標(biāo)是否偏離程序，及時(shí)采取調(diào)整措施。
二、工程項(xiàng)目施工檔案資料管理存在的問題
1、檔案信息資源分類不能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展需求
許多企業(yè)的檔案資料主要局限在企業(yè)發(fā)展的歷史記錄以及行政責(zé)任記錄方面。因此大多將企業(yè)檔案分為“文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案”四類。文書檔案主要指各類公文；科技檔案主要指竣工資料；會計(jì)檔案主要包括會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)核算資料；聲像檔案主要指各類會議影像資料、工程照片等等。這些內(nèi)容與公司改革前基本一致。而真正有益于企業(yè)改革發(fā)展的大量檔案資料被當(dāng)成一般的企業(yè)信息資料，沒有納入檔案管理，如；企業(yè)市場開發(fā)檔案、科技開發(fā)檔案、工程技術(shù)檔案、企業(yè)管理創(chuàng)新檔案、安全質(zhì)量環(huán)境保護(hù)檔案等等，企業(yè)檔案館沒有發(fā)揮企業(yè)檔案資源最終歸集地的作用。
2、企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)，檔案人員縮編，而現(xiàn)代化的管理設(shè)備與手段又跟不上
檔案管理工作在企業(yè)中常常被看成一項(xiàng)輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調(diào)動(dòng)頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應(yīng)付日常工作，無力進(jìn)行深層次的檔案管理。
3、不能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度
不能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，導(dǎo)致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價(jià)值。
二、工程項(xiàng)目施工檔案資料管理措施
1、建立健全施工資料管理部門
施工檔案控制等級分三級： 項(xiàng)目經(jīng)理向公司分管生產(chǎn)的經(jīng)理簽訂責(zé)任制； 技術(shù)員向項(xiàng)目經(jīng)理簽訂定責(zé)任制； 資料員向技術(shù)員簽訂責(zé)任制。各相關(guān)人員也須簽訂資料工作協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)制。只有建設(shè)、施工管理人員責(zé)任到位， 各部門工作人員相互積極配合， 真正認(rèn)識工程檔案在工程建設(shè)中的重要性， 就不難杜絕資料和進(jìn)度不相適應(yīng)，資料滯后于進(jìn)度的問題， 確保檔案的及時(shí)性與完整性。
2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行新規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)
新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的頒布是隨著我國基本建設(shè)的發(fā)展而發(fā)展的， 施工資料管理規(guī)程也作了較大的修改與補(bǔ)充。為了增強(qiáng)建筑工程施工資料的規(guī)范化管理， 使之真實(shí)反映工程實(shí)體質(zhì)量與技術(shù)管理水平，統(tǒng)一建筑工程施工資料的編制內(nèi)容與要求， 建立準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的工程檔案， 就需要各級施工資料的管理部門配備工程技術(shù)人員， 經(jīng)培訓(xùn)考試合格具備崗位資格證后， 才能從事施工資料的編制、收集、整理與歸檔工作。
3、重視工程資料形成過程的管理工作
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)將檔案工作融入工程建設(shè)的整個(gè)過程，對工程檔案的管理，項(xiàng)目部除開展自查外，集團(tuán)公司職能部門應(yīng)定期、不定期結(jié)合工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、安全檢查、文明工地考核、貫標(biāo)等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進(jìn)行跟蹤檢查，針對檢查出的問題，要求限期整改。除此之外．還應(yīng)注意做好歸檔文件材料的成套性、系統(tǒng)性整理工作，要求竣工文件材料以工程標(biāo)段、項(xiàng)目幢號為單位進(jìn)行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時(shí)效性，還必須制定保證金制度，要求必須在工程竣工驗(yàn)收之日起三個(gè)月內(nèi)向有關(guān)檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料。待工程檔案資料如數(shù)移交完畢后，再撥付施工單位的保證金。
4、嚴(yán)格竣工檔案的審核工作
工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，各施工項(xiàng)目部根據(jù)集團(tuán)公司工程檔案收交范圍和內(nèi)容，將工程前期準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗(yàn)收的文件進(jìn)行整理，送交集團(tuán)公司有關(guān)職能部門進(jìn)行審查。職能部門根據(jù)歸檔范圍和內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真對照審核，主要圍繞以下內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)審核：工程檔案移交是否齊全、完整，分類是否科學(xué)、系統(tǒng)；工程檔案的內(nèi)容是否真實(shí)，能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況； 工程檔案的立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)是否完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分，應(yīng)立即要求補(bǔ)缺補(bǔ)漏。
5、切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
企業(yè)檔案資料的信息化建設(shè)是改進(jìn)目前檔案管理中一切問題和缺陷的關(guān)鍵，沒有信息化建設(shè)，檔案資料的有效歸集、集中統(tǒng)一管理、檔案資源的共享等等就無法實(shí)現(xiàn)。全面提升建筑類施工企業(yè)檔案管理信息化水平，首先應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃和建立集團(tuán)公司與子分公司協(xié)作一致的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，暢通檔案資料歸集和使用渠道。其次要改進(jìn)檔案信息資料服務(wù)方式，拓展服務(wù)范圍，提高檔案資料開發(fā)利用水平和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力。
建立施工企業(yè)最有效的檔案資料信息服務(wù)平臺就是分布式歸集，統(tǒng)一服務(wù)門戶的構(gòu)架，由機(jī)關(guān)各部門、各區(qū)域事業(yè)部、各子分公司、各項(xiàng)目指揮部負(fù)責(zé)收集、整理、編輯、和更新，通過服務(wù)集群的方式集成到集團(tuán)檔案資料信息共享服務(wù)平臺，形成統(tǒng)一的檔案資料服務(wù)出口，連接到企業(yè)的門戶網(wǎng)站，提供統(tǒng)一的檔案資料信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，包括檔案資料目錄查詢服務(wù)、公開檔案信息瀏覽、部分檔案資料的下載服務(wù)、申請下載服務(wù)等，滿足企業(yè)內(nèi)部人員在各個(gè)不同區(qū)域接收數(shù)字化檔案資料服務(wù)的需求。
總之，要做好施工單位的項(xiàng)目檔案資料管理工作．領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，明確職責(zé)是前提，建立健全規(guī)章制度是基礎(chǔ)，落實(shí)項(xiàng)目檔案管理考核機(jī)制是手段。強(qiáng)化過程控制是保證，這樣才能確保項(xiàng)目檔案管理有序地向前推進(jìn)，才能確保項(xiàng)目竣工檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能為各項(xiàng)工作提供更加有效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：