時(shí)間：2023-06-29 16:23:47
導(dǎo)語：在干部人事檔案規(guī)范化的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞干部人事檔案部門協(xié)作規(guī)范性
干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，是對(duì)個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映。它是各級(jí)組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個(gè)重要依據(jù)，也是維護(hù)干部個(gè)人某些合法權(quán)益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內(nèi)部材料填寫規(guī)范、材料真實(shí)和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當(dāng)前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權(quán)威性。當(dāng)下促進(jìn)干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎(chǔ)性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對(duì)考察了解干部有參考價(jià)值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識(shí)形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時(shí)歸檔是各相關(guān)部門義不容辭的責(zé)任。從干部人事檔案的豐富內(nèi)容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個(gè)部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內(nèi)容，一部分是在學(xué)校形成學(xué)生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級(jí)部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門?！盵1]因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)作。
1組織人事部門
組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個(gè)方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、親屬關(guān)系等基本信息。因?yàn)椤陡刹柯臍v表》最后要經(jīng)過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產(chǎn)公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關(guān)系證明才能辦理，這從側(cè)面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對(duì)于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細(xì)致到位，很多重要信息如出生時(shí)間、工作時(shí)間等與其他材料記載不一致的情況時(shí)有發(fā)生。因此，各級(jí)組織人事部門要切實(shí)發(fā)揮審核的職責(zé)，確?！陡刹柯臍v表》內(nèi)容的真實(shí)性。此外，自1999年全國統(tǒng)一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統(tǒng)一填寫過，經(jīng)過十多年的時(shí)間，很多干部的黨團(tuán)關(guān)系、工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長時(shí)間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應(yīng)形成一種機(jī)制，每隔幾年就及時(shí)組織和敦促本單位人員嚴(yán)格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時(shí)更新。其次，工資變動(dòng)表格是人事部門必須嚴(yán)謹(jǐn)制作完成的重要材料，它涉及每個(gè)人的切身利益。大學(xué)生的畢業(yè)生轉(zhuǎn)正考核定級(jí)表是證明大學(xué)生參加工作時(shí)間和干部身份的有力證據(jù)，而在當(dāng)今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒有這張表格，對(duì)于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動(dòng)表也可以從側(cè)面體現(xiàn)在不同單位的工作時(shí)間、級(jí)別及待遇等變化，是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要保障。各級(jí)人事部門要切實(shí)做好工資表制作工作，記錄好工資變動(dòng)情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時(shí)歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉(zhuǎn)干審批表、任免表等都是個(gè)人經(jīng)歷的重要記錄，是確定工作時(shí)間、工作內(nèi)容及干部身份等事項(xiàng)的關(guān)鍵證據(jù)，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個(gè)人的檔案，那么個(gè)人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費(fèi)周折。比如，當(dāng)年有過“上山下鄉(xiāng)”的知青經(jīng)歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來國家政策規(guī)定知青經(jīng)歷算工齡，他們要想證明這段經(jīng)歷，就必須到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行證明，如果當(dāng)?shù)氐膽艏畽n案等相關(guān)檔案沒有保存好，而且一些當(dāng)事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經(jīng)歷。組織人事部門的檔案工作關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，組織人事部門必須切實(shí)提高檔案意識(shí)，重視檔案工作，把相關(guān)文件材料做規(guī)范，保存好并及時(shí)將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時(shí)，組織人事部門也要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認(rèn)識(shí)到自身檔案的重要性，如實(shí)規(guī)范填寫相關(guān)表格材料，并及時(shí)將個(gè)人取得的相關(guān)資格證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等復(fù)印件交組織存檔管理。
2高校學(xué)生工作管理部門
學(xué)籍檔案是干部人事檔案至關(guān)重要的一部分，報(bào)考登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學(xué)歷學(xué)位真實(shí)性的必要條件，報(bào)考登記表記錄了報(bào)考錄取信息，成績表記錄了學(xué)業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學(xué)位授予表記錄了學(xué)位獲得情況，任何一份材料的缺失都會(huì)影響當(dāng)事人學(xué)歷學(xué)位的完整性，高校學(xué)生工作管理部門務(wù)必規(guī)范設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案的歸檔工作。從當(dāng)前的干部人事檔案工作實(shí)踐來講，干部人事檔案中學(xué)位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識(shí)到學(xué)位授予表的重要性，尤其是在本科生的學(xué)位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學(xué)位授予表歸入個(gè)人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒有學(xué)位授予表，就代表當(dāng)事人只取得了畢業(yè)證書而沒有取得學(xué)位證書，這就對(duì)那些本來共同取得畢業(yè)證和學(xué)位證的人的學(xué)歷學(xué)位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個(gè)人時(shí)無法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學(xué)生工作管理部門所保管的學(xué)生檔案是干部人事檔案的前身，高校學(xué)生工作相關(guān)部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經(jīng)驗(yàn)，合理規(guī)范地設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，使之在放入檔案時(shí)能夠完整全面地記錄學(xué)生的學(xué)籍信息；另一方面必須在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將其所有的相關(guān)歸檔材料歸入個(gè)人檔案，并按照轉(zhuǎn)遞地址及時(shí)進(jìn)行郵寄。高校學(xué)生工作管理部門規(guī)范地做好學(xué)生檔案的工作，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。
3干部人事檔案管理部門
干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調(diào)其他各個(gè)部門的關(guān)鍵部門，對(duì)外要主動(dòng)加強(qiáng)與各檔案材料相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)各單位兼職檔案管理員的培訓(xùn)，做好溝通和培訓(xùn)工作；對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和管理，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.1接收新檔案時(shí)把好檢查關(guān)
干部人事檔案管理部門在接收新檔案時(shí)，應(yīng)該認(rèn)真核查檔案目錄與檔案材料的對(duì)應(yīng)情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時(shí)向檔案原來的管理部門聯(lián)系查找，避免因時(shí)間過長而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補(bǔ)材料，新接收的檔案目錄與內(nèi)容雖然對(duì)應(yīng)，但仍有缺失的材料，不能因?yàn)椴皇潜静块T造成的材料缺失就放任不管，而是要增強(qiáng)敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時(shí)發(fā)函到檔案材料的出處單位進(jìn)行補(bǔ)充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。
3.2接收檔案材料時(shí)做好登記工作
干部人事檔案材料的產(chǎn)生處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，檔案隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會(huì)隨著干部身份的確立而確立，會(huì)隨著干部職務(wù)的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容，即使干部退休了，還會(huì)有工資、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事檔案材料產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動(dòng)態(tài)的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時(shí)交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時(shí)間，這樣可以做到有據(jù)可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責(zé)任人，追究其相關(guān)責(zé)任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時(shí)也可以從側(cè)面增強(qiáng)檔案管理人的責(zé)任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。
3.3材料放入檔案時(shí)做到及時(shí)仔細(xì)
檔案材料在收到之后，如果不及時(shí)分別放入個(gè)人檔案，會(huì)造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應(yīng)該在收到散材料后定期及時(shí)地將材料歸入個(gè)人檔案。在放檔案材料時(shí)要認(rèn)真核查檔案材料的份數(shù)以及當(dāng)事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯(cuò)放問題的發(fā)生。
3.4整理檔案做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
整理干部人事檔案時(shí)，要認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，要認(rèn)真鑒定材料的真?zhèn)?，在碰到?fù)制件時(shí)尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對(duì)于不符合歸檔要求的文件材料要進(jìn)行補(bǔ)辦或重辦，對(duì)于多余的材料要抽出。其次，要嚴(yán)格按照干部人事檔案的十大類進(jìn)行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號(hào)，字跡大小適中工整。再者，在對(duì)檔案材料進(jìn)行打孔時(shí)，要細(xì)致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內(nèi)容上的現(xiàn)象?？傊砀刹咳耸聶n案要嚴(yán)格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認(rèn)真鑒定、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條例、精煉、實(shí)用的要求。”我國人力資源豐富，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人員流動(dòng)情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉(zhuǎn)遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個(gè)單位時(shí)不規(guī)范，干部工作幾經(jīng)變動(dòng)之后，也會(huì)為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動(dòng)加速，對(duì)干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國各級(jí)單位都要切實(shí)做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級(jí)相關(guān)部門，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實(shí)處。
參考文獻(xiàn)
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].合肥:安徽大學(xué),2013(8).
一、高校干部人事檔案工作現(xiàn)狀
1、 管檔體制逐步理順、檔案管理工作日益規(guī)范
隨著全國干部人事檔案“集中升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)” 的啟動(dòng)，各高校組織人事部門嚴(yán)格按照有關(guān)要求，專門下發(fā)文件進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)干部管理權(quán)限和便于干部人事檔案建設(shè)的原則，對(duì)管檔體制進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，進(jìn)一步理順管理體制，規(guī)范了干部檔案管理工作。
2、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度加大、檔案硬件建設(shè)明顯改善
硬件設(shè)施建設(shè)是檔案保管保護(hù)的基礎(chǔ)條件，在干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作的帶動(dòng)和促進(jìn)下，各級(jí)管檔單位紛紛將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算，積極爭(zhēng)取和自籌資金，配置必要的保管保護(hù)設(shè)備，極大地改善了干部檔案的保管保護(hù)和工作條件。
3、 管檔人員培訓(xùn)加強(qiáng)，人員素質(zhì)明顯提高
為確保高質(zhì)量完成干部人事檔案目標(biāo)管理升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，各級(jí)管檔部門在原有基礎(chǔ)上，加大了培訓(xùn)力度，豐富了培訓(xùn)方式，進(jìn)一步提高了各級(jí)組織人事部門干部人事檔案工作業(yè)務(wù)骨干的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量做好干部人事檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)工作提供了人才保障。
4、 檔案內(nèi)容建設(shè)不斷完善、干部檔案質(zhì)量明顯提高
為順利推進(jìn)干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作，各級(jí)管檔單位緊緊圍繞內(nèi)容建設(shè)這一核心，逐步將檔案工作重心從偏重檔案整理向充實(shí)完善檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)移，通過采取上門收集、定時(shí)收集、集中收集、跟蹤收集等多種方式，把真實(shí)反映干部德、能、勤、績等方面情況的材料收集齊全。同時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)要求，對(duì)干部的“三齡一歷”進(jìn)行了審核認(rèn)定，有效維護(hù)了干部檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和完整性，進(jìn)一步提高了干部人事檔案的利用價(jià)值。
二、高校干部人事檔案管理工作存在的主要問題
1、 對(duì)于干部人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
由于干部人事檔案工作短時(shí)間內(nèi)難以出成績，工作的重要性不容易顯現(xiàn)，人們往往認(rèn)為干部人事檔案部門僅僅是存放檔案實(shí)體、有足夠的庫房和具備基本操作能力的檔案保管人員的保管機(jī)構(gòu)，干部人事檔案管理工作只是對(duì)一些資料的簡(jiǎn)單整理、歸檔和保存。因此，很多高校很少過問干部人事檔案管理工作，甚至在年初工作計(jì)劃和年終工作總結(jié)中都很少提及，對(duì)干部人事檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入等問題不研究、不考慮、不解決，使得干部人事檔案工作進(jìn)展緩慢、困難重重。由于不夠重視，致使高校干部人事檔案管理工作長期處于被忽視的地位，不僅相關(guān)的規(guī)章制度建立很難落實(shí)，軟硬件配套設(shè)施和人員結(jié)構(gòu)也很不完善。
2、 人事檔案管理制度不健全
高校干部人事檔案管理工作制度不健全、不完善是當(dāng)前高校普遍存在的問題。由于缺乏檔案收集、及時(shí)整理、安全保管、提供利用等方面嚴(yán)格的規(guī)章制度，很多高校存在檔案材料的收集渠道不暢、本該及時(shí)歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔、造成檔案材料收集不完整、部分檔案材料填寫隨意等諸多問題。即便很多高校建立了相關(guān)管理制度，但由于在實(shí)際工作中落實(shí)不到位，在查借閱和傳遞干部人事檔案的過程中，也存在著不出具介紹信函、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等現(xiàn)象。
3、缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才
干部人事檔案工作的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性都比較強(qiáng)，要求管理人員要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等各方面的專業(yè)知識(shí)。目前，大多數(shù)從事干部人事檔案管理工作的都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)干部人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、對(duì)干部人事檔案管理工作的具體要求和專業(yè)技能也不夠熟練。而且很大一部分的干部人事檔案管理人員都身兼數(shù)職，對(duì)干部人事檔案工作精力投入不足，一定程度上影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。
4、人事檔案管理信息化程度不高
目前，很多高校的干部人事檔案載體仍以紙質(zhì)材料為主，管理方式主要還是以傳統(tǒng)手工操作為主，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中運(yùn)用還非常不充分。由于不夠重視，管理人員配備數(shù)量不足并且往往身兼數(shù)職，使得檔案管理人員整天忙于材料的收集、整理、裝訂、入卷等大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的手工操作。而對(duì)于卷內(nèi)信息的編研和利用非常薄弱。資料檢索等工作基本上還是采用手工操作，加之干部人事檔案的保密程度要求較高，要實(shí)現(xiàn)安全的無紙化閱檔還很有難度，這種傳統(tǒng)的干部人事管理不僅效率不高，也不利于檔案的深層次管理和有效利用。
三、進(jìn)一步提高高校干部人事檔案管理工作的對(duì)策
1、增強(qiáng)對(duì)高校干部人事檔案管理工作重要性的意識(shí)
干部人事檔案管理部門要積極主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作的了解和認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取其對(duì)干部人事檔案工作的重視和進(jìn)一步的支持。同時(shí)，要注意人事檔案工作不是由檔案管理部門單獨(dú)就能做好的，因?yàn)闅w檔材料本身來源于很多部門和個(gè)人，必須得到相關(guān)業(yè)務(wù)部門和個(gè)人的支持與配合，才能把干部人事檔案管理工作做好。因此，要注意不定期的對(duì)干部人事檔案的主要利用部門和相關(guān)提供者進(jìn)行積極有效的溝通與宣傳，及早發(fā)現(xiàn)并及時(shí)完善本校干部人事檔案管理制度中的不足，從源頭上杜絕歸檔材料不規(guī)范、無法裝訂或損壞入檔材料等問題的發(fā)生。
2、不斷完善人事檔案管理機(jī)制
隨著干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作的深入推進(jìn)，部分舊的規(guī)章制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作發(fā)展的要求，需要及時(shí)修訂與完善。如收集與移交制度，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校和個(gè)人的發(fā)展變化及時(shí)調(diào)整和明確收集與移交的范圍、收集與移交的時(shí)間以及相應(yīng)的移交手續(xù)，以便各部門在日常工作中形成的屬于人事檔案歸檔范圍的檔案材料都能夠及時(shí)地收集并移交給干部人事檔案管理部門。
3、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高管理人員整體素質(zhì)
作為利用制度的直接貫徹執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，他們對(duì)檔案信息的保護(hù)負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此必須要有正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，要有樂于奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神，要有高度的保密意識(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)以及良好的職業(yè)道德，特別注意“無形”存儲(chǔ)在頭腦中的秘密泄露。除加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)外，各高校檔案管理部門也應(yīng)通過支持、鼓勵(lì)檔案管理人員參加職稱評(píng)聘、集中培訓(xùn)等多種形式，為干部檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，使干部人事檔案工作基礎(chǔ)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理工作日益規(guī)范。
4、不斷完善高校干部人事檔案材料管理工作
隨著高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部門在進(jìn)行干部任免、考察、年度考核、學(xué)歷認(rèn)定、聘任、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升等過程中，不斷增添需要入檔的材料，給干部人事檔案材料的收集帶來很多挑戰(zhàn)。干部人事檔案管理人員必須及時(shí)將收集到的與干部人事檔案有關(guān)的各種材料，仔細(xì)鑒別、認(rèn)真整理，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門，要做到歸檔有憑有據(jù)、有條有理，確保材料的轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出手續(xù)完備，確保材料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。
5、加強(qiáng)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案管理信息化，是高校干部人事檔案服務(wù)于干部人事工作以及人事制度改革的需要，是學(xué)?？傮w發(fā)展對(duì)干部人事檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。雖然干部人事檔案管理信息化的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化和電子化，但從目前干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，由于現(xiàn)有技術(shù)水平有限、缺乏完善穩(wěn)定的干部人事檔案管理軟件支撐，還不能在保證信息安全、保密的情況下將干部人事檔案的保密信息通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，但可以嘗試采用信息化管理與傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合的方法，以便在能提高檔案的利用率的同時(shí)保證信息的安全。
關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽兓驁A滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)（下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍
為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。
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關(guān)鍵詞：人事檔案 工作
目前，干部人事檔案主要包含如下十類內(nèi)容：第一，履歷材料。第二，自傳材料。第三，鑒定、考核、考察材料。第四，學(xué)歷、培訓(xùn)的結(jié)業(yè)成績、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、專業(yè)技術(shù)考績檔案等材料。第五，政治歷史審查情況的材料。第六，參加黨團(tuán)的材料。第七，獎(jiǎng)勵(lì)材料。第八，處分材料。第九，任免職務(wù)、工資待遇、招聘錄用等內(nèi)容的材料。第十，其它可供組織參考的材料。
一、干部人事檔案工作的要求
1.要建立健全檔案收集歸檔制度，積極主動(dòng)地收集和補(bǔ)充職工檔案材料。干部人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的起點(diǎn)，也是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。干部人事檔案的收集要采取定期和不定期的方式，及時(shí)全面地收集材料。如單位的年度考核表，黨員民主評(píng)議表，工資調(diào)整材料等都可按計(jì)劃定期收集歸檔。不定期收集就是零星收集，采取這種方法時(shí)，平時(shí)要注意留心了解各方面情況，及時(shí)掌握信息，堅(jiān)持隨時(shí)收集隨時(shí)歸檔，如進(jìn)修培訓(xùn)材料、干部提拔任免材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等材料可采取不定期收集及時(shí)歸檔。
2.準(zhǔn)確無誤地做好人事檔案歸檔鑒別工作。在人事材料歸檔時(shí)必須認(rèn)真鑒別材料的真實(shí)性，做好干部人事檔案材料的鑒別工作是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的重要保證，是人事檔案工作中一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。因此，作為檔案管理工作者必須本著對(duì)組織、對(duì)個(gè)人高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)持原則，一絲不茍地對(duì)所收集到的人事材料逐份進(jìn)行鑒別，保證檔案材料的真實(shí)性、可靠性、完整性。對(duì)于那些重復(fù)文件、不能說明問題的無關(guān)證明材料及不具有保存和利用價(jià)值的材料要剔除出去，如入黨材料里的個(gè)人思想?yún)R報(bào)、學(xué)生高考試卷、答題卡要剔除，對(duì)于那些內(nèi)容不完整的材料要及時(shí)補(bǔ)充完善才能歸檔。
3.做好人事檔案的整理工作也是人事檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。人事檔案的整理工作就是將收集起來并經(jīng)過鑒別的人事檔案材料，按照有關(guān)規(guī)定和要求，進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、登記目錄。最后，再對(duì)整理好的干部人事檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，不符合要求的要重新整理，以確保干部人事檔案完整。
二、干部人事檔案工作中存在的問題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)普遍存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的工作，只要不丟失，不泄密，能夠方便查檔就行了。
2.人事檔案人員專業(yè)化水平有待提高。目前從事人事檔案工作的人員大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)的人員，又加上檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)欠缺，再加上單位人事檔案工作人員更換頻繁，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集整理等業(yè)務(wù)不太熟悉，所以導(dǎo)致檔案收集意識(shí)淡薄。
3.檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。在干部人事檔案管理工作中雖制定了一系列相應(yīng)的制度，如干部人事檔案保管和安全保密制度、干部人事檔案查（借）閱制度等，但存在著嚴(yán)重執(zhí)行不力，沒有按照制訂的管理制度去執(zhí)行，使得一些制度形同虛設(shè)，在人事檔案管理工作中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
4.基礎(chǔ)設(shè)施有待提高。單位檔案管理設(shè)施配備仍然比較落后，有的單位沒有專用檔案室，除了配備幾組檔案柜外，其它設(shè)備寥寥無幾。
三、干部人事檔案管理工作的建議
1.要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的多方面的素質(zhì)，所以，為提高檔案管理人員素質(zhì)，要加大對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)力度。其次是加大資金投入，配全檔案室所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的速度。
根據(jù)廳人事處下發(fā)的關(guān)于開展干部人事檔案審核整理管理工作的安排部署，結(jié)合實(shí)際情況，我們突出重點(diǎn)、認(rèn)真細(xì)致、實(shí)事求是地進(jìn)行了人事檔案審核、整理、增補(bǔ)等工作，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：
一、基本情況
中心有1名兼職干部檔案管理人員，管理在職干部人事檔案 本（此次招聘人員的檔案暫未調(diào)入），離退休人員檔案 本。
二、整理情況
1、更換檔案柜，在有限的條件下做到防火、防光、防高溫。
2、認(rèn)真檢查、裝訂、核對(duì)每一份檔案，按要求更換了新式檔案盒；
3、根據(jù)上級(jí)人事部門要求，對(duì)中層以上的干部人事檔案進(jìn)行了專項(xiàng)審核整理，重點(diǎn)審核干部“三齡兩歷”及檔案材料的完善情況，并對(duì)缺少的檔案材料詳細(xì)記錄，材料不完整的要求限期補(bǔ)充收集，對(duì)信息有誤的進(jìn)行了完善、更正和認(rèn)定，目前中層干部檔案已基本整改到位；
4、職工檔案目錄已全部分類錄入干部檔案信息系統(tǒng)，其中包含基本情況、工作情況、職務(wù)職稱、受教育情況、獎(jiǎng)懲考核、社會(huì)關(guān)系和履歷等干部信息，做到了分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序；
三、下一步工作安排
1、改善檔案室管理?xiàng)l件，增設(shè)空調(diào)、除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)施，做到防水(潮)、防盜、防蟲、防鼠、防磁等要求。
近年來,全省各級(jí)組織人事部門認(rèn)真貫徹《干部檔案工作條例》,開展干部人事檔案目標(biāo)管理和集中審核工作,形成了全省干部人事檔案分級(jí)分類管理的工作格局。2009年,開展目標(biāo)管理的104家單位共抽調(diào)近2000名業(yè)務(wù)熟悉、責(zé)任心強(qiáng)、政治素質(zhì)好的干部,集中審核了8.15萬卷干部檔案。通過省委組織部組織檢查,黔西南州委組織部等95個(gè)單位實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案目標(biāo)管理,至此,全省實(shí)現(xiàn)干部人事檔案目標(biāo)管理的單位達(dá)到了508家。這是全省組織人事系統(tǒng)在深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展發(fā)展觀活動(dòng)中取得的重要成果。
“五個(gè)重點(diǎn)”開展集中審核
各管檔單位在開展干部人事檔案集中審核工作中,著力抓好檔案材料的收集、鑒別、認(rèn)定、手續(xù)完備、歸類裝訂“五個(gè)重點(diǎn)”,進(jìn)一步提升了檔案的質(zhì)量。
在檔案材料收集上,各地探索建立了檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)和聯(lián)絡(luò)員制度,廣泛、全面收集所缺材料,共催收檔案材料110萬余份。清鎮(zhèn)市采取了“發(fā)函收集、短信收集、單位收集、上門收集、限時(shí)收集”等方式,收集檔案材料1萬余份。金沙縣在檔案材料的收集上實(shí)行臺(tái)帳管理、限時(shí)移交和單位主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,對(duì)不按時(shí)收交材料的單位,由縣委組織部長對(duì)該單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行告誡談話。
對(duì)檔案材料的審核鑒別,各單位嚴(yán)把 “入口關(guān)”,著重鑒別檔案材料是否真實(shí)有效、撰寫是否規(guī)范、程序是否符合規(guī)定。全年各管檔單位共清理退還不符合歸檔要求的材料4500多份。三穗縣在檔案材料鑒別上采取單位聯(lián)絡(luò)員、檔案管理員、組織部分管副部長“三級(jí)鑒別把關(guān)”的措施,在干部人事檔案集中審核期間共鑒別退還不符合要求的材料260多份,避免了不規(guī)范、不完整、不真實(shí)的材料進(jìn)入個(gè)人檔案。
“三齡一歷”的認(rèn)定是干部人事檔案集中審核的核心和重點(diǎn),各管檔單位嚴(yán)格按照政策要求和事實(shí)依據(jù),對(duì)24000多名干部的“三齡一歷”進(jìn)行審核認(rèn)定。獨(dú)山縣對(duì)認(rèn)定的干部“三齡一歷”直接反饋給干部本人簽字認(rèn)可,如有不同意見繼續(xù)調(diào)查核實(shí)后重新認(rèn)定,確保了認(rèn)定結(jié)果的準(zhǔn)確和今后產(chǎn)生的歸檔材料信息一致。
針對(duì)長期以來干部人事檔案材料存在的手續(xù)不完備的共性問題,各管檔單位嚴(yán)格按照有關(guān)干部人事政策,對(duì)干部人事檔案中任免材料、工資材料、考察材料、考核材料等材料的信息項(xiàng)進(jìn)行充實(shí)完善。水城縣委組織部對(duì)1997年以來產(chǎn)生的干部任免審批表中“呈報(bào)機(jī)關(guān)意見”、“審批機(jī)關(guān)意見”、“行政任免機(jī)關(guān)意見”三個(gè)信息欄內(nèi)的會(huì)議時(shí)間、議定事項(xiàng)、任免文號(hào)等內(nèi)容進(jìn)行了全面的補(bǔ)充完善。
按照新的干部人事檔案分類要求,各單位在抓好干部人事檔案材料的完整和信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上,認(rèn)真對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別歸類,做到分類科學(xué)、編排有序、脈絡(luò)清晰、目錄清楚、內(nèi)容完整、裝訂規(guī)范、整潔美觀。黔南州委組織部在干部人事檔案整理上實(shí)行流水作業(yè),根據(jù)檔案人員的個(gè)人特長,將檔案人員分為分類編號(hào)組、排序標(biāo)符組、裁切裝訂組、校核把關(guān)組等四個(gè)組開展工作,有效防止了歸類錯(cuò)誤、同名異人、順序顛倒、錯(cuò)裝倒裝、脫頁漏頁、損傷文字等現(xiàn)象發(fā)生。
“三級(jí)聯(lián)動(dòng)”強(qiáng)化目標(biāo)管理
為實(shí)現(xiàn)市(州、地)委組織部、具備條件的縣(市、區(qū))委組織部在2009年達(dá)到干部人事檔案目標(biāo)管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo),全省組織人事系統(tǒng) “三級(jí)聯(lián)動(dòng)”, 探索創(chuàng)新,扎實(shí)工作,推進(jìn)了干部人事檔案的目標(biāo)管理工作深入開展。
省委組織部在干部人事檔案目標(biāo)管理工作的宏觀管理方面,制定了五年規(guī)劃和年度計(jì)劃;舉辦了全省干部人事檔案業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)班,對(duì)230多名業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行了系統(tǒng)培訓(xùn)和閉卷測(cè)試,并經(jīng)常性的深入管檔單位開展培訓(xùn)指導(dǎo);對(duì)95個(gè)單位的干部人事檔案目標(biāo)管理工作進(jìn)行了檢查,查閱干部檔案3800多冊(cè)(其中在平壩縣委組織部查閱干部檔案101冊(cè)),提出整改意見19600多條。
管檔單位的上級(jí)組織人事部門認(rèn)真履行培訓(xùn)、指導(dǎo)和把關(guān)職責(zé)。黔西南州委組織部在所管干部人事檔案通過檢查后,成立指導(dǎo)督查組,由分管部領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì),對(duì)所屬縣(市)干部人事檔案目標(biāo)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,該州在全省率先實(shí)現(xiàn)了州、縣兩級(jí)組織部門干部人事檔案目標(biāo)管理。
各管檔單位扎實(shí)開展目標(biāo)管理工作,積極爭(zhēng)取本級(jí)黨委、政府的支持,人、財(cái)、物、檔案庫房、管檔設(shè)施等方面得到充分保障。望謨縣作為國家級(jí)貧困縣,在財(cái)力比較困難的情況下,解決工作經(jīng)費(fèi)10余萬元,調(diào)劑縣老齡活動(dòng)中心作為檔案庫房,抽調(diào)精干力量集中開展工作,經(jīng)省委組織部檢查,該縣干部人事檔案以較好的質(zhì)量達(dá)到目標(biāo)管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。
“四個(gè)明顯”彰顯實(shí)踐成果
2009年12月1日,中央組織部批復(fù)我省74家單位為干部人事檔案一級(jí)目標(biāo)管理單位。喜訊極大地振奮了全省組織人事系統(tǒng)和干部人事檔案工作者隊(duì)伍?！八拇竺黠@”集中體現(xiàn)了干部人事檔案目標(biāo)管理的成效。
干部人事檔案管理體制明顯理順。長期以來,一些地方和單位在干部人事檔案管理工作中存在管檔單位過多、管檔人員素質(zhì)不高、管檔規(guī)模過大或過小、檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后等問題。今年,各地各單位把理順管理體制作為檔案目標(biāo)管理的首要任務(wù),科學(xué)劃定管理范圍,相對(duì)集中管理檔案。全省共清理不具備管檔條件的單位40多家,市(州、地)和縣(市、區(qū)、特區(qū))實(shí)行了干部檔案由組織、人事、教育等4個(gè)左右部門集中管理。
檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)明顯增強(qiáng)。按照省委組織部干部人事檔案目標(biāo)管理培訓(xùn)班的精神和要求,各地各單位按照管理權(quán)限,對(duì)所屬部門管檔人員采取集中培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、整檔受訓(xùn)、以查代訓(xùn)等多種形式,對(duì)2000多名專(兼)職管檔人員進(jìn)行了系統(tǒng)的干部人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),培養(yǎng)了一支業(yè)務(wù)精通、素質(zhì)優(yōu)良的干部人事檔案工作者隊(duì)伍,為干部人事檔案目標(biāo)管理工作提供了人才支撐。
干部人事檔案管理不到位。一方面，新從事干部人事檔案專兼職人員越來越多，檔案管理水平參差不齊，亟待提高；另一方面，干部管理工作中主動(dòng)查閱人事檔案的意識(shí)淡漠，干部信息報(bào)送與查閱檔案環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫離干部人事檔案記載的客觀事實(shí)，責(zé)任意識(shí)較低，往往依賴于檔案管理員或干部本人單方提供所需信息，尤其是后備干部的基本信息失真情況較多存在，干部管理工作亟需加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確性核查的力度。
對(duì)于這些問題，原因是多方面的。
制度落實(shí)不到位，管理不嚴(yán)格。干部管理基本信息核查制度在實(shí)際操作中執(zhí)行性較差，填報(bào)干部信息時(shí)，一些填報(bào)人員不按要求查閱人事檔案、不登記信息填報(bào)審核手續(xù)等。
思想認(rèn)識(shí)不到位。在干部管理工作中，對(duì)待干部人事檔案管理不同程度地存在著“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，思想認(rèn)識(shí)不夠到位。一方面領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，對(duì)干部檔案管理工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入不重視、不研究、不解決，當(dāng)作可有可無的工作。另一方面人員配備不到位。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，配備專職人員的很少。這些兼職人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事比較多，無法集中精力做好檔案管理工作，檔案材料收集不齊全、不按時(shí)歸檔，甚至將干部交給的歸檔材料弄丟了等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
檔案管理人員和干部本人責(zé)任感不強(qiáng)。責(zé)任心是做好干部檔案管理工作的本質(zhì)要求，也是對(duì)填報(bào)信息的干部本人的基本要求。有些檔案管理人員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，工作中怕麻煩，圖簡(jiǎn)省，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，個(gè)別人思想素質(zhì)較差，利用干部轉(zhuǎn)業(yè)、調(diào)動(dòng)等機(jī)會(huì)，為干部提供涂改檔案的機(jī)會(huì)。有的干部在填寫年齡時(shí)態(tài)度輕率，隨意性較大。有的為了參軍、招工、招干、農(nóng)轉(zhuǎn)非等，根據(jù)當(dāng)時(shí)的需要，更改出生年月；有的到了中老年，為了推遲離退休時(shí)間，在填表時(shí)有意降低年齡，故而出現(xiàn)出生年月前后矛盾，檔案年齡與實(shí)際年齡不相符合的情況。還有的出生年月的填寫不規(guī)范，時(shí)而按公歷填寫，時(shí)而按農(nóng)歷填寫，人為地造成出生年月不真實(shí)的情況。
堅(jiān)決杜絕和查糾涂改現(xiàn)象，強(qiáng)化干部檔案年齡管理，維護(hù)干部檔案管理工作嚴(yán)肅性。干部組織部門要進(jìn)一步加強(qiáng)自身管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)把“入口關(guān)”。嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)組織部門關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，把好最初建立干部檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)調(diào)入黨群機(jī)關(guān)和新提拔的領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，進(jìn)行嚴(yán)格的審查核對(duì)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)信息填報(bào)人員、檔案管理人員和干部本人的監(jiān)督管理，堅(jiān)決禁止涂改檔案的現(xiàn)象發(fā)生。深入貫徹《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。發(fā)現(xiàn)干部檔案管理中有涂改造假等情節(jié)嚴(yán)重的，有關(guān)責(zé)任人按《檔案法》和干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)處分。
加強(qiáng)干部檔案的動(dòng)態(tài)管理。從學(xué)校轉(zhuǎn)遞到企業(yè)的干部檔案，是干部檔案內(nèi)容不斷增長的起點(diǎn)和開端，從單純地記錄學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、品德等方面的情況，到記錄學(xué)歷、職級(jí)、專技、工作崗位、收入、獎(jiǎng)懲、政治面貌等方面的不斷變化，干部檔案將隨著企業(yè)活動(dòng)和人生經(jīng)歷的增多而逐漸加厚，干部檔案內(nèi)容也隨著本人的閱歷增加而不斷豐富。要及時(shí)記錄這每一點(diǎn)變化，定期更新干部履歷表，及時(shí)搜集整理任免審批表、獎(jiǎng)懲登記表、績效考核表、崗位變動(dòng)審批表、重大發(fā)明創(chuàng)造、重要管理成果等情況，凡是影響干部本人全貌并有保持價(jià)值的正式文件均應(yīng)該收集整理進(jìn)入干部檔案。
1.對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。事業(yè)單位檔案工作的重視程度很不平衡。人事檔案工作不像其他工作那樣容易引人注意，更不容易取得明顯成績。個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視不夠，很多干部職工對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。由于人為重視不夠?qū)е氯藗儗?duì)人事檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)管力度不夠。因此，人事檔案收集缺乏力度、材料質(zhì)量差的問題普遍存在。未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理、歸檔實(shí)現(xiàn)給予充分保障。缺少有效的監(jiān)查、監(jiān)督機(jī)制，許多單位的人事檔案處于原始凌亂、無人問津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。
2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。人是管理中最積極最活躍的因素，人才是發(fā)展人事檔案工作的關(guān)鍵。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)很強(qiáng)的工作。檔案管理人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任檔案管理工作。正常來說，人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但很多事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案，屬于非專業(yè)人員管理。缺乏檔案管理的專業(yè)性，意識(shí)不到哪些材料應(yīng)該歸檔，應(yīng)積極主動(dòng)去收集。并且人員變動(dòng)比較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足。因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
3.檔案管理的科學(xué)化、信息化程度落后。在信息化時(shí)代和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案管理應(yīng)達(dá)到現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新。人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但大部分事業(yè)單位人事檔案還僅限于紙面管理。人事檔案管理軟件落后或沒有配備?，F(xiàn)代化水平不高，滯后于干部人事檔案制度改革的收入開展。檔案管理人員一直采取手工監(jiān)查、編輯，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料、目錄不能及時(shí)更新的情況。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，檔案管理信息化程度落后。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策
1.重視事業(yè)單位人事檔案管理，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。事業(yè)單位人事檔案工作是干部人事工作一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
2.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。建立堅(jiān)固的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的專用檔案庫房；配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房面積每千卷需20至25平方米；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備并配備相應(yīng)的檔案整理工具等。落實(shí)必需的場(chǎng)地和設(shè)備，保證正常的工作經(jīng)費(fèi)。
3.健全管理制度。制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)擋案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實(shí)踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
4.提高檔案管理人員自身素質(zhì)，加強(qiáng)信息化水平。一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，要懂得黨和國家關(guān)于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時(shí)也要具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。檔案人員要根據(jù)相關(guān)學(xué)科知識(shí)提高自己業(yè)務(wù)處理綜合能力，專（兼）職檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘學(xué)、情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，以保證檔案管理水平的提高。
5.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作。檔案對(duì)于個(gè)人或者集體來說都有著非同凡響的意義，尤其今天各種外來的勢(shì)力想要通過各種檔案內(nèi)容窺探中國的發(fā)展，因此，檔案保密工作對(duì)我們來說就顯得格外重要。認(rèn)真落實(shí)檔案安全保管、保密制度的建立及執(zhí)行，確保安全。加強(qiáng)對(duì)檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度的落實(shí)，實(shí)行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認(rèn)真執(zhí)行《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)制度，并按照各項(xiàng)規(guī)章制度的要求認(rèn)真落實(shí)整改。
一、新形勢(shì)下衛(wèi)生健康行業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理新挑戰(zhàn)
1.檔案內(nèi)容不斷豐富?，F(xiàn)階段衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員一般為本科學(xué)歷以上，臨床醫(yī)生的學(xué)歷大部分為碩士研究生學(xué)歷。衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員在從業(yè)過程中補(bǔ)充檔案材料相對(duì)較多，例如每年年度考核材料、歷年工資調(diào)整表、在職期間取得的成人教育學(xué)歷或同等學(xué)力研究生學(xué)位、中初級(jí)職稱考試合格人員登記表、高級(jí)職稱評(píng)定表、黨團(tuán)材料、勞動(dòng)合同書、解除勞動(dòng)合同證明書等。平均每卷人事檔案約100頁。伴隨著人事人員個(gè)人成長、職業(yè)生涯不斷發(fā)展及社會(huì)活動(dòng)的不斷增加，檔案內(nèi)容不斷得到豐富，紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)量不斷增加，與日俱增的檔案管理工作量對(duì)于日常檔案管理提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)。
2.檔案數(shù)量與日俱增。隨著公眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提升，醫(yī)療體制改革的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)體系不斷完善，醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)生的逐年增加補(bǔ)充，檔案數(shù)量與日俱增，相繼帶來業(yè)務(wù)量的不斷激增，檔案數(shù)量的增長為檔案庫房管理、檔案庫容量和日常檔案管理工作增加了難度。
3.檔案載體愈加多樣。隨著人事檔案管理工作日趨科學(xué)化、現(xiàn)代化，逐步完善、規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)工作，大連市衛(wèi)生健康行業(yè)人才中心開展檔案規(guī)范化整理及電子化加工，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等要求，規(guī)范檔案目錄、檔案分類、檔案材料排序、檔案裝訂工作，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，規(guī)范電子檔案圖像清晰度及數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確度工作。目前已累計(jì)制作完成電子檔案9800卷。檔案載體形式多樣化，涉及保管條件和要求對(duì)于檔案管理工作提出新的難題。4.檔案利用需求加劇。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案利用需求不斷加劇，推進(jìn)人事檔案信息化，合理充分利用檔案信息，使所保管檔案滿足計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)查詢的需求，將數(shù)據(jù)運(yùn)用到衛(wèi)生指標(biāo)計(jì)算、合理配置衛(wèi)生人力資源等諸多方面。如何滿足日益擴(kuò)大的檔案利用需求成為檔案管理不得不考慮的問題。
二、流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題及理論分析
1.流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題。（1）對(duì)檔案重要性宣傳不夠。檔案管理工作人員對(duì)檔案重要性的宣傳不夠，用人單位和存檔人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不高。如果檔案的收集和鑒定沒有規(guī)范管理，檔案的整理和保管就無法保證安全到位，檔案信息管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等管理工作缺乏最基本的實(shí)體依據(jù)。（2）檔案管理人員配備不足。檔案管理工作具有長期性和連續(xù)性，每管理1千卷干部人事檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，目前檔案管理人員明顯配備不足。在日常的工作中，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)及與其他檔案管理單位交流的機(jī)會(huì)也很少，工作中經(jīng)常有探索，有創(chuàng)造，無交流，檔案工作采用先前沿用下來的習(xí)慣進(jìn)行管理，檔案管理人員在自己的工作中摸石頭過河，缺少與其他檔案管理單位必要的溝通和交流。（3）檔案信息資源服務(wù)力度不夠。在實(shí)際工作中，檔案管理“重保管，輕利用”，只注重檔案的收集、整理、保管環(huán)節(jié)，忽視了檔案資源的開發(fā)利用。檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)力度不夠，檔案信息資源提供服務(wù)不主動(dòng)，沒能為當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行業(yè)人才發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考。
2.理論的分析。（1）從檔案學(xué)角度分析。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。檔案資源的積累具有緩慢性。人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性和專指性的特點(diǎn)。檔案價(jià)值的潛在性規(guī)律導(dǎo)致檔案工作容易被忽視，檔案工作的成效和價(jià)值不突出。（2）從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析。檔案管理工作是一項(xiàng)公益性工作，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中很難短時(shí)間內(nèi)給組織帶來豐厚的利潤，檔案作用的發(fā)揮沒能引起重視。檔案管理在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中不受重視的現(xiàn)狀得不到有效改善，不利于檔案管理工作的長效發(fā)展。
三、改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策
1.宣傳普及檔案政策、知識(shí)。通過多種渠道，組織形式多樣的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)知識(shí)宣傳，介紹檔案材料內(nèi)容、形成過程及主要功能，提高用人單位和存檔人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案材料收集意識(shí)，營造良好工作氛圍。加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)群體的指導(dǎo)，做好面向高校畢業(yè)生等重點(diǎn)群體的政策解讀，加大宣傳力度，引導(dǎo)做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。