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導(dǎo)語：在檔案管理概念的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】民政檔案；核心；發(fā)展方向
一、新形勢對民政檔案管理的影響
自改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制逐步被社會主義市場經(jīng)濟體制所取代，特別是近年來，國家大力支持開發(fā)經(jīng)濟建設(shè)，國家政策和經(jīng)濟體制的支持也側(cè)重于促進經(jīng)濟發(fā)展，因此，在新形勢下民政工作要與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展，迎合社會和國家的發(fā)展需求，突破傳統(tǒng)的管理觀念。貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會是社會發(fā)展的新形勢和新任務(wù)。新形勢下的民政檔案管理工作被賦予了更大的使命和要求。只有正確把握民政檔案管理的核心方向，有效落實民政工作建設(shè)、管理和服務(wù)社會的基本職能。利用科學(xué)化合理化的管理手段推動新時期的民政工作創(chuàng)新發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟體制共同發(fā)展的形勢下，利用新型的信息化管理技術(shù)對民政檔案實施高校管理，利用創(chuàng)新思想改善民政檔案管理隊伍的面貌，有效利用科學(xué)手段和新思想觀念解決民政檔案管理中的問題。并在實踐中尋求更適合現(xiàn)階段形勢發(fā)展的民政檔案管理方法，在發(fā)展中不斷進行創(chuàng)新，以保證我國民政事業(yè)持續(xù)發(fā)展，進一步貫徹落實黨的政策和方針，以新思想、新面貌、新態(tài)度、新方法落實完成黨和國家賦予民政檔案管理工作的使命。
二、民政檔案管理的核心要求
新形勢下的民政工作側(cè)重于發(fā)展完善經(jīng)濟體制，民政工作作為國家基礎(chǔ)工作的一部分，結(jié)合著民政工作利民為民的特點，民政工作中涉及的檔案管理工作就尤為重要。民政檔案體現(xiàn)了綜合性較強、涉及范圍較廣、類型較復(fù)雜等因素，并且都與民眾的日常生活息息相關(guān)，因而民政檔案的管理受到廣大人民群眾及社會的關(guān)注。進一步做好民政管理是推動國家經(jīng)濟發(fā)展的重要工作。民政檔案管理的檔案關(guān)系到國家政策的落實及實施。在以科學(xué)和經(jīng)濟發(fā)展為前提的新形勢下，民政檔案管理的核心要素體現(xiàn)在管理基礎(chǔ)、管理水平和管理理念上。
（一）民政檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)是民政檔案管理核心的重要部分。民政檔案可以從宏觀定義上分為專業(yè)、文書、實物、電子、聲像和科技檔案等。民政檔案管理是民政部門中的基礎(chǔ)性工作。隨著我國經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政檔案管理也呈現(xiàn)著多元化的特點，新形勢下的民政工作要求更加多樣化，檔案資料類型復(fù)雜，涉及范圍較廣。所以，民政工作更需要與時俱進，利用新型信息化技術(shù)完善管理方法，確保民政檔案的基礎(chǔ)性工作跟上時代的發(fā)展。利用科學(xué)方法收集真正具有保存意義的文檔資料，保證檔案的完整性和公正性，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，推進信息化收集和管理，進而提升民政檔案管理工作的效率。
（二）民政檔案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政檔案管理相對于其他檔案管理較為復(fù)雜多樣化，管理人員和管理資料需要進行合理分配，才能夠有效地保證工作質(zhì)量。民政檔案管理的管理水平體現(xiàn)在檔案管理制度、管理規(guī)范、工作制度和員工職責(zé)等方面。在科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟體制發(fā)展的新形勢下，培養(yǎng)具有時代意義的新型管理型人才，利用更具專業(yè)性的人才改善現(xiàn)有的管理機制，對工作權(quán)責(zé)進行合理分配，并物盡其用，達到對民政檔案以及相關(guān)人員的合理性管理。
（三）新形勢下民政檔案管理的管理理念也在改變，傳統(tǒng)的民政檔案管理通常存在很多懶散的、不作為、不規(guī)范等現(xiàn)象。新形勢下的社會經(jīng)濟體制給民政檔案管理提出了更高的要求，在傳統(tǒng)管理觀念的基礎(chǔ)上，更需要有協(xié)調(diào)合作的管理理念。民政檔案管理部門不再是一個單獨行動的主體，而是需要和其他部門相互協(xié)作，共同完成國家和政府的任務(wù)，以為人民服務(wù)為宗旨，摒棄錯誤的封建思想和管理概念，努力形成具有現(xiàn)代化意義的數(shù)字化管理概念。
三、新形勢下民政檔案管理的發(fā)展方向
我國的經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政工作也由原來的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)代化適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的管理方式。對于加強經(jīng)濟建設(shè)，以及對全面奔向小康社會目標(biāo)的確立，國家大力推行各種福利救助、民主政治建設(shè)、消防建設(shè)、社會事務(wù)管理政策等。對民政檔案管理工作來說，其發(fā)展方向不僅決定著民生的發(fā)展，更將成為一個時代的印記。所以，在新形勢下，找到推動民政檔案管理發(fā)展的要素極為重要?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字化檔案管理是新時代的產(chǎn)物，在多個領(lǐng)域應(yīng)用中發(fā)揮其重大作用。所以，在民政檔案管理中，信息技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)以及創(chuàng)新管理理念也將成為民政檔案管理的發(fā)展方向。
四、結(jié)語
綜上所述，新形勢下民政檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，多樣化的政策實施給民政檔案的基礎(chǔ)性收集和管理帶來了很大的影響。新形勢下的民政檔案管理迫切需要改善核心要求和明確發(fā)展方向。在社會經(jīng)濟體制不斷完善的今天，信息化高科技技術(shù)已經(jīng)成為各領(lǐng)域普遍應(yīng)用的管理方法。民政檔案管理更需要條理性強、專業(yè)性強、協(xié)調(diào)性強的數(shù)字化管理。所以，新形勢下民政檔案管理將順應(yīng)時代的發(fā)展，對管理模式進行創(chuàng)新，對管理方法進行完善，利用科學(xué)有效的信息化管理技術(shù)推動民政檔案管理的發(fā)展。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻】
[1]文麗鵬.淺析在市場經(jīng)濟中檔案管理的挑戰(zhàn)和出路[J].東方企業(yè)文化,2013(10).
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來說，在建筑工程設(shè)計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險情預(yù)防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項資金，避免方案管理經(jīng)費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識、相關(guān)法律知識、信息技術(shù)等。其次，增強管理人員的檔案管理責(zé)任意識，憑借檔案管理機構(gòu)職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關(guān)重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當(dāng)時經(jīng)手的人員在完工時基本已經(jīng)調(diào)動工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。
關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 信息 檔案管理 人員 價值
0引言
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來，計算機網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時代需要進一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會中，更多的信息實現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機或者計算機調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。基于這一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。
1大數(shù)據(jù)對于檔案管理的意義分析
1.1實現(xiàn)檔案管理的高效性
大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過網(wǎng)絡(luò)進行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現(xiàn)不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實現(xiàn)了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。
1.2實現(xiàn)信息的可靠性
由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進行整合，實現(xiàn)一個龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫。在這一數(shù)據(jù)庫中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過程中，檔案資料的真實性有了進一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。
1.3強化了自動分析能力
在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機對其進行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機事前設(shè)計好的，具有一定的科學(xué)性，自動分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。
2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價值的具體措施
2.1系統(tǒng)開展信息化建設(shè)
由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實現(xiàn)所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點十分關(guān)鍵，只要有一個部門信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協(xié)作，加強溝通，頂層部門需要進行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購和安裝，同時針對技術(shù)人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護和日常問題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過程中的問題，最終實現(xiàn)整個系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。
2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進程
現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計算機的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對接。在紙質(zhì)檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。
2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進行信息化建設(shè)過程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養(yǎng)提升
信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關(guān)概念，對其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時我們還需要進一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進入可以幫助我們實現(xiàn)檔案管理隊伍的優(yōu)化，進一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。
3 結(jié)語
檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎(chǔ)。
參考文獻
[1] 韓偉，盧紅梅，顧馬林，等.數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理中存在的問題及對策分析[A].
關(guān)鍵詞：實物檔案；反思；本質(zhì)
Abstract：Since the early 1990s, on the physical archives concept debate has not been decided yet. Practice, physical archives concept has been recognized to varying degrees, and the physical archives management has been carried out very impressive.In such cases, I try to reflect through the physical archives concept of nature and the impact of work on the archives, initiate, try to promote standardized terminology archives building, maintain archives of academic authority and seriousness.
Keywords：Physical archives ；Reflect；Nature
1“實物檔案”概念界定及其本質(zhì)
1.1概念溯源及界定?！皩嵨餀n案”的提法在20世紀(jì)80年代已出現(xiàn)，《檔案時空》1988年第4期就刊載了《陶瓷實物檔案的功能與特點》的文章。對“實物檔案”概念的具體探討發(fā)端于《天津檔案》1991年1期的《實物檔案初探》一文，至今已有20年。關(guān)于“實物檔案”概念，基本上有兩種表述：一種是外延的羅列，如“實物檔案是指諸如獎杯、錦旗、牌匾等不同形體的檔案”。［1］另一種是內(nèi)涵揭示，如“實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映單位歷史真實面貌的特定物品”、“以實物為載體的檔案”。［2］總的來說，迄今所見關(guān)于“實物檔案”的提法尚停留在事物的表面，未觸及其核心本質(zhì)，且在邏輯上存在相當(dāng)?shù)牟缓侠硇浴?/p>
筆者以為，實物與檔案在本質(zhì)上是不同的兩個概念。“實物”是一個籠統(tǒng)的概念，傳統(tǒng)的檔案（以實體存在，與以電子形式存在的檔案相對應(yīng)）都必定是實物，并非一切實物都可以成為檔案。即使那些確有參考和憑證價值的實物，其轉(zhuǎn)化為檔案也是有條件的。所謂“實物檔案”必須具有“檔案”的內(nèi)涵，即指國家機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中產(chǎn)生的，以圖記、文字或聲像為載體的一種原始記錄，且具有憑證、參考價值。但“實物檔案”不具備這些屬性，“實物檔案”只是檔案的附屬物，只有附加文字說明，有保存價值的實物才能稱作“檔案”。
1.2本質(zhì)追溯：為實物，非檔案?？v觀目前出現(xiàn)的各種研究成果，關(guān)于“實物檔案”的爭論至少可分為三種：肯定、否定和折中。肯定者認(rèn)為：“實物檔案”作為檔案的一個門類應(yīng)加以收集、管理；否定者認(rèn)為：“實物檔案”在概念、性質(zhì)及實踐上都是講不通的，應(yīng)該堅決否定；折中者認(rèn)為：不應(yīng)該簡單否定或者接受，應(yīng)該具體問題具體分析。［3］從實踐和發(fā)展的視角來看，“實物檔案”概念顯示了較強的生命力，檔案管理部門重視“實物檔案”的收集和管理，并制定了系列相關(guān)制度，檔案學(xué)術(shù)界也以開放姿態(tài)接受其存在。
從來源上看，“實物檔案”的提法源于實際工作。實踐中，所謂“實物檔案”應(yīng)同時具備三個條件：首先，實物必須具有查考價值并為了特定目的而保存下來；其次，實物必須處在一個有機聯(lián)系的群體之中才能轉(zhuǎn)化為檔案，單一零散的實物無論其價值如何高，都不能視為檔案；最后，實物要加注必要文字說明，因為實物所包含的信息，大多是由其自身的外部形態(tài)和內(nèi)在含蘊來記錄和表達的，且是對其來源、背景和形成過程等情況的記載。除了形成者之外，實物一般不為他人所知，因此，必須由形成者附有文字說明，才能轉(zhuǎn)化為檔案。從這個角度講，實物是有條件的具有檔案屬性，即固化的、清晰的原始記錄性，但不能稱作“檔案”。屬性不等同內(nèi)涵，正如機器人不是人一樣。因此，從根本上說，實踐部門所謂的“實物檔案”，可以簡單地概括為具有附注說明文字的實物。其本質(zhì)是實物，而非檔案。
2“實物檔案”對檔案工作的影響
“實物檔案”提法的出現(xiàn)與流行具有一定的社會歷史背景，反映了檔案部門的積極探索與創(chuàng)新，是檔案外延拓展、檔案類型豐富的具體表征，對檔案實踐工作和檔案學(xué)術(shù)研究產(chǎn)生了深刻影響。
2.1對檔案實踐工作的影響
2.1.1積極影響：增強了社會檔案意識，推進檔案工作積極開展?！皩嵨餀n案”提法固然不宜提倡，但其源于實踐部門出現(xiàn)的新情況，是檔案實務(wù)部門對檔案管理的新探索及其積極擴展職能的具體表現(xiàn)?；跈n案管理部門對檔案外延認(rèn)識的深化和檔案工作業(yè)務(wù)范圍的擴大，“實物檔案”有益彌補了檔案工作內(nèi)容單一、資源緊缺等不足，豐富了館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)，推進了檔案工作的積極開展。對于拓展檔案館（室）職能，增強社會檔案意識，促進檔案工作創(chuàng)新具有一定借鑒價值。
2.1.2消極影響：“實物檔案”概念為實踐工作帶來不便。若承認(rèn)“實物檔案”概念，則實際工作中，就應(yīng)收集和管理它。但實物遍地皆是、處處都有，其結(jié)果必然導(dǎo)致遍地皆檔案，處處都有檔案，由此導(dǎo)致檔案收集工作的“”而湮沒真正的檔案，增加檔案工作的壓力和成本。［4］隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件將成為檔案管理實踐的主體，“實物檔案”數(shù)字化后，其信息價值將為由其轉(zhuǎn)化的電子文件（檔案）所取代，其僅顯示實物價值。同時，“實物檔案”混淆文物和檔案的概念，有悖于《檔案法》和《文物法》精神?；诎l(fā)展需要，檔案部門勢必會把屬于文物、紀(jì)念品等實物納入檔案工作范疇，混淆了職能分工，由此，使檔案館與博物館、紀(jì)念館等部門工作產(chǎn)生重疊、引發(fā)混亂，將誤導(dǎo)檔案工作方向。［5］
“實物檔案”的屬性特征使其在分類管理上存有諸多不便，因其價值難以評定，難以界定其保管期限。其次，所謂“實物檔案”輕內(nèi)容，重形式，載體材料千差萬別，有諸如金石檔案、縑帛檔案、甲骨檔案等，其保護工作相當(dāng)繁雜。從實踐來看，“實物檔案”在檔案工作中實際數(shù)量并不多，僅占檔案類型很小一部分，若再單列保管，勢必會增加檔案部門負(fù)擔(dān)。檔案工作的終極目標(biāo)在于滿足社會需求，所謂“實物檔案”，其具體價值和社會作用大小不一，開發(fā)利用要求參差不齊，給檔案利用工作帶來了不必要的消耗，社會需求難以體現(xiàn)。
2.2對檔案學(xué)術(shù)研究的影響
2.2.1積極影響：“實物檔案”推進檔案學(xué)術(shù)爭鳴，深化檔案學(xué)術(shù)研究。“實物檔案”概念雖不規(guī)范、不科學(xué)或不成立，但圍繞“實物檔案”的爭鳴此起彼伏，為檔案學(xué)術(shù)研究和實踐工作注入了新的活力。通過檔案學(xué)界和實踐部門對“實物檔案”表象及其本質(zhì)的深入探討，不僅能促進檔案學(xué)術(shù)交流與爭鳴，澄清認(rèn)識誤區(qū)，豐富檔案內(nèi)涵、擴展檔案外延，完善、提升檔案學(xué)理論研究，也能深化理論研究與實踐工作的銜接，促使檔案學(xué)術(shù)研究密切聯(lián)系檔案實踐工作，及時跟蹤檔案工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，增強檔案理論指導(dǎo)實踐的針對性，更好地規(guī)范、指導(dǎo)和推進檔案工作，加速檔案部門的職能拓展和工作模式創(chuàng)新。
2.2.2消極影響：“實物檔案”概念不利于檔案術(shù)語的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。術(shù)語概念的作用，從宏觀上看，在于表示每一學(xué)科研究一些什么樣的問題，人們是怎樣運用這些術(shù)語概念來研究問題。在實際工作和國際檔案交往中，都會涉及檔案術(shù)語，離不開檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化；從微觀上看，檔案術(shù)語是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論建設(shè)的重要組成部分。它的完善和發(fā)展，將進一步規(guī)范檔案術(shù)語,進一步提高檔案學(xué)的科學(xué)水平。一門比較成熟的學(xué)科，必然有一套區(qū)別于其他學(xué)科的基本術(shù)語。故而，術(shù)語概念是檔案學(xué)成為獨立學(xué)科的重要基礎(chǔ)及開展檔案事業(yè)的重要條件，也是每個國家檔案業(yè)務(wù)研究的重要內(nèi)容。檔案術(shù)語研究貫穿于檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的全過程，成為檔案學(xué)者、檔案工作者進行廣泛而深入的業(yè)務(wù)和學(xué)術(shù)交流的必要手段。［6］
一門學(xué)科的發(fā)展，離不開實踐工作的深入開展以及其基礎(chǔ)理論和基本概念的科學(xué)性、規(guī)范性。檔案學(xué)作為一門獨立的學(xué)科，其生存、發(fā)展都必須建立起一套科學(xué)、規(guī)范的檔案術(shù)語體系，同時，作為實踐工作最經(jīng)常遇到的概念也必須要求規(guī)范化。在檔案術(shù)語中，已出現(xiàn)諸如“文書檔案”、“歷史檔案”、“檔案載體”、“檔案文件”、“虛擬檔案”等專指性不強、文字不簡潔、詞語形式不規(guī)范的概念?！皩嵨餀n案”這一概念本身同樣存在上述缺陷。其把實物與檔案隨便糅合，語意寬泛，邏輯性不強。假如，可以承認(rèn)“實物檔案”這個概念，就會出現(xiàn)檔案實物等諸多不合認(rèn)識規(guī)律和邏輯的概念?！皩嵨餀n案”過于籠統(tǒng)和隨意，且易使人產(chǎn)生誤解，這些都不利于檔案術(shù)語的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，給檔案實踐工作帶來諸多不便，同時，也不利于檔案研究工作的進行，妨礙了檔案的國際交流和合作，將遲滯檔案學(xué)科的整體發(fā)展。
3透過“實物檔案”概念的反思
3.1對檔案實踐工作的反思。隨著信息技術(shù)發(fā)展和知識經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作發(fā)展面臨前所未有的挑戰(zhàn)，作為一項基礎(chǔ)性工作，檔案工作正在被“邊緣化”的問題日益突出。檔案工作地位需要提升，檔案工作模式需要創(chuàng)新，檔案價值需要凸顯。“實物檔案”應(yīng)否定，但其反映了檔案實踐工作中新情況。其一，“實物檔案”的出現(xiàn)與管理實踐是檔案管理部門積極轉(zhuǎn)變思路、拓展職能，創(chuàng)新檔案工作，增強社會檔案意識，提升檔案工作社會地位的重要體現(xiàn)。其二，“實物檔案”工作，反映了檔案管理部門積極探索走出檔案資源建設(shè)困境，不斷豐富檔案資源的探索與努力。實踐中，檔案資源匱乏、單一是制約檔案工作發(fā)展的重要因素。將具有一定信息價值和保存價值的實物收藏在檔案部門，有助于檔案資源體系的豐富與完善，延展檔案工作領(lǐng)域。這突出表明，檔案實踐工作探索要在遵循檔案工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案工作模式和加強檔案資源建設(shè)，推進檔案工作開展，提升檔案工作價值和社會地位，同時，促進檔案學(xué)術(shù)研究與理論創(chuàng)新。不能違反創(chuàng)新的內(nèi)在規(guī)律，甚至誤入歧途。
3.2對檔案學(xué)術(shù)研究的反思。創(chuàng)新是檔案學(xué)持續(xù)進步的不竭動力。從學(xué)術(shù)與實踐的角度來看，“實物檔案”提法，可能是檔案學(xué)術(shù)的一種理論與實踐的“創(chuàng)新”，但其只是檔案管理部門職能拓展的一種嘗試，需要實踐檢驗是否具備理論的生命力；從檢驗結(jié)果和事物發(fā)展規(guī)律來看，隨著檔案工作的推進，技術(shù)和理論的進一步發(fā)展，“實物檔案”像“機讀檔案”等將逐漸淡出檔案理論研究的視野，成為檔案工作發(fā)展的注腳。
作為一門實踐性較強的學(xué)科，檔案學(xué)在發(fā)展中必然遇到新情況、新問題?？v觀檔案學(xué)發(fā)展歷程，不難發(fā)現(xiàn)長期存在下述問題：檔案界對檔案實踐工作的研究，功利化、實用性特征突出。學(xué)術(shù)論證不夠嚴(yán)謹(jǐn)，易趕時髦，缺乏理論性。容易追求新概念（理論）等表象，卻往往忽視對不少概念（理論）的科學(xué)性、規(guī)范性及其本質(zhì)內(nèi)涵作深入研究和探析，概念（理論）易流于形式，嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性不夠，缺乏生命力，致使檔案學(xué)理論研究深度和高度都落后于相鄰的姊妹學(xué)科。正如胡鴻杰所言：從中國檔案學(xué)界目前的狀況看，的確存在一些學(xué)術(shù)功利化甚至學(xué)術(shù)異化的傾向。比如，急功近利、盲目跟風(fēng)、東拼西湊、弄虛作假，等等。要解決此類問題，最主要的是規(guī)范檔案學(xué)研究主體研究行為，同時，要在觀念層面和制度層面，建立或?qū)嵤┯欣趯W(xué)科發(fā)展的學(xué)術(shù)規(guī)范；同時，輔之以必要的監(jiān)督、制約機制。［7］
4結(jié)語
盡管，應(yīng)該否定“實物檔案”這個概念，但我們需要有一種實事求是、解放思想、與時俱進的精神?！皩嵨餀n案”概念不成立，有其內(nèi)在的科學(xué)依據(jù)，不能靠主觀臆斷。透過對“實物檔案”概念的剖析和討論，可以看出，隨著時代的變化和技術(shù)的不斷進步，檔案領(lǐng)域?qū)霈F(xiàn)許多新概念。其中，必有合理的，也有不合理的，我們必須本著科學(xué)、反思的精神，追本溯源、窮根究底，對其進行深入、細(xì)致的分析，在明晰其本質(zhì)涵義的基礎(chǔ)上，去偽存真、去粗取精。唯此，才能構(gòu)建嚴(yán)密、完善檔案專業(yè)術(shù)語和理論體系，維護檔案學(xué)術(shù)的嚴(yán)肅與權(quán)威，也才能保證檔案理論研究與檔案業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，推進檔案學(xué)術(shù)創(chuàng)新與實踐工作的協(xié)同發(fā)展。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息化管理 概述 應(yīng)用策略
信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對我們社會生活的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響，對于我們實現(xiàn)有效地管理有積極意義。房屋檔案管理工作作為社會工作的一種，必然也會受到信息化技術(shù)的影響，房屋檔案工作的管理本身是一項細(xì)致而又繁瑣的事情，僅僅依靠人工的管理有很大的局限性。因此當(dāng)前對于房屋檔案管理工作
就將信息化技術(shù)應(yīng)用其中。另外很多學(xué)者在理論和實際方面仍在致力于探究如何更好地將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到在房產(chǎn)檔案管理中，以實現(xiàn)房屋檔案管理的有效性。本文結(jié)合已有研究以及信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的實際應(yīng)用情況進行研究，分別從房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景、概念、特點以及應(yīng)用措施方面進行論述，以期對途徑房屋檔案管理工作有借鑒意義。
一、房產(chǎn)檔案信息化管理的概述
（一）房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景
房產(chǎn)檔案作為國家檔案的重要組成部分，通過傳統(tǒng)的方式進行記錄，一方面是工作量大，導(dǎo)致花費巨大的人力、物力以及財力資源。另―方面就是通過傳統(tǒng)的人工記錄往往很容易出錯，記錄信息經(jīng)常會出現(xiàn)不完整或者是信息出問題的情況，不僅是對資源的花費，更是對各種資源的一種浪費。最后就是，通過人工記錄的信息保存時極其不方便，在進行調(diào)閱查看時，所需要的工作周期較長，不能實現(xiàn)管理工作的有效性。在這樣大的背景下，網(wǎng)格信息技術(shù)的優(yōu)勢被人們所意識到，實現(xiàn)二者的結(jié)合，成為房產(chǎn)檔案信息化管理的一個必然趨勢，對房產(chǎn)檔案的管理工作而言具有劃時代的意義，就這樣房產(chǎn)檔案信息化管理就應(yīng)運而生了。
（二）房產(chǎn)檔案信息化管理的概念
何謂“房產(chǎn)檔案信息化管理”？借鑒張寶軍在其文章《對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和思考》對其定義是這樣的：房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計算機技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息系統(tǒng)，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享。管理的實質(zhì)就是通過資源的有效利用實現(xiàn)利益的最大化。由此可見，房產(chǎn)檔案信息化管理自身的獨特特點或者說是優(yōu)越性，是我們應(yīng)該意識到的。
（三）房產(chǎn)檔案信息化管理的特點
1.存儲資料的規(guī)范性
信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用不同于人工錄入，其通過計算機技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及存儲技術(shù)等高新技術(shù)，使得存儲資料的過程變成一個規(guī)范化的過程，對于資料保存的內(nèi)容格式以及規(guī)范性都有很好的保證，存儲檔案信息的過程成為一個不僅僅是簡單的存儲過程，更重要的是成為一個整理的過程，一個規(guī)范化、系統(tǒng)化的過程。
2.保存資料的安全性
房產(chǎn)檔案信息存儲在電腦之中，一方面可以避免紙質(zhì)資料容易破損的缺點，另一方面可以避免由于工作人員工作的不細(xì)致導(dǎo)致資料的遺失所帶來的損失。將房產(chǎn)檔案信息存儲在電腦中的安全性較之人工記錄的方式安全性較高。
3.獲取資料的便捷性
使用傳y方式記錄房產(chǎn)檔案信息對于再次查閱記錄信息而言，有巨大的工作負(fù)擔(dān)，往往所需周期較長，但是通過信息化的方式記錄，只需要操作人員點幾下鼠標(biāo)的時間就可以實現(xiàn)資料的查詢，這其中的高效、便捷性是我們每一個現(xiàn)代人不可否認(rèn)的。
另外，房產(chǎn)檔案信息化管理還有許多其它方面的優(yōu)越性，比如：這種方式實現(xiàn)了圖文的有機結(jié)合、便于對一些錯誤信息進行及時修改，另外也是很重要的一方面就是房產(chǎn)檔案信息化管理極大的節(jié)省了人力和物力資源，減少了工作成本。房產(chǎn)檔案信息化管理對于實現(xiàn)管理的有效和積極性有很大作用，因此探究房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略就是十分有必要的了。
二、房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略
（一）完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)
房產(chǎn)檔案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)。一個有效的技術(shù)系統(tǒng)可以起到事半功倍的效果，完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息的錄入系統(tǒng)、信息的存儲系統(tǒng)以及信息的檢索系統(tǒng)。信息的錄入系統(tǒng)要保證信息錄入一要全面，二要準(zhǔn)確；信息存儲系統(tǒng)要保證一要內(nèi)存較大，二要存儲安全；信息檢索系統(tǒng)最主要的就是要便捷有效。從這三方面為房產(chǎn)檔案管理提供技術(shù)支持。
（二）提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)
每種職業(yè)都有其專業(yè)性，房產(chǎn)檔案管理工作需要專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)來實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的有效性。首先管理人員要意識到房產(chǎn)檔案管理的重要性，按時及時做好房產(chǎn)管理工作。其次，也是最重要的一點就是，管理人員的專業(yè)技能以及專業(yè)素質(zhì)是做好房產(chǎn)管理工作的必不可缺少的一環(huán)。一方面管理人員可以通過自主學(xué)習(xí)不斷提高自己的專業(yè)水平。另一方面，管理人員可以通過參加相關(guān)培訓(xùn)或者是外出學(xué)習(xí)的方式提高自身的素質(zhì)。完善房產(chǎn)檔案管理人員作為一種專業(yè)人員應(yīng)該從各方面提高自身素質(zhì)，為國家的檔案管理建設(shè)奉獻自身力量。
企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。
檔案管理的根本目的在于檔案利用要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案的利用的高效準(zhǔn)確的基礎(chǔ)一定需要做好檔案的基礎(chǔ)管理。因此，檔案人員要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫，同時，做好檔案的編目、檢索、編研工作，健全檔案文件的資料，為檢索工具提供完整的信息。此外，在做好信息完善的基礎(chǔ)上，強化檔案保管工作，隨時為需要者及時提供需要的信息。對于一些重要的檔案，要要備有微縮或復(fù)制件。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。檔案管理工作是在做好基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)上適應(yīng)社會發(fā)展變化進行新途徑的改革，改革意在提高檔案管理的水平，將傳統(tǒng)的方式方法不能適應(yīng)社會的部分摒棄，充分發(fā)揮檔案管理的作用。全面做好檔案管理工作，不僅提高單位的管理水平，還能為社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展做些貢獻。
2.檔案管理檔案信息管理
2.1管理對象不是所有的文件都要進行檔案管理，下面幾個情況就不能成為檔案管理資源：第一，一些不值得保存的檔案，統(tǒng)一起來沒有形成資源；第二，一份或是多份信息或是館藏信息同樣不能作為檔案管理資源；第三，對于一些沒有組織、沒有順序的檔案；檔案信息包括內(nèi)延和外延信息內(nèi)容，以及和其相關(guān)的設(shè)備、人員、資金等，由此可以看出，檔案信息資源的概念要更加綜合化，比起檔案的概念來說。因此，檔案資源管理要從長遠(yuǎn)的眼光和角度去看，重視所包含信息的揭示與開發(fā)，并且要打破傳統(tǒng)的管理模式，走出單一檔案管理部門各自為政的局面。
2.2管理手段檔案管理的手段呈現(xiàn)著多元化、集成化的發(fā)展特點，管理手段有行政手段、經(jīng)濟手段、法律手段、教育手段、技術(shù)手段等。運用信息技術(shù)進行檔案管理，并且取得很好的效果，主要由于：
首先，由信息技術(shù)自身的特點決定。信息技術(shù)是先導(dǎo)科學(xué)技術(shù)中新興的技術(shù)領(lǐng)域，是高技術(shù)中的先導(dǎo)技術(shù)。它的發(fā)展與信息要素的作用在人類社會中日益突現(xiàn)是分不開的。為了開發(fā)信息資源，人們利用科學(xué)技術(shù)廣泛地采集分析、處理、利用來自自然界及社會的信息，并積累形成了信息技術(shù)。信息技術(shù)也就是指運用信息科學(xué)的原理和方法研究信息的產(chǎn)生、獲取、變換、傳輸、存儲、處理和利用的工程技術(shù)，又稱信息工程。閉其中主要包括微電子技術(shù)、計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這些技術(shù)使得人們在處理信息時得心應(yīng)手，再加上信息又與人們的生產(chǎn)活動、經(jīng)濟社會生活密不可分，因而信息技術(shù)具有極為廣泛的適應(yīng)性和極強的滲透性。它廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)制造、產(chǎn)品設(shè)計、辦公業(yè)務(wù)、家庭生活、教育、科研、金融、氣象、軍事、大眾傳播等領(lǐng)域。作為與信息要素有直接聯(lián)系的檔案信息資源管理更會受到信息技術(shù)的深刻影響和滲透。
其次，由檔案信息資源管理的內(nèi)在要求決定。檔案管理是可操控性。檔案信息是可以加工和利用的，這也是檔案信息資源管理的特征。由于檔案信息資源是記錄人類生產(chǎn)活動而產(chǎn)生的，人類也可以利用或是加工它。隨著信息化社會的到來，科學(xué)技術(shù)在日新月異的發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展都在借助科技的順風(fēng)船進行改革創(chuàng)新，檔案管理也不列外。正因此檔案信息資源管理利用信息技術(shù)的手段進行加工利用，才能將大量的、有利用價值的信息動態(tài)的為人所用，豐富了人類資源的財富。建立檔案資源信息管理就是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對所有的資源信息進行整體、統(tǒng)一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，檔案信息資源管理改革要圍繞這一目標(biāo)進行。實現(xiàn)這一管理目標(biāo)就要應(yīng)用大量的計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，新型技術(shù)是實現(xiàn)檔案資源信息管理的有效途徑，能使信息檢索更加的高效，而且信息的儲存量大。檔案信息資源管理需要利用信息技術(shù)，再加上信息技術(shù)的適應(yīng)性和滲透性使得檔案信息資源管理與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密地結(jié)合在一起。這將會使檔案事業(yè)發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，越來越處于無法替代的地位。這是傳統(tǒng)檔案管理單一化、手工為主的管理手段無法做到的。
3.結(jié)語
二、檔案學(xué)專業(yè)碩士研究生的研究方向、研究內(nèi)容：
（一）檔案學(xué)基礎(chǔ)理論
檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，是理論檔案學(xué)的核心，也是應(yīng)用檔案學(xué)研究的前提和基礎(chǔ)。本方向研究檔案與檔案管理（事業(yè)）中的基礎(chǔ)性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內(nèi)涵、外延及檔案的價值、特點，檔案工作和檔案事業(yè)管理，檔案學(xué)科體系的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，檔案管理基本理論等。
（二）電子文件管理
本研究方向旨在面對電子文件的出現(xiàn)在文件與檔案管理、司法認(rèn)同、技術(shù)支持方面引發(fā)的一系列前所未有的挑戰(zhàn)而開展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點，電子文件管理原則、模式和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。
（三）企業(yè)檔案管理
本研究方向在研究企業(yè)經(jīng)營管理活動的基礎(chǔ)上，以企業(yè)檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經(jīng)濟條件下的企業(yè)檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術(shù)，并為企業(yè)提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。
（四）歷史檔案與史學(xué)研究
檔案學(xué)與歷史學(xué)有著十分密切的關(guān)系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎(chǔ)上進行相關(guān)的史學(xué)研究。
（五）檔案保護技術(shù)
檔案保護技術(shù)是檔案學(xué)專業(yè)的一個重要的研究方向。本方向研究的內(nèi)容主要包括：檔案載體及記錄材料結(jié)構(gòu)、成分、性質(zhì)及耐久性；環(huán)境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復(fù)技術(shù)；現(xiàn)代信息安全性研究。
那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學(xué)熱點問題的標(biāo)準(zhǔn)呢我認(rèn)為基本的標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾種.
第一,近年來相對比較集中探討的檔案學(xué)前沿性理論和實踐問題.學(xué)術(shù)研究是有規(guī)律可循的.每門科學(xué)的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的內(nèi)在矛盾規(guī)律.這種矛盾規(guī)律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現(xiàn)出來的.比如,我國進入21世紀(jì)以后,檔案學(xué)研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發(fā)生了較大的變化,電子文件大量出現(xiàn),且因其具有許多不同于以往傳統(tǒng)形態(tài)檔案的特點,傳統(tǒng)檔案學(xué)管理理論已經(jīng)無法合理地解釋和說明這種新的檔案現(xiàn)象,更無法科學(xué)地回答它所提出的各種具有挑戰(zhàn)性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發(fā)了越來越多的人關(guān)注這方面的研究,并將大量的外國檔案學(xué)的相關(guān)成果介紹進來,同時結(jié)合我國的國情,進行整理,吸收,改造和發(fā)展.
第二,對新世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究具有一定導(dǎo)向性與前瞻性的理論問題.
第三,具有一定公眾關(guān)注度的實踐和理論問題.
二,檔案學(xué)熱點問題舉要
(一)與電子文件管理有關(guān)的基礎(chǔ)理論問題
1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續(xù)體模型理論.可參見《檔案學(xué)》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.
2.前端控制理論.與這種理論相關(guān)的研究課題有許多.如:
(1)檔案管理的前端控制思想;
(2)檔案鑒定中的前端控制;
(3)檔案集中過程中的前端控制;
(4)檔案保護的前端控制;
(5)檔案編目的前端控制;
(6)檔案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預(yù)時機的選擇;
(8)電子政務(wù)建設(shè)中文檔前端控制思想的應(yīng)用;
(9)電子文件管理與紙質(zhì)文件管理中前端控制思想的比較等.
3.來源原則問題.來源原則所強調(diào)的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質(zhì)疑.有的學(xué)者認(rèn)為:"源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,改變了單一來源的概念.電子計算機信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機構(gòu)的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認(rèn)為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機關(guān),更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關(guān)注點從"實體來源",轉(zhuǎn)變?yōu)?變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動為重點的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運用哪些數(shù)據(jù),為了什么目的,采用了何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應(yīng)當(dāng)如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機構(gòu)或?qū)嶓w"來源觀嗎
4.電子文件的特點問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認(rèn)可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點,提出質(zhì)疑.他們認(rèn)為:"這一觀點與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."
5.電子文件的元數(shù)據(jù)問題.戴維·比爾曼最早將元數(shù)據(jù)的概念引入檔案學(xué),并將文件和元數(shù)據(jù)形象地比作信函的內(nèi)容與信封,文件是元數(shù)據(jù)封裝起來的對象,元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件.元數(shù)據(jù)具有維護電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數(shù)據(jù)的理解不同,主要觀點包括:
(1)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息.[ICA]
(2)元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]
(3)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化描述和編目數(shù)據(jù).[英國]
(4)元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),例如格式信息,字型,字體,數(shù)據(jù)詞典,數(shù)據(jù)庫描述,邏輯和物理模型,系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù),具有隱含性.[中國]
(5)元數(shù)據(jù)是"由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成時間,地點,人員,活動,文件系統(tǒng),結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)."[中國]
6.數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展問題.
7.電子政務(wù)條件下的文檔一體化管理問題.
8.電子文件的運動周期的劃分問題.
(二)檔案學(xué)傳統(tǒng)熱點——持續(xù)性和發(fā)展性的理性思考
1.文件與檔案的關(guān)系問題."轉(zhuǎn)化"關(guān)系的探討."半現(xiàn)行文件"概念的爭論.
2.檔案本質(zhì)和本質(zhì)屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存?zhèn)洳樾?等.
3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴大外延"說的代表,主張把"收發(fā)文登記"宣布為"歸檔","把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案".黃存勛認(rèn)為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進館''''作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志.換言之,應(yīng)該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進入永久保存階段的文件視為檔案."
4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.
5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認(rèn)為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現(xiàn)行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認(rèn)為,該理論是現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展的重要里程碑,是構(gòu)建文件與檔案學(xué)的重要理論基石,是我國檔案事業(yè)發(fā)展與變革的重要路標(biāo)與指南之一.
6.文件中心在我國建設(shè)與發(fā)展之爭論.有的認(rèn)為它的建立會增加機構(gòu)和資源浪費,而且同我國的文件與檔案管理理論不適應(yīng).有的則將它視為我國檔案機構(gòu)改革和發(fā)展的方向.有的認(rèn)為我國已經(jīng)有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認(rèn)為兩者都是中間過渡性文檔管理機構(gòu),可以在不同的情況下并存.
7.文件中心的建設(shè)與模式選擇,運作方式問題.
8.電子網(wǎng)絡(luò)條件下,文件中心的發(fā)展命運問題.
9.文件運動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰(zhàn).焦點在于"文件運動是否應(yīng)與文件的實體形態(tài)聯(lián)系在一起討論".
10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質(zhì)及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".
11.檔案管理體制的變革問題.
12.檔案工作原則與規(guī)則的關(guān)系問題.
13.檔案種類劃分問題.
14.虛擬利用方式與傳統(tǒng)利用方式的關(guān)系.
15.館藏建設(shè)中的"官方文化"現(xiàn)象的變革.
16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰(zhàn)略問題.
17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.
18.檔案學(xué)理論和實踐的關(guān)系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學(xué)研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學(xué)理論"為由,排斥實踐中出現(xiàn)的新觀點,新做法;而不是自覺地檢討相關(guān)檔案學(xué)理論是不是還能夠具有指導(dǎo)實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應(yīng)用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導(dǎo)意義
(三)檔案學(xué)自身的基礎(chǔ)理論問題
1.檔案學(xué)研究對象的表述問題.
2.檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)問題.
3.檔案學(xué)與文書學(xué)的關(guān)系問題.
4.檔案學(xué)的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.
5.現(xiàn)代管理理論對檔案學(xué)研究的影響.
(四)檔案管理信息化問題
1.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的信息管理問題.
2.文檔信息化服務(wù)中的技術(shù)因素與非技術(shù)性因素問題.
3.文檔信息化與文檔有效管理問題.
4.文檔核心信息資源的開發(fā)利用問題.
5.網(wǎng)上檔案信息的法律地位問題.
6.檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題.
7.檔案信息化建設(shè)的核心問題.資源建設(shè):檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分開放文檔的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題;電子文檔信息資源的組織問題.
8.數(shù)字化檔案信息資源的管理和維護問題.效益與成本問題.
9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變問題.
(五)檔案實體管理應(yīng)用理論研究中的熱點及難點
1.關(guān)于保管期限粗分與細(xì)分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進館,不進館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯(lián)系,在分階段多次鑒定的基礎(chǔ)上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內(nèi)部再細(xì)分.例如,歸檔前鑒定主要區(qū)分歸檔與不歸檔,進館前鑒定主要區(qū)分進館與不進館,檔案館定期鑒定主要區(qū)分銷毀與繼續(xù)保存.在歸檔,進館和繼續(xù)保存等檔次內(nèi)部,再根據(jù)有關(guān)檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細(xì)分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進一步細(xì)分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區(qū)分開放與控制使用的同時,還可結(jié)合復(fù)查原定保管期限.
2.關(guān)于保管期限的標(biāo)時與否的爭論.
3.關(guān)于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰(zhàn).另外,職能鑒定法與內(nèi)容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰(zhàn)略","文獻鑒定戰(zhàn)略"的質(zhì)疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質(zhì)疑,代表性的觀點包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎(chǔ)尚不嚴(yán)密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質(zhì)有悖于現(xiàn)有的基礎(chǔ)理論","宏觀職能鑒定論實質(zhì)上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨立于主體之外而存在的,它隨檔案的產(chǎn)生而產(chǎn)生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質(zhì)的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發(fā)來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質(zhì)問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內(nèi)容鑒定的關(guān)系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優(yōu)于文件的自生自滅嗎
4.電子文件的集中與捕獲問題.
5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.
6.歸檔制度的建立與完善問題.
7.檔案實體分類方案的編制與應(yīng)用問題.
8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標(biāo)準(zhǔn)的確定問題.
9.成套性與客體全宗問題.
10.實體分類與信息分類問題.
11.傳統(tǒng)著錄與電子文件著錄的區(qū)別問題.
12.信息社會中檔案編研工作的特點問題.
(六)檔案信息管理應(yīng)用理論研究熱點
1.公民權(quán)利與現(xiàn)行文件公開,保密問題.
2.開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)過程中,檔案部門的角色定位問題.
3.知識管理與檔案信息利用服務(wù)工作的關(guān)系問題.
4.現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展實踐對傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)
(七)檔案史學(xué)研究方面熱點問題
1.檔案的起源問題.
2."檔案"的辭源問題.
3."信息","文件","公文"的辭源問題.
4.甲骨檔案中的"貞人"問題.
5.甲骨檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)問題.
6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.
7.20世紀(jì)30年代和40年代我國檔案學(xué)理論研究的主要歷史成就問題.
8.簡牘檔案的發(fā)現(xiàn)及其史料價值問題.
9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓(xùn).
(八)專門檔案管理領(lǐng)域的熱點問題
1.專門檔案的定義問題.姚軍認(rèn)為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領(lǐng)域形成的,用較為系統(tǒng)的,成熟的專門管理方法進行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."
2.專門檔案的種類劃分問題."依據(jù)專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."
3.人事檔案管理問題.
(1)現(xiàn)行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.
(2)建立國家人事檔案中心問題.
(3)擅自建檔,造檔問題.
(4)擅自扣檔問題.
(5)擅自棄檔問題.
(九)檔案管理制度建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面的熱點問題.
1.《歸檔文件整理規(guī)則》的討論.內(nèi)容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機聯(lián)系"規(guī)則推薦的聯(lián)合分類法中的分類標(biāo)準(zhǔn)問題
2.《文書檔案保管期限表》的討論.
3.《檔案法》的修訂.如檔案的開放期問題.有的同志認(rèn)為:"為了全方位的,系統(tǒng)的開放檔案,筆者建議:不設(shè)置30年的開放期;而是檔案從形成之日起就對社會,公民開放.""同時在開放之時要制定''''安全例外''''與''''一般例外''''."再如,檔案的開放原則問題.有的同志認(rèn)為:"檔案開放原則,是指國家一切公民都有權(quán)利用國家檔案館的檔案文件."而有的同志則認(rèn)為:"檔案的開放原則將發(fā)展為:國家一切公民都有權(quán)利利用國家檔案部門(包括檔案館和檔案室)保存的檔案文件."
關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系；探究
檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當(dāng)前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應(yīng)該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學(xué)者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認(rèn)為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。
一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當(dāng)前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應(yīng)用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系
根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
（一）知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學(xué)校
參考文獻：
［1］劇艷英．檔案管理與知識管理的關(guān)系研究［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012，04．