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導語：在檔案室檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關鍵詞]檔案管理；檔案安全；電子檔案；
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國家機構、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關鍵。只有完整、真實、準確的收集有價值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學的分類并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價值。
1.實體檔案
1.1 實體檔案的特點
實體檔案專業(yè)性強。實體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務知識，科學管理檔案；實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內(nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等等，這是實體檔案最顯著特點。
1.2 實體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對性的分類進行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時做好登記和統(tǒng)計工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護真實、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等每個環(huán)節(jié)都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現(xiàn)代化的信息技術使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會價值。
2.電子檔案
隨著計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結合可使檔案目錄信息自動生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加簡單、方便。其次，傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡技術，因此可以不受時間和空間限制。一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。第三，存儲空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動。而且，電子檔案復制時不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。
電子檔案安全管理同實體檔案一樣，其關鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預先進行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內(nèi)，只允許指定負責人員進入。
3 結論
檔案工作是很重要的專業(yè)事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理的將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，是值得檔案管理人員時刻思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時代的進步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。
參考文獻
[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2008（9）.
[2] 馮萬恒.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2005（4）.
一、等級標準的適用范圍
《**壯族自治區(qū)特級檔案室等級標準》適用于中央駐桂單位和**區(qū)內(nèi)縣直以上機關、團體、事業(yè)單位的檔案室。
二、考評內(nèi)容及測評方法
特級檔案室設檔案室機構與人員、基本設備與裝具、業(yè)務建設三個大項考評內(nèi)容。
特級檔案室考核以百分制進行測評。測評的方法是將一百分分解到各項內(nèi)容中，逐項測評，然后累計算分；各單項分數(shù)的得分均占本項分數(shù)的百分之九十以上，總分達九十五分者即為達標。
三、定級程序
（一）各單位檔案室達到一級滿二年的，根據(jù)特級檔案室等級標準自檢評分，評分達到特級標準時，向上級主管部門或當?shù)貦n案行政管理部門提交書面申請報告，并附自檢評分表。
（二）申請單位的上級主管部門或當?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)其申請報告組成考評組，按標準逐項進行考核測評。自治區(qū)級（或相當該級）機構的檔案室由自治區(qū)檔案行政管理部門組織考核評定；市級（或相當該級）機構的檔案室由自治區(qū)、市檔案行政管理部門聯(lián)合組織考核評定，二層以下機構的檔案室由其上級主管部門會同自治區(qū)或市檔案行政管理部門考核評定；縣級（或相當該級）機構的檔案室由市、縣檔案行政管理部門會同其上級主管部門組織考核評定。
四、等級證書的頒發(fā)、效力和獎勵
單位檔案室通過測評后，報經(jīng)自治區(qū)檔案局批準后，統(tǒng)一由自治區(qū)檔案局頒發(fā)《**壯族自治區(qū)特級檔案室》證書。等級證書是單位檔案工作綜合管理水平的標志，是評價檔案室工作的主要依據(jù)。
對獲得特級的檔案室，本單位應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《**壯族自治區(qū)檔案管理條例》的有關規(guī)定，給予一定的精神和物質(zhì)獎勵，同級檔案行政管理部門或上級主管部門應按分級負責的原則給予獎勵。
五、考評組的組織
（一）考評組由5人組成，考評組成員必須具備中級以上專業(yè)技術職稱，其中3人必須具備高級專業(yè)技術職稱。
（二）評審員的條件
1、能夠正確理解并執(zhí)行國家及自治區(qū)關于檔案工作的方針、政策、法規(guī)和標準。
2、能夠熟練掌握特級檔案室標準，精通檔案業(yè)務，工作認真負責，秉公辦事。
3、應具有大專以上學歷并有五年以上檔案業(yè)務指導或機關檔案管理工作經(jīng)驗。
（三）評審員的聘任
特級檔案室定級評審員由縣以上檔案行政管理部門推薦，報自治區(qū)檔案局審批發(fā)證，持證上崗。
六、監(jiān)督檢查要求
開展創(chuàng)建特級檔案室工作，是我區(qū)機關檔案事業(yè)管理與時俱進，開拓創(chuàng)新的一項重要舉措。目的在于鼓勵引導我區(qū)的各級檔案室在新形勢下向檔案管理現(xiàn)代化和信息化的標準邁進。這項工作涉及面廣、持續(xù)時間長，各級檔案行政管理部門和各專業(yè)主管機關應密切合作，高標準、嚴要求搞好分類指導和監(jiān)督檢查。特級檔案室每三年復查一次，發(fā)現(xiàn)實際水平達不到標準時，應責成其限期整改；到期仍不達標者，吊銷其證書。
自治區(qū)檔案局每年公布一次授予特級檔案室等級證書的檔案室名單。
七、附則
本標準為檔案室管理水平認證標準，由各單位自主自愿申報認證，非行政審批強制執(zhí)行標準。
無錫市疾控中心根據(jù)國家、省、市檔案管理要求以及衛(wèi)生部、市衛(wèi)生局有關檔案工作的規(guī)定，結合疾控中心自身業(yè)務特點和工作要求，制定了《檔案管理辦法》。辦法規(guī)定，中心檔案實行集中管理、分級保存，各部門形成的業(yè)務資料，除了應歸檔中心檔案室的資料外，其余資料按部門管理要求和疾控績效評估要求進行整理歸檔，同時納入檔案綜合管理系統(tǒng)。就疾控中心實驗室而言，它包括了理化實驗室，微生物實驗室、臨床檢驗實驗室和樣品受理室四個部分，主要開展疾病和健康相關危害因素的生物、物理、化學因素的檢測，突發(fā)事件的應急處置等工作。多年來，實驗室在樣品受理、檢驗檢測、質(zhì)量控制等活動中形成了大量的數(shù)據(jù)資料，由于疏于系統(tǒng)管理，對資料的查詢和利用帶來很多不便，為了使有價值的原始資料規(guī)范管理并得到有效利用，現(xiàn)根據(jù)五星級檔案管理的要求，進行了整理和歸檔。實驗室設立了專用檔案室，采用密集柜統(tǒng)一編號上架，并有通過上崗培訓的兼職人員進行編目整理、錄入、歸檔。實驗室的歸檔資料按照實驗室行政管理和實驗室質(zhì)量管理進行分類，主要收集整理檢驗檢測過程中形成的原始記錄、質(zhì)量管理活動過程產(chǎn)生的相關資料以及實驗室兩級管理中形成的資料等，而實驗室專技人員的個人技術檔案、儀器設備運行管理檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告及原始記錄、科研課題等資料均由實驗室形成后歸中心相應的職能管理部門，并按歸檔要求存中心檔案室。
二、實驗室資料歸檔的幾個要素
（一）原始性
原始性是實驗室資料最關鍵的因素，實驗室在檢驗檢測活動中形成的資料主要有樣品收留樣記錄，樣品處理記錄，突發(fā)事件應急檢測原始記錄、實驗室質(zhì)量控制計劃及實施材料、各類試劑的領用記錄、標準溶液配制稀釋記錄、培養(yǎng)基配制和驗收記錄、實驗室環(huán)境檢測記錄等過程資料；實驗室兩級管理中形成的資料主要有各類計劃、總結、績效考評資料、業(yè)務督導、業(yè)務學習資料、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)管理資料等，這些原始記錄能真實地反映檢驗檢測過程的某個環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)實驗室質(zhì)量管理實施情況，對了解某個階段的檢驗檢測情況起著重要的見證作用。
（二）有效性
資料的歸檔原則上按年度進行，年度形成的資料是本年度現(xiàn)行有效的，所有的原始數(shù)據(jù)、表格都受到有效質(zhì)量體系控制，符合實驗過程要求和質(zhì)量體系管理要求，也是國家實驗室認可、實驗室資質(zhì)認定的重要依據(jù)之一。
（三）溯源性
疾控中心出具的每一份檢測報告都有原始數(shù)據(jù)，所用的儀器設備、引用的標準、檢測方法、檢測過程產(chǎn)生的記錄，如標準物質(zhì)稀釋和配制、培養(yǎng)基和關鍵試劑的驗收、玻璃器具的校準記錄、菌毒株管理過程記錄等都需要具有可溯源性，確保檢測過程有據(jù)可溯，從數(shù)據(jù)資料收集歸檔的系統(tǒng)性、完整性也體現(xiàn)出實驗室對質(zhì)量管理工作的重視程度。
（四）利用性
建立檔案是為了有效的利用檔案資料，因此，資料的歸檔要有可利用的價值，便于搜索、查閱和驗證。在檔案資料管理中，原始的紙質(zhì)檔案有其優(yōu)點，特別是對于實驗室檢驗檢測過程的原始記錄，要求信息量多、記錄清晰真實，如質(zhì)量控制活動實施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實驗室安全管理資料等，能反映整個實驗過程的每個細節(jié)。行政管理資料也同樣能反映出某個時段的管理要求、業(yè)務重點和督查考核情況，如會議記錄、業(yè)務學習培訓記錄、對新員工的技術培訓、考核及監(jiān)督、各類計劃、總結、績效考評、工作督導資料等。做好實驗室資料歸檔將有利于形成工作的持續(xù)性和有效性，反映歷年來業(yè)務工作的發(fā)展狀況，具有較高的利用價值。
（五）共享性
自無錫疾控開發(fā)了“無錫市疾控檔案信息管理系統(tǒng)”以來，所有歸檔資料都通過信息系統(tǒng)按年度分類錄入文件名，上傳附件，當專業(yè)人員工作需要時，根據(jù)授權權限，通過打開系統(tǒng)，點擊檔案-疾控業(yè)務-實驗室檔案，就可以查詢實驗室行政管理和實驗室質(zhì)量管理中收集歸檔的資料，通過紙質(zhì)資料和系統(tǒng)查詢相結合的方式，一目了然，有效實現(xiàn)了資料的共享。
三、實驗室檔案管理的特點
（一）注重業(yè)務活動資料的收集歸檔
實驗室是疾控中心的一個重要技術核心部門，在日常工作中，除了開展實驗室檢測、突發(fā)事件應急檢測、科研課題、質(zhì)量控制考核等實驗室活動以外，還有很多配合中心開展的日常管理工作。而實驗室有其工作的特殊性，實驗環(huán)節(jié)多，要求高，工作精細而嚴謹，數(shù)據(jù)處理復雜，因此，檔案管理更應注重實驗活動的資料收集，按照國家實驗室認可和實驗室資質(zhì)認定要求做好各類資料的整理歸檔工作。
（二）發(fā)揮質(zhì)量監(jiān)督員的作用
實驗室的質(zhì)量管理貫穿于檢驗檢測過程的全部，質(zhì)量監(jiān)督員承擔著實時監(jiān)督關鍵環(huán)節(jié)原始記錄和實驗操作是否符合質(zhì)量體系要求的職能，通過日常監(jiān)督便于及時發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檢測數(shù)據(jù)的科學性、準確性，使檢驗檢測過程和最終結果符合質(zhì)量體系要求。因此，發(fā)揮好質(zhì)量監(jiān)督員的作用，也是保證實驗室規(guī)范運行的有效措施之一。
（三）重視檔案管理人員專業(yè)水平
關鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A
引言
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經(jīng)金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發(fā)展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節(jié)省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對計算機、網(wǎng)絡、大型數(shù)據(jù)庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時間后紙質(zhì)檔案必然會出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網(wǎng)絡技術進行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現(xiàn)代化辦公設備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規(guī)定及規(guī)章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對船舶進行保養(yǎng)、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態(tài)監(jiān)控，及時對駛?cè)敕沁\營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協(xié)助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業(yè)，并及時記錄相關信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對信息網(wǎng)絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統(tǒng)一錄入計算機數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發(fā)力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產(chǎn)及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內(nèi)容及領域，并提高檔案服務額質(zhì)量和水平。
（五）引進并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設備檔案管理人員素質(zhì)也是實現(xiàn)船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。
結語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
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作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規(guī)定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規(guī)辦事，從無泄密事件發(fā)生，受到局領導的充分肯定。
檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產(chǎn)階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現(xiàn)文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。
檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強和服務意識。從事檔案管理工作以來，她對所從事的工作性質(zhì)和作用更加明確，服務意識逐漸增強。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡技術問題堅持向書本和經(jīng)驗豐富的同志求教，凡具體工作堅持自己動手。在工作中，她結合單位實際，總結摸索出了一套務實、高效、優(yōu)質(zhì)的工作方法。她積極參加專業(yè)培訓，學習兄弟單位檔案室的建設和管理經(jīng)驗，堅持系統(tǒng)自學專業(yè)理論，認真學習專業(yè)報刊，極大地豐富了專業(yè)理論知識，提高了工作能力。
【關鍵詞】人事檔案管理
人事檔案是機關、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。
然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實地掌握人才隊伍現(xiàn)狀和科學加強隊伍建設，這些情況嚴重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強人事檔案管理呢?下面結合自己多年來的工作經(jīng)驗，談談自己的認識與大家共勉。
一、提高思想認識，加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。
部門領導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
二、提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平，使其能夠適應現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。
三、建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學化、現(xiàn)代化進程
現(xiàn)代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
隨著時代的發(fā)展,檔案材料越積越多,傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時間,而且出錯率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。
【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息安全
現(xiàn)代信息技術在社會各個領域的廣泛應用帶來了顯著的效果，事業(yè)單位檔案管理中也逐漸應用了信息技術，促進了檔案管理的科學化水平以及工作效率的提升。但信息技術帶來的問題也是十分引人關注的，即檔案信息安全問題，以下筆者圍繞該問題進行探討。
一、事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的難題
（一）事業(yè)單位檔案信息面臨的物理安全問題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環(huán)境的安全，包括存放的建筑、自然環(huán)境。當前事業(yè)單位大多數(shù)檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲的計算機硬件設備和計算機自身軟件設備的安全，以及所存放環(huán)境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個方面。有的計算機自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發(fā)生病毒損壞，有的計算機硬件存在問題會導致電子檔案出現(xiàn)無法存儲和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲的電子設備。
（二）事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實的，檔案利用也是由人進行查閱調(diào)檔的，在這一過程中人為因素對檔案信息安全存在著很大的影響。當前事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責任意識不強，管理人員嚴重不足，同時管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計算機應用技能，在管理中缺乏對檔案信息的安全設置，甚至有時由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。
（三）事業(yè)單位檔案信息面臨的技術安全問題。在檔案管理中，計算機技術的應用給檔案管理帶來了全新的模式，實現(xiàn)了檔案管理的科學化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風險。存儲電子檔案信息的計算機在日常使用過程中，使用外部設備連接以及網(wǎng)絡運行環(huán)境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計算機中的應用軟件在運行以及更新中也可能產(chǎn)生安全隱患，尤其是一些事業(yè)單位檔案管理的計算機設備安全等級較低，在使用網(wǎng)絡時也缺乏安全防護設置。此外，技術安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計算機存儲量巨大，一旦計算機出現(xiàn)問題其所存儲的檔案信息損失也將是巨大的。
二、事業(yè)單位檔案信息安全管理的建議
事業(yè)單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標，結合上文所述存在的安全風險問題，應當有針對性地進行安全管理，具體應當從三個方面著手進行。
（一）加強檔案信息安全管理的物理防護。作為事業(yè)單位的檔案信息安全管理，物理防護主要是在選擇檔案室和檔案存放設備時進行安全考慮。檔案室的安全要進行特殊設計，進行安全評估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據(jù)需要配備相應的設備，發(fā)揮檔案管理的功能，確保安全。對一些事業(yè)單位現(xiàn)有檔案室存在的問題依照上述原則及時進行整改，消除安全隱患。物理防護還包括對存放電子檔案的電子設備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設備存儲電子檔案，一般來說，計算機自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經(jīng)過重裝系統(tǒng)或者使用中改變就有可能發(fā)生系統(tǒng)漏洞，進而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對電子設備的軟件運行進行有效的安全防護。
（二）加強檔案信息安全管理的人為防護。在計算機技術應用的促進下，事業(yè)單位檔案管理對管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位要從以下幾個方面進行防護。首先，將安全責任從上至下落實到每一個檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強安全責任意識。其次，制定檔案安全管理的規(guī)章制度，對檔案管理工作進行規(guī)范要求，對可能出現(xiàn)安全風險的環(huán)節(jié)進行安全防護指導。再次，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊伍，安排具有專業(yè)知識的人員進行檔案管理，例如在事業(yè)單位人員招錄中設置檔案學專業(yè)的限制來招錄檔案管理人員，當前經(jīng)過專業(yè)學習的檔案管理專業(yè)人員大都具有良好的安全管理意識，同時也都有良好的計算機操作和應用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進行安全設置，在操作上也能夠有效地減少錯誤操作。
（三）加強檔案信息安全管理的技術防護。事業(yè)單位在進行檔案信息安全管理中要利用現(xiàn)有的技術建立起安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，對接收入檔的檔案信息從源頭審查就強調(diào)安全，存儲過程中要進行安全防護，對一些檔案信息的共享要進行安全審查，形成整個過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲需要借助外部設備，也要進行安全防護，防止病毒寫入系統(tǒng)，接入網(wǎng)絡時更要注重安全防護。此外，有必要利用當前大數(shù)據(jù)發(fā)展建立檔案信息的備份系統(tǒng)，這樣既能夠節(jié)約存儲空間，又能夠防止檔案信息出現(xiàn)問題后喪失唯一性。
三、結語
事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關系到事業(yè)單位以及社會公眾的利益。現(xiàn)代信息技術不但對事業(yè)單位檔案管理起到了科學的、高效的促進作用，同時也使得事業(yè)單位的檔案信息受到了來自網(wǎng)絡環(huán)境的安全威脅，我們當前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。
【參考文獻】
關鍵詞: 市政工程檔案科學管理機制
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
引言
市政工程是為城市基礎設施服務的工程, 是城市的神經(jīng)和脈絡, 是城市賴以生存和發(fā)展的基礎。因此, 市政工程檔案既是工程建設的實際記錄, 也是城市發(fā)展的歷史縮影。近年來, 市政建設投資規(guī)模不斷擴大、工程數(shù)量持續(xù)猛增, 每年都有很多市政工程項目竣工。同時市政工程項目涵蓋的工程類型也越來越多, 由原先的地面道路工程、排水系統(tǒng)工程以及橋梁工程, 發(fā)展到現(xiàn)在的高架道路工程、地鐵工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建設的快速發(fā)展給市政工程檔案管理工作帶來機遇的同時也面臨了許多挑戰(zhàn), 如何加強市政工程檔案的管理, 保證其完整、準確、系統(tǒng), 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。
1 市政工程檔案的作用和面臨的問題
1.1市政工程檔案的作用
1.1.1市政工程檔案是城市規(guī)劃、建設和市政設施管理的依據(jù)。沒有市政檔案，市政規(guī)劃編制、調(diào)整、完善只能是紙上談兵。隨著現(xiàn)代化城市建設的加快, 城市的基礎設施建設也在不斷的更新和發(fā)展, 不論是建設新設施, 還是改造舊設施, 所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設施基礎之上, 而這一切的來源就是市政工程檔案。因此, 市政工程就是市政規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎和前提?，F(xiàn)代城市立體化的發(fā)展使城市不斷向地下和空中延伸, 這些新增加的市政設施科學管理和維護的重要依據(jù)就是在建設過程中形成的工程檔案, 只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應付突發(fā)事件提供有力的工程依據(jù)。
1.1.2 市政工程檔案是市政工程質(zhì)量保證體系的重要組成部分。市政工程檔案真實地反映了工程建設的全過程,使工程質(zhì)量控制、以及工程后期的改、擴建的依據(jù), 同時, 國家也出臺了相關法規(guī)和政策, 明確規(guī)定了工程檔案在工程建設中的重要地位, 并通過加強工程檔案的管理來促進工程質(zhì)量的提高。
1.1.3市政檔案是市政工程管理、養(yǎng)護和維修工作的依據(jù)。市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”?？茖W分析市政設施現(xiàn)狀，根據(jù)其不同特點，才能制定出科學合理的管養(yǎng)經(jīng)濟責任制。道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以其確定工程的投資規(guī)模及見效程度一特別是地下管線及構筑物，哪里發(fā)生故障，確定怎樣的維修方案，必須查找準確的檔案同時，維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養(yǎng)提供最新的依據(jù)。沒有準確的市政檔案就不能實現(xiàn)城市的可持續(xù)發(fā)展。
1.1.4市政檔案工作是科技資源的儲備手段。搞市政建設，不但要有充分的物質(zhì)資源和資金，而且要有設計文件，勘測、施工和預算資料等科技資源。利用原有的檔案資料，可以啟迪思踐，開闊視野，促進科研工作的發(fā)展.通過原有資料的分析，有助于探索市政建設的發(fā)展變狂規(guī)律，為領導決策提供依據(jù)，為科研指明方向。
1.2市政工程檔案現(xiàn)存的問題
1.2.1市政工程檔案質(zhì)量問題。目前市政工程建設存在著重建設, 輕檔案, 對工程檔案缺乏足夠的重視, 使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象, 同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓練,管理水平低, 服務意識差, 工作往往處于被動應付狀態(tài),從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。
2.2.2市政工程檔案管理問題。由于建設單位對市政檔案工作的不重視, 造成檔案管理機制不健全, 同時由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機制, 使得工程檔案管理落后,缺乏對工程建設的約束性。因此, 如何加強工程檔案的科學管理, 建立完善的科學管理體制, 使之為城市建設發(fā)展提供完備、詳實的軟件資料, 是當前市政工程檔案管理的重要課題。
2 關于市政工程檔案管理工作的幾點建議
2.1重點加強管理機制:市政工程建設有其自身的特性, 一個項目是由參加建設的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環(huán)節(jié)需要建設、設計、施工、監(jiān)理、采購等單位密切協(xié)作配合。因此, 理順機制, 明確職責, 保持各環(huán)節(jié)的有效銜接, 是做好市政工程檔案工作的基本保障。理順管理機制, 變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理, 這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在每個工程項目管理部設立專職檔案員,負責該項工程的檔案工作, 將工程檔案的編制職責交到項目管理部, 并且要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。檔案室負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查, 變工程檔案工作的一級管理為兩級管理。
市政工程檔案的兩級管理體制有其自身的優(yōu)點:一是檔案工作力度加強, 管理重心下放, 解決了市政工程檔案編制工作不到位的問題, 保證了及時收集和歸檔; 二是檔案工作責任進一步落實, 工程檔案工作成為項目管理部的考核內(nèi)容后, 使檔案工作在項目管理部受到重視, 從領導到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集, 及時交給檔案員。在項目各標段工程結束時, 項目管理部能主動組織標段工程檔案的驗收, 為整個工程項目檔案的按時驗收提供了保障; 三是專業(yè)分工有利于檔案員進一步掌握相關專業(yè)知識使工程檔案的組卷更為合理、實用;四是有利于對項目竣工圖變更情況的掌握, 保證項目竣工圖的編制質(zhì)量。由于項目管理部設在施工現(xiàn)場, 檔案員對工程的進度和工程變更情況比較了解,可以及時督促施工單位做好變更文件的收集和相關圖紙的修改工作, 以保證項目竣工圖能夠與市政工程實際狀況相符。
2.2 市政工程檔案的完整化、系統(tǒng)化。市政工程檔案的完整、系統(tǒng)是有效利用, 發(fā)揮市政工程檔案作用, 實現(xiàn)其價值的前提。加強管理必須抓住收集齊全, 材料系統(tǒng)這二個環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提, 也是最重要的工作環(huán)節(jié)。市政工程檔案來源分散, 形成周期長, 同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大, 給做好收集工作帶來很大的困難。檔案人員只有全面了解工程項目建設情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍, 既不重復也不遺漏。收集工作要從平時做起, 階段工作完成后要對歸檔文件完整性進行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。把握歸檔文件的系統(tǒng)性, 是實現(xiàn)市政工程檔案有效利用的先決條件。市政工程項目歸檔材料只有在完整、準確的基礎上, 按照國家相關規(guī)范進行系統(tǒng)化整理和編目, 科學分類, 合理組卷, 才能為今后工程管理和運行提供依據(jù)。
2.3檔案管理自動化、信息化。現(xiàn)行的市政工程建設過程中, 除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外, 還會產(chǎn)生許多照片、電子文件等, 這些特殊的文件材料也反映了市政建設的過程, 是工程項目檔案不可缺少的組成部分, 在收集時不能疏忽遺漏。同時在當今的現(xiàn)代化的社會已經(jīng)高速發(fā)展到信息化階段, 順應時展, 建立的市政工程檔案, 使市政工程檔案能更快捷、更方便的為城市建設提供了一個新的平臺。
綜上所述, 只有提高思想認識, 加強責任意識, 建議一套完整的、科學的市政工程檔案管理模式和機制, 才能順應時展, 使市政工程檔案真正為城市建設的發(fā)展發(fā)揮出應有的作用。
參考文獻:
[關鍵詞]電子文件；電子檔案；歸檔管理
如今隨著信息化建設步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務。
應用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內(nèi)容。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點
（一）辦公效率的提高。正因為計算機強大的信息處理能力，才使得辦公自動化運用簡單。早期受到技術水平及辦公設備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時間較短，而且費時費力，有時還出現(xiàn)很多錯字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在運用了計算機軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計算機管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。
（二）存儲能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。
（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動化系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復制存儲。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下缺點
電子文件必須經(jīng)過相應的設備讀取才能讓人們識別；可以在不同的載體上進行轉(zhuǎn)換并可同時存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時空限制實現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長期地保存；電子文件保密性受限制；對檔案綜合管理人員要求高等等。
三、針對實踐中存在的問題提出以下措施
（一）建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動化與信息管理部門通力合作，承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。
（二）檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務部門移交的具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。
（三）對于采取技術手段對內(nèi)容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在儲存電子文件的載體或者裝具上應當注明反應其內(nèi)容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。
（四）通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
（五）對電子文件檔案的標準化、規(guī)范化管理要求更高。電子文件檔案的歸檔管理，要求文書檔案管理工作貫穿到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個過程中，通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)的歸檔工作，每一個操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了文件管理和檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學的管理為前提。這就必須要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標準，對各歸檔部門的歸檔職責、工作內(nèi)容和管理權限進行明確的劃定，而這些細節(jié)都必須在系統(tǒng)設計時就充分予以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。