時(shí)間：2023-05-31 14:55:56
導(dǎo)語：在檔案管理的職責(zé)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
到目前為止，中國還沒有構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現(xiàn)在，中國在現(xiàn)階段的首要目的是構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。行政執(zhí)法檔案具備著至關(guān)重要的法律職能，對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理也具有著很大的意義，它是行政法律是否可以有效的對(duì)公權(quán)力進(jìn)行限制的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】
行政執(zhí)法檔案；法律功能；管理責(zé)任；管理制度
行政法的產(chǎn)生主要是在斗爭(zhēng)過程和革命中妥協(xié)的產(chǎn)物，它存在于社會(huì)的最主要的目的在于限制公權(quán)力。所有的權(quán)力自從出現(xiàn)開始就具備著天生的擴(kuò)張性。就行政權(quán)力而言，如果沒有受到法律的制約，就一定會(huì)使公民具有的合法權(quán)益受到侵犯。所謂行政執(zhí)法，指的就是實(shí)施行政權(quán)力，所以就行政執(zhí)法而言，執(zhí)法主體一定要嚴(yán)格的根據(jù)行政法律程序執(zhí)行，切實(shí)做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執(zhí)法檔案是指行政機(jī)關(guān)在行使權(quán)力時(shí)所積累的檔案材料，它記錄著整個(gè)行政執(zhí)法的過程。
一、行政執(zhí)法檔案以及具備的法律功能
行政執(zhí)法檔案指的主要是具備行政權(quán)力的行政機(jī)關(guān)在行使行政職能時(shí)積累的法律文書資料，它是對(duì)行政執(zhí)法過程進(jìn)行記錄以及真實(shí)反映的，是在行政訴訟案以及行政復(fù)議中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)?？偠灾姓?zhí)法檔案指的主要是在對(duì)行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰以及行政檢查進(jìn)行實(shí)施的活動(dòng)中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執(zhí)法檔案主要對(duì)行政執(zhí)法的過程進(jìn)行真實(shí)的記錄，它是行政案件中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)，還是行政行為受到社會(huì)監(jiān)督以及法律監(jiān)督的反映以及依據(jù)，是執(zhí)行實(shí)踐行政問責(zé)制并對(duì)行政責(zé)任進(jìn)行確切追究的法律依據(jù)。
二、行政執(zhí)法檔案的管理責(zé)任及其管理制度
行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任指的主要是對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理時(shí)必須要承擔(dān)的責(zé)任。近幾年，電子數(shù)據(jù)檔案不斷的增多，對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行管理的過程也變得越來越復(fù)雜，還會(huì)不斷的出現(xiàn)違法和違規(guī)的行為。追究具體原因，最關(guān)鍵的為沒有健全和完善的行政執(zhí)法檔案管理制度，缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現(xiàn)階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)，但都是地方級(jí)別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關(guān)鍵的是作為具有地方性的法律法規(guī)和政府規(guī)章，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行制定過程中的權(quán)限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規(guī)以及政府規(guī)章不能實(shí)施大部分嚴(yán)厲的刑事處罰以及行政處罰。根據(jù)我國的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規(guī)定，地方性的法律法規(guī)只能進(jìn)行不被限制人生自由的處罰和一定數(shù)額罰款，而地方政府規(guī)章也只可以進(jìn)行警告以及數(shù)額較小的罰款，由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導(dǎo)致檔案管理制度在實(shí)行過程中通不能有效發(fā)揮自身職能的關(guān)鍵。所以，具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度的構(gòu)建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責(zé)任機(jī)制
行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，主要指在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中出現(xiàn)的違反機(jī)關(guān)制度的違規(guī)行為以及違法犯罪行為，應(yīng)該如何認(rèn)定和應(yīng)該承擔(dān)哪種法律責(zé)任的相關(guān)管理機(jī)制。政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，在我國法律體系里還沒有被建立，現(xiàn)階段所追究的和檔案管理相關(guān)的責(zé)任一般都是按照《檔案法》中的規(guī)定。而行政執(zhí)法的檔案的內(nèi)容和其他檔案進(jìn)行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發(fā)揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據(jù)普通的檔案管理責(zé)任對(duì)其進(jìn)行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對(duì)行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理的過程中的目的順利的實(shí)現(xiàn)。缺失行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，還導(dǎo)致所有行政機(jī)關(guān)在管理行政執(zhí)法檔案時(shí)不能進(jìn)行足夠的重視，并缺失強(qiáng)有力的制度保證，一旦出現(xiàn)問題就采取內(nèi)部解決的措施，有時(shí)還由于部門的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導(dǎo)致檔案管理將要面臨著非常嚴(yán)重的信任危機(jī)。例如前幾年在浙江杭州發(fā)生“70碼”時(shí)間以后，公安機(jī)關(guān)在人們心中的信賴度大大的降低。后來在很多地方的交通執(zhí)法過程中，人人往往會(huì)質(zhì)疑執(zhí)法行為，從而使政府形象受到嚴(yán)重的損害，還對(duì)全國范圍內(nèi)進(jìn)行行政執(zhí)法產(chǎn)生了重大的影響。
行政執(zhí)法作為行政訴訟以及行政復(fù)議的裁決依據(jù)，是對(duì)行政機(jī)關(guān)行使自身行政執(zhí)法職能進(jìn)行科學(xué)合理的法制監(jiān)督以及社會(huì)監(jiān)督的重要前提，還是對(duì)行政責(zé)任實(shí)施追究的重要法律依據(jù)。
三、結(jié)語
行政執(zhí)法檔案對(duì)行政機(jī)關(guān)在行使行政權(quán)力以及執(zhí)行行政執(zhí)法的控制等方面具有著至關(guān)重要的作用，它也是實(shí)施依法行政的關(guān)鍵。但目前我國還沒有構(gòu)建具有全國性意義的法律層面上的更加權(quán)威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制，所以導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理行政執(zhí)法的過程中出現(xiàn)了許多違法違規(guī)現(xiàn)象，對(duì)政府形象以及公信力造成了嚴(yán)重的損害?；谶@種情況，一定要構(gòu)建健全的管理責(zé)任機(jī)制和檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]
顏士鵬.論環(huán)境基本法的功能與我國《環(huán)境保護(hù)法》的修改[A].環(huán)境法治與建設(shè)和諧社會(huì)――2007年全國環(huán)境資源法學(xué)研討會(huì)（年會(huì)）論文集（第一冊(cè)）[C]，2007
[2]王.改革開放三十年來中國節(jié)能法律制度研究[A].2008年度上海市社會(huì)科學(xué)界第六屆學(xué)術(shù)年會(huì)文集（政治?法律?社會(huì)學(xué)科卷）[C]，2008
[3]楊倩.我國城市水環(huán)境管理的法律思考[A].水資源、水環(huán)境與水法制建設(shè)問題研究――2003年中國環(huán)境資源法學(xué)研討會(huì)（年會(huì)）論文集（下冊(cè)）[C]，2003
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
[1]宋東亮，顧宏革.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館的發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2001.3
[2]潘習(xí)龍,徐莉,趙茜倩等.醫(yī)院改革——醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].國醫(yī)院管理,2008,28(5)
[3]張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國科技信息,2005,(21)
[4]郭祥麗,嚴(yán)曉春.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策[J].中國醫(yī)院管理,2006,26(7)三、建設(shè)大檔案管理體制在實(shí)踐中亟待解決的問題及對(duì)策
海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳?，全國各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象。《辦法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助?！钡?，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問題在沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過問，檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問題，是一個(gè)問題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門牽頭，通過調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問題。
對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。
一、新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理的特征
婦幼保健檔案是單位的重要資料，記錄日常工作的各類信息，通過搜集、整理和留存，能為各項(xiàng)決策以及活動(dòng)開展提供支撐。隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，婦幼保健檔案呈現(xiàn)現(xiàn)代化特點(diǎn)。采取有效措施，加強(qiáng)管理工作，有利于促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，對(duì)檔案管理也具有積極作用，因而也越來越受到重視和關(guān)注。
（一）婦幼保健檔案管理的載體性。婦幼保健檔案信息涉及的內(nèi)容非常廣泛，包括行政、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備管理等內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理主要依靠紙張，能被直接閱讀?，F(xiàn)代化環(huán)境下，婦幼保健檔案的載體是光盤或磁盤，并且可以存儲(chǔ)豐富的檔案信息，方便攜帶和管理。還可以此為載體，滿足檔案資料查閱需要，為開展各項(xiàng)決策提供依據(jù)。
（二）婦幼保健檔案管理的共享性。電子檔案通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)并對(duì)其進(jìn)行管理，從而讓信息具有高度的共享性，方便婦幼保健檔案信息資料查閱。檔案作為重要的文件資源，本身具有很強(qiáng)的共享性特征，但紙質(zhì)檔案往往需要借閱和傳遞，易受時(shí)間和空間束縛。整個(gè)借閱和傳遞過程中還可能出現(xiàn)損壞、丟失現(xiàn)象，難以保障檔案的安全。而數(shù)字化檔案在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，可以非常方便地進(jìn)行信息傳遞，實(shí)現(xiàn)婦幼保健檔案信息資源共享。
（三）婦幼保健檔案管理的實(shí)效性。婦幼保健檔案數(shù)字化之后，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息資料查閱，實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索，還可以實(shí)現(xiàn)婦幼保健檔案信息的遠(yuǎn)程檢索和查閱。并且查閱過程簡(jiǎn)單，能及時(shí)獲取檔案信息，具有實(shí)效性特征，進(jìn)而為用戶獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。
二、新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理存在的不足與問題
由于婦幼保健管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，目前婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理工作仍然存在不足，主要體現(xiàn)在以下方面：
（一）對(duì)婦幼保健檔案管理不重視。一些婦幼保健管理人員思想觀念落后，局限于用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作。未能認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化的重要作用，相關(guān)制度措施不完善，信息技術(shù)應(yīng)用不到位，影響婦幼保健檔案管理水平提升。
（二）婦幼保健檔案管理部門分工不清。未能明確相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限，一些工作人員積極性不足，相互推諉。沒有對(duì)婦幼保健檔案資料進(jìn)行整理和查詢，難以提升婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）婦幼保健檔案管理人員素質(zhì)偏低。忽視加強(qiáng)婦幼保健檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，未能采取有效的管理培訓(xùn)措施，導(dǎo)致婦幼保健檔案管理人員素質(zhì)偏低，對(duì)提升綜合檔案現(xiàn)代化管理水平也帶來不利影響。
三、新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理的思路及有效對(duì)策
為彌補(bǔ)綜合婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理存在的不足，促進(jìn)管理水平的提高。結(jié)合管理工作需要，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下改進(jìn)和完善對(duì)策。
（一）提高婦幼保健檔案管理的思想認(rèn)識(shí)。轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化管理趨勢(shì)，制定健全的婦幼保健檔案管理措施，更好規(guī)范婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理各項(xiàng)工作。提高管理人員對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，并在技術(shù)、資金、軟硬件設(shè)施等方面提供保障，促進(jìn)婦幼保健檔案管理水平的提高。
（二）明確婦幼保健檔案管理的部門分工。明確婦幼保健管理部門的職責(zé)和權(quán)限，根據(jù)管理需要合理設(shè)置管理機(jī)構(gòu)，配備管理人員，落實(shí)責(zé)任制，分工負(fù)責(zé)，相互配合。完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員積極性，促進(jìn)綜合婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理水平提升。
（三）提升婦幼保健檔案管理人員的素質(zhì)。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、專業(yè)技能強(qiáng)的婦幼保健管理人員，確保勝任檔案現(xiàn)代化管理工作需要。加強(qiáng)對(duì)他們的管理和培訓(xùn)工作，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)和現(xiàn)代化管理方面的知識(shí)教育，提高文檔處理效果，預(yù)防安全隱患，確保婦幼保健檔案信息資料安全，實(shí)現(xiàn)提升婦幼保健檔案管理水平的目的。
（四）構(gòu)建婦幼保健檔案管理的信息化平臺(tái)。在信息時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，婦幼保健檔案管理部門要重視信息平臺(tái)構(gòu)建，合理劃分檔案管理部門的職責(zé)，明確相關(guān)人員權(quán)限和任務(wù)，構(gòu)建完善的信息化管理體系。對(duì)婦幼保健檔案管理進(jìn)行分類，加強(qiáng)監(jiān)督工作，落實(shí)現(xiàn)代化管理方案，節(jié)約紙張，實(shí)現(xiàn)環(huán)保節(jié)約的目的。
（五）完善婦幼保健檔案管理的硬件配置。加大資金投入，更新婦幼保健檔案管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施，為檔案管理現(xiàn)代化提供保障。同時(shí)還要重視設(shè)備更新和維護(hù)，使其處于良好性能和工作狀態(tài)，為婦幼保健檔案現(xiàn)代化管理服好務(wù)。
關(guān)鍵詞 實(shí)驗(yàn)室 檔案建設(shè) 規(guī)范化管理
一、引言
實(shí)驗(yàn)室是開展各項(xiàng)工作的主要場(chǎng)所，一般實(shí)驗(yàn)室內(nèi)存有較多的檔案資料，其反映了實(shí)驗(yàn)室以往研究的情況，是教師、學(xué)生、研究人員以及管理人員在開展相關(guān)工作與學(xué)習(xí)時(shí)保存下來的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。因此，實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理的質(zhì)量尤為重要。本文就對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理進(jìn)行深入研究。
二、實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理的相互作用
實(shí)驗(yàn)工作檔案指的是在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室內(nèi)教學(xué)、科研以及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作中所形成的資料文件，其中包括圖表文件、影像資料等。[1]為了便于實(shí)驗(yàn)室檔案資料的查詢，提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理十分必要，以便更好地開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室管理等工作。
（一）實(shí)驗(yàn)室檔案與實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的關(guān)系
以前的實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作過于隨意，實(shí)驗(yàn)?zāi)芰Φ呐囵B(yǎng)是需要一段時(shí)間的，實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到學(xué)生的實(shí)踐能力的提升。因此，實(shí)驗(yàn)室的資料存檔與教學(xué)質(zhì)量息息相關(guān)，檔案能夠檢驗(yàn)教學(xué)的實(shí)際效果，督促教師更好地開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)。
（二）實(shí)驗(yàn)室檔案與隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)系
實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍關(guān)系到實(shí)驗(yàn)工作的質(zhì)量，對(duì)提升實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍的素質(zhì)十分重要。通過檔案建設(shè)，能夠使人員在工作中、業(yè)務(wù)水平以及科研中提供有效的依據(jù)，讓工作者對(duì)自己的工作有更深入的了解，以便為今后的工作起到督促作用。
（三）實(shí)驗(yàn)室檔案與發(fā)展規(guī)劃建設(shè)的關(guān)系
實(shí)驗(yàn)室檔案還有助于推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃發(fā)展，根據(jù)檔案內(nèi)容與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，制定規(guī)劃發(fā)展建設(shè)目標(biāo)，為學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)提供有效建議。
三、實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題
（一）實(shí)驗(yàn)室工作人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性
有的工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過培訓(xùn)就進(jìn)行實(shí)驗(yàn)管理工作。從而導(dǎo)致在工作中不能科學(xué)規(guī)范地收集與整理檔案，影響檔案管理的效果。
（二）實(shí)驗(yàn)室檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)章制度
在實(shí)驗(yàn)室的檔案管理中，沒有制定詳細(xì)的制度，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量得不到保障，從而無法對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)行理論指導(dǎo)。
（三）檔案管理的方法落后
當(dāng)前有的高校的檔案管理方式還采用傳統(tǒng)的手段，主要以手動(dòng)的方式展開檔案管理工作。當(dāng)前是信息化時(shí)代，對(duì)于電子文件的資料逐漸增多，檔案管理的信息化成為檔案管理的主要方式。因此，做好檔案信息化的安全管理是提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的有效手段。
（四）資金投入不夠
檔案管理的信息化已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，然而有的高校或者單位在這方面的投資還不夠，其中包括備份管理文件服務(wù)器、高速掃描儀等。大力投入建設(shè)資金，能夠保證實(shí)驗(yàn)室檔案管理的質(zhì)量。
四、提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的策略
（一）增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作人員的檔案意識(shí)，履行工作職責(zé)
首先，要增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，使工作人員認(rèn)真履行工作職責(zé)。[2]另外，還要注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有計(jì)劃、有目的、有針對(duì)性地進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)，從而提升管理人員的專業(yè)知識(shí)，提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作水平。
（二）建立健全實(shí)驗(yàn)室檔案管理的規(guī)章制度
要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，明確實(shí)驗(yàn)室檔案工作任務(wù)十分重要。學(xué)校要加強(qiáng)檔案建設(shè)，建立相關(guān)的規(guī)章制度，在各方面提出一些建議，并將檔案管理工作制度落實(shí)到位，以此推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的順利開展。
（三）實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)
傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的需求，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，一些新型信息設(shè)備不斷出現(xiàn)，其中包括電子文件、多媒體技術(shù)等。因此，改革傳統(tǒng)的檔案管理方式十分必要。需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，將以往的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文件，增強(qiáng)信息采集、傳輸?shù)裙δ埽瑥亩岣邫n案管理的質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。
（四）提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必要環(huán)境與設(shè)施
在實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)中應(yīng)劃撥一定數(shù)額的資金投入到實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)，完善實(shí)驗(yàn)室的硬件條件，購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等，為提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理質(zhì)量提供物質(zhì)保障。
（五）開發(fā)實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)
為了提高實(shí)驗(yàn)室檔案的技術(shù)效用與管理效率，采用數(shù)字化的檔案管理手段，實(shí)施各類資料的數(shù)字化管理。[3]可以利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，便于檔案的儲(chǔ)存、管理與查詢，有效提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平。
（六）落實(shí)多級(jí)管理體制
實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作可以開展多級(jí)管理，首先要制定有效的運(yùn)行機(jī)制，將實(shí)驗(yàn)室檔案的收集與整理分布與檔案管理相關(guān)的人員，實(shí)施統(tǒng)一管理、分工合作的方式，有效提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理的質(zhì)量。
五、結(jié)語
實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)室工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真履行工作職責(zé)。[4]然而，當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室檔案管理還存在一些問題，比如實(shí)驗(yàn)室工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)、實(shí)驗(yàn)室檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)章制度、檔案管理的方法落后等。因此，提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理十分重要，首先要增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作人員的檔案意識(shí)與責(zé)任感；根據(jù)實(shí)驗(yàn)情況制定確實(shí)可行的規(guī)章制度；加強(qiáng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)；改善實(shí)驗(yàn)室檔案工作的環(huán)境與設(shè)施；開發(fā)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)；落實(shí)多級(jí)管理體制，這樣才能提升檔案管理的水平。
（作者單位為西北政法大學(xué)）
參考文獻(xiàn)
[1] 瞿翠玲，堵錫華，岳瑋.高校實(shí)驗(yàn)室工作檔案的建設(shè)與規(guī)范化管理研究[J].廣東化工，2014（20）：175+177.
[2] 郭夢(mèng)鷗，黃金蓮，馬細(xì)珍.試論高校實(shí)驗(yàn)室檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的突破口[J].企業(yè)家天地下半月刊（理論版），2008 （07）：83-84.
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理模式；管理體制；規(guī)律
我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎(chǔ)上組建而來，高校檔案管理體制雖然經(jīng)歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學(xué)生檔案管理體制方面的具體操作性規(guī)定，各高校學(xué)生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學(xué)生檔案管理模式優(yōu)劣的基礎(chǔ)上，探討如何構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式，以促進(jìn)學(xué)生檔案規(guī)范管理，服務(wù)高校教育事業(yè)。
一、高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律
高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映在校期間學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、家庭狀況、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長、獎(jiǎng)懲情況、身心健康狀態(tài)等信息的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律主要有以下特點(diǎn)：
（一）學(xué)生檔案數(shù)量大。自1999年擴(kuò)招以來，普通高等學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)大幅增長，由此產(chǎn)生的學(xué)生檔案量也大大增加。根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，1998年全國普通高等學(xué)校1022所，僅19%的普通高等學(xué)校的學(xué)生人數(shù)超過5000人，50%的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學(xué)校達(dá)2305所，70%以上的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過了5000人，32%的普通高等學(xué)校學(xué)生規(guī)模集中在10000人～30000人。[2]
（二）學(xué)生檔案材料形成時(shí)間長。由于學(xué)校辦學(xué)層次的提升，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒?、博士點(diǎn)、碩士點(diǎn)在各高校紛紛設(shè)立，學(xué)制的改變也使得學(xué)生檔案材料形成時(shí)間發(fā)生改變。學(xué)生檔案材料的形成貫穿學(xué)生整個(gè)在校學(xué)習(xí)年限，專科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時(shí)間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時(shí)歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。
（三）學(xué)生檔案材料形成部門多。學(xué)生檔案材料來源比較分散，涉及學(xué)校招生辦、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、組織部、團(tuán)委、學(xué)生所在的院系等多個(gè)部門，需要溝通協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系以保證檔案材料收集的原始性、真實(shí)性、完整性。
（四）學(xué)生檔案材料內(nèi)容豐富。主要有：一是入學(xué)類材料：各類入學(xué)通知書、各類學(xué)生登記表。二是鑒定類材料：學(xué)生學(xué)年鑒定表。三是學(xué)習(xí)成績(jī)材料：學(xué)生成績(jī)登記冊(cè)、研究生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃及其執(zhí)行情況表。四是畢業(yè)類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明材料。五是黨、團(tuán)組織材料：入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、申請(qǐng)材料，綜合考核材料、外調(diào)證明材料。六是獎(jiǎng)勵(lì)材料：三好學(xué)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表及各類獎(jiǎng)勵(lì)審批材料。七是處分類材料：處分決定及個(gè)人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書。高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律的特點(diǎn)體現(xiàn)出了高校學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性、過程性、動(dòng)態(tài)性。高校學(xué)生檔案管理由學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞、保管等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成，不再是檔案材料的簡(jiǎn)單收集，過去兼職管理的模式已然不適應(yīng)學(xué)生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進(jìn)行管理。
二、高校學(xué)生檔案管理模式分析
《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學(xué)生檔案管理體制相關(guān)方面具體操作性的規(guī)定，因而在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數(shù)高校按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定將學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，其余的還是實(shí)行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學(xué)生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優(yōu)劣在哪里呢？總的說來，學(xué)生檔案不歸學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，而分散其它一個(gè)部門或多個(gè)部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個(gè)學(xué)校有多個(gè)檔案管理部門，同時(shí)對(duì)相同或相近的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行管理，造成了部門職能交叉，最終導(dǎo)致檔案資源的重復(fù)建設(shè)，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡(jiǎn)高效的機(jī)構(gòu)改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個(gè)管理中心、沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案管理負(fù)總責(zé)，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學(xué)生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經(jīng)費(fèi)往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學(xué)工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學(xué)生檔案的工作人員多為兼職，兼管學(xué)生檔案管理工作?，F(xiàn)今檔案管理越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、時(shí)間、精力的投入已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的需要。二是檔案保管條件難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時(shí)間本專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達(dá)10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年。這期間檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個(gè)重要方面。無論是學(xué)工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護(hù)設(shè)施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集歸檔和利用服務(wù)的不規(guī)范。檔案整理沒有嚴(yán)格按照檔案的整理規(guī)范進(jìn)行整理，還停留在簡(jiǎn)單的收集上，沒有編制頁號(hào)和檔號(hào)。只能提供簡(jiǎn)單的檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，學(xué)生檔案信息化程度不高，無法為學(xué)校提供學(xué)生管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，那么學(xué)生檔案管理工作理所當(dāng)然的成為檔案機(jī)構(gòu)的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優(yōu)勢(shì)，更加能夠體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化管理等方面更勝一籌。
三、高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)
高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確把學(xué)生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學(xué)生檔案的主管部門無疑是高校檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)高校學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，通過對(duì)高校學(xué)生檔案集中與分散管理模式優(yōu)劣的比較分析，高校學(xué)生檔案歸口檔案部門，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理模式是最優(yōu)的。那么集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)可以從以下幾個(gè)方面展開：
（一）明確學(xué)生檔案管理的主管部門是高校檔案機(jī)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理全校的學(xué)生檔案工作。由高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各學(xué)生檔案材料形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們按照檔案整理的規(guī)范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對(duì)收集歸檔后的學(xué)生檔案進(jìn)行提供利用服務(wù)以及做好檔案的轉(zhuǎn)遞、保管等工作。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體制，必然要將學(xué)生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責(zé)權(quán)限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來看高校學(xué)生檔案管理體制的變革，將對(duì)相同或相近的檔案管理事項(xiàng)的管理職能整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。
（二）合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障。集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模，配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時(shí)還應(yīng)該有專項(xiàng)學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，保障學(xué)生檔案基礎(chǔ)設(shè)施和防護(hù)設(shè)施的配備到位，支持學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
（三）建立健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。學(xué)生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律重新制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。明確各部門和人員的學(xué)生檔案管理職責(zé)，包括明確檔案館、各歸檔部門職責(zé)，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規(guī)范；檔案查閱利用、轉(zhuǎn)遞、投遞等方面的規(guī)定。
（四）建立行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制。學(xué)生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實(shí)性、完整性，必然要建立一個(gè)行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制，對(duì)各學(xué)生檔案歸檔部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。這一機(jī)制一方面要求各歸檔部門按照學(xué)生檔案歸檔范圍進(jìn)行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時(shí)要求各歸檔部門嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定的“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對(duì)學(xué)生檔案材料按照學(xué)生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機(jī)制，首先要明確各歸檔部門的責(zé)任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的學(xué)生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責(zé)，包括分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。再其次實(shí)行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學(xué)校績(jī)效考核的指標(biāo)，工作業(yè)績(jī)與獎(jiǎng)懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動(dòng)與各個(gè)檔案歸檔部門聯(lián)系，對(duì)各個(gè)檔案部門工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，對(duì)檔案材料收集的真實(shí)性、完整性以及檔案整理的規(guī)范性嚴(yán)格把關(guān)。
一、醫(yī)院檔案管理的原則以及特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的相關(guān)工作活動(dòng)中所形成的圖標(biāo)、文件、錄音等各種載體以及各種類別的檔案，包括病例檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等相關(guān)資料，醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展是最寶貴的財(cái)富。醫(yī)院檔案管理的原則主要包括三個(gè)方面：一是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院檔案管理之中最重要的原則，要保證醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)完整以及準(zhǔn)確都要有標(biāo)準(zhǔn)化的程序，符合現(xiàn)代檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，比如格式內(nèi)容、分類項(xiàng)目、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等等，這樣才能結(jié)合實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作的需要實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院的相關(guān)信息管理。二是科學(xué)化，醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要的地位，加強(qiáng)對(duì)其科學(xué)化管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理和諧構(gòu)建的一個(gè)重要方面。三是職責(zé)權(quán)益兼顧，在醫(yī)院檔案管理工作中要明確領(lǐng)導(dǎo)干部以及相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，必須要明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益兩個(gè)方面的重要工作。四是制定執(zhí)行兼顧，對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)展和諧構(gòu)建最重要的是對(duì)于醫(yī)院檔案管理以及制度的深度建設(shè)，不論制定多么嚴(yán)密的制度都要嚴(yán)格的執(zhí)行才能對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展構(gòu)成堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以要通過對(duì)于制度的相關(guān)約束來加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建的基礎(chǔ)作用。醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)首先是階段性，對(duì)于醫(yī)院檔案的不同流轉(zhuǎn)過程多產(chǎn)生的，不同階段的檔案管理存在差異并且會(huì)有不同的使用價(jià)值。其次是封閉性，在檔案形成過程中會(huì)形成一定的封閉期，就是因?yàn)獒t(yī)院自身檔案管理的封閉性多產(chǎn)生了檔案管理使用的自相矛盾，但是也正是由于這種矛盾貫穿檔案管理的整個(gè)過程才會(huì)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作不斷向前發(fā)展。最后是依附性，醫(yī)院檔案管理所形成的觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)以及成果包含了與其利益相關(guān)者的一切事實(shí)，醫(yī)院的檔案管理對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展有著密切的管理和重要的價(jià)值。
二、醫(yī)院檔案管理滯后現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理滯后對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的和諧構(gòu)建產(chǎn)生了一定的阻礙作用，因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)展的和諧構(gòu)建產(chǎn)生深遠(yuǎn)的意義。首先是在醫(yī)院的相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，很多醫(yī)院只重視對(duì)于技術(shù)的開發(fā)，注重對(duì)于醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)術(shù)論文的研究，而對(duì)于重要的醫(yī)療活動(dòng)卻缺乏相關(guān)的文字記載以及相關(guān)信息。其次是在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中沒有將檔案管理納入重要的發(fā)展規(guī)劃之中，一般醫(yī)院對(duì)于人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)院規(guī)模以及醫(yī)療設(shè)備投入了大量的資源但是對(duì)于檔案管理卻沒有配備高素質(zhì)的人員，沒有形成與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展形成同步。再次是醫(yī)院檔案管理內(nèi)容與范圍隨意性比較強(qiáng)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步檔案的內(nèi)涵以及外延都發(fā)生了大幅度的變化，如何在新形勢(shì)下明確檔案管理的內(nèi)容以及所包含的內(nèi)容對(duì)于檔案管理工作非常關(guān)鍵。最后是檔案建立體制不完善，機(jī)構(gòu)不全，造成檔案管理工作不規(guī)范，對(duì)相關(guān)信息歸類不明晰，使得責(zé)任不清楚。
關(guān)鍵詞：電力工程；總承包項(xiàng)目；檔案管理
我國建設(shè)行業(yè)發(fā)展迅速，逐漸創(chuàng)新出來了一種全新的建設(shè)管理模式，也就是電力工程建設(shè)總承包，這種模式指的是結(jié)合相關(guān)的合同約定，總承包商完成完整項(xiàng)目，如項(xiàng)目立項(xiàng)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)以及施工和設(shè)備材料的采購等等，然后移交給業(yè)主。目前在各行各業(yè)中已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用這種模式，因?yàn)槠渚哂幸幌盗械膬?yōu)點(diǎn)，如不需要較高的成本和較長的工期，就可以獲得較高的質(zhì)量等等。
1.工程總承包檔案管理的特點(diǎn)
一是有著較多的內(nèi)容和較廣的范圍：因?yàn)殡娏こ添?xiàng)目建設(shè)的全過程都被工程總承包所涵蓋，并且總承包方承擔(dān)了較多的責(zé)任和義務(wù)，這樣有很多的方面都會(huì)形成工程總承包方案，有著十分廣泛的來源范圍，在工程項(xiàng)目實(shí)施全過程中，必然會(huì)有大量的文件材料所產(chǎn)生，如項(xiàng)目立項(xiàng)、工程招投標(biāo)以及設(shè)備材料此案夠和竣工驗(yàn)收等等。
二是有著較多的參與單位：上文我們已經(jīng)提到，工程總承包的檔案管理并不是某一個(gè)部門的事情，需要相關(guān)方面積極參與進(jìn)來，共同合作，來完成管理任務(wù)。因?yàn)楣こ坛邪?xiàng)目有著十分多的參建單位，這些單位來自于不同的地區(qū)和行業(yè)，有著差異化的性質(zhì)，那么要想促使檔案管理工作順利完成，需要相關(guān)單位積極參與進(jìn)來，總承包方來對(duì)各個(gè)分承包方的檔案管理工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)，從而順利完成整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作。
2.電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)分析
一是對(duì)各個(gè)參與方的職責(zé)進(jìn)行明確：要對(duì)工程總承包的特點(diǎn)充分考慮，合理設(shè)置和分工，對(duì)總承包方和分承包方的職責(zé)明確規(guī)定下來，具體來講，總承包方的職責(zé)可以從兩個(gè)方面來進(jìn)行闡述，首先是采取科學(xué)合理的措施來監(jiān)督和指導(dǎo)分承包方檔案業(yè)務(wù)，其次是要科學(xué)收集、整理自身的檔案材料，同時(shí)對(duì)分承包方的檔案資料進(jìn)行接收，然后移交給業(yè)主。分承包方結(jié)合確定下來的職責(zé)要求，來在相關(guān)部門的工作責(zé)任制度中加入檔案管理的內(nèi)容，在工程建設(shè)計(jì)劃中加入文件材料的收集和管理工作，保證在工程建設(shè)的同時(shí)，可以進(jìn)行檔案管理工作。
二是對(duì)構(gòu)建的各項(xiàng)規(guī)章制度等進(jìn)行健全和完善：上文我們已經(jīng)提到，工程總承包項(xiàng)目有著較多的參建單位，并且有著較大的流動(dòng)性，單位行業(yè)和性質(zhì)的差異，會(huì)出現(xiàn)不同的管理規(guī)范。針對(duì)這種情況，總承包方就需要嚴(yán)格結(jié)合國家的相關(guān)法律法規(guī)要求，將行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等充分納入考慮范圍，對(duì)構(gòu)建的各項(xiàng)制度進(jìn)行健全和完善，對(duì)各個(gè)分承包方的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。
三是要重視過程管理和提前介入：在電力工程建設(shè)初期，總承包方的檔案管理人員就需要提前介入進(jìn)來，以此來對(duì)電力工程項(xiàng)目的具體情況進(jìn)行充分了解和把握，如總體規(guī)劃、計(jì)劃進(jìn)度等等，要積極聯(lián)系項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目管理中加入檔案管理的內(nèi)容。同時(shí)，還需要制定相關(guān)的管理制度，以此來更好的進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理工作。在工程建設(shè)的同時(shí)，需要進(jìn)行檔案管理工作，也就是在施工的各個(gè)階段，如施工、竣工驗(yàn)收等等，同步來收集、整理以及歸檔文件材料等等。總承包方需要設(shè)置專門的工作人員，在施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)分承包方的工作進(jìn)行指導(dǎo)，驗(yàn)收和歸檔各個(gè)分承包方的檔案資料；否則，因?yàn)榭⒐て陂g只有較短的時(shí)間，卻有著較多的檔案材料需要整理和歸檔，增加了工作難度，整理質(zhì)量也無法得到有效保證。
四是要充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段：目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了飛速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。那么在電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理中，也需要將網(wǎng)絡(luò)化管理手段充分應(yīng)用進(jìn)來，以此來促使工作效率得到有效提高，更加規(guī)范的進(jìn)行檔案管理?？偝邪叫枰Y(jié)合工程具體情況，采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作，以此來信息化管理工程項(xiàng)目，可以構(gòu)建項(xiàng)目檔案編碼體系，在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)案卷信息，以此來在網(wǎng)上運(yùn)行和歸檔相關(guān)文件和檔案。通過大量的實(shí)踐研究表明，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作，可以對(duì)各個(gè)參建單位檔案資料的整理工作進(jìn)行有效的監(jiān)控和指導(dǎo)，這樣有問題出現(xiàn)，可以及時(shí)的發(fā)覺和處理，以此來更加準(zhǔn)確和完整的完成檔案歸檔工作，促使工作效率得到有效提高。
五是工程總承包檔案管理中需要注意的一些問題：首先，要確立總承包方的領(lǐng)導(dǎo)作用，在工程總承包中，檔案管理具有十分重要的作用；為了保證能夠得到完整和準(zhǔn)確的工程建設(shè)檔案，就需要明確總承包方的領(lǐng)導(dǎo)作用。其次，要制定相關(guān)的管理制度，要結(jié)合國家的相關(guān)要求和本行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)制定，對(duì)職責(zé)義務(wù)進(jìn)行明確規(guī)定。在電力工程總承包項(xiàng)目中，需要對(duì)檔案分類方案、檔案管理軟件以及案卷格式等進(jìn)行統(tǒng)一和完善，這樣才可以更加規(guī)范的進(jìn)行工程總承包項(xiàng)目的檔案管理工作。要將工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量直接掛鉤于參建單位和工作人員的經(jīng)濟(jì)利益，如果沒有嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)要求來歸檔文件材料，或者檔案管理質(zhì)量不高，工程結(jié)算工作就不能夠正常進(jìn)行，只有這樣，才可以將相關(guān)參建單位和工作人員的積極性和主動(dòng)性給充分發(fā)揮出來。
3.結(jié)語
在電力工程中，要想做好總承包項(xiàng)目檔案管理工作，就需要結(jié)合工程的具體情況，明確各個(gè)參建單位的職責(zé)，對(duì)構(gòu)建的各項(xiàng)制度進(jìn)行健全和完善，同時(shí)重視過程管理和提前介入，以此來促使電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作的順利完成。
參考文獻(xiàn)：
摘要:在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天,對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行合理地細(xì)化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束
計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。
確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院?，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。
檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
參考文獻(xiàn):
1民辦高校檔案管理存在的問題
1.1管理意識(shí)薄弱，對(duì)其認(rèn)識(shí)不夠
教書育人一直是民辦高等院校教學(xué)的中心任務(wù)，以培養(yǎng)技能型的人才為主要目的，對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，尤其是領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)淡薄，使得檔案管理人員職責(zé)不清，影響民辦高校檔案管理工作的發(fā)展。
1.2制度不夠完善，職責(zé)不清
制度是工作的基礎(chǔ)，但從當(dāng)前我國民辦高校的檔案管理情況來看卻缺乏切實(shí)可行的制度，影響檔案管理工作的完整性，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化的管理，導(dǎo)致工作人員的職責(zé)不清，影響整體效率。
1.3管理人員的素質(zhì)亟待提高
當(dāng)前我國民辦高校的檔案管理人員多數(shù)為兼職，這必然會(huì)影響其工作的效率，無法進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練，因此，必須在未來的工作中不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。
1.4基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較為落后
隨著人們對(duì)檔案工作的重視不斷提升，對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施也提出了更高要求，但實(shí)際情況卻不盡如人意，缺乏保存意識(shí)，導(dǎo)致檔案丟失情況頗為嚴(yán)重，同時(shí)現(xiàn)代化設(shè)備不到位，影響檔案保存的效率。
1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏
當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理方式仍然是民辦高校選擇的首要方式，與時(shí)展脫離，無法滿足時(shí)展對(duì)檔案管理的需求，更無法為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。
二改進(jìn)民辦高校檔案管理工作水平的有效措施
1增強(qiáng)管理意識(shí)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
第一，領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。作為民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)，必須要將檔案工作放在教育的首位，將其作為教學(xué)管理的重要組成部分，做到分工明確。第二，強(qiáng)化高校教師的認(rèn)知，使其更加重視檔案工作。教師是高校教育的主體，其對(duì)檔案工作的重視直接影響到學(xué)校的整體教育工作，因此，在工作中要加大宣傳力度，提升檔案工作的效率。
2建立并完善檔案管理制度，職責(zé)明確
在上級(jí)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，民辦高等院校要立足實(shí)際，制定與實(shí)際相符的目標(biāo)責(zé)任制，明確職責(zé)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，使其可以全身心的投入到檔案管理工作中，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作水平的提高。
3增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其專業(yè)素養(yǎng)
做好一項(xiàng)工作必須要有一支專業(yè)素養(yǎng)過硬的隊(duì)伍，因此，民辦高校必須要采取有效措施強(qiáng)化其隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)素質(zhì)過硬的專業(yè)隊(duì)伍，提高其工作水平，改善其責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，新時(shí)期的檔案工作人員也要定期參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的知識(shí)武裝自己，提高其管理水平，建立服務(wù)理念，更好的為高校檔案事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
4改善檔案建設(shè)設(shè)施條件，提升信息化的管理水平
首先要將檔案工作納入到整體規(guī)劃中，從意識(shí)上強(qiáng)化對(duì)其重視，關(guān)注起經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備等問題，改善現(xiàn)有的工作條件，保證其工作的順利開展。在完善硬件環(huán)境的基礎(chǔ)上，提升軟件實(shí)力，建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。新時(shí)期的檔案人員更要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用文檔一體化把上級(jí)來文和學(xué)院形成的文件直接進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案信息的重復(fù)錄入工作；其次，對(duì)檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進(jìn)行數(shù)字化處理，一并存入數(shù)據(jù)庫，并對(duì)庫存的各種信息進(jìn)行分級(jí)、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現(xiàn)代化管理?xiàng)l件和方法，有效開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價(jià)值。
三結(jié)束語