時(shí)間：2023-05-29 16:02:08
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理準(zhǔn)則的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【摘要】文章分析了當(dāng)前藥檢檔案管理工作存在的一些問(wèn)題，并提出了一些對(duì)策，以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)，以求更好地為藥檢工作服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類(lèi)人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒(méi)有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開(kāi)發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢(shì)的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專(zhuān)、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專(zhuān)兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3注重信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開(kāi)為核心，以實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審為契機(jī)，加大投入。大力增強(qiáng)藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購(gòu)置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、采辦GD2000等適用的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
【關(guān)鍵詞】土地檔案管理;存在問(wèn)題;對(duì)策
土地檔案管理能夠幫助我國(guó)土地資源更加科學(xué)合理且高效地運(yùn)用，從而緩解我國(guó)土地資源短缺的現(xiàn)狀，以促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。目前我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題比較嚴(yán)重，其嚴(yán)重影響了我國(guó)土地資源利用的效率，進(jìn)一步加劇了我國(guó)土地資源緊缺的現(xiàn)狀，因此研究我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出行之有效的解決措施十分重要。
一、目前我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題分析
我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。第二，我國(guó)土地檔案管理技術(shù)較為落后，對(duì)于現(xiàn)代先進(jìn)信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用較少。
（一）土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。我國(guó)是資源短缺型國(guó)家，特別是土地資源，我國(guó)土地面積雖然寬廣，但土地資源的質(zhì)量卻很低，且我國(guó)人口居世界第一，我國(guó)的土地資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足我國(guó)經(jīng)濟(jì)膨脹與人口膨脹的需求。土地檔案管理工作能夠?qū)ξ覈?guó)的土地資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與合理的設(shè)計(jì)利用，能大大提高我國(guó)土地資源利用的效率，因此土地檔案管理對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分重要。目前我國(guó)土地檔案管理工作人員的工作能力較為欠缺，工作人員的工作態(tài)度較為消極，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量，降低了土地資源利用效率。
我國(guó)土地檔案管理工作人員工作態(tài)度問(wèn)題主要體現(xiàn)在工作人員對(duì)土地檔案管理工作的不重視和工作人員對(duì)土地檔案管理工作的責(zé)任心不強(qiáng)兩方面。土地檔案管理對(duì)工作人員能力的要求較高，但目前我國(guó)土地檔案管理工作人員的工作能力普遍較低，再加之土地檔案管理工作人員消極的工作態(tài)度，使得我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量大大降低。由于工作人員土地檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏，且未認(rèn)識(shí)到土地檔案管理工作的意義、工作內(nèi)容及土地檔案管理工作的重要性，因此我國(guó)土地檔案管理工作未受到充分的重視，大大降低了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。此外我國(guó)土地檔案管理體制不健全，缺乏行知有效的土地檔案管理工作監(jiān)督體制，其未能監(jiān)督土地檔案管理工作人員工作的質(zhì)量，再加之工作人員對(duì)土地檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的不足，從而使得我國(guó)土地檔案管理工作人員對(duì)土地檔案管理工作的責(zé)任心不足，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）土地檔案管理技術(shù)落后。現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，特別是信息技術(shù)。目前我國(guó)信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展十分成熟，但土地檔案管理工作中對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用卻很少。土地檔案管理工作內(nèi)容較多，其需要的信息資源量較大，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式及技術(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的社會(huì)需求?，F(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代，土地檔案管理的信息化與電子檔案管理技術(shù)已經(jīng)成了現(xiàn)代社會(huì)土地檔案管理的必要趨勢(shì)，然而目前我國(guó)土地檔案管理工作卻未積極地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，土地檔案管理的信息化程度不高，土地電子檔案構(gòu)建工作停滯不前，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的完善與改進(jìn)，進(jìn)而降低了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。
二、改進(jìn)我國(guó)土地檔案管理工作的具體措施探究
（一）規(guī)范化土地檔案管理工作。目前我國(guó)土地檔案管理工作體制不健全，工作人員工作態(tài)度消極，對(duì)于我國(guó)土地資源的高效利用十分不利。為了促進(jìn)我國(guó)可持續(xù)發(fā)展，科學(xué)合理利用我國(guó)有限的土地資源，我們應(yīng)該積極完善土地檔案管理體制。土地檔案管理體制的完善應(yīng)該從建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制，制定國(guó)家統(tǒng)一的土地檔案管理規(guī)章制度，樹(shù)立科學(xué)的土地檔案管理理念幾個(gè)方面著手。樹(shù)立科學(xué)的土地檔案管理理念是幫助規(guī)范化我國(guó)土地檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有形成了統(tǒng)一科學(xué)的土地檔案管理理念，我國(guó)土地檔案管理工作才有科學(xué)有效的指導(dǎo)思想，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)土地檔案管理體制的不斷完善。土地檔案管理規(guī)章制度是土地檔案管理工作開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)，是規(guī)范土地檔案管理工作的行為準(zhǔn)則與科學(xué)依據(jù)，只有制定出科學(xué)合理的土地管理規(guī)章制度，土地檔案管理工作的規(guī)范化才有行之有效的行為實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。土地檔案管理體制是土地檔案管理工作開(kāi)展的必要基礎(chǔ)，是我國(guó)土地檔案管理工作得以順利開(kāi)展的保障，因此規(guī)范化土地檔案管理工作就必須要建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制。
（二）根據(jù)我國(guó)國(guó)情對(duì)土地檔案管理進(jìn)行合理的分類(lèi)。土地檔案管理工作內(nèi)容繁多且較為復(fù)雜，目前我國(guó)土地檔案管理一共劃分為九類(lèi)。雖然我國(guó)土地檔案管理已經(jīng)有了明確的工作內(nèi)容及種類(lèi)的劃分，但每個(gè)種類(lèi)下面更加詳盡的種類(lèi)劃分不健全，有的甚至出現(xiàn)了工作內(nèi)容遺漏的現(xiàn)狀。例如我國(guó)土地檔案管理中對(duì)建筑用地的管理。目前我國(guó)違規(guī)建筑現(xiàn)象十分嚴(yán)重，究其原因，是土地檔案管理對(duì)建筑用地管理的不科學(xué)，土地檔案管理工作沒(méi)有落實(shí)到位。此外，建筑用地土地利用的審批手續(xù)十分繁雜，且需要的審批時(shí)間較長(zhǎng)，這嚴(yán)重影響了土地檔案管理工作的效率及質(zhì)量。土地檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國(guó)土地資源利用的狀況與我國(guó)國(guó)情對(duì)我國(guó)土地檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，并對(duì)其工作內(nèi)容及更加詳細(xì)的工作內(nèi)容劃分進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，從而明確土地檔案管理每項(xiàng)工作的內(nèi)容，進(jìn)而提升土地檔案管理工作的質(zhì)量。
【參考文獻(xiàn)】
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【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè) 企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 檔案研究
企業(yè)檔案管理在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中起到的作用很重要，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會(huì)被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷(xiāo)售、進(jìn)貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會(huì)在企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)，所以企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理核心職能
在過(guò)去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門(mén)開(kāi)展的，進(jìn)入現(xiàn)代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產(chǎn)為紐帶的企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理，通過(guò)企業(yè)資產(chǎn)的比重來(lái)確定資產(chǎn)檔案管理的隸屬關(guān)系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的資產(chǎn)劃分以及權(quán)責(zé)變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則
真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則，這四部分相互優(yōu)化互相結(jié)合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。
（一）真實(shí)性
現(xiàn)代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實(shí)的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)虛假信息，會(huì)直接對(duì)企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在企業(yè)進(jìn)行的檔案管理時(shí)，要將信息進(jìn)行核實(shí)、落實(shí)，保障信息來(lái)源的真實(shí)性、可靠性，充分排出虛假信息，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供真實(shí)性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。
（二）系統(tǒng)性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理勢(shì)必要有自己的組織構(gòu)架，不同的人員和部門(mén)應(yīng)該有不同的職能或工作范圍，通過(guò)各自的職能將收集的文件、資料進(jìn)行分類(lèi)管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時(shí)能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時(shí)更準(zhǔn)確的查找、搜索到相關(guān)信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準(zhǔn)確利用，推動(dòng)企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。
（三）全面性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新格局下，現(xiàn)代企業(yè)的交流貿(mào)易范圍極為廣闊，不再局限于國(guó)家、地理等范圍的影響，特別是在互聯(lián)網(wǎng)介入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)的貿(mào)易范圍實(shí)現(xiàn)了世界化，很多企業(yè)通過(guò)外貿(mào)公司將產(chǎn)品銷(xiāo)往海外，在這種范圍廣、復(fù)雜化的情況下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更面臨著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對(duì)企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、外貿(mào)出口、當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、企業(yè)信用等方面進(jìn)行全面性的收集，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和貿(mào)易提供保障。
（四）有效性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時(shí)間有效率以及價(jià)值有效性。
（1）時(shí)間有效性?，F(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的需求或者招標(biāo)上通常會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，如果有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上需求或者招標(biāo)公文時(shí)，企業(yè)檔案管理在第一時(shí)間進(jìn)行信息采集，提供給銷(xiāo)售部，有利于銷(xiāo)售部門(mén)更快的找到意向客戶(hù)，可以促使企業(yè)快速銷(xiāo)售產(chǎn)品，為企業(yè)在銷(xiāo)售方面掙得優(yōu)勢(shì)。
（2）價(jià)值有效性。當(dāng)企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，會(huì)進(jìn)行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進(jìn)行分類(lèi)塞選，對(duì)于有價(jià)值的信息資料進(jìn)行保存，對(duì)于無(wú)效信息應(yīng)該進(jìn)行排除，這樣既不浪費(fèi)儲(chǔ)存資源又能夠在利用時(shí)提供有價(jià)值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）企業(yè)檔案管理工作不被重視
在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時(shí)，皆認(rèn)為此工作可有可無(wú)，實(shí)則是因?yàn)榇蠹覍?duì)企業(yè)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因?yàn)闄n案管理工作不受重視，在工作中沒(méi)有了責(zé)任感、沒(méi)有了奉獻(xiàn)精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識(shí)缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。
（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全
當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)中檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員仍然是通過(guò)人際關(guān)系來(lái)獲得信息，而這種信息的真實(shí)性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動(dòng)上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來(lái)源都會(huì)導(dǎo)致檔案信息混亂，編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章、信息不準(zhǔn)確、假信息等問(wèn)題在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對(duì)檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時(shí)，因?yàn)閮?nèi)勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對(duì)外透露，會(huì)極大的造成企業(yè)自身的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)檔案管理應(yīng)該由原來(lái)的紙質(zhì)媒介向信息智能化網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質(zhì)資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時(shí)不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因?yàn)榧堎|(zhì)資料發(fā)霉而導(dǎo)致信息缺失。有的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電腦辦公數(shù)字化，但因?yàn)榧堎|(zhì)資料不能詳盡的儲(chǔ)存到數(shù)字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。
四、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，但是在信息時(shí)代的背景下，企業(yè)在面臨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，能夠?yàn)槠髽I(yè)的產(chǎn)品提供新型技術(shù)的創(chuàng)新信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)在市場(chǎng)中謀得一席之地，同時(shí)，也為企業(yè)在重大決策時(shí)提供有力的信息保障。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；審計(jì)檔案；檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G271
文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）17-0198-02
醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是醫(yī)院內(nèi)審工作的重要組成部分，是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接記載和反映了審計(jì)工作的全過(guò)程。審計(jì)檔案管理水映出醫(yī)院內(nèi)審業(yè)務(wù)工作的水平。近年來(lái)，我院內(nèi)部審計(jì)工作在醫(yī)院管理中的地位和作用日益提升，審計(jì)的領(lǐng)域同時(shí)擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)、工程審計(jì)、采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)、招投標(biāo)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和其他專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等領(lǐng)域，并從事后審計(jì)逐步轉(zhuǎn)向?yàn)槭虑?、事中審?jì)。這一變化對(duì)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文從內(nèi)部審計(jì)檔案的重要作用出發(fā)，分析了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，并就檔案管理中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策措施。
一、內(nèi)部審計(jì)檔案在醫(yī)院審計(jì)過(guò)程中的作用
內(nèi)部審計(jì)檔案是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究?jī)?nèi)部審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)，建立完整而系統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)審檔案具有重要的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下方面。
（一）為醫(yī)院內(nèi)部的連續(xù)審計(jì)提供資料
醫(yī)院內(nèi)審檔案包括醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作中的所有重要資料，它系統(tǒng)而完整地反映了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)過(guò)程的基本情況。它可以作為審計(jì)工作結(jié)束后復(fù)核和備查的依據(jù)，也可以為有關(guān)部門(mén)和人員了解審計(jì)情況提供證明材料。醫(yī)院有些審計(jì)項(xiàng)目如經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、工程預(yù)結(jié)算項(xiàng)目審計(jì)等，連續(xù)性很強(qiáng)，為了縮短審計(jì)周期，審計(jì)人員可以充分利用以前年度的審計(jì)檔案作參考進(jìn)行審計(jì)，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。
（二）為提高醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量積累資料
目前，我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的水準(zhǔn)，需要進(jìn)一步提高和完善。通過(guò)建立醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案，可以比較系統(tǒng)地總結(jié)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷探索醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)律，為醫(yī)院的規(guī)范性管理創(chuàng)造條件。
（三）為醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)理論的研究提供素材。審計(jì)理論來(lái)源于審計(jì)實(shí)踐，而審計(jì)實(shí)踐的具體詳細(xì)記錄就體現(xiàn)在審計(jì)檔案中，因此，醫(yī)院內(nèi)審檔案所積累的各種案例資料，為醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)學(xué)術(shù)理論研究提供了豐富的素材。
二、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的現(xiàn)狀分析
目前，醫(yī)院在履行內(nèi)部審計(jì)職能過(guò)程中，越來(lái)越強(qiáng)烈地意識(shí)到審計(jì)檔案管理工作的重要性。近幾年醫(yī)院在審計(jì)檔案管理工作中也作了較大的努力，但從總體上說(shuō)，醫(yī)院審計(jì)檔案的歸檔、管理工作還處于不完善狀態(tài)，還有一些方面不適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的要求。
（一）目前我院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的成效
1.內(nèi)審檔案管理工作較為規(guī)范
首先，檔案設(shè)施較為完善。我院所有本年度重要的審計(jì)工作資料先在審計(jì)部門(mén)留存，待年底由檔案員進(jìn)行分類(lèi)整理后將其送至院綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保存。綜合檔案室具備專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)地和必要的存檔器具，檔案保管規(guī)范，不易丟失、泄密。其次，審計(jì)處對(duì)日常內(nèi)審檔案工作做到細(xì)化管理。對(duì)所有需要審計(jì)的項(xiàng)目進(jìn)行登記，登記時(shí)間有送審時(shí)間、出報(bào)告時(shí)間、合同蓋章時(shí)間、領(lǐng)取時(shí)間及備注等。文件資料按照審計(jì)檔案準(zhǔn)則的要求收集、整理，在一定程度上保證了審計(jì)檔案質(zhì)量。
2.較為科學(xué)的審計(jì)檔案管理方法
我院定期組織兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)。檔案員在年底都要做好文書(shū)檔案整理及歸檔工作，具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，懂得檔案的基本操作流程。內(nèi)審檔案員在年底整理、查缺審計(jì)檔案，進(jìn)行排序、編碼，并將歸檔文件的目錄輸入院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的檔案管理部分，便于以后年度查閱。這樣，整理出來(lái)的審計(jì)檔案既能有效保管，又便于查找利用。
（二）目前我院內(nèi)部審計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度不完善
雖然我院近幾年在檔案管理工作中作出了較大的努力，但內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度尚未建立健全。
2.內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能有待進(jìn)一步提高
醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)不配有專(zhuān)職檔案員，均為兼職人員。所有的兼職檔案員都一身兼數(shù)職，各種工作多，能集中精力從事檔案管理工作的時(shí)間就相對(duì)較少，使文書(shū)檔案資料得不到及時(shí)整理歸檔。
3.審計(jì)檔案利用的效果不明顯
審計(jì)檔案具有憑證作用，在審計(jì)工作中，復(fù)審、查證的事情時(shí)有發(fā)生，所以審計(jì)檔案的憑證作用特別突出。隨著審計(jì)工作的作用日益顯現(xiàn)，審計(jì)檔案的數(shù)量也會(huì)與日俱增。同時(shí)，審計(jì)檔案案卷組成中蘊(yùn)藏著大量而重要的信息，因此，應(yīng)有計(jì)劃、有目的地對(duì)這些信息加以開(kāi)發(fā)和利用，為醫(yī)院的最高決策層服務(wù)。
三、加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理水平的對(duì)策
（一）建立健全內(nèi)部審計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好審計(jì)檔案管理工作，必須根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》、《內(nèi)部審計(jì)檔案管理規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立內(nèi)審文件材料的立卷歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密?！秾徲?jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》和審計(jì)署6號(hào)令的相關(guān)規(guī)定，實(shí)行審計(jì)組責(zé)任制，由審計(jì)組長(zhǎng)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，按審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行收集，對(duì)所有審計(jì)工作底稿、取證材料、審計(jì)立項(xiàng)文件以及審計(jì)結(jié)論性文件進(jìn)行整理、鑒別和取舍，并按規(guī)定的類(lèi)別順序編目，裝訂成冊(cè)，做到“審結(jié)卷成”，并在規(guī)定期間內(nèi)將審計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)。
只有建立規(guī)范的管理制度，才能做到有章有循、有法可依。醫(yī)院必須結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，完善內(nèi)部檔案管理工作的具體操作方法和標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)審計(jì)檔案工作的科學(xué)化、法制化。
（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)
審計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。作為審計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)，正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，審計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、程序性、成套性、公正性等特點(diǎn)，作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備審計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于審計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高審計(jì)檔案管理意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能發(fā)揮更有效，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。
（三）充分開(kāi)發(fā)審計(jì)檔案資源利用，更好的為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
隨著信息公開(kāi)的日益透明，審計(jì)檔案管理方式應(yīng)當(dāng)從封閉、半封閉狀態(tài)，轉(zhuǎn)為向?yàn)椴块T(mén)單位的利用者開(kāi)放；審計(jì)檔案的資源利用應(yīng)當(dāng)從單一為審計(jì)業(yè)務(wù)工作服務(wù)，逐步向?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)宏觀調(diào)控和向?yàn)閷徲?jì)業(yè)務(wù)工作同步服務(wù)過(guò)渡。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從單純的紙質(zhì)查閱利用審計(jì)檔案的方式，逐步轉(zhuǎn)向運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案資源，并不斷總結(jié)審計(jì)檔案利用工作中的成功經(jīng)驗(yàn)使之及時(shí)推廣，從而使審計(jì)檔案的利用價(jià)值得到充分的發(fā)揮。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作在規(guī)范醫(yī)院的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，改善經(jīng)營(yíng)管理，控制和降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，以及治理商業(yè)賄賂等方面發(fā)揮了重要作用，取得了明顯的成效，內(nèi)部審計(jì)可謂是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)門(mén)戶(hù)的守護(hù)神，內(nèi)部審計(jì)結(jié)果都將為醫(yī)院的最高領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，以促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。
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依安縣依龍鎮(zhèn)綜合文化站 161520
[摘要]據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀分析，文書(shū)檔案管理制度不僅滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展，與社會(huì)檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書(shū)歸檔管理工作對(duì)事業(yè)單位的作用展開(kāi)了分析，概述了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理實(shí)踐中的若干問(wèn)題，并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關(guān)建議，以期對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。
[
關(guān)鍵詞 ]事業(yè)單位改革；檔案文書(shū)管理；信息化建設(shè)
一、文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)事業(yè)單位的作用
（一）提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式，主要是通過(guò)郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式，受限于時(shí)間與距離的影響，同時(shí)，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時(shí)有發(fā)生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文件歸檔管理，比如，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時(shí)間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。
（二）確保文件保存的穩(wěn)定性?；ヂ?lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開(kāi)始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書(shū)容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質(zhì)文書(shū)受到破壞就會(huì)造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過(guò)選用不同的電子載體，將文書(shū)檔案以電子方式進(jìn)行保存，可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息與載體的分離利用，同時(shí)，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時(shí)間長(zhǎng)、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞，穩(wěn)定性比較強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠提高文書(shū)歸檔工作的質(zhì)量，確保文件保存的穩(wěn)定性。
二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的常見(jiàn)問(wèn)題
（一）缺乏管理，重視不足。據(jù)客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對(duì)基層檔案的重視程度不夠，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至對(duì)檔案管理認(rèn)知存在偏差，比如，只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長(zhǎng)期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重，難以為單位發(fā)展提供資源支撐。
（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問(wèn)題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動(dòng)局面；或是部分基層檔案室建設(shè)缺乏專(zhuān)項(xiàng)啟動(dòng)與維修資金，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象。
三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書(shū)管理效能的具體措施
（一）全面推行文書(shū)歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進(jìn)文書(shū)歸檔管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保證，在文書(shū)歸檔管理過(guò)程中要始終以制度為標(biāo)準(zhǔn)，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的制度與準(zhǔn)則，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，并要求全體人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行作業(yè)，確保每一工作環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，踐行文書(shū)歸檔的規(guī)范化管理原則。
（二）鞏固單位領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)文書(shū)歸檔工作順利進(jìn)行的重要保障，具有提高全員檔案意識(shí)的積極作用。然而，基層檔案室文書(shū)檔案數(shù)量較多，經(jīng)費(fèi)卻相對(duì)緊張，由此要求文書(shū)歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)水平，以保證文書(shū)歸檔管理工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對(duì)檔案管理工作的方式方法進(jìn)行研究，對(duì)有關(guān)管理人員進(jìn)行考核，不斷提高全員檔案意識(shí)
（三）積極利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理已成為一種必然趨勢(shì)。在文書(shū)檔案管理工作中，要將文書(shū)檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P(pán)、磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)等為載體的電子文件，以網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計(jì)算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變。同時(shí)，國(guó)家財(cái)政部門(mén)也應(yīng)加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設(shè)施，加強(qiáng)地方文書(shū)檔案信息網(wǎng)絡(luò)與資源的一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時(shí)夯實(shí)對(duì)電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。
結(jié)語(yǔ)
綜上所述，筆者認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，同步加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專(zhuān)款專(zhuān)用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，并在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié)，確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。
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（一）醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書(shū)檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書(shū)檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書(shū)管理的信息效率過(guò)低。
（二）醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書(shū)檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案沒(méi)有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書(shū)與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類(lèi)不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國(guó)的檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書(shū)檔案管理方面的必要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
二、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接
實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化，要求文書(shū)人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和管理意識(shí)
醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化。文書(shū)檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專(zhuān)業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書(shū)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書(shū)歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書(shū)檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類(lèi)、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結(jié)束語(yǔ)
有利于提高高校檔案的服務(wù)水平傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費(fèi)大量的人力，也會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動(dòng)量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時(shí)間很長(zhǎng)，而且手續(xù)非常繁瑣。加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，可以利用現(xiàn)代化先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對(duì)等高校檔案進(jìn)行加工、整理，只要通過(guò)信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類(lèi)、查詢(xún)等工作，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)以往檔案的案卷、全引、專(zhuān)題等目錄進(jìn)行統(tǒng)一編目建立一個(gè)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開(kāi)發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
2加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議
2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即是指在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而有機(jī)組合高校檔案管理的各項(xiàng)工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應(yīng)該安排專(zhuān)業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理發(fā)展趨勢(shì)制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準(zhǔn)則。比如，文獻(xiàn)索引標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、通訊標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立標(biāo)準(zhǔn)等。通過(guò)科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進(jìn)各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
2.2加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時(shí)會(huì)花用很多時(shí)間，導(dǎo)致每年高校檔案管理費(fèi)用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點(diǎn)，長(zhǎng)時(shí)間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問(wèn)題，在很大程度上會(huì)損壞檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)為平臺(tái)，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢(xún)、檢索。而且數(shù)字檔案可以復(fù)制，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢(shì)。
2.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)在高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，安全保密問(wèn)題也是需要重視的問(wèn)題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)以及技能。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時(shí)、有效防范計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等不安全因素。
2.4加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，同時(shí)要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的員工培訓(xùn)管理制度，不僅應(yīng)豐富檔案管理人員的信息化管理知識(shí)，也要提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，應(yīng)建立合理的考核機(jī)制，定期對(duì)檔案人員的實(shí)踐操作技能進(jìn)行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵(lì)檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。
3結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞 檔案管理；質(zhì)量控制；關(guān)鍵點(diǎn)；實(shí)驗(yàn)室
中圖分類(lèi) G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2016）23-0262-01
檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體及信息進(jìn)行管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)。其最終目的是提供檔案信息為實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)服務(wù)。《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》規(guī)定了檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室必須要建立的程序，如文件的控制程序，評(píng)審客戶(hù)要求、標(biāo)書(shū)、合同的保持程序，服務(wù)和供應(yīng)商的保持程序等，對(duì)中國(guó)境內(nèi)的檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室有強(qiáng)制性的約束。然而準(zhǔn)則中的這些內(nèi)容都需要檔案管理。通過(guò)控制檔案資料管理的質(zhì)量解決檔案的諸多狀況（分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等）[1-2]，達(dá)到檢驗(yàn)數(shù)據(jù)量值溯源。作為實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的重要內(nèi)容，檔案資料的管理應(yīng)該放到重要位置。但在實(shí)驗(yàn)室實(shí)際的操作中，遇到了許多顯而易見(jiàn)的困難。 本文詳細(xì)探討這些問(wèn)題，并提出對(duì)策，以供參考。
1 實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作存在的問(wèn)題
1.1 檔案每年都會(huì)有變化，導(dǎo)致檔案管理有難度
實(shí)驗(yàn)室的檔案數(shù)量龐大，包括人員檔案、記錄檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等，每年大量的檔案都要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的需要進(jìn)行改動(dòng)，每年的檔案都會(huì)出現(xiàn)大量的添加和改動(dòng)，改完后又重新入檔，花費(fèi)大量的人力和時(shí)間。比如每年的人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備的期間核查和檢定校準(zhǔn)等各種工作最終都要把相關(guān)文件歸檔。
1.2 檔案管理缺乏完善的制度
實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)很關(guān)注檢驗(yàn)檢測(cè)一線(xiàn)的工作，但是往往不重視檔案管理。這種情況下，許多實(shí)驗(yàn)室沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，即使有也大多是兼職，往往是每個(gè)科室自己管理自己的檔案，即使有專(zhuān)職檔案管理員的實(shí)驗(yàn)室，由于沒(méi)有完善的檔案管理制度，檔案的管理水平也參差不齊。
1.3 檔案管理崗位人員的待遇不理想，責(zé)任心欠缺
由于檔案管理員的待遇往往是實(shí)驗(yàn)室最低的，該崗位的工作人員往往沒(méi)有積極性和較強(qiáng)的責(zé)任心，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵是要將檔案管理的重要性灌輸給實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)工作人員，讓他們知道文件資料歸檔管理的重要性。
2 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的對(duì)策
2.1 建立和完善檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)
通過(guò)完善的制度來(lái)提高檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室里每個(gè)工作人員的積極性，認(rèn)真完成自己應(yīng)盡的職責(zé)，從而提高檔案管理的質(zhì)量。具體來(lái)講，實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)工作必須嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室制定的管理體系文件的各項(xiàng)制度和操作規(guī)程，以使實(shí)驗(yàn)室的管理體系正常有序地運(yùn)行，還應(yīng)定期進(jìn)行全面質(zhì)量管理及檔案管理意識(shí)的教育培訓(xùn)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，資料工作全部交由該部門(mén)統(tǒng)一管理，一線(xiàn)的檢驗(yàn)科室工作應(yīng)該結(jié)合檔案管理的要求進(jìn)行，檔案人員不僅僅是單純的資料文件的管理，還應(yīng)接近、了解整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的工作流程，從而減少實(shí)驗(yàn)室各部門(mén)間的重復(fù)工作[3-5]；由于檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室工作的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，應(yīng)對(duì)檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。
2.2 抓住實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行檔案管理
實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，要管理好非常不容易。檔案管理工作不直接產(chǎn)出物質(zhì)財(cái)富，檔案的本身也不是由檔案管理部門(mén)或檔案管理員產(chǎn)生和利用，它是實(shí)驗(yàn)室里各部門(mén)在質(zhì)量檢驗(yàn)工作過(guò)程中形成的各種歷史文件資料，檔案管理部門(mén)或檔案管理員僅僅對(duì)這些文件資料進(jìn)行管理。但有了檔案管理，它就可以通過(guò)提供檔案信息為其他各個(gè)部門(mén)服務(wù)、為社會(huì)所利用。
要讓檔案管理在檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量體系運(yùn)行里更好地發(fā)揮作用，檔案管理的質(zhì)量控制顯得尤為重要。檔案管理的質(zhì)量控制其實(shí)就是提綱挈領(lǐng)，抓住檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中的一些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行有的放矢的管理控制。這些關(guān)鍵點(diǎn)主要包括以下方面的內(nèi)容。
2.2.1 人員的檔案管理。人員的檔案管理是檢驗(yàn)質(zhì)量的重要保障之一。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的人員檔案中應(yīng)該有各類(lèi)工作人員檔案，如抽樣人員、操作設(shè)備人員、檢驗(yàn)檢測(cè)人員、簽發(fā)報(bào)告人員等；同時(shí)還需有所有技術(shù)人員的具體檔案，需要記錄人員相關(guān)資格、能力確認(rèn)、授權(quán)、教育、培訓(xùn)和監(jiān)督等內(nèi)容。
2.2.2 實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備設(shè)施和場(chǎng)所環(huán)境條件的檔案管理。開(kāi)展檢驗(yàn)工作最基本的資源是設(shè)備和設(shè)施。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該正確配置包括抽樣工具、物品制備、數(shù)據(jù)處理和分析等檢驗(yàn)所需的儀器設(shè)備和設(shè)施，所用儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)和功能應(yīng)滿(mǎn)足要求。定期對(duì)儀器設(shè)備的配備、使用、維護(hù)、標(biāo)識(shí)、檢定、校準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤，從而保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠。同時(shí)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有滿(mǎn)足檢驗(yàn)檢測(cè)的工作場(chǎng)所和環(huán)境，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范有環(huán)境條件要求的，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)控手段并做好相應(yīng)記錄。
2.2.3 檢驗(yàn)檢測(cè)方法檔案管理。檢驗(yàn)方法是檢驗(yàn)工作的依據(jù)。為了保證檢驗(yàn)方法的科學(xué)性、可靠性和準(zhǔn)確性，監(jiān)控檢驗(yàn)過(guò)程中方法的選擇、制訂和確認(rèn)的全過(guò)程，須對(duì)檢驗(yàn)方法確認(rèn)后方可使用。方法確認(rèn)后所有資料和原始記錄及時(shí)歸檔。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立并保持《方法的選擇和確認(rèn)程序》對(duì)檢測(cè)方法的選擇、確認(rèn)，自制方法進(jìn)行控制，使用適合的方法和程序進(jìn)行所有檢測(cè)，其中包括檢驗(yàn)檢測(cè)物品的抽樣、處理、運(yùn)輸、存儲(chǔ)和準(zhǔn)備。適當(dāng)時(shí)，還應(yīng)包括測(cè)量不確定度的評(píng)定和分析檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)[6-7]。檢測(cè)方法包括標(biāo)準(zhǔn)方法、非標(biāo)準(zhǔn)方法，非標(biāo)準(zhǔn)方法包括超出預(yù)期用途使用的標(biāo)準(zhǔn)方法、修改的標(biāo)準(zhǔn)方法、設(shè)備廠(chǎng)商給定的方法、自制方法等。采用非標(biāo)準(zhǔn)方法時(shí)，按《方法的選擇和確認(rèn)程序》對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)方法建立作業(yè)文件并進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)所有檢驗(yàn)方法按序歸檔管理。
2.2.4 建立和保持評(píng)審客戶(hù)要求、標(biāo)書(shū)、合同的程序。各類(lèi)檢驗(yàn)、檢測(cè)的要求、標(biāo)書(shū)和合同的評(píng)審及與客戶(hù)的溝通是實(shí)驗(yàn)室對(duì)外業(yè)務(wù)的資料文件。評(píng)審客戶(hù)的要求、標(biāo)書(shū)和合同，確認(rèn)實(shí)驗(yàn)室的能力、資源是否能滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，在客戶(hù)的期望和要求得到充分理解后，形成被雙方接受的合同，并予以實(shí)施和保證，評(píng)審過(guò)程或結(jié)構(gòu)要做相應(yīng)的記錄并按序歸檔管理。
2.2.5 建立服務(wù)與供應(yīng)品商的檔案。為保證采購(gòu)物品和相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)對(duì)采購(gòu)物品和相關(guān)服務(wù)進(jìn)行有效的控制和管理，應(yīng)按程序?qū)Ψ?wù)、試劑試藥、耗材的購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)進(jìn)行控制，以保證檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的質(zhì)量。對(duì)重要的耗材、供應(yīng)品和服務(wù)的供貨單位和服務(wù)的提供者進(jìn)行評(píng)價(jià)，并保存這些評(píng)價(jià)的記錄和合格供應(yīng)商的名單，并按序歸檔管理。
2.2.6 有分包要求的檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要對(duì)分包方進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇的檔案管理。因設(shè)備設(shè)施、工作量、關(guān)鍵人員、環(huán)境條件和技術(shù)原因無(wú)法完成檢驗(yàn)檢測(cè)任務(wù)的可以分包給依法取得檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定并有能力完成分包項(xiàng)目的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)。分包前應(yīng)建立分包的管理程序，從合格分包方目錄中選擇合適的分包方并按序做好歸檔管理。
2.2.7 管理體系的內(nèi)部和外部文件控制程序的檔案管理。與檢驗(yàn)檢測(cè)相關(guān)的各個(gè)場(chǎng)所使用的文件必須現(xiàn)行有效、合法有據(jù)、標(biāo)識(shí)明確[8]；應(yīng)定期審查文件，將已作廢、失效的文件或版本及時(shí)清理收繳、封存或銷(xiāo)毀，不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)，如果因?yàn)槟撤N原因確實(shí)需要保留在現(xiàn)場(chǎng)的，必須加以明顯標(biāo)識(shí)，以防誤用。及時(shí)批準(zhǔn)最新文件或版本，確保所有質(zhì)量文件始終處于嚴(yán)密的受控狀態(tài)并按序歸檔。
2.2.8 抽樣及樣品處置的檔案管理。制定《抽樣管理程序》和《樣品管理程序》并監(jiān)督實(shí)施。抽樣需符合相關(guān)的技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)的要求。沒(méi)有相關(guān)的技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)的，抽樣人員根據(jù)適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)方法制定抽樣計(jì)劃或抽樣方案[1-2]。對(duì)抽樣過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，分析抽樣對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的影響，以確保檢驗(yàn)結(jié)果的有效性。按照制定的《抽樣管理程序》的要求記錄與抽樣有關(guān)的資料和操作，抽樣記錄內(nèi)容齊全、信息準(zhǔn)確，應(yīng)包括所用的抽樣計(jì)劃、抽樣人、環(huán)境條件，必要時(shí)有抽樣位置的圖示或其他等效方法，如可能，還應(yīng)包括抽樣計(jì)劃所依據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法[9]。
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按《樣品管理程序》來(lái)規(guī)范樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處理以及樣品的標(biāo)識(shí)等各個(gè)環(huán)節(jié)。樣品應(yīng)有唯一性的標(biāo)識(shí)和檢驗(yàn)中的狀態(tài)表示，通過(guò)對(duì)標(biāo)識(shí)的控制能夠知道樣品流轉(zhuǎn)到了哪一個(gè)步驟。
2.2.9 檢驗(yàn)結(jié)果及檢驗(yàn)報(bào)告控制的檔案管理。實(shí)驗(yàn)室的產(chǎn)品就是最終的數(shù)據(jù)和報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告是實(shí)驗(yàn)室對(duì)外出具檢驗(yàn)結(jié)果的正式憑證，是對(duì)樣品的技術(shù)鑒定，是具有法律效力的技術(shù)文件。為確保檢驗(yàn)報(bào)告的客觀、公正和準(zhǔn)確[4-6]，并能滿(mǎn)足客戶(hù)需求，對(duì)影響檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)質(zhì)量的各種因素都能使其處于受控狀態(tài)。為保證檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠、可信，滿(mǎn)足社會(huì)和市場(chǎng)的需要，建立了有效的實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)和報(bào)告檔案管理體系。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理是包含在整個(gè)實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)過(guò)程中的，不僅忠實(shí)地記錄和保存了實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的一切信息，還能反饋實(shí)驗(yàn)室的檢驗(yàn)檢測(cè)工作，使之更加完善。同時(shí)，還要認(rèn)清檔案管理的科學(xué)發(fā)展性。隨著時(shí)代的進(jìn)步，實(shí)驗(yàn)室自身也要不斷發(fā)展完善，這就要求實(shí)驗(yàn)室的管理部門(mén)要定期進(jìn)行相關(guān)人員質(zhì)量意識(shí)的教育培訓(xùn)[1]，各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室的操作規(guī)程，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心。
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【關(guān)鍵詞】商科；二級(jí)學(xué)院；檔案；管理
近年來(lái)， 隨著我國(guó)高等教育教學(xué)改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經(jīng)開(kāi)始或正在實(shí)施或逐步完善二級(jí)院系管理，教學(xué)檔案的管理內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣，本文針對(duì)新時(shí)期二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。
一、文科類(lèi)二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)
（一）檔案管理的任務(wù)、范圍。檔案管理的根本任務(wù)是在各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中收集相關(guān)材料，進(jìn)行鑒定分類(lèi)、整理備份、保管歸檔并提交至上級(jí)檔案管理部門(mén)。在搜集的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步鑒定歸檔價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)保存。歸檔價(jià)值的認(rèn)識(shí)決定了一份檔案的質(zhì)量，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的各類(lèi)檔案歸檔準(zhǔn)則，我們不難總結(jié)出如下幾條歸檔準(zhǔn)則，亦可以說(shuō)是歸檔價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：1.“對(duì)社會(huì)和學(xué)校當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考作用、憑證作用以及研究?jī)r(jià)值”“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作的全過(guò)程”。2.“遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間有機(jī)聯(lián)系”。3.“有重點(diǎn)，有特點(diǎn)”。從范圍講，二級(jí)學(xué)院的歸檔一般分為以下大類(lèi)：辦公（黨政）類(lèi)、教學(xué)類(lèi)（本科生/研究生）、科研類(lèi)、外事類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開(kāi)發(fā)類(lèi)。其中，對(duì)于文科類(lèi)二級(jí)學(xué)院，產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開(kāi)發(fā)類(lèi)文檔幾乎不存在，外事類(lèi)檔案也相對(duì)較少，但它反映出學(xué)院在科研、人才交流等方面與國(guó)際接軌、“走出去”“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的層次和側(cè)重點(diǎn)，不應(yīng)該被遺漏。
教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料。教學(xué)檔案管理質(zhì)量是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主題、核心和重點(diǎn)。近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設(shè)，高校已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施二級(jí)學(xué)院管理，二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自進(jìn)一步加大。因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，本文根據(jù)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的一些問(wèn)題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。
（二）教學(xué)檔案的特點(diǎn)。1.文件來(lái)源分散。教學(xué)檔案來(lái)自于教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，除了少部分來(lái)源于教務(wù)管理部門(mén)外，大部分來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。而來(lái)源于教師個(gè)人的教學(xué)文件材料，大多不需經(jīng)過(guò)收發(fā)部門(mén)登記，且沒(méi)有副本，甚至長(zhǎng)年累月存在于教師個(gè)人手中。因此，教學(xué)檔案的來(lái)源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。高校的專(zhuān)業(yè)設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致，一般的高校專(zhuān)業(yè)數(shù)量少則十幾個(gè)，多則幾十個(gè)甚至上百個(gè)，且每個(gè)專(zhuān)業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容及方法等方面各有不同，導(dǎo)致這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。3.種類(lèi)繁多。存放在二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案除了上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的文件、本部門(mén)的計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄等行政管理材料，還包括教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的教學(xué)管理材料，種類(lèi)繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富。4.載體的多樣化。教學(xué)檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時(shí)一般需要刻錄成光盤(pán)。
二、目前高校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。二級(jí)院系是從事教學(xué)活動(dòng)的一線(xiàn)教學(xué)單位，承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，特別是在我國(guó)教育行政管理部門(mén)對(duì)各高校實(shí)行五年一周期的教學(xué)評(píng)估背景下， 從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位，忙于具體的教學(xué)事務(wù)，對(duì)教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作，在評(píng)估檢查時(shí)，往往臨時(shí)突擊，應(yīng)付差事，草率整理。
（二）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學(xué)校檔案館（室）作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)， 對(duì)各二級(jí)學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，不及時(shí)。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動(dòng)性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c(diǎn)。
（三）重文書(shū)類(lèi)，輕實(shí)體聲像類(lèi)。由于純文科學(xué)院幾乎沒(méi)有實(shí)驗(yàn)?zāi)＞摺⒖蒲谐晒麡悠返?，往往在存檔中根本不會(huì)在意實(shí)體類(lèi)聲像類(lèi)的收集，無(wú)論是學(xué)院還是教師也存在一種傾向，即：獎(jiǎng)狀、證書(shū)、禮品等是學(xué)院或個(gè)人工作交往中產(chǎn)生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時(shí)也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價(jià)值高的實(shí)物進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件上交至學(xué)校檔案館，學(xué)院內(nèi)部涉及學(xué)院整體的實(shí)物類(lèi)檔案由學(xué)院統(tǒng)一保存，并編號(hào)造冊(cè)，注明好時(shí)間、尺寸、材質(zhì)、產(chǎn)生背景等詳細(xì)情況。
三、完善高校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的措施
（一）根據(jù)自身實(shí)際，逐步建立并完善二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。二級(jí)院系作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)校檔案館（室）的業(yè)務(wù)要求，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新精神，制定教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在高校師生對(duì)所在二級(jí)院系的依賴(lài)程度不斷強(qiáng)化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)科體系的科學(xué)性和權(quán)威性，讓擁有本專(zhuān)業(yè)和學(xué)科知R的教師專(zhuān)家自主制定或完善涉及自己專(zhuān)業(yè)和學(xué)科范圍的教學(xué)檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類(lèi)、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。提高檔案管理人員素質(zhì)，搞好二級(jí)院系教學(xué)檔案工作。高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級(jí)院系檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，有條件的可以安排專(zhuān)職的檔案工作人員，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案工作人員的定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，由學(xué)校檔案館（室）的專(zhuān)職檔案工作人員，結(jié)合具體案卷輔以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)。同時(shí)將教學(xué)材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱(chēng)評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級(jí)院系專(zhuān)兼職檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，從而提高二級(jí)院系教學(xué)檔案工作水平。
（二）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展教學(xué)檔案管理，以提高工作效率，適應(yīng)改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動(dòng)化技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下，二級(jí)院系教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立教學(xué)檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理的無(wú)縫連接，檔案管理人員依托網(wǎng)絡(luò)一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的及時(shí)收集、迅速整理、全面存儲(chǔ)、高效利用；另一方面實(shí)現(xiàn)與處于業(yè)務(wù)指導(dǎo)核心地位的學(xué)校檔案館（室）的密切溝通，完成教學(xué)檔案信息的上傳下達(dá)，使二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)模式。
（三）做好教學(xué)檔案材料的收集和歸檔工作。二級(jí)學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時(shí)間和條件。專(zhuān)兼職檔案員要加強(qiáng)檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，主動(dòng)地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實(shí)驗(yàn)室、研究所收集分散在個(gè)別教職工手中有價(jià)值的各種材料，并認(rèn)真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要?dú)w檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。同時(shí)對(duì)各種不同載體形式的檔案材料也要加強(qiáng)收集，如照片、實(shí)物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等，實(shí)現(xiàn)檔案載體形式多樣化。
（四）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，但是大部分二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員是兼職的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，且更換頻繁，因此高校檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的可以在每年年初由學(xué)校檔案館的專(zhuān)職檔案管理人員，結(jié)合具體案卷，加以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。
（五）實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。社會(huì)信息化致使社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄產(chǎn)生于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化環(huán)境，人們進(jìn)行交流和傳遞信息的手段也從紙質(zhì)走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過(guò)程，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理也需要遵循科學(xué)的原理，采取正確的方法，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。
（六）進(jìn)行個(gè)性管理，做好檔案服務(wù)。需要注意的是高校之中各部門(mén)的工作存在著較為明顯的差異性，每個(gè)部門(mén)在工作過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)信息以及需要參考的檔案數(shù)據(jù)信息等都有所不同。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下，檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，增加其對(duì)各部門(mén)的針對(duì)，可以將不同部門(mén)的檔案數(shù)據(jù)信息整合到一起進(jìn)行針對(duì)性管理，并根據(jù)部門(mén)的不同進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的分類(lèi)。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)管理人員還可以與具體部門(mén)的工作人員進(jìn)行溝通，了解各部門(mén)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的個(gè)性化需要，并以這種需要為依據(jù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行調(diào)整，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)滿(mǎn)足高校內(nèi)部不同部門(mén)的差異性需要。
綜上所述，高校檔案管理工作開(kāi)展中，應(yīng)該結(jié)合高校實(shí)際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術(shù)，從而為高校教學(xué)、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]邢韜.高校評(píng)估（教學(xué)）檔案管理系統(tǒng)的分析與測(cè)試[D].北京郵電大學(xué)，2012.