時(shí)間：2023-05-17 15:34:10
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一、當(dāng)前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長遠(yuǎn)的角度來看，我國制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示“長期失去聯(lián)系超過5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動(dòng)中心就做過一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產(chǎn)生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無法收取檔案費(fèi)用的部門也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國來說，因?yàn)閲蠛褪聵I(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。
（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案個(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。
長期以來由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果不重視檔案室數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效的傳遞檔案信息，就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被信息社會(huì)淘汰。
檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求日益增大，對(duì)檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會(huì)各階層，各部門之間對(duì)檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時(shí)隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當(dāng)今信息時(shí)代，如果檔案工作不能緊跟社會(huì)步伐。瞄準(zhǔn)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此檔案工作只能堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。
由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。
數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。
各國檔案館都在尋求相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案運(yùn)作模式以增強(qiáng)自己在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中的競爭力，更好的為社會(huì)和讀者服務(wù)，成為未來社會(huì)的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化建設(shè)，未來的重點(diǎn)應(yīng)該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個(gè)部分縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到達(dá)一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實(shí)的，不可能齊步走。
日常業(yè)務(wù)管理包括文件查閱借閱登記，上級(jí)來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務(wù)，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務(wù)管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務(wù)綜合起來，保證信息化數(shù)字化處理的時(shí)候能做到安全、準(zhǔn)確、無誤。
檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時(shí)候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲(chǔ)在電腦中進(jìn)行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，攝錄機(jī)等數(shù)字設(shè)備。實(shí)質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的數(shù)字代碼的過程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。
數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進(jìn)行閱讀。最重要的就是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設(shè)。
檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開放式與互動(dòng)式于一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會(huì)化的浪潮是必然趨勢(shì)；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時(shí)空的局限，在空問上實(shí)現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時(shí)間上真正實(shí)現(xiàn)全天候服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理的好處：
1、提高整個(gè)部門的工作效率
實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。
2、提高整個(gè)部門的技術(shù)水平
企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個(gè)部門都這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。
3、有效的進(jìn)行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng)；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng)，如果沒有一個(gè)好的管理平臺(tái)（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。
4、有效的為科研服務(wù)
檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。
5、有效的為決策服務(wù)
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動(dòng)，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。
6、部門職能變保管為服務(wù)
檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。
檔案數(shù)字化技術(shù)是為了順應(yīng)新時(shí)代新發(fā)展的時(shí)代潮流，是加強(qiáng)檔案管理效率提升的重要途徑，同時(shí)其也是目前檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)值得推廣的一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價(jià)值更為高效，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，從而使檔案資料的使用價(jià)值能更好的為社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；特征
檔案管理的數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)信息載體的革新，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲(chǔ)存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)器中的處理辦法，更有利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。
一、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)
（1）經(jīng)濟(jì)效益高。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。
（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。
（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
參考文獻(xiàn)：
[1]王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島：青島出版社，2002：220.
關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 應(yīng)用
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，為適應(yīng)信息化發(fā)展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量，數(shù)字化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實(shí)現(xiàn)資源共享的缺陷，而數(shù)字化技術(shù)具有存儲(chǔ)空間大、誤差小、可實(shí)現(xiàn)資源共享等優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用在檔案管理中，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的空白。
1 檔案數(shù)字化管理概述
檔案數(shù)字化管理是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的有效結(jié)合，將檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來，最終構(gòu)建一個(gè)使用效率較高的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化管理主要是指對(duì)檔案原件和檔案數(shù)據(jù)的管理，檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)是數(shù)字化檔案的主要存儲(chǔ)形式。
2 檔案管理特征
2.1 日常網(wǎng)絡(luò)化管理
檔案日常網(wǎng)絡(luò)化管理能夠快速地進(jìn)行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)其進(jìn)行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統(tǒng)計(jì)、檢索工作的進(jìn)行，并節(jié)省一定的時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)n案中的文字信息和圖像信息有效地結(jié)合起來，借助網(wǎng)絡(luò)完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。
2.2 內(nèi)容數(shù)字化
在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式中，檔案內(nèi)容以紙質(zhì)的形式存放，它的內(nèi)容和載體是一個(gè)整體，不可分割。而檔案數(shù)字化管理通過計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體技術(shù)等將檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，不但完整地保留了檔案內(nèi)容，還實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容和載體的分離，檔案的實(shí)際載體作為初始依據(jù)保存下來，只要查閱存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的信息就能夠?qū)崿F(xiàn)日常管理。
2.3 服務(wù)社會(huì)化
數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工檔案管理模式的空白，實(shí)現(xiàn)了資源共享。用戶只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內(nèi)容，這種服務(wù)具有社會(huì)化的特點(diǎn)，代表著社會(huì)的進(jìn)步。
2.4 全面服務(wù)
檔案數(shù)字化將文字和圖像存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，人們借助互聯(lián)網(wǎng)通過身份確認(rèn)后，能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢到所有信息，這種以網(wǎng)站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務(wù)呈現(xiàn)多元化、全面化。
3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)幾種容易出現(xiàn)的問題
3.1 資料搜集和記載的漏洞
近年，社會(huì)各界更加關(guān)注檔案管理工作，相關(guān)法律法規(guī)也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實(shí)際情況也存在一定差別。
3.2 缺少服務(wù)創(chuàng)新理念
一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務(wù)，缺少對(duì)檔案的實(shí)際利用效果的進(jìn)一步分析，并較少研究信息資料上網(wǎng)服務(wù)的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發(fā)利用。
3.3 條件制約
在原有的檔案數(shù)字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計(jì)算機(jī)來管理檔案的原始載體，卻不是對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔信息，導(dǎo)致無法完整顯示紙質(zhì)材料中的全部內(nèi)容，最終查詢的信息也缺少完整性。
4 檔案數(shù)字化管理措施
4.1 加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)
創(chuàng)新是檔案管理人才需要具備的基礎(chǔ)素質(zhì)之一，要實(shí)現(xiàn)檔案的開放、多元化發(fā)展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創(chuàng)新。檔案人才還應(yīng)熟練操作計(jì)算機(jī)，具體是指能夠熟練地應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件、全面掌握現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并能夠有效進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)。另外，檔案人才還應(yīng)了解自己行業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培訓(xùn)和建設(shè)，使其掌握最新理念和技術(shù)，樹立積極的服務(wù)理念，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。
4.2 規(guī)范檔案資料
滿足社會(huì)需求是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會(huì)失去檔案數(shù)字化管理的價(jià)值，并會(huì)給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。
4.3 構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，不斷完善
統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能夠約束檔案數(shù)字化管理工作的有序、規(guī)范進(jìn)行。現(xiàn)階段，個(gè)別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的現(xiàn)象，這阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。
4.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)
現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案仍是主要實(shí)體，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式是指借助計(jì)算機(jī)完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲(chǔ)空間內(nèi)，能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，真正實(shí)現(xiàn)了檔案全部內(nèi)容的數(shù)字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計(jì)算機(jī)識(shí)別的真實(shí)性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數(shù)據(jù)信息的使用價(jià)值。對(duì)于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實(shí)現(xiàn)了檔案初始文件的信息數(shù)字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠縮減數(shù)據(jù)信息的錄入時(shí)間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應(yīng)用前景。
4.5 建立檔案信息傳輸平臺(tái)
檔案信息傳輸平臺(tái)，能夠顯著提高數(shù)據(jù)庫的利用效率，這主要是因?yàn)闄n案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發(fā)揮自身價(jià)值。在檔案數(shù)字化管理中，檔案信息以數(shù)字的形式存在，而數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是其傳輸數(shù)據(jù)的主要平臺(tái)，檔案信息傳輸平臺(tái)的建立，使得信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳輸擺脫了時(shí)間和地點(diǎn)的束縛，這便于檔案信息的快速流動(dòng)，并充分發(fā)揮了核心數(shù)據(jù)庫的功能。
5 結(jié)語
檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然。雖然，現(xiàn)階段數(shù)字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優(yōu)點(diǎn)，它代表了社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，并伴隨著國家相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)和完善，將不斷創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數(shù)字化管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，使其更好地服務(wù)于人民群眾。
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[關(guān)鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)
中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設(shè)水平不斷提高的當(dāng)下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時(shí)代中，無法滿足人們對(duì)信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點(diǎn)，如何以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，大力推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實(shí)際問題。
一、 檔案管理數(shù)字化概述
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整的采集，進(jìn)而形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類型，最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對(duì)檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲(chǔ)與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢(shì)：一是在全社會(huì)范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。
二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
（一） 符合時(shí)展的需要
在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當(dāng)中，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢(shì)。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計(jì)等工作的效率實(shí)現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實(shí)現(xiàn)的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化
推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項(xiàng)目都納入到數(shù)字化管理的體系當(dāng)中，通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，確保了其工作的安全、準(zhǔn)確和高效，使得檔案管理各項(xiàng)工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。
（三） 利于城建檔案的開發(fā)
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺(tái)，用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺(tái)，就可以進(jìn)行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請(qǐng)，并與社會(huì)其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進(jìn)而形成了集成化管理的運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對(duì)于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對(duì)原有的思維定式進(jìn)行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進(jìn)行著手：
（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求
規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求是推動(dòng)其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對(duì)檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲(chǔ)等一系列工作而言，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化控制。在參考國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)以下工作要求進(jìn)行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實(shí)現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，以保證檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性；③對(duì)檔案管理工作者的行為進(jìn)行規(guī)范性指標(biāo)的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實(shí)性。
（二） 合理設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)功能系統(tǒng)
城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔(dān)建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性，其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計(jì)工作當(dāng)中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺(tái)和軟件平臺(tái)都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行資料編碼，以保證用戶能夠準(zhǔn)確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要?jiǎng)?chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對(duì)不同載體的檔案信息進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度
城建檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對(duì)城建檔案進(jìn)行集中管理的主要場(chǎng)所，是社會(huì)資源消費(fèi)的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺(tái)為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺(tái)”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實(shí)際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實(shí)現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來發(fā)展。
（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊(duì)伍
檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊(duì)伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技能；一方面要通過開展多種形式的教學(xué)教研活動(dòng)，向其介紹最新的科技動(dòng)態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進(jìn)行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。
結(jié)束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實(shí)發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊(duì)伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)系統(tǒng)等方面來實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當(dāng)然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個(gè)探索的階段，還需要工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷的深入研究，以推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。
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[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；必要性
隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。全國檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會(huì)的腳步。檔案信息化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)最大限度的開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
一、檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使機(jī)關(guān)落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
（二）提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理能夠使資料及時(shí)歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工人數(shù)、退休、調(diào)動(dòng)等，要想正確統(tǒng)計(jì)，動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要困難
由于檔案數(shù)字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個(gè)方面。
（一）資源浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、不同類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，仍延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實(shí)的“高檔打印機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)
（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨
檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立個(gè)通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面，要通過采用多級(jí)權(quán)限、密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平
人才是檔案信息數(shù)字化的保證，科技人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)。檔案管理部門一方面要積極引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)的專門人才；另一方面要加大對(duì)現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高，舉辦各種信息技術(shù)培訓(xùn)班，為檔案工作者綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉到技術(shù)、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，推動(dòng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。
參考文件：
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關(guān)鍵詞：電子政務(wù) 電子文件 電子文件中心 檔案
Abstract：As age advances,E-government's popularization and the development have produced the massive electronic documents. These electronic documents will be the final destination of the file. Electronic documents differ from files. It is must to establish a digital archives for the unification management. It is the electronic documents center.
Key Words：E-government; electronic documents; electronic documents center
[中圖分類號(hào)] G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]
目前信息技術(shù)和檔案管理理論的不斷發(fā)展，人們對(duì)電子文件管理的意識(shí)也逐步加強(qiáng)，并提出了文檔一體化管理的概念。按照文件的生命周期理論，電子文件的最后歸宿是檔案館[1]。電子文件與傳統(tǒng)的檔案資料有很大不同，它在計(jì)算機(jī)內(nèi)部均是以數(shù)字編碼的形式存在的，即便是圖像或聲音信息，在存儲(chǔ)介質(zhì)上也只是一些二進(jìn)制編碼而已，對(duì)其進(jìn)行管理也要有特別的設(shè)備，電子文件中心就是專為管理電子文件檔案而生的，是數(shù)字化時(shí)代的檔案館。
1電子文件的特點(diǎn)
1.1電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性
電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各種設(shè)備有著密不可分的關(guān)系，也可以說計(jì)算機(jī)是電子文件必不可少的前提和基礎(chǔ)，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的嚴(yán)重依賴性。這一特性，對(duì)電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，就無法讀取。
1.2電子文件信息與載體的可分離性
紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個(gè)整體，電子文件存放位置不是固定的存儲(chǔ)介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載休，其內(nèi)容卻不會(huì)發(fā)生任何變化。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點(diǎn)不同設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件的內(nèi)容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。
1.3電子文件載體的非直讀性
存儲(chǔ)在某種載體上的電子文件，在制作時(shí)是把可識(shí)別的文字、圖形等輸入計(jì)算機(jī)中轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能為人所看見。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。
1.4電子文件的易更改性
電子文件在起草過程中或作其它處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)是增刪改十分容易，且改后不留任何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質(zhì)文件所未遇到過的新問題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們?cè)诩夹g(shù)上做很多處理[2]。
2電子政務(wù)與電子文件的關(guān)系
電子政務(wù)是利用電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)覆蓋黨政機(jī)構(gòu)各部門和相關(guān)企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和決策科學(xué)化，從而提高辦公效率和管理水平。檔案的主要來源就是政府部門，不斷完善的電子政務(wù)帶來的是大量的電子文件，可以說是催生電子文件中心的主要力量，這給檔案工作帶來了新的機(jī)遇與新的挑戰(zhàn)。
政務(wù)電子文件的收集異常簡單、快捷，一旦文件形成后被確認(rèn)為有保存價(jià)值，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的形式，處于檔案部門的全面監(jiān)控之下。因此，傳統(tǒng)的“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務(wù)環(huán)境下，幾乎可以忽略不計(jì)了[3]。政務(wù)電子文件具有信息存儲(chǔ)的高密度性，采用了磁、光介質(zhì)等新型載體材料，體積變小，儲(chǔ)密容量卻大大提高。隨著存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的存儲(chǔ)密度將會(huì)繼續(xù)提高。超大容量硬盤、藍(lán)光光盤的出現(xiàn)，改變了以往信息存儲(chǔ)受制于存儲(chǔ)空間容量的局面。但是電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚不健全，并存在可攻擊點(diǎn)多、病毒干擾等問題。
3電子文件中心的建立
如何有效管理好這電子文件檔案，是數(shù)字化時(shí)代檔案館的重要工作。檔案工作是政府行為的一個(gè)組成部分，構(gòu)建基于電子政務(wù)的電子文件中心本身也就是電子政務(wù)的一部分，可以實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案管理的雙贏。
3.1電子文件的收集
電子文件的收集與積累工作必須從電子文件的形成階段開始，貫穿于辦公自動(dòng)化或計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等電子信息處理工作的全過程。電子文件的收集積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，由于記錄系統(tǒng)有自動(dòng)記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除以及責(zé)任人、存入數(shù)據(jù)庫的時(shí)間等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理過程中所涉及的種類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，更改處要填寫更改單，履行更改審批手段，并存有備份件防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
3.2電子文件的整理歸檔
電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集、積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。首先是分類、標(biāo)引與排序，使得電子文件存儲(chǔ)處于一種有序狀態(tài)；其次是建立數(shù)據(jù)庫，將電子文件分門別類地存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，并且切記任何環(huán)境條件下都要拷貝一份備份保存。
電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)器上拷貝或記錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上并移交到電子文件中心，以便長期保存的工作過程。電子文件的歸檔必須按照相關(guān)檔案制度進(jìn)行。
4電子文件中心對(duì)電子政務(wù)的影響
4.1電子文件中心是電子政務(wù)的后盾
在電子政務(wù)這個(gè)大環(huán)境下，如何收集整理政府及其職能部門在電子政務(wù)平臺(tái)上形成的電子文件，建立一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集絡(luò)和運(yùn)行機(jī)制。確保各單位形成的電子文件“隨時(shí)形成、隨時(shí)收集、隨時(shí)”，將有保存價(jià)值的電子文件完整、安全、永久地保存下來，并提供利用，顯得尤為重要。而電子文件中心就是一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)這些功能的系統(tǒng)，它是電子政務(wù)系統(tǒng)的堅(jiān)實(shí)后盾。電子文件中心通過對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)接收和采集，不僅能從源頭上控制和管理電子文件，還能進(jìn)行全程跟蹤管理和服務(wù)。
4.2優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)
傳統(tǒng)的檔案收集要通過各單位的檔案室開始，進(jìn)而轉(zhuǎn)到上一級(jí)的檔案館，最終有的檔案還要轉(zhuǎn)到國家檔案館去，檔案機(jī)構(gòu)是分布廣泛，從業(yè)人員也比較多。電子文件中心主要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集電子文件，速度快，人工參與減少，從而使得小而全的機(jī)關(guān)檔案室顯得多余而低效，取消一些中間檔案機(jī)構(gòu)成為發(fā)展的必然。因此，構(gòu)建電子文件中心可以優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)。
4.3電子文件中心有利于政府信息公開
實(shí)施電子政務(wù)就是要推進(jìn)政務(wù)改革，提高政府的服務(wù)水平，按照WTO原則增強(qiáng)政府行為的透明度，實(shí)行政府信息公開。在電子政務(wù)系統(tǒng)中建立電子文件中心，對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集、恰當(dāng)處理后，可以提供多角度的政府信息公開服務(wù)。一是現(xiàn)行電子文件可以把處理同一過程中形成的電子文件組織在一起，以文件全宗的形式提供服務(wù)；二是數(shù)字文件中心可以提供有層次的政務(wù)信息公開和信息服務(wù)，即不僅可以為社會(huì)公眾提供服務(wù)，還可以為電子政務(wù)系統(tǒng)和政府各職能部門提供個(gè)性化服務(wù)[4]。
結(jié)束語
建立電子文件中心，大多數(shù)工作都將是計(jì)算機(jī)自行處理，文件管理人員的角色主要是電子文件的審計(jì)者、監(jiān)督者[5]。這要求在電子文件中心工程實(shí)施時(shí)不能忽視對(duì)文件管理人員的培訓(xùn)，要通過對(duì)目前年紀(jì)輕、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的文件檔案管理人員的再教育和再培訓(xùn)，為電子文件中心的建立與運(yùn)作提供合格的人才?？傊?，電子文件中心的建立是一個(gè)涉及到人、財(cái)、物互動(dòng)的系統(tǒng)工程，需要檔案學(xué)理論與實(shí)踐者共同探討、推動(dòng)它的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對(duì)于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項(xiàng)元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實(shí)施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實(shí)施中的整體性，只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。
1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵
在現(xiàn)有的國際、國內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對(duì)具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項(xiàng)的設(shè)置分析及對(duì)其描述的過程。這個(gè)功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。
2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源
數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。
針對(duì)權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實(shí)現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實(shí)踐及理論中存在著的有關(guān)對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。
針對(duì)用戶而言，信息源的分析范圍可以是對(duì)文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法
在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻(xiàn)參考法
文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是運(yùn)用此法的主要代表項(xiàng)目，該項(xiàng)目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項(xiàng)目》）。
3.1.2理論推導(dǎo)法
從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來驗(yàn)證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運(yùn)動(dòng)理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。
以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項(xiàng)目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨(dú)創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項(xiàng)目《數(shù)字化檔案完整性保存項(xiàng)目（UBC）》則依據(jù)的是文件運(yùn)動(dòng)理論理論。按照我國目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調(diào)查訪問法
通過對(duì)文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實(shí)際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國聯(lián)合項(xiàng)目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實(shí)際法
按照檔案實(shí)際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運(yùn)動(dòng)為分析的切入點(diǎn)進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會(huì)認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實(shí)際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。
以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實(shí)用性不強(qiáng)；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實(shí)際法，即使具有可行和運(yùn)用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時(shí)，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。
4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)
在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。
首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點(diǎn)，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對(duì)需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對(duì)信息源進(jìn)行分析，簡練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對(duì)各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項(xiàng)的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。
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關(guān)鍵詞：公路系統(tǒng)；檔案管理；創(chuàng)新研究；數(shù)字化研究
1 我國公路系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題
1.1 公路系統(tǒng)工作檔案管理的制度不夠完善
在我國公路系統(tǒng)工作的檔案管理體系中，檔案管理人員不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作只是抄寫信息的簡單工作，導(dǎo)致公路系統(tǒng)工作檔案的總體制度混亂，而且對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行制度管理的重要性缺乏相應(yīng)的理解和重視，導(dǎo)致了公路系統(tǒng)工作檔案管理制度不夠完善，從而造成在公路系統(tǒng)檔案管理上出現(xiàn)漏洞，引發(fā)一系列的問題。在我國公路系統(tǒng)檔案管理中制度方面的問題主要是安全管理制度的不完善，我國公路公路系統(tǒng)檔案安全管理制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠健全，僅僅進(jìn)行檔案庫的歸納與整理，不重視對(duì)數(shù)據(jù)庫的防護(hù)，缺乏嚴(yán)格有效的安全防護(hù)管理制度與之相配套。
1.2 公路系統(tǒng)檔案管理工作的防護(hù)管理力度不夠
現(xiàn)如今出現(xiàn)了各種各樣的新式檔案管理方案，電子檔案便是其中之一，公路系統(tǒng)檔案也利用這種檔案管理手段，但這都是建立在網(wǎng)絡(luò)與電腦的基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)上是存在風(fēng)險(xiǎn)的，簡單的檔案防護(hù)會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)上的病毒與黑客進(jìn)行攻擊，我國現(xiàn)有的公路系統(tǒng)檔案工作安全技術(shù)不全面，缺少在保密方面的安全防護(hù)技術(shù)，在查殺公路系統(tǒng)工作檔案系統(tǒng)本身的漏洞技術(shù)方面也存在著不足。前幾年的公路系統(tǒng)檔案管理還止步于人工手寫的方式，現(xiàn)如今科技發(fā)展速度增快，檔案管理中也需要相應(yīng)增加了信息技術(shù)的因素，但是對(duì)公路系統(tǒng)工作檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)還沒有達(dá)到專業(yè)的地步，導(dǎo)致公路系統(tǒng)工作檔案管理的系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)不足。
2 探究加強(qiáng)我國公路系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新的手段與措施
2.1 公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化是創(chuàng)新的必要措施之一
近幾年來，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，誕生許多新的產(chǎn)物，公路系統(tǒng)工作的檔案管理就是其中之一，公路系統(tǒng)檔案管理利用互聯(lián)網(wǎng)上現(xiàn)有的資源與空間，對(duì)公路系統(tǒng)的名額與文件條例進(jìn)行整合與共享，形成網(wǎng)絡(luò)上的公路系統(tǒng)檔案管理，方便公路系統(tǒng)部門的工作需求，但是互聯(lián)網(wǎng)作為公共平臺(tái)，會(huì)存在公路系統(tǒng)信息丟失盜竊的現(xiàn)象，所以現(xiàn)如今對(duì)公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化的主要任務(wù)是建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)管理，保護(hù)公路系統(tǒng)檔案安全與用戶的信息安全。
2.2 建立健全我國公路系統(tǒng)工作檔案保護(hù)管理的制度
穩(wěn)定的檔案管理機(jī)制必須要有健全的管理制度作為保證，由公路系統(tǒng)部門內(nèi)部專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的保護(hù)，對(duì)檔案管理的工作人員制定有效的管理制度，在執(zhí)行過程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，這樣才能使檔案保護(hù)管理的可靠性大大增強(qiáng)。公路系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)立專門的技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的安全管理與漏洞維護(hù)，并建立檔案保護(hù)管理培訓(xùn)班，對(duì)檔案保護(hù)管理人員進(jìn)行檔案保護(hù)意識(shí)的培訓(xùn)工作，使得檔案保護(hù)管理達(dá)到與國際同步的水平，健全檔案保護(hù)管理制度有利于對(duì)公路系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理人員形成制度上的約束，推動(dòng)檔案保護(hù)管理機(jī)制的建設(shè)。雖然健全檔案保護(hù)管理制度有利于公路系統(tǒng)檔案管理的安全，但是更重要的是數(shù)字化檔案管理專業(yè)技術(shù)的合理運(yùn)用，配合檔案管理人員嚴(yán)格的技術(shù)審核，使我國公路系統(tǒng)工作的檔案安全管理可靠而穩(wěn)固。
3 探究我國公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化的問題及措施
3.1 分析我國公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題
3.1.1互聯(lián)網(wǎng)本身存在著威脅
互聯(lián)網(wǎng)本身作為一個(gè)用戶交流體驗(yàn)平臺(tái)，是開放式的交流系統(tǒng)，本身的安全防護(hù)系統(tǒng)很薄弱，對(duì)現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)威脅很難起到根本性的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議在設(shè)計(jì)時(shí)的目的只是為了進(jìn)行更方便的用戶體驗(yàn)，而對(duì)互聯(lián)網(wǎng)本身的安全方面考慮不全面。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的漏洞也隨之顯現(xiàn)出來，互聯(lián)網(wǎng)的用戶急劇增加，導(dǎo)致對(duì)互聯(lián)網(wǎng)用戶的信息安全難以保障，逐漸暴露的漏洞使得一些黑客與不法分子對(duì)公路系統(tǒng)檔案信息進(jìn)行竊取，導(dǎo)致公路系統(tǒng)檔案的信息丟失，嚴(yán)重的還造成了經(jīng)濟(jì)損失。
3.1.2公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化本身的安全防護(hù)技術(shù)不全面
現(xiàn)如今在國際上存在各種各樣的檔案管理數(shù)字安全防護(hù)技術(shù)與手段，我國也在積極的引進(jìn)這類技術(shù)。我國原有的公路系統(tǒng)工作中檔案管理的安全技術(shù)不全面，缺少在用戶方面的安全防護(hù)技術(shù)，在查殺公路系統(tǒng)工作數(shù)字系統(tǒng)本身的漏洞技術(shù)方面也存在著不足，前幾年的檔案管理數(shù)字技術(shù)還屬于先進(jìn)行列，但是由于近幾年來互聯(lián)網(wǎng)用戶的急劇增多，導(dǎo)致公路系統(tǒng)檔案管理工作的系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)不足，影響了正常的檔案管理工作，對(duì)公路系統(tǒng)檔案的數(shù)字系統(tǒng)破壞很大，所以引進(jìn)優(yōu)化公路系統(tǒng)檔案管理安全防護(hù)技術(shù)的改革迫在眉睫，保護(hù)公路系統(tǒng)工作的數(shù)字系統(tǒng)安全是當(dāng)下的核心問題。
3.2 探究強(qiáng)化我國公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化的措施與對(duì)策
3.2.1要強(qiáng)化公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)
現(xiàn)如今我國的公路系統(tǒng)中數(shù)字信息安全防護(hù)手段多偏向于技術(shù)方面，而忽略了對(duì)公路系統(tǒng)檔案管理人員與廣大用戶的安全防護(hù)意識(shí)的強(qiáng)化。強(qiáng)化安全意識(shí)一直以來都是數(shù)字系統(tǒng)安全建設(shè)的重要手段與步E，公路系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化是為廣大網(wǎng)絡(luò)用戶提供了方便的網(wǎng)絡(luò)體驗(yàn)，一旦公路系統(tǒng)工作的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)安全受到威脅，廣大網(wǎng)絡(luò)用戶的公路系統(tǒng)信息安全也會(huì)面臨著威脅。強(qiáng)大有力的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)系統(tǒng)固然有著重要的作用，但是也需要管理人員敏銳的安全意識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)用戶的防范安全意識(shí)來配合使用，所以公路系統(tǒng)檔案管理工作的數(shù)字化應(yīng)該對(duì)下屬的工作管理人員進(jìn)行定期的安全意識(shí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，更好的利用公路系統(tǒng)數(shù)字系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行防范危險(xiǎn)，為進(jìn)行更好的公路系統(tǒng)檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。
3.2.2全面完善我國公路系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)
在我國的公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字系統(tǒng)中，包括管理人員的訪問控制程序，檔案信息的加密程序，以及掃描漏洞的防漏程序。管理人員訪問控制，是公路系統(tǒng)檔案管理數(shù)字系統(tǒng)的第一重保護(hù)鎖，它能夠辨別用戶是否有資格進(jìn)入公路系統(tǒng)檔案庫，很好的實(shí)現(xiàn)了對(duì)公路系統(tǒng)檔案的管理與控制，從根本上減少管理人員方面對(duì)公路系統(tǒng)檔案系統(tǒng)的威脅。檔案信息加密技術(shù)，是應(yīng)對(duì)公路系統(tǒng)檔案信息遭受盜竊的一種安全手段，通過加密技術(shù)，可以防止非公路系統(tǒng)部門內(nèi)部用戶對(duì)公路系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的竊聽，防止不法分子對(duì)公路系統(tǒng)檔案信息的破壞，是非常穩(wěn)固與常用的檔案保護(hù)手段，檔案管理人員要時(shí)刻注意數(shù)字系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)情況。最后是檔案系統(tǒng)漏洞掃描修復(fù)的技術(shù)，在公路系統(tǒng)檔案系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)到一定的程度與時(shí)間要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描，并對(duì)出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行修復(fù)，保證檔案管理數(shù)字系統(tǒng)整體的完好。通過這幾項(xiàng)技術(shù)，保護(hù)公路系統(tǒng)工作的檔案管理正常進(jìn)行。
4 結(jié)束語
我國公路系統(tǒng)檔案管理需要加以高度重視，對(duì)于檔案管理中的問題需要妥善處理，并積極進(jìn)行創(chuàng)新工作，數(shù)字化是我國公路系統(tǒng)檔案管理的重要?jiǎng)?chuàng)新手段，因此要積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的更新?lián)Q代，保證我國公路系統(tǒng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
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