時間：2023-05-16 16:50:33
導語：在檔案智慧管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1．1檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性
管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內(nèi)在價值?，F(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點，嚴禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導致檔案中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
1．2檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當?shù)哪康?，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。
1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發(fā)展及其不利。
2提升檔案價值的方法
2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設(shè)定保存期限，同時按照國家相關(guān)檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構(gòu)
開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導需要進行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強調(diào)檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。
2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度
當前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領(lǐng)導層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經(jīng)費預算，結(jié)合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經(jīng)費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統(tǒng)維護、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進行調(diào)整，詳細規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達指令時要經(jīng)過科室來進行轉(zhuǎn)達，這樣就導致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當前社會的需求和環(huán)境變化。
參考文獻：
[1]黃萍.關(guān)于高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)的探討[J].文存閱刊，2019
[2]胡苗.從內(nèi)部控制視角談高校會計檔案管理建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2019
[3]王利榮.淺析高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].內(nèi)蒙古師大學報(哲社漢文版)，2018
[4]周愛蘭.從內(nèi)部控制視角談高校會計檔案管理建設(shè)[J].智庫時代，2018
[5]張紫蓓.完善會計檔案管理內(nèi)部控制制度策略分析[J].卷宗，2016
[6]黃金玲.高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2020
[7]張小光.淺談高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].卷宗，2019
[8]孔莉.高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)部控制制度建設(shè)分析[J].中國新通信，2020
[9]卿春莉.高校財務(wù)會計檔案存在的問題及其解決思路探討[J].現(xiàn)代交際，2020
[10]馬明欣.高校財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用分析[J].納稅，2020
[11]孔利娟.高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)探究[J].卷宗，2020
[關(guān)鍵詞]檔案管理科學方法檔案安全
中圖分類號：F761 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理的必要性
近年來由于疾控中心改革的原因，科室變動較大，管理人員兼職，事務(wù)性工作任務(wù)繁重。每個科室設(shè)1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理勢在在必行，根據(jù)《檔案法》及檔案管理規(guī)范規(guī)章，根據(jù)行業(yè)特點、工作性質(zhì)，有理有據(jù)的制定部門和單位檔案管理規(guī)定，建立健全檔案管理工作制度，達到規(guī)范化標準，使檔案管理工作達到完整、準確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好上級發(fā)文的甄別和本單位公文制發(fā)環(huán)節(jié)。辦理文件過程必須按程序標準進行，存檔的文件，必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明，文件真實、連貫性性強。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點明確對文件和資料進行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)是案卷的整理質(zhì)量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標準化管理的要求，不斷完善檔案質(zhì)量標準。根據(jù)單位經(jīng)濟情況，提升檔案計算機技術(shù)，逐步實施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務(wù)，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規(guī)章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務(wù)。對檔案信息利用效果要進行及時的跟蹤、統(tǒng)計，并進行電話回訪，進一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應(yīng)采取一定的防范措施，加強重點設(shè)施安全排查，避免安全事故的發(fā)生，明確責任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強疾病控制檔案的規(guī)范化管理
疾病控制中心檔案的規(guī)模越來越大，社會發(fā)展越來越多樣化，檔案的內(nèi)容越來越豐富，我們首先著手規(guī)范統(tǒng)一了各種傳染病、地方病、寄生蟲病流行報告、防治方案、規(guī)劃、總結(jié)；監(jiān)測點、防治點數(shù)據(jù)記錄等有關(guān)材料；其次對傳染病爆發(fā)流行防治工作記事、照片、錄像、總結(jié)等文件材料提升；第三是對疫情報表和統(tǒng)計材料；環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測材料強化征集；第四擴大了射線防護、設(shè)計方案；實驗數(shù)據(jù)圖表、專題調(diào)查、總結(jié)報告、儀器制作有關(guān)材料，職業(yè)病危害現(xiàn)場調(diào)查、測定及勞動條件評價、職業(yè)病防治；急慢性職業(yè)中毒報告、報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等衛(wèi)生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標，老師責任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個人掛鉤，使檔案工作人員更有責任心。
（2）凡需要歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間有機聯(lián)系，便于保管和利用的原則直接性系統(tǒng)整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實性系統(tǒng)性。
三、檔案規(guī)范化管理后的收效與成績
1.疾控中心檔案管理工作規(guī)范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽，促進了疾控中心的發(fā)展。在國家實驗室的評審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統(tǒng)，給科技人員的研究提供可靠的數(shù)據(jù)。近幾年來，疾控中心工作人員在國家級刊物430余篇，省級刊物330余篇，其中相當一部分與利用檔案資料有關(guān)。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發(fā)病動態(tài)分析”等均在國家級刊物上發(fā)表。其中“青島市流感流行特點分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規(guī)律，并結(jié)合近年的發(fā)病新動向，開展研究工作。.對疾控中心186名專業(yè)技術(shù)人員建立了技術(shù)檔案，為全面、系統(tǒng)反映出專業(yè)人員技術(shù)水平、工作業(yè)績，在人才使用考核、評審職稱等方面提供了可靠依據(jù)。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點感悟
1.疾控中心領(lǐng)導重視是搞好檔案管理的關(guān)鍵。由于領(lǐng)導重視檔案管理工作才會建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對檔案工作的物資和經(jīng)費的投入，這是搞好工作的重要保證。
2.檔案規(guī)范化和制度化是檔案工作的根本。搞好檔案工作，一定要規(guī)范歸檔范圍、檔案保管期限、檔案分類編號等。健全檔案各項規(guī)章制度，使檔案工作內(nèi)容易操作，規(guī)范劃一。
我將在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。
——黃曉莉
各位評委、各位同事：
大家好！首先我要感謝公司領(lǐng)導給我這樣一個鍛煉的機會,不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對我今后做好本職有很大幫助。我今天競聘的是負責科技、會計、聲像檔案管理工作的四級職員崗位，我之所以競聘這個崗位，是因為我相信自己已經(jīng)具備擔任這項職務(wù)的基本條件。
我叫黃曉莉，現(xiàn)年37歲，中專學歷，會計員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業(yè)于陜西省高等教育職業(yè)技術(shù)學校，工作后通過考試取得了中央黨校經(jīng)濟管理專業(yè)學校大專學歷，先后從事過基層財務(wù)出納、內(nèi)部銀行儲蓄代辦等工作，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今。
一、對競聘崗位的認識
這次機關(guān)全員下崗，競聘上崗是企業(yè)精兵簡政，提高工作效率，整頓機關(guān)干部工作作風的一大舉措，作為機關(guān)的一名員工我積極響應(yīng)和擁護，因為企業(yè)只有以市場為導向，抓品牌拓市場，抓管理增效益。才能提升企業(yè)的核心競爭力。[找材料到 --網(wǎng)上服務(wù)最好的文秘資料站點]
二、個人優(yōu)勢
1、具有較強的會計理論知識和業(yè)務(wù)能力。本人自1991年中專畢業(yè)從事財務(wù)工作至今已經(jīng)8年多了，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個年頭，對國家金融政策、會計制度、業(yè)務(wù)流程等比較熟悉，會計知識、銀行業(yè)務(wù)技術(shù)功底扎實，實踐經(jīng)驗豐富，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2、具有較強的檔案管理能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓班、鐵道部對我公司目標管理升級復查活動，積累了豐富的工作經(jīng)驗，已經(jīng)熟悉和掌握了公司的各項檔案管理規(guī)章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業(yè)務(wù)技能，并得到集團公司檔案科和主管領(lǐng)導的一致認可。
3、取得助理會計師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風踏實，具有一絲不茍的敬業(yè)精神，認真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強項。
各位領(lǐng)導，如果公司領(lǐng)導聘用我，我將充分運用我的會計工作經(jīng)驗和會計管理知識，做好檔案工作。
三、履行職責的打算
1、明確職責。編制好檢索工具，嚴格檔案借閱、復印審批和保密制度，對到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的意識，不斷加強業(yè)務(wù)敏銳性、服務(wù)預見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務(wù)，確保檔案的查考工作快而準。
2、強化檔案業(yè)務(wù)管理。認真貫徹實施總公司的《檔案管理實際細則》并組織實施。把好收集進口關(guān)，提高公司檔案的整體案卷質(zhì)量，確保檔案的安全和完整。
3、加強檔案信息化建設(shè)。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學習，充分利用現(xiàn)代化先進的設(shè)施設(shè)備，配置檔案管理軟件，實現(xiàn)與機關(guān)大樓辦公網(wǎng)安全鏈接，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎(chǔ)。
總之，我非常熱愛自己的工作。如果我競聘上了這個工作崗位，我將更加珍惜這次機會，并在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。我深信如果組織給我這次機會，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負領(lǐng)導和同志們的期望。
管理人員素質(zhì)低下，社會保險檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量,社保機構(gòu)為了節(jié)約成本,很少聘用專業(yè)的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職,一方面缺少專業(yè)的檔案知識,業(yè)務(wù)不熟練;另一方面對社保檔案管理的精力投入不夠,對參保人的資料不能及時歸檔和整理,損害參保人的利益的同時也大大降低了檔案管理的質(zhì)量。
存在的問題
1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級管理部門要協(xié)調(diào)共進,定期做好業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗的交流,共同致力于探索高效科學的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機構(gòu),實現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關(guān)各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學管理,提高社保檔案管理水平。
3、提高管理人員素質(zhì)。社保檔案具有廣泛性、變動性、權(quán)益性和規(guī)范性四個特征,對社保管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進、培養(yǎng)和管理人員素質(zhì)的提升。一要建立健全用人機制,聘用專業(yè)的檔案管理人員;二要加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓,提高工作質(zhì)量和工作效率;三要提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),培養(yǎng)樂于奉獻、愛崗敬業(yè)的工作精神,為參保人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。業(yè)務(wù)精湛又精通計算機的管理人員為社會保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時,把《檔案法》《保密法》和《社會保險法》列為社保檔案管理人員業(yè)務(wù)學習的重要內(nèi)容,通過學習相關(guān)法律法規(guī),增強他們做好工作的自覺性和責任感。
關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 服務(wù)職能 檔案利用
職業(yè)院校中的檔案是對學校的歷史的記載，記錄著學校教學、管理、培訓等各方面的檔案資料，形成了大量對學校具有極大保存、利用價值的文獻。對檔案的管理就是對檔案資料分類整理的一系列管理活動。國家設(shè)立職業(yè)院校就是為國家、為社會培養(yǎng)當今社會所需的高技能人才。因此，國家重點建設(shè)發(fā)展職業(yè)院校，由此院校招生增加，檔案的資料種類繁多，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。面對管理的現(xiàn)狀，職業(yè)院校的管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮自己的各種職能，以更好地為學院服務(wù)，讓學院能夠更好地發(fā)展。
一、職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案利用率低
在院校檔案的管理實際中發(fā)現(xiàn)，學校檔案的某些資料利用率并不高，還有一些資料的利用并不均衡，如對教學檔案的利用率達到30%，黨群類的檔案信息的利用率達到35%，而設(shè)備儀器檔案、出版檔案、技能鑒定檔案利用率只占1%。
在對學校檔案的推廣過程中，使用了微信這一載體，可其推進的力度并不大，甚至一些教師、學生根本不了解它的作用。學生在查找有關(guān)檔案資料時，也不能及時地反饋相關(guān)信息。在傳送有關(guān)科研方面的資料時，也容易出現(xiàn)被他人改動的重大問題。由于微信平臺水平低，以至于存在各種安全隱患，例如一些用戶會故意散播不利的信息、病毒，甚至會對科研資料進行改動，科研資料的真實性受到侵犯。同時，由于在信息的傳播時，可能會出現(xiàn)無法識別的情況，從而對檔案的信息用戶產(chǎn)生不必要的影響。
2.檔案的服務(wù)種類單調(diào)
職業(yè)院校在提供檔案信息時，必須回到學校，讓工作人員進行查詢，而非是建立檔案庫，對于某些用戶急需的檔案資料，卻又無法趕回學校時，不能及時獲得信息，而且在查詢檔案時也需要出示相關(guān)證件。這樣不僅不能滿足用戶的需求，而且嚴重影響工作的效率。
3.工作人員素質(zhì)低
大多數(shù)學校都會建立服務(wù)平臺來管理檔案，但在使用過程中，發(fā)現(xiàn)有些工作人員，甚至某些高層領(lǐng)導并不重視。因此，在招聘管理人員時，門檻低，工作人員專業(yè)知識不夠，素質(zhì)低。在一些專業(yè)性的科研信息管理上立刻就表現(xiàn)出明顯的不足，缺乏相關(guān)技術(shù)，管理經(jīng)驗不足，工作效率低，信息傳送慢，進而出現(xiàn)更多的問題。還有一些工作人員的服務(wù)意識較差，不能及時解答用戶的咨詢，或者工作人員對相關(guān)信息不了解，無法解答。還有的人在用戶進行咨詢時，不注重與用戶的交流、溝通，造成用戶對這一部門的印象極差，部門的形象受損。在服務(wù)過程中，工作人員不重視服務(wù)方式，工作懶散，服務(wù)管理的效果不理想。
二、提高檔案管理服務(wù)水平的對策
1.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息查詢服務(wù)平臺
在開展檔案管理服務(wù)工作時，首先要建造網(wǎng)絡(luò)信息查詢平臺，來提高工作的效率，當然可以使用微信服務(wù)平臺，但在使用時，一定要選擇適于信息傳遞的載體，同時要充分考慮檔案信息的特點，先對可能出現(xiàn)的種種情況進行分析，加以改善，提前預防，也要注意到網(wǎng)絡(luò)癱瘓時可能引起的問題，提出解決辦法。建立平臺首先需要考慮到的就是平臺的穩(wěn)定性，能夠?qū)⑿畔⒓皶r發(fā)送，同時保障不會出現(xiàn)信息的安全問題，提高工作的效率。
2.保障資料的準確性
要提供良好的服務(wù)，信息的準確性是最基本的要求，不僅要對平臺的建設(shè)有技術(shù)要求，而且還要保證信息的及時性。通過利用現(xiàn)有的技術(shù)，過濾出不利信息與帶有病毒的信息，維護正常的信息，職業(yè)院校進而對這些信息進行分類，建立獨特的信息系統(tǒng)。
3.加強教育培訓與宣傳
要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理檔案信息的技術(shù)型人才，通過各種形式開展檔案信息的培訓活動，幫助管理人員學習更多的專業(yè)知識與技能。開展管理人員的交流活動，鼓勵管理人員學習新技術(shù)，營造良好的學習氛圍。
加強工作的宣傳，可以通過舉辦各種展覽，來展現(xiàn)檔案資源的文化價值。
4.提高服務(wù)管理工作人員的素質(zhì)
提高檔案管理工作的整體形象，重點是要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員。管理檔案，不僅要建立管理機制，而且要對服務(wù)人員進行培訓。學?？梢云刚垖I(yè)人員進行管理，也可讓專家定期到學校進行培訓，提高服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。還可以開展各種優(yōu)秀檔案管理的學習活動，更好地提高服務(wù)人員的素質(zhì)。加強工作人員的服務(wù)意識，為用戶提供更好的服務(wù)。
5.提高工作效率
今時代是科技高速發(fā)展的時代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未來發(fā)展的趨勢。在進行檔案信息的錄入時，為了保證信息的安全性，要建立計算機防護系統(tǒng)，對重要的信息備份。同時建立檔案信息的數(shù)字化檔案庫，方便對信息的下載，提高工作效率。
6.增加服務(wù)渠道
在網(wǎng)絡(luò)時代，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的各種優(yōu)勢，豐富我們的服務(wù)方式。但這并不代表我們要拋棄原有的服務(wù)方式，例如，工作人員親自辦理，或是可委托他人辦理的服務(wù)方式都可保存下來。同時增加新的服務(wù)方式，可以利用電話、QQ、微信等方式解答用戶的問題，并利用各種傳送介質(zhì)的載體向用戶發(fā)送所需資料，以此節(jié)約雙方的時間。我們還可以對檔案管理進行展覽，例如，以設(shè)立網(wǎng)頁專題、在學校內(nèi)展覽區(qū)展覽等方式進行，以此來加深大家對檔案管理工作的了解，讓用戶可以通過多種方式來解決他們的問題。其次，工作人員可以將各種信息存入電腦，并編寫好目錄，將信息進行分類整理，方便用戶的查詢。
三、小結(jié)
目前職業(yè)院校的管理水平不斷提高，院校內(nèi)的檔案資料種類、數(shù)量也更加豐富，雖然各種服務(wù)手段也進一步完善，可服務(wù)職能仍舊處于低水平的狀態(tài)。本文針對各種問題和安全隱患，提出了各種對策，希望有利于改善當前的情況。職業(yè)院校在進行檔案管理服務(wù)時，首先要對相關(guān)工作人員進行培訓，充分利用現(xiàn)代科技對檔案信息進行管理，提供良好的服務(wù)，增強管理人員的服務(wù)意識，加強工作人員與用戶的交流、溝通，提高使用檔案的效率。
參考文獻：
[1]朱萍.淺議新形勢下的高等職業(yè)院校檔案管理[J].商丘職業(yè)技術(shù)學院學報，2012（6）.
[2]徐偉.淺論高等職業(yè)院校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新[J].華章，2012（3）.
[3]周媛.職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J].蘭臺世界，2016（22）.
[4]章桂F.淺談如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)職能[J].科技展望，2015（34）.
一、智慧檔案館研究的意義和價值
“智慧地球”概念的提出促使城市從數(shù)字時代走向智慧時代。2013年，我國首批193個智慧城市試點起航，開辟了智慧城市建設(shè)的新征程[1]，在此背景下，檔案富有的人類智慧的支撐作用凸顯，如何留存和管理在智慧城市新型IT生態(tài)環(huán)境中形成的新的、動態(tài)的、海量的數(shù)字記憶，確保智慧城市的發(fā)展脈絡(luò)和業(yè)務(wù)活動以數(shù)字檔案的形式得以記載和傳承成為亟待解決的問題。而傳統(tǒng)檔案資源多層次分級、分散、孤島式管理方式與智慧城市的跨行業(yè)、跨區(qū)域、跨部門的業(yè)務(wù)協(xié)同、資源集約與交換共享等要求形成強烈的反差與不協(xié)調(diào)，這就迫切需要重構(gòu)檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，建立一套完整的與智慧城市運營發(fā)展要求相適應(yīng)的新的檔案管理基礎(chǔ)理論和方法體系。這一研究在檔案館理論體系構(gòu)建和實踐應(yīng)用發(fā)展等方面具有重要的價值和意義。
（一）理論方面，能夠豐富和拓展檔案學的基礎(chǔ)理論。未來的智慧檔案館必將跨越傳統(tǒng)實體檔案館的邊界而以數(shù)字形態(tài)且富有智慧地存在和發(fā)展，實現(xiàn)館際IT基礎(chǔ)設(shè)施共享，檔案資源互聯(lián)，制度、技術(shù)與業(yè)務(wù)集成，檔案人之間及其與利用者之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和服務(wù)交互，這一發(fā)展態(tài)勢需要在實踐中研究和提煉一整套包括目標、功能、組織、人員、制度、資源和運作模式等基礎(chǔ)理論體系，以指導和支持數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、檔案資源精細化管理和檔案信息服務(wù)多元化適應(yīng)。
（二）實踐方面，從記載歷史、延續(xù)文明的角度豐富智慧城市的內(nèi)涵，從數(shù)字生態(tài)、城市全局的角度部署檔案工作體系架構(gòu)，提升和延伸檔案管理的整體功能。智慧檔案館作為智慧城市建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)單元納入城市頂層規(guī)劃而得到史無前例的重視，智慧城市建設(shè)集新技術(shù)、新行為、新思維于一體的新型城市生態(tài)環(huán)境，為智慧檔案館的檔案資源統(tǒng)籌管理、檔案工作高效開展、檔案服務(wù)能動與個性化提供了從法規(guī)到標準、技術(shù)到業(yè)務(wù)、風險識別到安全保障的智能化系統(tǒng)體系框架，在此框架下設(shè)計和實施的智慧檔案館整體解決方案將使國家檔案館功能得到提升并融入智慧城市體系。
二、智慧檔案館研究突破了現(xiàn)有數(shù)字檔案館的研究范疇
智慧檔案館是在數(shù)字檔案館發(fā)展和智慧城市建設(shè)背景下，檔案館發(fā)展的高級形態(tài)。20世紀90年代以來，國內(nèi)外檔案專家和學者圍繞檔案資源的數(shù)字化加工和信息化管理方面取得了較大進展，推動了數(shù)字檔案館的快速發(fā)展，并在此研究的基礎(chǔ)上結(jié)合智慧地球、智慧城市的生態(tài)特征開始探討智慧檔案館的研究。
國外研究者雖未明確提出智慧檔案館概念，但其數(shù)字檔案館從建設(shè)之初，其標準建立、技術(shù)架構(gòu)和運營模式等都充分考慮了如何實現(xiàn)檔案資源整體共享、跨部門協(xié)作和不斷適應(yīng)現(xiàn)代新技術(shù)和新型智慧城市生態(tài)發(fā)展的問題。美國的電子文件檔案館（ERA）項目主要從技術(shù)視角，研究如何構(gòu)建開放、敏捷的集成系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)技術(shù)變革與業(yè)務(wù)拓展帶來的潛在需求；加拿大圖書檔案館（LAC）提議則從檔案管理與資源整合的視角，研究如何將數(shù)字文化遺產(chǎn)管理納入國家戰(zhàn)略，從而建立能夠管理國家文獻遺產(chǎn)的數(shù)字保存體系和可信任數(shù)字倉儲系統(tǒng)（TDR），以適應(yīng)國家和城市快速發(fā)展的需要；澳大利亞數(shù)字文件管理協(xié)議（ADRI），從標準規(guī)范視角開展區(qū)域聯(lián)合行動，推動跨國、跨館數(shù)字文件和檔案資源統(tǒng)一管理標準體系的形成，以引導全球范圍內(nèi)檔案工作的科學規(guī)范開展[2]。我國數(shù)字檔案館的理論研究和實踐探索經(jīng)歷了從單一檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)、館藏數(shù)字化到整體信息系統(tǒng)構(gòu)建[3]，從個體數(shù)字檔案館到區(qū)域性數(shù)字檔案館[4]運作模式變革的研究，從IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館到云數(shù)字檔案館[5]的探索。
在智慧城市背景下，檔案界從數(shù)字檔案館功能提升、資源整合和深度挖掘、智慧技術(shù)運用、感知計算等角度，對智慧檔案館的概念、功能架構(gòu)等進行了初步的探索[6]；在建設(shè)實踐方面，上海、浙江、青島等省市已作了一些有益嘗試。這些前瞻性的研究和開拓性的實踐為智慧城市背景下檔案資源的整體聚合、科學保管和高效利用奠定了良好的檔案文化意識、技術(shù)系統(tǒng)環(huán)境和專業(yè)操作技能，為提升檔案館“智慧”營造了基礎(chǔ)資源條件和專業(yè)業(yè)務(wù)氛圍。但現(xiàn)有這些研究和實踐還難以適應(yīng)智慧地球和智慧城市的發(fā)展要求，主要體現(xiàn)在：
（一）在組織層面，缺乏從國家、城市數(shù)字化發(fā)展的整體角度規(guī)劃和安排數(shù)字檔案資源的整合服務(wù)，缺乏城市層面檔案管理的組織架構(gòu)和工作體系的全局部署。以往依附于實體檔案館而架構(gòu)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，難以實現(xiàn)城市檔案資源的系統(tǒng)化聚合、統(tǒng)籌化管理和高效化利用，而這一要求正是智慧城市發(fā)展的基礎(chǔ)保障。
（二）在理論層面，現(xiàn)有的研究多局限于檔案管理模式、運行機制、資源整合的宏觀構(gòu)想以及系統(tǒng)功能的中觀要求，而智慧型數(shù)字檔案館的構(gòu)建需要有在創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下的制度安排、業(yè)務(wù)模式和運作機制的一套完整理論體系的支撐，才能高起點、高水平地引領(lǐng)檔案事業(yè)方向，指導智慧城市背景下檔案工作的最新實踐。
（三）在實踐層面，缺乏深入到系統(tǒng)功能實現(xiàn)、文件對象控制、檔案資源聚合和組織管理運作等各個層面的完整的現(xiàn)代檔案館實施方法和操作規(guī)程，而局限于指南性的功能要求和宏觀描述，難以支撐檔案館現(xiàn)代化運作的全面實現(xiàn)。
隨著智慧城市快速發(fā)展，檔案館的信息化建設(shè)和發(fā)展將從檔案資源的數(shù)字化和信息化管理拓展和延伸到檔案館的全面現(xiàn)代化管理，包括檔案館運行管理智能化、檔案庫房管理現(xiàn)代化、檔案制度貫徹的系統(tǒng)化、檔案信息利用的知識化以及智慧檔案人經(jīng)驗知識的代代相傳。應(yīng)該說，智慧檔案館將逐漸突破實體檔案館的組織運作、基礎(chǔ)設(shè)施使用和檔案資源聚合的傳統(tǒng)管理運作模式，形成跨實體檔案館乃至跨區(qū)域的協(xié)同工作組織和城市檔案資源一體化集約管理與單點服務(wù)模式，它的基礎(chǔ)體系架構(gòu)、系統(tǒng)構(gòu)建原理和實施方法將隨著智慧城市生態(tài)環(huán)境的變化而調(diào)整和進化，這就需要檔案領(lǐng)域?qū)＜?、學者在檔案館的組織運作和信息系統(tǒng)建設(shè)等方面進行突破。
三、智慧檔案館研究的基礎(chǔ)體系架構(gòu)
與以往檔案館追求穩(wěn)定的靜態(tài)思維相比較，智慧檔案館的發(fā)展則更需要體現(xiàn)其與時俱進的動態(tài)特征。一方面，智慧檔案館的建設(shè)與發(fā)展需要深化應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等不斷進化的新技術(shù)，再造檔案工作流程、整合檔案資源，使檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要單元而發(fā)揮其記載歷史、傳承文明和資政惠民的作用；另一方面，依賴網(wǎng)絡(luò)而發(fā)展的智慧檔案館將逐漸突破其實體檔案館的組織邊界、自給自足的IT基礎(chǔ)設(shè)施和檔案資源分層分級的傳統(tǒng)運作模式，形成跨實體檔案館乃至跨區(qū)域的協(xié)同工作組織和城市檔案資源一體化集約管理與單點服務(wù)模式，它的組織管理形態(tài)、技術(shù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)工作原理和管理運作模式將隨著智慧城市生態(tài)環(huán)境的變化而不斷地調(diào)整、優(yōu)化和進化。
圖1勾畫出智慧城市背景下智慧檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，它體現(xiàn)了智慧城市背景下檔案館全面現(xiàn)代化管理的新特征。技術(shù)層通過支撐保障系統(tǒng)、檔案倉儲系統(tǒng)來保證檔案館對人、事、物的智慧感知；并將這些感知經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、通信網(wǎng)傳遞到海量數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)檔案資源的集約管理和全面整合；應(yīng)用層通過智慧服務(wù)系統(tǒng)和智慧管理系統(tǒng)來滿足智慧城市的服務(wù)需求，提供檔案信息的集成服務(wù)和智慧啟迪。
這種“雙層四系統(tǒng)”的基礎(chǔ)模型構(gòu)建，適應(yīng)了智慧城市生態(tài)特征發(fā)展背景下，檔案館的全面現(xiàn)代化管理。因此對智慧檔案館的研究視角從制度、資源、業(yè)務(wù)的體系結(jié)構(gòu)、技術(shù)、館員、服務(wù)六個維度全面拓展和延伸。
四、智慧檔案館研究的主要任務(wù)
智慧檔案館基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)決定了它的實現(xiàn)不僅僅是建設(shè)一個技術(shù)系統(tǒng)，它是檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，它的構(gòu)建需要深化使用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等不斷進化的新技術(shù)，全面整合檔案資源、再造檔案工作流程，使得檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要組成部分而發(fā)揮其記載歷史和傳承文化的作用。因此，智慧檔案館的實現(xiàn)而是需要將檔案人、檔案館基礎(chǔ)設(shè)施、檔案館業(yè)務(wù)、各類新型的信息技術(shù)和智慧城市對檔案館的信息消費需求進行緊密結(jié)合，實現(xiàn)檔案館內(nèi)部全面信息化，這就需要有一套智慧檔案館的基礎(chǔ)理論、技術(shù)體系和實施方法論的支持，這些內(nèi)容將是未來智慧檔案館研究的主要任務(wù)：
（一）智慧檔案館的基本理論體系的研究?；A(chǔ)理論是檔案館及其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展的統(tǒng)領(lǐng)和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生態(tài)環(huán)境的特征及其對信息資源管理與信息消費的整體要求，分析智慧城市背景下檔案館的發(fā)展趨向和存在形態(tài)，明確智慧檔案館的基本概念、組織形態(tài)和工作體系，研究其內(nèi)涵、特征、構(gòu)成要素、組織結(jié)構(gòu)、職能分工及在智慧城市中的定位、作用和發(fā)展，并在此基礎(chǔ)上進一步探索國家檔案館的組織結(jié)構(gòu)和整體部署。
（二）智慧檔案館系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)研究。系統(tǒng)是業(yè)務(wù)開展的主體要素，是檔案資源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要從制度、業(yè)務(wù)、資源、技術(shù)、服務(wù)和館員六個維度研究智慧檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)及協(xié)同工作機制。從檔案工作的全程控制性、檔案業(yè)務(wù)的制度遵從性、檔案資源的統(tǒng)籌管理性、檔案服務(wù)的社會多元性、館員技能的綜合要求性和管理實現(xiàn)的技術(shù)支撐性等角度全面設(shè)計智慧檔案館的體系結(jié)構(gòu)及六個維度之間的相互關(guān)聯(lián)與制約的協(xié)作機制。
（三）智慧檔案館的實施方法論。實施方法是理論和業(yè)務(wù)得以落地的方法保障，其研究需要從智慧人、智慧系統(tǒng)、智慧工作和智慧服務(wù)等多個層面研究和分析智慧檔案館對智慧城市生態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)要求和資源依賴；從管理制度建設(shè)、檔案資源聚合、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、館員能力提升、系統(tǒng)集成架構(gòu)和IT服務(wù)管理等方面研究智慧檔案館的實現(xiàn)原理和實施方法，結(jié)合智慧城市的生態(tài)環(huán)境和檔案資源管理的要求，提出一套能夠用于指導智慧檔案館建設(shè)與實施的整體解決方案，并在一個在建的數(shù)字檔案館工程中進行驗證和改進。
關(guān)鍵詞：智慧城市;檔案;共建共享
Abstract： Archives information resource co-construction and sharing is the development direction of archives work under the environment of social informatization，But in reality there are many constraints，co-construction and sharing can solve the problem. This paper introduces the basic model of archival information resources co-construction and sharing， Put forward the optimization model of the regional archives information resource o-construction and sharing， and discussed the innovation mode construction of archival information resources co-construction and sharing in wisdom city background.
Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing
1 從檔案信息資源共享到共建共享
檔案信息資源共享是檔案工作的重要內(nèi)容，但是，從檔案信息資源共享實踐工作來看，由于受資金、技術(shù)、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會的關(guān)注，資金投入不足，管理人才、專業(yè)人才、技術(shù)人才嚴重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時，在我國現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級各類檔案保管機構(gòu)，檔案管理的標準和社會部門信息建設(shè)標準不盡一致，影響了檔案信息跨行業(yè)、系統(tǒng)、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結(jié)構(gòu)不盡合理、檔案人員工作服務(wù)有待提升，這些都導致檔案部門開發(fā)的檔案資源和社會需求相脫節(jié)，等等，這些都制約了共享工作的開展。
20世紀90年代以后，以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為代表的信息技術(shù)帶動了智慧城市建設(shè)的快速發(fā)展，智慧城市建設(shè)過程中相關(guān)部門需要利用各層級的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區(qū)域內(nèi)各檔案保管機構(gòu)檔案資源，在建立分層級檔案信息資源共享平臺基礎(chǔ)上實現(xiàn)社會的接入和利用，如何在智慧城市背景下實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關(guān)注。筆者認為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據(jù)用戶對檔案信息的需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合各級各類檔案保管機構(gòu)的檔案信息資源，加強與社會部門的協(xié)同，建立一個基于互聯(lián)網(wǎng)的分層級檔案信息共享與服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會對檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強調(diào)檔案部門和社會部門在共建檔案信息資源基礎(chǔ)之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設(shè)中深層次促進檔案信息資源的利用，對于促進新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。
2 檔案信息資源共建共享基本模式
信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡(luò)型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。
2.1 集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關(guān)系的某系統(tǒng)內(nèi)或某類型檔案保管機構(gòu)在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）都與中心館聯(lián)結(jié)，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設(shè)“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺”，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將轄區(qū)內(nèi)各縣市區(qū)檔案館的檔案信息資源進行整合和利用，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務(wù)上的上下級隸屬關(guān)系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。
在我國現(xiàn)有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機構(gòu)既包括傳統(tǒng)的國家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館（室），還包括近年來新出現(xiàn)的新型檔案機構(gòu)，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所等，在條塊分割的管理體制下區(qū)域內(nèi)檔案工作處于政府、部門、行業(yè)和社會組織各自管理的狀況，檔案行政管理機構(gòu)對上述檔案保存機構(gòu)僅履行“按區(qū)域執(zhí)行監(jiān)督和指導的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各級國家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業(yè)系統(tǒng)之外的社會各系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共建共享，以及和上述各系統(tǒng)無隸屬關(guān)系的社會組織檔案信息孤島并存的工作狀況。
2.2 層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機構(gòu)之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結(jié)合的工作模式。層次型模式以某個地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設(shè)，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機構(gòu)分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無隸屬關(guān)系，檔案信息資源共建共享的推進工作缺乏行政促進機制的有力保障。
由上可知，層次型模式對促進區(qū)域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機構(gòu)在行政上不存在隸屬關(guān)系，但就推進檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強跨系統(tǒng)檔案信息合作共享對于各部門的工作效率是雙贏的結(jié)果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運行機制、協(xié)作機制、保障機制，這種模式在實踐中往往難以有效開展。
2.3 網(wǎng)絡(luò)型模式。網(wǎng)絡(luò)型模式是指所有檔案保管機構(gòu)間都可直接相互聯(lián)結(jié)，互相建設(shè)共享檔案信息資源。其理論基礎(chǔ)是雖然各檔案保管機構(gòu)的檔案資源具有一定的獨立性，但它們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進行合作共享，網(wǎng)絡(luò)型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當前的檔案工作體制、機制、信息技術(shù)、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現(xiàn)的一種模式。
3 區(qū)域檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式
3.1 確定優(yōu)化模式的原則。（1）適應(yīng)性，模式的確定應(yīng)符合地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化現(xiàn)狀，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機制，具有實際可操作性;（2）漸進性，應(yīng)意識到檔案信息資源共建共享工作是一個逐步完善的發(fā)展過程，在建設(shè)過程中可考慮分步實施，科學建設(shè)。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現(xiàn)狀，也應(yīng)具有一定的超前設(shè)計理念，為將來的功能的拓展預留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時，可整合各種模式的優(yōu)點，因地制宜，多種模式并舉，使區(qū)域檔案信息資源共建共享工作務(wù)實開展。
3.2 區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享優(yōu)化模式的思路。結(jié)合我國現(xiàn)有的檔案管理體制機制及各地區(qū)檔案工作的實際，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式是改良基礎(chǔ)上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)籌指導下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術(shù)建設(shè)，首先在區(qū)域內(nèi)具有隸屬關(guān)系的包括檔案系統(tǒng)在內(nèi)的各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展共建共享，實現(xiàn)縱向的各檔案保管機構(gòu)在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎(chǔ)之上逐步實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源以及區(qū)域內(nèi)相對獨立的社會組織、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所和公民個人的檔案資源的共建共享，整體提高地區(qū)檔案資源綜合服務(wù)能力，為地方經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的檔案信息支撐，并為將來更大范圍內(nèi)的跨地區(qū)的國家范圍內(nèi)檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
這一模式也可概括為：地區(qū)檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)籌指導，在集中型基礎(chǔ)之上的分層級推進，各行業(yè)系統(tǒng)分別實施，先系統(tǒng)內(nèi)共建共享，后跨行業(yè)系統(tǒng)共建共享，最終實現(xiàn)全國檔案信息資源共建共享。
4 智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式創(chuàng)新
4.1 主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式。主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式的目標在于建設(shè)基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠?qū)ｎ}檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設(shè)中，為解決社會公眾關(guān)心的核心問題，提升重點領(lǐng)域服務(wù)水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應(yīng)用體系建設(shè)，如智慧社會管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務(wù)體系、智慧安全應(yīng)急體系，等等。這些智慧應(yīng)用體系建設(shè)過程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應(yīng)和政府相關(guān)職能部門加強協(xié)作，共同建設(shè)和共享專題檔案信息資源，而在實際工作中，部分地區(qū)檔案部門已開展和相關(guān)部門協(xié)作建設(shè)共享工作的探索。如浙江省提出建設(shè)“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過程中，浙江麗水市建成了包括資產(chǎn)檔案應(yīng)用模式和百姓檔案智能模式等在內(nèi)的四個智慧應(yīng)用模式[5]，浙江紹興市2013年創(chuàng)建“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺”，以公民個人身份證號碼為關(guān)聯(lián)，通過公民個人身份識別對各類檔案信息的有機聯(lián)系，打破了現(xiàn)有各數(shù)據(jù)庫之間的孤立關(guān)系，實現(xiàn)了人與人、人與物、人與證、人與業(yè)的智慧整合[6]。
4.2 非政府社會組織主導的共建共享模式。非政府社會組織共建共享模式是指由非政府社會組織主導實施的區(qū)域內(nèi)檔案信息共建共享模式，在我國現(xiàn)有的工作體制機制下，區(qū)域內(nèi)信息資源共建共享主要由政府部門負責開展實施，但近年來在國際范圍內(nèi)興起由非政府社會組織主導開展的區(qū)域內(nèi)或跨區(qū)域的信息資源建設(shè)與共享工作，我國近年來在部分領(lǐng)域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會組織根據(jù)地區(qū)發(fā)展規(guī)劃，研究本專業(yè)領(lǐng)域信息共享平臺建設(shè)、具體數(shù)據(jù)集成共享和業(yè)務(wù)協(xié)同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規(guī)政策、信息數(shù)據(jù)標準，同時負責召開學術(shù)交流會、技能培訓、新技術(shù)和項目推廣應(yīng)用等。2013年3月，中國衛(wèi)生信息學會健康檔案與區(qū)域衛(wèi)生信息化專業(yè)委員會成立，其建設(shè)的核心內(nèi)容區(qū)域衛(wèi)生檔案信息平臺，實現(xiàn)基于電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數(shù)據(jù)庫的綜合管理和數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)公共衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)保障、計劃生育和衛(wèi)生綜合管理六大業(yè)務(wù)應(yīng)用互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同，實現(xiàn)智慧城市建設(shè)中的智慧醫(yī)療，目前該組織已協(xié)助國家衛(wèi)生計生委在上海閘北區(qū)、重慶、浙江舟山、四川德陽等地區(qū)開展智慧衛(wèi)生檔案信息平臺的建設(shè)工作[7]。
4.3 市場機制調(diào)節(jié)的共建共享模式。市場機制共建共享模式是指在檔案部門參與區(qū)域內(nèi)檔案信息建設(shè)和共享工作中引入市場機制，通過市場調(diào)節(jié)協(xié)作雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障共建共享的可持續(xù)發(fā)展。作為社會公益性信息組織，傳統(tǒng)檔案管理體制和運行機制基礎(chǔ)上的檔案信息資源共享強調(diào)檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會提供各類公共信息的同時，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設(shè)成本過高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設(shè)中，檔案信息資源共建共享工作應(yīng)運用市場機制調(diào)動各方積極性，用市場機制來建設(shè)和共享檔案資源，實現(xiàn)資源和成本管理的合理化，真正體現(xiàn)合作共建、社會共享的目標。
隨著我國各地區(qū)智慧城市推進工作的開展，社會部門對檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應(yīng)改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場機制調(diào)節(jié)的共建共享模式。如，檔案部門可爭取檔案資源建設(shè)與共享專門經(jīng)費用于基礎(chǔ)檔案信息的市場外包數(shù)字化、智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理、智慧檔案建設(shè)和共享中的云計算及物聯(lián)網(wǎng)等核心技術(shù)的開發(fā)，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設(shè)體系之中，列入政府主導的智慧城市建設(shè)規(guī)劃內(nèi)，將其市場項目化，從智慧城市的財政專項中獲得資金支持，引導智慧城市各項專項建設(shè)經(jīng)費向檔案領(lǐng)域的流入;此外，在部分商業(yè)目的智慧項目中以市場購買的方式獲取檔案信息數(shù)據(jù)，等等。
4.4 全面融入的共建共享模式。檔案工作應(yīng)全面融入智慧城市建設(shè)的全過程，這就要求在包括智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、核心技術(shù)、運營管理、信息安全等各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案領(lǐng)域的同步建設(shè)，當前檔案部門應(yīng)重點加強以下幾方面工作：（1）加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案工作應(yīng)主動融入各地智慧城市的建設(shè)，加快“下一代互聯(lián)網(wǎng)”、“新一代廣播電視網(wǎng)” 、“第四代無線通信”以及物聯(lián)網(wǎng)、云計算等關(guān)鍵技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，同步構(gòu)建與智慧城市協(xié)同統(tǒng)一的泛在網(wǎng)絡(luò)，在信息基礎(chǔ)條件較好的檔案部門開展“三網(wǎng)融合”和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施共建共享試點建設(shè)，積極探索適應(yīng)三網(wǎng)融合的檔案工作模式。（2）推動檔案云計算中心建設(shè)。根據(jù)檔案部門實際智慧應(yīng)用需求，整合檔案工作網(wǎng)絡(luò)、軟硬件和信息資源，建立檔案云計算中心，構(gòu)建檔案云計算服務(wù)平臺，形成契合檔案工作特點和需求的檔案云計算關(guān)鍵技術(shù)服務(wù)和整體解決方案，用于現(xiàn)代海量檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、存儲、備份和開展利用等，向社會提供技術(shù)先進、標準統(tǒng)一、安全穩(wěn)定的檔案云服務(wù)。（3）檔案信息安全基礎(chǔ)建設(shè)。應(yīng)加強完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測評認證體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、檔案信息安全監(jiān)控體系建設(shè)，建立檔案信息安全等級保護和風險評估制度，加強檔案網(wǎng)絡(luò)和信息安全監(jiān)控預警機制，按照《國家網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件應(yīng)急預案》的規(guī)定，建立重點檔案信息系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)機制，提高檔案信息安全事件應(yīng)急處置能力。
*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實現(xiàn)機制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發(fā)事件的檔案工作機制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。
參考文獻：
[1]馬費成，裴雷.我國信息資源共享實踐及理論研究進展[J].情報學報.2005（6）：277～285.
[2][6]陳慧瑛.智慧檔案 數(shù)字先行[J].浙江檔案.2013（12）：14～15.
[3]吳加琪.面向社會突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急聯(lián)動機制研究[J].檔案與建設(shè).2013（10）：7～10.
[4]李安.國外幾種信息資源共建共享模式及其對我國的啟示[J].情報理論與實踐.2004（1）：100～102.
[5]魯冰瑩.聚焦：“智慧檔案”建設(shè)的前瞻構(gòu)想[J].浙江檔案.2014（3）：14～17.
[關(guān)鍵詞] 智慧醫(yī)療;物聯(lián)網(wǎng);移動醫(yī)療
[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A 文章編號：1671-0037（2015）08-64-3
Analysis of the WisdomMedical Research in the Era of “Internet +”
――Taking Zhengzhou city of Henan Province as an Example
Zhao Jie Fu Lixin
（Henan University of Technology Zhengzhou Henan 450001）
Abstract：In this paper， we analyzed the current situation， achievements and existing problems of the wisdom medical development， combined with the experience of wisdom medical development inother areas， proposed the wisdom medical improvement program with the Internet of things， cloud computing and other technologies as the core in the area of medical cooperation， the wisdom hospital construction， mobile medical science and other aspects， and the wisdom medical science isconducted with a future outlook， so as to promote itsfurther development.
Keywords： wisdom medical science; Internet of things; mobile medical science
1 智慧醫(yī)療發(fā)展現(xiàn)狀
自2015年兩會提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃后，“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”成了最先啟動的產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域之一，受到了資本市場的熱烈追捧。下列是我國一些具有代表性省市的智慧醫(yī)療建設(shè)情況。
武漢市中心醫(yī)院智慧醫(yī)療建設(shè)情況：已形成涵蓋智慧門診、智慧病房及智慧健康管理的全方位智慧醫(yī)療應(yīng)用。在構(gòu)建智慧醫(yī)療創(chuàng)新應(yīng)用的過程中，該醫(yī)院以改善患者就醫(yī)體驗為目標，借助無線網(wǎng)、集成平臺、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及各類應(yīng)用系統(tǒng)功能，實現(xiàn)資源可共享、就醫(yī)更快解、病人更安全、服務(wù)更周到、管理更高效[1]。
蘇州市智慧醫(yī)療建設(shè)情況：手機掛號和個人健康管理系統(tǒng)，著力解決“看病難、掛專家號難、時間耗費”等問題，并向市民提供個人健康檔案、門診記錄、住院記錄、疾病診斷記錄查詢、管理等功能。解決500萬蘇州市民的就醫(yī)、健康管理，為家庭保健、遠程醫(yī)療、全民健康檔案歸集等提供了基礎(chǔ)平臺。
上海長寧區(qū)（IBM智慧醫(yī)療成功試點）智慧醫(yī)療建設(shè)情況：建立的慢性病管理新模式，主要是通過推進市民健康檔案的建立，實現(xiàn)個體化的服務(wù)，在信息整合方面是把病人歸入其中，實現(xiàn)信息共享，包括個人診療記錄、個人生活習慣、飲食習慣、運動情況等;在服務(wù)上，市民通過自己社?？?，注冊登錄網(wǎng)站，在網(wǎng)上查看自己的會診記錄、國內(nèi)外的相關(guān)醫(yī)療信息等，還能給醫(yī)生留言，對病情進行溝通[2]。
青島智慧醫(yī)療建設(shè)情況：完善現(xiàn)有醫(yī)藥衛(wèi)生信息云，促進各醫(yī)療衛(wèi)生單位信息系統(tǒng)之間的溝通和交互;健全透明有效的居民健康電子檔案和邊界順暢的查詢機制，推進遠程掛號、遠程診斷、社區(qū)醫(yī)療等指揮醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)，提升醫(yī)療和健康服務(wù)水平。
2 河南省鄭州市智慧醫(yī)療發(fā)展成效及存在問題
為更加了解智慧醫(yī)療發(fā)展狀況并提出可行性建議，調(diào)研小組決定重點選取河南省鄭州市作為主調(diào)研地。
2.1 調(diào)查數(shù)據(jù)的分析
調(diào)研小組主要采取問卷調(diào)查、訪談、實地考察等調(diào)研方式在河南省人民醫(yī)院、鄭州人民醫(yī)院、廣場等地展開調(diào)研。在關(guān)于“所在地區(qū)是否有緊急醫(yī)療救護預案來應(yīng)對居民突發(fā)疾病或突發(fā)事故”問題的調(diào)研結(jié)果顯示，大部分居民并不清楚當?shù)蒯t(yī)院對突發(fā)病情所做的預案或者當?shù)蒯t(yī)院根本沒有應(yīng)急預案，而當?shù)負碛型话l(fā)事故應(yīng)急預案的醫(yī)院僅占22%。由此可見，醫(yī)院應(yīng)該加強關(guān)注居民突發(fā)事故，并采取一定的措施來降低突發(fā)疾病或突發(fā)事故的發(fā)生概率。關(guān)于“到醫(yī)院辦理看病手續(xù)的煩瑣程度”問題的調(diào)研結(jié)果顯示，44%的人認為當前辦理看病手續(xù)十分煩瑣，52%的人認為辦理看病手續(xù)一般，僅有4%的人認為辦理看病手續(xù)是簡單的。由此可知，我們在辦理看病手續(xù)方面應(yīng)該進一步改善，利用信息化的辦理來減少辦理看病手續(xù)的煩瑣。在“當?shù)蒯t(yī)院就診是否方便”的問題上，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然大多數(shù)居民認為當?shù)蒯t(yī)院就診還是比較方便或者是一般，但仍有近10%的市民反映是不方便的。因此，在智慧醫(yī)療的未來發(fā)展方面，要解決這近10%的人看病問題，可以通過遠程視頻、遠程醫(yī)療等方法解決居民簡單的健康問題。另外通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，衛(wèi)生所建立檔案規(guī)范的有78%，而很規(guī)范的只有22%。大部分的農(nóng)村醫(yī)療機構(gòu)沒有為居民建立規(guī)范的醫(yī)療健康檔案，這會使居民的健康得不到有效的追蹤和保障，這也成為人們看病難、看病貴的原因之一。未來的醫(yī)療應(yīng)該能夠利用數(shù)據(jù)庫為每一個人建立電子檔案，跟蹤每個人一生的健康狀況，加強醫(yī)療機構(gòu)的信息化。
我們還發(fā)現(xiàn)了居民對“當?shù)蒯t(yī)院用藥是否規(guī)范”的評價也存在很大的差別，僅有不到10%的市民認為當?shù)蒯t(yī)院用藥很規(guī)范，認為用藥規(guī)范一般的人數(shù)的占54%，不規(guī)范的人數(shù)達到百分之十幾。通過調(diào)查，我們認為用藥規(guī)范程度與醫(yī)生對病情的把握程度是有一定關(guān)系的，之所以這樣可能是因為病人的病情變化太快，很難讓醫(yī)生完全掌握。除此之外，我們還對“居民對醫(yī)療保健知識的了解途徑”“居民對醫(yī)療系統(tǒng)服務(wù)的需求”“現(xiàn)在醫(yī)療服務(wù)存在問題”等方面進行了調(diào)查，從而對鄭州市醫(yī)療發(fā)展情況和人民滿意程度有了進一步的了解。
2.2 河南省鄭州市智慧醫(yī)療發(fā)展成效
2.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為完善。目前，鄭州市很多醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)有比較完善的基礎(chǔ)措施，例如河南省人民醫(yī)院、鄭州人民醫(yī)院等醫(yī)院都具有自助辦卡、充值、掛號、交費一體查詢機等先進智慧設(shè)備。
2.2.2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與醫(yī)療初步融合。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以其終端可移動性、接入靈活方便、狀態(tài)信息采集自動化等特點，在醫(yī)療機構(gòu)的應(yīng)用中徹底打破了固定組網(wǎng)方式和各科室信息管理系統(tǒng)比較獨立的局限性，更加有效地幫助醫(yī)院實現(xiàn)對人、物、設(shè)備的智能化管理工作，支持醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療信息、設(shè)備信息、藥品信息、人員信息、管理信息的數(shù)字化采集、處理、存儲、傳輸、共享等[2]，實現(xiàn)人、設(shè)備、物資管理可視化、數(shù)字化和自動化，提高臨床工作和管理效率。
2.2.3 實施預約掛號服務(wù)。使用預約掛號服務(wù)，預約可以優(yōu)先就診。預約掛號具有省時、省心、便捷等優(yōu)點，讓人們在預約時間段優(yōu)先就診，減少等候時間;使用在線支付可減少窗口排隊付費的時間;徹底消除去醫(yī)院掛不到號看不了病的煩惱;及時收到醫(yī)生的停改診信息;詳細了解重點科室、名醫(yī)介紹以便快速找到好醫(yī)生等。目前，鄭州14家三級醫(yī)院已經(jīng)全部開通手機掛號系統(tǒng)，不僅減少了市民就醫(yī)大量排隊的時間，同時提高了醫(yī)院的服務(wù)效率。
2.2.4 實行“醫(yī)卡通”制度?！搬t(yī)卡通”具有就醫(yī)便捷、記錄完整、明白消費、資金安全、存取自由等優(yōu)點，持卡患者可直接就診、檢查、治療、取藥，無須再排隊掛號、交費;通過醫(yī)卡通就診卡，醫(yī)生能查詢到病人歷次就診的詳細記錄，有利于醫(yī)生對您的病情做出全面系統(tǒng)的判斷;可隨時自助查詢交易明細;資金可通過醫(yī)院嚴格的財務(wù)管理制度得到安全保障;就診結(jié)束后，卡內(nèi)余額可留作下次就診使用，也可在收費窗口辦理結(jié)算退余額，可自愿選擇。
2.2.5 電子病歷的建設(shè)。據(jù)了解，作為國家新醫(yī)改第二階段的工作重點之一，河南省目前已有4家醫(yī)院，被衛(wèi)生部納入電子病歷試點。按照規(guī)劃，到2015年，全國所有三級醫(yī)院將為每個就診患者建立符合統(tǒng)一標準的電子病歷數(shù)據(jù)資源庫。
2.2.6 健康卡的實施。在2013年3月1日，中國居民健康卡首發(fā)儀式在鄭州舉行。健康卡集新農(nóng)合一卡通、醫(yī)療機構(gòu)就診卡、免疫預防接種證各功能為一體，可方便市民預約掛號、查詢疫苗接種記錄、既往就診記錄等。首批加入“一卡通”平臺的醫(yī)院共有55家。其中省級醫(yī)院5家，市級醫(yī)院13家，縣級醫(yī)院12家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）25家。
2.3 存在的主要問題
2.3.1 不能方便快捷地獲取病人數(shù)據(jù)。不能隨時隨地獲取包括歷史診療信息、臨床檢驗檢查結(jié)果、用藥情況在內(nèi)的患者全面醫(yī)療數(shù)據(jù)，掌握患者病情的變化情況，及時制定或調(diào)整治療方案。
2.3.2 仍然存在醫(yī)療誤差。在確認患者身份及用藥情況等方面仍然存在誤差，有可能因輸錯藥物導致醫(yī)療事故發(fā)生，在臨床用藥的安全性、經(jīng)濟性、有效性等方面缺乏保障。
2.3.3 “醫(yī)卡通”的不便。各醫(yī)院的醫(yī)卡通的功能基本相同：均可以使用該卡，在本醫(yī)院內(nèi)辦理就診、交費、取藥、檢查、入院、結(jié)賬等事項。但是也存在著一些問題：其一，由于采用醫(yī)卡通制作系統(tǒng)的不同，各醫(yī)院相互之間不能讀取對方信息，其二，醫(yī)卡通僅僅方便了醫(yī)生，患者查詢不了任何信息。其三，醫(yī)卡通附帶財務(wù)交易的功能，在一定程度上提高了患者財產(chǎn)的安全性，也浪費了資源。其四，許多患者擔心在發(fā)生醫(yī)療糾紛后，醫(yī)卡通里面的資料是否被院方竄改。
2.3.4 缺少個人的醫(yī)療檢測防護。一旦發(fā)生意外，會導致面臨的風險加大。沒有將農(nóng)村、社區(qū)居民的有關(guān)健康信息通過無線和視頻方式傳送到后方建立個人醫(yī)療檔案，缺少醫(yī)生的虛擬會診和為基層醫(yī)院提供大醫(yī)院大專家的智力支持。
2.3.5 疏忽健康檔案的建立。疏忽對居民以往的各類醫(yī)療衛(wèi)生數(shù)據(jù)的整合和居民健康檔案的建立，不能實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享、業(yè)務(wù)的協(xié)同。患者就診時，醫(yī)生不能及時了解患者的既往病史、用藥情況，利用科學準確的數(shù)據(jù)輔助醫(yī)生診斷，會增加醫(yī)療差錯。
3 智慧醫(yī)療改進方案
3.1 智慧醫(yī)療――核心技術(shù)
智慧醫(yī)療應(yīng)以物聯(lián)網(wǎng)和云計算為核心技術(shù)，通過射頻識別、傳感器、激光條碼掃描等信息感知設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接，實現(xiàn)信息的交換，通過網(wǎng)絡(luò)以按需、易擴展的方式獲得所需的資源。這種方法具有智能識別、多源數(shù)據(jù)的相融協(xié)同、移動計算、提供各層次全方位服務(wù)等優(yōu)點。
3.2 智慧醫(yī)療――區(qū)域醫(yī)療協(xié)同
智慧醫(yī)療應(yīng)通過區(qū)域衛(wèi)生信息系統(tǒng)[4]，實現(xiàn)醫(yī)療信息共享和區(qū)域醫(yī)療協(xié)同，解決居民看病難、看病貴問題。
3.2.1 生物傳感技術(shù)的應(yīng)用。通過使用生命體征檢測設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療設(shè)備等傳感器，采集用戶的體征數(shù)據(jù)，通過有線或無線網(wǎng)絡(luò)將這些數(shù)據(jù)傳遞到遠端的服務(wù)平臺，由平臺上的服務(wù)醫(yī)師根據(jù)數(shù)據(jù)指標，為遠端用戶提供保健、預防、監(jiān)測、呼救于一體的遠程醫(yī)療與健康管理服務(wù)體系。
3.2.2 遠程醫(yī)療。將農(nóng)村、社區(qū)居民的有關(guān)健康信息通過無線和視頻方式傳送到后方，為居民建立個人醫(yī)療檔案，提高基層醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量;允許醫(yī)生進行虛擬會診，為基層醫(yī)院提供更多智力支持，為基層醫(yī)療機構(gòu)提供更多高價值的醫(yī)療資源;構(gòu)建臨床案例的遠程繼續(xù)教育服務(wù)體系等，提升基層醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員繼續(xù)教育質(zhì)量。
3.3 智慧醫(yī)療――醫(yī)院建設(shè)
3.3.1 智慧醫(yī)院――整體構(gòu)架。智慧醫(yī)院整體構(gòu)架主要包括以系統(tǒng)集成為核心的醫(yī)院智能化系統(tǒng)、以信息整合為重點的醫(yī)院信息化系統(tǒng)集成、以電子病歷應(yīng)用為中心的臨床信息系統(tǒng)、以病人服務(wù)為中心的臨床移動信息系統(tǒng)、以數(shù)據(jù)共享為重點的數(shù)據(jù)融合平臺系統(tǒng)、以數(shù)據(jù)安全為基礎(chǔ)的信息安全系統(tǒng)。
3.3.2 智慧醫(yī)院――智能化建設(shè)。智慧醫(yī)院智能化建設(shè)主要包括公共安全系統(tǒng)、建筑設(shè)備管理系統(tǒng)、機房工程、信息設(shè)施系統(tǒng)、信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。
3.3.3 智慧醫(yī)院――信息化建設(shè)。智慧醫(yī)院信息化建設(shè)主要包括臨床醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)、醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)、外部系統(tǒng)接口、臨床移動信息系統(tǒng)、臨床業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的建設(shè)。
3.4 以患者為中心的智慧醫(yī)療應(yīng)用模式
借助物聯(lián)網(wǎng)射頻識別技術(shù)及無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)人與物的定位識別，結(jié)合門禁監(jiān)控，提高患者診療環(huán)境安全;通過無線智能移動推車、醫(yī)護移動終端，實現(xiàn)醫(yī)護移動查房及遠程探視、醫(yī)囑執(zhí)行核對;借助二維碼技術(shù)，實現(xiàn)病房電視上應(yīng)用與安卓、蘋果操作系統(tǒng)的手機、平板電腦實現(xiàn)多屏互動等應(yīng)用;在門診方面實現(xiàn)“先診療后結(jié)算”。
4 智慧醫(yī)療未來發(fā)展
智慧醫(yī)療未來的發(fā)展趨勢為政府參與加強化、應(yīng)用范圍擴大化、信息共享普遍化等。我們要通過在醫(yī)院信息化應(yīng)用、醫(yī)院IT基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)院物理基礎(chǔ)設(shè)施等方面的改善，進一步建設(shè)智慧醫(yī)療，來實現(xiàn)高效有序的醫(yī)院管理，提供應(yīng)需而動的公共服務(wù)，保障無處不在的信息溝通，營造便捷安心的醫(yī)療氛圍，創(chuàng)造學習與分享的環(huán)境，提高可持續(xù)發(fā)展的能力，從而全面提升醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施智慧化程度。
我們的建設(shè)目標應(yīng)是實現(xiàn)全方位（包括任何部門、所有科室）、全對象（包括病人、醫(yī)護人員、藥品、耗材等）、全過程（包括病人治療、住院的過程等）的智慧醫(yī)療。
參考文獻：
[1] 左秀然，楊國良.以患者為中心的智慧醫(yī)療應(yīng)用模式研究與實踐[J].醫(yī)學信息學雜志，2014（12）：14-18.
[2] 張平，池捷，王洪清.區(qū)域醫(yī)療信息整合平臺建設(shè)和應(yīng)用[J].中國醫(yī)院，2009（1）：62-64.