時(shí)間：2023-03-20 16:11:36
導(dǎo)語：在檔案管理學(xué)論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
過去那種人工管理方式，在沒有通過管理人員允許的情況下，少數(shù)教師自由出入檔案室，隨意支取相關(guān)檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會(huì)造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護(hù)檔案難度較大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，查詢檔案較為困難，更新維護(hù)檔案更不能做到準(zhǔn)確科學(xué)。
二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇
管理創(chuàng)新的過程將至始至終地貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。不能單純地以場所、設(shè)備和室藏為標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)檔案室的管理水平，而應(yīng)主要以服務(wù)效果和開發(fā)利用程度為標(biāo)準(zhǔn)。檔案室的管理工作重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)從過去的設(shè)備、資料管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案室工作人員的管理，加大對(duì)檔案室用戶的服務(wù)力度。
結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。
檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對(duì)日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。
學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。
文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價(jià)值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、總結(jié)工作、制定計(jì)劃的可靠信息資料。
關(guān)鍵詞:信息化管理;中學(xué)生;學(xué)籍;實(shí)施
1實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能
學(xué)生在入學(xué)之后都會(huì)給新生進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑。現(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號(hào)信息進(jìn)行查看，便可核對(duì)自己的學(xué)籍注冊(cè)信息。這樣可以保證每個(gè)學(xué)生注冊(cè)信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對(duì)工作量。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能，是未來幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強(qiáng)的工作。學(xué)生入學(xué)時(shí)注冊(cè)的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動(dòng)、電話的更改等多方面的變動(dòng)，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時(shí)地調(diào)整更改。為了能夠及時(shí)掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動(dòng)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實(shí)行期報(bào)制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門要將前一階段學(xué)生變動(dòng)情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對(duì)檢查，并將新的注冊(cè)信息報(bào)送到教育局相關(guān)的部門，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。不但方便了學(xué)生信息的查詢，也方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的及時(shí)了解。
2學(xué)校要建立健全信息化管理制度
學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會(huì)出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會(huì)對(duì)被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅(jiān)持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專門的人來負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實(shí)需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報(bào)教育局的相關(guān)部門。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。這是對(duì)學(xué)校的要求，也是對(duì)學(xué)生和家長的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時(shí)，家長應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。每個(gè)同學(xué)的檔案都需要進(jìn)行信息化管理，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過設(shè)置專門的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負(fù)責(zé)不同的具體事務(wù)。針對(duì)學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時(shí)地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動(dòng)而變動(dòng)。父母的工作一旦變動(dòng)，學(xué)生就可能會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問題，在學(xué)生開學(xué)的時(shí)候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識(shí)應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專門的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時(shí)應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認(rèn)真、仔細(xì)、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計(jì)算機(jī)，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對(duì)所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，按照年級(jí)和學(xué)號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，以便于查閱，必要時(shí)要備份信息;信息管理人員要對(duì)學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)常的維護(hù)。
4結(jié)語
教育是國家大計(jì)，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對(duì)信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學(xué)校
參考文獻(xiàn):
研究生學(xué)位檔案主要是指高?；蚩蒲袡C(jī)構(gòu)在培養(yǎng)研究生的過程中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料和歷史記錄。它包含的內(nèi)容很多，大致有：研究生學(xué)籍卡片（或叫作研究生學(xué)籍總表）、研究生科研計(jì)劃書、研究生中期進(jìn)度及考核表、研究生課程學(xué)習(xí)記錄、研究生社會(huì)實(shí)踐和科研實(shí)踐書、研究生學(xué)位論文開題報(bào)告、發(fā)表高水平科研成果目錄、達(dá)到授予相應(yīng)學(xué)位的外語水平等級(jí)證書、學(xué)位論文、學(xué)位申請(qǐng)書、答辯情況表、評(píng)閱意見表（含匿名評(píng)審意見）、答辯決議等。研究生學(xué)籍卡片記錄了研究生的個(gè)人綜合信息和學(xué)緣結(jié)構(gòu)，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學(xué)習(xí)期間的各類必修課及選修課的成績和學(xué)分完成情況，是研究生學(xué)習(xí)過程的直觀反映。研究生科研計(jì)劃書是研究生攻讀碩士或博士學(xué)位的基本目標(biāo)和研究方向，是學(xué)位論文的標(biāo)桿和前奏，一般有導(dǎo)師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學(xué)習(xí)和科研的重要指導(dǎo)思想。研究生中期進(jìn)度及考核表是對(duì)研究生完成必修環(huán)節(jié)的客觀考核，包含對(duì)思想政治狀況和科研進(jìn)度的綜合考察。研究生課程學(xué)習(xí)記錄是對(duì)研究生學(xué)習(xí)成績的記載。研究生社會(huì)實(shí)踐和科研實(shí)踐是對(duì)研究生實(shí)踐能力的考察。研究生論文開題報(bào)告、學(xué)位論文、評(píng)閱意見和答辯決議都是研究生學(xué)位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應(yīng)學(xué)位的綜合反映。
從館藏研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容看，學(xué)位檔案內(nèi)容存在“多樣性”和“學(xué)術(shù)性”的特點(diǎn)。所謂多樣性是指研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容涉及教和學(xué)兩方面的記載，涉及研究生指導(dǎo)教師、研究生指導(dǎo)小組、匿名評(píng)審專家、校院兩級(jí)學(xué)位評(píng)定機(jī)構(gòu)等，學(xué)位檔案的參考價(jià)值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學(xué)術(shù)水平。所謂學(xué)術(shù)性是指研究生學(xué)位檔案基本上都是圍繞研究生學(xué)術(shù)論文的學(xué)術(shù)價(jià)值而產(chǎn)生的，無論是開題報(bào)告還是中期篩選，都是對(duì)研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對(duì)所研究課題的創(chuàng)新性思考和實(shí)踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進(jìn)還是現(xiàn)實(shí)命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動(dòng)科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。
二、館藏研究生學(xué)位檔案管理中面臨的困境
1.周期性存儲(chǔ)的限制。館藏研究生學(xué)位檔案一般都是在研究生完成整個(gè)培養(yǎng)過程后才能逐漸形成，目前研究生培養(yǎng)年限最低需要兩年的時(shí)間，一般都需要三年甚至四年的時(shí)間，研究生學(xué)位檔案的形成是逐漸形成的，如學(xué)籍卡片是對(duì)研究生整個(gè)培養(yǎng)過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計(jì)劃書則往往在研究生培養(yǎng)之初就完成了，兩者相隔的時(shí)間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結(jié)果，如學(xué)位論文的撰寫和定稿。而學(xué)位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都會(huì)對(duì)學(xué)位檔案的真實(shí)性產(chǎn)生不良的影響。一份完整的學(xué)位檔案材料需要完成研究生培養(yǎng)的整個(gè)過程才會(huì)形成，因此，研究生學(xué)位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。在館藏研究生學(xué)位檔案的實(shí)踐中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閬G失而不斷補(bǔ)充材料的情況，造成數(shù)據(jù)的真實(shí)性缺失。
2.存儲(chǔ)方式單一。研究生學(xué)位檔案的存儲(chǔ)一般都是以紙質(zhì)版的形式存儲(chǔ)，受存儲(chǔ)時(shí)間和空間的限制較大?，F(xiàn)狀是：一方面隨著研究生教育規(guī)模的擴(kuò)張，研究生人數(shù)不斷增多，由此造成了大量的學(xué)位檔案的產(chǎn)生。另一方面研究生學(xué)位檔案包含內(nèi)容繁多、門類復(fù)雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時(shí)間地分類整理才能存儲(chǔ)妥當(dāng)，而手工管理的傳統(tǒng)方式也約束了學(xué)位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關(guān)檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機(jī)構(gòu)因?yàn)槭艿綍r(shí)間、空間的約束，放棄存放學(xué)位論文，只存放部分清單，缺失了學(xué)位檔案本身的嚴(yán)密性和真實(shí)性。
3.開發(fā)利用不足。長期以來，受到傳統(tǒng)觀念的影響，研究生學(xué)位檔案的管理存在重收集輕利用的現(xiàn)象。很多檔案管理部門對(duì)研究生學(xué)位檔案的管理存在誤區(qū)，認(rèn)為是學(xué)術(shù)研究的重要內(nèi)容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復(fù)印和傳播。研究生學(xué)位檔案是對(duì)研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對(duì)所研究課題的創(chuàng)新性思考和實(shí)踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進(jìn)還是現(xiàn)實(shí)命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動(dòng)科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的理論價(jià)值和實(shí)際借鑒作用。因此，對(duì)研究生學(xué)位檔案的有效利用非常重要，這項(xiàng)工作在高校完成研究生培養(yǎng)過程后幾乎無人問津，只是停留在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的簡單統(tǒng)計(jì)中，沒有通過內(nèi)部的加工處理和信息化建設(shè)，造成了大量學(xué)位檔案的資源浪費(fèi)。
三、館藏研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新的建議
1.加強(qiáng)管理，提高檔案意識(shí)。對(duì)研究生學(xué)位檔案的重視必須從全方位多角度進(jìn)行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，更要面向研究生和指導(dǎo)教師進(jìn)行檔案管理的專題教育，使他們將對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視提高到科學(xué)研究的水平，重視研究生培養(yǎng)過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學(xué)位檔案材料的真實(shí)性和完整性。對(duì)專門從事學(xué)位檔案管理的人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強(qiáng)管理水平和有效利用先進(jìn)手段進(jìn)行檔案管理的能力，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，不斷提高檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。加大監(jiān)督檢查，成立院校兩級(jí)檔案管理督查小組，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，通過制定詳盡的考評(píng)機(jī)制，提高檔案管理的綜合水平。
2.創(chuàng)新管理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷普及，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運(yùn)用于研究生培養(yǎng)的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養(yǎng)部門都使用了研究生教育信息系統(tǒng)，這一教育信息平臺(tái)有效地促進(jìn)了研究生培養(yǎng)過程的科學(xué)化和規(guī)范化水平。研究生教育信息系統(tǒng)包含了研究生培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的所有信息，科學(xué)的整理和有效的儲(chǔ)存，可輕松地建立研究生學(xué)位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)更優(yōu)化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設(shè)計(jì)有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環(huán)節(jié)如論文結(jié)題、答辯決議要保留紙質(zhì)原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數(shù)字化存儲(chǔ)，不斷推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案信息的數(shù)字化。
3.深化管理，不斷開發(fā)研究生學(xué)位檔案資源。研究生學(xué)位檔案內(nèi)容豐富，具有很高的利用、開發(fā)和傳播價(jià)值。高校研究生學(xué)位檔案管理部門應(yīng)充分利用這一資源，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理體制，建立可供分享的資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學(xué)位檔案專柜，對(duì)優(yōu)秀研究生學(xué)位檔案進(jìn)行宣傳報(bào)道，鼓勵(lì)研究生在有效利用學(xué)位檔案中提高學(xué)位論文的學(xué)術(shù)水平和科研實(shí)力。另一方面，要充分利用校園網(wǎng)、無線網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段，在教師和研究生教學(xué)和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學(xué)校主頁上開辟學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開放查詢。另外，應(yīng)該加強(qiáng)與兄弟院校學(xué)位檔案開發(fā)和利用的合作，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)和開放共贏的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)的共享和使用。還需要進(jìn)一步加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案信息的開發(fā)和傳播，通過評(píng)聘專業(yè)的技術(shù)人員和高級(jí)開發(fā)人員，對(duì)有效資源進(jìn)行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學(xué)位檔案信息系統(tǒng)化、有序化處理，提高產(chǎn)、學(xué)、研的效果，不斷促進(jìn)科技和經(jīng)濟(jì)的深度融合，提高科技生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。
（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)材料檔案為主
檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時(shí)期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級(jí)學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體。紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案，直接決定了檔案保存的時(shí)間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級(jí)學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級(jí)學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時(shí)兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時(shí)包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個(gè)學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實(shí)習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個(gè)教學(xué)班一個(gè)檔案盒，如果材料太多一個(gè)檔案盒放不下，要兩個(gè)檔案盒存放。而一個(gè)教學(xué)班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報(bào)告單、原始成績分析報(bào)告、學(xué)業(yè)成績報(bào)告單、平時(shí)成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過程指導(dǎo)表格等。過程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題申請(qǐng)表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）任務(wù)下達(dá)書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）開題報(bào)告書（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題落實(shí)情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）書面成績?cè)u(píng)分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）指導(dǎo)教師評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)閱人評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績?cè)u(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績?cè)u(píng)定書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）公開發(fā)表情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理工作評(píng)價(jià)表等：（個(gè)表格，每個(gè)學(xué)生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級(jí)學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長時(shí)保存，保存時(shí)間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級(jí)學(xué)院一般都是臨時(shí)把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個(gè)學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來代替它。
（二）資金相對(duì)短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低
高校二級(jí)學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對(duì)短缺的困難。場所大都是由學(xué)院提供，一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的作用主要是用來打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級(jí)檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能購置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。
（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠
高校檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級(jí)學(xué)院了。這些二級(jí)學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來，亦或者是由課時(shí)較少的教師臨時(shí)借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時(shí)成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進(jìn)行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的新舉措
（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化
首先，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級(jí)學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，針對(duì)檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對(duì)保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗(yàn)證查閱，可以公開的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對(duì)大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計(jì)算機(jī)利用識(shí)別的形式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對(duì)于學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級(jí)檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費(fèi)，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。
（二）大力加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)
首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開通網(wǎng)絡(luò)，即開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級(jí)學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫的一個(gè)分支和組成部分，這就對(duì)高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)
二級(jí)學(xué)院檔案室加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級(jí)學(xué)院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級(jí)學(xué)院檔案室的信息化建設(shè)是建立在檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)科學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)之上的。他們既應(yīng)該具有專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，也應(yīng)該掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了提高高校二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員的素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的再教育和再培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學(xué)和電子信息學(xué)知識(shí)，從而為二級(jí)學(xué)院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時(shí)，也只有管理人員的素質(zhì)上去了，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)才能成為可能。
(一)成人教育學(xué)籍檔案管理受重視度低
成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)成人教育的學(xué)籍檔案管理安排專人管理，而是和全日制學(xué)生檔案一起交由教務(wù)處管理，但教務(wù)處在檔案管理的重心都放在了全日制學(xué)生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導(dǎo)致了畢業(yè)時(shí)學(xué)生檔案信息的缺失和不全面，同時(shí)信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對(duì)成人教育的檔案管理是有不利影響的。
(二)成人教育學(xué)籍檔案完整性不足
入學(xué)通知書、考生信息表、學(xué)生登記表、成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實(shí)習(xí)考核鑒定表和畢業(yè)生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內(nèi)容缺一不可，這是學(xué)生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重，其中檔案缺失嚴(yán)重的為入學(xué)通知書與檔案照片，入學(xué)通知書是學(xué)生入學(xué)的有效憑證，但在學(xué)生注冊(cè)后，大多檔案管理人員并未對(duì)其進(jìn)行回收與歸檔;成人高考報(bào)名時(shí)需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會(huì)顯示照片信息，這就降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的可信度，對(duì)學(xué)生進(jìn)入社會(huì)參與崗位競爭產(chǎn)生不利影響。
(三)成人教育學(xué)籍檔案管理模式落后
現(xiàn)在信息化應(yīng)用到了各行各業(yè)，各高校也開始采用信息化管理，以往的成人教育學(xué)籍檔案管理模式不適于信息化的發(fā)展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對(duì)于以前也有了很大的進(jìn)步，此時(shí)對(duì)檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學(xué)籍檔案質(zhì)量和完整性的保障，可以有效提升學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現(xiàn)象發(fā)生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問題。
二、加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的有效措施
(一)提高檔案重視度，建立管理體系
提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的重視度是加強(qiáng)檔案管理工作的前提。需要安排專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行管理，管理人員上崗前需對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對(duì)管理人員開展培訓(xùn)工作。跟隨教育改革和社會(huì)的發(fā)展，不斷地更新學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容與方式，通過系統(tǒng)的管理讓檔案管理工作得以有序地進(jìn)行。檔案管理還需要學(xué)生自身參與，在以往的檔案管理中，學(xué)生都處于被動(dòng)的狀態(tài)，沒有掌握自己檔案的完整度，在填寫資料時(shí)也沒有保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，這對(duì)其未來的發(fā)展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學(xué)生對(duì)自己檔案的重視度，其次引導(dǎo)他們正確、謹(jǐn)慎地填寫檔案相關(guān)表格。
(二)強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識(shí)與管理水平
學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作的基本資料，是學(xué)生的綜合能力與素質(zhì)的體現(xiàn)，同時(shí)是用人單位錄取人才的依據(jù)，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開展檔案的管理工作。在檔案管理部門普及相關(guān)法規(guī)，樹立員工檔案意識(shí)，使其從根本上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在檔案管理過程中遇到的問題需要及時(shí)地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來推進(jìn)成人教育的開展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進(jìn)行，這是提高管理水平的前提。
(三)將信息化技術(shù)運(yùn)用于成人教育學(xué)籍檔案管理中
成人教育的學(xué)生覆蓋面廣，由此形成了學(xué)籍檔案種類多、資料數(shù)量龐大的特點(diǎn)，信息化技術(shù)隨著教育改革的發(fā)展已經(jīng)在高校中得到廣泛的應(yīng)用，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理中使用信息技術(shù)管理是發(fā)展的需要，且信息化技術(shù)可以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統(tǒng)的使用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案的完整性起到了保障作用，學(xué)?；蛘哂萌藛挝徊樵儗W(xué)生檔案時(shí)可以直接通過信息系統(tǒng)來進(jìn)行，這不僅節(jié)省了時(shí)間也提高了效率。
(四)加強(qiáng)檔案管理，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性
真實(shí)性是檔案的基本性質(zhì)，學(xué)生學(xué)籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對(duì)檔案的重視度。因此教師在對(duì)學(xué)生做評(píng)價(jià)時(shí)需要保證真實(shí)性，杜絕空話、虛話，這對(duì)學(xué)生的發(fā)展是毫無作用的。檔案要求對(duì)學(xué)生各方面的能力進(jìn)行真實(shí)的評(píng)價(jià)，因此要檔案管理部門對(duì)檔案的填寫進(jìn)行有效監(jiān)督，防止學(xué)生自己填寫檔案的鑒定欄，嚴(yán)格地保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性。
三、結(jié)束語
1學(xué)生檔案管理工作存在的問題
1.1檔案管理模式老舊，檔案管理效果較低
許多院校學(xué)生的檔案管理依然是手工操作的管理形式，缺少一套相對(duì)完善的學(xué)生檔案管理計(jì)算機(jī)軟件。在學(xué)生數(shù)量直線上升和就業(yè)形式的多樣化形勢(shì)下，已有的學(xué)生檔案管理形式難以滿足發(fā)展要求。因?yàn)槿鄙賹?duì)應(yīng)的學(xué)生檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)庫，造成學(xué)生檔案的查找和傳遞等有關(guān)工作效率比較低下。當(dāng)前，學(xué)生的檔案管理體系和管理形式依然存在許多問題，嚴(yán)重制約著學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
1.2學(xué)生檔案管理脫離學(xué)生現(xiàn)實(shí)狀況，難以發(fā)揮作用
學(xué)生檔案管理主要有兩個(gè)作用。首先是學(xué)生在院校期間，學(xué)生的檔案管理作為學(xué)生日常管理工作的主要依據(jù)[1]。其主要記錄學(xué)生在入學(xué)之前和在院校期間的學(xué)習(xí)生活和知識(shí)技能及思想政治等多方面信息，還是領(lǐng)導(dǎo)和教師等對(duì)學(xué)生完成具備針對(duì)性考察的主要依據(jù)。另外，學(xué)生檔案作為推薦學(xué)生就業(yè)的主要憑證，有關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案深入了解學(xué)生的具體狀況，然后決定是否錄用，特別是對(duì)于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的學(xué)生而言，檔案的審核是十分重要的一個(gè)步驟。目前，院校學(xué)生的檔案管理已經(jīng)脫離學(xué)生的具體學(xué)習(xí)生活和就業(yè)。許多學(xué)生在畢業(yè)后仍然不知自己檔案在哪里，也不懂得怎樣運(yùn)用檔案，在工作之后多年依然不知檔案具體去向。對(duì)此，在新的背景下，一定要對(duì)學(xué)生的檔案管理完成創(chuàng)新，始終堅(jiān)持“以人為本”，從而將學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)一步落實(shí)。
2加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策
2.1“以人為本”，完成學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新
改進(jìn)檔案管理工作人員的理念，建立“以人為本”的思想，可以為學(xué)生的工作所服務(wù)。院校的學(xué)生檔案管理有關(guān)工作一定要縈繞著院校的發(fā)展與學(xué)生成長所服務(wù)進(jìn)行展開。對(duì)此院校學(xué)生檔案管理工作人員一定要轉(zhuǎn)變思想，改變理念，摒棄老舊思想，建立以“學(xué)生為本”的思想，提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而使檔案管理工作更加貼近學(xué)生的生活，切實(shí)為院校的發(fā)展那與學(xué)生的成長所服務(wù)。
2.2提升學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)和編研水準(zhǔn)
因?yàn)槭艿綄?duì)象和背景等許多方面要素的嚴(yán)重影響，要想在短時(shí)間內(nèi)提升學(xué)生檔案管理工作的效果是不現(xiàn)實(shí)的。當(dāng)前，院校的學(xué)生檔案管理工作通常是部分管理工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，而工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)較弱，對(duì)此院校一定要通過各種渠道配備擁有高素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平的計(jì)算機(jī)人才，進(jìn)而確保院校學(xué)生檔案管理工作的有效開展[3]。除此之外，針對(duì)與時(shí)展脫離的檔案管理人員，必須選擇教育與培訓(xùn)的形式加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)水平，從而提升檔案管理工作效果。
2.3改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的分析及需求預(yù)測
首先建立長遠(yuǎn)目標(biāo)，同時(shí)和近期目標(biāo)進(jìn)行有效結(jié)合。在學(xué)生檔案管理工作人員方面而言，整理相對(duì)完善的資料可以迅速查找出重要資料，其也是檔案管理工作人員能力的主要體現(xiàn)。這樣學(xué)生檔案管理工作人員一定要樹立長遠(yuǎn)規(guī)劃與需求預(yù)測，并且對(duì)院校長遠(yuǎn)、近期的主要目標(biāo)進(jìn)一步理解與認(rèn)識(shí)，領(lǐng)悟檔案管理的意圖和需求重點(diǎn)，還要把學(xué)生檔案資料實(shí)現(xiàn)科學(xué)編排、優(yōu)化。除此之外，學(xué)生的檔案資料不但能夠記載歷史活動(dòng)，還包含人的思維發(fā)展和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等內(nèi)容，其發(fā)揮的作用是難以替代的。因此學(xué)生的檔案管理工作人員一定要對(duì)有關(guān)信息資料實(shí)現(xiàn)充分運(yùn)用，進(jìn)而樹立良好的長遠(yuǎn)規(guī)劃[2]。其次，對(duì)科學(xué)研究檔案有關(guān)資料進(jìn)行保存。在檔案管理工作人員方面而言，必須有效配合有關(guān)機(jī)構(gòu)工作，同時(shí)在互動(dòng)過程中加強(qiáng)技術(shù)市場的深入了解，把科學(xué)研究資料進(jìn)行充分準(zhǔn)備，實(shí)現(xiàn)歸檔和完善，確保檔案可以充分發(fā)揮作用。
關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;信息化管理;研究
一、前言
隨著教學(xué)管理改革的進(jìn)行，學(xué)校逐漸意識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，將該項(xiàng)工作作為教學(xué)管理中的一部分。由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、教學(xué)活動(dòng)也越來越豐富，教學(xué)檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。在這種形勢(shì)下，教學(xué)檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平，是所有教學(xué)檔案管理者必須要思考的問題。
二、教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題
(一)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)
首先，教學(xué)檔案管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。很多教學(xué)工作者在對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行利用時(shí)，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規(guī)定處理檔案資源，導(dǎo)致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認(rèn)為，檔案管理信息化就是將檔案編號(hào)規(guī)定，需要的時(shí)候直接查詢編號(hào)就算是實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這顯然是一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)阻礙了檔案信息化的發(fā)展，不利于教學(xué)檔案資源的利用［1］。
(二)硬件、軟件設(shè)施不完善
硬件設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，但是從目前的情況來看，大多數(shù)學(xué)校的硬件設(shè)施都不夠完善，如計(jì)算機(jī)的容量不夠大，不能滿足實(shí)際需要，掃描儀不夠先進(jìn)，不能對(duì)所有類型的資源進(jìn)行掃描等，這些都對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理造成負(fù)面影響。而學(xué)校雖然積極引進(jìn)了軟件設(shè)施，也比較重視教學(xué)檔案系統(tǒng)的開發(fā)，但是一般都將重點(diǎn)放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，也沒有與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，部門間缺乏合作，導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開放性不強(qiáng)，沒有實(shí)現(xiàn)資源共享。
(三)缺乏專業(yè)的管理人才
教學(xué)檔案的信息化管理對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關(guān)軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠按照學(xué)校具體管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，同時(shí)知道這樣利用教學(xué)檔案。從目前的情況來看，學(xué)校檔案管理工作人員沒有達(dá)到以上水平，一是對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉，二是沒有掌握專業(yè)的教學(xué)檔案管理知識(shí)［2］。
三、提高教學(xué)檔案信息化管理水平的策略
(一)提高對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)
管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)教學(xué)檔案信息化管理知識(shí)，走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作為工作重點(diǎn)。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應(yīng)用，都要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學(xué)檔案信息化管理水平。
(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
要想提升信息化管理水平，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。首先，要加大硬件設(shè)施的投入，要改變教學(xué)檔案管理部門硬件設(shè)施落后的現(xiàn)狀，一是保證計(jì)算機(jī)的容量足夠大，可以容納大量教學(xué)信息，二是要購置先進(jìn)的掃描儀，可以將各類紙質(zhì)資料掃描進(jìn)電子系統(tǒng)中。其次，要重視軟件設(shè)施的建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的歸檔軟件，定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，同時(shí)要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，教學(xué)檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng)，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學(xué)資源，提高資源利用率。
(三)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理
目前很多學(xué)校在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理時(shí)存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是教學(xué)檔案管理中必須要解決的一個(gè)問題。要求學(xué)校在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，也加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動(dòng)，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對(duì)應(yīng)，計(jì)算機(jī)會(huì)電子文檔進(jìn)行自動(dòng)組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號(hào)的對(duì)應(yīng)，對(duì)于更新的內(nèi)容也要做到完全對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后，紙質(zhì)教學(xué)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習(xí)題等，對(duì)于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。
(四)重視信息化管理人才的培養(yǎng)
要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的培養(yǎng)，首先，要督促其學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高其信息化管理意識(shí)，對(duì)于一些年齡偏大、對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉的工作人員更要加強(qiáng)培訓(xùn)，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對(duì)人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理知識(shí)，熟悉國家相關(guān)法律，明確學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案管理的要求，避免隨意性?？傊褪且蠊ぷ魅藛T將計(jì)算機(jī)知識(shí)與教學(xué)檔案管理知識(shí)有效聯(lián)系起來，提高工作效率［3］。
四、總結(jié)
認(rèn)識(shí)誤區(qū)、硬件、軟件設(shè)施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學(xué)檔案信息化管理中面臨的主要問題。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)提高管理者對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)教學(xué)檔案與數(shù)字教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，將教學(xué)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。
作者:谷露 單位:鎮(zhèn)江船艇學(xué)院
參考文獻(xiàn):
［1］孟霞光．淺議高校教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］．天津市教科院學(xué)報(bào)，2013，13(15)05:51－53．
【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理、問題、對(duì)策
學(xué)校是培養(yǎng)人才的基地，學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的重要組成部分，亦是展示學(xué)?？冃У闹匾翱?。做好學(xué)校檔案管理工作，對(duì)于合理開發(fā)校本資源，優(yōu)化學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，提升學(xué)校品質(zhì)，是必不可少的。學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，學(xué)校檔案是學(xué)校信息的重要載體，是學(xué)校的主要信息源。管好用好學(xué)校檔案，對(duì)校本資源的開發(fā)有著十分重要的作用。
在學(xué)校檔案管理工作中建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)學(xué)校的和諧和更好地服務(wù)社會(huì)有著極為重要的作用。學(xué)校檔案管理無疑是學(xué)校協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。
一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
1．對(duì)檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分教職工包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為學(xué)校檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造績效，只要不盲動(dòng)，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。輕視學(xué)校檔案工作的思想表明了一些人對(duì)學(xué)校檔案工作缺乏了解，忽視了學(xué)校檔案工作應(yīng)適應(yīng)學(xué)校的管理需求，才能有效發(fā)揮學(xué)校檔案的積極作用。
2．學(xué)校檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滯后
部分學(xué)校檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)學(xué)校檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識(shí)淡??；部分學(xué)校，特別是中小學(xué)，檔案人員不到位，或根本缺欠，而且大多數(shù)學(xué)校檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案袋，沒有及時(shí)整理歸檔，部分學(xué)校根本就沒有檔案管理意識(shí)，該建立的檔案沒有建立，檔案流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理質(zhì)量。其次一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性、真實(shí)性。
3．學(xué)校檔案室硬件和環(huán)境設(shè)施不齊全
部分學(xué)校對(duì)檔案管理必要的條件解決落實(shí)不到位，個(gè)別學(xué)校沒有專用檔案室，有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響了學(xué)校檔案的美觀、整潔及完整。有的學(xué)校必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備，有的學(xué)校檔案沒有規(guī)范的整理，東堆西放，查檔和調(diào)檔時(shí)無從下手，建檔與不建檔甚至沒有根本的區(qū)別。
4．立檔意識(shí)淡薄
立檔不是查漏補(bǔ)缺，并非蘿卜白菜一齊往檔案袋里收，必須有甄別，有選擇，能立檔的不能遺漏，不能立檔的不能硬往檔案袋里塞。不能抱著多一事不如少一事的心態(tài)。對(duì)有存檔價(jià)值的材料馬虎處理，對(duì)立檔工作缺乏理性定位，是立檔意識(shí)淡薄的主要表現(xiàn)。
5．對(duì)學(xué)生檔案不夠重視
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，學(xué)生檔案包括學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案，學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生個(gè)人簡歷，家庭主要成員和社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)生自我鑒定、學(xué)業(yè)成績、老師評(píng)語、獎(jiǎng)懲情況等，學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容個(gè)體的檔案。全面完善學(xué)生檔案，真實(shí)、準(zhǔn)確地規(guī)范學(xué)生檔案，是建設(shè)一流學(xué)校的重要前題。要有收藏家的心態(tài)，視學(xué)生檔案為至寶。
二、學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策是提高檔案管理人員的素質(zhì)
素質(zhì)決定成效，責(zé)任決定成敗。學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的系統(tǒng)工程，如果沒有一支素質(zhì)較高，責(zé)任心強(qiáng)，知識(shí)技能過硬的專業(yè)隊(duì)伍，學(xué)校檔案管理的到位就只能是紙上談兵。要注意加強(qiáng)學(xué)校檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人從事學(xué)校檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
1．學(xué)校檔案管理的好壞，在很大程度上取決于學(xué)校檔案工作人員素質(zhì)、責(zé)任心
作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉學(xué)校檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為學(xué)校的不斷發(fā)展和更好地服務(wù)社會(huì)提供有利的資源。
2．健全學(xué)校檔案管理制度
建立學(xué)校檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，學(xué)校檔案的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合學(xué)校特點(diǎn)和學(xué)校檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)學(xué)校檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工，既約束教師又約束學(xué)生。領(lǐng)導(dǎo)和教師的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而教職員工和學(xué)生是學(xué)校的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。學(xué)校檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3．改進(jìn)和完善學(xué)校的檔案功能
對(duì)學(xué)校檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使具有的功能更加符合學(xué)校對(duì)信息的需求，從而更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。
4.采用信息化管理手段
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)學(xué)校檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用現(xiàn)代科技成果和管理手段，提高學(xué)校檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理。
5．做好學(xué)校檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
學(xué)校檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量學(xué)校檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好學(xué)校檔案信息資源的作用,使其充分地為學(xué)校服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是學(xué)校檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
6．做好學(xué)校檔案的交接工作