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辦公室精細(xì)化管理思考篇1

精細(xì)化管理最早起源于20世紀(jì)50年代的日本，是社會(huì)分工的精細(xì)化轉(zhuǎn)變，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其基本的管理思想以及管理模式加以深化，在最大程度上降低管理過(guò)程中所消耗的資源以及成本。同時(shí)，精細(xì)化管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展對(duì)管理工作提出的必然要求，在辦公室管理工作中采用精細(xì)化管理，不僅能夠有效提升管理效率以及管理質(zhì)量，還可以進(jìn)一步解決傳統(tǒng)工作中存在的各種問(wèn)題。

一、辦公室中精細(xì)化管理的特征

（一）注重管理的創(chuàng)新優(yōu)化。在辦公室工作中，精細(xì)化管理制度應(yīng)用的主要目的在于進(jìn)一步滿足多樣化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)于各單位工作所提出的全新要求以及標(biāo)準(zhǔn)，完全可以根據(jù)各單位的實(shí)際情況以及具體工作需求進(jìn)行轉(zhuǎn)變。同時(shí)，由于與行政單位辦公室較為接近，還可以對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)完善優(yōu)化，并且在不斷地優(yōu)化以及嘗試過(guò)程中，找尋出最符合單位發(fā)展?fàn)顟B(tài)的管理方式，使得其工作質(zhì)量以及工作效率得到顯著提升，通過(guò)辦公室精細(xì)化管理來(lái)提升單位內(nèi)部的核心力量，保證其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一定的地位。

（二）數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性相對(duì)較高。辦公室的管理工作，是每一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心所在，每一個(gè)單位的管理團(tuán)隊(duì)，其所作出的每一項(xiàng)決策以及措施，都是工作人員在辦公室工作中分析整理出來(lái)的，由此可見(jiàn)，辦公室管理工作中所涉及的數(shù)據(jù)信息，其整體準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)行政單位辦公室的多方面內(nèi)容產(chǎn)生直接影響，甚至還會(huì)對(duì)基礎(chǔ)運(yùn)行資金使用的準(zhǔn)確性產(chǎn)生不良影響。精細(xì)化管理屬于一種標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理內(nèi)容，嚴(yán)格規(guī)定每一名工作人員的操作以及數(shù)據(jù)信息的處理，保證各個(gè)細(xì)節(jié)方面的內(nèi)容得到更好的整理、保存以及處理，防止在后期工作中出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題，及時(shí)找尋出細(xì)節(jié)性以及關(guān)鍵性的工作內(nèi)容，最大程度上降低單位內(nèi)部所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）遵循以人為本的底線。工作人員是單位發(fā)展的基礎(chǔ)所在，這就需要在辦公室精細(xì)化管理過(guò)程中，將每一名工作人員作為主要依托，不能盲目遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要內(nèi)容以及其他單位內(nèi)部所采用的管理制度，以照搬的方式來(lái)實(shí)施精細(xì)化制度，這樣很容易引發(fā)工作人員的抵觸意識(shí)。必須站在工作人員的角度上，將其自身的能力以及需求作為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化獎(jiǎng)懲制度，優(yōu)化具體的工作流程以及工作內(nèi)容，從根本上激發(fā)出積極性，從而進(jìn)一步發(fā)揮出辦公室工作當(dāng)中的管理功能。

二、推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的重要性

（一）提升辦公室工作質(zhì)量的主要途徑。辦公室具備協(xié)調(diào)內(nèi)外以及承上啟下的關(guān)鍵作用，而辦公室管理工作的精細(xì)化，不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，也是管理思想方面的改變，需要工作人員在日常工作中進(jìn)一步提升對(duì)于自身的要求，有效轉(zhuǎn)變工作方式以及工作理念，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變。在近年的發(fā)展進(jìn)程中，辦公室在管理事務(wù)、政務(wù)、服務(wù)以及辦事質(zhì)量方面都有了十分顯著的提升，而當(dāng)前的辦公室在工作方面還存在一些不足之處：首先，是忙于事務(wù)，忽略了政務(wù)工作，在日常工作過(guò)程中，辦公室工作人員的精力大多用在繁瑣的日常事務(wù)上，缺少較高的參政水平，其中的參謀作用沒(méi)有得到更好地發(fā)揮。其次，忽略管理工作，責(zé)任意識(shí)較為淡化，辦公室的整體工作流程不夠精細(xì)，相應(yīng)的崗位責(zé)任體系也不夠健全，再加上管理制度存在的問(wèn)題，很容易出現(xiàn)工作效率不高以及責(zé)任落實(shí)不到位等嚴(yán)重問(wèn)題。由此可以看出，只有全方位推動(dòng)科學(xué)化管理以及精細(xì)化管理，才可以在最大程度上解決當(dāng)前辦公室管理工作中存在的各種問(wèn)題，進(jìn)一步提升辦公室工作的整體效能，保證各類工作高效、順利開(kāi)展，更好地為機(jī)關(guān)以及基層提供服務(wù)。

（二）辦公室職能的內(nèi)在需求。辦公室自身所具備的特殊職能，決定了辦公室工作有著以下幾方面特點(diǎn)：首先，工作內(nèi)容相對(duì)重要。辦公室不僅承擔(dān)著文稿起草、會(huì)議籌備以及綜合協(xié)調(diào)等日常工作內(nèi)容，還需要承擔(dān)一些應(yīng)急性以及臨時(shí)性的額外任務(wù)。其次，辦公室的工作難度相對(duì)較大，對(duì)工作人員有著較高要求，由于辦公室工作人員大量時(shí)間用于事務(wù)性工作，使其自身掌握的素材相對(duì)較少，并且相應(yīng)的調(diào)查研究力度也不足，導(dǎo)致具體的調(diào)研工作脫離了實(shí)際，不能夠?yàn)閱挝坏臎Q策提供更加堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。最后，辦公室工作的影響面相對(duì)較廣，大部分工作都有著繁多的頭緒，如果把握不當(dāng)就會(huì)影響正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)單位的形象以及社會(huì)效益產(chǎn)生不良影響。由于辦公室工作所具備的各類特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須要向著精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

三、精細(xì)化管理在辦公室管理中的具體應(yīng)用

（一）提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力。強(qiáng)化辦公室工作精細(xì)化管理力度的主要措施，在于提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)水平以及專業(yè)能力。由于辦公室的管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在，只有優(yōu)先將管理團(tuán)隊(duì)的各種行為以及操作進(jìn)行精細(xì)化處理，才能夠保證得到精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)信息。因此，各單位都應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行全新的規(guī)劃，組建一支專業(yè)水平相對(duì)較高的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立與之對(duì)應(yīng)的輔助團(tuán)隊(duì)，在滿足人才供應(yīng)基本需求的同時(shí)，通過(guò)這種輔助工作的方式提升團(tuán)隊(duì)的工作標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)能力。單位還應(yīng)當(dāng)定期為管理團(tuán)隊(duì)提供專業(yè)技能培訓(xùn)，為工作績(jī)效優(yōu)異的工作人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其接觸到更多的先進(jìn)管理模式以及操作模式，從而為辦公室管理團(tuán)隊(duì)帶來(lái)創(chuàng)新性的制度內(nèi)容以及管理建議，全方位提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力以及專業(yè)水平。

（二）完善管理制度內(nèi)容。想要保證精細(xì)化管理制度落實(shí)到辦公室管理工作中，必須完善相應(yīng)的管理內(nèi)容以及管理制度，結(jié)合不同單位的具體發(fā)展情況對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，并在管理制度以及管理法規(guī)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制訂一套詳細(xì)的精細(xì)化管理制度，對(duì)辦公室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以及細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，規(guī)劃不同部門的任務(wù)以及職責(zé)，從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)于辦公室工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及流程化，使得工作人員能夠在明確自身主要工作任務(wù)的同時(shí)，強(qiáng)化自我工作意識(shí)，積極主動(dòng)遵循管理制度，杜絕不法分子利用制度漏洞破壞單位利益的問(wèn)題。除此之外，還應(yīng)當(dāng)有效完善對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度以及獎(jiǎng)懲內(nèi)容，站在員工自身實(shí)際需求的角度，以優(yōu)化制度內(nèi)容的方式滿足工作人員在經(jīng)濟(jì)方面以及精神方面的具體需求，使得工作人員能夠以更加積極的工作態(tài)度對(duì)待日常工作中面臨的各種挑戰(zhàn)以及困難。

（三）塑造單位內(nèi)部的管理文化。我國(guó)的單位文化起步相對(duì)較晚，并且整體發(fā)展也不夠完善，這就導(dǎo)致大部分單位內(nèi)部對(duì)于精細(xì)化管理，產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)知，導(dǎo)致辦公室的精細(xì)化管理始終無(wú)法在根本上得到落實(shí)。因此，這就需要單位管理人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展的角度，對(duì)單位未來(lái)的工作方向以及發(fā)展方向進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視單位內(nèi)部的文化建設(shè)，對(duì)工作人員給予正確的引導(dǎo)，在提升辦公室工作積極性的同時(shí)，推動(dòng)各個(gè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。通過(guò)建立單位文化的方式，進(jìn)一步確定發(fā)展目標(biāo)，使得辦公室管理團(tuán)隊(duì)能夠明確精細(xì)化工作的必要性以及重要性，意識(shí)到自身的工作態(tài)度以及工作作風(fēng)對(duì)精細(xì)化管理帶來(lái)的影響，嚴(yán)格根據(jù)具體的工作流程，以更加嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度執(zhí)行每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)以及工作內(nèi)容，從根本上促進(jìn)單位綜合管理能力穩(wěn)步提升。

四、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理不僅能夠有效提升辦公室的工作效率以及工作質(zhì)量，并且對(duì)于優(yōu)化單位的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對(duì)于精細(xì)化管理的重視程度，明確精細(xì)化管理的必要性以及重要性，改變傳統(tǒng)的保守管理理念，加大精細(xì)化管理的投入力度，組建一支更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，為單位未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者:李曉宇 單位:青海民族大學(xué)政治與公共管理學(xué)院

辦公室精細(xì)化管理思考篇2

人文素養(yǎng)是各組織單位人才培養(yǎng)的主要內(nèi)容，其在辦公室行政管理中的滲透，直接影響著辦公室行政管理的質(zhì)量。為了有效提升辦公室的行政管理效率，需將精細(xì)化管理理念應(yīng)用在辦公室內(nèi)部管理中，以此凸顯精細(xì)化管理制度的實(shí)踐價(jià)值，打造高素質(zhì)的人才體系。

一、人文素養(yǎng)相關(guān)定義

辦公室行政管理中的人文素養(yǎng)，指辦公室行政人員對(duì)人文科學(xué)的探究能力，以及在日常業(yè)務(wù)處理中所體現(xiàn)出的知識(shí)水平、內(nèi)在品質(zhì)。在精細(xì)化辦公室行政精細(xì)化管理中，人文素養(yǎng)以辦公室行政人員為主體，關(guān)注其綜合素質(zhì)、內(nèi)在精神理念的變化。行政管理人員需通過(guò)不同的管理行為，使自身具備較高的人文素養(yǎng)，且能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于自身工作的基本能力。人文精神是辦公室行政人員人文素養(yǎng)的核心，在落實(shí)精細(xì)化辦公室行政管理工作時(shí)，相關(guān)人員需重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部人員的價(jià)值觀、生存觀念和基本德行，用科學(xué)的管理模式，喚醒員工對(duì)人文精神的追求，使其不斷規(guī)范自身道德行為，提高自身素質(zhì)，保障辦公室行政管理的效果。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的必要性精細(xì)化管理是一種新型管理理念，將其落實(shí)在辦公室行政管理中，對(duì)規(guī)范員工行為、促進(jìn)辦公室人員相互溝通、提升辦公室運(yùn)營(yíng)管理效率意義重大。

（一）規(guī)范員工行為。人文素養(yǎng)視角下，精細(xì)化管理的重要功能，在于通過(guò)更為詳盡的日常管理?xiàng)l例約束、規(guī)范員工行為，其在具體管理制度的指導(dǎo)下，可進(jìn)一步明確自身職責(zé)，有序處理辦公室業(yè)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工行為的規(guī)范化目標(biāo)。

（二）促進(jìn)員工溝通。辦公室行政管理中，精細(xì)化管理可用清晰化溝通流程，加強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)系；用精細(xì)化工作安排，建立員工溝通渠道。溝通作為辦公室工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，有效的溝通有利于行政管理效率的提升，對(duì)達(dá)成項(xiàng)目或完成業(yè)務(wù)目標(biāo)有著不可替代的作用。

（三）提升辦公室運(yùn)營(yíng)管理效率。精細(xì)化的核心是借助更為詳盡的管理機(jī)制，完善辦公室工作流程，合理調(diào)控各部門的基本任務(wù)。各部門員工在辦公室行政管理人員的指導(dǎo)下，可積極、有序地處理日常工作，提升辦公室運(yùn)營(yíng)管理效率。

三、基于人文素養(yǎng)的辦公室行政管理精細(xì)化措施

（一）轉(zhuǎn)變員工人文思想意識(shí)。人文素養(yǎng)視角下，員工需要在把握業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，為自己制定明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)，持續(xù)從多方面提升自己。因此，在運(yùn)用精細(xì)化管理理念開(kāi)展辦公室行政管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變員工的人文思想意識(shí)，激發(fā)其人文精神，鼓勵(lì)員工從不同角度思考業(yè)務(wù)處理中面臨的難題，主動(dòng)為企業(yè)、行政單位服務(wù)，貢獻(xiàn)自己的力量。首先，辦公室行政管理人員應(yīng)增強(qiáng)員工思想意識(shí)，用豐富的文化建設(shè)及日常交流活動(dòng)，使員工明確工作職責(zé)、自身義務(wù)，調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，引導(dǎo)員工遵守精細(xì)化管理?xiàng)l例。其次，管理人員可借助人文關(guān)懷，關(guān)注員工的精神需求，使員工正確認(rèn)知自身工作責(zé)任，用負(fù)責(zé)、專注的態(tài)度完成崗位工作。最后，管理人員可通過(guò)舉辦文化交流、企業(yè)文化學(xué)習(xí)等活動(dòng)，用精細(xì)化活動(dòng)流程，引導(dǎo)員工約束日常行為，積極主動(dòng)完成崗位工作，提升辦公室行政管理質(zhì)量。例如在2018年，某單位辦公室行政管理人員制定出詳細(xì)的員工培訓(xùn)計(jì)劃。該培訓(xùn)計(jì)劃的內(nèi)容包括員工人文素養(yǎng)、企業(yè)文化建設(shè)等內(nèi)容。在2018年7月6日下午，該單位通過(guò)培訓(xùn)，為內(nèi)部員工樹立主人翁意識(shí)，以符合企業(yè)價(jià)值觀的文化凝聚人心，落實(shí)內(nèi)部管理中的人文素養(yǎng)培訓(xùn)。該培訓(xùn)結(jié)束后，員工思想意識(shí)明顯改變，在業(yè)務(wù)處理中更為注重各流程的優(yōu)化與完善，整體工作效率不斷提高，企業(yè)辦公室行政管理工作取得較大進(jìn)步。

（二）重視各部門內(nèi)部溝通。內(nèi)部溝通是精細(xì)化管理理念運(yùn)用的一大優(yōu)勢(shì)，亦是提高員工人文素養(yǎng)的關(guān)鍵。為此，辦公室行政管理人員需重視企業(yè)、單位內(nèi)部員工溝通，用詳盡的溝通機(jī)制，促進(jìn)各部門信息交流，為其營(yíng)造良好的溝通氛圍。一方面，辦公室行政管理人員可借助精細(xì)化管理制度，啟發(fā)員工在業(yè)務(wù)、項(xiàng)目問(wèn)題解決過(guò)程中，相互配合、協(xié)調(diào)，共同分析問(wèn)題解決策略，以此明確各部門員工基本職責(zé)，完善內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程，發(fā)揮精細(xì)化辦公室行政管理的價(jià)值。另一方面，管理人員可利用部門內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)員工相互學(xué)習(xí)，深入交流，且以人文素養(yǎng)為引領(lǐng)，加強(qiáng)內(nèi)部溝通。同時(shí)嚴(yán)格按照精細(xì)化管理?xiàng)l例，合作處理日常工作，履行自身基本義務(wù)。在此期間，辦公室管理人員需重點(diǎn)幫助員工塑造良好的價(jià)值觀，幫助員工有效處理同事關(guān)系，理性、客觀處理日常工作的人際關(guān)系問(wèn)題。督促職工重視溝通，加強(qiáng)彼此聯(lián)系，同時(shí)通過(guò)相互學(xué)習(xí)，提升彼此工作能力，學(xué)會(huì)用更為豐富的人文知識(shí)，解決日常工作中的實(shí)際問(wèn)題，為辦公室行政管理工作的有序開(kāi)展打好基礎(chǔ)。

（三）細(xì)化辦公室行政管理考核?，F(xiàn)代社會(huì)中，具體化的考核指標(biāo)是有效實(shí)施辦公室行政管理工作的一大助力。在人文素養(yǎng)視角下，行政管理人員需根據(jù)員工內(nèi)在需求及關(guān)注點(diǎn)，科學(xué)設(shè)置辦公室行政管理考核機(jī)制。因此，在同步應(yīng)用精細(xì)化管理理念時(shí)，辦公室行政管理應(yīng)以人文素養(yǎng)為核心，進(jìn)一步細(xì)化行政管理考核條例。首先，管理人員應(yīng)細(xì)分各部門崗位，分析總結(jié)各崗位人員需求，隨后用詳細(xì)、明確的管理制度，量化各崗位考核目標(biāo)。內(nèi)部員工在考核指導(dǎo)下，可有序參與日常工作，合理安排工作時(shí)間，為其自主學(xué)習(xí)、主動(dòng)探索業(yè)務(wù)流程優(yōu)化留有空間，長(zhǎng)此以往，有利于增強(qiáng)員工崗位責(zé)任感，提高人文素養(yǎng)。其次，深入整理辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)，堅(jiān)持以人為本的管理原則，用符合事實(shí)邏輯的管理方式，制定管理指標(biāo)，且將具體工作步驟、環(huán)節(jié)、面臨的風(fēng)險(xiǎn)納入考核指標(biāo)。讓員工懂得從不同角度分析工作技能的提升方法，增強(qiáng)其綜合能力。最后，為提高辦公室行政管理效率，合理推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)度，在實(shí)施精細(xì)化管理時(shí)，相關(guān)人員還應(yīng)在考核指標(biāo)的細(xì)化中，科學(xué)安排人力物力資源，給予員工必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。有針對(duì)性地量化員工工作，用具體的考核數(shù)據(jù)，激發(fā)員工主觀能動(dòng)性，規(guī)范其工作行為。

（四）建立精細(xì)化辦公室行政管理制度。制度是辦公室行政管理工作實(shí)施的主要依據(jù)，在人文素養(yǎng)視角下，管理人員應(yīng)利用精細(xì)化辦公室行政管理制度，培養(yǎng)員工人文精神。在此過(guò)程中，管理者需基于企業(yè)、單位經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀，員工認(rèn)知水平及人文理念，制定規(guī)范化、具體化管理制度。在制度的引導(dǎo)下，約束員工行為，用內(nèi)部監(jiān)督、日常管理等方式，培養(yǎng)員工人文素養(yǎng)。而在辦公室行政管理制度中，企業(yè)文化是培養(yǎng)員工人文素養(yǎng)的關(guān)鍵，管理人員應(yīng)將貼合企業(yè)核心價(jià)值觀、人文理念的企業(yè)文化融入管理制度，使得員工在被管理過(guò)程中，體會(huì)自身使命感，了解企業(yè)文化，領(lǐng)悟企業(yè)精細(xì)化管理制度中的價(jià)值觀、企業(yè)文化精神。其在潛移默化的管理中，思想意識(shí)得以轉(zhuǎn)變，可重新認(rèn)識(shí)自身崗位職責(zé)，升華思想，并且能夠在遵守管理制度的同時(shí)，不斷改變文化認(rèn)知，用較強(qiáng)的責(zé)任感完成自己對(duì)企業(yè)應(yīng)履行的義務(wù)。比如某公司在辦公室行政管理中，定期組織“職工讀書活動(dòng)”，用豐富多彩的誦讀活動(dòng)，展示一線勞動(dòng)者精神風(fēng)貌，促進(jìn)內(nèi)部員工人文素養(yǎng)不斷提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人文素養(yǎng)是各單位人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一。在人文素養(yǎng)引導(dǎo)下，辦公室行政管理人員可通過(guò)精細(xì)化管理理念的實(shí)施，從人文精神、組織文化等方面，創(chuàng)新辦公室行政管理?xiàng)l例，用具體化管理措施，提升組織內(nèi)部員工人文素養(yǎng)，強(qiáng)化辦公室行政管理質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的目標(biāo)打好基礎(chǔ)。

作者:蔣纖纖 單位:南京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院

辦公室精細(xì)化管理思考篇3

高校辦公室在學(xué)校管理系統(tǒng)中發(fā)揮著聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)上下的紐帶作用。其工作對(duì)時(shí)效性、政策性要求高。同時(shí)，高校辦學(xué)規(guī)模和內(nèi)涵發(fā)展不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次和水平不斷提升、辦人民滿意的教育理念不斷強(qiáng)化，都迫切要求高校辦公室工作更規(guī)范化、科學(xué)化。

1高校辦公室工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高校辦公室工作主要集中在如下5點(diǎn)：一是將學(xué)校各職能部門的思想和工作部署落實(shí)到二級(jí)學(xué)院，二是完成上級(jí)職能部門的各項(xiàng)任務(wù)，三是協(xié)調(diào)好上級(jí)與學(xué)院的日常工作，確保學(xué)院工作順利開(kāi)展，四是同級(jí)別二級(jí)學(xué)院之間的業(yè)務(wù)工作，五是做好本院學(xué)生與教師的服務(wù)工作。總之，辦公室人員是在梳清脈絡(luò)，妥善完成協(xié)調(diào)整合工作。（1）規(guī)章制度不全、制度執(zhí)行不到位。高校辦公室工作幾乎涉及到學(xué)校的各個(gè)職能部門，且其工作性質(zhì)要求高效率、綜合性運(yùn)轉(zhuǎn)以及隨時(shí)應(yīng)對(duì)和處理緊急事情，為發(fā)揮好協(xié)調(diào)配合功能，需健全其管理制度和完善標(biāo)準(zhǔn)的辦事流程。因?qū)W校在不斷發(fā)展壯大，辦公室業(yè)務(wù)范圍也逐漸擴(kuò)大，相應(yīng)的制度也需不斷更新、健全。此外，還有行政人員崗位流動(dòng)性較大，出現(xiàn)人員制度學(xué)習(xí)、工作交接的不暢等情況，從而導(dǎo)致對(duì)辦公室制度學(xué)習(xí)和了解的不充分，執(zhí)行不到位等情況。以筆者所在的高校辦公室文書歸檔工作為例，學(xué)院對(duì)歸檔工作制度方面存在多年未更新的現(xiàn)象，每年歸檔工作是在學(xué)校機(jī)要室統(tǒng)籌下的條目進(jìn)行歸檔。因每個(gè)學(xué)院的工作內(nèi)容不完全一樣，因而學(xué)校的統(tǒng)一歸檔內(nèi)容不能涵蓋到本院的要點(diǎn)。學(xué)院每學(xué)期和每年度的工作內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的，文書內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，但多年來(lái)歸檔條目未更新。為保證文書歸檔和處理的規(guī)范性和科學(xué)性，我們需要根據(jù)本院的工作大類進(jìn)行梳理，優(yōu)化相關(guān)制度，按照精細(xì)化管理方式來(lái)開(kāi)展文書歸檔管理工作，避免有價(jià)值的文書漏歸檔。在健全辦公室規(guī)章制度的同時(shí)，需要對(duì)工作人員提出嚴(yán)格要求，使其對(duì)制度完全悉知和嚴(yán)格執(zhí)行，避免因人為因素對(duì)影響辦公行政工作質(zhì)量，影響的院校形象。（2）業(yè)務(wù)水平、綜合協(xié)調(diào)能力、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。高校行政人員絕大多少時(shí)間在處理日常工作，對(duì)學(xué)校其他職能部門常規(guī)業(yè)務(wù)內(nèi)容、教育動(dòng)態(tài)和國(guó)家的大政方針了解掌握不夠；自身理論學(xué)習(xí)不足，業(yè)務(wù)水平和綜合協(xié)調(diào)能力有待提高、服務(wù)余力不足、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、甚至偶爾會(huì)出現(xiàn)工作倦怠等現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室作用發(fā)揮不明顯等問(wèn)題。在大多數(shù)人看來(lái)，辦公室工作就是日常接收和傳達(dá)材料、做好師生服務(wù)工作，以及領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，幾乎不需要思考和創(chuàng)新。然而實(shí)際上辦公室工作內(nèi)容龐雜，人手短缺，每天工作量滿負(fù)荷，需要其工作人員是全能型選手。這也對(duì)辦公室工作人員能力素質(zhì)、工作規(guī)范和履行職能提出更高的要求。辦公室工作人員忙于應(yīng)對(duì)和處理事務(wù)性工作，無(wú)暇顧及服務(wù)意識(shí)和態(tài)度的提升，也沒(méi)有太多時(shí)間去思考總結(jié)工作中的不足，不能靜下心來(lái)進(jìn)行職業(yè)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從而提升個(gè)人的業(yè)務(wù)，綜合素養(yǎng)。若想做好本職工作，除了需要院校統(tǒng)籌安排、工作人員快速準(zhǔn)確處理緊急工作外，還需要學(xué)院加強(qiáng)人員配置，工作人員需要多了解學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃。只有這樣，才能做好日常綜合性事務(wù)工作，跟上院校發(fā)展需要、領(lǐng)導(dǎo)的工作步伐；協(xié)調(diào)好與其他學(xué)校和企業(yè)行業(yè)等單位接洽工作，充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職能。（3）管理目標(biāo)不明確、無(wú)量化考核標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室工作業(yè)務(wù)內(nèi)容逐漸增加，必然會(huì)有分工不明確的情況出現(xiàn)，導(dǎo)致辦公室人員工作積極性不高，甚至推諉的現(xiàn)象。學(xué)院對(duì)新增的業(yè)務(wù)內(nèi)容來(lái)不及出臺(tái)管理辦法和職責(zé)劃分，依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，來(lái)一項(xiàng)新任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)安排一次工作的情況頻發(fā)，日積月累出現(xiàn)工作無(wú)系統(tǒng)性劃分，不利用學(xué)院工作的模塊化管理。此外，辦公室業(yè)務(wù)的處理多數(shù)憑借工作人員的經(jīng)驗(yàn)辦事，無(wú)科學(xué)規(guī)劃和組織，缺乏具體崗位的科學(xué)量化方式，考核內(nèi)容和工作內(nèi)容匹配度不高，未能把工作人員的品德、工作能力、工作職責(zé)和績(jī)效掛鉤。這些都會(huì)導(dǎo)致行政工作分配、執(zhí)行不暢，影響辦公室精細(xì)化管理效率。高校辦公室工作缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。導(dǎo)致辦公室工作人員在工作過(guò)程中寧愿少一事不愿多一事，少做不會(huì)犯錯(cuò)，所以不愿意多承擔(dān)不相干的工作任務(wù)；職責(zé)范圍內(nèi)的工作傾向按部就班，既不會(huì)犯錯(cuò)也不會(huì)去嘗試創(chuàng)新，使得辦公室工作開(kāi)展效率低下且管理質(zhì)量不佳。

2高校辦公室精細(xì)化管理的理念

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化，源于日本20世紀(jì)50年代的一種企業(yè)管理理念。高校辦公室的精細(xì)化管理實(shí)施是高校行政分工的精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化的必然要求，是常規(guī)管理引向深入的基本思想、管理模式。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有3個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，精細(xì)化是第二層次，第三個(gè)層次是個(gè)性化。在高校辦公室工作中引入精細(xì)化管理就是要落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每位工作人員都要到位、盡職，從而提升辦公室工作效率，確保良性運(yùn)轉(zhuǎn)。精細(xì)管理的“精”，強(qiáng)調(diào)的是工作力求完美、精益求精；“細(xì)”更傾向于注重工作細(xì)節(jié)，工作完成的品質(zhì)情況。精細(xì)管理的本質(zhì)是細(xì)化、落實(shí)目標(biāo)的過(guò)程，其價(jià)值可概括為“由常規(guī)管理出發(fā)，確保管理體系得到深化”。因此得知，精細(xì)化管理的初衷，降低管理成本和提高管理質(zhì)效。

3高校辦公室精細(xì)化管理的意義

高校辦公室行政精細(xì)化管理需要科學(xué)管理和人本管理。其日常管理離不開(kāi)制度建設(shè)，規(guī)范化的規(guī)章制度是得以踐行精細(xì)化管理的前提條件。因此，院校應(yīng)當(dāng)立足于自身情況，制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，使各項(xiàng)制度同自身的戰(zhàn)略發(fā)展相契合。同時(shí)，做好人員的業(yè)務(wù)能力、責(zé)任感和職業(yè)化培訓(xùn)，通過(guò)人員的專業(yè)化來(lái)推進(jìn)管理工作的精細(xì)化。首先，精致化管理的實(shí)施能更好地優(yōu)化高校辦公室的職能。為能更好地做好教育服務(wù)，將精細(xì)化引入辦公室行政管理已是發(fā)必然要求。新時(shí)代高職院校面臨更加嚴(yán)峻的辦學(xué)形勢(shì)，教育服務(wù)需求不斷升級(jí)，內(nèi)涵發(fā)展需要進(jìn)一步深化。高校辦公室需要積極轉(zhuǎn)變辦公室職能，優(yōu)化職能，發(fā)揮好管理、服務(wù)和信息等職能。其次，精細(xì)化管理有助于推動(dòng)信息化辦公的效能。信息化發(fā)展是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，辦公室在日常管理中形成大量的數(shù)據(jù)，如何從粗狂式的管理向精細(xì)化管理推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)辦公室的信息采集、分析處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)能力的提升，從而提高辦公室行政管理效能，推進(jìn)高校信息化辦公。精細(xì)化管理的引入能夠優(yōu)化高校辦公室的管理和服務(wù)等日常工作，實(shí)現(xiàn)行政工作的提質(zhì)增效。社會(huì)快速發(fā)展，信息化辦公迫在眉睫。針對(duì)各類龐大的數(shù)據(jù)信息，實(shí)施精細(xì)化管理以確保數(shù)據(jù)的精確性、真實(shí)性和完整性，做好數(shù)據(jù)的留存和使用，促進(jìn)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)與實(shí)施，滿足師生的多元需求。最后，精細(xì)化管理還是增強(qiáng)高校辦公室行政管理工作規(guī)范性和最終實(shí)現(xiàn)管理個(gè)性化的關(guān)鍵。當(dāng)前高校辦公室工作任務(wù)繁雜，如何在管理中對(duì)各類資源進(jìn)行有效利用，唯有確保各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性，才能使資源得到最大程度的利用。辦公室在日常工作中起到銜接、協(xié)調(diào)、聯(lián)系與溝通等作用，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，必然影響到其他環(huán)節(jié)的推進(jìn)，影響工作效率。若高校辦公室能夠推進(jìn)精細(xì)化管理，對(duì)辦公室各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化分解，明確職能，就可在工作過(guò)程中根據(jù)具體的情況作出快速的反應(yīng)，提高辦公室工作時(shí)效性，避免辦公室工作滯后性帶來(lái)的問(wèn)題。精細(xì)化管理是辦公室規(guī)范化管理的需要。高校辦公室人員，工作任務(wù)量大，對(duì)接的工作面廣泛、管理難度較大，這就對(duì)高校辦公室管理提出更高要求，需進(jìn)一步提高精細(xì)化管理水平，推進(jìn)規(guī)范化管理，嚴(yán)格按照制度規(guī)范要求來(lái)實(shí)施，從而確保高校辦公室管理的高效性，讓有限的資源得到合理的配置，實(shí)現(xiàn)資源的最大價(jià)值。綜上所述，將精細(xì)化管理的引入對(duì)做好高校行政管理工作有重要指導(dǎo)意義。

4高校辦公室行政精細(xì)化管理的思路及對(duì)策

（1）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提升政治素養(yǎng)。學(xué)院辦公室工作者是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，各項(xiàng)工作的橋梁，任務(wù)落實(shí)的督促者，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的服務(wù)者。作為辦公室工作人員，要想更好地勝任工作，須加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，努力提升自身政治素養(yǎng)。首先，強(qiáng)化政治理論學(xué)習(xí)。辦公室工作者要強(qiáng)化理論武裝，特別是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨中央政策文件，重點(diǎn)學(xué)習(xí)我黨的教育方針、政策法規(guī)，了解教育方針、發(fā)展形勢(shì)和高校管理等有關(guān)知識(shí)，了解相關(guān)要求，掌握高等教育的規(guī)律。制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，明確辦公室各崗位職責(zé)，規(guī)范與優(yōu)化辦公室工作流程，促使各項(xiàng)工作細(xì)化、量化和標(biāo)準(zhǔn)化，避免出現(xiàn)管理真空，實(shí)現(xiàn)完善的規(guī)章制度對(duì)日常工作進(jìn)行指引和規(guī)范。另外，還要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力，確保各項(xiàng)制度落實(shí)，杜絕把制度掛在墻上。最后要做到制度與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)發(fā)展需求對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行修訂補(bǔ)充，不斷創(chuàng)新、完善，形成完備有效的制度體系，從而有效、精準(zhǔn)地落實(shí)到日常辦公室管理工作，提升辦公室管理工作的規(guī)范化水平。（3）強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作是一種服務(wù)性的工作，每天與各部門對(duì)接工作；高校辦公室工作人員是學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)發(fā)展的服務(wù)者，是辦公室對(duì)外的形象窗口，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平、綜合協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識(shí)必不可少。精細(xì)化管理的實(shí)施要求辦公室行政管理人員需轉(zhuǎn)變管理理念，優(yōu)化自身素質(zhì)。必須轉(zhuǎn)變思想、樹立大局意識(shí)，進(jìn)行通盤思考；提升服務(wù)意識(shí)，從傳統(tǒng)的行政推動(dòng)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)水平，認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的重要意義。高校辦公室行政管理人員要優(yōu)化自身素質(zhì)，進(jìn)一步提高自身理論素養(yǎng)，掌握科學(xué)的、先進(jìn)的管理方法，能夠根據(jù)精細(xì)化管理的需要，深化行政管理實(shí)踐，不斷突破傳統(tǒng)思想的束縛，能夠及時(shí)地運(yùn)用先進(jìn)的管理思想和理念來(lái)提高辦工作的實(shí)效性。為促進(jìn)工作人員的思想、心態(tài)、綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的改變，應(yīng)對(duì)其定期的專業(yè)化培訓(xùn)、管理考核及評(píng)價(jià)，并提升行政管理人員的培訓(xùn)和考核力度、增強(qiáng)崗位責(zé)任感和單位歸屬感。提升其專業(yè)性、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，樹立全局性工作意識(shí)，促進(jìn)精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度以及具體工作方式等內(nèi)容的宣傳，最終實(shí)現(xiàn)辦公室工作的提質(zhì)增效。（4）明確管理目標(biāo)、建立量化考核標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)化高校辦公室工作需要明確管理目標(biāo)、工作內(nèi)容和完成標(biāo)準(zhǔn)，以便建立和完善目標(biāo)體系、考核標(biāo)準(zhǔn)。辦公室管理目標(biāo)分短期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)。長(zhǎng)期目標(biāo)的制定則需要對(duì)辦公室、學(xué)院和高校的發(fā)展為基準(zhǔn)；短期目標(biāo)的制定需要以完成長(zhǎng)期目標(biāo)為依據(jù)。無(wú)論短期目標(biāo)還是長(zhǎng)期目標(biāo)的設(shè)定都需要基于自身工作內(nèi)容、工作需求和工作完成時(shí)間，從而確保辦公室工作效率的有效提升。管理目標(biāo)建立時(shí)需要從全局意識(shí)出發(fā)、注意目標(biāo)的明確性、可行性和時(shí)限性，避免出現(xiàn)指定的目標(biāo)模糊傾向。目標(biāo)設(shè)定好后，院校領(lǐng)導(dǎo)需做好權(quán)力下放工作，根據(jù)不同崗位所承擔(dān)的職責(zé)，賦予相應(yīng)的權(quán)利。同時(shí)，做好目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過(guò)程的監(jiān)督，以保證辦公室各個(gè)崗位都能實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)與統(tǒng)一。構(gòu)建量化考核標(biāo)準(zhǔn)，即目標(biāo)管理考評(píng)機(jī)制，在全面了解辦公室工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況后，根據(jù)量化考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公成效和崗位績(jī)效等指標(biāo)進(jìn)行合理的考核，進(jìn)而促進(jìn)辦公室目標(biāo)管理體系的持續(xù)性完善。

5結(jié)語(yǔ)

辦公室工作精細(xì)化管理有利于提升工作效率，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。因此，需要完善制度建設(shè)，發(fā)揮制度作用；加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提升政治素養(yǎng)；強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)；明確管理目標(biāo)、建立量化考核標(biāo)準(zhǔn)。從多維度解決行政管理問(wèn)題，推進(jìn)精細(xì)化管理，提高行政管理的精細(xì)化。

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作者:王全云 單位:南京旅游職業(yè)學(xué)院