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導(dǎo)語:在行政檔案管理的撰寫旅程中,學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑,好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文,愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感,引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術(shù)
檔案的存在,是國家、社會以及個人在正常社會活動中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進行電子化建設(shè),就是對機讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻,通過計算機進行篩選和收集,令其生成計算機數(shù)據(jù)的文獻信息,以供人們的日常應(yīng)用。
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對檔案管理進行電子化建設(shè),能夠增強檔案信息使用的便利性,提升其服務(wù)功效。相對于原有的檔案管理形式,電子化管理不僅節(jié)約成本,并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新,使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢,一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度,二是提高了其信息的實際利用效率,對于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進行檔案管理過程中,對檔案信息進行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運用電子化管理模式之后,能夠快速降低投入成本,多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息,可以降低檔案管理因經(jīng)費不足而存在的限制,減少其加工信息的工作成本,實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長。
3、有助于提高檔案的利用時效性。從文字采集到形成二次文獻的信息,在傳統(tǒng)模式下所需要耗費的工作時間較長,造成信息延后、失效,對檔案信息的實際應(yīng)用價值造成影響。對其進行電子化管理能夠直接通過機讀的方式形成檔案,并通過計算機功能進行信息加工,迅速有效的生成二次文獻。如此對提升檔案管理的實際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系,從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時效、程序以及方法等內(nèi)容。第一,需要制定突出行政單位自身特點的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中,從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三,深挖電子檔案建設(shè)的課題探討,一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化,二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫,通過建立檔案數(shù)字庫內(nèi)計算機相關(guān)目錄檢索,來完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設(shè),一定保證信息的真實性和可靠性,并實行安全保管,對需要保密管理的信息做好保密工作,如進行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理,以此保證檔案管理的電子化管理順利實施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進行電子化檔案管理,還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強的高素質(zhì)工作人才。對檔案管理進行電子化體系建設(shè),其核心力量就是具備一支計算機技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊伍,其隊伍技術(shù)水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育,塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻精神。并對專業(yè)人才的流動規(guī)律和成長進行深入研究,加強檔案管理人員和機構(gòu)的工作活力,例如引入競爭機制等。
4、加強部門間的溝通與交流,實現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時代的發(fā)展,人們對于信息的需求也在不斷遞增,檔案館無法對擁有的全部檔案信息進行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破,促進各個管理部門的相互連接,發(fā)展其橫向聯(lián)系,從而實現(xiàn)資源共享,滿足社會更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運用硬盤光盤存儲、掃描系統(tǒng)、計算機等技術(shù)對檔案進行電子化收集、保存和整理之后,需要注重對相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時的收集社會反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后,明確信息變動的狀態(tài),以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策,并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語:社會發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè),為此我們一定要提高對檔案管理進行電子化建設(shè)的認識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端,更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng),不斷加強行政單位進行檔案管理的專業(yè)水平,實現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻
[1]李麗.從企業(yè)文化結(jié)構(gòu)談企業(yè)檔案與企業(yè)文化[J].云南檔案.2012.(01)
【關(guān)鍵詞】依法行政;行政管理;執(zhí)法
計劃經(jīng)濟時期,檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成,檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟時期,指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟時期,人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo),但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強制性,因此,在一定意義上可以說,也可以將其認為是法和命令,要求下級部門一定要無條件執(zhí)行,依靠行政性命令檔案工作才能有效進行,帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中,在計劃經(jīng)濟時期全部行政機關(guān)都帶有這樣的特點。
我國實行改革開放已經(jīng)三十多年了,當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟時期,政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此,依法行政得到了人們的認可。在這種變化當(dāng)中,首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行,國家推出了《檔案法》,進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實施,重新認識到檔案行政管理職能,計劃經(jīng)濟時期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時展不相適應(yīng),因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門,也不再屬于一個固定的部門,同時承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響,人們的日常行動還沒有休現(xiàn)這種認識,特別是在當(dāng)前的基層,指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
1.法定的檔案行政管理職能簡釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責(zé)管理本地的檔案事業(yè),同時具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?!?,從中可以明確,檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù),但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門,更不能管理當(dāng)中的某一個人。也可以這樣說,檔案行政管理主要負責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果,重點關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中,檔案工作只是重點指導(dǎo)一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作,認為提高檔案工作人員水平,使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實體,而不能準(zhǔn)確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難,雖然也做了大量的服務(wù)工作但卻得不到相關(guān)部門的認可。
2.如何才能做好檔案行政管理工作
2.1檔案行政管理必須依法行政
在行政管理過程中要求首先做到依法行政,檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中,當(dāng)中的依法包括《檔案法》,但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?!稒n案法》具有核心地位,檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》,但需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴重,不具備明確的操作措施,所以在實行檔案行政管理過程中,就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī),只有做到上述這些,才能順利開展各項工作,才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示,在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用,可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則
依據(jù)《檔案法》要求,檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理”,同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以,在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實,不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中,在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門,如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作,要實行親自入村開展指導(dǎo)與幫助,但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定,沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定,屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是,以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ),對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機構(gòu)工作進行指導(dǎo)與監(jiān)督。
也可以這樣認為,在實際開展檔案行政管理過程中,要以《檔案法》為主要依據(jù),同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理,實現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作,做到這一點,檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中,都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科,要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱,可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處,主要工作就是在檔案管理工作中進行指導(dǎo)、獎勵、培訓(xùn)、宣傳、教育等,不再帶有強制性特點。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等,制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件,還具有一定的強制性特點。
2.3增加機構(gòu),加強內(nèi)部監(jiān)督
要想實現(xiàn)依法行政的目的,首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下,可以設(shè)置檔案執(zhí)法處,也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”,主要負責(zé)強制性工作,其中,可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等,負責(zé)監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強制性指導(dǎo)命令。
參考文獻:
[1]楊凱.淺議轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理,2013(01).
[2]劉子芳.巧解問題合理處置——實踐檔案行政執(zhí)法的體會之二[J].檔案管理,2015(06).
[3]劉道英,楊寶章.河南檔案執(zhí)法現(xiàn)狀調(diào)研與思考[J].檔案管理,2015(02).
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關(guān)鍵詞:行政單位;檔案;安全管理;對策
多年以來,我國行政單位始終重視檔案管理工作,并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中,檔案安全管理是最重要的環(huán)節(jié)之一,對確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約,行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題,對行政單位檔案管理工作造成了不利影響。
一、行政單位檔案安全管理存在的問題
行政單位檔案安全管理的目標(biāo)是確保行政單位檔案本身的安全,以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來說,就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管,以及確保檔案不被非法利用。目前,行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個方面的問題。
(一)檔案安全意識淡薄。部分行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案的重要作用認識不充分,沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進經(jīng)濟社會發(fā)展、提升社會管理能力、增強行政單位對各行業(yè)的服務(wù)水平等方面的作用,把檔案管理工作簡單定位成各種文件、材料、報表等的歸納、整理和保管,或重視機關(guān)文書、財務(wù)檔案等的收集整理,導(dǎo)致行政單位檔案不齊全等現(xiàn)象嚴重。而有的行政單位對檔案的完整性認識不足,對于事關(guān)單位工作的重要會議記錄、會議材料、單位領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作總結(jié)等材料,缺少收集和管理,導(dǎo)致檔案材料流失,甚至發(fā)生泄密事件。
(二)檔案安全管理制度不健全。一方面,一些行政單位的檔案管理制度不完善,對檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規(guī)定不嚴密,檔案安全管理工作無章可循,存在很多漏洞。另一方面,有的單位由于對檔案安全管理不夠關(guān)注,沒有建立起必要的檔案安全管理制度,也沒有對檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規(guī)定,無法及時發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的隱患。
(三)檔案保管設(shè)施、設(shè)備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料,尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環(huán)境安全可靠,且防盜、安全,有的甚至要有抗御較大自然災(zāi)害和人為破壞的能力。而現(xiàn)實中,由于多數(shù)行政單位辦公場所緊張,沒有配備單獨的檔案室,有的檔案室與辦公室、儲藏室等合用,導(dǎo)致檔案保管場所不安全。而有的單位雖然配備了單獨的檔案室,但不夠規(guī)范,“六防”設(shè)施不配套,也沒有空調(diào)機、滅火器等設(shè)備,導(dǎo)致檔案受潮霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生。
(四)檔案管理人員素質(zhì)不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任,缺少檔案管理的專業(yè)知識,不僅難以全身心投入到檔案管理工作中,也無法對檔案進行科學(xué)管理,影響了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。有的檔案管理人員責(zé)任心不強、檔案安全管理意識淡薄,在檔案的交接、歸檔、管理方面不認真,檔案管理不全面、不系統(tǒng)。
二、加強行政單位檔案安全管理的對策
一是加大宣傳力度,提高檔案安全意識。行政單位及檔案管理機關(guān)要加大對行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的宣傳教育,增強他們的檔案安全管理意識,引起行政單位領(lǐng)導(dǎo)的重視,把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責(zé)任制,樹立服務(wù)意識,提升行政單位的檔案管理能力,形成人人重視檔案安全的良好氛圍。
二是健全檔案管理機制。行政單位要設(shè)立單獨的檔案管理部門,配備專業(yè)的專職檔案管理人員,同時建立完善的檔案管理機制,從人員、制度兩個方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度,明確崗位責(zé)任制,確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。
三是扎實推進檔案安全管理基礎(chǔ)工作。首先,要抓好檔案的規(guī)范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、檔案的查閱復(fù)制、鑒別、銷毀等方面,強化基礎(chǔ)性工作,保證各項工作科學(xué)有序地開展。其次,要做好檔案室設(shè)施設(shè)備建設(shè)。行政單位要改善檔案室的硬件條件,從獨立、規(guī)范、安全的角度配備必備的檔案管理設(shè)施,還要增強檔案室抵御外界危害的能力,使檔案室符合《檔案法》中關(guān)于檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。
四是強化檔案管理中的保密工作。首先要規(guī)范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開,并指定專人負責(zé)管理,禁止無關(guān)人員隨意進出。同時要配備相應(yīng)的報警裝置、攝錄裝置等。其次,要嚴格執(zhí)行檔案保密期限和檔案密級調(diào)整制度。行政單位的部分檔案由于其內(nèi)容涉及到國家安全和國家利益,必須依據(jù)《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)劃分密級和保密期限。行政單位要嚴格劃分密與非密以及保管期限與保密期限,對于存在問題的工作環(huán)節(jié),要及時處置,最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊伍建設(shè)。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓(xùn),加強對《檔案法》《實施辦法》《保密法》等的教育,強化檔案管理人員的安全意識。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班,更新觀念、更新知識,提高業(yè)務(wù)水平。要加強專業(yè)人員的引進,通過公開招錄的方式增加新鮮血液,實現(xiàn)行政單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
參考文獻:
[1]李媛媛.應(yīng)對檔案信息化發(fā)展趨勢更新檔案管理模式[J].黑龍江史志,2010(07).
關(guān)鍵詞:檔案行政管理;目標(biāo);特征;途徑
檔案行政管理是指以本國各項建設(shè)事項的需求為導(dǎo)向,對全國范圍內(nèi)的檔案工作進行統(tǒng)籌計劃、組織調(diào)和、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)的活動。它是國家整個行政管理領(lǐng)域中的重要構(gòu)成部分,直接關(guān)系到國家的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展,所以檔案行政管理在整個國家的發(fā)展進程中扮演著至關(guān)重要的角色。但是筆者發(fā)現(xiàn),在現(xiàn)實生活中,人們對這項工作并不重視,有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是檔案行政管理,其中很大一部分原因是因為人們對該活動的目標(biāo)和特征概念十分模糊,所以明確檔案行政管理的目標(biāo)和特征是很有必要的。
1 檔案行政管理的目標(biāo)
任何一項工作都不是無意義、無目標(biāo)的,檔案行政管理工作雖然不是人人皆知,但是它也有存在的必要性和合理性,而且也有一定的目標(biāo)。
1.1 實現(xiàn)檔案工作的總目標(biāo)
檔案工作的總體目的即是從整體上管理全國各項與檔案有關(guān)的事務(wù),持續(xù)調(diào)整檔案系統(tǒng)內(nèi)部各部分之間的關(guān)系和其與外部各項事務(wù)的關(guān)系,推進檔案事業(yè)的順利發(fā)展,為國家經(jīng)濟和社會運行提供周到的服務(wù)和大力的支持。而檔案行政管理的總目標(biāo),便是辦理好那些保存著一切 “對國家和社會有保存價值”的檔案國家機關(guān)、社會組織及與個體相關(guān)的檔案事項,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
1.2 維持依法治檔的社會秩序
當(dāng)今時代,我國嚴格實行依法治,在這樣的大環(huán)境下,檔案行政管理單位也必須嚴格實行依法治檔。檔案行政管理的又一目標(biāo)就是維持依法治檔的社會秩序,并為其提供組織保障,保證依法治檔的新秩序快速有效地建立。
1.3 協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與其他各事業(yè)
檔案行政管理單位作為國家的一個重要信息庫,記錄了國家和社會各個領(lǐng)域的大事小事,是重現(xiàn)歷史事實的有效資料,關(guān)系到社會其他方面的行進。所以該項工作的第三個目標(biāo)就是協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與社會上的其他各項事業(yè),充當(dāng)這兩者之間的橋梁,促進社會各個領(lǐng)域的共同成長。
1.4 促進檔案事業(yè)不斷發(fā)展
檔案行政管理作為檔案工作的一個重要構(gòu)成要素,牽動著整個檔案領(lǐng)域工作的開展。因此該項活動的第四個目標(biāo)就是促進檔案工作的不斷發(fā)展,這就要求該部門自身首先必須健康有序地開展,然后才能推動整個檔案領(lǐng)域的前進。
2 檔案行政管理的特征
檔案行政管理作為國家行政管理體系中的構(gòu)成部分,相應(yīng)地擁有行政管理的普遍特點,但是除此之外,它還有其他行政管理部門所不具備的特性。所以,該項工作的主要特征包括四個方面:執(zhí)行性、政治性、權(quán)威性和服務(wù)性。
2.1 檔案行政管理的執(zhí)行性
在我國,行政機構(gòu)從屬于國家權(quán)力機構(gòu),是國家權(quán)力機構(gòu)的執(zhí)行機構(gòu),必須以實施黨和國家權(quán)力機構(gòu)的方針、政策和路線為前提。檔案行政管理機構(gòu)作為我國的行政機關(guān),必須有效執(zhí)行我國權(quán)力機關(guān)的一切方針、政策和路線,這正是檔案行政管理的執(zhí)行性所在。
2.2 檔案行政管理的政治性
馬克思認為,政府機關(guān)是經(jīng)濟上占統(tǒng)治地位的階級為實現(xiàn)其階級使命而建立起來的組織;國家機關(guān)把統(tǒng)治階級的決定升華為法律規(guī)定來進行活動,實現(xiàn)其統(tǒng)治職能。行政機關(guān)的職責(zé)是實施國家權(quán)力機關(guān)的政策,國家權(quán)力機關(guān)具有很強的階級性,行政機關(guān)也是如此。檔案行政管理部門作為國家的行政機構(gòu),必然也有一定的政治性。
2.3 檔案行政管理的權(quán)威性
權(quán)威是指把一些人的意志強加于另一些人,是以服從為條件的。國家掌握在階級統(tǒng)治的手中,是最具有權(quán)威性的主體。行政管理工作是以國家的名義而進行,它代表著國家的要求,并以國家作為后盾。所有被管理的人員,都應(yīng)該服從于行政機關(guān)以及其他相關(guān)人員的管理。本文中所說的檔案行政管理活動是國家的行政管理事項,因此具有一定的權(quán)威性。
2.4 檔案行政管理的服務(wù)性
檔案行政管理是一項服務(wù)性很強的活動,這也是這項工作得以生存和發(fā)展的根本所在。檔案工作的服務(wù)性表現(xiàn)在:服務(wù)性是檔案工作得以生存和繼續(xù)發(fā)展的前提;服務(wù)性是體現(xiàn)檔案工作生命機能的本質(zhì)特性。
3 明確途徑
3.1 加大宣傳力度
首先,檔案行政管理部門要加大宣傳力度,可以通過發(fā)放宣傳單頁或制作網(wǎng)絡(luò)短視頻來宣傳檔案行政管理的目標(biāo)與特征。因為現(xiàn)在有很大一部分公民對檔案行政管理這項工作并不清楚,所以他們在這方面也很難積極配合檔案行政管理部門的工作,導(dǎo)致這項工作很難順暢發(fā)展。針對這種情況,相關(guān)部門要積極做好宣傳工作,讓廣大民眾都能全面地了解檔案行政管理這項工作的目標(biāo)與特征。
3.2 加強檔案意識
不管是普通民眾還是相關(guān)部門的服務(wù)人員,都要加強檔案意識??梢酝ㄟ^講故事的形式來加強民眾的檔案意識,讓他們認識并了解到檔案行政管理的目標(biāo)與特征的重要性。也只有不斷加強民眾檔案意識,才能更好地引導(dǎo)他們明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征,讓全體人民都清楚明白這項工作的意義所在,從而引起對該項活動的重視,最終能夠促進其快速發(fā)展。
3.3 轉(zhuǎn)變體制與模式
在我國,依法治檔早已實行了二十多年,而且取得了比較大的成就,一定程度上推動了檔案事項的順利發(fā)展,但相應(yīng)地也暴露出不少弊端。檔案行政管理的體制與模式和我國現(xiàn)在的經(jīng)濟發(fā)展的要求逐漸不相匹配,這項工作未來將如何繼續(xù)存在和發(fā)展,檔案行政管理部門、學(xué)術(shù)界和許多的專業(yè)研究人員都在努力地作出分析、反省、總結(jié)和探究。依法治檔、實現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)變是檔案行政管理單位的一項持久而又艱難的使命,也是檔案事業(yè)順利進行的基本保證,還是明確這項工作的目標(biāo)與特征的重要方法。在現(xiàn)如今的狀況和前提下,只有以行政執(zhí)法為主導(dǎo),讓行政指導(dǎo)為輔助,創(chuàng)立新的體制和模式,加強運用法律監(jiān)督和檢查的力度,實事求是地做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究,才可以從根本上做到依法治檔,讓檔案事業(yè)的發(fā)展最終達到健康、科學(xué)、和諧的標(biāo)準(zhǔn),使本文所提出的議題真正深入人心。
3.4 強化檔案行政管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督的職能
強化相關(guān)管理與負責(zé)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督的職能,是貫徹落實《檔案法》的必然要求,也是明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征的重要途徑。檔案行政管理部門不僅要在宏觀上提供指導(dǎo),使本部門與社會其他各部門協(xié)調(diào)發(fā)展,還要在微觀上提供服務(wù),促進檔案行政管理這項工作的有效開展。除此之外,檔案行政管理部門還要加強監(jiān)督職能,本部門的工作人員要提高專業(yè)素質(zhì),嚴于律己,并發(fā)揮自己的作用,積極監(jiān)督這項工作的開展。
總之,要想明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征,必須要有整個國家、社會組織以及個人的齊心配合與一同努力。
參考文獻
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目前事業(yè)單位的檔案管理出現(xiàn)諸多問題,單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的重視,管理人員整體素質(zhì)不高,管理設(shè)施落后,因此事業(yè)單位需要及時采取有效措施,單位檔案管理人員則應(yīng)當(dāng)提高自身的工作能力,改善檔案管理的工作環(huán)境,構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng),從而真正實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。
2人事檔案在管理工作中的重要作用
2.1在人員管理方面起到了重要作用
在辦理保險和社會勞動保障的時候,人事檔案的準(zhǔn)備能夠為事業(yè)單位的辦理提供更加便利的條件,一些基礎(chǔ)的重要信息會在檔案中體現(xiàn)出來。在調(diào)整工資水平和申報職稱的時候,檔案的有效記錄也會起到重要的作用,可以通過對檔案的調(diào)取查看,了解員工在工作過程當(dāng)中的整體工作情況和工作環(huán)境,為員工整個職業(yè)生涯的記錄做到了有力的保障。
2.2對單位中的人員任免起到了重要的作用
在檔案中,一系列的工作學(xué)習(xí)思想等具體信息都會被詳細記錄,甚至在曾經(jīng)的某段時間中具體表現(xiàn)都會在檔案中體現(xiàn)。再加上對平時興趣愛好的描述,整個檔案在人事任免的過程中發(fā)揮著非常大的作用,權(quán)威性也有重要的保證。
3目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
3.1行政事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規(guī)定,制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進行學(xué)習(xí)與貫徹,但是實際工作中行政事業(yè)單位對相關(guān)的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視,在工作中對檔案管理工作認識不夠,而且貫徹力度不到位,這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用,這樣長期不重視檔案管理工作,容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂,影響企業(yè)的發(fā)展。
3.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對基礎(chǔ)比較薄弱,雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度,但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度,許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范,沒有按照要求進行檔案歸整,這樣經(jīng)常會出現(xiàn)嚴重的組卷混亂現(xiàn)象。同時行政事業(yè)單位沒有進行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作,許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進行檔案管理,進而引發(fā)一些工作上的問題。
3.3檔案管理的設(shè)施比較落后
行政事業(yè)單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈,進而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全,設(shè)施趨于落后狀態(tài),比如說,一些檔案管理室空氣比較污濁,庫房簡陋,有些儲藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品;辦公條件簡陋,未能實現(xiàn)三室(辦公室、接待室、檔案室)分開辦公等,這些因素都會影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
3.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高,一些管理人員經(jīng)常會進行變動,導(dǎo)致檔案管理部門即使對員工進行培訓(xùn),但出現(xiàn)工作調(diào)整時,都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
4行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對策研究
4.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確,具有創(chuàng)新性,應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度,根據(jù)行政事業(yè)單位實際的發(fā)展情況進行制度建立,同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明,能夠在實際的檔案管理工作中發(fā)揮作用;要保證制度在約束的地位上是平等的,這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為,使單位上下嚴格按照制度進行工作,保證制度的執(zhí)行力度;建立嚴格的獎懲制度,這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理,保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用,保證獎懲分明。
4.2加強管理,使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展,應(yīng)該要對單位進行一定力度的宣傳,使員工進行相關(guān)工作的學(xué)習(xí),進而能夠更加重視檔案管理工作,并且能夠提高檔案管理的水平。所以,行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊伍,定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作,并且要根據(jù)單位發(fā)展情況,制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核,在檔案管理工作中實行動態(tài)的管理,使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度,進而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量,確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
4.3引進信息化技術(shù)進行檔案管理,有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展,計算機技術(shù)無疑為各個行業(yè)的發(fā)展注進了一股活力,因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量,同時也是社會發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進行檔案管理,能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用,延長檔案的使用壽命,同時能夠提高檔案管理工作的效率,使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術(shù)管理,首先行政事業(yè)單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準(zhǔn)確,這樣能夠保證檔案管理的時效性;然后給單位各個部門配置先進的設(shè)備,這樣在進行檔案資料輸入時,能夠更加便捷,并且可以利用計算機技術(shù)進行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化,進而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料;在檔案管理工作中進行創(chuàng)新,可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會提供更多的檔案信息服務(wù),這樣能夠保證資料信息共享,進而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。
4.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要,因此要對資料進行保密工作,首先在進行庫房選址和建造問題上,要根據(jù)國家規(guī)定進行建筑物設(shè)計和施工,要將庫房與閱覽室、辦公室分開,為了防止資料被盜竊,要保證庫房的門窗是牢固的;同時加強庫房的管理,安排專業(yè)人士進行庫房看管和巡視,無關(guān)人員禁止入內(nèi);在管理庫房檔案資料的人員選擇上,要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才,確保檔案在保存過程中的完整性。
5結(jié)語
摘要:檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設(shè)中的一項重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數(shù)據(jù)管理討論了檔案信息安全管理的7 個保障措施:電子文檔歸檔及管理制度;安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度;檔案數(shù)據(jù)管理維護制度;數(shù)字檔案鑒定銷毀制度;檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度;檔案庫房管理制度。
關(guān)鍵詞 :檔案信息化電子文檔安全保密制度網(wǎng)絡(luò)安全
1 電子文件歸檔管理制度的安全策略
①電子文件是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲在光盤、硬盤等載體中的,可進行網(wǎng)絡(luò)傳輸,并且可作為參考資料通過計算機系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。③從歸檔方式來看,電子文件支持邏輯歸檔方式,同時也可進行物理歸檔?;谟嬎銠C網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔,不必調(diào)整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體,先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中,經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型,筆者首推光盤,另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換,然后存儲在指定磁盤。④電子文件歸檔時,機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數(shù)據(jù)資料+ 數(shù)據(jù)有效管理”的方式,實現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格,要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式,創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng),由專人負責(zé)錄入管理,一人一檔,定期校驗和轉(zhuǎn)存,實行檔隨人走“終身制”。⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性,可做到隨時可添加,隨時可變更,隨時可查閱,有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年,資料填報不持續(xù)完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊,經(jīng)上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時,若其所在載體上的痕跡不可擦除,應(yīng)該一并銷毀其載體,確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。
2 安全保密制度
①辦公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外,為了保證系統(tǒng)安全,應(yīng)該用數(shù)字+ 字母的形式設(shè)置登錄密碼,且不得少于八位數(shù),每隔一段時間修改一次。非單位內(nèi)部計算機未經(jīng)上級批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料,未經(jīng)上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。
3 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內(nèi)部人員,未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料,經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權(quán)限方可進入系統(tǒng)進行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng),根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。②根據(jù)檔案的保密等級,系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類,即普通用戶、中級用戶和高級用戶。③可以對外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時,要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請,經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱,調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級批復(fù)再進行調(diào)閱。
4 檔案數(shù)據(jù)管理維護制度
①認真做好文件的收、發(fā)工作,檔案的收集整理工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);做好檔案的統(tǒng)計、利用工作,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準(zhǔn)確統(tǒng)計,積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責(zé)管理和維護,確保檔案數(shù)據(jù)安全;③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理;④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案;數(shù)字檔案至少制作三套備份(一套硬盤,兩套光盤),其中一套異地保存,另外兩套分開保管;行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。
5 數(shù)字檔案鑒定銷毀制
①堅定數(shù)字檔案時,首先由領(lǐng)導(dǎo)批示,從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組,按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案,就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后,工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單,編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況,并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。
6 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度
①數(shù)字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時計算機突發(fā)故障,須盡快通知技術(shù)部進行排障,切忌個人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體,切忌將介質(zhì)外接,也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。
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到目前為止,中國還沒有構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現(xiàn)在,中國在現(xiàn)階段的首要目的是構(gòu)建出具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機制以及管理制度。行政執(zhí)法檔案具備著至關(guān)重要的法律職能,對執(zhí)法檔案進行管理也具有著很大的意義,它是行政法律是否可以有效的對公權(quán)力進行限制的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】
行政執(zhí)法檔案;法律功能;管理責(zé)任;管理制度
行政法的產(chǎn)生主要是在斗爭過程和革命中妥協(xié)的產(chǎn)物,它存在于社會的最主要的目的在于限制公權(quán)力。所有的權(quán)力自從出現(xiàn)開始就具備著天生的擴張性。就行政權(quán)力而言,如果沒有受到法律的制約,就一定會使公民具有的合法權(quán)益受到侵犯。所謂行政執(zhí)法,指的就是實施行政權(quán)力,所以就行政執(zhí)法而言,執(zhí)法主體一定要嚴格的根據(jù)行政法律程序執(zhí)行,切實做到合理行政、依法行政,力求用最小的成本獲取行政目的。行政執(zhí)法檔案是指行政機關(guān)在行使權(quán)力時所積累的檔案材料,它記錄著整個行政執(zhí)法的過程。
一、行政執(zhí)法檔案以及具備的法律功能
行政執(zhí)法檔案指的主要是具備行政權(quán)力的行政機關(guān)在行使行政職能時積累的法律文書資料,它是對行政執(zhí)法過程進行記錄以及真實反映的,是在行政訴訟案以及行政復(fù)議中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據(jù)??偠灾姓?zhí)法檔案指的主要是在對行政許可、行政強制、行政處罰以及行政檢查進行實施的活動中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言,行政執(zhí)法檔案主要對行政執(zhí)法的過程進行真實的記錄,它是行政案件中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據(jù),還是行政行為受到社會監(jiān)督以及法律監(jiān)督的反映以及依據(jù),是執(zhí)行實踐行政問責(zé)制并對行政責(zé)任進行確切追究的法律依據(jù)。
二、行政執(zhí)法檔案的管理責(zé)任及其管理制度
行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任指的主要是對執(zhí)法檔案進行管理時必須要承擔(dān)的責(zé)任。近幾年,電子數(shù)據(jù)檔案不斷的增多,對行政執(zhí)法檔案進行管理的過程也變得越來越復(fù)雜,還會不斷的出現(xiàn)違法和違規(guī)的行為。追究具體原因,最關(guān)鍵的為沒有健全和完善的行政執(zhí)法檔案管理制度,缺失健全的管理責(zé)任機制。
(一)缺失健全的檔案管理制度
在現(xiàn)階段,盡管有很多地方(大連、哈爾濱)相繼的出臺了相關(guān)的法律法規(guī),但都是地方級別的,不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性,關(guān)鍵的是作為具有地方性的法律法規(guī)和政府規(guī)章,在對檔案管理制度進行制定過程中的權(quán)限方面具有一定的局限性,例如,地方性法律法規(guī)以及政府規(guī)章不能實施大部分嚴厲的刑事處罰以及行政處罰。根據(jù)我國的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規(guī)定,地方性的法律法規(guī)只能進行不被限制人生自由的處罰和一定數(shù)額罰款,而地方政府規(guī)章也只可以進行警告以及數(shù)額較小的罰款,由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導(dǎo)致檔案管理制度在實行過程中通不能有效發(fā)揮自身職能的關(guān)鍵。所以,具有全國性意義的法律層面上的管理責(zé)任機制以及管理制度的構(gòu)建是非常有必要的。
(二)缺乏健全的管理責(zé)任機制
行政執(zhí)法檔案在進行管理過程中的責(zé)任機制,主要指在對檔案進行管理的過程中出現(xiàn)的違反機關(guān)制度的違規(guī)行為以及違法犯罪行為,應(yīng)該如何認定和應(yīng)該承擔(dān)哪種法律責(zé)任的相關(guān)管理機制。政執(zhí)法檔案在進行管理過程中的責(zé)任機制,在我國法律體系里還沒有被建立,現(xiàn)階段所追究的和檔案管理相關(guān)的責(zé)任一般都是按照《檔案法》中的規(guī)定。而行政執(zhí)法的檔案的內(nèi)容和其他檔案進行比較,具備著很大的差異,它既可以使檔案自身的作用得到充分的發(fā)揮,還可以代表著政府的公信力,如果根據(jù)普通的檔案管理責(zé)任對其進行追究就顯得處罰力度很弱,不能使對行政執(zhí)法檔案在進行管理的過程中的目的順利的實現(xiàn)。缺失行政執(zhí)法檔案在進行管理過程中的責(zé)任機制,還導(dǎo)致所有行政機關(guān)在管理行政執(zhí)法檔案時不能進行足夠的重視,并缺失強有力的制度保證,一旦出現(xiàn)問題就采取內(nèi)部解決的措施,有時還由于部門的利益而掩蓋,并幫助違法者撒謊,從而導(dǎo)致檔案管理將要面臨著非常嚴重的信任危機。例如前幾年在浙江杭州發(fā)生“70碼”時間以后,公安機關(guān)在人們心中的信賴度大大的降低。后來在很多地方的交通執(zhí)法過程中,人人往往會質(zhì)疑執(zhí)法行為,從而使政府形象受到嚴重的損害,還對全國范圍內(nèi)進行行政執(zhí)法產(chǎn)生了重大的影響。
行政執(zhí)法作為行政訴訟以及行政復(fù)議的裁決依據(jù),是對行政機關(guān)行使自身行政執(zhí)法職能進行科學(xué)合理的法制監(jiān)督以及社會監(jiān)督的重要前提,還是對行政責(zé)任實施追究的重要法律依據(jù)。
三、結(jié)語
行政執(zhí)法檔案對行政機關(guān)在行使行政權(quán)力以及執(zhí)行行政執(zhí)法的控制等方面具有著至關(guān)重要的作用,它也是實施依法行政的關(guān)鍵。但目前我國還沒有構(gòu)建具有全國性意義的法律層面上的更加權(quán)威的檔案管理制度,也缺失健全的管理責(zé)任機制,所以導(dǎo)致在進行檔案管理行政執(zhí)法的過程中出現(xiàn)了許多違法違規(guī)現(xiàn)象,對政府形象以及公信力造成了嚴重的損害?;谶@種情況,一定要構(gòu)建健全的管理責(zé)任機制和檔案管理制度。
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關(guān)鍵詞:行政審批 檔案 信息化管理 工作要點
中圖分類號:G27 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2016)11(a)-0105-02
近年來,在信息化時代影響下,我國逐漸走向了信息化、現(xiàn)代化的社會方向,行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺,其工作質(zhì)量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時期下,行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案作為一種重要的信息資源,是促進我國經(jīng)濟社會發(fā)展的一項基礎(chǔ),因此加強行政審批檔案信息化管理工作質(zhì)量,不僅能對服務(wù)型政府的建設(shè)起到推動作用,同時還能為構(gòu)建我國社會主義和諧社會奠定良好的基礎(chǔ)[1]。
1 檔案信息化概述
檔案信息化是現(xiàn)代信息時代的主要發(fā)展產(chǎn)物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下,在檔案管理活動中對現(xiàn)代技術(shù)進行積極引進,完成對檔案信息資源的收集和管理,幫助實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本建設(shè)目標(biāo)。換言之,檔案信息化就是將傳統(tǒng)的實體管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷男畔⒐芾矸绞?,從而加強對檔案資源內(nèi)涵和精華的管理,將原本的形式化進行打破,從而全面提升信息Y源管理的綜合利用率,為各項行業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。信息化工作是一項綜合性比較強,同時也是一項系統(tǒng)的工作,因此在工作的過程中要對現(xiàn)代技術(shù)進行相應(yīng)的改善和優(yōu)化,達到最佳的管理目標(biāo)和效果。
2 行政審批檔案信息化的意義
行政審批,主要是行政機關(guān)通過自然人所提出的要求和申請,采用根據(jù)現(xiàn)階段的規(guī)章制度對證件進行發(fā)放等形式,允許其進行相關(guān)的活動或是行為。由此可見,行政審批是現(xiàn)階段我國一項重要的基礎(chǔ)性工作,隨著現(xiàn)代改革開放的到來,我國的經(jīng)濟也得到了相應(yīng)的發(fā)展,各個中小型企業(yè)或是家族等都逐漸增多,因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統(tǒng)的工作模式下,行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質(zhì)文件將其進行保存,這種保存方式,很有可能隨著時間的遞進,文件上的文字也變的模糊,同時紙質(zhì)文件相對比較容易丟失,不易保存,這在很大程度上將對行政審批工作產(chǎn)生影響。在對檔案信息化建設(shè)的過程中,通過對現(xiàn)代技術(shù)中掃描、轉(zhuǎn)化等信息技術(shù)的接力運用,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或是圖片進行轉(zhuǎn)化,使其成為電子資源,同時按照相應(yīng)的信息構(gòu)建起目錄、文件等數(shù)據(jù)庫形式。運用這種方式,能有效地將數(shù)字資源保存在電腦或是其他媒介上,給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利[2]。不僅如此,還能將原本的信息資源變?yōu)閿?shù)字資源,不僅很大程度上節(jié)省了存儲空間,同時還更好地實現(xiàn)了對信息資源的保護和管理。
檔案管理信息化之所以引起重視,主要是因為其信息具備較強的利用價值,因此在現(xiàn)代社會的信息時代環(huán)境下,對信息資源進行充分的利用,將更有助于引起我們對問題的重視,同時完善自我,為建立服務(wù)型政府提供更多的科學(xué)依據(jù),全面推進檔案管理向著一體化的方向前進?,F(xiàn)在,我國行政審批檔案信息化建設(shè)或是管理還需要進一步發(fā)展,但是這項工作的正面影響已經(jīng)十分顯著。比如,提升檔案的利用空間,能很大程度上降低人們的工作量,提升工作效率,引導(dǎo)公眾樹立正確的社會發(fā)展意識[3]。
3 提升行政審批檔案信息化管理的策略
通過自身多年的實踐和工作經(jīng)驗,針對上文的分析,提出了以下建議。
3.1 加強網(wǎng)絡(luò)意識
思想意識是人類開展活動的先導(dǎo)環(huán)節(jié),因此針對情況,人們只有將思想意識進行轉(zhuǎn)變,才能對現(xiàn)代信息化管理的重要性引起重視,并且發(fā)揮其主觀能動性對管理技術(shù)進行學(xué)習(xí)。在工作的過程中,領(lǐng)導(dǎo)樹立起正確的管理思想和工作理念是現(xiàn)代化建設(shè)的主要前提,一般情況下,領(lǐng)導(dǎo)的思想意識和行為在一定程度上會對員工產(chǎn)生十分重要的影響。因此在加強網(wǎng)絡(luò)意識的過程中,要首先使領(lǐng)導(dǎo)具備這個先進的意識,同時安排有關(guān)部門加強在單位內(nèi)部的宣傳工作,幫助員工進一步對工作方式進行轉(zhuǎn)變,支持并不斷參與到現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)過程中,保證這項工作按照固定的方向發(fā)展,更好地達到之前的預(yù)期方向或目標(biāo)。
3.2 重視創(chuàng)新
遇到困難和問題,我們不應(yīng)該選擇逃避,更不能夠選擇退縮,面對困難應(yīng)該迎難而上,而不是知難而退,最終將其突破,得到更好地發(fā)展。這種方式同樣適用于現(xiàn)代檔案信息化管理,因此在今后的管理工作中,需要直視挑戰(zhàn),將其當(dāng)做一次發(fā)展的全新機遇,在進行創(chuàng)新的過程中,首先我們需要對各方面的矛盾進行協(xié)調(diào)解決,幫助檔案信息化管理工作在曲折的過程中前進。一般情況下,行政審核文件有圖像、文檔和音頻等多種形式,因此在日常工作中應(yīng)該逐漸加強對不同文件特點的研究和分析,將其進行分類保存,為今后的查詢和使用提供更大的便利,促進檔案信息向著多元化的方向發(fā)展[4]。
3.3 加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
俗話說沒有規(guī)矩不成方圓,面對現(xiàn)在大量的行政審批工作,如果不制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),將其進行規(guī)范,就會造成工作環(huán)境的混亂。因此針對不同類型的部門或是工作特征,我們就應(yīng)該加強對具體性工作的標(biāo)準(zhǔn)制定,給檔案信息化管理提供更多的依據(jù),通過這種方式來對工作的有效性進行全面提升。不僅如此,還需要對基層工作人員的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進行正確的引導(dǎo),防止其出現(xiàn)不良的工作狀態(tài)或是現(xiàn)象,為推進檔案信息化建設(shè)和管理起到更大的幫助作用。
3.4 提升隊伍的素質(zhì)
雖然現(xiàn)階段我國已經(jīng)基本實現(xiàn)了行政審批檔案信息化管理,但是在其實際的管理理念和方式的轉(zhuǎn)變還明顯不夠,因此還需要檔案人員的全力支持。在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中,行政單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該加強對人才的重視和培養(yǎng),根據(jù)現(xiàn)在工作情況,合理的對培訓(xùn)工作進行安排和制定,全面提升管理人員的綜合水平,使其在實際工作的過程中發(fā)揮出更大的主動性和創(chuàng)新能力,將檔案的信息化管理水平得到進一步地提高[5]。
4 結(jié)語
綜上所述,行政審批檔案信息化管理作為一項綜合性和系統(tǒng)性的工作,是現(xiàn)代電子政務(wù)發(fā)展過程中一項具體的要求。這項工作的開展,在很大程度上說明了現(xiàn)代社會的進步,人類文明是在不斷發(fā)展的,因此也預(yù)示著行政審批工作將面臨著更大的機遇和挑戰(zhàn)。雖然現(xiàn)階段我國檔案信息化管理工作中還存在很大的問題,但是通過該文的研究,相信將在很大程度上對這項工作的開展起到幫助作用,為我國行政審批工作奠定更穩(wěn)定的基礎(chǔ)。
參考文獻
[1] 韓輝.行政審批檔案信息化建設(shè)的思考和對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,37(6):99.
[2] 張義德.論檔案部門在檔案信息化建設(shè)中的角色定位[J].蘭臺世界,2011,29(24):41-42.
[3] 徐淳,于炳江.基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐[J].中國醫(yī)院,2011,15(7):64-66.
當(dāng)前,我國正處在體制轉(zhuǎn)軌和經(jīng)濟轉(zhuǎn)型重要時期,行政執(zhí)法任務(wù)應(yīng)當(dāng)是更多宣傳和推行多樣化的行政執(zhí)法方式、行政執(zhí)法理念,通過機制創(chuàng)新和方法創(chuàng)新提高行政執(zhí)法水平和實效,已成為各級行政執(zhí)法機關(guān)的重要課題。
近年來,作為柔性行政監(jiān)管方式之一的行政指導(dǎo)行為,在其他行政執(zhí)法機關(guān)運用越來越廣。這些行政執(zhí)法機關(guān)積極探索不具有行政強制力的行政指導(dǎo)柔性管理方式,采用指導(dǎo)、勸告、建議、提醒、說服、疏通等非強制性手段來彌補強制手段的不足,取得了較好效果,也改變了行政執(zhí)法機關(guān)“不是收費就是處罰的負面形象”。
行政處罰最終目標(biāo)是減少違法,但實際上,行政處罰的效果往往不盡如人意,此時行政指導(dǎo)等柔性管理就應(yīng)運而生。行政指導(dǎo)在行政法上一般稱為“非權(quán)力性行政”,作為一種柔性管理方式,是指行政執(zhí)法機關(guān)在其職能、職責(zé)或管轄范圍內(nèi),為適應(yīng)復(fù)雜多樣化的經(jīng)濟和社會管理需要,基于國家的法律精神、原則、規(guī)范或政策,適時靈活地采取指導(dǎo)、勸告、建議等方式,謀求行政管理相對人同意或協(xié)力,以有效地實現(xiàn)一定行政目的之行為。行政指導(dǎo)是行政執(zhí)法機關(guān)在職責(zé)范圍內(nèi)實施的指導(dǎo)、勸告、建議、提醒等柔性管理行為,具有非強制性、示范指導(dǎo)性、廣泛適用性、柔軟靈活性、方法多樣性、選擇接受性、溝通協(xié)調(diào)性等諸多特點。柔性管理,作為注重行政相對人的同意和協(xié)力,以靈活多樣的方式達到行政目標(biāo)的非強制性手段,摒棄了單純依賴行政檢查、行政處罰、行政強制等強制性行政行為,實行命令――服從式管理的傳統(tǒng)行政模式,發(fā)揮了促進行政民主、降低治理成本的特殊功效。
構(gòu)建社會主義和諧社會是一個不斷化解社會矛盾的持續(xù)過程,行政指導(dǎo)這一順應(yīng)當(dāng)代行政法治發(fā)展潮流的柔性監(jiān)管方式,是建設(shè)服務(wù)型政府的重要切入點。柔性行政管理手段的運用,有助于提高管理相對人的法律意識,自覺停止違法或者避免各種法律糾紛的發(fā)生,使社會在法治之下實現(xiàn)有序和諧。其意義在于“管制型政府”向“服務(wù)型政府”的轉(zhuǎn)變。
在深化改革、社會轉(zhuǎn)型時期,檔案行政執(zhí)法實踐中發(fā)現(xiàn)的各種檔案行政管理問題,可以說絕大多數(shù)都是人民內(nèi)部矛盾,這對檔案行政執(zhí)法監(jiān)督能力提出了新的更高的要求。如果檔案行政執(zhí)法機關(guān)仍然固守陳舊觀念,動輒運用檔案行政處罰、檔案行政強制等硬性措施一罰了之,難免造成檔案行政執(zhí)法機關(guān)與檔案行政管理相對方之間的緊張關(guān)系甚至激烈沖突,不利于構(gòu)建和諧社會,相比之下,檔案行政指導(dǎo)卻在多方面切合了構(gòu)建和諧社會要求。
首先,檔案行政指導(dǎo)體現(xiàn)了以人為本、行政為民的理念,有利于尊重和保障檔案行政管理相對人的合法權(quán)益。其次,能促進檔案行政管理相對人參與,符合檔案行政民主化的要求,有利于建設(shè)服務(wù)型的檔案行政執(zhí)法機關(guān)。因為檔案行政指導(dǎo)強調(diào)檔案行政執(zhí)法機關(guān)與檔案行政管理相對人的互動關(guān)系,注重聽取和尊重檔案行政管理相對人的意見和要求,為其表達利益訴求提供較為充分的空間,故成為實現(xiàn)檔案行政民主的渠道和提供檔案行政服務(wù)的過程。最后,檔案行政指導(dǎo)有利于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案行政執(zhí)法機關(guān)與檔案行政管理相對人的利益關(guān)系,化解與檔案行政管理相對人的矛盾,保持檔案行政管理秩序的安定和諧。
在檔案行政執(zhí)法實踐中,推行柔性管理方式的檔案行政指導(dǎo),對于檔案行政執(zhí)法機關(guān)來說畢竟是一種新事物,還要解決如下問題:
其一,檔案行政指導(dǎo)是在糾正、減少檔案行政違法行為的目的之下,與剛性檔案行政執(zhí)法手段相輔相成、各有功效的可選手段之一。隨著檔案行政民主程度的加深,檔案行政指導(dǎo)這樣的柔性管理方式將在檔案行政執(zhí)法實務(wù)中更廣泛地采用,甚至成為主要的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督方式。
其二,在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督實踐中,各地檔案行政執(zhí)法機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)主、客觀實際情況靈活地選擇運用檔案行政指導(dǎo)。例如,在發(fā)現(xiàn)檔案行政管理相對人存在檔案違法行為時,檔案行政執(zhí)法機關(guān)可以視具體情況選用最為合適的辦法:一是先指導(dǎo),后不做處罰;二是先指導(dǎo),后進行處罰;三是先處罰,后進行指導(dǎo)。