時(shí)間：2023-06-29 16:23:42
導(dǎo)語：在現(xiàn)代化檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
二、檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用
1.檔案管理現(xiàn)代化適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。作為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的重要做成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下工夫，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求，使檔案嘻嘻轉(zhuǎn)化為推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代。否則，檔案共作就不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，也就不能再信息時(shí)代中發(fā)揮作用。
2.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的重要組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價(jià)值的檔案信息服務(wù)于人類整個(gè)可持續(xù)發(fā)展本身。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主題制約著檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。
3.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展比不可少的環(huán)節(jié)，其發(fā)展要受到整個(gè)社會(huì)和各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，并對(duì)整個(gè)社會(huì)和各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生了一定的影響。改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步，作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)系統(tǒng)發(fā)展的檔案事業(yè)，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案工作更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。
三、檔案現(xiàn)代化管理的基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。
檔案現(xiàn)代化管理需要達(dá)到以下的幾個(gè)基本條件：
1.科學(xué)的管理理念和機(jī)制，具體包括先進(jìn)的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。
2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，具體包括檔案著錄標(biāo)引工作、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。
3.設(shè)備技術(shù)條件，一是要選擇適用的計(jì)算機(jī)技術(shù)裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。
四、目前檔案管理中的問題
1.檔案收集整理工作不夠規(guī)范
目前，一些單位依然沒有配備專門的檔案管理人員或者臨時(shí)抽調(diào)人員管理檔案，導(dǎo)致了單位在檔案管理上較為混亂。如，檔案管理錯(cuò)誤較多，管理較為混亂等。另外，有相當(dāng)多的單位依然沒有健全檔案管理監(jiān)督檢查及業(yè)務(wù)指導(dǎo)的體制，造成了單位在檔案管理方面依然不夠嚴(yán)格，不夠規(guī)范。
2.檔案管理方式落后。一些單位在檔案管理方面依然采用過去那種落后的管理方式，管理質(zhì)量和效率較為低下，也不能最大限度地發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用和價(jià)值。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)操守，辦事縝密的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，導(dǎo)致了單位在檔案管理的模式、方法以及體制方面較為滯后。
3.檔案管理作用發(fā)揮不夠。在一些單位，由于其檔案管理較為混亂，加之所收集到的檔案資料不夠全面、整理歸檔也不夠規(guī)范，必然造成了單位的檔案管理工作與其他中心業(yè)務(wù)相互脫節(jié)，根本不能充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用和功能，在一定程度上影響制約了單位檔案管理的全面快速健康發(fā)展。
五、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理工作的措施
1.樹立檔案管理創(chuàng)新理念，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新人才。檔案管理的創(chuàng)新，就是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的新要求，對(duì)原有的檔案管理工作進(jìn)行具有創(chuàng)造性變革和完善。實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新化，首先，檔案管理者應(yīng)具有檔案管理創(chuàng)新理念。不斷轉(zhuǎn)變觀念、明確工作重點(diǎn)、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠(yuǎn)超前意識(shí)，研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點(diǎn)和社會(huì)對(duì)檔案工作的新需求、新要求，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機(jī)制上的創(chuàng)新。其次，注重培養(yǎng)檔案管理人才創(chuàng)新意識(shí)。培養(yǎng)檔案專業(yè)創(chuàng)新人才就是要使之具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維、創(chuàng)新能力。在檔案管理不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，因?yàn)樵谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作很多問題的解決已不可能僅靠檔案專業(yè)知識(shí)即能完成的，許多新興學(xué)科本身就涉及了多學(xué)科綜合知識(shí)，所以保有培養(yǎng)能夠持續(xù)、健康發(fā)展的具有綜合素質(zhì)、適應(yīng)社會(huì)需求的“?！?、“通”兼并的人才才能適應(yīng)不斷變化和發(fā)展的科學(xué)技術(shù)和社會(huì)需要。
一、現(xiàn)代化檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。就目前形勢來看，現(xiàn)階段我國的檔案管理還處于一個(gè)比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復(fù)雜，管理比較分散，所以使得整個(gè)管理水平比較低。此外，在管理過程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導(dǎo)致很多資料管理不齊全，很多有價(jià)值的檔案沒有得到真正的利用。再加上缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理過程中問題不斷出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提升緩慢。
（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少管理方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的概念也沒有明確認(rèn)識(shí)。在管理過程中，由于沒有現(xiàn)代化的管理理念，導(dǎo)致很多管理資料不能及時(shí)整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業(yè)的技能，但是缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案在一定程度上混亂沒有規(guī)律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業(yè)已經(jīng)采用了現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)，如數(shù)據(jù)庫 E6系統(tǒng)，但是管理人員的專業(yè)技能并不能對(duì)此進(jìn)行熟練操作。
（三）檔案管理方式落后。當(dāng)前我國的檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中往往采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，無論是在知識(shí)上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會(huì)使很多重要的檔案難以被發(fā)現(xiàn)。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實(shí)現(xiàn)資源共享，比如業(yè)務(wù)交叉時(shí)，相同內(nèi)容的電子檔案對(duì)接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動(dòng)檢查、添加，增大了工作量，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理操作需要。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施
（一）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首要目標(biāo)就是提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有提高了人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理得到進(jìn)一步地發(fā)展。首先，從理論與技能方面加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的基本技能。同時(shí)也要提升管理人員的計(jì)算機(jī)技能，熟練的操作計(jì)算機(jī)能夠運(yùn)用科學(xué)化的手段進(jìn)行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。要定期的開展政治理論和職業(yè)道德理論的相關(guān)培訓(xùn)，在潛移默化中提升他們的自身素質(zhì)；最后，要結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際工作水平和部門特點(diǎn)，適時(shí)對(duì)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行教育培訓(xùn)，以科學(xué)化、現(xiàn)代化為目標(biāo)，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
（二）明確檔案管理目標(biāo)。要想有效的提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要在管理過程中明確檔案管理的目標(biāo)，以實(shí)際的管理目標(biāo)為依據(jù)，開展相關(guān)的管理工作，其定位可以針對(duì)本企業(yè)的檔案管理，也可以針對(duì)整個(gè)社會(huì)工作有序運(yùn)行提供高效檔案信息服務(wù)。在進(jìn)行管理檔案工作時(shí)，要始終明確自己的目?碩ㄎ唬?與時(shí)展相結(jié)合，科學(xué)合理的運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，這是當(dāng)前提升檔案管理工作水平的要求，只有這樣才能夠?yàn)樯鐣?huì)以及民眾提供更全面、更高品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理現(xiàn)代化；計(jì)算機(jī)；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
【中圖分類號(hào)】G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-3783(2012)08-0509-01
醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的一個(gè)組成部分，其發(fā)展的狀況可以反應(yīng)醫(yī)院的整體面貌，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化.做為我們基層醫(yī)院就必須做到：
1 進(jìn)行醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)培養(yǎng)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容
醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)方法進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，以適應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作的要求。這就要求醫(yī)院在這方面下功夫，采取多種方法，培養(yǎng)和提高醫(yī)院檔案工作者對(duì)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院應(yīng)投入一定的資金和人力，提供場所和條件，讓醫(yī)院檔案工作者系統(tǒng)地、全面地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的本領(lǐng)。
2 引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和新設(shè)備，利用進(jìn)行信息管理
計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理方式不可缺少的工具，醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，力爭采用計(jì)算機(jī)管理，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)及行政檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀。也加快了工作效率。由計(jì)算機(jī)編印出文件的分類，主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確。所以，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理所必需的一個(gè)條件。
3 建立一套科學(xué)的檢索系統(tǒng)，做到檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
首先，科學(xué)的檢索系統(tǒng)是快速查閱檔案的基礎(chǔ)，投放力量，苦心鉆研一套適合我院檔案的檢索系統(tǒng)，熟練掌握，按內(nèi)容進(jìn)行分類、排列好順序，根據(jù)各種歸類的標(biāo)準(zhǔn)裝訂成卷，在編寫目錄時(shí)，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能保證檔案利用率的提高。
檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有法可依，有章可循，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)步驟，從收集、整理到最后，都要存入微機(jī)，都要做到條理清晰，保證檔案完整，避免漏洞。
醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。
4 注重培養(yǎng)一支懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理醫(yī)院檔案的隊(duì)伍，提高現(xiàn)代化管理水平還未素質(zhì)
一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。否則，現(xiàn)代化醫(yī)院管理無法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化管理檔案的工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。隨著醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度的不斷提高，檔案室勢必會(huì)以計(jì)算機(jī)為核心，還有打印、復(fù)印機(jī)。不單純是保存檔案，還要妥善整理檔案，科學(xué)地查閱檔案。
5 要注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理
醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化要盡早地進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過上網(wǎng)，擴(kuò)大信息來源，聯(lián)系更多的信息內(nèi)容，挖掘各種渠道，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域和其他層次的各方面信息，發(fā)現(xiàn)不足之處，立即修正。對(duì)已淘汰的信息及時(shí)清整，對(duì)缺點(diǎn)盡量盡早彌補(bǔ)，注意積累各種信息的反饋，并明確地記錄和儲(chǔ)存。在工作中遇到困難，不斷解決矛盾，改進(jìn)工作，對(duì)信息的內(nèi)容進(jìn)行篩選，不可局限于自己醫(yī)院的檔案收集，要放開眼界，通過網(wǎng)絡(luò)走開放式管理。
6 拓寬醫(yī)院檔案的服務(wù)領(lǐng)域，是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢
在以前醫(yī)院檔案管理的工作實(shí)踐中，醫(yī)院檔案最多地是為醫(yī)務(wù)人員服務(wù)，沒有競爭意識(shí)，被動(dòng)地查閱檔案，局限一一個(gè)狹小的領(lǐng)域，沒有長遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃。而現(xiàn)在社會(huì)在發(fā)展，這就要調(diào)整醫(yī)院檔案的服務(wù)方式，由被動(dòng)變主動(dòng)，網(wǎng)上舉辦的一些醫(yī)學(xué)檔案信息展覽，為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)，要多角度多層次地為整個(gè)社會(huì)提供檔案內(nèi)容，既可提高社會(huì)效益也可以提高經(jīng)濟(jì)效益，這是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容。
7 現(xiàn)代化檔案管理必須要依法管理，按規(guī)章制度管理
[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；現(xiàn)代化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；信息化；數(shù)據(jù)庫
文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的重要組成部分，就是用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)文物檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。文物檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)綜合概念，既包括現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用，又包括現(xiàn)代管理科學(xué)方法的應(yīng)用。本文謹(jǐn)就文物檔案管理現(xiàn)代化的意義和途徑做粗淺探析，希望能對(duì)文物檔案管理工作起一點(diǎn)促進(jìn)作用。
一、文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的客觀要求
（一）文物檔案管理現(xiàn)代化是順應(yīng)博物館自身發(fā)展的需要
博物館作為承載人類歷史和自然發(fā)展過程信息的載體，它所收藏、保管、研究的信息幾乎涵蓋了人類社會(huì)和自然界發(fā)展過程的各個(gè)方面，每一件文物、標(biāo)本都是信息的承載者。然而博物館傳統(tǒng)的保存、展示和研究文物、標(biāo)本的手段，已越來越不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)文化發(fā)展和學(xué)術(shù)研究的需要，限制了博物館現(xiàn)代化管理水平的提高。特別是當(dāng)前，隨著博物館事業(yè)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的快速滲透，亟需我們利用現(xiàn)代技術(shù)，不斷推進(jìn)館藏文物數(shù)字化進(jìn)程，為文物行政部門強(qiáng)化館藏文物管理服務(wù)，為提高博物館的公共文化服務(wù)能力服務(wù)，為廣大人民群眾鑒賞祖先創(chuàng)造出的燦爛文化、掌握歷史知識(shí)、領(lǐng)略先進(jìn)文化、提高綜合素質(zhì)服務(wù)提供強(qiáng)有力的支持。
因此，博物館信息化建設(shè)的步伐和成果，關(guān)系到博物館事業(yè)在新的世紀(jì)是否具有生機(jī)與活力，并將在很大程度上決定著博物館事業(yè)在新世紀(jì)的生存方式和發(fā)展水平。博物館只有追蹤時(shí)代精神的變革，不斷調(diào)整自身建設(shè)以適應(yīng)發(fā)展中的經(jīng)濟(jì)格局、知識(shí)格局和管理格局，才能促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。所以說檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)事關(guān)文物檔案事業(yè)發(fā)展全局的大課題，既是發(fā)展方向問題，也是發(fā)展模式問題，文物檔案管理現(xiàn)代化是解決文物檔案工作發(fā)展的必然出路，是保管工作現(xiàn)代化的客觀要求。
（二）文物檔案管理現(xiàn)代化具有深遠(yuǎn)的歷史意義
首先是提高貯存收藏能力。現(xiàn)化技術(shù)，特別是縮微技術(shù)、光盤技術(shù)的采用，為日益增多的檔案貯存和管理提出了有效的解決途徑，從而增強(qiáng)了檔案部門的收藏能力。
其次是提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、統(tǒng)計(jì)和分析等。在業(yè)務(wù)工作中代替一些人工操作，能有效地提高檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和質(zhì)量。
三是提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。檔案收藏的目的在于利用，使它產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理，速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，使利用者方便地查到自己所需要的文物資料。
四是提高文物保護(hù)能力。文物檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，隨時(shí)可以按照藏品的名稱、時(shí)代、作者、紋飾、器形、顏色、大小等不同的索引條件，查找出與之相符的藏品信息，顯示和打印出所需藏品的卡片記錄，不僅查找的速度比人工管理要快許多倍，而且可以保證一覽無遺。這樣一般的藏品研究工作就可以不再進(jìn)行繁重的文物提取，從而減少文物的人為損害，提高藏品保管的安全程度。
通過以上這四種能力，既是提高文物檔案管理整體水平的體現(xiàn)，又是文物檔案工作全面發(fā)展的標(biāo)志，具有深遠(yuǎn)的歷史意義。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是文物檔案管理現(xiàn)代化的前提
眾所周知，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。
（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
按照當(dāng)代科學(xué)的定義，“規(guī)范化就是以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，對(duì)重復(fù)性事物和概念做出統(tǒng)一的規(guī)定。具體到藏品保管工作中，就是要對(duì)藏品保管所涉及到的全部信息、數(shù)據(jù)、工作項(xiàng)目制定一套統(tǒng)一的定義和程序?！睂?duì)于一個(gè)博物館來講，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長的綜合性博物館館來講由于館藏文物多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求文物檔案從編目、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
關(guān)于文物檔案工作，各博物館藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴(yán)格按照《中化人民共和國文物保護(hù)法》、《博物館藏品管理辦法》和文物管理局出臺(tái)的各項(xiàng)工作條例去做。1991年11月19日國家文物局印發(fā)的《藏品檔案填寫說明》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。《說明》對(duì)檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號(hào)、文物分類號(hào)、檔案編號(hào)、時(shí)代、作者、數(shù)量、質(zhì)地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經(jīng)過、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規(guī)定，各博物館應(yīng)根據(jù)各自的館藏實(shí)際，按照統(tǒng)一的定義進(jìn)行完善和整理，使之統(tǒng)一分類、統(tǒng)一格式和內(nèi)容。
（二）加強(qiáng)館藏?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程。博物館信息化建設(shè)涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項(xiàng)工作流程，核心是藏品信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重點(diǎn)在于把好藏品信息的收集整理關(guān)和加大信息管理規(guī)范化力度。對(duì)藏品征集、修復(fù)、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關(guān)信息盡可能做到收集齊全、分類整理；根據(jù)國家文物局印發(fā)的《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》等文物工作規(guī)范，錄入藏品信息，做到格式規(guī)范、填制準(zhǔn)確。
文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，是文物保護(hù)基礎(chǔ)資料建設(shè)的核心項(xiàng)目，旨在通過數(shù)字化手段開展文物調(diào)查，掌握基礎(chǔ)資料，提高管理水平，是推進(jìn)文物、博物館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。為了適應(yīng)全國文博信息化建設(shè)發(fā)展的需要，規(guī)范博物館藏品信息處理和交換工作，建立博物館藏品信息管理系統(tǒng)，國家文物局于2001年了《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術(shù)規(guī)范（試行）》，從2001年開始，財(cái)政部與國家文物局聯(lián)合開展了“文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫建設(shè)試點(diǎn)工作”。該項(xiàng)目是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過對(duì)館藏文物的藏品信息錄入，實(shí)現(xiàn)摸清家底，達(dá)到科學(xué)管理的目的。該項(xiàng)目自2001年實(shí)施以來，先后經(jīng)歷了試點(diǎn)、試點(diǎn)推廣等階段，并于2008年在全國全面展開。據(jù)國家文物局?jǐn)?shù)據(jù)中心統(tǒng)計(jì)，截至2010年8月31日24時(shí)，全國31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市均已完成館藏一級(jí)文物數(shù)據(jù)的采集與報(bào)送工作；除個(gè)別確有特殊情況的省份外，絕大部分省份也已順利完成了二、三級(jí)館藏珍貴文物數(shù)據(jù)的備案工作。這標(biāo)志著“文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”自2001年至今已經(jīng)取得了重要的階段性成果，基本實(shí)現(xiàn)了國家文物局確定的“2010年8月31日前全面完成數(shù)據(jù)采集及報(bào)送工作”的目標(biāo)，全面進(jìn)入了以數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用工作為核心的新階段。
三、文物檔案管理人員現(xiàn)代化是關(guān)鍵
（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才
實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化，首先要有現(xiàn)代化的人。檔案人才是知識(shí)管理型人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)、博物館學(xué)的知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專業(yè)技術(shù)人才依然匱乏。文博領(lǐng)域信息化工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足，知識(shí)結(jié)構(gòu)不甚合理，專業(yè)素質(zhì)亟待提高。既懂信息技術(shù)、又懂文物專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才尤為緊缺。制度化、規(guī)范化的信息技術(shù)培訓(xùn)體系尚未建立。在職人員對(duì)信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力較低，多數(shù)是半路出家，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題，直接影響自動(dòng)化水平的提高。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。
（二）如何培養(yǎng)文物檔案管理人才
加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注，加速培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才已是當(dāng)務(wù)之急。
首先要改變檔案工作者長期無聲無息的封閉局面，面向全行業(yè)、以至全社會(huì)積極參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。
其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)的培養(yǎng)，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源理論和信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。
再次，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。
第四，強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及文博專業(yè)檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。
四、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、科學(xué)民主決策是決定因素
我國文物博物館事業(yè)信息化工作雖然取得了一些成績，但與文物博物館事業(yè)發(fā)展的要求相比，與國內(nèi)其他領(lǐng)域的信息化發(fā)展水平相比，還存在一定的差距，為此，博物館工作者特別是領(lǐng)導(dǎo)者必須提高認(rèn)識(shí)，把握機(jī)遇，科學(xué)決策，推動(dòng)文物檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。
（一）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)
制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。博物館信息化并不是單純的技術(shù)與設(shè)備的簡單組合，它同時(shí)牽動(dòng)管理觀念、管理模式的轉(zhuǎn)變，工作體系、管理機(jī)制和規(guī)章制度的改革，這對(duì)長期以來沿襲傳統(tǒng)工作模式運(yùn)行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進(jìn)博物館信息化建設(shè)，首先要解決的不是資金、技術(shù)和人才問題，而是思想觀念和認(rèn)識(shí)問題。面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，博物館工作者應(yīng)樹立信息時(shí)代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導(dǎo)博物館的各項(xiàng)工作，將信息化的工作方法貫穿到博物館的各項(xiàng)工作中，并成為每一個(gè)博物館工作人員自覺規(guī)范、指導(dǎo)自己工作的行為準(zhǔn)則。在借鑒吸取傳統(tǒng)管理成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，尋求傳統(tǒng)與現(xiàn)代的最佳契合點(diǎn)，理順博物館各項(xiàng)工作所涉及的信息的采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進(jìn)行博物館信息資源開發(fā)的良好環(huán)境。
（二）科學(xué)民主決策
實(shí)現(xiàn)文物管理現(xiàn)代化投資大、周期長，急功近利、好高騖遠(yuǎn)，低層次開發(fā)和重復(fù)建設(shè)都會(huì)帶來不必要的損失。作為決策者，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，沒有資金，想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配置先進(jìn)設(shè)備；沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。當(dāng)前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此需要提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真研究，組織專家論證，從文物檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣益，避免失誤。
綜上所述，文物檔案管理現(xiàn)代化是博物館實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。博物館工作者要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，以現(xiàn)代化管理出效益，打響博物館文化品牌，努力實(shí)現(xiàn)文博資源的社會(huì)共享。
參考書目：
（1）國家文物局編《博物館藏品工作手冊(cè)》，群眾出版社。
（2）王宏鈞主編《中國博物館學(xué)基礎(chǔ)》，上海古籍出版社。
一、檔案管理的特性
檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中?e累和保存下來的歷史記錄，由于社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜性，歷史上存留下來的檔案不計(jì)其數(shù)，管理工作的本質(zhì)就是進(jìn)行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對(duì)檔案保管工作加以研究。但是在實(shí)際的檔案管理工作過程中，由于有著多個(gè)不同的工作層而，并且每個(gè)不同層而所呈現(xiàn)出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會(huì)中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務(wù)社會(huì)，這就需要通過新的視角和高度重新審視當(dāng)前檔案管理的熱點(diǎn)問題。
二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性
檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué)，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，管理員充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性、創(chuàng)造性、積極性，進(jìn)而對(duì)檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了長足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域中。
在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的過程中，通過檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實(shí)際上有著至關(guān)重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來對(duì)于檔案信息加以收集和管理，各個(gè)方面的信息檔案能夠更加便利的進(jìn)行查閱，同時(shí)還能夠持續(xù)性的對(duì)檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲(chǔ)空間，這對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進(jìn)作用。
三、檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理現(xiàn)代化主要是管理人員基于現(xiàn)代化理論科學(xué)，通過有效管控方式，借助先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)系統(tǒng)，全面激發(fā)管理人員主動(dòng)積極性以及創(chuàng)新實(shí)踐能力，進(jìn)而全面更新傳統(tǒng)檔案管理模式，令其向著現(xiàn)代化、系統(tǒng)性、智能化方向不斷發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)長足進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)信息手段更廣泛的滲透至各行業(yè)領(lǐng)域。伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長，對(duì)調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲(chǔ)空間，對(duì)原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。
四、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析
（一）整分合原理
要想充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況及檔案管理原理的要求，對(duì)檔案管理做好系統(tǒng)化和合理化的規(guī)劃工作，并對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行明確的分工，明確自身的職能，將各個(gè)分工的事項(xiàng)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。從狹義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，檔案管理工作包括存儲(chǔ)、整理、收集、編研、統(tǒng)計(jì)及整理等方面的工作內(nèi)容。從廣義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，主要包括學(xué)會(huì)、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內(nèi)容。為了充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責(zé)，對(duì)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行分析，制定出合理的檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標(biāo)是檔案管理人員希望能夠達(dá)到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標(biāo)后，要求每個(gè)檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。
（二）系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個(gè)整體，通過對(duì)整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中侮一個(gè)工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
（三）反饋
反饋是實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價(jià)值。要將檔案信息所輸出的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益全方位的進(jìn)行反饋，才能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會(huì)的檢驗(yàn)，一方面被社會(huì)所利用，實(shí)行統(tǒng)一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進(jìn)與完善。
（四）加強(qiáng)管理的重視程度
加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過對(duì)各類檔案進(jìn)行整理和分類，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面發(fā)展提供理論和政策依據(jù)。重視檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的控制，能夠最大程度的節(jié)約人力成本，提升管理效率，為社會(huì)服務(wù)，為國家發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
本文就本公司現(xiàn)使用的檔案管理系統(tǒng)展開論述，詳細(xì)介紹了BS系統(tǒng)及CS系統(tǒng)各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，通過對(duì)比BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統(tǒng)，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理系統(tǒng)；BS系統(tǒng)；CS系統(tǒng)；現(xiàn)代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ)，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項(xiàng)目部的檔案人員，進(jìn)行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文，系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員，進(jìn)行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報(bào)表、移交清冊(cè)的統(tǒng)計(jì)等移交統(tǒng)計(jì)收進(jìn)統(tǒng)計(jì)、設(shè)置項(xiàng)目的錄入界面與授權(quán)。
一、BS系統(tǒng)體系
（一）BS系統(tǒng)簡介。
當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上，BS系統(tǒng)采用三層分布式，它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，縮小了整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)量，為客戶機(jī)提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫互動(dòng)的過程，客戶機(jī)可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯，然后由邏輯替代客戶機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請(qǐng)求的次數(shù)，提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中，整個(gè)系統(tǒng)由三部分組成：應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及客戶機(jī)?？蛻魴C(jī)主要負(fù)責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯，接收客戶機(jī)方應(yīng)用程序的請(qǐng)求，然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互，將結(jié)果傳達(dá)到客戶機(jī)方的應(yīng)用程序中。
（二）BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
項(xiàng)目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項(xiàng)目開放檔案室數(shù)據(jù)，項(xiàng)目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏，對(duì)比其他項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)，規(guī)范錄入本項(xiàng)目檔案。同時(shí)，相對(duì)項(xiàng)目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個(gè)亮點(diǎn)，它最多可執(zhí)行20條目錄同時(shí)批量編輯，對(duì)于錄入相同著錄項(xiàng)或改寫相同著錄項(xiàng)，這一功能非常實(shí)用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應(yīng)條件，即可查詢到相應(yīng)文件，如果不知道文件字號(hào)，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果，方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進(jìn)行庫房日常溫濕度記錄，需要的時(shí)候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統(tǒng)體系
（一）CS系統(tǒng)簡介。
CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層：一是在客戶機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端，大大降低了系統(tǒng)的通信開銷，充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢。在早期軟件系統(tǒng)中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器，從而使客戶端的響應(yīng)速度快，便于操作。
（二）CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后，在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報(bào)，實(shí)現(xiàn)移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等統(tǒng)計(jì)功能，免去了制作大量表格的麻煩。機(jī)關(guān)檔案管理人員可給項(xiàng)目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限，從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，指導(dǎo)項(xiàng)目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時(shí)間，從而使專職檔案人員有更多的時(shí)間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報(bào)管理方面，在系統(tǒng)中填寫年報(bào)數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)上傳功能，即可將數(shù)據(jù)上傳至上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)接收，無需報(bào)送紙質(zhì)報(bào)表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較
企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng)，他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，同時(shí)適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上，BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務(wù)器端的特點(diǎn)，它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護(hù)上，BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足，因?yàn)锽S系統(tǒng)的前臺(tái)效率不高，表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè)，因?yàn)镃S系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡單的企業(yè)，因?yàn)锽S系統(tǒng)能簡化網(wǎng)絡(luò)模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結(jié)束語
綜上所述，檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中的里程碑，是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團(tuán)第二工程有限公司
【參考文獻(xiàn)】
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【關(guān)鍵詞】檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過程，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，必須建立新的管理機(jī)制和管理體系，以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案瓷源信息化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案利用現(xiàn)代化、檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)代化等方面。
1．檔案管理觀念現(xiàn)代化
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
現(xiàn)代化的檔案管理，必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對(duì)應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對(duì)象及其特點(diǎn)不同，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化，其對(duì)象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等環(huán)節(jié)；現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對(duì)檔案利用手段進(jìn)行變革，促進(jìn)館藏檔案信息資源的開發(fā)利用，樹立檔案館對(duì)外服務(wù)的新形象，使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。
2．檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。
檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用．因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設(shè)，將現(xiàn)行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理，將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過掃描電子化，將傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，按照檔案分類原則，建立起各級(jí)各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)利用，建立檔案信息資源共事的技術(shù)支撐平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源傳輸?shù)墓蚕砘?/p>
3．檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案館的重點(diǎn)工作，檔案管理現(xiàn)代化，是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。國家已頒布的標(biāo)準(zhǔn)《CDA電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范．
檔案著錄標(biāo)引工作，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。檔案的著錄標(biāo)引是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前期處理工作，著錄標(biāo)引的質(zhì)量和數(shù)量，直接影響計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是否實(shí)用．因此，在著錄標(biāo)引工作中，要堅(jiān)持著錄與標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案檢索的自動(dòng)化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，加強(qiáng)傳統(tǒng)技術(shù)的改造和手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于加速檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，對(duì)其不斷改進(jìn)，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，既要抓緊開展檔案現(xiàn)代化管理工作，也要大力做好檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)手工操作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以順利實(shí)現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。
4.檔案利用現(xiàn)代化
保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)，在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的情況下，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將逐步突破檔案館與利用者之間的嚴(yán)格界限，改變檔案館坐等上門，被動(dòng)提供利用服務(wù)的現(xiàn)狀。利用檔案網(wǎng)站宣傳檔案界的最新動(dòng)態(tài)，公布已開放檔案的全文數(shù)據(jù)、目錄索引及政府公開的現(xiàn)行文件，使網(wǎng)上查閱檔案變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，提供多層次、全方位的服務(wù)，使檔案館的利用者范圍不斷擴(kuò)大．未來的檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合。使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會(huì)各界提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時(shí)檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認(rèn)識(shí)檔案的一個(gè)窗口，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)?？梢姍n案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。
5．檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)代化
現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用，人是決定因素。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案人員不僅具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。
[關(guān)鍵詞]檔案管理現(xiàn)代化；必要條件
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)獨(dú)立的行為和過程，檔案工作內(nèi)部和外部的許多因素都對(duì)它們發(fā)生不同程度的影響。其中有些因素成為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可缺少的基礎(chǔ)條件。如果這些條件不具備或不成熟，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就有困難。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須全面關(guān)注各方面條件的發(fā)展，并在可能的范圍內(nèi)積極創(chuàng)造條件，根據(jù)條件成熟情況，不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的外部條件
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的外部條件可以分為幾個(gè)方面，即經(jīng)濟(jì)條件、科技條件和社會(huì)檔案意識(shí)等方面。
第一，經(jīng)濟(jì)條件。進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，首先涉及的是一個(gè)經(jīng)費(fèi)投入的問題。無論是采用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，還是改善檔案庫房保管條件，都離不開資金，尤其是數(shù)字檔案館的建設(shè)，更是以經(jīng)費(fèi)的大量投入為前提的。然而，檔案部門是以國家或地方財(cái)政撥款為主要資金來源的，因此，檔案管理現(xiàn)代化很大程度上要受到國家和地方能夠提供的資金數(shù)量的制約。目前，我國各地檔案管理現(xiàn)代化的規(guī)模和進(jìn)程表現(xiàn)得非常不平衡，東西差異很大，這事實(shí)上是各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，進(jìn)而對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)投入不一所造成的必然結(jié)果。
第二，科技條件。檔案管理現(xiàn)代化是以高科技手段為基礎(chǔ)的，因此，科技的發(fā)展也決定著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程和水平。
第三，社會(huì)檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀反映，也就是人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)。檔案意識(shí)，包括社會(huì)上對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，也包括檔案工作者對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案意識(shí)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化乃至檔案工作的發(fā)展起著主觀能動(dòng)性的作用。事實(shí)證明，檔案工作水平高、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程快的地區(qū)或部門，都與該地區(qū)或部門的正確檔案意識(shí)占主導(dǎo)地位有直接的關(guān)系，即利用檔案意識(shí)強(qiáng)，重視檔案工作和檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，特別是與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案和檔案工作的重視程度有更大的關(guān)系。
二、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)部條件
（一）檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作領(lǐng)域中的“標(biāo)準(zhǔn)”，可以進(jìn)行這樣的表述：以優(yōu)化檔案工作為目的，以檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)條件為基礎(chǔ)，對(duì)檔案工作中具有多樣性和相關(guān)性特征的事物所做的統(tǒng)一規(guī)定。它是通過充分協(xié)商，經(jīng)過專門的程序，用特定的文件形式頒發(fā)的。因此，檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，就是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中具有多樣性、相關(guān)特征的重復(fù)事物制定和實(shí)行統(tǒng)一規(guī)定的過程。實(shí)行檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的必要性表現(xiàn)為三個(gè)方面：
第一，它能有效地提高檔案管理水平。檔案業(yè)務(wù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)質(zhì)上是按照檔案管理活動(dòng)中的客觀規(guī)律，消除其中多余的、可替換的及低功能的形式和部分，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)、技術(shù)的構(gòu)成合理精煉，并使同類業(yè)務(wù)、技術(shù)在基本特征、功能形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，從而減少檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態(tài)，提高檔案管理水平，為檔案信息的開發(fā)與交流創(chuàng)造條件。
第二，它是檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)手段的前提與基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的中心，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。對(duì)于雜亂無章、沒有定規(guī)的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的。檔案存儲(chǔ)也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會(huì)造成許多困難：要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。
第三，它是檔案事業(yè)的整體化趨勢，也是納入國家信息系統(tǒng)的重要條件。檔案信息系統(tǒng)已明確地成為國家信息系統(tǒng)的重要組成部分。在外部，則需要與圖書、情報(bào)等其他信息系統(tǒng)取得協(xié)作，才能使檔案信息系統(tǒng)具有開放性。檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，正是檔案信息系統(tǒng)達(dá)到內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)作的重要條件。
（二）檔案人員專業(yè)化
在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員專業(yè)化是不可缺少的重要條件。檔案工作的方針、政策要靠檔案工作人員來貫徹執(zhí)行，檔案部門的職能要通過檔案工作人員的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，檔案工作的科學(xué)管理需要檔案工作人員來實(shí)施，現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)、設(shè)備也需要檔案工作人員來操作運(yùn)用。總之，檔案工作人員是構(gòu)成檔案工作的主體，檔案工作水平的提高，需要通過提高檔案工作人員本身的素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)。檔案工作人員專業(yè)化，意味著檔案工作人員一般需要具備以下素質(zhì)：
一是政治素質(zhì)。其中包括檔案工作人員的政治品德素質(zhì)，即政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)；檔案工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，即要尊重檔案、尊重歷史，遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密，甘為人梯，熱心服務(wù)等，它是完成專業(yè)工作任務(wù)的保證；二是知識(shí)素質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)該了解專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、文史知識(shí)和計(jì)算機(jī)及有關(guān)的自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。為此，檔案工作人員需要學(xué)習(xí)一些必要課程，諸如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書學(xué)、檔案信息計(jì)算機(jī)處理、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件技術(shù)、通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化等等。
（三）檔案管理行為科學(xué)化
檔案管理行為的科學(xué)化，主要體現(xiàn)在檔案工作組織管理的科學(xué)化方面，它是指按照檔案管理的客觀規(guī)律安排和協(xié)調(diào)一個(gè)檔案館（室）乃至一個(gè)國家的檔案工作，讓檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率都得以不斷的提高。
檔案管理行為科學(xué)化既是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，更是其得以實(shí)現(xiàn)的重要條件。因?yàn)橐孕畔⑻幚頌樘卣鞯臋n案管理，是物化于各種機(jī)器設(shè)備之中的，特別是以計(jì)算機(jī)為核心的設(shè)備。因而從本質(zhì)上來說，這是一個(gè)數(shù)學(xué)問題。因?yàn)榈侥壳盀橹?，機(jī)器執(zhí)行的信息處理，絕大部分都可以看作是某種計(jì)算管理行為的科學(xué)化。但是數(shù)學(xué)化并不是要把管理行為歸結(jié)為幾個(gè)數(shù)學(xué)公式，而是要把檔案管理行為盡可能地總結(jié)為有條理的、按某種程式的過程，以便最終把管理行為編成機(jī)器系統(tǒng)能接受的程序。屬于管理行為的分析、決策等活動(dòng)，最后也要由建立起來的數(shù)學(xué)模型來處理，若要建立檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，都應(yīng)認(rèn)真做好這項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
這項(xiàng)準(zhǔn)備工作包括：檔案管理制度的健全，文件、表格、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，日常管理活動(dòng)的程序化，影響本部門管理內(nèi)容的諸參數(shù)的確認(rèn)，各類檔案信息享用范圍的確認(rèn)等。
從我國目前的情況來看，全國的檔案事業(yè)具有規(guī)模大、層次多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、聯(lián)系面廣等特點(diǎn)。一方面它作為國家信息系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，需要與其他信息部門協(xié)調(diào)與配合；另一方面，它又以數(shù)以千計(jì)的檔案館和數(shù)以萬計(jì)的檔案室為其組成部分構(gòu)成了一個(gè)整體，需要以各個(gè)部分的相互協(xié)調(diào)與配合來共同完成保管全國檔案和向社會(huì)提供檔案信息資源這一重任。一個(gè)具體的檔案館也是這樣，它不僅與社會(huì)各方面有著密切的聯(lián)系，而且其內(nèi)部也存在著各環(huán)節(jié)、各部門之間的協(xié)作問題。對(duì)整體的統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一指揮以及對(duì)各部分關(guān)系的有效協(xié)調(diào)等都是科學(xué)管理的重要內(nèi)容。
檔案工作的現(xiàn)狀對(duì)組織管理活動(dòng)提出了新的更高的要求，單純沿用以往的經(jīng)驗(yàn)管理方法和行政手段已無法與之相適應(yīng)。以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使管理思想、體制、方法、手段逐步科學(xué)化，是使管理活動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需要的必要條件。
科學(xué)的組織管理與先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的采用有著密切的關(guān)系。一方面，科學(xué)管理需要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)作為管理手段；另一方面，先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用又要以科學(xué)的組織管理為基礎(chǔ)。這不僅是因?yàn)榧夹g(shù)與設(shè)備本身就存在著管理問題，更重要的是因?yàn)槿绻麤]有對(duì)檔案工作的全面的科學(xué)的管理，再先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備也無法得到有效的運(yùn)用。例如運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理和組織管理，其前提條件就是要求這些管理活動(dòng)自身程序化，并在管理活動(dòng)中形成準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序?qū)嶋H上就是對(duì)管理活動(dòng)程序的模擬，完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)則是計(jì)算機(jī)進(jìn)行邏輯運(yùn)算、形成判斷結(jié)果的對(duì)象和數(shù)據(jù)。通過科學(xué)的組織管理活動(dòng)，獲得必要的數(shù)據(jù)，并在系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上提出合理的數(shù)據(jù)加工要求，才有可能編制出適用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序，電子計(jì)算機(jī)也才有可能在檔案管理中有效地發(fā)揮作用。
參考文獻(xiàn)：
本文就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行了研究，以此來保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；信息化建設(shè)
我國經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的作用下科技發(fā)展得到了極大的支持，我國也已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息便捷快速，為社會(huì)各行各業(yè)提供了發(fā)展轉(zhuǎn)型的契機(jī)，因此對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，只有緊緊跟隨時(shí)代潮流，不斷改革企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，才能在當(dāng)今競爭壓力極大的社會(huì)環(huán)境中獲得市場份額。對(duì)于社會(huì)來說，事業(yè)單位傳統(tǒng)式的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，也不能從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效率。對(duì)此，為了使得事業(yè)單位檔案資料得到充分利用和管理，提升資源的共享性，促進(jìn)事業(yè)單位在檔案管理這一方面的工作效率，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須從根本上認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理中存在的不足之處，并利用信息技術(shù)來進(jìn)行有效彌補(bǔ)。
1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)代化
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的誕生，為我國各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都提供了優(yōu)良的技術(shù)基礎(chǔ)，并且對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理的落后性阻礙其正常發(fā)展。信息科技誕生后也相繼產(chǎn)生了許多相關(guān)技術(shù)和軟件，其中檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)為我國事業(yè)單位檔案管理提供了現(xiàn)今的技術(shù)基礎(chǔ)，并且事業(yè)單位檔案管理的信息化相比傳統(tǒng)管理模式有著突出優(yōu)勢。首先，事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的長期保存，對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠?qū)n案信息保存到信息庫中，只是占有一定的存儲(chǔ)空間不會(huì)像傳統(tǒng)模式那樣占有現(xiàn)實(shí)空間，并且信息化檔案管理時(shí)所耗費(fèi)的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長期或者永久保存成為可能，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存，并且對(duì)于檔案的管理質(zhì)量來說也是極為可靠的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長久保存是信息化管理的一項(xiàng)優(yōu)越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國事業(yè)單位數(shù)量非常多，各個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料非常復(fù)雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應(yīng)加大了，因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)?fù)雜的檔案管理簡單化，以此來促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來說，要從傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理向現(xiàn)代信息化檔案管理過度就需要對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革，從人才到制度方面都進(jìn)行全面性的改革，從根本上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。
2．1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來說，要將先進(jìn)的科技引入檔案管理系統(tǒng)就需要對(duì)管理人員的檔案管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，以此來保證檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中人才的可靠性。對(duì)于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)來說，其管理人員長期從事紙質(zhì)版的檔案管理工作，對(duì)于信息化的檔案管理模式處于迷茫狀態(tài)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握也存在不足，對(duì)于先進(jìn)的管理理念也缺乏了解，在這種情況下就使得事業(yè)單位檔案管理的信息建設(shè)受到阻礙。那么，針對(duì)這種情況，事業(yè)單位就要根據(jù)自身?xiàng)l件，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，無論是從理論方面還是技能操作方面都接受有效培養(yǎng)，從而保證其對(duì)硬件設(shè)備操作的準(zhǔn)確性。
2．2引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來說，基本的硬件設(shè)施是不可缺少的，那么在選擇硬件設(shè)備的時(shí)候，事業(yè)單位也要注意一些情況，例如，檔案管理所需的硬件設(shè)施一定要適合保存大量檔案資料，硬件設(shè)施的質(zhì)量一定要保證其可靠性，以此來避免檔案信息由于硬件故障造成的遺失情況，此外，硬件設(shè)施要有一定的抗外部性，對(duì)于超大容量的存儲(chǔ)設(shè)備來說，如果其抗外部性不強(qiáng)就容易受到外部環(huán)境的影響或者造成破壞，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)造成威脅。因此在保證以上情況的前提下引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施來說是極為必要的，事業(yè)單位要投入大量的資金來保證硬件設(shè)施建設(shè)的可靠性。
2．3積極引進(jìn)或者開發(fā)檔案管理軟件
事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不僅要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于檔案管理來說還需要專門的、科學(xué)的管理軟件來支撐龐大的檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，因此，我們需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，或者根據(jù)自身情況來開發(fā)適合自身?xiàng)l件的管理軟件，以此來完善事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)。引進(jìn)管理軟件或者自身開發(fā)軟件的時(shí)候也需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，對(duì)此事業(yè)單位要積極改革傳統(tǒng)人力資源制度，從而保證人才選拔的正常進(jìn)行。
2．4信息化檔案管理要注重資源共享
我國事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過程中，紙質(zhì)版的檔案信息為企業(yè)內(nèi)部人員查找資料、應(yīng)用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問題，事業(yè)單位要在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的同時(shí)要將檔案信息同步到專門的網(wǎng)頁上，以此來便利企業(yè)內(nèi)部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網(wǎng)絡(luò)上面也能避免信息化檔案管理發(fā)生故障后檔案的遺失。檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息的共享也從根本上體現(xiàn)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的便捷性，也使得現(xiàn)代化的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到高效利用。
3結(jié)束語
事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中主要利用的是現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和龐大的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，將檔案信息存儲(chǔ)到高容量的存儲(chǔ)空間中，并且實(shí)現(xiàn)資源的共享，這種技術(shù)取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理方式，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
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