時間：2023-06-04 09:20:59
導(dǎo)語：在企業(yè)檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質(zhì)及計算機磁盤來實現(xiàn)對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進行查詢和使用。
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M行處理。快速的實現(xiàn)了對檔案資料的整理、統(tǒng)計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲比較穩(wěn)定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩(wěn)定性。
1.4 實現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以實現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數(shù)字數(shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對應(yīng)的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業(yè)務(wù)知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業(yè)知識，提高對檔案的利用效率。
2 當前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內(nèi)企業(yè)中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運用的很少。即使有些企業(yè)運用了電子計算機技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲存方式比較復(fù)雜，一旦儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標準統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實處，使之名副其實。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術(shù)規(guī)范嚴格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動化的不斷發(fā)展，維護電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓工作，使其更好的掌握信息技術(shù)和計算機技術(shù)和，從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進措施
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發(fā)展過程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進行儲存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢
電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點優(yōu)勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節(jié)約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，計算機網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業(yè)隨時隨地都可以將電子檔案進行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對檔案進行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對電子檔案的優(yōu)勢進行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價值，可以實現(xiàn)資源利用的最大化，同時，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢：首先，相對于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時俱進的標志，企業(yè)在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時間，且通過計算機備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對企業(yè)信息進行管理的。隨著信息化時代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號電腦進行共享，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當前，在大數(shù)據(jù)時代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術(shù)人才
在企業(yè)電子檔案建設(shè)過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當前社會環(huán)境下，越來越多的人加大了對計算機網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進行動態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業(yè)需要對電子檔案進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級權(quán)限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應(yīng)嚴格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應(yīng)用[4,5]。
4.3提高管理人員技術(shù)水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進先進的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。
5結(jié)語
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術(shù)人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權(quán)限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理 國有企業(yè) 策略
企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的真實記錄，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要依據(jù)，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作要為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，最直接的就是搞好我國國有企業(yè)的檔案工作，本人認為，搞好檔案工作至少有以下作用：檔案工作對于加強企業(yè)內(nèi)部管理至關(guān)重要，尤其是國有企業(yè)，要建立與市場經(jīng)濟相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)制度，就離不開科學和規(guī)范的管理，而檔案的管理是其中重要的一個環(huán)節(jié)。此外，檔案工作的科學管理也是國有企業(yè)滿足國家資產(chǎn)積累要求的基礎(chǔ)。過去由于檔案的不規(guī)范引起的國有資產(chǎn)流失值得我們深思?？傊?，在新時代，我們必須從一個新的高度去認識檔案工作的意義。
1現(xiàn)代國有企業(yè)及檔案工作的變化及特征
在市場經(jīng)濟形勢下，在國有企業(yè)轉(zhuǎn)機建制的過程中，出現(xiàn)了許多新問題，從國有企業(yè)本身來看，發(fā)生了這樣一些非常明顯的變化：
1.1國有企業(yè)改革帶來的檔案管理變化
與過去大鍋飯式的老國有企業(yè)不同，現(xiàn)在強調(diào)產(chǎn)權(quán)清晰，責任明確。很多國有企業(yè)因此走上了公司制。這樣，國有企業(yè)檔案管理與過去稍有不同，即國有資產(chǎn)仍歸國家所有，但更強調(diào)法人代表的自主管理權(quán)。
1.2市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理的變化市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)合并潮的出現(xiàn)，這樣必然給國有企業(yè)檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。例如：有的工人下崗后自謀出路，他們的檔案應(yīng)該如何管理，這些都是新時期國有企業(yè)檔案工作重要的變化。
1.3“國有民營”，“公有個營”，“租賃經(jīng)營”企業(yè)的出現(xiàn)，這類企業(yè)的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)并沒有任何改變，但企業(yè)的經(jīng)營方式和管理卻有了很大的變化，這對企業(yè)檔案工作也產(chǎn)生了很大的影響。如果把國有企業(yè)改組改造改制這個時期看成一個特定的歷史時期，我們可以說，這在我國企業(yè)發(fā)展史上是一個“過渡時期”。新時期檔案工作具有以下特征：
（1）國有企業(yè)檔案主管部門進行合并和重組。由于市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)管理部門合并，那么作為重要行政部門的檔案管理科同樣面臨人員和機構(gòu)的改革。它也會對新條件下的檔案工作帶來一定的影響。
（2）國有企業(yè)檔案類型趨向復(fù)雜化。隨著國有企業(yè)改革的深入，其檔案內(nèi)容和類型也改變了過去單一性的特點。如過去的人事檔案較為穩(wěn)定，職工變化不大。但現(xiàn)在則面臨人員的頻繁調(diào)動等新情況。
（3）國有企業(yè)檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用在不斷擴大。它不但是企業(yè)進行有效管理的工具，而且也是員工進行維護權(quán)益所必需的東西。
（4）國有企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化。由于信息科技的飛速發(fā)展，企業(yè)的檔案工作不再局限于過去傳統(tǒng)的管理模式。計算機和數(shù)碼通訊等高科技產(chǎn)品被廣泛運用于國有企業(yè)檔案管理。
（5）由于公司制的影響，法人掌握了企業(yè)內(nèi)部檔案機構(gòu)的設(shè)置權(quán)，這樣比過去更靈活了。需要強調(diào)的是，盡管企業(yè)內(nèi)部檔案機構(gòu)的設(shè)置權(quán)屬于企業(yè)的法人，但是企業(yè)檔案工作是一項科學的企業(yè)管理活動，有自身的規(guī)律。如果我們要強調(diào)企業(yè)管理的有效性，尤其是強調(diào)企業(yè)檔案管理的有效性，就必須按科學規(guī)律辦事，檔案機構(gòu)的也就不能僅憑個人的意志，而應(yīng)該是從企業(yè)的利益出發(fā)，從出效率的原則出發(fā)，科學地企業(yè)檔案管理機構(gòu)。
2轉(zhuǎn)型時期國有企業(yè)檔案工作所面臨的問題與對策
新時期，國有企業(yè)檔案管理得到了加強。當然也有一部分企業(yè)對檔案的認識不高，如檔案人員調(diào)動頻繁，因而削弱了企業(yè)檔案工作。目前主要存在以下主要問題：
（1）思想解放不夠。我們大多數(shù)同志還是堅持計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)檔案管理老觀念，這樣就會和新時代的環(huán)境格格不入。我們應(yīng)該更新國有企業(yè)檔案管理觀念，真正做到與時具進。其實在改革的大環(huán)境下，我們要肯定過去成功經(jīng)驗和做法，并繼承下來，同時要研究變化了的外部環(huán)境對國有企業(yè)檔案工作的影響，從中發(fā)現(xiàn)新的問題，并從這個起點上發(fā)展現(xiàn)代國有企業(yè)的檔案管理科學。
（2）企業(yè)檔案的管理體系不科學。企業(yè)檔案管理科學，從學科建設(shè)上看，是一門年輕的科學，企業(yè)法人，他們中的大部分對檔案在企業(yè)中所處的位置，檔案對企業(yè)意味著什么，并不大清楚，這對企業(yè)檔案工作的開展是非常不利的。從這個意義上講，完善企業(yè)檔案的科學體系就顯得非常之緊迫。
（3）轉(zhuǎn)型時期國有企業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。目前我們?nèi)狈σ恢I(yè)務(wù)能力強，思想水平高的檔案工作隊伍。如許多國有企業(yè)檔案工作者并不是圖書檔案管理專業(yè)科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或歷史相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，業(yè)務(wù)水平需要不斷提高。我們必須對他們加大培訓力度，通過各種學習班或?qū)嵺`學習來打造一支高效的隊伍。
（4）國有企業(yè)檔案管理硬件措施不到位。如電腦配備，辦公條件等。當然，企業(yè)資金短缺是一方面的原因，但歸根到底還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對國有企業(yè)檔案管理重要性認識不夠。我們必須堅持一點：國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作也是為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。所以，各級部門要加大檔案管理硬件的投資，雖然短期我們看不到它對企業(yè)經(jīng)濟效益的作用，但它制約了國有企業(yè)的長期發(fā)展。
3結(jié)束語
國有企業(yè)檔案工作正處在一個非常關(guān)鍵的發(fā)展時期。從現(xiàn)象上看，國有企業(yè)檔案工作好象出現(xiàn)了滑坡，企業(yè)法人似乎顧不到檔案上來，企業(yè)檔案干部，尤其是國有企業(yè)的檔案干部出現(xiàn)了不同程度的思想波動，國家制定的有關(guān)檔案工作規(guī)范的貫徹實施遇到了一定的困難，但是如果把這些情況同我國建立市場經(jīng)濟的大環(huán)境結(jié)合起來分析，就不難得出這樣一個結(jié)論，我國國有企業(yè)檔案工作，正處在一個歷史性的轉(zhuǎn)折時期，國有企業(yè)檔案工作出現(xiàn)一些新問題，是舊的體制不適應(yīng)新的外部環(huán)境所導(dǎo)致的結(jié)果，當新的體制建立后，一個充滿活力的國有企業(yè)檔案工作局面一定會出現(xiàn)，才能發(fā)現(xiàn)問題。離開國有企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境來分析企業(yè)的檔案，只能是空談，我們相信當國有企業(yè)走上健康發(fā)展的軌道，國有企業(yè)檔案工作一定會得到企業(yè)法人和全社會的重視，步入發(fā)展的快車道。
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關(guān)鍵詞：會計檔案 責任 素質(zhì) 規(guī)范
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業(yè)單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。
盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業(yè)會計檔案管理存在的問題
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業(yè)認為作為企業(yè)財務(wù)會計部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進行核算，出具財務(wù)報告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認識到了會計檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會計從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業(yè)人員打交道，會計從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會計檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會計檔案管理人員的素質(zhì)不高。會計檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強企業(yè)會計檔案管理的對策
針對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應(yīng)該在以下方面加強管理。首先要加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓部門需適時組織培訓或者引進專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對本企業(yè)檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設(shè)”等方式加強對企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進行攻關(guān)，實現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質(zhì)。財務(wù)會計部門各崗位是企業(yè)財務(wù)會計檔案整理的第一崗位，財務(wù)人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強對本企業(yè)會計檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業(yè)方面知識的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握
計檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財務(wù)部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規(guī)定的時間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構(gòu)和財務(wù)部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。
三、總論
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；對策
一、企業(yè)檔案的概述
企業(yè)檔案具有一定的保存價值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業(yè)在改革與發(fā)展的過程中各個方面的活動客觀、真實的記錄下來，主要包括生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)，是企業(yè)的重要的信息資源，對企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。如果沒有企業(yè)檔案，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理都會受影響。因此，企業(yè)將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業(yè)管理中一項基礎(chǔ)性的工作。
二、加強企業(yè)檔案管理的必要性
企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展提供了保證，為企業(yè)重大戰(zhàn)略決策的制定與實施提供了可靠的參考依據(jù)，同時它還是企業(yè)文化厚重的積淀，做好檔案工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。首先能夠使企業(yè)的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業(yè)開展的各項工作、各種活動，通過檔案可以對各項活動進行有效的監(jiān)督，經(jīng)過分析利弊更利于為企業(yè)的管理，從而提升企業(yè)的整體管理水平。其次加強企業(yè)檔案的管理既是自身發(fā)展的需要，也是時展的需要。隨著時代的進步，先進技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，尤其是信息技術(shù)，更是在各行各業(yè)發(fā)揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢。企業(yè)原有的檔案管理模式，已經(jīng)滯后于企業(yè)發(fā)展的步伐，使檔案的價值得不到充分的體現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案信息資源利用率不高，企業(yè)檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復(fù)雜，利用信息化手段進行管理，可以使工作更加規(guī)范、嚴格，還有效實現(xiàn)了資源共享，使之積極主動地為企業(yè)開展的各項工作提供服務(wù)，不僅利于工作的開展，還促進了企業(yè)的發(fā)展。
三、企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題
1.重視程度不夠，缺乏先進的檔案管理意識。企業(yè)為了在競爭中獲得優(yōu)勢，對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識認識比較淺薄，導(dǎo)致檔案工作重保管輕利用，在企業(yè)中沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)果造成大量信息資源處于閑置狀態(tài)。其次，重形式輕內(nèi)容現(xiàn)象突出，多數(shù)情況主要是為了應(yīng)付上級檢查，忽略了對于信息、文件的收集、歸檔工作，再加上人員流動性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術(shù)資料丟失、流失現(xiàn)象，不利于工作。2.檔案管理的方式方法有待于改進。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作內(nèi)容不斷細化，數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果企業(yè)一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負擔，不利于檔案價值最大化的實現(xiàn)。很多企業(yè)檔案的整理、歸檔工作，仍以手工方式為主，面對大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動強度增加了，工作效率得不到提升，在使用時檢索慢、查準率低，雖然有些企業(yè)配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)、系統(tǒng)單一等問題，缺乏綜合處理技術(shù)能力。3.檔案管理制度不完善，工作不規(guī)范。在很多企業(yè)，對于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在職責不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價值的資料不能及時歸檔、或使檔案破損嚴重，喪失了其價值與功能，這對企業(yè)來說造成的損失較大。4.企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高。缺少專業(yè)的管理人員也是目前企業(yè)檔案管理水平低的一個重要原因。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術(shù)掌握不熟練，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時間上難以保證，達不到新形勢下企業(yè)對檔案工作的需要。四、提高企業(yè)檔案管理水平的對策1.提高認識，強化檔案管理意識。企業(yè)上下應(yīng)該形成共識，達成一致意見，充分認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，雖然檔案管理不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的，但檔案管理可以為企業(yè)的其他工作提供便利，促進其創(chuàng)造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業(yè)要通過多種形式加強宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎(chǔ)，把檔案管理工作作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作來抓，使檔案管理工作高效、實效、有效，做好企業(yè)檔案管理工作，推動企業(yè)發(fā)展。另外，鼓勵企業(yè)在做出重大決策前多參考相關(guān)歷史檔案材料，制定合理正確的發(fā)展策略。2.深化檔案改革，升級管理方式。將信息技術(shù)引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)也應(yīng)該與時俱進，大力引進先進設(shè)備和技術(shù)，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作更加實用、更加人性化。存儲和快速檢索有機結(jié)合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準確性，還能夠提高檔案的利用率，實現(xiàn)資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時，工作效率大大提高。企業(yè)應(yīng)該盡快實現(xiàn)企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化的同步發(fā)展，使企業(yè)檔案管理工作不再是一個口號，而且真正做到為企業(yè)做事，為企業(yè)著想，讓企業(yè)享受到更多的權(quán)益。3.加強檔案人員素質(zhì)的提高。隨著檔案現(xiàn)代化管理逐步的深入，對檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質(zhì)、復(fù)合型人才才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業(yè)知識，還要努力掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。企業(yè)要加強業(yè)務(wù)培訓，提高人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高工作人員的整體素質(zhì)，其次，通過培訓，讓檔案工作人員深入了解形勢，使檔案管理工作適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，促進檔案資源的開發(fā)和利用。另外，提升檔案管理人員的責任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時想辦法解決，在實際行動中做好檔案工作。4.健全檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學，進一步加大應(yīng)用力度。結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，通過制定獎懲制度等，調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)每個人的工作能力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿活力和創(chuàng)新，進一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。五、結(jié)語新時期做好企業(yè)檔案管理工作是一項非常重要的工作，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，檔案管理是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中必不可少的組成部分，對企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益、促進企業(yè)改革意義非同小可。新形勢的發(fā)展對企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求，因此，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該與時俱進，使檔案管理更加科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能，更好地推動企業(yè)的發(fā)展。
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[關(guān)鍵詞]招投標檔案；現(xiàn)狀分析；存在問題；對策建議
企業(yè)招投標檔案是指企業(yè)在公開招（投）標、邀請招（投）標、比選、詢價、競爭性談判、單一來源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始材料。
招投標檔案是企業(yè)招投標活動的客觀記錄，是每個招投標項目的重要法律依據(jù)。同時，招投標檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。結(jié)合所在企業(yè)的現(xiàn)狀，研究分析招投標檔案管理存在的問題，明確解決問題的對策和基本思路，確保招投標檔案的科學、規(guī)范管理，對維護相關(guān)利益者的合法權(quán)益，維護企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實意義。
目前，企業(yè)招投標檔案主要存在以下幾大問題：
一是招投標檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一，造成嚴重的管理負擔。
由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是未中標單位的標書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業(yè)的檔案庫房帶來巨大的壓力，增加企業(yè)的管理成本。同時，招投標檔案形成主體多且分散，致使投標材料規(guī)格不一致，投標人通常欠缺歸檔意識，認為投標材料越厚越好，包裝越精美越好，導(dǎo)致檔案實體規(guī)格不一，包裝復(fù)雜，給裝訂入盒帶來一定的難度，影響企業(yè)的管理效益。
二是招投標檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成檔案完整性不夠。
招投標檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購部門）等，一般來說，招投標檔案應(yīng)該是每個招投標項目活動完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，但是，由于招投標檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購前期、資格預(yù)審、評審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購部門）形成，檔案資料大多散落在各經(jīng)辦人手中，同時缺乏相關(guān)制度和措施對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控，導(dǎo)致不能及時地抓取到產(chǎn)生的文件，最終造成招投標檔案完整性不夠。另外，由于招投標工作程序非常復(fù)雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員大部分精力集中在具體的業(yè)務(wù)活動中，對資料的收集反饋一般都是被動應(yīng)付，長期的滯后移交造成招投標檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。
三是招投標檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。
隨著科學技術(shù)的進步，不少企業(yè)在各項經(jīng)營管理活動中應(yīng)用了計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包括建立了檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)大多局限于對招投標項目檔案的目錄管理，而對招投標檔案原文的數(shù)字化應(yīng)用甚少，導(dǎo)致在查閱利用時，只能先在檔案管理系統(tǒng)上檢索到該招投標檔案的檔號，再到庫房翻閱原始資料，不僅產(chǎn)生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統(tǒng)大多是在招投標項目歸檔立卷后，進行后期的錄入管理，而沒有與相關(guān)的招投標管理系統(tǒng)進行連接，無法保證數(shù)字化生成的招投標文件在辦理完畢時第一時間歸檔，未達到真正的信息化、數(shù)字化。
針對以上招投標檔案管理存在的突出問題，結(jié)合工作實際，提出幾點優(yōu)化招投標檔案管理的對策建議。
解決方法1：依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號令）和《中華人民共和國招投標法實施條例》，將招投標檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項目、對外投資項目，以及使用年限在30年以上的大型設(shè)備的招投標檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設(shè)備的招投標檔案，保管期限為30年；其他招投標檔案的保管期限均為10年。在公開招標和邀請招標活動中，未中標方的材料可作為資料由主辦部門負責保存。保存期限為：第一未中標方的材料保存6年及以上；其他未中標方的材料保存2年及以上。超過保管期后，主辦部門可根據(jù)實際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發(fā)標時對招投標各項材料提出統(tǒng)一的規(guī)范和標準，從投標載體、規(guī)格大小、內(nèi)容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。
解決方法2：首先，檔案管理部門要加強與業(yè)務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，將檔案管理觸角前移，及時關(guān)注采購部門的采購情況通報，掌握采購進度，保證能及時地向相關(guān)部門進行催收。其次，檔案管理部門要加強宣傳，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認識到確保招投標檔案的完整性，是對其自身合法權(quán)益的有效保護，能做到日常及時收集、完整保存招投標過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并及時將具有保存價值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標檔案移交清單進行優(yōu)化，與招投標項目的采購類型、采購環(huán)節(jié)保持一致，使得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在日常清標時，即完成招投標檔案移交清單，減少業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強招投標檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。通過便捷的查閱利用服務(wù)，推動業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門愿意將招投標檔案移交給檔案管理部門。
本文簡要介紹了汽車檔案管理中存在的一些問題，檔案內(nèi)容過于繁雜、汽車檔案管理模式不統(tǒng)一、以及缺乏必備的技術(shù)支持等。針對這些問題，分析企業(yè)管理學視域下的汽車檔案管理的相關(guān)改進，基于企業(yè)管理學視域下汽車檔案管理的趨勢以及計算機技術(shù)在汽車檔案管理中的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：
企業(yè)管理；汽車檔案；管理汽車檔案管理，是在企業(yè)計劃經(jīng)濟時期，企業(yè)對于汽車運輸業(yè)的技術(shù)管理，從而確保汽車運輸運力，能夠安全有效、低耗的完成運輸任務(wù)。在改革開放后，隨著社會主義經(jīng)濟體制的建立，汽車管理技術(shù)也越發(fā)被重視。企業(yè)使用計算機對汽車運輸管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對運輸市場的宏觀調(diào)控，同時能夠監(jiān)督運輸行業(yè)有序的發(fā)展，從而保證運輸安全。企業(yè)加強汽車檔案管理還有助于運輸市場的穩(wěn)定，對于提高全行業(yè)的運輸效率以及經(jīng)濟效益有著重要意義。
一、汽車檔案管理存在的問題
自從1990年交通部頒發(fā)了13號令后，省交通局便制定了很多配套文件。這些文件在一定程度上使得在道路運輸行業(yè)中，車輛技術(shù)管理工作有序運作，汽車技術(shù)檔案管理等基礎(chǔ)工作也在逐漸完善中。但在汽車檔案管理中，仍然存在一些問題。第一，檔案內(nèi)容過于繁雜。汽車檔案管理涉及多個方面，需要面面俱到，這就使得汽車檔案由于填寫不當或填寫不便讓地方車輛技術(shù)檔案過于形式化。第二，汽車檔案管理模式不統(tǒng)一。在我國各省各市中，地方交通管理部門一般只負責個體或者部分運輸企業(yè)的車輛技術(shù)檔案的填寫以及管理。基于此，政府很難掌握整個汽車運輸行業(yè)的車輛管理情況，也就無法對企業(yè)汽車檔案管理提供相關(guān)資料。第三，缺乏必備的技術(shù)支持。在經(jīng)濟快速發(fā)展的如今，企業(yè)間的競爭加劇。汽車企業(yè)在開展信息化、技術(shù)管理工作中，存在的企業(yè)信息化觀念相對薄弱，企業(yè)資金緊張等問題，因而，對于汽車檔案管理較為忽略，缺乏必備的技術(shù)支持。
二、企業(yè)管理學視域下的汽車檔案管理改進
（一）企業(yè)管理學視域下汽車檔案管理的趨勢在企業(yè)管理學領(lǐng)域下，汽車檔案管理越發(fā)科學化、有序化、有效化，而計算機技術(shù)的應(yīng)用在汽車檔案管理中起著巨大的作用。計算機技術(shù)不僅使汽車數(shù)據(jù)統(tǒng)計速度更快更準確，同時能夠詳細地反映車輛各項指標的實際情況，同時將企業(yè)管理下，運輸管理部門、各汽車保修廠、輸運業(yè)戶相結(jié)合。在一定程度上，能夠?qū)n案中的各項數(shù)據(jù)和內(nèi)容進行相關(guān)的統(tǒng)計和分析。汽車檔案管理是一個復(fù)雜、涉及面廣、工作量大的過程，合理利用計算機技術(shù)，可以節(jié)省管理部門的勞動力、物力等資源的消耗，同時能夠使得管理更加科學化。且計算機技術(shù)的使用，能夠幫助企業(yè)更好地掌握車輛的運行情況，是進行再生產(chǎn)的一個必要條件。企業(yè)可以根據(jù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，編制有序的車輛運行情況分析表，使得汽車運輸業(yè)戶能夠知道自己車輛的所處情況。它也是運輸管理部門進行規(guī)章制度等相關(guān)計劃制度建立的一個重要依據(jù)，能夠幫助企業(yè)評價車輛的保修質(zhì)量。而且，能夠有助于不同地區(qū)之間的管理交流，從而加強對車輛技術(shù)管理的監(jiān)督?；诖?，計算機技術(shù)對于汽車檔案管理來說，是一個不可缺少的管理技術(shù)。企業(yè)在進行汽車檔案管理時，需要合理的利用計算機技術(shù)，它不僅能夠使我國的運輸行業(yè)管理更加科學化、現(xiàn)代化，也能夠使我國交通運輸行業(yè)更加健康的發(fā)展。
（二）計算機技術(shù)在汽車檔案管理中的應(yīng)用
1、計算機技術(shù)在汽車檔案管理資料獲取過程中的應(yīng)用。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在近年來，發(fā)展比較迅速，是一項集計算機技術(shù)以及通信技術(shù)為一體的全新技術(shù)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義不止是將世界各地的信息通過網(wǎng)絡(luò)進行聯(lián)系，更是對某些行業(yè)有著不可替代的促進作用，是創(chuàng)造靈感的來源。比如說，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢到汽車管理方面的相應(yīng)技術(shù)資料，有目的、系統(tǒng)性的將網(wǎng)絡(luò)資料進行收集，分類歸檔到汽車管理檔案中。且互聯(lián)網(wǎng)不僅有著許多世界著名汽車公司的各類車型資料、站點等，也有著許多汽車檢測維修、咨詢，售后服務(wù)等網(wǎng)址。這都有利于企業(yè)利用計算機網(wǎng)絡(luò)資源對汽車檔案進行相關(guān)的記錄，使得資料更加全面和完整。
2、計算機技術(shù)在汽車檔案資料管理中的應(yīng)用。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計算機技術(shù)中發(fā)展得較為快速和成熟，在很多領(lǐng)域中發(fā)揮了不可替代的重要作用。比如說對汽車檔案的保存、查詢輸出以及整理歸類等的管理中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)不僅能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照企業(yè)要求進行相應(yīng)的排序和統(tǒng)計，同時也能夠使數(shù)據(jù)進行連接、關(guān)聯(lián)、存儲、規(guī)則等相關(guān)集合。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在汽車檔案資料管理中，能讓庫存數(shù)據(jù)發(fā)揮其最大的效益，使得數(shù)據(jù)與檔案想結(jié)合，進一步完善檔案資料的獲取和分類儲存。
3、計算機技術(shù)在汽車檔案日常管理工作中的應(yīng)用。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也是社會經(jīng)濟建設(shè)對檔案管理工作的一個客觀要求。合理運用計算機技術(shù)進行汽車檔案管理，可以及時、準確以及系統(tǒng)的獲得汽車信息，從而提高企業(yè)管理的工作效率和工作質(zhì)量。在汽車檔案日常管理中，企業(yè)需要建立一個滿足檔案管理需要的一個基本數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫包括了各種汽車資料的目錄、資料的接受目錄等等。同時，企業(yè)通過局域網(wǎng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)汽車檔案信息資源共享，從而將一些重要的資料進行相應(yīng)的備份。這些計算機技術(shù)的應(yīng)用，能夠使檔案的管理不再局限于紙質(zhì)文件管理備份，在一定程度上不止有助于加快企業(yè)汽車檔案管理效率，也能夠使檔案管理更加安全化。
參考文獻：
[1]譚紅楊,周利.計算機技術(shù)與汽車科技檔案管理[J].北京汽車,1999,01:22-23,26.
[關(guān)鍵詞]知識管理；企業(yè)；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132
[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識管理的內(nèi)容
企業(yè)的知識管理指的是通過對企業(yè)內(nèi)部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業(yè)和市場信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識管理鼓勵知識共享和知識創(chuàng)新，以期讓知識帶動企業(yè)經(jīng)濟增長，提高企業(yè)的競爭水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個方面：①企業(yè)知識是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業(yè)只有加強了對企業(yè)知識地開發(fā)和利用，才能有效避免知識流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競爭力；②企業(yè)知識實現(xiàn)的主要途徑是知識共享，企業(yè)實行知識共享可以極大地促進企業(yè)知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數(shù)據(jù)時代市場潮流的沖擊；③企業(yè)運用知識的目的一定是要為客戶提供服務(wù)的。企業(yè)可以把知識管理作為一種經(jīng)營管理形式，來加強企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。
2 知識管理對企業(yè)檔案管理的新要求
2.1 知識管理要求企業(yè)進一步改進檔案管理工作
對于大多數(shù)企業(yè)和管理者來說，企業(yè)要改進檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業(yè)管理的科學化和紅專業(yè)化。企業(yè)進行檔案改革是對傳統(tǒng)檔案管理思想的一項沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進而提升整個企業(yè)的知識管理工作水平。關(guān)于企業(yè)開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業(yè)知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業(yè)這一改革活動，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個更加信息化的企業(yè)知識管理平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現(xiàn)代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識的信息化程度和可利用率。
2.2 知識管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能
知識管理對企業(yè)運營的影響是多方面的，不僅可以對企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進行研究，就會發(fā)現(xiàn)在知識管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來適應(yīng)這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識管理的要求，為知識管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑I(yè)知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當中，發(fā)揮出知識管理應(yīng)有的作用。為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。
2.3 知識管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)
當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來適應(yīng)現(xiàn)代化的知識管理需求。通過對目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來促進企業(yè)檔案管理工作的進一步開展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門的投入，加強自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進行合作，共同開發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強對信息資源的開發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應(yīng)知識管理對企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時應(yīng)主要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺化，積極加大檔案資源地開發(fā)和利用，爭取提高企業(yè)知識管理的效率和效益。
知識和信息是知識經(jīng)濟時代企業(yè)發(fā)展的核心和動力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關(guān)注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。
主要參考文獻
關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；信息資源
進入21世紀，知識作為推動社會進步和經(jīng)濟發(fā)展的核心力量，在社會眾多領(lǐng)域發(fā)揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業(yè)單位為適應(yīng)新時期要求和保持核心競爭力的重要選擇。人們重視知識、追求知識、視知識為財富。而檔案信息資源中蘊含著豐富的知識，檔案信息資源已成為促進社會進步的重要力量，這已經(jīng)引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對知識管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，正逐步從傳統(tǒng)管理模式向知識管理模式演變。那么知識管理對傳統(tǒng)檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)采取哪些措施和變革，不斷向前發(fā)展，是本文試圖要探討的問題。
1知識管理是全新的管理理念
知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識和人們在科研生產(chǎn)過程中大腦所形成的隱性知識進行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動態(tài)知識庫體系中進行存儲、傳播和應(yīng)用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益。
2知識管理與檔案管理的關(guān)系
檔案管理是一項歷史悠久的管理活動，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長的道路，經(jīng)過了實體管理、信息管理和知識管理等三個階段的發(fā)展演變過程。第一階段檔案實體管理主要是對在科研生產(chǎn)實踐活動中所產(chǎn)生的原始實體狀態(tài)檔案資料進行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)手段實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò)化管理，是一種比較先進的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實質(zhì)是針對社會對信息的需求進行分析研究，能夠在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務(wù)于科技活動中，從而達到為社會創(chuàng)造出更大經(jīng)濟效益的目的。知識管理本質(zhì)上就是人們在知識經(jīng)濟時代，對知識創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識、人和共享。人是知識活動的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結(jié)合起來，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創(chuàng)造、儲存及傳遞都將無法繼續(xù)。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實踐活動的管理，同時也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時，知識管理又是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
3知識管理對傳統(tǒng)檔案管理的影響
3.1知識管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化
知識管理作為一種新的思維方法，對傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過去重視檔案實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識的管理，使過去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔⒅R的開發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃訁⑴c，把對檔案控制管理變?yōu)橹R提供資源的共享，把過去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。這樣一來，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R的開發(fā)者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。
3.2知識管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經(jīng)濟時代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)管理活動的過程發(fā)生變化，必然會引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識管理應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個不可分割的文件連續(xù)體，實現(xiàn)文件檔案一體化管理，對檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設(shè)計。因此，知識管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。
3.3知識管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構(gòu)建多樣化特色的知識庫。檔案部門應(yīng)借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。
3.4知識管理促進了檔案管理人員素質(zhì)的提高
知識管理不僅對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應(yīng)用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。
4應(yīng)用知識管理進行檔案管理創(chuàng)新的必要性
有創(chuàng)新才會有發(fā)展，有發(fā)展才會有進步。知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為各企事業(yè)檔案部門適應(yīng)時代要求、自我發(fā)展和保持核心競爭力的重要選擇。
4.1時展的需要
眾所周知，檔案部門經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò)等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的到來，人類知識產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時展的需要。
4.2自身發(fā)展的需要
檔案部門是信息管理的組織機構(gòu)，其服務(wù)宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實質(zhì)相應(yīng)表現(xiàn)為對檔案信息資源實體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進行組合，使其得到充分利用。于此同時，人們的管理思維、管理設(shè)施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。
4.3檔案服務(wù)功能的需要
不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實施知識管理就是創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應(yīng)用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務(wù)，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識服務(wù)的質(zhì)量。
5應(yīng)用知識管理推進檔案管理創(chuàng)新的策略
如何應(yīng)用知識管理推進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認為可通過管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來實現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識管理就能應(yīng)用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5.1開展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識管理行政管理體系
構(gòu)建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設(shè)計和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識管理行政管理體系，創(chuàng)建一個能促進學習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創(chuàng)新掃除障礙，拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。
5.2開展制度創(chuàng)新，不斷完善知識管理職能
知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識交流機制、知識制度等內(nèi)容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績效機制，績效機制的主要功能是要對個人和單位的管理成果進行審查和評定，以便總結(jié)經(jīng)驗，順利推進知識管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。
5.3開展技術(shù)創(chuàng)新，搭建知識管理信息平臺
要想成功地在企業(yè)檔案工作中進行知識管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲和呈現(xiàn)，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò)信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進行集中，然后進過優(yōu)化篩選、分類、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識轉(zhuǎn)換平臺，建立知識管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進隱性知識和顯性知識相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識，并將經(jīng)過實踐驗證的有價值的知識存儲起來，以便應(yīng)用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質(zhì)是知識共享，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實現(xiàn)知識共享。
5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊伍
為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進。綜上所述，在知識經(jīng)濟的大環(huán)境下，檔案部門應(yīng)該順應(yīng)這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應(yīng)用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價值，為社會創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財富和精神財富。
作者:姚文 單位:中航工業(yè)第一飛機設(shè)計研究院十二所
主要參考文獻:
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